Lê Ngọc Hồng, em đã thực hiện đề tài luận văn “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương” Trong suốt quá trình học tập nghiên cứu tại Học viện, em xin gửi lời cảm ơ
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm, vị trí, vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư (Trích Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020)
Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức, được ví như một mắt xích quan trọng, có quan hệ mật thiết với các bộ phận trong một cơ quan Nếu mắt xích đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức đó
Bất cứ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào muốn vận hành, hoạt động đều cần có khâu tiếp nhận, xử lý thông tin; mà khâu này chỉ được tiếp nhận, truyền đạt thông qua bộ phận văn thư Làm tốt công tác văn thư, thu thập, phân loại, xử lý thông tin nhanh chóng, có chọn lọc, chính xác, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc, từ đó thúc đẩy sự phát triển chung của đơn vị Việc không ngừng nâng cao, hiện đại hoá công tác văn thư là yêu cầu, đòi hỏi hết sức cần thiết đối với mỗi đơn vị, đặc biệt là trong thời đại mới
Có thể thấy rằng, công tác văn thư có những vai trò sau:
- Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị, góp phần truyền tải thông tin (bên ngoài đơn vị, bên trong nội bộ) Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan ngày càng đạt hiệu quả cao Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết
8 định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan, các cán bộ, viên chức làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan
Thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng Do vậy, công tác văn thư càng đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết
- Thứ hai, làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả công việc Thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi cơ quan, đơn vị, là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc Thông tin được cập nhật nhanh chóng, chính xác giúp công tác chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức được kịp thời, hiệu quả Ngược lại, xử lý thông tin chậm, không cập nhật thông tin thường xuyên, liên tục sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả công việc
Trường hợp văn bản “Khẩn”, văn bản “Hoả tốc” được gửi đến cơ quan, nếu bộ phận văn thư tiếp nhận, xử lý văn bản chậm sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, làm chậm tiến độ không chỉ có đơn vị mình mà còn ảnh hưởng đến các đơn vị khác; đồng thời làm hình ảnh cơ quan bị ảnh hưởng
Như vậy, có thể thấy, hoạt động văn thư có liên quan rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chung của cả cơ quan Nếu làm tốt, sẽ góp phần giúp công việc của cơ quan đạt hiệu quả và ngược lại
- Thứ ba, công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, hoạt động của các cá nhân chịu trách nhiệm khác nhau trong cơ quan
Việc lưu đầy đủ giấy tờ, văn bản, lập hồ sơ đúng quy định, nộp giấy tờ vào lưu trữ cơ quan đầy đủ sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực, từ đó quy trách nhiệm đến từng cá nhân chính xác nhất
- Thứ tư, làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng tệ nạn quan liêu giấy tờ
Theo quan điểm của Chủ tịch Hồ Chí Minh, quan liêu là “bệnh giấy tờ, bệnh hình thức, không thực tế, là xa cách quần chúng, không theo đường lối quần chúng, làm không đúng chính sách của Chính phủ và của đoàn thể” Tác phong làm việc quan liêu sẽ làm hạn chế, không chỉ gây ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của Nhà nước mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Tuy nhiên, công tác văn thư chỉ có thể góp phần, chứ không đóng vai trò quyết định Nạn quan liêu giấy tờ xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, phẩm chất và đạo đức của cán bộ quản lý,…
- Thứ năm, công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước 2018, Bí mật Nhà nước được hiểu:
“Bí mật Nhà nước là thông tin có nội dung quan trọng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định căn cứ vào quy định của Luật này, chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc” [13]
