Giới thiệu Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Lịch sử hình thành Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh ĐHQG-HCM là một trường thà
TỔ NG QUAN
Gi ớ i thi ệu Trường Đạ i h ọc Bách Khoa, Đạ i h ọ c Qu ố c gia Thành ph ố H ồ Chí Minh
Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHQG- HCM) là một trường thành viên của hệ thống Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Trường được thành lập vào năm 1957 với tiền thân là Trung tâm Quốc gia Kỹ thuật Hiện nay, Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ lớn nhất các tỉnh phía Nam và là trường đại học kỹ thuật quan trọng của cả nước
Trong những năm qua, sốlượng bài báo khoa học công nghệđược đăng trên các tạp chí quốc tế uy tín thế giới không ngừng tăng lên, tính trung bình trên 200 bài báo khoa học mỗi năm Song song đó, Trường có nhiều hợp đồng chuyển giao công nghệ phục vụ đời sống mang lại hiệu quả kinh tế cao Mặt khác, công tác nghiên cứu khoa học - chuyển giao công nghệ không chỉ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Nhà trường, mà còn là điều kiện không thể thiếu để giúp cho quá trình đào tạo đại học, sau đại học phù hợp với sự phát triển của kinh tế xã hội và nâng cao chất lượng đào tạo
Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh có quan hệ đối tác cùng hàng trăm thỏa thuận đã được ký kết với trường đại học và viện nghiên cứu trên toàn thế giới Hoạt động hợp tác quốc tế được thực hiện với nhiều hình thức: trao đổi sinh viên và giảng viên theo các chương trình ngắn hạn và dài hạn; các chương trình học tập ở nước ngoài; các chương trình đào tạo chung và công nhận tín chỉ lẫn nhau cấp đại học, sau đại học; các dự án nghiên cứu chung và Tổ chức hội nghị/hội thảo khoa học quốc tế
T ầ m nhìn Được công nhận toàn cầu là trường đại học hàng đầu trong khu vực về giảng dạy, học tập, nghiên cứu và khởi nghiệp – đổi mới sáng tạo
Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng quốc tế;
Sáng tạo tri thức mới thông qua nghiên cứu khoa học - chuyển giao công nghệ, khởi nghiệp - đổi mới sáng tạo;
Thực hiện trách nhiệm xã hội và phục vụ cộng đồng
Hệ thống các giá trị cơ bản
Năng lực và tâm huyết của đội ng甃̀ quản lý, giảng viên và sinh viên;
Phẩm chất, tư duy và kỹ năng của sinh viên;
Tinh thần tiên phong, khởi nghiệp, đổi mới, sáng tạo và hội nhập quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học;
Truyền thống, văn hóa, chất lượng và kiểm định quốc tế;
Kết nối giữa nhà trường, cộng đồng và doanh nghiệp
Đặc trưng củ a t ổ ch ứ c
Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh chuyên nghiên cứu, đào tạo trong lĩnh vực công nghệ và kỹ thuật Trường hiện có nhiều Khoa - Trung tâm đào tạo khác nhau, các ngành học bậc Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ đa dạng với số lượng lớn sinh viên, thạc sĩ và nghiên cứu sinh
Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh hiện tại có 15 phòng ban và chức năng Cơ cấu tổ chức như sau:
Hình 1 Cơ cấ ổ ức Trường Đạ ọc Bách Khoa, ĐHQG
Cơ sở v ậ t ch ấ t c ủa trườ ng:
Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh có hai cơ sở đào tạo:
Cơ sở Lý Thường Kiệt gồm: Văn phòng Đảng ủy, Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, các phòng/ban, khoa, thư viện, bộ môn, trung tâm, phòng thí nghiệm… đào tạo sinh viên bậc đại học, đào tạo sau đại học, đào tạo các chương trình dành cho học viên người nước ngoài, các chương trình liên kết quốc tế và chương trình chất lượng cao
Cơ sởDĩ An: đào tạo sinh viên bậc đại học với các khu chức năng như nhà làm việc, giảng dạy, nghiên cứu, thư viện, khu phức hợp thể dục thể thao, dịch vụ,…
Khuôn viên đại học Bách Khoa, ĐHQG-HCM hiện nay có tổng diện tích 41,23ha với hơn 140 phòng học
2 phòng thí nghiệm trọng điểm quốc gia, 6 phòng thí nghiệm trọng điểm của ĐHQG-HCM, 11 xưởng thực tập và phòng thực hành, 9 trung tâm nghiên cứu chuyển giao công nghệ
Tất cả các phòng học dành cho sinh viên đều được trang bị máy lạnh, máy chiếu, Wi-Fi, Internet, hệ thống âm thanh chất lượng cao…
H ệ th ố ng qu ả n lý h ồ sơ hiệ n t ạ i
Khả năng phát triển của hồ sơ Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia
Thành phố Hồ Chí Minh phụ thuộc vào nhiều yếu tố như sốlượng cán bộ, giảng viên, người học, lĩnh vực giảng dạy, văn bản đến, văn bản đi,,…Việc xác định khả năng phát triển của hồ sơ cần dựa trên kiểm kê hiện tại, tính toán tỷ lệ phát triển của hồ sơ qua mỗi chu kỳ (vài tháng hoặc mỗi năm một lần)
Hiện tại, Trường đang quản lý 12 Khoa - Trung tâm đào tạo, đào tạo 35 ngành bậc Đại học, 34 ngành bậc Thạc sĩ, 27 ngành bậc Tiến sĩ với tổng số hơn 23.000 sinh viên, trên 2.100 thạc sĩ và gần 300 nghiên cứu sinh Tổng chỉ tiêu tuyển sinh đại học mỗi năm của Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh là
Từ đó, có thể thấy, số lượng hồ sơ của Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh có quy mô lớn
H ệ th ố ng qu ả n lý h ồ sơ hiệ n t ạ i
Hiện tại Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh đang quản lý hồsơ theo từng phòng ban Nhà trường quản lý hồsơở cả hai hình thức: hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
Phương thức quản lý hồ sơ giấy: Phương thức này được nhà trường sử dụng để quản lý bài thi của sinh viên, hồ sơ giảng viên, cán bộ, sinh viên,
Phương thức quản lý hồ sơ điện tử:
Đối với giảng viên, cán bộ: Những thông tin liên quan đến giảng viên, cán bộ của trường sẽ được lưu trữ trên hệ thống riêng để dễ dàng truy xuất và quản lý Một số thông tin như Khoa, Ngành đào tạo, tên giảng viên, được công khai trên cổng thông tin điện tử của trường
Đối với người học: Đối với phương thức này nhà trường áp dụng để quản lý và lưu trữ điểm của sinh viên, các thông tin của sinh viên được lưu trữ trên website phòng đào tạo
Các hồ sơ điện tử khác như hồ sơ được số hóa, gửi qua email, website Nhà trường,…
Mặc dù hồ sơ của trường được quản lý theo hai phương thức quản lý hồ sơ giấy và quản lý hồ sơ điện tử nhưng vẫn còn nhiều hạn chế trong quy trình truy xuất và quản lý hồ sơ.
Nhu c ầ u xây d ựng chương trình quả n lý h ồ sơ của trườ ng
Đặc trưng trong việc quản lý hồ sơ của Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh là quản lý theo từng phòng ban Tuy nhiên, hiện tại chưa có chương trình quản lý hồ sơ chung và thống nhất, điều này có thể gây ra sự thiếu nhất quán trong quá trình quản lý, truy xuất hồ sơ
Vì vậy, cần xây dựng một chương trình quản lý hồ sơ thống nhất giữa các phòng ban trong Nhà trường để việc quản lý hồsơ trở nên dễdàng hơn Việc thiết lập chương trình quản lý hồ sơ cần dựa trên các yếu tố chính như:
Kiểm kê hồ sơ hiện tại (hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử) để xác định quy mô và khả năng phát triển
Nghiên cứu về hệ thống quản lý hồ sơ hiện tại, những hạn chế cần khắc phục
Tiến hành nghiên cứu về tất cả các yêu cầu pháp lý, quy định, tiêu chuẩn liên quan (của Nhà nước, Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố
Chương trình quản lý hồsơ gồm các thành phần chính như:
Lịch trình lưu giữ hồ sơ
Phương thức quản lý hồ sơ
Quy trình quản lý hồ sơ
Chương trình bảo vệ hồ sơ
Kế hoạch quản lý rủi ro
Khi thực hiện chương trình quản lý hồsơ, cần lưu ý:
Kiểm tra sự tuân thủ, đảm bảo những liên quan tuân thủ các chính sách, thủ tục, quy trình
Độ chính xác lập chỉ mục và khả năng truy cập của tài liệu
Đào tạo và giao tiếp giữa nhân viên và các bộ phận
Bảo vệvà lưu giữ hồsơ
Tiêu hủy kịp thời và nhất quán các tệp không hoạt động
M ục đích của chương trình quả n lý h ồ sơ
Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh cần một chương trình quản lý hồ sơ để việc quản lý hồ sơ giữa các phòng ban có tính thống nhất và hệ thống, dễ dàng hơn trong việc truy xuất hồ sơ
Kiểm soát việc tạo ra và phát triển của hồsơ: Kiểm soát sự phát triển của hồsơ, từ đó tối ưu được không gian lưu trữ
Truy cập và xử lý hồsơ hiệu quả: Sắp xếp và bố trí hồ sơ hợp lý, tránh dành quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và truy xuất hồ sơ
Bảo vệ hồsơ: Hệ thống quản lý hồ sơ duy trì tính toàn vẹn và đầy đủ của hồ sơ và bảo vệ nó theo các quy tắc đã đặt ra Điều này c甃̀ng không cho phép người dùng sử dụng trái phép hoặc giả mạo các hồsơ bí mật và quan trọng
Cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nhân lực: Tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ, in ấn, và thời gian cho nhân sự
Ra quyết định quản lý tốt hơn: Làm cho dữ liệu có liên quan dễ dàng truy cập, đưa ra quyết định nhanh hơn
Chuẩn bị các phương án phòng chống thiên tai, thảm họa: Xây dựng quy trình bảo vệ và phục hồi cho hồ sơ
Tạo một chính sách và thủ tục để hủy các hồsơ đã hết hạn: Rất ít hồsơ cần được hoặc nên được lưu giữ vĩnh viễn Chúng có thể bị hủy sau một khoảng thời gian theo quy định.
Các quy đị nh liên quan
Chính s愃Āch, quy đị nh trong vi ệ c ban hành h ồ sơ
Ngày 05 tháng 03 năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (sau đây viết tắt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP) về công tác văn thư (Chính phủ Việt
Nam, 2020) Theo đó, Nghị định được ban hành với những nội dung cơ bản như sau:
“Tại thời điểm năm 2004, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định 110/2004/NĐ-CP) chủ yếu quy định đối với việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trên vật mang tin là giấy Tuy nhiên, sau khi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được ban hành, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và trong công tác văn thư nói riêng ngày càng được đẩy mạnh Nhiều văn bản được ban hành kịp thời để tạo hành lang pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước”
Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (Chính phủ Việt Nam,
Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước(Chính phủ Việt Nam, 2014)
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Công văn số 370/VTLTNN-NV gửi Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao; Văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Văn phòng Kiểm toán nhà nước; Văn phòng
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Văn phòng Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2022)
Chính s愃Āch, quy đị nh trong vi ệ c tiêu h ủ y h ồ sơ
Sở Nội vụ Trung ương đã tiến hành căn cứ vào điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 (Quốc hội Việt Nam, 2013) cùng Nghị định số 01/2013/NĐ-CP (Chính phủ Việt Nam, 2013) của Chính phủ để thống nhất quy trình cùng thủ tục tiêu huỷ các tài liệu đã hết giá trị
Quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011 (Quốc hội Việt Nam, 2011), thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữcơ quan; Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp”
Chính sách tiêu hủy hồ sơ được nêu rõ ở Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày
01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Chính phủ Việt Nam, 2003); Căn cứ Điều 11 và Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một sốđiều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (Chính phủ Việt Nam, 2004) Để việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị được thực hiện thống nhất và đúng quy định của pháp luật, ngày 03/6/2021, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Trần Thị Thuý Hiền ký ban hành Công văn số 1223/SNV-VTLT về hướng dẫn quy trình, thủ tục tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức (Sở Nội vụ, 2021)
Quy đị nh v ề th ờ i h ạn lưu giữ h ồ sơ
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 04 năm 2001 của UBTV Quốc Hội (Quốc hội Việt Nam, 2001)
Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2006)
Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp (Bộ Nội vụ, 2014)
Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo về quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục (Bộ Giáo dục và Đào tạo, 2016).
