45 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG LONG THỦY, THỊ XÃ PHƯỚC LONG, TỈNH BÌNH PHƯỚC... Thực hiện tốt hoạt động hiệ
Lý do xây dựng đề án
Hầu hết hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay đều gắn liền với văn bản, tức là gắn liền với công tác văn thư Do đó, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của họat động quản lý nhà nước
Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số thì công tác văn thư đặc biệt là công tác văn thư điện tử; công tác văn thư trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp 4.0 cũng không kém phần quan trọng Những thay đổi trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi trong công tác văn thư (hiện đại hóa công tác văn thư) từ cách thức, quy trình hoạt động, kĩ năng ứng dụng công nghệ thông tin, năng lực, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức để phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số này
Vì vậy, hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi hiện nay là một trong những hoạt động mang tính cấp bách, trọng tâm của hầu hết các địa phương Thực hiện tốt hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động QLNN; tối ưu hóa quy trình quản lý công tác văn thư: hạn chế việc sử dụng văn bản giấy mà thay vào đó sẽ được thao tác trên hệ thống điện tử; Tiết kiệm được thời gian tìm kiếm tài liệu trong quá khứ và hiện tại, dễ dàng quản lý văn bản của đơn vị; Nâng cao năng lực số của đội ngũ CBCC hiện nay,…
Thực hiện theo Kế hoạch số 303/KH – UBND ngày 11/12/2020 của UBND tỉnh Bình Phước về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 trên địa bàn tỉnh Bình Phước, bên cạnh những mặt đạt được thì UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước vẫn còn tồn tại một số khó khăn như nay hạ tầng CNTT của phường chưa đồng bộ, hệ thống quản lý văn bản đến và điều hành tác nghiệp thường xuyên bị lỗi; Năng lực số của cán bộ văn thư còn hạn chế; Kinh phí đầu tư trang thiết thiết bị còn hạn chế,…
Chính vì những lý do trên, học viên xin chọn đề án “ Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước ” làm đề án tốt nghiệp của mình nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư trong bối cảnh Chính phủ số hiện nay.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
- PGS TS Bùi Quang Tuấn và TS Hà Huy Ngọc (2022), NXB Chính trị Quốc gia Sự thật, Sách Chuyển đổi số - Kinh nghiệm quốc tế và Lộ trình cho Việt Nam: Sách đã mô tả tổng quan các vấn đề về chuyển đổi số, kinh nghiệm quốc tế về chuyển đổi số, thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam Từ đó đưa ra lộ trình chuyển đổi số cho Việt Nam trong giai đoạn hiện nay
- TS Nguyễn Hải Thanh và TS Nguyễn Văn Quang (2022), NXB Chính trị Quốc gia Sự thật, Sách Đổi mới tư duy và phong cách lãnh đạo trong điều kiện công nghệ số ở Việt Nam – Một số vấn đề lý luận và thực tiễn: Sách đã tập trung phân tích khải quát về lý luận cũng như thực trạng vấn đề đổi mới tư duy và phong cách lãnh đạo, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chung tình hình bối cảnh điều kiện công nghệ số Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm đổi mới tư duy và phong cách lãnh đạo trong điều kiện công nghệ số ở Việt Nam hiện nay
- PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), NXB Lao động, Giáo trình Văn thư:
Giáo trình được biên soạn với mục đích chính là đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác văn thư
- Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thông tin, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư:
Giáo trình trang bị cho người đọc những kiến thức cơ bản nhất về công tác văn thư như khái niệm, nội dung, yêu cầu, ý nghĩa về công tác văn thư; Quy định về quản lý, sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- PGS.TSKH Bùi Loan Thùy và CVCC TS Phan Đình Nham (2021), NXB Đại học Quốc Gia TP.HCM, Giáo trình Lưu trữ học đại cương nhằm cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong mọi thời đại đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay
- ThS Nguyễn Phạm Ngọc Hân (2023), Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) với Đề cương bài giảng Quản lý văn bản điện tử Đề cương đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản điện tử, tài liệu điện tử, quy trình quản lý văn bản điện tử, hệ thống quản lý văn bản điện tử làm cơ sở để học viên nghiên cứu nội dung đề án
- Nguyễn Thị Kim Huệ (2023), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình “Quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn huyện Thạnh Phú, tỉnh
Bến Tre” Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận QLNN về công tác văn thư, đánh giá thực trạng QLNN về công tác văn thư trên địa bàn huyện Thạnh Phú, tỉnh Bến Tre từ đó đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác văn thư tại địa phương
- Nguyễn Thanh Hà (2016), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình
“Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn Lâm khoa học và công nghệ Việt
Nam” Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết cơ bản về công tác văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư Bên cạnh đó đã phân tích, làm rõ thực trạng hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại đơn vị Từ đó, nêu ra các phương hướng và giải pháp góp phần tăng cường hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn Lâm khoa học và công nghệ Việt Nam
- Đặng Thị Huyền (2023), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình
“Công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số” Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư
Làm rõ thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và phân tích những nguyên nhân của các hạn chế còn tồn tại Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số
- Lương Thị Hải Yến (2023), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình
“Công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội” Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, đánh giá thực trạng về công tác văn thư tại Đại Học Quốc gia Hà Nội từ đó đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác văn thư tại đơn vị
2.3 Các bài viết trên tạp chí khoa học
- ThS Vũ Thị Thùy Dung (2022) – Học viện Hành chính Quốc Gia, Tạp chí Quản lý nhà nước với bài viết Hệ thống văn bản về công tác văn thư và vấn đề bảo đảm thông tin trong quản lý hành chính nhà nước: Bài viết đã hệ thống hóa một loạt các văn bản điều chỉnh công tác văn thư truyền thống và việc thực hiện cải cách hành chính, chuyển đổi số quốc gia Bên cạnh đó, tác giả cũng đã chỉ ra những hạn chế và bất cập của hệ thống văn bản về công tác văn thư Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần hiện đại hóa công tác VTLT
- Tạp chí Tổ chức nhà nước (2023), Bài viết Bổ sung, sửa đổi, ban hành các quy chế, quy định về VTLT phù hợp, thống nhất trong hệ thống chính trị Tạp chí đã nêu lên nhiệm vụ chủ yếu và biện pháp tổ chức thực hiện công tác VTLT từ năm
- Kỷ yếu hội thảo khoa học (2015), NXB Đại học Quốc gia TP.HCM với bài viết Những vấn đề của khoa học lưu trữ các tỉnh phía Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đã nghiên cứu những việc đã làm được và chưa làm được để đề ra phương hướng tích cực và khả thi nhất về hoạt động VTLT trong thời gian tới
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề án
Mục tiêu đề án
Trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, từ đó đề án đưa ra những giải pháp mang tính khả thi góp phần hiện đại hóa trong việc thực hiện các công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy.
