Công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đại học quốc gia hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LƢƠNG THỊ HẢI YẾN CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LƢƠNG THỊ HẢI YẾN CƠNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Chun ngành: Quản lý cơng Mã số: 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS NGUYỄN VĂN HẬU HÀ NỘI - NĂM 2023 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Công tác văn thư, lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội” cơng trình nghiên cứu nghiêm túc thân, với hƣớng dẫn khoa học PGS TS Nguyễn Văn Hậu Các trích dẫn, số liệu nêu hoàn toàn trung thực qua khảo sát thực tế nơi nghiên cứu, có nguồn gốc rõ ràng đƣợc thích đầy đủ Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu này./ Hà Nội, ngày tháng năm 2023 Tác giả luận văn Lƣơng Thị Hải Yến ii LỜI CẢM ƠN Qua thời gian đƣợc học tập Học viện Hành Quốc gia, tơi tiếp thu lĩnh hội đƣợc nhiều kiến thức quý báu để hoàn thành luận văn thạc sĩ Trong suốt trình học tập, nghiên cứu hoàn thiện luận văn thạc sĩ, nhận đƣợc tạo điều kiện, hƣớng dẫn, bảo Thầy, Cô Khoa Văn Cơng nghệ hành Ban Quản lý đào tạo Sau Đại học Đặc biệt tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Nguyễn Văn Hậu, ngƣời Thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hƣớng hƣớng dẫn cho thực Luận văn Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội, Phịng Hành - Văn phịng Đại học Quốc gia Hà Nội cán Phịng Hành số đơn vị thành viên, trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội giúp đỡ, hỗ trợ tơi q trình thu thập tài liệu cần thiết Mặc dù thân nỗ lực, cố gắng nghiên cứu, thực Luận văn, song trình độ cịn hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tơi kính mong nhận đƣợc thơng cảm, dẫn, giúp đỡ góp ý quý thầy, để Luận văn đƣợc hồn thiện Những ý kiến đóng góp giúp tơi nhận hạn chế, qua tơi có thêm kinh nghiệm, kiến thức hữu ích đƣờng theo đuổi nghiệp Tơi xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2023 Tác giả luận văn Lƣơng Thị Hải Yến iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội KHCN Khoa học công nghệ UBND Ủy ban nhân dân iv DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội Phụ lục 2: Quy trình soạn thảo ban hành văn Cơ quan ĐHQGHN Phụ lục 3: hình ảnh hệ thống quản lý văn điều hành ĐHQGHN Phụ lục 4: Quy trình quản lý giải văn đến Phụ lục 5: Hình ảnh tủ cơng văn chứa văn Cơ quan ĐHQGHN chuyển đến đơn vị Phụ lục 6: Hình ảnh Hệ thống quản lý văn điều hành ĐHQGHN Phụ lục 7: Hình ảnh Phát hành văn ĐHQGHN qua hệ thống VNU e-office v MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT iii MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Tình hình nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Ý nghĩa phƣơng pháp luận thực tiễn đề tài Kết cấu Luận văn CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Khái quát chung công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1 Những vấn đề chung công tác văn thƣ 1.1.2 Những vấn đề chung công tác lƣu trữ 22 1.2 Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ 34 1.2.1 Sự phát triển cách mạng công nghệ 4.0 hƣớng đến xây dựng phát triển Chính phủ điện tử 34 1.2.2 Hệ thống văn quy phạm pháp luật văn hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ 35 1.2.3 Bộ máy, cấu tổ chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ 37 1.2.4 Trình độ chun mơn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ 38 1.2.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ 39 TIỂU KẾT CHƢƠNG 40 vi Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 41 2.1 Giới thiệu chung Đại học Quốc gia Hà Nội 41 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Đại học Quốc gia Hà Nội 41 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Đại học Quốc gia Hà Nội 43 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 44 2.2 Khái quát chung Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội 45 2.2.1 Chức 45 2.2.2 Nhiệm vụ 45 2.3 Thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội 46 2.3.1 Tổ chức máy nhân thực công tác văn thƣ, lƣu trữ 46 2.3.2 Tổ chức thực công tác văn thƣ, lƣu trữ Cơ quan ĐHQGHN48 2.3.3 Hƣớng dẫn, tổ chức, kiểm tra, giám sát thực công tác văn thƣ, lƣu trữ ĐHQGHN 57 2.4 Đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội 59 2.4.1 Ưu điểm 60 2.4.2 Hạn chế 61 2.4.3 Nguyên nhân 62 TIỂU KẾT CHƢƠNG 66 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 67 3.1 Quan điểm Đảng, Nhà nƣớc, ngành Nội vụ Đại học Quốc gia Hà Nội nâng cao hiệu công tác văn thƣ, lƣu trữ 67 3.1.1 Quan điểm Đảng, Nhà nƣớc, ngành Nội vụ 67 3.1.2 Quan điểm Đại học Quốc gia Hà Nội 68 vii 3.2 Xu hƣớng phát triển công tác văn thƣ, lƣu trữ giai đoạn 71 3.3 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thƣ, lƣu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội 73 3.3.1 Bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội 73 3.3.2 Xây dựng hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội 75 3.3.3 Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho cán chuyên viên Cơ quan ĐHQGHN hàng năm 77 3.3.4 Tiếp tục cải tiến, nâng cấp hệ thống VNU e-office 79 3.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lƣu trữ 80 3.3.6 Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thƣ, lƣu trữ Cơ quan ĐHQGHN 81 TIỂU KẾT CHƢƠNG 83 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Đối với quan, tổ chức, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ có vai trò quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhƣng có đặc điểm chung trình hoạt động ban hành giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc lƣu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lƣu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức đƣợc thành lập, công tác văn thƣ, lƣu trữ tất yếu đƣợc hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thƣ, lƣu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hƣởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lƣợng hiệu hoạt động quan, tổ chức Vai trò công tác văn thƣ, lƣu trữ hành cơng quan trọng Bởi hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành quan; cung cấp tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn giá trị lịch sử phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội… Từ đó, giúp cho Thủ trƣởng quan quản lý đƣợc toàn hoạt động quan, tổ chức cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý, giải cơng việc nhanh chóng, có sở pháp lý, phục vụ kịp thời hoạt động tra, kiểm tra, giám sát hoạt động khác quan; tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức 81 Cơ quan ĐHQGHN cần áp dụng công nghệ thơng tin cơng tác lƣu trữ nhằm số hố tài liệu lƣu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ, giúp cho tra cứu tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn, khơng cần phải tới trực tiếp Văn phịng ĐHQGHN tra cứu, tìm kiếm đƣợc tài liệu lƣu trữ Tác giả đề xuất Cơ quan ĐHQGHN triển khai dự án số hóa tài liệu Phông lƣu trữ ĐHQGHN; hệ thống văn quản lý, điều hành (quy định, quy chế, hƣớng dẫn,…) lĩnh vực hoạt động chuyên môn theo chức Ban chức để phục vụ cho khai thác tài liệu lƣu trữ dễ dàng, hiệu toàn ĐHQGHN 3.3.6 Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thƣ, lƣu trữ Cơ quan ĐHQGHN Kiểm tra, tra việc văn thƣ - lƣu trữ quan ĐHQGHN cần thiết, công việc cần phải tiến hành thƣờng xuyên, liên tục Công tác văn thƣ - lƣu trữ đƣợc thực qua khâu nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN việc thực mức độ khác cần có kiểm tra, hƣớng dẫn cụ thể; thực tốt việc kiểm tra, tra góp phần làm hạn chế sai sót khắc phục đƣợc thiếu sót cơng tác văn thƣ - lƣu trữ quan ĐHQGHN Muốn thực tốt công tác kiểm tra, tra công tác văn thƣ - lƣu trữ cần xây dựng kế hoạch, nội dung kiểm tra cụ thể, trọng vào vấn đề trọng tâm nhƣ: việc triển khai quy định pháp luật, văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ, công tác tổ chức, nhân sự; ban hành văn đạo, hƣớng dẫn, thực nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ; tình trạng kho lƣu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lƣu trữ; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ - lƣu trữ; triển khai thực nội dung kế hoạch văn thƣ - lƣu trữ ĐHQGHN; kiểm tra việc ban hành tổ chức thực kế hoạch công tác văn thƣ - lƣu trữ nhƣ quy chế thực công tác đơn vị thuộc ĐHQGHN 82 Đối với công tác văn thƣ, cần quan tâm trọng đến kiểm tra công tác soạn thảo ban hành văn theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thƣ gồm nội dung: hƣớng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành chính; cơng tác quản lý văn đi, đến; lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan; công tác quản lý sử dụng dấu, kiểm tra việc ban hành thực quy chế công tác văn thƣ - lƣu trữ Ngoài kiểm tra, tra chuyên môn quan ĐHQGHN, đơn vị thuộc, trực thuộc ĐHQGHN cần trọng công tác tự kiểm tra, tự đánh giá nội quan, công tác đƣợc thực thƣờng xuyên, liên tục có tác dụng tích cực việc tổ chức thực nội dung công tác văn thƣ - lƣu trữ Đối với công tác lƣu trữ, cần trọng kiểm tra, tra công tác thu thập tài liệu lƣu trữ; chỉnh lý tài liệu lƣu trữ; xác định giá trị tài liệu lƣu trữ, công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ… Thông qua việc kiểm tra, tra cần đánh giá xác mặt làm đƣợc nhƣ mặt tồn tại, hạn chế việc thực cơng tác văn thƣ - lƣu trữ, qua góp phần phát huy ƣu điểm, khắc phục tồn tại, hạn chế Việc kiểm tra, tra cần đƣợc tiến hành thƣờng xuyên đột xuất, tùy theo tình hình thực tế đơn vị Bên cạnh trình kiểm tra, tra cần xem cơng tác văn thƣ - lƣu trữ tiêu chí đánh giá lực hoạt động, khả tổ chức thực nhiệm vụ, có nhƣ gắn công tác thành nhiệm vụ thƣờng xuyên, liên tục quan ĐHQGHN góp phần nâng cao tinh thần, thái độ, trách nhiệm cá nhân việc thực công tác văn thƣ - lƣu trữ 83 TIỂU KẾT CHƢƠNG Ở Chƣơng 3, tác giả trình bày đề xuất số giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu công tác văn thƣ, lƣu trữ Cơ quan ĐHQGHN, cụ thể: bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ ĐHQGHN; xây dựng hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ ĐHQGHN; tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ cho cán chuyên viên Cơ quan ĐHQGHN hàng năm; tiếp tục cải tiến, nâng cấp hệ thống VNU e-office; ứng dụng công nghệ thông tin công tác lƣu trữ; tăng cƣờng kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thƣ, lƣu trữ Cơ quan ĐHQGHN 84 KẾT LUẬN Qua lý luận thực tiễn công tác văn thƣ - lƣu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, nhận thấy nhƣ sau: Công tác văn thƣ - lƣu trữ phận thiếu hoạt động quan nhà nƣớc Công tác bao gồm hoạt động liên quan đến: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan; quản lý sử dụng dấu; thu thập bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê kiểm tra tình hình tài liệu; bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Công tác văn thƣ - lƣu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội, thơng tin chứa đựng tài liệu thơng tin mang tính xác độ tin cậy cao, có giá trị pháp lý sở để nghiên cứu, giải công việc hàng ngày quan, đơn vị Cùng với tài liệu lƣu trữ cịn chứng tin cậy để xác minh kiện lịch sử, tranh chấp, khẳng định giá trị cao Chính vậy, cơng tác văn thƣ - lƣu trữ có tầm quan trọng đặc biệt gắn liền với công tác quản lý nhà nƣớc Tổ chức công tác văn thƣ - lƣu trữ thực hoạt động công vụ quan có thẩm quyền văn thƣ - lƣu trữ, bao gồm hoạt động quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ - lƣu trữ, nhằm tổ chức thực tốt nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ, mang lại hiệu cao nội dung công tác văn thƣ - lƣu trữ Tổ chức quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ vấn đề cần thiết cần đƣợc cải tiến phát triển phù hợp với xu phát triển chung Kết khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thƣ - lƣu trữ quan ĐHQGHN cho thấy, vấn đề xây dựng văn đạo thực công tác văn thƣ - lƣu trữ, đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ, tổ chức nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ hạn chế, bất cập định, chƣa đạt yêu cầu nhiệm vụ văn thƣ - lƣu trữ thời kỳ Trên sở nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác 85 lƣu trữ quan ĐHQGHN, tác giả mạnh dạn đề xuất phƣơng hƣớng số giải pháp với mong muốn nâng cao hiệu công tác văn thƣ - lƣu trữ để công tác hoạt động hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu quản lý điều hành cấp lãnh đạo đáp ứng nhu cầu ĐHQGHN nói riêng xã hội nói chung hƣớng tới xây dựng hành nhà nƣớc quy, đại 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011, quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan nhà nước Bộ Nội vụ (2019), Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019, quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013, quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Chính phủ (2013), Nghị định số 186/2013/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2013 Chính phủ Đại học Quốc gia Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư 6.Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19 tháng năm 2004, việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Dƣơng Tuấn Vũ (2018), Quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân cấp xã địa bàn thành phố Trà Vinh, tỉnh Trà Vinh, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà Nội 10 Giám đốc ĐHQGHN (2013), Quyết định số 4416 /QĐ-ĐHQGHN ngày tháng 12 năm 2013 Giám đốc ĐHQGHN việc ban hành Quy 86 định chức nhiệm vụ Văn phòng, ban chức Đại học Quốc gia Hà Nội 11 Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin, Hà Nội 12 Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 13 Học viện Hành Quốc gia (2006), Kỹ thuật xây dựng soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, Hà Nội 14 Học viện Hành Quốc gia (2009), Hành văn phịng quan nhà nước, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội https://dtbd.moha.gov.vn/uploads/resources/admin/CDLD/Chuyen %20Vien/ChuyenDe14.pdf 15 Lƣu Kiếm Thanh (2010), Văn phòng, văn thư lưu trữ quan nhà nước, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 16 Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề công tác văn phòng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới, NXB Chính trị Quốc gia - Hà Nội 17 Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng Lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia TPHCM 18 Nguyễn Ngọc Ánh (2020), Công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình, Luận văn Thạc sĩ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 19 Phan Thị Thu Oanh (2020), Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Cư M’Gar, tỉnh Đắk Lắk, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 20 Quốc hội khóa XIII (2011), Luật lưu trữ 2011 87 21 Thủ tƣớng Chính phủ (2014), Quyết định số 26/2014/QĐ-TTg ngày 26 tháng năm 2014 Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Đại học Quốc gia sở giáo dục đại học thành viên; 22 Thủ tƣớng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử, Hà Nội 23 Trần Hồng (2006), Cơng tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa, Tổ chức Nhà nƣớc 24 Trần Ngọc Liêu (2009), Khoa học quản lý đại cương, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội 25 Vụ Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức – Bộ Nội vụ, Kỹ soạn thảo văn bản, Trang Cổng thông tin điện tử Vụ Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức – Bộ Nội vụ, Hà Nội 26 Vũ Thị Thanh Tâm (2020), Quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh, Luận văn Thạc sĩ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 27 Vƣơng Đình Quyền (2008), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 88 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội 89 Phụ lục 2: Quy trình soạn thảo ban hành văn Cơ quan ĐHQGHN Các bƣớc Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng, Ban chức ĐHQGHN Chuyên viên Văn phòng, Ban chức ĐHQGHN đƣợc giao soạn thảo văn Lãnh đạo Văn phịng, Ban chức ĐHQGHN Giám đốc/Phó Giám đốc ĐHQGHN Bộ phận Văn thƣ - Văn phịng ĐHQGHN Trình tự công việc Phân công soạn thảo văn Soạn thảo văn Kiểm tra nội dung, thể thức ký tắt trình ký văn Duyệt, ký văn - Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, rà sốt lại nội dung - Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn Bộ phận Văn thƣ - Văn phòng ĐHQGHN Lập hồ sơ lƣu 90 Phụ lục 3: hình ảnh hệ thống quản lý văn điều hành ĐHQGHN Hình ảnh văn ĐHQGHN đƣợc phát hành qua VNU 91 Phụ lục 4: Quy trình quản lý giải văn đến Các bƣớc Trách nhiệm Trình tự cơng việc Bộ phận Văn thƣ - Văn phòng ĐHQGHN Tiếp nhận, phân loại văn đến, đóng dấu đến Bộ phận Văn thƣ - Văn phòng ĐHQGHN Đăng ký văn đến Chánh Văn phòng ĐHQGHN Xin ý kiến lãnh đạo ĐHQGHN Bộ phận Thƣ ký - Văn phòng ĐHQGHN Phân phối chuyển giao văn đến Bộ phận Thƣ ký - Văn phịng ĐHQGHN Theo dõi, đơn đốc giải văn đến 92 Phụ lục 5: Hình ảnh tủ cơng văn chứa văn Cơ quan ĐHQGHN chuyển đến đơn vị Hình ảnh dấu văn đến ĐHQGHN 93 Phụ lục 6: Hình ảnh Hệ thống quản lý văn điều hành ĐHQGHN 94 Phụ lục 7: Hình ảnh Phát hành văn ĐHQGHN qua hệ thống VNU e-office Lập hồ sơ hệ thống VNU e-office