Dé có thé tồn tại và phát triển trongmôi trường cạnh tranh khốc liệt với các công ty xây dựng tư nhân trong tình trạng nguồn việc khan hiếm như hiện nay, việc nâng cao hiệu quả hoạt động
Tổng quan nghiên cứu nước ngodiv ccceccescesescescssessessessessesessesssssssessessesesvees 5
Nghiên cứu về KSNB trên thé giới Được hình thành sơ khai vào những năm 1900, những khái niệm và lý luận ban đầu về KSNB còn rất đơn giản, chủ yếu phục vụ trực tiếp cho việc kiểm toán các doanh nghiệp Thuật ngữ KSNB được đề cập ban đầu đến việc kiểm soát tiền. Phải đến năm 1936 thì khái niệm đầu tiên về KSNB mới được định nghĩa cụ thể bởi Hiệp hội Kiểm toán viên Công chứng My (AICPA), bổ sung định nghĩa kiểm soát nội bộ không chỉ bảo vệ tiền mà còn là công cụ để bảo vệ các tài sản khác và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Đến nay, sau hơn một thế kỷ, có vô vàn các nghiên cứu về KSNB được thực hiện và áp dụng vào thực tiễn, KSNB không chỉ đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin cho các cuộc Kiểm toán mà ứng dụng của nó còn là nhân tố quan trọng trong Quản trị rủi ro doanh nghiệp, ngân hàng và các ngành nghề kinh doanh khác Là một chủ đề thu hút nhiều sự quan tâm của các chủ thể kinh tế, KSNB còn là một đề tài thú vị của các nghiên cứu về kinh tế trên thé giới.
Năm 2003, Ủy ban Chuẩn mực Kiểm toán và các Dịch vụ đảm bảo quốc tế
(IAASB - The International Auditing anh 5 Assurance Standard Board) thuộc Liên đoàn Kế toán Quốc tế đưa ra định nghĩa day đủ về hệ thống Kiểm soát nội bộ trong chuẩn mực kiểm toán ISA 315: “7à mội qua trình do bộ máy quan lý, Ban Giám đốc và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu BCTC đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thu, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả ” Sau hơn một thế kỷ hình thành và phát triển, về co bản khung lý thuyết căn bản về KSNB đã day đủ và hoàn thiện.
Trên thế giới, các nghiên cứu của các tô chức về KSNB có không ít các tác phẩm, có thé ké đến một số tác giả và tác phẩm như: Nghiên cứu của tác giả Robert Montgomery (1905) trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán” đã đề cập đến hệ thống kiểm tra nội bộ (System of internal check) là cơ sở ban đầu dé phát triển lên thành KSNB; Tác giả Lois D.Etherington và Irene M.Gordon trong tác phẩm “Internal controls in Canadian corporations” đã nghiên cứu hệ thống KSNB trên các khía cạnh kiểm soát quản lý, kiểm soát hoạt động và kiểm soát kế toán. Ngoài lĩnh vực kiểm toán, những nghiên cứu về KSNB trong mối quan hệ với quản trị doanh nghiệp cũng được các nhà nghiên cứu đề cập trong nhiều tác phẩm, có thể kế đến như: Tac giả Merchant,K.A (1985) về “Kiểm soát trong tổ chức kinh doanh”; Tác giả Anthony, R.N và Dearden, J Bedford (1989) về “Hệ thống kiểm soát quản lý”; Tác giả Bob Tricker (2009) về “Kiểm soát quản tri”)
Tổng quan nghiên cứu trong nưỚC - 2+ 2 £+2E+£E+£E£+E£EE+EE+EzEerrserxeee 6
Hệ thống KSNB được giới thiệu đầu tiên ở Việt Nam thông qua hệ thống các giáo trình về Kinh tế, Kế toán — Tài chính ở các trường đại học thuộc khối ngành Kinh tế Tiếp cận ban đầu dưới góc độ là công việc đầu tiên Kiểm toán viên cần làm khi tiến hành Kiểm toán một doanh nghiệp, KSNB được định nghĩa trong giáo trình
“Ly thuyét Kiểm toán” của Học viện Tài chính do TS Nguyễn Viết Lợi và Ths Đậu
Ngọc Chau chủ biên dé cập đến KSNB bao gồm ba thành phan là môi trường kiểm soát; hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát Về cơ bản nội dung hệ thống KSNB được nghiên cứu và trình bày trong các giáo trình kiểm toán của các Trường đại học thuộc khối kinh tế là tương đối thống nhất với nhau Cụ thê, theo Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 định nghĩa như sau: “KSNB là việc thiết lập và tô chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phủ hợp với quy định của Pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.
Một đề tài khoa học cấp bộ nổi bật về kiểm soát nội bộ là nghiên cứu của GS.TS Ngô Thế Chi và TS Phạm Tiến Hưng năm 2013 Đề tài này tập trung vào đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các tập đoàn kinh tế Nhà nước trong quá trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước Theo GS.TS Ngô Thế Chi, việc đánh giá toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế trong các tập đoàn kinh tế Nhà nước là rất khó khăn Do đó, nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị có cái nhìn bao quát về hoạt động của toàn tập đoàn, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện và tối đa hóa hiệu quả doanh nghiệp.
Nhà nước Đề tài tập trung nghiên cứu, xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung, tiêu chí nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB của các TDKT Nhà nước cũng như xây dựng quy trình nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB của các TDKT Nhà nước.
Vì vậy, hệ thống KSNB được trình bày trong đề tài chưa thật đầy đủ trên các phương diện thiết lập và vận hành nhằm đối phó với các rủi ro của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đề tài còn những hạn chế nhất định như còn mang tính lý luận Các giải pháp đưa ra chưa có hướng dẫn cụ thê, các ví dụ, các thiết kế bảng biểu mang tính “cầm tay chỉ việc” chưa nhiều Do đó việc ứng dụng ngay đề tài nghiên cứu vào thực tiễn kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước cũng cần có thời gian Hơn nữa, có những ứng dụng chỉ phù hợp với kiểm toán độc lập, chưa thể áp dụng ngay với
KTNN do tính đặc thù riêng của KTNN
Luận án “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng” do Phạm Bính Ngọ nghiên cứu và bảo vệ tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2019.
2011) Luận án đã trình bày các vấn đề lý luận chung về hệ thống KSNB gắn liền với xu thế kinh tế mới hiện nay Luận án đi sâu phân tích ảnh hưởng của đặc thù hoạt động quân sự (đặc điêm về cơ câu tô chức, vê tô chức điêu hành, vê hệ thong tài chính) trong các đơn vi dự toán trực thuộc BQP đến tổ chức hệ thống KSNB trong các đơn vị này, qua đó làm sáng tỏ hơn việc kiểm soát tài chính trong các đơn vị dự toán quân đội Qua việc trình bày kết quả nghiên cứu thực trạng tô chức hệ thong KSNB trong các don vi dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng, luận án là đã đưa ra một số giải pháp thông qua xem xét sự vận dụng các chính sách quản lý kinh tế tài chính của nhà nước trong hoạt động quân sự Các phương án được đề xuất để hoàn thiện hệ thong KSNB phù hợp với đặc thù các don vi dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng nhằm mục dich tăng cường quản lý tài chính trong lĩnh vực an ninh - quốc phòng Bên cạnh đó, luận án chưa đưa ra các phương án cụ thể nhằm ngăn ngừa rủi ro và sự gan liền của KSNB với việc quan tri rủi ro của các đơn vi dự toán trực thuộc Bộ Quốc Phòng.
Bên cạnh các luận án tiến sỹ, nghiên cứu về Hệ thống KSNB cũng có khá nhiều các luận văn thạc sĩ quan tam Theo đó, phạm vi nghiên cứu và khảo sat, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong hầu hết các luận văn thường tập trung nghiên cứu ở một số lĩnh vực, hoặc một qua trình, quy trình trong một don vi cụ thể.
Có thé ké đến như luận văn thạc sĩ “Nhân tổ ảnh hưởng đến tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại các ngân hàng thương mại (NHIM) Việt Nam” năm 2018 của tác giả Nguyễn Thị Loan Luận văn dé cập đến những ly luận chung về KSNB, dựa trên cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu được xây dựng theo COSO 2013 về kiểm soát nội bộ, tác giả đã tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp và phân tích nhân tố khám phá EFA, phân tích phương sai thông qua phần mềm SPSS 20.0, từ đó đề xuất các khuyến nghị giải pháp nhằm nâng cao tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ Kết quả, ước lượng mô hình bằng phương pháp OLS đã cho thấy các nhân tố có ảnh hưởng tích cực và ảnh hưởng mạnh đến tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại NHTM VN lần lượt là nhân tố giám sát rủi ro, thủ tục kiểm soát, thông tin truyền thông và môi trường kiểm soát.
Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh “Kiểm soát nội bộ chỉ phí xây lắp tại công ty Cổ phan Xây lắp Công nghiệp Bình Dinh” năm 2013 của tác giả Trần ThiThu Lệ Trong luận văn, tác giả đã tập trung vào làm rõ các vấn đề lý luận kiểm soát nội bộ chi phí san xuất tại doanh nghiệp xây lắp, đặc điểm kiểm soát nội bộ, quy trình, quy định chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời nghiên cứu thực tế và phân tích đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây dựng tại Công ty cé phần Xây lắp Công nghiệp Binh Định Tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất của công ty trong thời gian tới: hoàn thiện quy chế kiểm soát nội bộ; đánh giá hiệu quả kiểm soát hệ thống và hoàn thiện công tác kế toán chỉ phí xây lắp tại công ty, tăng cường kiểm soát các chi phí gắn với các trung tâm chi phí thông qua các mô hình quản lý tập trung, Đội thi công, thầu phụ, tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua việc phân tích biến động chỉ phí xây lắp thực tế phát sinh so với dự toán.
Nhìn chung, đến nay ở Việt Nam đã có nhiều đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB trong các ngành khác nhau, tuy nhiên qua nghiên cứu tác giả nhận thấy vẫn còn có những khoảng trống dé dé tài tiếp tục nghiên cứu và khai thác Cụ thé là: Về nội dung: Trên phương diện nghiên cứu lý luận về hệ thống KSNB phan lớn các dé tài tiếp cận hệ thống KSNB dưới góc độ quản trị doanh nghiệp tuy nhiên các đề tài chưa làm rõ mối quan hệ hai chiều giữa việc thiết lập, vận hành hệ thống KSNB và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng — xuất kho trong doanh nghiệp xây dựng Trên cơ sở đó, tác giả thực hiện đề tài “Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cô phan Dau tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10” sẽ đề cập tới cả ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ và KSNB quy trình mua hàng — xuất kho gắn với đặc điểm của doanh nghiệp đầu tư xây lắp với đặc thù mô hình kinh doanh là hoạt động theo mô hình công ty con năm trong tổng công ty nhà nước ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, qua đó làm rõ những ưu điểm trong việc thiết kế và vận hành của từng bộ phận cấu thành hệ thống KSNB và hạn chế những yếu điểm của hệ thống KSNB chu trình mua hàng — xuất kho tại doanh nghiệp.
1.2 Cơ sé lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng
— xuất kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp hình thành là việc các nhóm cá nhân không thể đạt được một mục tiêu khi hoạt động riêng lẻ mà phải tập trung sức mạnh và kết hợp với nhau.
Hoạt động quản lý là một yếu tố cần thiết, quan trọng để đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả của những nỗ lực cá nhân mang đến kết quả tối ưu Mỗi tô chức trong mọi lĩnh vực trong đời sống đều cần được quản lý hoạt động Một trong những định nghĩa đầu tiên về kiểm soát được Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại đúc kết từ năm 1916 là “Kiểm soát là việc kiểm tra để khắng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhăm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn” Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường thay đổi nhanh chóng, luôn luôn phải đối mặt với rất nhiều rủi ro từ khách quan đến nội tại trong doanh nghiệp, vậy nên kiểm soát là chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý một tổ chức Kiểm soát giúp cho các tô chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường, cũng như giảm thiểu được những hạn chế có hữu trong công tác quản lý, giúp các nhà quản lý giám sát các hoạt động nội bộ của công ty một cách hiệu quả.
Con người Đảm bảo hợp lý Tuân thủ
Sơ đồ 1.1 Khái quát khái niệm Kiểm soát nội bộ của COSO Khái niệm về Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO (Committee of
Sponsoring Organizations) định nghĩa răng “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do
Hội đồng quản tri, người điều hành và các nhân viên chi phối, nó được thiết lập nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hơn, với mục đích thực hiện các mục tiêu được nêu sau đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Các
Luật lệ và quy định là những yếu tố toàn diện trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì một môi trường kiểm soát hiệu quả Theo Báo cáo COSO và Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, kiểm soát được định nghĩa là bất kỳ yếu tố nào trong nhiều cấu phần của KSNB, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cũng như giám sát Việc tuân thủ luật lệ và quy định là một phần thiết yếu của môi trường kiểm soát, đảm bảo rằng tổ chức hoạt động trong khuôn khổ pháp lý và tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý.
Vai trò của hệ thong kiểm soát nội bộ, - c- Sx+xeEx+EvExeErkerxekerxererxee 16
Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn Nhận định chung về vai trò KSNB như sau:
- Hỗ trợ Ban lãnh đạo giảm thiểu bất an về những rủi ro, ton thất có thé xảy ra nhất là về con người và tài sản;
- Tăng cường hiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh của DN thông qua các chế độ chính sách ban hành;
- Kịp thời phát hiện những vấn đề tồn đọng trong kinh doanh, từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết nhằm giảm thiêu tổn thất và rủi ro có thé xảy ra;
- Ngăn ngừa, phát hiện sai sót gian lận trong các bộ phận và trong hoạt động kinh doanh;
- Đảm bảo các chế độ, nghiệp vụ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng quy trình trong hoạt động kinh doanh;
- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích;
- Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng những công việc, sự vụ hàng ngày và dé chi tập trung vào van đề chiến lược;
- Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điều hành. Tuy nhiên, hệ thống KSNB dù có hiệu quả đến đâu cũng chỉ có thể cung cấp
Để đạt được mục tiêu của đơn vị, ban quản lý chỉ có thể đưa ra 16 sự đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Khả năng đạt được mục tiêu phụ thuộc vào những hạn chế sẵn có của KSNB, bao gồm: năng lực và trình độ chuyên môn xây dựng quy định, chính sách, thủ tục kiểm soát không phù hợp; sự vô ý, cố tình bất cẩn hoặc hiểu sai hướng dẫn cấp trên; sự thông đồng giữa các cá nhân; nhà quản lý lạm quyền phục vụ lợi ích riêng; quy trình kiểm soát lỗi thời do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi.
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng — xuất khO -¿c¿cc+cctcveEsrreresrsrs 17 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CUU -cc::-cccxcccsre 21
1.2.4.1 Những rủi ro tiềm tàng
Việc kiểm soát chu trình mua hàng — xuất kho đối với các doanh nghiệp xây dựng là một thách thức lớn có ảnh hưởng trọng yếu đến hiệu quả hoạt động thi công xây lắp và tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Khi xét đến những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong quy trình mua hàng — xuất kho có thê gặp phải như: Gặp gián đoạn trong nguồn cung ứng: Với hoạt động thi công xây lắp, hiệu quả thi công ảnh hưởng phần lớn bởi khả năng cung ứng hàng vào đúng thời điểm cần thiết. Rủi ro xảy ra với các hàng hóa mang tính thời vụ hoặc hàng hóa phải nhập khâu từ nước ngoài Khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thực hiện không đúng kế hoạch, hàng hóa không có san trong kho, thì sự gián đoạn nguồn cung ứng có thé xay ra.
Các rủi ro tiềm tàng khác thường gặp phải có thể kể đến như rủi ro về sự biến đồi chất lượng của hàng hóa khi mua hang quá nhiều và tồn lại trong kho, mua hàng hóa sai quy cách, chủng loại dẫn đến không sử dụng được và tồn lại trong kho, gặp biến động lớn về tỷ giá thị trường và tỉ giá hối đoái của hàng hóa, không xác định được mức hàng hóa tồn kho định kỳ, rủi ro khi quản lý và xuất kho hàng hóa theo phương pháp thủ công, hàng hóa trong kho bị quá hạn, lỗi thời.
1.2.4.2 Mục tiêu của quy trình mua hàng - xuất kho
Mục tiêu chính của KSNB quy trình mua hàng — xuất kho là tiết kiệm chi phí Việc kiểm soát nội bộ hiệu quả quy trình mua hàng xuất kho giúp kiểm soát và điều chỉnh hàng tồn kho, tránh số lượng sản phẩm bị hao mòn, hỏng hóc và quá
17 hạn sử dụng cần tiêu hủy, góp phần tiết kiệm đáng kể chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Bên cạnh đó việc kiểm soát hiệu quả quy trình mua hàng — xuất kho còn giúp tiết kiệm chi phi lưu kho và các chi phí mua hàng phát sinh Từ các hoạt động kiểm soát đã có, xác định được quy trình doanh nghiệp đề ra đã được thực hiện chính xác như thiết kế hay chưa? Quy trình thiết kế có những tồn tại nào? Đảm bảo quy trình mua hang được tiễn hành hợp lý và hợp pháp Các hoạt động/ bước thực hiện không phù với quy định sẽ được nhận biết và kịp thời xử lý
1.2.4.3 Chức năng của quy trình mua hàng - xuất kho
— Tham định nhu cầu mua sắm của các phòng ban & lập kế hoạch mua hang;
— Tìm nguôn cung ứng nhà cung cấp phủ hợp và lập bảng so sánh giá;
— Tìm kiếm, đánh giá rủi ro đối với nhà cung cap;
— Ký kết hợp đồng và phát hành đơn đặt hàng theo yêu cầu.
— Nhận hàng hóa/ dich vụ, đối chiếu với đơn đặt hang;
— Lập phiếu kho và nhập kho, thông báo cho bộ phận kế toán về số lượng hàng hóa nhập kho.
— Lập thẻ kho và theo dõi nhập xuất kho của hàng hóa.
Chức năng xuất kho hàng hóa vật tư
— Xuất kho theo đơn đề nghị cấp vật tư của các bộ phận được phê duyệt.
1.2.4.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng -xuất kho
Quy trình mua hàng – xuất kho của KSNB gồm 2 giai đoạn chính Giai đoạn mua hàng – nhập kho bao gồm kiểm soát quá trình tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí chất lượng, mẫu mã, giá cả Giai đoạn nhập kho – xuất kho gồm lập phiếu kho, nhập kho hàng hóa đã mua và xuất kho theo yêu cầu được phê duyệt KSNB theo dõi tồn kho định mức, báo cáo về số lượng hàng hóa nhập/xuất tương ứng với bộ phận vật tư và kế toán.
Mục tiêu l kiêm soát cụ :
Mục tiêu kiêm soát chung thê Thu tục kiêm soát
- Khi có yêu càu mua hàng thì Các nghiệp | đơn đặt hàng được lập và được vụ mua hàng | giám doc phê chuân _ phải phản | - Người nhận hàng kiêm tra chât
Sự phỏt sinh và quyền kiờm ỏnh đỳng ằ lượng vase lượng hàng dựa trờn
, hàng thực tê | đơn đặt hàng và yêu câu mua soát 2 ` ta ~ nk nhận được va | hàng đã được phê chuan đảm bảo đã | - Kê toán kiêm tra, so sánh đôi chiêu được phê | chứng từ, sô sách, đảm bảo các duyệt thông tin trùng khớp với nhau và chứng từ được lập hợp lý thì kê toán mới thực hiện việc ghi sô kê toán. Đảm bảo tất -Các biên bản nhận hàng và hóa a Ls , | đơn được đánh so thứ tự tương cả hàng hóa | , l eta ĐÀ 7 À | ứng với nhau Đặc biệt cân phải hg đêu được ghi TÔ dư 2A , `
Để đảm bảo tính kịp thời trong việc ghi sổ sách, việc chuyển giao chứng từ mua hàng lên phòng kế toán phải được thực hiện đúng thời hạn.
Giá trị mua | - Lập bản tổng hợp, kê khai các
` vào ghi nhận | chi phí của hàng mua được đo
Sự đo lường R ` A Se kk dựa trên cơ | lường trên co sở giá gôc và được sở giỏ ứục | kờ toỏn trưởng phờ duyệt.
Các nghiệp vu mua hang được ghi vào | -Dam bao các tính toán trên
Sự ghi chép chính xác sô đúng giá | chứng từ chính xác trước khi trị, đúng tài ghi sô khoản, đúng | - Định khoản hàng nhập kho thì kỳ và đúng | phiếu nhập kho phải có Hóa niên độ đơn đính kèm
- So sánh số liệu hàng mua vào giữa thủ kho và kế toán chỉ tiết.
Mục tiêu kiêm soát chung Mục tiêu {Thu tục kiểm soát kiêm soát cụ
Sự tổn tại Số lượng _ LBộ phận kho phải độc lập với tat hàng tôn kho cả bộ phận liên quan đến quản ly được ghi hàng tồn kho (bộ phận mua hàng, chép trên sô nhận hàng, kế toán ) kê toán thật | Định kỳ kiểm kê Hàng tồn kho sự tôn tại Dấi chiếu số liệu giữa thẻ kho trong kho rea kas ack của doanh VỚI kê toán chi tiết. nghiệp
Sự day đủ Việc ghi Đội ngũ kiêm tra độc lập sẽ kiêm chép sô cua _|ké so sánh số liệu hàng tồn kho
Hàng ton _ trong kho với thẻ kho và số kế kho phải _ toán chi tiết hàng tồn kho theo được phản inh kỳ, ánh đầy đủ | ` trên số kế toán
Quyền kiêm soát Giá trị Hang -Mọi vật tư, hàng hóa nhập kho tôn kho phản |déu phải có đầy đủ chứng từ anh được sô thuộc quyên chứng minh nguôn gôc
- Sử dụng tài khoản ngoại bảng đê kiêm soat theo dõi vật tư không thuộc quyền cua doa "h Liêm soát của doanh nghiệp Quản
"EHIỆP _ lý riêng biệt Hàng tồn kho thuộc quyên kiểm soát và không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp.
Sự đánh giá Hàng tồn -Quy định phương pháp tính giá kho phải _ Hàng tồn kho va áp dụng nhất được đánh quán giữa các kỳ kế toán giá hợp lý L Vật tư hàng hóa trong kho được nhập theo thứ tự và xuất theo thứ tự nhập kho
- Đánh giá chất lượng Hàng tồn kho qua kiêm kê.
Phan loại, trình bày và báo Hàng tồn -Xây dựng bộ mã Hàng tồn kho cáo kho phải L Hàng đã nhập kho phải có Phiếu được phân nhập kho loại ding L Theo dõi chỉ tiết Hàng tồn kho dan, khai ying đề thế chấp vay nợ. báo đây đủ
CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 Quy trình nghiên cứu Đề thực hiện nghiên cứu cua mình, tác gia thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Thực hiện đọc, tìm kiếm tài liệu dé tóm tắt khung lý thuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ bằng các nghiên cứu đã có trong nước và ngoài nước, từ đó đưa ra cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ nói chung, và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng — xuất kho trong doanh nghiệp.
Phương pháp nghiÊn CỨU óc 2c 3321331115113 E1 111k EEErrxer 21
Phương pháp thu thập số li@U c.ccecceccecsesseessessessesseessessessesseessessessessssseeseeseess 21
Phương pháp quan sát: Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu, nghiên cứu các sự vật và hiện tượng trong mối quan hệ biện chứng với nhau.
Từ thực tiễn khái quát thành lý luận; từ lý luận soi xét, chỉ đạo thực tiễn và lấy thực tiễn dé kiểm tra lý luận.
Phương pháp phỏng vấn: Luận văn thực hiện điều tra thông qua phỏng vấn sâu về hệ thống thông tin kế toán các nhân viên kế toán tại Phòng Tài chính — Hành chính Công ty Cé phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, Phòng Tài Chính — Kế toán Tổng công ty và phòng/Ban kế toán tài chính của các don vị thành viên.
Phương pháp thu thập bảng hỏi: tác giả thiết kệ bộ câu hỏi ngắn với các cán bộ nhân viên hiện đang công tác tại Công ty Cổ phan Dau tư xây dựng và Thương mai
MHDI 10 Các câu hỏi để biết thêm về thủ tục kiểm soát được thực hiện đa dạng như phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thuộc các phòng/ban chức năng, đội trưởng đội xây lắp, chỉ huy trưởng công trình, trưởng ban quản lý dự án tại các doanh nghiệp trong công ty.
Các dữ liệu thu thập được:
- Báo cáo tải chính năm 2020
- Để xuất cung cấp vật tư
- Biên bản thâm định nhà cung cấp
- Dé xuất mua sắm vật tư hàng hóa
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
Phương pháp xử lý dữ lIỆU - - SG 2.11121111911131 1 9 111811811 8x ng net 22 CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG KIEM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CO
Luận văn sử dụng các phương pháp xử lý thông tin về hệ thống KSNB tại công ty Cô phan Dau tư Xây dựng va Thương mại MHDI 10 như: phương pháp tổng hợp; phương pháp phân tích; phương pháp so sánh, đối chiếu; phương pháp tính toán Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp dé xử ly dit liệu nhằm làm sáng tỏ van đề dựa trên các số liệu thực tế thu thập trong quá trình nghiên cứu Trong đó, các phương pháp chủ yếu được sử dụng bao gồm:
Phương pháp thống kê bao gồm thu thập và phân tích dữ liệu từ báo cáo tài chính của công ty, đặc biệt là tỷ lệ phần trăm của chi phí nguyên vật liệu so với tổng doanh thu Tỷ lệ này phản ánh mức độ trọng yếu của chi phí nguyên vật liệu trong hoạt động kinh doanh và cung cấp cơ sở để đánh giá ý nghĩa của con số Bằng cách xác định mức độ ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến lợi nhuận, phương pháp thống kê làm tăng tính cần thiết của đề tài nghiên cứu và củng cố tính thuyết phục của các phân tích tài chính.
Phương pháp tổng hợp: Căn cứ kết quả từ các kết luận giao ban, báo cáo tài chính các năm, tác giả đưa ra nhận định khách quan về tính hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB tại công ty.
Phương pháp so sánh: Căn cứ số liệu từ báo cáo tài chính, tác giả thực hiện so sánh hiệu quả hoạt động dựa trên giá trị của khoản mục hàng tồn kho, từ đó đưa ra câu hỏi nghiên cứu và làm rõ vân đê nghiên cứu.
Luận văn sử dụng các phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu như: phương pháp quy nạp; phương pháp diễn giải; phương pháp thống ké; dé tổng hợp kết quả khảo sát và đưa ra các phân tích, đánh giá, nhận định về hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10.
CHUONG 3 THUC TRẠNG KIEM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CO
PHAN DAU TƯ XÂY DỰNG VA THUONG MẠI MHDI 10
Tổng quan về Công ty ¿- ¿5£ +99 12E12E12112171711121111211 11111111 cxe 24 1 Quá trình hình thành và phát triỀn . - ¿2-5 S522 ++££+E££Eezxerxerszsez 24 2 Cơ cầu CONG ty -¿- + csSk+ 2E 111211511211211211111 1111111111111 11111111 1E gre 26
Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây .- - 5-52 52 30
Trong 5 năm trở lại đây Công ty đều có lợi nhuận sau thuế Tuy nhiên, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 nên lợi nhuận của Công ty trong những năm
2020-2021 bị giảm đi đáng kể, vì vậy thu nhập hàng năm của người lao động trong giai đoạn 2020-2021 cũng không được gia tăng Năm 2020, công ty báo lỗ, gây ảnh hưởng lớn đến khả năng tìm kiếm việc làm và tham gia đấu thầu công khai Đến năm 2021, lợi nhuận trước thuế của MHDI 10 đã tăng nhưng không đáng kẻ, với con số rất khiêm tốn là hơn 627 triệu đồng.
Quý 1 năm 2022 có những lúc gần như công ty phải tạm dừng hoạt động sản xuất kinh doanh do các dự án xây dựng nằm trong vùng tâm dịch và làm việc online tại nhà với khối văn phòng lí đo là một phần lớn người lao động bị nhiễm Covid- 19. Tuy nhiên, những tháng tiếp theo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty không khả quan khi tình hình khó khăn chung của ngành xây dựng, lượng công việc giảm thiểu đáng ké Nguồn công việc gối đầu vào năm 2023 2024 hầu như không có, doanh nghiệp chỉ tiếp tục thi công các công trình đang có và dần đi đến quyết toán các công trình còn tôn tại.
CÔNG TY CP DAU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI MHDI 10
BẢO CÁO TÀI CHÍNH cho năm tài chính kết thúc ngày 31 thắng 12 năm 2021
(Ban hành theo Thang tur số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bạ Tài chính!
BAO CÁO KET QUÁ HOAT ĐỘNG KINH DOANH
CHỈ TIÊU r: Thuyết Năm nay Năm trước a 0N Inslisirn
1 Doanh thu bản hàng và cung cả p dịch vụ 01 VI.01 47.279.710.141 785.743.919.493
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 VLO2 496.719.513 80.273.647
3 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ lũ VLU3 46.782.09I.628 5.663.645.846
5, Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 8.080.832.712 6.118.077.256 :
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 VL05 19.259.063 45,574,662
7 Chi phí tai chính 22 VIL06 2,699,811,867 8.822.933.860 :
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 3.699.811.867 8.822.933.860
9 Chi phi quản lý doanh nghiệp 26 VLD7 6.028.199.574 6.064.573.223
IL Thu nhập khác 3l VL08 1.129.261.737 85.991.500
14 Téng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 (8.811.203.512)
15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 5l VLII
16, Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52
17, Loi nhuận sau thuế TNDN 60 (8.811,203,512)
18 Lãi cơ bản trên cỗ phiếu 70 VILI12 - (1.367)
Hà Nội, ngày 15 tháng 02 năm 2022
3.1.4 Phân tích tong quan hoạt động của công ty Cổ phan Dau tư Xây dựng và
Điểm mạnh đầu tiên của MHDI 10 là hình thức sở hữu đa dạng trong tổng công ty Công ty mẹ là công ty TNHH MTV do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ MHDI 10 là công ty con cấp 1, Nhà nước sở hữu gián tiếp thông qua đầu tư vốn của công ty mẹ, nên sự kiểm soát của Nhà nước cũng được thực hiện gián tiếp Nhờ đó, MHDI 10 được thừa hưởng quy trình bài bản của tổng công ty, bao gồm hệ thống kiểm soát nội bộ và các quy trình, quy chế, định mức chung Ngành nghề kinh doanh chính của MHDI 10 và tổng công ty có mối liên hệ và bổ sung cho nhau.
Thứ hai, về điểm yếu, MHDI 10 là công ty con còn non trẻ với bề dày kinh nghiệm còn ít, được thành lập năm 2015 và đã thi công nhiều công trình lớn, tuy nhiên về hồ sơ năng lực còn mỏng, đây là một trong những khó khăn với công ty trong việc thực hiện các gói thầu đầu tư thi công xây lắp công khai với giá trị lớn đến hàng ngàn tỷ và độ khó kỹ thuật cao.
Thứ ba, MHDI 10 có tiềm năng rat lớn trong công tác triển khai thi công các dự án nhà ở xã hội Trong quá trình triển khai thực hiện các dự án đầu tư đầu tư kinh doanh bắt động sản thì hoạt động thi công xây dựng các công trình là công việc không thé thiếu được Thực tế hiện nay hoạt động thi công xây dựng các công trình được thực hiện trước hết cho chính các dự án đầu tư phát triển nhà và đô thị do các doanh nghiệp trong Tổng công ty được giao làm chủ đầu tư hoặc được ủy quyền làm chủ đầu tư Việc MHDI 10 có ngành nghề kinh doanh chính là đầu tư xây dựng và thi công xây lắp do nằm trong nội bộ Tổng công ty đã góp phần khai thác tối đa
33 các lợi thế của mỗi ngành nghề, tận dụng nguồn việc từ Tổng công ty, tăng khả năng kiểm soát chất lượng và tiễn độ của các công trình.
Thách thức của Công ty xuất phát từ đặc thù địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước Với vai trò tiên phong trong phát triển đô thị, Công ty đã triển khai mô hình khu đô thị mới đồng bộ, hiện đại tại nhiều tỉnh, thành phố Hiện tại, các dự án đầu tư phát triển nhà và đô thị, cùng các công trình thi công xây lắp của Công ty có mặt ở hơn 12 tỉnh, thành phố trên toàn quốc, tạo nên sự phân tán trong phạm vi hoạt động của Công ty.
SXKD, do đặc điểm các công trình phân tán rộng khắp cả nước, MHDI 10 phải thực hiện di chuyên lực lượng thi công, các yếu tố sản xuất, may móc thiết bị thi công đến nơi trực tiếp triển khai thực hiện dự án Sự phân tán về địa lý trong quá trình triển khai thực hiện dự án làm cho khả năng kiểm soát tập trung không hiệu quả, việc điều hành, tổ chức công việc nói chung gặp nhiều khó khăn Dé công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động SXKD đối với các dự án ở xa trụ sở công ty được sâu sát, kịp thời, MHDI 10 đã thành lập các ban quan lý dự án dé trực tiếp quản lý các dự án theo khu vực Với đặc điểm này, đòi hỏi tại công ty phải ban hành các chính sách và thủ tục kiểm soát phù hợp dé đảm bảo thông tin quản lý, thông tin tài chính được cập nhật kịp thời từ lãnh đạo công ty đến các ban quản lý dự án, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát nhất là đối với các dự án cách xa trụ sở chính nhằm hạn chế sự thất thoát, lãng phí các nguồn nhân lực, vật lực, thi công các dự án đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ đã đặt ra Ngoài ra, cần phải xây dựng cơ chế phân công, phân nhiệm, ủy quyền cho các ban quản lý dự án để vừa đảm bảo sự chủ động trong hoạt động quản lý điều hành hàng ngày của các ban quản lý dự án, vừa đảm bảo sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của công ty.
3.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty C6 phần DTXD và TM
3.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Môi trường
34 kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tô chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB.
Thực trạng đặc thù quản lý Công ty mẹ là công ty TNHH MTV do Nhà nước sở hữu, MHDI 10 là doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty, là công ty cô phan trong đó vốn đầu tư của Nhà nước chiếm 51% Vốn chủ sở hữu Với tư cách là chủ sở hữu, Nhà nước kiểm soát Công ty mẹ một cách trực tiếp và kiểm soát các công ty con gián tiếp thông qua Công ty mẹ Nhà nước có cơ chế quản lý sử dụng vốn đối với Công ty mẹ và Công ty mẹ có cơ chế quản lý sử dụng vốn đối với các công ty con Nguyên tắc chung trong quản ly sử dụng vốn đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước là doanh nghiệp được quyền chủ động sử dụng vốn trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp Ngoài trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị còn là đơn vị đi đầu của Bộ Xây dựng tham gia điều tiết thị trường bất động sản, xây dựng nhà ở xã hội, nhà ở cho người có thu nhập thấp góp phần ồn định an sinh xã hội Dé thực hiện đồng thời các trách nhiệm vừa kinh doanh có lãi dé bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, vừa là công cụ góp phần giúp Chính phủ điều tiết, phát triển lành mạnh thị trường bất động sản, Công ty MHID 10 luôn nhận thức mình nằm trong một khối thống nhất về mục tiêu với Tổng công ty và các doanh nghiệp thành viên khác trong Tổng công ty và sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng, vận hành hệ thống KSNB tại doanh nghiệp Hiện nay, Chủ tịch HĐTV công ty đồng thời là Bí thư Đảng ủy công ty, lãnh đạo cấp cao đại diện cho phần vốn góp của Tổng công ty, đây là điều kiện thuận lợi giúp cho sự chỉ đạo được thống nhất, xuyên suốt từ trên xuống dưới.
Thực trạng cơ cau tô chức
Cơ cau tô chức của Công ty được xây dựng phù hợp với các quy định của
Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động, và chức năng, nhiệm vụ, cụ thé gồm: Kiểm soát viên, HDTV, Ban Giám Đốc, Ban Kiểm soát, các phòng ban chức năng, và các don vi hạch toán phụ thuộc là các Ban quan lý dự án, các Đội thi công xây lap Kiêm soát viên hiện có 01 người, là cá nhân do Tông công ty bô nhiệm với
35 nhiệm ky không quá 3 năm HDTV hiện có 5 người, trong đó có 2 thành viên chuyên trách, 3 thành viên kiêm nhiệm các chức vu GD, Phó GD, va Trưởng ban kiểm soát.
Việc tổ chức của công ty chịu ảnh hưởng đáng kể từ công ty mẹ, đảm bảo ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quản tài sản Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức hiện tại có phù hợp cho hoạt động SXKD hiệu quả hay không vẫn là vấn đề đáng bàn Công ty MHDI 10 là công ty con của tổng công ty, do chủ tịch HĐQT đại diện pháp lý và vốn nhà nước Tuy nhiên, sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa ban giám đốc và HĐQT dẫn đến việc quản lý chưa thống nhất, rườm rà và có nhiều chỉ đạo khác nhau.
Thực trạng chính sách nhân sự
Về đặc điểm lực lượng lao động: Công ty vừa thực hiện chức năng đầu tư tài chính vào các đơn vị khác, vừa thực hiện chức năng SXKD với vai trò chủ yếu là chủ đầu tư cấp 1 đối với các dự án do Tổng công ty làm chủ đầu tư Lực lượng lao động tại Công ty chủ yếu là lao động gián tiếp đa số có trình độ đại học trở lên, một số ít có trình độ dưới đại học và công nhân kỹ thuật chủ yếu làm việc tại các vi trí như: văn thu, lái xe, quan tri mang Tai công ty tùy theo lĩnh vực hoạt động mà có cơ cầu nhân sự phù hợp Đối với các hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng, lực lượng lao động gồm lao động gián tiếp làm việc tại khối văn phòng và lao động trực tiếp làm việc tại tại các đội xây lắp, các Ban điều hành công trình.
Thực trạng môi trường kiỂm soOát - 2 2© ©E+SE+EE£EE+EE+E£EerEerxerxersrree 34
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Môi trường
34 kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tô chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB.
Thực trạng đặc thù quản lý Công ty mẹ là công ty TNHH MTV do Nhà nước sở hữu, MHDI 10 là doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty, là công ty cô phan trong đó vốn đầu tư của Nhà nước chiếm 51% Vốn chủ sở hữu Với tư cách là chủ sở hữu, Nhà nước kiểm soát Công ty mẹ một cách trực tiếp và kiểm soát các công ty con gián tiếp thông qua Công ty mẹ Nhà nước có cơ chế quản lý sử dụng vốn đối với Công ty mẹ và Công ty mẹ có cơ chế quản lý sử dụng vốn đối với các công ty con Nguyên tắc chung trong quản ly sử dụng vốn đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước là doanh nghiệp được quyền chủ động sử dụng vốn trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp Ngoài trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị còn là đơn vị đi đầu của Bộ Xây dựng tham gia điều tiết thị trường bất động sản, xây dựng nhà ở xã hội, nhà ở cho người có thu nhập thấp góp phần ồn định an sinh xã hội Dé thực hiện đồng thời các trách nhiệm vừa kinh doanh có lãi dé bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, vừa là công cụ góp phần giúp Chính phủ điều tiết, phát triển lành mạnh thị trường bất động sản, Công ty MHID 10 luôn nhận thức mình nằm trong một khối thống nhất về mục tiêu với Tổng công ty và các doanh nghiệp thành viên khác trong Tổng công ty và sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng, vận hành hệ thống KSNB tại doanh nghiệp Hiện nay, Chủ tịch HĐTV công ty đồng thời là Bí thư Đảng ủy công ty, lãnh đạo cấp cao đại diện cho phần vốn góp của Tổng công ty, đây là điều kiện thuận lợi giúp cho sự chỉ đạo được thống nhất, xuyên suốt từ trên xuống dưới.
Thực trạng cơ cau tô chức
Cơ cau tô chức của Công ty được xây dựng phù hợp với các quy định của
Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động, và chức năng, nhiệm vụ, cụ thé gồm: Kiểm soát viên, HDTV, Ban Giám Đốc, Ban Kiểm soát, các phòng ban chức năng, và các don vi hạch toán phụ thuộc là các Ban quan lý dự án, các Đội thi công xây lap Kiêm soát viên hiện có 01 người, là cá nhân do Tông công ty bô nhiệm với
Nhiệm kỳ của thành viên HĐTV không vượt quá 3 năm Hiện nay, HĐTV của Công ty có 5 người, bao gồm 2 thành viên chuyên trách và 3 thành viên kiêm nhiệm các chức vụ khác như Giám đốc điều hành, Phó Giám đốc điều hành và Trưởng Ban Kiểm soát.
Theo quan sát của tác giả: việc sắp xếp cơ cấu tô chức của các công ty, chịu sự chi phối, định hướng rat lớn từ Công ty mẹ Cơ cấu tô chức của các công ty đã đảm bảo sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép số sách, và bảo quản tài sản; đã đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận Tuy nhiên, với câu hỏi cơ cau tổ chức hiện nay của công ty có phù hợp hay không dé dam bảo việc quản lý, điều hành hoạt động SXKD đạt hiệu quả Điều này xảy ra là do công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và thương mại MHDI 10 là công ty con của Tổng Công ty, Chủ tịch HDQT là người đại diện pháp luật và đại diện nguồn vốn nhả nước Tuy nhiên, việc phối kết hợp chưa thực sự ăn ý giữa Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị khiến cho hoạt động quản lý còn chưa thống nhất, rườm rà và có sự chỉ đạo khác nhau giữa Ban Quản trị.
Thực trạng chính sách nhân sự
Công ty có lực lượng lao động đa dạng với chức năng vừa đầu tư tài chính vừa sản xuất kinh doanh, chủ yếu đảm nhiệm vai trò chủ đầu tư cấp 1 Phần lớn lao động là lao động gián tiếp có trình độ đại học trở lên, tập trung ở các vị trí văn phòng Đối với các hoạt động đầu tư bất động sản và thi công xây dựng, lực lượng lao động bao gồm cả lao động gián tiếp và trực tiếp làm việc tại công trình xây dựng.
Về công tác tuyển dụng: Việc tuyển dụng, bồ tri, sắp xếp, luân chuyền nhân sự được thực hiện song song với công tác tổ chức theo yêu cầu thực tế nhiệm vụ của đơn vi và các quy định bat buộc của Nhà nước.
Trách nhiệm Lưu dé Tài liệu/Hà so’ Đề xuat tuyên
Phiếu dé xuất tuyển dụng
BP Tô chức Kế hoạch tuyển dụng | Thong bao tuyén
BP Tụ chức Đăng tuyờn tỡm kiờm ơ A va loc hd so Thu moi phong van
Phong TCHC, Thông tin ứng viên
CHP chuyên Ố Phiếu Đánh giá UV
Phỏng vân ` „ môn Dé thi (Nêu có)
BP Quan hệ l Thư mời nhận việc
` Làm thủ tục tiép nhận x lao dong nhân viên mới Quy định hô sơ chuân
(Trích nguồn Quy chế tuyển dung lao độnghợp đông Công ty Cổ phan Dau tự Xây dựng và Thương mại MHDI 10)
Công ty MHDI 10 đã xây dựng quy chế tuyển dụng và luân chuyển cán bộ, nhân viên Tuy nhiên, qua rà soát thực tế, vẫn còn một số đơn vị áp dụng quy chế tuyển dụng đã ban hành từ nhiều năm trước, không còn phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế Điều này ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân lực, không đảm bảo sự công bằng, khách quan và hiệu quả trong tuyển dụng.
37 hình quản lý hiện tại Qua tìm hiểu thực tế tại các ban quản lý dự án, các Ban điều hành công trình vẫn còn có những cán bộ được tuyên dụng do quen biết, quan hệ không qua thi tuyển, nên chất lượng cán bộ tại công ty vẫn tồn tại những hạn chế nhất định Lực lượng lao động gián tiếp tại khối cơ quan Công ty, khối văn phòng các công ty thành viên thường được ký hợp đồng tuyên dụng dài hạn Lực lượng lao động trực tiếp tại các đội xây lắp ngoài đội trưởng, cán bộ kỹ thuật, cán bộ thống kê đội được ký hợp đồng dài hạn, số còn lại chủ yêu là lao động thuê ngoài theo hình thức hợp đồng thuê khoán thời vụ, là người địa phương nơi thực hiện dự án đầu tư Việc sử dụng lao động thuê ngoài theo thời vụ có ưu điểm là tiết giảm đáng ké chi phí nhân công trong thời gian dừng, chờ việc, giảm chi phí luân chuyển nhân công theo công trình, tuy nhiên mặt trái của nó là lao động không 6n định, ý thức kỷ luật lao động thấp, công tác quản lý lao động, đào tạo lao động gặp khó khăn Hiện nay, các quy chế, nội quy được các công ty đưa ra chủ yếu áp dụng cho đối tượng lao động gián tiếp.
Về công tác dao tạo: Công tác dao tạo lao động tại Công ty và trong Tổng công ty luôn được quan tâm Tại MHDI 10, công tác dao tạo trong các năm qua chủ yếu băng các hình thức cử đi học các lớp dao tạo ngắn hạn hoặc cử cán bộ tham quan các mô hình ở nước ngoai nhằm phục vụ các mục tiêu ngắn hạn, trước mắt. Đối với các mục tiêu lâu đài việc đào tạo chủ yếu thông qua hình thức luân chuyển cán bộ đến nắm giữ các vi trí công việc khác nhau Hình thức đào tạo phổ biến nhất tại công ty hiện nay là cử cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề, thạo việc hướng dẫn cho cán bộ mới tuyển dụng Quá trình đào tạo cho nhân viên mới được thực hiện thường xuyên và do những người có thâm niên trong công tác hướng dẫn, cán bộ quản lý trực tiếp có trách nhiệm kiểm tra định kỳ.
Công tác đánh giá và bổ nhiệm tại công ty được thực hiện định kỳ theo tiêu chuẩn và phương pháp phù hợp Trưởng các phòng ban có trách nhiệm hàng tháng họp, bình xét và đánh giá mức hiệu quả công việc của từng cán bộ nhân viên theo bốn mức A, B, C, D Kết quả xếp loại được chuyển cho Phòng Tài chính - Hành chính kiểm tra và trình lên Giám đốc công ty.
38 Đốc Công ty xét duyệt mức độ hoàn thành công việc của các trưởng phòng ban Các mức đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được xây dựng hợp lý, sát với thực tế, không tao áp lực đối với nhân viên dé dẫn đến các sai sót, gian dối.
Bang 3.1 Hệ số đánh giá hiệu quả công việc đối với cá nhân trong công ty MHDI 10
Stt | Nội dung Các chỉ tiêu
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao với chất lượng, hiệu quả cao, hoàn thành khối lượng công việc lớn;
- Đảm bảo và vượt ngày công chế độ, đảm bảo thời gian làm việc trong ngày theo quy định; không vi phạm nội quy lao động của
Công ty không vi phạm pháp luật của Nhà nước;
1 A=1_ |- Chấp hành tốt các chế độ chính sách của Nha nước, tích cực tham gia các phong trào thi đua do Công ty phát động, nhiệt tình tham gia các hoạt động của đoàn thê quan chúng:
- Đối với người lao động được Công ty cử đi học nâng cao trình độ bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ phải đảm bảo tốt nghiệp được cấp văn bằng, chứng chỉ.
- Hoàn thành nhiệm vụ ở mức độ trung bình, khôi lượng công việc được giao đều hoàn thành:
Hoạt động kiỂm SOát - St St 2E EE111E11111111111111111111111111 11.1 ceE 45
MHDI 10 thực hiện các hoạt động kiểm soát thông qua công tác lập và rà soát kế hoạch cụ thé Thủ tục kiểm soát là các chính sách và thủ tục dam bảo quá trình quản lý được thực hiện Trong một doanh nghiệp có nhiều thủ tục kiểm soát
45 khác nhau được thiết kế và áp dụng Có những thủ tục kiểm soát chỉ đáp ứng được một mục tiêu cụ thể, nhưng cũng có những thủ tục kiểm soát đáp ứng được nhiều mục tiêu kiểm soát Trên cơ sở các thủ tục kiểm soát được xác lập, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ban hành các quy chế quản lý nhằm thực thi các thủ tục kiểm soát Các quy chế, thủ tục kiểm soát của MHDI 10 đều được xây dựng theo các nguyên tắc kiểm soát cơ bản là:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm là nền tảng quan trọng trong tổ chức, đảm bảo công việc được phân chia rõ ràng, trách nhiệm được ủy thác cụ thể cho các cá nhân và bộ phận khác nhau Nguyên tắc này góp phần chuyên môn hóa quá trình thực hiện nhiệm vụ, tránh tình trạng tập trung quá nhiều công đoạn trong tay một cá nhân, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuân Nguyên tắc này đặt ra do nhà quản lý đơn vị không thé và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi van dé trong don vị. Theo sự ủy quyền của nhà quản lý cấp trên, các cấp dưới được giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc ma mình ủy quyên, và vì vậy vẫn phải kiêm tra sat sao công việc đã uỷ quyên.
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm cô ý và hành vi lạm dụng quyền hạn Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rat có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cô ý.
Hệ thống KSNB của một đơn vi, có chức năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các quy định của Công ty Tại MHDI 10, thì trong Phòng Tài Chính — Hành chính có bồ trí một số cán bộ chuyên trách việc kiêm tra, kiểm soát công tác tài chính kế toán của các công ty, thực hiện các báo cáo đánh gia rủi ro vê chi phi tài chính, rủi ro vê nguyên vật liệu và rủi ro về chi phí sản xuât
46 cơ bản Tuy nhiên bộ phận này không được thành lập thành ban đánh giá rủi ro riêng mà thường các kế toán sẽ kiêm nhiệm luôn việc đánh giá và cảnh báo rủi ro. Ban giám đốc công ty giá cao vai trò của đánh giá rủi ro, tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu hơn thông qua việc phỏng vấn trực tiếp thì các nhà quản trị của MHDI 10 cơ bản vẫn chưa hiểu đúng về bản chất, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ, còn có suy nghĩ nếu tổ chức bộ phận đánh giá rủi ro sẽ bị chống chéo, lãng phí vì hàng năm đơn vị vẫn phải đi thuê kiểm toán độc lập, và vẫn còn tâm lý không muốn tự hình thành một bộ phận dé kiểm tra, soát xét lại hoạt động của chính mình.
3.2.4 Thông tin và truyền thông
Thực trạng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán (CTKT) có vai trò quan trọng, là căn cứ kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, ảnh hưởng đến tính khách quan, trung thực của số liệu báo cáo tài chính Để hoàn thiện hệ thống này, Phòng Tài chính Hành chính có nhiệm vụ xây dựng danh mục CTKT đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh và phục vụ hợp nhất báo cáo tài chính với Tổng công ty Bên cạnh hệ thống sẵn có, công ty sử dụng nhiều CTKT quy định trong văn bản pháp luật liên quan đến đầu tư xây dựng và thanh toán vốn đầu tư Ngoài ra, bộ phận kế toán còn thiết kế bổ sung các mẫu chứng từ phù hợp với hoạt động đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng, giúp chuẩn hóa công tác thu thập thông tin kế toán và tăng cường kiểm soát chi phí.
Các đội xây lắp có trách nhiệm lập, thu nhận, tập hợp, kiểm tra chứng từ kế toán (CTKT) trong quá trình thi công theo cơ chế giao khoán, nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp pháp của CTKT Tuy nhiên, nhiều CTKT do các đội xây lắp lập hay nhận từ đối tác còn nhiều sai sót như thiếu liên, thiếu chữ ký, sai số học, nội dung phản ánh không đầy đủ Nguyên nhân một phần do quy định về lập, kiểm tra CTKT chưa cụ thể, chi tiết, một phần do trình độ, kinh nghiệm kế toán của đội còn hạn chế Hiện chưa có quy định về trình tự lập và luân chuyển CTKT, dẫn đến việc lập, thu thập, tổng hợp CTKT phản ánh các khoản chi phí đầu tư xây dựng công trình tại các đội còn hạn chế, thậm chí chậm lập, thu thập CTKT khiến việc hạch toán trên sổ sách kế toán bị chậm trễ.
48 soát vật tư thực tế sử dụng với vật tư trên hóa đơn đầu vào, công tác tập hợp chỉ phí để tính giá thành công trình không đảm bảo, ảnh hưởng đến tính kịp thời và hiệu quả của công tác kế toán.
Mặt khác, các CTKT sau khi được lập, thu nhận ở các đội xây lắp chậm luân chuyên về bộ phận kế toán công ty, điều này không chỉ ảnh hưởng tới việc ghi số, tổng hợp số liệu chung toàn đơn vị mà còn có thê gặp những rủi ro hư hỏng, thất lạc trong thời gian lưu giữ CTKT tại các đội xây lắp Trong điều kiện công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán nhưng mới chỉ thực hiện trong phạm vi phòng kế toán công ty chưa có sự kết nối, khai thác đữ liệu với các phòng ban, chi nhánh, ban quan lý dự án, ban chỉ huy công trường, đội xây lắp nên CTKT vẫn được luân chuyển và phê duyệt thủ công giữa các bộ phận mà chưa được luân chuyền và phê chuẩn liên hoàn trên máy tính, sau khi nhận CTKT do các bộ phận khác chuyền đến nhân viên phòng kế toán của công ty vẫn phải nhập lại số liệu Điều này làm vừa gia tăng chỉ phí thời gian, in ấn, vừa dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập lại số liệu.
Thực trạng hệ thống tài khoản và báo cáo kế toán
Hệ thống TKKT được sử dụng tại công ty được xây dựng trên cơ sở vận dụng hệ thống TKKT trong Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành Với các dự án các xa trụ sở cơ quan, công ty thành lập ban quan lý dự án dé thay mặt công ty quan lý các công trình, dự án Phòng Tài chính Hành chính Công ty ban hành những quy định thống nhất chung về trình tự, phương pháp hạch toán đối với các loại nghiệp vụ kinh tế đặc thù nên dẫn đến việc mở tài khoản và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có cùng bản chất trong hoàn cảnh tương tự đồng nhất với nhau.
Hình thức kế toán tại công ty hiện nay đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán này phù hợp với điều kiện công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Thông tin trên CTKT được nhập vào phần mềm ở dang chỉ tiết theo yêu cầu cung cấp thông tin quản trị, chương trình tự động cập nhật số liệu vào hệ thống SKT tổng hợp và SKT chỉ tiết theo hình thức nhật ký chung Hiện nay công ty không thực hiện in SKT hang thang mà in theo quý Điêu này ngoai việc dan đên những rủi ro mat sô liệu nêu phân mêm kê toán
Bốn mươi chín công ty gặp rủi ro khi chưa in hoặc chưa sao lưu dữ liệu, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan Điều này tạo điều kiện cho việc tự ý sửa đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh số liệu của các tháng trước Ngoài ra, sổ kế toán tổng hợp (SKT) còn phục vụ cho mục đích hợp nhất báo cáo tài chính hợp nhất với công ty mẹ.
BCTC được công ty lập gồm BCTC năm và BCTC quý Mẫu biểu và cách thức lập BCTC được thực hiện tuân thủ theo quy định về hệ thống BCTC trong Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/QĐ-BTC, gồm các báo cáo: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyên tiền tệ; Thuyết minh BCTC Công tác tông hợp số liệu, lập BCTC theo quý, năm tại công ty đã được phân công cho các cán bộ kế toán có kinh nghiệm và chuyên môn cao Các chính sách kế toán chủ yếu được công ty áp dụng trong việc lập BCTC cơ bản phù hợp với Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Thông tin và truyền thông ¿- 2£ ©2+©+++EE+2E+tEEEEEE+SEESEEvEEkerkrsrkrrrrres 41 ca
Thực trạng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò thiết yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Thu thập chứng từ kế toán là bước khởi đầu cho quy trình kế toán, quyết định tính khách quan, trung thực của thông tin trên báo cáo tài chính Phòng Tài chính Hành chính xây dựng danh mục chứng từ kế toán bao gồm đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, cả trong doanh nghiệp và khi hợp nhất báo cáo tài chính Các chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp gồm chứng từ sẵn có theo chế độ kế toán doanh nghiệp, chứng từ quy định tại các văn bản pháp luật về đầu tư xây dựng, thanh toán vốn đầu tư và bổ sung thêm nhiều chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình quản lý dự án đầu tư Biểu mẫu chứng từ rõ ràng vừa chuẩn hóa thu thập thông tin kế toán vừa kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng hiệu quả.
47 nơi khác nhau, gắn với địa điểm thực hiện dự án, thi công các công trình Theo quy định trong Quy chế quản lý tài chính của công ty hiện nay, nếu đội xây lắp nhận việc theo cơ chế giao khoán thì vẫn có trách nhiệm lập, thu nhận, tập hợp, kiểm tra CTKT phát sinh trong quá trình triển khai phần việc được giao Điều này gắn trách nhiệm của đội xây lắp - bộ phận trực tiếp triển khai thực hiện công việc thi công xây dựng công trình - với tính trung thực, hợp pháp của CTKT ngay từ khâu thu nhận ban đầu Tuy nhiên, thực tế tại công ty cho thấy, các CTKT do các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình lập, hoặc nhận từ đối tác còn có nhiều sai sót, như: lập thiếu liên; thiếu chữ ký; sai số học; nội dung phan ánh không day đủ, rõ ràng; thiếu các chứng từ gốc đi kèm; phiếu nhập xuất vat tư không ghi rõ chủng loại, thông số kỹ thuật; Nguyên nhân của những thiếu sót trên một mặt là do các quy định hướng dẫn về công tác lập, kiểm tra CTKT cho các bộ phận này chưa được cụ thể, chỉ tiết dưới hình thức số tay kế toán, mặt khác do trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán của nhân viên kế toán đội còn nhiều hạn chế nhưng lại kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác Hiện nay, MHDI 10 chưa quy định bang van ban trình tự lập va luân chuyền CTKT Một số đội thi công mới chỉ năm được quy định về trình tự lập và luân chuyên các chứng từ liên quan đến nghiệm thu, thanh toán giá trị xây lắp, thiết bị trong Quy trình quản lý CPĐTXD công trình, còn trình tự lập và luân chuyên chứng từ cho các loại nghiệp vụ khác chưa được quy định Công tác lập, thu thập, tong hợp các CTKT phản ánh các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư xây dựng công trình tại các đội xây lắp còn có nhiều hạn chế Thực tế hiện nay việc hạch toán trên số sách kế toán, hầu hết các đội xây lắp thuộc lập, hoặc thu thập các CTKT phản ánh các khoản chỉ phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư xây dựng công trình không kịp thời Vì các lý do chủ quan có thé kế đến như do chậm thanh toán với nhà cung cấp hoặc do những lý do khách quan khác mà có không ít trường hợp vật tư đã đưa vào thi công xây dựng nhưng vẫn chưa có chứng từ, hóa đơn đầu vào, thậm chí công trình đã hoàn thành, cần xác định giá bán và đủ tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu trong kỳ nhưng vẫn chưa hoàn thành công tác tập hợp hồ sơ, chứng từ về các khoản chi phí đầu vào Điều này dẫn đến những khó khăn trong công tác kiểm
48 soát vật tư thực tế sử dụng với vật tư trên hóa đơn đầu vào, công tác tập hợp chỉ phí để tính giá thành công trình không đảm bảo, ảnh hưởng đến tính kịp thời và hiệu quả của công tác kế toán.
Mặt khác, các CTKT sau khi được lập, thu nhận ở các đội xây lắp chậm luân chuyên về bộ phận kế toán công ty, điều này không chỉ ảnh hưởng tới việc ghi số, tổng hợp số liệu chung toàn đơn vị mà còn có thê gặp những rủi ro hư hỏng, thất lạc trong thời gian lưu giữ CTKT tại các đội xây lắp Trong điều kiện công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán nhưng mới chỉ thực hiện trong phạm vi phòng kế toán công ty chưa có sự kết nối, khai thác đữ liệu với các phòng ban, chi nhánh, ban quan lý dự án, ban chỉ huy công trường, đội xây lắp nên CTKT vẫn được luân chuyển và phê duyệt thủ công giữa các bộ phận mà chưa được luân chuyền và phê chuẩn liên hoàn trên máy tính, sau khi nhận CTKT do các bộ phận khác chuyền đến nhân viên phòng kế toán của công ty vẫn phải nhập lại số liệu Điều này làm vừa gia tăng chỉ phí thời gian, in ấn, vừa dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập lại số liệu.
Thực trạng hệ thống tài khoản và báo cáo kế toán
Hệ thống TKKT được sử dụng tại công ty được xây dựng trên cơ sở vận dụng hệ thống TKKT trong Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành Với các dự án các xa trụ sở cơ quan, công ty thành lập ban quan lý dự án dé thay mặt công ty quan lý các công trình, dự án Phòng Tài chính Hành chính Công ty ban hành những quy định thống nhất chung về trình tự, phương pháp hạch toán đối với các loại nghiệp vụ kinh tế đặc thù nên dẫn đến việc mở tài khoản và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có cùng bản chất trong hoàn cảnh tương tự đồng nhất với nhau.
Hình thức kế toán tại công ty hiện nay đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán này phù hợp với điều kiện công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Thông tin trên CTKT được nhập vào phần mềm ở dang chỉ tiết theo yêu cầu cung cấp thông tin quản trị, chương trình tự động cập nhật số liệu vào hệ thống SKT tổng hợp và SKT chỉ tiết theo hình thức nhật ký chung Hiện nay công ty không thực hiện in SKT hang thang mà in theo quý Điêu này ngoai việc dan đên những rủi ro mat sô liệu nêu phân mêm kê toán
Công ty có thể gặp khó khăn khi chưa in hoặc sao lưu số liệu Việc này cản trở kiểm soát nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan chỉnh sửa số liệu tháng cũ Đồng thời, sổ kế toán tổng hợp còn phục vụ công tác hợp nhất báo cáo tài chính với công ty mẹ.
BCTC được công ty lập gồm BCTC năm và BCTC quý Mẫu biểu và cách thức lập BCTC được thực hiện tuân thủ theo quy định về hệ thống BCTC trong Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/QĐ-BTC, gồm các báo cáo: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyên tiền tệ; Thuyết minh BCTC Công tác tông hợp số liệu, lập BCTC theo quý, năm tại công ty đã được phân công cho các cán bộ kế toán có kinh nghiệm và chuyên môn cao Các chính sách kế toán chủ yếu được công ty áp dụng trong việc lập BCTC cơ bản phù hợp với Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Về hệ thống BCQT, các cấp lãnh đạo của công ty rất quan tâm tới thông tin trình bày trên các BCQT dé phuc vu kip thoi viéc kiểm soát, điều hành hoạt động SXKD Vi vậy, mặc dù BCQT là BCKT không bắt buộc, nhưng các BCQT về tình hình thực hiện hoạt động SXKD được lập khá đầy đủ, đáp ứng nhu cầu thông tin quản trị nội bộ về: tình hình hàng tồn kho; tình hình công nợ phải thu phải trả; giá thành sản xuất sản phẩm (công trình); tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phâm (công trinh), Tuy nhiên, do hệ thống BCQT được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, được lập song song với phân hệ kế toán tài chính, nên mẫu biéu của các BCQT nay con cứng nhắc, thiếu một số mẫu báo cáo hoặc mẫu báo cáo được thiết kế chưa phù hợp với yêu cầu thông tin quản lý đặc thù trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bat động sản và thi công xây dựng Hiện nay công ty mới chỉ lập các báo cáo thực hiện theo số liệu thực tế phát sinh chưa lập đầy đủ hệ thống báo cáo định hướng hoạt động SXKD và báo cáo phân tích biến động giữa định hướng và thực tế phát sinh Muốn lập các báo cáo này thì các kế toán viên phải nhặt số liệu từ trên phần mềm và thiết lập một hệ thống bảng biểu riêng tùy theo yêu cầu thông tin của ban Giám đốc, dẫn đến công tác báo cáo mat rất nhiều thời gian và không thống nhất về cách thức thực hiện.
Tại các công ty, nhân tố quan trọng nhất trong bộ máy kiểm soát thực hiện giám sát là các Ban kiểm soát Theo đó, Ban kiểm soát do Đại hội cô đông bầu ra, là bộ phận kiểm soát các hoạt động của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty dé quyết định mọi van đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những van dé thuộc thâm quyền của Đại hội cô đông, tuy nhiên đánh giá thực trạng hoạt động hiện nay tai MHDI 10 thi Ban kiểm soát chưa hoàn thành tốt công việc và trách nhiệm được giao Theo quy định hiện nay phải có it nhất một thành viên trong Ban kiểm soát có chuyên môn về tài chính kế toán, tuy nhiên tại Ban kiểm soát qua khảo sát thực tế nhận thấy không có thành viên có chuyên môn về tài chính kế toán vì vậy việc kiêm tra, kiểm soát công tác tài chính kế toán tại đơn vị gặp rất nhiều khó khăn Hơn thế nữa, tính độc lập va tinh thần trách nhiệm của thành viên Ban kiểm soát còn nhiều hạn chế Thành viên Ban kiểm soát được bầu vốn là các cán bộ từ các phòng, ban chức năng trong công ty, do có mối quan hệ quen biết từ trước nên trong quá trình kiểm tra, kiểm soát còn có sự nề nang, chưa làm hết trách nhiệm. Hoạt động của hầu hết các Ban kiêm soát trong các công ty còn phụ thuộc vào ý chí và định hướng của HĐQT.
Quy trình mua hàng — xuất kho tại MHDI 10 . 2-2-2 2s£+£s+zxzzxzsz 51
Đặc điểm hàng hóa và nhà cung cấp ¿+ ©s+Sx+E++EzEzEerkerkerxersrree 51 3.3.2 Quy trình mua hàng — xuất kho tại MHDI 10 . - 5©z+s+cx+zxzs+ 53
Theo tính chất doanh nghiệp xây dựng, đây mạnh thi công xây lắp, các mặt hàng MHDI 10 thường xuyên mua được chia thành năm nhóm chính như sau:
+ Nguyên vật liệu: Là những loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình thi công xây dựng thực tế trên công trường Căn cứ vào tùy loại công trình đặc thù khác nhau sẽ phát sinh các nguyên vật liệu đầu vào khác nhau Nguyên vật liệu chủ yếu thường được MHDI 10 nhập về thường là các loại thép phục vụ cho công tác thi công móng, ham, thép sàn; cát, đá, gạch, xi măng, thiết bị điện, nước, thiết bi vệ sinh
+ Nguyên vật liệu phụ: là những loại nguyên liệu khi tham gia trực tiếp quá trình thi công nhưng không chiếm tỷ trọng nhiều trong dự toán công trình Nguyên
51 vật liệu phụ của MHDI 10 bao gồm: dầu, mỡ, phụ gia bê tông, que han,dinh bê tông, thép ly, và các loại vật tư phụ khác.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình ví dụ như điều hòa, máy phát, máy bơm, TV, máy chiếu
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn được xét vào các loại ké trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh (bao bì, vật đóng goi ).
+ Công cụ, dụng cụ: Dac điểm cơ bản của công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị Công cụ dụng cụ có giá trị lớn như giàn giáo, cốp pha, công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ như cuốc, xéng, búa, xe lôi, chổi quét, thiết bị bảo hộ lao động
Các hàng hóa, nguyên vật liệu MHDI 10 thường xuyên mua chủ yếu được cung cấp từ các doanh nghiệp đối tác nội địa, cung cấp trực tiếp trong lãnh thổ Việt Nam và đa dạng các nhà cung cấp vật liệu xây dựng Bên cạnh đó, với những dự án thi công đặc biệt, căn cứ dự toán và hợp đồng đã ký kết với Chủ đầu tư, nguyên vật liệu có thê được nhập khẩu 100% từ nước ngoài Có 2 nhóm nhà cung cấp chính
— Nhóm nhà cung cấp chỉ định: Với các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho các dự án đặc thù, nguyên vật liệu, hàng hóa và các loại thiết bị lắp đặt trực tiếp cho công trình, nhà cung cấp và chủng loại cụ thé của mặt hàng sẽ được Chủ dau tư yêu cầu cụ thé trong hợp đồng MHDI 10 căn cứ hợp đồng đã ký kết, tiến hành giao dich là các nhà cung cấp được chỉ định, tiến hành nhập hang và lưu kho, xuất dùng khi đến giai đoạn thi công Đây là một điểm tương đối đặc thù của MHDI 10 vì thường xuyên thi công các công trình có yêu tố vốn đầu tư Nhà nước, có các nhiệm vụ đặc thù và đặc biệt, thế nên ở nhóm nhà cung cấp này thì sức mạnh thương lượng với các nhà cung cấp của MHDI 10 là không nhiều.
— Nhóm nhà cung cấp sẵn có do MHDI 10 tự chủ: Với đặc thù thị trường kinh doanh vật liệu xây dựng phát triển mạnh như hiện nay tại Việt Nam, không
Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu thi công tại Tổng Công ty MHDI 10 được tiến hành chặt chẽ, tuân thủ quy trình đánh giá năng lực, lấy báo giá và lập thâm định so sánh giá Tổng công ty đã chủ động tìm kiếm các đối tác mới bên cạnh những đối tác lớn có kinh nghiệm hợp tác lâu năm Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp được ưu tiên thông qua các tiêu chí về chất lượng, giá cả và hiệu quả kinh tế, đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu thi công.
3.3.2 Quy trình mua hàng — xuất kho tai MHDI 10
Xác định nhu câu và đề xuất mua hàng
Tiếp nhận và tìm kiếm
QUY TRÌNH XUẤT KHO Đơn đặt hàng gửi tới nha cung cấp
Xuất cho các BP Nhập kho hàng hóa và
BP có nhu cầu sử dụng
BP Vật tư va Kho
Kinh Té - Ké hoạch, Phòng Tai
Tham dinh gia va nha cung cap
Lam thủ tục ký hợp đồng, gửi đơn đặt hàng
Nhập hàng, ghi số kho va xuất cho BP đề xuất
Sơ đồ: Quy trình mua hàng xuất kho tai MHDI 10 Theo sơ đồ trên, quá trình mua hang hóa được chia thành các giai đoạn sau:
Bước 1: Gửi Phiếu đề xuất cấp vật tư, hàng hóa Khi có nhu cầu mua sắm, các Bộ phận sử dụng lập Phiếu Đề xuất hàng hóa (ĐXHH) bao gồm day đủ các thông tin về số lượng, yêu cầu công năng và mục dich sử dụng Đại diện Bộ phận sử dụng ký Phiếu Đề xuất và gửi về Bộ phận Vật tư- Phòng Kinh tế Kế hoạch.
Bước 2: Thâm định nhu cầu vật tư, hàng hóa
Bộ phận Vật tư Phòng Kinh tế - Kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho dé cấp phát hoặc điều chuyên hàng hóa, vật tư nội bộ (nếu có) hoặc tập hợp nhu cầu, lên kế hoạch mua sắm, làm Tờ trình mua sim mới gửi Ban giám đốc ký duyệt chủ trương mua sắm.
Bước 3: Lựa chọn Nhà cung cấp Khi tờ trình mua sắm đã được phê duyệt, Bộ phận vật tư thực hiện quy trình lựa chon NCC, bằng cách: đánh giá NCC, lay báo giá, hàng mẫu Bộ phận vật tư lập Báo cáo thâm định giá và NCC trình Ban Giám Đốc Tham định đi kèm Phiếu đề xuất mua hàng và báo giá (báo giá NCC và các báo giá so sánh) trình BGD qua Phòng Kế toán.
Bước 4: Kiểm soát giá và phê duyệt lựa chọn NCC Phòng kế toán thực hiện kiểm soát giá đối với Tờ trình lựa chọn NCC.
Trong trường hợp thiếu thông tin hoặc bằng chứng, Phòng Kế toán sẽ từ chối thông qua (hoặc không đưa ra ý kiến) và Bộ phận Giám đốc không phê duyệt Lúc này, Bộ phận Vật tư phải giải trình, bổ sung thông tin hoặc thực hiện theo hướng dẫn, đề xuất của Phòng Kế toán hoặc Bộ phận Giám đốc chịu trách nhiệm phê duyệt việc mua hàng Các giải pháp có thể bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp mới và tiến hành đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp lại.
Sau khi Tờ trình lựa chọn NCC Phòng Kế toán đồng thuận và gửi lên được BGĐ phê duyệt, hồ sơ mua sắm được chuyển cho Bộ phận Vật tư dé thực hiện và gửi cho các DVDXMS giữ 01 bản phô tô dé phối hợp thực hiện và soát xét, ký hợp đồng.
Bước 5: Lập, ký kết Hợp đồng mua ban
Sau khi Tờ trình lựa chọn NCC được phê duyệt, Bộ phận Vật tư thực hiện lập Hợp đồng, ký kết (Trình ký ban giám đốc và đại diện nhà cung cấp ký), sau đó Hợp đồng đã ký kết hai bên chuyển đến Ban Kế toán (01 bản gốc) và lưu Phòng Kinh tế Kế hoạch (01 bản gốc), gửi cho các DVDXMS giữ 01 bản phô tô dé phối hợp thực hiện và soát xét, gửi trả nhà cung cấp 02 bản gốc Bộ phận Vật tư gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, trong đó ghi cụ thé thời gian giao hàng, số lượng va chủng loại của hàng hóa.
Thực trạng các hoạt động KSNB quy trình mua hàng — xuất kho tai MHDI 10
Nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát việc mua hàng- xuất kho ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng hang tồn kho, từ đó ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tác động lớn đến lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Rui ro có thể xảy ra dẫn đến làm gia tăng CPNLVLTT vượt quá dự toán, ảnh hưởng tới hiệu quả SXKD, tiến độ và chất lượng công trình, đặc biệt là thủ tục kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu Công ty cô phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 thực hiện các kiểm soát chặt chẽ với quy trình mua hàng — xuất kho Cụ thể các thủ tục kiểm soát được quy định rõ trong các quy trình:
3.3.2.1 Môi trường kiểm soát Hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng, công ty có đặc điểm là sản phâm xây dựng được hình thành phải trải qua nhiều giai đoạn, liên quan đến nhiều cá nhân, bộ phận, đơn vị khác nhau và địa bàn thi công, thực hiện dự án phân tán, do đó dé đạt được các mục tiêu kiểm soát, dam bảo hoạt động SXKD diễn ra liên tục, hiệu quả, công ty đã áp dụng triệt dé nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền trong thiết kế các thủ tục kiểm soát Các nhiệm vụ và công
Công tác triển khai thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến sau đầu tư phải dựa trên những quyết định đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt Đây là cơ sở để các cá nhân, bộ phận trong công ty hành động thống nhất, đảm bảo dự án tuân thủ các quy định pháp luật và đáp ứng mục tiêu đề ra.
Về công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu được thực công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu được tiễn hành theo trình tự như sau: Căn cứ vào tiễn độ thi công do đội trưởng đội xây lắp/Trưởng ban điều hành công trình lập và được lãnh đạo công ty phê chuẩn, căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, đội xây lắp lập kế hoạch mua vật tư với số lượng và chủng loại cụ thể chuyên cho phòng Kinh tế - Kế hoạch kiểm tra trước khi trình GD công ty phê chuẩn.
CONG TY CP BẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MAI MHDI |0 CONG HOA XÃ IIỌI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÔ LỰA CHÓN THAD Die p= Tu do Hạnh phác
HANG MỤC CONG VIỆC: THANG MANG CAP SON TINH ĐIỆN CONG TRINH: NHÀ NGHĨ DUONG, DIEU DUONG PHIỤC VỤ TRUNG YONG
(dhưa VAT) | (chưa VAT) cam a) (chưa VAT)
TS a! TK) EE a [sea] 239 ei
Ni Ụ HH TT TT l-TrgebbiL6cbiesiria
39,947,248 ripest lee tg J ~ Thách ton: Theo tha thuận - Thac toáe 10054 tong ving 39 ngây.
~ Khối lượng Inln beg, giê PỊ thanh wan dic khối lượngg thực tÊ
~ Kiên mg LÍ đâu đÝ mắt Càng tị lý hợp đẳng vời Công t Min Rắc co hry
TML.TðILX CHox TaD /Ÿỉ⁄/”
CHỦ TỊCH HĐQT SE vu ĐóC oe TẾ trưởng
—— Phạm Vin Binh — 4/Hoàng Phuong TU LI Nguyễn Ngọc Việc
(Trích Báo cáo quản trị thẩm định vật tư công trình Sa Pa Công ty MHDI 10) Trong trường hợp công ty giao khoán trọn gói cho đội xây lắp thì đội trưởng đội xây lắp còn có trách nhiệm xây dựng phương án vốn, gồm: vốn tự có của đội xây lắp; vốn dự kiến tam ứng của công ty; vốn dự kiến vay của công ty, dé đảm bảo quá trình thi công không bị gián đoạn do thiếu vốn Kế hoạch mua nguyên vật liệu sau khi được GD công ty phê chuẩn được trình cho giám sát của chủ đầu tư dé theo dõi, giám sát Về việc lựa chọn nhà cung cap và ký kết hợp đồng: Đối với các nguyên liệu vật liệu chính (xi măng, sắt thép, ) công ty lựa chọn nhà cung cấp. Công ty xác định sự ổn định của nguyên vật liệu đầu vào là nhân tố quan trọng trong hoạt động SXKD của đơn vị, nên luôn chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào, cũng như giữ mối quan hệ với các nhà cung cấp chính Các thỏa thuận liên quan đến quá trình mua các nguyên vật liệu chính đều được thể hiện trên hợp đồng Trinh tự và thấm quyền ký hợp đồng mua nguyên vật liệu được quy định cụ thể trong Quy trình ký hợp đồng với các khách hàng Theo quy định, tất cả các hợp đồng mua vật tư, hợp đồng thuê mua thiết bị thi công đều phải chuyển qua Phòng kinh tế - kế hoạch kiểm tra khối lượng và điều khoản thương thảo của hợp đồng.
Về giá mua nguyên vật liệu có hai hình thức: Thứ nhất, giá không thay đôi trong quá trình thực hiện hợp đồng áp dụng đối với nguyên vật liệu mua trong thời gian ngắn, ít biến động về giá; Thứ hai, giá tạm tính, quá trình thực hiện sẽ có báo giá trước mỗi lần cấp hàng, được áp dụng với vật tư mua nhiều lần trong suốt thời gian thực hiện công trình.
II Ý kiến của Phó Giám đốc
ILL Ý kiến của Giám đắc vesssseeel C Nụ gee „ ĐỨC Lá di das Th than ane pheia
(Trích Phiếu trình tăng nguyên vật liệu bê tông công trình Sa Pa MHDI 10) Thủ tục thanh toán được thực hiện khi có đủ hóa đơn (hóa đơn có thể được lập cho từng lần giao hàng hoặc được lập trên cơ sở tông hợp các lần giao hàng), có biên bản đối chiếu xác nhận khối lượng của hai bên, và số tiền thanh toán gối đầu theo tỷ lệ phần trăm giữa các đợt Quy định thanh toán được quy định cụ thê trong hợp đồng, đảm bảo sự chặt chẽ, có sự ràng buộc trách nhiệm của người bán với sé lượng, chất lượng, chủng loại của vật tư cung ứng.
Về việc nhận hàng: Nguyên vật liệu sẽ được giao nhận tại chân công trình hoặc công ty sẽ nhận hàng tại kho người bán và thuê đơn vị khác vận chuyền Theo quy định, tất cả các nguyên vật liệu mua về đều được nghiệm thu Kế hoạch nhập vật liệu thi công được các đội xây lắp lập và thông báo cho cán bộ kỹ thuật của công ty và cán bộ giám sát của chủ đầu tư Nếu vật liệu mua về xuất thắng cho thi công thì việc nghiệm thu vật liệu không chỉ có sự tham gia của nội bộ đơn vi thi công và nhà cung cấp mà còn có sự kiểm tra, xác nhận về khối lượng, chất lượng, chủng loại, xuât xứ của giám sát chủ đâu tư.
GING ere BIEN BAN GIAO HANG BSL ARCT9I 4
Người giáo hàng: Nguyễn Thành Đạt - Lai Xe Hinh thức vận chưyếểm Nhà máy giao hộ
Deon vị: Công ty Có phần Logistic Tin A Đại Thánh Bién số xe #®QC-Ó0&217K Của nee Q2%œ+(7 Người mua ` *- niềm - TDM
Del lý: TT hủ chú/ độc 7 gio 21 Lý Nam Dé, Hoan Kiếm, Há Mộá LAH: Chủ Hưng - 097 2899628
SỐ tiền thu hộ 0 VND
Hai bên đã tiền hành giao mhận hàng hòa như sau: rr Tên hàng hóa : sương ; " ovr Pred GRi chủ bàng đậu
1 Đến tenon đặt Tâm A ¡0 0096 th, ả 2 2 đường ra 1 đều 40 kites ( có đưyệt giá }
Dại điện Công ty thơn vị giao nhận Đại điện khách hing
(XS ght ho ey (Xí ght ko têng (KY, gh kẹ sản
” KẾ teke Thé kho Lad se
(Trích (Biên bản nhận hang của kho công trình Lý Nam Để - Công ty MHDI 10)
Khi nhập và xuất kho vật tư nguyên vật liệu xây dựng, cần tiến hành nghiệm thu giữa hai bên mua bán và kiểm tra, xác nhận của giám sát chủ đầu tư Đơn vị thi công có trách nhiệm lập thẻ kho theo từng loại vật tư và mở sổ theo dõi vật tư cho từng công trình, hạng mục Kế toán đơn vị thi công phải tổng hợp lập bảng kê các lần nhập kho cùng các chứng từ liên quan, chuyển giao cho kế toán công ty hàng tháng.
Thực trạng hiện nay, các quy định liên quan đến quá trình mua vật tư phục vụ thi công đang áp dụng tại công ty được quy định rời rạc tại nhiều văn bản quản lý nội bộ khác nhau, chưa có chế tài xử phạt hoặc mức xử phạt còn thấp chưa phù hợp đối với cá nhân, bộ phận mua vật tư không đảm bảo tiễn độ, chat lượng, sỐ lượng làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình Các cán bộ trong bộ phận vật tư có sự thay đôi liên tục do các nhân sự nghỉ việc, dẫn đến tính xuyên suốt và theo sát tiến độ của các công trình bị ảnh hưởng Bên cạnh đó, các phòng ban chức năng trong công ty chưa thực sự sát sao trong công tác kiểm tra, giám sát số lượng, chất lượng, chủng loại, xuất xứ nguyên vật liệu mua về Do các công trình thi công phân tán, nên cán bộ kỹ thuật và cán bộ kế toán công ty chủ yếu thực hiện kiểm tra số lượng, giá cả, chủng loại, xuất xứ vật tư mua về trên hồ sơ, chứng từ các đội xây lắp tổng hợp gửi về mà công tác kiểm tra thực tế tại công trình chưa được chú trọng Mặt khác, hầu hết các đội xây lắp thực hiện đối chiếu và lập biên bản xác nhận số lượng vật liệu mua về với nhà cung cấp mà không có sự tham gia của cán bộ kế toán Công ty Đây là một kẽ hở trong công tác kiểm soát, tạo điều kiện cho cán bộ vật tư của các đội xây lắp móc ngoặc với giám sát của chủ đầu tư, nhà cung cấp gian lận về khối lượng, chủng loại, đơn giá vật tư mua về Thủ tục kiểm soát quá trình bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu Đối với khâu bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu: Đặc điểm chung của hoạt động thi công xây lắp là nguyên vật liệu mua về thường được xuất sử dụng ngay không qua kho Tuy nhiên, đối với một số nguyên vật liệu chính như: thép, xi măng, gach, đá, để phục vụ thi công kịp thời nên thường được mua với khôi lượng lớn, khi mua về sẽ làm các thủ tục nhập kho. ó1
Kho là các mặt bằng ngay tại các công trường thi công, thường ở ngoài trời, có tính chất tạm thời nên chất lượng vật tư chịu ảnh hưởng tác động của các yếu tố thời tiết tự nhiên, và dễ mất mát, thất thoát nếu công tác bảo vệ, kiểm kê, kiểm soát không được thực hiện nghiêm ngặt đúng quy trình Tại mỗi công trường, các đội xây lắp khi bố trí mặt bằng thi công có bố trí một phần điện tích dành cho kho bãi dé bảo quản vật tư, thiết bị Kho bãi được phân công bảo vệ và được kiểm tra thường xuyên, hạn chế thấp nhất ảnh hưởng của thời tiết đến chất lượng vật tư Tuy nhiên, công bảo quản, lưu trữ nguyên vật liệu hiện nay chủ yếu giao phó cho các đội xây lắp đảm nhiệm, công tác kiểm tra, đôn đốc việc bảo quản vật tư từ phía các công ty chưa được thực hiện thường xuyên Bên cạnh đó, công ty chưa xây dựng được định mức hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình lưu kho và áp dụng các mô hình tồn kho dé xác định lượng vật tư dự trữ tối ưu. Đối với khâu xuất nguyên vật liệu sử dụng: Thủ tục xuất vật tư sử dụng thi công được thực hiện như sau: Các tô thi công lập phiếu yêu cầu vật tư chuyển cho đội trưởng đội xây lắp hoặc chỉ huy trưởng công trường phê duyệt; Thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư đã được duyệt lập phiếu xuất kho, làm thủ tục xuất kho, và ghi vào thẻ kho Hiện nay, do tiến độ thi công liên tục trên công trường, việc các đội xây lắp xây dựng kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho từng ngày là chưa khả thi, dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu xuất kho có thể nhiều hơn nhu cầu sử dụng thực tế Cuối ngày nguyên vật liệu sử dụng không hết không nhập lại kho dẫn đến giảm chất lượng đối với một số loại vật tư, mặt khác nếu sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu thì cũng khó phát hiện do ban chỉ huy công trình hoặc đội xây lắp không tiền hành nghiệm thu khối lượng công việc hàng ngày Dé đạt được mục tiêu trong quản lý CPNLVLTT thì bên cạnh các thủ tục kiểm soát tổ chức, công ty cần phải thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát kế toán Kế toán cần phối hợp với các thủ kho, các đội xây lắp kiểm tra, đối chiếu công tác lập, lưu trữ các phiếu xuất, nhập và thẻ kho với số chỉ tiết, số tong hợp nguyên vật liệu, và tổng hợp lượng nguyên vật
62 liệu tiêu hao thực tế đối chiếu định mức tiêu hao cho từng công trình, hạng mục công trình hàng tháng, tuy nhiên, thực tế tại công ty, các công việc này thường được thực hiện sau khi công trình, hạng mục công trình được nghiệm thu Vì vậy, việc xác định các nguyên nhân thất thoát, chênh lệch đối với nguyên vật liệu dé có biện pháp chân chỉnh thường không kịp thời.
Các thủ tục kiêm soát được xây dựng, áp dụng trong công ty dé ngăn ngừa va hạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra ở tất cả các khâu, các quá trình hoạt động SXKD, các khoản mục của BCTC, nhăm giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã thiết lập Tuy nhiên, với những đặc điểm ngành nghề, cơ chế tô chức quản lý va Các rủi ro trong yếu đã được nhận diện, phân tích ở trên, trong phạm vi luận văn, tác giả tập trung đánh giá thực trạng thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa và giảm thiêu các rủi ro trọng yếu đó Khi thực hiện hoạt động mua hàng hóa về kho và xuất dùng cho các công trình đang thi công, công ty thực hiện phân tích rủi ro về huy động vốn; rủi ro cân đối dòng tiền; rủi ro về hoạt động đầu tư; rủi ro về khả năng thanh toán; rủi ro về khả năng sinh lời Bên cạnh các rủi ro mang tính khách quan như rủi ro thị trường (rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi suất); rủi ro tín dung; thì công ty đang đối mặt với rủi ro thanh toán Nhận thức chung của các nhà quản lý của MHDI 10 răng đơn vị đang phải đối phó với các rủi ro có thể xảy ra từ chính các hoạt động tài chính của đơn vị Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng và áp dụng các thủ tục kiểm soát dé đối phó với RRTC trong công ty Day là nguyên nhân chính dẫn đến nguồn vốn đầu tư cho dự án không đảm bảo, lãi vay không 6n định, chi phí lãi vay cao, khách hàng chây y, chậm thanh toán, sản pham khó tiêu thụ, hàng tồn kho cao, giá bán thấp hơn nhiều so với phương án dự tính, khả năng sinh lời thấp, thậm chí thua lỗ Trong quá trình hoạt động đầu tư kinh doanh, đặc biệt từ năm 2019 trở về trước, MHDI 10 đã quyết định theo đuôi các dự án đầu tư vượt xa năng lực tài chính và quản trị, dẫn đến chậm và trì trệ trong việc triển khai các dự án, ứ đọng vốn và nguồn tiền lưu động, đây MHDI 10 đến tình trạng khó khăn hiện nay Số dư hàng tồn kho lên đến hơn 90 tỷ Đây là con số quá
63 lớn so với một doanh nghiệp có Vốn chủ sở hữu là 100 tỷ Nợ phải trả lớn, cân đối khả năng thanh toán khó khăn, nợ phải thu chậm thu hồi, phát sinh nợ quá hạn; doanh thu, thu nhập giảm mạnh, kinh doanh kém hiệu quả.
Mặc dù hàng tháng công ty đều tổ chức hội nghị giao ban đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch SXKD và thông qua kế hoạch SXKD tháng tiếp theo nhưng nội dung tại các cuộc họp này tập trung chủ yếu vào đánh giá về giá trị sản lượng và tiến độ thi công, triển khai dự án, các van đề tồn đọng giữa các phòng ban, mà chưa quan tâm đánh giá, cảnh báo các rủi ro liên quan đến việc huy động, sử dụng và thu hồi, hoàn trả vốn của từng dự án đầu tư hoặc công trình nhận thi công, dẫn đến việc quản trị đường hướng công ty mới chỉ đang xử lý ở phần ngọn, chưa giải quyết được phần rễ, nên công ty luôn bị động trong việc đối phó với rủi ro Hiện nay,rong cơ câu tô chức của công ty không có ban kiêm soát rủi ro
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI MHDI 10
BAO CÁO TÀI CHÍNH cho năm tài chính kết thúc ngày 31 thắng 12 năm 2021
Bản thuyết mình Báo cáo tài chính (tiếp theo)
Số cuỗi năm Số đầu năm
- Chỉ phí sản xuất kinh doanh đở dang 32.974.329.505 48.604.288.458
BANG CAN DOI KE TOÁN
TÀI SẢN m7 ae Số cuối năm Số đầu năm = x minh
L Tiền và các khoản tương đương tiền 110 34.916.981.894 3.461.633.722
2 Các khoản tương đương tiền 112
IL Đầu tư tài chính ngắn hạn 120 5.000.000.000 ais
1 Chứng khoán kinh doanh 121 xa
2 Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh (*) 122 'NH
3 Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn 123 V.02 5.000.000.000 aN
IIL Các khoản phải thu ngắn hạn 130 45.335.875.663 104.772.937.975 AY
1 Phải thu ngắn han của khách hang 131 V.03 37.736.761.377 94.797.932.903] Sd
2 Trả trước cho người bán ngắn hạn 132 V.04 6.035.800.910 3.426.827.405 =
5 Phải thu về cho vay ngắn hạn 135
6 Phải thu ngắn hạn khác 136 V.05 1.563.313.376 6.548.177.639
2 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149
V Tài sản ngắn hạn khác 150 4.805.442.245 6.557.502.822
1 Chi phí trả trước ngắn hạn l5 V.07 300.909.091 300.909.091
2 Thuế GTGT được khấu trừ 152 4.504.481.125 6.256.541.702
3 Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước 153 V.1lb 52.029 52.029
I Cac khoan phai thu dai han 210
1 Phải thu dai hạn của khách hang 211
2 Trả trước cho người bản dài hạn 212
7 Dự phòng phải thu đài hạn khó đòi (*) 219
Il Tài sản cố định 220 25.869.613.442 27.497.759.534
1 Tài sản cố định hữu hình 221 V.08 25.869.613.442 27.497.759.534
- Giá trị hao mòn lity kế (*) 223 (5.615.899.312) (3.987.733.220)
HH Bất động sản đầu tư 230
| IV Tài sản dé dang đài hạn 240
V Các khoản đầu tư tài chính dai hạn 250
VL Tài sản dai hạn khác 260
3.3.3.4 Thông tin và truyền thông
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng — xuất kho tại công ty Cô phan Dau tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10
Những ưu điỂm . ¿- 2-52 2+2 EEEEE9E12112112112112171111111211 211111111 tre 67
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát MHDI 10 nằm trong Tổng công ty, có môi trường kiểm soát bên trong và bên ngoài thuận lợi để duy trì và tổ chức hệ thống KSNB nhằm phát huy tác dụng của hệ thống này trong công tác quan lý Các nhà quản trị của MHDI 10 luôn nhận thức sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp Các chính sách, thủ tục kiểm soát luôn được quan tâm thiết kế phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của đơn vị và phù hợp với đặc thù chung của ngành đầu tư bất động sản và thi công xây dựng Công ty mẹ có ảnh hưởng không nhỏ đến việc duy trì tốt hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty MHDI 10, theo dõi và giám sát trực tiếp về xác định chiến lược, ban hành điều lệ và các quy chế quan trọng của công ty, bao gồm quy chế tài chính, quy chế lương, quy chế thưởng, quyết định vị trí của các nhân sự cấp cao của công ty, điều phối các dự án hỗ trợ công việc, chịu trách nhiệm về thương hiệu
Về cơ cau tổ chức, MHDI 10 được xây dựng tương đối thong nhất, ngoài các phòng ban chức năng thuộc khối văn phòng công ty còn có các đơn vị phụ thuộc dé trực tiếp quản lý, điều hành, triển khai thực hiện các dự án đầu tư bất động sản và thi công xây dựng ở các địa bàn khác nhau Các phòng ban chức năng được phân công rõ ràng, đảm bảo các công việc được giao cho các bộ phận phù hợp, không chồng chéo, đồng thời đảm bảo khả năng kiêm soát lẫn nhau, đảm bảo sự phân chia
3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép số sách, và bảo quản tài sản Việc phân công, phân nhiệm giữa các phòng ban được cụ thê hóa bằng văn bản tạo điều kiện
67 thuận tiện cho việc thực hiện Các chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bé nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, sa thải được ban hành khá đầy đủ và chi tiết đã tạo ra động lực cho người lao động trong công ty nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao và góp phần vào hiệu quả hoạt động chung của đơn vị Công tác lập kế hoạch được công ty hết sức coi trọng, gan chặt với định hướng kế hoạch SXKD trung hạn, dai hạn của Tổng công ty Công tác đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch được ban quản tri MHDI 10 coi trọng và đánh giá định kỳ hang tháng, quý và năm Các kế hoạch cũng được thường xuyên điều chỉnh để phù hợp với diễn biến tình hình thực tế.
Về bộ máy kiểm soát, ngoài việc tuân thủ cơ cấu bộ máy kiểm soát theo quy định của Luật Doanh nghiệp, công ty đã ban hành quy chế hoạt động của ban kiểm soát làm cơ sở để ban kiểm soát hoạt động và phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của mình Hệ thống kế toán được tô chức phù hợp về tổ chức bộ máy kế toán cũng như quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, số sách và BCKT tuân thủ theo các chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành Công tác thu nhận thông tin kế toán tại các doanh nghiệp trong công ty đã được chuẩn hóa thông qua việc quy định cụ thể biểu mẫu, cũng như quy trình luân chuyên chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét, phê chuẩn trước khi ghi số Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, công ty đã thiết kế các chứng từ hướng dẫn đáp ứng yêu cầu thu nhận thông tin kế toán được nhanh chóng, kip thời Hệ thống TKKT được vận dụng phù hợp với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp Các TKKT đã được mở chỉ tiết theo nhiều cấp phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết vật tư, tài sản, công nợ, tiền vốn, chỉ phí, giá thành, kết quả hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống SKT theo hình thức kế toán nhật ký chung được đánh giá là phù hợp với điều kiện các doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Hệ thống BCTC tại công ty tuân thủ theo đúng Chế độ kế toán hiện hành Hệ thống BCQT phản ánh về tình hình thực hiện đã được xây dựng tương đối đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu thông tin, yêu cầu kiểm tra, giám sát tài sản, nguồn vốn đồng thời là căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng dự án, công trình.
Chu trình mua hàng — xuất kho
Về thủ tục kiểm soát, các thủ tục kiểm soát được công ty áp dụng đã hướng tới mục tiêu kiểm soát và giảm thiêu các rủi ro trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp Các nguyên tắc kiểm soát cơ bản như: bất kiêm nhiệm; ủy quyền và phê chuẩn; phân công, phân nhiệm đã được vận dụng trong xây dựng các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát đã được hệ thống bang các văn ban như quy trình, quy chế, quy định nhăm đảm bảo các thủ tục kiểm soát được thực thi trong quá trình hoạt động của đơn vi Ban Giảm đốc MHDI 10 đã nhận thức được các rủi ro trọng yếu tới mục tiêu của hệ thống KSNB và đã xây dựng, áp dụng các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng của các rủi ro này, bước đầu đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận, cụ thể là: Đối với các RRTC đã rà soát, điều chỉnh kế hoạch, tiến độ đầu tư hoàn thành các sản phẩm phù hợp với tiến độ kinh doanh và thu hồi vốn, đảm bảo khả năng cân đối thu chi, phân loại tuổi nợ phải thu đến hạn, quá hạn để có biện pháp thu hồi, tập trung ưu tiên bố trí vốn vào các dự án có khả năng kinh doanh tốt để tạo doanh thu, thu hút dòng tiền, tăng vòng quay sử dụng vốn; Đối với các rủi ro về Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bị đội lên do không kiểm soát chu trình mua hàng- xuất kho, công ty đã xây dựng, áp dụng các chính sách, quy chế kiểm soát quá trình mua, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu; Đối với các rủi ro ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán đã xây dựng, áp dụng chính sách, thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
Bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, hệ thống KSNB công ty còn bộc lộ những hạn chế cần phải hoàn thiện nhằm phát huy hiệu quả cụ thé là:
Thứ nhất, nhận thức về hệ thống KSNB của ban giám đốc MHDI 10 còn chưa đầy đủ Tính chính trực và giá trị dao đức được coi trọng nhưng chưa có chiến lược xây dựng và duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức như một nét văn hóa riêng của đơn vị Đặc biệt, ban quản trị công ty vẫn còn chủ quan, nóng vội trong các quyết định đầu tư, không lường trước các diễn biến phức tạp của nền kinh tế và thị trường bất động sản dẫn đến hiệu quả đầu tư thấp, hàng tồn kho cao, chậm luân
69 chuyên Công tác đánh giá rủi ro vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm quản lý cá nhân hơn là trên cơ sở sử dụng bộ máy giúp việc chuyên trách về đánh giá rủi ro với những phương tiện và phương pháp đánh giá rủi ro hiện đại, khoa học.
Về cơ cấu tô chức, các phòng ban chức năng của Khối cơ quan mới chủ yếu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, chưa vươn ra bao quát và hoạt động quản lý hiệu quả và toàn điện các hoạt động chung của toàn công ty Dé tiết kiệm chi phí các vị trí công tác còn kiêm nhiệm nhiều công việc Việc phân công công việc và xác định trách nhiệm cá nhân và bộ phận còn chưa rõ ràng, không được quy định bằng văn bản chính thức, gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định, triển khai công việc và kiểm tra kết quả thực hiện công việc.
Về chính sách nhân sự, hiện nay công ty đã đề ra các chính sách, tiêu chuẩn cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bồ nhiệm, đền bù, sa thải nhân viên nhưng các chính sách này đã được ban hành nhưng chậm bé sung, sửa đổi dẫn đến không còn phù hợp Với một số nhân sự, việc tuyển dụng còn thông qua quen biết, mối quan hệ của các cấp quan lý cấp trên, dẫn đến các quy trình tuyên dụng không được áp dụng đồng bộ, ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự của công ty Công tác đào tạo cho người lao động đã được công ty quan tâm nhưng mới chỉ được thực hiện riêng rẽ ở từng phòng ban Việc tuyên dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên quản lý rủi ro có kinh nghiệm, có kiến thức dé có thé đánh giá và quản lý rủi ro chưa được công ty quan tâm đúng mức.
Về công tác lập kế hoạch đã công ty coi trọng, tuy vậy vẫn còn có một số các hạn chế như: chưa chủ động năm bắt tình hình thực tế dé lập kế hoạch SXKD; chưa triển khai ứng dụng các phần mềm chuyên nghiệp phục vụ công tác lập kế hoạch nói chung và công tác lập kế hoạch thi công nói riêng; một số kế hoạch được các đơn vị lập sơ sài, mới chỉ dừng ở việc nêu chỉ tiêu kế hoạch, thiếu cơ sở thuyết phục cho số liệu đưa ra chỉ mang tính cóp nhặt và không logic có hệ thống, và thiếu các giải pháp thực hiện kế hoạch; sự liên kết giữa các kế hoạch còn lỏng lẻo do có nhiều các bộ phận, cá nhân khác nhau lập; công tác lập kế hoạch và phê duyệt kế hoạch hiện nay còn chậm, đặc biệt là lập kế hoạch tài chính.
Thứ hai, hệ thống kế toán còn bộc lộ nhiều hạn chế, dẫn đến quá trình thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin kế toán không day đủ, kịp thời, chính xác anh hưởng tới việc ra quyết định quản lý, điều hành của các cấp quản lý trong doanh nghiệp Hiện nay, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chủ yếu tại các đội xây lắp, tuy nhiên các quy định hướng dẫn về công tác lập, kiểm tra CTKT cho các bộ phận này chưa được cụ thê, chỉ tiết dưới hình thức số tay kế toán, mặt khác do trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán của nhân viên kế toán đội còn nhiều hạn chế nhưng lại kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác nên công tác hạch toán ban đầu còn có nhiều sai sót Việc tập hợp và luân chuyên CTKT đặc biệt là các CTKT do đối tác bên ngoài lập về phòng kế toán công ty còn chậm do các đơn vị chưa ban hành các quy định cụ thé Điều này ảnh hưởng công tác kiểm soát chi phí, tập hợp chi phí tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, công tác kiểm tra đối chiếu công nợ Bên cạnh đó, công ty không thực hiện in SKT hàng tháng mà in SKT theo quý, vì vậy có thé gặp những rủi ro mat số liệu nếu phần mềm kế toán của đơn vị gặp sự cố, hoặc số liệu bị người sử dụng tự ý sửa đôi, bổ sung, điều chỉnh Các thủ tục thực hiện trước khi lập BCTC như: kiểm kê, đối chiếu công nợ; trích lập dự phòng: chưa được các đơn vị thực hiện nghiêm túc theo quy định hiện hành, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán cung cấp và ảnh hưởng tới việc nhận diện các RRTC của đơn vị Hệ thống BCQT chưa được thiết kế đầy đủ, phù hợp với các yêu cầu quản lý đặc thù của lĩnh vực hoạt động đầu tư kinh doanh bat động sản và thi công xây dựng.
Thứ ba, công ty ban hành chưa đầy đủ các quy chế quản trị nội bộ làm cơ sở kiểm soát các hoạt động của đơn vị Nguyên tắc phân công phân nhiệm được thực hiện khá tốt từ lãnh đạo cấp phòng trở lên, tuy nhiên việc phân công phân nhiệm cho mỗi nhân viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tại các phòng ban trong công ty lại chưa rõ rảng, chưa được cụ thể hóa bằng văn bản Điều này dẫn đến cán bộ được phân công không nắm rõ quyền hạn, nhiệm vụ của mình, cũng như khó quy trách nhiệm khi để xảy ra sai phạm Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn được áp dụng, tuy nhiên việc kiêm soát các nội dung được ủy quyền cho cấp dưới còn lỏng lẻo, dẫn đến nguy cơ lạm quyền dé thực hiện các công việc tư lợi cho cá nhân Nguyên
71 tắc bất kiêm nhiệm chưa được quán triệt đầy đủ, chủ tịch HDTV của công ty vẫn quản trị điều hành cùng Ban giám đốc Thành viên ban kiểm soát kiêm nhiệm chức vụ phó các phòng ban chức năng, nên tính khách quan, độc lập trong hoạt động kiểm soát của ban kiểm soát bị ảnh hưởng Công ty chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện quản lý rủi ro Chức năng quản lý tài sản với kế toán ghi số, giữa người thực hiện nghiệp vụ kinh tế với người có thẩm quyền phê chuẩn nghiệp vụ cần được tách biệt, tuy nhiên, tại các đội xây lắp việc kiêm nhiệm giữa người mua vật liệu va kế toán đội vẫn diễn ra khá phổ biến.
Nguyên nhân của những han chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cô phan Đầu tư Xây dựng va Thương mại MHDI 10 . 22 22 s=sz=sz 73 CHƯƠNG 4 GIẢI PHAP VÀ KIÊN NGHỊ cc: 55cvcccccvvrrrrrrrrrrrrrre 75 4.1 Đề xuất về môi trường kiểm soátt . 2-2 + £+E+SE+EE+EE+EE+E£EEEEeEEeEkerkrrkrree 76
Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, Ban quản trị công ty cần nghiên cứu và thực hiện đồng bộ các giải pháp sau: Một là, ban hành văn bản quy định về công tác lập kế hoạch Quy định rõ danh mục các kế hoạch cần lập (kế cả kế hoạch tong thé va ké hoach chi tiét), quy định rõ trách nhiệm chủ tri của bộ phan chính và trách nhiệm phối hợp của các bộ phận có liên quan, cũng như trách nhiệm phê duyệt của cấp có thẩm quyền Hiện nay công tác kế hoạch của công ty còn nhiều hạn chế, điều này thể hiện rất rõ trong công tác lập dự án đầu tư những năm trước đây đã không lường hết được các diễn biến khó khăn, bắt lợi của nền kinh tế và nhu cầu thị trường dẫn đến hàng tồn kho cao, vốn bị ứ đọng, hiệu quả kinh doanh thấp, kinh doanh bị thua lỗ nặng nề Vì vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch đề hệ thống kế hoạch vừa phát huy tác dụng định hướng vừa là công cụ dé kiểm soát, đánh giá mọi hoạt động của đơn vị thì trước hết phải nâng cao năng lực trình độ của các cán bộ lập kế hoạch, không chỉ tô chức đào tạo cho những cán bộ phòng kế hoạch mà còn là những cán bộ ở các phòng ban chức năng khác trong công ty có tham gia vào công tác lập kế hoạch Kế hoạch tiến độ thi công đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả SXKD thông qua việc rút ngắn thời gian xây dựng, nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị thi công, nâng cao chất lượng xây lắp, hạ giá thành Trên cơ sở kế hoạch tiến độ thi công của mỗi công trình, dự án đã được duyệt, công ty cần phải lập được chi tiết các kế hoạch cụ thể như: kế hoạch nhân công; kế hoạch vật tư; kế hoạch máy thi công; dự toán chi phi.Như vậy, giữa kế hoạch chỉ tiết và thực tế triển khai có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu một trong các kế hoạch chỉ tiết không được dự tính đầy đủ có thé sẽ dẫn đến những ton thất hoặc lãng phí vì sản xuất bị gián đoạn.
Đề xuất về hệ thống thông tin 2-2 2 ¿+ +E#EE#EE+EE£EE£EEZEEEEerEerkerxrrkrree 78 4.3 Đề xuất tăng cường hoạt động kiểm soát và giám sát chu trình mua hàng - xuất khO - 5-52 S< St 2E EE12112717121121171111211111 1111121111 111111.11 111111 rre 79
Về cơ bản hệ thống CTKT phục vụ thu nhập thông tin kế toán tại công ty đã được thiết kế khá đầy đủ, công tác hạch toán ban dau và tổ chức luân chuyển CTKT đã được quy định ở một số tài liệu về quản lý tài chính Tuy nhiên, những quy định đó chưa thực sự cụ thé, rõ ràng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính, dẫn đến
78 công tác phê duyệt chứng từ, thu nhận, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, đặc biệt là ở các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình còn có nhiều bat cập Dé khắc phục các hạn chế đó, công ty cần thực hiện các giải pháp sau: Xây dựng và ban hành bổ sung thêm các mẫu CTKT đặc thù để phản ánh đủ các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính của công ty Thông qua việc ban hành và hướng dẫn cho kế toán của các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình các quy định về lập, kiểm tra CTK theo các mẫu đã được quy định, đảm bảo tính thống nhất về CTKT toàn công ty Thực tế hiện nay tại công ty, CTKT được lập ở đội xây lắp, ban chỉ huy công trình là chủ yếu Tuy nhiên, do hướng dẫn của phòng Tài chính Hành chính chưa cụ thê, chỉ tiết, mặt khác do năng lực trình độ của nhân viên kế toán đội và sự chi phối bởi các công việc khác ma kế toán đội phải kiêm nhiệm nên CTKT còn nhiều sai xót Vì vậy công ty cần ban hành tài liệu đưới hình thức số tay kế toán hướng dẫn chi tiết công tác lập, kiểm tra, xử lý khi CTKT có sai sót và tô chức tập huấn nghiệp vụ cho kế toán đội Bên cạnh đó cần quy định thời hạn các đội xây lắp, đơn vi trực thuộc luân chuyền CTKT về phòng tài chính kế toán công ty Hiện nay việc luân chuyển CTKT từ các Đội xây lắp, đơn vị trực thuộc về phòng tài chính kế toán thường bị chậm, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu ghi số, lập báo cáo Phòng tài chính kế toán công ty cần có quy định cụ thể về thời hạn luân chuyển CTKT phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở các bộ phận về phòng tài chính kế toán, đặc biệt là đối với các đội xây lắp Đồng thời để đảm bảo tính thực thi của quy định thì phải có các chế tài xử lý nếu không tuân thủ, như đối với các đội xây lắp không cho thanh toán hoặc cho tạm ứng tiếp nếu không tập hợp đầy đủ CTKT liên quan đến các hạng mục đã thi công.
4.3 Đề xuất tăng cường hoạt động kiểm soát và giám sát chu trình mua hàng - xuất kho
Với những hạn chế về các thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng — xuất kho, ảnh hưởng lớn đến chi phí NLVLTT như đã trình bay và phân tích ở chương 3, công ty cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát quá trình mua sắm hàng hóa — xuất kho. Đề khắc phục tình trạng các quy định liên quan đến quá trình mua vật tư phục vụ thi
79 công đang áp dụng tại công ty hiện nay được quy định rời rạc tại nhiều văn bản quản lý nội bộ khác nhau, công ty cần xây dựng ban kiểm soát tại các công trình thi công, qua đó giám sát việc thực hiện các quy chế mua vật tư và quy trình mua hàng voi các quy định cu thể về trình tự, công việc, thủ tục và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan Việc có Ban giám sát của công ty tại các công trình giúp các hoạt động thi công diễn ra được trơn tru, đảm bảo hiệu quả sử dụng và mua sắm vật tư vật liệu cho các công trình Các thủ tục kiểm soát quá trình mua sắm nguyên liệu, vật liệu cần được thực hiện như sau:
Về việc lập kế hoạch mua NLVL: Các thủ tục kiểm soát chi phí NLVL phục vụ thi công xây lắp phải được thực hiện triệt dé ngay từ khâu lập kế hoạch mua sim nguyên liệu, vật tư Kế hoạch mua sắm phục vụ thi công xây lắp phải được lập trên cơ sở tiến độ thi công, định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng công trình, hạng mục công trình và công tác dự báo tình hình biến động về giá cả, nguồn cung ứng vật tư Nhằm nâng cao tính chủ động và tự chịu trách nhiệm, dé vật tư mua về đảm bảo thời gian, khối lượng, chủng loại theo yêu cầu cần tăng cường hơn nữa sự phối hợp và kiểm soát của các phòng ban chức năng trong công ty Kế hoạch mua NLVL phải được các phòng ban chức năng của công ty thâm định và phải được GD công ty phê duyệt ké cả trong trường hợp giao khoán.
Việc nghiệm thu vật liệu thi công do các đội thi công thực hiện, có thông báo đến cán bộ kỹ thuật của công ty và cán bộ giám sát chủ đầu tư Tất cả vật liệu mua về đều phải được nghiệm thu với sự tham gia của đội thi công, nhà cung cấp và giám sát chủ đầu tư để xác nhận khối lượng, chất lượng, chủng loại Nếu nhập kho, vật liệu sẽ được nghiệm thu giữa hai bên mua bán, khi xuất đi phải được giám sát chủ đầu tư kiểm tra, xác nhận Khi nhận vật tư, phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định Đội thi công có trách nhiệm lập thẻ kho theo từng loại vật tư, mở sổ sách theo dõi vật tư cho từng công trình, hạng mục Khi nhận được bảng kê các lần nhập hàng, đội thi công sẽ đối chiếu với sổ sách theo dõi để đảm bảo tính chính xác.
80 chứng từ mua vật tư do kế toán đội xây lắp chuyền đến, kế toán công ty sẽ đảm nhận công việc đối chiếu với nhà cung ứng về số lượng, giá trị hàng mua cũng như tình hình công nợ phải thanh toán. Đặc biệt, việc kiểm soát quá trình bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu cần được đặc biệt chú trọng Công ty cần có kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho tại các công trình và kho công ty định kỳ hàng tháng để đảm bảo cập nhập chính xác số lượng hàng tồn kho tại các kho công trình Việc này là vô cùng cấp bách đối với tình hình hoạt động kinh doanh khó khăn kéo dài của công ty Qua việc kiêm kê hàng tồn kho định kỳ hàng tháng công ty có thể đưa ra các phương pháp khắc phục hiệu quả và kịp thời Cụ thé với các hàng tồn kho còn sử dụng được trong kho, công ty sẽ xuất ra cho các công trình có phạm vi quanh Hà Nội và các công trình tỉnh có phương tiện thuận lợi, tránh hàng tồn kho tồn lớn trong kho và ứ đọng vốn Với những hàng tồn kho đã quá hạn sử dụng, hoặc lỗi thời không xuất dung được cho các công trình, công ty cần xây dựng kế hoạch thanh lý tài sản để thu hồi vốn tiếp tục đưa vào tái đầu tư sản xuất kinh doanh. Đối với khâu bảo quản, dự trữ vật tư: Kho của công trình là mặt băng ngay tại các công trường thi công, thường ở ngoài trời, có tính chất tạm thời nên chất lượng vật tư chịu ảnh hưởng tác động của các yếu tố thời tiết tự nhiên, và dễ mất mát, thất thoát vì vậy công tác bảo vệ, kiểm kê, kiểm soát phải được thực hiện nghiêm ngặt đúng quy trình Công ty cần xây dựng chế tài xử lý nghiêm các vi phạm nếu cán bộ có trách nhiệm quản lý vật tư để xảy ra mất mát, hư hỏng vật tư do những nguyên nhân chủ quan Các vật tư chính xuất dùng trong ngày không sử dụng hết cần được nhập lại kho Thời gian giữa các lần kiểm kê kho cần được rút ngắn, nên cuối mỗi tháng thay vì định kỳ 6 tháng một lần như một số doanh nghiệp hiện nay.
Dé khắc phục các nguyên nhân khách quan đến từ loại hình kinh doanh, nhà quản trị MHDI 10 cần tăng cường các Thủ tục kiểm soát: bao gồm các quy chế, chính sách, các bước và thủ tục do nha quản trị doanh nghiệp thiết lập và tô chức thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện các rủi ro trong quá trình hoạt động
SXKD nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Có rất nhiều các thủ tục kiểm soát khác nhau được thiết kế và vận hanh ở mọi cấp, mọi khâu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Để kiểm soát, ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng của rủi ro tín dụng đến hoạt động kinh doanh, công ty cần triển khai các biện pháp như sau: rà soát, điều chỉnh kế hoạch đầu tư, giá bán và phương án kinh doanh để tối ưu hóa doanh thu và dòng tiền; phân loại và thu hồi nợ quá hạn hiệu quả; tập trung nguồn lực vào các dự án triển vọng để tạo nguồn thu và tăng vòng quay vốn, đảm bảo nguyên tắc đầu tư gắn liền với kinh doanh và mang lại hiệu quả.
Nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB nói chung và chu trình mua hàng — xuất kho nói riêng có ý nghĩa quan trọng với công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, giúp công ty vượt qua khó khăn, hướng đến sự phát triển ôn định, bền vững và thực hiện thành công Đề đảm bảo các nội dung hoàn thiện là thiết thực và hữu ích, tác giả đã đưa ra những phương hướng, yêu cầu và nguyên tắc cơ bản để định hướng cho các nội dung hoàn thiện Công ty có ngành nghề kinh doanh chính là đầu tư bất động sản và thi công xây dựng, đây là những lĩnh vực kinh doanh được đánh giá là có nhiều cơ hội phát triển đột phá nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro Dé ngăn ngừa, giảm thiêu rủi ro, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thì yêu cầu nâng cao năng lực, hiệu quả quan lý được đặt ra cấp bách Có thé nói hệ thống KSNB có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp vì nó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đặt ra, ngăn ngừa, hạn chế tới mức thấp nhất các rủi ro đối với doanh nghiệp Với mục đích nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB và KSNB chu trình mua hàng — xuất kho tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, qua đó luận văn đã đưa ra một số giải pháp giúp phát huy những ưu điểm sẵn có và khắc phụ hạn chế những yếu điểm của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp Để đảm bảo các nội dung hoàn thiện là xác đáng và có tính khả thị, luận văn đã chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB tại công ty làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp hoàn thiện Mặc dù những vấn đề được đưa ra còn mang tính khái quát cao nhưng sẽ góp phần giúp ban quản trị của công ty
Cé phần Đầu tư Xây dựng va Thương mại MHDI 10 có thé tham khảo và nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống KSNB của mình Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu do nhiều điều kiện hạn chế, luận văn không thé tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô, đồng nghiệp, các nhà quản lý cấp cao tại công ty dé luận văn được hoàn thiện hơn, có giá trị lý luận và thực tiễn cao hơn.
1 Bộ Tài chính, 2012 Thông tư 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 Hướng dân chế độ Kế toán Chủ dau tư.
2 Nguyễn Trọng Cơ và Nghiêm Thi Tha (chủ biên), 2013 Quan tri rủi ro tài chính trong các tập đoàn kinh té nhà nước: ly luận - thực tién, Nxb Tài chính, Hà Nội.
3 Ngô Thế Chi và Phạm Tiến Hưng (chủ nhiệm), 2013 Nang cao chất lượng công tác nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các tập đoàn kinh tế Nhà nước trong quá trình kiển toán do Kiểm toán Nhà nước tiến hành, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Kiểm toán Nhà nước.
Theo Nghị định 111/2007/NĐ-CP của Chính phủ, được ban hành ngày 26 tháng 06 năm 2007, các tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập, công ty mẹ là công ty nhà nước sẽ được chuyển đổi để hoạt động theo hình thức công ty mẹ - công ty con và tuân thủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
5 Chuan mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (VSA 400), ban hành theo Quyết định số 143/2001/QD-BTC ngày 21 thang
12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính