Liệt kê ít nhất 5 cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty Trang 3 - Chế độ đãi ngộ, phúc lợi hợp lý, lương bổng công bằng Tăng thêm các gói tăng lương hằng n
lOMoARcPSD|38895030 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TẬP GIỮA KỲ MÔN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Giảng viên: Bùi Loan Thùy Thành viên nhóm thực hiện: STT Họ và tên Mã số sinh viên 2156230082 1 Quách Đức Bá 2156230123 2156230008 2 Trương Thị Ngọc 2156230137 3 Nguyễn Hồng Ánh 4 Lê Phương Thảo TP Hồ Chí Minh, Tháng 12 năm 2022 BÀI TẬP 1 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Câu 1 Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của một cơ quan, tổ chức, công ty 1 Năng suất lao động được nâng cao (doanh nghiệp tăng thêm khả năng đầu tư vào sản xuất để mở rộng kinh doanh, mở rộng thị trường) 2 Chi phí bỏ ra về nhân công thấp (lợi nhuận sau khi khấu trừ các khoản cao…) 3 Mức độ hài lòng của nhân viên đối với tổ chức với cơ quan, doanh nghiệp cao (tỷ lệ người làm việc có thâm niên lâu dài nhiều, tỷ lệ nhân viên xin nghỉ việc thấp, nghĩa là mức độ hài lòng của họ với tổ chức cao) 4 Nhân lực được nâng cao trình độ chuyên môn, phát triển nghề nghiệp (nhân viên biết thêm nhiều kỹ năng thông qua các buổi huấn luyện, cắm trại…) 5 Việc chấp hành quy định, kỷ luật được nâng cao (nhân viên đi làm đúng giờ, chấm công đầy đủ, nghiêm túc làm việc theo quy định của doanh nghiệp) 6 Số lượng sáng kiến, cải tiến của nhân viên được nâng cao (tích cực tham gia vào quy trình hoạt động của tổ chức) 7 Sự ổn định nhân sự trong doanh nghiệp (một doanh nghiệp không thay đổi nhân sự liên tục, người lao động an tâm gắn bó lâu dài) 8 Xây dựng được đội ngũ làm việc nhóm hiệu quả (sự gắn kết các thành viên trong nhóm chính là nguồn năng lượng đóng góp hiệu quả cho thành công trong doanh nghiệp) 9 Khen thưởng đúng năng lực nhân viên (nhân viên có trách nhiệm với công việc được giao phó sẽ được khen thưởng xứng đáng) 10 Luôn đảm bảo được sự công bằng, bình đẳng (không thiên vị, nâng đỡ bất cứ ai, biết cách dung hòa với tất cả nhân viên của mình) Câu 2 Liệt kê ít nhất 5 cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty ● Duy trì nhân lực Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Chế độ đãi ngộ, phúc lợi hợp lý, lương bổng công bằng (Tăng thêm các gói tăng lương hằng năm cho nhân viên) - Thiết lập môi trường làm việc tích cực, thân thiện, thoải mái (Tổ chức các buổi giao lưu về kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ) - Bố trí nhân sự đúng người, đúng với năng lực - Mở rộng cơ hội thăng tiến cho nhân viên có kết quả làm việc tốt (Có sự cam kết về đề bạt nhân viên khi họ gia nhập công ty và nỗ lực cống hiến) - Tích cực đào tạo, phát triển các kỹ năng cho nhân viên (Tổ chức các buổi tập huấn và cắm trại cho nhân viên tham gia) - Xây dựng mối quan hệ tích cực giữa lãnh đạo với nhân viên (lãnh đạo thể hiện nhiều sự quan tâm đến nhân viên và có thái độ công bằng đối với tất cả nhân viên) - Nâng cao điều kiện làm việc (yếu tố tiếng ồn, ánh sáng, nhiệt độ… phải ở mức quy định để tránh ảnh hưởng đến môi trường và sức khỏe nhân viên) - Quan tâm chăm lo đời sống nhân viên (Tổ chức sinh nhật, tặng quà dịp lễ tết, thăm hỏi khi ốm đau, trao quà cho con em họ có những thành tích cao trong học tập) - Sử dụng công cụ quản lý nhân sự hiệu quả (tạo môi trường làm việc nhóm hiệu quả, đánh giá khách quan nhất, chính xác nhất để có chế độ thưởng phạt đúng) - Mở rộng hoạt động trao quyền (khuyến khích nhân viên giải quyết vấn đề và báo cáo kết quả cho giám đốc) ● Động viên nhân lực - Đặt niềm tin vào nhân viên (giao quyền quyết định công việc cho những nhân viên thích hợp) - Cân bằng cuộc sống và công việc của nhân viên (đưa ra lời khuyên của mình về vấn đề mà họ đang gặp phải trong cuộc sống) - Một việc làm mà các nhân viên sử dụng được các kỹ năng chuyên môn của mình - Phát triển kỹ năng và tiềm năng (Tổ chức các đợt tập huấn để giúp họ phát triển năng lực) Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Khuyến khích các dự án cá nhân (Cho nhân viên 1-2 giờ/ngày để theo đuổi những dự án riêng của họ và nêu ra ý tưởng) - Lắng nghe nhân viên (Khi nhân viên đang xuống tinh thần, chia sẻ với họ những vấn đề mà họ đang gặp phải) - Xây dựng môi trường làm việc năng động (nhà quản lý cần phải xua tan căng thẳng, áp lực cho nhân viên bằng cách tổ chức các hoạt động giải trí trong giờ làm việc) - Mở rộng cửa văn phòng làm làm việc (để ý đến những chi tiết nhỏ về đặc điểm, tính cách của từng nhân viên để hiểu hơn về cấp dưới) - Phần thưởng và sự công nhận (công nhận và khen thưởng khi nhân viên nỗ lực làm việc xuất sắc) - Cung cấp những lợi ích ấn tượng cho nhân viên (cung cấp những lợi ích nhằm mục đích làm cho cuộc sống của mọi người tốt hơn cả trong và ngoài công việc) Câu 3 Chọn 1 yếu tố của môi trường bên ngoài và phân tích tác động của nó đến công tác quản trị nhân sự của cơ quan, tổ chức, công ty Các yếu tố của môi trường bên ngoài như nền kinh tế, chính trị, xã hội, dân số, công nghệ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh đều là những yếu tố có tác động đến công tác quản trị nhân sự của cơ quan, tổ chức, công ty Trong đó, nền kinh tế là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản trị nhân sự Kinh tế ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị nhân sự Trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống, công ty một mặt vẫn cần phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề, một mặt phải giảm chi phí lao động Phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm hoặc cho nghỉ việc hoặc giảm phúc lợi Ngược lại, kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định, công ty lại có nhu cầu phát triển lao động mới để mở rộng sản xuất, tăng cường đào tạo nhân viên Việc mở rộng sản xuất đòi hỏi công ty phải tuyển thêm người có trình độ, đòi hỏi phải tăng lương, tăng phúc lợi và cải thiện điều kiện làm việc để thu hút nhân tài Từ những năm 2000 đến nay, ngày nào chúng ta cũng thấy những quảng cáo tìm người lao động (phổ thông, có trình độ) vào làm trong các công ty quốc doanh, tư nhân, liên doanh hay 100% vốn Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 nước ngoài Vì sợ mất nhân tài, các công ty quốc doanh cũng như tư nhân đã tăng lương, cung cấp nhiều loại phụ cấp hơn trước đây để giữ lại nhân viên Câu 4 Chọn 1 yếu tố của môi trường bên trong và phân tích tác động của nó đến công tác quản trị nhân sự Các yếu tố của môi trường bên trong như mục tiêu, chiến lược; quy mô; văn hóa; mức độ áp dụng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có tác động đến công tác quản trị nhân sự Yếu tố văn hóa của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị nhân sự Bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng phải có yếu tố văn hóa, tri thức mới đứng vững được Văn hóa là văn hoá của một tổ chức vì vậy nó không đơn thuần là văn hoá giao tiếp hay văn hoá kinh doanh như ta thường nghĩ Văn hóa không phải là những khẩu hiệu của ban lãnh đạo được treo trước cổng, trên hành lang hay trong phòng họp mà ló là một hệ thống các giá trị, niềm tin, các chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên trong một tổ chức Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng năng động, sáng tạo Văn hóa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau - Cấp thứ nhất là các giá trị tinh thần xác định việc phải làm, hành động của mình đúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại chung hay không Đây là điều Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mong muốn nhận được ở nhân viên và phải xây dựng dần từng bước (Có tâm với nghề của mình) - Cấp thứ hai là nền tảng cho các hành động chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xúc cảm được coi là đương nhiên ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp Các ngầm định nền tảng này là nền tảng cho các giá trị và hành động của mỗi thành viên - Cấp thứ ba được thể hiện ngay trong công việc hàng ngày như cách báo cáo công việc, giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng, các thủ tục hành chính Trong một Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là những Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hóa… chính sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phức tạp điều này đã làm ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị nhân sự Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 BÀI TẬP 2 Phân tích công việc của các vị trí việc làm trong văn phòng (lễ tân, văn thư, lưu trữ, thư ký, quản lý nhân sự (lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, thi đua khen thưởng, kỷ luật…), quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, các công việc hành chính khác) với những yêu cầu sau: Câu 1 Soạn một bảng câu hỏi phân tích công việc để phỏng vấn từng loại chuyên viên này (ít nhất 10 câu hỏi cho từng loại chuyên viên) 1.1 Lễ tân Câu 1: Bạn thường gặp những khó khăn gì với nghề Lễ tân này? Câu 2: Là một nhân viên Lễ tân bạn sẽ làm gì để theo kịp môi trường làm việc nhịp độ nhanh? Câu 3: Quy trình cụ thể để lưu trữ thông tin cá nhân khách hàng gồm những bước nào? Câu 4: Theo bạn, việc đảm bảo an ninh văn phòng thông qua quy trình check in/ check out có vai trò như thế nào? Câu 5: Theo bạn những phẩm chất nào cần có ở nhân viên Lễ tân để hoàn thành công việc của mình? Câu 6: Phương pháp thực hiện việc giải đáp thắc mắc của khách hàng, đối tác trực tiếp mà bạn thấy hiệu quả là gì? Câu 7: Bạn có thể nêu ra các tiêu chí cụ thể về thi đua khen thưởng của công ty bạn làm hiện tại không? Câu 8: Quy trình cụ thể khi thực hiện công việc kiểm tra đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty gồm những bước nào? Câu 9: Theo bạn, việc xử lý thông tin của khách hàng sau khi lưu trữ có nên cần được bảo mật không? Tại sao? Câu 10: Để bố trí, đặt văn phòng phẩm của công ty một cách hợp lý thì Lễ tân cần làm những bước nào? 1.2 Văn thư Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Câu 1: Bạn thường gặp những khó khăn gì về việc lao động lương thưởng của công ty? Câu 2: Các bước để đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi là gì? Câu 3: Phương pháp sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản mà bạn cảm thấy hiệu quả là gì? Câu 4: Quy trình cụ thể khi thực hiện quản lý sổ đăng ký văn bản gồm những bước nào? Câu 5: Theo bạn, Văn thư trong việc quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức có vai trò như thế nào? Câu 6: Việc sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu của Văn thư trong một công ty, tổ chức có vai trò như thế nào? Câu 7: Quy trình cụ thể để chuyển phát văn bản đi của một công ty gồm có những bước nào? Câu 8: Khi nào cần hoàn thành đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành văn bản đi? Câu 9: Hình thức kỷ luật khi không hoàn thành nhiệm vụ của vị trí hiện tại mà bạn đang làm là gì? Câu 10: Nhiệm vụ cần làm khi Văn thư tiếp nhận văn bản, công văn đến là gì? 1.3 Lưu trữ Câu 1: Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng phát hành, cần quy định như thế nào? Câu 2: Quy trình bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ gồm có những bước nào? Câu 3: Theo bạn, việc sắp xếp các hồ sơ, sắp xếp tài liệu lưu trữ hợp lý có vai trò như thế nào đối với cơ quan, tổ chức? Câu 4: Khi nào cần hoàn thành việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào trong kho lưu trữ theo quy định của Pháp luật và Nhà nước? Câu 5: Bạn hãy nêu phương pháp thống kê hồ sơ, tài liệu mà bạn cảm thấy hiệu quả trong công tác Lưu trữ? Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Câu 6: Bạn hãy cho biết tầm quan trọng của việc thu nhận hồ sơ và tài liệu đúng quy định đối với công tác Lưu trữ ? Câu 7: Lưu trữ có vai trò gì trong việc phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu của các cơ quan ? Câu 8:Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ chủ yếu từ các nguồn nào? Câu 9: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, có một số văn bản “mật” đã được ghi chú ở tờ Mục lục văn bản trong hồ sơ Vậy có cần phải thống kê Mục lục tài liệu “Mật” riêng không? Câu 10: Trách nhiệm của người đứng đầu trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào? 1.4 Thư ký Câu 1: Bạn sẽ làm gì để có thể chuyển phản hồi từ khách hàng đến các bộ phận khác? Câu 2: Để chuẩn bị cho một cuộc họp của công ty, tổ chức bạn cần chuẩn bị những gì? Các bước cụ thể như thế nào? Câu 3: Để hoàn thành một dự án bạn mất bao nhiêu thời gian? Để hoàn thành mục tiêu của dự án bạn đã sắp xếp công việc như thế nào? Câu 4: Theo bạn, việc quản lý chi tiêu và viết báo cáo thu chi theo kì có vai trò như thế nào? Câu 5: Quy trình viết báo cáo thu chi gồm những bước nào? Câu 6: Thư ký có vai trò quan trọng như thế nào trong việc quản lý thông tin mật của một tổ chức ? Câu 7: Bạn sẽ thực hiện những bước nào để bảo vệ các thông tin mật? Câu 8: Nếu có tình huống phát sinh bạn sẽ điều chỉnh lịch trình trước đó như thế nào? Câu 9: Khả năng tiếng Anh thư tín thương mại của bạn thế nào? Liệu có đủ để bạn xử lý các email công việc từ khách hàng, đối tác nước ngoài? Câu 10: Theo bạn, thư ký hỗ trợ những hoạt động nào của quản lý và nhân viên trong bộ phận? Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 1.5 Quản lý nhân sự Câu 1: Bạn sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu ứng viên như thế nào để phục vụ công tác tuyển dụng của mình? Câu 2: Bạn hãy nói qua về quy trình ban hành chính sách nhân sự mới tại doanh nghiệp? Câu 3: Bạn hãy mô tả chu trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới? Câu 4: Một nhân viên gửi phàn nàn đến bộ phận HR Bạn sẽ xử lý theo quy trình ra sao? Câu 5: Nếu sắp tới doanh nghiệp cần tuyển dụng thêm, bạn cần làm gì đầu tiên? Câu 6: Bạn hãy nêu quy trình đánh giá hiệu suất của nhân viên? Câu 7: Khi tuyển dụng nhân viên mới bạn dùng cách nào để sàng lọc và đánh giá hồ sơ? Câu 8: Bạn hãy nêu các bước của một quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn? Câu 9: Bạn sẽ làm gì để rút ngắn thời gian cũng như chi phí cho quá trình tuyển dụng? Câu 10: Bạn hãy nêu một chiến lược sáng tạo để thúc đẩy quy trình tuyển dụng? 1.6 Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng Câu 1: Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu tài sản chung của văn phòng bị mất hoặc thất thoát? Câu 2: Làm thế nào để giám sát hoạt động hàng ngày của một số tài sản và trang thiết bị? Câu 3: Nếu phải làm việc độc lập bạn có thể bao quát công việc không? Câu 4: Nếu những thiết bị và công cụ trong văn phòng không đạt tiêu chuẩn, bạn sẽ xử lý như thế nào? Câu 5: Quá trình quản lý trang thiết bị văn phòng diễn ra như thế nào? Câu 6: Việc thanh lý trang thiết bị đã hết kỳ sử dụng sẽ do ai đảm nhận? Câu 7: Các yêu cầu nào được đề ra về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng? Câu 8: Các trang thiết bị văn phòng được phân loại như thế nào? Câu 9: Trình bày tác dụng của một số trang thiết bị văn phòng mà cơ quan, đơn vị của bạn đang sử dụng Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)