Nhiệm vụ đề án
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư
- Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy
- Đề xuất một số giải pháp góp phần thúc đẩy hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận
Dựa trên phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử Đồng thời vận dụng quan điểm, chủ trương, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước về hiện đại hóa công tác văn thư.
Phương pháp nghiên cứu cụ t hể bao gồm
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu, tham khảo các cơ sở lý luận và căn cứ pháp lý thông qua các giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật, các tạp chí, luận văn thạc sỹ,… để làm cơ sở cho phần hệ thống hóa lý thuyết về hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư
- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp kết quả khảo sát cũng như số liệu báo cáo của UBND phường Long Thủy để đánh giá thực trạng hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy nhằm chỉ ra những ưu điểm, hạn chế Từ đó, đưa ra giải pháp góp phần hoàn thiện việc hiện đại hóa công tác văn thư
- Phương pháp so sánh: So sánh chất lượng hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư thông qua số liệu thu thập được từ năm 2021 – 2023
- Phương pháp khảo sát: Tác giả dựa những hạn chế liên quan đến hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước để xây dựng phiếu khảo sát Số lượng phiếu phát ra: 27 phiếu, số phiếu thu vào: 27 phiếu Đối tượng khảo sát là toàn bộ CB, CC, người hoạt động không chuyên trách đang công tác tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước về thực trạng thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại phường
- Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là đội ngũ CC, văn thư cơ quan, người dân thông qua tầm quan trọng của việc chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư; Mức độ hài lòng của người dân,…
Hiệu quả/ lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn
Đề án góp phần hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay Ngoài ra, thông qua việc phân tích thực trạng, những ưu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất những giải pháp phù hợp, góp phần hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy.
Kết cấu đề án
Ngoài lời cám ơn; Lời cam đoan; Danh mục các từ viết tắt, danh mục bảng biểu và hình vẽ; Mục lục; Phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề án chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư
Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước
Chương 3: Giải pháp và lộ trình hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ8 1.1 Một số khái niệm liên quan
Công tác văn thư
“Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ “ Văn ” có nghĩa là văn tự, “ thư ” có nghĩa là thư tịch Công tác văn thư tức là làm nhưng công việc liên quan đến văn tự, thư tịch” (Hoàng Lê Minh, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2014, tr.1)
“Văn thư là công tác giao nhận và quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ” (Ngọc
Hằng – Kỳ Duyên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Thanh niên, 2016, tr 1004)
“Văn thư là bộ phận của văn phòng phụ trách việc giao nhận và quản lý công văn, giấy tờ hoặc là người làm công tác văn thư” (Thái Xuân Đệ, Từ điển Tiếng
Việt, NXB Hải Phòng, 2023, tr 631)
“Văn thư là công văn, giấy tờ (nói chung) hoặc là bộ phận phụ trách giao, nhận và quản lý công văn, giấy tờ hoặc có thể hiểu là người làm công tác văn thư”
(Nguyễn Tôn Nhan – Phú Văn Hẳn đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2024, tr 777)
Như vậy “Văn thư” được hiểu là tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân lập ra hoặc do cơ quan, tổ chức ban hành để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công việc chung Bên cạnh đó, văn thư còn được xem là bộ phận quản lý văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, đơn vị và là người làm công tác văn thư
Theo Điều 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định “Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.”
Như vậy, có thể hiểu công tác văn thư là hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc như: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hiện đại hóa
“Hiện đại là thuộc thời đại ngày nay” (Ngọc Hằng – Kỳ Duyên, Từ điển
Tiếng Việt, NXB Thanh niên, 2016, tr 390)
“Hiện đại là hiện trong thời đại này, có áp những tiến bộ của khoa học kỹ thuật” (Thành Yến, Từ điển Tiếng Việt, NXB Dân Trí, 2023, tr 260)
“Hiện đại thuộc về thời đại ngày nay, có áp dụng những phát minh, những thành tựu mới nhất của khoa học và công nghệ ngày nay” (Nguyễn Quang – Minh Trí đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt thông dụng, NXB Dân Trí, 2022, tr 191-192)
“Hiện đại hóa là làm cho mang tính chất hiện đại” ((Nguyễn Tôn Nhan – Phú
Văn Hẳn đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2024, tr 473)
Như vậy, có thể hiểu “Hiện đại hóa” là thay đổi tư duy trong quản lý và tổ chức thực hiện bằng cách áp dụng những tiến bộ, những phát minh, thành tựu của khoa học và công nghệ trong thời đại hiện nay nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công việc.
Hiện đại hóa công tác văn thư
“Hiện đại hóa công tác văn thư” được hiểu là việc thay đổi tư duy trong quản lý và tổ chức hoạt động văn thư, áp dụng những tiến bộ, những thành tựu của khoa học và công nghệ mới nhất như sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, theo dõi và quản lý văn bản trên môi trường mạng, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư.
Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư
Thứ nhất, Đổi mới tư duy, phương thức quản lý
Hiện nay có một số đội ngũ CC, văn thư cơ quan thực hiện công tác văn thư có tâm lý e dè, ngại đổi mới là một trong những yếu tố dẫn đến việc làm chậm tiến trình chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay Vì thế, để hiện đại hóa công tác văn thư chúng ta cần phải đổi mới tư duy, phương thức quản lý
Tư duy, phương thức quản lý của đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong việc hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công của đơn vị
Tư duy, phương thức quản lý của của đội ngũ lãnh đạo, quản lý đổi mới đúng sẽ thúc đẩy sự thay đổi của hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư
Ngược lại nếu người đứng đầu tổ chức có tâm lý e dè, ngại thay đổi , sử dụng phương thức quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư truyền thống, không thay đổi để phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số hiện nay sẽ là rào cản, làm cho tổ chức đi theo lối mòn, không đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư trong thời đại hiện nay
Vì vậy, đổi mới tư duy, phương thức quản lý của người đứng đầu tổ chức trong việc thực hiện công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng vì tổ chức, đơn vị chỉ có thể thay đổi khi người đứng đầu là người tiên phong thay đổi để phát triển tổ chức, cơ quan
Thứ hai, Cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ
Việc xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay là một trong những nội dung có tính chất cải tiến mạnh mẽ đến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực đặc biệt là công tác văn thư
Do đó, Cuộc Cách mạng khoa học công nghệ này đòi hỏi công tác văn thư phải thay đổi cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ từ phương thức truyền thống sang áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong quản lý và thực hiện công việc như thay vì soạn thảo và ban hành văn bản giấy thì cơ quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử; chỉ đạo, điều hành, theo dõi, quản lý văn bản trên môi trường mạng bằng phần mềm quản lý văn bản; thực hiện ký số trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Việc cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư giúp cho đội ngũ CC, văn thư cơ quan thực hiện công việc nhanh chóng góp phần tăng hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, diện tích lưu trữ, dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu, nâng cao hiệu quả thực hiện công việc
Vì vậy, chúng ta cần phải chú trọng cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay
Thứ ba, Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc đặc biệt là công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng trong việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là công cụ để CC, văn thư cơ quan sử dụng để xử lý công việc hàng giờ, hàng ngày Công cụ càng tiên tiến, hiện đại thì tốc độ xử lý công việc càng nhanh, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc được mang lại càng lớn Ngược lại, cơ sở vật chất, trang thiết bị không đủ hoặc không đảm bảo để thực hiện công việc thì năng suất làm việc không cao, tốc độ xử lý chậm, không đạt hiệu quả công việc
Vì vậy, chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc là một trong những nội dung quan trọng trong việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay
Thứ tư, Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư
Khái niệm Công nghệ Thông tin được quy định tại Khoản 1, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 quy định: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông số”
Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là quá trình xử lý kỹ thuật tự động hóa các công việc sau: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý con dấu, công tác quản lý và tìm tài liệu lưu trữ
Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý HCNN nói chung và đặc biệt là công tác văn thư nói riêng mang lại những ý nghĩa sau:
Một là, Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là giải pháp tối ưu cho công tác điều hành tác nghiệp, quản lý công văn
Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư nhằm giúp các cơ quan, đơn vị có thể soạn thảo, nhận và gửi văn bản một cách dễ dàng, nhanh chóng nhằm tăng hiệu suất công việc trong các hoạt động quản lý hồ sơ, văn bản của mình Thêm vào đó, tạo một môi trường làm việc thống nhất, minh bạch tạo điều kiện cho các cơ quan, đơn vị giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn
Ý nghĩa của hiện đại hóa trong công tác văn thư
Hiện đại hóa công tác văn thư có các ý nghĩa sau:
Một là, Góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư
- Việc hiện đại hóa công tác văn thư giúp cho mỗi CC, văn thư cơ quan có thể tối ưu hóa công việc của mình như có thể thực hiện nhiều nội dung công việc của công tác văn thư trên cùng một phần mềm như soạn thảo văn bản; trình ký; theo dõi và quản lý văn bản đi, văn bản đến; tìm kiếm hồ sơ, tài liệu,… và có thể kết nối với các bộ phận khác để giải quyết công việc trên cùng một hệ thống, phần mềm chung
- Hiện đại hóa công tác văn thư góp phần đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện công việc được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm được thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện
- Việc gửi và nhận văn bản thông qua phần mềm quản lý văn bản trên môi trường mạng góp phần đảm bảo thông tin được truyền tải đầy đủ nội dung và nhanh chóng, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, mang lại hiệu suất công việc cao
- Các dữ liệu, kết quả thực hiện công việc được quản lý công khai, minh bạch là căn cứ quan trọng để đánh giá năng lực của CC, văn thư cơ quan một cách khách quan giúp đội ngũ CC, văn thư cơ quan nâng cao tính trách nhiệm khi thực hiện công việc và là cơ sở để đánh giá thi đua, khen thưởng cũng như xử lý vi phạm
Hai là, góp phần tiết kiệm, tối đa hóa chi phí cho đơn vị
- Việc phát hành văn bản điện tử giúp cơ quan, tổ chức giảm chi phí sử dụng các văn phòng phẩm như giấy in, mực in, chi phí bảo trì, bão dưỡng,…
- Việc hiện đại hóa công tác văn thư góp phần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức trên phần mềm hệ thống quản lý văn bản của đơn vị giúp cho mỗi cá nhân, tổ chức tiết kiệm được thời gian, dễ dàng tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cần thiết để tham khảo, phục vụ công việc
- Bên cạnh đó, đơn vị còn tránh được vấn đề mối mọt, vấn đề về an toàn phòng cháy, chữa cháy khi lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy
Ba là, Góp phần thuận tiện trong việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu phục vụ công việc của cơ quan, đơn vị
Việc lưu trữ văn bản trên phần mềm của cơ quan, tổ chức góp phần cho đội ngũ CC, văn thư cơ quan thuận tiện, dễ dàng tìm kiếm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và đầy đủ để phục vụ công việc thay vì tìm kiếm hồ sơ, tài liệu giấy như trước đây rất lâu, tốn rất nhiều thời gian
Do đó, cơ quan, tổ chức nên tiến hành theo dõi, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định để có đầy đủ hồ sơ, tài liệu để CC, văn thư cơ quan dễ dàng tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cần thiết để phục vụ công việc, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân và đơn vị.
Yêu cầu trong việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn thư
Một là, đảm bảo đúng quy định của pháp luật
Trong tất cả hoạt động của quản lý nhà nước nói chung và hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư nói riêng đều phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật từ hoạt động đầu vào đến hoạt đầu ra Các hoạt động từ việc soạn thảo, ban hành phải thực hiện đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thẩm quyền ký, quy trình quản lý công tác văn thư,… đều phải dựa vào luật, các văn bản quy định, hướng dẫn thi hành, các nguyên tắc quản lý trong môi trường mạng như Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Nghị định 30/2020/NĐ – CP của Chính phủ về công tác văn thư; Hướng dẫn về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng,
Hai là, đảm bảo tính khoa học
Tính khoa học của hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư hiện nay phải phù hợp với từng cơ quan, từng tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số Hoạt động hiện đại hóa phải được thực hiện từng bước, từng giai đoạn, phù hợp với hoàn cảnh, nhu cầu, nguồn lực và thực tiễn của mỗi đơn vị để xây dựng quy trình và biện pháp mang hiệu lại quả cao cho đơn vị trong việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư
Ba là, đảm bảo tính tiết kiệm
Hiện đại hóa công tác văn thư là việc chuyển đổi từ hoạt động văn thư truyền thống thông qua các cách thức quản lý và phương pháp thực hiện (đặc biệt là việc ứng dụng CNTT) đã tiết kiệm được thời gian thực hiện, tiết kiệm được chi phí cho việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy hơn so với trước đây vì hiện nay các cơ quan, đơn vị đã được tiếp nhận và xử lý văn bản trên phần mềm quản lý văn bản và môi trường mạng
Bốn là, đảm bảo tính hiệu quả
Hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay là tối ưu hóa phương pháp, quy trình thực hiện công tác văn thư thông qua cơ sở hạ tầng, môi trường, máy móc, trang thiết bị làm việc đã đặt ra yêu cầu về chất lượng thực hiện công tác văn thư cần phải mang lại hiệu quả cao.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn thư
Một là, sự quan tâm của Đảng và Nhà nước
Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu khách quan đối với mỗi quốc gia và trong mọi lĩnh vực mà Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm trong đó không thể không kể đến công tác văn thư Để bảo đảm thông tin trong quản lý tại các cơ quan HCNN đòi hỏi một hệ thống văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư đầy đủ, đồng bộ, thống nhất, phù hợp và khả thi Đây là cơ sở pháp lý để thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư
Thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước đã ban hành một số văn bản về việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư như sau:
- Sắc lệnh số 49 ngày 12 tháng 10 năm 1946 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quy định thống nhất quản lý về việc ghi Quốc hiệu trên các văn bản sau khi giành được độc lập đã chứng tỏ tầm quan trọng của công tác văn thư trong QLNN
- Nghị định số 45/2020/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử,… cho thấy Đảng và Nhà nước thật sự quan tâm hoạt động văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay
- Văn bản có hiệu lực pháp lý bao quát nhất về công tác văn thư hiện nay là Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định này đã tích hợp các nội dung về công tác văn thư ở các văn bản khác về chung một văn bản như các vấn đề về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu,… góp phần tạo hành lang pháp lý rõ ràng, cụ thể hơn trong công tác văn thư đặc biệt trong môi trường Chính phủ điện tử, hướng tới xây dựng Chính phủ số hiện nay
- Quyết định số 458/QĐ – TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ phê duyệt đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” đã đặt nền móng cho lưu trữ điện tử tại Việt Nam Theo đó, kể từ khi Chính phủ quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử cùng với sự ra đời của Trục liên thông văn bản quốc gia, ngành VTLT buộc phải chuyển đổi số để bắt kịp xu thế của thời đại Đây được coi là bước ngoặt “cách mạng” trong ngành VTLT
Hai là, Sự phát triển của Cách mạng công nghệ 4.0
Trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay, công tác văn thư buộc phải đổi mới, nâng cao để có thể bắt kịp với xu hướng của thời đại
Công tác VTLT lúc này trở thành công cụ trong hoạt động hành chính văn phòng Hơn thế nữa, đây còn là công cụ thiết yếu thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng thành công Chính phủ điện tử ở nước ta hiện nay Việc số hóa quản lý văn bản hay số hóa tài liệu giấy và lập hồ sơ điện tử đang là xu hướng và được áp dụng tại nhiều cơ quan, tổ chức; việc áp dụng phần mềm Quản lý văn bản tạo sự thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động nghiệp vụ, tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay thế cho văn bản giấy đều là những ảnh hưởng tích cực của công nghệ 4.0 đến công tác VTLT nói chung
Ba là, Ngân sách địa phương
Việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong hầu hết các công tác QLNN (ứng dụng CNTT, áp dụng tiêu chuẩn ISO,…) giúp thu hẹp khoảng cách không gian, rút ngắn thời gian, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc Với việc cải cách thủ tục hành chính, xây dựng chính quyền số thì công tác văn thư phải được hiện đại hóa để theo kịp sự phát triển của cách mạng công nghệ 4.0
Tuy nhiên, muốn áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để tiến hành hiện đại hóa công tác văn thư thì yếu tố kinh tế giữ vai trò vô cùng quan trọng Việc ứng dụng CNTT, đầu tư chất lượng mua sắm trang thiết bị để phục vụ công tác văn thư phụ thuộc rất lớn vào nguồn ngân sách địa phương Nguồn ngân sách địa phương dồi dào thì việc đầu tư vào việc hiện đại hóa được quan tâm nhiều hơn, ưu tiên hơn Ngược lại thì địa phương phải cần cân nhắc và tiến hành việc hiện đại hóa công tác văn thư từng bước một
Bốn là, Môi trường làm việc
Môi trường làm việc: bao gồm sự bố trí hợp lý, khoa học phòng làm việc của văn thư cơ quan, trang thiết bị trong phòng, đảm bảo thông thoáng, hạn chế tiếng ồn, màu sắc, bụi bặm, ánh sáng dễ chịu Đây là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý, hiệu suất làm việc của cán bộ văn thư
Môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của CC, văn thư cơ quan cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nói chung và hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư nói riêng
Năm là, Năng lực chuyên môn nghiệp vụ của CC, văn thư cơ quan làm công tác văn thư
Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của CC, văn thư cơ quan là yếu tố quyết định trực tiếp năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc Không có phương tiện kỹ thuật hay phần mềm hiện đại nào có thể thay thế được Cũng chính vì thế văn thư cơ quan cần có trình độ chuyên môn tốt, tâm huyết với nghề, say mê công việc, cẩn thận, tỉ mỉ, không ngừng học hỏi, bồi dưỡng chuyên môn, tiếp thu công nghệ hiện đại để phục vụ cho công tác văn thư tại cơ quan
