Đang tải... (xem toàn văn)
Đặng Thị Phương AnhSinh viên : Nguyễn Thị Khánh LinhMSSV : 21031394Lớp : K66 – QTDVDL&LH Trang 2 MỤC LỤCMỞ ĐẦU...4NỘI DUNG...5CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN...51.1.Khái niệ
lOMoARcPSD|38837747 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA DU LỊCH HỌC –––––––––– TIỂU LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN Giảng viên : TS Đặng Thị Phương Anh Sinh viên : Nguyễn Thị Khánh Linh MSSV : 21031394 Lớp : K66 – QTDVDL&LH Hà Nội, tháng 12 năm 2023 1 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 4 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 5 1.1 Khái niệm sự kiện 5 1.2 Các yếu tố tạo nên thành công của sự kiện 5 1.3 Khái niệm quản trị và quản trị sự kiện .6 1.4 Vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện 6 CHƯƠNG II: QUY TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 7 2.1 Mô tả sự kiện .7 2.2 Lập kế hoạch quản trị sự kiện 8 2.2.1 Decision 8 2.2.2 Detailed planning 10 2.2.3 Implementation 15 2.2.4 Evaluation 17 KẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO .21 2 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 Dựa vào mô hình tiêu chuẩn về Quản trị sự kiện (Salem và cộng sự, 2013) được cung cấp trong hình ảnh bên dưới, hãy thiết lập quy trình Quản trị Sự kiện cho một sự kiện cụ thể -Tóm tắt- Bài tiểu luận về thiết lập quy trình quản trị sự kiện dựa vào mô hình chuẩn về Quản trị sự kiện tập trung vào quá trình lên kế hoạch quản trị một sự kiện giả định, những yếu tố quan trọng cần xem xét và các bước cần thực hiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách thành công Bài tiểu luận gồm 2 phần chính: cơ sở lý luận về quản trị sự kiện và quy trình quản trị một sự kiện Phần một về cơ sở lý luận về quản trị sự kiện nêu lên những khái niệm như: khái niệm sự kiện, khái niệm quản trị và quản trị sự kiện, vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện Phần hai về quy trình quản trị sự kiện Trong phần này bao gồm mô tả sự kiện và quy trình quản trị sự kiện Từ khóa: sự kiện, quản trị, quản trị sự kiện, concert,… 3 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 MỞ ĐẦU Du lịch – ngành kinh tế không khói hiện ngày càng phát triển và dần trở thành ngành kinh tế mũi nhọn của nhiều quốc gia trên thế giới Ở Việt Nam, du lịch cũng đang dần thay đổi cơ cấu đời sống của người dân vùng, miền, địa phương – nơi có sự phát triển du lịch Qua một chặng đường dài nhờ sự nỗ lực sáng tạo, đa dạng hóa cùng nâng cao chất lượng sản phẩm du lịch, du lịch đã và đang giữ một vị thế quan trọng trong cuộc sống của con người Cùng sự nỗ lực phát triển của ngành du lịch nói chung, các loại hình du lịch cũng ngày càng phong phú, hấp dẫn để có thể đáp ứng được nhu cầu ngày càng khó tính của khách hàng Một trong những loại hình du lịch không thể không nhắc tới ở đây chính là du lịch sự kiện Sự kiện là một phần quan trọng trong cuộc sống và hoạt động của con người Từ những buổi họp nhỏ, các cuộc gặp mặt hàng ngày cho đến các sự kiện lớn như hội nghị, triển lãm hay lễ kỷ niệm, việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị và điều phối công việc Tổ chức sự kiện không chỉ mang lại những trải nghiệm tốt cho khách mời mà còn giúp tạo ra cơ hội quảng bá thương hiệu, xây dựng mối quan hệ và thu hút đối tác mới Thế nhưng, để tổ chức được một sự kiện thành công thì trước tiên cần phải có một kế hoạch để quản trị được sự kiện đó Bài tiểu luận dưới đây sẽ làm rõ về vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện và quy trình về quản trị sự kiện 4 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 1.1 Khái niệm sự kiện Cho đến hiện nay, sự kiện vẫn là một khái niệm rất rộng Trong cuộc sống hàng ngày, mọi người vẫn hay nhắc đến thuật