Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ,các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng côngtác văn thư lưu trữ trong các hoạt động
lOMoARcPSD|38594337 BỘ GI䄃ĀO D唃⌀C V䄃 Đ䄃O T䄃⌀O TRƯỜNG………… ĐỀ T䄃I NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TÊN ĐỀ TÀI: HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG Họ và tên : Thân Thị Mến Khoa:…………………………………… Lớp:…………………………………… Năm 2022 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 M唃⌀C L唃⌀C MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Lịch sử nghiên cứu .2 3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 5 Phương pháp nghiên cứu 3 6 Bố cục khóa luận 3 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ .4 1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4 1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.2.1 Vị trí 4 1.2.2 Ý nghĩa 4 1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư 6 1.4.1 Nội dung của công tác văn thư 6 1.4.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư 7 1.5 Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư trong trường học 7 CHƯƠNG 2 THỰC TR䄃⌀NG HIỆN Đ䄃⌀I HÓA CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ T䄃⌀I TRƯỜNG THCS HỒNG TH䄃ĀI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG .10 2.1 Giới thiệu về trường THCS Hồng Thái 10 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của trường THCS Hồng Thái 10 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 11 2.2 Tình hình công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái 12 2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư .12 2.2.2 Công tác văn thư .12 2.2.3 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 13 2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.5 Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi .14 2.2.5.1 Đối với văn bản đến 14 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 2.2.5.2 Đối với văn bản đi 17 2.2.6 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.7 Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ cấp phát bằng 21 2.2.7.1 Học bạ… 21 2.2.7.2 Sổ đăng bộ 22 2.2.7.3 Hồ sơ chuyển trường 24 2.2.7.4 Sổ ghi điểm 24 2.2.7.5 Cấp phát bằng THCS 24 2.2.7.6 Hồ sơ cán bộ công chức viên chức, nhân viên 25 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa công tác văn thư trường THCS Hồng Thái 26 2.4 Ưu nhược điểm của bộ phận văn thư tại trường THCS Hồng Thái 26 2.4.1 Ưu điểm 26 2.4.2 Nhược điểm .27 2.4.3 Nguyên nhân 27 CHƯƠNG 3 GIẢI PH䄃ĀP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN Đ䄃⌀I HÓA CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ T䄃⌀U TRƯỜNG THCS HỒNG TH䄃ĀI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG 29 3.1 Nhận xét, đánh giá quá trình hiện đại hóa công tác văn thư của trường THCS Hồng Thái 29 3.1.1 Thuận lợi 29 3.1.2 Khó khăn 29 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư của trường THCS Hồng Thái 29 3.3 Kết luận và kiến nghị .35 3.3.1 Kết luận 35 3.3.2 Bài học kinh nghiệm .36 3.3.3 Kiến nghị 36 PH唃⌀ L唃⌀C 38 T䄃I LIỆU THAM KHẢO .39 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài tiểu luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn, tập thể thầy cô phòng Văn thư - Lưu trữ và toàn thể cán bộ, giáo viên trường THCS Hồng Thái đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài tiểu luận Bài tiểu luận là kết quả sau một thời gian được tiếp thu, lĩnh hội kiến thức lý luận của nhà trường kết hợp với việc tìm hiểu các nghiệp vụ về công tác văn thư từ thực tế tại cơ quan, tổ chức Do thời gian và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài tiểu luận không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Thân Thị Mến Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CAM ĐOAN Đầu tiên tôi xin được cam đoan đây là bài tiểu luận của tôi, mọi thông tin và số liệu sử dụng trong bài đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo đúng quy định Tôi thực hiện bài tiểu luận lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm kim chỉ nam trong suốt quá trình nghiên cứu Tôi xin chịu trách nhiệm về bài tiểu luận của mình Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND TP Hà Nội vừa ban hành, triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ công tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Lựa chọn trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang - một ngôi trường có truyền thống hiếu học làm địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ hơn về công tác văn thư Xuất phát từ lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “ Hiện đại hóa công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” cho bài nghiên cứu khoa học lần này 1 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 2 Lịch sử nghiên cứu Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư không phải là một trong những đề tài mới, hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như: – Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo, tương tự với chủ đề đó tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường, hay UBND tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đã trình bày và mô tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan – Ngoài ra, còn có các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố Hà Nội, tiêu biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh Nhìn chung, các đề tài trên đều khảo sát, mô tả lại các bước của quy trình Ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tại một cơ quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể Tuy nhiên, công nghệ thông tin thay đổi và phát triển từng ngày, mỗi cơ quan đơn vị lại có những đặc thù khác nhau trong công tác văn thư Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” cũng là một đề tài kế thừa từ các đề tài đi trước, song sẽ chỉ ra các điểm mạnh và yếu trong công tác văn thư, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Có hai mục tiêu cơ bản mà đề tài muốn hướng đến: - Qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tình hình công tác văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái - Từ cơ sở thực trạng đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm cải thiện, hiện đại hóa công tác văn thư tại đây Để thực hiện được hai mục tiêu đề ra, bài nghiên cứu sẽ tập trung thực hiện các nhiệm vụ: 2 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 - Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái - Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại trường 4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Hiện đại hóa công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái 5 Phương pháp nghiên cứu – Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp quan sát công việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc của các cán bộ văn thư trong trường – Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm quản lý văn bản trong quá trình giải quyết công việc của các phòng, ban của cơ quan – Phương pháp phỏng vấn, việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của trường – Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại cơ quan – Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan khác 6 Bố cục khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài bao gồm 03 chương chính sau đây: - CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG 3 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 - CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠU TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG 4 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com)