Để rèn luyện và nâng cao kĩ năng giao tiếp, bản thân anh chị cần rèn luyện những nội dung nào trong các nội dung của học phần kĩ năng giao tiếp 2

Qua đó giúp ta xây dựng các mối quan hệ xã hội làm việc nhóm và thể hiện sự chuyện nghiệp trong môi trường công việc Các yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp Ngôn ngữ:là một hệ thống gia

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

MÔN KĨ NĂNG GIAO TIẾP (HP2)

Đề: Để rèn luyện và nâng cao kĩ năng giao tiếp, bản thân anh/ chị cần rèn luyện những nội dung nào trong các nội

dung của học phần kĩ năng giao tiếp 2.

Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Thanh Trà

Nguyễn Hữu Phúc

Bùi Hồng Quân

Sinh viên thực hiện: TRẦN NGỌC HOÀNG NƯƠNG

MSSV: 2311554609

Khóa: K23

Ngành/ chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Tp HCM, Tháng 3 năm 2024

e2

MỤC LỤC Nội dung

I Tổng quan về kỹ năng giao tiếp 3

1 Khái niệm 3

2 Vai trò của giao tiếp trong công việc và cuộc sống 3

2.1 Vai trò của giao tiếp trong công việc 3

2.2 Vai trò của giao tiếp trong cuộc sống 3

3.Các hình thức trong giao tiếp 3

3.1 Giao tiếp bằng lời nói 3

3.2 Giao tiếp bằng văn bản 4

3.3 Giao tiếp bằng hành động 4

II Các kỹ năng giao tiếp cụ thể 4

1 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 4

2 Kỹ năng tiếp khách 4

3 Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả 5

3.1 Chuẩn bị trước khi giao tiếp 5

3.2 Thái độ tích cực, cởi mở 5

3.3 Nói chuyện rõ ràng và ngắn gọn 5

3.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể 5

3.5 Quản lý cảm xúc 5

3.6 Điều chỉnh ngử điệu và tốc độ phù hợp 5

3.7 Lắng nghe chân thành 6

3.8 Thể hiện sư tự tin 6

4.Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả khi làm việc nhóm 6

4.1 Hiệu quả của việc giao tiếp trong nhóm 6

4.2 Thái độ ứng xử của các thành viên trong nhóm khi giao tiếp6 III Đánh giá mức độ từng kỹ năng đã học 6

1 Điểm mạnh (Strenght) 6

2 Điểm yếu (Weaknesses) 6

3 Cơ hội (Opportunities) 7

4 Thách thức (Threast) 7

IV Kế hoạch rèn luyện đối với từng kỹ năng 7

e3

Nội dung

I Tổng quan về kỹ năng giao tiếp

1 Khái niệm

Kỹ năng giao tiếp là gì ?

Kỹ năng giao tiếp là tập hợp những kỹ năng cần thiết để truyền đạt thông tin, ý kiến, ý

nghĩa và cảm xúc một cách hiệu quả và hiệu quả đến người khác Nó bao gồm các yếu tố

như ngôn ngữ, lắng nghe, biểu cảm cơ thể, tư duy logic, kiểm soát cảm xúc, tạo quan hệ

tốt và đồng cảm Qua đó giúp ta xây dựng các mối quan hệ xã hội làm việc nhóm và thể

hiện sự chuyện nghiệp trong môi trường công việc

Các yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp

Ngôn ngữ:là một hệ thống giao tiếp  có cấu trúc được sử dụng bởi con người Nó còn là

phương tiện giao tiếp chính, tồn tại ở dạng lời nói, ký hiệu hoặc chữ viết Chính vì có nó mà

ta sử dụng ngôn ngữ để truyền đạt thông tin một cách chính xác Trải qua hàng nghìn năm

trên thế giới hiện nay có hệ thống chữ viết vô cùng phong phú và đa dạng

Lắng nghe: Kỹ năng lắng nghe cũng là một phần không thể thiếu nó liến quan đến khả năng

lắng nghe đồng cảm và tôn trọng mọi người Việc lắng nghe tốt giúp tăng cường sự hiểu biết

và tạo sự đồng thuận

Góc nhìn: Biết cách đưa ra quan điểm và lập luận một cách logic thuyết phục để người khác

có thể chấp thuận và hiểu biết về quan điểm đó Góc nhìn chính là cách mà chúng ta nhìn

nhận và giải quyết vấn đề nào đó một cách hợp lý nhất có thể

Giao tiếp phi ngôn ngữ: Có thể hiểu đó là cử chỉ, diễn cảm, ngôn ngữ cơ thể, và biết đọc các

dấu hiệu phi ngôn ngữ

Tự tin: Tự tin trong việc diễn đạt ý kiến ý tưởng, không sợ trình bày ý kiến và quan điểm của

mình và nói trước đám đông Tự tin cũng là một phần quan trọng mà một người học cần có

để học tập cũng như trong công việc và cuộc sống hằng ngày

Kiên nhẫn: Kỹ năng giao tiếp còn bao gồm kiên nhẫn và sự thấu hiểu khi người khác nói

chuyện, ta phải học cách kiên nhẫn để lắng nghe người khác nói Khi lắng nghe người khác

nói ta dễ dàng hiểu được vấn đề mà đối phương muốn biểu đạt ngay tại thời điểm đó

Tương tác xã hội: Khả năng tạo ra các mối quan hệ lớn tốt đẹp và tương tác trong cộng đồng

xung quanh, đồng nghiệp và bạn bè Tương tác xã hội ngày càng nhiều thì vòng bạn bè cũng

như mối quan hệ sẽ tăng lên mở rộng được kỹ năng giao thiệp của mình

2 Vai trò của giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ giúp ta truyền đạt ý kiến và thông tin một cách hiệu quả mà

còn giúp ta xây dựng mối quan hệ tốt

Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển hơn và chính sự bùng nổ của công nghệ đã góp

phần mang lại đa dạng các hình thức giao tiếp khác nhau, ví dụ email, viber, điện thoại,mạng

xã hội, Chính nó đã tác động rất nhiều đến cuộc sống và mang lại nhiều cơ hội làm việc cho

mọi người.Kèm theo đó là một số nghề nghiệp tiềm năng yêu cầu khả năng giao tiếp cao như

chuyên viên chăm sóc khách hàng, phiên dịch viên, bán hàng

Có thể thấy giao tiếp có vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cá nhân và xã hội

- Giao tiếp là điều kiện tồn tạo của xã hội

- Giao tiếp giúp con người gia nhập vào các mối quan hệ, lĩnh hội nền văn hóa,

đạo đức chuẩn mực xã hội

- Giao tiếp giúp con người hình thành năng lực tự ý thức

- Giao tiếp giúp con người thành công trong cuộc sống và sự nghiệp

3.Các hình thức trong giao tiếp

3.1 Giao tiếp bằng lời nói

Là hình thức phổ biến nhất, thông qua việc sử dụng lời nói để truyền tải thông tin như:

e4

- Thảo luận trong cuộc họp nhóm

- Truyền đạt thông tin trong buổi thuyết trình

3.2 Giao tiếp bằng văn bản

Bao gồm các hình thức giao tiếp bằng Email, tin nhắn, ghi chú, báo cáo, tài liệu,

- Gửi email để trao đổi thông tin và yêu cầu

- Gửi tin nhắn để thông báo hoặc thảo luận

- Viết báo cáo hoặc tài liệu để chia sẽ thông tin chi tiết

3.3 Giao tiếp bằng hành động

Là hình thức giao tiếp sử dụng ngôn ngử cơ thể và cử chỉ cũng như phong độ và cách cư

xử cũng như hoạt động

Ví dụ giao tiếp bằng hành động:

