Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường

Khóa luận Tốt BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC MƠI TRƯỜNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực : TRẦN THỊ GIANG Mã SV : 1405QTVC010 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 HÀ NỘI - 2018 Khóa luận Tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực khóa luận tốt nghiệp nội dung quan trọng giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ nghiên cứu khoa học sở kết hợp lý luận thực tiễn Để hoàn thành đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Văn phịng Tổng cục Môi trường”, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy, cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình dạy kiến thức chuyên môn cần thiết, kinh nghiệm quý báu làm hành trang cho em suốt năm học tập Trường Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô Th.S Đỗ Thị Thu Huyền hướng dẫn em làm khóa luận, hướng dẫn sưu tầm tài liệu liên quan để em thuận lợi hồn thành khóa luận cách tốt Em xin cảm ơn giúp đỡ cán bộ, chun viên Văn phịng Tổng cục Mơi trường tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu đề tài Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Thị Giang LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Đây Khóa luận tốt nghiệp cá nhân thực hướng dẫn cuả Giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền Tất số liệu, tài liệu, kết luận chưa công bố hình thức Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm khóa luận DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ đầy đủ TCMT Tổng cục Môi trường UBND Ủy ban nhân dân QLVB - HSCV Quản lý văn – Hồ sơ cơng việc VP Văn phịng Bộ TN&MT Bộ Tài nguyên Môi trường HĐH Hiện đại hóa CNTT Cơng nghệ thơng tin DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng Tổng cục Mơi trường Hình 2.1 Giao diện đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV Hình 2.2 Giao diện bên Hệ thống QLVB-HSCV Hình 2.3 Giao diện bên thư mục văn đến Hình 2.4 Giao diện cập nhật văn đến Hình 2.5 Giao diện tạo văn dự thảo Hình 2.6 Tạo văn dự thảo Hình 2.7 Tình trạng văn dự thảo Hình 2.8 Vào mục hồ sơ cơng việc Hình 2.9 Đưa thơng tin vào hồ sơ cơng việc Hình 2.10 Ví dụ cập nhật thơng tin văn đến Hình 2.11 Nhập thơng tin văn xử lý Hình 2.12 Hồn tất cập nhật thơng tin văn xử lý Hình 2.13 Tra cứu văn Hình 2.14 Giao diện Quản lý văn Hình 2.15 Giao diện Hồ sơ cơng việc Hình 2.16 Giao diện tạo hồ sơ xử lý văn Hình 2.17 Tạo hồ sơ cơng việc Hình 2.18 Hồn thành tạo hồ sơ xử lý cơng việc Hình 2.19 Giao diện Hồ sơ phối hợp xử lý Hình 2.20 Tra cứu hồ sơ cơng việc Hình 2.21 File theo dõi văn Excel Hình 2.22 Giao diện Website – Cổng thơng tin điện tử MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC MƠI TRƯỜNG 1.1 Khái quát Tổng cục Môi trường văn phòng TCMT 1.1.1 Khái quát Tổng cục môi trường 1.1.2 Khái quát văn phòng Tổng cục môi trường 1.2 Khái niệm, vai trị đại hóa cơng tác văn thư .11 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư .11 1.2.2 Khái niệm đại hóa cơng tác văn thư 11 1.2.3 Vai trò đại hóa cơng tác văn thư 11 1.3 Nội dung đổi mới, đại hóa cơng tác văn thư 12 1.3.1 Hiện đại hóa cơng tác soạn thảo văn 12 1.3.2 Hiện đại hóa cơng tác quản lý văn 13 1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào HĐH công tác văn thư 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC MƠI TRƯỜNG 15 2.1 Chủ trương đại hóa cơng tác văn thư 15 2.1.1 Hệ thống Quản lý văn hồ sơ công việc Tổng cục Môi trường 16 2.1.2 Quản lý vận hành văn điện tử 21 2.1.3 Quản lý sử dụng chữ ký số, chứng thư số 24 2.2 Hiện đại hóa cơng tác văn thư thơng qua Hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc 26 2.2.1 Đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV 27 2.2.2 Quản lý văn đến Hệ thống QLVB-HSCV 29 2.2.3 Quản lý văn Hệ thống QLVB-HSCV 36 2.2.4 Quản lý hồ sơ công việc Hệ thống QLVB HSCV 39 2.3 Sử dụng phần mềm Excel để theo dõi văn lấy số văn 43 2.4 Mẫu hóa soạn thảo văn 44 2.5 Xây dựng Website trực tuyến 44 2.6 Cơ sở vật chất phục vụ đại hóa cơng tác văn thư 45 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN Q TRÌNH HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC MƠI TRƯỜNG 47 3.1 Nhận xét, đánh giá 47 3.1.1 Những kết đạt 47 3.1.2 Một số tồn .49 3.1.3 Nguyên nhân 50 3.2 Một số giải pháp đại hóa cơng tác văn thư 51 3.2.1 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên ứng dụng đại hóa cơng tác văn thư 51 3.2.2 Đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ trình đại hóa cơng tác văn thư 51 3.2.3 Đảm bảo sở vật chất phục vụ trình đại hóa cơng tác văn thư 52 3.2.4 Hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc 53 3.2.5 Ứng dụng CNTT vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin quan 53 3.2.6 Hoàn thiện hệ thống văn quy tiến hành kiểm tra, xử lý vi phạm công tác văn thư 54 KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC 59 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư ngày củng cố với phát triển máy nhà nước Việt Nam qua thời kỳ Đặc biệt, giai đoạn nay, việc hội nhập quốc tế đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải đổi nâng cao để đáp ứng nhu cầu xã hội Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ tác động lớn đến quy trình quản lý, từ địi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đổi mới, đại hóa cơng tác văn thư đổi tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập Tổng cục Môi trường quan chuyên môn thuộc Bộ Tài ngun mơi trường; có chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật môi trường phạm vi nước; quản lý, thực dịch vụ công môi trường theo quy định pháp luật Văn phòng Tổng cục Môi trường quan đầu mối thực công tác văn thư toàn Tổng cục, q trình áp dụng dần hồn thiện việc áp dụng cơng nghệ thơng tin, đại hóa cơng tác văn thư Tổng cục Môi trường nơi em thực tập ngành nghề, nhận thấy công tác văn thư quan có nhiều tiến bộ, trình đổi đại hóa cơng tác văn thư đạt số thành tựu định, em định chọn đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Văn Tổng cục phịng Mơi trường” làm khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện đại hóa cơng tác văn thư việc áp dụng cơng nghệ thông tin, khoa học công nghệ, trang thiết bị đại vào việc thực công tác văn thư cho quan, đơn vị Việc nhà nghiên cứu, nhà quản lý, quan, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khơng giúp chất lượng cơng việc nâng cao mà cịn đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin, giúp tiết kiệm thời gian tiền bạc Các đề tài chủ yếu vào nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đề tài “Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư môi trường điện tử” Th.S Nguyễn Thị Tâm (2009) đánh giá công tác văn thư quan tổ chức nay, đồng thời đưa mô hình cơng tác văn thư mơi trường điện tử số giải pháp tạo sở khoa học cho việc nghiên cứu lưu trữ thông tin số Một số khóa luận tốt nghiệp sinh viên trường Khoa học Xã hội Nhân văn nghiên cứu vấn ứng dụng công nghệ thông tin “Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Trường Đại học khoa học xã hội Nhân văn” Phùng Thị Thu Huyền; “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ” Nguyễn Thị Út Trang Khóa luận tốt nghiệp sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “Quản lý văn – đến môi trường mạng UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” Nguyễn Thị Thanh Hương (2016) hay đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư Sở Văn hóa, thể thao du lịch Quảng Ninh” Trần Bích Khuyên (2016) Những đề tài nêu chủ yếu nghiên cứu khía cạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư, bao quát khía cạnh q trình đại hóa cơng tác văn thư Ngồi ra, có nhiều nghiên cứu, sách giáo trình nêu sở tiền đề lý luận công tác văn thư như: “Công tác văn thư lưu trữ” NXB Văn hóa – Thơng tin (2006) PGS.TS Dương Văn Khảm Cuốn “Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ” Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên), NXB Lao động Hà Nội (1996) Tuy có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư dừng lại khía cạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư Đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Văn phịng Tổng cục Mơi trường” trước chưa có người nghiên cứu, tính đề tài Mục tiêu nghiên cứu Thơng qua việc tìm hiểu sở lý luận việc đại hóa cơng tác văn thư chủ trương, sách HĐH cơng tác văn thư văn phịng TCMT, từ đề tài nghiên cứu nhằm thực mục tiêu tìm giải pháp nâng cao đại hóa cơng tác văn thư cho Văn phòng TCMT Nhiệm vụ nghiên cứu Đưa hệ thống lý luận chung đại hóa cơng tác văn thư Thực trạng q trình đại hóa cơng tác văn thư văn phòng TCMT nội dung quản lý văn đi, đến, chữ ký số, hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc… nhằm so sánh, đối chiếu với hệ thống lý luận Qua việc xác định thực trạng q trình đại hóa cơng tác văn thư văn phịng TCMT, từ đưa nhận xét, đánh giá nhằm tìm giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Văn phịng Tổng cục Mơi trường nói riêng tồn Tổng cục nói chung Đối tượng, phạm vi nghiên cứu •Đối tượng nghiên cứu đề tài: Đề tài nghiên cứu Hiện đại hóa cơng tác văn thư Văn phịng TCMT •Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Hiện đại hóa cơng tác văn thư với số nội dung chọn nghiên cứu đề tài là: Hiện đại hóa cơng tác văn thư thông qua Hệ thống QLVB-HSCV; Sử dụng phân mềm Excel để theo dõi văn lấy số văn bản; Mẫu hóa soạn thảo văn ... hóa cơng tác văn thư 11 1.2.3 Vai trò đại hóa cơng tác văn thư 11 1.3 Nội dung đổi mới, đại hóa công tác văn thư 12 1.3.1 Hiện đại hóa cơng tác soạn thảo văn 12 1.3.2 Hiện đại. .. Tổng cục môi trường 1.1.2 Khái quát văn phòng Tổng cục môi trường 1.2 Khái niệm, vai trị đại hóa cơng tác văn thư .11 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư .11 1.2.2 Khái niệm đại. .. đại hóa công tác quản lý văn 13 1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào HĐH công tác văn thư 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC MƠI TRƯỜNG