Ngoài bí mật nhà nước, ở mỗi cơ quan đều có những bí mật của riêng mình Đó là những tin có nội dung quan trọng của các lĩnh vực mà cơ quan
Hiện đại hoá công tác văn thư
1.2.1 Khái niệm hiện đại hoá, hiện đại hoá công tác văn thư
Hiện đại hóa là quá trình chuyển đổi xã hội truyền thống trở nên tiến bộ, văn minh hơn với việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong các lĩnh vực để quản lý Các giá trị cũ được biến đổi, thay thế bằng các giá trị mới để trở nên phù hợp với thời đại
1.2.1.2 Hiện đại hoá công tác văn thư
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang phát triển mạnh mẽ, ảnh hưởng trực tiếp, làm thay đổi căn bản nhiều phương thức quản lý, chỉ đạo, điều hành của hệ thống sản xuất, quản trị Nền hành chính cũ (phương pháp truyền thống) không còn phù hợp với tình hình mới, đòi hỏi các nhà quản lý, thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải tổ chức, sắp xếp, bố trí lại bộ máy, nhân sự nhằm thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật để nâng cao hiệu quả quản lý đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi trong thời đại mới
Hiện đại hóa văn thư làm giảm nhẹ sức lao động, tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của đồng thời góp phần tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định nhanh chóng, chính xác, phù hợp với xu thế phát triển của thời đại
Việc hiện đại hoá công tác văn thư có quan hệ mật thiết với xây dựng Chính phủ điện tử (CPĐT), chính phủ số, xây dựng cơ sở dữ liệu số quốc gia, đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử
Chính phủ điện tử thông minh hay chính phủ thông minh có nghĩa là CPĐT thế hệ tiếp theo, kết hợp CNTT thông minh và sự sáng tạo của con người để đổi mới quản trị chính phủ và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu làm hài lòng mọi người, đồng thời cung cấp và chia sẻ tất cả thông tin điều hành của chính phủ một cách minh bạch và an toàn, có thể hỗ trợ khôn ngoan các hoạt động chính phủ khi giao tiếp với công chúng, dự đoán được những vấn đề có thể xảy ra trong tương lai như chiến tranh, thời tiết, dịch bệnh… Tiên tiến hơn về mặt định lượng và chất lượng so với CPĐT hiện tại vì sử dụng các công nghệ thông tin số mới nhất như IoT – Internet vạn vật, Cloud Computing - Điện toán đám mây, Big data - Dữ liệu lớn, ML & AI – Học máy & Trí tuệ nhân tạo và Blockchain - Chuỗi khối…
Phát triển thành công Chính phủ thông minh sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, phương thức mới, giảm kinh phí, cung cấp thông tin và dịch vụ công cho người dân bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu, nâng cao trình độ dân trí và năng lực quản lý điều hành đất nước của chính phủ Chính phủ thông minh và người dân thông minh thì đất nước sẽ phát triển nhanh hơn và bền vững hơn
Hoạt động văn thư trong quá trình hội nhập, việc hiện đại hoá công tác văn thư chính là: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, thực hiện chuyển đổi số, đổi mới lề lối làm việc, phương thức quản trị hiện đại, kế thừa những thành tựu khoa học, tiến bộ khoa học công nghệ đặc biệt là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Song, việc hiện đại hóa công tác văn thư còn phải phụ thuộc vào tình hình thực tế khách quan của từng cơ quan, tổ chức (mức độ quan tâm của cơ quan, tổ chức đến công tác văn thư, trình độ năng lực của cán bộ, khả năng ứng dụng CNTT, kinh phí đầu tư…)
Như vậy, với cách hiểu về hiện đại hoá như trên, tác giả luận văn xin đưa ra quan điểm về hiện đại hoá công tác văn thư như sau:
“Hiện đại hoá công tác văn thư là việc ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ, phương tiện kỹ thuật hiện đại nhằm tổ chức hoạt động công tác văn thư đạt hiệu quả tốt hơn”
1.2.2 Nội dung hiện đại hoá công tác văn thư
Thứ nhất, hiện đại hoá phương thức tổ chức quản lý công tác văn thư Đổi mới phương thức quản lý, tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá, nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư là điều kiện tiên quyết, hàng đầu khi thực hiện hiện đại hoá công tác văn thư trong thời buổi hội nhập
- Chỉ đạo, lãnh đạo thống nhất chủ trương xây dựng công tác văn thư theo hướng hiện đại
- Xây dựng quy trình tổ chức quản lý công tác văn thư theo hướng khép kín, dễ kiểm tra, kiểm soát, quy trách nhiệm đối với từng cá nhân, tổ chức (Ví dụ: đánh giá chất lượng công việc của công tác văn thư dựa trên kết quả đầu ra, áp dụng công nghệ giám sát về thực hiện quy trình không chỉ ở bộ phận văn thư chuyên trách mà còn cả ở bộ phận văn thư kiêm nhiệm, nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm )
- Phân công nhiệm vụ theo hướng chuyên môn hoá, tăng tính trách nhiệm cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư
Thứ hai, hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị và các ứng dụng công nghệ Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ hiện đại hoá công tác văn thư, cơ quan, tổ chức cần trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị, các ứng dụng công nghệ hiện đại phù hợp với yêu cầu thực tế và nhu cầu của cơ quan nhằm phục vụ tốt nhất công việc, mang lại hiệu quả cao
- Tạo môi trường làm việc thông thoáng, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất tối ưu, tạo thuận lợi cho công việc (phòng ốc rộng rãi, thoáng đãng, không tiếng ồn, đầy đủ ánh sáng, …)
- Cung cấp đầy đủ trang thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ công việc (máy photocopy, máy scan, máy tính kết nối Internet đời cao, máy fax,…)
- Ứng dụng công nghệ trong quản lý công tác văn thư: áp dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử, trục liên thông văn bản quốc gia, xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin điện tử, hệ thống thiết bị thông minh, phần mềm thống kê tự động…
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hoá công tác văn thư đối với đơn vị sự nghiệp công
1.2.3.1 Yếu tố về cơ chế chính sách, đổi mới, chỉ đạo, ưu tiên phát triển đảm bảo điều kiện phát huy tự chủ
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG GIAI ĐOẠN 2020 ĐẾN 2022 27
Thực trạng hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022
Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022
2.2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động văn thư và cơ chế hiện đại hóa công tác văn thư
2.2.1.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư và nhân sự làm công tác văn thư
* Hình thức tổ chức công tác văn thư
Việc tổ chức công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương được thực hiện dưới hình thức hỗn hợp Tất cả các văn bản đi, đến của Bệnh viện đều phải qua văn thư cơ quan, tuy nhiên văn thư cơ quan chỉ xử lý những văn bản hành chính thông thường, còn những văn bản liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các ban chuyên môn (ví dụ: hồ sơ bệnh án, sao bệnh án, giấy chuyển viên, giấy ra viện…) hoặc của các tổ chức đoàn thể (ví dụ: văn bản của Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên) đều được chuyển trực tiếp đến các
35 phòng ban, đơn vị liên quan, văn thư cơ quan chỉ thực hiện việc chuyển phát thông thường
Tác giả tiến hành khảo sát mức độ hợp lý của hình thức tổ chức công tác văn thư tại Bệnh viện, kết quả của cuộc khảo sát cho thấy:
Bảng 2.1 Khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư
Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình
Tỷ lệ Kém Tỷ lệ
Về tổ chức công tác văn thư
(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)
Như vậy, theo kết quả thống kê từ cuộc khảo sát cho thấy hình thức tổ chức công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương hiện nay khá hợp lý Có sự kết hợp quản lý văn bản hồ sơ thống nhất, một đầu mối đối với văn bản hành chính kết hợp với mô hình quản lý văn bản điện tử đối với hồ sơ chuyên ngành trong công tác khám, chữa bệnh
* Cơ cấu biên chế và năng lực hiện đại hoá của đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư
Bộ phận văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương trực thuộc Bộ phận Hành chính quản trị bao gồm: 06 nhân sự (trong đó: 01 Phụ trách Bộ phận, 03 nhân viên làm công tác văn thư, 02 nhân viên làm công tác lưu trữ) được quy định trách nhiệm cụ thể
Nhân sự làm công tác văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện được phân công, sắp xếp công việc cụ thể, chuyên môn hóa, quy định trách nhiệm đối với mỗi người Trong 03 nhân viên làm công tác văn thư có 01 nhân viên thực hiện vào sổ văn bản đi, đóng dấu, quản lý con dấu, 01 nhân viên tiếp nhận, xử lý công văn đến và thực hiện một số công việc khác, 01 nhân viên
36 soạn thảo văn bản, photo tài liệu và thực hiện một số nhiệm vụ khác được phân công
Tất cả nhân viên làm công tác văn thư tại Bệnh viện (bao gồm cả văn thư chuyên trách và văn thư kiêm nhiệm) đều có trình độ Đại học trở lên Trong số
03 nhân viên văn thư chuyên trách có 01 chuyên viên chính có chuyên ngành về công tác VTLT, 02 chuyên viên còn lại có chuyên ngành khác nhưng đã được đào tạo về công tác văn thư (Thống kê nhân sự làm công tác văn thư tại
Các nhân viên làm công tác văn thư tại Bệnh viện đều có phẩm chất đao đức, năng lực công tác tốt Trong những năm gần đây, Bệnh viện cũng tập trung chú trọng cử các cán bộ làm công tác văn thư đi đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng không ngừng cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi đặt ra trong tình hình mới
Tuy nhiên, đối với các nhân sự làm công tác văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban chức năng khác (Ví dụ: Phòng Kế hoạch tổng hợp quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án; Phòng Quản lý chất lượng quản lý, lưu trữ hồ sơ bảo hiểm; Phòng Tổ chức cán bộ quản lý, lưu trữ hồ sơ cán bộ, viên chức; Trung tâm đào tạo và chỉ đạo tuyến quản lý, lưu trữ hồ sơ học viên đào tạo, thực hành nghề tại
Bệnh viện; Ban Quản lý dự án quản lý, lưu trữ hồ sơ các công trình, bản vẽ, hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự án của Bệnh viện; Phòng Tài chính kế toán quản lý, lưu trữ các loại hợp đồng, hồ sơ quyết toán, hồ sơ tài chính…) phần lớn là các chuyên viên làm chuyên môn, không được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư nên việc thực hiện chưa tốt, chưa đúng quy định, chưa đạt hiệu quả
Bảng 2.2 Khảo sát thực trạng chất lượng, năng lực hiện đại hoá của nhân sự làm công tác văn thư
Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình
Tỷ lệ Kém Tỷ lệ
Về trình độ, năng lực cán bộ văn thư tại
Bộ phận Hành chính quản trị
Về trình độ, năng lực cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban chức năng
(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)
2.2.1.2 Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư và hiện đại hóa công tác văn thư
Cho đến nay, mặc dù công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương đã từng bước thực hiện văn bản điện tử theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020, song Bệnh viện vẫn chưa xây dựng quy chế về công tác văn thư tại Bệnh viện, chưa có văn bản chỉ đạo về xây dựng cơ sở dữ liệu của Bệnh viện Đây là một điểm vô cùng hạn chế, nó gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác từng bước hiện đại hóa công tác văn thư cũng như làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của Bệnh viện
Bảng 2.3 Khảo sát thực trạng mức độ ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý và hiện đại hoá công tác văn thư
Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình
Tỷ lệ Kém Tỷ lệ
Về mức độ ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư
(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)
Như vậy, có thể thấy việc ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác văn thư tại Bệnh viện chưa được chú trọng, quan tâm, điều này gây mất phương hướng, không tạo ra được sự thống nhất, chặt chẽ trong việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư
2.2.1.3 Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực làm công tác văn thư
Thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa, với việc ứng dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật hiện đại đang dần trở thành nhu cầu tất yếu của đời sống xã hội Nhận thức được vai trò của đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực nói chung và nhân lực làm công tác văn thư nói riêng, hàng năm, Bệnh viện cũng cử cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư đi tập huấn các lớp về nâng cao nghiệp vụ, năng lực cho cán bộ làm công tác VTLT do Bộ Y tế tổ chức (1 năm 1 lần)