CHƯƠNG TRÌNH QU Ả N LÝ H Ồ SƠ
Cơ sở v ậ t ch ấ t
Ở nơi khô ráo, có môi trường không khí trong sạch
Thuận lợi cho việc đi lại , bảo vệ, phòng cháy - chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Bề mặt hướng Tây không có cửa sổ
Nền kho bảo quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi
Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 (không sập đổ sau 4 giờ cháy) Thiết kế hai lớp, tường ngoài cách tường trong khoảng 1,2 m tạo hành lang chống nóng, chống ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho bảo quản tài liệu và để bố trí một số thiết bị khi cần thiết
Tầng kho có chiều cao 2,4m
Cửa ra vào và cửa thoát hiểm phải được làm một cánh bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài Khe hở giữa các cánh cửa với mặt nền không lớn hơn 5 mm
Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho Đường điện trong kho phải thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện
Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ Đường ống nước bảo đảm độ kín, không rò rỉ, không đi qua phòng kho bảo quản tài liệu
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy, nổ và chống sét; có cầu thang thoát hiểm Xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hoả và hệ thống nước cứu hoả
Nhà cung cấp: Công ty Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Nội thất Hoàng Phát (Nội thất Hòa Phát Hồ Chí Minh)
Địa chỉ: 55 Bạch Đằng, Phường 15, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Facebook: https://www.facebook.com/hoaphatmiennam.vn/
Email: sale@hoaphatmiennam.com.vn
Website: https://noithathoaphat.info.vn/
Các trang thiết bị đề xuất
Tủ phụ - hộc di động: dùng cho các hồsơ thường xuyên sử dụng, phù hợp đặt ở những nơi diện tích nhỏ như bên dưới bàn làm việc
Tên sản phẩm: Hộc sắt di động HS1
Mô tả: Dòng sản phẩm học sắt di động Hòa Phát được thiết kế với 3 ngăn kéo với cơ cấu ray bi, được sử dụng khóa dàn đảm bảo độ an toàn; sản phẩm hộc di động sắt có thể kết hợp với bàn chân sắt, bàn làm việc…
Kích thước: Rộng 396 x Sâu 480 x Cao 655 (mm)
Chất liệu: Sắt sơn tĩnh điện
Xuất xứ: Nội thất Hòa Phát
Giá hồ sơ: dùng cho các hồ sơ thường sử dụng, ít quan trọng; phù hợp đặt ở nơi có không gian lớn
Tên sản phẩm: Giá sách Hòa Phát GS5K3B
Mô tả: Giá 3 khoang sử dụng 2 mặt, có 5 tầng để tài liệu; các đợt và thanh chắn có thể di động giúp điều chỉnh độ cao; làm từ thép chất lượng cao với độ chịu lực tốt, bề mặt được phủ sơn tĩnh điện và bo tròn các cạnh, an toàn cho người sử dụng
Kích thước: Rộng 2895 x Sâu 450 x Cao 1875 (mm)
Chất liệu: Thép sơn tĩnh điện
Xuất xứ: Nội thất Hòa Phát
Tủ file hồsơ: dùng để chứa các kẹp file, kẹp hồsơ
Tên sản phẩm: Tủ file tài liệu TU15F
Mô tả: Tủ sắt sơn tĩnh điện gồm 15 ngăn kéo chuyển động bằng cơ cấu ray thép uốn; các ngăn kéo dùng chung 1 thanh khóa dàn
Kích thước: Rộng 380 x Sâu 457 x Cao 1320 (mm)
Chất liệu: Sắt sơn tĩnh điện
Xuất xứ: Nội thất Hòa Phát
Lưu ý: Không để tải quá 10 kg/ngăn kéo – Trường hợp Quý khách sử dụng quá tải trọng theo tiêu chuẩn quy định, Công ty sẽ không bảo hành sản phẩm trên
Tủ locker: đưa hồ sơ vào những tủ locker được phân cấp và đánh số sẽ giúp nhân viên quản lý dễ dàng Khi cần xuất nhập giấy tờ, hồsơ đều giúp chúng gọn gàng và trật tự Ngoài ra, do được làm bằng sắt tĩnh điện và gần như cách ly với môi trường bên ngoài nên tủ có thể bảo quản hồ sơ không bị mối, mọt làm hư trong một thời gian dài
Tên sản phẩm: Tủ Locker Hòa Phát TU986-5K
Mô tả: Tủ sắt hiện đại TU986-5K sơn tĩnh điện màu ghi S05, có 30 khoang cánh mở; Trên mỗi cánh có 1 khóa locker, núm tay nắm và tai móc khóa
Kích thước: Rộng 1510 x Sâu 450 x Cao 1830 mm
Chất liệu: Sắt sơn tĩnh điện
Xuất xứ: Nội thất Hòa Phát
Tủ hồ sơ chống cháy: Bên cạnh khả năng chịu nhiệt, chống cháy đúng như tên gọi, sản phẩm còn được người dùng đặc biệt ưa chuộng bởi độ bền và độ an toàn rất ấn tượng của mình Được sản xuất được chất liệu sắt sơn tĩnh điện cùng hệ thống khóa thông minh, giấy tờ hồsơ quan trọng sẽluôn được đảm bảo an toàn và bảo mật một cách tuyệt đối trong mọi điều kiện Vì vậy, loại tủ này sẽ phù hợp với các hồ sơ có tính chất rất quan trọng, cần bảo mật cao
Tên sản phẩm: Tủ tài liệu an toàn Hòa Phát TU09K6C
Mô tả: Tủ sắt thép dày sơn tĩnh điện vân sần; tủ gồm 6 khoang, cánh tủ bảo mật bằng cơ cấu khóa mã, chân tủ gắn bánh xe di chuyển; các chi tiết tủ liên kết với nhau bằng vít và bulong
Kích thước: Rộng 1000 x Sâu 450 x Cao 1900 (mm)
Chất liệu: Thép dày sơn tĩnh điện
Xuất xứ: Nội thất Hòa Phát
Hình 2.5 Tủ hồsơ chống cháy
Các văn phòng phẩm khác:
Các thiết bị văn phòng phẩm: bìa hồ sơ, giấy bút, nhãn dán,…
Máy tính, máy in, máy scan, máy đóng sách
Máy chủ vật lý để lưu trữ hồ sơ điện tử.
Phân lo ạ i h ồ sơ
2.1 Phân loại hồ sơ của Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.1 Hồ sơ Tổ chức - Hành chính
Hồ sơ về quản lý cơ sở giáo dục đại học
Hồ sơ, văn bản, công văn đến và đi
Báo cáo đánh giá, tổng hợp, tổng kết năm học
Các báo cáo liên quan đến đào tạo gửi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền
Số liệu thống kê giáo dục
Hồ sơ kiểm tra nội bộ
Hồ sơ hội nghị, hội thảo giáo dục đào tạo
Các loại văn bản, giấy tờ khác
2.1.2 Hồ sơ về Công tác sinh viên
Hồ sơ về văn bằng, chứng chỉ
Hồ sơ về công tác tuyển sinh đại học từng năm
Hồ sơ về học phí, học bổng, chính sách hỗ trợ người học
Hồ sơ về công tác sinh viên (Khen thưởng và công nhận các danh hiệu; hồ sơ kỷ luật; hồ sơ tổ chức tuần sinh hoạt công dân; hồ sơ quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú; )
2.1.3 Hồ sơ Đào tạo đại học
Kế hoạch đào tạo đối với khóa học, năm học
Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập
Bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần
Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp (Quyết định công nhận và cấp bằng đại học; danh sách tốt nghiệp; hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp; các đồ án, khóa luận tốt nghiệp; )
2.1.4 Hồ sơ Đào tạo sau đại học
Hồ sơ về đào tạo Thạc sĩ
Hồ sơ về tuyển sinh Thạc sĩ (Hồ sơ xác định chỉ tiêu hằng năm; quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; điểm chuẩn tuyển sinh; hồ sơ đăng ký dự tuyển; )
Quyết định công nhận học viên cao học
Tài liệu thi hết học phần
Bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần
Hồ sơ công nhận tốt nghiệp và cấp bằng Thạc sĩ (Quyết định công nhận và cấp bằng Thạc sĩ; danh sách tốt nghiệp; hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp; luận văn thạc sĩ; hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ; )
Hồ sơ về đào tạo Tiến sĩ
Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với các đơn vị trong nước
Hồ sơ về tuyển sinh Tiến sĩ (Hồ sơ quyết định chỉ tiêu hằng năm; quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; điểm chuẩn tuyển sinh; hồ sơ đăng ký dự tuyển; các hồ sơ liên quan khác)
Quyết định công nhận nghiên cứu sinh, hướng nghiên cứu hoặc đề tài nghiên cứu, chuyên ngành, người hướng dẫn và thời gian nghiên cứu
Bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần
Tài liệu về thi hết học phần
Báo cáo chuyên đề, tiểu luận tổng quan của nghiên cứu sinh
Tài liệu về công nhận và cấp bằng Tiến sĩ
2.1.5 Hồ sơ Kế toán - Tài chính
Hồ sơ quản lý tài chính
Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định và hướng dẫn về hoạt động kế toán
Dự toán, quyết toán kinh phí
Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách
Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản hằng năm
2.1.6 Hồ sơ về công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, dạy và học
Hồ sơ xây dựng, chiến lược dài hạn
Danh sách các cơ sở vật chất, thiết bị
Biên bản kiểm kê, đánh giá chất lượng công nghệ thông tin phục vụ giáo dục
2.1.7 Hồ sơ về cơ sở vật chất, thiết bị trường học
Hồ sơ xây dựng phương hướng, chính sách đầu tư phát triển cơ sở vật chất
Hồ sơ xác định cơ cấu đầu tư
Hồ sơ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, các khu nhà học
Hồ sơ kiểm tra và công nhận thư viện đạt chuẩn
Hồ sơ quản lý thư viện (các loại sổ sách; biên bản kiểm kê, thanh lý sách; )
Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định
2.1.8 Hồ sơ về kiểm định chất lượng
Hồ sơ thẩm định kết quả đánh giá chất lượng giáo dục và cấp giấy chứng nhận kiểm định chất lượng giáo dục
Các hồ sơ liên quan khác
2.1.9 Hồ sơ về nghiên cứu khoa học của sinh viên, giảng viên, nghiên cứu viên
Hồ sơ đánh giá nghiên cứu khoa học sinh viên các cấp
Hồ sơ đánh giá xét tặng giải thưởng, danh hiệu dành cho các đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên các cấp
Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học của giảng viên, nghiên cứu viên các cấp
2.1.10 Hồ sơ về công tác nhà giáo, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục đại học
Hồ sơ quản lý nhân sự
Hồ sơ quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên
Hồ sơ đánh giá nhân viên và giảng viên
Hồ sơ quản lý chuyên môn
Hồ sơ rất quan trọng
- Hồ sơ Tổ chức - Hành chính
- Hồ sơ về Công tác sinh viên
- Hồsơ Đào tạo đại học
- Hồsơ Đào tạo sau đại học
- Hồ sơ Kế toán - Tài chính
- Hồ sơ về kiểm định chất lượng
- Hồ sơ về nghiên cứu khoa học của sinh viên, giảng viên, nghiên cứu viên
- Hồ sơ về công tác nhà giáo, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục đại học
- Hồ sơ về công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, dạy và học
- Hồ sơ về cơ sở vật chất, thiết bị trường học
Hồ sơ hữu ích - Văn bản đến, văn bản đi, thư từ
Hồ sơ không thiết yếu
- Những công văn, quyết định, nghị định hết hiệu lực thi hành
- Bản nháp, bản in của hồ sơ điện tử, tài liệu quảng cáo, ấn phẩm
Phương thứ c qu ả n lý h ồ sơ
Kết hợp hai phương thức quản lý hồ sơ theo chủ đề và quản lý hồ sơ theo chữ số Đối với h ồ sơ thuộc c愃Āc nhóm Tổ chức - Hành chính, Kế to愃Ān - Tài chính; Công nghệ thông tin trong quản lý gi愃Āo dục, dạy và học; Cơ sở vật chất, thiết bị trường học; Kiऀm định chất lượng
Quản lý hồ sơ theo chủ đề:
Kiểm tra, lập chỉ mục cho hồ sơ
Lập tiêu đề của các chủ đề hồ sơ, chia nhỏ các chủ đề con trong từng chủ đề lớn và sắp xếp các chủ đề con này theo trật tự bảng chữ cái
Sắp xếp các hồ sơ tương ứng vào các chủ đề con (hồ sơ được sắp xếp theo thời gian)
Tạo bảng tra cho tên chủ đề: Danh sách các tiêu đề chủ đề
Chủ đề Chủ đề con Tên hồ sơ Thời gian
Báo cáo năm học Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố
Báo cáo tổng kết năm học 2020 12/2020 Báo cáo tổng kết năm học 2021 12/2021
Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lược Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn
Quy định về học phí Thông báo về các mức thu học phí năm học 2022 - 2023
Văn bản pháp quy Thông tư hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định
Thông tư quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị
… … … … Đối với h ồ sơ thuộc c愃Āc nhóm Công t愃Āc sinh viên, Đào tạo Đại học, Đào tạo sau Đại học, Đào tạo với nước ngoài
Quản lý hồ sơ theo chủ đề kết hợp với chữ số:
Kiểm tra, lập chỉ mục cho các hồ sơ
Lập tiêu đề của các chủ đề hồsơ, chia nhỏ các chủ đề con trong một chủ đề lớn và sắp xếp các chủ đề con theo trật tự bảng chữ cái
Tiến hành đánh số theo thứ tự liên tục dựa trên quy tắc mã hóa: Năm nhập học + Ngành đào tạo + Số (số được chia ngẫu nhiên tương ứng với hồ sơ được sắp xếp theo chữ cái)
Sắp xếp các hồ sơ vào các chủ đề con (hồ sơ được sắp xếp theo thời gian)
Sắp xếp các hồ sơ đã được mã hóa theo chữ số theo thứ tự tăng dần
Tạo bảng tra tên chủ đề: Danh sách các tiêu đề chủ đề
Tạo bảng tra danh sách các khóa, ngành đào tạo, MSSV
Chủ đề Chủ đề con 1 Chủ đề con 2 Khóa Ngành đào tạo Hồ sơ Đào tạo Đào tạo Đại học Chính quy Đại trà 20 14 128
129 Đào tạo sau Đại học Đào tạo Thạc sĩ … … … Đào tạo Tiến sĩ … … …
Quy trình qu ả n lý h ồ sơ
4.1 Quy trình quản lý hồsơ tiếp nhận
4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lý hồsơ tiếp nhận
Bảng 2.1 Quy trình quản lý hồsơ tiếp nhận
Trách nhiệm thực hiện Trình tự thực hiện Mô tả/
Trưởng phòng, chuyên viên các phòng
Trưởng phòng, chuyên viên các phòng
Trưởng phòng, chuyên viên các phòng
Văn thư và các phòng, đơn vị liên quan
Mọi cán bộ công nhân viên liên quan
Phòng Tổ chức - Hành chính, Trưởng phòng, chuyên viên các phòng
Phân loại và lập danh mục
Hủy/lưu trữ hồ sơ
Chưa chính xác, đầy đủ
4.1.2 Mô tả quy trình quản lý hồsơ
Chuyên viên các phòng chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ từ các cá nhân, phòng ban, đơn vị
Chuyên viên thực hiện kiểm tra hồ sơ, đảm bảo hồ sơ chính xác và đầy đủ Trong trường hợp hồ sơ có sai sót, cần điều chỉnh, bổ sung, liên hệ và thông báo kịp thời với bên giao nộp hồ sơ và yêu cầu hoàn thiện
4.1.2.3 Phân loại và lập danh mục
Trưởng các phòng chịu trách nhiệm phân công cho các chuyên viên phân loại và lập danh mục theo dõi hồsơ theo BM01.
