Bài tâ p học phần tổ chức sự kiện đề án sự kiện và kế hoạch sự kiện các quan điểm và phân loại

Nội dung: Giới thiệu về đơn v椃⌀ của mình và lý do gửi proposal Giới thiệu, thông tin tóm tắt về sự kiện: tên sự kiện, h椃kiện, thời gian, địa điऀm, số lượng người tham gia,... Nêu rõ n

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

*********

BÀI TẬP HỌC PHẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2 Nguyễn Thị Minh Thư 21031229

3 Trần Nguyễn Vương Linh 21031205

4 Quách Thị Thảo 21030162

5 Nguyễn Linh Trang 21031234

6 Thái Thị Tú 21031236

7 Bùi Thị Quỳnh 21031223

8 Nông Phương Thảo 21031226

9 Nguyễn Thanh Huyền 21031199

10 Phạm Trà My 19030923

11 Nguyễn Minh Anh 21030303

12 Hồ Gia Bảo 21030004

13 Nguyễn Thị Phương Thảo 21031225

14 Nguyễn Thị Thu Phương 21031221

15 Phạm Thị Thùy Linh 21031204

M唃⌀C L唃⌀CPHẦN I Đ쨃

1 Khái niê ̣m và đă ̣c điऀm 3

Khái niệm: 3

Đặc điऀm: 3

2 CĀu trúc 4

2.1 Tऀng quan 4

2.2 Diễn tả chi tiĀt về những g椃 2.3 Chuyên môn cùng kinh nghiê ̣m c甃ऀa đơn vị tऀ chức 7

3 V椃Ā d甃⌀ 8

PHẦN II K쨃Ā HOẠCH SỰ KIỆN 9

1 Khái niê ̣m và đă ̣c điऀm 9

Khái niệm 9

Phân loại 10

Vai trò 11

2 CĀu trúc 11

M甃⌀c đ椃Āch c甃ऀa sự kiện 11

KĀ hoạch tऀng thऀ 12

Cơ cĀu nhân sự c甃ऀa sự kiện 13

Ngân sách thực hiện sự kiện 13

3 V椃Ā d甃⌀ 14

PHẦN III TÀI LIỆU THAM KH䄃ऀO 22

Đ쨃

 Event proposal đóng vai trò rĀt quan trọng đối với sự kiện Nó được coi nhưnền móng và yĀu tố ch椃Ānh giúp sự kiện thành công và ghi dĀu Ān với kháchmời Đऀ thực hiện event proposal cần có thời gian và công sức chuẩn bị kĩcàng Một bản đề xuĀt sự kiện thành công ph甃⌀ thuộc vào nhiều yĀu tố, trong

đó có cách tr椃

 Đặc điऀm c甃ऀa Event Proposal:

 Bao gồm 4 phần cơ bản: giới thiệu, đặt khách hàng làm trung tâm,diễn tả chi tiĀt về những đề xuĀt và chuyên môn kinh nghiệm c甃ऀangười đề xuĀt

ph甃⌀c khách hàng

 Đặt m甃⌀c tiêu rõ ràng, phù hợp với m甃⌀c đ椃Āch và thông điệp c甃ऀa sự kiện

 KĀt hợp sử d甃⌀ng các h椃các ý tưởng

 NĀu đối tượng c甃ऀa Proposal là khách hàng, phần này cần tập trung đऀ gợinhu cầu và mong muốn mua hàng Trong một số trường hợp, người đọc mớidừng lại ở chuyện có vĀn đề phát sinh, Proposal phải k椃Āch th椃Āch được nhucầu tiêu dùng c甃ऀa họ NĀu là đối tác kinh doanh, m甃⌀c tiêu hướng đĀn là tạo

ra hứng thú hợp tác và đi đĀn ký kĀt hợp đồng

2.1.2 Nội dung: Giới thiệu về đơn v椃⌀ của mình và lý do gửi proposal

 Giới thiệu, thông tin tóm tắt về sự kiện: tên sự kiện, h椃kiện, thời gian, địa điऀm, số lượng người tham gia,

 Nêu rõ những nội dung muốn truyền tải đĀn khách hàng trong phần tiĀp theo

 M甃⌀c đ椃Āch chương tr椃c甃ऀa khách hàng, từ đó đưa ra những h椃đ椃Āch Điều này giúp có được những bước đi ch椃Ānh xác và thuyĀt ph甃⌀c đऀ viĀtproposal đúng hướng

 M甃⌀c tiêu: Đề ra những m甃⌀c tiêu mà đơn vị có thऀ mang lại cho ch甃ऀ sự kiệnsau sự kiện này

 Phân t椃Āch về khách hàng m甃⌀c tiêu c甃ऀa ch甃ऀ sự kiện: Cần phân t椃Āch được họth椃Āch g椃quan trọng v椃hứng thú nĀu một agency có kĀ hoạch tiĀp cận khách hàng c甃⌀ thऀ đऀ họ pháttriऀn được thương hiệu hoặc gia tăng khả năng bán hàng.

   2.1.3. Yêu cầu

 Phần giới thiệu cần hĀp dẫn, tạo được cảm hứng và Ān tượng cho người đọc

 Phần giới thiệu phải ngắn gọn, súc t椃Āch, giúp người đọc có cái nh椃quan về nội dung Proposal và ý tưởng/ kĀ hoạch/dự án muốn hướng tới,tránh dài dòng, lan man

 Các thông tin, nội dung truyền tải cần đúng Insight người đọc, được xuĀtphát từ những nhu cầu, mong muốn c甃ऀa họ Nói cách khác, đối tác và ngườitiêu dùng là trung tâm c甃ऀa câu chuyện

 Bên cạnh đó, khi liên hệ với sản phẩm/dịch v甃⌀/ ý tưởng/dự án, bạn phải chothĀy những giá trị thiĀt thực mà người đọc có thऀ nĀu đồng ý lời đề nghị

     2.2. Di̀n t愃ऀ chi tiết về những g椃

2.2.1 Mục tiêu

NĀu đối tượng c甃ऀa Proposal là khách hàng, phần này cần tập trung đऀ gợinhu cầu và mong muốn mua hàng Trong một số trường hợp, người đọc mớidừng lại ở chuyện có vĀn đề phát sinh, Proposal phải k椃Āch th椃Āch được nhucầu tiêu dùng c甃ऀa họ NĀu là đối tác kinh doanh, m甃⌀c tiêu hướng đĀn là tạo

ra hứng thú hợp tác và đi đĀn ký kĀt hợp đồng

2.2.2 Nội dung cụ thể:

 Ý tưởng ch甃ऀ đạo: Triऀn khai concept ch椃Ānh c甃ऀa sự kiện Đऀ đưa ra conceptcho sự kiện, cần dựa trên m甃⌀c đ椃Āch c甃ऀa chương tr椃tham dự, địa điऀm, thời gian,

=> h椃

 Mô tả chi tiĀt địa điऀm dự kiĀn tऀ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điऀm,

 Ý tưởng thiĀt kĀ đề xuĀt: Đưa ra các gợi ý về các hạng m甃⌀c thiĀt kĀ c甃ऀa cáckhu vực trong sự kiện: Nên có các thiĀt kĀ căn bản: banner, backdrop, sânkhĀu, không cần quá chi tiĀt nhưng c甃⌀ thऀ hóa được ý tưởng c甃ऀa bạn chokhách hàng

 Agenda đề xuĀt cho sự kiện: Timeline, các hoạt động ch椃Ānh c甃ऀa sự kiện, lịchtr椃

 Các ý tưởng căn bản: Đề xuĀt đón khách, các tiĀt m甃⌀c, nghi lễ, thiĀt kĀbackdrop, teabreak, quà tặng,

 KĀ hoạch truyền thông cho sự kiện: Xây dựng khái quát tuyĀn bài truyềnthông PR bằng Timeline truyền thông cho sự kiện, đề xuĀt về các phươngtiện và phương thức truyền thông: paided media, owned media, earnedmedia,

 Các bên phối hợp, cĀu trúc nhân sự team làm event

 Dự trù kinh ph椃Ā: Xác định các khoản chi ph椃Ā cần thiĀt bao gồm: địa điऀm tऀchức, âm thanh, ánh sáng, ca sĩ biऀu diễn, nhân sự sự kiện, ăn uống, Ngoài

ra cũng cần xác định các nguồn tài trợ từ các bên đối tác Liệt kê c甃⌀ thऀ cáckhoản chi ph椃Ā và nguồn tài trợ, khảo sát ch椃Ānh xác đऀ t椃Ānh toán các chi ph椃Āch椃Ānh xác nhĀt, tránh các r甃ऀi ro không đáng có c甃ऀa sự kiện.\

2.2.3 Yêu c

Đây được xem là phần quan trọng nhĀt c甃ऀa Proposal Bạn phải cho ra 1 ýtưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho ch椃Ānh xác và phù

hợp với nhãn hàng và triऀn khai nó thành các đề xuĀt c甃⌀ thऀ Với nhữngproposal đơn giản, bạn chỉ cần tr椃pháp và một list tóm tắt về bảng giá Tuy nhiên, với proposal dài hơn, bạn cóthऀ đऀ các nội dung riêng như là : Options, Packages, Research,Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion,Advertising, Publicity, Packaging, Demographics, Branding development…,tĀt cả tùy vào dự án.

Thông tin về ý tưởng/ dự án/ chương tr椃

ta không ph甃ऀ nhận giá trị c甃ऀa việc nâng tầm sản phẩm/ ý tưởng/ dự án nhưnghãy đảm bảo nó ở mức cân đối, phù hợp với thực tĀ Điều quan trọng nhĀt làchúng ta cho người đọc thĀy được tiềm năng và cơ hội thành công Nhưngngay cả khi chỉ ra những hạn chĀ, đó chưa hẳn là tồi tệ v椃góp sẽ được đưa ra đऀ hoàn thiện Proposal

 Đưa ra các r甃ऀi ro có thऀ sẽ gặp phải và phương án xử lý

 Nhu cầu mà ch甃ऀ sự kiện cần và những g椃

về chuyên môn và điऀm mạnh c甃ऀa công ty, các kinh nghiệm và thành t椃Āchc甃ऀa công ty trong dự án tương tự nhằm tạo sự tin tưởng cũng như có cơ sởđऀ đánh giá thêm về công ty về bạn

 Offer cho khách hàng tại sao nên chọn agency c甃ऀa bạn

 Cung cĀp cách đऀ người ch甃ऀ sự kiện có thऀ liên hệ

 Địa điऀm thực hiện

 Nội dung chương tr椃

 Nội dung chương tr椃

VD 2:   Proposal Kế hoạch tऀ chức l̀ khai trương Trạm dừng Mekong - Long Thành

Nội dung proposal bao gồm:

 Tऀng quan thông tin Ban tऀ chức và Sự kiện

 Các hoạt động và truyền thông trước đó

 Các hoạt động nऀi bật và Timeline sự kiện

 ThiĀt kĀ và Nhận diện thương hiệu

 Dự trù kinh ph椃Ā tऀ chức

 Gói tài trợ

 KĀ hoạch và Timeline truyền thông

 Thông tin liên hệ

 Các hoạt động chi tiĀt

PHẦN II K쨃Ā HOẠCH SỰ KIỆN

1 Kh愃Āi niê ̣m v愃

Khái niệm

KĀ hoạch tऀ chức sự kiện là sản phẩm c甃ऀa quá tr椃KĀ hoạch tऀ chức sự kiện có thऀ hiऀu là một bản thiĀt kĀ những nội dung công việcc甃ऀa sự kiện (từ khâu chuẩn bị đĀn kĀt thúc sự kiện) được sắp xĀp có khoa học theomột tr椃quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc cótrong sự kiện nhằm đạt được các m甃⌀c tiêu c甃ऀa tऀ chức sự kiện

Một bản kĀ hoạch tऀ chức sự kiện được đánh giá trên hai mặt:

 Về h椃ràng, sạch sẽ có t椃Ānh logic cao đảm bảo t椃Ānh khả thi và t椃Ānh hướng dẫn chongười sử d甃⌀ng.

 Về nội dung: phải đảm bảo cung cĀp đ甃ऀ thông tin cho người sử d甃⌀ng(đề cậpđầy đ甃ऀ các hoạt động, tiĀn tr椃từng tऀ chức, cá nhân, dự trù chi tiĀt về ngân sách, các chỉ tiêu đánh giá kĀtquả

Phân loại

KĀ hoạch tऀ chức sự kiện có thऀ chia thành nhiều loại, c甃⌀ thऀ

 Theo mức độ chi tiĀt c甃ऀa kĀ hoạch có thऀ chia thành:

 KĀ hoạch tऀng thऀ

 KĀ hoạch chi tiĀt hoạt động

 KĀ hoạch thực hiện nhiệm v甃⌀ c甃ऀa cá nhân

 Theo phương pháp lập kĀ hoạch:

 KĀ hoạch "cuốn chiĀu"

 KĀ hoạch "dòng chảy song song"

 KĀ hoạch hỗn hợp

 Theo quy tr椃

 KĀ hoạch chuẩn bị sự kiện

 KĀ hoạch tiĀp đón khai mạc sự kiện

 KĀ hoạch diễn biĀn sự kiện

 KĀ hoạch khắc ph甃⌀c sự cố

 KĀ hoạch bĀ mạc/sau sự kiện

 Cho phép nhà tऀ chức h椃các hạng m甃⌀c công việc trong tऀ chức sự kiện nhằm ứng biĀn và sử d甃⌀ng tối

ưu các nguồn lực nhằm thực hiện hiệu quả các nội dung sẽ có trong sự kiện

 Giúp nhà tऀ chức xác định được tiĀn tr椃các hạng m甃⌀c công việc cũng như t椃Ānh toán thời gian triऀn khai các hạng mộtcông việc này Từ đó đảm bảo tiĀn độ cho sự kiện

 KĀ hoạch tऀ chức sự kiện xác định rõ trách nhiệm c甃ऀa từng bộ phận, cánhân, là cơ sở cho việc chuẩn bị, kiऀm tra, đánh giá kĀt quả

 Lập kĀ hoạch sự kiện chi tiĀt sẽ giúp cho dự trù, t椃Ānh toán và điều chỉnh dựtoán ngân sách tऀ chức sự kiện và cách đầy đ甃ऀ ch椃Ānh xác hơn

2 CĀu tr甃Āc

Mục đích c甃ऀa sự kiện.

Xác định rõ m甃⌀c đ椃Āch c甃ऀa chương tr椃kiện và đối với những người tham dự sự kiện

 Đối với bản thân đơn vị tऀ chức sự kiện: Cần hiऀu rõ lý do v椃phải tऀ chức sự kiện M甃⌀c đ椃Āch tऀ chức là yĀu tố quan trọng giúpngười tऀ chức sự kiện định hướng được phương thức, h椃làm nên sự kiện

 Đối với những người tham dự sự kiện: Xác định m甃⌀c đ椃Āch c甃ऀa kháchhàng khi tới tham dự sự kiện là g椃tham gia tới sự kiện.

=> Cơ sở xác định được nội dung ch椃Ānh c甃ऀa sự kiện

 Thời gian làm việc: Gồm toàn bộ thời gian cho mọi hoạt động khi tऀchức sự kiện Thời gian chuẩn bị, thời gian tऀ chức, thời gian kĀt thúc,thời gian diễn ra từng tiĀt m甃⌀c c甃ऀa sự kiện, → Sắp xĀp theo tr椃thời gian, hoạt động nào diễn ra trước đặt lên trước và hoạt động nàodiễn ra sau đặt ra sau Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phầnquan trọng v椃không kỹ th椃

 Nội dung chương tr椃hoạt động ch椃Ānh trong sự kiện sẽ diễn ra như văn nghệ, minigame,

phát biऀu, khai mạc, bĀ mạc, các nghi thức, Nội dung chương tr椃phải đúng với ch甃ऀ đề, concept c甃ऀa sự kiện.

 Các m甃⌀c cần chuẩn bị cho sự kiện: Tờ rơi quảng cáo, quà tặng, đồ ăn,

vé mời, hoa, ….Xác định rõ số lượng, nơi cung cĀp, màu sắc, h椃thức

Cơ cĀu nhân sự c甃ऀa sự kiện

Xây dựng sơ đồ nhân sự trong chương tr椃

và vai trò c甃ऀa từng bộ phận và từng cá nhân c甃⌀ thऀ tham gia tऀ chức sự kiện

Mô tả chi tiĀt công việc cần làm c甃ऀa mỗi bộ phận, cá nhân Xác định sốlượng nhân sự c甃ऀa tऀng thऀ sự kiện, c甃ऀa từng ban, người lãnh đạo các ban

=> Cần tऀ chức nhân sự sao cho phù hợp với thĀ mạnh, phân bऀ công việc rõràng, logic Cân đối số lượng nhân sự tương xứng với quy mô sự kiện, quy

mô càng lớn càng cần có nhiều nhân sự hỗ trợ

Ngân sách thực hiện sự kiện

Kê rõ các khoản thu, chi, các khoản tài trợ trong quá tr椃

sự kiện, cân đối nguồn ngân sách với các chi ph椃Ā phải chi trả

 Tऀng ngân sách cho sự kiện: Trong đó chia rõ từng nguồn thu c甃⌀ thऀnhư tiền tài trợ từ mỗi đơn vị là bao nhiêu, tiền vốn tự bỏ ra c甃ऀa ban tऀchức, ngân sách nhà nước, tiền thu từ vé,