ngữ sự kiện thế nhưng chưa có ai có thể đưa ra một khái niệm chính xác về thuật ngữ này Theo Từ điển Tiếng Việt (1988), sự kiện là "sự việc có ý nghĩa ít nhiều quan trọng đã xảy ra” Theo Lương Hồng Quang, có thể định nghĩa sự kiện là thuật ngữ để mô tả các lễ hội, các buổi giới thiệu, trình diễn hay các lễ kỷ niệm được lập kế hoạch và được tạo ra để đánh dấu những cột mốc của cá nhân, tổ chức hay cộng đồng với mục đích chính trị, kinh tế, xã hội, văn hóa và mục đích hợp tác Trong tiếng Anh, sự kiện được dịch là event, bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: - Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh - Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… - Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ - Exhibitions: Triển lãm - Trade fairs: Hội chợ thương mại - Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí - Concerts/ live performances: Hòa nhạc, biểu diễn trực tiếp - Festive events: Lễ hội, liên hoan - Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước - Meetings: Họp hành, gặp giao lưu - Seminars: Hội thảo chuyên đề - Workshops: Bán hàng - Conferences: Hội thảo - Conventions: Hội nghị - Social and cultural events: Sự kiện về văn hóa, xã hội - Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao - Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing - Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại - Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… Như vậy, ta có thể khái quát: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến xã hội, văn hóa, phong tục – tập quán… 1.2 Các yếu tố tạo nên thành công của sự kiện 5 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 - Why (Tại sao?): Đây là câu hỏi về lý do tổ chức sự kiện Giải thích về mục đích khi tổ chức sự kiện - What (Cái gì?): Đây là câu hỏi về bản chất của sự kiện Đề cập đến thông tin cụ thể về sự kiện, loại sự kiện, những hoạt động chính trong sự kiện - Who (Ai?): Đây là câu hỏi về đối tượng tham gia sự kiện Nêu rõ đối tượng mục tiêu của sự kiện, những ai sẽ tham gia và có vai trò gì trong sự kiện - When (Khi nào?): Đây là câu hỏi về thời gian diễn ra sự kiện Cung cấp thông tin về ngày, giờ và khoảng thời gian tổ chức sự kiện - Where (Ở đâu?): Đây là câu hỏi về địa điểm tổ chức sự kiện Cho biết địa điểm chính và bổ sung thông tin về không gian, cơ sở vật chất và tiện nghi của địa điểm - How (Như thế nào?): Đây là câu hỏi về địa điểm tổ chức sự kiện Cho biết địa điểm chính và bổ sung thông tin về không gian, cơ sở vật chất và tiện nghi của địa điểm 1.3 Khái niệm quản trị và quản trị sự kiện Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đề ra bằng cách phối hợp nguồn nhân lực của tổ chức Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Quản trị sự kiện chính là quản lý dự án sự kiện bao gồm các công việc lên kế hoạch, điều phối công việc sự kiện Các sự kiện có quy mô lớn như hội nghị, đám cưới, lễ hội,… đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thành công tốt đẹp Người quản trị sự kiện cần có cái nhìn tổng quan, thực hiện các công việc như nghiên cứu công việc, xác đinh đối tượng khách mời tham gia, từ đó phân công nhân sự và điều phối kỹ thuật sẵn sàng trước khi ra mắt sự kiện 1.4 Vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện - Giúp nhà tổ chức sự kiện phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm thực hiện hiệu quả các nội dung của sự kiện - Xác định được tiến trình và thời gian của các hạng mục, đảm bảo tiến độ chẩn bị và triển khai sự kiện - Là cơ sở cho việc: chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả sự kiện - Giúp nhà tổ chức sự kiện tối thiểu hóa các tác động tiêu cực của sự cố và chủ động tiến hành các biện pháp khắc phục khi có những vấn đề phát sinh - Giúp việc dự trù, tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một cách đầy đủ, chính xác hơn 6 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 CHƯƠNG II: QUY TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 2.1 Mô tả sự kiện - Why? Nối tiếp các sự kiện tiêu biểu cho cộng đồng âm nhạc Kpop tại Viết Nam trước đây như Born pink, D&E World Tour Fancon - DElight Party,… Giao lưu fanmeeting, nơi chỉ có idol và fandom Khẳng định khả năng tổ chức sự kiện của Việt Nam trên thị trường quốc tế Nâng cao hình ảnh công ty tổ chức sự kiện nói riêng, Việt Nam nói chung Nâng cao tính gắn kết, thân thiết văn hóa và con người giữa Hàn Quốc và Việt Nam - Who? Người tham gia sự kiện: Khách hàng mục tiêu: học sinh, sinh viên và người đi làm có đam mê về Kpop, âm nhạc, độ tuổi từ 12 – 26 tuổi và có mức thu nhập cá nhân từ 2 triệu đồng trở lên Cộng đồng fan TWICE tại Việt Nam Khách mời: TWICE, Noo Phước Thịnh, Han Sara, Hari Won, Park Hang Seo Nhà tài trợ: Shopee, Adidas, Sam Sung ở Việt Nam và các nhà tài trợ khác Các bên truyền thông, nhà báo,… Sự kiện được tổ chức bởi công ty tổ chức sự kiện PND - When ? Thời gian tổ chức: 01/08/2024, vì: Đây là thời điểm vẫn còn mùa hè, vẫn đang là mùa du lịch Vì thời gian là cuối hè, cũng sẽ tránh được những sự kiện lớn tại Hà Nội như Festival Thu Hà Nội,… - Where ? Địa điểm: Sân vận động quốc gia Mỹ Đình Có sức chứa hơn 40.000 người Không gian kín, đảm bảo an toàn một cách cao nhất cho các khách mời, ca sĩ và khán giả Sẽ an toàn hơn so với việc tổ chức ngoài trời ( quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục hay quảng trường Cách mạng Tháng Tám) vì số lượng fan lớn và có thể quá khích nên không kiểm soát 1 cách tốt được Tạo ra sự công bằng giữa những khán giả mua vé và không mua vé Sân vận động quốc gia Mỹ Đình đã có kinh nghiệm tổ chức nhiều concert ca nhạc Kpop trước đó như Born Pink, D&E World Tour Fancon - DElight Party,… 7 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 - What ? (Sự kiện này là gì?) Tên sự kiện: TWICE is in your sight Là concert âm nhạc Kpop của nhóm nhạc tại Việt Nam, là cơ hội tổ chức hoạt động giao lưu fanmetting - How Để tổ chức thành công sự kiện “TWICE is in your sight” cần thực hiện từ lên kế hoạch, triển khai, dàn dựng,… 2.2 Lập kế hoạch quản trị sự kiện 2.2.1 Decision - Mục đích của sự kiện Nối tiếp các sự kiện tiêu biểu cho cộng đồng âm nhạc Kpop tại Viết Nam trước đây như Born pink, D&E World Tour Fancon - DElight Party,… Giao lưu fanmeeting, nơi chỉ có idol và fandom Khẳng định khả năng tổ chức sự kiện của Việt Nam trên thị trường quốc tế Nâng cao hình ảnh công ty tổ chức sự kiện nói riêng, Việt Nam nói chung Nâng cao tính gắn kết, thân thiết văn hóa và con người giữa Hàn Quốc và Việt Nam Quảng bá hình ảnh đất nước con người Việt Nam đến bạn bè quốc tế - Đánh giá tính khả thi của sự kiện Bảng 1: Bảng đáng giá tính khả thi của sự kiện Những vấn đề Thuận lợi Khó khăn cần nghiên cứu 8 Địa điểm + Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình đã có kinh nghiệm tổ chức các concert âm nhạc Kpop trước đó và đảm bảo an toàn, an ninh như Born pink, + Nằm cách trung tâm Hà Nội chỉ 10km và là sân vận động có sức chứa lớn nhất cả nước + Có đường bay quốc tế, cách sân bay Nội Bài chỉ khoảng 30 – 40 phút đi xe Thời gian tổ + 01/08/2024 vẫn là thời điểm chức mùa hè, là mùa du lịch + Tránh được những sự kiện lớn trong năm tại Hà Nội Nhà tài trợ Sẽ được hậu thuận lớn từ các Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 nhà tài trợ vì sức nóng của sự kiện là rất lớn, tiếp nối làn sóng Kpop tại Việt Nam Ngân sách + Sẽ có được số lượng lớn từ Sẽ tốn rất nhiều chi phí nhà tài trợ + Mời TWICE về Việt Nam + Sẽ có được số lượng lớn từ + Chi phí marketing, vật phẩm