MỤC LỤC: GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP 1 NHẬT KÝ THỰC TẬP 2 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP 5 PHẦN MỞ ĐẦU: 5 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC – NƠI THỰC TẬP 6 CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC 6 2.1. Cơ cấu tổ chức Văn phòng công chứng ABC: 6 2.2. Tổ chức hoạt động và công tác quản lý của Văn phòng công chứng ABC 7 2.3. Đánh giá về cơ cấu tổ chức và quản lý của Văn phòng công chứng ABC: 8 CHƯƠNG III: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC 9 3.1. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng công chứng ABC 9 3.2. Hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng ABC. 9 CHƯƠNG IV: VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC 10 4.1. Quyền của Văn phòng công chứng ABC: 10 4.2. Nghĩa vụ của Văn phòng công chứng ABC 12 CHƯƠNG V: BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU KHI THỰC TẬP 13 KẾT LUẬN: 15 PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP 17
Trang 1MỤC LỤC:
GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP 1
NHẬT KÝ THỰC TẬP 2
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP 5
PHẦN MỞ ĐẦU: 5
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC – NƠI THỰC TẬP 6
CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC 6
2.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng công chứng ABC: 6
2.2 Tổ chức hoạt động và công tác quản lý của Văn phòng công chứng ABC 7
2.3 Đánh giá về cơ cấu tổ chức và quản lý của Văn phòng công chứng ABC: 8
CHƯƠNG III: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC 9
3.1 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng công chứng ABC 9
3.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng ABC 9 CHƯƠNG IV: VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC 10
4.1 Quyền của Văn phòng công chứng ABC: 10
4.2 Nghĩa vụ của Văn phòng công chứng ABC 12
CHƯƠNG V: BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU KHI THỰC TẬP 13
KẾT LUẬN: 15
PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP 17
Trang 2Mẫu số 02 Tên tổ chức hành nghề công
chứng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP
Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng công chứng ABC
Giấy đăng ký hoạt động: số 18/TP-ĐKHĐ cấp ngày 10/02/2011 do Giám đốc
Sở Tư pháp Quảng Trị cấp và đăng kí hoạt động lần 2 vào ngày 19/02/2016
Địa chỉ trụ sở: (ĐỊA CHỈ)
XÁC NHẬN
Học viên: Nguyễn Thị Anh Nguyên
được nhận thực tập nghề công chứng tại Văn phòng công chứng ABC
kể từ ngày 04 tháng 3 năm 2024 đến ngày 08 tháng 3 năm 2024
Họ tên công chứng viên là người hướng dẫn: Trần Phú Phiến
Số Thẻ công chứng viên: 737/TP-CC do Bộ Tư pháp cấp ngày 18/10/2011
Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn hướng dẫn, người thực tập cam kết tuân thủ các quy định tại hướng dẫn thực tập nghề công chứng của Học viện Tư pháp
…………, ngày tháng năm………
Đại diện theo pháp luật của tổ chức hành công chứng
(Ký tên, đóng dấu)
Người hướng dẫn thực tập
(Ký tên) Người thực tập (Ký tên)
Trang 3Mẫu số 03
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN
VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
NHẬT KÝ THỰC TẬP
Họ và tên: NGUYỄN THỊ ANH NGUYÊN
Số báo danh: 036
Lớp: Đào tạo nghề công chứng CC26 tại Đà Nẵng
Khóa: CC26 tại Đà Nẵng
Thời
Ghi chú
04/3/2024 - Gặp mặt, chào hỏi làm quen với mọi
người tại Văn phòng công chứng ABC Trao đổi với trưởng văn phòng
về nhiệm vụ, mục tiêu và mong muốn đạt được trong đợt thực tập
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, nội quy,
hoạt động quản lý của Văn phòng công chứng ABC
Trụ sở văn phòng công chứng tại số 98 Trần Hưng Đạo, thị trấn
Hồ Xá, huyện Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị
05/3/2024 - Thu thập thông tin và tài liệu về
quyết định thành lập của văn phòng công chứng, quyết định bổ nhiệm công chứng viên, các mẫu hợp đồng lao động hoặc mẫu văn bản hợp danh của các công chứng viên hợp danh
- Tìm hiểu về hoạt động cung cấp các
dịch vụ của văn phòng công chứng;
quy trình làm việc và các văn bản pháp luật
Trang 406/3/2024 - Quan sát, học hỏi cách tiếp đón, lễ
nghi tiếp đón, tư vấn khách hàng
- Hỗ trợ cán bộ tiếp đón trong việc kiểm tra bản chính, photocopy hồ sơ như giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản
07/3/2024 - Nghe công chứng viên tư vấn cho
khách hàng; tìm hiểu sơ bộ về quy trình công chứng một hợp đồng, giao dịch dưới sự chỉ dẫn của công chứng viên;
- Đề xuất câu hỏi và trao đổi với công chứng viên hướng dẫn và được giải đáp chi tiết
Trang 508/3/2024 - Nghe công chứng viên tư vấn cho
khách hàng; tìm hiểu sơ bộ về quy trình công chứng một hợp đồng, giao dịch dưới sự chỉ dẫn của công chứng viên;
- Hỗ trợ công chứng viên kiểm tra bản
chính, photocopy hồ sơ như giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản
- Rút kinh nghiệm cho bản thân khi
được quan sát một số hoạt động của công chứng viên trong quá trình thực tập để nắm bắt việc thực hiện quyền
và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập
Xác nhận của người hướng dẫn thực tập
(Ký và ghi rõ họ tên)
Trang 6Mẫu số 04
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ
CÁC CHỨC DANH KHÁC
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
PHẦN MỞ ĐẦU:
Thực hiện kế hoạch thực tập đợt 1 “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng”, bản thân tôi đã liên hệ với Văn phòng công chứng ABC trên địa bàn huyện Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị để thực hiện tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
Thực tập và tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là học phần đầu tiên và là học phần có ý nghĩa quan trọng trong chương trình đào tạo của Học viện Tư pháp Qua học phần thực tập này bản thân đã có cách nhìn và cách tiếp cận rõ hơn với nghề công chứng; được các công chứng viên hỗ trợ trao đổi thông tin về cơ cấu cấu
tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, được tiếp cận với chủ thể tham gia giao dịch, hồ sơ hợp đồng giao dịch để hoàn thành báo cáo thực tập
Trong thời gian thực tập, tôi đã tìm hiểu nghiêm túc, tích cực theo nội dung yêu cầu trong kế hoạch thực tập của Học viện Tư pháp Với sự hướng dẫn nhiệt tình của Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ, tôi đã tổng hợp và hoàn thiện thông qua bài báo cáo thực tập Nội dung bài báo cáo thực tập gồm các chương:
Chương I: Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng công chứng ABC
Chương II: Cơ cấu tổ chức, tổ chức hoạt động và công tác quản lý của Văn phòng công chứng ABC
Chương III: Chức năng nhiệm vụ và hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng ABC
Chương IV: Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng ABC
Chương V: Bài học kinh nghiệm sau khi thực tập
Trang 7CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC – NƠI THỰC TẬP
Trong những năm gần đây, tình hình kinh tế, xã hội của đất nước ngày càng phát triển các hoạt động kinh tế đang diễn ra ngày càng sôi nổi Chính vì vậy, trong thời gian qua nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (một trong những hoạt động thiết thực nhất nhằm tạo hành lang pháp lý an toàn, ổn định, góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia vào các hoạt động kinh tế,
xã hội) ngày càng gia tăng Để đáp ứng nhu cầu đó, Văn phòng công chứng ABC đã được thành lập và hoạt động từ năm 2011 và đóng vai trò là một trong những văn phòng có dịch vụ pháp lý công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch
Văn phòng công chứng ABC được cấp giấy phép thành lập số 47 ngày 07/01/2011 của UBND tỉnh Quảng Trị và được cấp giấy phép chuyển đổi số
2910 QĐ-UBND ngày 15/11/2016 Theo đó, Văn phòng công chứng ABC được thành lập dưới hình thức công ty hợp danh, có trụ sở tại địa chỉ 98 Trần Hưng Đạo, thị trấn Hồ Xá, huyện Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị; có con dấu riêng
và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác
Hơn 12 kể từ khi đi vào hoạt động, Văn phòng công chứng ABC đã phát triển không ngừng, dần khẳng định vị thế của một tổ chức hành nghề dịch vụ công chứng uy tín, chiếm lĩnh được niềm tin của lượng lớn khách hàng, đáp ứng kịp thời nhu cầu pháp lý của cá nhân, tổ chức trên địa bàn, tạo hành lang pháp lý an toàn, góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức
CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG
TÁC QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
2.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng công chứng ABC:
Văn phòng công chứng ABC hoạt động theo giấy đăng ký hoạt động số
18 TP-ĐKHĐ cấp ngày 10/02/2011 do Giám đốc Sở tư pháp Quảng Trị cấp và đăng kí hoạt động lần 2 vào ngày 19/02/2016, mã số thuế 3200486872
Văn phòng công chứng ABC có 03 Công chứng viên là:
1 Ông: Trần Phú Phiến Chức danh: Trưởng Văn phòng công chứng Thẻ công chứng viên số: 737/TP-CC do Bộ Tư pháp cấp ngày 18/10/2011
2 Ông: Hoàng Kim Phấn Chức danh: Công chứng viên hợp danh Thẻ công chứng viên số: 01/CCV do Sở Tư pháp UBND tỉnh Quảng Trị cấp ngày 24/11/2016
3 Bà: Trần Thị Mỹ Hạnh Chức danh: Công chứng viên hợp danh Thẻ công chứng viên số: 20/CCV do Sở Tư pháp UBND tỉnh Quảng Trị cấp ngày 06/7/2023
Văn phòng công chứng ABC đội ngũ Công chứng viên, chuyên viên có trình độ từ Đại học trở lên, chuyên nghiệp, am hiểu, có chuyên môn và giàu kinh nghiệm ở các lĩnh vực khác nhau:
Trang 8STT Họ và tên Chức vụ
5 Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán kiêm Văn thư lưu trữ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng công chứng ABC
2.2 Tổ chức hoạt động và công tác quản lý của Văn phòng công chứng ABC
Tổ chức hoạt động và công tác quản lí trong Văn phòng công chứng được xây dựng một cách chặt chẽ và có tổ chức, với các chức danh có vai trò và trách nhiệm riêng nhưng vẫn đảm bảo được sự phối hợp chặt chẽ tạo nên cơ chế làm việc đồng bộ và hiệu quả:
Trưởng Văn phòng – ông Trần Phú Phiến là người đại diện theo pháp luật, điều phối mọi hoạt động của văn phòng, bố trí cơ cấu nhân sự, phân công công việc cho Công chứng viên và nhân viên trong văn phòng, đặt ra nội quy làm việc cũng như các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với toàn bộ công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng và nhân viên tại Văn phòng
Bộ phận nghiệp vụ công chứng: bao gồm Công chứng viên đang hành nghề tại Văn phòng và chuyên viên pháp lý giúp việc cho Công chứng viên, làm việc dưới sự điều hành của Trưởng Văn phòng Có nhiệm vụ tư vấn hồ sơ, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực của khách hàng, soạn thảo văn bản công chứng, thực hiện nghiệp vụ chứng thực Bên cạnh đó, công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra bản chính trước khi đặt bút ký hợp đồng, giao
Trưởng văn phòng
Côngchứng viênhợp
danh
Văn thư lưu trữ Chuyên viên pháp lý
Kế toán
Trang 9dịch Công chứng viên chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình ký trước pháp luật và người yêu cầu công chứng
Nhân viên văn thư lưu trữ: Thực hiện lưu trữ, quản lý hồ sơ công chứng, ghi chép, bảo quản các loại sổ sách có liên quan tới nghiệp vụ công chứng, thực hiện lưu trữ hồ sơ trên hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, quản lý công văn đi đến, phụ trách mua sắm trang thiết bị cho Văn phòng theo phương án được Trưởng Văn phòng phê duyệt
Nhân viên Kế toán: giúp việc Trưởng Văn phòng trong lĩnh vực tài chính,
kế toán như: ghi chép sổ sách kế toán, hạch toán các khoản thu chi của Văn phòng đúng chế độ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán, tính và thu phí thù lao công chứng theo quy định của pháp luật và Văn phòng…
2.3 Đánh giá về cơ cấu tổ chức và quản lý của Văn phòng công chứng ABC:
Trên cơ sở các quy định của Luật Công chứng hiện hành Văn phòng công chứng ABC được thành lập theo đúng quy định pháp luật Văn phòng được thành lập trên cơ sở Quyết định của UBND tỉnh Quảng Trị
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng ABC đảm bảo theo quy định tại Điều 22 Luật công chứng năm 2014 và Điều 172 Luật Doanh nghiệp quy định về công ty hợp danh: Văn phòng công chứng ABC ban đầu do hai công chứng viên hợp danh thành lập, hoạt động theo loại hình công ty hợp danh Văn phòng đảm bảo có các chức danh Trưởng Văn phòng đảm bảo đáp ứng đủ tiêu chuẩn bổ nhiệm theo Luật Công chứng năm 2014 và là người đại diện theo pháp luật, các Công chứng viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng giao dịch
Văn phòng công chứng ABC có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng Có sự phân công và phối hợp giữa các bộ phận với nhau tạo nên một cơ chế làm việc đồng bộ và hiệu quả, góp phần qua trọng vào sự nghiệp phát triển chung tạo điều kiện cho văn phòng hoạt động ngày càng hiệu quả và chất lượng hơn Công tác quản lí, điều hành tổ chức, hoạt động văn phòng đang ngày càng được cải tiến theo hướng chuyên nghiệp hóa
Văn phòng công chứng ABC đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của
Bộ Luật Lao động 2019, toàn bộ nhân viên trong văn phòng đều được ký hợp đồng lao động và được hưởng các quyền lợi và chế độ theo quy định của pháp luật về lao động
Với ưu thế là Văn phòng công chứng duy nhất trên địa bàn huyện Vĩnh Linh nên Văn phòng công chứng ABC có được sự tin tưởng và số lượng lớn khách hàng Việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ nhanh chóng, đạt hiệu quả, phù hợp với quy định của pháp luật, chất lượng hồ sơ công chứng nâng cao
Cơ sở hạ tầng khang trang, thoáng mát, rộng rãi, tạo điều kiện cho nhân viên tại văn phòng làm việc có hiệu quả Văn phòng được trang bị đầy đủ máy
vi tính, máy photocopy, bàn ghế cho nhân viên và người yêu cầu công chứng Văn phòng công chứng ABC chú trọng tạo dựng giá trị bền vững; xây dựng hệ thống, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao; xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đề cao giá trị văn hoá doanh nghiệp; áp dụng công nghệ và khoa học quản lý tiên tiến vào hoạt động của văn
Trang 10phòng để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất và an toàn về pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích của khách hàng, người lao động
CHƯƠNG III: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP
DỊCH VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
3.1 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng công chứng ABC
Văn phòng công chứng ABC với tư cách là một tổ chức hành nghề công chứng nên có các chức năng, thẩm quyền chung giống các cơ sở hành nghề công chứng, bao gồm:
Một là, Văn phòng công chứng ABC có chức năng thực hiện chứng nhận
tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng
Hai là, công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật
về công chứng như: Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng tặng cho nhà đất, hợp đồng thế chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, công chứng bản dịch, công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng; hoặc công chứng các hợp đồng, giao dịch pháp luật không quy định phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng
Ba là, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực các giấy tờ, văn bản
do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (trừ việc chứng thực chữ ký người dịch) và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố
là vô hiệu
3.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng ABC.
Khi kinh tế - xã hội phát triển thì nhu cầu của người dân để bảo vệ mình trước những rủi ro pháp lý ngày càng được tăng lên Sự ra đời của Văn phòng công chứng ABC đã đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Trị và tạo diều kiện cho các giao dịch được nhanh chóng, kịp thời Dịch vụ công chứng là hoạt động dịch vụ hành chính công, tức là thực hiện một loại dịch vụ của Nhà nước Đối tượng tượng của hoạt động công chứng là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại, Văn phòng công chứng ABC cung cấp dịch vụ công nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch hồ sơ tài liệu, chứng thực chữ ký trên các văn bản, tài liệu, chứng thực bản sao từ bản chính, v.v… bảo đảm sự an toàn về pháp lý cho quý khách hàng
Các dịch vụ của Văn phòng công chứng ABC cung cấp bao gồm 03 nhóm