Bảng 2.4 Thống kê số lớp đào tạo, tập huấn nâng cao nghiệp vụ liên quan đến hiện đại hoá công tác VTLT Bệnh viện tham dự giai đoạn 2020 đến 2022
STT Năm Nội dung đào tạo, tập huấn Địa điểm Số lượng tham dự
1 2020 Tập huấn nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác
VTLT trong thời điểm dịch Covid-19 xảy ra
2 2021 Hội nghị tập huấn công tác cải cách hành chính Bộ Y tế năm
3 2022 Tập huấn nâng cao năng lực cán bộ làm công tác VTLT trong ngành y tế Đà Nẵng 01 Chuyên viên HCQT
4 2023 Tập huấn giải quyết thắc mắc về lưu trữ điện tử tại các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế
(Nguồn: Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung ương)
Theo chia sẻ của các chuyên viên được cử đi tham dự tập huấn, các chuyên viên đã được lĩnh hội các kiến thức, tiếp cận, cập nhật các vấn đề liên quan đến công tác VTLT, có thể kể đến như: Những vấn đề chung về công tác VTLT, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của ngành y tế bao gồm các quy trình soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ hồ sơ phù hợp các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025"; Các quy định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Ngoài ra, Bệnh viện Châm cứu Trung ương cũng tạo điều kiện, động viên cán bộ làm công tác VTLT của Bệnh viện đi học nâng cao trình độ như: học cao học, tham gia các lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước về công tác văn thư, quản trị văn phòng, tin học quản lý…; khuyến khích việc tự học, tự trau dồi, liên tục cập nhật những kiến thức mới, chủ động sáng tạo để ngày càng hoàn thiện hơn công việc của mình, góp phần nâng cao chất lượng công việc chung của Bệnh viện
Bảng 2.4 Khảo sát thực trạng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư
Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình
Tỷ lệ Kém Tỷ lệ
Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư
(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III) 2.2.1.4 Thực trạng việc áp dụng các phương pháp quản lý trong hiện đại hóa công tác văn thư
- Thực trạng công tác kiểm tra
+ Hoạt động kiểm tra của các cơ quan chuyên môn đối với công tác văn thư tại Bệnh viện:
Đánh giá việc hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu
2.3.1 Những thành quả đạt được Đến nay, công tác văn thư của Bệnh viện cơ bản đã được quan tâm hơn và từng bước cải thiện rõ rệt
Về trang thiết bị, cơ sở vật chất, hiện nay, phòng văn thư được trang bị:
01 máy photo đời cao có kết nối mạng, có chức năng scan văn bản, 01 máy huỷ tài liệu, 03 máy in, 02 máy scan, 04 máy tính đời cao có kết nối mạng Internet,
05 tủ sắt đựng tài liệu, phòng làm việc khá thông thoáng, được trang bị điều hòa nhiệt độ, đầy đủ ánh sáng,… góp phần tăng năng suất lao động, chất lượng công việc công tác văn thư tại đơn vị
Về nhân sự công tác văn thư, phòng văn thư Bệnh viện có 6 biên chế: 01
Phụ trách Bộ phận, 01 nhân viên quản lý văn bản đi, đóng dấu, quản lý con dấu,
01 nhân viên tiếp nhận, quản lý văn bản đến, 01 nhân viên soạn thảo văn bản, photo tài liệu và thực hiện một số nhiệm vụ khác được phân công, 02 nhân viên lưu trữ Tất cả các chuyên viên đều có trình độ đại học và sau đại học, trong đó có 01 chuyên viên chính được đào tạo về VTLT, các chuyên viên còn lại đều được đào tạo, bồi dưỡng về VTLT
Về hình thức tổ chức công tác văn thư của Bệnh viện là hình thức hỗn hợp Tất cả các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều được thực hiện tại phòng Hành chính văn thư Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng nhân viên luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm, nhận thức sâu sắc chế độ công văn, giấy tờ, chế độ bắt buộc đối với tất cả viên chức, người lao động trong cơ quan
Về tiếp nhận, giải quyết văn bản đến diễn ra nhanh chóng, đúng quy định, vào sổ đăng ký đầy đủ, trình, chuyển giao đến cá nhân, phòng ban có liên quan giải quyết một cách kịp thời, không để xảy ra tình trạng mất công văn hoặc sót công văn làm ảnh hưởng đến công việc chung của Bệnh viện
Về công tác quản lý văn bản đi thực hiện đúng quy trình đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu, phát hành văn bản, lưu văn bản
Về sử dụng, quản lý con dấu được thực hiện đúng quy định của công tác văn thư
Bên cạnh những mặt tích cực, công tác văn thư của Bệnh viện Châm cứu Trung ương cũng vẫn còn nhiều điểm hạn chế như:
- Chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định về quy chế công tác văn thư trong cơ quan, chưa mẫu hóa được một số loại văn bản dẫn đến tình trạng mỗi phòng ban soạn thảo văn bản một kiểu, không có sự thống nhất trong toàn Bệnh viện, quy chế, quy định về tiếp nhận, xử lý văn bản, quy chế làm
60 việc chưa quy trách nhiệm rõ ràng, cụ thể đối với từng cá nhân, từng vị trí công việc, chưa có văn bản quy định về giải quyết sự cố như mất điện,…
- Hầu hết công việc văn thư tại các phòng ban chức năng, phòng ban chuyên môn trong Bệnh viện được thực hiện kiêm nhiệm (thủ thư kiêm văn thư Trung tâm đào tạo và chỉ đạo tuyến, kế toán viên kiêm văn thư của phòng Tài chính kế toán, chuyên viên phòng Kế hoạch tổng hợp kiêm văn thư, quản lý hồ sơ bệnh án, chuyên viên phòng Quản lý chất lượng kiêm văn thư quản lý hồ sơ bảo hiểm, chuyên viên Ban Quản lý dự án kiêm văn thư quản lý, lưu trữ hồ sơ thiết kế, hoàn công, thi công các công trình, dự án của Bệnh viện…) Chuyên viên các phòng ban không có chuyên môn, kỹ năng, kiến thức, nghiệp vụ văn thư nên việc thực hiện các công việc liên quan đến văn thư chưa đúng, chưa đạt hiệu quả
- Hạn chế trong việc tiếp cận phần mềm hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử V-office Lãnh đạo Bệnh viện, các đơn vị trực thuộc chưa nắm bắt được phần mềm này Việc sử dụng phần mềm này mới chỉ được thực hiện tại Bộ phận Hành chính quản trị, các khâu còn lại vẫn xử lý theo phương thức thủ công cũ Cho đến nay, Bệnh viện vẫn chưa triển khai được lập hồ sơ lưu trữ điện tử
- Thực hiện chưa nghiêm túc việc lưu hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Vẫn còn tình trạng văn bản cố tình không lưu ở bộ phận văn thư hoặc mượn văn bản xong quên không trả, gây thất lạc giấy tờ Điều này gây cản trở rất nhiều cho công tác lưu trữ
- Chất lượng văn bản hành chính được soạn thảo trong Bệnh viện chưa cao như: sai về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ trong văn bản chưa đúng văn phong hành chính
- Việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản đi của Bệnh viện gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, dẫn đến văn bản chưa có độ bảo mật, tính tin cậy cao
- Chưa có quy định, quy chế chi tiêu cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư Cá nhân nào muốn học phải tự túc kinh phí Điều này, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng cán bộ làm công tác văn thư và hiệu quả công tác
- Khâu kiểm tra, đánh giá sau kiểm tra công tác văn thư thực hiện qua loa, hình thức, chưa mang lại giá trị hiệu quả
- Công tác triển khai hồ sơ bệnh án điện tử còn gặp nhiều khó khăn, cụ thể:
+ Chưa chủ động quan tâm đến việc chỉ đạo triển khai hồ sơ bệnh án điện tử, chưa quyết liệt, còn ỷ lại, trông chờ cơ quan quản lý cấp trên
+ Việc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử làm thay đổi thói quen, nề nếp làm việc từ ghi chép bằng tay trên giấy sang sử dụng máy tính, điều này gây khó khăn đặc biệt đối với khối chuyên môn, chưa có kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm
GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG HIỆN NAY
Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương
3.1.1 Phương hướng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang làm thay đổi mạnh mẽ, căn bản tới hầu hết mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Cùng với đó, là vấn đề cải cách hành chính quốc gia - một trong những yêu cầu cấp bách đặt ra tại Văn kiện Đại hội lần thứ VII của Đảng đó là phải xây dựng một nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và hiệu quả công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân
Hiện đại hoá nền hành chính là việc hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước: văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử đáp ứng nhu cầu thực tế phục vụ người dân và doanh nghiệp
Thành tựu khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin, Chính phủ số đã tác động mạnh mẽ tới hoạt động quản lý Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ lỗi thời, lạc hậu, sắp xếp lại bộ máy, nhân sự để theo kịp tiến độ chung của thế giới và các quốc gia trong khu vực Do vậy, việc đổi mới, hiện đại hoá công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên
66 quyết trong bối cảnh hội nhập Hoạt động quản lý trong các cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác văn thư làm tốt hay không
Vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư trong bối cảnh hiện nay là một biện pháp nhằm thúc đẩy cải cách hành chính, làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
3.1.2 Yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương Để thực hiện hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Xây dựng hệ thống các văn bản chỉ đạo, quy chế văn thư trong Bệnh viện làm cơ sở xác định trách nhiệm, quy trình, cách thức quản lý văn bản hành chính, tránh tình trạng bỏ lọt, bỏ sót nhiệm vụ;
- Bố trí, sắp xếp, xây dựng đề án vị trí việc làm phù hợp, nhân viên làm công tác văn thư phải có đầy đủ tiêu chuẩn, phẩm chất, được đào tạo, bồi dưỡng về VTLT Chất lượng đội ngũ biên chế phải mang tính chuyên trách, tiếp cận được công nghệ quản lý văn bản điện tử, đảm bảo đúng phẩm chất, phù hợp yêu cầu cải cách hành chính;
- Khuyến khích cán bộ, nhân viên xây dựng đề án cải tiến chất lượng về công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế của Bệnh viện nhằm ngày một nâng cao chất lượng công tác văn thư;
- Tổ chức các lớp tập huấn sử dụng công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện khoa học hiện đại vào công tác văn thư nhằm đảm bảo xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý
3.2 Giải pháp tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương
3.2.1 Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo khoa phòng, đặc biệt là các cán bộ phụ trách công tác văn thư ở đơn vị Từ lãnh đạo Bệnh viện đến lãnh đạo các khoa phòng phải chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư của Nhà nước nói chung và của ngành y tế nói riêng
3.2.2 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy chế về hiện đại hoá công tác văn thư
Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư trong mỗi cơ quan nhằm cụ thể hoá các quy định của nhà nước về công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan giúp cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư
Nhiệm vụ đầu tiên để thực hiện hiệu quả hiện đại hóa công tác văn thư là Bệnh viện phải xây dựng được hệ thống các văn bản chỉ đạo, quy chế công tác văn thư trong Bệnh viện Đây là kim chỉ nam giúp việc thực hiện được thống nhất, đúng quy trình
Xây dựng quy chế làm việc xác định nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, quy định về giải quyết khi có sự cố xảy ra…
3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức
Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành, bại của một tổ chức Tổ chức muốn phát triển mạnh cần phải quan tâm tới việc đào tạo yếu tố con người (sức khỏe, trình độ chuyên môn, sự sáng tạo, ý thức lao động, tinh thần trách nhiệm với công việc…) Tập trung phát triển con người là nhiệm vụ trọng tâm đối với mỗi cơ quan, tổ chức
Từ thực tế số lượng nhân sự làm công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương, với khối lượng công việc nhiều, sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng và phòng ban chuyên môn chưa cao, muốn đổi mới, hiện đại hoá công tác văn thư thì trước hết, cần đổi mới trong chính tư duy, nếp nghĩ của Lãnh đạo Bệnh viện, của các cán bộ làm công tác văn thư Cần phải nhận thức sâu sắc vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, xem đây như một hoạt động không thể thiếu, hoạt động huyết mạch kết nối Bệnh viện với các cơ quan, tổ chức bên ngoài Để thực hiện được những mục tiêu nêu trên, Bệnh viện cần: