Chuyên Đề Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt Bình Yên.pdf

Tổ chức tốt công tác văn thư hiệu quảtrong mọi hoạt động của trường cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệucủa các tổ chức, đoàn thể và các tổ chuyên môn Trường THPT Bình Yê

đề nghị chi bộ đảng trong sạch vững

Năm 2009

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN LANG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHUYấN ĐỀ:

CễNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT BèNH YấN

GVHD: Thầy Giỏo Đặng Anh Minh SVTH: Hà Thị Dung

Lớp: K19 CĐVT Khúa học: 2020 - 2021

NỘI DUNG TRANG

2.2.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 30

2.2.4 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 39

3.2 Quá trình thực tập tại Trường THPT Bình Yên 45

CHƯƠNG III KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG

TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT BÌNH YÊN

46

1 Lời nói đầu

Trường THPT Bình Yên được thành lập từ năm 1987 đến nay đã được 35năm Trải qua nhiều chặng đường xây dựng và phát triển nhà trường đã có nhữngbước tiến vượt bậc Đồng hành với sự phát triển đó không thể không kể đến vai tròkhá quan trọng của công tác Văn thư; Trường THPT Bình Yên là đơn vị được SởGiáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên giao nhiệm vụ đào tạo và giáo dục học sinh

hệ THPT

Để duy trì và phát triển bền vững, lâu dài thì điều bắt buộc đối với trườngTHPT Bình Yên là phải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực và tiềm lực sẵn cócủa đơn vị, biết tận dụng những cơ hội khách quan mang lại để khẳng định vị thế củatrường đối với ngành và đối với xã hội

Đối với cơ quan, đơn vị thì công văn phòng luôn gắn liền với công tác văn thưluôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của cơ quan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức

Tất cả mọi công việc của văn phòng sẽ giúp Ban Giám hiệu quản lý điều hành cóhiệu quả hay không thông qua công tác văn phòng Trong đó công tác văn thư là rấtquan trọng Đây là một trong những mắc xích quan trọng của bộ máy văn phòng, làkhởi nguồn đem đến sự thành công của trường Tổ chức tốt công tác văn thư hiệu quảtrong mọi hoạt động của trường cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệucủa các tổ chức, đoàn thể và các tổ chuyên môn Trường THPT Bình Yên.

Mặt khác, là nhân viên làm công tác Văn thư tại Trường THPT Bình Yên emnhận thấy rằng công tác văn thư rất quan trọng trong mọi hoạt động của đơn vị Cóthể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất

2 Lí do chọn đề tài.

Công tác Văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nókhông chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quanđến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị Làm tốt côngtác Văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những thông tin và cũng

là hành lang pháp lý để thực hiện và quản lý điều hành công việc Trên cơ sở đó banlãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợppháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản

lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Chính đó là nguồn cảmhứng và động lực thôi thúc chúng em không ngừng học hỏi, tìm hiểu cũng như nângcao trình độ của bản thân Từ những thực tế trong quá trình làm việc và sự hướng dẫnnhiệt tình của Thầy giáo Đặng Anh Minh, vì vậy em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tàiKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ, THAM GIA THỰC HÀNH CÔNG TÁC VĂNTHƯ TẠI TRƯỜNG THPT BÌNH YÊN, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên từ năm

2015 đến nay

3 Mục đích nghiên cứu.

Mục đích của em viết về đề tài này là tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận chung

về công tác văn thư Đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư tại TrườngTHPT Bình Yên huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên Để từ đó thấy được những ưu

điểm, nhược điểm của công tác văn thư từ đó đưa ra phương hướng và giải pháp đốivới công tác văn thư tại Trường THPT Bình Yên.

4 Tình hình nghiên cứu.

Hiện tại chưa có đề tài nghiên cứu về công tác văn thư tại Trường THPT BìnhYên

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là lý thuyết về công tác văn thư và thựchành công tác văn thư tại Trường THPT Bình Yên Cụ thể như sau:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành Trường THPT Bình Yên

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn thư tại trường

- Thực trạng về hoạt động văn thư tại Trường THPT Bình Yên: xây dựng vàban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác văn thư, từ đó tìm ra ưu điểm và hạnchế của công tác văn thư tại Trường THPT Bình Yên để chỉ ra nguyên nhân củanhững hạn

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiên và nâng cao hiệu quảcông tác văn thư tại Trường THPT Bình Yên

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Thời gian từ năm 2015 đến nay

6 Đóng góp của đề tài.

Công tác văn thư tại Trường THPT Bình Yên là đề tài em rất quan tâm đểnghiên cứu nhằm cho bản thân em, cán bộ quản lý và những ai quan tâm thấy đượcdiểm mạnh, hạn chế của công tác văn thư tại Trường THPT Bình Yên Từ đó đề raphương hướng, giải pháp để công tác văn thư tại Trường THPT Bình Yên ngày cànghoàn thiện hơn

7 Nội dung nghiên cứu.

Nội dung: Khảo sát công tác văn thư, thực hành công tác văn thư tại TrườngTHPT Bình Yên

Thời gian: Từ năm 2015 đến nay

Dựa vào phương pháp đọc, nghiên cứu tài liệu, liệt kê phân tích tìm hiểu thực

tế từ đó đưa ra phương pháp phân tích một cách tổng hợp

Tìm hiểu tài liệu từ văn phòng văn thư của trường để thu thập thông tin từ đórút ra những thông tin cần thiết cho bài viết

8 Phương pháp nghiên cứu

Dựa vào phương pháp đọc, nghiên cứu tài liệu, liệt kê phân tích tìm hiểu thực

tế từ đó đưa ra phương pháp phân tích một cách tổng hợp

Tìm hiểu tài liệu từ văn phòng văn thư của trường để thu thập thông tin từ đórút ra những thông tin cần thiết cho bài viết

9 Đóng góp của đê tài

Tôi đã chọn đề tài: “Công tác văn thư trong trường học” nhằm nói lên

nguyện vọng của mình đồng thời nêu lên một vài ý tưởng trong quá trình làm việc, hyvọng được cùng với các bạn đồng nghiệp trao đổi, học tập để mỗi chúng ta có thể làmtốt hơn, thành công hơn trong công việc văn thư tại trường học

10 Kết cấu của đề tài.

Đề tài ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo, bố cục đề tàiđược chia thành hai phần:

- Chương 1 Khái quát Trường THPT Bình Yên huyện Định Hóa, tỉnh TháiNguyên

- Chương 2 Thực trạng về công tác văn thư, thực hành công tác văn thư tạiTrường THPT Bình Yên huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên

Chương 3 Kiến nghị giải pháp hoàn thiện công tác văn thư tại đơn vị

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin cảm ơn giảng viên Đặng Anh Minh và các thầy cô khoa Vănthư Lữu trữ trường Cao đẳng Văn Lang đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ, trang bị cho emnhững kiến thức cơ bản về một bài nghiên cứu khoa học để em hoàn thành xong mộtbài tiểu luận

Em cảm ơn lãnh đạo và các thầy cô Trường THPT Bình Yên đã tạo điều kiệncho em tìm hiểu rõ về công tác văn thư tại trường Giúp em thu thập thông tin mộtcách chính xác nhất để đảm bảo bài tiểu luận của em hoàn thành với một lượng kiếnthức đầy đủ để em có những kiến thức cơ bản về kỹ năng nghiệp vụ trong công tácvăn thư Xin chân trọng cảm ơn Ban giám hiệu cùng các thầy cô đã tạo mọi điều kiệntốt nhất để em hoàn thành đợt thực tập này

Đây là lần đầu tiên em làm bài tiểu luận vì vậy còn nhiều thiếu xót kínhmong được sự phê bình của cô để em có thể thực hiện tốt hơn ở những bài sau

Em xin trân thành cảm ơn thầy cô!

PHẦN II CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THPT BÌNH YÊN 1.1.1.Vị trí và chức năng

- Trường THPT Bình Yên đóng trên địa bàn xã Bình Yên, huyện Định Hóa,tỉnh Thái Nguyên, thuộc khu vực ATK Định Hóa – Huyện anh hùng giàu truyềnthống cách mạng Là huyện miền núi có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khănngưng được Đảng bộ, chính quyền và nhân đân các dân tộc trên địa bàn huyện ĐịnhHóa rất quan tâm đến giáo dục

- Trường THPT Bình Yên được công bố thành lập vào ngày 20 tháng 11 năm

1987, trong bối cảnh huyện Định Hóa rất khó khăn, điều kiện dạy và học gặp nhiềutrở ngại, khó khăn và thiếu thốn, song với ý trí sắt đá, tinh thần đoàn kết cán bộ, giáoviên, với niềm tin, sự gúp đỡ của các cấp lãnh đạo Trường đã đã hoàn thành nhiệm

vụ năm học đầu tiên, vượt qua mọi khó khăn Tập thể Nhà trường luôn nêu cao tinhthần đoàn kết, tận tụy với công việc và hết lòng vì học sinh thân yêu Nhà trườngluôn được các cấp lãnh đạo quan tâm và giúp đỡ Kết quả qua các năm học đạt đượcthành tích cao được Sở Giáo dục tỉnh Thái Nguyên tặng giấy khen và công nhậnTrường tiên tiến, UBND Tỉnh tặng cờ thi đua xuất sắc

- Hiện nay Trường THPT Bình Yên có 21 lớp với tổng số 840 học sinh và 50cán bộ, giáo viên, nhân viên Có 01 Chi bộ; Tổ chức chính trị: Có Công đoàn, Đoànthanh niên và 04 tổ chuyên môn, 01 tổ Hành chính Nội trú

1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nhà trường gắn với điều kiện kinh

tế - xã hội của địa phương; xác định tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi về giáo dục,văn hóa, lịch sử và truyền thống của nhà trường

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch giáo dục của nhà trường theochương trình giáo dục phổ thông do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong tổ chức các hoạt động giáodục

- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh, quản lý học sinh theo quy định của BộGiáo dục và Đào tạo.

- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công

- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia các hoạt động xã hội

- Quản lý giáo viên, nhân viên theo quy định của pháp luật

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục theo quyđịnh của pháp luật

- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định củapháp luật

- Thực hiện các hoạt động về bảo đảm chất lượng giáo dục, đánh giá và kiểmđịnh chất lượng giáo dục theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Thực hiện công khai về cam kết chất lượng giáo dục, các điều kiện bảo đảmchất lượng giáo dục và thu, chi tài chính theo quy định của pháp luật

- Thực hiện dân chủ, trách nhiệm giải trình của cơ sở giáo dục trong quản lýcác hoạt động giáo dục; bảo đảm việc tham gia của học sinh, gia đình và xã hội trongquản lý các hoạt động giáo dục theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền khác theo quy định của pháp luật

