Sáng kiến kinh nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường cao đẳng sư phạm lạng sơn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LẠNG SƠN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM LẠNG SƠN Lĩnh vực sáng kiến: Văn thư lưu trữ Tác giả: Bế Thị Thê Trình độ chun mơn: Cao đẳng Văn thư lưu trữ Chức vụ: nhân viên Nơi công tác: Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn Điện thoại liên hệ: 0385.600.889 Địa thư điện tử: bethithe696@gmail.com Lạng Sơn, tháng năm 2023 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN U CẦU CƠNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP NGÀNH Tôi ghi tên đây: TT Ngày Nơi công tác tháng (hoặc nơi Họ tên năm sinh thường trú) Bế Thị Thê 13/8/1989 Tỷ lệ (%) đóng góp vào Trình độ việc tạo kiến Chức danh chuyên sáng môn (ghi rõ đồng tác giả, có) Trường CĐSP Nhân viên Cao đẳng Lạng Sơn 100% Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn” - Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư lưu trữ - Ngày sáng kiến áp dụng lần đầu áp dụng thử: năm học 2022-2023 - Mô tả chất sáng kiến: Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng quan, tổ chức có Trường CĐSP Lạng Sơn Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học, công nghệ đặc biệt chuyển đổi số hoạt động đời sống xã hội nói chung, thực nhiệm vụ quan tổ chức nói riêng, có cơng tác văn thư lưu trữ Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư văn phát hành việc xử lý, lưu trữ văn giấy trước nhiệm vụ đặt Trường CĐSP Lạng Sơn Vì thân lựa chọn sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Trường CĐSP Lạng Sơn” Sáng kiến đề xuất thử nghiệm số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Trường CĐSP Lạng Sơn Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức quản lý giải văn đến; (2) Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức quản lý giải văn đi; (3) Tổ chức, quản lý giải văn đi, đến văn giấy Các biện pháp triển khai thực áp dụng Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo cơng tác văn thư lưu trữ thuận lợi việc sử dụng hoạt động Nhà trường Đồng thời góp phần thích ứng đáp ứng với cơng tác chuyển đổi số quản lý hành * Hiệu mặt kinh tế Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao Đảm bảo nếp việc giữ gìn cách đầy đủ hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, bên cạnh công tác văn thư bổ sung tài liệu vô phong phú dùng để lưu trữ giai đoạn văn thư Qua thời gian thực công tác văn thư lưu trữ, thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo mang tính khoa học, dễ tra tìm, dễ phục hồi liệu, hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài Biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường * Hiệu mặt xã hội Hoạt động hiệu văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến suất lao động hiệu quan Góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý hà nước nói chung quan đơn vị nói riêng Cơng tác quản lý địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết, thơng tin phụ vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung cơng việc, xếp cơng tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin công tác quản lý Nhà nước mà văn hành phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt gấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Tôi xin cam đoan thông tin nêu đơn Bản mô tả sáng kiến (kèm theo đơn) trung thực, thật hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./ Lạng Sơn, ngày 16 tháng năm 2023 Người nộp đơn Bế Thị Thê MỤC LỤC Trang ĐƠN YÊU CẦU CƠNG NHẬN SÁNG KIẾN MỤC LỤC TĨM TẮT SÁNG KIẾN I MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Mục tiêu sáng kiến Phạm vi sáng kiến II CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN 1.Cơ sở lý luận Cơ sở thực tiễn 15 III NỘI DUNG SÁNG KIẾN 15 Nội dung kết nghiên cứu sáng kiến 15 1.1 Ứng dụng công nghệ tông tin tổ chức quản lý giải văn đến 16 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức quản lý giải văn 20 1.3 Tổ chức, quản lý giải văn đi, đển văn giấy 26 Đánh giá kết thu 29 2.1 Tính mới, tính sáng tạo 29 2.2 Khả áp dụng mang lại lợi ích thiết thực sáng kiến 29 IV KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34 TĨM TẮT SÁNG KIẾN Cơng tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng quan, tổ chức có Trường Cao đẳng Sư phạm (CĐSP) Lạng Sơn Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học, công nghệ đặc biệt chuyển đổi số hoạt động đời sống xã hội nói chung, thực nhiệm vụ quan tổ chức nói riêng, có cơng tác văn thư lưu trữ Những năm gần đây, Trường CĐSP Lạng Sơn hưởng lợi Hệ thống quản lý điều hành văn hành Ioffice tồn tỉnh Vì vậy, bên cạnh việc quản lý, điều hành hệ thống Ioffice, thân tơi tìm tịi, nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý văn máy vi tính quản lý hệ thống văn giấy để thuận lợi cho việc lưu trữ, sử dụng nhà trường Từ năm 2022, thân lựa chọn sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường CĐSP Lạng Sơn” Sáng kiến đề xuất thử nghiệm số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Trường CĐSP Lạng Sơn Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức quản lý giải văn đến; (2) Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức quản lý giải văn đi; (3) Tổ chức, quản lý giải văn đi, đến văn giấy Các giải pháp triển khai thực áp dụng Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo cơng tác văn thư lưu trữ thuận lợi việc sử dụng hoạt động Nhà trường Đồng thời giúp phận quản lý văn hành thích ứng đáp ứng với công tác chuyển đổi số quản lý hành I MỞ ĐẦU Lí chọn sáng kiến Trong hoạt động quản lý văn hành Nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Cơng tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc thực chức niệm vụ quan Công tác giúp cho cán bộ, viên chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán cơng chức kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý xuất chất lượng, hiệu công việc ngày nâng cao mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Nhận thức vai trị, ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn quản lý, đạo công tác Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành: Quy định quản lý văn đi, quản lý văn đến, lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, quản lý sử dụng dấu… Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện tồn ngành, cấp Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành Nhà nước quan trọng Việc ứng dựng công nghệ thông tin vào cơng tác quản lý văn hành để góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cung cấp tài liệu tư liệu số đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ nhiệm vụ quản lý điều hành quan, đơn vị Từ thực tế công tác, thân nhận thấy: để làm tốt công việc quản lý văn hành địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ phải hiểu công tác Người làm công tác phải động, sáng tạo làm tốt cơng tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác đường lối, chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, đạo kiểm tra công việc quan chặt chẽ; tạo điều kiện bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước; góp phần tiết kiệm cơng sức thời gian, giữ gìn tài liệu có giá giá trị lĩnh vực quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp lưu vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục là: Văn thư kiêm nhiệm nhiều việc Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư cịn hạn chế Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Những năm gần đây, Trường CĐSP Lạng Sơn hưởng lợi Hệ thống quản lý điều hành văn hành Ioffice tồn tỉnh Vì vậy, bên cạnh việc quản lý, điều hành hệ thống Ioffice, thân tơi tìm tịi, nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý văn máy vi tính quản lý hệ thống văn giấy để thuận lợi cho việc lưu trữ, sử dụng nhà trường Vì để hồn thành tốt nhiệm vụ giao làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, tận tâm, tận lực với việc khơng quản khó khăn, thân tơi ln tìm tịi học hỏi tất phương tiện thông tin lắng nghe ý kiến đóng góp đồng nghiệp, Lãnh đạo Nhà trường từ trau dồi chuyên môn nghiệp vụ, đúc kết kinh nghiệm q trình làm việc Để tất cơng việc thực cách khoa học, đạt suất, hiệu cao rút ngắn thời gian hoàn thành cơng việc cách nhanh chóng xác từ tơi đề xuất thử nghiệm sáng kiến: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn” Mục tiêu sáng kiến Sáng kiến nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường CĐSP Lạng Sơn, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động, quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ cho hoạt động quản lý thực nhiệm vụ nhà trường đơn vị Phạm vi sáng kiến - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Trường CĐSP Lạng Sơn Trong chủ yếu loại văn hành bao gồm: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, cơng văn, Tờ trình… (văn điện tử) - Không gian: Công tác Văn thư lưu trữ Trường CĐSP Lạng Sơn - Thời gian: Sáng kiến áp dụng từ năm 2022 Trường CĐSP Lạng Sơn II CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận 1.1 Cơ sở khoa học 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan tổ chức) 1.1.2 Vai trị cơng tác văn thư quan, tổ chức quản lý hành nhà nước Cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Cơng tác quản lý nhà nước địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về mặt nội dung công việc xếp cơng tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn làm chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ Trong trình hoạt động quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Lập hồ sơ hoàn chỉnh văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời, cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông lưu trữ khơng hồn chỉnh 1.1.3 Tổ chức quản lý giải văn đến Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 phủ cơng tác văn thư quy định trình tự quản lý văn đến bao gồm bước sau đây: Bước 1: Tiếp nhận văn đến a) Đối với văn giấy Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số ký hiệu ghi ngồi bì với số ký hiệu phong bì Trường hợp phát có sai sót có dấu hiệu bất thường văn thư quan báo cho người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu chế độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “Đến” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư quan để đăng ký sổ văn đến b) Đối với văn điện tử Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận hệ thống Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức hệ thống Bước Đăng ký văn đến - Việc đăng ký văn đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật - Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử - Đăng ký văn bản: văn đăng ký sổ hệ thống: + Đăng ký văn sổ: văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Công tác văn thư + Đăng ký văn đến Hệ thống: Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định 30 Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30 Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến 10 Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định 30 Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; Thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải 1.1.4 Tổ chức quản lý giải văn Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 phủ cơng tác văn thư quy định trình tự quản lý văn bao gồm bước sau đây: Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản: 29 Thảo luận đánh giá kết thu 2.1 Tính mới, tính sáng tạo Sáng kiến thân đúc rút từ kinh nghiệm suốt năm làm công tác văn thư Trường CĐSP Lạng Sơn; xây dựng tinh thần đổi mới, sáng tạo áp dụng công nghệ thông tin vào giải công việc Các văn tài liệu đến trước lưu văn giấy sau thực theo sáng kiến vừa lưu văn giấy văn điện tử góp phần tra cứu thuận tiện dễ sử dụng so với tài liệu giấy Các tài liệu lập hồ sơ lưu trữ dạng điện tử Trong ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc chuyển hóa từ văn giấy sang văn điện tử, quản lý liệu Cách thức lập hồ sơ lưu trữ tài liệu dạng điện tử thay đổi cách quản lý văn đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, xây dựng kho liệu điện tử trình lưu trữ sử dụng máy tính Trong mơi trường truyền thống thông tin chủ yếu ghi chép, truyền đạt văn tài liệu giấy Trong cách mạng 4.0 thơng tin mã hóa phương tiện điện tử Hiện quan tổ chức văn giấy văn điện tử tồn chuyển đổi cho tạo lập văn giấy ngược lại 2.2 Khả áp dụng mang lại lợi ích thiết thực sáng kiến 2.2.1 Khả áp dụng áp dụng thử, nhân rộng Sáng kiến áp dụng thành công Trường CĐSP Lạng Sơn từ năm 2022 đạt hiệu suất, hiệu cao cơng việc Trong đó, bên cạnh việc đơn vị, cá nhân khai thác lưu trữ hệ thống Ioffice, chúng tơi cịn hệ thống hóa danh mục văn bản, văn cách khoa học theo nhóm đối tượng văn để thuận lợi cho việc sử dụng Chính vậy, nhà trường mạng có văn - Kết quản lý hệ thống văn số hóa Cơng tác văn thư vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác hoạt động khác đơn vị nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nên trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ để chia sẻ đồng nghiệp - Hệ thống văn nhà trường năm 2022 số hóa: 3243 văn đó: 30 + Văn đi: 1517 văn bản, loại văn như: Kế hoạch, tờ trình, thơng báo, cáo cáo… là: 732 văn bản, Quyết định: 785 văn + Văn đến: 1726 văn Số lượng văn quản lý (văn đi, văn đến) tổng hợp sau: Bảng Hệ thống văn quản lý năm 2022 Dạng văn Văn Văn đến Năm 2022 Quyết định Công văn Tháng 01 110 27 48 Tháng 02 83 23 33 Tháng 114 42 53 Tháng 148 42 55 Tháng 153 98 56 Tháng 156 61 74 Tháng 160 16 32 Tháng 178 101 68 Tháng 154 70 75 Tháng 10 177 80 79 Tháng 11 132 87 77 Tháng 12 161 138 92 Tổng 1726 785 732 - Hệ thống văn giấy: sếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học theo loại tháng Do vậy, giải pháp sáng kiến tơi có khả nhân rộng áp dụng rộng rãi phận văn thư đơn vị 2.2.2 Khả mang lại lợi ích thiết thực mang lại * Hiệu kinh tế - Qua thời gian thực công tác văn thư lưu trữ, thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo mang tính khoa học, dễ tra tìm, dễ phục hồi liệu, hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài Biện pháp sáng kiến góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường 31 - Ứng dụng phần mềm vào lưu trữ liệu cho phép nhận lượng thông tin lớn, khả lưu giữ thơng tin cao, góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý văn Đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao - Đảm bảo nếp việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, bên cạnh công tác văn thư bổ sung tài liệu phong phú dùng để lưu trữ giai đoạn văn thư Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu - Chi phí vận hành quản lý thấp hiệu cho việc quản lý tài liệu lưu trữ Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ cách tương đối Tiết kiệm thời gian, vật chất cho đơn vị; Công việc giải hàng ngày, chủ động * Hiệu mặt xã hội Hoạt động hiệu văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến suất lao động hiệu quan Góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung quan đơn vị nói riêng Cơng tác quản lý địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết, thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung cơng việc, xếp cơng tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin công tác quản lý Nhà nước mà văn hành phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biết thông tin mang tính pháp lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt gấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Kết luận Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao; giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Sáng kiến đề xuất thử nghiệm số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Trường CĐSP Lạng Sơn Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức quản lý giải văn 32 đến; (2) Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức quản lý giải văn đi; (3) Tổ chức, quản lý giải văn đi, đển văn giấy Các giải pháp triển khai thực áp dụng Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo công tác văn thư lưu trữ thuận lợi việc sử dụng hoạt động Nhà trường Đồng thời giúp phận quản lý văn hành thích ứng đáp ứng với cơng tác chuyển đổi số quản lý hành Đề xuất Tuy nhiên, để tiếp tục triển khai áp dụng sáng kiến, đề xuất với quan hữu quan số ý kiến sau: 2.1 Đối với cấp quản lý Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp 2.2 Đối với Trường CĐSP Lạng Sơn - Nhà trường tiếp tục quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư - Tiếp tục triển khai áp dụng sáng kiến phịng chức nhà trường để sử dụng có hiệu tài liệu văn phục vụ cho trình làm việc trực tuyến Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn Rất mong góp ý Hội đồng Khoa học Sáng kiến ngành Giáo dục Đào tạo Lạng Sơn để Sáng kiến hoàn thiện thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ CAM ĐOAN CỦA TÁC GIẢ VỀ SÁNG KIẾN Bế Thị Thê 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NP-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP Nghị địnhsố 09/2010/NĐ-CP ngày 08/10/2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo , thống kê công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thông tư 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ Bí mật nhà nước Bộ Công an Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước 10 Triệu Văn Cường (2017), Giáo trình Văn thư, Nhà xuất Lao động 34 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Hình ảnh sổ đăng ký văn đến hệ thống văn lưu trữ hệ thống máy vi tính Hình Sổ đăng ký văn đến năm 2022 35 36 \ Hình Hệ thống Văn lưu trữ hệ thống máy vi tính theo thứ tự Sổ đăng ký văn đến 37 Phụ lục 02: Hình ảnh sổ đăng ký định hệ thống văn lưu trữ hệ thống máy vi tính Hình Sổ đăng ký Quyết định năm 2022 38 39 Hình Hệ thống Văn lưu trữ hệ thống máy vi tính theo thứ tự Sổ đăng ký Quyết định 40 Phụ lục 03: Hình ảnh sổ đăng ký công văn hệ thống văn lưu trữ hệ thống máy tính Hình Sổ đăng ký cơng văn năm 2022 41 42 43 Hình Hệ thống Văn lưu máy vi tính theo thứ tự Sổ đăng ký cơng văn