Chuyên đề: Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng– Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Theo đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội đang trở thành một xu thế tất yếu và mang tính toàn cầu với mục tiêu tiện lợi, nhanh chóng, giảm thời gian, chi phí, nhân lực, việc đi lại và giảm giao dịch trực tiếp… Hoạt động công chứng cũng không nằm ngoài xu thế này.Đảng và Nhà nước ta luôn coi công nghệ thông tin là một trong những phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời là ngành kinh tế mũi nhọn để thực hiện các mục tiêu phát triển, xây dựng xã hội thông tin, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trong nhiều năm qua, Chính phủ đã ban hành nhiều cơ chế chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển công nghệ thông tin, trong đó có việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.Trong hoạt động công chứng, số lượng hợp đồng, giao dịch phát sinh ngày càng nhiều và tính chất cũng ngày càng đa dạng, phức tạp hơn. Việc nắm bắt thông tin, tài sản của người yêu cầu công chứng không chính xác sẽ dễ dẫn đến việc bị giả mạo giấy tờ, tài liệu gây nên hậu quả nặng nề cho xã hội; gây tâm lý lo lắng, bất an cho những người dân tham gia hoạt động công chứng. Xác định được điều đó bản thân mỗi công chứng viên cần từng bước nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Bên cạnh đó, Nhà nước và Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố cũng cần đưa ra những giải pháp, hành động để giải quyết những khó khăn, thách thức còn tồn đọng.
HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CƠNG CHỨNG Chun đề: Vai trò của cơng nghệ thông tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Họ tên : Sinh ngày : Số báo danh : Lớp : Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm 2022 MỤC LỤ C PHẦN I: MỞ ĐẦU PHẦN II: NỘI DUNG Khái niệm công nghệ thông tin 2 Vai trò của công nghệ thông tin hoạt đợng cơng chứng .2 2.1 Vai trị công nghệ thông tin hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản 2.2 Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống sở liệu Sở Tư pháp .4 2.3 Vai trò công nghệ thông tin việc thiết lập hệ thống liệu văn pháp luật .4 Định hướng phát triển, thành tựu hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng hiện 3.1 Định hướng phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 3.2 Những thành tựu đạt được việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 3.3 Những mặt hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng PHẦN III: KẾT LUẬN .11 PHẦN IV: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 PHẦN I: MỞ ĐẦU Những năm gần đây, phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin với nhiều ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, trị, văn hố, xã hội giới nói chung và Việt Nam nói riêng Theo đó, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực đời sống xã hội trở thành xu tất yếu mang tính tồn cầu với mục tiêu tiện lợi, nhanh chóng, giảm thời gian, chi phí, nhân lực, việc lại giảm giao dịch trực tiếp… Hoạt động công chứng khơng nằm ngồi xu Đảng Nhà nước ta coi công nghệ thông tin phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời ngành kinh tế mũi nhọn để thực mục tiêu phát triển, xây dựng xã hội thông tin, đẩy nhanh q trình cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Trong nhiều năm qua, Chính phủ ban hành nhiều chế sách tập trung nguồn lực để phát triển công nghệ thông tin, có việc đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng Trong hoạt động công chứng, số lượng hợp đồng, giao dịch phát sinh ngày nhiều tính chất ngày đa dạng, phức tạp Việc nắm bắt thông tin, tài sản người yêu cầu công chứng không chính xác dễ dẫn đến việc bị giả mạo giấy tờ, tài liệu gây nên hậu nặng nề cho xã hội; gây tâm lý lo lắng, bất an cho người dân tham gia hoạt động công chứng Xác định điều thân cơng chứng viên cần bước nâng cao nghiệp vụ chun mơn để hồn thành tốt nhiệm vụ mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch Bên cạnh đó, Nhà nước và Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố cần đưa giải pháp, hành động để giải khó khăn, thách thức cịn tồn đọng Hiện em là học viên của lớp Đào tạo nghề Công chứng khóa 24.2 tại thành phố Đà Nẵng Từ vấn đề thực tiễn những kiến thức mà các giảng viên truyền đạt thông qua quá trình giảng dạy và giáo trình của Học viện Tư pháp Bản thân em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu dần trở thành xu hướng hoạt đợng cơng chứng Từ em xin chọn chun đề “Vai trò của công nghệ thông tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng” để làm báo cáo PHẦN II: NỘI DUNG Khái niệm công nghệ thông tin Định nghĩa bản về công nghệ thông tin là thuật ngữ để tất công nghệ sử dụng để tạo, lưu trữ, trao đổi, xử lý sử dụng thơng tin nhiều hình thức khác như: liệu văn bản, liệu âm thanh, hình ảnh, ảnh động, trình diễn đa phương tiện,… Khái niệm Cơng nghệ thông tin hiểu định nghĩa Nghị Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Cơng nghệ thơng tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại – chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thơng – nhằm tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội” Theo Khoản Điều Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa:“Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số” Vai trò của công nghệ thông tin hoạt động công chứng Hoạt động công chứng chất hoạt động thu thập, khai thác thông tin Vai trò của công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng làm thay đổi hoàn toàn diện mạo cách thức hoạt động công chứng, nâng hiệu công việc độ an toàn lên nhiều lần, rút ngắn đến mức tối đa khoảng cách không gian thời gian Dưới là một số vai trò bản của công nghệ thông tin hoạt động công chứng: 2.1 Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản Tài sản đối tượng hợp đồng, giao dịch; việc tài sản có giao dịch, trao đổi hay khơng hay việc xác định chủ sở hữu tài sản có vai trị quan trọng hợp đờng cơng chứng Do đó, để phịng ngừa trường hợp tài sản giao dịch chủ sở hữu cũ cố tình tiếp tục mang tài sản giao dịch để lừa đảo thì số địa phương sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chứng để kiểm sốt vấn đề Ví dụ thành phố Đà Nẵng ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực để quản lý lịch sử tài sản giao dịch Hiện tại, thành phố Đà Nẵng áp dụng phần mềm UCHI việc quản lý lịch sử giao dịch liên quan đến tài sản Phần mềm giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, thống kê tình hình số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng để phục vụ cho công tác quản lý Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng Phần mềm quản lý hồ sơ cơng chứng UCHI gồm tính sau đây: + Cho phép tổ chức công chứng tiếp nhận; quản lý, lưu trữ; tra cứu thông tin giao dịch; hợp đồng cách thống nhất, khoa học Hệ thống tự động lưu lại thông tin giao dịch tài sản hợp đồng sau lần giao dịch Điều giúp tạo nên lịch sử giao dịch đầy đủ tài sản; sở đáng tin cậy cho cơng chứng viên xác định tính hợp lệ giao dịch liên quan đến tài sản Tìm kiếm nhanh chóng hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản theo số hồ sơ, số công chứng, theo đặc điểm riêng tài sản như: số đăng kí phương tiện, số khung, số máy; theo số chứng nhận, số tờ đồ bất động sản,… và tìm kiếm người chủ sở hữu tài sản, tình trạng tài sản,… + Cơng chứng viên; chun viên nghiệp vụ tìm kiếm, tra cứu; lập báo cáo giao dịch, hợp đồng cơng chứng dễ dàng, nhanh chóng và chun nghiệp Điển hình việc báo cáo thống kê về việc quản lý chi tiết hồ sơ công chứng số lượng, người thực hiện công chứng, tài sản, thời gian,… + Tạo dựng sở liệu dùng chung; tổ chức hành nghề cơng chứng chia sẻ thông tin hạn chế rủi ro; ngăn chặn giao dịch giả; tiết kiệm thời gian chi phí Dữ liệu ngăn chặn phân loại rõ ràng sở liệu có nguồn gốc rõ ràng xuất phát từ hai nguồn chính: phần lớn Cơ quan có thẩm quyền (Viện kiểm sốt nhân dân, Tịa án nhân dân….) phần tổ chức hành nghề công chứng hệ thống cập nhật lên q trình hoạt động hành nghề + Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng công cụ công nghệ thông tin cho tổ chức hành nghề công chứng + Tạo dựng kênh thông tin liên lạc Sở Tư pháp với tổ chức hành nghề công chứng; tăng cường quản lý nhà nước hoạt động công chứng + Trợ giúp Trưởng Văn phòng việc quản lý; đánh giá hiệu công việc nhân viên + Hệ thống cung cấp nhiều loại báo cáo theo nhiều tiêu chí khác Người dùng tùy biến sử dụng theo mục đích Thao tác sử dụng hệ thống trở nên đơn giản bố cục phần mềm thiết kế khoa học, logic thống Chương trình xây dựng với mục đích hạn chế việc thực đồng thời nhiều giao dịch tài sản; hạn chế việc công chứng giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất có định thu hồi, bị hủy, bị mất…; hạn chế việc sử dụng văn công chứng giả tham gia giao dịch, đăng ký biến động, đăng ký giao dịch bảo đảm…Việc chia sẻ thông tin liệu ngăn chặn, thông tin lịch sử giao dịch tài sản xu chung tất tổ chức hành nghề công chứng; phần mềm hệ thống UCHI thiết kế sẵn sàng cho việc thay đổi mở rộng sau Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng liệu ngăn chặn UCHI Sở Tư pháp Hà Nội, Sở Tư pháp tỉnh thành 200 Văn phòng công chứng nước đánh giá phần mềm hiệu quả, hữu ích lựa chọn sản phẩm ứng dụng triển khai Sở Tư pháp tổ chức hành nghề công chứng địa bàn thành phố Với nhiều chức hiệu vậy, nhiên thực trạng sử dụng phần mềm địa bàn thành phớ Đà Nẵng cịn nhiều bất cập Cụ thể, số tổ chức hành nghề công chứng chưa thực thực tốt công tác nhập hồ sơ lên hệ thống, thường cuối ngày làm việc tổ chức hành nghề công chứng tiến hành cập nhật thơng tin lên hệ thống, có số trường hợp, hồ sơ giao dịch công chứng không cập nhật, vài ngày sau cập nhật lên hệ thống và cập nhật thông tin không đầy đủ Tình trạng làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính hiệu hệ thống, nhóm đối tượng xấu lợi dụng khoảng thời gian hồ sơ chưa cập nhật hệ thống để tiếp tục tiến hành giao dịch tài sản cho đối tượng khác, tổ chức hành nghề cơng chứng khác mà khơng gặp khó khăn Ngồi ra, phần mềm nhiều tính có ích, nhiên hầu hết cơng chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chưa khai thác hết tính hữu ích nêu 2.2 Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống sở liệu Sở Tư pháp Hiện nay, số địa phương thành lập hệ thống sở liệu cho hoạt động công chứng để giảm thiểu rủi ro cho công chứng viên và giảm thiểu tình trạng lừa đảo hoạt động cơng chứng Hệ thống tra cứu ngăn chặn Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng được tích hợp phần mềm UCHI cho phép cơng chứng viên xác định tình trạng tài sản, yêu cầu ngăn chặn quan nhà nước có thẩm quyền Điều giúp công chứng viên thực nghiệp vụ cơng chứng an tâm xác hơn, người u cầu cơng chứng nắm rõ tình trạng tài sản mà giao dịch qua làm giảm thiểu rủi ro hợp đồng, giao dịch cơng chứng Tuy nhiên, cịn tồn nhiều bất cập hệ thống cập nhật thông tin liệu tài sản – đối tượng hợp đồng, giao dịch mà chưa quản lý chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch 2.3 Vai trị cơng nghệ thơng tin việc thiết lập hệ thống liệu văn pháp luật Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ sách phát triển nghề cơng chứng đề nhóm cơng việc nhiệm vụ, giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin cải cách thủ tục hành chính hoạt động công chứng, gồm: Hồn thiện chế, sách, pháp luật để tạo điều kiện cho hoạt động công chứng phát triển ổn định, bền vững; Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu việc xây dựng Chính phủ điện tử cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Phát triển tổ chức hành nghề công chứng bảo đảm ổn định, bền vững gắn với phát triển kinh tế - xã hội theo địa bàn cấp huyện; Nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước tổ chức hoạt động cơng chứng, phát huy vai trị tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên Bộ Tư pháp có kế hoạch xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật số để tiện lợi cho việc quản lý tra cứu dễ dàng cho người sử dụng Hiện nay, có số cơng ty thống kê, mã hóa văn pháp luật nước ta để tạo thành hệ thống liệu thông tin điện tử Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu văn pháp luật hành đối công chứng viên nói riêng người nói chung Định hướng phát triển, thành tựu hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng hiện 3.1 Định hướng phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Công nghệ thông tin ngày phổ biến hầu hết lĩnh vực đời sống – xã hội hiện Việc ban hành Quyết định số 682/QĐ-BTP Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển Chính phủ số và bảo đảm an toàn thông tin mạng hoạt động của Ngành tư pháp giai đoạn 2021 - 2025 ngày 07/05/2021 cho thấy nước ta có định hướng áp dụng thành tựu cơng nghệ thông tin vào hoạt động tư pháp, bao gồm hoạt động cơng chứng Chính phủ đặt nhiệm vụ đưa giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu việc xây dựng Chính phủ điện tử cách mạng cơng nghiệp lần thứ tư Theo đó, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu xây dựng hoàn chỉnh sở liệu công chứng theo quy định của Luật Công chứng để phục vụ hoạt động công chứng, đảm bảo chia sẻ và kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực khác có liên quan Trong có việc tiếp tục rà sốt phát triển, nâng cấp cơng nghệ thơng tin tảng có, xây dựng kế hoạch triển khai, hướng dẫn việc kết nối, chia sẻ liệu đất đai, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư với sở liệu công chứng bảo đảm việc kết nối liên thông Sở, ban, ngành có liên quan với tổ chức hành nghề cơng chứng Thực thí điểm liên thơng khi có u cầu cá nhân, tổ chức thủ tục công chứng; đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thuế nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc thực thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức; giúp phát hiện, ngăn chặn các giao dịch giả tạo, hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp; tránh thất nguồn thu cho ngân sách nhà nước Liên thông thủ tục công chứng đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thuế Chuẩn bị cho việc thực công chứng môi trường điện tử 3.2 Những thành tựu đạt được việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Thực tiễn hoạt động công chứng thời gian qua đạt những thành tựu bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin cải cách thủ tục hành chính, phải kể đến số kết như: có sở liệu công chứng, hầu hết tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành đưa vào sử dụng, khai thác sở liệu công chứng Điều giúp cho việc cung cấp thơng tin tình trạng pháp lý tài sản, thông tin ngăn chặn chia sẻ thông tin hoạt động công chứng Thủ tục hành chính hoạt động công chứng thực cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn tở chức hành nghề công chứng nơi chứng thực hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên, điều kiện hoạt động công chứng phải chịu nhiều tác động, nhiều loại tội phạm lừa đảo cấp độ tinh vi, phạm vi rộng Cùng với đó, để đáp ứng yêu cầu hội nhập việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cải cách thủ tục hành chính hoạt động công chứng đòi hỏi phải nâng lên tầm cao Xu hướng chung tất nơi ứng dụng công nghệ thông tin với phạm vi sâu, rộng triệt để vào hoạt động công chứng Nhìn vào tồn hoạt động tổ chức hành nghề công chứng công chứng viên tại Việt Nam hiện cơng nghệ thơng tin ứng dụng vào nhiều hoạt động khác như: Tiếp nhận thông tin giao tiếp với khách hàng (Thông qua email, ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu ), xử lý thông tin (Soạn thảo, in ấn văn MS Office), tra cứu thông tin (Tra cứu văn pháp luật từ internet liệu offline, tra cứu liệu ngăn chặn từ sở liệu công chứng - chưa phổ biến), tra cứu liệu mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự hệ thống lưu trữ – số tổ chức hành nghề công chứng), lưu trữ thông tin (Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi cơng văn, thư tín - chủ yếu MS Office), hoạt động quản lý quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng Excel, số tổ chức hành nghề công chứng có phần mềm kế toán) 3.3 Những mặt hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Bên cạnh thành tựu đạt được, việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng cịn tồn nhiều mặt hạn chế Nhiều địa phương chưa thật quản lý hệ thống sở liệu công chứng Trên thực tế, đa số địa phương xem hoàn thành việc xây dựng sở liệu thực chưa tự chủ việc xây dựng, quản lý hệ thống sở liệu công chứng mà chủ yếu thuê lại hệ thống sở liệu công ty tư nhân Điều dẫn đến hiệu quản lý nhà nước gặp nhiều khó khăn xử lý, lưu trữ thơng tin, trường hợp gặp phải cố kỹ thuật, phụ thuộc nhiều vào doanh nghiệp cung cấp, lâu dài tính ổn định, bền vững khơng cao Do địa phương tự chủ động xây dựng sở liệu công chứng dẫn đến thiếu thống toàn quốc Các sở liệu địa phương có thơng tin cơng chứng địa phương đó, khơng có thơng tin cơng chứng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác Đối với giao dịch liên quan đến động sản, pháp luật không hạn chế phạm vi cơng chứng theo địa hạt cơng chứng viên tra cứu lịch sử giao dịch tài sản tỉnh, thành phố khác, tiềm ẩn rủi ro tài sản công chứng tỉnh khác Hệ thống sở liệu công chứng tỉnh tự xây dựng th lại từ doanh nghiệp nên khó liên thơng, kết nối với khó kết nối với sở liệu chuyên ngành khác dẫn đến hiệu hỗ trợ cải cách thủ tục hành chưa cao người dân, doanh nghiệp phải đến nhiều quan để giải thủ tục hành chính, phát sinh thời gian, chi phí xã hội Ví dụ thủ tục liên quan đến chuyển quyền sử dụng đất, người dân, doanh nghiệp phải đến bốn quan, tổ chức: Tổ chức hành nghề công chứng để làm hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để đăng ký biến động sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; quan thuế để kê khai thuế; kho bạc nhà nước để nộp thuế Tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, sở liệu công chứng đa phần khai thác nội quan quản lý nhà nước trực tiếp Sở Tư pháp tổ chức hành nghề công chứng, chưa kết nối để cập nhật, khai thác thông tin đến cấp xã Trong đó, pháp luật quy định giao dịch liên quan đến bất động sản (đất, nhà), người dân lựa chọn cơng chứng tổ chức hành nghề công chứng chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, nhà Tuy nhiên, chưa có sở liệu thống cập nhật, khai thác đến tận cấp xã nên trường hợp bất động sản chứng thực cấp xã cơng chứng viên khó nhận biết tra cứu qua sở liệu công chứng Cơ sở liệu chưa đồng bộ, chưa liên thông nên việc quản lý để thực chủ trương chống thất thu thuế giao dịch, giao dịch liên quan đến bất động sản cịn khó khăn Hoạt động công chứng ngày phát triển, đáp ứng với nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội, việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng rõ ràng chưa theo kịp, chưa tương xứng với phát triển này, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý nhà nước hoạt động cơng chứng Như vậy, nhận xét rằng, việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Việt Nam mức độ sơ khai, bắt đầu có chủ trương ý tưởng chưa thực có kế hoạch chiến lược cụ thể Ứng dụng công nghệ thông tin thực cách máy móc tùy vào khả tổ chức hành nghề công chứng Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Yêu cầu thực tiễn đã cho thấy cần thiết phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thực chuyển đổi số hoạt động công chứng nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển nghề công chứng chủ trương, kế hoạch chuyển đổi số lĩnh vực mà Đảng Nhà nước đẩy mạnh thực Trong đó, trọng số nhiệm vụ và giải pháp trọng tâm việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng sau: + Nâng cao trình độ tin học cơng chứng viên và đội ngũ nhân viên, áp dụng tiến công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Công nghệ thông tin ngày phát triển, ứng dụng ngày đa dạng, để thực tốt nghiệp vụ công chứng, công chứng viên phải khơng ngừng tự hồn thiện thân, cập nhật ứng dụng vào cơng việc Thường xuyên tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng và chia sẻ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng để phổ biến việc áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Công nghệ thông tin không áp dụng phần mềm, nhiều loại máy tính, máy quét phân tích, phát giấy tờ, hồ sơ giả Thiết nghĩ, tổ chức hành nghề công chứng nên có kế hoạch áp dụng thành tựu và phương pháp vào tổ chức mình + Xây dựng sở liệu quốc gia công chứng, chứng thực, thống tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, liên thông, liên kết với hệ thống sở liệu quốc gia khác liên quan đến công chứng (cơ sở liệu dân cư, hộ tịch, đất đai, thuế, ), cho phép tổ chức hành nghề công chứng quan nhà nước khai thác phục vụ công việc Trên sở đó, giải vướng mắc nay, như: công khai, minh bạch thông tin công chứng động sản tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; thông tin công chứng, chứng thực tổ chức hành nghề công chứng Ủy ban nhân dân cấp xã; công tác quản lý nhà nước công chứng, thuế, đất đai thuận lợi đầy đủ thơng tin hơn, góp phần chống thất thu thuế hiệu + Xây dựng hệ thống liệu quốc gia thông tin công dân và cần chế phối hợp, chia sẻ, khai thác cách hợp lý quan quản lý nhà nước sở liệu dân cư, sở liệu hộ tịch, sở liệu cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, sở liệu đăng ký giao dịch bảo đảm, sở liệu giao dịch công chứng… Từng bước kết nối, chia với liệu khác quan nhà nước (cơ sở liệu hộ tịch, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, sở liệu điện tử thi hành án dân sự, ) để cung cấp dịch vụ công kịp thời, cải cách thủ tục hành chính, giảm tải bớt giai đoạn thực thủ tục hành cho người dân Hoạt động công chứng nước ta phụ thuộc nhiều vào giấy tờ cứng Tình trạng làm phát sinh hàng loạt vấn đề bất cập như: thủ tục hành phức tạp, nạn làm giả giấy tờ, hồ sơ làm ảnh hưởng không nhỏ đến người yêu cầu công chứng công chứng viên Thiết nghĩ nước ta nên xây dựng hệ thống thơng tin cơng dân, lưu trữ tất thông tin cá nhân: tên, ngày sinh, địa thường trú, tình trạng hôn nhân, tiền án, tiền sự,… quản lý thông tin theo dạng dãy số Nếu làm điều này, tránh nhiều thủ tục hành khơng cần thiết đảm bảo tính an tồn tiến hành hoạt động cơng chứng Cơng chứng viên cần phải tiếp cận sở liệu bản, có liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng Việc cho phép công chứng viên tiếp cận sở liệu loại bỏ gần hoàn toàn vấn nạn làm giả giấy tờ, đồng thời giảm thiểu hầu hết thủ tục xin trích lục, xác minh thơng tin, rút ngắn thời gian công chứng, tiết kiệm nhiều chi phí cơng sức cho người dân, giảm tải cho quan hành nhà nước… + Tiến hành số hóa hồ sơ, tài liệu cơng chứng, thực lưu trữ, khai thác tài liệu số hóa, ứng dụng công nghệ thông tin việc tiếp nhận yêu cầu công chứng, giao tiếp văn điện tử, bảo đảm hiệu kinh tế hiệu quản lý hoạt động cơng chứng Ước tính, pháp luật cho phép số hóa phần lưu trữ hờ sơ cơng chứng chi phí cho việc lưu trữ quản lý hồ sơ lưu trữ các tổ chức hành nghề cơng chứng cắt giảm tới 50% Xa hơn, việc lưu trữ hồ sơ công chứng thực tập trung cấp độ quốc gia khơng giảm thiểu chi phí chung cho hoạt động lưu trữ mà hiệu công tác tra kiểm tra, giám sát, báo cáo, thống kê quan chức Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp lĩnh vực công chứng tăng lên đáng kể + Xây dựng giải pháp phần mềm, nâng cấp sở hạ tầng, máy móc, thiết bị đáp ứng yêu cầu mặt kỹ thuật cho việc xây dựng hệ thống sở liệu Xác định tổ chức hành nghề công chứng trang bị hạ tầng phần cứng, sở liệu giải pháp phần mềm cần phải đầu tư cấp độ quốc gia + Xây dựng đội ngũ quản lý hệ thống sở liệu chuyên nghiệp Một thách thức đặt xây dựng hệ thống liệu thông tin tình trạng quản lý tính bảo mật hệ thống Hiện nay, hầu hết cán quản lý hệ thống sở liệu chưa thực chuyên nghiệp, tình trạng làm phát sinh rủi ro hệ thống bị truy cập trái phép thơng tin bị sửa chữa, làm sai lệch Với định hướng nước ta nay, việc áp dụng công nghệ thông tin lĩnh vực xu tất yếu, điều địi hỏi đội ngũ quản lý công nghệ phải chuyên nghiệp, đưa tồn thơng tin, liệu mã hóa thành dạng thơng tin số, việc đảm bảo tính bảo mật thông tin vấn đề liên quan trực tiếp đến an ninh quốc gia, cần phải được ý quan tâm + Triển khai có lộ trình việc cơng chứng điện tử (cơng chứng trực tuyến) đáp ứng yêu cầu công chứng từ xa nhu cầu giải vấn đề công chứng, trước hết bắt đầu với dịch vụ công chứng đơn giản cho trường hợp người dân xa, Để thực chủ trương này, cần chuẩn bị tốt hệ thống sở liệu, hệ thống phần mềm, sở hạ tầng, thiết bị bảo đảm điều kiện bảo mật, an toàn, hiệu dễ sử dụng Xây dựng khung pháp lý cho hoạt động công chứng môi trường điện tử như: liệu công chứng, hồ sơ công chứng, chữ ký, dấu điện tử công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng, chuẩn hóa thủ tục hành cơng chứng môi trường điện tử, xác định điều kiện bảo đảm lực chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch, + Xây dựng chế pháp lý cho việc thu thập sử dụng liệu Việc cần phải xây dựng cách chặt chẽ, khoa học thống phạm vi nước, đồng với văn pháp luật hành Khơng có Luật Cơng chứng văn chuyên ngành trực tiếp quy định việc giữ bí mật nội dung cơng chứng, Hiến Pháp 2013 nhiều văn quy phạm pháp luật khác như: Bộ luật Dân năm 2015, Bộ luật Tố tụng Dân năm 2015, Luật an toàn thông tin mạng năm 2015 cập nhật năm 2022, … có quy định cụ thể, góp phần tạo hành lang pháp lý quan trọng cho việc bảo vệ thông tin cá nhân Thông tin công chứng khai thác tràn lan tùy tiện mà cần phải có giám sát chặt chẽ quan quản lý người sở hữu thơng tin Sở Tư pháp cần tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh việc hoàn chỉnh xây dựng tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp sở liệu công chứng quy chế khai thác, sử dụng sở liệu công chứng theo quy định Luật Công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý hoạt động công chứng, tăng cường mối quan hệ phối hợp, xây dựng mạng thông tin kết nối, trao đổi thông tin các tổ chức hành nghề công chứng với quan liên quan Văn phòng đăng ký đất đai, Phòng Tài nguyên Môi trường, Sở Tài nguyên Môi trường… + Xây dựng chuẩn kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực công chứng phổ biến toàn quốc Những kiến thức phải sát với thực tế công việc hàng ngày tổ chức hành nghề công chứng kiến thức hàn lâm Hiện nay, chương trình đào tạo trường đại học, học viện liên quan đến lĩnh vực pháp luật ngành công chứng chưa dành thời lượng tương xứng cho nội dung ứng dụng công nghệ thông tin 10 PHẦN III: KẾT LUẬN Hoạt động công chứng ở nước ta hiện phần giảm bớt gánh nặng cho quan công quyền việc giải thủ tục hành Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động công chứng mang lại nhiều lợi ích lưu trữ nhiều hồ sơ, truyền tải thơng tin nhanh chóng, tra cứu thông tin hợp đồng, giao dịch thuận tiện, chính xác hơn, góp phần thúc đẩy hoạt động ngày hiệu quả, bảo đảm an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho hoạt động giao dịch để bảo vệ quyền, lợi ích người u cầu cơng chứng và quyền, lợi ích hợp pháp các tổ chức tham gia giao dịch Tuy nhiên, với thực trạng hiện việc ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động công chứng còn chậm chạp Không chậm so với ngành, lĩnh vực khác mà chậm so với tốc độ chung xu thời đại Đổi hoạt động công chứng nhu cầu cấp thiết để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội đất nước cải cách tư pháp, đưa hoạt động công chứng Việt Nam hội nhập với khu vực giới Thực tế cần phải thay đổi sớm tốt, lãnh đạo, quan quản lý hoạch định sách Văn phòng cơng chứng công chứng viên Việc ứng dụng công nghệ thơng tin cần đẩy mạnh với vai trị công cụ hỗ trợ nhằm kết nối liệu, phân tích liệu cách nhanh chóng xác Qua đó, giúp nâng cao hiệu thực thủ tục cơng chứng đảm bảo tính an tồn pháp lý cho hồ sơ cơng chứng Q trình thực chun đề giúp học viên có nhìn tổng quan, tìm hiểu kiến thức bổ ích bồi dưỡng thêm kỹ cần thiết để khắc phục bất cập còn tồn tại, thiếu sót thân về việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Trên viết báo cáo học viên, trình nghiên cứu, tìm hiểu và thực hiện chun đề khơng thể tránh khỏi sai sót, học viên mong nhận đóng góp ý kiến của quý Thầy, Cơ báo cáo để học viên hoàn thiện kiến thức của bản thân đối với chuyên đề Xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô! 11 PHẦN IV: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ hành nghề công chứng tập 1, 2, - Nhà xuất Tư pháp Luật Công chứng năm 2014 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2007, sửa đổi, bổ sung bởi: Luật Quy hoạch số 21/2017/QH14 ngày 24 tháng 11 năm 2017 Quốc hội, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2019 Bộ Luật Dân sự năm 2015 Bộ Luật Tố tụng dân sự năm 2015 Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ sách phát triển nghề công chứng 12 13 ... tin số” Vai trò của công nghệ thông tin hoạt động công chứng Hoạt động công chứng chất hoạt động thu thập, khai thác thông tin Vai trò của công nghệ thông tin hoạt động công chứng làm... NỘI DUNG Khái niệm công nghệ thông tin 2 Vai trò của công nghệ thông tin hoạt động công chứng .2 2.1 Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động tra cứu lịch sử giao... thông tin là một phần không thể thiếu dần trở thành xu hướng hoạt đợng cơng chứng Từ em xin chọn chuyên đề ? ?Vai trò của công nghệ thông tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao