Báo cáo thực tập doanh nghiệp công ty tnhh dịch vụ du lịch top ten travel

Phòng Visa Nhiệm vụ chính của phòng Visa đó chính là đảm nhận làm Visa cho khách với số lượng khách nhỏ dựa theo chương trình du lịch mà khách đã lựa chọn, tư vấn khách hàng làm hộ chiế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC TP.HCM

Giảng viên hướng dẫn Ths Nguyễn Công Trường:

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Trung Hậu

MSSV: 20DH130099

Lớp: DL2003

Tp Hồ Chí Minh năm 2023

i

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài báo cáo doanh nghiệp thực tế của em Những kết quả

và các số liệu trong báo cáo thực tâp doanh nghiệp này được thực hiện tại doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn Top Ten Travel không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường vế sự cam đoan này /,

Tp Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm …

SINH VIÊN

(ký và ghi rõ họ tên)

em tham gia thực tập tại đây

Để có được một kỳ thực tập thành công, em xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến đến giảng viên hướng dẫn của em thầy Nguyễn Công Trường đã động viên và giúp

đỡ em rất nhiều xuyên suốt kỳ ực tâp vừa qua Đồng thời em cũng xin bày tỏ sự biếth t

ơn đến chị Võ Thị Băng Tâm – Trưởng phòng M.I.C.E – Khách đoàn đã luôn hỗ trợ, chỉ dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình tham gia chương trình thực tập tại công ty, bên cạnh em cũng không quên cảm ơn chị Mai Thị Thanh Thảo – Nhân viên phòng M.I.C.E – Visa/hộ chiếu khách đoàn đã luôn chỉ bảo, bổ sung cho em những kiến thức, cũng như củng cố và phát triển những điểm mạnh của em

Cuối lời, em muốn gửi lời chúc sức khỏe đến các anh/chị tại công ty Top Ten Travel, chúc quý công ty ngày càng phát triển vững mạnh Em xin chúc quý thầy/cô dồi dào mạnh khỏe và luôn luôn vui vẻ, thành công trên con đường giảng dạy

Em xin chân thành cảm ơn!

Tp Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm …

SINH VIÊN

(ký và ghi rõ họ tên)

iii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Tp Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm …

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

(ký và ghi rõ họ tên)

iv

NHẬN XÉT CỦA ĐẠI DIỆN BỘ MÔN

Tp Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm …

ĐẠI DIỆN BỘ MÔN (ký và ghi rõ họ tên)

v

BẢNG ĐIỂM CỦA DOANH NGHIỆP

vi

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Hình 1 1: Giấy Phép Kinh Doanh Lữ Hành Quốc Tế 3

Hình 1 2: Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp 3

Hình 1 3: Chứng Nhận Độc QuyềnThương Hiệu 4

Hình 1 4: Sơ đồ tổ ức công tych 6

vii

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: GI I THIỚ ỆU CÔNG TY TOP TEN TRAVEL 2

1.1 T ng quan vổ ề doanh nghiệp 2

1.2 Cơ cấ ổu t ch c 5 ứ 1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

1.2.2 Chức năng của các phòng ban 6

1.3 T m nhìn 8 ầ 1.4 S mứ ệnh 8

1.5 Th ị trường mục tiêu 8

PHẦN 2: QUÁ TRÌNH TH C T P 10 Ự Ậ 2.1 B ph n th c t p 10 ộ ậ ự ậ 2.2 Công việc đảm tránh quy trình làm nghi p v visa h chi u t i ệ ụ – ộ ế ạ doanh nghiệp 10

2.2.1 Quy trình làm h chiộ ếu 10

2.2.2 Quy trình làm visa (E-visa Đài Loan) 12

2.3 Công việc đảm trách 14

2.3.1 Thu n lậ ợi 23

2.3.2 Khó khăn 24

2.3.3 Nh n xétậ 24

PHẦN 3: BÀI H C CHO BỌ ẢN THÂN 26

3.1 Nh ng c m nh n t thữ ả ậ ừ ực ti n 26 ễ 3.2 Gi i pháp cho bả ản thân 26

PHẦN TỔNG H P BÁO CÁO TU N 28 Ợ Ầ PHỤ LỤC 38 TÀI LI U THAM KH O 57 Ệ Ả

1

LỜI MỞ ĐẦU

Ngành du lịch đòi hỏi người học không chỉ áp dụng tổng quan kiến thức về xã hội học, văn hóa học, lịch sử học… Nếu chỉ áp dụng những lý thuyết đó công việc, sự nghiệp phát triển sau này, đó chính là một sự thiếu sót cực kỳ lớn về mặt thực hành Chúng ta luôn có định hướng học du lịch là để ở thành một hướng dẫn viên trTuy nhiên đó chính là những suy nghĩ còn rất cá nhân về ngành học, ngành học không chỉ dừng lạ ở hướng dẫn viên, mà nó còn phát triển ở rất nhiều khía cạnh khác i nhau trong du lịch Mỗi bộ phận điều có những điểm hay và điểm chưa thật sự là tốt về mặt bằng chung Cũng chính vì đã từng có suy nghĩ như thế, sau 2 tháng thực tập tại doanh nghiệp du lịch thì em đã tiếp xúc trực tiếp với rất nhiều những công việc, bộ phận khác nhau trong lĩnh vực du lịch Em đã học hỏi được rất nhiều những trải nghiệm, kinh nghiệm thực tế sẽ giúp ít cho em rất trong hành trang chuẩn bị định hướng về nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp

Nhưng để có được những trải nghiệm, một quá trình thực tập và làm việc có kết quả như em mong muốn và cơ hội được tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Trong quá trình học tập lý thuyết tại trường phải xác nhận định được mục tiêu thực tập và chuẩn bị một số kiến thức chuyên ngành để đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra

Sau khi kết thúc 2 tháng thực tập tại doanh nghiệp Top Ten Travel, em được sự giúp đỡ rất nhiều của các anh, chị tại phòng ban M.I.C.E, được các anh/ chị cho thử sức

ở nhiều phòng ban, chức vụ khác nhau: kinh doanh, điều hành, hỗ trợ hộ chiếu – visa,…

Cơ hội này như một bước nền để em được thử sức được những bộ phận mới trong ngành

du lịch không chỉ là hướng dẫn viên Và sau kết thúc 2 tháng thực tập tại doanh nghiệp

em đã được chị Trưởng phòng ngõ lời mời làm nhân viên tại đây

Từ những sự giúp đỡ cho em về mặt kiến thức, cách xử lý tình huống thực tế, những sai lầm, khó khăn trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp đã giúp em càng ngày hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp của bản thân Tuy nhiên, trong thời gian thực tập do thời gian chưa nhiều và kinh nghiệm có hạn nên báo cáo còn có những hạn chế nhất định, vì vậy rất mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy cô giáo cùng tất cả các bạn để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn

2

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TOP TEN TRAVEL

1.1 Tổng quan v doanh nghi p ề ệ

Công ty trách nhiệm hữu hạn Top Ten Travel được thành lập vào năm 2011, là một trong những đơn vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Dịch vụ và Du lịch tại Việt Nam Top Ten Travel nhanh chóng được đánh giá là một công ty trẻ nhưng chuyên nghiệp ngay từ nền tảng Xây dựng với một cơ cấu 90% nhân viên từng là các “thủ lĩnh” xuất sắc của các công ty Du lịch hàng đầu Việt Nam, Top Ten Travel luôn thấu hiểu những giá trị cốt yếu của du lịch Trên bước đường trưởng thành, Top Ten Travel không ngừng nỗ lực tìm kiếm và thiết kế những tour du lịch với hình thức độc đáo và mới lạ, nhằm đưa thế giới gần hơn với du khách

Là doanh nghiệp lữ hành chuyên tổ ức các tour du lịch trong và ngoài nước, chnhững năm gần đây, Top Ten Travel đã dần khẳng định được tên tuổi cũng như thương hiệu của mình trên thị trường du lịch Với mục tiêu đưa khách hàng đến với thế giới, Top Ten Travel đã xây dựng tôn chỉ cho riêng mình với slogan “Du lịch Châu Á, Khám phá

Mỹ - Úc - Âu” Trong năm 2012, Top Ten Travel đã đưa hơn 12.000 lượt khách đi đến khắp nơi trên thế giới từ Châu Á với các tour tuyến Thái Lan, Campuchia, Malaysia, Hàn Quốc… Tới châu Mỹ với các tour du lịch Mỹ, Canada… Với những kết quả đó, trong năm 2012, Top Ten Travel đã vinh dự nhận giải thưởng Top 100 Thương hiệu có sản phẩm, dịch vụ du lịch tốt nhất Tiếp nối sự thành công đó, năm 2013, Top Ten Travel xuất sắc đón nhận danh hiệu: “Quản lý giỏi, Dịch vụ ất lượng ngành Du lịch, chlần thứ – 2013”.I

- Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ Du Lịch Top Ten

- Tên quốc tế: Top Ten Travel Services Company Limited

- Giấy Phép Lữ Hành Quốc Tế: Số GP: 79-361/2012/TCDL GP-LHQT

4

- Tên viết tắt: TOP TEN TRAVEL

Hình 1 3: Chứng Nhận Độc Quyền Thương Hiệu

Nguồn: https://toptentravel.com.vn/gioi-thieu#giay-phep-giai-thuong

- Trụ sở chính: Tòa Nhà TOP TEN BUILDING

- Địa chỉ: số 02 Giải Phóng, Phường 4, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Giám đốc: (Ông) Dương Bá Hưng

- Các chi nhánh của CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DU LỊCH TOP TEN:

• Chi nhánh tại TPHCM:

- Mã số thuế: 0311400064-001

- Người đại diện: (Bà) Võ Thị Hiền

- Địa chỉ: 529 Huỳnh Tấn Phát, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

6

Thứ hai: Việt Mỹ Tourist – Ông Nguyễn Văn Toàn – Tổng Giám đốc chuyên Tour

Mỹ và Tour Canada | 27 Nguyễn Thái Bình, Quận 1, HCM | Lầu 4, 59 Xã Đàn, Đống

Đa, Hà Nội

Thứ ba Top Ten Travel và Top Asia – Ông Bùi Vân Hơn – Phó Tổng Giám đốc chuyên các dòng tour Nội Địa, Outbound, Du lịch Mice cho khách đoàn, thị trường Inbound | 06 Giải Phóng, phường 4, quận Tân Bình

Và cuối cùng Top Ten Immigration – Ông Brady Pham – Tổng Giám đốc chuyên

về Đầu tư và Định Cư nước ngoài | 04 Giải Phóng, phường 4, quận Tân

Phó Tổng Giám đốc

Nhiệm vụ của phó tổng giám đốc đó chính là bàn giao chỉ ị của tổng giám đốth c cho trưởng phòng các phòng ban đảm nhận và thực hiện đúng chỉ thị của cấp trên Bên

Phòng tour Nội địa

Đảm nhận nhiệm vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng và giải đáp các thắc mắc các chương trình du lịch ở trong nước Ngoài ra cũng sẽ thiết kế một chương trình theo sở thích, yêu cầu của khách hàng hoặc sẽ sử dụng những chương trình mà công ty đã có mẫu sẵn để tư vấn cho khách hàng, thông báo giá tour cho khách hàng

Phòng Điều hành và Hướng dẫn viên

Đảm nhận nhiệm vụ đó chính là liên hệ với các nhà cung ứng dịch vụ du lịch chẳng hạn như khách sạn, giá dịch vụ tại địa điểm, nhà hàng, đại lí máy bay Bên cạnh

đó ở phòng ban này sẽ liên hệ và làm việc trực tiếp với hướng dẫn viên để thông báo về tình hình của khách hàng trong chuyến đi như thế nào Ngoài ra, bộ phận điều hành cũng

sẽ đảm nhận nhiệm vụ lên hợp đồng ký kết giữ công ty và nhà khách hàng

Phòng Visa

Nhiệm vụ chính của phòng Visa đó chính là đảm nhận làm Visa cho khách với số lượng khách nhỏ dựa theo chương trình du lịch mà khách đã lựa chọn, tư vấn khách hàng làm hộ chiếu, cung cấp các dịch vụ tương ứng với yêu cầu và mong muốn của khách Ngoài ra, giải đáp những thắc mắc liên quan đến hồ sơ hộ chiếu và visa của các nước ngoài khu vực Đông Nam Á

Phòng IT và Marketing

Chịu trách nhiệm lên kế hoách quản lý các trang truyền thông của công ty lên ý tưởng, truyền đạt những thông điệp và chiến dịch để quản bá cho dịch vụ của công ty đem lại cho khách hàng Ngoài ra, phòng ban sẽ lên ý tưởng cho những thiết kế về ấn phẩm như banner, poster,

Phòng Kế toàn và Hành chính nhân sự

Chịu trách nhiệm về duyệt về chiết tính của mỗi chương trình, hợp đồng và hạn hợp đồng thanh toán Kiểm duyệt số lượng vật phẩm cung cấp cho các chuyến đi, nhắc nhở thanh toán những khoảng chi phí liên quan đến hợp đồng đã ký kết

1.3 Tầm nhìn

Như tên thương hiệu đã khẳng định TOP TEN TRAVEL và khẩu hiệu công ty đã lựa chọn “Du lịch Châu Á, Khám phá Mỹ – Úc – Âu” Công ty TOP TEN TRAVEL mong muốn phát triển bền vững để TOP TEN TRAVEL đứng vào hàng ngũ 10 công ty

du lịch hàng đầu của Việt Nam vào năm 2018

1.4 S ứ m nh ệ

Sứ mệnh của TOP TEN TRAVEL là cung cấp những sản phẩm du lịch hấp dẫn nhất, chất lượng tốt nhất với giá cả hợp lý nhất cho khách hàng Xây dựng định hướng phát triển bền vững cho nhân viên Song song đó thông qua hoạt động của mình TOP TEN TRAVEL còn mang lại lợi ích thiết thực cho cộng đồng

10

PHẦN 2: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 2.1 B ph n th c t p ộ ậ ự ậ

Phòng ban: Phòng Mice – Khách đoàn: đây là phòng chuyên tổ ức, thiết kế chtour du lịch dành riêng cho khách đoàn khi khách nhu cầu Ngoài ra, sẽ kết hợp với teambuilding và gala dinner, bên cạnh đo em còn được thử sức tại bộ phận thực tập: Visa – hộ chiếu

2.2 Công việc đảm tránh quy trình làm nghi p v visa ệ ụ – h chi u t i doanh nghi p ộ ế ạ ệTrong quá trình thực tập tại doanh nghiệp sẽ có một số đoàn khách với số lượng lớn đi du lịch ở các nước yêu cầu cần có visa để xuất, nhập cảnh vào đất nước của họ Bắt buộc yêu cầu chúng ta cần phải nắm rõ được yêu cầu cơ bản để xin được visa đầu tiên chúng ta phải hiểu được quy trình làm hộ chiếu Nếu không có hộ chiếu thì chúng

ta sẽ ực thi xin visa được, bên cạnh có hộ chiếu thì sẽ có những yêu cầu khác nhau ththeo từng nước để có thể xin visa Tuy nhiên với phạm vi này em xin phép được trình bày về visa Đài Loan

em sẽ cần một số thông tin như sau: ảnh thẻ với kích thước 4*6 theo đúng quy chuẩn ảnh hộ chiếu, ảnh 2 mặt căn cước công dân, nơi sinh của khách hàng, năm sinh của cha/mẹ, năm sinh của vợ/ ồng nếu như đã kết hôn, hộ chiếu có gắn chip điện tử hay chkhông, địa chỉ nhận hộ chiếu nếu như khách chọn phương án là gửi hộ chiếu qua bưu điện, số điện thoại phải đăng ký chính chủ

Trong trường hợp nếu khách hàng không số điện thoại đã đăng kí chính chủ chưa thì, em sẽ hướng dẫn khách kiểm tra thông tin chính chủ qua tin nhắn điện thoại với cú pháp TTTB (thông tin thuê bao) gửi đến 1414 Nếu trường hợp đã chính chủ thì tiến hành đăng ký hộ chiếu cho khách hành Còn trường hợp không phải đăng ký theo số căn

11

cước công dân thì, hướng dẫn khách hàng ra nhà mạng của cập nhật lại số điện thoại theo căn cước công dân hiện tại Sau khi đã khai thông tin cung cấp từ khách hàng, yêu cầu khách hàng phải xác nhận lại thông tin mà khách hàng đã cung cấp cho bên khai thông tin hộ chiếu

Trường hợp thứ hai, khách đã làm hộ chiếu nhưng muốn gia hạn thêm hoặc đã hết hạn hộ chiếu Ngoài những thông tin cơ bản ở trên nhưng em đã cung cấp thì sẽ cần thêm hình ảnh của hộ chiếu, mặt thông tin và con dấu xuất cảnh, nhập cảnh gần nhất của khách, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu, nội dung chi tiết hộ chiếu ví dụ trong trường hợp

hộ chiếu hết hạn khách muốn giữ lại hộ chiếu cũ, phải ghi chú trong mục nội dung chi tiết là giữ lại hộ chiếu hoặc gia hạn thời gian của hộ chiều thì phải ghi trong phần chi tiết là hộ chiếu còn hạn là bao nhiêu tháng Trong trường hợp làm lại hộ chiếu, khách làm mất hoặc làm hư hỏng hộ chiếu thì sẽ phải lên cục lao động xuất nhập cảnh – bộ công an để trình mất hộ chiếu

Trong quy trình nộp hồ sơ và tư vấn cho khách hàng, quy định công ty Top Ten Travel chỉ nhận khách hàng từ ổi 14 trở lên có căn cước công dân Khi nộp hồ sơ sẽ tu

có 2 điểm cần lưu ý điều sau đây:

Thứ nhất chọn các cấp để xử lý hồ sơ Sẽ có 2 nơi để nộp hộ chiếu trực tiếp cho khách đó chính là cấp tỉnh và cấp trung ương Đối với cấp tỉnh dành khách hàng lần đầu tiên khai hộ chiếu, cấp lại hộ chiếu hoặc gia hạn thêm thời gian cho hộ chiếu Tuy nhiên, đối với cấp trung ương chỉ ếp nhận hồ sơ cấp lại ti

Thứ hai đó chính là nơi xử lý hồ sơ hộ chiếu của khách hàng Yếu tố này sẽ phụ thuộc vào nơi sinh của khách hàng Lưu ý nơi sinh phải được khai trong giấy khai sinh Vẫn sẽ có trường hợp công việc và nơi sinh sống của khách hàng sẽ xa nơi sinh ra, điều này sẽ dẫn đến tình trạng là thời gian nhận hộ chiếu lâu và bất tiện Trong trường hợp này khách hàng sẽ phải cung cấp địa chỉ tạm trú trên sổ tạm trú để hoàn thành hồ sơ cho khách hàng

Sau khi đã khai thông tin đầy đủ và được sự xác nhận chính xác từ khách hàng, bước tiếp theo đó chính là theo dõi lộ trình xử lý hồ sơ, khi có thông báo thanh toán Thì báo cho chị ảo để làm đề xuất thanh toán cho hồ sơ của khách Th

12

2.2.2 Quy trình làm visa (E-visa Đài Loan)

Visa là một con dấu trong hộ chiếu thể hiện rằng một cá nhận được phép nhận cảnh vào một quốc gia Bên cạnh đó, có một số quốc gia sẽ không đòi hỏi phải có vía trong một số trường hợp, thường là kết quả thỏa hiệp giữa quốc gia nào đó với quốc gia của người muốn cấp visa

Sẽ có hai loại visa gồm visa gồm di dân và visa không di dân Trong đó, thứ nhất

sẽ là visa di dân đó chính visa dùng để nhập cảnh và định cư tại một nước theo các diện như cha mẹ bảo lãnh con cái, diện vợ chồng… Thứ hai đó là visa không di dân dùng để nhập cảnh một nước trong 1 khoảng thời gian cho phép và tạm thời gồm các loại sau như du lịch, công tác, làm việc, kinh doanh, điều trị, chữa bệnh, lao động thời vụ, học tập, các chương trình trao đổi, ngoại giao, chính trị

Từ khái niệm của visa chúng ta có thể hiểu được khái quát e-visa đó chính là visa Đài Loan online Đây là phương thức xin tị ực nhập cảnh vào Đài Loan trức tuyển thnhằm rút gọn tối đa các quy trình phức tạp thông thường Chỉ cần đáp ứng một cố điều kiện cơ bản bằng cách khai thông tin online Sẽ có 2 loại evisa mà em thường áp dụng

đó chính là evisa Đài Loan tiên tiến và Evisa Đài Loan Quan Hồng

Đối với evisa Đài Loan tiên tiến là đây chính là một loại visa được cấp cho du khách có thể vĩnh trú, thẻ cư trú, visa hiệu lực hoặc visa đã hết hạn trong vòng 10 năm của các nước như Mỹ, Canada, New Zealand, Nhật Bản, Hàn Quốc, Australia, Anh, Đài Loan và các nước thuộc khối Schengen Tuy nhiên, nếu du khách là người đã từng làm lao động phổ thông ở Đài Loan sẽ không được xin loại visa này Khi sở hữu evisa tiên tiến thì có thể nhập cảnh nhiều lần không bị giới hạn, tuy nhiên sẽ có thời hạn lưu trú đó chính không quá 14 ngày

Còn evisa quan hồng là một loại visa mới của Đài Loan, được thiếp lập nhằm tăng cường quan hệ ngoại giao với 18 quốc gia, bao gồm có Việt Nam Yêu cầu để được cấp E-visa quan hồng, công dân Việt Nam phải tham gia tour du lịch Đài Loan với đoàn

có từ 5 người trở lên và phải đi qua các công ty du lịch được chính phủ Đài Loan quy định

Như vậy, khi có yêu cầu của khách hàng chọn du lịch tại Đài Loan, bộ phận phụ tránh chuẩn bị hồ sơ cho đoàn sẽ dựa trên hồ sơ của khách để căn cứ vào đó để ọn ch

13

loại evisa nào phù hợp với khách hàng Thông thường đối với một số ợng khách lớn lưdưới sự bảo lãnh của một công ty lao động tại Việt Nam ký hợp đồng du lịch với một công ty du lịch tại Việt Nam, thường sẽ làm dưới dạng evisa quan hồng cho tất cả số lượng khách trong từng giai đoạn ký kết hợp đồng du lịch

Đối với vị trí là thực tập sinh, em xin phép được nêu một số những quy trình và các thủ tục, thông tin bắt buộc mà em đã áp dụng Đầu tiên, đó chính hộ chiếu, điều quan trọng ở hộ chiếu đó chính là thời gian tính từ ngày đi về của đoàn phải còn ít nhất trên

6 tháng, nếu như dưới 6 tháng thì yêu cầu khách gia hạn thêm thời gian hộ chiếu, ngoài

để ý thời hạn cần phải xem trên hộ chiếu có nơi sinh hay không Nếu như đối vs hộ chiếu mới không có nơi sinh sinh thì bắt buộc khách sẽ phải bổ sung thêm căn cước công dân hoặc nếu hộ chiếu mới không có nơi sinh nhưng lại có trang bị trú trong hộ chiếu khi nộp hồ sơ, khách phải đính kèm trong hồ sơ nộp cho bộ phận visa

Ngoài hộ chiếu ra, cần phả ảnh thẻ 4*6 theo đúng yêu cầu của Đài Loan, kích i thước của ảnh sẽ là 4*6 không có khung, đầy đủ ngũ quan, tóc tai gọn gàng, không đeo kính, trang phục lịch sự, ảnh không được bị chói, bị mờ do scan ảnh thẻ ảnh thẻ phả, i trong vòng 3 tháng trở lại không được trên 3 tháng Ngoài ra, khách sẽ cung cấp cho em file thông tin bao gồm như: số hộ chiếu, ngày hết hạn, ngày sinh, họ và tên, số điện thoại liên lạc, căn cước công dân, chức vụ trong công ty, đi với ai, mối quan hệ vs người đi, địa trỉ đang sinh sống, địa chỉ trong sổ hộ khẩu, số điện thoại liên lạc khẩn cấp, địa chỉ liên lạc khẩu cấp, mối quan hệ của người liên hệ khẩu cấp, đã từng đi đài loan chưa Trong trường hợp nếu như khách đã đi Đài Loan, em cần phải khai thác được thông tin khách đã đi trong bao nhiêu lâu, có về đúng hạn hay không, đi với diện như thế nào Đối với diện du lịch theo đoàn, theo công ty thì vẫn chấp nhận được Đối với diện đã từng lao động bất hợp pháp, hợp pháp hoặc du học trao đổi cần phải xem xét lại không chọn phương án xin evisa quan hồng, và yêu cầu khách hàng phải trình được mộc visa nếu như họ là thuộc diện du lịch Có thể nộp evisa quan hồng cho trường diện du học, tuy nhiên người có thẩm quyền quyết định hồ sơ có được duyệt hay không có chính

là quyết định của văn phòng Đài Bắc

Đối với những trường hợp không thuộc vào dạng lao động bất hợp pháp ở Đài Loan mặc dù đã về đúng hạn, hoặc hộ chiếu không còn đủ trên 6 tháng phải đi gia hạn

Thứ hai trong trường hợp khách chưa có mộc của các nước tiên tiến thì em sẽ hướng khách đến một cách khác đó chính là làm visa dán trực tiếp lên hộ chiếu nếu như khách có nhu cầu được làm hộ chiếu dán thì em sẽ thông báo cho chị ảo, được thông Thtin của khách hàng cho chị tư vấn và làm visa dán cho khách

Vậy điểm khác nhau giữa e-visa tiên tiến và visa dán như thế nào về mặc hình thức e-visa tiên tiến đó chính là mẫu giấy tách rời có mã e-code cho phép khách hàng được xuất và nhập cảnh vào nước Còn đối với visa dán đó chính là giấy thông hành được dán trực tiếp lên số hộ chiếu vì vậy khi khách có mong muốn được làm visa dán ngoài những thông tin trên khách còn phải cung cấp sổ hộ chiếu Tóm lại chỉ khách nhau

về mặt hình thức còn chức năng thì sẽ là như nhau

2.3 Công việc đảm trách

Như ở phần mục 2.2 đó chính là những công việc chính mà em đã đảm nhiệm Mặc khác em cũng được thử sức ở bộ phận kinh doanh Ở bộ phần này em được học hỏi

về thiết kế một chuyến du lịch dành cho khách đoàn

Đầu tiên thì chúng ta phải hiểu được định nghĩa của chương trình du lịch Có rất nhiều cách nhìn nhận về chương trình du lịch Điểm thống nhất của định nghĩa là về nội dung của chương trình du lịch Tuy nhiều điểm khác nhau sẽ xuất phát từ giới hạn, cách diễn đạt những đặc điểm và phương thức tổ ức chương trình ch

2.3.1 Định nghĩa về chương trình du lịch

Chúng ta có thể hiểu những định nghĩa tiêu biểu về chương trình du lịch như sau: Theo tác giả David Wright trong cuốn Tư vấn nghề nghiệp lữ hành:

15

Chương trình là các dịch vụ trong lộ tringh du lịch Thông thường bao gồm dịch

vụ giao thông, nơi ăn ở, dịch chuyển và tham quan ở một hoặc một số quốc gia, vùng lxnh thỗ hay thành phố Sự phục vụ này phải được đăng ksy đầy đủ hoặc ký hợp đồng trước với một doanh nghiệp lữ hành và khách du lịch phải thanh toán đầy đủ trước khi các dịch vụ được thực hiện

Theo những quy định về du lịch lữ hành trọn goiis của các nước liên minh châu

Âu (EU) và Hiệp hội các hãng lữ hành Vương quốc Anh trong cuốn “Kinh doanh du lịch lữ hành”:

Chương trình du lịch là sự kết hợp được sắp xếp từ trước của ít nhất hai trong số các dịch vụ: nơi ăn ở, các dịch vụ khách sinh ra từ dịch vụ giao thông hoặc nơi ăn ở và

nó được bán với mức độ giá gộp và thời gian của chương trình phải nhiều hơn 24 giờ Hoặc theo tác giác Gagnon và Ociepka trong cuốn “Phát triển nghề lữ hành” tái bản lần thứ sáu:

Chương trình du lịch là một sản phẩm lữ hành được xác định mức giá trước, khách có thể mua riêng lẻ hoặc mua theo nhóm và có thể tiêu dùng riêng lẻ hoặc tiêu dùng chung với nhau Một chương trình du lịch có thể bao gồm và theo các mức dộ chất lượng khách nhau của bất kỳ hoặc tất cả các dịch vụ vận chuyển, hàng không, đươngg

bộ, đường sắt, đường thủy, nơi ăn ở, tham quan và vui chơ giải trí

Qua các định nghĩa trên thì chúng ta về mặt chức năng, ý nghĩa thì ddaxx có phần giống nhau Tuy nhiên về mặt hình thức diễn đạt vẫn chưa có sự ống nhấ ở các th t khía cạnh sau:

Đầu tiên đó chính là không có sự nhất quán về tên gọi, có định nghĩa thì gọi là chuyến du lịch, có định nghĩa thì gọi là chương trình du lịch trọn gói, hoặc có định nghĩa thì gọi là chương trình du lịch

Điều thứ hai không có sự nhất quán về giới hạn dưới và giới hạn trên về số ợng lưdịch vụ trong nội dung của chương trình du lich

Điều cuối cùng đó chính là cách diễn đạt khác nhau và sử dụng các từ ngữ khác nhau trong các định nghĩa

do cách hiểu từ ọn gói của nười Việtr t Nam

Vậy để có một cái nhìn bao quát hết về định nghĩa của chương trình du lịch, theo giáo trình “Quản trị kinh doanh lữ hành” của tác giả Trường đại học Kinh tế Quốc dân, định nghĩa được đưa ra như sau:

Chương trình du lịch là một tấp hợp các dịch vụ, hàng hóa được sắp đặt trước,liên kết với nhau, để ỏa mãn ít nhất hai nhu cầu khác nhau trong quá trình tiêu th

dùng du lịch của khác với mức giá gộp xác định và bán trước khi tiêu dùng của khách

2.3.2 Đặc điểm của chương trình du lịch

Từ định nghĩa theo giáo trình “Quản trị kinh doanh lữ hành” sẽ rút ra chương trình du lịch có các đặc trưng sau:

Đầu tiên chính là một sự hướng dẫn việc thực hiện các dịch vụ đã được sắp đặt trước, làm thỏa mãn như cầu khi đi du lịch của con người Thứ hai trong chương trình

du lịch phải có ít nhất hai dịch vụ và việc tiêu dùng được sắp đặt theo trình tự thời gian

và không gian nhất định Thứ ba giá cả của chương trính là giá gộp của các dịch vụ có trong chương trình Chương trình du lịch phải được bán trước khi khách tiêu dùng Như vậy các chương trình du lịch mang trong nó những đặc điểm vốn có của sản phẩm là dịch vụ Các đặc điểm dịch vụ đó là: Tính vô hình, tính không đồng nhất, tính phụ thuộc vào nhà cung cấp, tính dễ dàng bị sao chép, tính thời vụ cao, tính khó dánh giá chất lượng và tính khó bán

17

Tính vô hình đưupjc biểu hiện ở ỗ nó không phải là thứ có thể cân đo đếm, sờch , nếm thử để kiểm tra, lựa chọn trước khi mua mà phải kiểm chứng bằng đi du lịch theo chuyến, phải tiêu dùng nó thì mới có được sự cảm nhận về nó

Tính không đồng nhất của chưng trình du lịch biểu hiện ở chỗ không giống nhau, không lặp lại về chất lượng ở những chuyến thực hiện khác nhau Vì nón phụ thuộc vào nhiều yếu tố mà bản thân các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành không kiểm soát được

Do đó, việc đánh giá chất lượng của một chuyến du lịch theo sự tiêu chuẩn hóa nó là công việc rất hó khắn với doanh nghiệp kinh doanh lữ hành Bởi vì thời gian, không gian sản xuất và tiêu dùng dịch vụ trong chuyến du lịch là trùng nhau

Tính phụ thuộc và uy tín của nhà cung cấp Các dịch vụ có trong chương trình du lịch gắn liền với các nhà cung cấp Cũng dịch vụ đó nếu không phải đúng các nhà cung cấp có uy tín tạo ra thì sẽ không có sức hấp dẫn đối với khách Mặt khác, chất lượng của chương trình du lịch không có sự bảo hảnh về thời gian, không thể hoặc trả lại dịch vụ

vì tính vô hình của chúng

Tính dễ bị sao chép và bắt chước là do kinh doanh chương trình du lịch không đòi hỏi kỹ thuật tinh vi, khoa học tiên tiến hiện đại, dung lượng vốn ban đầu thấp Tình thời vụ cao và luôn bị biến động, bởi vì tiêu dùng và sản xuất du lịch phụ thuộc nhiều và rất nhạy cảm với những thay đổi của các yếu tố trong môi trường vĩ mô Chương trình du lịch là sản phẩm dịch vụ và loại dịch vụ này luôn luôn có thời gian, không sản xuất vả tiêu dùng trùng nhau Vì vậy, nó có sự ếp xúc giữa người sản xuấti t

và người tiêu dùng Chất lượng của chuyến du lịch chịu sự chi phối và tác động của các yếu tố tâm lý cá nhân và tâm lỹ xã hội của cả người sản xuất và người tiêu dùng Tính khó bán của chương trình du lịch là kết quả của các đặc tính nói trên Hay nói cách khác, nguyên nhân của tính khó bán chính là do các tính chất nói trên của chương trình du lịch Tính khó bán còn do cảm nhận ruit ro về chức năng của sản phẩm, rủi ro về thân thể, rủi ro về tài chính, rủi ro về tâm lý, rủi ro về thời gian và rủi ro về xã hội

Tuy nhiên một chương trình du lịch trọn gói khi kinh doanh sẽ phải tuân theo các yêu càu sau đây:

2.3.3 Phân loại các chương trình du lịch

Các tiêu thức để phân loại thì sẽ phải căn cứ vào nguồn gốc phát sinh có ba loại: chương trình du lịch chủ động, chương trình du lịch bị động, chương trình du lịch kết hợp

Chương trình du lịch chủ động là loại chương trình mà doanh nghiệp lữ hành chủ động nghiện cứu thị trường, xây dựng các chương trình du lịch, ấn định các ngày thực hiện, sau đó mới tổ chức bán và thực hiện các chương trình Chỉ có các doanh nghiệp lử hành lớn, có thị trường ổn định mới tổ ức các chương trình du lịch chủ động do tính chmạo hiểm của chúng

Chương trình du lịch bị động là loại chương trình mà khách tự tìm đến với doanh nghiệp lữ hành, để ra các yêu cầu và nguyện vọng của họ Trên cơ sở đó doanh nghiệp

lữ hành xây dựng chương trình Hai bên tiến hành thỏa thuận và thực hiện sau khi đã đặt được sự nhất trí của đôi bên Chương trình du lịch theo loại này thường ít tính mạo hiểm Hưng số ợng khách ít, doanh nghiệp bị động trong kiah doanh rơi vào tình trạng “Há lưmiệng chờ sung”

Chương trình du lịch kết hợp là sự hòa nhập của cả hia loại trên đây Doanh nghiệp lữ hành chủ động nghiện cứu thị trường, xây dựng chương trình du lịch nhưng không ấn định ngày thực hiện Thông qua các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, khách

du lịch sẽ tìm đến với doanh nghiệp lữ hàng Trên cơ sở các chương trình sẵn có, hai ên tiến hành, thỏa thuận và sau đó thực hiện chương trình Thể loại này tương đối phù hợp với điều kiện thị trường không ổn định và có dung lượng không lớn Đa số các doanh nghiệp lữ hành tại Việt Nam áp dụng loại chương trình du lịch kết hợp

19

Căn cứ vào các dịch vụ cấu thành và mức độ phụ thuộc trong tiêu dùng, có năm loại: Chương trình du lịch tọn gói có người tháp tùng, chương trình du lịch có hướng dẫn viên từng chặng, chương trình du lịch độc lập tối thiểu, chương trình du lịch độc lập đầy đủ (toàn phần), chương trình tham quan

Chương trình du lịch trọn gói có người tháp tùng có đặc điểm nổi bật sau: Bao gồm hầu hết các thành phần dịch vụ vẩn chuyển, lưu trí, ăn uống, tham quan, hướng dẫn, giải trí và các dịch vụ khác đã được sắp đặt trướ ở mức độ tối đa c

Giá trọn gói của tất cả các dịch vụ, chi phí thường thấp hơn so với dịch vụ cùng loại của các chương trình du lịch khác Giá tính theo đầu ngườ ở buồng đôi, giá theo i thời vụ du lịch

Khách mua chương trình được tổ ức thành đoàn và hướng dẫn viên chuyên chnghiệp được doanh nghiệp lữ hành tuyển chọn đi cùng khách và phục vụ suốt từ khi đón khách cho đến khi tiễn khách Tất cả các hoạt động của của các thành viên đều phải tuân theo lịch trình đã được xác định trước dưới sự điều khiển của hướng dẫn viên, ít có khả năng lựa chọn theo sở thích riêng

Chương trình du lịch chỉ có hướng dân viên tại các điểm đến Đây là một biến dạng của chương trình du lịch trọn gói có người tháp tùng Loại chương trình du lịch này có đặc điểm tương tự như loại chương trình du lịch có người tháp tùng Nhưng khác biệt ở ỗ không có người tháp tùng trong suốt hành trình mà tại mỗi điểm đến trong chchương trình có người đại diên của doanh nghiệp lữ hành hướng dẫn và trợ giúp khách Loại chương trình du lịch này có thể gồm nhiều hoặc chỉ một điểm đến

Chương trình du lịch độc lập đầy đủ theo dơn đặt hàng của khách khác với chương trình du lịch phụ thuộc, chương trình du lịch liên kết, sắp đặt các dịch vụ theo yêu cầu của khách

Chương trình du lịch độc lập tối thiểu theo đơn đặt hàng của khách Loại chương trình này là một biến dạng của chương trình du lịch độc lập đầy đủ, chỉ khác ở chỗ giới hạn hai dịch vụ vơ bản

20

Chương trình du lịch tham quan Đây là loại chương trình với mục tiêu chủ yếu

là thưởng ngoạn các giá trị của thiên nhiên và nhân văn tại một điểm du lịch trong thời gian ngắn

Căn cứ vào mức giá có ba loại: giá trọn gói, giá của các dịch vụ cơ bản, giá tự chọn

Chương trình du lịch theo mức giá trọn gói bao gồm hầu hết các dịch vụ, hàng hóa phát sinh tỏng quá trình thực hiện chương trình du lịch và giá của chương trình là giá tọn gói Đây là hình thwusc chủ yếu các chương trình du lịch do các công ty lữ hành

tổ ức ch

Chương trình du lịch theo mức giá cơ bản chỉ bao gồm một số dịch vụ ủ yếu chcủa chương trình du lịch với nội dung cơ bản Hình thức này thường do các hãng hàng không bán cho khách di lịch công vụ Giá chỉ bao gồm vé máy bay, mmoojt vài tối ngủ tại khách sạn và tiền tãi từ sân bay tới khách sạn

Chương trình du lịch theo mức giá tự ọn Với hình thức này khách du lịch có chthể tùy ý lựa chọn các cấp dộ ất lượng phục vụ khách nhau với các mức giá khách chnhau Cấp độ chất lượng được xây dựng trên cơ sở thứ hạng khách sạn, mức tiêu chuẩn

ăn uống hoặc phương tiên vận chuyển Khách có thể được lựa chọn từng thành phần riêng rẽ của chương trình hoặc công ty lữ hành chỉ đề nghị lựa chọn các mức khác nhau của cả một chương trình tổng thể Loại chương trình này đáp ứng đúng các mong muôn của từng cá nhân khashc du lịch nhưng rất khó khăn và phức tạp trong việc tổ chức thực hiện của doanh nghiệp lữ hành

Căn cứ vào mục đích của chuyến du lịch và loại hình du lịch

Mỗi mục đích của chuyến đi và mỗi loại hình du lịch có chương trình tương ứng chẳng hạn như: du lịch nghỉ ngơi, giải trí và chữa bệnh Chương trình du lịch theo chuyên đề: văn hóa, lịch sử, phong tục tập quán Chương trình du lịch công vụ MICE (hội họp, khuyến thưởng, hội nghị, triển lãm) Chương trình du lịch tàu thủy, chương tình du lịch tôn giáo, tín ngưỡng, chương trình du lịch sinh thái, chương trình du lịch thể thao, khám phá và mạo hiểm: leo núi, lặn biển, đến các bản dân tộc

21

Tất những yếu tố trên sẽ dựa trên hành vi tiêu dùng của khách du lịch có thể được xếp vào bốn nhóm: Nhóm đầu tiên đó chính trải nghiệ – không linh hoạt, nhóm thứ m hai thuộc vào trải nghiệm – linh hoạt, nhớm thứ ba đó chính là tiêu thụ - không linh hoạt,

và nhóm cuối cùng đó chính là tiêu thụ - linh hoạt

2.3.4 Thực hành

Nhưng vậy để tạo ra một chương trình du lịch, em sẽ phải dựa trên các yếu tố sau: Thứ nhất đó chính là căn cứ mục đích của chuyến du lịch và loại hình du lịch, thứ hai đó chính là căn cứ vào mức giá mà khách có thể chi trả, thứ ba vào các dịch vụ cấu thành và mức độ phụ thuộc trong tiêu dùng của khách, vậy áp dụng những yếu tố này vào thực tiễn như sau Khi nhận yêu cầu của khách hàng phải lưu ý khi tư vấn khách hàng phải hỏi được số lượng khách hàng là bao nhiêu, đi du lịch ở đâu, những điểm đến nào khách muốn đến hay không Ngoài ra, nếu khách có yêu cầu tổ ức gala dinner chhoặc team building, phương tiện di chuyển của khách là gì hoặc nhà hàng nào mà khách muốn đến, khách sạn muốn ở là đâu phải ghi chú lại trong file yêu cầu của khách, những chi tiết này rất quan trọng nếu nhưng không ghi chú lại cẩn thận sẽ làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách Nếu như không đáp ứng được yêu cầu của khách thì khó mà khách có thể quay lại với dịch vụ của doanh nghiệp

Bước tiếp theo bắt đầu lên chương trình Điều quan trọng trong việc viết chương trình đó chính là tính hợp lý, để giải thích tính hợp lý đó chính khi nhận bất kỳ những yêu cầu nào điều cần phải xét đến tính chất của đoàn mà mình thiết kế ví dụ cụ ể nếu thnhư đoàn với tính chất là các thầy cô giáo thì các điểm tham quan sẽ mang tính chất học thực, hiểu sau về văn hóa, lịch sử về địa điểm tham quan Còn nếu với đoàn với tính chất nghĩ dưỡng thì các địa điểm tham quan sẽ ít tập trung vào nghỉ ngơi, đối với các đoàn tham quan khám phá sẽ ưu tiên những điểm tham quan có tính chất mạnh, như leo đèo, leo núi…Ngoài ra cũng phải xét về yếu tố tính chất của đoàn, bên cạnh đó chúng còn xét về tính hợp lý của khoảng cách các điểm đến trong một chương trình Để tránh các khoảng chi phí phát sinh cụ ể là tiền xăng cho xe du lịch và tăng được lợi nhuận thsau tour

Sẽ có một số lưu ý trong phần thiết kế chương trình, trước khi gửi chương trình hoặc sản phẩm cho khách hàng xem xét phải có một mục về các dịch vụ có trong tour

22

bao gồm nữa gì và không bao gồm những gì Điều này rất quan trọng trong quá trình thảo luận và đàm phán với khách hàng, nếu khư dịch vụ đó không có trong phần thực tiễn nhưng lại có trong phần giới thiệu thì sẽ ảnh hưởng đến doanh tiếng của công ty là điều đầu tiên Thứ hai đó chính là khách hàng sẽ không quay lại mua dịch mua của công

ty của mình nữa

Tiếp tục trước khi báo giá cho khách hàng, sẽ phải lập một bảng chiết tính về các dịch vụ có trong chương trình Đầu tiên sẽ báo cho bộ phận điều hành về các dịch vụ có trong tour ví dụ như: nơi lưu trú theo yêu cầu của khách hàng là mấy sao, phương tiện

di chuyển xe du lịch hoặc xe du lịch và máy bay, vé các địa điểm tham quan, các bữa ăn trong ngày, gói dịch vụ team building và đêm gala dinner (nếu khách có yêu cầu) … Sau khi đã có bảng báo giá của bộ phận điều hành, tiếp tục sẽ lập bảng chiết tính của chương trình Trong bảng bảng tính sẽ có những điểm lưu ý sau:

Điểm lưu ý đầu tiên đó chính là vé máy bay Vì sao lại lưu ý điểm này, nếu như khách chọn phương tiện di chuyển là máy bay và xe du lịch Đối với chương trình nội địa thì hướng dẫn viên sẽ không đi cùng đoàn, tức có nghĩa là sẽ sử dụng dịch vụ hướng dẫn viên tại điểm, chỉ có sử dụng hướng dẫn viên đưa đón tại sân bay mà thôi Còn đối với chương trình nước ngoài thì hướng dẫn viên sẽ bay cùng đoàn vì thế trong bảng chiết tính phải thêm số ợng của hướng dẫn viên lư

Điểm lưu ý thứ hai, nếu đoàn có yêu cầu về đêm gala thì phải có phần chi phí cho gala dinner, trong phần chi phí bữa ăn thêm phần chi phí một xuất ăn cho đêm gala (tuy nhiên nhớ bỏ chi phí bữa ăn bình thường cho bữa đó) Ví dụ nếu chi phí cho một bữa ăn bình thường là 180.000 đồng, thực đơn cho đêm gala là 300.000 đồng vậy trong bảng chiết tính sẽ ghi là 300.000 đồng thay vì 180.000 đồng Bên cạnh đó cũng phải có chi phí về người dẫn chương trình, banner, ánh sáng, âm thanh, phần quà cho đêm gala Nếu như khách có yêu cầu về tem building thì chi phí cũng tương tư như đêm gala nhưng sẽ

có thêm một số chi phí khách như chi phí thuê nơi tổ chức, chi phí được tổ chức, chi phí môi trường các phần chi phí nào sẽ phải hỏi lại chị Tâm trưởng phòng

Điểm lưu ý thứ ba đó chính là giá sẽ ẻ em, giá trẻ em sẽ tùy vào chương trình trnội địa hay chương trình nước ngoài Thông thường sẽ dựa vào độ tuổi để tính giá dịch

Sau khi nhập tất cả số ệu, bắt đầu tính giá bán cho một chương trình sẽ không li

có công thức cố định, mà sẽ định giá theo mức lời của một tour, thông thường ở công ty doanh nghiệp em thực tập, mức lời sẽ tầm 600.000 đồng đền 700.000 đồng cho một tour nội địa Còn đối với tour nước ngoài thì sẽ từ 700.000 đồng trở lên Dự vào mức lời theo đầu người mà sẽ định giá cho một sản phẩm chương trình

Trước khi đưa sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng thì sẽ phải đưa cho chị trường phòng – ị Tâm, kiểm duyệt chương trình và bảng chiết tính nếu đã đạt được những chyếu tố trên thì sẽ đưa cho khách hàng tham khảo và sửa đổi nếu khách có mong muốn Sau khi khách đã chốt được chương trình thì sẽ bắt đầu lập hợp đồng chương trình, trong phần này sẽ phải lưu ý về hẹn trả ền cọc sẽ được chia theo từng đợt Chẳng hạn như, ticọc sau khi ký hợp đồng là 50% tổng số ền hợp đồng, trước ngày khởi hành tour 7 tingày sẽ là 70% tiền hợp đồng còn lại và cuối cùng sẽ là sau khi kết thúc chuyến đi sẽ là

số tiền còn lại Tuy nhiên cũng sẽ có những trường hợp phát sinh như là giảm số ợng lưkhách hàng hoặc giảm số ợng dịch vụ sau khi đã ký kết hợp đồng trong trường hợp lưnày mình sẽ làm thêm một phụ lục hợp đồng để điều chỉnh theo ý muốn của khách hàng Sau đã hoàn thành hợp đồng, sẽ in ra và đưa cho bộ phận điều hành bao gồm: bảng hợp đồng, chiết tính, chương trình đưa qua kế toán ký tên đóng mộc 2.3.1 Thuận lợi

Trong quá trình thực tập, em rất may mắn khi được sự hỗ ợ nhiệp tình của chị trhướng dẫn – ị ch Thảo kiêm bộ phận hộ chiếu, visa khách đoàn Được chị tạo cơ hội để tiếp xúc trực tiếp với công việc thực tiễn, cụ thể đó chính là làm việc trực tiếp với khách hàng về quy trình làm hộ chiếu cho khách hàng Cụ thể như được gọi điện trực tiếp với khách hàng để làm hộ chiếu Bên cạnh đó chị cũng sẽ hướng dẫn giải quyết những vấn

đề phát sinh trong quá trình làm việc với khách hàng chẳng như Đối với những khách

24

hàng khó tính trong quá trình cung cấp ảnh làm hộ chiếu, cách giải quyết mà chị đã đề

ra đó chính là nói lên tầm quan trọng của ảnh làm hộ chiếu, điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả, làm chậm tiến độ hoặc có để là không có được hộ chiếu

Ngoài thuận lợi ở mặc bộ phận hộ chiếu, em cũng được chị trưởng phòng hướng dẫn tận tình về quy trình làm một chương trình như thế nào là hợp lý và cách tính bảng chiết tính, cách làm việc với khách hàng như thế nào, cách tìm ra khách hàng tiềm năng, thỏa thuận với khách hàng để có bán được sản phẩm dịch vụ bên doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng để đổi lại là sự hàng lòng, sự tín nhiệm cũng như lợi nhuận cao nhất về cho công ty

là khả năng dự trù thời gian sao cho hợp lý của một chương trình ở điểm này em còn rất nhiều hạn chế trong việc dự trù thời gian Vì thế em phải nhờ sự giúp đõ, chỉ bảo của chị Ngân – bộ phận kinh doanh hướng dẫn tận tình về mặt này

Em còn gặp khó khăn trong việc lập bảng chiết tính, đó chính là cách tính chiết làm sao để định giá một chương trình hợp lý để cạnh tranh với các nhà cung cấp dịch vụ

du lịch khác nhau

2.3.3 Nhận xét

Nhận xét về mặt khách quan bản thân em còn nhiều thiếu xót cần được trau dồi thêm mỗi ngày Tuy nhiên, một phần cảm thấy rất may mắn vì có được một người hướng dẫn cũng như chị trưởng phòng đã ỉ ra những điểm thiếu xót, điểm chưa tốt của bản chthân để cải tiện, chứng minh bản thân trong xuyên suốt qua trình thực tập để nhận được