Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM - - SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Ở TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM Lĩnh vực : Nhân viên Người thực : Nguyễn Thị Hoàng Yến Tổ : Văn phòng Trường : THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm Hà Nội, tháng năm 2012 LỜI CẢM ƠN Với lịng biết ơn sâu sắc, chúng tơi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, thầy cô giáo, cán công nhân viên Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm bạn bè đồng nghiệp quan tâm giúp đỡ, tận tình, chu đáo hướng dẫn thực đề tài Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2012 Tác giả NGUYỄN THỊ HỒNG YẾN PHẦN I: MỞ ĐẦU Bất kì quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học muốn trì hoạt động phải có phận để thực chức Văn phòng Văn phịng hiểu Bộ phận phụ trách cơng việc hành chính, giấy tờ quan, trường học bao gồm nhiều công việc cụ thể như: tổ chức – văn thư, thông tin liên lạc, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho máy lãnh đạo, quản lý công tác giảng dạy, học tập nhà trường Để thực tốt nhiệm vụ nói trên, cơng việc văn phịng giao cho nhiều người tùy theo qui mô quan, đơn vị Hoạt động phận văn phịng trường học nói chung trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nói riêng có ý nghĩa quan trọng giúp việc đạo, điều hành Ban giám hiệu công tác giáo dục, đào tạo công tác khác nhà trường Vì vậy, cải tiến cơng tác phận văn phòng đòi hỏi cấp thiết mang tính thường xuyên nhằm đáp ứng giải nhiệm vụ nhà trường Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nhiều năm qua có phong trào dạy tốt, học tốt, Sở Giáo dục – Đào tạo UBND thành phố Hà Nội đánh giá trường tiên tiến xuất sắc Tỉ lệ học sinh giỏi cao, tỉ lệ đỗ tốt nghiệp đạt 99%, nhiều học sinh giải kỳ thi học sinh giỏi cấp thành phố Góp phần làm nên thành tích chung có phấn đấu cải tiến cơng tác phận văn phòng Phát huy truyền thống nhà trường năm học qua, Chi ủy Ban giám hiệu nhà trường có nhiều chủ trương đắn, kịp thời cho phận văn phòng để có cải tiến hoạt động Nhận thức đầy đủ ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn phịng, qua nhiều năm làm việc trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm, không ngừng học hỏi, nghiên cứu tài liệu, văn mạnh dạn thực đề tài: “Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng trường THPT” bước đầu thu số kết khả quan Chúng mong nhận nhận xét ý kiến đóng góp bạn đồng nghiệp để cơng việc văn phịng đạt hiệu cao PHẦN II: NỘI DUNG I/ Khái quát chung Trường THPT Cao Bá Quát nằm địa bàn huyện Gia Lâm, địa bàn đông dân cư Nhà trường nỗ lực, tạo điều kiện thuận lợi cho em nông dân học tập tốt, rèn luyện tốt Trong trình xây dựng trưởng thành, nhà trường trọng đến chất lượng giáo dục đôi với phát triển số lượng học sinh Trường có qui mơ 39 lớp với gần 2000 học sinh 94 cán bộ, giáo viên Nhìn chung, đội ngũ giáo viên trường đào tạo bản, 100% đạt chuẩn, có gần 30% giáo viên có trình độ chuẩn (Thạc sỹ), nhiều thầy có kinh nghiệm giảng dạy, u nghề, tảng để nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ Giáo dục nhiều năm qua Cơ cấu tổ chức nhà trường gồm Ban giám hiệu, tổ chun mơn: tổ Tốn, tổ Lý – KT, tổ Hóa – Sinh – Công nghệ, tổ Văn, tổ Sử - Địa – GDCD, tổ Anh, tổ Thể dục – Quốc phòng – Tin Bộ phận văn phòng Các tổ chức đoàn thể đặt lãnh đạo chi Đảng nhà trường Bộ phận văn phòng gồm kế toán, thủ quỹ, thư viện, bảo vệ lao cơng, tạp vụ Bộ phận văn phịng thực nhiệm vụ thu chi tài chính, nhận chuyển cơng văn, giấy tờ, chăm lo sở