Tiểu luận học phần quản trị sự kiện hãy thiết lập quy trình quản trị sự kiện cho một sự kiện cụ thể

Đặng Thị Phương AnhSinh viên : Nguyễn Thị Khánh LinhMSSV : 21031394Lớp : K66 – QTDVDL&LH Trang 2 MỤC LỤCMỞ ĐẦU...4NỘI DUNG...5CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN...51.1.Khái niệ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA DU LỊCH HỌC

––––––––––

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN

QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

Hà Nội, tháng 12 năm 2023

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 5

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 5

1.1 Khái niệm sự kiện 5

1.2 Các yếu tố tạo nên thành công của sự kiện 5

1.3 Khái niệm quản trị và quản trị sự kiện 6

1.4 Vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện 6

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 7

2.1 Mô tả sự kiện 7

2.2 Lập kế hoạch quản trị sự kiện 8

2.2.1 Decision 8

2.2.2 Detailed planning 10

2.2.3 Implementation 15

2.2.4 Evaluation 17

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

Dựa vào mô hình tiêu chuẩn về Quản trị sự kiện (Salem và cộng sự, 2013) được cung cấptrong hình ảnh bên dưới, hãy thiết lập quy trình Quản trị Sự kiện cho một sự kiện cụ thể

-Tóm

tắt-Bài tiểu luận về thiết lập quy trình quản trị sự kiện dựa vào mô hình chuẩn về Quản trị

sự kiện tập trung vào quá trình lên kế hoạch quản trị một sự kiện giả định, những yếu tố quantrọng cần xem xét và các bước cần thực hiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách thànhcông Bài tiểu luận gồm 2 phần chính: cơ sở lý luận về quản trị sự kiện và quy trình quản trịmột sự kiện

Phần một về cơ sở lý luận về quản trị sự kiện nêu lên những khái niệm như: khái niệm

sự kiện, khái niệm quản trị và quản trị sự kiện, vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện

Phần hai về quy trình quản trị sự kiện Trong phần này bao gồm mô tả sự kiện và quytrình quản trị sự kiện

Từ khóa: sự kiện, quản trị, quản trị sự kiện, concert,…

MỞ ĐẦU

Du lịch – ngành kinh tế không khói hiện ngày càng phát triển và dần trở thànhngành kinh tế mũi nhọn của nhiều quốc gia trên thế giới Ở Việt Nam, du lịch cũngđang dần thay đổi cơ cấu đời sống của người dân vùng, miền, địa phương – nơi có sựphát triển du lịch Qua một chặng đường dài nhờ sự nỗ lực sáng tạo, đa dạng hóa cùngnâng cao chất lượng sản phẩm du lịch, du lịch đã và đang giữ một vị thế quan trọngtrong cuộc sống của con người Cùng sự nỗ lực phát triển của ngành du lịch nói chung,các loại hình du lịch cũng ngày càng phong phú, hấp dẫn để có thể đáp ứng được nhucầu ngày càng khó tính của khách hàng Một trong những loại hình du lịch không thểkhông nhắc tới ở đây chính là du lịch sự kiện

Sự kiện là một phần quan trọng trong cuộc sống và hoạt động của con người

Từ những buổi họp nhỏ, các cuộc gặp mặt hàng ngày cho đến các sự kiện lớn như hộinghị, triển lãm hay lễ kỷ niệm, việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị và điều phốicông việc

Tổ chức sự kiện không chỉ mang lại những trải nghiệm tốt cho khách mời màcòn giúp tạo ra cơ hội quảng bá thương hiệu, xây dựng mối quan hệ và thu hút đối tácmới Thế nhưng, để tổ chức được một sự kiện thành công thì trước tiên cần phải cómột kế hoạch để quản trị được sự kiện đó Bài tiểu luận dưới đây sẽ làm rõ về vai tròcủa kế hoạch trong quản trị sự kiện và quy trình về quản trị sự kiện

NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

1.1 Khái niệm sự kiện

Cho đến hiện nay, sự kiện vẫn là một khái niệm rất rộng Trong cuộc sống hàngngày, mọi người vẫn hay nhắc đến thuật ngữ sự kiện thế nhưng chưa có ai có thể đưa

ra một khái niệm chính xác về thuật ngữ này

Theo Từ điển Tiếng Việt (1988), sự kiện là "sự việc có ý nghĩa ít nhiều quan trọng

đã xảy ra”

Theo Lương Hồng Quang, có thể định nghĩa sự kiện là thuật ngữ để mô tả các lễ

hội, các buổi giới thiệu, trình diễn hay các lễ kỷ niệm được lập kế hoạch và được tạo

ra để đánh dấu những cột mốc của cá nhân, tổ chức hay cộng đồng với mục đích chính trị, kinh tế, xã hội, văn hóa và mục đích hợp tác

Trong tiếng Anh, sự kiện được dịch là event, bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

- Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

- Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷniệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

- Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

- Exhibitions: Triển lãm

- Trade fairs: Hội chợ thương mại

- Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

- Concerts/ live performances: Hòa nhạc, biểu diễn trực tiếp

- Festive events: Lễ hội, liên hoan

- Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

- Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

- Seminars: Hội thảo chuyên đề

- Workshops: Bán hàng

- Conferences: Hội thảo

- Conventions: Hội nghị

- Social and cultural events: Sự kiện về văn hóa, xã hội

- Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

- Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

- Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

- Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sảnphẩm…

Như vậy, ta có thể khái quát: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực

thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến xã hội, văn hóa, phong tục – tập quán…

1.2 Các yếu tố tạo nên thành công của sự kiện

- Why (Tại sao?): Đây là câu hỏi về lý do tổ chức sự kiện Giải thích về mục

đích khi tổ chức sự kiện

- What (Cái gì?): Đây là câu hỏi về bản chất của sự kiện Đề cập đến thông

tin cụ thể về sự kiện, loại sự kiện, những hoạt động chính trong sự kiện

- Who (Ai?): Đây là câu hỏi về đối tượng tham gia sự kiện Nêu rõ đối tượng

mục tiêu của sự kiện, những ai sẽ tham gia và có vai trò gì trong sự kiện

- When (Khi nào?): Đây là câu hỏi về thời gian diễn ra sự kiện Cung cấp

thông tin về ngày, giờ và khoảng thời gian tổ chức sự kiện

- Where (Ở đâu?): Đây là câu hỏi về địa điểm tổ chức sự kiện Cho biết địa

điểm chính và bổ sung thông tin về không gian, cơ sở vật chất và tiện nghicủa địa điểm

- How (Như thế nào?): Đây là câu hỏi về địa điểm tổ chức sự kiện Cho biết

địa điểm chính và bổ sung thông tin về không gian, cơ sở vật chất và tiệnnghi của địa điểm

1.3 Khái niệm quản trị và quản trị sự kiện

Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thànhcông việc qua những nỗ lực hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổchức Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đề ra bằng cách phối hợp nguồn nhânlực của tổ chức Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnhđạo và kiểm tra

Quản trị sự kiện chính là quản lý dự án sự kiện bao gồm các công việc lên kếhoạch, điều phối công việc sự kiện Các sự kiện có quy mô lớn như hội nghị, đámcưới, lễ hội,… đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thành công tốt đẹp Người quản trị sựkiện cần có cái nhìn tổng quan, thực hiện các công việc như nghiên cứu công việc, xácđinh đối tượng khách mời tham gia, từ đó phân công nhân sự và điều phối kỹ thuật sẵnsàng trước khi ra mắt sự kiện

1.4 Vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện

- Giúp nhà tổ chức sự kiện phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằmthực hiện hiệu quả các nội dung của sự kiện

- Xác định được tiến trình và thời gian của các hạng mục, đảm bảo tiến độchẩn bị và triển khai sự kiện

- Là cơ sở cho việc: chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kếtquả sự kiện

- Giúp nhà tổ chức sự kiện tối thiểu hóa các tác động tiêu cực của sự cố vàchủ động tiến hành các biện pháp khắc phục khi có những vấn đề phátsinh

- Giúp việc dự trù, tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiệnmột cách đầy đủ, chính xác hơn

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 2.1 Mô tả sự kiện

- Why?

 Nối tiếp các sự kiện tiêu biểu cho cộng đồng âm nhạc Kpop tại Viết Nam trước đây như Born pink, D&E World Tour Fancon - DElight Party,…

 Giao lưu fanmeeting, nơi chỉ có idol và fandom

 Khẳng định khả năng tổ chức sự kiện của Việt Nam trên thị trường quốc tế

 Nâng cao hình ảnh công ty tổ chức sự kiện nói riêng, Việt Nam nói chung

 Nâng cao tính gắn kết, thân thiết văn hóa và con người giữa Hàn Quốc

và Việt Nam

- Who?

 Người tham gia sự kiện: Khách hàng mục tiêu: học sinh, sinh viên và người đi làm có đam mê về Kpop, âm nhạc, độ tuổi từ 12 – 26 tuổi và

có mức thu nhập cá nhân từ 2 triệu đồng trở lên

 Cộng đồng fan TWICE tại Việt Nam

 Khách mời: TWICE, Noo Phước Thịnh, Han Sara, Hari Won, Park Hang Seo

 Nhà tài trợ: Shopee, Adidas, Sam Sung ở Việt Nam và các nhà tài trợ khác

 Các bên truyền thông, nhà báo,…

 Sự kiện được tổ chức bởi công ty tổ chức sự kiện PND

- When ?

 Thời gian tổ chức: 01/08/2024, vì:

 Đây là thời điểm vẫn còn mùa hè, vẫn đang là mùa du lịch

 Vì thời gian là cuối hè, cũng sẽ tránh được những sự kiện lớn tại Hà Nội như Festival Thu Hà Nội,…

- Where ?

 Địa điểm: Sân vận động quốc gia Mỹ Đình

 Có sức chứa hơn 40.000 người

 Không gian kín, đảm bảo an toàn một cách cao nhất cho các khách mời, ca sĩ và khán giả

 Sẽ an toàn hơn so với việc tổ chức ngoài trời ( quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục hay quảng trường Cách mạng Tháng Tám) vì số lượng fan lớn và có thể quá khích nên không kiểm soát 1 cách tốt được

 Tạo ra sự công bằng giữa những khán giả mua vé và không muavé

 Sân vận động quốc gia Mỹ Đình đã có kinh nghiệm tổ chức nhiều concert ca nhạc Kpop trước đó như Born Pink, D&E World Tour Fancon - DElight Party,…

- What ? (Sự kiện này là gì?)

 Tên sự kiện: TWICE is in your sight

 Là concert âm nhạc Kpop của nhóm nhạc tại Việt Nam, là cơ hội tổ chức hoạt động giao lưu fanmetting

 Giao lưu fanmeeting, nơi chỉ có idol và fandom

 Khẳng định khả năng tổ chức sự kiện của Việt Nam trên thị trườngquốc tế

 Nâng cao hình ảnh công ty tổ chức sự kiện nói riêng, Việt Nam nóichung

 Nâng cao tính gắn kết, thân thiết văn hóa và con người giữa Hàn Quốc

và Việt Nam

 Quảng bá hình ảnh đất nước con người Việt Nam đến bạn bè quốc tế

- Đánh giá tính khả thi của sự kiện

Bảng 1: Bảng đáng giá tính khả thi của sự kiện

+ Nằm cách trung tâm Hà Nộichỉ 10km và là sân vận động

có sức chứa lớn nhất cả nước+ Có đường bay quốc tế, cáchsân bay Nội Bài chỉ khoảng

30 – 40 phút đi xe

Thời gian tổ

chức

+ 01/08/2024 vẫn là thời điểmmùa hè, là mùa du lịch

+ Tránh được những sự kiệnlớn trong năm tại Hà NộiNhà tài trợ Sẽ được hậu thuận lớn từ các

nhà tài trợ vì sức nóng của sựkiện là rất lớn, tiếp nối lànsóng Kpop tại Việt Nam

Ngân sách

+ Sẽ có được số lượng lớn từ nhà tài trợ

+ Sẽ có được số lượng lớn từ việc bán vé conccert

Sẽ tốn rất nhiều chi phí+ Mời TWICE về Việt Nam+ Chi phí marketing, vật phẩm

Các rủi ro sẽ

phải đối mặt

Bao gồm các loại rủi ro: rủi ro anninh, rủi ro giao thông, rủi ro đám đông, rủi ro marketing và quan hệ công chúng,…

Kỹ năng quản

lý, quản trị

Có được tinh thần làm việcnhiệt huyết, ham học hỏi đểnăng cao kỹ năng

Ngành công nghiệp sự kiện tại Việt Nam vẫn đang trong giai đoạn phát triển nên kỹ năng quản

Sẽ tốn rất nhiều thời gian để sựkiện diễn ra suôn sẻ

và số lượng ONCE tại ViệtNam cũng khá lớn nên chắcchắn sẽ được cộng đồng địaphương đón nhận

+ Sẽ có được sự hỗ trợ từ cácbên liên qun khác cho nhân sự

tổ chức sự kiện này

Vì là sinh viên nên chưa cónhiều kinh nghiệm và kỹ năngđặc biệt là trong sự kiện mangquy mô tầm cỡ quốc tế

Thủ tục pháp

lý

Sẽ được hỗ trơh vì tiềm năng

mà sự kiện đem lại cho thànhphố Hà Nội là rất lớn

Việc xin giấy phép dự kiện sẽ rấtkhó khăn vì đây là sự kiện mangnhiều rủi ro

sự kiện

Sẽ phải an ninh 1 cách nghiêmngặt và bảo đảm và tốn rất nhiềunăng lượng

Truyền thông

+ Được sự hỗ trợ mạnh mẽ từtruyền thông

+ Các đơn vị sẽ đua nhau cậpnhật những tin tức mới nhất

về sự kiện đến khán giả

Sẽ có những rủi ro như là truyềnthông sai lệch, làm ảnh hưởng uytín đến sự kiện

Khách mời

tham gia

+ Dự kiến các khách mời sẽkhông từ chối tham gia sựkiện

+ TWICE chắc sẽ rất phấnkhích vì đây là lần biểu diễnconcert đầu tiên của họ tạiViệt Nam

TWICE sẽ quan ngại vấn đề đảmbảo an ninh của sự kiện

Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng thành phố vàsân vận động Quốc gia MỹĐình đủ điều kiện phục vụcho sự kiện

2.2.2 Detailed planning

- Xác định sự kiện (What)

 Đây là concert đầu tiên của nhóm nhạc TWICE tại Việt Nam

 Cũng là dịp để nhóm nhạc tổ chức hoạt động giao lưu fanmetting với cộng đồng fan tại Việt Nam

- Phân tích tài chính: Ước tính ngân sách

Bảng 2: Bảng ước tính ngân sách của sự kiện

A ĐỊA ĐIỂM

B DÀN DỰNG, TRANG TRÍ SÂN KHẤU

2 Sân khấu phụ cao 1,5m 3.000.000 2 sân khấu hai bên 3 x 21 sân khấu giữa 3x 6

1 Băng rôn 40.000.000

 Thị trường mục tiêu: Đoạn thị trường có độ tuổi từ 12-26, thu nhập hộ

cá nhân/ gia đình trung bình trở lên, đang sinh sống ở Việt Nam

 Mục tiêu marketing

 Có được số lượng 40.000 khán giả tại đêm concert

 Tăng số lượng người ngoài địa phương tham dự đạt con số trên 20.000

 Thu hút 50% khách địa phương, 30% khách các vùng lân cận vàvùng khác

 Được báo chí đưa tin toàn quốc

 Được tất cả người dân trên Việt Nam theo dõi sát sao

 Đạt được 95% khán giả hài lòng

 Cách thức truyền thông

 Băng rôn: tại các tuyến đường lớn (Võ Văn Kiêt, Thanh Niên, Nguyễn Chí Thanh, Trần Duy Hưng, …) từ ngày 15/07/2024 đến 01/08/2024

 Quảng cáo trên truyền hình: Đài phát thanh truyền hình Việt Nam VTV từ ngày 20/07/2024 đến ngày 01/08/2024

 Quảng cáo ngoài trời: tại dải phân cách, vỉa hè từ ngày 10/07/2024đến ngày 01/08/2024

 Quảng cáo tại sân bay: tại lối dẫn vào khu vực ga đến, các băng chuyền, đối diện cửa ga, bãi đỗ xe từ 10/07/2024 đến 01/08/2024

 Quảng cáo qua các từ báo: Zing, kênh 14,…

 Hiệu quả các cách thức truyền thông mang lại

 Sự kiện được hiện diện trên đường phố một cách ấn tượng

 Tiếp cận được lượng khách hàng mục tiêu lớn

 Tiếp cận được phạm vi rộng khách hàng, truyền đạt được sự sôi động, sự đáng tin cậy, gia tăng sự tin cậy và số lượng khán giả lớn

 Tạo được ấn tượng cho khán giả, gia tăng độ uy tín của sự kiện và các nhà tài trợ

- Kế hoạch nhân sự

 Nhân sự chung

Bảng 3: Bảng kế hoạch nhân sự

 Tuyển dụng nhân sự

 Thời gian tuyển dụng: tháng 3/2024

 Thời gian đào tạo: tháng 4/2024

 Số lượng nhân lực cần tuyển

Bảng 4: Bảng số lượng nhân sự cần tuyển

3 Vũ đoàn Nhóm 3

7 Nhân sự khác (đưa đón khách mời, điềukhiển sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…) Người 30

 Nhân sự từng khu vực

 Bộ phận kỹ thuật

 Người phụ trách: Phan Bảo Ngọc – SĐT: 0987654123

 Số lượng: 10 nhân viên

 Sắp xếp nhạc theo chương trình, đảm bảo thứ tự các tiết mục một cách hài hòa không ngắt quãng hoặc làm trống sân khấu khá lâu

 Đảm bảo âm thanh vừa, không quá to cũng không quá nhỏ, điều chỉnh micro của ca sĩ và nhạc nền phải ngang nhau khôngđược chênh lệch

 Chuẩn bị micro sẵn sàng cho khách mời, ca sĩ

 Điều chỉnh ánh sáng ở các khu vực giàn đèn: giàn mặt tiền, giàn đầu và giàn hậu Đảm bảo ánh sáng phù hợp với từng tiết mục theo dàn dựng theo thứ tự của giám đốc sản xuất

 Điều chỉnh trình chiếu màn hình led gồm 1 màn hình chính và

2 bên sân khấu Đảm bảo phù hợp nội dung theo đúng tiết mục

 Bên trong cổng: sắp xếp 75 nhân viên an ninh chia nhiều khu vực Đảm bảo trật tự cho tất cả khán giả ở từng khu vực

 Khu vực cánh gà: 5 vệ sĩ sẽ dẫn ca sĩ khách mời từ xe đưa đón đến sân khấu biểu diễn và từ sân khấu ra lại xe (Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách mời)

 Khu vực cánh gà, nhân sự biểu diễn

 Người phụ trách: Nguyễn Trần Khánh Vân – SDT: 0976548321

 Số lượng: 6

 Set up phòng chờ cho xa sĩ cũng như khách mời để đợi đến lượt biểu diễn