Ngược lại, “biết ta” chính là phải xác định mục tiêu đàm phán mà mình hướng đến, hiểu rõ mình muốn gì, cần gì, xác định giới hạn đàm phán, biết được đâu là điểm mạnh, điểm yếu của bản th
LÝ THUYẾT
Thu thập thông tin trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán
Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, thì dù hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt thong tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú. a Thông tin về hàng hóa:
Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng kinh doanh, hiểu rõ giá trị, công dụng, quy cách, bao bì, phân loại…Bên cạnh đó, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, công nghệ sản xuất, chu kỳ sống sản phẩm, nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh… b Thông tin về thị trường:
Luật pháp và tập quán buôn bán, đặc điểm của nhu cầu trên thị trường, các loại thuế và chi phí, các nhân tố về chính trị xã hội, các điều kiện về khí hậu thời tiết. c Thông tin về đối tác:
Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng; tổ chức nhân sự: tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định; lịch làm việc: nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép; xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác Sơ bộ định dạng đối tác, ví dụ:
Trong đàm phán mua bán, có thể chia khách hàng thành những loại sau:
- Khách hàng trọng giá cả: Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn.
- Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.
- Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sẵn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới.
- Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng. d Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.
Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.
Hãy vận dụng phương châm “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” trong đàm phán? Những điểm cần biết về ta và đối tác đàm phán là gì?
Đây là kinh nghiệm sống mà người xưa đúc kết được, truyền lại và thường được vận dụng trong kinh doanh, giao tiếp,… đặc biệt là trong các cuộc đàm phán Một nguyên tắc không thể thiếu để đàm phán thành công đó chính là “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” Câu nói này có thể hiểu rằng biết địch biết ta là chúng ta phải hiểu rõ về mình và hiểu rõ về đối tác Trăm trận trăm thắng nghĩa là có cơ hội thành công, hoặc là một trăm trận có trăm kiểu thắng khác nhau.
“Biết địch” chính là sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ về đối tác, đánh giá được các yêu cầu, đòi hỏi của đối tác, biết được đâu là lợi ích mà họ hướng đến, đâu là điểm mạnh điểm yếu của họ tìm hiểu ai là người có quyền quyết định, ai là người có thể gây ảnh hưởng đến các quyết định đó ở phía đối tác Không những vậy mà chúng ta cũng cần phải tìm hiểu tập quán văn hóa, thói quen, sở thích của đối tác, thậm chí là các mối quan hệ của đối tác để từ đó có chiến lược đàm phán cũng như cách ứng xử sao cho phù hợp và hiệu quả nhất Ngược lại, “biết ta” chính là phải xác định mục tiêu đàm phán mà mình hướng đến, hiểu rõ mình muốn gì, cần gì, xác định giới hạn đàm phán, biết được đâu là điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để lấy đó làm lợi thế và có được những phương án đối phó trong cuộc đàm phán Biết địch, biết ta không chỉ quan trọng trong quá trình chuẩn bị đàm phán, chuẩn bị thông tin ban đầu mà cả trong quá trình diễn biến đàm phán.
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc nắm bắt được những thông tin của đối thủ cạnh tranh sẽ tạo ra một lợi thế nhất định dẫn tới thành công cho bất kì doanh nghiệp nào Nắm bắt rõ được thông tin của đối thủ có thể giúp doanh nghiệp đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với năng lực để có thể tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường Cùng với đó, việc thu nhập và phân tích về đối thủ giúp tăng khả năng ứng phó và phản công trước những động thái tấn công của họ Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của đàm phán kinh doanh là phải am hiểu đối tác trong đàm phán Người ta từng nói: biết địch biết ta trăm trận trăm thắng, biết ta mà không biết địch thắng ít thua nhiều, còn chẳng biết ta mà không biết địch thì thua là chắc Chính vì vậy chúng ta phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc đàm phán Tùy thuộc vào tính chất, tầm quan trọng mà chuẩn bị một kế hoạch thích hợp Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là bước quan trọng trong đàm phán nhưng đây cũng là việc rất khó khăn và phức tạp Việc chuẩn bị sẽ mang tính chất quyết định đến kết quả cuộc đàm phán.
Yêu cầu và nội dung của công tác chuẩn bị cho đàm phán?
- Xác định mục tiêu đàm phán:
Việc xác định mục tiêu đàm phán là rất quan trọng Mục tiêu đàm phán cần được đề ra càng cụ thể càng tốt Tuy nhiên, muốn đề ra được mục tiêu của cuộc đàm phán, bạn phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, những chi phí, khả năng thực hiện, thời gian thực hiện.Để có thể chủ động linh hoạt trong quá trình đàm phán, bạn nên đề ra mục tiêu đàm phán ở các cấp độ khác nhau Có thể là:
Một mục tiêu cao nhất - kết quả tốt nhất, kết quả bạn mong muốn đạt được nhất. Một mục tiêu nhất - kết quả ở mức độ thấp nhất mà bạn có thể chấp nhận.
Một mục tiêu trọng tâm - cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết.
Khi đã xác định mục tiêu, bạn cũng cần xây dựng các phương án lựa chọn tương thích với các mục tiêu này để có thể chủ động, linh hoạt trên bàn đàm phán.
- Tìm hiểu thông tin về đối tác: Để hiểu đúng và đầy đủ về đối tác, người đàm phán phải tiến hành thu thập các thông tin Thông tin càng nhiều, càng chính xác thì bạn càng có khả năng thắng lợi trên bàn đàm phán Các loại thông tin cần thu thập có thể là:
+ Thu thập thông tin về thị trường:
Luật pháp và tập quán buôn bán. Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường.
Các loại thuế và chi phí.
Các nhân tố chính trị và xã hội.
Các điều kiện về khí hậu, thời tiết.
+ Thu thập thông tin về sản phẩm, hàng hoá kinh doanh:
Trước khi đàm phán kinh doanh, bạn cần tìm hiểu đầy đủ thông tin về những sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá liên quan đến quá trình đàm phán Cần chú ý đến hàng hoá, sản phẩm ở các khía cạnh:
Công dụng và đặc tính.
Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.
Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng…
+ Thu thập thông tin của đối tác:
Trước khi đàm phán, cần phải thu thập thật nhiều thông tin về đối tác
Ví dụ: Lĩnh vực hoạt động, quy mô hoạt động, tiềm năng phát triển của đối tác Tổ chức nhân sự, quyền hạn của tổ chức, người có thực quyền quyết định Lịch làm việc, thời hạn của những hợp đồng, công việc liên quan Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác trong cuộc đàm phán… Nhận diện thực lực của ta và của đối tác trước khi đàm phán.
Sau khi đã thu thập được những thông tin cần thiết, có thể sử dụng phương pháp phân tích SWOT để nhận diện thực lực của ta và của đối tác trước khi đàm phán.
Strengths - Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong tạo ra khả năng đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ.
Weaknesses - Điểm yếu: là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta/đối tác gặp khó khăn trong việc tiến đến mục tiêu cũng như việc tận dụng được cơ hội và tránh được những nguy cơ.
Opportunities - Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta/đối tác.
Threats - Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngoài có thể gây ra những tác động không thuận lợi cho ta/đối tác.
Khi đánh giá được thực lực của ta và dự đoán được thực lực của đối tác sẽ có thể đưa ra những mục tiêu và phương án đàm phán phù hợp.
- Tổ chức đội ngũ đàm phán:
Với những cuộc đàm phán giữa những cá nhân, người đàm phán cần chú ý trau dồi những kiến thức và kỹ năng của bản thân để tự tin trước đối tác Muốn như vậy, bạn cần:
+ Tìm hiểu những ưu điểm, nhược điểm, mặt mạnh, mặt yếu của mình.
+ Nhận biết những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàm phán. + Cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phán Như: Sự kiên nhẫn, khả năng kiềm chế cảm xúc;Nhạy cảm để tiên đoán hành động của đối tác; Kỹ năng nghe chủ động; Kỹ năng nói; Kỹ năng hỏi; Kỹ năng trả lời…
Với những vấn đề lớn, khi cuộc đàm phán đòi hỏi phải có nhiều người cùng tham dự thì khâu tổ chức đội ngũ đàm phán cần phải được đặc biệt coi trọng Các thành viên của đoàn đàm phán cần phải được lựa chọn kỹ lưỡng.
- Lựa chọn thành viên trong đoàn đàm phán:
Nên chọn những người am hiểu công việc, biết cách đàm phán (có đầy đủ những kỹ năng để đàm phán cá nhân như đã nêu ở trên), có tinh thần đồng đội Các thành viên cần được phân công công việc rõ ràng, có thể mỗi người phụ trách những mảng công việc khác nhau nhưng phải biết hỗ trợ nhau, kết hợp ăn ý với nhau. Đoàn đàm phán cần bàn bạc, chuẩn bị tập dượt để xử trí các tình huống có thể xảy ra Tuyệt đối tránh để lộ sự bất đồng, mâu thuẫn giữa các thành viên, không để tình trạng
“trống đánh xuôi, kèn thổi ngược” giữa các thành viên trên bàn đàm phán.
Trưởng đoàn đàm phán là người có quyền đưa ra những ý kiến quyết định cuối cùng bởi vì anh ta là người được giao trọng trách và phải chịu trách nhiệm về các quyết định đàm phán Do đó, các thành viên trong đoàn đàm phán phải tuân thủ quyết định của trưởng đoàn.
Làm thế nào để khai thác tốt nhất thông tin đối tác trên bàn đàm phán?
Trên thực tế, có thể thấy tìm thông tin là một việc không hề dễ dàng, một số thông tin của đối tác chỉ có thể gặp mặt trực tiếp để thông qua buổi nói chuyện, buổi đàm phán đó ta khai thác thông tin trực tiếp từ phía đối tác của mình Để việc khai thác thông tin của đối tác trên bàn đàm phán một cách tốt nhất, bản thân của mỗi người đi đàm phán cần phải có những kỹ năng như: Kỹ năng nghe chủ động; Kỹ năng nói; Kỹ năng hỏi; Kỹ năng trả lời…
Ví dụ như: Kỹ năng hỏi, bạn cần phải lên kế hoạch cho việc đặt câu hỏi:
- Bạn phải biết nên hỏi cái gì
- Từ, ngữ và câu hỏi nên sắp đặt thế nào
- Và phải xác định xem thời điểm nào đưa ra câu hỏi là phù hợp
Lập đoàn đàm phán
Đàm phán có thể diễn ra giữa hai cá nhân hoặc hai nhóm Những cuộc đàm phán lớn, vấn đề phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều người Chính vì thế khâu tổ chức đội ngũ đàm phán cần phải đặc biệt coi trọng Các thành viên của đoàn đàm phán phải được chọn lựa kỹ lưỡng.
Lựa chọn thành viên trong đoàn đàm phán: Nên chọn những người am hiểu công việc, biết cách đàm phán (có đầy đủ những kỹ năng để đàm phán cá nhân như đã nói ở trên), có tinh thần đồng đội Các thành viên cần được phân công công việc rõ ràng, có thể mỗi người phụ trách những mảng công việc khác nhau nhưng phải biết hỗ trợ nhau, kết hợp ăn ý với nhau. Đoàn đàm phán cần bàn bạc, chuẩn bị tập dượt để xử trí các tình huống có thể xảy ra Tuyệt đối tránh để lộ sự bất đồng, mâu thuẫn giữa các thành viên, không để tình trạng
“trống đánh xuôi, kèn thổi ngược” giữa các thành viên trên bàn đàm phán.
Trưởng đoàn đàm phán là người có quyền đưa ra những ý kiến quyết định cuối cùng bởi vì anh ta là người được giao trọng trách và phải chịu trách nhiệm về các quyết định đàm phán Do đó, các thành viên trong đoàn đàm phán phải tuân thủ quyết định của trưởng đoàn
Các thành viên trong một đoàn đàm phán thường đảm nhận một trong ba vai trò cơ bản sau:
Vai trò lãnh đạo: Người đảm nhận vai trò này thường là trưởng đoàn đàm phán và thường đảm nhận nhiệm vụ: điều khiển cuộc thảo luận, đưa ra đề xuất trọn gói, đề nghị trao đổi các điều kiện, đề nghị tạm dừng đàm phán.
Vai trò tổng kết (gây khó khăn): Người đóng vai trò này luôn cảnh giác với những gì đối tác nói hay làm và thường đảm nhận các nhiệm vụ như: Đặt câu hỏi cho phía đối tác, giải thích những thắc mắc của đối tác để làm rõ vấn đề, tóm tắt những nội dung thảo luận vào những thời điểm thích hợp, “câu giờ” để cho người lãnh đạo có thời gian suy nghĩ, đảm bảo cuộc đàm phán đi đúng hướng, không bỏ qua bất kỳ 1 ý kiến nào, bảo vệ mục tiêu.
Vai trò quan sát (tạo thuận lợi): Người đóng vai trò này sẽ thúc đẩy việc đạt được thỏa thuận và hiểu quan điểm của đối tác Những nhiệm vụ mà người này thường đảm nhận bao gồm: theo dõi cuộc thảo luận, lắng nghe, ghi chép, phán đoán những sự thật bị che dấu trong quá trình đàm phán và giữ yên lặng.
Khi phân công vai trò cho các thành viên, cần cân nhắc sự phù hợp giữa khả năng và nhiệm vụ mà họ phải đảm nhận Để nhóm đàm phán phối hợp hiệu quả, các thành viên trong nhóm đàm phán cần được chuẩn bị kỹ năng đàm phán cũng như những hiểu biết về vấn đề đàm phán Thực tế đã cho thấy nhiều cuộc đàm phán thất bại có nguyên nhân do các thành viên trong đoàn đàm phán không biết kết hợp ăn ý với nhau, tranh giành ảnh hưởng của nhau, thậm chí bộc lộ những hiềm khích với nhau trước mặt đối tác… Đó là những hành vi cần tuyệt đối tránh nếu không muốn đàm phán thất bại.
Xác định mục tiêu, lập kế hoạch đàm phán
Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì.
Xác định nhu cầu: Đàm phán là để thỏa mãn một nhu cầu nào đó vì vậy hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì Cần phân biệt rõ những điều mình cần với những điều mình muốn Xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán không mất định hướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu đạt được mục tiêu.
Xác định các phạm vi đàm phán: Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra Trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán Luôn nhớ, đàm phán là quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên vì vậy người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi Phải xác định được mức độ nhượng bộ trong mỗi mong muốn và những mong muốn nào có thể hy sinh, những mong muốn nào thì không thể Để làm được điều đó cần phải xác định phạm vi các mong muốn của mình Chúng ta sẽ ngừng đàm phán nếu vượt qua giới hạn đó.
Phân loại các mong muốn: Có thể chia các mong muốn thành 3 nhóm sau:
Thiết yếu: Những mong muốn nhất định phải được đáp ứng.
Quan trọng: Những mong muốn cần được đáp ứng
Có thì tốt: Những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng nhiều.
Các yêu cầu đặt ra cũng như việc phân loại tầm quan trọng của mỗi yêu cầu sẽ rất khác nhau ở các doanh nghiệp khác nhau Đối tác đàm phán cũng có thể có những yêu cầu và cũng phân loại chúng Khi đã xác định mục tiêu, ta xây dựng các phương án lựa chọn tương thích với các mục tiêu này để có thể chủ động, linh hoạt trên bàn đàm phán.
Ngôn ngữ trong đàm phán
¥ Ngôn ngữ giao tiếp trong đàm phán: ˗ Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế. ˗ Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm. ˗ Bạn không nên lạm dụng những lời khen Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn. ˗ Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này”. ˗ Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100% Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng. ˗ Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn Trước khi nói “không” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý do mà đối tác có thể chấp nhận được. ˗ Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế nào?” ˗ Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía. ¥ Ngôn ngữ cơ thể trong đàm phán:
Tư thế và điệu bộ:
- Đứng hoặc ngồi thẳng Không khom lưng
- Khi ngồi, đặt cả hai chân xuống nền, không khoanh chân hoặc gấp chân và luồn sâu dưới ghế.
- Có thể hơi nghiêng người về phía trước hoặc sau để bạn xuất hiện trông thoải mái hơn.
- Không khoanh tay vòng qua cổ.
- Không đưa tay sờ lên mặt hay vuốt miệng
- Không nên cho hai tay vào túi, hoặc để dưới ngăn bàn vì làm như vậy trông bạn thật đáng nghi ngờ.
- Không siết chặt hai tay vào nhau.
- Không cầm nắm tay người khác trừ khi bạn bắt tay họ.
Hầu hết mọi người thường đoán tính cách và bắt cái thần của người khác qua ánh mắt Vì thế, để xây dựng sự tự tin, bạn cần chú ý:
- Nên: Nhìn vào mắt người đang nói chuyện với bạn; Miệng cười kèm theo ánh mắt thật sự thoải mái.
- Không nên: Nhìn chằm chằm vào mắt người đối diện; Nhìn đi chỗ khác khi ai đó đang nói chuyện với bạn; Đảo mắt liên tục; Nháy mắt thường xuyên (bởi nếu nháy mắt trông bạn sẽ không đáng tin).
Vai trò của Thông dịch viên khi tham gia đàm phán
Trong quá trình hội nhập và giao lưu kinh tế toàn cầu hiện nay, các mối quan hệ kinh doanh song phương, đa phương giữa đơn vị trong nước và đơn vị nước ngoài ngày càng trở nên phổ biến Trước xu thế đó, nhu cầu về phiên dịch đàm phán thương mại cũng tăng lên đáng kể.
Trong một cuộc đàm phán, một hội nghị với cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài, phiên dịch viên đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc thành công thất bại của buổi đàm phán Người phiên dịch không những phải đảm bảo nội dung cuộc đàm phán mà còn phải là người trung gian góp phần giúp đôi bên tháo gỡ những vướng mắc, hoài nghi, để đạt đến thỏa thuận hợp tác cuối cùng có lợi cho cả đôi bên Để làm được điều đó, người phiên dịch phải có sự hiểu biết về quy tắc ứng xử trong giao tiếp quốc tế, kỹ năng đối ngoại, cũng như tìm hiểu trước về văn hoá quốc gia của các bên đối tác.
Các thông tin quan trọng trong đàm phán
- Thông tin về hàng hóa.
- Thông tin về thị trường: giá, cung, cầu.
- Thông tin về giới thương nhân.
- Thói quen tiêu dùng và tập quán kinh doanh.
- Môi trường: pháp lý, văn hóa, trình độ kỹ thuật
Giai đoạn tiếp xúc và bắt đầu đàm phán
Đây là bước để bạn có thể vận dụng những gì đã chuẩn bị ở giai đoạn thu thập thông tin Kết hợp những gì đã tìm hiểu qua các kênh gián tiếp và cảm nhận của cuộc gặp gỡ trực tiếp để đưa ra những nhận định về đối tác Những thông tin bạn thu thập được ở bước 1 có thể đúng cũng có thể sai, vì vậy khi tiếp xúc bạn cần phải biết đánh giá đâu là những thông tin chính xác về họ để đưa ra những quyết định cho chính xác Tuy nhiên, đừng làm không khí tiếp xúc quá căng thẳng, hãy tạo cơ hội để 2 bên có thể niềm nở giao tiếp với nhau, từ đó mọi chuyện cũng sẽ dễ dàng được giải quyết hơn Sau đó, điều bạn cần làm là:
- Tạo niềm tin: niềm tin là yếu tố quan trọng trong đàm phán, bạn phải tạo cho đối phương niềm tin bạn là người uy tín, đáng tin cậy để việc đàm phán được thuận lợi hơn.
- Thể hiện bạn là người có thiện chí hợp tác.
- Thăm dò đối tác: Để quá trình đàm phán được thuận lợi, bạn nên quan sát thái độ, cử chỉ và lời nói của đối tác để hiểu được mong muốn của họ, thăm dò thiện ý hợp tác thay vì lãng phí thời gian vô ích.
- Điều chỉnh chiến lược phù hợp.
Kỹ thuật trả lời câu hỏi trong đàm phán
- Dành đủ thời gian cân nhắc kỹ vấn đề đưa ra đàm phán, đôi khi biết lờ đi một cách vô tình hay hữu ý những câu hỏi dồn ép của đối tác.
- Xác định đúng những điều không đáng để trả lời.
- Không trả lời sát vào câu hỏi của đối phương
- Không nên trả lời hết mọi vấn đề của đối phương.
- Không nên để rơi vào tình thế là đối địch trực tiếp với đối tác trong các tình huống đối thoại.
- Đưa ra những giải pháp hiệu quả.
- Tránh chỉ trích, chê bai, nên đưa ra những nhận xét và những lợi ích sự hài lòng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bên công ty.
Kỹ thuật thuyết phục đối tác trong đàm phán
- Nêu ra những lợi ích nếu họ chấp nhận đàm phán.
- Dẫn chứng xác nhận của bên thứ ba.
- Tập trung lợi ích của đôi bên: vì có lẽ đôi bên đều có nhiều mục tiêu, do đó hai bên cần đưa ra những mục tiêu của mình và cùng phát triển một dự án thỏa mãn đa số các mục tiêu đó Việc này sẽ làm tăng tính sáng tạo và lợi ích của đôi bên.
- Sử dụng những tiêu chuẩn khách quan: để tránh việc đàm phán bị lung lay ý chí và khả năng mối quan hệ bị đổ vỡ.
- Đưa ra nhiều phương án lựa chọn, thay thế giải pháp mang tính sáng tạo đem lại lợi ích cho cả đôi bên và sự lựa chọn phương án hiệu quả nhất sau khi phân tích, chọn lọc.
- Nắm lấy được điểm yếu chủ chốt để tấn công: trong đàm phán cần phải nắm được bản chất cơ bản của vấn đề, nắm lấy sơ hở điểm yếu của đối phương để tấn công.
Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán
- Xác định mục tiêu đàm phán: đàm phán là để các bên đạt được mục đích mà mình mong muốn, trước khi đàm phán cần phải xác định mục tiêu đàm phán rõ ràng.
- Xây dựng phương án thay thế phù hợp: không phải cuộc đàm phán nào cũng thành công Vì vậy, bạn nên chuẩn bị cho mình một hướng xử lý cho các tình huống phát sinh và những phương án thay thế phù hợp.
- Xác định rõ vấn đề: khi đàm phán, bạn và đối tác cần phải xác định những vấn đề còn đang thiếu sót trong hợp đồng Tìm ra hướng giải quyết trước và trong quá trình đàm phán.
Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ
- Nhượng bộ có điều kiện: trao đổi nhượng bộ bằng cách nói sử dụng câu điều kiện: nếu các bạn… thì chúng tôi sẽ…
- Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu hãy tìm cách liên kết các vấn đề lại với nhau.
- Nhượng bộ có lý do: đưa ra lý do trước sau đó mới đưa ra nhượng bộ.
- Đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gửi cho họ những lý do hợp lý nhưng tránh làm mất mặt cần biết rõ điểm giới hạn đối tác có thể nhượng bộ.
Kỹ thuật giải quyết bế tắc trong đàm phán
- Trở ngại do phiên dịch.
- Chưa hiểu biết lẫn nhau.
- Phẩm chất thành viên đoàn đàm phán.
+ Định hướng xử lý bế tắc
- Quay lại thông tin đã có và tìm hiểu thêm thông tin.
- Tìm phương hướng khác hiệu quả tốt hơn.
- Chuyển sang vấn đề dễ thỏa thuận.
- Tạo thời gian ngưng đàm phán.
- Chuyển sang đàm phán đa phương.
- Sử dụng người thứ ba.
+ Kỹ thuật phá vỡ bế tắc
- Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường.
- Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan.
- Tập trung vào những nhân vật chủ chốt.
- Thay thế cán bộ đàm phán.
- Nắm điểm yếu chủ chốt để tấn công.
Kỹ thuật lắng nghe trong đàm phán
- Có động cơ thúc đẩy việc lắng nghe
Thường những người có nhiều thông tin bao giờ cũng nhận được kết quả khả quan hơn trong cuộc đàm phán, có động cơ để trở thành một người lắng nghe tốt hơn Đề ra mục tiêu cho mọi loại thông tin khác nhau mà bản thân muốn nhận từ phía đối tác là một điều khôn ngoan Có thể học hỏi được thêm nhiều thứ và nhiều kinh nghiệm hơn Thử thách thật sự xuất hiện khi bạn thúc đẩy bản thân mình lắng nghe những người mà bản thân không muốn nghe.
- Nếu phải nói thì hãy đặt câu hỏi
Mục tiêu của việc này chính là lấy được càng nhiều thông tin rõ ràng và cụ thể càng tốt Để làm được điều này, phải không ngừng đặt ra các câu hỏi cho đối tác của mình Chuỗi câu hỏi đặt ra sẽ chuyển từ khái quát đến cụ thể và cuối cùng mình sẽ có thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn nhất Lý do thứ hai để đặt ra các câu hỏi chính là bản thân sẽ khám phá thêm được những nhu cầu của đối tác.
- Cẩn thận với những cử chỉ
Mặc dù việc lắng nghe là rất quan trọng để hiểu được những thái độ và các động cơ bên trong lời nói Nên nhớ rằng các nhà đàm phán không bao giờ nói hết ý định của mình Trong khi các thông điệp cá nhân có thể mang tính thành thật hay kết tội thì cử chỉ hay các biểu hiện nét mặt cũng như âm điệu giọng nói của họ có thể truyển tải sự nghi ngờ.
Kỹ thuật tìm hiểu và đánh giá đối tác
Tìm hiểu và đánh giá đối tác: một buổi đàm phán phải có sự góp mặt ít nhất là hai bên, vì thế bạn cần phải chuẩn bị cho mình một đối tác phù hợp và tìm hiểu kỹ về họ Để buổi đàm phán diễn ra suôn sẻ, hãy nghiên cứu thật cẩn thận các thông tin liên quan đến đối tác của bạn và đánh giá họ.
Khi bạn tìm hiểu đối tác, bạn cần phải bỏ thời gian để tìm hiểu nhiều hơn về đối phương Trong kinh doanh, càng vội vàng càng dễ gặp rủi ro Khoảng thời gian tìm hiểu bạn nên dành ít nhất khoảng 1 năm trước khi quyết định Vì theo nhiều nghiên cứu tâm lý học chứng minh bạn sẽ thực sự nhận ra họ là ai sau 1 năm Trong khoảng thời gian này, bạn hãy quan sát đối phương Đồng thời, bạn hãy tham khảo các thông tin liên quan đến đối tác từ nhiều nguồn khác nhau.
Nếu như trong quá trình quan sát này, nếu bạn cảm thấy không ổn – bạn có thể dừng lại Và hãy tìm kiếm cho mình một đối tác tiềm năng khác Tránh những việc không quan sát kỹ dẫn đến hợp tác quá nhanh, gây tổn thất cho cả 2 bên Đôi khi, bạn chỉ nhìn thấy những hấp dẫn bên ngoài mà không tìm hiểu kỹ bên trong Dẫn đến tình trạng tìm đối tác và ký hợp đồng quá nhanh Và nên tóm tắt sơ lược trách nhiệm của mỗi bên trước khi quyết định hợp tác.
- Tìm đối tác phải có sự tính toán kỹ nhưng không được miễn cưỡng
Khi tìm đối tác làm ăn, nếu may mắn – bạn sẽ có được đối tác tuyệt vời, đôi bên cùng có lợi Nếu không – việc hợp tác này có thể là điểm tối tăm trong quá trình làm ăn của bạn Do đó, tìm hiểu và tính toán kỹ lưỡng các phương diện hợp tác rất quan trọng Vì điều đó giúp bạn lựa chọn đúng đối tác của mình hơn.
Tìm đối tác làm ăn nhằm mang lại nhiều hơn tổng giá trị ban đầu cho cả hai bên Nếu không, thì nó chỉ như việc bạn đang thuê công ty khác làm phần việc mà bạn không thạo Nếu được, hãy tìm kiếm và chọn những đối tác giỏi hơn mình Điều đó giúp quá trình hợp tác thành công, vừa giúp bạn có thêm nhiều cơ hội học hỏi kỹ năng kinh doanh. Đồng thời, quá trình hợp tác phải diễn ra trong sự thỏa thuận hợp lý, vui vẻ Vì nếu như quá miễn cưỡng, bạn sẽ có xu hướng chống đối quá trình xây dựng chiến lược trong công việc Bạn cũng sẽ không tin tưởng vào năng lực cũng như uy tín của đối tác Và điều đó sẽ dẫn đến hệ quả là hợp tác sẽ nhanh chóng bị đổ vỡ.
- Tìm đối tác phải đi kèm với việc hiểu rõ tính cách của họ
Bạn sẽ không làm việc được nếu chưa hiểu rõ tính cách của đối tác Do đó, khi tìm đối tác, bạn bắt buộc phải hiểu rõ “họ là ai?” và “họ là người như thế nào?” Bạn hãy tìm hiểu và đánh giá đối tác thông qua các yếu tố cơ bản về tính cách Cụ thể như sự trung thực – khiêm tốn, tính cách hướng nội hay hướng ngoại, dễ tức giận hay không? Và thử xem, đối tác của bạn có sẵn sàng trải nghiệm những điều mới hay không? Việc hiểu rõ tính cách đối tác kinh doanh rất quan trọng Vì nó sẽ ảnh hưởng đến tác phong làm việc sau này của cả hai.
Hãy tìm kiếm đối tác có những kỹ năng bổ sung cho bạn, để có thể “bù trừ” cho nhau trong quá trình hợp tác Nếu bạn là người hướng nội, hãy tìm đối tác là một người hướng ngoại Hoặc nếu bạn là đại diện cho công ty, hãy tìm người giải quyết hậu trường phía sau Việc này giống như 2 bàn tay trên cơ thể bạn đang hỗ trợ cho nhau trong quá trình vận động Không nên lựa chọn quá nhiều đối tác khác nhau, dễ dẫn đến xung đột lợi ích Thậm chí gây đổ bể mối quan hệ hợp tác về lâu dài.
- Tìm đối tác trên phương diện trao đổi thẳng thắn và cởi mở với nhau
Khi bạn tìm đối tác là bạn mong muốn có được quan hệ hợp tác kinh doanh đôi bên cùng có lợi, lâu dài Hợp đồng là văn bản ghi lại sự đồng thuận các điều khoản trong quá trình hợp tác Nhưng để đạt được một hợp đồng hoàn thiện, bạn phải trao đổi thẳng thắn với đối tác của mình:
+ Những giá trị cốt lõi của quá trình hợp tác Rà soát lại sự thỏa thuận và phát triển sự tin tưởng lẫn nhau Bằng cách hiểu rõ những yếu tố then chốt tác động và ảnh hưởng đến quá trình này.
+ Chia sẻ hành trang của doanh nghiệp với nhau Điều này nhằm giúp bạn và đối tác hiểu rõ được con đường mình đi Đó là những kỳ vọng, là sự cam kết được chia sẻ công khai và có thể đáp ứng từ cả 2 bên.
+ Chia sẻ những thuận lợi cũng như sự khó khăn trong việc hợp tác Từ đó, cả 2 bên sẽ đưa ra những phương hướng giải quyết ngay từ ban đầu Tránh được những rủi ro, rắc rối sau này.
Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp 2 bên hiểu nhau hơn, thẳng thắn và cởi mở với nhau hơn Nó giúp phần tạo nên một mối quan hệ hợp tác sinh lợi, lâu dài Và nó giúp bạn giải quyết phần nào những áp lực trên thương trường Và nếu đối tác không phù hợp – Đừng ngại ngắt hợp đồng.
Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá đối tác thuộc phía mình và sai trái thuộc về phía bên kia
Việc tìm hiểu và đánh giá đối tác là một quá trình quan trọng để xác định tính khả thi và đảm bảo thành công của một mối quan hệ đối tác
Dưới đây là một số kỹ thuật tìm hiểu và đánh giá đối tác thuộc phía mình và sai trái thuộc về phía bên kia:
1 Tìm hiểu thông tin trên mạng: Tìm kiếm thông tin về đối tác trên mạng là một cách hiệu quả để thu thập thông tin về lịch sử kinh doanh của họ, sản phẩm và dịch vụ, các đối tác hiện tại và quá khứ, và các đánh giá từ khách hàng khác
2 Thăm dò từ khách hàng: Liên hệ với khách hàng hiện tại và quá khứ của đối tác là một cách khác để tìm hiểu về độ tin cậy và hiệu quả của đối tác Họ có thể cung cấp thông tin về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của đối tác, thái độ và kỹ năng của đội ngũ nhân viên và các vấn đề khác liên quan đến đối tác
3 Kiểm tra báo cáo tài chính: Xem xét báo cáo tài chính của đối tác để đánh giá tính ổn định và sức khỏe tài chính của họ Điều này có thể cung cấp thông tin về sức mạnh tài chính của đối tác và khả năng của họ để duy trì mối quan hệ đối tác trong tương lai.
4 Thăm dò về pháp lý và hợp đồng: Kiểm tra các tài liệu pháp lý và hợp đồng của đối tác là một cách để đánh giá sự chuyên nghiệp và tính minh bạch của họ Điều này có thể bao gồm việc xem xét các giấy tờ pháp lý, các điều khoản và điều kiện của hợp đồng và các cam kết pháp lý khác
5 Tìm hiểu về thị trường và ngành: Tìm hiểu về thị trường và ngành mà đối tác hoạt động là một cách để đánh giá tính khả thi của mối quan hệ đối tác Điều này có thể bao gồm việc nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh, xu hướng ngành và các cơ hội và thách thức trong tương lai.
Vấn đề nhân sự trong tổ chức đàm phán
¥ Vai trò của tổ chức nhân sự đoàn đàm phán
Việc đàm phán đòi hỏi những người đàm phán phải nắm chắc về nghiệp vụ ,tự chủ và phản ứng nhanh ,linh hoạt trước các tình huống mà đối phương đưa ra ,phải bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương và nhanh chóng có những biện pháp ứng xử kịp thời để đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. ¥ Nhân sự của đoàn đàm phán
– Phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất.
– Chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình Nếu chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công, ngược lại hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỉ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
– Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau.
Vai trò của trưởng đoàn đàm phán :
Trong phương pháp đồng đội thì quan trọng nhất là phân công một cá nhân dẫn dắt nỗ lực đàm phán Vai trò dẫn dắt bao gồm cả việc triệu tập cuộc họp, lập và duy trì lịch, lên kế hoạch , phân công trách nhiệm nghiên cứu và chuẩn bị , triển khai chương trình nghị sự cho các cuộc họp và ra quyết định sau cùng về vị trí vấn đề và cấu trúc của khuôn khổ đàm phán. ¥ Tổ chức nhân sự đoàn đàm phán
Công việc phải tiến hành trong tổ chức nhân sự
- Lựa chọn thành phần đoàn đàm phán
- Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn đàm phán
- Tổ chức chuẩn bị của từng cá nhân và chung cho toàn nhóm
- Tiến hành đàm phán thử bằng phương pháp đóng vai
- Bổ sung hay thay thế thành phần nếu cần
- Tiến hành các công tác chuẩn bị khác liên quan đến nhân sự cũng như thủ tục xuất nhập cảnh , đặt khách sạn ( nếu cần )
Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị của các cá nhân trong đoàn đàm phán: Chuẩn bị riêng của từng cá nhân trong đoàn :
- Tham gia vào các chương trình chung của nhóm( chuẩn bị nội dung, chuẩn bị luyện tập tình huống)
- Các chuẩn bị khác mang tính chất riêng tư như quần áo, vật dụng cá nhân khác Chuẩn bị của nhóm:
- Chuẩn bị về mặt nội dung đàm phán.
- Chuẩn bị để sẵn sàng đối phó với các tình huống đàm phán.
- Chuẩn bị để lên đường đi đàm phán( nếu phải đi ra nước ngoài).
Kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật nghe và kỹ thuật truyền đạt thông tin trong đàm phán
¥ Kỹ thuật đặt câu hỏi
Kỹ thuật đặt câu hỏi đóng vai trò quan trọng trong cuộc đàm phán, vì những câu hỏi thông minh và phù hợp sẽ mang lại thông tin cần thiết từ phía đối tác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định của ta Kỹ thuật đặt đặt câu hỏi giúp chúng ta:
- Giành và duy trì quyền chủ động trong đàm phán.
- Thu thập được những thông tin thật sự cần thiết và phù hợp với mục đích và ý đồ đàm phán.
- Động viên sự tích cực và tính sáng tạo làm cho đối tác có hứng thú cung cấp thông tin.
- Từ thông tin thu thập được ta có thể kịp thời ứng xử những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị đàm phán. ¥ Phân loại câu hỏi
- Câu hỏi đóng: Đây là loại câu hỏi mà người trả lời chỉ được trả lời có hoặc không Loại câu hỏi này được sử dụng khi chúng ta muốn thu hẹp vấn đề theo chủ ý, sau khi vấn đề đưa ra đã được thảo luận một cách đầy đủ và chi tiết, chuẩn bị chuyển sang nội dung khác.
Câu hỏi mở được sử dụng khi bắt đầu thảo luận một vấn đề hoặc khai thác thêm ý kiến của đối tác khi ta chưa hiểu rõ ý đồ, mục đích câu trả lời của đối tác Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng: Tại sao? Ai? Cái gì? Như thế nào?
Câu hỏi gián tiếp được sử dụng trong trường hợp muốn đề cập đến vấn đề nào đó nhưng không muốn nói đến một cách trực tiếp, tránh làm đối tác cảm thấy đột ngột.
- Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề:
Câu hỏi này áp dụng khi chúng ta muốn chuyển hướng vấn đề đang thảo luận sang vấn đề khác sao cho phù hợp với kế hoạch hoặc khi vấn đề đã được thống nhất.
- Câu hỏi thăm dò ý kiến đối tác:
Loại câu hỏi này được áp dụng khi chúng ta muốn đưa ra quyết định nhưng chưa biết ý đồ của đối tác hoặc khi đối tác ngại đưa ra ý kiến của mình. ¥ Kỹ thuật nghe
Nếu chúng ta sử dụng kỹ thuật nghe hợp lý sẽ có 2 tác dụng:
Thứ nhất, tạo cho bên đối tác cảm thấy mình được tôn trọng và ý kiến của họ có ý nghĩa đối với chúng ta.
Thứ hai, nó giúp cho chúng ta lựa chọn và lưu trữ những thông tin cần thiết, phục vụ cho mục đích của chúng ta.Trong khi nghe chúng ta phải hết sức tập trung, phải biết những điểm chính, điểm phụ trong lời trình bày của đối tác. ¥ Kỹ thuật trả lời câu hỏi (kỹ thuật truyền đạt thông tin)
Trong đàm phán kinh doanh, song song với việc đặt câu hỏi để thu thập thông tin, việc cung cấp thông tin ngược lại cho đối tác bằng việc trả lời những câu hỏi bên đối tác đặt ra cũng rất quan trọng.
Một số nguyên tắc khi trả lời câu hỏi:
- Nguyên tắc chính xác: phải đưa ra những thông tin phản ánh sự thật khách quan, không được phép tô vẽ thêm hay làm sai lệch thông tin, hoặc bóp méo sự thật.
- Nguyên tắc đầy đủ: phải cung cấp tất cả những thông tin cần thiết mà một bên đối tác yêu cầu, không nên vì động cơ vụ lợi riêng mà dấu đi những thông tin quan trọng.
- Nguyên tắc kịp thời: phải cung cấp cho nhau những thông tin sẵn có khi hai bên có yêu cầu Các bên không nên chậm trễ trong quá trình cung cấp thông tin vì sẽ gây ra khó khăn trong đàm phán và tạo ra những cản trở hạn chế quá trình đưa ra quyết định.
- Nguyên tắc hỗ trợ: yêu cầu phải dùng các dẫn chứng, số liệu để minh họa sao cho đối tác cảm thấy rõ ràng nhất, dễ hiểu nhất; tránh sự cung cấp thông tin mập mờ, thiếu rõ ràng và không có tính thuyết phục.
Vì sao người ta lại nói rằng “vạn sự khởi đầu nan - cái bắt đầu bao giờ cũng khó”? Hãy trình bày những khó khăn khi mở đầu đàm phán?
“Vạn sự khởi đầu nan- cái bắt đầu bao giờ cũng khó” cho thấy khi làm một việc gì đó ban đầu thường khó khăn, không dễ đạt được thành tựu, mục đích ngay lập tức Nhưng chỉ cần hiểu được có sự kiên trì và hết lòng bền bỉ vượt khó thì mới nhận được quả ngọt
Nó còn là chia sẻ và thay đổi thái độ sống tích cực hơn với những người đang chênh vênh hay gặp sóng gió Đó là một việc làm tốt, giúp cho cuộc sống của bạn trở nên ý nghĩa hơn.
Những khó khăn khi mở đầu đàm phán:
Khó khăn 1: Hiệu ứng Wobegon.
Một thực tế cho thấy con người thường nhận thấy mình phải che đậy những khuyết điểm để làm cho mọi thứ tốt hơn thực tế Nguyên nhân Hiệu ứng Wobegon ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thuyết phục lẫn cuộc sống của chúng ta là vì đôi khi chúng ta tự lừa dối bản thân, không dám đối diện với những hạn chế của mình Những nhà thuyết phục giỏi có cái nhìn nghiêm khắc về bản thân và đánh giá mọi việc một cách thực tế, cả điều tốt lẫn điều xấu
Khó khăn 2: Bức tường gạch của sự kháng cự.
Khi mọi người cảm thấy họ đang phải chịu áp lực, bị ép buộc phải mua hàng hay làm điều gì đó họ không cần hoặc không muốn, họ sẽ cảm thấy khó chịu Họ cảm thấy chính bạn là người “lôi kéo”, “lừa dối”, “quảng bá” hoặc “ép buộc” họ.
Thực tế cho thấy những nhà thuyết phục xuất sắc nuôi dưỡng giác quan thứ sáu khi đề cập đến khía cạnh “thúc đẩy và lôi kéo” của khả năng thuyết phục Bạn khuyến khích mà không lôi kéo, dụ dỗ nhưng không cài bẫy, cảm nhận sau đó dự đoán dựa trên kiến thức, bản năng, kinh nghiệm và những ám hiệu không lời.
Bởi vậy để phá được bức tường gạch kháng cự bạn phải rèn luyện, mài sắc giác quan thứ sáu, nắm rõ tâm lý khách hàng, đặt vào hoàn cảnh đối tượng để đưa ra chiến lược thuyết phục hiệu quả.
Khó khăn 3: Suy nghĩ giống như một nhân viên.
Hầu hết mọi người đều coi bản thân là nhân viên Con đường dẫn tới sự thành công thường bị cản trở bởi chúng ta không có khả năng hoàn toàn chịu trách nhiệm về tình huống hiện tại của mình.
Các chuyên gia thuyết phục thường kiếm lợi nhuận dựa trên hoa hồng mà họ kiếm được là chủ yếu Vậy hãy bắt đầu cuộc cách mạng trong bạn trước hết là thay đổi trong lối mòn tư duy giống như một nhân viên.
Khó khăn 4: Nói quá nhiều.
Khi thuyết phục đối tượng bạn cần hạn chế tốc độ nói của mình Những nhà thuyết phục giỏi biết lắng nghe nhiều hơn và đặt câu hỏi khiến khán giả tự thuyết phục mình.
Khó khăn 5: Thông tin dồn dập.
Khi bạn muốn hướng sự chú ý vào lợi ích của một sản phẩm hay dịch vụ nào đó, tốt nhất là hãy trình bày tất cả các đặc điểm hay lợi ích mà khách hàng tìm kiếm đầu tiên ở sản phẩm của bạn Hãy để tự khách hàng nói cho bạn biết họ đang tìm kiếm thứ gì và sau đó tập trung cuộc thảo luận của bạn quanh vấn đề chủ chốt đó.
Khó khăn 6: Bị thúc đẩy bởi nỗi tuyệt vọng.
Nếu bạn không thoải mái, căng thẳng hay hồi hộp khi thuyết phục thì khách hàng của bạn cũng không thoải mái Bạn đừng nên đặt mình vào trạng thái: “Tôi phải thực hiện nhiệm vụ mua bán này”, “Tôi phải làm việc với anh ta hoặc chuyện này sẽ kết thúc”, “Tôi phải đàm phán trong ngày hôm nay nếu không tôi không thể chi trả các hóa đơn” Sự tuyệt vọng, sợ hãi thường mang đến kết quả không mấy tốt đẹp khi thuyết phục.
Khó khăn 7: Nỗi sợ hãi bị phản đối.
Trong nhiều tình huống thuyết phục bạn không tránh khỏi tình huống bị khách hàng phản đối Những nhà thuyết phục thông minh thường nghĩ về mặt thực tế của tình huống dựa trên lý trí “Xét về mặt cá nhân mình không hề bị phê phán, phản đối” Bạn không nên cảm thấy kém cỏi, bối rối hay tuyệt vọng chỉ vì quan điểm của một ai đó Khả năng phục hồi sau khi đối mặt với sự phản đối ở bất kỳ mức độ nào cũng là điều cần thiết trong thế giới thuyết phục.
Khó khăn 8: Thiếu sự chuẩn bị. Để thuyết phục được thành công đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị về nhiều mặt: Hiểu biết đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ của bạn cả bên trong và bên ngoài; hiểu khán giả và những nhu cầu, mong muốn của họ Chuẩn bị dụng cụ thuyết phục giới thiệu cho khán giả lựa chọn và thay thế; Biết lựa chọn cách thuyết trình phù hợp
Khó khăn 9: Định kiến và giả định. Đôi khi chúng ta đánh giá khách hàng chỉ dựa trên vài thông tin ngắn gọn, trông họ ra sao, hay tệ hơn, không có thông tin đầy đủ gì hết Vấn đề ở chỗ, chúng ta nghĩ điều đó trong đầu trước khi cố gắng thuyết phục khách hàng và kết thúc sự mua bán, đàm phán bởi chúng ta nghĩ mình không thể thuyết phục được họ Đây là một sai lầm đầu tiên trong thuyết phục Bởi chúng ta chỉ đánh giá cuốn sách qua trang bìa của nó.
Khó khăn 10: Nắm bắt những kỹ năng kết thúc là phương thuốc thần kỳ.
Việc thuyết phục khán giả về một sản phẩm, dịch vụ hay một ý tưởng nào đó diễn ra trong toàn bộ quá trình thuyết phục Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc bạn bắt đầu bài diễn thuyết của mình như thế nào quan trọng hơn nhiều so với việc bạn kết thúc nó “Chỉ có một cách duy nhất khiến người khác làm bất cứ điều gì Đó là làm cho bản thân họ muốn làm điều đó”.
Thời gian, địa điểm và năng lực đàm phán có ảnh hưởng như thế nào đến thành công của cuộc đàm phán?
Là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc đàm phán Đàm phán không là một thời điểm mà là một quá trình, có khởi điểm và kết thúc (còn gọi là điểm chết) “Điểm chết” là khoảng thời gian mà tại đó giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có thể chấp nhận được Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, gần đến điểm chết mới có được kết quả Thông thường các cuộc đàm phán chỉ được đúc rút trong 20% thời gian cuối cùng, tức là rút ra trong khoảng thời gian điểm chết Vì vậy, nếu trong cuộc đàm phán để cho đối tác biết được điểm chết của mình sẽ không có lợi Quá trình đàm phán tuân theo quy tắc Pareto (quy tắc 80/20) Quy tắc này nêu rõ 80% kết quả được thỏa thuận trong 20% thời gian cuối cùng Vì vậy, khi tiến hành đàm phán cần lưu ý về mặt thời gian:
- Cần phải kiên nhẫn: Sự nhượng bộ hoặc thỏa thuận thường xuất hiện vào lúc gần hoặc sau điểm chết Vì vậy, người đàm phán cần phải kiên nhẫn và chịu sức ép của đối tác Cần phải học cách kiềm chế khả năng tự vệ, giữ bình tĩnh và không từ bỏ sớm.
- Không nên cứng nhắc hoặc phải tuân theo thời hạn do mình đặt ra trong đàm phán Nhà đàm phán có thể thay đổi thời hạn của mình Khi cứng nhắc làm theo thời hạn do mình đặt ra nhiều khi sẽ mang đến bất lợi Đó là khi ta chưa có đủ các yếu tố để ra quyết định Cần biết khi nào nên điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ phút cuối cùng, tức là cần phải cân nhắc lợi ích và thiệt hại khi ta tiếp cận hoặc vượt quá điểm chết.
Tìm hiểu điểm chết của đối phương thông qua thăm dò và quan sát thái độ của đối phương để xác định khoảng dao động về quyền lợi cũng như về thời gian mà đối phương có thể chấp nhận Trong đàm phán kinh doanh nên biết thời hạn của đối phương, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là bao giờ, nhưng lại không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của bạn Khi biết được thời hạn của đối phương thì nhà đàm phán sẽ thấy càng đến gần thời hạn thì mức độ “sốt sắng” của đối phương càng lên cao và họ dễ nhượng bộ.
Yếu tố thời gian đàm phán kinh doanh có thể đưa tới sự thay đổi tương quan lực lượng giữa các bên Thời gian đàm phán đồng thời là quá trình tiếp xúc, thăm dò, xác định ý đồ của đối phương, thể hiện ý chí và mong muốn của mình đối với đối phương, là quá trình gặp gỡ và đưa ra những quan điểm cọ xát ý đồ và xem xét mỗi phương án phân chia lợi ích, tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau. ¥ Địa điểm đàm phán:
Là nơi diễn ra chính thức cuộc đàm phán kinh doanh giữa các bên Địa điểm có thể được chọn tại văn phòng của một bên tham gia hoặc cũng có thể chọn một địa điểm trung gian độc lập Mỗi địa điểm có những mặt ưu thế cũng như hạn chế riêng.
Nếu chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng của đối tác có thể thu thập được một số thông tin mà nhà đàm phán chưa thu thập được trong quá trình chuẩn bị do đối tác còn giấu kín Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán tại văn phòng của đối tác nếu nhà đàm phán bị hạn chế về kinh nghiệm và năng lực thì dễ rơi vào tình thế bị động theo những chiến thuật đàm phán của đối tác mà bất lợi cho ta.
Ngược lại, khi chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng bên ta, nhà đàm phán dễ dàng chủ động về mặt thời gian, địa điểm và chiến lược, chiến thuật đàm phán, ổn định về mặt tâm lý, và có thể dẫn dắt cuộc đàm phán đi theo ý đồ của mình Tuy nhiên, chọn địa điểm này nếu không có chiến thuật phù hợp, không thống nhất được các thành viên trong đoàn đàm phán sẽ dễ dẫn đến tình trạng bị phát hiện một số thông tin có lợi cho đối tác mà bất lợi cho ta trong quá trình đàm phán.
Trong thực tế, người ta thường chọn một địa điểm trung gian độc lập để tiến hành đàm phán sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quan hơn cho các bên tham gia. ¥ Năng lực của người đàm phán:
Là yếu tố ảnh hưởng quyết định đến tiến trình và kết quả đàm phán Năng lực của người đàm phán thường thể hiện như tư chất, chức vụ của người đàm phán, các quan hệ xã hội, uy tín cá nhân, sự hiểu biết, lòng tự tin, kinh nghiệm chuyên môn, kinh nghiệm đàm phán, khả năng thuyết phục, tính kiên nhẫn và có chiến thuật đàm phán thích hợp Nhóm chung lại, khi tham gia đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán ít nhất phải có được bốn loại năng lực sau:
- Năng lực giao tiếp và khả năng thuyết phục: Đàm phán trong kinh doanh là quá trình giao tiếp giữa các bên nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra Vì vậy, năng lực giao tiếp và khả năng thuyết phục có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đàm phán Có thể nói, đây là năng lực bắt buộc của một nhà đàm phán Nếu nhà đàm phán có năng lực giao tiếp và khả năng thuyết phục tốt sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu đàm phán Ngược lại, nếu nhà đàm phán bị hạn chế về năng lực này sẽ chịu nhiều thiệt hại trên bàn đàm phán, thậm chí đàm phán sẽ không đi đến thành công;
- Năng lực chuyên môn: Yêu cầu về chuyên môn đối với nhà đàm phán trong kinh doanh là phải có một trình độ nhất định (cả lý luận và kinh nghiệm thực tiễn) về kinh doanh nói chung và lĩnh vực đang đàm phán nói riêng Đặc biệt, nhà đàm phán phải có sự hiểu biết rất chi tiết, cụ thể về nội dung, đối tượng và mục đích của cuộc đàm phán do mình đảm nhiệm Năng lực chuyên môn này thể hiện ở sự am hiểu sâu về một hoặc một số lĩnh vực chuyên môn nào đó có liên quan đến cuộc đàm phán đó như am hiểu về kinh tế, về công nghệ, về thị trường, về pháp lý kinh doanh…;
- Năng lực pháp lý: Là khả năng của người đàm phán trong việc nắm vững luật pháp của các bên khi tham gia đàm phán kinh doanh, đặc biệt điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc kinh doanh quốc tế Trong quá trình đàm phán, nhà đàm phán phải đảm bảo tính công khai và phải có đầy đủ tư cách pháp lý đại diện cho doanh nghiệp mình khi tham gia đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh;
- Năng lực mạo hiểm: Trong kinh doanh muốn thu được lợi nhuận cao thông thường nhà kinh doanh phải biết chấp nhận rủi ro và dám mạo hiểm, biết vượt qua thất bại để đi tới thành công Vì vậy, để có được thành công trong đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán cũng phải có năng lực mạo hiểm, tức là phải có khả năng quyết đoán, dũng cảm, vững vàng để không bỏ lỡ thời cơ.
Những vấn đề cơ bản khi đàm về số lượng và chất lượng hàng hoá?
Là điều khoản bao gồm các vấn đề đơn vị tính số lượng hoặc trọng lượng của hàng hóa, dịch vụ, độ đồng đều của sản phẩm, phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng Vì vậy, khi đàm phán về số lượng cần chú ý những vấn đề sau:
- Thứ nhất, phải xác định rõ đơn vị tính số lượng (tấn, lít, mét, chiếc, cái…) Cần lưu ý đàm phán chính xác đơn vị tính tránh tình trạng hiểu lầm dẫn đến xảy ra tranh chấp do tập quán địa phương nhiều đơn vị đo lường cùng một tên nhưng lại có một số nội dung khác nhau;
- Thứ hai, phương pháp quy định số lượng: Bên bán và bên mua quy định cụ thể số lượng hàng hoá, dịch vụ giao dịch, cần lưu ý đến dung sai về số lượng có ý nghĩa quan trọng trong việc mua bán những mặt hàng có khối lượng lớn như ngũ cốc, than, quặng, dầu mỏ… Địa điểm xác định số lượng và trọng lượng là tại cảng, kho của đối tác hay của bên mình cũng cần đàm phán rõ ràng Nếu việc thanh toán tiền hàng tiến hành trên cơ sở trọng lượng được xác định nơi hàng đến, hai bên phải căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng hàng ở nơi đến Kết quả này được ghi trong một chứng từ do một tổ chức được các bên thỏa thuận chỉ định tiến hành kiểm tra và lập nên;
- Thứ ba, phương pháp xác định trọng lượng, thông thường áp dụng những phương pháp sau: Trọng lượng cả bì, đó là trọng lượng hàng hóa cùng với trọng lượng của các loại bao bì hàng hóa đó; Trọng lượng tịnh, là trọng lượng thực tế của bản thân hàng hóa, được tính bằng trọng lượng cả bì trừ đi trọng lượng của vật liệu bao bì. ¥ Chất lượng hàng hoá:
Là vấn đề rất phức tạp khi tiến hành đàm phán kinh doanh Trong nhiều trường hợp phải dùng máy móc, thiết bị hiện đại mới xác định được chất lượng và phẩm cấp hàng hóa Khi tiến hành đàm phán cần thỏa thuận cụ thể phẩm chất, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước, màu sắc, mùi vị, độ ẩm, tạp chất… Tùy từng loại hàng hóa mà hai bên có thể thỏa thuận các điều kiện phẩm chất, quy cách phù hợp Có ba phương pháp phổ biến sau đây để đàm phán về chất lượng, phẩm cấp của hàng hóa, dịch vụ:
- Đối với những hàng hóa có chất lượng ổn định thường được thỏa thuận theo mẫu hàng Theo phương pháp này chất lượng hàng hóa được xác định căn cứ vào chất lượng của một số ít hàng hóa gọi là mẫu hàng hóa do người bán đưa ra và người mua thỏa thuận Khi chọn mẫu phải tuân theo nguyên tắc: Phải chọn chính mẫu của lô hàng ghi trong hợp đồng; mẫu hàng phải mang tính chất tiêu biểu cho từng loại hàng; số lượng mẫu thông thường ít nhất phải là 3, trong đó mỗi bên giữ một mẫu và giao cho người trung gian giữ một mẫu;
- Căn cứ vào tiêu chuẩn để thỏa thuận chất lượng Thông thường sản phẩm công nghiệp được tiêu chuẩn hóa thông qua các hệ thống quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước (TCNN), tiêu chuẩn địa phương, tiêu chuẩn ngành kinh tế (TCN), tiêu chuẩn quốc tế (ISO);
- Đối với những hàng hóa, dịch vụ chưa được tiêu chuẩn hóa các bên cần phải thỏa thuận chất lượng bằng sự mô tả hàng hóa, dịch vụ không được dùng các khái niệm chung chung khó quy trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng như chất lượng tốt, hàng hóa đảm bảo, hàng phải khô, chất lượng ngon…Ngoài ba phương pháp phổ biến trên, trong thực tế khi đàm phán về chất lượng hàng hóa, dịch vụ còn áp dụng những phương pháp khác như xác định theo sản lượng thành phẩm, theo nhãn hiệu hàng hóa, theo trọng lượng tự nhiên, theo hàm lượng từng chất có trong hàng hóa, theo biểu kê các thông số kỹ thuật khắc họa tính chất hàng hóa, dịch vụ.
Tại sao giá cả lại là trọng tâm của đàm phán? Những nội dung đàm phán về giá cả hàng hoá?
cả hàng hoá? ¥ Giá cả lại là trọng tâm của đàm phán:
Mỗi cuộc đàm phán khác nhau mang những mục đích khác nhau, đàm phán ngoại giao mang mục đích quốc gia, đàm phán chính trị quan tâm đến lợi ích căn bản của chính đảng, đoàn thể, đàm phán quân sự chủ yếu là quan hệ đến lợi ích an toàn của đôi bên đối địch, đàm phán biên giới liên quan chủ yếu đến chủ quyền quốc gia…Tuy những đàm phán này vẫn có một phần liên quan đến lợi ích kinh tế, nhưng thường tiến hành xoay quanh một thứ lợi ích căn bản nào đó, mà trọng điểm không nhất định là lợi ích kinh tế Nhưng đàm phán trong kinh doanh thì hết sức rõ ràng, so với các loại đàm phán khác, đàm phán kinh doanh rất coi trọng lợi ích kinh tế đạt được, người đàm phán lấy việc đạt được lợi ích kinh tế là chủ yếu, sau đó mới đề cập đến các lợi ích phi kinh tế khác Cho nên người ta thường lấy sự tốt, xấu của hiệu quả kinh tế mà đánh giá đàm phán kinh doanh Đàm phán trong kinh doanh liên quan đến rất nhiều nhân tố, nhu cầu và lợi ích của người đàm phán biểu hiện ở rất nhiều phương diện, nhưng giá trị hầu như là nội dung hạt nhân của tất cả các cuộc đàm phán kinh doanh Đó là vì trong đàm phán kinh doanh, hình thức biểu hiện của giá trị là giá cả phản ánh trực tiếp nhất lợi ích của mỗi bên tham gia đàm phán, trong rất nhiều tình huống hoặc nhiều hoặc ít đều có thể tính toán qua giá cả Trong đàm phán kinh doanh nhà đàm phán một mặt phải lấy giá cả làm trung tâm, kiên trì lợi ích của mình, mặt khác lại không thể chỉ hạn chế ở giá cả mà kết hợp với các nhân tố khác. ¥ Nội dung đàm phán về giá cả hàng hoá:
Xác định đơn vị tính giá: Căn cứ vào tính chất hàng hóa và tập quán kinh doanh của hai bên để xác định đơn vị tính giá như dựa vào đơn vị đo lường phổ biến cho mặt hàng đó (ví dụ: kg, tấn, mét, lít…), hoặc có thể kèm thêm với hàm lượng thành phần chính trong hàng hóa (ví dụ: giá 1 tấn quặng nhôm hàm lượng 40% là 115 USD) Nếu tính giá theo trọng lượng phải giá trọng lượng tịnh hay trọng lượng cả bì;
- Đồng tiền tính giá: Trong kinh doanh, đặc biệt là đối với các hợp đồng xuất - nhập khẩu giá hàng hóa có thể được tính bằng đồng tiền của quốc gia bên bán, bên mua hoặc của nước thứ ba Trong trường hợp đồng tiền thanh toán có thể biến động, cần thỏa thuận trước điều kiện đảm bảo giá theo những biến động do thay đổi tỷ giá hối đoái;
- Phương pháp định giá: Vì thời điểm ký kết và thời gian thực hiện hợp đồng là khác nhau cho nên các bên tham gia hợp đồng phải thỏa thuận các phương pháp định giá sao cho thích hợp.
- Giá cố định thường quy định khi ký kết và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
- Giá di động được xác định vào thời điểm ký hợp đồng nhưng sau đó có thể được điều chỉnh lại nếu thấy trên thị trường giá mặt hàng này đã thay đổi vào thời điểm giao hàng Loại giá này thường quy định đối với mặt hàng lương thực, thực phẩm, thuê nhà hoặc nguyên liệu cung cấp theo hợp đồng dài hạn.
- Giá trượt là tính giá vào thời điểm thực hiện hợp đồng bằng cách xem xét lại giá cơ sở trong hợp đồng có tính đến mức biến động chi phí sản xuất trong quá trình thực hiện hợp đồng Giá trượt thường được áp dụng đối với những mặt hàng có thời gian sản xuất dài như công nghiệp, tàu biển…
- Giá quy định sau là giá được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng Trong hợp đồng chỉ thỏa thuận những điều kiện và nguyên tắc định mức giá.
Những phạm trù sau có ý nghĩa gì trong đàm phán: tên gọi, nhãn hiệu, thương hiệu và quy cách chủng loại hàng hoá? Đàm phán về vấn đề này cần chú ý những gì?
Các thuật ngữ như "tên gọi", "nhãn hiệu", "thương hiệu" và "quy cách chủng loại hàng hóa" đề cập đến các khía cạnh khác nhau của việc định danh và phân loại hàng hóa trong thương mại Đây là những yếu tố quan trọng trong việc xác định, quảng bá và bảo vệ giá trị của sản phẩm
- Tên gọi: Đây là tên chính thức của sản phẩm, thường mô tả chức năng, đặc tính hoặc nguồn gốc của nó Tên gọi cần phải rõ ràng, dễ nhớ và phản ánh đúng về sản phẩm.
- Nhãn hiệu: Đây là biểu hiện của sản phẩm hoặc dịch vụ, thường được bảo vệ bởi quyền sở hữu trí tuệ Nhãn hiệu tạo ra sự nhận diện và tạo ra một ấn tượng về chất lượng, uy tín và giá trị của sản phẩm.
- Thương hiệu: Đây là hình ảnh toàn diện của một công ty hoặc sản phẩm trong tâm trí của khách hàng Thương hiệu bao gồm không chỉ tên gọi và nhãn hiệu mà còn các giá trị, phong cách, và trải nghiệm mà thương hiệu đại diện.
- Quy cách chủng loại hàng hóa: Đây là các thông số kỹ thuật, kích thước, nguồn gốc, thành phần, hoặc các đặc tính khác của hàng hóa được xác định để hướng dẫn việc sản xuất, đóng gói, và tiêu thụ sản phẩm.
- Khi đàm phán về vấn đề này, các bên cần chú ý đến việc đảm bảo sự rõ ràng, công bằng và pháp lý trong việc sử dụng các thuật ngữ này Các vấn đề như quyền sở hữu trí tuệ, tuân thủ quy định pháp luật và cam kết về chất lượng sản phẩm cũng cần được xem xét kỹ lưỡng.
Trình bày bối cảnh đàm phán ảnh hưởng như thế nào đến thành công của cuộc đàm phán? Ví dụ minh họa
Bối cảnh là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà ở đó các chủ thể tiến hành đàm phán Bối cảnh là một nhân tố hạt nhân của cuộc đàm phán Nó ảnh hưởng tới sự đánh giá hiện thực cũng như quyết định của nhà đàm phán sau này Bối cảnh bao gồm các yếu tố khách quan về tình hình kinh tế, chính trị pháp luật, văn hóa - xã hội của các bên, trong đó những yếu tố về kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến đàm phán trong kinh doanh.
- Các yếu tố kinh tế bao gồm tình hình sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung - cầu trên thị trường, tình hình tăng trưởng hay suy thoái, tình hình giá cả hay lạm phát…Trong đó, cần chú ý đến tình hình cung cầu trên thị trường tại thời điểm đàm phán Nếu cung vượt quá cầu người mua sẽ dễ chiếm ưu thế và nếu cầu vượt cung, người bán sẽ dễ nắm quyền quyết định hơn Cung cầu là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng mặc cả của mỗi bên đối với hàng hóa mà hai bên đang mua bán, thậm chí khi cung cầu những hàng thay thế cũng ảnh hưởng tới quá trình đàm phán Điều quan trọng là các nhà đàm phán cần nắm bắt được chiều hướng biến động của các yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hưởng của chúng trong tương lai.
- Các yếu tố chính trị, pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đàm phán, đặc biệt là đàm phán kinh doanh quốc tế Nếu hiểu biết không đầy đủ về luật pháp kinh doanh và tình hình chính trị của các bên có thể dẫn đến tranh chấp và sẽ thua thiệt trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Các yếu tố về văn hóa - xã hội bao gồm ngôn ngữ, lối sống, tín ngưỡng, phong tục tập quán… Văn hóa - xã hội quyết định cách thức giao tiếp và hướng dẫn quá trình giao tiếp kinh doanh: Kinh doanh chính là một hoạt động giao tiếp vì mục đích lợi nhuận mà giao tiếp chính là một trong những chức năng của văn hóa Mỗi nền văn hóa lại ấn định một phong cách giao tiếp khác nhau Chính vì vậy, văn hóa có một vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh Nhiều khi trong đàm phán, chỉ không nắm được đầy đủ thông tin đối tác, không am hiểu văn hóa của đối tác mà cuộc đàm phán của hai bên gặp không ít trở ngại, thậm chí không đạt được kết quả như mong muốn Vì vậy, để đạt được thành công trong đàm phán cần tìm hiểu kỹ văn hóa và tâm lý của đối tác, đồng thời phải tôn trọng văn hóa, tín ngưỡng của đối tác.
- Nếu xét theo phạm vi ảnh hưởng trong đàm phán người ta còn quan tâm đến bối cảnh chung và bối cảnh riêng (bối cảnh nội tại) Bối cảnh chung là bối cảnh bao trùm, có ảnh hưởng đến tất cả các bên Bối cảnh riêng là bối cảnh của từng bên, có ảnh hưởng trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch, yêu cầu và quyết định của từng bên Bối cảnh chung và bối cảnh riêng có mối quan hệ với nhau, nhưng bối cảnh riêng thường có ảnh hưởng trực tiếp với mức độ lớn hơn đối với từng bên Bối cảnh riêng thuộc phạm vi của từng bên và có nhiều yếu tố cần được giữ bí mật đối với bên kia, hoặc cũng có thể thiếu thông tin mà đối phương không hiểu được.
- Trong đàm phán kinh doanh cần lưu ý giữ kín bối cảnh của mình ở mức độ cần thiết, mặt khác cần thăm dò, tìm hiểu bối cảnh của đối phương để có được những cách ứng xử và đưa ra quyết định phù hợp Quá trình đàm phán chính là quá trình trao đổi thông giữa các bên để họ thấy lợi ích chung và lợi ích của mỗi bên, đồng thời phải giữ nguyên tắc chủ động và bí quyết cho mỗi bên.
Ví dụ: Phong tục, tập quán, văn hóa,…mỗi nơi có thể ảnh hưởng đến cuộc đàm phán Ông bà ta có câu: “Ăn theo thuở, ở theo thời” hay “Ăn trông nồi, ngồi trông hướng”.
27 Trình bày Các cách nhận biết các loại nhu cầu của đối tác trong đàm phán và ý nghĩa của chúng đối với một cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế. ¥ Các cách để nhận biết các loại nhu cầu của đối tác trong đàm phán:
- Đặt câu hỏi: Là cách thức thông thường để có được thông tin Thông qua công cụ thẳng thắn này cùng với những thông tin khác, chúng ta có thể khám phá ra các nhu cầu của đối phương, mục tiêu mà họ đang hướng đến…Trong thương lượng, sử dụng các câu hỏi nhu cầu thường bao hàm 3 quyết định: Nên hỏi những câu hỏi nào, Nên diễn đạt chúng ra sao, Hỏi lúc nào,
- Tìm hiểu những câu hỏi thẳng thắn để thu thập thông tin, , tránh những câu hỏi có tính hướng dẫn để nhận được câu trả lời theo ý muốn Hầu hết các câu hỏi đều thuộc 5 dạng sau:
+ Câu hỏi tổng quát: câu hỏi không đặt ra giới hạn > Câu trả lời không thể kiểm soát được.
+ Câu hỏi trực tiếp: Đặt ra những giới hạn > Câu trả lời có thể kiểm soát được trong giới hạn.
+ Câu hỏi có định hướng: > Câu trả lời có thể kiểm soát được
+ Câu hỏi nhằm tìm sự kiện: > Câu trả lời có thể kiểm soát được, hoặc không kiểm soát được.
+ Câu hỏi tham khảo ý kiến: > Câu trả lời có thể kiểm soát được.
- Lắng nghe: Chú ý lắng nghe đối phương về cách dùng từ, cách đặt câu, cách thức diễn đạt, giọng nói…tất cả những cái này cho ta những chỉ dẫn về các nhu cầu ẩn đằng sau những lời nói của họ, thậm chí tính cách, trình độ, những điểm yếu, điểm mạnh của đối phương… Một người lắng nghe thành công phải có đầu óc cởi mở và phải thoát khỏi những thành kiến, định kiến có sẵn Những cách biểu đạt và cách thức lời nói được nói ra thường nói lên một ý nghĩa tâm lý và chỉ dẫn cho chúng ta thấy những gì diễn ra trong suy nghĩ của đối phương.
- Thông qua các cử chỉ của đối phương: Ngoài việc lắng nghe đối phương nói để tìm hiểu những nguyện vọng và yêu cầu của họ, ta còn phải biết quan sát những cử chỉ của đối tác vì cử chỉ mang một ý nghĩa rất quan trọng chúng biểu đạt nhiều sắc thái khác nhau và hàm chứa những ẩn ý và ngụ ý về tâm lý Vì vậy quan sát một cách cẩn thận và liên tục cử chỉ của đối phương có thể giúp chúng ta phần nào hiểu được suy nghĩ và nhu cầu của đối tác Ý nghĩa của việc nhận biết các loại nhu cầu của đối tác là giúp bạn hiểu rõ hơn về mong muốn của đối tác, từ đó đưa ra được các chiến lược và giải pháp phù hợp để đạt được sự đồng thuận và thỏa hiệp trong quá trình đàm phán.
Khi đàm phán vì sao phải quan tâm tới lợi ích của các bên? Những sai lầm trong
- Khi đàm phán thì phải quan tâm đến lợi ích của các bên vì các bên đàm phán là vì lợi ích của mình, tuy nhiên lợi ích của mình lại bị giới hạn bởi lợi ích của bên đối tác và trong nhiều trường hợp thì những lợi ích này mâu thuẫn với nhau Nên khi đi đàm phán không chỉ quan tâm tới lợi ích của mình mà phải quan tâm tới lợi ích của các bên đối tác nữa thì mới giải quyết được lợi ích của mình.
- Những sai lầm trong quan niệm lợi ích khi đàm phán là:
+ Chỉ biết lợi ích của mình mà không biết lợi ích của đối tác.
+ Chỉ biết lợi ích trước mắt mà không biết lợi ích lâu dài.
+ Không nhìn nhận lợi ích trong mối quan hệ tổng thể quan hệ giữa hai bên mà chỉ nhìn nhận hạn hẹp trong cuộc đàm phán đó.
+ Đặt một lợi ích vô giới hạn mà lợi ích trong đàm phán là một lợi ích có giới hạn.
Những nhiệm vụ và yêu cầu của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán?
- Đạt được mục tiêu cơ bản hoặc trong trường hợp xấu nhất đạt được nhiệm vụ dự phòng.
- Bảo đảm bầu không khí thuận lợi khi kết thúc đàm phán.
- Kích thích đối tác hoàn thành công việc đã định trước.
- Trong trường hợp cần thiết, tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác và đồng nghiệp của họ.
- Tóm tắt toàn bộ nội dung và rút ra kết luận cơ bản dễ hiểu cho mọi người tham gia đàm phán. ¥ Yêu cầu:
- Đòi hỏi có tính logic nhất định và hình thức kết hợp thích ứng.
- Cần phải trình bày rõ ràng những tư tưởng, ý kiến cơ bản và ý kiến bài phát biểu, song số ý kiến cần phải rút gọn, kết luận phải được phát biểu hùng hồn và dễ gây ấn tượng nhất Không được để cho cuộc thương lượng kết thúc mà đối tác chỉ có những khái niệm mơ hồ, lẫn lộn về nội dung.
- Chúng ta cần phải làm cho kết luận có dạng dễ tiếp thu Trong kết luận không được chứa từ ngữ thừa, trong giai đoạn cuối cùng không cho phép phát biểu rời rạc.
- Kết thúc đàm phán phải gây được ấn tượng cho họ Phần cuối cuộc đàm phán, ý nghĩa cơ bản duy nhất được tách ra và trình bày rõ ràng, có tính thuyết phục Tất cả những điều đã được phát biểu từ trước phải tuân thủ tư tưởng cơ bản này, kết thúc không chuẩn xác và nhạt nhẽo có thể làm tiêu tan ấn tượng và tác dụng của tất cả bài phát biểu của chúng ta.
- Nhiều đối tác khi kết thúc đàm phán đưa ra lý lẽ mạnh mẽ nhưng quên rút ra những kết luận từ những luận điểm cơ bản của bài phát biểu của mình và phải trình bày chúng một cách sáng sủa, dễ hiểu.
Tạm hoãn đàm phán, phá vỡ bế tắc và nối lại đàm phán
¥ Những trường hợp cần tạm hoãn
- Bất đồng không thể giải quyết được.
- Thời gian không cho phép quyết định ngay.
- Vấn đề phức tạp, hoặc mới lạ, ngoài dự kiến.
- Có sự thay đổi lớn về điều kiện, hoàn cảnh.
- Cần tham vấn chuyên gia.
- Tra cứu lại tài liệu và xem xét lại vấn đề kỹ thuật.
- Thỉnh thị ý kiến cấp trên.
- Gặp trở ngại khó khăn, có thể lâm vào thế bế tắc. ¥ Những vấn đề cần lưu ý khi tạm hoãn việc đàm phán
- Tìm lý do hợp lý, hoặc nói thẳng lý do thực chất.
- Cần giải thích hoặc trao đổi lại các nội dung còn bất đồng.
- Chất vấn hoặc yêu cầu được biết thêm lý do và thông tin từ bên kia, nếu họ chủ động tạm hoãn.
- Khẳng định những nội dung đã thống nhất.
- Thông báo hoặc cùng thống nhất với đối tác để định lại thời gian, địa điểm tái lập cuộc đàm phán lần sau.
- Phá vỡ thế bế tắc ¥ Tìm hiểu nguyên nhân
- Chưa hiểu biết lẫn nhau.
- Mục tiêu khác xa nhau.
- Nhầm lẫn, hoặc do thái độ kiên quyết, hoặc quá cứng nhắc.
- Có khoảng cách lớn giữa yêu cầu hợp lý của các bên.
- Phẩm chất thành viên đoàn đàm phán.
- Trở ngại do phiên dịch… ¥ Định hướng xử lý bế tắc
- Quay lại thông tin đã có và tìm thêm thông tin.
- Chuyển sang vấn đề dễ thoả thuận.
- Nhượng bộ một điểm không quan trọng.
- Tạo thời gian ngừng đàm phán.
- Chuyển sang đàm phán đa phương.
- Sử dụng người thứ ba.
- Bỏ bàn đàm phán. ¥ Kỹ thuật phá thế vỡ bế tắc
- Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường.
- Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích.
- Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan.
- Thay thế cán bộ đàm phán (thận trọng).
- Tập trung vào nhân vật chủ chốt.
- Nắm điểm yếu chủ chốt để tấn công.
- Giữa các bên đã thông hiểu nhau hơn, hoặc ít ra là phía ta hiểu được đối phương rõ ràng hơn.
- Đối phương thiện chí và hợp tác, hoặc liên lạc lại.
- Triển vọng đàm phán thành công và hợp tác có lợi.
- Trước khi nối lại: thông tin đã khá đầy đủ.
- Đã có sự chuẩn bị kỹ càng cho việc tái đàm phán: cần chuẩn bị phương án khả thi, giải pháp thay thế (BATNA) và giới hạn tối thiểu để có thể chấp nhận ký hợp đồng.
Thời điểm nào là tốt nhất cho việc quyết định và kết thúc đàm phán? Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định?
- Thời điểm tốt nhất cho việc quyết định và kết thúc đàm phán.
Bất kỳ cuộc đàm phán nào cũng có cao trào và thoái trào Khi đàm phán đã đạt được một trong những đỉnh cao của mình thì cần phải chuyển sang giai đoạn kết thúc.
- Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định:
Trực tiếp đưa ra quyết định cuối cùng Ví dụ: “chúng ta sẽ quyết định ngay lập tức về việc chuyển tín dụng ngân hàng sang tín dụng dài hạn”.
Mối nguy hiểm nào sẽ chờ đón chúng ta? Tăng tốc trực tiếp có nhiệm vụ giải quyết hoàn toàn vấn đề Đó là cách ngắn nhất đi đến mục tiêu Chúng ta sẽ được nghe từ “không” trong 50% các trường hợp mà đối tác phát ngôn.
Bằng các quyết định cuối cùng riêng lẻ mà chúng ta dần dần đưa đối tác đến mục tiêu cuối cùng Phương pháp này có ưu thế là giúp chúng ta sớm bắt đầu thực hiện mục tiêu của mình, giảm khả năng không may Các kiểu phương pháp tăng tốc ra quyết định như sau:
Phương pháp ám thị: Các cách phát biểu phù hợp: Nếu như , Trong trường hợp nếu như , Giả sử rằng… hầu như mọi người đều trải qua sự chống đối vô ý thức, thậm chỉ là cảm thấy sợ rơi vào tình huống phân vân “bây giờ tôi cần phải giải quyết như thế nào?”
Bằng các câu như vậy ta đạt được đối tác trước quyết định cụ thể.
Giải pháp theo giai đoạn: Có thể dự báo được kết luận cuối cùng của đối tác nếu giả thiết rằng luận điểm cơ bản đã được thông qua Khi đó chỉ có thể thừa nhận giải pháp sơ bộ hoặc giải pháp riêng lẻ Như vậy có thể gây tác động mạnh mẽ đến đối tác theo hướng cần thiết.
Như vậy chúng ta đã ghi nhận những thời điểm riêng biệt của quá trình ra quyết định trước khi đối tác đồng ý với quyết định.
1 Xác định bộ phận mà hoạt động ở đó cần xem xét lại.
2 Xác định khối lượng công việc phải làm.
3 Xác định những yếu tố cần thiết cho công việc của từng phần tử
4 Lựa chọn, đào tạo cán bộ thừa hành trực tiếp hoặc gián tiếp.
Giải pháp lựa chọn: Có thể tăng hiệu lực của phương pháp giải quyết từng phần bằng cách kết hợp với kỹ thuật đưa ra giải pháp lựa chọn.
Tất cả các phương pháp tăng tốc gián tiếp việc ra quyết định kể trên đều có hiệu quả còn nếu kết hợp lại sẽ có hiệu quả hơn.
Rút kinh nghiệm trong quá trình đàm phán
- Những kinh nghiệm trong quá trình đàm phán là:
- Không hiểu rõ đối tác: Tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán Bạn không thể ngồi thảo luận những điều kiện hợp đồng với họ mà thậm chí không biết họ là ai hoặc nói sai tên cá nhân, công ty của họ Điều này sẽ cho đối tác thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như không dành cho họ sự tôn trọng nhất định trong kinh doanh Bên cạnh đó, việc không tìm hiểu rõ đặc tính kinh doanh, phương pháp đàm phán cũng như điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, nhất là các đối tác quốc tế có thể khiến cuộc đàm phán thất bại ngay từ những phút đầu tiên.
- Không có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn Những người đàm phán khi chưa chuẩn bị trước có khả năng đi sai hướng bởi nếu bạn chưa chuẩn bị cho cuộc thương lượng thì rõ ràng bạn đã đặt bản thân vào tình thế bất lợi rõ rệt Hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì, thì khi bước vào bàn đàm phán bạn cũng cần vạch rõ đâu là những điều mình cần phải đạt được mục đích Để từ đó, bạn sẽ đặt ra những phương án thích hợp, kế hoạch rõ ràng, đảm bảo cho một cuộc đàm phán “thắng lợi”.
- Bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân: Sẽ có nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì không đồng ý với những điều kiện công ty bạn mang lại Đây là những tình huống thường gặp khi ngồi trên bàn đàm phán, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và khó chịu với khách hàng Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng Bởi như vậy rất dễ đem lại thất bại cho cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.
- Không biết cách lắng nghe: Có không ít nhà đàm phán không thành công trong việc thuyết phục đối tác ký kết hợp đồng chỉ bởi một lý do rất cơ bản nhưng lại rất cần thiết, đó là lắng nghe Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng đàm phán là quá trình thuyết phục và thiên về khả năng nói Họ đã quên rằng việc thuyết phục sẽ trở nên rất khó khăn khi không dự đoán trước được tâm ý của người mà bạn đang cố gắng để thuyết phục Bởi thế, họ đã đánh mất nhiều cơ hội để hiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối tác.
- Không bao giờ lùi bước: Trong đàm phán, sẽ có đôi lúc cuộc thương lượng đi vào bế tắc vì bất đồng quan điểm cũng như không thể dung hòa lợi ích của hai bên Vì vậy, bạn cần linh hoạt những phương án “tác chiến” thích hợp chứ đừng khăng khăng giữ nguyên ý kiến ban đầu của mình Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán cũng như không thể hiện thiện ý hợp tác của bạn Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị một khoảng lùi để đàm phán và tránh từ chối thẳng thừng mà nên tìm một phương phán dung hòa ý kiến của các bên Xác định rõ điều này ngay từ ban đầu, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán, bởi bạn sẽ biết được đâu là những điều có thể nhượng bộ, đâu là những điều nhất định phải đạt được để đảm bảo quyền lợi của mình.
- Tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán Trong mọi cuộc đàm phản, bạn không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác Điều này sẽ không chỉ khiến cuộc đàm phán bị đổ vỡ mà còn là dấu chấm hết cho những quan hệ hợp tác tiếp theo Và thực tế cũng cho thấy phương pháp đàm phán mềm dẻo, tích cực là phương pháp khôn ngoan và được áp dụng trong phần lớn những cuộc đàm phán quốc tế.
- Không chú ý đến thời gian và không gian: Một yếu tố tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại mà vấn đề mấu chốt của nhiều cuộc đàm phán đó chính là không gian và thời gian Không có quy định cụ thể nào về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là bạn nên tổ chức vào buổi sáng bởi lúc đó mọi người sẽ có tinh thần thoải mái và phấn khởi trước khi bước vào bàn thương lượng Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng và địa điểm diễn ra phải có sự đồng ý của cả hai bên Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút, đó cũng là lúc bạn có thời gian suy nghĩ thêm về các quyết định của mình.
- Đàm phán dựa vào trực giác: Trong thực tế, rất nhiều lúc bạn bị gây áp lực để đưa ra quyết định ngay lập tức, những suy nghĩ của chúng ta sẽ hướng đến trực giác nhiều hơn lí trí Tuy nhiên, trực giác có thể mang lại các chiến lược kinh doanh mới lạ nhưng đôi khi cũng có thể phải trả giá đắt Một nhà đàm phán khôn ngoan nên phán đoán dựa trên những dữ liệu khách quan, tham khảo các cố vấn đứng ngoài và suy nghĩ kĩ càng trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào.
Bạn suy nghĩ thế nào nếu cho rằng một cuộc đàm phán tốt nhất là kết quả các bên đều thắng? Vì sao lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản của cuộc đàm phán kinh doanh?
- Một cuộc đàm phán tốt nhất là kết quả các bên đều thắng vì:
Xuất phát từ đặc điểm của các cuộc đàm phán kinh doanh là chứa đụng những xung đột của lợi ích Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích bản thân, mà là quá trình thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt tới ý kiến nhất trí Cũng tức là nói, đàm phán là một loạt quá trình, đề ra yêu cầu, chịu nhượng bộ, cuối cùng được thể hiện thành hợp đồng Thứ hai, đàm phán không phải là thoả mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình, cần trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích Nhưng bất kỳ người đàm phán nào cũng phải thoả mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của đối thủ, bức bách đối phương một cách không hạn chế, cuối cùng sẽ làm đối phương rút lui mà mất hết lợi ích đã đến tay mình Đúng như Niernberg nói: “đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên yêu cầu quyết một thắng, một thua, đàm phán cũng không phải là một trận chiến tranh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, đàm phán vẫn là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi”
Hơn nữa nếu sau một cuộc đàm phán mà dẫn đến kết quả các bên đều thắng thì sẽ giữ được mối quan hệ lâu dài, có tác động tích cực đến các cuộc đàm phán lần sau
Do đó, có thể nói rằng một cuộc đàm phán tốt nhất là kết quả các bên đều thắng Nó sẽ giúp duy trì và phát triển mối quan hệ của các bên tham gia, có cơ hội hợp tác lâu dài
- Lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản của cuộc đàm phán kinh doanh vì:
Người đàm phán khác nhau, mục đích tham gia đàm phán cũng khác nhau, đàm phán ngoại giao liên quan đến lợi ích quốc gia, đàm phán chính trị quan tâm đến lợi ích căn bản của chính đảng, đoàn thể, đàm phán quân sự chủ yếu là quan hệ đến lợi ích an toàn của đôi bên đối địch Tuy những loại đàm phán này không thể tránh khỏi liên quan đến lợi ích kinh tế, nhưng thường thường tiến hành xoay quanh một thứ lợi ích căn bản nào đó, mà trọng điểm không nhất định là lợi ích kinh tế Nhưng đàm phán kinh doanh thì hết sức rõ ràng, người đàm phán lấy việc đạt được lợi ích kinh tế, mới đề cập tới những lợi ích phi kinh tế khác Tuy trong quá trình đàm phán kinh doanh người đàm phán có thể điều động và vân dụng các nhân tố, mà các nhân tố lợi ích phi kinh tế cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả đàm phán, nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn là lợi ích kinh tế So sánh với các loại đàm phán khá, đàm phán kinh doanh càng coi trọng hơn hiệu quả kinh tế của đàm phán Trong đàm phán kinh doanh người đàm phán chú ý hơn đến giá thành của đàm phán, hiệu suất và hiệu quả Cho nên người ta thường lấy sự tốt, xấu của hiệu quả kinh tế mà đánh giá đàm phán kinh doanh Không nhằm tới hiệu quả kinh tế cũng mất đi giá trị và ý nghĩa.
Nêu các nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong cuộc đàm phán? Giải thích vì
Có nhiều nguyên nhân dẫn tới thất bại trong đàm phán Một số nguyên nhân chủ yếu như sau:
- Đàm phán thất bại là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi.
Ví dụ: Muốn bán một chiếc điện thoại Iphone XS MAX cũ bằng giá với chiếc điện thoại Iphone XS MAX mới chính hãng.
- Do chủ thể các bên đàm phán không kiềm chế được cảm xúc của bản thân
Ví dụ: Việc mặc cả giá cả sản phẩm dẫn đến to tiếng và xô xát giữa người bán chuối ở chợ và khách hàng.
- Thiếu sự linh hoạt trong đàm phán
Ví dụ: Một khách hàng tây mua hàng tại phố cổ một cốc nước trị giá 20K Nhưng ông khách đó không có 20K VND và muốn trả bằng 1USD Người bán hàng không chấp nhận và bắt buộc khách hàng phải trả bằng VND Điều này dẫn đến cuộc đàm phán giữa hai người không thành công khi khách không thể mua được hàng còn người bán hàng không thể bán được hàng Nguyên nhân do thiếu tính linh hoạt trong việc thanh toán!
- Chỉ quan tâm tới lợi ích của mình mà không quan tâm tới lợi ích của đối tác đàm phán
Ví dụ: ViVa đàm phán với đối tác quảng cáo (khách hàng của ViVa) về việc các quảng cáo của họ xuất hiện trên những video có nội dung không đúng tiêu chuẩn Nhưng ViVa, không chấp nhận hạn chế nội dung video có nội dung không phù hợp bằng cách tự động mà buộc nhà quảng cáo (khách hàng) phải chủ động chọn đặt quảng cáo lên những video có nội dung không phù hợp để (điều này làm giá quảng cáo tăng lên rất nhiều) Chính vì thế đã có rất nhiều nhà quảng cáo chấm dứt hợp đồng với ViVa Cuộc đàm phán này đã thất bại vì Viva chỉ quan tâm tới lợi ích của mình mà không quan tâm tới đối tác dẫn đến thiệt hại cho cả hai bên.
- Đàm phán thất bại do không chuẩn bị tốt Việc chuẩn bị tốt có vai trò rất quan trọng dẫn tới sự thành công của một cuộc đàm phán
Việc chuẩn bị không tốt có thể ví dụ như: không tìm hiểu về đối tác, chuẩn bị thời gian, địa điểm phù hợp…
Hãy phân tích yếu tố chiến lược đàm phán tác động ra sao đến đàm phán?
+ Định hướng đàm phán: Xây dựng các chiến lược giúp nhà đàm phán trong việc quyết định các thỏa hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm phán.
+ Đàm phán trên một khung chiến lược nhất định giúp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng đi đến thỏa thuận.
+ Ngăn chặn việc ký kết những thỏa thuận bất cẩn, gây thiệt hại.
Kỹ thuật đàm phán giá
¥ Đàm phán giá với các đối phương khác nhau
Các thái độ nhạy cảm khác nhau tạo ra những mong muốn và phản ứng khác nhau khi quyết định giá sản phẩm, dịch vụ trên bàn đàm phán Khi định giá có thể một bên đặt cơ sở vào giá trị, tính chất, đặc điểm của hàng hoá/dịch vụ, còn bên kia lại đặt cơ sở vào điểm khác, ví dụ như giá thấp Khi gặp nhau trên bàn đàm phán, các bên đàm phán đều có nhu cầu bắt bên kia chấp nhận đòi hỏi của mình Song, thành công của đàm phán lại nằm ở chỗ nhà đàm phán có tự điều chỉnh mình để đi tới thoả thuận chung được không Một trong những căn cứ để điều chỉnh là đa dạng phương thức với những đối phương khác nhau. ¥ Đàm phán với đại diện của khách hàng trọng giá cả: Đối phương trọng giá cả thường là đại diện của những công ty lớn, các cơ quan chính phủ, có quan hệ rộng và sự chuẩn bị các giải pháp thay thế lớn Họ tìm cách mua với giá thấp nhất theo những điều kiện chất lượng ở giá tối thiểu chấp nhận được.
Khi đàm phán với những đối phương trọng giá có một việc khó nhưng nên làm, đó là tập trung chú ý của họ vào giá trị của hàng hoá/dịch vụ và làm tăng sự tự nguyện của họ trong chấp nhận một mức giá cao hơn cho các sản phẩm/dịch vụ có những đặc điểm giá trị cần được thanh toán thỏa đáng.
Trong trường hợp nhà đàm phán của phía trọng giá không thay đổi, cần áp dụng thủ thuật nhập cuộc lựa chọn (selective participation), nghĩa là cân nhắc kỹ giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của những giao dịch và chỉ chấp nhận đề nghị của nhà đàm phán trọng giá khi: thứ nhất, ta vẫn bảo đảm có lãi; thứ hai, sự chấp nhận không ảnh hưởng đến việc kinh doanh trong tương lai.
Các nhà đàm phán của khách hàng trọng giá cả thường là những người cứng rắn và khó thuyết phục nhất, đơn giản là vì họ mua với khối lượng khổng lồ Quy tắc 80/20 phát biểu rằng 80% số bán ra của công ty đó phụ thuộc vào 20% số khách hàng lớn Không đàm phán với đại diện của khách hàng trọng giá cả là điều ít ai muốn xảy ra. ¥ Đàm phán với khách hàng trọng giá trị:
Khách hàng trọng giá trị (value buyers) không tìm mặt hàng/dịch vụ có chất lượng cao hoặc rẻ nhất Thay vào đó, họ ra quyết định mua trên cơ sở cân nhắc các thuộc tính của hàng hoá/dịch vụ, phân tích những bù trừ trong quan hệ giữa các thuộc tính hàng hoá/dịch vụ và giá cả của chúng Nghĩa là họ tập trung vào các hàng hoá/dịch vụ cho độ thoả dụng cao tính theo giá đơn vị Không giống các nhà đàm phán thuộc nhóm khách hàng trọng giá cả, những người chỉ chú trọng vào chi phí, nhà đàm phán thuộc nhóm khách hàng này có tính đến các chi phí cho độ thoả dụng nên có thể chấp nhận các giải pháp giá cao Chính vì thế các nhà đàm phán thuộc nhóm khách hàng này có thể tạo cơ hội cho bạn hàng của mình thu lợi nhuận cao nếu họ được thuyết phục về giá trị vượt trội hơn hẳn của hàng hoá/dịch vụ đang được đàm phán.
Cái khó khi đối diện với các nhà đàm phán thuộc nhóm này là mặt lâu dài của những giao dịch vì họ luôn đánh giá các giải pháp thay thế Một cái khó nữa, ngoài duy trì quan hệ lâu dài, là thông tin giá trị của hàng hoá/dịch vụ đang trao đổi Cuối cùng, vì bán được giá cao, khi đàm phán các thoả thuận giá cả, phải tính đến khả năng xuất hiện xung đột về sau Cần làm rõ những gì đã được đàm phán, trao đổi và những gì không Những bất đồng về cách thay đổi, nhìn nhận quan hệ giá cả - giá trị hàng hoá/dịch vụ có thể dẫn hai bên đến chỗ đưa ra những quan điểm đối lập mà không có lối thoát. ¥ Đàm phán với khách hàng trung thành:
Khách hàng trung thành là đối tượng của nhóm khách hàng trọng giá cả, nghĩa là họ quý trọng chất lượng đã biết về hàng hoá/dịch vụ và đặt lòng tin vào các nhà cung cấp mức chất lượng họ yêu cầu Các nhà đàm phán thuộc nhóm khách hàng này ngại sự rủi ro và bấp bênh có thể xảy ra nếu giao dịch với các nhà cung cấp “chưa được thử thách” Đối với họ, mức giá thấp (do các giải pháp thay thế tạo ra) không thể bù đắp sự thiếu hụt nào đó của hàng hoá/dịch vụ được cung cấp Bởi vậy, họ trọng những giải pháp đã có, đã được thử thách trên thực tế và muốn duy trì quan hệ giao dịch trên cơ sở đó Khác với các cuộc đàm phán mang tính chất đối địch như trong đàm phán với đại diện nhóm khách hàng trọng giá cả, các cuộc đàm phán với đại diện thuộc nhóm khách hàng trung thành mang tính chân tình và tập trung vào các giải pháp thoả mãn mục đích của người bán lẫn người mua. ¥ Đàm phán với khách hàng trọng tiện lợi:
Nhóm khách hàng trọng tiện lợi, là nhóm khách hàng chỉ gặp trong hoàn cảnh đặc biệt cụ thể Trong cuộc sống hàng ngày, ta gặp họ ở các chợ gần nhà người mua, mục đích là về nhà cho nhanh, và muốn người bán bán cho nhanh.
Trong thị trường rộng lớn, đó là những thỏa thuận mua bán phát sinh trong quá trình thực hiện những thoả thuận tầm cỡ hơn.
Ví dụ: Việc chọn đặt một bữa tiệc lớn tại một khách sạn có thể có nguyên do các phái đoàn đã đặt chỗ trong thời gian hội nghị tại khách sạn đó Các nhà đàm phán thuộc nhóm khách hàng này, do lấy mục tiêu chính là sự tiện lợi, có ý thức thấp về so sánh chi phí và so sánh chất lượng sản phẩm, dịch vụ Trường hợp này, các nhà đàm phán quan tâm chủ yếu đến việc thỏa thuận càng nhanh càng tốt Họ ra đề nghị và họ thúc giục người bán đồng ý Họ sẵn sàng bỏ qua những khác biệt, ra hạn chót, tối thiểu hoá các trở ngại để đi đến việc giải quyết vấn đề tức thì Lý thuyết đàm phán gọi họ là các nhà đàm phán theo kiểu “nói nhanh cho được việc” (let’s get it done type) Mặc dù các nhà đàm phán kiểu này ít quan tâm đến chi tiết, ta cũng không thể coi họ là những con người cẩu thả Họ có thể biết rất rõ họ đang làm gì Một số nhà đàm phán thậm chí lợi dụng phong cách “nói nhanh cho được việc” và tâm thế sẵn có của bên kia về đặc điểm của loại khách hàng tiện lợi để ngụy trang cho những cái bẫy Họ muốn hợp đồng được ký kết trước khi những cái bẫy đó bị phát hiện Đương nhiên, để tự vệ, không nên quá hấp tấp đi đến thỏa thuận theo kiểu như vậy.
Kỹ thuật thuyết phục trong đàm phán giá
- Kỹ thuật thuyết phục trong đàm phán giá là những phương pháp được sử dụng để thuyết phục và đánh thức lòng tin của đối tác đàm phán trong việc chấp nhận mức giá hoặc điều kiện mà bạn đề xuất Dưới đây là một số kỹ thuật thuyết phục phổ biến:
- Chuẩn bị và trình bày các bằng chứng, dẫn chứng hoặc số liệu để chứng minh giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
VD: Tạo form, lấy ý kiến khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của hãng mình Nếu hãng kinh doanh dịch vụ spa, ở bước cuối khi thanh toán có thể xin khách hàng feedback về mức độ hài lòng khi sử dụng các gói dịch vụ của cơ sở, từ đó thu thập số liệu, dẫn chứng chứng minh chất lượng dịch vụ mà spa cung cấp.
- Đưa ra các lợi ích rõ ràng và sự phù hợp của giá hoặc điều kiện mà bạn đề xuất đối với đối tác đàm phán.
Ví dụ: Bạn kinh doanh mỹ phẩm Hàn Quốc nhập khẩu, bạn phải tìm hiểu kỹ những sản phẩm nhập về và lên một list các công dụng của từng sản phẩm, phân loại sản phẩm phù hợp với tình trạng và độ thích ứng của các loại da hay thị hiếu khác nhau Từ đó, bạn đưa ra lợi ích của sản phẩm và đưa ra mức giá tốt hơn vì mỹ phẩm bản Hàn có những hãng là bản “dupe” của các hãng dược mỹ phẩm nổi tiếng của Châu Âu, tất nhiên giá của chúng thấp hơn, phù hợp với cả học sinh, sinh viên, kể cả người có kinh tế
- Sử dụng các câu chuyện hoặc ví dụ để minh họa những thành công trước đây hoặc những kỳ vọng tích cực với mức giá hoặc điều kiện.
Ví dụ: Sử dụng sự thành công trong quá trình nghiên cứu của hãng mỹ phẩm thuần chay Cocoon Đây là hãng mỹ phẩm hoàn toàn của Việt Nam và không nghiên cứu trên động vật, thành phần thuần chay, lành tính phù hợp nhiều loại da Chính câu chuyện này sẽ khơi gợi sự tò mò và đánh vào an tâm của khách hàng khi là mỹ phẩm thuần chay lành tính còn mức giá thì phải chăng.
Để trở thành một nhà đàm phán tài ba, bạn cần chuẩn bị những gì?
Thứ nhất, thảo luận và đàm phán: sử dụng kỹ năng thương lượng và giao tiếp hiệu quả để đàm phán về mức lương Đặt mục tiêu cao hơn mức lương mà bạn mong muốn để có không gian thương lượng Lắng nghe ý kiến và đề xuất của đối tác đàm phán và tìm cách đạt được sự đồng thuận.
Thứ hai, tự tin và kiên nhẫn: đàm phán về mức lương có thể là một quá trình kéo dài và đòi hỏi sự kiên nhẫn Hãy tự tin vào giá trị của mình và kiên nhẫn trong việc thảo luận để đạt được kết quả tốt nhất.
Thứ ba, cân nhắc các yếu tố khác: ngoài mức lương, cân nhắc các yếu tố khác như lợi ích, điều kiện làm việc, cơ hội thăng tiến và sự phát triển trong công việc Đôi khi, các yếu tố này có thể đóng vai trò quan trọng trong quyết định đàm phán.
Thứ tư, lưu ý rằng quá trình đàm phán về mức lương có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề, quốc gia và tình huống cụ thể Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và sử dụng các kỹ thuật thích hợp sẽ tăng khả năng thành công trong quá trình đàm phán.
Để thành công khi đàm phán về mức lương khi đi xin việc hoặc bạn muốn tăng lương, bạn cần chuẩn bị gì trước, trong quá trình đàm phán?
Thứ nhất, tìm hiểu kỹ thông tin về công ty và mặt bằng lương cho vị trí mà bản thân xin việc với nền tảng kiến thức và kinh nghiệm mà bản thân có.
Thứ hai, có một mức lương đặt sẵn cho bản thân để chuẩn bị thảo luận những con số lương một lần khi cuộc đàm phán diễn ra.
Thứ ba, nhấn mạnh những lý do và đưa ra những dẫn chứng thuyết phục để chứng minh được bản thân xứng đáng nhận được mức lương đó.
Thứ tư, thực hành cách đàm phán (đàm phán thử) với bạn bè hoặc người có kinh nghiệm trong ngành nghề, diễn tập trước các tình huống có thể xảy ra giúp bản thân rèn luyện sự tự tin và trả lời các câu hỏi bất ngờ Thực hiện nhiều lần sẽ khiến bản thân cảm thấy tự tin khi tham gia vào cuộc đàm phán chính thức
Theo bạn, những điểm mạnh của các bạn trẻ hiện nay khi thuyết phục các nhà tuyển dụng phỏng vấn xin việc làm là gì?
Thứ nhất, có sự tìm hiểu kỹ thông tin về công ty mà bản thân đang có mong muốn được tuyển dụng vào làm việc Giới trẻ hiện nay vận dụng độ phủ sóng nhanh cùng công nghệ thông tin toàn cầu có thể dễ dàng đánh giá được cái ưu nhược điểm, thông tin về nhân sự, lãnh đạo cũng như tiềm lực phát triển của nơi muốn ứng tuyển.
Thứ hai, có kỹ năng giao tiếp và kỹ năng đàm phán, tự tin trình bày các câu hỏi mà nhà tuyển dụng đặt ra Tuổi trẻ cùng sự năng động và nhiệt huyết, bên cạnh đó là những tư duy xử lý vấn đề nhanh nhạy, không khó để các bạn trẻ thể hiện bản thân ở mức tối ưu nhất, xử lý các thử thách mà nhà tuyển dụng đặt ra.
Thứ ba, có kiến thức và hiểu biết rõ về ngành, lĩnh vực mà bản thân đang ứng tuyển Giới trẻ ngày nay đang trên đường hội nhập, tiếp thu nền giáo dục hiện đại, số đông đều chọn con đường đại học hay cao hơn đại học Kiến thức và trải nghiệm thực tiễn là chỗ dựa vững chắc trên con đường tìm kiếm thành công trong sự nghiệp của con người nói chung và giới trẻ nói riêng.
TÌNH HUỐNG
Tình huống
Công ty A gặp đại diện dân làng B để thỏa thuận mua khu đất ruộng 30.000m2 để làm dự án khu đô thị Dân làng B muốn bán 100tr/m 2 , công ty A muốn mua với giá 75tr/m 2 Theo bạn, công ty A sẽ tiến hành đàm phán với dân làng B như thế nào để thu mua được đất của người dân.
- Xác định mục tiêu đàm phán:
+ Người dân: Bán với giá 100tr/m 2 để có vốn làm ăn sau khi bán ruộng.
+ Công ty: Mua với giá 75tr/m 2
- Nếu là dân làng thì tìm hiểu:
+ Tìm hiểu thông tin mục đích thật sự công ty A mua đất để làm gì?
+ Công ty A này có thật hay không hay công ty ma, hoạt động trong lĩnh vực gì? Tìm hiểu các dự án mà công ty A đã mua?
+ Khả năng thanh toán của công ty?
+ Công ty sản xuất gì, có ảnh hưởng môi trường không?
+ Có ai muốn mua giá cao hơn không?
- Nếu là công ty thì tìm hiểu:
+ Giá trị thực của mảnh đất? Dân làng cần công việc gì sau khi bán đất?
+ Tính chất pháp lý của mảnh đất, tìm hiểu đất có mồ mả không (phải cải táng mồ mả), đất có tranh chấp hay không? Đất thổ cư hay đất nông nghiệp?
- Áp dụng phương pháp đàm phán nào và đàm phán như thế nào? Đàm phán nguyên tắc: để cùng tìm kiếm lợi ích chung.
Trường mầm non A có khoản thu cơ sở vật chất theo kỳ hàng năm (tách riêng với các khoản thu văn phòng phẩm) Một số PH khối 5 kiến nghị nhà trường không nộp cơ sở vật chất vì đã đóng góp từ khối 2 đến khối 4 rồi; giảm tiền cơ sở vật chất (vì so với các trường khối 5 trên địa bàn trường thu cao hơn) Về phía Nhà trường, anh/chị áp dụng phương pháp đàm phán và đàm phán như thế nào?
+ Lý giải tại sao lại thu cơ sở vật chất của khối 5: bao gồm tiền xây dựng trường, các giáo cụ học tập thay đổi theo từng khối lớp.
+ Đưa ra số tiền thu cơ sở vật chất của trường mặc dù cao hơn so với các trường công lập nhưng thấp hơn so với các trường tư thục trên địa bàn Nhà trường đã đồng hành và chia sẻ cùng Phụ huynh trong các khoản thu này.
Có một đơn vị trường mầm non công lập đang đàm phán yêu cầu cửa hàng bạn cung cấp sản phẩm là rau, củ, quả số lượng lớn hàng ngày để họ phục vụ bữa ăn cho học trò và giáo viên, nhân viên trong trường Qua tìm hiểu, bạn biết được khách hàng này đang đồng thời đàm phán với một số cửa hàng khác trong khu vực để chọn ra cửa hàng cung cấp hợp lý
Nếu bạn là chủ cửa hàng bạn sẽ đàm phán thế nào để họ chọn cửa hàng của bạn?
Trả lời: Đầu tiên, chúng ta sẽ đề xuất rằng cửa hàng của mình có thể cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng ngày miễn phí đến trường mầm non của họ, đảm bảo rằng hàng hoá luôn được cung cấp tươi mới và kịp thời Nắm bắt được điều kiện bắt buộc của trường mầm non là cung cấp bữa ăn chất lượng, đúng giờ (ở đây nghĩa là sáng sớm vì phải chế biến và hoàn thành bữa ăn trước 6 giờ sáng để kịp đón các bé), chúng ta đưa ra lợi ích là có bộ phận giao hàng sớm, đảm bảo nhanh gọn, đảm bảo chất lượng hàng giao.
Tiếp theo, chúng ta sẽ mời khách hàng thăm cửa hàng của mình để họ có thể kiểm tra chất lượng của sản phẩm trực tiếp, cũng như trò chuyện với các nhà cung cấp để hiểu rõ hơn về nguồn gốc của sản phẩm.
Sau đó, chúng ta sẽ thảo luận với khách hàng về việc cung cấp gói sản phẩm tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của họ, bao gồm việc cung cấp một loạt các loại rau, củ, quả mà họ thường sử dụng để phục vụ bữa ăn cho các bé và giáo viên, nhân viên của trường VD: loại rau củ quả nào có lợi cho sự phát triển của trẻ nhỏ thì chúng ta trình bày kĩ, đưa ra lợi ích và hứa hẹn mức giá ổn định.
Và cuối cùng, để tạo mối quan hệ lâu dài, chúng ta sẽ cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao và đảm bảo dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng để đảm bảo rằng mối quan hệ kinh doanh giữa chúng ta và khách hàng có thể tiếp tục phát triển trong tương lai.
Bạn chào bán các loại gỗ cho một đối tác và họ đồng ý xúc tiến ký hợp đồng Khi bạn đang làm hợp đồng thì họ điện thoại đề nghị bạn phải giảm 15% thì họ mới ký Bạn sẽ trả lời như thế nào?
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ trả lời như sau:
Tôi rất cảm ơn sự quan tâm của bạn đối với sản phẩm sắt thép của chúng tôi và chúng tôi luôn mong muốn hợp tác với bạn Ngay từ đầu, giá gỗ mà chúng tôi đề xuất đã được xem xét kỹ lưỡng và phản ánh đúng giá trị của sản phẩm chúng tôi.
Tôi hiểu rằng việc đàm phán giá cả có thể xảy ra Tuy nhiên, giảm 15% là vấn đề không nhỏ và việc này phần nhiều cũng ảnh hưởng đến chúng tôi về chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà chúng tôi cam kết cung cấp từ ban đầu.
Tôi đề nghị chúng ta xem xét lại yêu cầu giảm giá này Bên phía tôi có thể xem xét những yếu tố khác như số lượng đặt hàng, thời gian giao hàng hoặc các điều khoản khác để tìm một giải pháp phù hợp cho cả hai bên Chúng ta cùng nhau xem xét lại các yếu tố này và tìm ra một thỏa thuận hợp lý mà đáp ứng được cả nhu cầu của bạn và khả năng của chúng tôi.
Bạn ở Hà Đông (Hà Nội) chào bán các loại mặt hàng vật liệu xây dựng cho một đối tác tại Thủ Dầu Một (Bình Dương) và họ đồng ý ký hợp đồng mua Khi bạn đang soạn hợp đồng thì đối tác gửi email đề nghị bạn phải giảm 15% trên tổng giá trị hợp đồng và hỗ trợ
⅓ phí vận chuyển thì họ mới ký Bạn sẽ trả lời như thế nào?
Trong trường hợp này, chúng ta phải lắng nghe mong muốn của đối phương, cân nhắc xem yêu cầu nào có thể chấp nhận và yêu cầu nào từ chối, nếu từ chối phải từ chối theo cách nào?
Nhận định
1 Khi tìm hiểu, đánh giá đối tác chúng ta chỉ cần lấy thông tin trực tiếp từ gián điệp kinh tế, cử người săn tin.
Có 5 nguồn để lấy thông tin để tìm hiểu, đánh giá đối tác như: thông tin trực tiếp (gián điệp kinh tế, cử người săn tin); cơ quan ngoại giao của cả 2 phía, báo chí…; các bên liên quan: kế toán, tư vấn, dịch vụ bổ trợ khác tại nước sở tại; khách hàng của đối tác, đối thủ cạnh tranh của đối tác; thậm chí thông tin chính thức của đối tác phát hành Thông tin trực tiếp chỉ là 1 trong các nguồn mà chúng ta cần tìm hiểu, đánh giá đối tác.
2 Chỉ muốn đàm phán thành công, không muốn về “tay không” là quan điểm của đàm phán cứng.
Quan điểm của đàm phán cứng là chiến lược đàm phán quan tâm đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác nhưng vẫn chú trọng lợi ích của bản thân và có tính đến lợi ích của đối tác Hướng tới mục tiêu hai bên cùng thắng win - win Quan điểm chỉ muốn đàm phán thành công, không muốn về “tay không” là quan điểm của đàm phán mềm.
3 Môi trường đàm phán là yếu tố quan trọng trong đàm phán.
Bên cạnh môi trường đàm phán, còn có các yếu tố khác như: thời gian, thông tin, ưu thế của các bên đàm phán là các yếu tố quan trọng trong đàm phán.
4 Đàm phán có phải phương pháp đàm phán tối ưu nhất cho các xung đột lợi ích.
- Với xung đột nhỏ, nỗ lực đàm phán vượt quá giới hạn lợi ích hai bên đạt được.
- Đàm phán không phải phương pháp giải quyết tối ưu nhất vì có những xung đột lợi ích quá lớn.
- Đàm phán chỉ tối ưu nhất khi hai bên sẵn sàng hợp tác để giải quyết
5 Một người đàm phán giỏi là người có thể đàm phán đối tác của mình đồng ý với những điều không có lợi cho họ.
Bởi vì người đàm phán giỏi là người tìm ra phương án lợi ích của cả hai bên đều đạt được mục tiêu lớn nhất, qua đó cùng đi đến một thỏa thuận chung kèm theo các điều khoản, điều kiện cùng mục đích tối đa lợi ít cho bản thân doanh nghiệp hoặc cá nhân.
6 Ngoài kế hoạch chung, bên đàm phán phải lập những kế hoạch khác để chuẩn bị cho cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
Nhận định đúng Để chuẩn bị kế hoạch đàm phán một cách kỹ lưỡng và chi tiết, ngoài kế hoạch chung thì cần phải lập những kế hoạch khác cần thiết như kế hoạch chiến lược, kế hoạch chiến thuật, kế hoạch thực hiện cụ thể, kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu… Nếu chỉ có mỗi kế hoạch chung thì khi gặp khó khăn trong quá trình đàm phán chẳng hạn như bị đối phương
“xử ép”, trở tay không kịp trước những nước đi của đối phương thì cuộc đàm phán gần như thất bại
7 Tiến tới thỏa thuận không thuộc giai đoạn kết thúc đàm phán
Giai đoạn kết thúc đàm phán bao gồm: câu hỏi trước khi kết thúc, tiến tới thỏa thuận, hoàn tất thỏa thuận và ký kết hợp đồng Tiến tới thỏa thuận là việc các bên đã đồng ý với nhau về nhiều yêu cầu đưa ra phải tuyệt đối tập trung trong việc đàm phán, chỉ cần một quyết định thiếu chính xác sẽ làm ảnh hưởng rất lớn tới lợi nhuận, tài chính của công ty khi thực hiện hợp đồng.
8 Nhà đàm phán không cần có kỹ năng lắng nghe mà chỉ cần phải tranh luận tốt
Kỹ năng lắng nghe là điều rất quan trọng và cần thiết trong 1 cuộc đàm phán 1 nhà đàm phán có khả năng lắng nghe tốt sẽ có được nhiều lợi thế:
+ Thỏa mãn nhu cầu của đối tác
+ Thu thập được nhiều thông tin
+ Hạn chế được những sai lầm trong đàm phán
+ Tạo không khí biết lắng nghe nhau trong cuộc đàm phán
+ Giúp giải quyết được nhiều vấn đề.
9 Cần phải thu thập thông tin chi tiết về đối phương.
“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, các bên đàm phán chắc chắn sẽ thu thập rất nhiều thông tin của nhau để có những cơ sở gây sức ép khi đàm phán Doanh nghiệp của bạn cũng vậy, thông tin công khai là cần thiết, nhưng thông tin nội bộ, thông tin mật mới thật sự mang lại lợi thế đàm phán cao.
10 Trong một cuộc đàm phán luôn đặt lợi ích của bản thân nhiều hơn không quan tâm đến lợi ích bên kia?
Trong các cuộc đàm phán, mọi bên thường cố gắng đạt được lợi ích cao nhất cho bản thân Tuy nhiên, điều quan trọng là cách mọi người đạt được điều này Nếu một bên luôn chỉ suy nghĩ về lợi ích của riêng mình mà không quan tâm đến quan điểm và mong muốn của bên kia, thì có thể họ sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được một thỏa thuận lâu dài và bền vững.
Một cuộc đàm phán hiệu quả thường là kết quả của sự đồng thuận và hợp tác giữa các bên Điều này có thể bao gồm việc đặt ra các điều kiện và yêu cầu cụ thể, nhưng cũng cần phải lắng nghe và hiểu quan điểm của đối tác Khi mọi người cảm thấy được lắng nghe và đồng ý, thì khả năng họ sẽ chấp nhận và tuân theo thỏa thuận đó cũng cao hơn.
Vì vậy, việc đặt lợi ích của bản thân là quan trọng, nhưng cũng cần phải xem xét và tôn trọng lợi ích của đối phương để đạt được một kết quả mà cả hai đều hài lòng.
11 Mọi cuộc đàm phán luôn đòi hỏi phải có kỹ thuật nhượng bộ?
Kỹ thuật nhượng bộ (negotiation skills) là một yếu tố quan trọng trong mọi cuộc đàm phán Kỹ năng này đòi hỏi khả năng hiểu và đáp ứng mục tiêu, mong muốn của cả hai bên một cách linh hoạt và sáng tạo Dưới đây là một số lý do tại sao kỹ năng nhượng bộ là cần thiết trong cuộc đàm phán:
- Xây dựng mối quan hệ tốt: Kỹ thuật nhượng bộ giúp tạo ra một môi trường hợp tác và hòa giải giữa các bên Việc này có thể làm tăng cơ hội cho các thỏa thuận tương đối và lâu dài.
- Tạo điều kiện cho thỏa thuận win-win: Khi một bên nhượng bộ một phần của yêu cầu hoặc đề xuất của mình, điều này có thể tạo ra cơ hội để tạo ra một thỏa thuận mà cả hai bên đều cảm thấy hài lòng và có lợi.
- Tăng khả năng giải quyết xung đột: Trong một số trường hợp, sự nhượng bộ có thể là cách hiệu quả nhất để giải quyết mâu thuẫn và tranh chấp giữa các bên mà không gây ra tổn thất lớn.
Trắc nghiệm
1 Việc xác định phong cách và hành vi của đối tác trong đàm phán mang lại lợi ích gì cho nhà đàm phán? a Chắc chắc nhả đàm phán sẽ giành thắng lợi về phía mình b Có sự chủ động và ứng xử phù hợp khi đàm phán, thiết lập mối quan hệ tốt đẹp. c Áp đảo đối tác, tạo lợi thế về phía mình d Tạo được sự tôn trọng từ phía đối tác
2 Để chuẩn bị tốt nhất cho cuộc đàm phán, bạn cần làm gì đầu tiên? a Tổ chức đội ngũ đàm phán b Xác định BATNA c Xác định mục tiêu đàm phán một cách cụ thể d Đưa ra yêu cầu của bản thân với đối tác
3 Để đàm phán nhanh chóng đi đến thành công thì cần những yếu tố nào? a Mục đích đàm phán, ưu thế của các bên trong đàm phán b Môi trường đàm phán, thời gian, thông tin, ưu thế của các bên trong đàm phán c Đạt được thỏa thuận có lợi cho tất cả các bên tham gia. d Tất cả các ý trên
4 Một đàm phán thành công phải đảm bảo nguyên tắc?(Mai) a Đôi bên cùng có lợi b Công bằng, bình đẳng c Cùng tiến d Hòa bình, hữu nghị
5 Đâu không phải một trong các loại phong cách đàm phán?(Mai) a Phong cách cạnh tranh b Phong cách lẩn tránh c Phong cách ôn hòa d Phong cách kết hợp
6 Ma trận SWOT được dùng để làm gì? a Kỹ thuật phân tích SWOT được dùng để biết doanh nghiệp đang làm tốt điều gì nhất và đưa ra một chiến lược thành công trong tương lai SWOT cũng có thể phát hiện ra những đặc điểm đang cản trở bạn hoặc đối thủ cạnh tranh có thể triển khai trước. b Kỹ thuật phân tích SWOT được dùng để biết doanh nghiệp đang có những chiến lược gì, từ đó có thể tự tạo chiến lược cho doanh nghiệp mình. c Kỹ thuật phân tích SWOT được dùng trong kinh tế, giúp chúng ta đo lường được các hiệu quả chiến lược của mình.
7 Đâu là kỹ thuật thuyết phục đối tác trong một cuộc đàm phán? a Tập trung lợi ích của đôi bên: vì có lẽ đôi bên đều có nhiều mục tiêu, do đó hai bên cần đưa ra những mục tiêu của mình và cùng phát triển một dự án thỏa mãn đa số các mục tiêu đó Việc này sẽ làm tăng tính sáng tạo và lợi ích của đôi bên. b Đưa ra những lợi ích bay bổng, viễn tưởng không có thật để khiến đối tác cảm thấy thích thú và đồng ý hợp tác. c Đe dọa đối tác, nếu không thực hiện việc hợp tác, đối tác sẽ gặp bất lợi.
8 Áp dụng kĩ thuật lắng nghe trong đàm phán giúp a Đẩy nhanh quá trình đàm phán b Lấy lợi thế về bên phía mình c Hiểu rõ về đối tác