Một trong những khoản chi phí quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm đến là chi phí nhân công, được biểu hiện qua tiền lương và các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp phải trả cho n
Sự cần thiết
Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của đất nước, kinh tế Việt Nam đã từng bước đi lên hòa nhập với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thế giới Sự bùng nổ của các doanh nghiệp đã tạo ra một cạnh tranh ngày càng gay gắt Xu thế phát triển này đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới trong cách thức quản lý, kinh doanh và cần phải có những chính sách cụ thể về kinh tế tài chính để duy trì hoạt động và phát triển Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải trang trải toàn bộ chi phí bằng kết quả sản xuất và đồng thời phải đảm bảo có lãi, có tích lũy để không ngừng nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên và mở rộng sản xuất kinh doanh
Một trong những khoản chi phí quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm đến là chi phí nhân công, được biểu hiện qua tiền lương và các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động của mình Tiền lương là một phần của sản phẩm xã hội, là nguồn khởi đầu của quá trình tái sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hóa Vì vậy, việc phân bổ chính xác tiền lương vào giá thành sản phẩm, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện kế hoạch sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng suất lao động và cải thiện đời sống người lao động
Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn, thể hiện sự quan tâm của xã hội đối với người lao động Chính sách tiền lương được áp dụng linh hoạt tùy thuộc vào đặc điểm và tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và tính chất của công việc Xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời mang lại ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế và chính trị đối với người lao động
Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiền lương trong quản lý doanh nghiệp, em chọn đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam".
Tổng quan nghiên cứu
- Chuyên đề "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Cường Thịnh" của sinh viên Phạm Thị Vinh, Lai Châu đã thực hiện nhiều nghiên cứu quan trọng và có những đánh giá giá trị về hệ thống kế toán tiền lương Tuy nhiên, luận án chưa đề cập sâu sắc đến việc sử dụng các công nghệ mới hoặc phần mềm quản lý hiện đại trong kế toán tiền lương Cần có phân tích về lợi ích và cách thức áp dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý tiền lương
- Luận án "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đại
La Thành" mặc dù có đưa ra các khuyến nghị cải tiến, luận án cần chi tiết hơn về các biện pháp cụ thể, lộ trình thực hiện và dự kiến kết quả của các biện pháp đó.
Mục tiêu nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương
- Phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam
- Đưa ra nhận ưu điểm và một số hạn chế, đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam
Câu hỏi nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam", em tập trung vào các câu hỏi nghiên cứu tương ứng như sau:
- Cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương là gì?
- Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Cổ phần INC Việt Nam như thế nào?
- Ưu điểm và hạn chế của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam là gì? Biện pháp nào giúp cải thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam?
Những câu hỏi này sẽ giúp tập trung nghiên cứu vào các khía cạnh quan trọng của quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam và đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện và tối ưu hóa quy trình này.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát trực tiếp hoạt động của bộ phận kế toán và nhân sự tại Công ty INC Việt Nam để hiểu rõ về cách thức thực hiện quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong thực tế
Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất và hiệu quả của quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Phương pháp nghiên cứu so sánh: So sánh quy trình kế toán và số liệu Công ty INC
Việt Nam qua các năm để tìm ra hạn chế, từ đó đề xuất các cải tiến.
Kết cấu khóa luận
Nội dung khóa luận gồm ba chương:
Chương I: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Cổ phần INC Việt Nam
Chương III: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆPError! Bookmark
Các khái niệm cơ bản
Các khái niệm cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương là những thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhân sự và kế toán tài chính Dưới đây là một số khái niệm cơ bản: a Tiền lương (Salary/Wage):
Theo Điều 90, Khoản 1 của Bộ luật Lao động năm 2019, tiền lương được xác định là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng được Chính phủ quy định theo Nghị định số 38/2022/NĐ-CP từ ngày 01/07/2022, bao gồm mức lương tối thiểu vùng theo tháng và mức lương tối thiểu vùng theo giờ như sau: Vùng I là 22.500 đồng/giờ, vùng II là 20.000 đồng/giờ, vùng III là 17.500 đồng/giờ, vùng IV là 15.600 đồng/giờ b Các khoản trích theo lương
Theo quyết định số 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các khoản trích theo lương là khoản trích từ lương và chi phí mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải cùng thực hiện để đảm bảo tính ổn định đời sống cho người lao động và duy trì những hoạt động doanh nghiệp Các khoản trích theo lương bao gồm:
- Bảo hiểm xã hội (Social Insurance): Là hệ thống bảo hiểm mà cả nhà nước và nhà tuyển dụng phải đóng để bảo vệ quyền lợi cho người lao động trong các trường hợp như bệnh tật, tai nạn lao động, nghỉ thai sản, hưu trí, và các trường hợp khác quy định bởi pháp luật
- Bảo hiểm y tế (Health Insurance): Là hệ thống bảo hiểm mà nhà tuyển dụng và nhân viên phải đóng để đảm bảo quyền lợi về sức khỏe và các chi phí y tế cho nhân viên và gia đình của họ
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Khoản tiền mà doanh nghiệp và người lao động đóng để được hỗ trợ về mặt tài chính tạm thời khi bị mất việc tuy nhiên cần phải đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định của pháp luật
- Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Khoản tiền mà chỉ doanh nghiệp đóng để thực hiện nhữngchỉ tiêu cho hoạt động tổ chức
Theo Khoản 1, Điều 186, Chương XII, Bộ luật lao động năm 2012 quy định:
“Người sử dụng lao động, người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và được hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và pháp luật về bảo hiểm y tế.”Căn cứ vào quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Công văn số 2159/BHXH- BTcác khoản bảo hiểm trích theo lương và tỷ lệ tríchcó hiệu lực thi hànhtừ ngày 01/06/2017quy định như sau:
Bảng 1.1 Tỷ lệ các khoản trích theo lương năm 2023
Các khoản trích theo lương
Trích vào Chi phí của doanh nghiệp
Trích vào lương của NLĐ Tổng
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17.5% 8% 25.5%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% 2%
Nguồn: Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017
Như vậy, hàng tháng doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN) Đồng thời, phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn.
Các hình thức trả lương
Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, do đó phải đảm bảo bù đắp sức lao động của người lao động đã bỏ ra và đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của họ Trong các doanh nghiệp ở mọi thành phần kinh tế khác nhau của nền kinh tế thị trường, có nhiều loại lao động khác nhau, tính chất và vai trò của từng loại lao động đối với mỗi quá trình sản xuất kinh doanh lại khác nhau Vì thế mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức trả lương nào cho người lao động sao cho phù hợp với đặc điểm công nghệ, với trình độ năng lực quản lý của mình Mặt khác việc lựa chọn hình thức trả lương đúng đắn còn có tác dụng thỏa mãn lợi ích người lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động nâng cao năng suất lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân công, hạ được giá thành sản phẩm
Theo khoản 1, 2 điều 96, Chương IV Bộ luật lao động năm 2019 quy định, người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc khoán Tiền lương được trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng và người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương a Trả lương theo thời gian Đây là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian lao động và cấp bậc để tính lương cho từng người lao động Hình thức này thường áp dụng chủ yếu cho lao động gián tiếp, còn lao động trực tiếp thường áp dụng đối với những bộ phận không định mức được sản phẩm
Căn cứ Điều 96, Bộ Luật Lao động năm 2019 và khoản 1 điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP tiền lương theo thời gian được trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian căn cứ vào thời gian làm việc theo tháng, tuần, ngày, giờ theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động Tiền lương theo thời gian có thể tính theo thời gian giản đơn hay thời gian có thưởng
* Trả lương theo thời gian giản đơn = Lương cơ bản + Phụ cấp theo chế độ
Trong đó mức lương cơ bản có thể được tính theo các khoảng thời gian như trả lương theo ngày, lương theo tuần, lương theo tháng, lương theo giờ, cụ thể:
Tiền lương ngày = Tiền lương cơ bản của tháng
Số ngày làm việc theo quy định
Tiền lương tuần = Tiền lương tháng x 12
Tiền lương tháng = Tiền lương ngày x số ngày làm việc thực tế trong tháng
Tiền lương giờ = Tiền lương ngày
Số giờ quy định làm việc trong ngày (8h)
Trả lương theo thời gian có thưởng: Là hình thức trả lương kết hợp giữa trả lương theo thời gian giản đơn và lương thưởng do nâng cao chất lượng lao động, vượt chỉ tiêu,v.v nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành công việc
Tiền lương theo thời gian có thưởng = Trả lương theo thời gian giản đơn +
Theo Điều 98, Bộ luật Lao động năm 2019 ngoài thời gian làm việc cơ bản, tùy vào tính chất công việc, người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau:
+ Làm thêm vào ngày thường: Trả ít nhất 150% tiền lương theo công việc đang làm
+ Làm thêm ngày nghỉ hàng tuần: Trả ít nhất 200% tiền lương theo công việc đang làm
+ Làm thêm ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương: Sẽ trả nguyên lương ngày này cộng với ít nhất 300% tiền lương theo công việc đang làm
+ Làm thêm ban đêm: Trả ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường
Nhận xét: Hình thức trả lương theo thời gian với phương pháp tính đơn hình thức trả lương này tồn tại nhược điểm là chưa gắn kết được tiền lương với kết quả, chất lượng lao động do đó chưa đạt hiệu quả trong việc kích thích tăng năng suất lao động b Trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm Tiền lương theo sản phẩm còn tùy thuộc vào tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp mà có thể vận dụng theo hình thức cụ thể sau đây:
Trong đó: ĐG: Đơn giá tiền lương Q: Mức sản lượng thực tế
L : Lương tính theo sản phẩm Ưu điểm: Là mối quan hệ giữa tiền lương công nhân nhận được và kết quả lao động, thể hiện rõ ràng, người lao động xác định ngay được tiền lương của mình do quan tâm đến năng suất chất lượng sản phẩm của họ
Nhược điểm: người lao động hay quan tâm đến số lượng sản phẩm nhưng ít quan tâm đến chất lượng sản phẩm, tinh thần tập thể tương trợ lẫn nhau trong quá trình sản xuất kém hay có tình trạng giấu nghề, giấu kinh nghiệm c Trả lương khoán
Trả lương khoán là một hình thức thanh toán tiền lương mà người lao động được trả một khoản tiền cố định cho một khoảng thời gian công việc, thay vì tính theo số giờ làm việc hoặc theo sản phẩm Điều này có nghĩa là người lao động sẽ nhận được một khoản tiền nhất định mỗi tháng, bất kể họ làm việc bao nhiêu giờ trong tháng đó
Lương = Đơn giá khoán x Khối lượng công việc
Hình thức này làm người lao động quan tâm đến số lượng và chất lượng sản phẩm của mình, người lao động có tinh thần trách nhiệm cao với sản phẩm mình làm ra Tuy nhiên, hình thức trả lương này chỉ phù hợp với các công việc có tính chuyên môn cao và cần được thực hiện một cách toàn diện và thống nhất Mặt khác, áp dụng hình thức này người sử dụng lao động có thể sẽ phải ứng trước một khoản tiền cho người lao động nếu như thời gian thực hiện công việc trong một khoảng thời gian dài.
