CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1.1 Tổng quan về quản lý các bên liên quan trong dự án đầu tư xây dựng 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của d
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
Tổng quan về quản lý các bên liên quan trong dự án đầu tư xây dựng
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng
Căn cứ tại khoản 15 Điều 3 Luật Xây dựng 2014 về khái niệm dự án đầu tư xây dựng cụ thể như sau:
“Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định.”
* Đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng
Từ khái niệm trên, ta có thể khái quát một số đặc điểm cơ bản của dự án đầu tư, như sau:
– Dự án đầu tư xây dựng cơ bản có tính chất cố định, nơi sản xuất gắn liền với nơi tiêu thụ sản phẩm Sản phẩm của dự án đầu tư xây dựng là những tài sản cố định, có chức năng tạo ra sản phẩm và dịch vụ khác cho xã hội, thường có vốn đầu tư lớn, do nhiều người, thậm chí do nhiều cơ quan, đơn vị cùng tạo ra
– Dự án đầu tư xây dựng cơ bản có quy mô lớn, kết cấu phức tạp
– Dự án đầu tư xây dựng cơ bản có thời gian sử dụng lâu dài, chất lượng của sản phẩm có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của các ngành khác
1.1.2 Định nghĩa về các bên liên quan trong dự án đầu tư xây dựng
Theo PMBOK phiên bản 6: “Bên liên quan là một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc tự nhận thấy mình bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động hoặc kết quả của một dự án Các bên liên quan của dự án có thể ở bên trong hoặc bên ngoài dự án, họ có thể tham gia tích cực, tham gia thụ động hoặc không biết về dự án Các bên liên quan của dự án có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực tác động đến dự án hoặc bị tác động tích cực hoặc tiêu cực bởi dự án.”
Theo PMBOK phiên bản 6: “Quản lý các bên liên quan (Stakeholder management) là việc quản lý một cá nhân, nhóm người, hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án hoặc có tác động đến dự án.”
Quản lý các bên liên quan của dự án bao gồm các quy trình cần thiết để xác định những người, nhóm hoặc tổ chức có thể tác động hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, để phân tích kỳ vọng của các bên liên quan và tác động của họ đối với dự án, và để phát triển các chiến lược quản lý phù hợp để thu hút hiệu quả các bên liên quan vào các quyết định và thực hiện dự án
1.1.3 Phân loại các bên liên quan
Các bên liên quan được chia thành nhiều loại và mỗi loại đều có những đóng góp riêng biệt trong hoạt động của dự án Hiểu và phân loại các bên một cách chính xác là điều vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý dự án Thông thường, các bên liên quan được chia thành hai nhóm: Các bên liên quan nội bộ – Internal Stakeholders – và các bên liên quan bên ngoài – External Stakeholders
Bảng 1.1 Phân loại các bên liên quan
Các bên liên quan nội bộ
Các bên liên quan bên ngoài (External stakeholders)
Là những người ở trong nội bộ tổ chức Dự án trực tiếp ảnh hưởng tới họ, họ cũng tham gia dự án hoặc được thuê bởi tổ chức quản lý dự án đó
Các bên liên quan nội bộ bao gồm:
Nhà tài trợ, nhà quản lý dự án, nhân sự của dự án, chuyên gia dự án, chủ sở hữu, ban lãnh đạo, nhà đầu tư,
Là những người nằm ngoài tổ chức và gián tiếp bị ảnh hưởng bởi dự án
Các bên liên quan bên ngoài bao gồm:
Khách hàng, nhà cung cấp, bên thứ 3, đối thủ cạnh tranh, chính phủ, cộng đồng xã hội,
1.1.4 Vai trò của công tác quản lý bên liên quan
Mỗi dự án đều tồn tại các bên liên quan bị ảnh hưởng hoặc có thể tác động đến dự án theo hướng tích cực hoặc tiêu cực Một số các bên liên quan có tác động đến công việc hoặc kết quả của dự án, một số khác có thể có ảnh hưởng đến dự án hoặc mong đợi kết quả của dự án Chính vì vậy, việc quản lý các bên liên quan đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý dự án bởi:
- Các bên liên quan có vai trò rất quan trọng vì họ có thể đưa ra các quyết định hoặc hành động gây ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đổi với dự án Các bên liên quan chính là những người trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, quyết định của họ mang tính quan trọng xem dự án có thể thực hiện được hay không Do đó, việc quản lý và làm hài lòng các bên liên quan cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, kết quả và sự thành công của dự án
- Việc quản lý, xác định và phân loại các bên liên quan chính xác có thể giúp nhóm dự án tập trung nỗ lực vào việc quản lý các bên quan trọng nhất và xác định được cách tiếp cận phù hợp với từng nhóm bên liên quan
- Quản lý các bên liên quan giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các bên liên quan Mối quan hệ này có thể mang lại sự hỗ trợ, tài trợ hoặc cơ hội hợp tác trong tương lai
- Quản lý các bên liên quan giúp đảm bảo rằng quyết định và hành động của dự án được thực hiện một cách công bằng và minh bạch, đáp ứng được các yêu cầu và mong đợi của tất cả các bên liên quan
- Trong quá trình thực hiện dự án, có thể xảy ra xung đột giữa các bên liên quan do sự khác biệt về quan điểm, mong đợi hoặc xung đột về lợi ích.Với phương pháp quản lý tốt nhà quản lý dự án có thể làm giảm thiểu rủi ro, đồng thời đảm bảo sự hài lòng của tất cả các bên liên quan và tiếp tục tiến trình dự án một cách suôn sẻ
- Quản lý các bên liên quan là quá trình liên tục, đòi hỏi sự linh hoạt và thích ứng Việc liên tục đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý các bên liên quan để áp dụng các biện pháp cải thiện là cần thiết, nhằm đảm bảo rằng dự án tiếp tục phát triển một cách thành công và bền vững
Quy trình quản lý các bên liên quan theo khung PMBOK 6
Quy trình quản lý các bên liên quan theo khung PMBOK 6 bao gồm 4 quy trình sau:
1 Nhận diện các bên liên quan (Identify Stakeholders)
2 Lập kế hoạch tương tác các bên liên quan (Plan Stakeholder Engagement)
3 Quản lý sự tương tác của các bên liên quan (Manage Stakeholder
4 Giám sát sự tương tác của các bên liên quan (Monitor Stakeholder
Hình 1.1 Quy trình quản lý các bên liên quan
1.2.1 Nhận diện các bên liên quan (Identify Stakeholders)
Theo PMBOK phiên bản 6, Quy trình “Nhận diện các bên liên quan” được định nghĩa như sau:
“Nhận diện các bên liên quan là quá trình xác định những cá nhân, các nhóm hoặc tổ chức có thể tác động hoặc bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án; quá trình xác định các bên liên quan của dự án được diễn ra một cách thường xuyên để phân tích và ghi lại thông tin liên quan về lợi ích, sự tham gia, sự phụ thuộc lẫn nhau, ảnh hưởng và tác động tiềm tàng của họ đối với sự thành công của dự án.” Để tăng cơ hội thành công của dự án, quy trình nhận diện các bên liên quan nên bắt đầu càng sớm càng tốt sau khi điều lệ dự án được phê duyệt hoặc ngay khi người quản lý dự án đã được chỉ định và nhóm dự án bắt đầu thành lập Việc này được lặp lại khi cần thiết và được thực hiện khi bắt đầu mỗi giai đoạn hoặc khi có sự thay đổi đáng kể trong dự án hoặc tổ chức Để xác định các bên liên quan thường căn cứ vào các yêu cầu sau:
Ai tham gia vào sự phát triển của sản phẩm?
Ai quản lý sự phát triển của sản phẩm?
Ai làm việc với các sản phẩm?
Ai là người mua sản phẩm?
Ai chịu ảnh hưởng bởi sự thành công hoặc thất bại của dự án, sản phẩm?
Ai ảnh hưởng đến các hoạt động, công việc trong quá trình tạo ra sản phẩm? Đầu vào, công cụ và kỹ thuật, đầu ra của quy trình nhận diện các bên liên quan được trình bày trong hình 1.2
Hình 1.2 Quy trình nhận diện các bên liên quan
* Đầu vào của quy trình nhận diện các bên liên quan (INPUTS)
- Điều lệ dự án (Project charter): Điều lệ dự án xác định danh sách các bên liên quan chính Nó cũng có thể chứa thông tin về trách nhiệm của các bên liên quan
- Tài liệu kinh doanh (Business documents): Tài liệu kinh doanh đề cập đến tất cả các tài liệu, báo cáo, hợp đồng và hồ sơ liên quan đến một doanh nghiệp cụ thể Tài liệu kinh doanh là công cụ thiết yếu để ra quyết định, lưu trữ hồ sơ và liên lạc Chúng bao gồm nhiều nguồn tài liệu bằng văn bản hỗ trợ các hoạt động khác nhau của Công ty
- Kế hoạch quản lý dự án (Project management plan - PMP): Là một tài liệu toàn diện nêu rõ cách thực hiện, giám sát và kiểm soát một dự án Nó đề ra quy trình cho các nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm thực hiện, cung cấp hướng dẫn về các khía cạnh khác nhau của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Kế hoạch quản lý dự án không có sẵn trong lần đầu tiên xác định các bên liên quan, tuy nhiên, một khi nó đã được hình thành và phát triển, các thành phần của kế hoạch quản lý dự án sẽ giúp cho quá trình xác định lại các bên liên quan một cách có hiệu quả