Sáu là, Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật phục vụ công việc
Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật: gồm các phương tiện như máy tính, điện thoại, máy in-photo, máy scan, hạ tầng công nghệ số đủ hiện đại, giúp cho công tác soạn thảo, quản lý, xử lý văn bản, thu thập thông tin nói riêng, các nghiệp vụ VTLT nói chung được tiến hành dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, khoa học Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật càng hiện đại, đồng bộ thì năng suất, hiệu quả làm việc của cán bộ văn thư càng tăng cao
Qua quá trình nghiên cứu tổng thể Chương 1, Đề án nhằm hướng đến những nội dung sau:
Thứ nhất, xây dựng khung lý thuyết về công tác văn thư, hiện đại hóa và hiện đại hóa công tác văn thư Trên cơ sở các khái niệm về văn thư, công tác văn thư và hiện đại hóa, học viên tiến hành xây dựng khái niệm hiện đại hóa công tác văn thư làm cơ sở khoa học để phục vụ mục tiêu nghiên cứu của Đề án
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
Khái quát về UBND phường Long Thủy
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Long Thủy
Long Thủy là một phường của thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước
Phường Long Thủy được thành lập trên cơ sở chia tách từ Thị trấn Thác Mơ theo (Nghị quyết số: 35/NQ – CP ngày 11 tháng 8 năm 2009 của Chính phủ Về việc điều chỉnh địa giới hành chính xã, thành lập xã thuộc huyện Chơn Thành, huyện Bình Long, huyện Phước Long; Điều chỉnh địa giới hành chính huyện Bình Long, huyện Phước Long để thành lập thị xã Bình Long, thị xã Phước Long; thành lập các phường trực thuộc thị xã Bình Long, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước) và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 11 năm 2009
Phường Long Thủy có diện tích tự nhiên là 419,56 ha, đơn vị hành chánh gồm 05 khu dân cư với dân số 1.836 hộ với 7.678 khẩu
Phường Long Thủy nằm ở phía Đông Bắc thị xã Phước Long, địa giới hành chính của Phường Long Thủy được giới hạn như sau:
Phía Đông giáp phường Thác Mơ
Phía Tây giáp xã Long Giang
Phía Nam giáp các phườngThác Mơ và phường Sơn Giang
Phía Bắc giáp huyện Bù Gia Mập
Hình 2.1 Bản đồ vệ tinh phường Long Thủy, thị xã Phước Long
“Nguồn: Địa ốc Thông Thái 2024”
Thuận lợi: Là địa bàn dân cư tập trung nên rất thuận tiện cho việc giao lưu sinh hoạt cũng như phát triển kinh tế trên tất cả các lĩnh vực Bên cạnh đó, được sự quan tâm của Thị ủy, UBND thị xã và các Ban xây dựng Đảng, sự đoàn kết của tập thể cấp ủy và sự nỗ lực của các ban ngành, đoàn thể phường, nhân dân tin tưởng nền kinh tế của phường phát triển đúng định hướng
Khó khăn: Là phường có diện tích đất nông lâm nghiệp ít, chủ yếu là đất thâm canh ở huyện Bù Gia Mập, các doanh nghiệp và cơ sở sản xuất nhỏ nên phần nào gặp khó khăn trong việc thu ngân sách
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước
2.1.2.1 Vị trí của UBND phường Long Thủy Ủy ban nhân dân phường Long Thủy là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã do Hội đồng nhân dân phường bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân phường Long Thủy
2.1.2.2 Chức năng của UBND phường Long Thủy
Chức năng chính của UBND phường Long Thủy đó là quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn phường trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng theo các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và theo sự phân công chỉ đạo thực hiện của UBND thị xã Phước Long
2.1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường Long Thủy
Xây dựng, trình HĐND phường quyết định một số nội dung thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND phường như:
- Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường;
- Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn phường;
- Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm của xã trước khi trình Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND phường Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách đã được phê duyệt
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân phường [18]
2.1.3 Nguyên tắc làm việc của UBND phường Long Thủy
- UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên UBND phường Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của HĐND phường; phối hợp chặt chẽ giữa UBND phường với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân phường trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ
- Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của UBND phường
- CB, CC của phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND phường ngày càng chính quy, hiện đại vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân [18]
Cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc của Ủy ban nhân dân phường được quy định tại Điều 62 Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015, sửa đổi bổ sung năm 2019 và Quyết định số 745/QĐ – UBND ngày 22 tháng 12 năm 2021 Về việc Ban hành quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường Long Thủy nhiệm kỳ 2021 - 2026 như sau: “ UBND phường gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an”
Như vậy, cơ cấu tổ chức của UBND phường Long Thủy gồm 01 Chủ tịch;
01 Phó Chủ tịch; 1 Trưởng công an; 1 Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy quân sự và các công chức khác
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Long Thủy
“Nguồn: UBND phường Long Thủy”
Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy 23 1 Thực trạng đổi mới tư duy, phương thức quản lý
Thông qua các phiếu khảo sát bằng bảng hỏi, thu thập các câu trả lời của đội ngũ các bộ, công chức đang công tác tại UBND phường Long Thủy nhằm giúp học viên có số liệu phục vụ việc nghiên cứu, phân tích đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy để hoàn thành việc thực hiện đề án tốt nghiệp của mình Bên cạnh đó học viên có thể đưa ra những giải pháp góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả, hiện đại hóa trong việc thực hiện các công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy
- Đối tượng khảo sát: Đối tượng khảo sát là Lãnh đạo, CC và người hoạt động không chuyên trách đang công tác tại UBND phường Long Thủy về thực trạng thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại phường giai đoạn 2021-2023
Tác giả dựa những hạn chế liên quan đến hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước để xây dựng phiếu khảo sát bằng bảng hỏi và bảng phỏng vấn
+ Đối với phiếu khảo sát bằng bảng hỏi: Số lượng phiếu phát ra: 27 phiếu, số phiếu thu vào: 27 phiếu
+ Phương pháp phỏng vấn: Tác giả phỏng vấn Lãnh đạo và công chức UBND phường Long Thủy
2.2.1 Thực trạng về đổi mới tư duy, phương thức quản lý theo hướng hiện đại hóa công tác văn thư
2.2.1.1 Nhận thức về đổi mới công tác văn thư
Biểu đồ 2.3 Quan điểm của CC về việc thay thế văn bản giấy
“Nguồn: Khảo sát của tác giả”
Từ kết quả khảo sát có 67, 7 % CC đánh giá nên sử dụng văn bản điện tử thay thế hoàn toàn văn bản giấy và 33,3 % CC còn lại đánh giá chỉ nên thay thế một phần Từ đó, cho thấy nhận thức về đổi mới công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy là chưa đồng đều Một số CC vẫn còn vẫn còn duy trì quy trình truyền thống, thói quen sử dụng văn bản giấy, tâm lý e dè, ngại đổi mới trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao
Một số CC đã nhận thấy được tầm quan trọng của hiện đại hóa công tác văn thư nên đã có sự thay đổi trong tư duy, đổi mới cách thức làm việc và đang dần được cải thiện Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đổi mới vẫn còn gặp phải một số khó khăn, chưa có sự thống nhất cao từ đội ngũ CC của phường (33,3 %)
Việc đổi mới tư duy, nhận thức về hiện đại hóa công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay vô cùng quan trọng và cần thiết, là một trong những tiền đề nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, do đó ban lãnh đạo cơ quan và đội ngũ CC phường cần phải quyết tâm, nỗ lực hơn nữa để thực hiện
2.2.1.2 Nhân lực thực hiện công tác văn thư
Bảng 2.4 Công tác tổ chức, biên chế công tác văn thư
“Nguồn: Báo cáo của UBND phường Long Thủy”
- UBND phường đã bố trí 01 cán bộ làm công tác thủ quỹ, VTLT đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 02/2021/TT – BNV ngày 11 tháng 6 năm
Tên cơ quan Họ tên
Biên chế Phụ trách VTLT
Mức phụ cấp độc hại (Nếu có)
CC VC HĐ Chuyên trách
Huỳnh Thị Thanh Thảo Đại học (Chuyên ngành Tài chính kế toán)
2021 của Bộ Nội vụ về việc Quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư Văn thư cơ quan tốt nghiệp Đại học (chuyên ngành Tài chính – Kế toán), thâm niên công tác tại đơn vị đã được 10 năm
- Thực hiện các chế độ phụ cấp độc hại (0.2) cho cán bộ VTLT theo quy định hiện hành
- Văn thư cơ quan phụ trách các công việc như sau:
* Quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến;
+ Đóng dấu văn bản đến;
+ Trình và chuyển giao văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản điện tử để xử lý công việc;
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản điện tử đến;
* Quản lý văn bản đi:
+ Cấp số và thời gian ban hành văn bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Ký số của cơ quan;
+ Lưu trữ văn bản đi;
+ Phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi đến các đối tượng có liên quan trên hệ thống quản lý văn bản của UBND phường
Ngoài ra văn thư cơ quan UBND phường Long Thủy còn thực hiện việc soạn thảo văn bản, photocopy, scan hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu; Theo dõi cơ sở vật chất, trang thiết bị tại đơn vị để thực hiện bảo trì, bảo dưỡng theo quy định; Mua sắm văn phòng phẩm,…
* Quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan
UBND phường Long Thủy có những loại dấu sau: Dấu cơ quan; Dấu chỉ mức độ Khẩn (Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ); Dấu chỉ mức độ Mật (Mật, Tuyệt mật, Tối mật)
Văn thư cơ quan – Huỳnh Thị Thanh Thảo được chủ tịch UBND phường Long Thủy giao giữ và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật bằng văn bản và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường
Hiện nay, tại UBND phường Long Thủy đều đã cấp chữ ký số CC, cán bộ không chuyên trách tại phường trong đó có văn thư cơ quan
“Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu CC, Văn thư cơ quan tại UBND phường Long Thủy thực hiện ký số trên phần mềm quản lý văn bản bằng USB Token
“Nguồn: Khảo sát của tác giả”
Qua kết quả khảo sát trên cho thấy hiện nay số lượng CC tự đánh giá bản thân thực hiện hiệu quả hoạt động văn thư của UBND phường trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay chỉ mới hơn ẵ số lượng tổng số lượng CC tại phường (chiếm 59,3%); Đáp ứng một phần chiếm 25,9% còn lại gần 15% số lượng CC của phường chưa đáp ứng Như vậy, năng lực của CC tại phường đáp ứng yêu cầu này chưa thật sự hiệu quả
Biểu đồ 2.5 Đánh giá năng lực của bản thân đáp ứng yêu cầu hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư Đã đáp ứng Chưa đáp ứng Chỉ đáp ứng 1 phần
2.2.2 Thực trạng cách thức tổ chức, quy trình thực hiện nghiệp vụ văn thư tại UBND phường Long Thủy
2.2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư
Bảng 2.6 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
STT Chưa ban hành Đã ban hành mới theo Nghị định số 30/2020/NĐ –
CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Số, kí hiệu, ngày tháng năm ban hành (nếu đã ban hành)
1 Quy chế công tác VTLT x
2 QĐ ban hành danh mục hồ sơ cơ quan x
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của UBND x
4 QĐ ban hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan x
“Nguồn: Báo cáo của UBND phường Long Thủy”
Theo Báo cáo của UBND phường Long Thủy giai đoạn năm 2021 – 2023 UBND phường đã ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư như:
+ Quyết định số 23/QĐ – UBND ngày ngày 02 tháng 3 năm 2021 của
UBND phường Long Thủy về việc Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của UBND;
+ Quyết định số 24/QĐ – UBND ngày 02 tháng 3 năm 2021 của UBND phường Long Thủy về việc Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan
+ Quyết định số 09/QĐ – UBND ngày 30 tháng 01 năm 2023 của UBND phường Long Thủy về việc Ban hành Quy chế công tác VTLT;
Quy chế công tác VTLT của UBND phường Long Thủy được ban hành bao gồm 44 Điều, 04 Chương
Trong công tác văn thư quy định các hoạt động: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
Quy chế công tác VTLT của UBND phường Long Thủy được quy định cụ thể như sau:
Một là , Chương I (Điều 1 → Điều 4): Quy định chung của công tác VTLT tại UBND phường Long Thủy
Hai là, Chương II (Điều 5 → Điều 28): Quy định về công tác văn thư Trong đó:
• Quy định về soạn thảo, ký ban hành văn bản (Điều 5 → Điều 11)
• Quy định về quản lý văn bản (Điều 12 → Điều 22)
• Quy định về Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào UBND phường Long Thủy (Điều 23 → Điều 26)
• Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư (Điều 27 → Điều 28)
Ba là , Chương III (Điều 29 → Điều 40): Quy định về công tác lưu trữ
Bốn là, Chương IV (Điều 41 → Điều 44): Tổ chức thực hiện
+ Quyết định số 19/QĐ – UBND ngày 30 tháng 02 năm 2023 của UBND phường Long Thủy về việc Ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan;
Bên cạnh đó, đơn vị đã thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất khi cấp trên yêu cầu
Biểu đồ 2.7 Khó khăn, bất cập của hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư
“Nguồn: Khảo sát của tác giả”
Đánh giá chung
Trong những năm qua công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy đã đạt được nhiều kết quả và có những chuyển biến tích cực như:
- Một là , Đa số CB, CC đều nhận thấy tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay Lãnh đạo đơn vị, các cấp quản lý đã thay đổi tư duy trong quản lý và tổ chức hoạt động văn thư, áp dụng những tiến bộ, những thành tựu của khoa học và công nghệ mới nhất như sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, theo dõi và quản lý văn bản trên môi trường mạng, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư
- Hai là, Việc sắp xếp, bố trí được khoa học hơn, có sổ sách theo dõi văn bản, bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư để đảm bảo được công việc lưu trữ tại đơn vị thuận tiện cho việc khai thác và sử dụng các văn bản có hiệu quả phục vụ cho công tác chung của UBND phường
- Ba là , Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật và các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức, nội dung
- Bốn là , CB, CC đã tích cực trong ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, hạn chế việc chuyển văn bản giấy đối với một số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử, phần mềm dùng chung
- Năm là , Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được chỉ đạo thường xuyên, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư ngày càng được quan tâm
- Sáu là, Thời điểm chuyển giao giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ điện tử Nhiệm vụ mới với khối lượng công việc tương đối nhiều nhưng UBND phường đã kịp thời chỉ đạo bộ phận văn thư, việc lưu trữ hồ sơ ngày càng nề nếp, ổn định Từ đó nhận thức của các bộ phận chuyên môn làm công tác văn thư đã được nâng lên rõ rệt
- Bảy là , Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư ngày càng đi vào nề nếp, khoa học như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến đã có nhiều tiến bộ; việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực như : Giảm tải văn bản giấy, gửi, nhận văn bản nhanh, tiết kiệm thời gian, chi phí, Lãnh đạo đi công tác vẫn xử lý và ký số văn bản kịp thời, việc tra cứu văn bản tiện lợi, nhanh chóng
Bảng 2.14 Khảo sát những Khó khăn, bất cập trong hoạt hộng hiện đại hóa công tác văn thư
Thói quen sử dụng quy trình truyền thống 92,6
CB, CC chưa được bồi dưỡng chuyên sâu về nghiệp vụ 88,9
Trình độ ứng dụng CNTT vào công tác văn thư của đội ngũ
CB, CC còn hạn chế
Thiếu cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị phục vụ công việc
Hạ tầng CNTT chưa đồng bộ 59,3
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp bị lỗi 40,7
Thiếu các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể 29,6
“Nguồn: Khảo sát của tác giả”
Từ kết quả khảo sát cho thấy những khó khăn lớn nhất mà phường đang gặp phải là thói quen sử dụng quy trình truyền thống (92,6%) Đây là biểu hiện thường gặp nhất trong đội ngũ CB, CC do tâm lý e dè, ngại thay đổi khi tiếp xúc với nội dung mới Tiếp theo là đội ngũ CB, CC chưa được bồi dưỡng chuyên sâu về nghiệp vụ (88,9%) Trình độ ứng dụng CNTT vào công tác văn thư của đội ngũ CB, CC còn hạn chế (85,2%) Đây là khó khăn được đánh giá nhiều nhất trên 80% số lượng
CB, CC ở phường Ngoài ra, nhưng khó khăn chiếm trên 50% là: vấn đề thiếu cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị phục vụ công việc (70,4%) và hạ tầng CNTT chưa đồng bộ (59,3%) Đây là các vấn đề mà chúng ta cần phải đặc biệt quan tâm
Tóm lại, Bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy vẫn còn một số hạn chế sau:
Một là , Công tác văn thư điện tử là một nghiệp vụ mới, có tính cấp thiết, yêu cầu về hạ tầng CNTT, trình độ, nhân lực phụ trách công tác văn thư điện tử cũng thay đổi Tuy nhiên, hiện nay hạ tầng CNTT của phường chưa đồng bộ, trang thiết bị đầu tư cho CNTT còn hạn chế, hệ thống quản lý văn bản đến và điều hành tác nghiệp thường xuyên bị lỗi; dữ liệu văn bản trên hệ thống không lưu trữ được những năm trước đây dẫn đến nhiều tài liệu bị mất không tìm kiếm trên hệ thống được
Hai là , Mức độ phức tạp của công việc ngày càng cao tuy nhiên trình độ năng lực của đội ngũ CB, CC còn hạn chế Theo bảng khảo sát 2.7 ở trên, bản thân
CB, CC tự đánh giá về năng lực của mình khi thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư là chưa cao (chỉ có 59,3% CB, CC tự đánh giá là đã đáp ứng), còn lại số lượng CB, CC chưa đáp ứng ( chiếm tới 25,9%) và chỉ đáp ứng 1 phần
(chiếm 14,8%) Qua đó, dẫn đến một số sai sót trong quá trình thực hiện công tác văn thư, công tác tham mưu cho lãnh đạo như xác định không đúng loại văn bản ban hành, nội dung soạn thảo không phù hợp, thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản còn lúng túng, chưa hiệu quả,…
Ba là , UBND phường chưa xây dựng quy trình quản lý văn bản điện tử riêng tại đơn vị trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay
Bốn là, Tư duy đổi mới về công tác văn thư của một số CB, CC còn hạn chế Năm là, UBND phường Long Thủy vẫn còn tình trạng tài liệu bó gói chưa chỉnh lý
Sáu là, UBND phường chưa có cơ chế khen thưởng, xử lý kỷ luật về công tác văn thư
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
- Một là , Cơ sở vật chất mặc dù đã được đầu tư khá đầy đủ nhưng đôi khi còn gặp một số vấn đề lỗi của hệ thống máy tính dẫn đến công việc bị xử lý chậm trễ Đơn vị đã trang bị đầy đủ máy vi tính nhưng hiện nay đã xuống cấp chưa đáp ứng được nhu cầu công tác Đường truyền Internet với tốc độ thấp, tín hiệu chập chờn chưa ổn định Bên cạnh đó, Phần mềm xử lý văn bản qua mạng thực sự chưa hoàn chỉnh, còn nhiều lỗi hệ thống phát sinh như: lỗi thể hiện trạng thái văn bản
(văn bản đã đọc nhưng chưa mờ, vẫn còn đậm) Việc ghi nhận bút phê đối với văn bản đôi khi còn xảy ra lỗi
GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG
Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư
3.1.1 Nhóm giải pháp về quản lý
3.1.1.1 Thay đổi và nâng cao nhận thức của CC, văn thư cơ quan về hiện đại hóa công tác văn thư
Tư duy, phương thức quản lý của đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong việc hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công của cơ quan
Tư duy, phương thức quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý đổi mới đúng sẽ tạo sự tác động mạnh mẽ, truyền động lực và cảm hứng đến đội ngũ CC, văn thư cơ quan Từ đó, đội ngũ CC, văn thư cơ quan sẽ nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư để đối mới trong công tác quản lý và thực hiện nghiệp vụ góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư
UBND phường Long Thủy có thể thực hiện nội dung này bằng cách hoàn thiện các chế tài như:
Một là, Lãnh đạo UBND phường Long Thủy cần gương mẫu, tiên phong, cam kết và hành động trong việc hiện đại hóa công tác văn thư
Hai là, Thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm, tập huấn định chia sẻ kinh nghiệm định kỳ hàng tháng/hàng quý như ứng dụng CNTT, quản lý văn bản điện tử, kỹ năng làm việc trong môi trường số để đội ngũ CC, văn thư cơ quan nhận thấy tầm quan trọng cần đổi mới về nhận thức về hoạt động công tác văn thư trong bối cảnh hiện nay Qua đó, chia sẻ những khó khăn, bất cập trong quá trình thực hiện để đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời, hiệu quả, nâng cao chất lượng của công tác văn thư tại cơ quan