 Nguồn chi: Bao gồm chi ph椃Ā tऀ chức sự kiện, giá trị trả cho đơn vị nhàcung cĀp, các khoản lệ ph椃Ā cho giĀy tờ nhà nước, chi ph椃Ā dự phòng r甃ऀi

ro, chi ph椃Ā cho các hạng m甃⌀c khác,

=> Dựa trên bản kĀ hoạch thu chi sự kiện Có thऀ xác định lãi, lỗ đồngthời là minh chứng chi tiĀt, rõ ràng về nguồn tiền cho các bên liênquan nắm được.

Năm 2020 là năm đánh dĀu sự ra đời c甃ऀa một dòng xe mới có t椃Ānh năng bảo

vệ môi trường và mẫu mã đẹp, sử d甃⌀ng công nghệ Hybrid- công nghệ sửd甃⌀ng các nguyên liệu sạch, bảo vệ môi trường Công nghệ này được áp d甃⌀ngvào sản xuĀt xe máy từ trước, ở các quốc gia khác, tuy nhiên giá cả còn khácao, chỉ một bộ phận tiêu dùng có thu nhập cao mới có thऀ sử d甃⌀ng

Với tôn chỉ m甃⌀c đ椃Āch là sản xuĀt ra những sản phẩm ph甃⌀c v甃⌀ đông đảongười tiêu dùng đồng thời góp phần bảo vệ môi trường, Honda bắt tay vàochĀ tạo, thiĀt kĀ và sản xuĀt dòng xe máy sử d甃⌀ng công nghệ Hybrid mới cógiá cả phù hợp với những người tiêu dùng có thu nhập mức trung b椃lên

b M甃⌀c tiêu, m甃⌀c đ椃Āch, công ch甃Āng

 Là ngày hội hưởng ứng ngày v椃

 Tuyên truyền, nâng cao ý thức c甃ऀa mỗi người dân về ý thức bảo vệ môitrường

 Triऀn lãm và giới thiệu công nghệ xanh-công nghệ bảo vệ môi trường.

 Doanh nghiệp cùng cộng đồng chung tay bảo vệ và giữ g椃sạch, đẹp

 Mục tiêu

 Mong muốn thu hút 5000 lượt khách hàng đĀn tham gia ngày hội

 Quảng bá, cung cĀp thông tin cho 5000 lượt khách hàng về sản phẩm mới

-Xe ứng d甃⌀ng công nghệ Hybrit

 Thu hút 3000 lượt khách hàng truy cập vào website Honda.com.vn đऀ t椃hiऀu thông tin về sản phẩm mới

 Công chúng : Đông đảo người dân khu vực thành phố Hà Nội, đặc biệt là

giới trẻ

c Đ椃⌀a điऀm, thời gian

 Triऀn lãm Giảng Võ - quận Ba Đ椃

 Thời gian: Từ ngày 4 đĀn ngày 5 tháng 6 năm 2010

d C愃Āc ho愃⌀t đô ̣ng s攃̀ di̀n ra trong ng愃

 Ngày đ

 Ca nhạc chào mừng

 Đại diện Công ty xe Honda phát biऀu

 Đại diện nhà hoạt động v椃

 Đại diện khách mời phát biऀu

 Trao quà cho một số tऀ chức bảo vệ môi trường

 ChiĀu TVC về môi trường và các công ước quốc tĀ về bảo vệ môi trường

 ChiĀu clip về công nghệ, t椃Ānh năng, kiऀu dáng, mẫu mã xe sử d甃⌀ng côngnghệ Hybrit.

 Ngày thứ 2: 5/6/2010

 KhuyĀn mãi bảo dưỡng xe miễn ph椃Ā, thay dầu miễn ph椃Ā

 Bán sản phẩm xe mới cho khách hàng có khuyĀn mãi lớn (KhuyĀn mãi thuĀtrước khi mua)

e KĀ ho愃⌀ch chi tiĀt

BẢN TỔNG HỢP HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC NHÂN SỰ LẬP KẾ HOẠCH

CHECK LIST CHƯƠNG TRÌNH

DỰ TRÙ NGÂN SÁCH

PHẦN III TÀI LIỆU THAM KH䄃ऀO