- Tài liệu dự án (Project documents): Tài liệu dự án hỗ trợ cho việc xác định các bên liên quan trong xuyên suốt vòng đời của dự án Khi dự án đã qua giai đoạn khởi động,
13 sẽ có thêm nhiều tài liệu có sẵn và được sử dụng Tài liệu dự án có thể được coi là đầu vào cho quá trình này bao gồm:
Nhật ký thay đổi (Change log): Có thể bao gồm một số bên liên quan mới hoặc thay đổi về mối quan hệ hay cách thức tương tác của các bên liên quan hiện tại với dự án
Nhật ký sự cố (Issue log): Ghi lại các vấn đề có thể bao gồm các bên liên quan mới ảnh hưởng đến dự án hoặc thay đổi cách thức tham gia hoặc tương tác của các bên liên quan hiện có
Tài liệu yêu cầu (Requirements documentation): Tài liệu yêu cầu đề cập đến một bộ tài liệu nêu chi tiết các thông số kỹ thuật, yêu cầu và mong đợi đối với một dự án hoặc hệ thống Các tài liệu này nêu rõ các yêu cầu chức năng, kỹ thuật và các yêu cầu khác cần phải được đáp ứng để làm hài lòng các bên liên quan
Thỏa thuận (Agreements): Các bên của thỏa thuận là các bên liên quan của dự án Thỏa thuận có thể bao gồm các yêu cầu mới do các bên liên quan bổ sung
- Yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise environmental factors): Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình nhận diện các bên liên quan bao gồm:
Văn hóa tổ chức, môi trường chính trị
Tiêu chuẩn của chính phủ hoặc ngành
Xu hướng và tập quán hoặc thói quen của khu vực hoặc địa phương
Sự phân bố địa lý của cơ sở vật chất và nguồn lực
- Tài sản quy trình tổ chức (Organizational process assets): Tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình nhận diện các bên liên quan bao gồm:
Mẫu và hướng dẫn đăng ký của các bên liên quan
Danh sách các bên liên quan từ các dự án trước đó
Kho lưu trữ bài học kinh nghiệm, thông tin về sở thích, hành động và sự tham gia của các bên liên quan
* Kỹ thuật và công cụ của quá trình nhận diện các bên liên quan (TOOLS AND TECHNIQUES)
- Đánh giá của chuyên gia (Expert judgment): Đánh giá của chuyên gia đề cập đến quá trình tìm kiếm thông tin đầu vào, hiểu biết sâu sắc và ý kiến từ các cá nhân hoặc nhóm có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn liên quan đến một dự án hoặc quyết định cụ thể Những chuyên gia này thường đưa ra những quan điểm và đề xuất có giá trị dựa trên kiến thức, chuyên môn và hiểu biết về lĩnh vực của họ cho một vấn đề nào đó Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ những cá nhân hoặc nhóm có kiến thức chuyên môn hoặc đào tạo về các lĩnh vực sau:
Hiểu biết về chính trị và cơ cấu quyền lực trong tổ chức
Kiến thức về môi trường, văn hóa của tổ chức và các tổ chức bị ảnh hưởng
Khách hàng và môi trường bên ngoài doanh nghiệp
Kiến thức về ngành hoặc các loại hình dự án
Kiến thức về vai trò của từng thành viên trong nhóm
- Thu thập dữ liệu (Data gathering): Các kỹ thuật thu thập dữ liệu có thể được sử dụng cho quy trình nhận diện các bên liên quan bao gồm:
Bảng câu hỏi và khảo sát (Questionnaires and surveys)
- Phân tích dữ liệu (Data analysis): Các kỹ thuật phân tích dữ liệu có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm:
Phân tích các bên liên quan (Stakeholder analysis): Phân tích danh sách các bên liên quan và thông tin liên quan như vị trí của họ trong tổ chức, vai trò trong dự án, cổ phần, kỳ vọng, thái độ và sự quan tâm của họ đối với thông tin dự án
Phân tích tài liệu (Document analysis): Đánh giá các tài liệu và bài học dự án có sẵn học được từ các dự án trước để xác định các bên liên quan và các thông tin khác
- Trình bày dữ liệu (Data representation): Các phương pháp phổ biến bao gồm:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN
Tổng quan Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô
2.1.1 Lịch sử và quy mô hoạt động của công ty
Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô tiền thân là công ty cổ phần xây dựng Đông Đô được thành lập tháng 05 năm 2005 tại Hà Nội Trải qua các thời kỳ phát triển, kiện toàn bộ máy và ổn định tổ chức, Công ty đã chính thức mang tên Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô
- Tên công ty: Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô (Đông Đô development construction investment joint stock company)
- Trụ sở: LK4-LK5 khu Belleville, khu đô thị Nam Trung Yên, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Đại diện theo pháp luật: Ông Nguyễn Quang Huy
- Tổng lao động: 106 thành viên (11 phòng ban)
Trải qua gần 20 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, dưới sự chỉ đạo tài tình của Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc, cùng với sự đóng góp không ngừng nghỉ của toàn thể cán bộ nhân viên, Công ty đã dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường xây dựng, đảm bảo sự hợp tác lâu dài, uy tín với các đối tác trong và ngoài nước
Với tôn chỉ “Tâm: tận tâm, tận lực với công việc Tín: uy tín về an toàn, chất lượng, tiến độ, hiệu quả, hợp tác chặt chẽ, bền vững”, Công ty CP Đầu tư Xây Dựng
Phát triển Đông Đô hướng tới phương châm “Hợp tác toàn diện, phát triển song phương ổn định, bền vững”
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Trải qua gần 20 năm hình thành và phát triển, công ty đã tạo được chỗ đứng, vị thế trong các lĩnh vực hoạt động chính bao gồm:
- Xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật, cơ sở hạ tầng đô thị
- Xây dựng các công trình dân dụng, trang trí nội thất (xây dựng nhà ở, các khu biệt thự, chung cư )
- Xây dựng các công trình công nghiệp
- Xây dựng các công trình công cộng, cây xanh
- Xây dựng các công trình giao thông: cầu, đường, thuỷ lợi trong nước và quốc tế
- Các công trình cơ điện: lắp đặt hệ thống điện, hệ thống thông gió & điều hoà không khí, hệ thống PCCC, hệ thống cấp thoát nước, điện nhẹ,
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô
Nguồn: Phòng Hành chính Công ty
2.1.5 Những dự án xây dựng quan trọng đã triển khai
Trải qua quá trình hoạt động, Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô đã góp mặt trong nhiều thành công của các dự án trong và ngoài nước Bằng sự cam kết và nỗ lực không ngừng, Công ty để lại dấu ấn rõ nét thông qua việc thực hiện
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Tổ trợ lý, thư ký HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Phòng Nghiên cứu - Phát triển công nghệ
Phát triển Ban quản lý các dự án
BP cơ giới quản lý thiết bị
Ban chỉ huy công trường
35 một loạt các dự án đa dạng và ấn tượng Một số dự án tiêu biểu có thể kể đến như sau:
Nhà máy Mejitsu Tongda tỉnh Hải Dương Giá trị thực hiện: 7.500.000.000 VNĐ Thời gian thi công: 3/2007 - 11/2007
9 công trình cho Công ty TNHH Yamani Dynasty tỉnh Nam Định Thời gian thi công: Năm 2012 – 2014
Nhà máy Công ty TNHH Giày Ngọc Tề Tỉnh Hưng Yên tổng giá trị Giá trị: 490.438.429.245 VNĐ Thời gian thi công: 09/2018 - 01/2020
Tòa nhà Viettel Đồng Nai: Giá trị: 39.318.000.000 VNĐ Thời gian thi công: 08/2017 - 06/2018 Chủ đầu tư: Tập đoàn Viễn thông Quân đội
Nhà máy sản phẩm Racing Việt Nam tỉnh Bắc Ninh Giá trị: 31.619.000.000 VNĐ Thời gian thi công: 07/2017 - 01/2018
Nhà máy sản xuất kinh doanh may mặc và điện tử gia dụng Công ty TNHH Một thành viên Minh Quang Hà Nam Giá trị: 500,000,000,000 VNĐ Thời gian: 8/2020 - 12/2021.
Thực trạng công tác quản lý các bên liên quan
Thực trạng công tác quản lý các bên liên quan trong dự án đầu tư xây dựng là một khía cạnh quan trọng và phức tạp của quản lý dự án Trong môi trường kinh doanh ngày nay, dự án thường phải tương tác với nhiều bên liên quan, từ khách hàng đến nhà thầu, từ cơ quan quản lý đến cộng đồng địa phương hay các bên liên trong trọng nội bộ của công ty Trên thực tế, trong quá trình thực hiện các dự án thường phát sinh nhiều vấn đề về việc quản lý các mối quan hệ này Công tác quản lý các bên liên quan tại Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô nhìn chung đã được xây dựng và triển khai tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế còn tồn tại
Vận dụng quy trình quản lý các bên liên quan theo khung PMBOK phiên bản
6, tác giả phân tích thực trạng công tác quản lý các bên liên quan tại Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô
2.2.1 Xác định và phân loại các bên liên quan a, Các bên liên quan nội bộ
- Nhà đầu tư: Nhà đầu tư cho các dự án của Công ty là người hoặc tổ chức cung cấp nguồn lực tài chính hoặc các nguồn lực khác nhằm hỗ trợ cho dự án cụ thể của Công ty, thường với mong muốn nhận được lợi ích trở lại từ việc hỗ trợ đó Tùy thuộc với mỗi dự án xây dựng mà Công ty thực hiện sẽ có một số nhà tài trợ riêng tùy vào tính chất của dự án
- Ban lãnh đạo và Ban điều hành: Bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, phó giám đốc Công ty
Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty + Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị
+ Tổ chức và hoàn thiện bộ máy điều hành, xây dựng phương án triển khai hoạt động, đề ra giải pháp cho từng vấn đề cụ thể, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách tối ưu
+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, hoặc cách chức các chức danh Phó Tổng giám đốc, Trưởng phòng Công ty, các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
+ Đại diện Công ty trong các giao dịch với các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức và cá nhân về các vấn đề liên quan đến các hoạt động của Công
+ Thay mặt Hội đồng quản trị quản lý toàn bộ tài sản của Công ty
+ Xây dựng và trình Hội đồng quản trị thống nhất chiến lược phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, từng năm và trước mắt của Công ty, kế hoạch tài chính, chính sách tiếp thị, phát triển khách hàng, quan hệ đối ngoại, tiêu chuẩn nhân viên, chính sách nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo, bố trí định biên của Công ty
+ Xây dựng và trình Hội đồng quản trị phê duyệt mô hình tổ chức Công ty, quy chế hoạt động, các quy định trong nghiệp vụ kinh doanh, dịch vụ, thực hiện tốt các quy chế, quy định này
Mô hình tổ chức Công ty được xây dựng theo cơ cấu chức năng với 11 phòng ban sau:
1 Tổ trợ lý - thư ký
Chức năng: Trực tiếp giúp việc, hỗ trợ Tổng giám đốc xử lý các vấn đề liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty
2 Phòng Hành chính - Nhân sự
Chức năng: Tham mưu cho TGĐ về: Quản trị văn phòng; Văn thư, lưu trữ; Tổ chức bộ máy, công tác nhân sự Đào tạo, bồi dưỡng; Đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, hậu cần công ty Tham mưu, đề xuất cho Ban TGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính, nhân sự; các vấn đề về lương bổng, khen thưởng và các chế độ phúc lợi cho cán bộ nhân viên
3 Phòng Tài chính - Kế toán
Chức năng: Tham mưu cho TGĐ về công tác tài chính - kế toán, hồ sơ thuế quan, theo dõi và quản lý tài sản thuộc Công ty
4 Ban Quản lý các dự án
Chức năng: Tham mưu TGĐ trong công tác quản lý, triển khai và thi công dự án (từ thời điểm chuẩn bị các điều kiện pháp lý cho công trình để triển khai dự án đến thời điểm kết thúc dự án) Quản lý và làm đầu mối thực hiện các thủ tục pháp lý công trình từ thời điểm chuẩn bị thực hiện dự án đến thời điểm kết thúc dự án Nắm bắt phạm vi công việc của Chủ đầu tư và yêu cầu các phòng ban trong Công ty thực hiện
Với chức năng trên, Ban Quản lý các dự án của Công ty chịu trách nhiệm tương tác, giao tiếp với các chủ đầu tư và các phòng ban trong Công ty Vì vậy, Ban Quản lý dự án có trách nhiệm thực hiện quy trình quản lý các bên liên quan dưới sự chỉ đạo của BGĐ kết hợp với sự hỗ trợ của các phòng Ban khác trong Công ty để hoàn thiện và cải tiến quy trình này
Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho TGĐ trong công tác quản lý hợp đồng mua sắm, hợp đồng thầu phụ, công tác lập và kiểm soát hạn mức sử dụng vật tư các công
38 trình và thực hiện các nhiệm vụ khác do TGĐ giao Phối hợp cùng Ban QLDA phân chia gói thầu phần xây dựng, lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu phần xây dựng
Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho TGĐ trong công tác xây dựng, kiểm soát về giá dự toán, công tác quản lý hợp đồng thi công, công tác lập giá, xây dựng cơ sở dữ liệu về giá đối với các loại công trình và đóng gói hồ sơ trong đấu thầu và thực hiện các nhiệm vụ khác do TGĐ giao Kiểm tra các đề xuất vật tư, kiểm tra khối lượng hoàn thành của các nhà thầu phụ, các nhà cung cấp vật tư do Ban QLDA làm đầu mối cung cấp trong quá trình thi công
Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho TGĐ trong công tác lập hồ sơ thiết kế và thực hiện các nhiệm vụ khác do TGĐ giao Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ hồ sơ thiết kế các công trình của công ty
Đánh giá công tác quản lý các bên liên quan theo khung PMBOK 6
Trong khóa luận, tác giả sử dụng PMBOK làm tiêu chuẩn đánh giá hoạt động quản lý các bên liên quan của Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô Tài liệu là cơ sở lý thuyết, dữ liệu về kinh nghiệm, kiến thức cốt lõi của công tác các bên liên quan được rút ra từ kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự án trên toàn cầu PMBOK phiên bản 6 đã có những nội dung thay đổi nhằm phù hợp với xu hướng hiện tại Để đánh giá quá trình các bên liên quan Công ty, tác giả dựa trên quy trình quản lý các bên liên quan theo khung PMBOK phiên bản 6
Với đề tài nghiên cứu, tác giả thực hiện phương pháp thu thập thông tin từ các nguồn tin đáng tin cậy Thông tin tác giả dùng trong quá trình phân tích được thu thập từ các nguồn sau:
- Dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp tác giả thu thập thông qua: Phỏng vấn, phiếu khảo sát lấy ý kiến Ban lãnh đạo và các thành viên trong Công ty về quá trình quản lý các bên liên quan trong nội bộ các phòng ban trong công ty
- Dữ liệu thứ cấp: Các báo cáo tiến độ, bài học kinh nghiệm, nhật ký thay đổi, chi phí của một số dự án điển hình thông qua đó đánh giá sự hài lòng của các bên liên quan
Khảo sát: Khảo sát với mục đích lấy ý kiến của các thành viên trong nội bộ công Phỏng vấn: Phỏng vấn, lấy ý kiến của một số phòng ban
Phân tích: Tài liệu, các báo cáo của một số dự án tiêu biểu
Địa điểm tiến hành khảo sát: Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô
Tổng số phiếu khảo sát phát ra: 60 phiếu
Tổng số phiếu khảo sát thu về hợp lệ: 48 phiếu (đạt tỷ lệ 80%)
Đối tượng khảo sát: Nhân viên Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô
2.3.3 Kết quả khảo sát và đánh giá
Các bên liên quan là nhân viên trong nội bộ công ty
Bảng 2.3 Bảng khảo sát số lượng thành viên tham gia khảo sát theo phòng ban
Các phòng ban Số lượng người tham gia khảo sát
(phiếu khảo sát hợp lệ)
Tổ trợ lý - thư ký 2
Phòng Hành chính - Nhân sự 4
Phòng Tài chính - Kế toán 4
Phòng Nghiên cứu - phát triển công nghệ 4
Trung tâm Đầu tư phát triển 2
Ban Quản lý dự án 7
Ban chỉ huy công trường 2
Tổng cộng số phiếu đánh giá 48
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Bảng 2.4 Bảng khảo sát theo độ tuổi
52 Độ tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Bảng 2.5 Khảo sát nội bộ theo số năm làm việc tại Công ty
Số năm làm việc Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Thông qua bảng khảo sát về độ tuổi và số năm kinh nghiệm làm việc tại công ty, có thể thấy tỉ lệ nhân viên có độ tuổi từ 30-40 tuổi và có thời gian làm việc tại công ty từ 3-5 năm là nhiều nhất Qua đó, có thể thấy chất lượng nguồn nhân lực của công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, tuy nhiên độ tuổi gắn bó
53 với công ty từ 3-5 năm chiếm tỉ trọng lớn nhất (33,33%) cho thấy công ty chưa thực sự đáp ứng tốt các vấn đề về lương thưởng, đãi ngộ để giữ chân nhân viên Đây cũng là vấn đề, thách thức lớn đối với các công ty xây dựng trong một vài năm gần đây, tỷ lệ người lao động thay đổi môi trường làm việc là khá lớn, nhất là từ đầu năm 2021 đến giờ, khi các hoạt động xây dựng bị đình trệ
Bảng 2.6 Đánh giá mức độ hài lòng với chế độ làm việc, và các chính sách lương thưởng, đãi ngộ của công ty
Mức độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Thông qua việc đánh giá mức độ hài lòng của các bên liên quan nội bộ về chế độ làm việc, và các chính sách lương thưởng, đãi ngộ của công ty tác giả nhận thấy: Mức độ hài lòng chiếm tỷ lệ cao nhất trong thang đánh giá (60,42%), có 0 phiếu mức độ không hài lòng Điều này cho thấy chế độ, đãi ngộ của Công ty đã đáp ứng được ở mức độ cơ bản Tuy nhiên mức độ rất hài lòng và cực kỳ hài lòng còn chiếm tỷ lệ thấp, đây cũng là một điều đáng lo ngại với Công ty trong việc thu hút và giữ chân nhân tài
Bảng 2.7 Đánh giá về hoạt động giao tiếp và tương tác với các bên liên quan
Mức độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Theo đánh giá từ nhân viên tại các phòng ban, tác giả nhận thấy rằng hoạt động giao tiếp giữa các bên liên quan (trong và ngoài công ty) chưa được thực hiện hiệu quả Mức độ hiệu quả trung bình chiếm tỉ lệ cao nhất (52,08%) Điều này còn tồn tại bởi các hạn chế tác giả đã nên ở mục 2.4.3
Sau quá trình phỏng vấn, khảo sát và lấy ý kiến từ một số Ban lãnh đạo công ty cùng thành viên các phòng ban, tác giả đã tổng hợp lại một số ý kiến về công tác quản lý các bên liên quan trong bản sau đây:
Bảng 2.8 Ý kiến phỏng vấn và khảo sát về công tác quản lý các bên liên quan của Công ty
Người được phỏng vấn Ý kiến Giải pháp
Thời gian hoạt động từ năm 2021 trở về trước, Công ty đấu thầu được rất nhiều dự án có quy mô và mức tổng đầu tư lớn Các dự án có chủ
Công ty vẫn xen kẽ các dự án nhỏ trong quá trình thi công,
55 đầu tư cả trong và ngoài nước, nhưng đa phần các dự án lớn là dự án có chủ đầu tư tại Trung Quốc và Nhật Bản Tuy nhiên, do tình hình giãn cách đợt Covid 19 và sự suy giảm chung của ngành xây dựng cả nước nói chung, Công ty cũng gặp phải những khó khăn nhất định
Hầu hết các doanh nghiệp xây dựng và cung cấp vật tư đều đang bị chủ đầu tư nợ tiền, Công ty cũng không tránh khỏi tình trạng trên Điều này làm dòng tiền có dấu hiệu chững lại, nhưng công ty luôn cố gắng đảm bảo thanh toán đúng hạn trong khả năng của Công ty để không ảnh hưởng đến uy tín đã xây dựng gần
20 năm nay thực hiện các dự án lớn để đảm bảo các hoạt động của Công ty
Trong quá trình thực hiện dự án, một số bản vẽ có thể bị sai lệch, điều này là việc khó tránh khỏi bởi mỗi phòng ban sẽ phụ trách một số hạng mục khác nhau, vì vậy việc vẽ đè hay vô tình chỉnh sửa bản sẽ của các ban khác đôi khi cũng xảy ra Một số trường hợp khi phát hiện đã có xảy ra xung đột về trách nhiệm trong việc khiến cho bản vẽ bị sai lệch so với ban đầu
Hạn chế việc thiết kế chung trên một bản vẽ hay luôn luôn phải có bản dự phòng để đối chiếu
Khi thực hiện xong phải nhóm lại, khóa vị trí của bản vẽ
Một số rủi ro làm tăng chi phí dẫn đến sự không hài lòng từ chủ đầu tư như: Việc nhập thiếu nguyên vật liệu phải bổ sung, điều này có thể phát sinh thêm một số chi phí do quá trình vận chuyển hoặc thay đổi giá cả Đôi khi chỉ thiếu vài chi tiết nhỏ nhưng bên cung cấp
Xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung cấp vật tư chất lượng và đáng tin cậy, điều này giúp cho việc nhập thêm
56 lại hết hàng vì vậy phải tìm kiếm vật tư thay thế, sau khi tìm kiếm được các vật tư thay thế thì lại phải đợi sự phê duyệt từ trưởng phòng, chủ đầu tư gây mất thời gian và giảm thiểu rủi ro của việc thiếu nguyên vật liệu, vật tư
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN ĐÔNG ĐÔ
Phương hướng chung của Ban lãnh đạo doanh nghiệp về công tác quản lý các bên liên quan
Quản lý các bên liên quan là quy trình quan trọng trong quản lý dự án, có tác động lớn đối với các quy trình khác như: Quản lý tiến độ, quản lý mua sắm, quản lý chất lượng, Trong bối cảnh hiện nay, khi ngành xây dựng đang có dấu hiệu khởi sắc, Công ty CP Đầu tư Xây Dựng Phát triển Đông Đô đã tập trung, chú trọng công tác cải thiện, nâng cao quy trình quản lý các bên liên quan, nhằm tăng hiệu suất, hiệu quả của công việc, phù hợp với bối cảnh kinh tế - xã hội Chính vì vậy, Công ty tập trung cải tiến, hoàn thiện, nâng cao các quy trình quản lý gồm các nội dung sau:
Tích cực trong quy trình quản lý các bên liên quan, tạo ra nhiều cơ hội trao đổi giữa các thành viên, giữa các phòng ban, giữa các nhà đầu tư, chủ thầu, khách hàng của Công ty và với cộng đồng, xã hội, địa phương tại địa điểm xây dựng của các dự án
Cải tiến chất lượng, áp dụng các công cụ kỹ thuật tiên tiến giúp nâng cao hiệu
64 quả, hiệu suất của dự án đảm bảo dự án đúng tiến độ cũng là đảm bảo lợi ích chung của dự án hay lợi ích của các chủ đầu tư
Tăng cường nhận diện, đánh giá các tác động, rủi ro trong từng giai đoạn và tổng thể dự án để đề ra phương án giải quyết hợp lý, tránh làm ảnh hưởng đến lợi ích của dự án hay lợi ích của các chủ đầu tư
Củng cố, cải thiện quy trình quản lý nguồn lực thông qua việc đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, đưa ra các chính sách phù hợp nhằm tạo động lực làm việc đối với nhân viên Đồng thời, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tránh trùng lặp nhiệm vụ, trách nhiệm
Tập trung phân tích, đánh giá, kiểm soát các bên liên quan tạo sự gắn kết, cùng nhau phát triển, cùng nhau hành động vì một mục tiêu chung, lợi ích chung giữa các bên trong dự án
Kết hợp với các chuyên gia phân tích để xác định được các nhà cung ứng phù hợp trong mỗi dự án, tại mỗi thời điểm khác nhau.
Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý các bên liên quan tại Công ty
3.2.1 Xây dựng hệ thống quản lý các bên liên quan chặt chẽ và minh bạch a, Xác định và phân loại các bên liên quan
Bước đầu trong quy trình quản lý các bên liên quan là nhận diện và phân loại các bên liên quan Việc xác định các bên liên quan đúng đắn trong quản lý dự án xây dựng mang lại nhiều lợi ích quan trọng Bằng cách nhận diện và phân loại các nhóm liên quan đúng cách, dự án có thể tận dụng sự hỗ trợ và hợp tác tích cực từ phía các bên liên quan, đặc biệt là đối với các bên liên quan quan trọng nhất để có thể tập trung giao tiếp, đảm bảo cho họ có thể tiếp cận đầy đủ, đúng thông tin, hỗ trợ cho quá trình thực hiện dự án trơn tru, nhất là các vấn đề về tài chính, thẩm duyệt, phê duyệt Tác giả đề xuất quy trình xác định và phân loại các bên liên quan sau:
Bước 1: Thu thập thông tin: Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau như tài liệu dự án, hồ sơ khách hàng, các báo cáo thị trường, và thông tin từ các dự án tương tự đã được thực hiện trước đó
Bước 2: Tạo danh sách các bên liên quan tiềm năng: Dựa trên thông tin thu thập được, tạo ra một danh sách các bên liên quan tiềm năng có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án Tại bước này, có thể sử dụng một số công cụ kỹ thuật như: Động não, ghi chép, họp nhóm để đưa ra các bên liên quan phù hợp
Bước 3: Xác định vai trò, phân loại: Xác định vai trò của các bên liên quan đối với dự án và phân loại theo các tiêu chí: Bên trong/bên ngoài, mức độ ưu tiên, mức độ ảnh hưởng, tác động, của họ đối với các hoạt động và kết quả của dự án
Bước 4: Tạo danh sách các bên liên quan: Bao gồm thông tin, phương thức liên lạc, vai trò, ảnh hưởng, tác động, mức độ ưu tiên đối với dự án Đối với quy trình nhận diện và phân loại các liên quan, có thể sử dụng một số công cụ kỹ thuật hay mô hình như: Lưới quyền lực/lợi ích, lưới quyền lực/ảnh hưởng hoặc lưới tác động/ảnh hưởng, mô hình Salience, khối các bên liên quan, mô hình hướng ảnh hưởng, mô hình lựa chọn sự ưu tiên,
Mô hình Salience (Salience model) Mô hình Salience được mô tả dưới dạng Biểu đồ Venn Ba vòng tròn đại diện cho Quyền lực, Tính hợp pháp và Tính khẩn cấp Có 8 khu vực được đánh dấu trên biểu đồ, mỗi khu vực đại diện cho một kiểu bên liên quan trong dự án
Khối các bên liên quan (Stakeholder cube): Đây là sự cải tiến của các mô hình lưới quyền lực Mô hình này kết hợp các các phần tử lưới tạo thành mô hình ba chiều
66 nhằm giúp cho các nhà quản lý dự án trong việc xác định các bên liên quan của họ
Nó cung cấp một mô hình với nhiều chiều nhằm cải thiện mô tả các bên liên quan như một thực thể đa chiều và hỗ trợ sự phát triển của các chiến lược truyền thông
Hình 3.2 Khối các bên liên quan
Ngoài các phương pháp trên còn có một số phương pháp phổ biến sau:
Mô hình hướng ảnh hưởng (Directions of influence): Phân loại các bên liên quan theo ảnh hưởng của họ đến công việc của dự án hoặc bản thân nhóm dự án
Mô hình lựa chọn sự ưu tiên (Prioritization): Ưu tiên các bên liên quan quan trọng đối với các dự án nhiều các bên liên quan, khi các bên liên quan thay đổi thường xuyên hoặc khi mối quan hệ giữa các bên liên quan và nhóm dự án rất phức tạp
Các công cụ kỹ thuật hữu ích cho quy trình nhận diện các bên liên quan:
Bảng câu hỏi và khảo sát (Questionnaires and surveys): Có thể thu thập các ý kiến, đánh giá thông qua các cuộc họp nhóm hoặc các kỹ thuật thu thập thông tin đại chúng khác
Động não (Brainstorming): Sử dụng để xác định các bên liên quan bao gồm suy nghĩ và ghi chép Đây là một kỹ thuật thu thập dữ liệu chung và sáng tạo
67 nhằm khơi gợi ý kiến đóng góp từ nhóm dự án, thành viên hoặc các chuyên gia về lĩnh vực đó để nhận diện các bên liên quan
Ghi chép ý tưởng (Brainwriting): Đây là một cải tiến của việc động não, cho phép từng người tham gia có thời gian để xem xét các câu hỏi cá nhân trước khi buổi họp nhóm được tổ chức Thông tin có thể được thu thập trực tiếp từ nhóm hoặc sử dụng thông tin từ môi trường mạng hoặc bởi sự hỗ trợ từ các công cụ, công nghệ thông tin
Việc nhận diện có thể tham khảo các tài liệu hoặc hỏi ý kiến chuyên gia để đảm bảo quá trình nhận diện là đúng đắn Quy trình nhận diện các bên liên quan của dự án xây dựng từ lúc bắt đầu và phân tích được mức độ lợi ích, mong muốn có thể giúp nhà quản lý đánh giá được tầm quan trọng và ảnh hưởng của họ đối vói sự thành công của dự án b, Thiết lập cơ chế giao tiếp và báo cáo định kỳ
* Đối với các bên liên quan nội bộ:
Bước 1: Xác định các bên liên quan nội bộ: Đầu tiên, xác định và liệt kê tất cả các bên liên quan nội bộ có ảnh hưởng, tham gia vào các hoạt động của dự án (đã thực hiện phân loại ở bước nhận diện)