Vai trò, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và tổng hợp các thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.Kế toán tiền lương cũng là một bộ phận của công tác kế toán
Trong đó, kế toán tiền lương là việc thu thập các chứng từ có liên quan để tiến hành tính toán và phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương và chi phí sản xuất cho phù hợp với chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ là vấn đề quan tâm của công nhân viên mà còn là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt chú ý, vì liên quan tới chi phí của doanh nghiệp nói chung và giá thành sản phẩm nói riêng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau:
+ Phối hợp với các bộ phận liên quan để nắm rõ và lập báo cáo phân tích tình hình biến động số lượng nhân sự và chất lượng hiệu suất làm việc
+ Thực hiện tính lương và các khoản trích theo lương như chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn, ; các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động đảm bảo tính chính xác theo các chính sách chế độ lao động hiện hành
+ Phân bổ kịp thời và chính xác chi phí lao động đã được phânchia đến từng đối tượng sử dụng lao động để tiến hành phát lương cho người lao động
+ Thực hiện hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các nhân viên hạch toán kế toán tại các bộ phận liên quan về tình hình chấp hành chính sách về chế độ tiền lương lao động, chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn và các khoản phí liên quan khác theo quy định Ngoài ra cần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng quỹ tiền lương báo cáo kịp thời cho cấp trên để có hướng giải quyết khi gặp sự cố
+ Lập báo cáo tiền lương định kỳ, báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân, biểu mẫu báo cáo bảo hiểm xã hội theo quy định
+ Lưu trữ các chứng từ, sổ sách có liên quan đến kế toán tiền lương theo quy định.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tại các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở tính tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng đầy đủ số lượng và chất lượng lao động Ban hành kèm theo Thông tư 133/2018/TT-BTC của Bộ Tài Chính, các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 01b-LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 03-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 04-LĐTL Giấy đi đường
Mẫu số 05-LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Mẫu số 06-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Mẫu số 07-LĐTL Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
TK 334 – Phải trả người lao động
Các khoản tiền lương và các khoản khác đã trả người lao động
-Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập của người lao động (tạm ứng, thuế TNCN, các khoản trích theo tỷ lệ, các khoản bồi thường vật chất,v.v
-Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác còn phải trả, phải chi cho người lao động trong kỳ
Tài khoản này gồm hai tài khoản cấp 2:
TK 3341: Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân
TK 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động
1.3.1.3 Cách hạch toán chi phí tiền lương
Cuối tháng, kế toán tiền lương phải tiến hành tính lương cho nhân viên căn cứ theo: – Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên
– Hợp đồng lao động của nhân viên
– Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp
Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp
* Một số nghiệp vụ chủ yếu :
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của bộ phận gửi lên, tính toán số tiền lương phải trả công nhân viên, phân bổ cho các đối tượng tập hợp chi phí:
- Khi tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
- Trích số BHXH, BHYT, BHTN trừ vào thu nhập của công nhân viên :
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán phải trả công nhân viên
Nguồn: Phòng Kế toán tại INC Việt Nam
1.3.2 Kế toán các khoản trích theo lương
1.3.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán được ban hành kèm theo Thông tư 133/2018/TT-BTC của Bộ Tài Chính bao gồm:
Mẫu số 10-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
1.3.2.2 Tài khoản sử dụng: TK 338 - Các khoản phải trả, phải nộp khác:
Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý,v.v Kết cấu của tài khoản này như sau:
TK 338 - Các khoản phải trả, phải nộp khác
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Khoản BHXH phải trả cho người lao động
- Các khoản đã chi về KPCĐ
- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác
- Trích lập BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí SXKD, khấu trừ vào lương công nhân viên
- Số BHXH được cơ quan bảo hiểm thanh toán
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù
TK 338 có các tài khoản cấp 2 liên quan đến các khoản trích theo lương:
TK 3382: Kinh phí công đoàn
TK 3383: Bảo hiểm xã hội
TK 3385: Bảo hiểm thất nghiệp
1.3.2.3 Cách hạch toán các khoản trích theo lương
- Khi tính trích các khoản BH, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp
Nợ TK 154, 241, 623, 627, 641, 642…: Tiền lương tham gia BHXH x 23,5%
Có TK 3383 (BHXH) : Tiền lương tham gia BHXH x 17,5%
Có TK 3384 (BHYT) : Tiền lương tham gia BHXH x 3%
Có TK 3385 (BHTN) : Tiền lương tham gia BHXH x 1%
Có TK 3382 ( KPCĐ) : Tiền lương tham gia BHXH x 2%
- Trích số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ vào thu nhập công nhân viên :
Nợ TK 334: Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%
Có TK 3383: Tiền lương tham gia BHXH x 8%
Có TK 3384: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%
Có TK 3385 : Tiền lương tham gia BHXH x 1%
- Khi nộp tiền bảo hiểm
Nợ TK 3383: Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25,5%)
Nợ TK 3384: Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%)
Nợ TK 3385: Số tiền đã trích BHTN (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Nợ TK 3382: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BHXH x 34%)
- Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên
Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN khấu trừ
- Khi nộp tiền thuế TNCN
Nợ TK 3335: số Thuế TNCN phải nộp
Sơ đồ 1.2 Hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty INC Việt Nam
(Nguồn: Phòng Kế toán tại INC Việt Nam)
Hình thức sổ kế toán
Theo phụ lục 4 của Thông tư số 133/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính (Thay thế QĐ 48/2006) thì hình thức sổ kế toán bao gồm có các hình thức sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
Do giới hạn về thời gian nên em chỉ xin trình bày hình thức mà công ty em đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung trên nền máy tính
1.4.1 Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Các loại sổ của hình thức này:
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo mối quan hệ đối ứng tài khoản để thực hành và ghi sổ cái
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong liên độ kế toán theo tài khoản được mở
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu thanh toán một số chỉ tiêu tổng hợp, phân tích và kiểm tra của doanh nghiệp mà các sổ sách tổng hợp không đáp ứng được
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
1.4.2 Ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy
Theo hình thức này, công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Tuy không thể hiện được đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in được đầy đủ sổ kế toán báo cáo tài chính theo quy định Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ của hình thức ghi tay
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính
(Nguồn: Phòng Kế toán INC Việt Nam)
Chương 1 trình bày những nội dung cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương đồng thời cũng trình bày các khái niệm, chứng từ kế toán, hình thức ghi sổ kế toán và phương pháp kế toán đối với tiền lương và các khoản trích theo lương Tuy nhiên, giữa lý luận và thực tiễn có những khoảng cách nhất định, do đó việc áp dụng tổ chức công tác kế toán trong thực tế đòi hỏi sự linh hoạt, nhạy bén và phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
Trên cơ sở lý luận chung của chương 1, chương 2 của khóa luận em sẽ đi sâu tìm hiểu và phân tích thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INC VIỆT NAM
Khái quát về Công ty Cổ phần INC Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tên quốc tế: VIET NAM INC JOINT SROCK COMPANY
- Tên viết tắt: VIETNAM INC.,JSC
- Địa chỉ: Tầng 8, tòa nhà Sannam, số 78 phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
INC Việt Nam được thành lập với mục tiêu cung cấp các dịch vụ văn phòng linh hoạt và hiệu quả cho cộng đồng doanh nghiệp tại Hà Nội Sự ra đời của INC Việt Nam đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp đối với không gian làm việc chia sẻ, coworking space và các tiện ích văn phòng tiên tiến
Phát Triển Ban Đầu: Ban đầu, INC Việt Nam tập trung vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng và dịch vụ chất lượng để thu hút khách hàng Sự đầu tư vào không gian làm việc hiện đại, tiện nghi cùng với các dịch vụ hỗ trợ đã giúp INC Việt Nam thu hút được một lượng lớn các doanh nghiệp và cá nhân
Mở Rộng và Phát Triển: Với sự thành công ban đầu, INC Việt Nam đã mở rộng quy mô và phát triển mạnh mẽ Công ty không chỉ mở thêm các văn phòng mới mà còn mở rộng các dịch vụ và tiện ích, như phòng họp, phòng làm việc riêng, và các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp Định Hình Tầm Nhìn và Sứ Mệnh: INC Việt Nam đã định hình tầm nhìn và sứ mệnh của mình, nhằm trở thành biểu tượng của niềm tin và lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực văn phòng thông minh tại Việt Nam Sứ mệnh của INC Việt Nam là cung cấp dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp và hiện đại, giúp các doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình
Hiện nay, INC Việt Nam vẫn đang tiếp tục phát triển và mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường Sự cam kết với chất lượng và sự phục vụ tận tâm đã giúp INC Việt Nam xây dựng và duy trì một cộng đồng doanh nghiệp lớn và đa dạng Những giai đoạn và sự kiện trên có thể đã đóng vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần INC Việt Nam, và đồng thời đã định hình chiến lược và vị thế cạnh tranh của công ty trong thị trường
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
* Chức năng và nhiệm vụ:
- Cung cấp dịch vụ văn phòng: Chức năng chính của công ty có thể là cung cấp các dịch vụ văn phòng như cho thuê không gian làm việc, dịch vụ hỗ trợ văn phòng, tiếp tân và quản lý nhà
- Tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp: Công ty có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ cho các doanh nghiệp, bao gồm tư vấn pháp lý, tài chính, quản lý và marketing
- Tổ chức sự kiện: Nhiệm vụ của công ty có thể bao gồm tổ chức các sự kiện doanh nghiệp như hội thảo, hội nghị, buổi tiệc và triển lãm
- Quản lý tài sản: Công ty có thể chịu trách nhiệm quản lý tài sản văn phòng cho các doanh nghiệp, bao gồm quản lý bất động sản và trang thiết bị
- Bất động sản: Công ty có thể hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, căn hộ hoặc khu văn phòng hỗn hợp
- Dịch vụ văn phòng: Công ty có thể chuyên về cung cấp các dịch vụ văn phòng như cho thuê không gian làm việc, dịch vụ tiếp tân, quản lý và hỗ trợ văn phòng
- Tư vấn doanh nghiệp: Công ty có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ cho các doanh nghiệp về các lĩnh vực như pháp lý, tài chính, quản lý và marketing
- Tổ chức sự kiện: Công ty có thể chuyên tổ chức các sự kiện doanh nghiệp và xã hội như hội thảo, hội nghị, buổi tiệc và triển lãm
Tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh và mục tiêu cụ thể của Công ty Cổ phần INC Việt Nam, các chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh có thể được tinh chỉnh và điều chỉnh để phản ánh sự phát triển và thị trường mục tiêu của
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại INC Việt Nam
(Nguồn: Phòng HCNS tại INC Việt Nam) Giám đốc , ông Trần Ngọc Thắng, là người đứng đầu của công ty, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh và xây dựng mối quan hệ hợp tác Ông cũng lãnh đạo các bộ phận, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và phê duyệt báo cáo của họ Từ đó đưa ra quy định chung, thiết lập chế độ về lương thưởng và các chính sách khác để đảm bảo tuân thủ và hiệu quả làm việc
Phòng Kế toán chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra và xử lý dữ liệu kế toán để đảm bảo tuân thủ chính sách và tiêu chuẩn kế toán hiện hành; đồng thời lập các báo cáo tài chính và chi tiết định kỳ, cũng như báo cáo thuế và quyết toán thuế, và duy trì lưu trữ các tài liệu và chứng từ kế toán theo quy định Họ cũng theo dõi và thực hiện các giao dịch thu - chi của công ty, quản lý công nợ và cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh và chiếm dụng vốn từ khách hàng cho nhà quản lý Dựa trên thông tin này, họ đề xuất biện pháp để xử lý các công nợ phải thu khó đòi cho công ty
Phòng Kinh doanh đảm nhiệm việc tham mưu cho Giám đốc về các chính sách chiến lược kinh doanh để đưa các dịch vụ của công ty vào thị trường, chịu trách nhiệm nghiên cứu và phát triển các mô hình thiết kế, sơ đồ công trình và mở rộng thị trường
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam 24 1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần INC Việt Nam
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần INC Việt Nam
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy Phòng Kế toán tại INC Việt Nam
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty cổ phần INC Việt Nam)
Kế toán trưởng, bà Hoàng Diệu Hương có trách nhiệm tham mưu giúp Ban Giám đốc sử dụng nguồn vốn một cách hợp lý; duyệt các phiếu thu chi tiền mặt, ủy nhiệm chi và thu, cùng việc theo dõi thực chi và báo cáo hàng ngày Họ phải đảm bảo
Kế toán trưởng Hoàng Diệu Hương
Thủ quỹ Nguyễn Thu Hoài
Kế toán lương và các lương trích theo lương
Hà Thị Mai duyệt các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán Kế toán trưởng cũng có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản các chứng từ, tài liệu kế toán của công ty, đồng thời giữ bí mật về các số liệu và tài liệu này
Kế toán tổng hợp, Nguyễn Thị Hồng Chiêm thực hiện việc ghi sổ các giao dịch kinh tế liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp theo đúng quy định và tiêu chuẩn kế toán tại công ty, đảm bảo sự cân đối giữa sổ sách và chứng từ; Theo dõi và đối chiếu công nợ phải thu, phải trả định kỳ và thúc đẩy quá trình thu hồi công nợ, đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi; Lập kế hoạch thanh toán định kỳ, các chứng từ phiếu thu chi tiền mặt, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu; Tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo liên quan đến thuế, lưu trữ và sắp xếp các chứng từ kế toán theo quy định;
Thủ quỹ, bà Nguyễn Thu Hoài theo dõi và quản lý mọi hoạt động thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty một cách tỉ mỉ và chính xác; Kiểm tra và so sánh các khoản tiền gửi, đầu tư và các loại chứng từ khác liên quan đến phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có tại ngân hàng; Đề xuất và lập kế hoạch thanh toán với các nhà cung cấp; Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ theo quy định
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, bà Hà Thị Mai thực hiện kiểm tra và giám sát quá trình chấm công của từng đội thi công và các phòng ban trong công ty; Tính toán một cách đầy đủ và chính xác các chính sách và quy định về tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp cần trả cho nhân viên; Tạo bảng thanh toán lương và các khoản phụ cấp, đồng thời trích các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) theo quy định hiện hành; Phân bổ chính xác các khoản tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí phù hợp
2.2.2 Đặc điểm chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam
Hiện nay, Công ty Cổ phần INC Việt Nam đang thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính Niên độ kế toán áp dụng là từ ngày 01/01 (dương lịch) đến ngày 31/12 (dương lịch) của cùng một năm
Công ty hạch toán theo chu kỳ tháng và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Các giao dịch kinh tế, chứng từ, sổ sách và báo cáo đều sử dụng đơn vị tiền tệ chung là Việt Nam Đồng (VNĐ)
Bắt nguồn từ yêu cầu của hoạt động kinh doanh, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung Mọi chứng từ thu thập từ các phòng ban đều trải qua quy trình kiểm tra và xử lý trước khi được gửi về Phòng Kế toán để thực hiện ghi sổ kế toán và tạo ra các báo cáo cho công ty Hiện tại, công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán MISA kết hợp với việc sử dụng Excel trên máy tính để tạo ra bảng biểu và các bảng tính kế toán
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ trong sử dụng phần mềm kế toán MISA
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty cổ phần INC Việt Nam)
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết
Các báo cáo kế toán
Xử lý tự động theo chương trình
2.3 Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam
2.3.1 Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam a Đặc điểm về lao động:
Do thời gian nghiên cứu có hạn, em xin phép chỉ phân tích về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên chính thức tại Công ty cổ phần INC Việt Nam
Bảng 2.1 Số lượng lao động chính thức tại công ty cổ phần INC Việt Nam
Số thứ tự Các phòng ban Số lượng lao động
(Nguồn: Phòng HCNS tại INC Việt Nam) b Hình thức trả lương:
Hàng tháng, sau khi nhận được bảng chấm công được xác nhận bởi tất cả các công nhân viên, bộ phận kế toán tiền lương tiến hành kiểm tra sự chính xác và đầy đủ của thông tin để lập bảng thanh toán lương Đồng thời, họ cũng trích các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) theo quy định hiện hành và gửi cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc xét duyệt Sau khi được xác nhận, bộ phận kế toán tiền lương thực hiện trả lương cho tất cả các công nhân viên chính thức thông qua chuyển khoản vào tài khoản VP Bank vào ngày 10 hàng tháng
Các công nhân viên thử việc sẽ được hưởng 85% lương chính thức theo thỏa thuận và thời gian thử việc được công ty quy định như sau: Đối với cán bộ và nhân viên làm việc tại các phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự, phòng tài chính - kế toán, và phòng kỹ thuật, thời gian thử việc là 01 tháng Công ty có thể sử dụng nhiều hình thức trả lương khác nhau như trả lương hàng tháng, hàng tuần hoặc theo dự án tùy thuộc vào nhu cầu và chính sách của công ty Hình thức trả lương có thể bao gồm việc chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên hoặc trả tiền mặt
Công tác tổ chức chi trả tiền lương là một trong những vấn đề quan trọng, thu hút sự quan tâm của cán bộ và nhân viên toàn bộ trong doanh nghiệp nhằm động viên khuyến khích người lao động phát huy tinh thần dân chủ ở cơ sở, giao cho người lao động sự hăng say, sáng tạo, nâng cao năng suất lao động để tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội Hiện nay công ty áp dụng cả hai hình thức trả lương như sau:
Lương thời gian = Lương cơ bản+Phụ cấp theo chế độ
Tổng số ngày làm việc trong tháng 𝑥 Số ngày làm việc thực tế Các khoản phụ cấp:
Bảng 2.2 Mức lương cơ bản áp dụng cho nhân viên văn phòng
Chỉ tiêu Lương cơ bản
Trung cấp 4,680,000 600,000 150,000 120,000 200,000 Tùy vị trí
Cao đẳng 4,980,000 600,000 150,000 120,000 400,000 Tùy vị trí Đại học 5,200,000 600,000 150,000 120,000 600,000 Tùy vị trí
Trên đại học 5,880,000 600,000 150,000 120,000 800,000 Tùy vị trí
(Nguồn: Phòng HCNS tại INC Việt Nam)
Theo quy định hiện hành những ngày nghỉ đi họp, công nhân viên được hưởng 100% lương cấp bậc, những ngày nghỉ ốm, nghỉ chữa bệnh, tai nạn lao động, công nhân được hưởng trợ cấp BHXH 75%
BHXH = (Lương cơ bản + PC hợp đồng) x 8%
BHYT = (Lương cơ bản + PC hợp đồng) x 1.5%
BHXH = (Lương cơ bản + PC hợp đồng) x 1%
Nhân viên nữ của công ty được nghỉ thai sản theo quy định của nhà nước hoa hồng chế độ phụ cấp theo luật bảo hiểm xã hội thời gian nghỉ là 6 tháng Nếu nhân viên sức khỏe tốt có thể đi làm sớm hơn và phải có giấy xác nhận đảm bảo đủ sức khỏe của bệnh viện
Chế độ nghỉ ốm, nghỉ phép: mỗi nhân viên trong một năm làm việc sẽ có 12 ngày phép năm Nhân viên có thể nghỉ và bất cứ thời gian nào trong năm Nếu nhân viên không nghỉ thì 12 ngày phép này cuối năm công ty sẽ chi trả bằng cách quy đổi ra tiền mặt Lấy lương ngày công nhân hai rồi nhân với số ngày phép
Công ty áp dụng quy định tại Khoản 1, Điều 112 và Khoản 1, Điều 115 Bộ Luật Lao động năm 2019 Đối với ngày nghỉ làm việc hưởng nguyên lương như sau:
(a) Tết Dương lịch: 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch);
(c) Ngày Chiến thắng: 01 ngày (ngày 30 tháng 04 dương lịch);
(d) Ngày Quốc tế lao động: 01 ngày (ngày 01 tháng 05 dương lịch);
(e) Quốc Khánh: 02 ngày (ngày 02 tháng 09 dương lịch và 01 ngày liền kề trước hoặc sau);
(f) Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: 01 ngày (ngày 10 tháng 03 âm lịch) Đối với ngày nghỉ việc riêng hưởng nguyên lương như sau:
(a) Kết hôn: nghỉ 03 ngày; Khóa luận tốt nghiệp
(b) Con đẻ, con nuôi kết hôn: nghỉ 01 ngày;
Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần INC Việt Nam
Công ty INC Việt Nam đã không ngừng nỗ lực và hoàn thiện từ khi thành lập cố vị thế trên thị trường dịch vụ văn phòng Trải qua những năm qua, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng khích lệ Để đạt được điều này, công ty đã thiết lập các chính sách quản lý hiệu quả, hoạt động một cách có trách nhiệm và đưa ra các biện pháp xử lý rủi ro kịp thời Quan trọng hơn, công ty luôn giữ vững lòng tin của khách hàng
Trong quá trình thực tập tại Công ty INC Việt Nam, em đã có cơ hội tiếp xúc và nắm bắt thêm về công tác kế toán trong môi trường doanh nghiệp nói chung, và công tác kế toán tiền lương cũng như các khoản trích theo lương nói riêng Dựa trên trải nghiệm của mình, em muốn đề xuất những điểm mạnh cần được khuyến khích, cũng như những hạn chế cần được khắc phục trong công ty
2.4.2 Những kết quả đạt được
Về tổ chức bộ máy kế toán, bộ máy này của công ty được tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của công ty Đội ngũ kế toán của công ty hầu hết đều có trình độ cao đẳng trở lên và có kinh nghiệm trong ngành Kế toán trưởng, là người đứng đầu bộ máy kế toán, luôn cập nhật các thay đổi của chính sách kế toán theo quy định và chuẩn mực kế toán Việt Nam, và hướng dẫn các kế toán viên áp dụng chính xác và hiệu quả Nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán được phân chia cụ thể và rõ ràng, giúp hạch toán được thực hiện một cách chủ động và đảm bảo đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh
Về hình thức kế toán, công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và thực hiện kế toán trên máy tính, phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của công ty Giao diện của phần mềm kế toán dễ hiểu và dễ sử dụng, được phân quyền cụ thể theo chuyên môn của từng kế toán viên Điều này giúp giảm bớt việc ghi sổ bằng tay và cung cấp các báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho cấp trên một cách nhanh chóng và thuận tiện
Về công tác lưu trữ hồ sơ của công nhân viên, công ty rất chú trọng vào việc này Toàn bộ hồ sơ nhân viên được lưu trữ và sắp xếp theo phòng ban tương ứng Điều này giúp công ty có thể cung cấp đầy đủ chứng từ khi có đoàn thanh tra từ cấp trên hoặc từ cơ quan thuế Tất cả nhân viên làm việc từ 01 tháng trở lên đều phải cung cấp hồ sơ cho phòng Hành chính nhân sự, bao gồm sơ yếu lý lịch tự thuật, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, và giấy khám sức khỏe từ cấp huyện trở lên, bằng tốt nghiệp (Photo công chứng 01 bản), giấy khai sinh (Photo công chứng 01 bản, giấy xác nhận nhân sự (Do công an địa phương cấp, ảnh 3*4 (để trong phong bì 04 tấm)
Về thời gian ký hợp đồng lao động với công nhân viên, Công ty tuân thủ quy định của nhà nước về việc ký hợp đồng lao động và Phòng Hành chính nhân sự đảm bảo thực hiện đầy đủ và kịp thời Quy trình ký hợp đồng lao động, thời hạn, quyền lợi, và các điều khoản khác giữa công ty và công nhân viên được quy định rõ ràng trong từng loại hợp đồng Sau khi thông qua vòng phỏng vấn và bắt đầu đi làm, vào ngày làm việc đầu tiên, công nhân viên sẽ ký hợp đồng thử việc Khi kết thúc thời hạn thử việc theo hợp đồng, sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động thời hạn 1 năm Tiếp theo, sau khi hết 1 năm, công ty sẽ xem xét và nếu thấy phù hợp, công nhân viên sẽ được ký tiếp hợp đồng lao động thời hạn 2 năm Khi kết thúc 2 năm, sẽ tiến hành ký hợp đồng vô thời hạn
Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tiền lương của công nhân viên được tính toán đúng theo số giờ, ngày công đi làm thực tế và các ngày nghỉ phép được hưởng lương Công ty áp dụng hình thức trả lương phù hợp, tạo động lực cho người lao động làm việc chăm chỉ, nhiệt tình, đặc biệt là đối với hình thức trả lương theo giờ gCác chứng từ liên quan đến tiền lương như bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành đều được công bố cho toàn thể cán bộ và công nhân viên, bao gồm cả những người làm việc chính thức hoặc làm việc theo giờ, và có chữ ký xác nhận của tất cả cán bộ và công nhân viên Riêng phiếu lương của từng nhân viên sẽ được in và bảo mật, gửi trực tiếp tới tay cán bộ và công nhân viên sau khi có đầy đủ chữ ký xác nhận từ các bảng chấm công và phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Về công tác tính thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật Việt Nam Dù số lượng công nhân viên mỗi tháng có thể biến động do sự thay đổi của công nhân viên làm việc theo giờ, nhưng kế toán tiền lương vẫn thực hiện tính thuế TNCN cho người lao động đầy đủ hàng tháng và đảm bảo nộp thuế đúng hạn, tối muộn vào ngày cuối tháng đầu tiên của quý tiếp theo Ví dụ, thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên trong quý I năm 2023 sẽ được nộp không muộn hơn ngày 30/4/2023 Đối với công nhân viên chính thức, thuế TNCN được tính sau khi được giảm trừ các khoản như BHXH, giảm trừ gia cảnh và giảm trừ bản thân Do đó, thu nhập chịu thuế thường là 0 Riêng đối với CNV làm việc theo giờ, thuế TNCN được tính dựa trên 10% thu nhập phát sinh và số tiền họ nhận được đã được trừ đi thuế TNCN phải nộp
2.4.3 Những hạn chế còn tồn tại
Thứ nhất, mặc dù công ty đã áp dụng hệ thống chứng từ theo quy định của nhà nước, nhưng vẫn còn thiếu sót Cụ thể, công ty chưa sử dụng phiếu báo làm thêm giờ Phiếu này làm rõ chi tiết các công việc cụ thể mà nhân viên thực hiện khi làm thêm giờ, bao gồm thời gian làm thêm, đơn giá và số tiền được hưởng Việc này cung cấp cơ sở cho kế toán tính trả lương cho nhân viên Phiếu báo làm thêm giờ có thể được lập cho từng cá nhân hoặc cho toàn bộ nhóm công việc
Thứ hai, trong Phiếu lương tháng 6 năm 2023, em nhận thấy công ty cung cấp một số khoản phụ cấp khác nhau cho người lao động, bao gồm phụ cấp nhà ở, xăng xe và điện thoại Mặc dù những khoản này có thể làm tăng động lực cho nhân viên trong công việc, nhưng công ty cần xem xét tính hợp lý của chúng đối với từng đối tượng công nhân viên tại các phòng ban khác nhau
Thứ ba, công ty chưa đưa ra quyết định cụ thể về số ngày nghỉ phép được tính vào lương tối đa Điều này có thể dẫn đến tình trạng nhân viên lưu phép từ năm trước và tận dụng để nghỉ bù trong một khoảng thời gian dài trong một tháng, nhưng công ty vẫn tính là nghỉ phép hưởng nguyên lương
Thứ tư, tại công ty, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng phần mềm kế toán Misa và ecxel để chấm công Với tính chất là một công ty lớn khối lượng công việc nhiều lên với việc ứng dụng tin học trong công ty như thế thì chưa đủ để đáp ứng công việc và yêu cầu của công việc nên vẫn còn tình trạng nhân viên trong phòng kế toán nói chung và nhân viên trong công ty nói riêng phải làm thêm giờ cho kịp tiến độ hoàn thành công việc được giao Thêm vào đó, công ty hiện đang sử đụng hình thức chấm công bằng máy ghi nhận vân tay được lắp tại các cơ sở của công ty Mặc dù việc chấm công bằng vân tay mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số nhược điểm Dấu vân tay có rủi ro về bảo mật thông tin cá nhân và đôi khi không nhận diện chính xác vân tay của người dùng do nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như tình trạng da tay hoặc trạng thái môi trường Một số hệ thống chấm công bằng vân tay có thể gặp phải các vấn đề kỹ thuật như hỏng hóc hoặc không hoạt động đúng cách, gây ra sự cố cho quá trình chấm công Việc triển khai và duy trì hệ thống chấm công bằng vân tay có thể đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì sau này
Thứ năm, trong môi trường văn phòng của công ty, đặc biệt là tại phòng Kế toán, không có kế hoạch cụ thể để bảo trì và nâng cấp các thiết bị máy tính Mặc dù công ty đã triển khai phần mềm kế toán để giảm thiểu công việc cho nhóm kế toán, nhưng việc cài đặt phần mềm kế toán MISA và lượng lớn các chứng từ giao dịch cần lưu trữ đòi hỏi sự sử dụng máy tính có dung lượng cao và bộ xử lý nhanh
Thứ năm, hiện tại, quá trình chấm công cho công nhân viên được thực hiện bởi phòng HCNS trên tệp Excel, sau đó được gửi lại cho bộ phận kế toán tiền lương vào cuối mỗi tháng Kế toán tiền lương sẽ nhập dữ liệu từ bảng chấm công vào phần mềm kế toán MISA Tuy nhiên, việc nhập lại dữ liệu từ bảng chấm công nhiều lần có thể gây ra sai sót, và sự chính xác của quá trình chấm công phụ thuộc hoàn toàn vào phòng HCNS mà không có sự so sánh hoặc kiểm tra từ các bộ phận khác Điều này có thể dẫn đến tình trạng sai sót trong chấm công do nguyên nhân cá nhân hoặc sơ suất từ phía phòng HCNS
Trong phần chương 2 của bài luận, em đã tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần INC Việt Nam, bao gồm lĩnh vực hoạt động, cơ cấu lao động và bộ máy quản lý Em đã khái quát các hình thức, chế độ và phương pháp kế toán được áp dụng tại công ty, đồng thời đi vào chi tiết phân tích thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Từ đó, em đã đưa ra nhận xét và đánh giá về các ưu điểm và nhược điểm cần khắc phục của công ty Tất cả những điều này làm nền tảng cho việc đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần INC Việt Nam trong phần Chương 3.