Ba là, Khuyến khích CC, văn thư cơ quan tại UBND phường Long Thủy đổi mới, sáng tạo trong công tác văn thư như đề xuất các ý tưởng, giải pháp, xây dựng quy trình quản lý văn bản điện tử cụ thể của đơn vị trong giai đoạn hiện nay góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư
Bốn là, Xây dựng, bổ sung chế tài khen thưởng, phê bình đối với CC, văn thư cơ quan được giao nhiệm vụ hoặc có những sáng kiến cải tiến công tác văn thư để khuyến khích, khen thưởng đúng người đúng việc, tạo động lực cho đội ngũ CC, văn thư cơ quan để phát huy hiệu quả công việc Bên cạnh đó cần phê bình đích danh hoặc kỷ luật những CB, CC thực hiện không tốt để đề cao tính trách nhiệm và hiệu quả trong công việc
3.1.1.2 Xây dựng và ban hành các quy định pháp lý về công tác văn thư Để hiện đại hóa công tác văn thư UBND phường Long Thủy cần xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn về VTLT điện tử sau:
Một là, Quy chế gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trong các phòng, ban, cơ quan thuộc UBND phường
Hai là, Các quy định về trách nhiệm từng CC, văn thư cơ quan trong việc quản lý, duy trì, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điện tử để giải quyết công việc của mình
Ba là, Các quy định về sử dụng Hệ thống một cửa điện tử, gửi nhận văn bản điện tử tích hợp chữ ký số, giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong giao dịch hành chính…
Bốn là, Quy trình cụ thể về việc quản lý văn bản điện tử đi và văn bản điện tử đến của cơ quan: Cụ thể hóa rõ ràng và chi tiết các bước thực hiện, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình
Năm là, Xây dựng quy định và lộ trình đào tạo, bồi dưỡng chi tiết, cụ thể cho từng cá nhân/bộ phận hàng tháng, hàng quý
Sáu là, Ban hành Hướng dẫn cụ thể về cách thức sử dụng phần mềm quản lý văn bản VNPT – Ioffice 4.1 và những biện pháp khắc phục những sư cố phát sinh khi sử dụng phần mềm
3.1.1.3 Tuyên truyền, phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Nhằm giúp đội ngũ CC, văn thư cơ quan hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, UBND phường Long Thủy cần thực hiện các công việc sau:
Một là, Quán triệt tư tưởng nghiêm túc chấp hành quy định của pháp luật về việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay
Hai là, Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật, các hướng dẫn về việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư để truyền đạt, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CC, văn thư cơ quan thông qua việc đăng tải bản tin trên cổng thông tin điện tử, các buổi họp giao ban, các hội nghị, hội thảo cơ quan hoặc thông báo qua email để cập nhật kịp thời những thông tin mới nhất về công tác văn trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay
Ba là, Thành lập nhóm chuyên trách tại UBND phường Long Thủy để theo dõi, trao đổi, xử lý những khó khăn và cập nhật kịp thời những thông tin mới về công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay đến toàn thể CC, văn thư cơ quan
Bốn là, Thực hiện hoạt động báo cáo công tác văn thư định kỳ hàng quý, hàng năm một cách khách quan, trung thực và phổ biến đến toàn thể đội ngũ CC, văn thư cơ quan tại UBND phường để nắm được những ưu điểm, hạn chế và quyết tâm thực hiện những giải pháp đề ra nhằm mang lại hiệu quả cao
Tổ chức thực hiện đề án
3.2.1 Lộ trình thời gian thực hiện đề án
Lộ trình thực hiện đề án cần triển khai thực hiện các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Trình hội đồng bảo vệ, thông qua đề án
Bước 2: Trình lãnh đạo UBND phường Long Thủy xem xét, phê duyệt và thông qua
Bước 3: Xây dựng quy trình và tài liệu hướng dẫn thực hiện đề án
Bước 4: Triển khai và tổ chức thực hiện đề án
Bước 5: Đánh giá lại quá trình triển khai thực hiện đề án
Bước 6: Tổng kết, đánh giá việc triển khai và tổ chức thực hiện đề án
3.2.2 Lộ trình thực hiện sau khi đề án được thông qua
Bảng 3.2 Lộ trình thực hiện đề án
Năm thực hiện Nội dung Đơn vị thực hiện
Trình hội đồng bảo vệ, thông qua đề án Hội đồng học viện Trình lãnh đạo UBND phường Long Thủy xem xét, phê duyệt và thông qua
Ban Lãnh đạo UBND phường Long Thủy
CC Văn phòng thống kê, CC Văn hóa – xã hội, Đoàn Thanh niên Xây dựng quy trình và tài liệu hướng dẫn thực hiện đề án
Các bộ phận khác tại UBND phường thống kê, Văn hóa – xã hội, Đoàn Thanh niên
Triển khai và tổ chức thực hiện đề án
CC Văn phòng thống kê, Văn hóa – xã hội, Đoàn Thanh niên
Các CB, CC khác tại UBND phường Đánh giá lại quá trình triển khai thực hiện
CC Văn phòng thống kê
Tổng kết, đánh giá việc triển khai và tổ chức thực hiện đề án
CC Văn phòng thống kê Định hướng đến năm 2030
- UBND phường xây dựng và triển trai quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản điện tử đến và văn bản điện tử đi của riêng cơ quan
- Ban hành quy chế thi đua, khen thưởng và chế tài xử lý kỷ luật trong hoạt hộng hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy
- 100% CC, văn thư cơ quan đổi mới tư duy, phương thức trong quản lý và thực hiện công tác văn thư
- 100% CC, văn thư cơ quan được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số
- 100% văn bản được soạn thảo và ban hành đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày
- 100% văn bản được tiếp nhận và xử lý trên phần mềm quản lý văn bản điện tử
- 100% hồ sơ được chỉnh lý, giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và số hóa tài liệu hiệu quả, đúng quy định
- Kho lưu trữ được đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư
3.2.3 Kinh phí thực hiện đề án
3.2.3.1 Tổng kinh phí thực hiện đề án: 755.000.000 đồng
3.2.3.2 Nguồn kinh phí: Dựa vào ngân sách địa phương
- Chi phí công tác tổ chức đào tào, bồi dưỡng CC, văn thư cơ quan thực hiện công tác văn thư: 120.000.000 đồng
- Chi phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư: 190.000.000 đồng
- Chi phí đầu tư trang thiết bị kho lưu trữ: 220.000.000 đồng
- Chi phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng: 70.000.000 đồng
- Chi phí bảo trì, bão dưỡng, nâng cấp hệ thống máy tính và mạng phục vụ công tác văn thư: 85.000.000 đồng
- Chi phí tổ chức các hội sơ kết, tổng kết, đánh giá thực hiện đề án: 70.000.000 đồng
Trên cơ sở hệ thống lý luận được xây dựng tại Chương 1 và thực trạng hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy trong chương 2, đề án đã tiến hành đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay
Các giải pháp được hình thành, hoàn thiện xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề án Học viên hy vọng các giải pháp đưa ra sẽ góp phần khắc phục được những khó khăn, hạn chế của cơ quan đang gặp phải và nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư
Thông qua quá trình dự kiến tổ chức thực hiện đề án, học viên mong muốn có thể ứng dụng và triển khai vào hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.