báo cáo cuối kỳ môn tổ chức sự kiện sự kiện the face tdtu2023

Em tin rằng đây không chỉ là cơ hội quảng bá thương hiệu tốt cho Quý công ty mà còn là một cơ hội đặc biệt để thể hiện sự quan tâm và đầu tư cho thế hệ sinh viên.Sự quan tâm và giúp đỡ c

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÁO CÁO CUỐI KỲ

MÔN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

SỰ KIỆN THE FACE TDTU2023

Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Bích Tuyền Sinh viên thực hiện: Ngô Nguyễn Ngân Hà MSSV: 32001010

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 04 NĂM 2023

Bố cục

Phần 1 Các thức đăng ký và thể lệ cuộc thi theo từng vòng

Phần 2 Thư mời tài trợ, quyền lợi và trách nhiệm của nhà tài trợ

Phần 3 Tất cả các ấn phẩm truyền thông liên quan đến sự kiện

Phần 4 Kịch bản tổng quát (khung chương trình) của đêm bán kết và chung kết:18h00 – 22h00 ngày 20/05/2023

Phần 5 Kế hoạch nhân sự

Phần 6 Kế hoạch truyền thông

Phần 7 Kế hoạch tài chính

Phần 8 Dự phòng rủi ro và giải pháp khắc phục

PHẦN 1: Các thức đăng ký và thể lệ cuộc thi theo từng vòng.

1 Cách thức đăng ký

Thí sinh điền form để đăng kí:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScy1QJPXQKG83FNkDCuIVRLqm5kmMh5ChIIIeZVx9FGi4lvgA/viewform?usp=sharing

2 Thể lệ cuộc thi theo từng vòng

1 Tình trạng da, không có quá nhiều khuyết điểm

2 Đường nét hài hòa/ngũ quan cân đối

=> Chọn ra 20 nam, 20 nữ có số điểm cao nhất tiếp tục vào vòng bán kết 2.2 Vòng Bán Kết

2.2.1 Chụp ảnh với sản phẩm của nhà tài trợ với các tiêu chí

2 Đối với Nữ: toát lên được vẻ dịu dàng, nữ tính thể hiện được nét đẹp con gáiVN

3 Đối với Nam: lịch lãm, gọn gàng

2.2.3 Vote

Tiêu chí chấm điểm

1 Vote trên Mạng xã hội

2 Thí sinh được vote nhiều nhất được đặc cách vào vòng chung kết

Thang điểm và tiêu chí chấm điểm của phần thi này là:

1 Hát

Lưu ý: Bài hát được chọn phải được Bộ Văn Hóa Thông Tin cho phép lưu hànhChất giọng tốt

Đảm bảo đúng thời gian quy định

Phong cách thể hiện tự tin, chuyên nghiệp

Chọn bài hát phù hợp với chất giọng

Trang phục phù hợp với nội dung bài hát, không gian, địa điểm

Thể hiện bài hát có minh họa

2 Múa

Trang phục phù hợp với nội dung bài múa, không gian, địa điểm Động tác múa uyển chuyển, thể hiện sự dẻo dai của cơ thể

Đảm bảo đúng thời gian quy định

Phong cách thể hiện tự tin, chuyên nghiệp

3 Đóng kịch, tiểu phẩm, hài kịch

Đúng thời gian

Nội dung vở kịch có tác dụng giáo dục, có ý nghĩa (nếu là hài kịch thì tạo ratiếng cười sảng khoái cho khán giả)

Khả năng diễn xuất của thí sinh

Sự phối hợp diễn xuất của các bạn diễn

2.3.2 Chọn ra giải nhất, nhì, ba và các giải phụ bao gồm:

Giải Hình thể: Catwalk, Pose dáng đẹp nhất (từ vòng Bán kết)

Giải truyền thông: Số lượng vote cao nhất

Giải Gương mặt chuẩn: Số điểm về khuôn mặt cao nhất từ Vòng Loại đếnChung Kết

PHẦN 2: Thư mời tài trợ, quyền lợi và trách nhiệm của nhà tài trợ.

5

1 Thư mời nhà tài trợ

[THƯ MỜI TÀI TRỢ CHƯƠNG TRÌNH THE FACE TDTU - SHINE FROM SOUL NĂM 2023]

Kính gửi: Quý Nhà tài trợ

Lời đầu tiên, thay mặt Ban tổ chức sự kiện (Pre-X), Câu lạc bộ Truyền Thông và

Sự kiện (CEE TEAM) trực thuộc trường Đại học Tôn Đức Thắng, xin gửi lời chúcsức khoẻ, lời chào trân trọng nhất tới Quý Nhà tài trợ

Em là Ngân Hà, hiện đang phụ trách công tác Đối ngoại của chương trình “The Face TDTU - SHINE FROM SOUL 2023”

Chương trình “The Face” mùa V được tổ chức bởi Câu lạc bộ Truyền Thông và Sựkiện (CEE TEAM) trực thuộc trường Đại học Tôn Đức Thắng, nhằm mục đích nâng cao tinh thần, tạo sân chơi thử thách cho các bạn sinh viên

Chương trình với ý nghĩa tốt đẹp, được truyền thông rộng rãi trên nhiều phương tiện khác nhau Em tin rằng đây không chỉ là cơ hội quảng bá thương hiệu tốt cho Quý công ty mà còn là một cơ hội đặc biệt để thể hiện sự quan tâm và đầu tư cho thế hệ sinh viên

Sự quan tâm và giúp đỡ của Quý Nhà tài trợ sẽ là yếu tố quan trọng trong thành công của chương trình năm nay Với tất cả những điều trên, Ban tổ chức rất mong được Quý Nhà tài trợ tạo điều kiện trong việc tài trợ về hiện kim và hiện vật cho chương trình The Face TDTU - SHINE FROM SOUL của Ban tổ chức sự kiện Câu lạc bộ Truyền Thông và Sự kiện được thành công hơn

Và dưới đây, em xin gửi kèm proposal của chương trình ở phía cuối email để bên Quý Nhà tài trợ có thể hiểu được rõ hơn về chương trình này ạ

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Thầy Nguyễn Đức Long - Trưởng Ban Tổ chức

Số điện thoại: 0902xxxxxx

Thay mặt Ban tổ chức sự kiện – CEE TEAM

2 Quyền lợi và trách nhiệm nhà tài trợ

PHẦN 3 Tất cả các ấn phẩm truyền thông liên quan đến sự kiện.

1 Poster

2 Backdrop

7

3 Standee

4 Banner

5 Thiệp

Mặt sau

PHẦN 4: Kịch bản tổng quát (khung chương trình) của đêm bán kết và chung kết: 18h00 – 22h00 ngày 20/05/2023.

Ánh sáng

và ổn định chỗ ngồi để bắt đầu chương trình

Lễ tân Hậu cần

Nhạc sôi động Màn hình:

Backdro p On

1 hình thể

1 gương mặt chuẩn Công bố 3 giải chính: quán quân, á quân 1,

á quân 2

MC Nhạc chúc

Giao lưu Chụp ảnh kỷ niệm

MC bế mạc chương trình

Nhạc vui tươi, sôi động On

Thắng

Hậu cần, quan tâm, chăm soc các thísinh Hỗ trợ các thí sinh đến khu vực

thi

người

Điều phối các thí sinh đến đúng khuvực, hỗ trợ và hướng dẫn ban giámkhảo di chuyển đến khu vực chấm

15

người

Kỹ thuật, âm thanh ánh sáng, quayphim (1 người làm nhiệm vụlivestream)

19

người

Kỹ thuật, âm thanh ánh sáng, quayphim (1 người làm nhiệm vụlivestream)

Link form đăng ký dự thi vòng loại.