Chuyên viên được phân công thực hiện sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo phương thức quản lý hồ sơ được quy định (mục 2.2), lập báo cáo kết quả tình hình tiếp nhận và cách thức lưu trữ với trưởng phòng Việc lưu giữ hồ sơ đảm bảo những yêu cầu sau:
Đối với hồ sơ giấy cần số hóa, chuyên viên tiếp nhận có trách nhiệm nhập các thông tin hồ sơ chính xác, đầy đủ vào phần mềm quản lý hồ sơ
Đối với hồ sơ điện tử, đảm bảo phương thức bảo mật phù hợp cho các loại hồ sơ và cấp quyền truy cập cho những người được phép; báo ngay cho các phòng/đơn vị liên quan khi phát hiện lỗi phần mềm quản lý hồ sơ, đảm bảo có thể truy cập hồ sơ khi cần thiết
Đối với hồsơ giấy, chuyên viên tiếp nhận có trách nhiệm bảo quản trong các bìa hồ sơ hoặc phương tiện lưu trữ thích hợp; sắp xếp vào các kệ, tủ có dán nhãn, dễ nhận biết, tìm kiếm khi cần; đảm bảo hồ sơ được bảo quản khô ráo, sạch sẽ, tránh mất mát, hư hỏng Mỗi hồ sơ phải có nhãn hồ sơ được quy định thống nhất, với ký hiệu và mã hồ sơ rõ ràng, các nội dung cơ bản bao gồm:
TÊN PHÒNG/NĂM/TÊN HỒSƠ/GHI CHÚ
Tên phòng: viết tắt như sau:
STT Tên phòng Ký hiệu
1 Tổ chức – Hành chính TCHC
3 Đào tạo sau đại học ĐTSĐH
4 Kế hoạch – Tài chính KHTC
5 Quản trị Thương hiệu – Truyền thông
6 Khoa học Công nghệ và Dự án KHCN&DA
7 Quản trị thiết bị QTTB
9 Công tác Chính trị - Sinh viên CTCT-SV
10 Khảo thí và Đảm bảo chất lượng KT&ĐBCL
11 Thanh tra pháp chế TTPC
12 Trung tâm dữ liệu và Công nghệ thông tin
Năm: năm lưu hồ sơ
Tên hồ sơ: gồm 2-3 ký tự (Ví dụ: Đào tạo (ĐT), Pháp lý (PL),…)
Ghi chú: ghi những nội dung cụ thể của hồ sơ
Ví dụ: Hồ sơ nhập học của sinh viên năm 2022 do phòng Đào tạo quản lý có thể được ghi nhãn như sau: ĐT/2022/SV/NHẬP HỌC
Các hồsơ đang được lưu giữ nghiêm cấm tẩy xóa, sửa đổi
Căn cứ mức độ quan trọng của hồ sơ, các phòng có trách nhiệm xác định cách thức lưu giữ và bảo quản hồ sơ thích hợp
Tất cả cán bộ nhân viên trong các phòng được phép sử dụng hồ sơ thuộc quyền quản lý của phòng mình
Khi có nhu cầu sử dụng hồ sơ do phòng khác quản lý, các phòng gửi phiếu mượn hồ sơ (BM02) có xác nhận của Trưởng phòng Chuyên viên quản lý hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn cách sử dụng cho mọi người
Người mượn, sử dụng hồ sơ có trách nhiệm bảo quản và hoàn trả hồ sơ đầy đủ, đúng thời hạn
Các đơn vị ngoài Trường muốn sử dụng tài liệu cần có công văn đề nghị và được sự đồng ý của lãnh đạo Trường Đại học Bách khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
4.1.2.6 Tiêu hủy/lưu trữ hồsơ
Quy trình tiêu h ủ y h ồ sơ như sau:
Lập ra danh sách các tài liệu hết hạn lưu trữ cần loại bỏ hoàn toàn (BM03) Đồng thời viết biên bản thuyết minh về những tài liệu hết hạn lưu trữ trên (BM04)
Trình lên Ban giám hiệu Nhà trường xét hủy tài liệu Hồsơ trình bao gồm:
Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
Danh mục tài liệu hết giá trị;
Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và xét hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy
Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, từng thành viên Hội đồng chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu;
Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy
(phải được các thành viên Hội đồng thông qua); các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp, có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (BM05) được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm tra tài liệu hết giá trị
Hội đồng xét hồsơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy
Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồsơ trình Ban giám hiệu xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:
Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (BM06);
Danh mục tài liệu hết giá trị;
Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thẩm tra tài liệu hết giá trị
Lập Danh mục tài liệu hết giá trị và gửi đầy đủ hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị về cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để thẩm tra theo quy định
Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Căn cứ vào kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, nếu có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì hoàn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:
Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu;
L ịch trình lưu giữ h ồ sơ
Lịch trình lưu giữ hồ sơ cần chú trọng đến thời hạn lưu trữ - khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ tính từ thời điểm lập hồ sơ hoặc thu nhận hồ sơ liên quan đến công tác tuyển sinh, quá trình đào tạo, tốt nghiệp, văn bằng chứng chỉ, kết quả đánh giá rèn luyện của sinh viên các loại hình đào tạo
Thời hạn lưu trữ được xác định trên cơ sở mục đích hình thành, giá trị sử dụng, tính chất và bộ phận quản lý hồ sơ
Việc xác định lưu giữ hồ sơ cần dựa trên các quy định như thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục trong Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT của
Bộ Giáo dục và Đào tạo về quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục (Phụ lục 04)
Thời hạn lưu trữ được quy định theo bốn mức, như sau:
Lưu trữ đến hết hiệu lực
Lưu trữ đến hết khóa học
Lưu trữ có thời hạn.
Dưới đây là lịch trình lưu giữ hồ sơ dựa trên thời hạn lưu trữ:
Bảng 2.3 Lịch trình lưu giữ hồsơ
Stt Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Đơn vị lưu Thời hạn lưu trữ
Việc tiêu hủy hồ sơ tuân theo quy định tiêu hủy trong quy trình quản lý hồ sơ (Mục 4.1.2.6)
1 Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn
Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Quyết định thành lập lớp, danh sách nhập học
Phòng Công tác Sinh viên
Vĩnh viễn (bằng bản in và đĩa CD)
Các loại Quyết định có liên quan đến quá trình học tập và rèn luyện của SV
Phòng Công tác Sinh viên
Sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ và báo cáo tổng hợp
Phòng Công tác Sinh viên
Các Quy định về quản lý sinh viên Phòng
Công tác Sinh viên, Các Khoa
Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy, Kết luận của Hội đồng xét hủy, Biên bản hủy hồ sơ, tài liệu
Phòng Công tác Sinh viên
Tài liệu lưu trữ có thời hạn
2 Hồ sơ theo dõi sinh viên Phòng
5 năm sau khi tốt nghiệp
Hồ sơ chế độ chính sách Phòng
5 năm sau khi tốt nghiệp
Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật Phòng
5 năm sau khi tốt nghiệp
Hồ sơ nội, ngoại trú Phòng
5 năm sau khi tốt nghiệp
Các loại biên bản của Hội đồng xét tiến độ học tập
Phòng Công tác Sinh viên
5 năm sau khi tốt nghiệp
Sổ cấp phát Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Phòng Công tác Sinh viên
5 năm sau khi tốt nghiệp
Chương trình bả o v ệ h ồ sơ
6.1 Điều kiện bảo vệ hồsơ
Nhiệt độ ổn định trong phạm vi 60-75 độ F
Hầu hết các loại giấy hiện đại đều xuống cấp liên tục do mức độ axit cao của giấy và gây ẩm mốc
Tránh lưu trữ hồ sơ ở những nơi có khói, bụi, gần cửa sổ hoặc hơi hóa chất do sơn hoặc thiết bị sao chép tạo ra
Giữ cho khu vực lưu trữ hồ sơ không có thực phẩm, đồ uống và thực vật để tránh làm bẩn hồ sơ hoặc thu hút côn trùng hoặc loài gặm nhấm
Sao lưu thường xuyên và an toàn của tất cả các hồ sơ chính thức.
Tường lửa máy tính mạnh mẽ, chất lượng cao và phần mềm bảo vệ chống vi-rút cập nhật
Mật khẩu bảo vệ mạnh mẽ cho tất cả các máy tính và thiết bị liên quan
Mã hóa dữ liệu khi thích hợp để bảo vệ các hồ sơ điện tử nhạy cảm
Thiết bị chống sét lan truyền và hệ thống dự phòng để bảo vệ máy tính khi mất điện
Bảo vệ tất cả các bản ghi khỏi ánh sáng mặt trời trực tiếp và ánh sáng chói
C愃Āc loại hồ sơ kh愃Āc
Ảnh, phim, âm bản tấm kính (bao gồm cả vi phim và vi phim)
Hồ sơ với các thành phần sơn
Các bản ghi có phương tiện hỗn hợp (ví dụ: các thành phần gỗ và kim loại cùng nhau)
Gỗ dán (ví dụ tập có bìa gỗ trang trí) Để bảo vệ hồ sơ, tài liệu liệu này cần nơi lưu trữ phải là những phòng cao ráo, thoáng khí để tránh ẩm, mốc, mối mọt và có cửa, khóa chắc chắn Sử dụng túi đựng chống trầy xước; sao lưu sang máy tính
6.2.Chủđộng phòng ngừa và ứng phó với thiên tai
Bước đầu tiên trong việc bảo vệ hồ sơ là cố gắng ngăn ngừa thảm họa ngay từ đầu Hai thảm họa nghiêm trọng nhất là hỏa hoạn và l甃̀ lụt, có thể do nhiều sự kiện gây ra, chẳng hạn như động đất, nổ, đốt phá, sông tràn, thủy triều dâng hoặc hệ thống phun nước bị hỏng
Cần tổ chức các buổi huấn luyện, tập huấn để đảm bảo các bước ứng phó phù hợp và kịp thời khi xảy ra thiên tai
Các phương pháp chủ động phòng ngừa và ứng phó với thiên tai:
1 Đảm bảo văn phòng tuân thủ tất cả các quy định về phòng cháy chữa cháy
2 Lắp đặt thiết bị báo cháy, thiết bị báo khói, thiết bị báo nhiệt và đảm bảo chúng luôn hoạt động
3 Huấn luyện nhân viên về các thủ tục khẩn cấp và sơ tán và tiến hành các bài tập huấn luyện thường xuyên
4 Yêu cầu cơ quan phòng cháy chữa cháy xác định những điểm yếu trong công tác phòng cháy chữa cháy và đề xuất cải tiến
5 Cấm hút thuốc hoặc đốt lửa ở bất kỳ nơi nào có hồ sơ
6 Bảo quản chất lỏng dễ cháy trong tủ kim loại có khóa hoặc những vị trí cách xa người hoặc hồ sơ
7 Kiểm tra hệ thống dây điện, phích cắm và dây điện thường xuyên và thay thế bất kỳ bộ phận nào bị mòn
8 Đảm bảo tất cả các thùng chứa hồ sơ đều chắc chắn, ổn định và không bắt lửa
9 Giữ tất cả các khu vực lưu trữ hồ sơ sạch sẽ và ngăn nắp
10 Xác định và dán nhãn rõ ràng các hồ sơ quan trọng để có thể truy xuất chúng ngay lập tức trong trường hợp khẩn cấp
Lũ lụt hoặc thiệt hại do nước
1 Không lưu trữ hồ sơ ngay bên dưới hoặc bên trên đường ống sưởi, nước hoặc thoát nước
2 Không sử dụng kệ trên cùng để lưu trữ và đảm bảo kệ dưới cách sàn 6 "(15 cm)
3 Sử dụng các hộp, giá, thùng chứa chất lượng cao, chắc chắn để lưu trữ hồ sơ
4 Xác định tất cả các vị trí mà nước có thể xâm nhập và kiểm tra các vị trí đó thường xuyên
5 Thường xuyên kiểm tra mức độ ẩm trong khu vực bảo quản; sự gia tăng có thể được gây ra bởi sự xâm nhập của nước
6 Đảm bảo các vòi nước được sử dụng thường xuyên luôn được tắt khi không sử dụng, ở bất kỳ đâu trong văn phòng
7 Tắt các đường ống dẫn nước trung tâm nếu tòa nhà không bị chiếm dụng trong bất kỳ khoảng thời gian nào.
8 Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng các máng xối, cống rãnh, đường ống
9 Lắp đặt hệ thống báo động l甃̀ lụt tại các khu vực lưu trữ hồ sơ
10 Cất hồ sơ ở nơi có mái bằng, không bằng phẳng, để nước thoát ra ngoài
6.3 Cấp độ bảo vệđối với hồsơ quan trọng
Tất cả các hồ sơ của Trường được coi là quan trọng hoặc cần thiết cho hoạt động của Trường và nếu bị phá hủy sẽ làm tổn hại nghiêm trọng hoặc làm gián đoạn các hoạt động bình thường của Trường, hoặc do việc mất chúng có thể đặt Trường vào tình trạng nguy hiểm về pháp lý hoặc tài chính, phải được bảo mật, bằng vi phim hoặc các bản sao có thể so sánh khác hoặc bằng phương pháp bảo vệ dự phòng phù hợp
Các phòng ban của trường đại học có trách nhiệm chính trong việc lưu giữ các hồ sơ được chỉ định là hồ sơ quan trọng một cách an toàn và bảo mật trên cơ sở liên tục bất kể định dạng phương tiện mà nó được lưu trữ
Việc in, sao, chụp hồ sơ quan trọng phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng Hồ sơ quan trọng phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích, sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan Tài liệu thuộc phạm vi bí mật phải được lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn
Hồ sơ quan trọng cần được bảo quản trong các tủ sắt chắn chắn, có khả năng chống cháy, đặt ở nơi an toàn.
K ế ho ạ ch qu ả n lý r ủ i ro trong quá trình lưu trữ
Giảm thiểu tối đa các yếu tố gây ảnh hưởng đến hồ sơ , xây dựng kế hoạch hành động để ứng phó với các trường hợp khẩn cấp hoặc thảm họa có thể làm hỏng hồ sơ và cung cấp cho việc khôi phục thông tin cần thiết.
7.2 Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro
C 愃Āc mối đe dọa và rủi ro có thऀ xảy ra
Bảng 2.4 Các mối đe dọa đối với hồsơ
Mối đe dọa Khả năng xảy ra
Cơ sở vật chất xuống cấp hoặc bị hỏng Trung bình Thấp
Lỗi hoặc bất cẩn của con người Thấp Trung bình Thiệt hại do nước (l甃̀ lụt, vỡ đường ống nước, v.v.) Thấp Cao
Côn trùng, động vật gặm nhấm và các loài gây hại khác Trung bình Cao
Bị mất/đánh cắp hồ sơ Thấp Cao
Bi ệ n ph 愃Ā p x ử l ý khi x ả y ra r ủ i ro
Báo động, hô hoán cho mọi người biết có đám cháy
Cắt điện khu vực xảy ra cháy
Sử dụng các phương tiện để dập cháy
Gọi điện thoại báo cháy cho lực lượng Cảnh sát phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ theo số 114 nếu không thể dập tắt
Khôi phục hồ sơ nếu bị cháy qua bản sau hồ sơ
Cơ sở vật chất xuống cấp hoặc bị hỏng
Tiến hành nâng cấp, sửa chữa cơ sở vật chất khi bị hư hỏng xuống cấp
Lỗi hoặc bất cẩn của con người
Nâng cao trình độ nghiệp vụ lưu trữ
Thiệt hại do nước (l甃̀ lụt, vỡ đường ống nước, v.v.)
Tìm kiếm cái hồ sơ, tài liệu còn sót lại
Tiến hành khôi phục các các hồ sơ lại liệu bị mất, hư hỏng
Truy hồi tài liệu để tìm kiếm tài liệu trong trường hợp bị thất lạc
Trong trường hợp bị đánh cắp cần báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý
Xử lý nấm mốc định kỳ: phun thuốc diệt nấm mốc
Đặt máy hút ẩm trong khu vực lưu trữ và lưu giữ
Cách ly các hồ sơ bị nấm mốc để xử lý riêng
Báo cho cơ quan chuyên diệt nấm mốc để có biện pháp tốt nhất
Trang bị bình xịt côn trùng để tiêu diệt tạm thời côn trùng
Liên hệ dịch vụ kiểm soát côn trùng để loại bỏ côn trùng hoàn toàn
Phục hồi và tu bổ hồ sơ bị hư hỏng
Có bản sao hoặc phân tán "tích hợp" và xác định (các) vị trí và định dạng phương tiện
Cần được sao chép và lưu trữ lên máy chủđám mây,
Có những cân nhắc đặc biệt chẳng hạn như hồ sơ có thông tin kinh doanh bí mật (CBI) hoặc thông tin nhạy cảm khác
7.3.Kế hoạch phục hồi sau rủi ro
Chọn không gian và thiết bị lưu trữ tại chỗ và bên ngoài thích hợp
Xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ hồ sơ
Các cơ sở lưu trữ khác
Mua và duy trì vật tư và thiết bị để phục hồi hồ sơ sau thảm họa.
Bổ sung lại các hồ sơ bị ảnh hưởng từ các rủi ro
Tiến hành nhân bản, tu bổ hồ sơ bị ảnh hưởng theo qui định, chính sách của nhà trường, tuân thủ theo pháp luật
Chuyển bản sao dự phòng của các hồ sơ quan trọng sang thiết bị lưu trữ tại chỗ và an toàn bên ngoài
Khi xảy ra một số loại thảm họa tự nhiên nhất định, các thiết bị thích hợp có thể bảo vệ trung tâm dữ liệu của bạn và góp phần đẩy nhanh quá trình phục hồi sau thảm họa
An toàn tính mạng con người là trên hết, khi tính mạng con người được an toàn sẽ thực hiện di chuyển, bảo đảm toàn vẹn cho hồ sơ
Tiến hành khôi phục hồ sơ
Đối với hồ sơ giấy:
Mục tiêu đầu tiên của việc phục hồi hồ sơ giấy là hạ thấp nhiệt độ và độ ẩm trong khu vực bị rủi ro
Nếu hồ sơ bị cháy, hư hỏng, mất cắp sẽ tiến hành khôi phục qua bản sau hồ sơ
Nếu hồ sơ bị ướt, hay ẩm mốc sẽ tiếnhành phục hồi hồ sơ bằng các biện pháp
Đối với hồ sơ điện tử
Bảng 2.5 Khôi phục hồsơ điện tử
– Trung tâm dự phòng dữ liệu từ xa ( Disaster Recovery – DR ): Xây dựng một Data Center Disaster recovery từ xa với đầy đủ trang thiết bị như một hệ thống trung tâm dữ liệu chính, sao lưu –Backup, bảo vệ toàn bộ dữ liệu của hệ thống, duy trì tính liên tục của hệ thống thông tin cho tổ chức, doanh nghiệp
– Hệ thống kết nối WAN giữa 2 sites: Hệ thống WAN kết nối hai site chính là yếu tố chính quyết định cách thức nhân bản dữ liệu từ xa
Dự phòng các thiên tai, thảm họa Cơ sở hạ tầng - Biện pháp
Mật khẩu của các tài khoản quan trọng hoặc các thiết bị truy cập bị thiếu
Xây dựng công cụ xác thực, xác nhận
Sắp xếp an toàn cho các thiết bị lưu trữ vật lý và lưu trữ mật khẩu và chứng nhận SSL với bên thứ ba Thực hiện thu hồi và sử dụng như một phần của kế hoạch khắc phục thảm họa
Không tiếp cận các địa chỉ liên lạc Đảm bảo đủ số lượng các địa chỉ liên lạc để bảo vệ các điểm khôi phục hệ thống và thời gian phục hồi hoạt động
Email và thông báo bằng văn bản đến các thành viên chủ chốt phải được thực hiện thông qua một tài khoản an toàn.
Rủi ro địa lý và các yếu tố khác như động đất, ngập l甃̀, hỏa hoạn
Kiểm tra tình trạng thiết bị
Mô phỏng những thiên tai - thực hành diễn tập
Phục hồi máy tính cá nhân Trong quá trình khôi phục dữ liệu, máy tính cá nhân và tài sản của công ty như các máy chủ và các nơi lưu trữ (SAN hoặc NAS), cần phải được hoạt động trở lại
Thực hành khắc phục thảm họa giải quyết các vấn đề liên quan trong việc cung cấp truy cập máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay cho các cán bộ chủ chốt trong quá trình phục hồi
Không đủ nguồn điện và phương tiện khi thực hiện chế độ phục hồi
Tìm kiếm đủ nguồn điện dự phòng và các phương tiện
Phương 愃Ān phục hồi
Thời gian khôi phục (RTO – Recovery Time Objective):
Lỗi nhỏ: 4 giờ (nửa ngày làm việc)
Lỗi lớn: 8 giờ (1 ngày làm việc)
Đánh giá điểm khôi phục (RPO- Recovery Point Objective ): Tính theo thời gian
Ví dụ RPO = 10 phút có nghĩa là khoảng tổn thất là 10 phút (mất dữ liệu/hệ thống trong 10 phút)
Tính sẵn sàng hoạt động của Trung tâm dữ liệu dự phòng với vai trò như trung tâm dữ liệu xử lý thứ hai
Tính sẵn sàng của các dịch vụ viễn thông trong suốt quá trình xảy ra thảm họa nhằm đảm bảo công tác truyền thông giữa các bộ phận liên quan và người sử dụng
Thời gian vận hành tối thiểu tại Trung tâm dữ liệu dự phòng (Trong trường hợp Trung tâm dữ liệu chính bị phá hủy hoàn toàn thì phải thiết lập một Trung tâm dữ liệu xử lý mới và khoảng thời gian vận hành tại Trung tâm dữ liệu dự phòng sẽ không bị giới hạn)
Thời gian để quay về trạng thái hoạt động bình thường, tức là chuyển về Trung tâm dữ liệu xử lý chính.
SỔ TAY HƯỚ NG D Ẫ N
STT Đề mục Nội dung
Xác định quy mô tình trạng hồ sơ; mục đích chương trình, hệ thống phân loại, phương thức quản lý, quy trình quản lý, lịch trình lưu giữ, chương trình bảo vệ hồ sơ, kế hoạch quản lý rủi ro
2 Cơ sở vật chất quản lý hồ sơ
Phòng ban lưu giữ hồ sơ, địa điểm vị trí đặt kho lưu giữ, trang thiết bị bảo quản
3 Hệ thống phân loại Phân loại hồ sơ theo hoạt động tổ chức và giá trị hồ sơ
4 Phương thức quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ theo chủ đề và số
5 Quy trình quản lý hồ sơ
Quy trình tạo lập/tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, lập danh mục, lưu giữ, sử dụng, mượn – trả, di chuyển/tiêu hủy hồ sơ
6 Lịch trình lưu giữ hồ sơ
Loại hồ sơ, thời gian hoạt động, thời gian lưu trữ, tiêu hủy hồ sơ
7 Chương trình bảo vệ hồ sơ
Lựa chọn phương án bảo vệ phù hợp với từng loại hồ sơ giấy/điện tử, chủ động phòng ngừa và ứng phó với thiên tai như hỏa hoạn, l甃̀ lụt.
8 Kế hoạch quản lý rủi ro trong quá trình lưu giữ hồ sơ
Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro: xác định các rủi ro và biện pháp xử lý khi xảy ra rủi ro, kế hoạch khôi phục hồ sơ sau rủi ro
Trong quá trình xây dựng chương trình quản lý hồ sơ, nhóm chưa tìm hiểu được cụ thể và cặn kẽ về quy mô, hệ thống quản lý hồ sơ hiện tại, c甃̀ng như cơ sở vật chất liên quan đến việc quản lý hồ sơ của Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, do đó, một số điểm trong kế hoạch có thể chưa thực sự phù hợp với điều kiện thực tế Nhà trường
Chương trình quản lý hồ sơ chưa có phần đề xuất về phần mềm quản lý hồ sơ điện tử Đề xu ấ t
Tìm hiểu cụ thể, chi tiết hơn về các điều kiện, chính sách và hoạt động quản lý hồ sơ của Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó điều chỉnh, phát triển các phương án cụ thể và phù hợp hơn
Tìm hiểu về phần mềm quản lý hồ sơ điện tử hiện tại như những điểm hạn chế, các chức năng cần bổ sung và khả năng chi trả của Nhà trường, từ đó, lựa chọn nhà cung cấp và phần mềm tương thích với hệ thống hiện tại, giúp cho việc quản lý hồ sơ hiệu quả hơn
Bộ Giáo dục và Đào tạo (2016) Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT vềquy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục
Bộ Nội vụ (2014) Thông tư số 16/2014/TT-BNV về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữvào Lưu trữ lịch sử các cấp
Chính phủ Việt Nam (2003) Quyết định số177/2003/QĐ-TTg của Thủtướng Chính về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước
Chính phủ Việt Nam (2004) Nghịđịnh số111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
Chính phủ Việt Nam (2013) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật Lưu trữ
Chính phủ Việt Nam (2014) Quyết định số19/2014/QĐ-TTg của Thủtướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước
Chính phủ Việt Nam (2018) Nghịđịnh số61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính
Chính phủ Việt Nam (2020) Nghịđịnh số30/2020/NĐ-CP vềcông tác văn thư
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2006) Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày
19/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2022) Công văn số 370/VTLTNN-NV
Quốc hội Việt Nam (2001) Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
Quốc hội Việt Nam (2011) Luật lưu trữ
Quốc hội Việt Nam (2013) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
Sở Nội vụ (2021) Công văn số 1223/SNV-VTLT
PHỤ LỤC 01 BM01 MẪU DANH MỤC HỒSƠ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độclập–Tự do –Hạnh phúc
(Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm củaTrường Đạihọc Bách Khoa, ĐHQG-HCM)
Số và ký hiệuhồsơ Tên đề mục và tiêu đềhồsơ Thời hạn bảoquản Ngườilậphồsơ Ghi chú
01.TCCB Tiêu đềhồsơ 20 năm Nguyễn Văn A
Danh mụchồsơ này có hồsơ, bao gồm:
hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……… hồ sơ bảo quản có thời hạn
PHỤ LỤC 02 BM02 MẪU PHIẾU MƯỢN HỒSƠ PHIẾU ĐỀ NGHỊMƯỢN HỒSƠ
Họ và tên: Phòng: Đề nghị phòng: Vui lòng cho mượn những tài liệu - hồ sơ sau:
STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Thời gian trả Mục đích sử dụng Ý KIẾNCỦA PHÒNG CUNG CẤP Ngày …… tháng …… năm ……
□ Chấp nhận □ Không chấp nhận
Lý do không chấp nhận:
Tình trạng tài liệu - hồ sơ khi trả: □ Chấp nhận □ Không chấp nhận Ý kiến khác:…
Ngày …… tháng …… năm …… Ngày …… tháng …… năm ……
PHÒNG CUNG CẤP PHÒNG ĐỀ NGHỊ
PHỤ LỤC 03 CÁC BIỂU MẪU LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC TIÊU HỦY HỒSƠ
BM03 MẪUDANH MỤC TÀI LIỆUHẾTGIÁ TRỊ DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (Khối) tài liệu:
Bó số Tậpsố Tiêu đề hồ sơhoặctập tài liệu Lý do hủy Ghi chú
Phông (khối) tài liệu: Ghi tên phông hoặckhối tài liệu
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (khối) tài liệu (2): Ghi số thứ tự cặp hò sơ hoặc tập tài liệu hết giá rị trong từng bó
(3) : Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong
(4) : Ghi lý do hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bo hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý à đã có báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp Đối với những hồ sơ hoặc tậ tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng thừa với những hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác
BM04 MẪU BẢNTHUYẾT MINH TÀI LIỆUHẾT GIÁ TRỊ
BẢNTHUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Thời gian của Phông (khối) tài liệu……….
I Tóm tắt tình hình khối tài liệuhết giá trị
1 Sự hình thành khối tàiliệuhết giá trị
Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)
- Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là mét;
- Hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là mét;
- Sốlượng tài liệuloại ra… mét (bó, gói);
- Tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là %
3 Thời gian củakhối tàiliệuhết giá trị
II Tóm tắt thành phần và nội dungchủyếu củakhối tàiliệuhết giá trị
Tài liệuhết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệuhếtthờihạnbảoquản, tài liệubị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp
1 Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy…
2.Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Vấn đề gì? Lý do hủy…
TP.HCM, ngày….tháng… năm……
(Chữ ký, họ và tên)
BM05 BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độclập–Tự do –Hạnh phúc
BIÊN BẢN HọpHộiđồng xác định giá trị tài liệu
Căn cứ Điều 18, 28 của Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số……./QĐ-ĐHBK ngày….tháng….năm … của Trường ĐạihọcBách Khoa, ĐHQG-HCM vềviệc ban hành Quy chế công tác vănthư,lưutrữ;
Căn cứ Quyết định số /QĐ-ĐHBK ngày tháng năm của Hiệu trưởng Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG-HCM về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
Hôm nay, vào hồi…giờ ngày…tháng…năm…
Hội đồng xác định giá trị của Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG-HCM gồm có: …./…người Vắng…/…người
Chủ tọa: Thư ký: Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu
Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối)
Và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:
Chủ tọa cuộc họp thống nhất kết luận:
1 Đềnghịgiữlạinhữngtập(hồsơ) tài liệusố , nêu lý do (nếu có)
2 Đề nghị Hiệu trưởng Nhà trường xem xét, quyết định cho phép hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm
Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí …/…người Cuộc họp kết thúc vào hồi…giờ cùng ngày./
Các ủy viên Hội đồng có mặt:
1 (họ tên, chức danh, chữ ký)
2 .( họ tên, chức danh, chữ ký)
3 (họ tên, chức danh, chữ ký)
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
BM06 MẪU CÔNG VĂNĐỀNGHỊTHẨM TRA TÀI LIỆUHẾT GIÁTRỊ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độclập–Tự do –Hạnh phúc
Số:…… /ĐHBK-TCHC TP.HCM, ngày….tháng….năm
V/v đềnghịthẩm tra tài liệuhết giá trị