Công tác văn thư tại trường đại học công nghiệp hà nội trong bối cảnh chuyển đổi số

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HUỆ CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HUỆ CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG MÃ SỐ: 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS PHẠM NGUYÊN NHUNG HÀ NỘI - NĂM 2023 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn “Công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội thời kỳ chuyển đổi số” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng với hƣớng dẫn cô giáo TS Phạm Nguyên Nhung Các số liệu thứ cấp sơ cấp luận văn trung thực, có nguồn gốc cụ thể, rõ ràng Các kết nêu luận văn chƣa đƣợc công bố cơng trình khoa học khác Tác giả Luận văn Nguyễn Thị Huệ ii LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành Quốc gia, q thầy giáo Ban Quản lý đào tạo lãnh đạo đơn vị thuộc Học viện Hành Quốc gia tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình học tập, nghiên cứu Học viện Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc kính trọng đến giáo TS Phạm Ngun Nhung, ngƣời tận tình hƣớng dẫn tạo điều kiện thuận lợi nhất, giúp đỡ em suốt trình thực luận văn Em xin chân thành cảm ơn Trƣờng Đại học Cơng nghiệp Hà Nội, Phịng Tổ chức Hành đơn vị, đồng chí viên chức, ngƣời lao động thuộc Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội cung cấp thông tin, số liệu giúp em tìm hiểu thực trạng cơng tác công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội bối cảnh chuyển đổi số Em xin chân thành cảm ơn gia đình, đồng nghiệp, bạn bè động viên, tạo điều kiện để em tham gia học tập nghiên cứu hồn thành khóa học Mặc dù cố gắng, nhƣng thân em lần đầu làm nghiên cứu khoa học nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, em kính mong nhận đƣợc ý kiến góp ý q thầy giáo để nội dung luận văn đƣợc hoàn chỉnh Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả luận văn Nguyễn Thị Huệ iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 10 1.1 Một số quan niệm liên quan 10 1.2 Vị trí, vai trị u cầu cơng tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số 13 1.3 Nội dung công tác văn thƣ 17 1.4 Những yếu tố tác động đến công tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số 28 Tiểu kết Chƣơng 36 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 37 2.1 Khái quát Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội 37 2.2 Công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội 45 2.3 Đánh giá công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội bối cảnh chuyển đổi số 68 Tiểu kết Chƣơng 76 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 77 3.1 Quan điểm, định hƣớng Đảng, Nhà nƣớc công tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số 77 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội bối cảnh chuyển đổi số 81 Tiểu kết Chƣơng 94 KẾT LUẬN 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO 97 PHỤ LỤC 102 iv DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Stt Hình/ Biểu đồ/ Tên bảng Trang Sơ đồ tổ chức Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội 41 Bảng Hình 2.1 Hình 2.2 Hình 2.3 Biểu đồ 2.1 Bảng 2.1 Bảng 2.2 Bảng 2.3 Bảng 2.4 Bảng 2.5 Hình ảnh Phần mềm Quản lý văn Trƣờng Đại học Cơng nghiệp Hà Nội Hình ảnh Phần mềm Quản lý văn đến Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Đội ngũ viên chức, giảng viên công tác Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Đánh giá mức độ sử dụng phần mềm soạn thảo, ban hành quản lý văn Số lƣợng văn - văn đến Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Số lƣợng văn (văn giấy – văn điện tử) Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Mức độ đánh giá hiệu sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp Mức độ đánh giá hiệu sử dụng phần mềm lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan 52 55 42 49 50 54 59 63 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Đối với quan, tổ chức, cơng tác văn thƣ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhƣng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc lƣu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý Do đó, quan, tổ chức đƣợc thành lập, công tác văn thƣ tất yếu đƣợc hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thƣ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hƣởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lƣợng hiệu hoạt động quan, tổ chức Đây đƣợc coi hoạt động thƣờng xuyên, thiếu quan, tổ chức Vì vậy, làm tốt công tác văn thƣ bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lƣợng công tác quan, tổ chức phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong thời đại ngày nay, ngƣời có đầy đủ điều kiện để tiếp cận với nhiều thông tin hơn, rút ngắn khoảng cách, thu hẹp không gian, tiết kiệm thời gian tất đƣợc thực thông qua cú nhấp chuột Chuyển đổi số xu tất yếu, diễn nhanh đặc biệt bối cảnh cách mạng Công nghiệp 4.0 Nội dung chuyển đổi số rộng đa dạng nhƣng với ba trụ cột gồm Chính phủ số (nhƣ dịch vụ cơng trực tuyến, liệu mở), kinh tế số (nhƣ tài số, thƣơng mại điện tử chuyển đổi số ngành trọng điểm nhƣ: nông nghiệp, du lịch, điện lực ) xã hội số (nhƣ giáo dục, y tế, văn hóa) Trong bối cảnh hội nhập tồn cầu, Việt Nam nói chung ngành văn thƣ – lƣu trữ nói riêng khơng thể nằm ngồi xu chung giới phải thực khẩn trƣơng không muốn bỏ lỡ hội mà cách mạng Công nghiệp lần thứ tƣ mang lại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trƣờng đại học công lập, đa cấp, đa nghề, với quy mô đào tạo rộng lớn Trƣờng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, nhiên bối cảnh chuyển đổi số công tác văn thƣ Trƣờng gặp khơng hạn chế, khó khăn, nhƣ đội ngũ biên chế nhân làm văn thƣ thiếu, hệ thống hạ tầng kỹ thuật chƣa đồng bộ, chƣa đƣợc đầu tƣ, việc sử dụng văn điện tử chƣa đƣợc trọng Với thực tiễn tơi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Cơng tác văn thư Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội thời kỳ chuyển đổi số” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Với mong muốn đóng góp giá trị nghiên cứu lý luận, thực tiễn thực trạng công tác văn thƣ Trƣờng đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Trƣờng nói riêng hệ thống sở đào tạo nói chung Tình hình nghiên cứu Việc quản lý cơng tác văn thƣ quan, tổ chức bối cảnh chuyển đổi số thu hút đƣợc quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý nghiên cứu sinh, học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác 2.1 Giáo trình, viết cơng bố tạp chí Đến có nhiều giáo trình nghiên cứu khoa học công tác văn thƣ đƣợc công bố, hay số chuyên khảo lĩnh vực đƣợc xuất nhƣ cuốn: - Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS Vƣơng Đình Quyền (2005) Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, NXB Đại Học Quốc Gia cung cấp kiến thức lý luận phƣơng pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thƣ - Cục Văn thƣ lƣu trữ (2015) “Công tác văn thư q trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam”, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Đề tài tìm hiểu quy định hành Việt Nam liên quan đến công tác văn thƣ q trình xây dựng Chính phủ điện tử thay đổi công tác văn thƣ q trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam Từ việc nghiên cứu thực tiễn công tác văn thƣ nay, nhóm nghiên cứu Đề tài bƣớc đầu đƣa số so sánh công tác văn thƣ truyền thống thực Chính phủ điện tử - Tác giả Vũ Thị Phụng (2016), “Yêu cầu đổi hoạt động quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ Việt Nam thời kỳ hội nhập phát triển”, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam số Tác giả khái quát việc phân định chức năng, nhiệm vụ hoàn thiện máy quản lý Nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ Việt Nam Đồng thời, nêu lên thay đổi đối tƣợng, phạm vi quản lý Nhà nƣớc lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ yêu cầu đổi quan quản lý Nhà nƣớc lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ Do đó, yêu cầu đặt phải kiện toàn máy quản lý Nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ cho phù hợp với yêu cầu thời kỳ hội nhập phát triển - Tác giả Nguyễn Văn Kết (2018), “Văn thư - Lưu trữ điện tử công tác đào tạo, bồi dưỡng thời đại cách mạng công nghiệp lần thứ 4”, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam số Tác giả nêu lên thông tin tổng quan cách mạng 4.0, đồng thời hội thách thức công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành Lƣu trữ học nhƣ kiến thức cần có chƣơng trình đào tạo Lƣu trữ tài liệu điện tử nghiệp vụ công bố - giới thiệu tài liệu lƣu trữ Qua đó, tác giả đƣa số kiến nghị để cơng tác đào tạo nguồn nhân lực có chất lƣợng cao tạo sản phẩm tồn đƣợc kỷ nguyên số cách mạng công nghiệp 4.0 - Tác giả Nguyễn Văn Kết (2021), “Vị trí, vai trị công tác văn thư - lưu trữ lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị 36a/NQCP”, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam số Tác giả khái quát rõ văn thƣ - lƣu trữ điện tử giai đoạn nêu lên thực trạng văn thƣ lƣu trữ điện tử Qua nêu rõ vai trị quan có chức quản lý Nhà nƣớc chuyên ngành lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử 2.2 Một số luận văn thạc sĩ - Dƣơng Thị Hoa (2018), Công tác văn thư, lưu trữ văn phòng Tổng cục Thuế Trung Ương, Luận văn thạc sĩ Quản lý cơng - Học viện Hành Quốc gia Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ đề xuất phƣơng hƣớng, giải pháp số kiến nghị công tác văn thƣ, lƣu trữ Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ƣơng - Nguyễn Toàn Thắng (2020), Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ, tỉnh Vĩnh Long, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành Quốc gia Luận văn đề cập đến thực trạng quản lý Nhà nƣớc công tác lƣu trữ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý - Trần Ngọc Tú (2020), Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư cục Hải quan thành phố Hải Phịng, Luận văn thạc sĩ Quản lý cơng - Học viện Hành Quốc gia Luận văn nêu sở lý luận hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO công tác văn thƣ, thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001-2008 công tác văn thƣ Cục Hải quan Hải Phòng định hƣớng giải pháp tăng cƣờng áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO vào công tác văn thƣ Cục Hải quan Hải Phòng - Võ Ngọc Phƣơng Linh (2022), Ứng dụng công nghệ thông tin 92 bảo cho việc ứng dụng công nghệ thông tin đƣợc hiệu Thƣờng xuyên sử dụng hệ thống hòm thƣ điện tử để trao đổi cơng việc Sử dụng có hiệu mạng nội để trao đổi công việc nhƣ công tác quản lý, điều hành (Egov) Chỉ đạo triệt để việc ứng dụng chữ ký số dấu điện tử phát hành quản lý văn Ứng dụng công nghệ truyền thông đa phƣơng tiện để thực việc trao đổi thông tin, điều hành, đào tạo từ xa họp qua mạng Điều nâng cao chất lƣợng hiệu công tác lãnh đạo, điều hành, đồng thời tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian chi phí tổ chức hội họp Phát triển ứng dụng hay hệ thống thông tin phục vụ cho điều hành tác nghiệp Điểm lƣu ý triển khai dự án xây dựng hệ thống thông tin cần tiến hành hoạt động phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Triển khai giải pháp phòng chống virus, mã độc hại cho máy tính cá nhân; triển khai giải pháp nhật ký, lƣu liệu hệ thống thông tin quan trọng, Cổng thông tin điện tử Trƣờng 3.2.7 Thường xuyên tổ chức hoạt động kiểm tra công tác văn thư bối cảnh chuyển đổi số Để bảo đảm việc quản lý Nhà nƣớc văn thƣ - lƣu trữ tổ chức thực công tác văn thƣ - lƣu trữ tuân thủ pháp luật đáp ứng yêu cầu phục vụ nhiệm vụ Trƣờng, cần tăng cƣờng hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thƣ - lƣu trữ Phịng Tổ chức – Hành tham mƣu, giúp Trƣờng xây dựng kế hoạch, tổ chức thực kiểm tra định kỳ đột xuất phận Văn thƣ Trƣờng, nhƣ đơn vị Trƣờng Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị đƣợc kiểm tra biết; có hình thức khen thƣởng, khuyến khích đơn đốc, nhắc nhở, phê bình phù hợp Thơng qua kết kiểm tra cịn nắm bắt tình hình, tăng cƣờng 93 điều chỉnh việc quản lý, đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ cụ thể, đáp ứng yêu cầu thực tế Thƣờng xuyên đôn đốc, kiểm tra cơng tác văn thƣ - lƣu trữ phát sáng kiến, cách làm hay viên chức, ngƣời lao động để kịp thời động viên, khen thƣởng giúp họ hăng say với công việc Hằng năm tiến hành tổng kết cơng tác văn thƣ - lƣu trữ nhằm đánh giá lại kết đạt đƣợc, ƣu, khuyết điểm q trình thực khâu nghiệp vụ cơng tác văn thƣ - lƣu trữ nhằm kịp thời chấn chỉnh, xử lý kịp thời xây dựng chƣơng trình, kế hoạch, biện pháp tiếp theo, đảm bảo nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ - lƣu trữ 94 Tiểu kết Chƣơng Từ thực trạng công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp bối cảnh số Chƣơng 2, tác giả đƣa định hƣớng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Cơng nghiệp, cụ thể: Hồn thiện thể chế công tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số; Tổ chức lớp đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ viên chức làm công tác văn thƣ Trƣờng; Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ; Tăng cƣờng kinh phí cho cơng tác văn thƣ; Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thƣ; Thƣờng xuyên tổ chức hoạt động kiểm tra công tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số Những giải pháp đƣợc tác giả đề xuất nhằm đổi phƣơng pháp công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội, qua nhằm cập nhật kiến thức, kỹ cho đội ngũ viên chức, ngƣời lao động Trƣờng nói riêng sở giáo dục đại học nói chung để công tác văn thƣ đạt hiệu cao Cơng tác văn thƣ nề nếp, đƣợc chuẩn hóa ứng dụng công nghệ thông tin lƣu giữ đƣợc toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lƣu trữ quan Cơng tác văn thƣ góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm đƣợc công sức tiền cho quan Đồng thời công tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trƣớc mắt nộp vào lƣu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài 95 KẾT LUẬN Công tác văn thƣ ngày đƣợc củng cố với phát triển máy Nhà nƣớc Việt Nam qua thời kỳ Đặc biệt, giai đoạn nay, việc hội nhập quốc tế địi hỏi cơng tác văn thƣ, lƣu trữ phải đƣợc đổi nâng cao để đáp ứng đƣợc nhu cầu xã hội Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ tác động lớn đến quy trình quản lý, từ địi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đổi cơng tác văn thƣ - đổi tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ, lƣu trữ tài liệu hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập Luận văn “Công tác văn thư Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội thời kỳ chuyển đổi số” hệ thống vấn đề lý luận công tác văn thƣ, chuyển đổi số, nội dung công tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số; tác giả đánh giá thực trạng công tác văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội bối cảnh chuyển đổi số giai đoạn 2018-2022 Nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số, thời gian qua Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội đạt đƣợc kết đáng kể nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan, tồn số hạn chế, nhƣng thời gian tới với quan tâm đạo Đảng ủy, Lãnh đạo nhà trƣờng thực đồng giải pháp nêu nhƣ: Hoàn thiện hệ thống văn pháp luật công tác văn thƣ bối cảnh chuyển đổi số; Tổ chức lớp đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ viên chức làm công tác văn thƣ Trƣờng; Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ; Tăng cƣờng kinh phí cho cơng tác văn thƣ; Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ 96 cho công tác văn thƣ; Thƣờng xuyên tổ chức hoạt động kiểm tra công tác văn thƣ hiệu đạt đƣợc nhƣ mong đợi góp phần không nhỏ vào hoạt động chung Nhà trƣờng Từ định hƣớng phƣơng pháp, tác giả đề xuất quan điểm nâng cao hiệu công tác Văn thƣ Trƣờng Đại học Công nghiệp bối cảnh chuyển đổi số; góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu công tác văn thƣ năm tới, để chất lƣợng ứng dụng cơng nghệ thơng tin đáp ứng yêu cầu phát triển vô mạnh mẽ cách mạng công nghệ 4.0 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Chấp hành Trung ƣơng (2019), Nghị số 52-NQ/TW ngày 27-9-2019 Bộ Chính trị số chủ trương, sách chủ động tham gia Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Ban Cán Đảng Bộ Công Thƣơng (2022), Nghị số 33NQ/BCSĐ ngày 27/01/2022 lãnh đạo, đạo triển khai thực Chương trình chuyển đổi số Bộ Công Thương giai đoạn 2022 – 2025 Bộ Công Thƣơng (2022), Quyết định số 823/QĐ-BCT 2022 ban hành Chương trình chuyển đổi số Bộ Cơng Thương giai đoạn 2022 – 2025 Bộ Giáo dục Đào tạo (2021), Quyết định số 4977/QĐ-BGDĐT thành lập Ban Chỉ đạo chuyển đổi số Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ Giáo dục Đào tạo (2022), Quyết định số 1282/QĐ-BGDĐT ban hành Kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin chuyển đổi số giáo dục đào tạo giai đoạn 2022-2025 Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ Nội vụ (2019), Thơng tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức Bộ Thông tin Truyền thông (2011), Cẩm nang chuyển đổi số, Nxb Thông tin Truyền thông, Hà Nội Chính phủ (2018), Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành Nhà nước Chính phủ (2019), Nghị số 17/NQ-CP số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến năm 2025 10 Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định Công 98 tác văn thư 11 Nguyễn Thị Phƣơng Dung (2020), Chuyển đổi số tác động chuyển đổi số giai đoạn nay, Tạp chí Cơng thƣơng 12 Vũ Thị Thùy Dung (2022), Hệ thống văn công tác văn thư vấn đề bảo đảm thông tin quản lý hành Nhà nước, Tạp chí Quản lý Nhà nƣớc 13 Đảng Cộng sản Việt Nam (2021), Báo cáo Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII văn kiện trình Đại hội XIII, Nxb Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội 14 Đảng Cộng sản Việt Nam (2021), Báo cáo đánh giá kết thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2016 - 2020 phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2021 - 2025, Nxb Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội 15 Đảng Cộng sản Việt Nam (2021), Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm 2021-2030, Nxb Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội 16 Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ Quản lý cơng Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 17 Dƣơng Thị Hoa (2018), Công tác văn thư, lưu trữ văn phòng Tổng cục Thuế Trung Ương, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 18 Đồn Thị Hịa (2013), Đổi chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu xã hội đại cơng cải cách hành Nhà nước, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam, (số 10), tr.07-29 19 Lê Thanh Hùng (2016), Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu 99 trữ Việt Nam, (số 8), tr.16-21 20 Nguyễn Văn Kết (2018), Văn thư - Lưu trữ điện tử công tác đào tạo, bồi dưỡng thời đại cách mạng công nghiệp lần thứ 4, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam, (số 12), tr.12-16 21 Nguyễn Văn Kết (2021), Vị trí, vai trị cơng tác văn thư - lưu trữ lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị 36a/NQ-CP, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam (số 1) 22 Võ Ngọc Phƣơng Linh (2022), Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 23 Vũ Thị Tuyết Mai (2016), Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn Thành phố Đà Nẵng, Đề tài Khoa học công nghệ cấp sở 24 Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 25 Vũ Thị Phụng (2016), Yêu cầu đổi hoạt động quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ Việt Nam thời kỳ hội nhập phát triển, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, (số 6), tr.34-42 26 Vũ Thị Phụng (2017), Quản lý hồ sơ điện tử, vấn đề lý luận cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam (số 1), tr.16-25 27 Vũ Văn Phƣơng (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước, hướng tới Chính phủ điện tử, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc 28 Quốc hội (2018), Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước 29 Nguyễn Toàn Thắng (2020), Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ, tỉnh Vĩnh Long, Luận văn thạc sĩ Quản 100 lý công - Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 30 Nguyễn Văn Thâm (2010), Soạn thảo xử lý văn quản lý Nhà nước, Nxb Chính trị Chính trị Quốc gia, Hà Nội 31 Hoàng Văn Thụ, Hoàng Minh Thơ (2010), Hoàn thiện công tác văn thư quan, tổ chức Nhà nước giai đoạn nay, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam, (số 8), tr25-32 32 Thủ tƣớng Chính phủ (2020), Quyết định 749/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” 33 Thủ tƣớng Chính phủ (2020), Quyết định số 2289/QĐ-TTg ngày 31/12/2020 Thủ tướng Chính phủ Ban hành Chiến lược quốc gia Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đến năm 2030 34 Thủ tƣớng Chính phủ (2021), Quyết định số 942/QĐ-TTg phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 35 Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội (2019), Báo cáo thực Nghị Hội nghị viên chức, người lao động, tổng kết năm học 2018 - 2019 triển khai nhiệm vụ năm học 2019 – 2020, Hà Nội 36 Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội (2020), Báo cáo thực Nghị Hội nghị viên chức, người lao động, tổng kết năm học 2019 - 2020 triển khai nhiệm vụ năm học 2020 – 2021, Hà Nội 37 Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội (2021), Báo cáo thực Nghị Hội nghị viên chức, người lao động, tổng kết năm học 2020 - 2021 triển khai nhiệm vụ năm học 2021 – 2022, Hà Nội 38 Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội (2022), Báo cáo thực Nghị Hội nghị viên chức, người lao động, tổng kết năm học 2021 - 2022 triển khai nhiệm vụ năm học 2022– 2023, Hà Nội 101 39 Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội (2020), Quyết định số 233/QĐ-ĐHCN việc ban hành quy định công tác văn thư Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 40 Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội Giáo trình (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc Gia, Hà Nội 41 Trần Ngọc Tú (2020), Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư cục Hải quan thành phố Hải Phịng, Luận văn thạc sĩ Quản lý cơng - Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 102 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT (Dành cho viên chức, người lao động Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội) Kính thƣa ơng/bà! Để nâng cao chất lƣợng cơng tác văn thƣ thời gian tới, mong đƣợc ý kiến quý báu ông/bà số thông tin dƣới Kết khảo sát phục vụ cho mục đích nghiên cứu, khơng phục vụ cho mục đích khác Rất mong nhận đƣợc hợp tác giúp đỡ ông/bà Xin chân thành cảm ơn hợp tác, giúp đỡ nhiệt tình ơng/bà! I THƠNG TIN CÁ NHÂN Giới tính: Nam Nữ Đội tuổi: Dƣới 30 tuổ Từ 31 tuổi đến 40 tuổ Từ 41 tuổi đến 50 tuổ Trên 50 tuổ Trình độ đào tạo: Trung cấ Cao đẳ Đại họ Thâm niên công tác: Dƣớ Từ 10 năm đến 15 năm Từ năm đế Trên đại họ 103 II THÔNG TIN KHẢO SÁT Ông/ Bà vui lòng đánh giá nhận thức mức độ quan trọng công tác văn thư Mức độ đánh giá Rất quan trọng Quan trọng Ít quan trọng Khơng quan trọng Ơng/ Bà vui vịng đánh giá mức độ sử dụng phần mềm soạn thảo, ban hành quản lý văn TT Nội dung Rất thường xuyên Mức độ đánh giá Ít Thường thường xuyên xuyên Sử dụng phần mềm Microsoft Word soạn thảo văn Sử dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Sử dụng hịm thƣ tính thông nội để ban hành văn Sử dụng gmail để ban hành văn Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để quản lý văn Sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý điện tử Egov để quản lý văn (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) Không ĐTB thường xuyên 104 Ông/ Bà vui lòng đánh giá hiệu sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp TT Nội dung Mức độ đánh giá Rất Ít Khơng ĐTB Hiệu hiệu hiệu hiệu quả quả Quản lý toàn văn quan bao gồm văn đi, văn đến, văn nội bộ… Dễ dàng tìm kiếm xem lại văn Hỗ trợ lƣu trữ tài liệu, hồ sơ hệ thống rộng lớn mà không sợ bị tải liệu Lƣu trữ an toàn, tối đa bảo mật Lƣu chuyển hồ sơ, tài liệu nhanh chóng phịng ban Quản lý họp, lich cơng tác, biểu mẫu Thống kê, báo cáo nhanh chóng, đơn giản Giúp tiết kiệm thời gian, tối ƣu chi phí (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) 105 Ơng/Bà vui lịng đánh giá hiệu mức độ sử dụng văn điện tử văn giấy quản lý Mức độ đánh giá TT Nội dung Rất hiệu Hiệu Ít hiệu Văn điện tử giúp soạn thảo văn nhanh so với văn giấy Soạn thảo đƣợc nhiều văn lúc so với văn giấy Cập nhật tài liệu văn điện tử nhanh văn giấy Văn điện từ có chữ ký số nhanh chóng, thuận tiện Dễ dàng chia sẻ tài liệu văn điện tử Thông tin văn điện tử lƣu trữ nhanh nhiều thông tin lúc Rút ngắn đƣợc thời gian, tiết kiệm chi phí văn giấy (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) Khơng ĐTB hiệu 106 Ơng/ Bà vui lòng đánh giá hiệu sử dụng phần mềm lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Mức độ đánh giá TT Nội dung Rất hiệu Hiệu Ít hiệu Phân loại tài liệu, hồ sơ Thiết lập sách quản lý tài liệu Tải cập nhật tài liệu Quản lý kho chứa thƣ viện tài liệu Chia sẻ tài liệu Kết nối, chia sẻ đồng liệu hệ thống Tích hợp với hệ thống quản lý văn điều hành (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) Không ĐTB hiệu