1.1.3.Hệ thống tổ chức Trường THPT Bình Yên

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG THPT BÌNH YÊN

CHI BỘ

BAN GIÁM HIỆU CÔNG ĐOÀN

TỔ CHUYÊN MÔN

ĐOÀN THANH NIÊN

BAN ĐẠI DIỆN CHA MẸ

HỌC SINH

BAN KHUYẾN HỌC

TỔ KHOA HỌC TN

TỔ KHOA HỌC XH

TỔ VĂN – N N

TỔ TOÁN - TIN

HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG

Trường THPT Bình Yên có: Tổng 56 CB công nhận viên chức với tổng số

840 học sinh, 21 lớp 04 tổ chuyên môn, 01 tổ Hành chính – Văn phòng

về công tác kiểm tra nội bộ về mảng hoạt động do mình phụ trách; Phó hiệutrưởng phụ trách công tác Pháp chế, Chính trị tư tưởng, hồ sơ nhà trường, cáchoạt động GDNG chính khóa, CSVC, an toàn trường học công tác XHH giáo dục,lao động, chăm sóc cảnh quan môi trường; hoạt động của giáo viên chủ nhiệm,công tác thi đua, khen thưởng, k礃ऀ luâ ̣t; tham mưu cho Hiệu trưởng về công táckiểm tra nội bộ về mảng hoạt động do mình phụ trách

Phó hiệu trưởng giúp việc cho Hiệu trưởng, nhân danh Hiệu trưởng giảiquyết các công việc được Hiệu trưởng ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Hiệutrưởng về các công việc đó Phó Hiệu trưởng thay mặt Hiệu trưởng kiểm tra giámsát cấp dưới thực hiện nhiệm vụ được giao theo văn bản pháp quy của nhà nướcthuộc thẩm quyền mình quản lý; nếu thấy có vấn đề đột xuất không tự giải quyếtđược hoặc không thuộc thẩm quyền của mình phải báo cáo Hiệu trưởng để cóquyết đáp kịp thời Trường hợp được Hiệu trưởng ủy quyền điều hành đơn vịtrong thời gian Hiệu trưởng đi công tác, các Phó hiệu trưởng căn cứ vào giới hạnđược giao, thay mặt Hiệu trưởng điều hành đơn vị, các vấn đề không thuộc tráchnhiệm chờ Hiệu trưởng về giải quyết hoă ̣c xin ý kiến Hiê ̣u trưởng qua điê ̣n thoạihoă ̣c thư điê ̣n tử Trong trường hợp cấp bách, nhiệm vụ phát sinh không trì hoãn

chịu trách nhiệm về các quyết định đó, đồng thời phải báo cáo Hiệu trưởng kếtquả thực hiện khi Hiệu trưởng đi công tác về.

Tổ trưởng và các tổ phó chuyên môn do Hiệu trưởng trực tiếp chỉ định mỗinăm học một lần, được chọn trong các giáo viên có năng lực chuyên môn vữngvàng, có phẩm chất đạo đức tốt, được các thành viên trong tổ thừa nhận Tổtrưởng, Tổ phó chuyên môn có trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động của tổtheo kế hoạch chung của đơn vị, đôn đốc các thành viên trong tổ thực hiệnnghiêm chỉnh Quy chế chuyên môn và các quy định của Luật lao động Tổ chức

dự giờ, bồi dưỡng giáo viên dạy giỏi, đề xuất với Hiệu trưởng (trực tiếp là Phóhiệu trưởng chuyên môn) về các sáng kiến kinh nghiệm đổi mới phương pháp dạyhọc, tổ chức các phong trào thi đua của tổ, của trường phát động, tổ chức hướngdẫn giáo viên hoạt động chuyên môn có chất lượng và sinh hoạt có nề nếp

Tổ trưởng Tổ HC – VP có trách nhiệm quản lý các thành viên trong tổ, báocáo xin ý kiến của phó hiệu trưởng phụ trách về cơ sở vật chất trong việc thựchiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảocác điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, tổ chứcđó

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT BÌNH YÊN

1 Hoạt động quản lý về công tác văn thư tại trường THPT Bình Yên

- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các

cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt haykhông tốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chứccông tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộccải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâmđược tập trung đổi mới

Bộ phận văn thư của Trường THPT Bình Yên trực thuộc Tổ Hành chính –Văn phòng Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn đến vàchuyển giao công văn tới các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lýcông văn đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quy định Cán bộ văn thư

có nhiệm vụ soạn thảo văn bản, in sao văn bản và quản lý con dấu

Như vậy có thể thấy rằng công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý, nó chiếm một phần quan trọng xuyên suốt hoạt động của nhàtrường Đây là một mắt xích giữa hoạt động của các tổ, các ban, các tổ chức đoànthể nói chung và giữa các cán bộ công chức, viên chức nói riêng

1.1 Xây dựng và ban hành văn bản về công tác văn thư

- Hằng năm Trường THPT Bình Yên đã xây dựng hế hoạch hoạt động côngtác văn thư; Quy chế hoạt động công tác văn thư; lập danh mục hồ sơ; báo cáothống kê công tác văn thư – Lưu trữ

Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệunhất Công tác Văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nókhông chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liênquan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị Làmtốt công tác Văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyếtđịnh quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi

hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho

cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng,nhiệm vụ được giao

1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Nhân viên văn thư được đào tạo đúng chuyên ngàng, tận tụy với công việc

Là người giúp hiệu trưởng trực tiếp quản lý kiểm tra, giám sát việc thực hiệncông tác văn thư và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị

Công tác văn thư được quan tâm có biên chế, việc đào tạo, bồi dưỡng nâng caonăng lực cán bộ văn thư cũng được chú trọng, Sở Giáo dục đã phối hợp mở cáclớp bồi, tập huấn, công tác văn thư, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụcủa cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhànước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

1.3 Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư

- Cơ sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung

và cho bộ phận văn thư có nhiều tiến bộ nhất là những năm gần đây Phòng làmviệc của bộ phận văn thư, đã từng bước bố trí các trang thiết bị tương đối đầy đủnhư máy vi tính, điện thoại, fax, máy photocoppy, giá kệ đựng tài liệu, kho tàng,trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệvào công tác lưu trữ từng bước được các cấp, các ngành quan tâm đầu tư;

2.Hoạt động quản lý về công tác văn thư

2.1 Công tác soạn thảo văn bản

* Tình hình ban hành văn bản

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu khác nhau Văn bản rất quan trọng trong hoạt động quản lý củacác cơ quan, nó vừa là thông tin vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Văn bản

là sản phẩm lao động của tập thể và các chuyên viên làm ra, văn bản banhành đảm bảo chất lượng sẽ có tác động tích cực đối với hoạt động của cơ quan.Hiểu rõ tầm quan trọng của công việc soạn thảo và ban hành văn bản nên quátrình soạn thảo và ban hành văn bản của trường đã được lãnh đạo và các cán bộ

chuyên môn của trường thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản.Văn bản của Trường THPH Bình Yên ban hành được áp dụng theo Nghị định30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020.

Tại Trường THPH Bình Yên , công tác xây dựng và ban hành văn bản luôn

đi vào nề nếp, tuân thủ theo quy định Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo mộtvăn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản

đó Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác

định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện

bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;

Bước 3: Thông qua lãnh đạo;

Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.

Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo,báo cáo, công điện Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng

có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản(giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương;giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bảnđặc biệt

BỔ SUNG QUY TRÌNH BẰNG SƠ ĐỒ HOẶC LƯU ĐỒ CÔNG VIỆC

* Thủ tục thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ban hành văn bản dựa vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạncủa mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi nhà trường Cụ thể như sau:

- Đại hội Chi bộ (Đại hội đại biểu hoặc Đại hội toàn thể Đảng viên) banhành Nghị quyết

- Ban chi ủy ban hành: Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Quy định Thôngbáo Báo cáo

- Hiệu trưởng ban hành Quyết định

Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại quy định ở trên, các tổ chuyênmôn, cá nhân tùy tình hình mà được ủy quyền xây dựng các văn bản như: Giấygiới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép

* Thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan

Tại quy chế làm việc của Trường THPT Bình Yên ghi rõ:

Các văn bản của Trường THPT Bình Yên được ban hành và quản lý theoquy định hiện hành của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

Hiệu trưởng Trường THPT Bình Yên ký các văn bản quan trọng có liênquan đến nhiều lĩnh vực và các báo cáo chung Trường hợp Hiệu trưởng vắng mặtthì Phó hiệu trưởng được ủy quyền ký các văn bản trên

Phó hiệu trưởng được quyền ký các văn bản áp dụng văn bản Quy phạmpháp luật và các văn bản khác của trường thuộc phạm vi công tác phụ trách

Cán bộ phụ trách văn phòng trường được ủy quyền ký một số văn bản theoquy định của trường như giấy giới thiệu

Văn bản của các tổ chuyên môn hoặc các tổ bộ phận, cá nhân gửi về trường

đề xuất ý kiến hoặc kiến nghị giải quyết công việc đều phải được đăng ký tại bộphận văn phòng Trong thời hạn 2 ngày Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng có tráchnhiệm nghiên cứu đề xuất ý kiến đó; trong trường hợp cấp bách, đột xuất vănphòng phải xử lý ngay

Những ý kiến giải quyết công văn của lãnh đạo phải được vào sổ lưu và lưutrữ bản gốc tại văn phòng trường

Văn phòng trường có nhiệm vụ sao chụp và chuyển giao ngay trong ngàycác văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên tới lãnh đạo phụtrách công việc có liên quan

Lãnh đạo có trách nhiệm chỉnh lý các văn bản của trường trước khi ký banhành văn bản

Các tổ có trách nhiệm dự thảo các văn bản thuộc phần việc của mình đượcphân công phụ trách và để trình duyệt ý kiến của lãnh đạo, sau khi duyệt mới đưa

ra đánh máy

Hiệu trưởng nhà trường ký các văn bản thuộc phạm vi quyền hạn của mình.Phó hiệu trưởng ký các văn bản thuộc phạm vi mình phụ trách và các vănbản được Hiệu trưởng ủy nhiệm.

Các văn bản được đóng dấu khi có chữ ký hợp lệ

Mọi công văn đi, đến đều phải vào sổ, đánh số theo quy định, công văn đếnphải trình ngay cho Ban giám hiệu để xin ý kiến xử lý kịp thời

* Số lượng các văn bản ban hành trong một năm

Các văn bản ban hành phản ánh được toàn bộ sự việc, vấn đề được giảiquyết trong văn bản, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật của Nhà nước nhằm triểnkhai các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về vấn đề Giáo dục chocán bộ giáo viên và học sinh trong nhà trường được rõ và chấp hành theo đúngchủ trương, chính sách của Nhà nước

- Nội dung: các văn bản ban hành đã phản ánh được toàn bộ sự việc, vấn đềcần giải quyết

- Số lượng:

Do cơ cấu tổ chức và quá trình hoạt động của Trường THPT Bình Yên nênkhối lượng văn bản ban hành ra hàng năm không nhiều, chủ yếu là công văn traođổi Mỗi năm Trường THPT Bình Yênban hành khoảng gần 500 văn bản

BỔ SUNG BẢNG SỐ LƯỢNG VĂN BẢN THEO TỪNG LOẠI VĂNBẢN BAN HÀNH TRONG 03 NĂM GẦN ĐÂY

Trình tự, thủ tục ban hành văn bản và thẩm quyền ký văn bản của trường:

- Trình tự ban hành văn bản: Trường THPT Bình Yên ban hành văn bảntheo từng năm học, có nghĩa là các văn bản ban hành ra được đánh số theo thờigian bắt đầu năm học mới từ số 01 cho đến ngày bắt đầu năm học tiếp theo.Trường ban hành văn bản theo quá trình giải quyết và hoạt động cụ thể

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trường THPT Bình Yên đã thực hiện đúng quy định của Nghị định30/2020/NĐ-CP ngày 05 thắng 3 năm 2020 về công tác văn thư

Phông chữ: sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếngViệt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Khổ giấy: văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x297mm), các văn bản khác trình bày trên giấy A5 trên mẫu in sẵn

Kiểu trình bày: văn bản hành chính trình bày theo chiều dài của trang giấykhổ A4 Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng được trình bàylàm các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của tranggiấy

Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4): lề trên cách mép trên 20-25mm; lề dưới cách mép dưới 20-20 mm; lề trái cách mép trái từ 30 mm; lề phảicách mép phải từ 15-20 mm

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Ngị định30/2020/NĐ-CP ngày 05 thắng 3 năm 2020 về công tác văn thư (áp dụng theocác phụ lục kèm theo thông tư này)

- Quốc hiệu

- Tên cơ quan, tổ chức

- Số ký hiệu văn bản

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Nội dung văn bản

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

- Các thành phần khác: dấu chỉ mức độ mật, khẩn của văn bản (đối vớinhững văn bản mật, khẩn - chưa được áp dụng)

Các thành phần thể thức được thể hiện cụ thể như sau:

- Quốc hiệu: (tiêu đề, tiêu ngữ) là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế

độ mà Nhà nước của Quốc gia đó thực thi Quốc hiệu được trình bày ở góc trên,

bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn bản Dòng thứ nhất "CỘNG HÒA XÃ HỘICHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ inhoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13: dòng thứ hai: "Độc lập - Tự do -Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòngthứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hau cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thìdòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng đậm, được đặt giữa dưới dòng thứ nhất,chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa.

Ví dụ : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên của cơ quan, tổ chức

trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình bày ởgóc trên, bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản, ngang với dòng Quốchiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc đượcviết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc côngnhận tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức có thẩm quyền Tên cơ quan, tổ chứcban hành văn bản được trình bày tại ô số 2, chiếm khoảng 1/2 trang giấy theochiều ngang, ở phía trên, bên trái Tên cơ quan tổ chức chủ quản trực tiếp đượctrình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếutên cơ quan, tổ chức chủ quản dài có thể trình bày thành nhiều dòng Tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữnhư cỡ chữcủa Quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chứcchủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độdài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Các dòng chữ được trình bàycách nhau một dòng đơn

- Số ký hiệu của văn bản:

Số văn bản là số thứ tự của văn bản tại Văn thư của cơ quan, tổ chức đượcghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày

21 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảngchữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV;Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Cán bộ văn thư Trường THPT Bình Yên tiến hành ghi số cho văn bản bằngcách ghi số theo năm học Theo đó, văn bản sẽ được đánh số: 01 đến hết, từ ngày

01 tháng 01

Ví dụ: Quyết định: Số 4356/QĐ-UBND

Thông tư: Số 30/2014/TT-BGDĐT

Thông báo: Số 3/TB-UBND

ĐÂY LÀ KẾT QUẢ KHẢO SÁT THỰC TẾ CỦA TRƯỜNG THÌ VÍ DỤPHẢI LÀ SỐ/KÍ HIỆU VĂN BẢN CỦA TRƯỜN

Nhìn chung, việc ghi số ký hiệu của văn bản được cán bộ Văn thư tổchứcthực hiện một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm văn bảnkhi cần thiết

Đối với những văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật, ngoài số thứ

tự của văn bản cần ghi thêm năm ban hành văn bản; số thứ tự ghi trước, năm banhành ghi sau

Ví dụ: Quyết định số: 10/QĐ-THPTBY ngày 05 tháng 9 năm 2020 về việcban hành quy chế hoạt động của hội đồng Trường THPT Bình Yên - Địa danh,ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính(tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

Kỹ thuật trình bày địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đượctrình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải

viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm phải được viết đầyđủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngàynhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước; địa danh ngày, tháng, nămđược đặt canh giữa Quốc hiệu.

Ví dụ: Định Hóa , ngày 20 tháng 3 năm 2020

Tuy nhiên trong thực tế, quá trình giải quyết công việc có những văn bản

do quá trình hình thành văn bản từ khi còn là bản thảo, sau đó qua đánh máy, kýduyệt đã ghi ngày, tháng văn bản; vì vậy khi đăng ký vào sổ đăng ký của văn bảnthì có thể chậm hơn một vài ngày so với số văn bản phát sinh Trong trường hợpnày văn thư có thể linh động xin phép lãnh đạo để đánh thêm ký hiệu vào số chovăn bản, thường là đánh chữ "b" cho các loại văn bản nhằm đảm bảo không đểthất thoát, sai lệch số văn bản và tạo thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cầnthiết

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn

Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnkhái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Kỹ thuật trình bày: Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản cóghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa bằngchữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu văn bản được đặt canh giữa,ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dàicủa dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Những văn bản như công văn thì không phải trình bày tên loại mà trình bàytrích yếu nội dung dưới phần số và ký hiệu Sau chữ "V/v" (về việc) bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và kýhiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Ví dụ: V/v báo cáo tổng kết năm học năm học 2019 - 2020

- Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản là toàn bộ các thông tin mà văn bản đề cập đến, đây làthành phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản Nội dung của văn bản phảiđảm bảo những yêu cầu cơ bản sau: nội dung phù hợp với hình thức văn bản được

sử dụng; phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp vớiquy định của pháp luật; được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụngngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổthông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thật sựcần thiết) Tất cả thông tin thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản đều đượcphản ánh ở nội dung văn bản; có thể nói nội dung là linh hồn của văn bản Do đócần phải thể hiện được tính mục đích một cách đúng đắn, thực tế khách quan

Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡchữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm;khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dònghay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên; khoảng cáchtối đa giữa các dòng là 1,5 dòng

- Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành:

Đây là thành phần thể thức quan trọng của văn bản quản lý Nhà nước, dấucủa cơ quan ban hành văn bản và chữ ký của người có thẩm quyền làm cho vănbản đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế

Việc đóng dấu trên văn bản tại nhà trường được thực hiện theo quy định tạiNghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của chính phủ của Chính phủ vềcông tác Văn thư và quy định của pháp luật có liên quan;

Dấu được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mépphải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗidấu đóng tối đa 05 trang văn bản

Dấu của Trường THPT Bình Yên do văn thư quản lý và sử dụng gồm: DấuTrường THPT Bình Yên, dấu Công đoàn, dấu họ tên, chức danh của lãnh đạoTrường THPT Bình Yên Dấu được sử dụng đúng quy định hiện hành

- Nơi nhận văn bản:

Thể thức: nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhânnhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểmtra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi; để biết và lưu

Kỹ thuật trình bày: nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau: từ "Kính gửi" và tên cơquan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản phải được trình bày bằng chữ in thường,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ "Kính gửi" có dấu hai chấm và tên cơquan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng; trường hợp gửi cho nhiều

cơ quan, tổ chức, cá nhân thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày 1 dòng

Phần nơi nhận tại ô số 9b được trình bày: từ "Nơi nhận" được trình bày mộtdòng riêng ngang với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký và sát lề trái,sau đó có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm Phầnliệt kê cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, mỗi cơ quan, tổ chức trình bày riêng một dòng,sau mỗi cơ quan, tổ chức (cuối dòng) bao gồm chữ "Lưu" sau đó có dấu haichấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT", dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộphận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm

* Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản gồm 7 bước như sau:

- Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo:

Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản

Xác định xem văn bản có tầm quan trọng hay không và có nhất thiết phảisoạn thảo ban hành văn bản hay không Công việc này được xác định ngay tại cácphòng ban chuyên môn, Hiệu trưởng nhà trường căn cứ vào mục đích, tính chất,tầm quan trọng của văn bản để quyết định việc soạn thảo ban hành văn bản

- Bước 2: Xác định tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Việc xác định tên loại văn bản sẽ ban hành phải căn cứ vào chức năng củamỗi hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành

Việc xác định trích yếu nội dung văn bản phải ngắn gọn, rõ ràng và phảiphản ánh được khái quát nội dung của văn bản.

Tên loại văn bản phải hợp với mục đích và tính chất của văn bản, vấn đề,

sự việc đề cập

- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin:

Đây là bước quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản.Thông tin cần thu thập bao gồm: thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Yêu cầuphải chọn lựa thông tin chính xác và loại ra những thông tin thứ yếu không chínhxác

Các bộ phận chuyên môn trong Trường THPT Bình Yên căn cứ vào cácthông tin pháp lý có trong những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việcchỉ đạo công tác chuyên môn của ngành nghề và các thông tin trong chỉ đạo côngtác của cơ quan để thu thập và xử lý thông tin đưa vào văn bản

- Bước 4: Xây dựng đề cương, duyệt đề cương:

Đề cương là dàn ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản Đề cươngcàng chi tiết thì việc soạn thảo càng thuận lợi, đặc biệt là khi soạn thảo các Quyếtđịnh, Nghị quyết liên quan đến nhiều người

- Bước 5: Viết bản thảo:

Việc viết bản thảo dựa trên cơ sở đề cương, bản thảo có thể được viết lạinhiều lần dưới nhiều phương pháp

Đối với những văn bản quan trọng, bản thảo có thể tổ chức và xin ý kiếnđóng góp của cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Đối với hình thức xin ý kiếnthì sau khi nhận được phải chỉnh lý bổ sung để hoàn thiện dự thảo

- Bước 6: Duyệt bản thảo:

Việc duyệt văn bản là do người có thẩm quyền duyệt sau khi soạn thảoxong Tổ trưởng chuyên môn các tổ duyệt về mặt nội dung, khi cần thiết có kýnháy vào cuối của nội dung văn bản Sau khi văn bản được duyệt về mặt thể thức

và nội dung thì được trình lên Ban giám hiệu Trường THPT Bình Yên để ký banhành; lãnh đạo nhà trường phải chịu trách nhiệm về nội dung mình ký

- Bước 7: Hoàn thiện các thủ tục ban hành

Sau khi đã có đầy đủ chữ ký của Hiệu trưởng, văn bản được chuyển cho bộphận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức Tiếp đó là theo dõi kết quả và phát *

Như vậy công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường THPT BìnhYên được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước Một văn bản được thảo ra

để giải quyết nội dung công việc đều được thực hiện theo đúng 07 bước Các cán

bộ Trường THPT Bình Yên luôn ý thức được tầm quan trọng của công việc cũngnhư tầm quan trọng trong việc ban hành văn bản Vì vậy công tác soạn thảo vănbản của trường luôn luôn được sự quan tâm của lãnh đạo, chỉ đạo của Ban giámhiệu trường

Công tác soạn thảo là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Nhànước, chất lượng của văn bản có ảnh hưởng tới hiệu lực và hiệu quả công việccủa cơ quan; bởi vậy mà công tác soạn thảo văn bản của Trường THPT Bình Yên

đã được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và được coi là một công tác khoahọc không thể xem nhẹ

Việc soạn thảo văn bản của Trường THPT Bình Yên do Ban giám hiệu củatrường là người có thẩm quyền ban hành văn bản Ngoài ra, Ban giám hiệu có thểgiao cho cán bộ, nhân viên ở các tổ chức năng tự soạn thảo các văn bản có liênquan đến công việc được giao Sau đó các văn bản đã được soạn thảo phải đượctrình lên Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng duyệt; bản thảo được duyệt sẽ đưa về

bộ phận Văn thư đánh máy Văn bản được đánh trên khổ giấy A4, sau khi đánhmáy xong trình lên Hiệu trưởng để ký văn bản Khi đã có chữ ký chính thức mang

đi photo, nhân bản văn bản Cán bộ Văn thư kiểm tra thể thức lần cuối và đăng

ký vào sổ Bộ phận Văn thư lưu một bản và trực tiếp gửi văn bản đến đúng địa chỉcần giải quyết công việc được nêu trong văn bản

BỔ SUNG SƠ ĐỒ HOẶC LƯU ĐỒ QUY TRÌNH CÁC BƯỚC SOẠN

THẢO VĂN BẢN

2.2 Công tác quản lý văn bản đi - đến:

Công tác quản lý văn bản đi của Trường THPT Bình Yên Nguyên tắc nàynhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậmtrễ về thời gian, gây ách tắc trong sử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực

và hiệu quả của văn bản được ban hành

Các văn bản đi của các cơ quan nói chung và Trường THPT Bình Yên nóiriêng thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn được giao Bởi vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi luônphải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theoquy trình mà Nhà nước đã quy định Chỉ có như vậy các văn bản đi do cơ quanlàm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan

Theo lĩnh vực chuyên môn và căn cứ vào thẩm quyền của mình các bộphận chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản rồi chuyển luồng cho Hiệu trưởngduyệt nội dung sau đó chuyển mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản

đi thì văn thư trường tiến hành thực hiện theo quy trình sau:

Văn thư Xem mục c

Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đi của trường

a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản

Các bộ phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn bản để giải quyết côngviệc sau khi soạn thảo được Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thưtheo hệ thống mail của trường

Văn thư khi nhận được văn bản từ các bộ phận, cá nhân gửi tới tiến hành

rà soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo

Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05 tháng 3 năm 2020

b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa

đúng thể thức văn bản văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét và kýduyệt

c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu

Văn thư trường học cũng đã thực hiện việc quản lý văn bản đi sát vớiquy định chung đó là:

(1) Tiếp nhận văn bản đi, phân loại sơ bộ

(2) Trình ký văn bản

(3) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày, thángvăn bản

Ghi số và ngày tháng văn bản:

Làm thủ tục và theo dõi chuyển

phát

Lưu văn bản đi

Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi văn bản được ghimột số ngày tháng nhất định.

* Ghi số văn bản: văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy

số theo hệ thống số chung của cơ quan

+ Ký hiệu của quyết định (cá biệt) chỉ thị (cá biệt) và của các hình thứcvăn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viếttắt tên loại văn bản, bản sao kèm theo thông tư liên tịch số 55 và chữ viết tắt tên

cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản

+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủtrì soạn thảo công văn đó (nếu có)

+ Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính đượcnhà trường ban hành trong năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng kýcho phù hợp

Ở Trường THPT Bình Yên, trong một năm số lượng văn bản được banhành ra là dưới 500 văn bản nên đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại vănbản hành chính

+ Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắttên đơn vị trong cơ quan được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới yếu tố tác giả văn bản

* Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản hành chính là ngày, tháng, năm vănbản được ký ban hành

- Ngày, tháng ban hành văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu Ngày,tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ ngày….tháng….năm; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2phải ghi thêm số 0 trước số đó (4) Đóng dấu văn bản đi (gồm dấu cơ quan và cácloại dấu khác)

Thực hiện Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của chính phủ.Con dấu của cơ quan được sử dụng nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản,thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và côngdân.

Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệcủa người có thẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóngdấu khống)

Dấu đóng vào văn bản rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định chungcủa Nhà nước Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bảnquyết định và đóng dấu lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chứchoặc tên phụ lục

(5) Đăng ký văn bản đi

Sổ đăng ký VB đi thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05tháng 3 năm 2020

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận Ghi chú

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phảithực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiệnnay, cũng như các cơ quan, tổ chức khác, tại trường THPT HOẰNG HÓA 2 ápdụng hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng máytính.

Phương pháp đăng ký:

* Lập sổ: Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ra ngày 05/3/2020 của CP

về công tác văn thư

Do nhà trường ban hành dưới 500 văn bản trong một năm nên chỉ lập hailoại sổ:

- Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

- Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Tờ nội dung: được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

d/ Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát

(6) Chuyển giao văn bản đi

* Nguyên tắc chung:

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng cóliên quan phải thực hiện nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng, và kịpthời

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giaokhông bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong sử lý, giải quyết côngviệc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản được ban hành

Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và trực tiếp Đa sốcông văn thường gửi bằng hình thức gửi qua địa chỉ mail công vụ giảm đượccông văn giấy tờ và tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm thuận tiện chocông tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu Chuyển phát theo các hình thức trực tiếphoăc bưu điện phải đảm bảo một số yêu cầu:

* Lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì:

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối tượng có liênquan được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bìgửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong,không bị ẩm ướt, rách, mủn Tuỳ theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dàycủa văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp Kích thước tối thiểu đối với các loại bìthông dụng cụ thể là:

- Loại 307mm x 220 mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổA4 đưa vào bì ở dạng để nguyên giấy;

- Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấyA4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau

- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấyA4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau

- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấyA4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau

Khi trình bày bì không viết tắt những từ không thông dụng, không xuốngdòng tuỳ tiện; không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng

Việc dán phong bì được thực hiện rất cẩn thận, tỉ mỉ Hồ dán không bịdính vào văn bản, không gây trở ngại cho người nhận khi xử lý, giải quyết

Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc dấu hiệu “mật” khichuyển đi phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi trong quátrình xử lý giải quyết Trên phiếu gửi ghi rõ tên người hoặc cơ quan, đơn vị nhậnvăn bản, số, ký hiệu văn bản, dấu chỉ mức độ “mật”, mục đích và số lượng gửivăn bản, lời ghi chú (xem xong trả lại, xem xong hu礃ऀ ngay…) Phiếu gửi cũngphải đánh số thứ tự, không đánh số văn bản Cơ quan nhận được văn bản phải kýxác nhận vào phiếu gửi và chuyển lại cho cơ quan gửi để tiện theo dõi, kiểm tra,

xử lý trong các trường hợp cần thiết

* Lập sổ và chuyển giao văn bản đi:

Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng

và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan Văn bản có

thể được gửi trực tiếp nhưng phổ biến là gửi theo đường bưu điện Dù gửi trựctiếp hay qua bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản.

Bảng thống kê công văn đi của Trường THPT Bình Yên năm 2020 banhành được chuyển phát như sau:

Năm Tổng số VB đi Số lượng văn bản chuyển

bằng mail công vụ

Số lượng văn bản chuyểntrực tiếp và bưu điện

e/ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính; mộtbản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn bản

để lập hồ sơ công việc Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắp xếp

và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ Việc lưutrữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các file word vàexcel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn bản tàiliệu được nhanh chóng

* Sắp xếp bản lưu

Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản

lý phải lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại đơn vị hoặc người soạn thảo vănbản, một bản lưu ở bộ phận văn thư

Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp bản lưu một cách thật khoahọc, dễ tra tìm

Tập bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục Có thể sắp xếp vănbản lưu theo 2 cách sau:

- Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản: văn bản có số nhỏ, ngày banhành sớm thì sắp xếp trước Văn bản có số lớn hơn, ngày ban hành muộn thì xếpsau (ví dụ: tập lưu quyết định của Trường THPT Bình Yêntháng 3 năm 2020)

- Sắp xếp văn bản lưu theo tên loại văn bản: mỗi tập văn bản tương ứngvới một tên loại cụ thể Văn bản có số lớn hơn, ngày ban hành muộn thì xếp sau.(ví dụ: tập lưu quyết định của Trường THPT Bình Yên tháng 2 năm 2020)

* Bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu cuối tháng, quý, năm, tập lưuhình thành, văn thư đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục,chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu Tập lưu văn bản được sắp xếp theo một trật

tự nhất định Sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp ngay ngắn lên giá, tủ tài liệu

Các “văn bản lưu” do bộ phận văn thư, quản lý chặt chẽ và thống nhất Do

đó, yêu cầu tra cứu của lãnh đạo hoặc của cán bộ công chức được phục vụ nhanhchóng, chính xác tại chỗ; được ghi sổ và ký nhận đầy đủ để theo dõi, kiểm tra

Người ngoài trường học muốn tra cứu, sử dụng bản lưu phải được phépcủa hiệu trưởng Tất cả các cán bộ, giáo viên đều có nghĩa vụ bảo vệ an toàn vàchặt chẽ bản lưu của cơ quan

2.2.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến cũng như văn bản đi, là phương tiện, công cụ quan trọngtrong hoạt động điều hành, quản lý của nhà trường

Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì việc tổ chức,quản lý văn bản đến là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong hoạtđộng công tác văn thư Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả các bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọichung là văn bản đến

Như vậy, về thể loại nội dung và tác giả văn bản rất đa dạng và phức tạp.Mỗi cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống theo một thứbậc nhất định và trong hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bảnđến từ các cấp, các hệ thống khác nhau Do vậy, văn bản đến phải được tổ chứcquản lý và giải quyết triệt để

Văn bản đến của Trường THPT Bình Yên gồm có: công văn các banngành, công văn ủy ban nhân dân, văn bản chỉ đạo chuyên môn, công văn SởGiáo dục và Đào tạo Thái Nguyên, văn từ các cơ quan đơn vị khác Dựa vào đó

mà văn thư chia ra làm 2 loại văn bản đến:

- Loại 1: bao gồm tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do trường nhận được

từ bên ngoài gửi đến

- Loại 2: bao gồm các văn bản, tài liệu do các cá nhân, phòng, ban, đơn vịtrong trường gửi trình Ban giám hiệu

Văn thư

Xem mục d

* Quy trình xử lý văn bản đến loại 1

Cụ thể: - Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ

Công văn từ bên ngoài gửi đến hàng ngày của trường sẽ được tiếp nhận tại

bộ phận văn thư Khi tiếp nhận văn bản đến, nếu Văn bản gửi đến trên hệ thốngmail công vụ của trường văn thư tiến hành in văn bản, nếu trường hợp gửi theođường bưu điện thì nhân viên văn thư xem xét nhanh bì văn bản, kiểm tra phong

bì xem có đúng địa chỉ không, có còn nguyên vẹn không Nếu không đúng địa chỉphải trả cho nơi gửi, nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của ngườichuyển giao văn bản Sau khi tiếp nhận văn bản, nhân viên văn thư căn cứ vào

“nơi nhận” của văn bản để phân loại thành 2 loại chủ yếu:

+ Loại không phải bóc bì: thư riêng ghi rõ tên từng thành viên Ban giámhiệu, sách báo, văn bản mật, văn bản của Đảng Loại văn bản này được chuyểnđến các thành viên Ban giám hiệu vào 9h00 hàng ngày

tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