Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi trong cuộc họp, hội nghị...Qua đó giúp CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ đó có ý thức
Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại huyện, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng.
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ.
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ trưởng cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, đơn vị.
Xác định được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường đã tiến hành xây dựng
Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành và các văn bản hành chính của Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Giang qua hội đồng sư phạm nhà trường, các tổ chuyên môn, cổng thông tin của Trường THCS Hồng Thái. Đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệm cho toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ được giao cần phải lập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, tuyệt đối không để tình trạng tài liệu tồn đọng hàng năm kéo dài.
Nhân viên văn thư thực hiện đầy đủ, kịp thời, đúng quy định việc xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố, áp dụng chữ ký số, lưu trữ tài liệu điện tử trên môi trường mạng.
Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì yêu cầu các tổ chức, cơ quan, đơn vị phải có những giái pháp như:
Quan tâm hơn nữa cán bô ̣ làm công văn thư trong cả hê ̣ thống công đoàn, tăng cường tâ ̣p huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.
Xây dựng hê ̣ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hê ̣ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liê ̣u, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.
Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt đô ̣ng, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mâ ̣t. Hê ̣ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điê ̣n tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiê ̣n máy Fax, điê ̣n thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiê ̣u khi nhâ ̣n.
Phối hợp các cơ quan chức năng cài đă ̣t phần mềm quản lý văn bản đi, đến.
Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bô ̣ các hê ̣ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiê ̣p từ tỉnh đến cơ sở.
Đẩy mạnh các hoạt đô ̣ng thông tin tuyên truyền, nâng cao nhâ ̣n thức tạo lập thói quen tác nghiê ̣p trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đoàn nói chung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.
Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ chuyên trách công đoàn toàn tỉnh.
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính. Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.
*Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo từng mục đích công văn theo từng năm học để thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
Ví dụ: Công văn của Phòng GD&ĐT, Công văn của UBND Huyện, Công văn của phòng BH-TBXH...
Cài phần mềm diệt virut để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính. Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những gì mình chưa rõ.
Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch 01/2011/TT-BNV; còn phải biết sáng tạo.
Ví dụ: nếu một văn bản mà nội dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A4 thì tôi phải dùng Format Pargraph Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn bản được hoàn mĩ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút được người đọc.