vật chất, trang thiết bị học tập, trì nề nếp học tập, giảng dạy nhà trường, làm tham mưu cho lãnh đạo nhà trường cơng tác tài mặt hoạt động khác liên quan đến việc thực nhiệm vụ trường Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp lãnh đạo, đạo hoạt động Bộ phận văn phòng đồng thời chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước pháp luật khoản thu, chi học phí nhằm đảm bảo cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo nhà trường Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm học ca/ ngày nên công việc Bộ phận văn phịng tăng lên đáng kể, muốn hồn thành tốt phải khơng thời gian Có thể khái qt cơng việc Bộ phận văn phòng sau: - Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo nhà trường hoạt động quan - Tổ chức xếp quản lý văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, học bạ, sổ điểm, sổ ghi đầu giáo viên học sinh - Giúp lãnh đạo nhà trường hoạt động quản lý, điều hành việc giảng dạy học tập giáo viên, học sinh; tham quan, đón tiếp cấp đơn vị bạn đến giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm - Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo nhiệm vụ giáo dục nhà trường - Tham gia giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động nhà trường Ban giám hiệu; giúp lãnh đạo trường ký kết thực hợp đồng xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị đồ dung giảng dạy, học tập nhà trường (việc kế toán nhà trường đảm nhiệm) Để thực nhiệm vụ cần phải có đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng quen việc, tháo vát Do đặc điểm nhân nên trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm có người biên chế thuộc phận văn phòng Trong năm học vừa qua, phận văn phòng có nhiều nỗ lực, phát huy sáng kiến, cải tiến khâu nên đạt kết khả quan II/ Kết cơng tác văn phịng trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm năm học 2011 – 2012 Năm học 2011 – 2012, phận văn phịng nhà trường thực tơt nhiệm vụ mình, giúp nhà trường thực tốt nhiệm vụ giảng dạy, học tập, trì nề nếp làm việc, xây dựng cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch, đẹp; giúp lãnh đạo nhà trường điều hành tốt công tác chuyên môn Trong thực tế, hàng ngày, phận chức năng, tổ chuyên môn cần cung cấp thông tin để triển khai, giải nhiệm vụ giao cách kịp thời xác Nếu phận văn phịng làm tốt cơng tác chuẩn bị cung cấp thông tin giúp cho phận quản lý tổ chuyên môn giải cơng việc nhanh chóng, hiệu Ngược lại, thơng tin phận văn phịng cung cấp khơng đáp ứng u cầu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động lãnh đạo tập thể nhà trường Có thể nói, việc chuẩn bị, cung cấp thông tin nhiệm vụ quan trọng cơng tác văn phịng Trong năm học vừa qua, cố gắng cải tiến hoạt động để nắm vững nhu cầu thông tin lãnh đạo phận, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập, nguồn cung cấp thơng tin Đối với văn bản, công văn giấy tờ cấp trên, chúng tơi làm theo quy trình: Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng Thường xuyên theo dõi thực chương trình theo kế hoạch đề Đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo lên cấp kịp thời Tổ chức có khoa học công tác văn thư lưu trữ, tài liệu nhà trường Giúp Hiệu trưởng kiểm tra mặt pháp chế văn nhà trường soạn thảo Chế độ báo cáo thống kê đầy đủ, xác theo tiêu, biểu mẫu hệ thống thống kê biểu mẫu định kỳ Từ kế hoạch trên, tơi cụ thể hóa nội dung công việc sau: - Tiếp nhận văn bản, công văn giấy tờ từ bưu điện chuyển đến cán văn phòng trực tiếp đến quan cấp nhận; phân loại, sao, chụp nguyên vẹn phần tài liệu cho người phận có liên quan; cung cấp thông tin tổng hợp văn bản, cung cấp thông tin trực tiếp từ phận văn phịng đến người có u cầu cung cấp thơng tin - Nhà trường đề quy định văn phòng nghiêm chỉnh thực chế độ lưu công văn đến, xếp cẩn thận ghi vào sổ đăng kí Các cơng văn xử lý nhanh chóng, xác kịp thời - Tổ chức xếp, phân loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu nhà trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu giáo viên học sinh theo nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, xếp tài liệu sở văn theo quy định Đây hoạt động hàng ngày chiếm nhiều thời gian Bộ phận văn phòng tiến hành xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ học sinh theo khối lớp cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, hồ sơ khối 12 Vì vậy, yêu cầu ban lãnh đạo, giáo viên cung cấp nhanh chóng, xác, giúp lãnh đạo tổ chức xếp hoạt động nhà trường như: quản lý giảng dạy, tiếp đón cấp đạo, kiểm tra đoàn đến giao lưu, học hỏi kinh nghiệm Chúng cắt cử cán tham gia tổ chức ngoại khóa học sinh, buổi biểu diễn văn nghệ, thi đấu thể thao giáo viên học sinh trường, đưa đón học sinh thi học sinh giỏi chu đáo, tận tình, động viên em làm thi thật tốt Do làm tốt công việc nêu nên hoạt động tổ Văn phịng năm qua góp phần trì tốt hoạt động nhà trường với hiệu cao Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo thực nhiệm vụ giáo dục nhà trường Nhận thức rõ tầm quan trọng hoạt động thu chi tài trường học nên năm học qua, chúng tơi có nhiều cố gắng, cải tiến hoạt động nên đảm bảo tính pháp quy, phù hợp với tình hình thực tiễn nhà trường Trên sở nguồn thu học phí, khoản chi phận văn phịng, kế tốn, thủ quỹ thực cách nghiêm túc, đảm bảo chi đối tượng, kịp thời, tạo khơng khí phấn khởi, yên tâm cán giáo viên; thực tốt nhiệm vụ tiền lương, khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo viên trường, không để lương chậm, kịp thời giải tốt BHYT, BHTT với mức bồi thường cao nhất, nhanh nhất, đảm bảo cho quyền lợi giáo viên học sinh trường III/ Nguyên nhân thành công Nguyên nhân khách quan: Những kết đạt trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm cơng tác phận văn phịng nhờ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên Ban giám hiệu nhà trường cấp Ngay từ đầu năm học, Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội có điều tra tuyển sinh, kiểm tra sở vật chất nhà trường lĩnh vực khác nghiệp vụ văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà trường chúng tơi đạo phận văn phịng thực nhiệm vụ có hiệu Những năm qua, Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đến giáo dục tất lĩnh vực Vì vậy, sở, trang thiết bị nhà trường ngày nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi để phận văn phịng thực tốt nhiệm vụ Hiện nay, tất cơng việc phận văn phịng thực quản lý máy tính Các bảng biểu, thống kê hay văn rõ ràng, xác, thuận tiện Nguyên nhân chủ quan Chi Đảng nhà trường có lãnh đạo thường xuyên, định hướng cho công tác văn phịng mà đặc biệt đồng chí Hiệu trưởng kiêm Bí thư chi nhà trường dành quan tâm đặc biệt cho cơng tác văn phịng, thường xuyên đạo, nhắc nhở, đôn đốc, kiểm tra phận văn phịng để anh, chị em văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ Nhận thức rõ ảnh hưởng cơng tác văn phịng hoạt động nhà trường, đoàn thể xã hội nhà trường tích cực tham gia ủng hộ mặt cơng tác phận văn phịng… Thực tốt công tác kiểm tra, giám sát hoạt động phận văn phịng, đặc biệt cơng tác thu, chi học phí nên khơng để xảy sai sót vi phạm Trên nguyên nhân dẫn đến thành công hạn chế việc thực nhiệm vụ phận văn phòng Đánh giá nguyên nhân khách quan, chủ quan, cho bên cạnh nỗ lực cán làm cơng tác văn phịng quan tâm cấp lãnh đạo điều kiện mang tính chất định thành cơng cơng tác phận văn phịng PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ Từ thực tiễn hoạt động phận văn phịng, chúng tơi mạnh dạn đưa vài kết luận sau: - Trong hoạt động phận văn phòng, cán cần nắm vững văn Nhà nước, Sở Giáo dục Đào tạo lĩnh vực, trọng đến văn thu chi học phí, công tác tuyển sinh, hoạt động tra, kiểm tra Các văn chứa đựng đường lối, thị, hướng dẫn cấp có thẩm quyền, hành lang pháp lý cho hoạt động văn phòng Phải nắm vững văn đó, cơng tác văn phịng đảm bảo yêu cầu xác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tra, kiểm tra quan, tổ chức có thẩm quyền - Đảm bảo lãnh đạo Ban giám hiệu nhà trường toàn hoạt động nhà trường có cơng tác văn phịng Đầu năm học, nhà trường có nghị đề chủ trương cơng tác văn phịng, cơng tác tuyển sinh, thu chi học phí loại hồ sơ học sinh - Xây dựng tốt mối quan hệ, phối hợp tốt công tác phận văn phịng tổ nhóm chun mơn việc quản lý học tập học sinh Đây điểm mấu chốt để phát huy tính dân chủ, đảm bảo cơng giáo viên phận văn phòng - Do phận văn phòng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nên năm qua, Ban giám hiệu phân công công việc cụ thể cho người, động viên người thực tốt nhiệm vụ giao, đồng thời sẵn sang hỗ trợ đồng nghiệp cần thiết, điều phối linh hoạt công việc cho phù hợp với tình hình thực tế - Đối với cơng tác tuyển sinh vào lớp 10, đần năm, sau ổn định sĩ số lớp, sổ điểm em có hai thơng tin cần thiết điểm tuyển số thứ tự danh sách tuyển sinh, từ tra cứu thơng tin học sinh cách nhanh chóng - Đối với cơng tác hồ sơ học sinh, hồ sơ cần xếp gọn gàng, đánh số thứ tự theo sĩ số, để riêng rẽ lớp để dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Tuy đạt số kết công tác văn phòng bộc lộ hạn chế cần khắc phục để cơng tác ngày hồn thiện Nhân đây, xin kiến nghị: - Công tác văn phịng có ý nghĩa quan trọng việc quản lý, điều hành quan nào, nên tạo điều kiện thuận lợi để cán văn phòng tham gia khóa học, lớp tập huấn sở cấp mở - Nhà trường cần xây dựng chế phối hợp hoạt động phận văn phịng với tổ chun mơn, với giáo viên chủ nhiệm cho hoạt động nhà trường thống nhất, hỗ trợ - Tổ chức buổi tọa đàm phận văn phòng trường để giao lưu, học hỏi để cán văn phịng chun mơn hóa, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục đào tạo bậc THPT Xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 16 thàng năm 2012 Xác nhận thủ Tôi trưởng xin camđơn đoanvịđây SKKN thân viết, khơng chép Nguyễn Thị Hoàng Yến Mục lục Lời cảm ơn Phần I: Mở đầu Phần II: Nội dung I/ Khái quát chung II/ Tình hình kết cơng tác văn phịng trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm năm học 2011 – 2012 III/ Nguyên nhân thành công Phần III: Kết luận đề nghị 10 Mục lục 12 ... quan trọng cơng tác văn phịng, qua nhiều năm làm việc trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm, không ngừng học hỏi, nghiên cứu tài liệu, văn mạnh dạn thực đề tài: ? ?Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng trường... cho cơng tác văn phịng mà đặc biệt đồng chí Hiệu trưởng kiêm Bí thư chi nhà trường dành quan tâm đặc biệt cho công tác văn phịng, thường xun đạo, nhắc nhở, đơn đốc, kiểm tra phận văn phòng để... động văn phịng Phải nắm vững văn đó, cơng tác văn phịng đảm bảo u cầu xác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tra, kiểm tra quan, tổ chức có thẩm quyền - Đảm bảo lãnh đạo Ban giám hiệu