việc bán vé conccert Các rủi ro sẽ Bao gồm các loại rủi ro: rủi ro an phải đối mặt ninh, rủi ro giao thông, rủi ro đám đông, rủi ro marketing và quan hệ công chúng,… Kỹ năng quản Có được tinh thần làm việc Ngành công nghiệp sự kiện tại lý, quản trị nhiệt huyết, ham học hỏi để Việt Nam vẫn đang trong giai năng cao kỹ năng đoạn phát triển nên kỹ năng quản lý còn bị hạn chế Công tác hậu Được đầu tư, lên kế hoạch kỹ lưỡng từ đầu để tránh gặp Sẽ tốn rất nhiều thời gian để sự cần kiện diễn ra suôn sẻ phải sai sót Công tác tại Vì làn sống Kpop đã thâm địa phương nhập vào Việt Nam từ rất lâu cộng đồng chủ và số lượng ONCE tại Việt Nam cũng khá lớn nên chắc nhà chắn sẽ được cộng đồng địa phương đón nhận Nhân sự (BTC, + Dự kiếm sẽ có được nhiều Vì là sinh viên nên chưa có Tình nguyện tình nguyện viên từ các nhiều kinh nghiệm và kỹ năng viên,…chạy sự trường Đại học tại hà Nội đặc biệt là trong sự kiện mang kiện) tham gia quy mô tầm cỡ quốc tế + Sẽ có được sự hỗ trợ từ các bên liên qun khác cho nhân sự tổ chức sự kiện này Thủ tục pháp Sẽ được hỗ trơh vì tiềm năng Việc xin giấy phép dự kiện sẽ rất lý mà sự kiện đem lại cho thành khó khăn vì đây là sự kiện mang phố Hà Nội là rất lớn nhiều rủi ro An ninh, chính + Sẽ có 1 lượng lớn đội ngũ Sẽ phải an ninh 1 cách nghiêm sách an ninh cho sự kiện này ngặt và bảo đảm và tốn rất nhiều + UBND, Sở, ban, ngành năng lượng thành phố cũng sẽ hỗ trợ cho sự kiện 9 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 Truyền thông + Được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ Sẽ có những rủi ro như là truyền truyền thông thông sai lệch, làm ảnh hưởng uy + Các đơn vị sẽ đua nhau cập tín đến sự kiện nhật những tin tức mới nhất về sự kiện đến khán giả Khách mời + Dự kiến các khách mời sẽ TWICE sẽ quan ngại vấn đề đảm tham gia không từ chối tham gia sự bảo an ninh của sự kiện kiện + TWICE chắc sẽ rất phấn khích vì đây là lần biểu diễn concert đầu tiên của họ tại Việt Nam Cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng thành phố và sân vận động Quốc gia Mỹ Đình đủ điều kiện phục vụ cho sự kiện 2.2.2 Detailed planning - Xác định sự kiện (What) Đây là concert đầu tiên của nhóm nhạc TWICE tại Việt Nam Cũng là dịp để nhóm nhạc tổ chức hoạt động giao lưu fanmetting với cộng đồng fan tại Việt Nam - Phân tích tài chính: Ước tính ngân sách Bảng 2: Bảng ước tính ngân sách của sự kiện STT HẠNG MỤC NGÂN SÁCH GHI CHÚ Có xin trợ cấp từ UBND A ĐỊA ĐIỂM TP 1 Thuê địa điểm 500.000.000 Rộng 6m 2 Hệ thống điện nước toàn chương trình 50.000.000 Dài 16,7m 3 Chi phí thủ tục xin giấy phép 75.000.000 Tổng cộng 625.000.000 B DÀN DỰNG, TRANG TRÍ SÂN KHẤU 1 Sân khấu chính cao 2m 20.000.000 10 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 2 Sân khấu phụ cao 1,5m 3.000.000 2 sân khấu hai bên 3 x 2 1 sân khấu giữa 3x 6 3 Mica sân khấu 26.000.000 100.000.000 Máy tạo khói lạnh 4 Màn hình LED 200.000.000 70.000.000 5 Âm thanh quy mô lớn 2.000.000 6 Ánh sáng quy mô lớn 20.000.000 5.000.000 7 Backdrop 4.000.000 3.500.000 8 Màn hình LCD 427.500.000 9 Máy phun khói 10 Pháo điện 11 Flycam Tổng cộng C NHÂN SỰ 1 An ninh 50.000.000 25.000.000 2 Tình nguyện viên 35.000.000 30.000.000 3 Chi phí nhân sự khác 5.000.000 5.000.000 4 Thuê vũ đoàn 10.000.000 160.000.000 5 Xe PCCC 6 Y tế 7 Dịch vụ vệ sinh tại địa điểm Tổng cộng D VẬT PHẨM 1 Chi phí lightstick 1.150.000.000 50.000.000 2 Sản xuất vòng tay TWICE 1.200.000.000 Tổng cộng 11 E MARKETING Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 1 Băng rôn 40.000.000 2 Quảng cáo trên VTV 75.000.000 3 Quảng cáo ngoài trời 200.000.000 4 Quảng cáo tại sân bay Nội Bài 300.000.000 5 Truyền thông qua internet 0 Đơn vị bảo trợ truyền thông Tổng cộng 615.000.000 29.827.500.000 F KHÁCH MỜI 27.600.000.000 150.000.000 1 TWICE 50.000.000 120.000.000 2 Noo Phước Thịnh 80.000.000 3 Han Sara 28.000.000.000 4 Hari Won 5 Park Hang Seo Tổng cộng TỔNG CHI - Kế hoạch marketing Thị trường mục tiêu: Đoạn thị trường có độ tuổi từ 12-26, thu nhập hộ cá nhân/ gia đình trung bình trở lên, đang sinh sống ở Việt Nam Mục tiêu marketing Có được số lượng 40.000 khán giả tại đêm concert Tăng số lượng người ngoài địa phương tham dự đạt con số trên 20.000 Thu hút 50% khách địa phương, 30% khách các vùng lân cận và vùng khác Được báo chí đưa tin toàn quốc Được tất cả người dân trên Việt Nam theo dõi sát sao Đạt được 95% khán giả hài lòng Cách thức truyền thông Băng rôn: tại các tuyến đường lớn (Võ Văn Kiêt, Thanh Niên, Nguyễn Chí Thanh, Trần Duy Hưng, …) từ ngày 15/07/2024 đến 01/08/2024 Quảng cáo trên truyền hình: Đài phát thanh truyền hình Việt Nam VTV từ ngày 20/07/2024 đến ngày 01/08/2024 12 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 Quảng cáo ngoài trời: tại dải phân cách, vỉa hè từ ngày 10/07/2024 đến ngày 01/08/2024 Quảng cáo tại sân bay: tại lối dẫn vào khu vực ga đến, các băng chuyền, đối diện cửa ga, bãi đỗ xe từ 10/07/2024 đến 01/08/2024 Quảng cáo qua các từ báo: Zing, kênh 14,… Hiệu quả các cách thức truyền thông mang lại Sự kiện được hiện diện trên đường phố một cách ấn tượng Tiếp cận được lượng khách hàng mục tiêu lớn Tiếp cận được phạm vi rộng khách hàng, truyền đạt được sự sôi động, sự đáng tin cậy, gia tăng sự tin cậy và số lượng khán giả lớn Tạo được ấn tượng cho khán giả, gia tăng độ uy tín của sự kiện và các nhà tài trợ - Kế hoạch nhân sự Nhân sự chung Bảng 3: Bảng kế hoạch nhân sự STT Khu vực Người phụ trách 1 Điều phối chung Phan Ngọc Dương 2 Phụ trách an ninh – y tế Nguyễn Vân Anh 3 Khu vực khách VVIP và VIP Trần Thị Minh Hồng 4 Phụ trách nhân sự biểu diễn Nguyễn Trần Khánh Vân 5 Phụ trách kỹ thuật Phan Bảo Ngọc 6 Phụ trách cung ứng – hậu cần Đinh Thị Phương 7 Phụ trách khu vực chờ và check in Phạm Thị Kim Huệ 8 Hỗ trợ chung Trần Thị Thanh Huyền Tuyển dụng nhân sự Thời gian tuyển dụng: tháng 3/2024 Thời gian đào tạo: tháng 4/2024 Số lượng nhân lực cần tuyển Bảng 4: Bảng số lượng nhân sự cần tuyển STT Nội dung Đơn vị tính Số lượng 1 An ninh Người 100 2 Tình nguyện viên Người 100 13 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 3 Vũ đoàn Nhóm 3 4 Xe PCCC Xe 1 5 Xe y tế Xe 1 6 Nhân viên vệ sinh Người 20 7 Nhân sự khác (đưa đón khách mời, điều khiển sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…) Người 30 Nhân sự từng khu vực Bộ phận kỹ thuật Người phụ trách: Phan Bảo Ngọc – SĐT: 0987654123 Số lượng: 10 nhân viên Âm thanh Sắp xếp nhạc theo chương trình, đảm bảo thứ tự các tiết mục một cách hài hòa không ngắt quãng hoặc làm trống sân khấu khá lâu Đảm bảo âm thanh vừa, không quá to cũng không quá nhỏ, điều chỉnh micro của ca sĩ và nhạc nền phải ngang nhau không được chênh lệch Chuẩn bị micro sẵn sàng cho khách mời, ca sĩ Ánh sáng Điều chỉnh ánh sáng ở các khu vực giàn đèn: giàn mặt tiền, giàn đầu và giàn hậu Đảm bảo ánh sáng phù hợp với từng tiết mục theo dàn dựng theo thứ tự của giám đốc sản xuất Điều chỉnh trình chiếu màn hình led gồm 1 màn hình chính và 2 bên sân khấu Đảm bảo phù hợp nội dung theo đúng tiết mục Bộ phận an ninh Người phụ trách: Nguyễn Vân Anh – SDT: 0864791342 Số lượng: 100 Bên ngoài cổng soát vé: Đảm bảo trật tự cho khán giả, ra vào thứ tự không chen lấn, xô đẩy và kiểm tra đồ dùng của khán giả Bên trong cổng: sắp xếp 75 nhân viên an ninh chia nhiều khu vực Đảm bảo trật tự cho tất cả khán giả ở từng khu vực Khu vực cánh gà: 5 vệ sĩ sẽ dẫn ca sĩ khách mời từ xe đưa đón đến sân khấu biểu diễn và từ sân khấu ra lại xe (Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách mời) Khu vực cánh gà, nhân sự