25

21

Thể lệ tham gia cuộc thi

Post bài viếtcông bố bangiám khảocuộc thi

+Thí sinh cógương mặttruyền thông+Thí sinh cóhình thể đẹp+Thí sinh có

12

Right Nowđêm chungkết cuộc thi Chiếu clip vàhình ảnhtrong hànhtrình tổ chứccuộc thi Công bố cácthí sinh đoạtgiải ( poster+ ảnh )

PHẦN 7: Kế hoạch tài chính

Chi tiết ĐVT

Số lượng Đơn giá Tổng cộng

CLBthiếtkế

23

3

Laptop

1 Phần thưởng cho quánquân Phần 2 10,000,000 20,000,000

13 Tài liệu (Nếu có) Bộ 0 0,000

G Văn nghệ(nhiều hơn) Gói 1 2.000,000 2.000,000

PHẦN 8: Dự phòng rủi ro và giải pháp khắc phục.

1 Trước sự kiện:

Bài đăng thông báo cuộc thi trên fanpage của trường bị flop, lượt tương tác trên một bài post bị sụt giảm, ảnh hưởng đến việc tiếp cận cuộc thi THE FACE của sinh viên, nó không được phổ biến đến sinh viên

Trước hết, ban truyền thông của cuộc thi cần kiểm tra kỹ nội dung bài viết trước khi đăng thông báo Tránh đăng những nội dung mang tính copy, sao chép, đạo nhái từ các page khác nhằm vi phạm bản quyền làm giảm lượt tương tác.Bên cạnh đó cần tăng chất lượng nội dung của bài viết để thu hút người đọc, tăng

tỉ lệ tương tác cao Truyền thông cuộc thi nên lựa chọn đăng thông báo vào các khung giờ “vàng” trong ngày, trong tuần để bài viết được phổ biến và sức hút của cuộc thi đến với nhiều sinh viên

Hiện nay, đa phần giới trẻ thường rất hay vào luớt story, do đó sử dụng story để update về thông tin cuộc thi sẽ rất hữu dụng: Story là tính năng được rất nhiều người dùng ưa chuộng hiện nay nhờ thời lượng truyền tải thông tin nhanh kèm theo nhiều hiệu ứng thú vị như: chèn nhạc, nhãn dán, chèn chữ Do đó nếu nội dung story của cuộc thi thú vị sẽ thu hút nhiều sự quan tâm của người xem hơn Bài đăng cũng sẽ thu hút sự quan tâm của sinh viên hơn

Số lượng sinh viên đăng ký tham gia cuộc thi THE FACE không đạt theo dự kiến Thiếu thành viên: trước tiên là ban truyền thông cần hoạt động tích cực và sôi nổi hơn nhằm đăng bài trên fanpage kêu gọi sinh viên tham gia Có thể áp dụng cách thức truyền thông như đã nêu ở trên

27

Chú trọng hoạt động truyền thông phổ biến cuộc thi đến tất cả các sinh viên bằng cách đăng bài và nhờ các fanpage khác của trường tương tác, chia sẻ để cuộc thi phổ biến hơn.

Các trưởng ban đăng bài duyệt nội dung bài đăng sao cho có tính hấp dẫn, thu hút người đọc

Tình huống xấu nhất là đã cố gắng kêu gọi nhưng vẫn không đạt số lượng thí sinh tham gia thì ban tổ chức cần mở một cuộc họp để điều chỉnh chương trình và kịch bản

2 Trong sự kiện:

Rủi ro, sự cố thiết bị tổ chức sự kiện như âm thanh, ánh sáng, mic… làm ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông và thời gian trong khi sự kiện diễn ra:Đối với các thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng, lưu ý cần thiết là ban hậu cần của chương trình phải kiểm tra kỹ tất cả các thiết bị trước khi diễn ra sự kiện ít nhất 5 giờ Có thể chuẩn bị thêm một tủ điện dự phòng để khi có sự cố mất điện vẫn có thể duy trì được thêm vài phút đến khi kỹ thuật điện chính đã được xử lý ổnđịnh Đảm bảo sự kiện luôn được duy trì một cách trôi chảy, tránh để thời gian chết do thiết bị

Đối với hệ thống màn hình LED hay chiếu video về hành trình thì ban hậu cần luôn phải có một máy tính hoặc laptop đủ tốt để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn, thêm vào đó là có sẵn một vài laptop để dự phòng cho những sự cố không mong muốn Đảm bảo chương trình thực hiện theo đúng timeline: hoàn thành bài đăng right now, chiếu hình ảnh và video của cuộc thi

Các vật dụng như micro, máy chiếu thì có thể chuẩn bị dự phòng và luôn có một người hỗ trợ kĩ thuật

Về vấn đề an toàn trong thiết bị sự kiện, chúng thường phát sinh từ các thiết bị như

hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng, màn hình LED,…Những rủi ro về an toàn

dễ xảy ra và khó giải quyết hơn trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi gặp phải mưa bão Vì vậy nên bộ phận hậu cần hãy chuẩn bị sẵn bộ “te”, để tránh bị điện giật

Ngoài ra, rủi ro về an toàn đối với các thiết bị sản xuất trên sân khấu vẫn luôn có nhiều nguy hiểm như: Sân khấu trơn trượt, sân khấu cao, khiến các thí sinh tham gia phần thi catwalk dễ bị ngã, gặp nhiều nguy hiểm

Ban hậu cần cử người kiểm tra và quan sát kỹ lưỡng công tác vệ sinh và chuẩn bị sàn catwalk cho cuộc thi nhằm tránh những rủi ro đáng tiếc Cần gia cố thêm hành lang an toàn để đảm bảo việc di chuyển của nhân sự hoặc trải lót sàn chống trơn trượt để đảm bảo quá trình di chuyển của mọi người được an toàn

Rủi ro “khách mời đặc biệt “ đến tham gia sự kiện quá trễ hoặc không tới, BGK cuộc thi đến trễ, ngồi sai vị trí ảnh hưởng đến timeline diễn ra sự kiện

Đây là tình trạng rất hay diễn ra khi sự kiện được tổ chức, việc xuất hiện của các

GK và khách mời đặc biệt là yếu tố quan trọng để cuộc thi diễn ra tốt đẹp Việc BGK hay khách mời đến trễ, ngồi sai vị trí sắp xếp làm ảnh hưởng rất lớn đến timeline chương trình

Để tránh tình trạng này, ban hậu cần phải bố trí và sắp xếp nhân sự điều phối chuyên nghiệp, chăm sóc khách mời đặc biệt và đảm bảo sự có mặt đúng giờ của

Cuộc thi bị phản ánh về một vài sự cố, nhận về những phản hồi trái chiều từ người tham gia:

Trước hết là ban tổ chức cần họp lại với nhau và nhìn nhận lại những phản hồi trái chiều từ khách mời, người tham gia, đánh giá và đưa ra quan điểm chung nhất về

sự việc

Nếu sai sót thì truyền thông cần có những bài đăng để xin lỗi và mong sự thông cảm từ người tham gia và đến xem cuộc thi Rút kinh nghiệm cho những lần sau.Nếu sự việc không hợp lý, truyền thông cần có những bài đăng nhằm giải thích và phản hồi sớm nhất với người theo giỏi cuộc thi nhằm giải đáp tất cả sự việc Tránhhành động công kích nhau trên mạng xã hội, khiến cho nhiều người không hiểu sự việc bị dắt mũi

Sự kiện kết thúc và sức ảnh hưởng bị giảm đi:

Việc thành công của một sự kiện là sau khi kết thúc chương trình nhưng vẫn để lại những dư âm trong lòng người xem, để cuộc thi vẫn luôn là sức hút và tạo động lực tổ chức cho nhiều mùa sau, đây chính là lúc ban truyền thông cần hoạt động tích cực để cuộc thi không đi vào quên lãng dù đã kết thúc

Ban truyền thông cần có những bài đăng recap về hành trình hấp dẫn và thu hút của cuộc thi nhằm quảng bá sự kiện này cho nhiều mùa sau

Bên cạnh đó, BTC cũng có thể kết nối các thí sinh giành đã xuất sắc đạt những thành tựu trong cuộc thi chia sẻ về trải nghiệm và kinh nghiệm cho các thí sinh mùa sau Tạo động lực cho các thí sinh tham gia và mong chờ vào mùa sau