- Sử dụng cử chỉ và biểu hiện khuôn mặt để truyền đạt ý kiến và tình cảm

- Thể hiện thái độ và quyết định thông qua ngôn ngữ cơ thể

- Lựa chọn phong cách ăn mặc để truyền đạt văn hóa và thông điệp cá nhân

II Các kỹ năng giao tiếp cụ thể

1 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

a Gọi đi: Tuân thủ nguyên tắc 5W1H (what, who, where, when, why, how)

b Nhận điện thoại

- Chuẩn bị sẵn giấy, bút, sổ điện thoại, mẫu tin nhắn

- Chủ động xưng danh

- Biết lắng nghe

- Khi người gọi cần gặp đồng nghiệp thì nên lịch sự gọi đồng nghiệp hoặc hỏi

thông tin người gọi, ghi lại lời nhắn

- Dành quyền kết thúc cho người gọi: cảm ơn và hẹn gặp lại

c Những điều cần lưu ý

- Lịch sự, nhã nhặn, thận trọng, đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn

- Những nguyên tắc khi sử dụng điện thoại

- Không coi điện thoại là nơi trút cảm xúc

- Không vừa ăn vừa nói

- Không ngắt lời người khác

- Không bật loa ngoài

- Không nói quá nhanh/ chậm

- Không nói quá to/ nhỏ

- Đảm bảo tắt điện thoại trước khi bình luận về cuộc hội thoại hay người vừa

nói chuyện trong cuộc hội thoại

2.Kỹ năng tiếp khách

Khách là gì?

Là người từ nơi khác đến với tính cách xã giao, trong quan hệ với người đón tiếp

và tiếp nhận

Tiếp khách là gì?

Là những hoạt động mang tính chất lễ nghi, thể hiện mục đích chào đón, giao lưu,

hợp tác…

Nguyên tắc khi gặp gỡ

- Đứng lên

- Mỉm cười

- Bắt tay

- Giao tiếp qua ánh mắt

- Nói tên của mình

e5

- Nói tên của đối phương

3 Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp tốt

3.1 Chuẩn bị trước khi giao tiếp

Trước khi gặp khách hàng, đối tác, hãy tập nói trước gương, đặc biệt là nếu cuộc gặp đó có

tính quan trọng cao Ghi chú các thông tin cần thiết để trình bày, trao đổi, đồng thời chọn

cách thức giao tiếp phù hợp với khách hàng Kỹ năng giao tiếp này giúp tạo sự tự tin, chuyên

nghiệp trước khi gặp khách hàng và tránh được các sai sót do thiếu chuẩn bị

Thêm vào đó là vệ sinh cá nhân thật tốt để tránh những tình huống ngại ngùng do vấn đề răng

miệng gây ra

3.2 Nói chuyện rõ ràng, mạch lạc

Khi giao tiếp với mọi người, đặt biệt là khách hàng, cần đảm bảo thông điệp được truyền đạt

một cách rõ ràng,mạch lạc và dễ hiểu Điều này giúp cho khách hàng hiểu được vấn đề một

cách chính xác, đồng thời tránh được sự hiểu nhầm hoặc xảy ra các vấn đề không đáng có

Kỹ năng giao tiếp mạch lạc, có trình tự cũng rất quan trọng để giữ cho cuộc trao đổi diễn ra

suôn sẻ, tránh được sự mất tập trung không cần thiết Từ đó tạo được ấn tượng tốt với khách

hàng và tăng khả năng thành công trong công việc Không chỉ giao tiếp với khách hàng mà

khi giao tiếp với mọi người xung quanh cũng như vậy, đặc biệt là đối với cha mẹ nên nói

chuyện nhỏ nhẹ đằm thắm không nên to tiếng với nhau

3.3 Thái độ thân thiện

Kỹ năng giao tiếp với thái độ thân thiện giúp tạo ra một môi trường thoải mái,năng lượng và

tích cực, giảm sự căng thẳng và giúp cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên Hơn nữa, thái độ thân

thiện cũng là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ đồng

nghiệp, khách hàng và đối tác lâu dài, bền vững

Đọc nhiều sách liên quan đến biểu cảm và thái độ để trau dồi thêm về kiến thức Học cách

điều chỉnh tâm trạng và thái độ cũng như ánh mắt trong giao tiếp tránh gây hiểu lầm mất

lòng nhau một cách không đánh có

3.4 Linh hoạt trong phong cách giao tiếp

Mỗi phong cách giao tiếp sẽ phù hợp trong các tình huống khác nhau Để sử dụng tốt nhất kỹ

năng giao tiếp, hãy cố gắng quan sát, thấu hiểu đối tượng và lựa chọn phong cách hiệu quả

nhất để giao tiếp với họ

3.5 Phê bình mang tính chất xây dựng

Phê bình mang tính xây dựng giúp nhân viên hiểu được những điểm mạnh và điểm cần cải

thiện của mình trong công việc một cách khách quan Kỹ năng giao tiếp này cũng sẽ giúp

ta tiếp nhận phản hồi một cách tích cực và có động lực để cải thiện vấn đề Nhà quản lý

hãy tập trung vào vấn đề cần cải thiện kỹ năng thay vì cố gắng tìm lỗi lầm và chỉ trích

nhân viên, tránh dùng từ ngữ mang hơi hướng cá nhân Đồng thời tạo ra bầu không khí

thoải mái, dễ chịu tôn trọng, lắng nghe và trao đổi có cách thiện chí đối với các nhân viên

của mình

3.6 Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp

Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói và cách diễn đạt phù hợp là một phần quan trọng không thể

thiếu trong kỹ năng giao tiếp của kỹ năng giao tiếp hiệu quả:

Về ngữ điệu, người nói cần phải điều chỉnh giọng nói, biểu cảm và cử chỉ để truyền tải thông

điệp một cách rõ ràng và chân thật nhất.Nên nhấn nhá gióng, lên xuống tông giọng để nghe

một cách hay hơn và dễ làm người nghe để ý hơn

Về tốc độ nói, điều chỉnh phù hợp để người nghe có thể hiểu được hết câu chuyện,thông

điệp Nếu nói quá nhanh, đối phương có thể bị bối rối và không thể hiểu được nội dung,

e6

thông điệp mà người nói muốn truyền tải Nếu nói quá chậm, người nghe có thể cảm thấy

nhàm chán, mệt mỏi.Nên nói với tốc độ phù hợp với bối cảnh của câu chuyện của bạn

Tránh nói sai nói vấp gây khó chịu người nghe

3.7 Sử dụng những câu hỏi mở

Bằng cách đặt ra những câu hỏi mở, ta có thể tiến đẩy sự tương tác và trao đổi ý kiến giữa

mình và người nghe, giúp cho cuộc trò chuyện trở nên sâu sắc, ý nghĩa Tuy nhiên , cũng

cần lưu ý việc sử dụng câu hỏi mở không phải lúc nào cũng là phương pháp tối ưu Chẳng

hạn nếu một nhân viên đặt những câu hỏi quá rộng và không cung cấp đủ thông tin cụ thể,

điều này có thể gây gián đoạn và lãng phí thời gian của nhóm trong quá trình thảo luận về

một dự án

4 Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả khi làm việc nhóm

4.1 Hiệu quả của việc giao tiếp trong nhóm

Mọi thành viên trong nhóm sẽ phải đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công

chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt.Khi các thành viên

cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn

giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác trong nhóm Thúc đẩy quản lý theo

nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các thành viên nhómHoạt động theo nhóm

mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và

thể hiện mọi tiềm năng Thông qua việc quản lý nhóm, mọi thành viên có thể biết được

điểm nạnh và điểm yếu của đối phương để có thể phân công công việc hiệu quả và mang lại

sự hoàn thiện trong làm việc nhóm Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp

những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn

4.2 Thái độ ứng xử của các thành viên trong nhóm khí giao tiếp

- Có mục tiêu chung

- Giao tiếp hiệu quả

- Nhóm trưởng vững mạnh

- Phân công hiệu quả

- Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm

- Quản lý xung đột

- Sự tin tưởng

- Tôn trọng mọi người

- Đề cao vai trò

- Tránh tiêu cực

- Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương

tác cảu thành viên trong nhóm

III.Đánh giá mức độ từng kỹ năng đã học

1 Điểm mạnh (Strenght)

Điểm mạnh của môn học này có thể nói là vô cùng nhiều nó giúp chúng ta giao tiếp được

trong tất cả các môi trường, cũng như hoàn cảnh Giúp ta biết thêm được nhiều kiến thức

mới hơn qua môn học cùng với đó là khả năng nhạy bén trong cách nhìn người cũng như tác

phong khi nói chuyện và giúp ta học cách quản lý được cảm xúc qua ánh mắt, lời nói và cả

hành động Kèm với đó là khả năng mở rộng vốn từ ngữ một cách vô hạn

2.Điểm yếu (Weaknesses)

Đây là môn học hầu như chưa phổ biến và không được giảng dạy nhiều tại các trường đại học

trên địa bàn thành phố nói riêng và cả nước nói chung Nên hầu như mọi người khi nhắc đến

e7

bộ môn này còn rất nhiều sự lạ lẫm và không biết đây là môn học gì và làm như thế nào để có

thể học tốt bộ môn này

3.Cơ hội (Opportunities)

Khi học môn này đây chính là cơ hổi để học hỏi nhiều kiến thức mới mà hầu như chưa ai biết

đến làm quen với nhiều bạn mới Qua làm quen bạn mới ta mở rộng được vòng quan hệ bạn

bè của mình Và có nhiều cơ hội để thực hành hơn so với những bộ môn khác Chính vì nhiều

cơ hội thực hành hơn nên khi nhắc đến kỹ năng này ai cũng có thể tự tin rằng mình rất giỏi về

bộ môn và lĩnh vực này Nó cũng giúp ta tiếp cận được những người có cùng tần một cách

nhanh chóng và dễ dàng hơn hết thảy

4 Thách thức (Threast)

Đôi khi dễ mắc lỗi ngay trong giao tiếp hoặc hiểu sai ý của giảng viên về bộ môn này là điều

không thể tránh khỏi Chính vì nó không được phổ biến trong các trường đại học nên việc tìm

hiểu các tư liệu và tài liệu để học thêm về bộ môn này là điều rất khó khăn đối với hầu hết

các sinh viên khi lần đầu học Đây là bộ môn cần thực hành ở mọi lúc mọi nơi và trong hầu

hết mọi hoàn cảnh xung quanh chúng ta Tuy nhiên đôi lúc ta lại hiểu sai và thực hành sai

khiến việc học tập cũng như thực hành trở nên khó khăn hơn bao giờ hết

IV Kế hoạch rèn luyện đối với từng kỹ năng

- Tạo lịch trình

- Viết kế hoạch ra giấy

- Đặt deadline

- Xếp mức độ ưu tiên

- Thừa nhận điểm mạnh và điểm yếu

- Chấp nhận thử thách

- Thực hiện đúng tiến độ của kế hoạch

Lời cảm ơn

Em xin cảm ơn đến quý thầy cô, cùng các giảng viên đã nhiệt tình chỉ dạy và hướng dẫn

em hoàn thành bài tiểu luận này Em xin cảm ơn sâu sác đến trường Đại học Nguyễn Tất

Thành đã đưa bộ môn Kỹ năng giao tiếp đi vào giảng dạy Thông qua quá trình học tập

em nhận thấy rằng đây là bộ môn không thể nào thiếu nó giúp ích cho đời sống con người

chúng ta hiện tại Cũng chính nhờ môn học này đã giúp em cải thiện dược các kỹ năng

của mình ngày một nhiều hơn và ngày một tốt hơn và nó giúp em rất nhiều trong cuộc

sống cũng như công việc của mình hiện tại Có thể nói đây là một môn học không thể

thiếu em hy vọng đây sẽ là môn học được đưa vào giảng dạy nhiều nhất có thể trong vào

năm sắp tới Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô ạ

https://vi.wikipedia.org/wiki/Ng%C3%B4n_ng%E1%BB%AF

https://www.twinkl.com.vn/teaching-wiki/giao-tiep-phi-ngon-ngu-la-gi

https://career.gpo.vn/giao-tiep-bang-loi-noi-ky-nang-mem-quan-trong-trong-moi-nganh-nghe-a1898.html

https://glints.com/vn/blog/ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai/