Hiện đại hóa công tác văn thư tại trường thcs hồng thái, huyện việt yên, tỉnh bắc giang

Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ,các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng côngtác văn thư lưu trữ trong các hoạt động

BỘ GI䄃ĀO D唃⌀C V䄃 TRƯỜNG…………

ĐỀ T䄃 CỨU KHOA HỌC

TÊN ĐỀ TÀI:

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG

Họ và tên : Thân Thị Mến Khoa:………

Lớp:………

M唃⌀C L唃⌀C

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Bố cục khóa luận 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ 4

1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4

1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 4

1.2.1 Vị trí 4

1.2.2 Ý nghĩa 4

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 5

1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư 6

1.4.1 Nội dung của công tác văn thư 6

1.4.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư 7

1.5 Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư trong trường học 7

CHƯƠNG 2 THỰC TR䄃⌀NG HIỆN Đ䄃⌀I HÓA CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ T䄃⌀I TRƯỜNG THCS HỒNG TH䄃ĀI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG 10

2.1 Giới thiệu về trường THCS Hồng Thái 10

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của trường THCS Hồng Thái 10

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 11

2.2 Tình hình công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái 12

2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư 12

2.2.2 Công tác văn thư 12

2.2.3 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 13

2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.2.5 Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi 14

2.2.5.1 Đối với văn bản đến 14

2.2.5.2 Đối với văn bản đi 17

2.2.6 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 20

2.2.7 Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ cấp phát bằng 21

2.2.7.1 Học bạ… 21

2.2.7.2 Sổ đăng bộ 22

2.2.7.3 Hồ sơ chuyển trường 24

2.2.7.4 Sổ ghi điểm 24

2.2.7.5 Cấp phát bằng THCS 24

2.2.7.6 Hồ sơ cán bộ công chức viên chức, nhân viên 25

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa công tác văn thư trường THCS Hồng Thái 26

2.4 Ưu nhược điểm của bộ phận văn thư tại trường THCS Hồng Thái 26

2.4.1 Ưu điểm 26

2.4.2 Nhược điểm 27

2.4.3 Nguyên nhân 27

CHƯƠNG 3 GIẢI PH䄃ĀP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN Đ䄃⌀I HÓA CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ T䄃⌀U TRƯỜNG THCS HỒNG TH䄃ĀI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG

29 3.1 Nhận xét, đánh giá quá trình hiện đại hóa công tác văn thư của trường THCS Hồng Thái 29

3.1.1 Thuận lợi 29

3.1.2 Khó khăn 29

3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư của trường THCS Hồng Thái 29

3.3 Kết luận và kiến nghị 35

3.3.1 Kết luận 35

3.3.2 Bài học kinh nghiệm 36

3.3.3 Kiến nghị 36

PH唃⌀ L唃⌀C 38 T䄃

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tiểu luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn đến giảng viên hướngdẫn, tập thể thầy cô phòng Văn thư - Lưu trữ và toàn thể cán bộ, giáo viên trườngTHCS Hồng Thái đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài tiểu luận Bàitiểu luận là kết quả sau một thời gian được tiếp thu, lĩnh hội kiến thức lý luận của nhàtrường kết hợp với việc tìm hiểu các nghiệp vụ về công tác văn thư từ thực tế tại cơquan, tổ chức Do thời gian và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài tiểu luận không tránhkhỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để bài tiểuluận được hoàn thiện hơn Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả

Thân Thị Mến

LỜI CAM ĐOAN

Đầu tiên tôi xin được cam đoan đây là bài tiểu luận của tôi, mọi thông tin và sốliệu sử dụng trong bài đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo đúng quy định.Tôi thực hiện bài tiểu luận lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm kim chỉ namtrong suốt quá trình nghiên cứu Tôi xin chịu trách nhiệm về bài tiểu luận của mình

lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổchức chính trị xã hội Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ,các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng côngtác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnhvực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng CNTT trongcông tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp

vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cáchnhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiê ̣n được tính khoa học,tính hiê ̣n đại trong giải quyết công viê ̣c Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưutrữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mangtính thời đại góp mô ̣t phần không nhỏ vào quá trình hoạt đô ̣ng của một cơ quan, đơn

vị Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND TP Hà Nội vừa ban hành, triển khaicông tác văn thư, lưu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của

cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản,giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóanền hành chính, phục vụ công tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưutrữ

Lựa chọn trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang - một ngôitrường có truyền thống hiếu học làm địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ hơn về công tácvăn thư Xuất phát từ lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “ Hiện đại hóa công tác vănthư tại trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” cho bài nghiên cứukhoa học lần này

2 Lịch sử nghiên cứu

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư không phải là một trongnhững đề tài mới, hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như:– Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT trongcông tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo,tương tự với chủ đề đó tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường,hay UBND tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đãtrình bày và mô tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụngcông nghệ thông tin tại cơ quan

– Ngoài ra, còn có các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò củaviệc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố HàNội, tiêu biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Khoahọc và Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh

Nhìn chung, các đề tài trên đều khảo sát, mô tả lại các bước của quy trìnhỨng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như Soạn thảo văn bản,quản lý văn bản… tại một cơ quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể.Tuy nhiên, công nghệ thông tin thay đổi và phát triển từng ngày, mỗi cơ quan đơn vịlại có những đặc thù khác nhau trong công tác văn thư Đề tài “Hiện đại hóa công tácvăn thư tại trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” cũng là một đềtài kế thừa từ các đề tài đi trước, song sẽ chỉ ra các điểm mạnh và yếu trong công tácvăn thư, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của công tác văn thư tại trườngTHCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Có hai mục tiêu cơ bản mà đề tài muốn hướng đến:

- Qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tìnhhình công tác văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư tại trường THCS Hồng Thái

- Từ cơ sở thực trạng đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm cải thiện, hiện đạihóa công tác văn thư tại đây

Để thực hiện được hai mục tiêu đề ra, bài nghiên cứu sẽ tập trung thực hiện cácnhiệm vụ:

- Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưtại trường THCS Hồng Thái.

- Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư tại trường

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Hiện đại hóa công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái

5 Phương pháp nghiên cứu

– Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp quan sátcông việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc củacác cán bộ văn thư trong trường

– Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tôi sửdụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm quản lývăn bản trong quá trình giải quyết công việc của các phòng, ban của cơ quan

– Phương pháp phỏng vấn, việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thểtừng vấn đề trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư củatrường

– Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa,phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư tại cơ quan

– Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực tế ứngdụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứng dụngcông nghệ thông tin của các cơ quan khác

6 Bố cục khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài baogồm 03 chương chính sau đây:

- CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

- CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠITRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG

- CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNGTÁC VĂN THƯ TẠU TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNHBẮC GIANG

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ

1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đẩng, các cơ quan nhà nước,các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn viị vũ trang nhân dân giúp hoạtđộng của cơ quan đạt hiệu quả

1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

1.2.1 Vị trí

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các

cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vịmuốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu đểphổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ,phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàngngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội làcác cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộmáy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thưlại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

1.2.2 Ý nghĩa

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nângcao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xãhội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,

từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công táccho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơquan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồnthông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của

cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từnhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất làthông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Những yêu cầu đối với công tác văn thư

Nhanh chóng

Chính xác

Bí mật

Hiện đại

1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư

1.4.1 Nội dung của công tác văn thư

Là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyểngiao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quyđịnh

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng,phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật Công tác này được quy định cụ thể tạiPháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hộinhững thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáodục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân

Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quảtài liệu lưu trữ

*Thời hạn nộp lưu tài liệu

Tài liệu của các tổ chuyên môn, của các đoàn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp

về cho các tổ chưởng chuyên môn, nộp về phòng văn thư lưu

1.4.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư

 Nhận và bóc bì văn bản đến

 Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng kí

 Phân loại, trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản

 Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến các phòng ban chức năng

 Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu

 Gửi văn bản đi

 Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan

1.5 Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư trong trường học

Người làm công tác văn thư là người làm tất cả các công việc liên quan đến cácloại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản chođến khi tiếp nhận Sau cùng là đến khi giải quyết xong công việc, lên kế hoạch và hoànthiện quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ

CHƯƠNG 2 THỰC TR䄃⌀NG HIỆN Đ䄃⌀I HÓA CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ T䄃⌀ITRƯỜNG THCS HỒNG TH䄃ĀI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG 2.1 Giới thiệu về trường THCS Hồng Thái

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của trường THCS Hồng Thái

Hồng Thái là một xã trung du nằm ở phía Đông Bắc huyện Việt Yên, với diệntích tự nhiên là 601 ha, dân số 7004 người, tập trung chủ yếu ở 3 thôn: Hồng Lãm,Như Thiết, Đức Liễn Nhân dân trong xã sống chủ yếu bằng lao động nông nghiệp nêncần cù và thuần chất

Để nâng cao trình độ dân trí cho nhân dân trong xã, phát triển kinh tế địa phương,xây dựng đất nước, năm 1963 trường cấp II Hồng Thái được thành lập Mới đầutrường đặt tại trung tâm xóm Chay (Đức Liễn) Đến năm 1974, trường chuyển ra bãiMai cạnh quốc Lộ 1A (vẫn thuộc địa phận xóm Chay)

Từ khi thành lập đến nay, trải qua quá trình hình thành và phát triển, nhà trường

đã đạt được những thành tích xuất sắc đóng góp vào thành tích chung của toàn ngànhgiáo dục Việt Yên Đồng thời đáp ứng nhu cầu học tập của con em địa phương

Về số lượng: Năm đầu nhà trường chỉ có 2 lớp 5 với trên 80 học sinh, đến năm

1965 – 1966 trường đã có đủ các khối lớp từ lớp 5 đến lớp 7, với tổng số 6 lớp và trên

200 học sinh Năm 1977 trường Cấp II được sáp nhập với trường cấp I thành trườngPTCS Hồng Thái Quy mô nhà trường với số lớp, số học sinh phát triển cao nhất với

16 lớp và trên 600 học sinh Đến năm 2017 – 2018 trường có 16 lớp với trên 503 họcsinh

Đội ngũ CBGV cũng ngày một trưởng thành Buổi đầu trường chỉ có 5 giáo viên,đến nay đội ngũ CBGV đã lên đến 36 người (3 CBQL, 29 GV và 4 nhân viên hànhchính)

Về chất lượng giáo dục của nhà trường ngày càng ổn định và đi vào thực chất.Năm học 2016 - 2017 trường đạt danh hiệu trường xuất sắc cấp tỉnh; Công đoàn, Đoànthanh niên, Đội thiếu niên cũng liên tục đạt tiên tiến xuất sắc

Về cơ sở vật chất: Được sự quan tâm của Đảng bộ và nhân dân trong xã, trườngTHCS Hồng Thái ngày càng khang trang sạch đẹp Từ 1 ngôi trường tranh tre, mái lánhững năm 1960 đến năm 2008 lần lượt các phòng học, phòng chức năng kiên cố caotầng mọc lên Năm 2009 trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 1; đến năm 2014 trường

được công nhận lại chuẩn quốc gia Đến nay nhà trường đã cơ bản có đủ cơ sở vật chấtphục vụ cho dạy và học với 16 phòng học, 5 phòng học bộ môn, 9 phòng khu phục vụhọc tập, 6 phòng khu hiệu bộ và hệ thống sân chơi bãi tập sạch sẽ.

Được giảng dạy và học tập tại trường THCS Hồng Thái là một niềm vinh dự lớnlao Vì vậy nhà trường mong muốn mỗi CBGV hãy nỗ lực tu dưỡng về đạo đức, tự họctập, tự rèn luyện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phấn đấu giữ vữngnhững thành tích mà nhà trường đạt được trong những năm qua Các em học sinh hãy

ra sức học tập và rèn luyện để trở thành con ngoan trò giỏi, cháu ngoan Bác Hồ, xứngđáng là thế hệ tiếp bước phát huy truyền thống giáo dục của xã nhà; để lập thân, lậpnghiệp đóng góp vào công cuộc CNH-HĐH đất nước, mang lại vinh dự cho gia đình

và quê hương, xứng đáng với sự quan tâm của Đảng bộ và nhân dân xã Hồng Thái

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

 Ban giám hiệu:

Hiệu trưởng: Thân Thế Hải

Phó Hiệu trưởng: Nguyễn Hữu Chiến

 Công Đoàn:

Giáo viên: Vũ Tuấn Hải

Nhân viên CNTT - UV BCH Công đoàn : Trịnh Thu Huyền

Phó công tác công đoàn: Đỗ Thị Huyền

 Tổ văn phòng:

Kế toán: Thân Thị Thường

Thư viện: Nguyễn Thu Hải

Nhân viên CNTT - UV BCH Công đoàn: Trịnh Thu Huyền

Nhân viên: Vũ Thị Phương

 Đoàn đội:

 Tổ chuyên môn:

 Ban đại diện cha mẹ học sinh

2.2 Tình hình công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái

2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt độngquản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụkịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức

Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyếtcông việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Cán bộ Văn thư sẽ hoàn chỉnh các văn bản của nhà trường, phòng, sở giáo dụcthẩm định văn bản trước khi ban hành Theo dõi và đôn đốc các văn bản đó cùng cácvăn bản do cấp trên gửi về

Công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái tổ chức theo hình thức tập trungthống nhất toàn bộ các công đoạn và thao tác xử lý văn bản được tập trung một nơi do

tổ văn phòng thực hiện Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy, công tác vănthư của trường tương đối khoa học và hợp lý, đáp ứng các nhiệm vụ do các cấp trêngiao Tổ văn phồng trường THCS Hồng Thái có hoạt động tổ chức chặt chẽ, đảm bảomục đích dưới hình thức phục vụ các yêu cầu của các cán bộ giáo viên và học sinh.Trường học bố trí một cán bộ Văn thư có trình độ cao đẳng, được học các lớp bồidưỡng cán bộ văn thư của huyện, của tinhrh, có kinh nghiệm 15 năm liên tục công táctại văn phòng Có thể nhận xét cán bộ Văn thư của trường vừa có chuyên môn, nghiệp

vụ công tác Văn thư, vừa giàu kinh nghiệm lành nghề, hiểu rõ vị trí, ý nghĩa của côngtác văn thư và hoàn thành các nhiệm vụ được giao Qua các lớp tập huấn, bồi dưỡngchuyên môn nâng cao phẩm chất về chính trị và trình độ chuyên môn, tác phong làmviệc khoa học Do đó, công tác Văn thư tại trường THCS Hồng Thái đã đạt hiệu quảcao Tuy nhiên vẫn tồn đọng khó khăn trong quá trình công tác khi khối lượng côngviệc nhiều, các tài liệu cũng cần được xử lý kĩ lưỡng hơn nhưng chỉ có duy nhất mộtcán bộ làm công tác văn thư

2.2.2 Công tác văn thư

Xuất phát từ yêu cầu và tầm quan trọng của công tác văn thư, các cán bộ, các cấplãnh đạo không ngừng quan tâm tới công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cho tốt,phù hợp với cơ cấu của trường học Văn thư là một bộ phận của văn phòng Bộ phận

Văn thư của trường THCS Hồng Thái đã không ngừng cải thiện, học tập và phát triểnđáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho công việc của cán bộ giáo viên và họcsinh, phụ huynh của nhà trường Đồng thời vừa đảm bảo được những bí mật của cơquan, vừa đảm bảo nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các giáo viên bộ môn, cán

bộ trong và ngoài trường Để đạt được những kết quả trên phải đánh giá cao sự nỗ lựccủa cán bộ Văn thư đã luôn linh hoạt áp dụng các kiến thức chuyên môn được đào tạo

để đáp ứng yêu cầu do ban lãnh đạo đề ra

Hằng năm, bộ phận văn phòng tiến hành kiểm tra, rà soát đối với công tác vănthư Việc kiểm tra đối với việc đăng kí công văn đi, đến xme số liệu đăng kí có sai sovới số liệu thực tế hay không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời hay không, việckiểm tra giúp nhà trường nắm bắt được tình hình công tác văn thư tại cơ quan có sailệch hoặc gặp vướng mắc, khó khăn gì hay không Vì thế đối với bất kì cơ quan nào thìcông tác theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần được phải thực hiện một cáchthống nhất, toàn diện để nâng cao nghiệp vụ một các hiệu quả

2.2.3 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Công tác văn thư, lưu trữ tại trường THCS Hồng Thái được thực hiện theo cácvăn bản của cơ quan cấp trên như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…

Nhìn chung, số lượng các văn bản được ban hành nhằm chỉ đạo, kiểm tracũng như hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ chiếm số lượng chưa nhiều.Nhưng văn thư cơ quan đã thực hiện tương đối tốt các khâu nghiệp vụ văn thư, tuynhiên, nội dung lập hồ sơ công việc là khâu nghiệp vụ mà cán bộ, công chức củatrường còn thực hiện chưa tốt

2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng, diễn ra hằng ngày trong côngtác văn thư ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hoạt động và quản lý của một cơ quannhà nước Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo văn bản, trường THCS HồngThái luôn coi trọng công việc này, đồng thời luôn có sự phân công rõ ràng, giao nhiệm

chỉ đạo cụ thể Sau khi cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản, trưởng ban văn phòng

sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức văn bản rồi đưa đến hiệu trưởng hoặc hiệuphó xem xét rồi ký văn bản Các văn bản mà nhà trường ban hành là tương đối chínhxác, đầy đủ nội dung Tuy nhiên vẫn còn tồn đọng lại lỗi chính tả, thể thức không đángcó

2.2.5 Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi

2.2.5.1 Đối với văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đi của trường THCS Hồng Thái thực hiện một cáchnhanh chóng, kịp thời và đúng theo quy định đề ra Văn bản trước khi chuyển đi đượcvăn thư cho vào phong bì kín và gửi đi Phong bì được chọn có thiết kế khoa học, rõràng Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong đơn vị trực tiếp chuyểnđến, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có) trước khi ký nhận; trong đó, đặc biệt lưu ý đối với những văn bản có độ Hoảtốc, Khẩn, Mật Nếu văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị mất phong bì thì văn thưphải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý Đối với văn bản đến được gửiqua fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi,nơi nhận

 Phân loại văn bản đến:

*Loại không bóc bì: Văn thư không được bóc những loại phong bì sau: Bì vănbản đến có đóng dấu ký hiệu các độ Mật, Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, đoànthể và gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân hoặc có đóng dấu "Chỉ người có tên mới