biểu diễn Người phụ trách: Nguyễn Trần Khánh Vân – SDT: 0976548321 Số lượng: 6 Set up phòng chờ cho xa sĩ cũng như khách mời để đợi đến lượt biểu diễn 14 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 Điều hành từ bên ngoài vào trong sân khấu để hướng dẫn vệ sĩ và nhân viên an ninh đưa ca sĩ khách mời và vũ đoàn vào đúng trình tự của lịch chương trình cũng như thứ tự biểu diễn của từng khách mời Tình nguyện viên Người phụ trách: Phạm Thị Kim Huệ - SDT: 0845639721 Số lượng: 100 Hỗ trợ check – in: kiểm tra thông tin trên vé, phát vòng tay TWICE cho khán giả, hỗ trợ kiểm tra đồ dùng khán giả mang theo Hướng dẫn khách đến vị trị ngồi và khu vực vệ sinh, y tế nếu cần Phân luồng khán giả - Timeline chương trình Bảng 5: Timeline của chương trình STT Bắt đầu Kết thúc Hoạt động Xếp hàng và soát vé 1 16h 17h Đón khách mời 2 17h 17h30 Giới thiệu chương trình Quảng cáo của đơn vị tài trợ Shopee 3 17h30 18h Ca sĩ Han Sara biểu diễn Giao lưu giữa khách mời và fan 4 18h 18h10 Quảng cáo của đơn vị tài trợ Adidas Ca sĩ Noo Phước Thịnh biểu diễn 5 18h10 18h20 Quảng cáo quảng bá du lịch Hà Nội Nhóm nhạc TWICE biểu diễn 6 18h20 20h Quảng cáo 7 20h 20h10 Nhóm nhạc TWICE biểu diễn solo từng 8 20h10 20h25 thành viên Quảng cáo của các nhà tài trợ khác 9 20h25 20h30 Nhóm nhạc TWICE biểu diễn 10 20h30 21h Nhóm nhạc TWICE giao lưu, trò chuyện, 11 21h 21h05 chụp ảnh cùng fan và nói lời tạm biệt 12 21h05 21h45 15 13 21h45 21h50 14 21h50 22h05 15 22h05 22h30 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 2.2.3 Implementation - Xử lý các tình huống, vấn đề rủi ro Bảng 6: Bảng kế hoạch xử lý rủi ro Loại rủi ro Những sự cố có thể xảy ra Cách khắc phục, xử lý Rủi ro hành Lượng nhân sự chưa có kinh + Tổ chức các khóa tập huấn chính và rủi ro nghiệm nhiều trong việc tổ trước đí, trau dồi các kiến thức, chức sự kiện lớn như thế này, kỹ năng cho nhân viên và các quản trị do đó có thể phát sinh rủi ro tình nguyện viên trong khâu tổ chức + Lên kế hoạch kỹ càng vưới các sở, ban, ngành, Công an thành phố để trong sự kiện có thể phối hợp với nhau một cách ăn ý nhất, tạo nên sự thành công cho sự kiện Rủi ro sức khỏe Sức khỏe các thành viên Lên thực đơn phù hợp với thị và an toàn TWICE có thể bị sốc thời tiết hiếu người Hàn, lưu ý với các khi qua Việt Nam, đồ ăn đầu bếp tại khách sạn không hợp khẩu vị Rủi ro đám đông Cổ động viên, khán giả, fan + Bàn bạc trước với lực lượng quá khích, cuồng nhiệt và an ninh để kiểm soát đám đông không quản lý một cách tốt một cách tốt nhất nhất + Trước khi bắt đầu chương trình, thông báo với khán giả trước về vấn đề này để có thể vui chơi một cách văn minh Rủi ro an ninh Nguy cơ đánh bom, cháy nổ, Bên phía công an sẽ phối hợp mang vũ khí,đốt pháo sáng, rõ ràng cùng bên an ninh của chất cồn, chất kích thích tại công ty để lên kế hoạch và nơi diễn ra sự kiện kiểm soát một cách chặt chẽ và khắt khe đối với từng khán giả đến địa điểm của sự kiện Nếu có dấu hiệu khả nghi phải lập tức mời ra ngoài hoặc dùng những biện pháp cần thiết khác để áp chế Rủi ro Truyền thông sai lệch : Khi đưa thông tin cho những marketing và đơn vị có liên quan thì phải nói quan hệ công - Đưa những thông tin sai lệch rõ những thông tin, đồng thời về giá trị của tấm vé như : tiến hành kiểm tra, trao đổi chúng những hoạt động, chế độ,phúc 16 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 lợi phần quà gì sẽ được hưởng thông tin đó kĩ lưỡng trước khi nếu mua vé đưa ra công chúng (có sự hợp tác chặt chẽ của các đơn vị đối - Số lượng khách mời, ca sĩ tác) Rủi ro giao Tắc đường, kẹt xe tại các + Cấm đường các tuyến đường thông tuyến đường chính dẫn tới sân có thể xảy ra tình trạng ùn tắc, vận động quốc gia Mỹ Đình kẹt xe Rủi ro tài chính + Nhờ phía công an hỗ trợ điều Rủi ro từ thảm khiển các phương tiện trên họa thiên nhiên tuyến đường chính, tránh tình trạng vượt làn, vượt đèn đỏ, Các loại rủi ro chen lấn,… để tránh tình trạng khác xảy ra ùn tắc, kẹt xe ước tính không chính xác để giảm thiểu rủi ro này nên được ngân sách: sự kiện tổ thiết lập một quy trình quản lý chức có thể xảy ra khi chi phí ngân sách chặt chẽ, ghi lại và thực tế cao hơn so với dự án theo dõi tất cả các giao dịch tài ban đầu hoặc do các yếu tố chính liên quan đến sk và đảm không lường trước như thay bảo rằng các quyết định chi tiêu đổi yêu cầu địa điểm, trang được đưa ra dựa trên những thiết bị, nguồn nhân lực, yêu thông tin chính xác và cân cầu bổ sung… nhắn đồng thời phải có kinh phí dự trù phòng các vấn đề => điều này có thể dẫn đến phát sinh việc lạm phát ngân sách gây áp lực tài chính cho sự kiện + Dự phòng những phương án nếu như có thời tiết xấu Bão, lũ hay thời tiết xấu vào + Chuẩn bị những vật dụng, cơ hôm sự kiện diễn ra sở vật chất thích hợp hỗ trợ khi thời tiết xấu + Nếu như thời tiết quá xấu và không thể tiếp tục (bão, mưa gió quá lớn, ) buộc phải hoãn lại và dời ngày khác Khách mời không đến hoặc Lên kế hoạch chi tiết và trao hủy sự kiện đổi rõ những điều khoản trong hợp đồng nếu như khách mời hay ca sĩ hủy show phải có lý do chính đáng 17 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 - Tiến hành tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện trong thực tế, thi công lắp đặt thiết bị Tiến hành tổ chức concert ca nhạc của TWICE trong thực tế Từ kế hoạch dự phòng rủi ro, giải quyết các vấn đề rủi ro trong sự kiện thực tế Theo dõi xuyên suốt sự kiện xem có xảy ra tình huống bất ngờ nào không Vận hành cho tới khi sự kiện kết thúc Tiến hành thanh toán sau sự kiện - Khi sự kiện kết thúc Tháo dỡ sân khấu, thu gom các thiết bị thuê bên ngoài để trả lại còn các thiết bị của công ty thì đóng thùng và đem về văn phòng Cử một nhân viên đi kiểm tra lại toàn khu vực để tránh thiếu sót đồ đạc Kiểm tra, dọn dẹp, trả địa điểm về hiện trạng ban đầu lúc chưa diễn ra sự kiện Thanh toán các hóa đơn, chi phí thuê nhân công, gửi lời cảm ơn đến các tình nguyện viên, các nhà tài trợ, các nhà báo,… 2.2.4 Evaluation - Thu thập ý kiến của khách hàng, khán giả Cách tốt nhất để tiếp nhận thông tin chính là thông qua thông tin phải hồi từ phía khách hàng hay người tham dự Tạo một bảng câu hỏi có liên quan đến sự kiện concert âm nhạc và có thể xin ý kiến đánh giá của khách hàng hau khán giả thông qua gmail - Xin ý kiến đánh giá của đơn vị thuê mình tổ chức sự kiện Ở dưới góc độ của những người tổ chức sự kiện khi thấy sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, không gặp phải sự cố hay rủi ro nào, được đông đảo người tham gia thì có thể xem đó là thành công Nhưng dưới góc độ của những người đi thuê đơn vị khác để tổ chức sự kiện cho họ thì họ mong muốn phải thực hiện được chiến lược mục tiêu,… Do đó, cần phải hỏi bên đối tác của mình để xem rằng mình đã thỏa mãn được mong muốn của họ chưa, cần thay đổi, cải thiện những gì để trong tương lai có thể tổ chức những sự kiện khác có thể chỉn chu hơn - Tiến hành một cuộc họp ngay sau khi kết thúc sự kiện Sau khi kết thúc sự kiện, cần phải tiến hành một cuộc họp giữa các thành viên để mọi người cùng ngồi lại và cùng nhau đưa ra những đánh giá và nhận xét trong sự kiện đã làm được những gì và đưa ra những đóng góp, ý kiến để có thể hoàn thiện bản thân hơn trong những sự kiện tiếp theo - Lập bảng tổng kết đánh giá sự kiện Để đánh giá sự thành công của sự kiện, có thể tiến hành lập một bảng đánh giá với những thang điểm: Tốt – Trung bình – Tệ: Mức độ thành công của sự kiện 18 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 Tính khả thi của kế hoạch, sự kiện có thực hiện được kế hoạch đã đề ra hay không? Có chỗ nào trong kế hoạch không thể thực hiện không? (Nêu lý do) Nội dung chương trình có gì hay, đặc sắc không? Khán giả có cảm thấy thích thú với sự kiện không? Địa điểm tổ chức sự kiện Địa điểm tổ chức sự kiện có gần trung tâm thành phố, giao thông thuận tiện không? Sức chứa của địa điểm đó có đủ lớn không? Bãi đỗ xe có tiện không? Nhân viên nơi tổ chức sự kiện có nhiệt tình không? Kỹ thuật Hệ thống âm thanh, ánh sáng có hoạt động bình thường không? Âm thanh có nghe rõ không? Setup sân khấu có đẹp không Nguồn điện có an toàn và ổn định không? Đội ngũ nhân sự MC chương trình có nói chuyện lưu loát, thu hút khán giả và ứng xử linh hoạt không? Chương trình có diễn ra đúng timeline không? Thái độ làm việc của các nhân viên có lịch sự, nghiêm túc và chuyên nghiệp không? Hậu cần Sản xuất, in ấn có vật phẩm có đạt yêu cầu không? Phương tiện đi lại của khách mời có xảy ra vấn đề gì không? Khâu đón tiếp khách mời đã chu đáo chưa? Khách mời có phải chờ đợi không? Quản trị rủi ro Trong khi thực hiện, mức độ ăn ý, điều phối đã đạt yêu cầu chưa? Chương trình có xảy ra trục trặc gì không? Xử lý có mất nhiều thời gian không? Khi xử lý các sự cố hay rủi ro bất ngờ xảy ra đã được linh hoạt chưa? Có phát sinh gì ngoài kế hoạch không? (nêu nguyên nhân) Sau khi kết thúc sự kiện Thu dọn hiện trường có nhanh và gọn không? Các vật dụng đi thuê khi trả có xảy ra vấn đề hỏng hóc gì không? Thanh toán hợp đồng cho nghệ sỹ, nhà cung cấp có vấn đề gì phát sinh không? Báo cáo tài chính có gì sai sót không? - Đối chiếu Sau khi trả lời được tất cả các câu hỏi trên, từ đó có thể đưa ra một đánh giá chung Sau đó đối chiếu với các sự kiện đã xảy ra trước đó Nêu bài học và rút kinh nghiệm cho nhưunxg sự kiện về sau để đath được những hiệu quả tốt nhất Định hướng mở rộng sự kiện trong tương lai sẽ như thế nào? Đưa ra những định hướng phát triển về sau cho công ty 19 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 KẾT LUẬN Ngày nay, du lịch đang dần phấn đấu vươn mình trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, ngành kinh tế quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam, được Nhà nước chú trọng đầu tư và phát triển Trước đây, chỉ những người có thời gian và có tiền mới có thể đi du lịch, nhưng ngày nay bất kỳ ai đều có mong muốn, đòi hỏi được đáp ứng nhu cầu “đi du lịch” Kinh tế phát triển, thời gian đối với con người càng thật sự quý giá Họ vừa muốn làm việc, vừa muốn vui chơi, vừa muốn nghỉ ngơi, gặp gỡ…Đáp ứng nhu cầu đó, du lịch sự kiện ra đời như một phương thuốc chữa được bách bệnh cho loài người Khi lên kế hoạch để quản trị một sự kiện, chúng ta cần phải xem xét và áp dụng nhiều khía cạnh để có thể lên kế hoạch một cách chỉn chu, nhằm đảm bảo sự thành công cho sự kiện đó Chúng ta cần phải tập trung vào mục tiêu, đối tượng tham gia, nhân sách và địa điểm để có một cơ sở vững chắc cho việc lên kế hoạch để quản trị sự kiện Trong quá trình thực hiện, cần chú trọng đến mục tiêu của sự kiện để đảm bảo rằng mọi hoạt động và quyết định đều hướng tới mục tiêu đó Đồng thời chọn địa điểm hợp lý và quản lý ngân sách một cách hiệu quả cũng là một yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện Đặc biệt, trong quá trình thực hiện, chúng ta cần đặc biệt lưu ý tới vấn đề rủi ro Chúng ta cần phải có một sự quan tâm đặc biệt tới quản lý rủi ro và đảm bảo có thể xử lý mọi tình huống một cách linh hoạt và nhanh chóng Như vậy, việc lên kế hoạch để quản trị sự kiện là một công việc đòi hỏi sự cân nhắc tỉ mỉ và chuẩn bị một cách thật sự kỹ lưỡng Chúng ta cần phải kết hợp linh hoạt nhiều yếu tố và các kỹ năng cần thiết để đảm sự sự kiện có thể diễn ra một cách suôn sẻ và thành công 21 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com)