Báo cáo giữa kỳ môn tổ chức hoạt Động doanh nghiệp truyền thông vietstarmax

Với hơn 2.000 video clipchuyên nghiệp đã được thực hiện, công ty đã chứng tỏ được khả năng sáng tạo vàchuyên môn sâu rộng trong các thể loại như TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp,talk sho

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN VIỆN BÁO CHÍ – TRUYỀN THÔNG



BÁO CÁO GIỮA KỲMÔN: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG DOANH NGHIỆP TRUYỀN THÔNG

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Quang Huy

Đoàn Văn Tân Nguyễn Thị Thu Thảo Bạch Cẩm Châu

A Khái quát về Agency

I Thông tin chung

Vietstarmax, thành lập vào năm 2008, là một trong những công ty tiên phongtrong lĩnh vực truyền thông và quảng cáo tại Việt Nam Với hơn 2.000 video clipchuyên nghiệp đã được thực hiện, công ty đã chứng tỏ được khả năng sáng tạo vàchuyên môn sâu rộng trong các thể loại như TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp,talk show, game show, reality show, tin tức, chuyên đề, phóng sự, phim tài liệulịch sử, bản tin tiêu dùng, và tin ngắn

Vietstarmax đã gặt hái thành công lớn khi nhận được Giải thưởng Quả chuôngVàng về phim quảng cáo, do Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam trao tặng, khẳng địnhchất lượng và uy tín trong ngành Công ty không chỉ cung cấp giải pháp toàn diệncho video quảng cáo mà còn thực hiện từng bước quan trọng trong quy trình sảnxuất: từ quay phim tiền kỳ, dựng hậu kỳ, đến phát hành video trên các kênh truyềnthông online và offline Sự chú trọng vào từng chi tiết và cam kết mang lại hiệuquả tối ưu cho khách hàng đã giúp Vietstarmax tạo ra nhiều chiến dịch truyềnthông ấn tượng Các sản phẩm của Vietstarmax thường có sức lan tỏa mạnh mẽtrong cộng đồng và xã hội Nhiều video quảng cáo viral của công ty đã đạt đượcthành công vượt trội, với hàng triệu lượt xem, hàng ngàn bình luận và chia sẻ,chứng tỏ khả năng kết nối sâu rộng với khán giả và tạo tiếng vang lớn trong thịtrường

II Quá trình hình thành và phát triển công ty

Sau khi thành lập, công ty bắt tay vào làm dự án Chương trình truyền hìnhđầu tiên năm 2009 mang tên “Con đường doanh nhân” (nay là “Doanh nhân thờihội nhập”) Với mỗi số, Ban Tổ chức sẽ mời 1 doanh nhân chia sẻ hành trình pháttriển công ty của họ, thường là những doanh nghiệp mới nổi Chương trình manglại sự kết nối giữa công ty và các doanh nhân đó

Năm 2012, công ty mua bản quyền chương trình “Đuổi hình bắt chữ”, kếthợp cùng Đài Truyền hình Hà Nội để phát triển trong khoảng 8 năm

Năm 2014, Vietstarmax tập trung vào mảng làm phim, TVC, quảng cáo,truyền thông…

Đến năm 2018, với sự bùng nổ của mạng xã hội TikTok, Youtube,Facebook, công ty sản xuất các nội dung Parody

Hiện tại, Vietstarmax vẫn duy trì phong độ của mình khi hợp tác với nhiều nhãn

III Tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi

1 Tầm nhìn

Vietstarmax sẽ trở thành một Agency truyền thông quảng cáo đứng Top 5 tại ViệtNam vào năm 2025 và trở thành Nhà sản xuất Phim quảng cáo Top 1 tại Việt Namvào năm 2025

2 Sứ mệnh

Vietstarmax mang sứ mệnh thực hiện cho khách hàng Tổng thể giải pháp truyềnthông hiệu quả sáng tạo với chi phí tối ưu nhất

3 Giá trị cốt lõi

6 giá trị cốt lõi chính bao gồm:

- Lòng Biết ơn: Vietstarmax luôn tâm niệm câu “ăn quả nhớ người trồng cây”.

