Cơ Cấu Tổ Chức, Quy Chế Hoạt Động Và Cách Thức Quản Trị Của Văn Phòng Công Chứng.docx

MỤC LỤC I SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP .1 II CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A Cơ cấu tổ chức 2 Quy chế hoạt động .2 Cách thức quản trị .4 III NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A IV VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A Về việc thực quyền Về việc thực nghĩa vụ V HOẠT ĐỘNG CỦA BẢN THÂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ RÚT RA BÀI HỌC CHO BẢN THÂN KHI ĐƯỢC QUAN SÁT CÁC KỸ NĂNG MỀM, KỸ NĂNG BỔ TRỢ CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A Kèm theo: + Giấy tiếp nhận học viên thực tập + Nhật ký thực tập + Phiếu nhận xét kết thực tập I SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Trong thời gian thực tập, từ ngày 18 tháng 04 năm 2022 đến ngày 22 tháng 04 năm 2022 theo lịch thực tập Học viện Tư pháp, học viên đã liên hệ trực tiếp với Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn A, địa A thành phố Hà Nội Trưởng Văn phòng chấp thuận thực tập Văn phòng Học viên trực tiếp bà Nguyễn Văn A Cơng chứng viên đồng thời Trưởng Văn phịng Công chứng Nguyễn Văn A hướng dẫn thực tập Nội dung thực tập đợt yêu cầu tập trung chuyên sâu, tìm hiểu về cấu tổ chức, chức nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng cũng việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập Nhờ vậy, suốt trình thực tập, học viên tìm hiểu, làm quen được tiếp xúc trực tiếp với hoạt động cơng chứng Văn phịng Và được Cơng chứng viên Nguyễn Văn A giới thiệu tổng quan cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động chức vụ, phận Văn phòng Đồng thời, học viên cung cấp Quyết định thành lập, quy chế tổ chức hoạt động nội quy Văn phòng Trong 05 ngày thực tập Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn A, học viên lần tiếp cận môi trường thực tiễn lĩnh vực công chứng giúp cho học viên có nhìn và chân thật mợt mơ hình tổ chức hành nghề cơng chứng Việc bố trí cấu nhân về Công chứng viên, nhân viên cũng xây dựng và niêm yết quy định, nội quy Văn phòng, việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng được quy định Luật công chứng năm 2014 văn pháp luật liên quan vận dụng, tuân thủ cách đúng, đầy đủ khoa học tạo nên chun nghiệp, uy tín, tơn vinh nghề công chứng là nghề cao quý mắt nhân dân Đây xem trải nghiệm, kiến thức quý báu hỗ trợ nhiều cho thân học viên sau bước chân vào mơi trường cơng chứng II CƠ CẤU TỞ CHỨC, QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A Cơ cấu tổ chức Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A thành lập theo Quyết định số 4742/QĐ-UBND UBND thành phố Đà Nẵng cấp ngày 07/12/2020 Giấy đăng ký hoạt động số 38/TP-ĐKHĐ Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng cấp ngày 23/03/2021 Văn phịng gồm có 02 cơng chứng viên hợp danh (trong có 01 Trưởng văn phịng 01 cơng chứng viên hợp danh), tổ chức hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh, đặt địa địa A thành phố Hà Nội Qua quan sát tìm hiểu thực tế cấu tổ chức Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn A sau: - Trưởng Văn phòng Công chứng - Thủ trưởng đơn vị: 01 người - Công chứng viên hợp danh: 01 người - Chuyên viên nghiệp vụ công chứng: 04 người - Nhân viên kế toán: 01 người - Nhân viên văn thư – lưu trữ: 01 người - Nhân viên tin học: 01 người Quy chế hoạt động Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng, thực nhiệm vụ công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Văn phòng hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác Phương châm hoạt động của Văn phòng là: “Phục vụ tận tình, hiệu quả, an toàn pháp luật” Nhằm mục tiêu đảm bảo tính pháp lý việc phân cơng cơng tác, rõ ràng việc phân định trách nhiệm thành viên, phận, Trường Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn A đã ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Theo đó, chức danh, phận có chức trách, nhiệm vụ cụ thể sau: - Trưởng Văn phòng trực tiếp giải công việc: + Ký hợp đồng lao động với nhân viên Văn phòng thực hợp đồng lao động theo quy định pháp luật + Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác theo quy định của pháp luật + Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động Công chứng viên hợp danh; định kỷ luật, sa thải, chấm dứt hợp đồng với người lao động Văn phòng vi phạm quy chế, nội quy kỷ luật Văn phòng; giải khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền + Quyết định hoạt động Văn phòng theo quy định pháp luật - Công chứng viên hợp danh: + Thực nhiệm vụ công chứng theo quy định Luật Công chứng; lập biên bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng Công chứng trường hợp vi phạm pháp luật thi hành nhiệm vụ + Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi trụ sở, ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân + Các quyền khác theo quy định pháp luật - Chuyên viên nghiệp vụ công chứng: + Soạn thảo hợp đồng phân công nhiệm vụ khác theo sự phân công Công chứng viên - Nhân viên văn thư - lưu trữ: + Quản lý dấu, đóng dấu, chứng thực y, vào sổ hồ sơ, trả hồ sơ cho khách hàng; thực công tác lưu trữ - Nhân viên kế toán: + Phụ trách cơng tác chun mơn thuộc lĩnh vực kế tốn - Nhân viên tin học: + Phụ trách công tác tin học Văn phịng - Mối quan hệ cơng tác Văn phòng: + Quan hệ công tác Trưởng Văn phịng với Cơng chứng viên nhân viên: Trưởng Văn phòng thủ trưởng đơn vị quản lý, điều hành mặt Văn phịng cơng chứng Cơng chứng viên, nhân viên chấp hành tuyệt đối quản lý, điều hành mặt hành Trưởng Văn phịng Cơng chứng Trưởng Văn phịng Cơng chứng thơng tin cho Công chứng viên quan điểm, chủ trương, đường lối, sách, pháp luật lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Công chứng viên chịu trách nhiệm trước Trưởng Văn phòng việc thực nhiệm vụ công tác, quản lý Trưởng Văn phịng ủy quyền Về chun mơn nghiệp vụ, mối quan hệ Trưởng Văn phịng Cơng chứng viên thực theo quy định tại Luật Công chứng + Quan hệ công tác nhân viên: Trong q trình triển khai thực cơng việc giao, có vấn đề phát sinh liên quan đến nhân viên khác nhân viên thụ lý hồ sơ có trách nhiệm chủ động phối hợp với nhân viên có liên quan để giải Các nhân viên có trách nhiệm phối hợp với việc giải vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chung đơn vị chức năng, nhiệm vụ nhân viên Trường hợp vượt thẩm quyền có ý kiến khác chun viên chun viên thụ lý có trách nhiệm báo cáo với Trưởng Văn phịng Cơng chứng viên xem xét, định Cách thức quản trị Trưởng Văn phịng Cơng chứng người lãnh đạo, điều phối hoạt động Văn phịng, bố trí cấu nhân sự, phân công công việc cho các nhân viên Văn phịng Sắp xếp vị trí tiếp nhận trả hồ sơ hợp lý để hoạt động của Văn phịng thơng suốt, nhanh gọn Hai cơng chứng viên bao gồm Trưởng Văn phịng Cơng chứng viên hợp danh thực việc tiếp nhận hồ sơ công chứng, ký hợp đồng giao dịch, di chúc, dịch, chữ ký giấy tờ văn bản, chứng thực từ chính, tư vấn pháp luật, giải yêu cầu công chứng theo quy định Luật Cơng chứng văn pháp luật khác có liên quan Các chuyên viên nghiệp vụ làm công việc công chứng viên phân công như: Tiếp nhận hồ sơ, soạn thảo văn và lời chứng, kiểm tra giao dịch ngăn chặn đối tượng giao dịch sở liệu công chứng Sở Tư pháp, đối chiếu, kiểm tra để thực việc y chứng thực, hoàn tất thủ tục để trình cơng chứng viên ký vào văn công chứng, tham mưu cho Công chứng viên Bên cạnh đó, Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A cịn các nhân viên phụ trách các phận như: lưu trữ, kế tốn,… tất có tốt nghiệp chuyên ngành liên quan đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm mà họ phân bổ Nhân viên kế tốn thực cơng việc hoạt động tài Văn phịng tính phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác, báo cáo tài chính, chứng từ thu chi Văn phòng Nhân viên lưu trữ thực việc cho số công chứng, vào sổ công chứng hợp đồng giao dịch, hoàn tất thủ tục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ lưu trữ Văn phịng quy định Toàn bợ nhân viên Văn phòng ký hợp đồng lao động 100% hưởng quyền lợi chế độ theo quy định pháp luật lao động III NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA VĂN PHÒNG CƠNG CHỨNG NGŨN VĂN A Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A đã cung cấp dịch vụ công chứng nhanh chóng, thuận tiện, xác, an tồn pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi người yêu cầu công chứng, tạo niềm tin vững cho người yêu cầu công chứng tham gia hợp đồng, giao dịch Đồng thời, Văn phòng cũng trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán nhân viên Văn phòng Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, làm việc theo chuyên môn, khơng có vị trí kiêm nhiệm, tinh thần làm việc trách nhiệm cao, điều giúp cho chất lượng độ xác cơng việc nâng lên đáng kể Thêm vào đó là tinh thần chia sẻ, hỗ trợ nhiệt tình, tận tụy, có trách nhiệm của toàn bợ nhân viên Cơ sở hạ tầng khang trang, thoáng mát, rộng rãi, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc tại Văn phịng có hiệu Văn phịng trang bị đầy đủ máy vi tính, máy photocopy, bàn ghế cho nhân viên người yêu cầu công chứng để phục vụ công việc Bên cạnh nổ lực, kết đáng khích lệ, Văn phịng cịn tồn vài hạn chế cần khắc phục sau: Hồ sơ công chứng tương đối nhiều so với số lượng Công chứng viên chuyên viên nghiệp vụ Có ngày Công chứng viên phải thực việc công chứng ngồi trụ sở Văn phịng theo quy định khoản Điều 44 Luật công chứng năm 2014 với số lượng Cơng chứng viên cịn lại Văn phòng chưa đáp ứng nhu cầu xử lý hồ sơ công chứng, người yêu cầu công chứng phải chờ đợi lâu để công chứng Dễ dẫn đến việc cơng chứng viên khó kiểm sốt hết hồ sơ, dẫn đến sai sót, rủi ro việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch Vì lượng hồ sơ khá nhiều, chuyên viên nghiệp vụ thì phải lo soạn thảo và giúp việc cho Công chứng viên nên không có thời gian để photo hồ sơ giấy tờ Dẫn đến việc hồ sơ bị dồn ứ và người yêu cầu công chứng cũng phải chờ đợi rất lâu Thêm vào đó, phận văn thư – lưu trữ có người phải phụ trách nhiều công việc đóng dấu, phát hành hồ sơ cơng chứng, chứng thực từ chính, cấp văn cơng chứng có thời điểm hồ sơ q nhiều dẫn đến hậu bị phát hành trùng số công chứng, số công chứng dịch, số chứng thực chữ ký, số chứng thực từ có bị phát hành nhầm hồ sơ với dẫn đến việc Công chứng viên người yêu cầu công chứng phải ký lại Dù thành lập và qua các hoạt động cung cấp dịch vụ nêu trên, học viên nhận thấy Văn phịng có mơ hình quản lý dần vào ổn định, đảm bảo yếu tố không gian làm việc cho nhân viên Văn phòng và tính thiết thực cho người u cầu cơng chứng Nhìn chung, máy tổ chức Văn phòng lập đảm bảo theo quy định Luật Công chứng năm 2014 Văn phòng đã đáp ứng được sở vật chất theo quy định, Cơng chứng viên có kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên có chun mơn tốt để đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ công cách tốt Đội ngũ Công chứng viên và nhân viên thể hiện sự tôn trọng, niềm nở, thân thiện và thể hiện thái độ ứng xử chuẩn mực, văn minh với người yêu cầu công chứng Luôn tạo điều kiện thuận lợi cho mọi cá nhân, tổ chức đến làm việc tại Văn phòng IV VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A Về việc thực quyền: Trong śt quá trình thực tập Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A việc quan sát, tìm hiểu cũng đươc sự hướng dẫn tận tình của các Cơng chứng viên học viên đã nắm bắt các quyền sau: + Các Công chứng viên, nhân viên làm việc Văn phòng được ký Hợp đồng lao động đầy đủ theo quy định Bộ luật lao động Thể rõ quyền ký hợp đồng theo quy định khoản Điều 32 Luật công chứng năm 2014: “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với Cơng chứng viên Phịng cơng chứng, Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động nhân viên làm việc cho tổ chức mình” + Văn phòng thực hiện qùn thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Khoản Điều 32 Luật Công chứng năm 2014 Việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng Văn phịng thực dựa Thơng tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ Công chứng viên; Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 Bộ Tài về sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng Cơng chứng; lệ phí cấp thẻ Cơng chứng viên Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A thực đảm bảo nguyên tắc theo quy định Điều 67 Luật Công chứng năm 2014, đặc biệt tuân thủ mức trần thù lao công chứng Ủy ban nhân dân thành phố ban hành + Ngoài ra, Văn phòng thực nghiêm việc niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng chi phí cụ thể theo khoản Điều 68 Luật cơng chứng năm 2014 Mức thu phí thực theo loại việc, giá trị giao dịch hợp đồng, theo quy định pháp luật + Đờng thời, Văn phịng cịn thoả thuận với người yêu cầu công chứng để thực việc cung cấp dịch vụ khác người yêu cầu công chứng yêu cầu như: xác minh tài sản, ký trụ sở, ngồi hành chính…Đối với quyền cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng người yêu cầu công chứng theo quy định Khoản Điều 32 Luật Công chứng năm 2014 thì người u cầu cơng chứng có nhu cầu cơng chứng ngồi thời gian làm việc Văn phòng thực quyền cung cấp dịch vụ công chứng ngồi ngày, làm việc cách cử Cơng chứng viên xử lý hồ sơ công chứng thực quyền thu thù lao cơng chứng ngồi ngày theo thỏa thuận người yêu cầu công chứng Văn phịng theo khoản Điều 32 Luật cơng chứng năm 2014 + Văn phòng trang bị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng theo quy định tại Khoản Điều 32 Luật Công chứng năm 2014 để việc công chứng hợp đồng, giao dịch xác, nhanh chóng, văn cơng chứng Cơng chứng viên có giá trị pháp lý cao nhằm tránh rủi ro cho Công chứng viên hành nghề Đồng thời để quyền, lợi ích hợp pháp nghĩa vụ bên tham gia giao dịch bảo đảm Văn phòng cũng thực tốt quyền khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng được quy định Điều 62 Luật công chứng năm 2014; phần mềm sở liệu công chứng bao gồm thơng tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng triển khai Việc áp dụng công nghệ thông tin để khai thác, sử dụng sở liệu công chứng giúp kiểm tra, chia sẻ thông tin tổ chứng hành nghề công chứng địa bàn cách thuận lợi nhanh chóng, từ nâng cao hiệu hoạt động công chứng Về việc thực nghĩa vụ Trong quá trình thực tập trực tiếp Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A, học viên nhận thấy Văn phòng thực đầy đủ nghĩa vụ được quy định Điều 33 Luật công chứng năm 2014, cụ thể sau: + Đầu tiên việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Để thực nghĩa vụ Trưởng Văn phòng thường xuyên có buổi sinh hoạt hàng tuần với tồn thể nhân viên Văn phòng để quán triệt việc tuân thủ pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, ln ln có thái độ niềm nở, thân thiện, lịch sự, tư vấn nhiệt tình có trách nhiệm người yêu cầu công chứng, không phân biệt đối xử, phân loại người yêu cầu công chứng + Chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Nhân viên làm việc tại Văn phòng nhận lương đầy đủ hàng tháng, hưởng chế độ nghỉ vào dịp lễ, tết, thai sản, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ Thực việc tổng kết số hợp đồng công chứng đầy đủ gửi báo cáo đến Sở Tư Pháp báo cáo tài đến quan thuế, nộp thuế đầy đủ theo quy định + Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước theo quy định khoản Điều 33 Luật công chứng năm 2014 Bảng lịch làm việc Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A niêm yết sau:  Buổi sáng: Từ 07 30 đến 11 30 phút  Buổi chiều: Từ 13 30 đến 17 30 phút  Làm việc từ thứ hai đến sáng thứ bảy hàng tuần + Ngoài Văn phịng cịn đáp ứng dịch vụ như:  Cơng chứng tận nơi địa người yêu cầu công chứng theo quy định pháp luật;  Công chứng làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ + Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp đón người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác Văn phòng theo quy định khoản Điều 33 Luật công chứng năm 2014 + Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên tổ chức theo quy định khoản Điều 33 Luật cơng chứng năm 2014 Gói bảo hiểm mà Văn phịng mua cho Công chứng viên 3.000.000/ hai người/ năm và tính đến thời điểm Văn phịng chưa có trường hợp phải bồi thường thiệt hại + Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề công chứng trình tập Văn phòng theo quy định khoản Điều 33 Luật công chứng năm 2014 + Tạo điều kiện cho Công chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng năm Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên mở lớp theo quy định khoản Điều 33 Luật công chứng năm 2014 + Thực yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng theo quy định khoản Điều 33 Luật công chứng năm 2014 + Tất giao dịch, hợp đồng công chứng đều ghi vào sổ công chứng theo mẫu quy định khoản Điều 33 Luật cơng chứng năm 2014 Trong ghi cụ thể số hợp đồng, loại văn bản, hợp đồng, tên người tham gia giao dịch, tên người soạn thảo, tên Công chứng viên chứng nhận, ngày tháng năm công chứng Việc lưu trữ thực nhân viên lưu trữ, hồ sơ đóng tệp theo loại hợp đồng, giao dịch + Chia sẻ thơng tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch Cơng chứng viên tổ chức thực công chứng để đưa vào sở liệu công chứng theo quy định khoản 10 Điều 33 Luật công chứng năm 2014 + Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan theo quy định tại khoản 10 Điều 33 Luật công chứng 2014 V HOẠT ĐỘNG CỦA BẢN THÂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ RÚT RA BÀI HỌC CHO BẢN THÂN KHI ĐƯỢC QUAN SÁT CÁC KỸ NĂNG MỀM, KỸ NĂNG BỔ TRỢ CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A Bằng hướng dẫn tận tình Công chứng viên Nguyễn Văn A, hỗ trợ từ anh chị em Văn phòng, học viên đã có cách nhìn rõ nét về cấu tổ chức, cách thức quản lý vận hành người, tùng phận Văn phòng Cơng chứng Ngũn Văn A Ngồi việc tìm hiểu nội dung liên quan đến cấu tổ chức hoạt động của Văn phòng, học viên tiếp thu kiến thức kỹ mềm việc giao tiếp với người yêu cầu công chứng, đồng nghiệp, kỹ tiếp nhận xử lý hồ sơ cơng chứng, kỹ phân tích, tổng hợp văn pháp luật có liên quan suốt q trình công chứng… Qua kiến thức thu thập được từ quá trình thực tập, học viên tự xây dựng cho cách thức và tiêu chuẩn giao tiếp Cớ gắng học hỏi thêm việc vận hành các mối quan hệ, chủ động đề xuất và trao đổi vấn đề quan tâm Tơn trọng kỷ luật, nội quy làm việc Văn phòng Nhận xét rút học cho thân số vấn đề liên quan trình thực tập Nhận thấy rõ chuyên nghiệp, khoa học chuẩn mực người hoạt động nghề công chứng như: bố trí gọn gàng, khoa học cho từng khu vực làm việc Những quy định niêm yết to và rõ ràng để hướng dẫn khách hàng hướng dẫn nhân viên Văn phịng Cơng chứng viên ngồi vai trị người hành nghề dịch vụ cơng Nhà nước ủy nhiệm, họ cịn gương cho đợi ngũ nhân viên Văn phòng mặt như: tính tuân thủ hiến pháp, pháp luật Tác phong làm việc ln ln tồn thể nhân viên Văn phòng, đặc biệt là Công chứng viên để làm gương cho nhân viên, việc tạo dựng sự thiện cảm và thái độ chuyện nghiệp mắt người yêu cầu công chứng Trang phục đội ngũ nhân viên và Công chứng viên gọn gàng và chỉnh tề Thái độ làm việc chuyên nghiệp và niềm nở việc tiếp đón, tư vấn và giải thích toàn thể nhân viên, Công chứng viên Văn phòng đối với người yêu cầu công chứng Hướng dẫn nhân viên, giải thích với khách hàng ln dựa quy định pháp luật Quy trình cơng chứng chính xác việc giải u cầu công chứng bảo mật thông tin: Tiếp nhận, nghiên cứu xử lý, tính báo phí cơng chứng, nộp tiền công chứng, soạn thảo văn công chứng, nghe, thẩm định ý chí của người u cầu cơng chứng, lực hành vi dân của người yêu cầu công chứng trước ký, tiến hành ký trước mặt Công chứng viên, chuyển ghi ký lời chứng Công chứng viên, vào sổ công chứng lưu trữ hồ sơ vv… nhân viên Văn phòng tuân thủ nghiêm ngặt Ban hành đầy đủ quy định nội bộ, sơ đồ tổ chức, bố trí nhân sự, quy chế quản lý hoạt động quan trọng cơng cụ điều hành, bảo đảm hoạt động cơng chứng Văn phịng ổn định và xuyên suốt thể hiện được ý chí Trưởng văn phịng, Cơng chứng viên tới đợi ngũ nhân viên Văn phòng Qua những kết đạt nêu nắm bắt thực tiễn q trình thực tập Văn phịng Cơng chứng Ngũn Thị Nguyễn Ánh, cùng sự dẫn tận tình Trưởng văn phịng, Cơng chứng viên nhân viên của Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A Kèm theo đó là các kiến thức học giảng viên của Học viện Tư pháp truyền đạt, học viên đã rút nhiều học kinh nghiệm cho bản thân về việc thực hiên các kỹ mềm, kỹ bổ trợ của các Công chứng viên tại Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A sau: - Trong hoạt động công chứng, làm việc từ nhỏ phải vào quy định hiến pháp, pháp luật văn quy phạm pháp luật có liên quan đến công chứng, Công chứng viên hành nghề sở pháp luật quy định, phải làm đủ Công chứng viên không suy luận theo ý chí chủ quan cá nhân mà phải khách quan sở quy định pháp luật để thực việc công chứng - Hiểu cách vận dụng quy định pháp luật để áp dụng vào thực tiễn Thực dịch vụ công chứng đặc biệt cách xây dựng cấu tổ chức quản lý hoạt động Văn phịng Cơng chứng; thực hiện quyền nghĩa vụ Văn phịng Cơng chứng để đưa tiêu chí và hoạt động phù hợp - Học hỏi cách vận hành mối quan hệ Trưởng Văn phịng đới với đội ngũ nhân viên, công chứng viên hợp danh tạo nên khối thống nhất, khoa học, chuyên nghiệp đồng phát ngôn, tiếp xúc làm việc với khách hàng, mặt khác cịn tạo nên mợt đồn kết, gắn bó giúp bảo đảm Cơng chứng viên Văn phịng Cơng chứng tuân thủ tốt “Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng” được quy định cụ thể Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2017 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành 10 - Quan sát thấy được Công chứng viên tại Văn phòng nắm vững những quy định, hướng dẫn pháp luật Công chứng viên thực đầy đủ nghĩa vụ theo quy định Luật cơng chứng việc trì tạo dựng mối quan hệ với người yêu cầu công chứng quan trọng, đặc biệt hoạt động công chứng phụ thuộc nhiều yếu tố thái độ nhân viên, chế mức phí, thù lao, khả giải nhanh kịp thời yêu cầu công chứng, mối quan hệ địa phương, địa bàn vv Nghĩa quyền lựa chọn đánh giá người u cầu cơng chứng với Văn phịng cơng chứng nói chung và Công chứng viên nói riêng việc mà công chứng viên cần định hướng trì tương lai mà sự độc quyền cơng chứng khơng cịn khơng hạn chế việc thành lập Trên báo cáo thực tập học viên Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A từ ngày 18/04/2022 đến ngày 22/04/2022, trình nghiên cứu tìm hiểu và thực tập khơng thể tránh khỏi sai sót, học viên mong nhận đóng góp ý kiến của quý Thầy, Cơ báo cáo để học viên hoàn thiện về nhận thức cũng kiến thức của bản thân đối với quá trình thực tập Xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô và Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn A! 11 ... bước chân vào môi trường cơng chứng II CƠ CẤU TỞ CHỨC, QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A Cơ cấu tổ chức Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A thành... mềm, kỹ bổ trợ của các Công chứng viên tại Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A sau: - Trong hoạt động cơng chứng, làm việc từ nhỏ phải vào quy định hiến pháp, pháp luật văn quy phạm pháp... chứng thực theo quy định của pháp luật Văn phòng hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác Phương châm hoạt động của Văn phòng là: