CHƯƠNG 2. THỰC TR䄃⌀NG HIỆN Đ䄃⌀I HÓA CÔNG T䄃ĀC VĂN THƯ T䄃⌀I TRƯỜNG THCS HỒNG TH䄃ĀI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG
2.2. Tình hình công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái
2.2.7. Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ cấp phát bằng
Đối với công tác văn thư việc quản lý hồ sơ học sinh là một việc hết sức quan trọng. Để quản lý tốt hồ sơ học sinh nhất thiết phải có:
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
- Sổ ghi điểm (theo mẫu chung của ngành)
- Danh sách và sổ cấp phát bằng cho học sinh (theo mẫu chung) 2.2.7.1. Học bạ
*Trình tự quản lý và theo dõi:
Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn thư phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), giấy chứng nhận tốt nghiệp Tiểu học, đơn xin nhập học lớp 6, … cần phải dùng ghim bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với lớp 6, văn thư phải ghi sổ đăng bộ.
Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý.
Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, số lượng của mỗi lớp để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời.
Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C,… để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
2.2.7.2. Sổ đăng bộ
*Trình tự quản lý và theo dõi:
Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 6, mua học bạ theo chỉ tiêu tuyển sinh của năm học về phát cho giáo viên chủ nhiệm viết và trình Hiệu trưởng ký trang đầu sau đó xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.
Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
2.2.7.3. Hồ sơ chuyển trường
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường ngoài huyện, ngoài tỉnh thì nhà trường phải có giấy giới thiệu chuyển trường qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT để xem xét chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ huynh ký vào sổ.
+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên quan.
Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp.
2.2.7.4. Sổ ghi điểm
*Trình tự quản lý và theo dõi:
Đầu năm phát sổ gọi tên và ghi điểm cho giáo viên chủ nhiệm của các lớp để GVCN ghi sơ yếu lý lịch của học sinh theo thứ tự sắp xếp theo A,B,C…. (theo danh sách trong phần mềm)
+ Dán gáy và dán quanh sổ (tránh nhàu nát) + Sắp sếp sổ theo Khối;
+ Khi giáo viên mượn cho ký vào sổ mượn – trả
2.2.7.5. Cấp phát bằng THCS
*Trình tự quản lý và theo dõi:
Khi nhận được danh sách học sinh được cấp bằng tốt nghiệp và bằng tốt nghiệp THCS cần đối chiếu các thông tin xem có trùng khớp hay sai lệch hay không.
Vào sổ cấp phát bằng bậc trung học.
Soạn thảo thông báo về việc trả bằng tốt nghiệp THCS cho học sinh (ngày, giờ, địa điểm cụ thể) có ký xác nhận của hiệu trưởng.
Trong quá trình cấp phát bằng cho học sinh ký vào danh sách và sổ cấp phát bằng, đồng thời photo chứng minh thư hoặc sổ hộ khẩu (có ghi xác nhận của người nhận bằng để tránh trường hợp khiếu kiện).
2.2.7.6. Hồ sơ cán bộ công chức viên chức, nhân viên
Hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội. Hồ sơ đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các quyết định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định về nhân sự, nhận xét - đánh giá, bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.
*Trình tự lưu trữ:
Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh.
Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực hiện theo Quyết định Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Sắp xếp các hồ sơ theo tổ; nhóm đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.