Chúng tôi: Biết ơn khách hàng, Biết ơn nhân viên, Biết ơn đồng đội, Biết ơnlãnh đạo và Biết ơn cổ đông

- Con người: Là tài sản quan trọng nhất Mỗi thành viên tham gia vào môi

trường Vietstarmax đều có thể phát huy tối đa khả năng của mình và làmgiàu cho bản thân Thước đo sự phát triển của Vietstarmax chính là sự pháttriển về nhân cách, năng lực và tài chính của từng thành viên thuộcVietstarmax

- Năng động, sáng tạo: Là giá trị cốt lõi luôn được chú trọng khuyến khích và

phát huy ở Vietstarmax Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực truyềnthông giải trí có tốc độ thay đổi rất nhanh, vì vậy tự do đổi mới và năngđộng sáng tạo là yếu tố tiên quyết để giúp Vietstarmax trở thành công tyhàng đầu

- Tinh thần khởi nghiệp: Vietstarmax không cho phép cá nhân được tự cao tự

đại thoả mãn những gì đang có Vì vậy hơn bao giờ hết chúng tôi luôn đặtmình vào mọi công việc với tinh thần khởi nghiệp

- Sức mạnh tập thể: Là chìa khóa đi đến thành công, là nhân tố tạo nên sức

mạnh của Vietstarmax Đoàn kết được tạo ra từ sự kết hợp, bổ sung giữa các

cá nhân với năng lực và cá tính riêng biệt, giữa các đơn vị thành viên với cácchiến lược phát triển và ưu thế khác nhau Chúng tôi luôn đề cao và phát huy

sự đoàn kết, gắn bó của các thành viên

- Dân chủ và công bằng: Dân chủ và Công bằng là giá trị được hình thành

trong môi trường Vietstarmax phong cách quản lý dân chủ và công bằng tạiVietstarmax tạo điều kiện phát huy tối đa năng lực và thế mạnh của mỗi cánhân, tạo niềm tin cho mỗi nhân viên trong việc đóng góp xây dựng công ty

IV SWOT

- Điểm mạnh: Là công ty có đội ngũ nhân viên giỏi có trình độ cao đã gắn bó

với công ty thời gian tới 12 năm; đầu tư chỉn chu cơ sở vật chất từ khi thànhlập

- Điểm yếu: Là công ty chậm phát triển hơn so với tốc độ hiện tại của toàn

ngành truyền thông; khó cạnh tranh với các Agency mới thành lập; bộ máynhiều nhân sự gây cồng kềnh, khó tối ưu hóa công việc

- Cơ hội: Trở thành một Agency truyền thông tổng thể dựa trên nền tảng đang

là nhà sản xuất phim quảng cáo TOP 1 tại Miền Bắc

- Thách thức: Trình độ Nhân sự mới trong mảng truyền thông còn đang yếu,

tỷ lệ chênh lệch trình độ khá cao, cần bổ sung và nâng cao trình độ; thịtrường quan tâm đến khả năng sáng tạo hơn là độ uy tín lâu năm của công ty

B Khảo sát thực tế tại Agency

I Mô hình tổ chức hoạt động của Agency

Agency có danh mục dịch vụ đa dạng:

 Dịch vụ sản xuất phim - hình ảnh: sản xuất Phim Quảng Cáo Tvc, Phim

Viral Video, Phim Doanh Nghiệp, Phim Quảng cáo 3D Animation, Phim Dự

Án Bất Động Sản, chụp ảnh quảng cáo, thu âm quảng cáo, sản xuất Chươngtrình Truyền Hình

 Dịch vụ Booking Quảng Cáo Media: dịch vụ Truyền thông tổng thể, quảng

cáo Truyền Hình, quảng cáo Radio Voice, quảng cáo thang máy, quảng cáo

xe buýt, quảng cáo biển ngoài trời, booking người nổi tiếng kol, dịch vụ tổchức sự kiện

 Dịch vụ Marketing Online: thiết kế website, quảng cáo bài Pr, quảng cáo

banner trên báo, quảng cáo Facebook, quảng cáo zalo, quảng cáo Youtube,quảng cáo Google, quảng cáo Tiktok

Cấu trúc tổ chức theo mô hình đa bộ phận: Agency được phân chia thành các bộphận chuyên biệt, bao gồm bộ phận kinh doanh, bộ phận truyền thông (với cácnhóm nội dung, quảng cáo, và lập kế hoạch), bộ phận hành chính - kế toán, và bộphận sản xuất (gồm phòng sáng tạo, phòng sản xuất, và phòng đồ họa dựng phim).Mỗi bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ chuyên sâu và có vai trò quan trọng trongtoàn bộ cấu trúc của agency, phối hợp với nhau chặt chẽ để hình thành một hệthống vận hành đồng bộ và hiệu quả

Dự án trong nhiều lĩnh vực: Khi tham gia vào nhiều dự án ở các lĩnh vực khácnhau, agency cho thấy khả năng nhanh nhạy và thích ứng tốt với nhiều loại yêucầu Sự am hiểu sâu sắc trong từng lĩnh vực cho phép agency linh hoạt áp dụngkiến thức vào từng bối cảnh, đảm bảo mỗi dự án đạt được hiệu quả cao nhất vídụ:

 Lĩnh vực ngân hàng: BIDV, Vietcombank, Ngân hàng SHB, HD Bank, Liên

Việt Post Bank

 Lĩnh vực y tế: Bách Niên Kiện, Hoa Thiên Phú, Dược phẩm Tuệ Linh, Eco

Pharma, Traphaco, Bệnh viện Melatec, Dược phẩm Việt Đức, Bio AciminFiber, Fobic, Sohaco

 Lĩnh vực thực phẩm: Cốm OBH, Habeco, Bia Đại Việt, Bánh kẹo Richy,

Sữa chua Yo Oat, Bánh Kẹo Tràng An

 Lĩnh vực thiết bị gia dụng, hàng tiêu dùng: Sunhouse, Elmich, Kangaroo,

Karofi, Nagakawa, Ferroli, Media Mart, đệm Sông Hồng

 Lĩnh vực viễn thông: Viettel, FEG

 Lĩnh vực xây dựng: Tập đoàn Nhựa Đông Á, Nhựa Tiền Phong, Viglacera,

Sơn Falcon, Fecon, Sơn Megatex, Xi măng Long Sơn, Sơn Hà, Sơn Galaxy,Khoá Việt Tiệp …

 Lĩnh vực vàng bạc đá quý: Bảo Tín Minh Châu

 Lĩnh vực ô tô: Hyundai Thành Công, Veam Motor

 Lĩnh vực in ấn: Giấy Hải Tiến

Quan hệ đối tác đa dạng: Mạng lưới đối tác đa dạng chính là minh chứng chosức mạnh và uy tín của agency, mở ra nhiều cơ hội để cung cấp dịch vụ toàn diện,

từ các kênh truyền thông truyền thống cho đến tiếp thị kỹ thuật số hiện đại Nhờ

đó, Vietstarmax có thể linh hoạt đáp ứng những yêu cầu đa dạng và phức tạp củakhách hàng từ nhiều lĩnh vực khác nhau, mang đến những giải pháp độc đáo vàhiệu quả hơn Agency duy trì quan hệ hợp tác với nhiều đối tác khác nhau trongcác ngành công nghiệp đa dạng, từ công nghệ đến truyền thông, quảng cáo

 Đối tác truyền thông: Truyền Hình HTV, VTV1, VTV2, VTV3, VTV5, Đài

Phát thanh - Truyền hình Hà Nội, Vnexpress, Báo Lao Động, Báo Tuổi Trẻ,Báo Pháp Luật, Báo tiền Phong, Báo Dân Trí, Báo điện tử VTV

 Đối tác quảng cáo: Facebook, Google

 Đối tác công nghệ: Vccorp

Chứng nhận và giải thưởng: Công ty đã đạt được Giải thưởng Quả chuôngVàng Do Hiệp hội quảng cáo Việt Nam trao tặng, Best Solution Awards 2023,Bằng khen Hiệp hội Quảng Cáo Việt Nam năm 2015, Bằng khen Liên hoan phimtruyền hình toàn quốc lần thứ 37, Giải thưởng sáng tạo nội dung số Việt Nam năm

2023 hạng mục Nhà sáng tạo nội dung số xuất sắc

II Cơ cấu tổ chức

1 Phân loại lao động của công ty

1.1 Cấu trúc phân loại lao động

Phân loại theo chức danh và vai trò:

Media, Trưởng phòng HC - KT

 Nhân viên chuyên môn: Chuyên viên truyền thông, Biên tập viên, Nhân viênthiết kế đồ họa dựng phim , Chuyên viên SEO

 Nhân viên hỗ trợ: Nhân viên hành chính, Lễ tân

Phân loại theo cấp bậc:

phận

 Cấp trung: Trưởng phòng, Quản lý dự án

 Cấp thấp: Nhân viên chính thức, Thực tập sinh.

Phân loại theo phòng ban:

 Phòng truyền thông: Chuyên trách các chiến dịch truyền thông, PR

Phân loại theo hình thức lao động:

1.2 Tiêu chí phân loại lao động

Phân loại theo Kỹ năng và trình độ:

dung, thiết kế đồ họa, hoặc quản lý dự án

 Kỹ năng mềm: Giao tiếp, làm việc nhóm, tư duy sáng tạo

Phân loại theo Kinh nghiệm:

 Mới vào nghề: Nhân viên thực tập, hoặc mới ra trường

 Có kinh nghiệm: Nhân viên từ 2-5 năm kinh nghiệm.

 Chuyên gia: Nhân viên có trên 5 năm kinh nghiệm trong ngành

Phân loại theo Thời gian làm việc:

 Toàn thời gian: Nhân viên làm việc 40 giờ/tuần

 Bán thời gian: Nhân viên làm việc theo dự án hoặc theo hợp đồng ngắn hạn(freelancer)

KT, Sản xuất và CN TP.HCM Mỗi phòng ban sẽ chịu trách nhiệm về nhân sự củamình.

Vietstarmax chia làm 2 phân cấp quyền hạn:

 Bộ phận Sản xuất: Phụ trách các công việc sáng tạo, sản xuất và hậu kỳ

kinh doanh tại khu vực TP.HCM

Việc phân bổ quyền hạn như vậy mang lại nhiều lợi ích cho công ty:

 Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận

phẩm

 Trách nhiệm của mọi nhân sự và tất cả các bộ phận được cố định, giúp phầnviệc báo cáo tiến độ công việc được rành mạch, rõ ràng hơn

 Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người quản trị chung

Tuy nhiên, vẫn tồn tại vài nhược điểm có thể xảy ra như:

 Rủi ro xung đột quyền lực, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban: Quá trìnhgiải quyết các công việc chung, các dự án liên phòng ban dễ nảy sinh tranhcãi, xung đột trong ban quản lý

 Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý.Điều này có thể dẫn đến sự kém linh hoạt khi môi trường kinh doanh thayđổi hoặc yêu cầu nhiều sự kết hợp nhanh chóng giữa các phòng ban khácnhau

 Quá trình thăng tiến lên các vị trị cao hơn gặp khó khăn (nếu không có kiếnthức chung trong các công việc liên quan đến phòng ban khác)

3 Tổ chức phòng ban

Phân bổ nguồn lực:

Ban Giám đốc: 4 người: 1 Tổng giám đốc và 3 Phó Tổng giám đốc

Bộ phận kinh doanh: 6 người (chia làm 2 phòng)

Bộ phận media: 4 người (1 Ads, 2 Content, 2 Plan)

Bộ phận HC-KT: 4 người (1 nhân sự, 1 lễ tân, 2 kế toán)

Bộ phận sản xuất: 13 người ( 4 nhân sự phòng dựng phim, 3 nhân sự phòng sảnxuất, 6 nhân sự phòng sáng tạo)

Chi nhánh HCM: 7 người ( 2 nhân sự phòng sản xuất, 5 nhân sự phòng kinhdoanh)

Nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận:

- Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển cơ hội kinh

doanh mới, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác, đàm phán và

ký kết hợp đồng, theo dõi và phân tích hiệu quả bán hàng, đảm bảo doanhthu đạt mục tiêu

- Bộ phận Media: Quản lý và thực hiện các chiến dịch truyền thông, quảng

cáo và PR

 Team Content: Chịu trách nhiệm tạo và quản lý nội dung truyền thông, từviệc viết bài, sản xuất video đến việc cập nhật nội dung trên các nền tảngtruyền thông

 Team Ads: Xây dựng và triển khai các chiến dịch quảng cáo, bao gồm việcthiết kế quảng cáo, đặt quảng cáo và theo dõi hiệu quả của các chiến dịch

 Team plan: Phân tích và lập kế hoạch truyền thông dài hạn, thiết lập chiếnlược và mục tiêu cho các hoạt động truyền thông và quảng cáo

- Bộ phận Hành chính - Kỹ thuật: Quản lý các hoạt động hành chính và kỹ

thuật của công ty

dụng, đào tạo, phát triển nhân viên và giải quyết các vấn đề hành chính

 Phòng kế toán: Đảm bảo quản lý tài chính của công ty, bao gồm lập kếhoạch ngân sách, theo dõi các khoản chi phí và doanh thu, thực hiện các báocáo tài chính.

- Bộ phận sản xuất:

 Phòng sáng tạo: Phát triển ý tưởng sáng tạo cho các dự án truyền thông, baogồm việc thiết kế và lên ý tưởng cho các chiến dịch quảng cáo, video, và cácsản phẩm truyền thông khác

 Phòng sản xuất: Thực hiện quá trình sản xuất nội dung, bao gồm quay phim,ghi âm, và xử lý các yếu tố kỹ thuật trong quá trình sản xuất

 Phòng đồ họa dựng phim: Thực hiện các công việc liên quan đến thiết kế đồhọa và dựng phim, bao gồm chỉnh sửa video, tạo hiệu ứng hình ảnh và đồhọa động cho các sản phẩm truyền thông

4 Quy trình làm việc của các phòng ban

 Bộ phận Kinh doanh

Bước 1: Tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới (qua nghiên cứu thị trường, sự kiện,mạng lưới quan hệ)

Bước 2: Tiếp cận khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ

Bước 3: Đàm phán và thuyết phục khách hàng về dịch vụ, giá cả

Bước 4: Ký kết hợp đồng với khách hàng và đối tác

Bước 5: Theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng và đo lường hiệu quả kinh doanh.Bước 6: Phân tích kết quả bán hàng, đảm bảo doanh thu đạt mục tiêu

 Bộ phận Media

- Team Content:

Bước 1: Tiếp nhận brief từ team Plan về yêu cầu nội dung

Bước 2: Tạo ý tưởng nội dung phù hợp với mục tiêu truyền thông

Bước 3: Viết bài, sản xuất video, hoặc thiết kế nội dung đa phương tiện

Bước 4: Đăng tải và quản lý nội dung trên các nền tảng (website, mạng xã hội, báochí)

Bước 5: Theo dõi hiệu quả và tương tác từ người dùng, điều chỉnh nội dung nếucần

- Team Ads:

Bước 1: Nhận yêu cầu từ team Plan về chiến dịch quảng cáo

Bước 2: Xây dựng kế hoạch quảng cáo (chọn nền tảng, định dạng, ngân sách).Bước 3: Thiết kế và phát triển nội dung quảng cáo (banner, video, v.v.)

Bước 4: Đặt quảng cáo trên các nền tảng (Facebook Ads, Google Ads, v.v.)

Bước 5: Theo dõi và tối ưu hóa quảng cáo theo thời gian thực

Bước 6: Báo cáo kết quả chiến dịch cho bộ phận liên quan và khách hàng

- Team Plan:

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và đối tượng khách hàng mục tiêu

Bước 2: Lập chiến lược truyền thông dài hạn dựa trên mục tiêu của khách hàng.Bước 3: Xác định các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) và mục tiêu cần đạt

Bước 4: Phối hợp với các team Content, Ads để triển khai kế hoạch

 Bộ phận Hành chính - Kế toán

- Phòng Hành chính Nhân sự (HCNS)

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận

Bước 2: Thực hiện quy trình tuyển dụng (đăng tuyển, phỏng vấn, chọn lọc)

Bước 3: Đào tạo và phát triển nhân sự mới

Bước 4: Quản lý và giải quyết các vấn đề về lương thưởng, chế độ, hợp đồng laođộng

Bước 5: Quản lý và điều chỉnh các chính sách liên quan đến nhân sự

- Phòng Kế toán

Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách hàng năm cho công ty

Bước 2: Theo dõi các khoản chi phí và doanh thu

Bước 3: Đảm bảo việc thanh toán và quản lý các khoản phải thu, phải trả

Bước 4: Lập các báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm

Bước 5: Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và tài chính

- Phòng Sáng tạo:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu sáng tạo từ khách hàng hoặc team Plan

Bước 2: Phát triển ý tưởng và concept sáng tạo cho chiến dịch

Bước 3: Thiết kế các sản phẩm truyền thông (hình ảnh, video, nội dung sáng tạo).Bước 4: Phối hợp với team sản xuất và đồ họa để triển khai ý tưởng

- Phòng Sản xuất:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ phòng sáng tạo hoặc khách hàng

Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết cho quá trình quay phim, ghi âm, sản xuất nội dung.Bước 3: Thực hiện các công đoạn kỹ thuật như quay phim, chụp hình, ghi âm.Bước 4: Hoàn thiện các sản phẩm sau khi sản xuất (hậu kỳ, chỉnh sửa)

- Phòng Đồ họa & Dựng phim:

Bước 1: Nhận yêu cầu thiết kế hoặc chỉnh sửa từ phòng sáng tạo hoặc sản xuất.Bước 2: Thực hiện công đoạn chỉnh sửa video, thiết kế đồ họa, và tạo hiệu ứnghình ảnh

Bước 3: Kiểm tra và tối ưu hóa sản phẩm truyền thông trước khi giao nộp

Bước 4: Bàn giao sản phẩm hoàn thiện cho khách hàng hoặc các bộ phận liên quan

III Lĩnh vực hoạt động của Agency

1 Các dịch vụ truyền thông

Các dịch vụ truyền thông của Vietstarmax bao gồm:

 Dịch vụ sản xuất phim - hình ảnh

Vietstarmax Vietstarmax là công ty chuyên sản xuất phim, đặt biệt là phimquảng cáo, xử lý hậu kỳ, kỹ xảo 3D, 2D animation, thiết kế nhân vật hoạthình

ghép với hình ảnh thương hiệu Khi Viral nhận được sự đồng cảm từ người