Liệt kê Ít nhất 5 tiêu chí Để Đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của một cơ quan, tổ chức, công ty

Do đó,năng suất lao động cao là kết quả tất yếu của việc quản trị nhân sự hiệu quả, đồng thời thểhiện sự thành công trong việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động củatoàn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

-

BÀI TẬP NHÓM GIỮA KÌ

MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Nhóm 12 GVHD: PGS.TS Bùi Loan Thùy

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2024

STT HỌ TÊN MSSV CHỨC VỤ

MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

1 Huỳnh Bảo Ngọc 2356230034 Nhóm trưởng 100%

4 Lương Đình Quang 2356230044 Thành viên 94%

5 Nguyễn Thị Huyền Trang 2356230061 Thành viên 99%

MỤC LỤC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BÀI TẬP 1

Câu 1 Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của một cơ quan,

tổ chức, công ty .Câu 2 Liệt kê ít nhất 5 cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức,

công ty .Câu 3 Chọn 1 yếu tố của môi trường bên ngoài và phân tích tác động của nó đến công

tác quản trị nhân sự của cơ quan, tổ chức, công ty .Câu 4 Chọn 1 yếu tố của môi trường bên trong và phân tích tác động của nó đến công

tác quản trị nhân sự

BÀI TẬP 2

Câu 1 Soạn một bản câu hỏi phân tích công việc để phỏng vấn từng loại chuyên viên

này (ít nhất 10 câu hỏi cho từng loại chuyên viên) Câu 2 Soạn bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc, bản tiêu chuẩn

kết quả công việc cho từng vị trí việc làm trong văn phòng)

BÀI TẬP 3

Câu 1 Hãy sắp xếp các bước sau đây thành quy trình hoạch định nhu cầu nhân lực của

1 công ty? Câu 2 Các giải pháp cơ quan, tổ chức, công ty cần thực hiện khi thiếu hụt nhân

Câu 1 Tại sao 1 số CQ, TC, Cty yêu cầu ứng viên phải làm hồ sơ theo mẫu riêng của

CQ, TC, Cty đó? Lấy dẫn chứng minh họa .Câu 2 Thiết kế 1 biểu mẫu tổng hợp dùng để ghi chép và đánh giá ứng viên ở vòng

phỏng vấn tuyển chọn Câu 3 Các chỉ số IQ, EQ, AQ, PQ, SQ, CQ do bẩm sinh hay rèn luyện? rèn luyện

bằng cách nào? Câu 4 Soạn ít nhất 10 câu hỏi trắc nghiệm IQ, 10 câu hỏi trắc nghiệm EQ, 10 câu hỏi

trắc nghiệm AQ để tuyển dụng chuyên viên quản trị văn phòng Nêu mục đích của

từng câu hỏi Câu 5 Soạn ít nhất 10 câu hỏi để phỏng vấn tuyển dụng chuyên viên quản trị văn

phòng (phân biệt với câu hỏi nhằm phân tích công việc) Nêu mục đích của từng câu

hỏi

Câu 6 Thiết kế 1 quy trình tuyển dụng nhân viên cho cơ quan (tự chọn loại hình cơ quan)

BÀI TẬP 5

Câu 1 Các biện pháp nâng cao chất lượng đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động tại các CQ/TC/DN (chọn 1 CQ/TC/DN cụ thể)

Câu 2 Phân tích mối quan hệ giữa đánh giá năng lực làm việc của nhân viên với đào tạo và phát triển?

Câu 3 Lập bảng hướng dẫn cách chấm điểm cho tiêu chí đánh giá về việc tiếp nhận công văn đến và chuyển công văn đi của nhân viên văn thư

BÀI TẬP 6

Câu 1 Trong điều kiện kinh phí có hạn, hãy xếp thứ tự ưu tiên đào tạo cho những nhu cầu đào tạo sau đây của một CQ, giải thích tại sao?

Câu 2 Mỗi nhóm chuẩn bị một bài giảng ngắn gọn về kỹ năng giao tiếp qua thư điện tử (E.Mail)

Câu 3 Lập bảng hỏi về chất lượng của 1 khóa đào tạo ngắn hạn về kỹ năng soạn thảo văn bản

BÀI TẬP 7

Tìm hiểu Nghị định số 73/2024/NĐ-CP ngày 30/6/2024 của Chính phủ quy định mức lương cơ sở và chế độ tiền thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang

BÀI TẬP 8

Tìm hiểu các quy định pháp luật về hòa giải trong các lĩnh vực, như: hòa giải ở cơ sở; hòa giải trong tố tụng hành chính; hòa giải tranh chấp đất đai; hòa giải thương mại; hòa giải và đối thoại tại Tòa án

BÀI TẬP 9

Tìm hiểu các phần mềm quản lý nhân lực mới nhất

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Cô Bùi Loan Thùy vì

đã tận tình hướng dẫn và đưa ra những nhận xét, góp ý vô cùng hữu ích trong suốt quá trình thực hiện bài tập Nhờ sự chỉ dẫn của Cô, chúng em đã có cơ hội học hỏi thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu Đây chắc chắn sẽ là hành trang quan trọng giúp chúng em trong quá trình học tập và phát triển sau này.

Trong suốt quá trình học tập dưới sự hướng dẫn của Cô, nhóm không chỉ được tiếp thu kiến thức lý thuyết mà còn trau dồi thêm nhiều kỹ năng thực hành “Quản trị nguồn nhân lực” là một môn học thiết thực và có giá trị cao, qua đó giúp chúng em hiểu

rõ hơn về những thách thức cũng như cơ hội trong lĩnh vực này Mặc dù đã nỗ lực hết sức, song nhóm vẫn còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tế, dẫn đến không tránh khỏi một số thiếu sót trong bài tập Chúng em rất mong nhận được sự góp ý

từ Cô và các bạn để bài báo cáo trở nên hoàn thiện hơn.

Cuối cùng, nhóm 12 xin chân thành cảm ơn Cô đã tận tâm hướng dẫn và cảm ơn các thành viên trong nhóm vì sự hợp tác và cố gắng để hoàn thành bài tập này.

1 Năng suất lao động cao

2 Đạt tỷ lệ cao trong việc hoàn thành mục tiêu vượt mức đã đề ra

3 Phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

4 Chi phí quản lý nhân sự tối ưu

5 Mức độ thỏa mãn nhu cầu của người lao động cao

6 Các chế độ đãi ngộ về phúc lợi, học tập, khen thưởng tốt

7 Chất lượng đào tạo và phát triển cao

8 Khả năng thích ứng với sự đổi mới của nguồn nhân lực cao

9 Đảm bảo môi trường làm việc công bằng

10 Công tác kiểm tra, giám sát nguồn nhân lực hiệu quả

1 Năng suất lao động cao

Năng suất lao động cao là một tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu quảquản trị nhân sự vì nó phản ánh khả năng quản lý và khai thác tối đa tiềm năng của nguồnnhân lực Khi năng suất lao động tăng, điều đó cho thấy các quy trình tuyển dụng, đàotạo, phân bổ công việc và quản lý nhân sự đang được thực hiện một cách khoa học vàhiệu quả Một hệ thống quản trị nhân sự tốt sẽ đảm bảo rằng nhân viên có đủ kỹ năng,động lực và môi trường làm việc thuận lợi để phát huy tối đa năng lực cá nhân Do đó,năng suất lao động cao là kết quả tất yếu của việc quản trị nhân sự hiệu quả, đồng thời thểhiện sự thành công trong việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động củatoàn tổ chức

2 Đạt tỷ lệ cao trong việc hoàn thành mục tiêu vượt mức đã đề ra

Đạt tỷ lệ cao trong việc hoàn thành mục tiêu vượt mức đã đề ra là tiêu chí quantrọng để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự Việc vượt mục tiêu có thể được thể hiện quanhiều khía cạnh khác nhau trong một cơ quan, tổ chức, công ty bao gồm: tăng trưởngdoanh thu và lợi nhuận vượt trội; hiệu suất làm việc của nhân viên cao hơn dự kiến; hoàn

thành nhiệm vụ trước thời hạn hoặc vượt mức chỉ tiêu được giao; các sáng kiến, cải tiếnliên tục đến từ nhân viên, Khi cơ quan, tổ chức, công ty không chỉ hoàn thành mà cònvượt qua được các mục tiêu đã đề ra, điều đó thể hiện sự phân công công việc hợp lý, môitrường làm việc thuận lợi cùng với hiệu quả của các chương trình đào tạo và phát triểnnhân viên Đây chính là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của công tác quản trị nhân sự.

3 Phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Tiêu chí này thể hiện năng lực phân bổ và sử dụng nhân sự một cách hợp lý, từ đótạo sự gắn kết giữa các thành viên để hệ thống vận hành hiệu quả Việc sử dụng đúngngười, đúng năng lực giúp phát huy tối đa khả năng cá nhân, đồng thời đảm bảo sự phốihợp nhịp nhàng trong các đội nhóm, từ đó nâng cao chất lượng công việc và tiết kiệm thờigian Khi nhân lực được quản lý hiệu quả, tổ chức không chỉ giảm thiểu chi phí mà còntăng cường khả năng cạnh tranh thông qua sự ổn định và phát triển của đội nhóm nhânviên Bên cạnh đó, việc phân bổ nhân sự hợp lý cũng sẽ giúp duy trì tinh thần làm việctích cực, giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng cường mức độ gắn kết của nhân viên với tổ chức

Do đó, phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả rất quan trọng trong công tác quản trịnhân sự

4 Chi phí quản lý nhân sự tối ưu

Chi phí quản lý nhân sự tối ưu cũng là một trong những tiêu chí quan trọng đểđánh giá hiệu quả quản trị nhân sự, vì nó phản ánh khả năng sử dụng ngân sách một cáchhợp lý cho các hoạt động liên quan đến nhân lực, bao gồm lương thưởng, chi phí đào tạo,phúc lợi, tuyển dụng, chi phí quản lý nhân sự… Việc cân bằng chi phí với hiệu suất laođộng, đảm bảo các khoản đầu tư vào nguồn nhân lực mang lại giá trị tương xứng, giảmthiểu chi phí tuyển dụng thông qua giữ chân nhân viên lâu dài, ứng dụng công nghệ để tựđộng hóa quy trình quản lý tất cả đều góp phần tối ưu hóa chi phí quản lý nhân sự Khikiểm soát tốt chi phí này, tổ chức không chỉ tiết kiệm tài chính mà còn có thể tái đầu tưvào các chương trình phát triển nhân viên, từ đó nâng cao hiệu suất và khả năng cạnhtranh Vì vậy, chi phí quản lý nhân sự tối ưu là thước đo quan trọng của hiệu quả quản trịnhân sự

5 Mức độ thỏa mãn nhu cầu của người lao động cao

Mức độ hài lòng của người lao động là một tiêu chí khách quan trong việc đánh giáchất lượng quản trị nhân sự Sự hài lòng của người lao động được thể hiện thông qua cácyếu tố như: thu nhập, phúc lợi, điều kiện làm việc, cơ hội phát triển nghề nghiệp, môitrường làm việc và sự cân bằng giữa công việc với cuộc sống Khi nhân viên cảm thấythỏa mãn, họ sẽ có động lực làm việc cao hơn, từ đó năng suất được cải thiện và có xuhướng gắn bó lâu dài với tổ chức Điều này góp phần xây dựng môi trường làm việc tíchcực, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững cho tổ chức.

6 Các chế độ đãi ngộ về phúc lợi, học tập, khen thưởng tốt

Các chế độ đãi ngộ về phúc lợi, học tập, khen thưởng tốt bao gồm việc cung cấpcác chính sách phúc lợi toàn diện như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép và hỗ trợchăm sóc sức khỏe cho nhân viên; tổ chức các khóa học, chương trình đào tạo hoặc cấphọc bổng cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng và phát triển sự nghiệp; các chế độ khenthưởng, công nhận thành tích, Các chế độ đãi ngộ này không chỉ giữ chân nhân viên tàinăng mà còn thúc đẩy hiệu suất và tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức Vì vậy, chế độđãi ngộ tốt là tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý nhân sự, đồng thời thể hiệnnăng lực thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng

7 Chất lượng đào tạo và phát triển cao

Đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo và phát triển cũng là một cách quantrọng để đo lường sự thành công của hoạt động quản trị nhân sự trong tổ chức Chươngtrình đào tạo và phát triển được coi là chất lượng cao thông qua việc nhân viên sau khitham gia đã có sự cải thiện rõ rệt về kỹ năng, kiến thức và năng lực Điều đó thể hiện quaviệc hiệu suất làm việc tăng, khả năng giải quyết vấn đề tốt hơn, sự sáng tạo trong côngviệc và khả năng thích ứng với thay đổi nhanh chóng Nhân viên cũng có xu hướng thăngtiến trong sự nghiệp, đóng góp lớn hơn cho tổ chức và thể hiện sự gắn kết cao hơn với cơquan, tổ chức, công ty Khi các hoạt động đào tạo và phát triển được triển khai hiệu quả sẽtạo ra lực lượng lao động chất lượng cao, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của cơquan, tổ chức, công ty

8 Khả năng thích ứng tốt với sự đổi mới của nguồn nhân lực cao

Khả năng thích ứng tốt với sự đổi mới của nguồn nhân lực cao đóng vai trò quantrọng trong việc quản trị nhân sự của cơ quan, tổ chức, công ty Điều này thể hiện rõ qua

việc nhân viên có thể nhanh chóng điều chỉnh cách làm việc, sẵn sàng tiếp nhận các côngnghệ, quy trình mới và thích nghi với những thay đổi trong môi trường làm việc Nhữngnhân viên có khả năng thích ứng tốt thường học hỏi nhanh, chủ động cập nhật kỹ năng,kiến thức và có khả năng chuyển đổi linh hoạt giữa các vai trò hoặc nhiệm vụ khác nhau.

Họ thường thể hiện sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả và làm việc nhómtốt, đặc biệt trong các dự án liên ngành là minh chứng rõ ràng cho khả năng thích ứng với

sự đổi mới Đây là một tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý nhân sự vì nó chothấy khả năng cơ quan, tổ chức, công ty đã xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên cóthể đối phó với những thay đổi nhanh chóng trong thị trường và công nghệ Nhân sự cókhả năng thích ứng tốt giúp cho tổ chức duy trì tính cạnh tranh, giảm thiểu gián đoạn dothay đổi, tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm chi phí tuyển dụng hay đào tạo lại Đồng thời

nó cũng thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới liên tục, qua đó góp phần vào sự phát triển bềnvững của tổ chức

9 Đảm bảo môi trường làm việc công bằng

Việc đảm bảo môi trường làm việc công bằng là một tiêu chí quan trọng trongđánh giá hiệu quả của công tác quản trị nhân sự Môi trường công bằng được hiểu là nơilàm việc minh bạch, không có sự phân biệt đối xử và mọi nhân viên đều được đánh giá,phát triển dựa trên năng lực và đóng góp của họ Điều này được thể hiện qua việc thựchiện các chính sách tuyển dụng, đãi ngộ, thăng tiến và khen thưởng một cách minh bạch,không phân biệt giới tính, tuổi tác, chủng tộc hay bất kỳ yếu tố cá nhân nào khác Nhânviên được đánh giá công bằng theo năng lực và hiệu quả làm việc, đồng thời có điều kiệnbình đẳng để phát triển nghề nghiệp và tiếp cận các cơ hội đào tạo, thăng tiến Khi cảmthấy được đối xử công bằng, họ sẽ có động lực làm việc tốt hơn, từ đó nâng cao hiệu suất

và giảm tỷ lệ nghỉ việc Môi trường công bằng không chỉ thu hút và giữ chân nhân tài màcòn xây dựng văn hóa làm việc tích cực, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.Ngoài ra, chính sách nhân sự công bằng còn giúp tổ chức tránh rủi ro pháp lý và duy trìdanh tiếng tốt trong mắt đối tác và khách hàng

10 Công tác kiểm tra, giám sát nguồn nhân lực hiệu quả

Công tác kiểm tra, giám sát nguồn nhân lực hiệu quả cũng là tiêu chí quan trọngkhông kém trong việc đánh giá quản lý nhân sự vì nó đảm bảo các quy trình và nhiệm vụ

được thực hiện đúng tiến độ và đạt kết quả cao Hoạt động này bao gồm việc đánh giáthường xuyên hiệu suất làm việc của nhân viên, kịp thời phát hiện các vấn đề như chậmtiến độ, chất lượng kém hoặc xung đột nội bộ Hệ thống giám sát hiệu quả còn cung cấpcác báo cáo minh bạch, giúp điều chỉnh quy trình và đánh giá chính xác năng lực cá nhân,

từ đó triển khai biện pháp phát triển hoặc khen thưởng hợp lý Điều này giúp tối ưu hóanguồn lực, tăng hiệu suất, đồng thời nâng cao sự minh bạch và tạo niềm tin cho nhânviên, góp phần vào sự phát triển bền vững và hiệu quả lâu dài của tổ chức

Câu 2 Liệt kê ít nhất 5 cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty. 

10 cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty

1 Xây dựng văn hóa tổ chức thích hợp

2 Cải thiện chế độ đãi ngộ

3 Cải thiện điều kiện làm việc

4 Ghi nhận và khen thưởng thành tích

5 Xây dựng hệ thống lương thưởng cạnh tranh

6 Đào tạo, phát triển, nâng cao năng lực cho nhân viên

7 Tổ chức các hoạt động ngoại khóa

8 Quan tâm, lắng nghe và động viên người lao động

9 Phân quyền

10 Giải quyết kịp thời và thỏa đáng các xung đột nội bộ

1 Xây dựng văn hóa tổ chức thích hợp

Để duy trì và động viên nguồn nhân lực, việc xây dựng một văn hóa phù hợp làyếu tố quan trọng hàng đầu Một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấyđược tôn trọng, gắn kết và có động lực phát triển sẽ giúp nâng cao hiệu suất và giữ chânnhân tài Cụ thể, văn hóa này nên bao gồm các giá trị cốt lõi như: đoàn kết, minh bạch,trách nhiệm, sáng tạo và tôn trọng sự đa dạng Văn hóa tổ chức tốt sẽ mang lại nhiều lợiích, giúp tăng cường sự gắn kết và trung thành của nhân viên, đồng thời nâng cao tinhthần và hiệu suất làm việc Một văn hóa tích cực không chỉ thu hút và giữ chân nhân tài

mà còn khuyến khích sự sáng tạo, hợp tác, giúp tổ chức phát triển bền vững Điều nàycũng góp phần xây dựng lòng tin, nâng cao uy tín, đảm bảo thành công lâu dài cho tổchức.

2 Cải thiện chế độ đãi ngộ

Cải thiện chế độ đãi ngộ cũng là một trong những cách để duy trì và động viênnguồn lực của cơ quan, tổ chức, công ty Cải thiện chế độ đãi ngộ bao gồm việc tăngcường các phúc lợi như tăng lương, thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép,trợ cấp và hỗ trợ tài chính cho nhân viên Ngoài ra còn có các chương trình phúc lợi bổsung như cơ hội thăng tiến, hỗ trợ phát triển cá nhân thông qua đào tạo hoặc cấp họcbổng, Cải thiện chế độ đãi ngộ giúp nhân viên cảm thấy bản thân được quan tâm vàđánh giá đúng mức Chế độ đãi ngộ hấp dẫn không chỉ giữ chân nhân tài mà còn tạo sựhài lòng, khuyến khích nhân viên cống hiến nhiều hơn cho tổ chức Đồng thời, việc cảithiện đãi ngộ giúp nâng cao tinh thần làm việc, tăng cường sự gắn kết của người lao động,

từ đó nâng cao hiệu suất và góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức

3 Cải thiện điều kiện làm việc

Cải thiện điều kiện làm việc cũng là một cách hiệu quả để duy trì và động viênnhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty Cải thiện điều kiện làm việc bao gồm việc nângcấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại, đảm bảo không gian làm việc an toàn, thoải mái

và tiện nghi cho nhân viên Ngoài ra điều kiện làm được cải thiện còn thể hiện qua cácchính sách phúc lợi như chế độ nghỉ phép, bảo hiểm y tế, chăm sóc sức khỏe và hỗ trợ cânbằng giữa công việc và cuộc sống Bên cạnh đó, tạo môi trường làm việc thân thiện, tíchcực cũng góp phần làm giảm căng thẳng cho nhân viên Khi điều kiện làm việc được cảithiện, nhân viên sẽ tập trung và làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu các rủi ro về sức khỏe

và căng thẳng Điều này giúp họ cảm thấy được quan tâm và đảm bảo sức khỏe, từ đó làmtăng sự hài lòng và mong muốn gắn bó lâu dài với tổ chức của nhân viên

4 Ghi nhận và khen thưởng thành tích

Các chương trình khen thưởng nhân viên khi họ đạt được mục tiêu công việc hoặc

có những đóng góp xuất sắc cùng với việc tổ chức các buổi vinh danh, trao thưởng định

kỳ là những cách hiệu quả để duy trì và động viên nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức,công ty Việc kịp thời ghi nhận đóng góp của nhân viên không chỉ giúp họ cảm thấy được

tôn trọng và đánh giá cao mà còn khuyến khích họ tiếp tục cống hiến cho tổ chức Khinhân viên nhận thấy thành tích của họ được công nhận và khen thưởng xứng đáng, họ có

xu hướng làm việc hiệu quả hơn và gắn bó lâu dài với tổ chức, góp phần thúc đẩy sự pháttriển bền vững của tổ chức Bên cạnh đó, khen thưởng đúng cách còn thúc đẩy sự cạnhtranh lành mạnh trong môi trường làm việc, từ đó gia tăng hiệu suất lao động

5 Xây dựng hệ thống lương thưởng cạnh tranh

Lương thưởng cạnh tranh không chỉ là mức lương cơ bản mà còn bao gồm cáckhoản thưởng bổ sung dựa trên những tiêu chí như doanh thu đạt được, hiệu suất côngviệc theo KPI, được quy định rõ ràng trong chính sách của công ty Việc xây dựng hệthống lương thưởng cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và động viênnhân lực vì nó tạo ra sự công bằng và thúc đẩy tinh thần cống hiến mạnh mẽ Khi mứclương thưởng phản ánh đúng nỗ lực và đóng góp của nhân viên, họ sẽ cảm thấy đượcđánh giá cao và có động lực để làm việc hiệu quả hơn Hơn nữa, một hệ thống lươngthưởng công bằng không chỉ giúp tổ chức giữ chân nhân tài mà còn tạo ra sự hấp dẫn đốivới các ứng viên tiềm năng, góp phần phát triển lực lượng lao động chất lượng và tăngcường hiệu suất tổng thể của tổ chức

6 Đào tạo, phát triển, nâng cao năng lực cho nhân viên

Đào tạo, phát triển, nâng cao năng lực cho nhân viên là một trong những yếu tốgiúp cơ quan, tổ chức, công ty duy trì và tạo động viên nhân lực Điều này được thực hiệnthông qua việc tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm và chươngtrình phát triển nghề nghiệp, qua đó giúp nhân viên cải thiện năng lực và đạt được cácmục tiêu cá nhân Đây là cách để duy trì và khích lệ nguồn nhân lực vì nó mang lại cơ hộiphát triển và nâng cao giá trị của nhân viên trong tổ chức Khi được trao cơ hội học tập vàphát triển, nhân viên cảm thấy được tổ chức quan tâm, từ đó gia tăng sự cống hiến cho cơquan, tổ chức, công ty Hơn nữa, việc nâng cao năng lực giúp họ đóng góp hiệu quả hơnvào mục tiêu chung, góp phần cải thiện hiệu suất tổng thể Điều này không chỉ giúp tổchức giữ chân nhân tài mà còn đảm bảo có nguồn lực chất lượng cao để đáp ứng cácthách thức và yêu cầu phát triển trong tương lai

7 Tổ chức các hoạt động ngoại khóa

Tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên là phương pháp hiệu quả để duytrì và động viên nguồn nhân lực Những hoạt động này bao gồm sự kiện thể thao, hoạtđộng văn hóa, team building, hội thảo hoặc các chuyến du lịch dã ngoại, nhằm tạo cơ hộicho nhân viên được thư giãn, giao lưu và gắn kết Không chỉ giúp xây dựng tinh thầnđồng đội và tạo nên môi trường làm việc tích cực, các hoạt động này còn giảm căngthẳng, cải thiện sức khỏe tinh thần và thể chất, đồng thời nâng cao động lực và hiệu suấtlàm việc Nhìn chung, việc tổ chức các hoạt động ngoại khóa là cần thiết để duy trì vàphát triển nguồn nhân lực trong tổ chức.

8 Quan tâm, lắng nghe và động viên người lao động

Việc quan tâm, lắng nghe và động viên người lao động là yếu tố quan trọng trongviệc duy trì và động viên lực lượng lao động Khi nhân viên cảm thấy được thấu hiểu và

hỗ trợ kịp thời, họ sẽ giảm căng thẳng, cải thiện sức khỏe tinh thần và làm việc hiệu quảhơn Sự quan tâm này còn góp phần tạo nên sự gắn kết trong đội nhóm, khuyến khích tinhthần chia sẻ và hợp tác Để thực hiện điều này, tổ chức cần xây dựng môi trường giao tiếpcởi mở, lắng nghe ý kiến thông qua các buổi họp, khảo sát và có thể triển khai chươngtrình hỗ trợ tâm lý giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống

9 Phân quyền

Phân quyền là quá trình trao quyền quyết định và chia sẻ công việc của nhà quảntrị cho nhân viên, thể hiện sự tin tưởng và phát huy tính dân chủ trong tổ chức Điều nàykhông chỉ tạo cơ hội cho nhân viên thực hành quản lý và thể hiện tài năng mà còn giúp họnhận thức rõ vai trò và trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao Đồng thời, phân quyềncũng giúp nhà quản lý đánh giá năng lực làm việc và tiềm năng thăng tiến của nhân viên.Đây là cách hiệu quả để duy trì và động viên nhân lực, vì nó tạo ra sự tin tưởng, khuyếnkhích trách nhiệm và mở ra cơ hội phát triển cho nhân viên Khi được phân quyền, nhânviên cảm thấy mình có vai trò quan trọng, được tự chủ trong việc đưa ra quyết định, từ đógia tăng sự tự tin và có thêm động lực để cống hiến lâu dài Việc phân quyền còn khuyếnkhích họ phát triển kỹ năng quản lý, tư duy sáng tạo và chủ động giải quyết vấn đề Bêncạnh đó, việc phân quyền cũng góp phần giảm áp lực cho lãnh đạo, tạo sự linh hoạt trongcông việc và cải thiện hiệu suất Điều này không chỉ giúp duy trì nguồn nhân lực ổn định

mà còn tăng cường cam kết gắn bó lâu dài của nhân viên, góp phần thúc đẩy sự phát triểnbền vững của tổ chức.

10 Giải quyết kịp thời và thỏa đáng các xung đột nội bộ

Giải quyết kịp thời và thỏa đáng các xung đột nội bộ là một cách vô cùng cần thiết

để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Giải quyết kịp thời

và thỏa đáng các xung đột nội bộ thông qua việc phản hồi nhanh chóng, giữ sự công bằng,lắng nghe tất cả các bên và tìm ra giải pháp phù hợp Quá trình này cần minh bạch, ngănngừa xung đột leo thang và duy trì môi trường làm việc hòa thuận Nếu xung đột khôngđược xử lý đúng cách, nó có thể nhanh chóng trở thành sự bất mãn, gây căng thẳng và ảnhhưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc, thậm chí dẫn đến tình trạng nghỉ việc Ngượclại, xung đột được giải quyết một cách kịp thời và thỏa đáng, tránh để mâu thuẫn kéo dài

sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc ổn định, nơi nhân viên cảm thấy yên tâm và tintưởng vào sự công bằng của tổ chức Khi mâu thuẫn được xử lý đúng lúc và hợp lý, nhânviên sẽ không bị phân tâm bởi các vấn đề khác mà tập trung vào công việc hơn, đồng thờigiữ vững tinh thần làm việc tích cực Việc giải quyết xung đột cũng thể hiện sự quan tâmcủa tổ chức đối với nhân viên, tạo ra sự gắn kết lâu dài và thúc đẩy sự hợp tác, từ đó nângcao hiệu suất làm việc và duy trì nguồn nhân lực ổn định trong dài hạn

Câu 3 Chọn 1 yếu tố của môi trường bên ngoài và phân tích tác động của nó đến công tác quản trị nhân sự của cơ quan, tổ chức, công ty. 

Kinh tế là một yếu tố bên ngoài có vai trò quan trọng và tác động trực tiếp đếnnhiều lĩnh vực của đời sống, đặc biệt là trong công tác quản trị nhân sự của các cơ quan,

tổ chức, và doanh nghiệp Sự phát triển hay suy thoái của nền kinh tế đều có khả năng làmthay đổi các yếu tố như điều kiện làm việc, lương thưởng, cơ hội thăng tiến và chiến lượcphát triển nguồn nhân lực Việc hiểu rõ và phân tích yếu tố kinh tế không chỉ giúp nhàquản trị nhân sự xây dựng các chính sách hiệu quả mà còn hỗ trợ tổ chức duy trì sự ổnđịnh và phát triển bền vững trong bối cảnh thị trường thường xuyên biến động

Kinh tế tác động mạnh mẽ đến nhiều khía cạnh trong công tác quản trị nhân sự của

tổ chức, công ty, cụ thể như sau:

1 Quản lý chi phí nhân sự và lương thưởng

2 Tuyển dụng và thu hút nhân tài

3 Đào tạo và phát triển nhân lực

4 Chính sách quản trị thay đổi theo chu kỳ kinh tế

5 Tinh thần và động lực làm việc của nhân viên

1 Quản lý chi phí nhân sự và lương thưởng

Tình hình kinh tế có tác động mạnh mẽ đến việc quản lý chi phí nhân sự và lươngthưởng trong quá trình quản trị nhân sự Khi kinh tế ổn định hoặc tăng trưởng, các cơquan, tổ chức, công ty có xu hướng mở rộng quy mô sản xuất và tăng cường khả năngsinh lợi Điều này cho phép họ nâng cao mức lương thưởng nhằm thu hút và duy trìnguồn nhân lực chất lượng Ngược lại, khi kinh tế rơi vào suy thoái, các cơ quan, tổ chức,công ty phải đối mặt với việc thu hẹp ngân sách, dẫn đến việc thực thi các chính sách cắtgiảm chi phí như giảm lương, giảm phúc lợi, thậm chí cắt giảm nhân sự là những lựa chọnthường thấy nhằm duy trì sự cân bằng tài chính Tóm lại, tình hình kinh tế trực tiếp ảnhhưởng đến chính sách quản lý chi phí nhân sự, lương thưởng và phúc lợi buộc các tổ chứcphải linh hoạt điều chỉnh để duy trì sự ổn định và phát triển bền vững

2 Tuyển dụng và thu hút nhân tài

Ngoài tác động đến quản lý chi phí nhân sự và lương thưởng, kinh tế còn ảnhhưởng sâu rộng đến công tác tuyển dụng và thu hút nhân tài Trong giai đoạn phát triểnkinh tế, các cơ quan, tổ chức và công ty thường gia tăng hoạt động tuyển dụng, đặc biệt ởcác vị trí chiến lược nhằm cạnh tranh và đẩy mạnh sự phát triển Tuy nhiên, trong giaiđoạn suy thoái kinh tế, sự sụt giảm về nhu cầu thị trường và khả năng tài chính khiến các

cơ quan, tổ chức và công ty phải thận trọng hơn trong việc tuyển dụng Họ thường tạmngừng mở rộng nhân sự và chỉ ưu tiên tuyển dụng các vị trí thực sự cần thiết để duy trìhoạt động Điều này không chỉ dẫn đến sự hạn chế cơ hội việc làm mà còn làm tăng sựcạnh tranh giữa các ứng viên, đồng thời việc không tuyển thêm người lao động có thể tạo

áp lực lên nhóm nhân viên hiện có, khiến họ phải gánh thêm nhiều công việc và tráchnhiệm, từ đó dễ dẫn đến tình trạng kiệt sức và giảm hiệu suất làm việc

3 Đào tạo và phát triển nhân lực

Kinh tế cũng tác động mạnh mẽ đến việc đào tạo và phát triển nhân lực Trong bốicảnh kinh tế phát triển, các cơ quan, tổ chức, công ty có điều kiện phân bổ nhiều nguồnlực hơn cho công tác đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, nhằm tăngcường sức cạnh tranh Tuy nhiên, trong các giai đoạn kinh tế suy thoái, ngân sách dànhcho đào tạo thường bị cắt giảm với trọng tâm được chuyển hướng vào việc duy trì cáchoạt động cốt lõi thay vì đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực

4 Chính sách quản trị thay đổi theo chu kỳ kinh tế

Yếu tố kinh tế cũng ảnh hưởng sâu sắc đến các chính sách quản trị của các tổ chức,phản ánh sự thay đổi theo chu kỳ kinh tế Các tổ chức và doanh nghiệp cần liên tục điềuchỉnh chính sách quản trị nhân sự để thích ứng với sự biến động của kinh tế Trong cácgiai đoạn suy thoái kinh tế, chiến lược quản trị nhân sự thường tập trung vào việc tối ưuhóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực và cắt giảm chi phí nhằm đảm bảo sự ổn định vàbền vững trong hoạt động Ngược lại, khi nền kinh tế phát triển, chính sách quản trị nhân

sự có xu hướng mở rộng quy mô lao động, tăng cường đầu tư vào công tác đào tạo vàphát triển nguồn nhân lực, với mục tiêu nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển dàihạn của tổ chức Do đó, các chính sách quản trị luôn phải linh hoạt và thích ứng với sựbiến động của nền kinh tế để đảm bảo sự bền vững và phát triển dài hạn cho tổ chức

5 Tinh thần và động lực làm việc của người lao động

Kinh tế cũng tác động trực tiếp đến tinh thần và động lực làm việc của nhân viên.Trong giai đoạn suy thoái kinh tế, áp lực từ việc cắt giảm lương, nguy cơ mất việc làm vàthay đổi cơ cấu tổ chức có thể dẫn đến suy giảm tinh thần và động lực làm việc của lựclượng lao động Điều này đặt ra thách thức đáng kể cho các nhà quản trị trong việc duy trì

sự gắn kết của nhân viên và đảm bảo hiệu suất công việc, đòi hỏi các biện pháp quản trịlinh hoạt và hiệu quả

Câu 4 Chọn 1 yếu tố của môi trường bên trong và phân tích tácđộng của nó đến công tác quản trị nhân sự

Bên cạnh các yếu tố bên trong như mục tiêu, chiến lược, văn hóa, ban lãnh đạochính là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến quản trị nhân sự

trong cơ quan, tổ chức, công ty Ban lãnh đạo không chỉ chịu trách nhiệm xây dựng vàtriển khai chiến lược phát triển mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng,thúc đẩy tinh thần và điều chỉnh hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viên Trong bối cảnhcạnh tranh ngày càng gay gắt, vai trò của ban lãnh đạo càng trở nên quan trọng trong việcđảm bảo tính hiệu quả của việc quản trị nhân sự.

Các tác động của ban lãnh đạo đến công tác quản trị nhân sự bao gồm:

1 Quản lý thay đổi và điều chỉnh nhân sự

2 Định hướng chiến lược và chính sách nhân sự

3 Quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân tài

4 Phát triển và đào tạo nguồn nhân lực

5 Văn hóa tổ chức và môi trường làm việc

1 Quản lý thay đổi và điều chỉnh nhân sự

Việc quản lý sự thay đổi và điều chỉnh nguồn lực nhân sự chịu tác động trực tiếp từvai trò và quyết định của ban lãnh đạo Khi tổ chức đối diện với những thay đổi lớn nhưtái cơ cấu, điều chỉnh chiến lược hoặc mở rộng quy mô, ban lãnh đạo đóng vai trò thenchốt trong việc quản lý quá trình thay đổi và điều chỉnh nguồn lực nhân sự Ban lãnh đạolàm việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên thích ứng nhanh chóng với các thay đổi, đảm bảo họkhông chỉ tiếp thu và thực hiện đúng các quy trình mới mà còn duy trì được tinh thần làmviệc cũng như hiệu suất cao Để đạt được điều này, ban lãnh đạo cần có khả năng truyềnđạt thông tin một cách rõ ràng, tạo dựng niềm tin và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho nhânviên trong suốt quá trình chuyển đổi

2 Định hướng chiến lược và chính sách nhân sự

Ban lãnh đạo giữ vai trò then chốt trong việc định hướng và phát triển chiến lượcnguồn nhân lực cho tổ chức Họ chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng liênquan đến chính sách tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên và các chương trình khuyếnkhích, đãi ngộ Một ban lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vựcnhân sự sẽ giúp tổ chức xây dựng những chiến lược quản trị nhân sự hiệu quả, đồng thờinâng cao khả năng cạnh tranh của cơ quan, tổ chức, công ty trên thị trường lao động

3 Quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân tài

Ban lãnh đạo tác động mạnh đến việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài Họ thiết lậpcác tiêu chuẩn đối với ứng viên, đồng thời định hướng các quy trình tuyển dụng sao chohiệu quả và phù hợp với mục tiêu của tổ chức Bên cạnh đó, cách thức ban lãnh đạo quản

lý, hỗ trợ và phát triển nhân viên sau khi tuyển dụng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả nănggiữ chân các nhân viên có năng lực Một môi trường làm việc được lãnh đạo tốt, khuyếnkhích sự phát triển cá nhân và tạo điều kiện thăng tiến sẽ giúp tổ chức giảm thiểu tỷ lệnghỉ việc và thu hút những tài năng ưu tú

4 Phát triển và đào tạo nguồn nhân lực

Ngoài những tác động đã nêu, ban lãnh đạo còn tác động đến việc định hướng pháttriển và nguồn nhân lực Họ cần có khả năng nhận diện và xác định rõ các nhu cầu pháttriển của nhân viên, từ đó xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo phù hợp nhằmnâng cao năng lực chuyên môn của lực lượng lao động Ban lãnh đạo có tầm nhìn chiếnlược sẽ nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển nguồn nhân lực trong dài hạn

và do đó, ưu tiên đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên

để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức

5 Văn hóa tổ chức và môi trường làm việc

Ban lãnh đạo giữ vai trò cốt lõi trong việc định hình văn hóa tổ chức và xây dựngmôi trường làm việc Phong cách lãnh đạo, cách thức giao tiếp và các giá trị mà ban lãnhđạo đề cao sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến thái độ, tinh thần và sự cam kết của nhân viên đốivới tổ chức Một ban lãnh đạo có tầm nhìn và biết lắng nghe sẽ tạo ra môi trường làm việctích cực, nơi mà nhân viên cảm thấy được tôn trọng cũng như khuyến khích phát triển vàcống hiến hết mình Ngược lại, sự thiếu hiệu quả trong việc lãnh đạo, không quan tâm đếnnhu cầu và mong muốn của nhân viên có thể dẫn đến môi trường làm việc căng thẳng,thiếu động lực, từ đó làm giảm hiệu suất làm việc

17 CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Theo anh/chị vị trí lễ tân cần có những tố

chất và kỹ năng gì?

Xác định các tố chất và kỹ năng cần thiết để

lễ tân thực hiện hiệu quả nhiệm vụ củamình

2 Anh/chị nghĩ điều gì là quan trọng nhất

trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với khách

hàng?

Kiểm tra kỹ năng giao tiếp và hiểu biết về tầm quan trọng trong trải nghiệm của khách hàng.

3 Anh/chị sẽ làm gì khi được giao nhiệm

vụ tiếp đón một vị khách ngoại quốc không

biết nói tiếng Anh và anh/chị cũng không

biết nói tiếng của quốc gia họ? Anh/chị sẽ

làm gì?

Kiểm tra khả năng xử lý vấn đề bất ngờ

và kỹ năng giao tiếp trong những trường hợp khó khăn, đặc biệt khi có rào cản ngôn ngữ.

4.Anh/chị có kinh nghiệm xử lý những

nhiệm vụ nào liên quan đến việc tiếp đón

khách, gọi điện thoại và quản lý thông tin

khách hàng không? 

Đánh giá kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp quản lý thông tin cũng như khả năng xử

lý các nhiệm vụ hành chính và tương tác khách hàng.

5  Quy trình cơ bản để lưu trữ thông tin cá

nhân khách hàng gồm những bước nào?

Kiểm tra khả năng quản lý thông tin kháchhàng

6 Anh/chị từng tham gia hoặc hỗ trợ trong

các hoạt động thi đua khen thưởng của

công ty trước đây chưa? Nếu có, anh/chị

Đánh giá kinh nghiệm và vai trò trong công việc tham gia hoặc hỗ trợ các hoạt động thi đua khen thưởng tại công ty trước đây.

đã làm những gì?

7 Anh/chị hãy mô tả công việc hằng ngày

của lễ tân? Đánh giá kinh nghiệm làm việc hằng ngày.

8 Anh/chị có thể mô tả chi tiết quy trình

tiếp đón khách hàng của bộ phận lễ tân

được thực hiện như thế nào không?

Đánh giá kiến thức và kinh nghiệm trong việc tiếp đón khách hàng.

9 Anh/chị có kinh nghiệm trong việc sắp

xếp và trang trí khu vực lễ tân không?

Anh/chị có thể mô tả cách anh/chị sẽ thực

hiện nhiệm vụ này để tạo ấn tượng tốt cho

khách hàng?

Đánh giá kinh nghiệm và khả năng của ứng viên trong công việc sắp xếp và trang trí khu vực lễ tân, qua đó khám phá cách

họ tạo ra một không gian ấn tượng và chuyên nghiệp cho khách hàng.

10 Anh/chị có thể mô tả những công việc

hành chính mà anh/chị từng thực hiện,

như chuẩn bị tài liệu, photocopy và lưu trữ

hồ sơ không? Anh/chị có phương pháp nào

để tổ chức các công việc này một cách hiệu

quả?

Đánh giá kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên trong các nhiệm vụ hành chính

cụ thể như chuẩn bị tài liệu, photocopy,

và lưu trữ hồ sơ, cũng như khả năng tổ chức công việc hành chính hiệu quả.

11 Anh/chị có thể mô tả những nhiệm vụ

chính của một lễ tân hành chính là gì

không?

Đánh giá kiến thức và năng lực trong trình bày công việc cũng như hiểu rõ được các nhiệm vụ chính của nhân viên

lễ tân.

12.Theo anh/chị, những tiêu chí nào nên

được sử dụng để đánh giá hiệu quả công

việc của vị trí lễ tân?

Đánh giá khả năng xác định các tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả công việc của vị trí lễ tân.

13 Công việc của nhân viên lễ tân sẽ bao

gồm cả những nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp

lại Anh/chị làm thế nào để duy trì động

lực làm việc tích cực?

Nhằm hiểu về mức độ yêu thích công việc

và quyết tâm của người phỏng vấn.

14 Theo anh/chị trách nhiệm của một lễ tân

là gì?

Đánh giá sự hiểu biết về trách nhiệm cơ bản và quan trọng của một lễ tân.

15 Anh/chị thường gặp những khó khăn gì

với công việc lễ tân? Đánh giá giá trị nhận thức về các khó khăn thường gặp trong công việc lễ tân

và cách họ đối diện với những vấn đề khó khăn đó.

16 Theo anh/chị, thông tin của

khách hàng sau khi lưu trữ có cần được

bảo mật không? Tại sao?

Đánh giá mức độ quan tâm đến việc bảo mật thông tin khách hàng sau khi lưu trữ và khả năng nhận biết các rủi

ro có thể gặp phải trong quá trình lưu trữ thông tin.

17 Khi có nhiều khách hàng/đối tác

đến công ty cùng lúc, anh/chị làm thế nào

để phối hợp với phòng ban khác như bảo

vệ, bộ phận nhân sự, để đảm bảo tất cả

khách hàng đều được phục vụ tốt nhất?

Đánh giá kỹ năng phân công công việc và khả năng phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo dịch vụ tiếp đón khách hàng hiệu quả.

15 CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Vị trí: Văn thư - Lưu trữ Phòng: Hành chính - Nhân sự

CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MỤC ĐÍCH

1 Anh/chị có kinh nghiệm sử dụng

phần mềm nào để hỗ trợ công việc lưu

trữ tài liệu không?

   

Đánh giá khả năng sử dụng phần mềm hỗ trợ trong công việc lưu trữ tài liệu và kinh nghiệm ứng dụng trong công nghệ số trong công việc của ứng viên.

2 Anh/chị có thể cho biết kinh nghiệm

của mình trong việc quản lý và sử dụng

các con dấu của công ty không?

Anh/chị đã thực hiện những bước nào

để đăng ký, bảo quản và ghi nhận việc

sử dụng con dấu?

Đánh giá khả năng trong việc áp dụng các quy định về quản lý con dấu vào thực tế công việc, từ khâu đăng ký, bảo quản đến việc ghi nhận việc sử dụng con dấu.

3 Anh/chị có kinh nghiệm trong việc

soạn thảo, chỉnh sửa và in ấn các văn

bản như báo cáo, thư từ, thông báo

không? Hãy mô tả quy trình thực hiện

Đánh giá kỹ năng của ứng viên trong việc soạn thảo, chỉnh sửa và trình bày văn bản.

những nhiệm vụ này.

4 Anh/chị đã từng làm việc với hệ

thống quản lý tài liệu số (Document

Management System) chưa? Nếu có,

hãy mô tả cách anh/chị sử dụng.

Đánh giá kinh nghiệm và khả năng làm việc với các phần mềm quản lý tài liệu điện tử.

5.Anh/chị có thể chia sẻ về một

dự án mà anh/chị đã phải xử lý một

lượng lớn tài liệu và đã làm thế nào để

đảm bảo công việc được hoàn thành

đúng hạn?

Đánh giá khả năng trong việc phân chia và lên kế hoạch khi xử lý khối lượng tài liệu lớn.

6 Anh/chị có thể mô tả cách sắp xếp và

lưu trữ tài liệu trong hệ thống của công

ty? Anh/chị sử dụng biện pháp gì để

đảm bảo tài liệu dễ dàng truy cập khi

cần?

Đánh giá cách ứng viên phân loại, sắp xếp và lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đảm bảo tính logic và dễ truy cập khi cần thiết.

7 Anh/chị làm thế nào để đảm bảo tính

bảo mật cho các tài liệu quan trọng?

Đánh giá kỹ năng của ứng viên trong việc bảomật tài liệu quan trọng

8 Hãy nêu phương pháp thống kê hồ sơ,

tài liệu mà anh/chị cảm thấy hiệu quả

trong công tác văn thư lưu trữ?

Đánh giá kỹ năng của ứng viên trong việc quản

lý và thống kê tài liệu, tối ưu hóa công tác lưutrữ

9 Anh/chị quản lý tài liệu như thế nào để

đạt hiệu quả cao?

Đánh giá kỹ năng tổ chức và phương pháp ứng viên sử dụng để quản lý tài liệu hiệu quả.

10 Trong công việc văn thư lưu trữ,

anh/chị đã từng gặp sự cố rủi ro nào

chưa? Nếu có thì anh/chị đã giải quyết

nó như thế nào? Nếu có thì đó là gì? 

Đánh giá kỹ năng ứng viên đối phó với sự cố rủi ro trong quá trình làm việc và cách họ giải quyết các tình huống khó khăn trong công tác lưu trữ.

11 Anh/chị đã từng làm việc trực tiếp Đánh giá cách xây dựng và trình bày các báo

với trưởng phòng hoặc cấp trên để báo

cáo các tài liệu công việc chưa? Nếu có,

anh/chị cách thức anh/chị đã chuẩn bị,

trình bày và gửi các báo cáo đó như thế

nào?

cáo liên quan đến tài liệu, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

12 Anh/chị có kinh nghiệm trong việc

theo dõi tình trạng và bảo trì các thiết

bị lưu trữ như máy photocopy, máy

scan không? Anh/chị có thể mô tả quy

trình mà anh/chị thực hiện để đảm bảo

các thiết bị này luôn hoạt động tốt?

Xác định kỹ năng trong việc quản lý, bảo trì thiết bị văn phòng, đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt và hỗ trợ công tác lưu trữ hiệu quả.

13 Theo anh/chị làm văn thư kiêm lưu

trữ có được hưởng chế độ phụ cấp độc

hại không?

Kiểm tra kiến thức của ứng viên về chế độ phụ cấp độc hại đối với người làm công việc văn thư lưu trữ.

14 Anh/chị có hiểu biết gì về các quy

định pháp luật liên quan đến lưu trữ hồ

sơ và tài liệu của doanh nghiệp?

Kiểm tra kiến thức của ứng viên về các quy định pháp luật liên quan đến công việc văn thư lưu trữ.

15 Những phương pháp nào giúp bảo

vệ tài liệu khỏi các yếu tố môi trường

như độ ẩm, ánh sáng và nhiệt độ?

Tìm hiểu kiến thức của ứng viên về việc bảo quản tài liệu khỏi các tác động của môi trường.

17 CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Vị trí: Chuyên viên Quản lý nhân sự Phòng: Hành chính-Nhân sự

CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MỤC ĐÍCH

1 Anh/chị đã từng quản lý bao nhiêu nhân

viên trong một tổ chức? Quy mô tổ chức

anh/chị làm việc trước đây như thế nào?

Đánh giá kinh nghiệm quản lý nhân sự cũng như khả năng thích ứng với các quy

mô tổ chức khác nhau.

2 Anh/chị đã từng sử dụng phần mềm quản

lý nhân sự Base HRM+ chưa? Nếu có,

anh/chị cảm thấy phần mềm đó có hiệu quả

3 Anh/chị đã từng gặp khó khăn khi tuyển

dụng một vị trí quan trọng chưa? Anh/chị

đã giải quyết vấn đề như thế nào?

Đánh giá khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tuyển dụng của ứng viên.

4 Anh/chị hãy nêu các bước của một quy trình

tuyển dụng tiêu chuẩn?

Đánh giá kiến thức và sự am hiểu về quy trình tuyển dụng, từ việc lập kế hoạch đến khi hoàn tất việc tuyển dụng.

5 Anh/chị có thể chia sẻ kinh nghiệm của

mình trong việc xây dựng một kế hoạch

tuyển dụng chi tiết? Anh/chị đã thực hiện

những bước nào để xác định nhu cầu nhân

sự cho tổ chức?

Đánh giá kinh nghiệm, khả năng phân tích và lập kế hoạch, cũng như kỹ năng xác định nhu cầu nhân sự cho tổ chức.

6 Anh/chị đã từng tổ chức một chương

trình đào tạo để nâng cao kỹ năng cho nhân

viên chưa? Kết quả của chương trình đó

như thế nào?

Đánh giá kinh nghiệm của ứng viên trong việc lập kế hoạch cho chương trình đào tạo về nâng cao kỹ năng cho nhân viên.

7 Anh/chị thường sử dụng những phương

pháp nào để theo dõi và đánh giá hiệu suất

làm việc của nhân viên?

Xác định xem ứng viên có hiểu biết và kinh nghiệm về các phương pháp theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc

8 Anh/chị đã làm thế nào để đảm bảo chính

sách lương thưởng và phúc lợi luôn công bằng,

hấp dẫn và phù hợp với thị trường lao động?

Đánh giá kinh nghiệm trong việc xây dựng, quản lý và điều chỉnh chính sách lương thưởng, phúc lợi để có thể cân bằng giữa lợi ích của doanh nghiệp và nhân viên

9 Anh/chị được giao nhiệm vụ tuyển dụng

cho một vị trí quan trọng trong công ty,

nhưng thời gian rất gấp Anh/chị sẽ lập kế

hoạch như thế nào để đảm bảo tuyển dụng

đúng người?

Đánh giá khả năng trong việc lập kế hoạch tuyển dụng một cách hiệu quả, đặc biệt trong điều kiện áp lực về thời gian.

10 Anh/chị có kinh nghiệm làm việc với các

quy định về luật lao động và bảo hiểm xã

hội không? Làm thế nào để anh/chị đảm

bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy

định?

Đánh giá kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về luật lao động và bảo hiểm xã hội.

11 Làm thế nào để anh/chị cập nhật kiến

thức về luật lao động, thị trường lao động

và xu hướng mới trong ngành nhân sự?

Đánh giá mức độ am hiểu của ứng viên

về các quy định pháp luật và xu hướng của thị trường lao động.

12 Những nhiệm vụ chính của người quản trị

nhân sự là gì?

Đánh giá kiến thức chuyên môn và sự hiểubiết tổng quát về vai trò và trách nhiệm cốtlõi trong công tác quản lý nhân sự

13 Anh/chị nghĩ những xu hướng quản lý

nhân sự nào đang hoặc sẽ ảnh hưởng đến tổ

chức trong vài năm tới?

Kiểm tra khả năng tư duy về việc theo dõi và nắm bắt các xu hướng mới trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

14 Để gắn kết các nhân viên trong công ty,

anh/chị sẽ làm thế nào? Đánh giá cách ứng viên xây dựng văn

hóa doanh nghiệp tích cực, tạo động lực làm việc cho nhân viên.

15 Anh/chị sẽ xử lý như thế nào khi nhận

được phản hồi tiêu cực từ một đồng nghiệp

hoặc cấp trên tới bộ phận hành chính nhân

sự?

Đánh giá khả năng ứng phó với áp lực và giải quyết vấn đề trong môi trường làm việc.

16 Giữ vai trò là người quản lý nhân sự,

anh/chị đã làm thế để dung hòa giữa yêu

cầu của tổ chức và quyền lợi của nhân viên?

Đánh giá khả năng của ứng viên trong việc cân bằng giữa lợi ích của nhân viên

và mục tiêu của tổ chức.

17 Trong quá trình quản lý nhân sự,

anh/chị cho rằng thách thức lớn nhất là gì

và làm thế nào để vượt qua?

Đánh giá các giải pháp và chiến lược của ứng viên về việc vượt qua những khó khăn trong quá trình quản lý nhân sự

15 CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Vị trí công việc: Chuyên viên quản lý tài

sản, trang thiết bị

Phòng: Hành chính

1 Những nhiệm vụ chính của anh/chị là

gì?

Để tìm hiểu những nhiệm vụ chính của công việc

2 Anh/chị sử dụng những phần mềm

và công cụ nào để theo dõi và quản lý tài sản

và trang thiết bị văn phòng?

Để đánh giá kỹ năng về công nghệ thông tin, xác định các công cụ cần thiết đối với công việc.

3 Anh/chị cần những kỹ năng gì để

thực hiện tốt công việc này?

Để xác định kỹ năng của chuyên viên.

4 Nếu trang thiết bị bị hỏng hoặc bị

mất anh/chị xử lý như thế nào?

Để xác định kỹ năng xử lý tình huống của chuyên viên.

5 Anh/chị có kế hoạch bảo trì tài sản,

trang thiết bị không? Kế hoạch đó được thực

hiện như thế nào?

Để xác định kỹ năng lập kế hoạch quản lý tài sản của chuyên viên.

6 Trong môi trường nhiều thay đổi

như di chuyển công trình, sửa đổi dự án thì

anh/chị quản lý tài sản như thế nào?

Để xác định kỹ năng, kinh nghiệm của chuyên viên đối với môi trường làm việc năng động.

7 Nhân viên phàn nàn về trang thiết

bị kém thì anh/chị làm như thế nào?

Tìm hiểu kỹ năng xử lý vấn đề/xử

lý tình huống

8 Anh/chị làm gì để giảm chi phí điều

hành hay tiết kiệm thời gian của bộ phận

anh/chị?

Để xác định kinh nghiệm/kỹ năng của chuyên viên trong việc cắt giảm chi phí và kỹ năng quản lý thời gian.

9 Anh/chị làm thế nào để trao đổi với

các phòng ban khác về sử dụng và quản lý

tài sản?

Để xác định khả năng phối hợp với các bộ phận/phòng ban khác khi quản lý tài sản.

10 Công việc của anh/chị liên quan

đến các phòng ban, công việc khác như thế

nào?

Để xác định sự phối hợp giữa các phòng ban/bộ phận khác.

11 Anh/chị cần những phẩm chất gì

để phù hợp với công việc?

Xác định phẩm chất cần có của chuyên viên quản lý tài sản.

12 Anh/chị khó làm việc cùng với

những tuýp người nào khi quản lý tài sản,

trang thiết bị?

Để xác định phẩm chất cần có của chuyên viên khi có đồng nghiệp khó quản lý.

13 Anh/chị đánh giá tình trạng và giá

trị của tài sản dựa trên cơ sở nào?

Để xác định cơ sở để đánh giá tình trạng tài sản.

14 Anh/chị đã từng thực hiện kiểm kê

tài sản chưa? Anh/chị làm như thế nào?

Để xác định quy trình kiểm kê tài sản.

15 Anh/chị cần bao nhiêu giờ làm mỗi

tuần để hoàn thành công việc?

Để xác định điều kiện làm việc, yêu cầu về sức khỏe để đáp ứng được thời gian làm việc.

16 CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Vị trí công việc: Thư ký Phòng : Hành chính

CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG

2 Anh/chị hãy kể ra những việc

4 Anh/ chị lên kế hoạch và tổ

chức cuộc họp trong bao lâu?

Hiểu về quy trình thực hiện công việc tổ chức cuộc họp.

5 Anh/chị tổ chức cuộc họp như

việc gì trước hôm sếp đi công tác? việc chuẩn bị chuyến công tác.

7 Anh/chị đã từng xử lý thông tin

nhạy cảm trong công việc chưa? Nếu có,

anh/chị làm thế nào để đảm bảo tính

bảo mật và an toàn thông tin?

Để tìm hiểu kỹ năng giải quyết tình huống và bảo mật thông tin của của thư ký.

8 Anh/chị có kinh nghiệm trong

việc xử lý tài liệu bí mật không?

Anh/chị xử lý như thế nào?

Xác định kỹ năng bảo mật thông tin của nhân sự.

9 Để hoàn thành công việc này,

anh/chị cần những kiến thức, kỹ năng

và kinh nghiệm gì?

Để tìm hiểu kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần có của thư ký.

10 Theo anh/chị, những kỹ năng

nào là quan trọng nhất đối với một thư

ký để thực hiện công việc hiệu quả?

Đánh giá khả năng xác định những

kỹ năng cốt lõi cần có để một thư ký hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

11 Anh/chị thường làm gì để giữ

bình tĩnh khi gặp tình huống căng

thẳng?

Để xem xét kỹ năng giải quyết vấn

đề, kỹ năng quản lý cảm xúc.

12 Anh/chị sử dụng công cụ và

phần mềm nào hỗ trợ cho công việc?

Để đánh giá kỹ năng về công nghệ thông tin, xác định các công cụ cần thiết đối với công việc.

13 Ai là người mà anh/chị

thường xuyên phối hợp khi làm việc?

Hiểu rõ cấu trúc làm việc nhóm, xác định vai trò, trách nhiệm trong công việc.

14 Để hoàn thành công việc này,

anh/chị cần có sức khỏe như thế nào?

Để tìm hiểu yêu cầu về sức khỏe cần

có của người thư ký.

15 Trong quá trình làm việc,

anh/chị có gặp phải vấn đề nào liên

quan đến an toàn lao động không?

Xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến an toàn lao động khi thực hiện công việc

14 CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Vị trí công việc: Chuyên viên lên

2 Để thực hiện công việc này,

anh/chị cần những phẩm chất gì?

Xác định phẩm chất cần có của chuyên viên.

3 Anh/chị dựa vào đâu để lên

bảng lương, thưởng cho nhân viên?

Để xác định cơ sở lên bảng lương, thưởng.

4 Anh/chị thực hiện khảo sát

lương trên thị trường như thế nào?

Để xác định quy trình khảo sát lương.

5 Anh/chị thực hiện công việc như

thế nào? Nêu các bước thực hiện?

Để xác định quy trình lên bảng lương, thưởng.

6 Quá trình anh/chị lên bảng

lương như thế nào?

Để xác định quy trình lên bảng lương, thưởng.

7 Anh/chị cần bao nhiêu thời gian

để làm xong việc lên bảng lương?

Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành bảng lương.

8 Anh/chị thực hiện công việc vào

thời điểm nào trong tháng?

Xác định thời gian lên bảng lương, thưởng.

9 Để hoàn thành công việc,

anh/chị cần dùng những công cụ hỗ trợ

gì?

Xác định các công cụ hỗ trợ trong công việc lên bảng lương, thưởng.

10 Khi thực hiện công việc, Xác định sự phối hợp của chuyên

anh/chị cần liên hệ với những ai? viên với các bộ phận liên quan.

11 Anh/chị cần sự hỗ trợ của ai để

hoàn thành bảng lương, thưởng?

Để xác định sự phối hợp của chuyên viên với các bộ phận liên quan.

12 Để hoàn thành công việc,

anh/chị cần những kiến thức, kỹ năng

gì?

Để xác định kỹ năng cần có của chuyên viên.

13 Khi xét thưởng anh/chị thực

hiện những công việc gì?

Xác định quy trình xét thưởng.

14 Tiêu chuẩn xét thưởng nhân

viên dựa trên những tiêu chí nào?

Xác định tiêu chí xét thưởng.

Câu 2 Soạn bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn côngviệc, bản tiêu chuẩn kết quả công việc cho từng vị trí việc làm trongvăn phòng)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Mã HR: 23623Ngày hiệu lực: 10/10/2024Ngày xem xét: 11/10/2024

Mục đích công việc: hỗ trợ khách hàng và quản lý thông tin liên lạc tại công ty

Trách nhiệm và Quyền hạn Trách nhiệm Quyền hạn

1.Chào đón và hướng dẫn kháchđến các phòng ban, người cầngặp và đảm bảo khách cảm thấythoải mái và được phục vụ chuđáo

1.Được quyền quyết định và

xử lý các công việc liên quanđến lễ tân và hành chính

2.Theo dõi và cập nhật lịch trìnhhàng ngày, đảm bảo không có sựtrùng lặp và tất cả các bên đềuđược thông báo

2.Tham gia hoàn thiện hệthống hành chính trong doanhnghiệp

3.Phối hợp với bộ phận liên quangiải quyết các yêu cầu, phàn nàn

- khiếu nại của khách

3.Báo cáo kết quả công việc với quản lý trực tiếp, được phép báo cáo vượt cấp trong tình huống đặc biệt

4.Hỗ trợ thông tin hành chính và 4.Cơ hội chuyển sang các vị

trí hành chính - nhân sự

lễ tân trong văn phòng khác, đảm nhận công tác

nhân sự chuyên sâu.

2 Trực điện thoại

Trực điện thoại cho các bộ phận liên quan, cung cấp lại chính xác thông tin đối tác, khách hàng.

3 Xử lý thư từ, bưu phẩm

Khi nhận được thư từ, bưu phẩm từ các đối tác, khách hàng hay cơ quan vận chuyển, lễ tân hành chính sẽ ghi nhận thông tin như người gửi, nội dung cơ bản, thời gian nhận.

4 Quản lý lịch hẹn Xác nhận và sắp xếp các

cuộc hẹn cho nhân viên hoặc quản lý, hỗ trợ việc thông báo và sắp xếp phòng họp khi cần thiết.

5 Duy trì khu vực tiếp khách Đảm bảo khu vực sảnh lễ

tân và nơi tiếp khách luôn sạch sẽ, ngăn nắp.

6 Hỗ trợ hành chính Chuẩn bị tài liệu, các văn

bản hành chính và hỗ các công việc hành chính khác như photo tài liệu, lưu trữ

Đảm bảo vệ sinh khu vực làm việc và quầy lễ tân trước khi bắt đầu, trong suốt ca làm việc và trước khi kết thúc ca.

2 Hỗ trợ công tác nhân sự như tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự

Tham gia vào quy trình tuyển dụng như sắp xếp lịch phỏng vấn, đón tiếp ứng viên Và có thể quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng lao động, thông tin cá nhân của nhân

3 Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công việc

Quản lý, lưu trữ và sắp xếp các tài liệu, hồ sơ liên quan đến công việc hàng ngày, đảm bảo thông tin bảo mật

và dễ dàng truy cập

4 Hỗ trợ tổ chức sự kiện Chịu trách nhiệm chuẩn bị,

đón tiếp khách mời, quản lý hoạt động, thu thập phản hồi và sử dụng công nghệ

hỗ trợ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

5 Theo dõi và báo cáo công việc hàng ngày Ghi lại các hoạt động, cập nhật nhật ký làm việc và

báo cáo với cấp trên nếu cần.

Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng ban bộ phận đơn vị.

Các mối quan hệ

trong công việc Mối quan hệ bên trong

Mối quan hệ bên ngoài

1 Ban lãnh đạo: Điều phối lịch làm việc của ban lãnh đạo, đón tiếp khách mời hoặc đối tác.

Ngoài ra còn giúp quản lý và điều phối thông tin đến và đi từ ban lãnh đạo một cách hiệu

1 Khách hàng: Giao tiếp và phục vụ khách hàng, giải quyết yêu cầu của khách hàng.

2 Nhân viên bộ phận khác : Hợp tác với các bộ phận như Tài chính và dịch vụ khách hàng để thực hiện các nhiệm vụ chung.

2 Đối tác và nhà cung cấp:

Xử lý các cuộc gặp gỡ với đối tác, nhà cung cấp đến công ty Họ có nhiệm vụ sắp xếp lịch hẹn, điều phối việc tiếp đón, và tạo điều kiện cho các cuộc trao đổi diễn

ra suôn sẻ.

3 Bộ phận Nhân sự: hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong việc điều phối các thủ tục hành chính liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, và các sự kiện nội bộ như chào đón nhân viên mới hoặc tổ chức các buổi họp, sự kiện nội bộ.

3 Đại diện chính quyền địa phương: Hỗ trợ thủ tục hành chính, pháp lý, đảm bảo an ninh, trật tự, tổ chức hoạt động cộng đồng.

Các điều kiện làm việc Điều kiện làm việc Chi tiết

1.Vị trí làm việc cố định

Lễ tân hành chính nhân sự thường làm việc tại khu vực sảnh lễ tân.

2 Giao tiếp thường xuyên:

Làm việc trong môi trường yêu cầu giao tiếp nhiều với

khách hàng, nhân viên nội

bộ qua điện thoại, email hoặc trực tiếp.

3 Thời gian làm việc

Cố định giờ hành chính hoặctheo ca 8 tiếng/ngày

BẢN YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CÔNG VIỆC

Mã HR: 23623Ngày hiệu lực: 10/10/2024Ngày xem xét: 11/10/2024

- Có giấy chứng nhận nghiệp vụ lễ tân

Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng

1 Kiến thức về hành chính –

văn phòng: Có hiểu biết cơ

1 Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp một cách rõ ràng, lịch

bản về quy trình và nghiệp

vụ hành chính văn phòng như xử lý thư từ, quản lý văn phòng phẩm, soạn thảo văn bản và các hoạt động liên quan đến hỗ trợ hành chính cho doanh nghiệp.

2 Kiến thức về dịch vụ

khách hàng: Nắm vững các

kỹ năng chăm sóc khách hàng, hiểu cách xử lý các tình huống thường gặp khi giao tiếp với khách hàng, đối tác.

3 Kiến thức về công nghệ

thông tin cơ bản: Nắm vững cách sử dụng máy tính, phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint), Email và các hệ thống quản lý dữ liệu liên quan.

sự và thân thiện, giao tiếp

cả bằng lời nói và văn bản Khả năng lắng nghe, phản hồi, giải quyết vấn đề của khách hàng và nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2 Kỹ năng xử lý tình huống:

Khả năng xử lý các tình huống phát sinh đột ngột,

từ hỗ trợ khách hàng đến

xử lý xung đột hoặc khó khăn nội bộ Luôn giữ được sự bình tĩnh và thái

độ chuyên nghiệp trong những tình huống áp lực cao.

3 Kỹ năng quản lý thời gian:

Khả năng sắp xếp, ưu tiên

và quản lý công việc một cách hợp lý Do lễ tân hành chính thường phải xử lý nhiều công việc cùng lúc nên kỹ năng này rất quan trọng để công việc diễn ra suôn sẻ và tránh sai sót Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương

Yêu cầu về thể chất và phẩm chất Thể chất Phẩm  chất

1 Khả năng ngồi làm việc

trong thời gian dài: Công

việc lễ tân hành chính

thường yêu cầu ngồi tại

quầy lễ tân trong nhiều giờ

liên tục Do đó, người làm

cần có khả năng ngồi một

chỗ trong thời gian dài mà

không cảm thấy mệt mỏi.

2 Khả năng sử dụng tay và

mắt tốt: Công việc đòi hỏi

người lễ tân phải làm việc

nhiều với máy tính, điện

thoại, máy fax và các thiết

bị văn phòng khác Vì

vậy, yêu cầu khả năng

phối hợp tốt giữa tay và

Do đó, việc duy trì thái độ thân thiện, hòa nhã, và sẵn sàng giúp đỡ là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt

và nâng cao hình ảnh của công ty.

2 Tính kiên nhẫn: Lễ tân cần kiên nhẫn để xử lý tình huống khó khăn, ứng

xử với khách hàng khó tính một cách bình tĩnh, chu đáo.

3 Tính cẩn thận và chi tiết: Công việc yêu cầu lễ tân phải làm việc với nhiều thông tin và tài liệu, vì vậy tính cẩn thận và chú ý đến chi tiết sẽ giúp tránh sai sót và đảm bảo tính chính xác trong công việc.

BẢN TIÊU CHUẨN KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

Mã HR: 23623Ngày hiệu lực:10/10/2024

Ngày xem xét:11/10/2024

CÔNG TY TNHH PLENMA

Chức danh công việc:

Lễ tân hành chính Nơi làm việc: Văn phòng công ty

Bộ phận: Lễ tân Báo cáo cho :

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

Giám sát:

Mục đích công việc: Hỗ trợ khách hàng và quản lý thông tin liên lạc tại công ty

Các nhiệm vụ Tiêu chuẩn kết quả

1 Đón tiếp khách hàng

- Không có phản hồi tiêu cực, tỷ lệ hài lòng của khách hàng đạt trên 80%.

- Khách hàng được hỗ trợ nhanh chóng.

2 Quản lý thông tin khách hàng - Thông tin khách hàng được cập nhật đầy đủ và

chính xác, không có sai sót trong hồ sơ khách hàng.

- Đảm bảo độ bảo mật trong thông tin khách hàng.

3 Hỗ trợ hành chính - Văn phòng phẩm được xử lý đầy đủ, không để xảy

ra thiếu hụt trong công việc thường nhật.

- Tài liệu được lưu trữ và quản lý đúng quy trình Không có sai sót trong việc lưu trữ tài liệu