Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Xây dựng bộ tài liệu để chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (qua khảo sát thực tế tại Hà Nội)

LỜI CẢM ƠNĐề tài “Xây dựng bộ tài liệu để chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ qua khảo sát thực té tại Hà Nội” là nội dung tác giả chọn dé nghiên cứu va lam luậ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Thanh Huyền

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

HÀ NỘI - 2024

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Chuyên ngành: Quản tri văn phòng Định hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8340406 I

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS Vũ Thị Phụng

HÀ NỘI - 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tác gia xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập cua cá nhân

tác giả với sự hướng dẫn của PGS.TS Vũ Thị Phụng Các số liệu và kết quả khảo sát là thực tế, khách quan, nội dung của dé tài luận văn là trung thực.

Những tài liệu tham khảo từ các nguồn tài liệu khác đều được chú thích theoquy định Tác giả xin chịu trách nhiệm về kết quả nghiên cứu trong luận văn

LỜI CẢM ƠN

Đề tài “Xây dựng bộ tài liệu để chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (qua khảo sát thực té tại Hà Nội)” là nội dung tác giả chọn dé nghiên cứu va lam luận văn thạc sĩ sau hơn một năm theo hoc

chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng, khoa Lưu trữ

học và Quản trị văn phòng tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn —

DHQGHN.

Đề hoàn thành quá trình nghiên cứu và hoàn thiện dé tài luận văn này,lời đầu tiên tác giả xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Vũ Thị Phụng

đã trực tiếp chỉ bao và hướng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu dé tác giả

hoàn thiện đề tài luận văn này Ngoài ra tác giả xin chân thành cảm ơn các

Thay, Cô va Ban lãnh đạo Khoa Luu trữ hoc và Quan tri văn phòng, trường

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHGQHN đã đóng góp những ý kiến

quý báu cho đề tài luận văn

Nhân dip nay, tác giả cũng xin cảm ơn các doanh nghiệp đã tạo điềukiện và dành thời gian cho tác giả được tiễn hành khảo sát, nghiên cứu

Cuối cing, xin cảm ơn những người thân, bạn bé đã luôn động viên tácgiả hoàn thành khóa học và đề tài luận văn này

MỤC LỤC

1.4.3 Dự thao, ban hành bộ tải liệu dé chuân hóa hoạt động văn phòng 33

1.5 Trách nhiệm trong việc xây dựng bộ tài liệu chuân hóa hoạt động văn phòng 35

3.1.2 Xác định các hoạt động văn phòng can được chuẩn hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

3.1.3 Lựa chọn hình thức tài liệu hoặc văn ban dé chuân hóa các hoạt động

văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

3.2 Hướng dan xây dựng va sử dụng bộ tài liệu CHHDVP

3.2.1 Hướng dân chung

3.2.2 Hướng dân xây dựng mâu một số tài liệu về CHHDVP

Tiêu kêt chương 3

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT

CBNV Can b6 nhan vién

CHHĐVP Chuẩn hóa hoạt động văn phòng

DNVVN Doanh nghiệp vừa và nhỏ

QTVP Quan tri van phong

TNHH Trach nhiệm hữu han

DANH MỤC CÁC BANG BIEU BO

Bảng 2.1 Bảng so sánh doanh nghiệp theo quy mô

Bảng 2.2 Kêt quả khảo sát nội dung các quy phạm nội bộ

Bang 3.3 Danh mục các HĐVP cân chuân hóa

Bảng 3.4 Danh mục QPNB CHHĐVP áp dụng cho doanh nghiệp vừa

Bảng 3.5 Danh mục QPNB CHHĐVP áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ

Bảng 3.6 Các bước xây dựng một quy chê

Biêu đồ 2.1 Danh sách quy phạm nội bộ đã được xây dựng và ban hành

tại các doanh nghiệp tham gia khảo sát

Biéu đồ 2.2 Kêt quả khảo sát nhận định của người tham gia khảo sát vê

danh mục các tài liệu CHHDVP đã được ban hành của doanh nghiệp

(Đơn vi tính: %)

Biéu đồ 2.3 Kêt quả khảo sát mức độ hiệu biết vê việc áp dụng tiêu chuân

ISO trong CHHĐVP của các doanh nghiệp

Biêu đồ 2.4 Đánh giá của người tham gia khảo sát vê việc tham khảo

ý kiên khi xây dựng các tài liệu QPNB

Biéu đồ 2.5 Kêt quả khảo sát tân suât phô biên, đào tạo, hướng dan

cách thức thực hiện các quy phạm nội bộ

Biéu đồ 2.6 Tỉ lệ doanh nghiệp tham gia khảo sát có kiêm tra đánh giá

việc thực hiện các chuân mực vê HDVP

Biéu đồ 2.7 Kêt quả khảo sát vê các nội dung có trong quy chê làm việc

của các doanh nghiệp

Biêu đồ 2.8 Kêt quả khảo sát mức độ khó khăn trong quá trình xây dựng

bộ tài liệu CHHDVP

Biêu đồ 2.9 Kêt quả khảo sát mức độ đông tình với danh mục bộ tài liệu chuân hóa do tác giả đê xuât

MỞ DAU

1 Lý do chọn đề tài

Theo thống kê từ hệ thống đăng ký kinh doanh, mỗi ngày có hàng nghìndoanh nghiệp được thành lập trên nhiều lĩnh vực như: công nghệ thông tin, bất

động sản, sản xuất, xây dựng, du lịch-lữ hành Bên cạnh đó cũng có hàng

nghìn doanh nghiệp khác bị phá sản hoặc giải thể, ngừng hoạt động Tínhriêng đến hết năm 2022, số doanh nghiệp thành lập mới là 148.533, trong khi

số doanh nghiệp giải thé hay ngừng hoạt động là 93.606, chiếm hon 60% tông

số doanh nghiệp mới thành lap.’

Vấn đề đặt ra là, làm thế nào dé hoạt động của doanh nghiệp được diễn

ra ôn định và phát triển bền vững? Có nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến

sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm: tài chính, cơ sở vật chất, môi trường

làm việc, hệ thống các quy chế (QC), quy định (QD), quy trình (QT) làm việc

(gọi chung là các quy phạm nội bộ), cách thức kiểm tra và đo lường, conngười, Tuy nhiên, theo tác giả, nếu xem xét vấn đề từ góc độ Quản trị vănphòng, một trong những yếu tố quan trong ảnh hưởng trực tiếp đến sự tôn tại

và phát triển của doanh nghiệp đó là hệ thống các chuẩn mực nội bộ liên quanđến hoạt động hành chính văn phòng (trên cơ sở tuân thủ pháp luật chung),

thể hiện qua các văn bản, tai liệu do doanh nghiệp ban hành va tô chức thực

hiện như: QC, QD, QT Bởi lẽ, khi đã có hệ thống chuẩn mực trong hoạt độngvăn phòng (HĐVP) thì về cơ bản việc thực hiện công việc sẽ diễn ra theo

đúng trình tự, nhà quản trị sẽ dễ dàng quản lý, làm giảm xung đột trong công

việc, trong quyền lợi của từng cá nhân; giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan

về tổ chức của mình, công việc mình cần làm, biết mình cần phải đạt được

những mục tiêu gì trong công việc.

IISố liệu thong kê về đăng ký ié kykinhdoanh.gov.vn)J truy cập ngày 10/5/2023

Trong quá trình công tác và làm các dự án về hành chính văn phòngcùng các doanh nghiệp trên nhiều quy mô và lĩnh vực, tôi nhận thấy rằng cácdoanh nghiệp lớn đều xây dựng cho mình hệ thống các QC, QD, QT làm việcđược chuẩn hóa rõ ràng, đã áp dụng chặt chẽ trong quá trình làm việc Thông

thường các doanh nghiệp này sẽ có các bộ phận, phòng ban riêng để xây dựng, đánh giá, kiểm tra và đảm bảo việc thực hiện các quy phạm nội bộ

(QPNB) trong toàn doanh nghiệp Tuy nhiên đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

(DNVVN), do chưa nhận thức đầy đủ hoặc chưa có khả năng xây dựng quy

phạm nội bộ hay đã nhận thức và xây dựng các quy phạm nội bộ nhưng lại

chưa áp dụng hiệu quả, nên vấn đề quản trị văn phòng vẫn còn nhiều bất cập,ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Từ nhận thức trên, là người đang công tác và nghiên cứu về lĩnh vực

quản tri văn phòng, sau khi theo học thạc sĩ ngành Quản tri văn phòng, trường

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, tôi mongmuốn nghiên cứu, xây dựng một bộ tài liệu bao gồm hệ thống các QC, QD,

QT cơ bản nhất nhăm chuẩn hóa hoạt động văn phòng (CHHĐVP) cho các DNVVN Chính vi vậy, tôi quyết định chon vấn đề “Xây dung bộ tài liệu để

chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (qua khảosát thực tế tại Hà Noi)” làm đề tài luận văn cao học của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trên thế giới, khái niệm “chuẩn hóa” hay “tiêu chuẩn hóa” đã được dé

cập từ rất sớm.

Thế ky 18, một số nhà quản tri đã thực hiện tiêu chuẩn hóa các xưởng

sản xuất dé thích nghi với cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ II Cho đến thé

kỷ 20 nhiều tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc gia được thành lập tại: Anh (1901),

Hà Lan (1917), Pháp (1921) Đặc biệt là sự ra đời của tổ chức Tiêu chuẩnhóa quốc tế (International Organization for Standarlization- ISO) vào năm

1946 là dâu môc quan trọng cho việc thúc đây vân đê tiêu chuân hoá và các

hoạt động có liên quan giúp cho trao đổi hàng hoá và dịch vụ trên phạm vitoàn thế giới được thuận lợi Hiện tại, các khái niệm nêu trên ngày càng phổbiến do việc chuẩn hóa và đề ra các tiêu chuẩn diễn ra trên mọi lĩnh vực lĩnhvực khoa học, công nghệ và kinh té.

Van dé CHHĐVP là một trong những nội dung quan trọng của quan trịvăn phòng nên trong nhiều năm trở lại đây, đã có một sé giáo trình, bài viết,

tuy chưa phong phú nhưng về cơ bản đã dé cập đến các nội dung của HDVP

cũng như CHHĐVP.

Dưới đây là một số giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết tiêu biểu cónội dung liên quan đến vấn đề nêu trên:

Nguyễn Thị Kim Bình, “Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động

hành chính văn phòng của các cơ quan: khái niệm, vai trò và quy trình xây

dựng”, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 03, 2019 Bài viết đã đưa ra các khái

niệm và vai trò của hệ thong van bản quan lý nội bộ (gồm các QC, QD, QT,

quy tac, ndi quy); phân tích những vai trò của hệ thong văn bản quan lý nội bộ

về công tác văn phòng: mô tả quy trình xây dựng và ban hành hệ thống văn

bản nêu trên.

Văn Tat Thu, “Giáo trình Quản trị văn phòng”, NXB Bach Khoa, 2020.Giáo trình gồm 8 chương mô tả những nội dung tổng quan về văn phòng và

QTVP va cách thức thực hiện các HDVP.

Vũ Thi Phụng (chủ biên) và nhóm tác giả, “Giáo trình Lý luận về Quản

trị văn phòng”, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021 Giáo trình gồm

3 phần, 12 chương với nội dung tập trung vào những vấn đề lý luận về vănphòng và QTVP Đặc biệt, tại phần III chương 5 của giáo trình đã nêu rõ cơ sở

lý thuyết, mục tiêu, lợi ích, biện pháp CHHDVP- một nội dung chưa từng

được tổng hợp tại các giáo trình trước đó

Trong các công trình nghiên cứu nêu trên, các vấn đề xoay quanhHDVP và việc CHHĐVP đã được phân tích và cập nhật tương đối day đủ và

chỉ tiết gồm: khái niệm, mục tiêu, vai trò và cách thức tô chức thực hiện Qua

đó có thể thấy được vấn đề cốt lõi của CHHĐVP là việc xây dựng và banhành các chuẩn mực áp dung chung trong cơ quan, doanh nghiệp

Ngoài ra, có rất nhiều luận văn thạc sĩ QTVP đã áp dụng những lýthuyết về CHHĐVP trong giáo trình và sách chuyên khảo nêu trên để khảo sát

và đề xuất các giải pháp về chuân hóa hoặc tổ chức khoa học hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp cụ thé như:

Nguyễn Thị Hồng Hoa, “7ổ chức khoa học hoạt động văn phòng tạicác trường mam non trên địa ban huyện Phúc Thọ, thành pho Ha Nói”, luận

văn Thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và

Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2019 Luận văn đã trình bày chi tiết các

lý thuyết về tổ chức khoa học HDVP và dé cập tới CHHĐVP là một trong số

những giải pháp dé tổ chức khoa học cho HĐVP tại các trường mam non trên địa bàn huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội.

Phùng Thị Phương Liên, “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại hội sở

ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam ”, luận văn Thạc sĩ ngành Quản tri văn

phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia HàNội, 2019 Đây là luận văn đầu tiên của ngành QTVP đã hệ thống và làm rõ

cơ sở lý luận về CHHĐVP Thông qua việc khảo sát và đánh giá kết quảchuẩn hóa một số HĐVP tai Ngân hang Thuong mại cô phần Kỹ thương ViệtNam, tác giả đã chỉ ra những hạn chế và những hoạt động tiếp tục cần được

chuẩn hóa tại ngân hàng.

Trương Quang Ảnh, “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi

dưỡng cán bộ tai chính ”, luận văn Thạc sĩ ngành Quan tri văn phòng, Trường

Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2019 Tácgiả đã hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về CHHDVP, nêu ra thực trạngCHHĐVP tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính và đưa ra những giải phápgiúp cơ quan hoàn thiện các bước dé CHHDVP

Nguyễn Thị Kim Phượng, “Hoàn thiện hệ thong quy chế, quy định vềhoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tàinăng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) ”, luận văn Thạc sĩ

ngành Quản tri văn phòng, Truong Dai học Khoa học xã hội và Nhân văn, Dai

học Quốc gia Hà Nội, 2020 Trong công trình nghiên cứu này, tác giả đã hệthống và làm rõ cơ sở lý luận về văn phòng, QTVP, tô chức khoa học HDVP;

phân tích thực trạng tuân thủ các QC, QD hiện hành của co quan va so sánh

đối chiếu với 02 đơn vị khác ngang cấp (là Trung tâm Giới thiệu việc làm

thanh niên và Trung tâm Thanh thiếu nhi Trung ương cùng thuộc Trung ươngDoan) Qua đó phân tích nguyên nhân và dé ra giải pháp giúp hoàn thiện hệthống QC, QD và tổ chức thực hiện hiệu quả những QC, QD đã ban hành,

giúp nâng cao hiệu quả HDVP tại cơ quan.

Lê Thị Hồng, “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo

dục Quốc phòng va An ninh, ĐHQGHN”, luận văn Thạc sĩ ngành Quản trị

văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

Hà Nội, 2021 Thông qua việc trình bay cơ sở lý luận và pháp lý về CHHDVP

và khảo sát thực trạng CHHĐVP tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An

ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội, tác giả đã một lần nữa khăng định CHHĐVP

là một trong những nội dung cơ bản của QTVP nhằm giúp HĐVP đi vào nềnếp, tạo ra sự thong nhất trong hành động Ngoài ra, tác giả còn đưa ra một sốgiải pháp đề hoàn thiện việc CHHĐVP tại cơ sở khảo sát

Nguyễn Phương Anh, “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm

Hỗ trợ sinh viên- DHOGHN”, luận văn Thạc sĩ ngành Quản tri văn phòng,Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội,

2021 Ở nghiên cứu này, tác giả nêu ra cơ sở lý luận về chuẩn hóa HĐVP với

nội dung và quy trình CHHĐVP, mục đích ý nghĩa của CHHDVP, tiêu chi

đánh giá kết quả CHHĐVP Khảo sát kết quả chuẩn hóa HĐVP tại Trung tâm

hỗ trợ sinh viên thông qua một sô tiêu chí (gồm: nhận thức của lãnh đạo, các

10

biện pháp CHHĐVP, hệ thống các QC, QD của cơ quan đối với một sốHĐVP, kết quả xây dung, áp dụng các QT thực hiện công việc, các biện phápkiểm tra, đánh giá), đưa ra đánh giá CHHĐVP ở cơ quan đạt mức trung bìnhkhá va đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác CHHDVP.

Đào Thị Mai Hoa, “Chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện tại

Trường Đại học Thành Đông”, luận văn Thạc sĩ ngành Quản tri văn phòng,Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội,

2021 Bài nghiên cứu tập trung đưa ra cơ sở lý luận về chuẩn hóa một hoạtđộng cụ thể trong HĐVP đó là công tác tô chức hội họp và sự kiện Tác giả đềxuất giải pháp là xây dựng các quy tắc trong tô chức hội họp sự kiện thôngqua những QC, QD dé phát huy hiệu quả của công tác chuẩn hóa

Trần Thị Thu Thủy, “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Viện sốt rét

-Ký sinh trùng - Côn trùng Trung wong”, luận văn Thạc sĩ ngành Quản tri vănphòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà

Nội, 2023 Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận về CHHĐVP, các biện pháp tô

chức thực hiện CHHĐVP, phân tích thực trạng chuân hóa HĐVP tại Viện sốt

rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương và đề ra giải pháp hoàn thiện việc

CHHĐVP bao gồm nâng cao nhận thức của CBNV về CHHĐVP, hướng dẫnxây dựng nội quy, QC, QD, rà soát lại các HDVP đã được chuẩn hóa và hoànthiện bộ máy tổ chức CHHĐVP và nâng cao chất lượng đội ngũ

Về tong thể, các nghiên cứu trên đã trình bày các khái niệm liên quanđến CHHĐVP, phân tích thực trạng việc CHHĐVP tại một số cơ quan cụ thé

và đề xuất các giải pháp giúp tổ chức hoàn thiện công tác xây dựng các quy chế, quy định Tuy vậy, tác giả nhận thấy các nghiên cứu này mới chỉ áp dụng cho trường hợp cá thể, chưa mang tính kha thi áp dụng cho nhiều tổ chức

trong các lĩnh vực khác nhau Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát của tác

giả, chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu về việc xây dựng bộ tải liệuCHHĐVP cho các doanh nghiệp, đặc biêt là DNVVN Vi vậy, đề tài “Xây

11

dựng bộ tài liệu để chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các doanh nghiệpvừa và nhỏ (qua khảo sát thực tế tại Hà Nội)” mang tính mới, có tham khảonhưng không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu nào trước đây.

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Luận văn hướng đến mục tiêu sau:

Trên cơ sở khung lý thuyết cơ bản và kết quả khảo sát thực tế, luận văn phân tích sự cần thiết và đề xuất các giải pháp/ biện pháp xây dựng, áp dụng

bộ tài liệu dé CHHĐVP cho các DNVVN.

Đề đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn tập trung vào những

nhiệm vụ căn bản sau:

- Thứ nhất, hệ thống cơ sở lý luận về CHHĐVP và quy trình, phương

pháp xây dựng các QC, QD, QT.

- Thứ hai, hệ thống và làm rõ các quy định của pháp luật và phân tích

một số đặc điểm về tô chức, hoạt động của các loại hình DNVVN;

- Thứ ba, phân tích sự cần thiết và làm rõ những hạn chế, bất cập nếu

doanh nghiệp không xây dựng bộ tài liệu CHHĐVP.

- Thứ tư, khảo sát thực tiễn, đánh giá việc CHHDVP ở một số DNVVN

trên địa bàn Hà Nội.

- Thứ năm, đề xuất những biện pháp giúp doanh nghiệp có thé tự xây

dựng và áp dụng hiệu quả bộ tài liệu CHHDVP.

- Thứ sáu, về sản pham, luận văn xây dựng Danh mục Bộ tài liệu để

chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các DNVVN; đồng thời dự thảo mau một số văn bản cụ thể trong danh mục để làm tải liệu tham khảo cho các

doanh nghiệp.

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Yêu cầu và phương pháp xây dựng Bộ tài liệu

dé CHHDVP cho các DNVVN

- Phạm vi nghiên cứu:

12

+ Về nội dung: Luận văn nghiên cứu, khảo sát và đề xuất biện pháp xâydựng Bộ tài liệu dé chuẩn hóa cho hoạt động văn phòng ở DNVVN, cụ thể

như sau:

Bộ tài liệu gồm các QC, QD, QTHoạt động văn phòng gồm: Hoạt động tạo dựng cảnh quan, môi trường

làm việc; Hoạt động thu thập, xử lý thông tin; Hoạt động quản tri thông tin;

Hoạt động tô chức hội họp, sự kiện; Hoạt động quản lý cơ sở vật chất, tài

chính văn phòng và các Hoạt động văn phòng khác.

+ Về không gian: Tác giả khảo sát thực tế tại một số DNVVN trên địa

bàn TP Hà Nội:

Theo thống kê từ Cục Thống kê Thành phố Hà Nội, tính đến hết năm

2022, trên địa bàn TP Hà Nội có khoảng 360.000 doanh nghiệp, trong đó

doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm đến 97.2% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động Do số lượng DNVVN rat lớn, nên tác giả không thé khảo sát hết toàn bộ,

cũng không thể khảo sát theo tỷ lệ chọn mẫu (10% hay 20%) vì số lượng cần

khảo sát đều rất lớn.

Vì thế, trong khuôn khổ của luận văn này, tác giả dự kiến sẽ khảo sáttrực tiếp khoảng 3-5 DNVVN, đồng thời phát phiếu khảo sát tới khoảng 20-

30 DNVVN tại TP Hà Nội, đại diện cho các lĩnh vực, ngành nghề, loại hình

doanh nghiệp khác nhau để có cơ sở đánh giá và đề xuất các giải pháp phùhợp nhất

+ Về thời gian: Luận văn tập trung khảo sát, nghiên cứu thông tin thực

tế tại các doanh nghiệp (được lựa chọn) trong thời gian 13 năm trở lại đây (Từ

năm 2010 đến năm 2023) Do thời điểm 2009, Nhà nước bắt đầu có những hỗtrợ cho DNVVN, thể hiện tại Nghị định 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 vềtrợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa Số lượng DNVVN thành lập saunăm 2010 tăng lên, và thường là những doanh nghiệp khởi nghiệp, có thể

chưa chú trọng đến công tác CHHĐVP.

13

5 Phương pháp nghiên cứu

- Về phương pháp luận: Luận văn được thực hiện trên cơ sở phương

pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thé: Luận văn dự kiến sử dụng những

phương pháp sau:

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu: phương pháp này nhằm mục

đích hệ thống các van đề lý luận về CHHDVP Tác giả đã tham khảo các sách chuyên khảo, tài liệu, kết quả nghiên cứu của các công trình đã được công bố

có liên quan đến đề tài nghiên cứu của mình Ngoài ra tác giả còn tham khảo

các bài đăng tạp chí, các bai viết trên Internet và các quy chế, quy đinh, quytrình đã được ban hành của một số doanh nghiệp cụ thể

+ Phương pháp tổng hợp và hệ thống hóa: từ các tài liệu đã thu thậpđược, tác giả tiến hành tổng hợp và hệ thống hóa các thông tin dé đưa vào

luận văn.

+ Phương pháp phỏng vấn sâu: Tác giả trực tiếp phỏng vẫn một số lãnh

đạo công ty và người tham gia xây dựng các QC, QD, QT trong các công ty.

+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: gửi bảng hỏi tới một số DNVVN trên địa bàn thành phố Hà Nội

Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu số liệu thống kê của các cơ quan Nhà nước có thâm quyền công bồ liên quan đến DNVVN và quan sát trực tiếp, trải

nghiệm qua thực tế làm việc của bản thân tại một số DNVVN

6 Ý nghĩa, đóng góp của luận văn

Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được tham khảo, áp dụng rộngrãi trong các DNVVN vì có thé đem lại những lợi ích sau:

- Giúp nhà quản trị các doanh nghiệp nhìn nhận đúng tầm quan trọng của việc xây dựng, ban hành Bộ tài liệu CHHĐVP để góp phần quan trọng vào sự phát trién bền vững của doanh nghiệp.

14

- Luận văn là cơ sở khoa học giúp những nhà quản trị doanh nghiệp có

căn cứ để tham khảo và xây dựng bộ tài liệu CHHDVP phù hợp với tình hình

thực tiễn của doanh nghiệp

Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn cũng có thể là tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tô chức khác và là học liệu phục vụ cho sinh viên, học

viên ngành Quản trị văn phòng.

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Đề thực hiện Luận văn, tác giả đã tìm đọc và tham khảo các nguồn tàiliệu mang tính lý luận và pháp lý cũng như các thông tin qua khảo sát thực tế

và các nguôn tài liệu khác.

* Tai liệu lý luận: Nguồn tài liệu lý luận về CHHDVP tuy chưa được

phong phú nhưng về cơ bản đã đề cập được hầu hết các nội dung của việc

chuẩn hóa, bao gồm: giáo trình, sách, bao, tạp chí, luận van, vi du:

- Giáo trình Lý ludn về Quản trị văn phòng (2021), Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- TS Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019), Bài viết “Hé thong văn bản

nội bộ điều chỉnh hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan: khái

niệm, vai trò và quy trình xây dựng”, Tạp chí Dau an thời gian

- Nguyễn Thị Kim Phượng, năm 2020 “Hoàn thiện hệ thong quy chế,

quy định về hoạt động văn phòng tai Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tai năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)” Luan

văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội

và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

* Tài liệu pháp lý: là các văn bản pháp luật quy định các vấn đề vềdoanh nghiệp và chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa như:

- Luật Doanh nghiệp 2020.

- Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 2006

- Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01/08/2007 Quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật

15

8 Bố cục của luận văn

Ngoài lời mở đầu và phụ lục, nội dung chính của luận văn được cau trúc

thành các 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và yêu cầu của việc xây dựng Bộ tài liệu

để chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Trong chương 1, tác giả hệ thống cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt độngvăn phòng (CHHĐVP), đưa ra quy trình, phương pháp xây dựng các quy ché,quy định, quy trình (quy phạm nội bộ) và khái quát về bộ tài liệu chuẩn hóa

cũng như chỉ ra tam quan trong của việc xây dựng bộ tài liệu CHHDVP.

Chương 2 Khảo sát thực trạng xây dựng bộ tài liệu để chuẩn hóa

hoạt động văn phòng tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn

Hà Nội

Căn cứ cơ sở lý luận về CHHĐVP đã trình bay tại chương 1 và cơ sởpháp lý về doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), tác giả chọn mẫu và khảo sát

thực trạng xây dựng bộ tai liệu dé CHHĐVP tại một số doanh nghiệp vừa và

nhỏ trên địa bàn Hà Nội Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả phân tích và đưaray kiến đánh giá, củng cô thêm quan điểm về việc xây dựng mẫu bộ tài liệuCHHĐVP là vô cùng cần thiết Đó là một trong những biện pháp dé DNVVN

ôn định tô chức, nâng cao khả năng hoàn thành mục tiêu và chiến lược đặt ra,

dam bảo sự 6n định và phát triển của nền kinh tế.

Chương 3 Đề xuất xây dựng và hướng dẫn sử dụng bộ tài liệu mẫu

dé chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đề xuấtmột số giải pháp xây dựng bộ tài liệu dé CHHĐVP cho các DNVVN Trong

đó, tập trung vào biện pháp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tự xây dựng và áp dụng

hiệu quả bộ tài liệu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng Ngoài ra, tác giả

cũng xây dựng danh mục bộ tài liệu chuẩn hóa phù hợp áp dụng tại DNVVN;

hướng dẫn xây dựng và sử dụng danh mục nêu trên; dự thảo chỉ tiết mẫu một

số QC, QD, QT dé các DNVVN có thé tham khảo và áp dụng.

16

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VA YEU CAU CUA VIỆC XÂY DUNG

BỘ TAI LIEU DE CHUAN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Chuẩn hóa và vai trò của chuẩn hóa

1.1.1 Chuẩn hóa

Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Trần Văn Chánh có nêu định nghĩa

rằng “chuẩn ” là căn cứ, mẫu mực; “hóa” là biến đôi, thay đôi, hướng tới.

Theo Đại từ điển tiếng Việt, chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực Trong đó chuẩn mực được hiểu là cái được chọn làm căn cứ dé đối chiếu, dé làm mẫu.

[12 tr 201]

Từ những định nghĩa trên, nội hàm của thuật ngữ “chuẩn hóa ” được sửdụng không chỉ là việc xác lập chuẩn mực mà còn bao gồm các vấn đề sau

[12, tr 201]

- Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bổ) các chuẩn mực;

- Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có

liên quan;

- Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo cácchuẩn mực đã được ban hành

- Điều chỉnh, b6 sung các chuân mực khi cần thiết.

Trong luận văn này tác giả sử dụng khái niệm “Chudn hóa” theo định

nghĩa sau: “Chuẩn hóa” là việc tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bố)

các chuẩn mực; pho biến, hướng dan những chuẩn mực đó tới các đối tượng

có liên quan; kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các

chuẩn mực đã được ban hành; điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần

thiết [12, tr 201]

Các cấp độ của chuẩn hóa bao gồm:

Thứ nhất là cấp quốc tế sẽ áp dụng chuẩn hóa thông qua quy trình ISO

hoặc KPI.

17

Ở cấp quốc gia, chuan hóa bao gồm những quy định, quy trình do nhànước ban hành và công bồ rộng rãi, được áp dụng trên phạm vi cả nước Vi dụnhư Quy định về thé thức văn bản.

Tại cấp ngành thì tùy đặc thù công việc chuyên môn khác nhau mà mỗi

lĩnh vực lại có những chuẩn mực khác nhau Ví dụ như mẫu văn bản của

ngành Luật, ngành Tài chính hoặc ngành Công nghé

Cuối cùng, ở cấp thấp nhất là cấp cơ sở thì các cơ quan, doanh nghiệp

tự ban hành những QC, QD, QT riêng về chuẩn mực được áp dụng chung tại

cơ quan của mình, trên nguyên tắc tuân thủ những quy định của nhà nước và cấp trên.

Ví dụ như: Quy định về mua sắm tài sản trong công ty, Quy định về công tác lễ tân, Quy chế tổ chức hôi họp sự kiện

Về mặt lý thuyết, chuẩn mực thường được thể hiện qua 2 mức độ: tiêu

chuẩn và quy chuẩn.

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn quốc gia 2006 “Tiêu chuẩn là quy

định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn dé phân loại,

đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối

tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng vàhiệu quả của các đối tượng này

Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn ban dé tự nguyện

áp dụng ”

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn quốc gia, quy chuẩn được hiểu “7à

quy định về mức giới hạn của đặc tinh kỹ thuật và yêu cau quản lý mà sản

phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác tronghoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ

con người, bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh

quốc gia, quyên lợi của người tiêu dùng và các yêu cau thiết yếu khác.

Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng ”

18

Tuy nhiên, trên thực tế, quy chuẩn thường được áp dụng nhiều tronglĩnh vực có tính kỹ thuật và công nghệ, còn đối với lĩnh vực hành chính vàHĐVP, thường chi áp dụng nhiều các tiêu chuẩn vào quy trình công việc (Vidụ: Nhiều cơ quan, doanh nghiệp đang áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO trong việc

xây dựng các quy trình công việc) Hệ thống chuẩn mực trong HDVP của co quan, doanh nghiệp chủ yếu được dựa trên quy định của pháp luật và thông

qua các QPNB như QC, QD, QT.

Theo Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng thì Quy chế quy địnhcác nguyên tắc, yêu cầu, chế độ cần được tuân thủ và thực hiện liên quan đến

các hoạt động cơ bản, chính yếu Vi dụ: Quy ché lam viéc; Quy ché van thu

lưu trữ; Quy chế chi tiêu nội bd [12, tr 203]

Quy định thường được dùng dé xác định những van đề phải làm, phảithực hiện cho từng công việc, nhiệm vụ cụ thể Ví dụ: Quy định về công tác lễ

tân, hậu cần; Quy định về cơ cau tổ chức và bộ máy nhân sự

Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, một

công việc, một nhiệm vụ cụ thể Ví dụ: Quy trình tô chức các cuộc họp, sựkiện; Quy trình mua sắm và cấp phát tài sản co quan; Quy trình tuyên dụng

Những loại văn bản nêu trên được tạo ra nhằm mục đích chuẩn hóa mọi

hoạt động của co quan, doanh nghiệp nói chung và HĐVP nói riêng.

1.L2 Vai trò của chuẩn hóa

Theo tổng hợp và phân tích thông qua quá trình tham khảo Giáo trình

Lý luận về Quản trị văn phòng, vai trò của chuân hóa được thể hiện qua

những nội dung sau:

Thứ nhất, chuẩn hóa giúp mọi hoạt động trong tất cả mọi lĩnh vực được

thống nhất, có căn cứ và cơ sở, diễn ra theo đúng các nguyên tắc, tiêu chuẩn,

quy chuẩn đã được xác định

Ví dụ: Sau khi thay đổi tên và bộ nhận diện thương hiệu, Công ty cổphan Tập đoàn ROX đã ban hành biểu mẫu trình bay văn bản nội bộ tới toàn

19

thê CBNV trong công ty Day là biểu mẫu bắt buộc trong quá trình soạn thao

và trình ký văn bản của ROX Dựa trên các mẫu này, bất kỳ Phòng/Ban hayCBNV nào muốn ban hành văn bản thì đều phải tuân thủ biểu mẫu này Nếukhông trình bày theo, Văn phòng sẽ không cấp dấu cho các văn bản này được

ban hành.

Thứ hai, chuẩn hóa giúp cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá các hoạt

động được thực hiện thống nhất, dễ dàng, đảm bảo tính chính xác của việc đánh giá các kết quả của hoạt động.

Ví dụ: Công ty yêu cầu cán bộ quản lý sử dụng phương pháp thẻ điểmcân bằng để giao việc cho CBNV gồm các phan tài chính, khách hàng, quytrình, học hỏi và phát triển sau đó nộp lại cho bộ phận Nhân sự Một khi đãgiao cân bang cả bốn yếu tố nêu trên thì việc đánh giá kết quả làm việc củaCBNV trong công ty sẽ được minh bạch, rõ ràng, tránh được tình trạng đánhgiá phiếm diện, cảm tính vào mỗi kỳ đánh giá của cán bộ quản lý

Thứ ba, chuẩn hóa các hoạt động sẽ giúp các cơ quan tô chức tiết kiệm được nguồn lực, thời gian, công sức, chí phí tránh phải mất nhiều nguồn lực, công sức, chí phí để xây dựng, đánh giá các phương án hoạt động, thay

vào đó là thực hiện các hoạt động theo những tiêu chuẩn, quy chuẩn đã được

chuẩn hóa

Vi dụ: Dé tô chức lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, Phòng Hànhchính- Tổng hợp đã yêu cầu rất nhiều nhà thầu tô chức sự kiện gửi báo giá vàthuyết trình về kế hoạch thực hiện buổi lễ Việc này gây tốn thời gian va chi

phi do càng sát ngày tổ chức thì giá cả càng cao do cần phải tốn nhiều nguồn lực dé làm hơn Nếu công ty đã có quy định về việc tổ chức các sự kiện (về

kinh phí, về quy mô, về nguôồn lực, về khung chương trình ) thì việc tổ chức

sẽ nhanh chóng được thống nhất và diễn ra nhanh chóng

Thứ tư, chuẩn hóa sẽ giúp hạn chế tối đa việc phải trực tiếp điều hành,chỉ đạo, giám sát Nhà quản lý thay vì phải điều hành, chỉ đạo, giám sát mọi

20

hoạt động được thực hiện có đúng ý của mình không thì chỉ cần chuẩn hóa

các hoạt động và đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo những tiêu

chuẩn, quy chuẩn

Vi dụ: Việc ban hành những quy trình làm việc (như Quy trình soạn

thảo hợp đồng, Quy trình trình ký hợp đồng, Quy trình thanh toán theo hợp

đồng, ) một mặt sẽ giúp cho các CBNV trong công ty có căn cứ phối hợp với nhau, mặt khác sẽ giúp cán bộ quản lý hoặc lãnh đạo công ty không cần mat quá nhiều thời gian vào van đề kiểm soát công việc.

Thứ năm, chuẩn hóa sẽ giúp hạn chế các xung đột, mâu thuẫn trongviệc tổ chức, thực hiện các hoạt động Do trong quá trình làm việc, chắcchắn sẽ có những xung đột về cách thức hoạt động, mỗi cá nhân sẽ có nhữnghành động có thể chưa đúng với hệ thống, do đó chuẩn hóa sẽ giúp các hoạt

động được thực hiện theo nguyên tắc được thống nhất, hạn chế tối đa những

xung dot.

Ví dụ: Khi công ty ban hành quy định về việc cấp phát tài sản sẽ giúp

cho cán bộ nhân viên yêu cầu tài sản và cán bộ cấp phát tài sản đều thống nhất

thực hiện theo quy định, hạn chế xung đột xảy ra khi người yêu cầu muốnđược tài sản vượt quá thâm quyền cung cấp của cán bộ can phát tài sản

Thứ sáu, chuẩn hóa các hoạt động sẽ giúp các hoạt động đạt tối đa hiệu

quả thực hiện, bởi khi các hoạt động đã được thực hiện theo những nguyên

tắc, tiêu chuẩn, quy chuẩn đã được đặt ra, các hoạt động sẽ được thực hiệnnhanh chóng và đạt được các kết quả đã đặt ra

Ví dụ: Nếu không ban hành quy trình trình ký văn bản với những quy định chỉ tiết về thời hạn thống nhất/phê duyệt văn bản thì các cá nhân tham gia rà soát trước khi trình ký lãnh đạo sẽ không dành thời gian để nghiên cứu

văn bản mà sẽ chờ tới khi lãnh đạo hỏi tới mới hoàn thành công việc Điềunày gây mất thời gian dé phát hành được văn bản, có thé sẽ làm ảnh hưởngđên tiên độ công việc.

21

1.2 Hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.2.1 Hoạt động văn phòng

Tham khảo và hệ thống từ giáo trình, hiện nay, khái niệm “hoạt độngvăn phòng” có thé hiểu theo hai nghĩa, phụ thuộc vào việc xác định quy mô

và phạm vi cua văn phòng:

Theo nghĩa rộng, HĐVP là hoạt động quản lý hành chính của bộ máy

văn phòng (gồm những công việc, nhiệm vụ diễn ra thường xuyên tại văn

phòng, thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng), được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các QC, QD, QT do nhà nước hoặc do chính cơ quan,

tổ chức ban hành; nhằm giúp lãnh đạo trong quản lý, điều hành để đạt đượcmục tiêu của cơ quan, tô chức [12, tr 205]

Theo nghĩa hẹp, HDVP là những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ

của bộ phận văn phòng do bộ phận văn phòng triển khai, thực hiện trên cơ sở

các quy định hiện hành, nhằm hướng tới mục tiêu đảm bảo nguồn thông tin

văn bản và các phương tiện, điều kiện làm việc tốt nhất cho cơ quan, tô chức

và doanh nghiệp.”

Từ nhưng phân tích trên, trong luận văn này, khái nệm HDVP được sử

dụng theo nghĩa rộng là “hoạt động quản lý hành chính của bộ máy văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các QC, QD, QT do nhà nước

hoặc cơ quan tổ chức ban hành.” [12, tr 205]

Có nhiều hình thức dé phân loại HDVP như:

- Theo chức năng, nhiệm vu: tổ chức, nhân sự, tài chính, thông tin

- Theo tính chất: hoạt động quan lý hành chính và hoạt động chuyên môn

- Theo trình tự quản lý: tư duy, hoạch định, kế hoạch, tổ chức triển

khai, theo dõi giám sát, kiểm tra, đánh giá, thay đôi, cải tiến

- Theo thứ bậc: công việc của lãnh đạo/cấp trên, công việc của nhân

viên/câp dưới.

? Vũ Thị Phụng (2021), Tập bài giảng Cao học môn Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

22

Theo hình thức: hội họp, nghiên cứu văn bản, soạn thảo văn bản, phổbiến, kiểm tra

1.2.2 Chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng “Jd các biện pháp của cơ quan, doanh

nghiệp nhằm pho biển, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra và xử lý kết quả thực

hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phỏng” [12, tr 205] cụ thể:

Biện pháp thứ nhất là xác định những HDVP cần chuẩn hóa, nhằm đưa

ra được danh mục những công việc mà cơ quan cần đặt ra quy tắc xử sự chung

Lua chọn được hình thức chuẩn hóa phù hợp cho từng hoạt động của có

quan là biện pháp thứ hai mà cơ quan doanh nghiệp phải áp dụng Khi lựa

chọn được hình thức phù hợp, cơ quan sẽ có trong tay bản danh mục các văn

bản dự kiến được ban hành, công bố dé áp dụng chung.

Biện pháp tiếp theo là xây dựng và ban hành hệ thống các QPNB dé

chuẩn hóa hoạt động của cơ quan Đối với hình thức văn bản là các tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn cần đảm bảo tuân thủ Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn Đối với

QC, QD, QT thì cần xác định đối tượng, mục đích, phạm vi điều chỉnh trước,

sau đó cần thu thập các văn bản có liên quan khác của cơ quan dé làm căn cứ

rồi mới xây dựng dự thảo dé lay góp ý Sau khi tiếp thu các ý kiến chỉnh sửa

va được lãnh đạo thông qua, các QC, QD, QT sẽ được ban hành và triển khai

rộng rãi tới các bên liên quan trong công việc Ngoài ra, đối với quy trình, nếu

cơ quan áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO thì việc soạn thảo, lấy ý kiến, banh hành

và điều chỉnh các quy trình phải tuân thủ các nguyên tắc của ISO

Công việc phổ biến hướng dẫn các QPNB cho các đối tượng có liên

quan thông qua đào tạo, tập huấn hoặc gửi tài liệu, văn bản cũng là một trongnhững biện pháp quan trọng để CHHDVP Sản phẩm của quá trình CHHDVP

được công bố và truyền bá rộng rãi, có tổ chức thì các bộ phận/cá nhân liên quan mới nắm, hiểu sâu sắc dé tuân theo thực hiện và có kha năng lan tỏa đến

những đơn vị xung quanh làm đúng, làm đủ, tránh sai sót, ảnh hưởng xấu đến

kêt quả công việc.

23

Ngoài các biện pháp nêu trên, thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả

thực hiện các QPNB là biện pháp quan trọng không thê thiếu nhằm giúp các

bộ phận, cá nhân có trách nhiệm tuân thủ các chuẩn mực đã được cơ quancông bó Thông qua kiểm tra, đánh giá, các cơ quan có thé đánh giá được tínhphủ hợp của các QPNB đối với tổ chức của mình, cũng như kịp thời xử lý cáctình huống vi phạm chuẩn mực mà cơ quan đặt ra

Cuối cùng, để các biện pháp trên được phát huy tối đa hiệu quả, cần thường xuyên rà soát nhằm điều chỉnh hoặc ban hành bổ sung các chuẩn mực

mới phù hợp với tình hình thực tiễn trong HDVP của cơ quan.

Tom lại, việc CHHĐVP là nội dung mau chốt của quan tri văn phòng,giúp tạo ra sự thống nhất hành động tại co quan tô chức Dé CHHĐVP hiệuquả thì nhà quản trị và những người thực thi cần nắm vững các khái niệm vàphân loại HĐVP để từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp cho từng mô hình

hoạt động.

1.3 Khái quát về bộ tài liệu chuẩn hóa và lợi ích của việc xây dựng bộ tài liệu chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.3.1 Khái quát về bộ tài liệu chuẩn hóa

Theo Từ điển tiếng Việt của Hoàng Phê (chủ biên), bộ là “Tap hop gồm những vật cùng loại hoặc thường được dùng phối hợp bồ sung với nhau, làm thành một chỉnh thể ” [19, tr 79]

Theo khoản khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Tai /iệu làvật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,

cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình

nghiên cứu, số sách, biểu thong kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; so công tác, nhật ký, hoi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in;

ân phâm và các vật mang tin khác ”

24

Tổng hợp từ những thông tin nêu trên, “bộ tai liệu chuẩn hóa” là tậphợp nhiều văn bản được xây dựng thành một hệ thống thống nhất, gồm các

QC, QD, QT nhằm tao ra các chuẩn mực dé CHHĐVP tại một cơ quan,

doanh nghiệp.

Việc xây dựng bộ tài liệu chuẩn hóa có ý nghĩa vô cùng quan trọng dé

CHHĐVP cho một co quan, doanh nghiệp Muốn ban hành được các QPNB

có tính hữu dụng cao thì cần phải xây dựng thành một bộ đề các QC, QD, QT

được liên kết với nhau chặt chẽ: QC bao gồm nhiều QD, QD bao gồm nhiều

QT và ngược lai QD làm rõ thêm QC; QT thể hiện các bước thực hiện côngviệc, làm rõ thêm cho QD Hơn nữa, bộ tài liệu chuẩn hóa thé hiện các kinhnghiệm quản lý, điều hành đã đúc kết trong quá trình lãnh đạo cơ quan, doanhnghiệp của nhà quản trị Thông qua quá trình xây dựng bộ tài liệu chuẩn hóa,

toàn bộ HDVP của cơ quan, doanh nghiệp đã được mô tả chi tiết (hông qua các QC, QD, QT), người đọc có thê tham khảo làm kim chỉ nam trong công

việc Bộ tai liệu CHHDVP càng được nghiên cứu kỹ va được xây dựng càng

rõ ràng, chi tiết thì việc sửa đổi bổ sung về sau càng hạn chế, giúp cơ quan,

doanh nghiệp triển khai công việc được hiệu quả, tránh lang phí nguồn lực

Có thé thấy, bộ tài liệu CHHDVP có vai trò nền tảng, là xương sống dé triểnkhai HDVP Chính vi thế, việc đầu tư xây dựng bộ tài liệu là nhiệm vụ quan

trọng của công tác CHHDVP.

Trong Bộ tài liệu do các cơ quan, doanh nghiệp ban hành dé chuan hóa

các hoạt động nói chung và HĐVP nói riêng, thường có các tai liệu sau:

a/ Quy chế Quy chế: là một loại văn bản hành chính, thường được ban hành bởi quyết định của người có thâm quyền (hoặc được ban hành độc lập) Quy chế

được các cơ quan sử dụng để quy định các nguyên tắc, yêu cầu, chế độ cần

được tuân thủ và thực hiện liên quan đến các hoạt động cơ bản, chính yếu.

[12 tr 203]

25

b/ Quy định Quy định: là một loại văn bản hành chính, thường được ban hành bởi

quyết định của người có thâm quyền (hoặc được ban hành độc lập) Quy định thường được dùng để xác định những van đề phải làm, phải thực hiện cho

từng công việc, nhiệm vụ cụ thể [12, tr 203]

c/ Quy trình Quy trình: là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, một

công việc,một nhiệm vụ cụ thể Quy trình có thể được cơ quan ban hành và ápdụng trong nội bộ hoặc xây dựng, áp dụng theo Bộ tiêu chuẩn ISO và được

một tô chức có uy tín đánh giá, công nhận [12, tr 203]

Căn cứ vào lý thuyết về CHHDVP ở trên, theo quan điểm của tác giả, bất kỳ cơ quan doanh nghiệp nào cũng cần có một số quy chế hoặc quy định,

quy trình tối thiểu như đưới đây để phục vụ cho công việc vận hành của bộ

máy văn phòng:

- Quy ché/Quy định/Nội quy làm việc: quy định về thời giờ, chế độ

công tác, ý thức làm việc, văn hóa làm việc (cách gửi e-mail, cách giao tiếpứng xử khi làm việc), nguyên tắc báo cáo công việc,

- Quy ché/Quy định/ Quy trình về co cấu tổ chức và bộ máy nhân sự:quy định về co cấu tổ chức của doanh nghiệp; mô ta chi tiết công việc của

một số chức danh; quy trình tuyển dụng, bé nhiệm, khen thưởng, kỷ luật

- Quy chế/Quy định/ Quy trình về văn thư, lưu trữ: quy định về công

tác quản lý văn bản đến-đi-nội bộ, phương thức soạn thảo, luân chuyền, trình

ký văn bản; cách thức lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ công việc,

- Quy ché/Quy định/ Quy trình về việc chi tiêu nội bộ: quy định về các

loại được thanh toán trong chi tiêu nội bộ, thời hạn phê duyệt, thanh toán;

thâm quyền phê duyệt tài chính cho từng loại chỉ tiếu, hạn mức chi tiêu,

- Quy chế/Quy định/ Quy trình về công tác lễ tân, hậu cần: quy định về

nghi thức trong các hoạt động lễ tân hội họp; phân công phạm vi công việc

của lễ tân, hậu cần; quy trình đón, tiếp khách,

26

- Quy chế/Quy định/ Quy trình về việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện:quy định về cách lập kế hoạch tổ chức một sự kiện, nguồn ngân sách, phương

án báo cáo sau sự kiện; quy trình tổ chức các cuộc hợp thường kỳ

- Quy chế/Quy định/Quy trình về cap phát và mua sắm tài sản cơ quan:

quy định về các loại tài sản được cấp phát và mua sắm tập trung, quy trìnhquản lý theo vòng đời của tài sản, các biểu mẫu về quản lý tài sản, phương

thức thanh lý tài sản,

Những QC, QD, QT nêu trên là những chuẩn mực cơ bản dé điều chỉnh

hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan, doanh nghiệp sao cho quy củ,

nề nếp, đạt hiệu quả cao Nếu không quản trị bang sự chuẩn hóa trong moi hoạt động điều hành thì các quyết định của nhà quản trị sẽ mang tính tùy tiện, thiếu căn cứ, dé gây ra xung đột giữa các bên liên quan trong cùng một công

kỳ, bao gồm cả việc xác định mục tiêu cụ thể cho từng vấn đề cũng như cung

cấp các biéu mẫu nhằm giúp cho quá trình thu thập thông tin và phát triển các

kế hoạch cải tiến HDVP Bên cạnh đó, dựa vào các nội dung QC, QD, QT được mô tả sẵn trong bộ tai liệu CHHDVP, CBNV có thể được hướng dan chi tiết về cách thức thực hiện các HDVP Bộ tai liệu chuẩn hóa giúp tạo ra một

27

nền tảng chung, một cơ sở đồng nhất để mọi người trong tô chức hiểu và ápdụng theo các chuẩn mực đã được quy định rõ ràng Điều này giúp đảm bảo

tính nhất quán và đồng bộ trong hoạt động của tổ chức Do bộ tài liệu

CHHĐVP được xây dựng nhăm giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của

việc CHHĐVP nên việc thường xuyên đo lường, kiểm tra, đánh giá quá trình CHHĐVP so với các chuẩn mực đã được ban hành tại bộ tài liệu này là vô

cùng cần thiết Nó cung cấp danh mục các HDVP với nội dung công việc cụthé cần làm, giúp bộ phận thanh tra kiểm tra dé dang so sánh đối chiếu va đưa

ra các biện pháp cải tiến hiệu quả Như vậy, sau quá trình kiểm tra việc CHHĐVP, bộ tai liệu CHHĐVP lại là “cầm nang hữu hiệu” hỗ trợ quá trình đưa ra các biện pháp cải tiến dựa trên kết quả kiểm tra định kỳ và thường xuyên các HDVP của cơ quan, doanh nghiệp Bao gồm: cập nhật sửa đổi kế

hoạch, thực hiện biện pháp sửa đôi, và lập ra các kế hoạch theo đõi và các

chốt kiểm soát Băng cách cung cấp các QC, QD, QT với các tiêu chuẩn rõ ràng, tài liệu chuẩn hóa làm cho quá trình cải tiến liên tục trở nên dễ dàng

hơn Tóm lại, việc xây dựng và ban hành bộ tài liệu không chỉ giúp tăng

cường hiệu quả công việc mà còn đảm bảo chất lượng CHHĐVP.

Ví dụ: Nhờ có các QC, QD, QT về HDVP do công ty ban hành mà cácCBNV của Công ty cổ phan dịch vụ bảo vệ Nhất Việt không mất thời gian

cho việc thực hiện các công việc hành chính của công ty mà chỉ cần có kế hoạch kiểm tra định kỳ và cải tiến thường xuyên các nội dung đó, đem lại

hiệu quả và chất lượng công việc cao hơn

- Thứ hai, bộ tài liệu CHHDVP tạo ra và hữu hình hóa hệ thống các

giá trị nội bộ trong văn hóa của cơ quan, doanh nghiệp.

Trong quá trình xây dựng bộ tài liệu, các giá trị va tiêu chuẩn của tổ

chức đã được lồng ghép vào các biểu mẫu văn bản, mẫu báo cáo và các tài liệu khác, bộ tài liệu chuẩn hóa giúp hữu hình hóa và truyền đạt những giá trị

cốt lõi của tổ chức một cách rõ ràng và hiệu quả thông qua các nội dung được

phản anh trong van ban.

28

Thông thường, một bộ tài liệu chuẩn hóa thường bao gồm các QC, QD,

QT và các hướng dẫn cụ thể kèm theo về cách thức thực hiện các công việctrong tổ chức, giúp tạo ra một môi trường làm việc đồng nhất và nhất quán

Các văn bản này này thường phản ánh các giá trị như tôn trọng vai trò và chức năng nhiệm vụ của các bên theo phân công, tính chuyên nghiệp và sự minh bạch, hiệu quả trong công việc và các giá trị khác do chính cơ quan,

doanh nghiệp đó xây dựng nên Điều này giúp củng cố văn hóa tô chức và tao

ra sự tin cậy và én định cho CBNV.

Ngoài ra bộ tài liệu CHHDVP cũng thường bao hàm các chính sách và

quy định của tô chức, cụ thé như chính sách về đạo đức làm việc, an toàn laođộng, đào tạo nhân sự và phát triển tổ chức, cũng như các quy định về bảomật thông tin, an toàn dữ liệu, Những chính sách này thể hiện các gia tri và

tiêu chudn mà tổ chức cam kết tuân thủ với pháp luật cũng như với chính ho

và người lao động.

Thông qua bộ tài liệu chuẩn hóa, nhà quản trị có thể lồng ghép văn hóa

tô chức và môi trường làm việc ma tô chức muốn tạo ra cho CBNV Bộ tài liệu chuẩn hóa có thé được sử dụng như một công cụ dé thúc đây sự đồng

thuận và sự đồng lòng trong tổ chức Khi mọi người đều tuân thủ các quyphạm nội bộ được nêu ra trong bộ tai liệu CHHDVP và các chuẩn mực tronglĩnh vực hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, họ sẽ cảm thấy mình là mộtphần của đội ngũ và hỗ trợ nhau dé đạt được mục tiêu chung

Ví dụ: Công ty cô phần đầu tư TNG Holdings Việt Nam đã ban hành

bộ văn hóa doanh nghiệp gồm các giá trị cốt lõi: chính trực tự thân, trách nhiệm chủ động, hiệu quả đến cùng Các giá trị này được hiện hữu trong mọi

QC, QT, QD của Công ty Cụ thé: trong QC làm việc có các điều khoản quy

định rõ về đạo đức làm việc cũng như là an toàn thông tin; trong QD về khenthưởng, kỷ luật cũng có các điều, khoản quy định về các mức phạt đối với các

hành vi vi phạm văn hóa doanh nghiệp;

29

- Tự ba, xây dựng va ban hành bộ tai liệu CHHDVP thé hiện rõràng nhận thức, sự quan tâm của nhà quản trị đối với HDVP.

Việc xây dựng và ban hành bộ tai liệu CHHDVP là một cách rõ rang và

hiệu quả dé nhà quản tri thể hiện nhận thức và sự quan tâm của họ đối vớiHDVP bởi bộ tài liệu này thường được biên soạn nhằm tăng cường hiệu suất

làm việc và đảm bảo tính nhất quán trong các bước thực hiện Việc nhà quản trị đầu tư thời gian và nguồn lực vào vấn đề xây dựng và ban hành những tài

liệu như vậy cho thấy họ đang chú trọng đến việc téi ưu hóa HDVP của cơ

quan, doanh nghiệp Nhờ vào việc xây dựng các QC, QD, QT nhà quản trị đã

tạo ra một môi trường làm việc rõ ràng và minh bạch trong từng điều khoảncủa các QPNB Điều này đảm bảo rằng mọi cá nhân trong tô chức đều biết vàhiểu rõ những gì họ cần phải làm khi đứng trước một công việc liên quan đến

HDVP, từ đó tạo ra sự hai lòng trong công việc của CBNV Ngoài ra, việc xác

định rõ ràng các tiêu chuẩn và quy chuẩn trong công việc khiến nhà quản trị đảm bảo được rằng tô chức của họ tuân thủ các quy định pháp lý và nguyên tac dao đức trong HDVP, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường uy tín

của cơ quan, doanh nghiệp.

1.4 Quy trình xây dựng Bộ tài liệu chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

Dé việc xây dựng bộ tài liệu CHHDVP có hiệu quả thiết thực đối với

chính cơ quan, doanh nghiệp, bộ phận thạm mưu hay nói cách khác là các cá

nhân, don vi được giao nhiệm vu chuẩn hóa cần tuân thủ các bước trong quy

trình dưới đây:

1.4.1 Xác định và lập danh mục những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa

Ở bước này, đơn vi/ca nhân được giao nhiệm vụ CHHĐVP cần căn cứ vào nhu cầu và cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng và các bộ

phận, nhằm xác định những vấn đề cần chuẩn hóa Các vấn đề này gồm:những quy tắc ứng xử chung trong cơ quan, những hoạt động thường xuyên

diễn ra trong quá trình làm việc giữa các cá nhân đơn vị, các bước tiễn hành

30

công việc hay nói cách khác là quy trình thực thi công việc trong phạm vi là

các hoạt động hành chính Sau đó, bộ phận này cần lập danh mục những côngviệc cần chuẩn hóa và tiễn hành rà soát xem đâu là những hoạt động đã có vănbản quy phạm pháp luật của nhà nước hoặc cơ quan cấp trên điều chỉnh Nếu

những quy định này phù hợp với doanh nghiệp thì cần áp dụng luôn, tránh lãng phí nguồn lực vào việc nghiên cứu và xây dựng tài liệu chuan hóa Trường hợp những quy định đó chưa sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp thì lúc đó mới cần ban hành các chuẩn mực chỉ tiết hơn, phù hợp với tình hình thực tế.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đã có văn bản CHHDVP thi cần rà soát xem vănbản đó còn phủ hợp với quy định của pháp luật hiện hành hay tình hình thực tếcủa doanh nghiệp hay không đề có những biện pháp điều chỉnh

Vi dụ: Bộ phận Hành chính nhân sự của một công ty được giao nhiệm

vụ CHHDVP của cơ quan Qua khảo sát thực tế, bộ phận này nhận thấy công

ty chưa ban hành chính thức QC, QD, QT nao nhằm yêu cầu cán bộ nhân viên

phải tuân thủ mà mới chỉ dừng lại ở việc ban hành những thông báo, hướng

dẫn cho từng vẫn đề mỗi khi phát sinh Lâu dần, giám đốc bị quá tải bởi ngoài

việc quyết định về phương án kinh doanh, giám đốc còn phải ra quyết địnhnhiều lần đối với những vấn đề giống nhau trong HĐVP Từ thực tế đó, Bộphận Hành chính cần phải lập được danh sách những vấn đề cần chuẩn hóanhư: quy định về thời giờ làm việc, quy định về việc soạn thảo văn bản vàthâm quyền phê duyệt văn bản, quy định về việc cung cấp xe cho chuyến đi

công tác Sau đó, tham chiếu vào những quy định có sẵn của nhà nước và cơ

quan chủ quản cấp trên (nếu có) dé có hành động điều chỉnh phù hợp

Tóm lai, sản phâm của bước nay là danh mục các công việc HDVP hay

van dé cân chuân hóa Danh mục gôm các thông tin sau:

, Đã có chuân mực | Cơ quan đã có quy ` Tên các vân Lo Can ban STT| , do nha nước và | định, nhưng cân bô

đê/hoạt động , ; hanh moi

cap trên quy định | sung, chỉnh sửa

31

luôn thì cơ quan/doanh nghiệp không cần ban hành thêm những chuẩn mực

mới Trường hợp những quy định của Nhà nước và cơ quan cấp trên chưa sát

với thực tiễn hoạt động thì cơ quan sé ban hành thêm các QC, QD, QT cho

phù hợp.

- Co quan đã có quy định, nhưng cần bổ sung, chỉnh sửa: những vấnđề/hoạt động nêu trên nếu đã được cơ quan/doanh nghiệp quy định trong cáctài liệu trước đó thì cần kiểm tra lại, nếu thấy không còn phù hợp có thé sửa

đổi bồ sung hoặc ban hành QC, QD, QT mới dé thay thé.

- Cần ban hành mới: Nếu cơ quan/doanh nghiệp chưa ban hành một QPNB nào dé chuẩn hóa các van đề/hoạt động thì bộ phận tham mưu cần

trình lãnh đạo chủ trương triển khai xây dựng tài liệu CHHDVP

1.4.2 Chọn hình thức văn bản/ tài liệu để chuẩn hóa

Sau khi có danh mục các HDVP cần chuẩn hóa, cá nhân bộ phận đượcgiao nhiệm vụ cần xác định được hình thức văn bản phù hợp cho việc chuẩnhóa, tức là xem xét, phân loại và xác định: hoạt động nào cần ban hành QC,

hoạt động nào cần ban hành QD, QT.

Hiện nay, theo thực tế hoat động của các cơ quan doanh nghiệp thì QC thường quy định các van đề có tính nguyên tắc chung, yêu cầu chung còn QD thì sẽ cụ thể một số nội dung được ban hành trong quy chế Trong quá trình

khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy, có doanh nghiệp chỉ ban hành một quy chếchung cho các hoạt động của doanh nghiệp, còn lại là các QD, QT cụ thể trong

lĩnh vực hành chính văn phòng Tuy nhiên cũng có những doanh nghiệp mặc

32

di có quy mô vừa và nhỏ nhưng được tổ chức rất quy củ, nề nếp và có chiếnlược mở rộng thêm các chi nhánh thì có thé bổ sung thêm nhiều quy chế và cácquy định, quy trình cụ thể hơn nữa để điều chỉnh hoạt động của cơ quan.

1.4.3 Dự thảo, ban hành bộ tài liệu để chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Sau khi xác định các loại tài liệu cần xây dựng, ban hành, cá nhân/bộ

phận được giao nhiệm vụ soạn thảo cần:

- Thứ nhất là xdy dựng đề cương của các tải liệu (OC, OD, OT)

Đề cương cần xác định được các nội dung sẽ đề cập đến trong từng ỌC,

QD, QT và trình tự sắp xếp van đề trong từng chương, mục, điều, khoản Việcxây dựng đề cương càng cụ thé chi tiết bao nhiêu thì việc thu thập thông tintài liệu dé lên dự thảo sẽ được thuận lợi bấy nhiêu do đã có định hướng rõrang, cụ thé được dé cap tai dé cuong

- Thur hai là thu thập thông tin

Từ dé cương đã được xây dung, cá nhân/bộ phận được phan công cần

tìm hiểu và đọc các tài liệu dé thu thập thông tin dé dự thao tài liệu, gồm văn

bản quy phạm pháp luật của các cơ quan thâm quyên có liên quan đến QC,

QD, QT sắp được ban hành; văn bản quy định về cơ cấu tô chức của cơ quan,

doanh nghiệp; văn bản phân công công việc nội bộ; các văn bản của các cơ

quan, doanh nghiệp đồng dang; Dé có thé chuyền hóa các thông tin đã thuthập được thông qua quá trình tìm hiểu các tài liệu nêu trên thành các QPNBthì cá nhân/bộ phận soạn thảo phải có khả năng tổng hợp và phân tích tốt, từ

đó mới có thể diễn đạt thành các quy định phù hợp với thực tiễn của cơ quan,

doanh nghiệp.

- Thứ ba là dự thảo nội dung cua tai liệu

Trên cơ sở đề cương đã được xây dựng và thông tin đã thu thập được,

cá nhân/bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ tiễn hành dự thảo QC, QD, QT Phan

dự thảo nay phải diễn dat rất chi tiết những nội dung cần quy định trong QC,

QD, QT dé khi lay ý kiến góp ý cho dự thảo (bang thư điện tử hay hình thức

33

họp tập trung) thì những người liên quan mới hiểu và có những ý kiến đónggóp dé hoàn thiện văn bản Cá nhân/Bộ phận dự thảo chỉ gửi đi lay ý kiến góp

ý khi đã chắc chắn về cách thức trình bày, không mắc các lỗi về chính tả hay

diễn đạt

- Thứ tư là lấy ý kiến đóng góp Việc lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo không chỉ nhằm mục đích đánh giá sơ bộ dé hoàn thiện nội dung QC, QD, QT sắp ban hành mà còn đảm bảo

triển khai hiệu quả các quyết định cua nhà quản tri với việc CHHDVP của cơquan, doanh nghiệp trong tương lai Trong quá trình lấy ý kiến, bộ phận soạnthảo cần tiếp thu trên tinh thần cầu thị, vì công việc chung của cơ quan, tránh

việc bảo thủ Bên cạnh đó, lãnh đạo đơn vi hay các cá nhân, bộ phận có liên

quan cũng cần cho ý kiến một cách khách quan, dân chủ

- Thứ năm là chính sửa, hoàn thiện

Sau khi nhận được ý kiến đóng góp, cá nhân/bộ phận soạn thảo sẽ điềuchỉnh theo những góp ý phù hợp với quy định của pháp luật và điều kiện thực

tiễn của cơ quan, doanh nghiệp Đối với những ý kiến chưa phù hợp, cá nhân/bộ phận soạn thảo có quyền không tiếp thu, không sửa đổi (nếu không

chỉnh sửa theo góp ý thì cần giải thích rõ lý do) Sau khi đã chỉnh sửa theonhững góp ý, cá nhân/bộ phận được giao nhiệm vụ chuẩn hóa sẽ gửi cho bênliên quan bản chỉnh sửa Tùy theo mức độ phức tạp của vấn đề mà quá trìnhnày có thê lặp đi lặp lại nhiều lần Trường hợp các bên không thống nhất được

về những nội dung trong dự thảo thì bên soạn thảo sẽ báo cáo lãnh đạo dé lay

ý kiến chi đạo cuối cùng

- Thư sau là trình lãnh dao ban hành

Khi đã hoàn thiện nội dung văn bản CHHDVP, cá nhân/bộ phận được

giao nhiệm vụ sẽ trình ký cấp có thâm quyền, sau đó văn thư sẽ làm thủ tụcban hành và gửi cho các bên liên quan Tùy vào công việc và phạm vi được đềcập trong nội dung QPNB mà có thê trình lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

34

hoặc lãnh dao Văn phòng/phòng Hành chinh-Téng hợp ký ban hành Khi các

tài liệu CHHDVP của cơ quan đã ban hành, bộ phận được lãnh dao giao

nhiệm vụ chuẩn hóa cần tổ chức phô biến, hướng dẫn các tài liệu cho nhữngđối tượng liên quan Các hình thức phổ biến bao gồm: gửi tài liệu qua thưđiện tử, công bố trên trang tin nội bộ, họp pho bién va hướng dẫn, đào tạo.Đây là nhiệm vụ tương đối quan trọng, bởi nếu không được phô biến về việc

cơ quan đã có quy định dé điều chỉnh chung cho các HĐVP thì mọi người rat vất vả trong quá trình làm việc dẫn tới sai sót, làm ảnh hưởng tới chất lượng

công việc chung Bên cạnh đó, đội ngũ làm văn phòng cũng rất mat thời giankhi phải giải thích cho từng người một về những vấn đề giống nhau

1.5 Trách nhiệm trong việc xây dựng bộ tài liệu chuẩn hóa hoạt động

văn phòng.

Việc ban hành và thực hiện bộ tài liệu CHHDVP liên quan đến tráchnhiệm của nhiều bộ phận, cá nhân, cụ thể như sau:

1.5.1 Trách nhiệm của người đứng dau tổ chức

Lãnh đạo là người có trách nhiệm cao nhất dé việc CHHĐVP diễn ra hiệu quả Vì vậy, lãnh đạo cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc

CHHĐVP, từ đó ra quyết định quản trị phù hợp cho cấp đưới và các bộ phận,

cá nhân trong việc triển khai, thực hiện Nếu lãnh đạo không nhận thức đúnghoặc không quan tâm sát sao đến việc chuẩn hóa thì HDVP của cơ quan sẽlộn xộn, thiếu nè nếp, thiếu thống nhất, gây ra những xung đột làm ảnh hưởng

đến mục tiêu chung của cơ quan Đối với việc xây dựng bộ tải liệu chuẩn hóa tài liệu văn phòng, ngay từ bước xác định những HĐVP cần chuẩn hóa thì vai trò người đứng đầu được thể hiện ở việc nắm bắt các vấn đề mà tổ chức mình gặp phải khi không có sự chuẩn hóa trong các hoạt động hành chính văn

phòng Lãnh đạo cần chỉ đạo xây dựng bộ tài liệu tổng thể, không ban hànhrời lẻ từng bản khi thấy có van đề phát sinh Những van đề có thé phát sinhtrong HDVP đó là: những quy tắc ứng xử chung; những hoạt động phô biến

35

và thường xuyên diễn ra mà có liên quan đến nhiều bộ phận; các quy trình thủ

tục hành chính trong quá trình thực thi công việc Sau đó lãnh đạo có trách

nhiệm giao quyền cho bộ phận tham mưu dé thực thi xây dựng danh mục cácvan dé/hoat động cần chuẩn hóa và lựa chọn được hình thức chuẩn hóa Saukhi nhận được bản trình danh mục công việc cần chuẩn hóa của bộ phận tham

mưu, người đứng đầu tô chức cần ưu tiên nghiên cứu, xem xét nội dung của văn bản này và cho ý kiến phản biện Ở bước xây dựng và ban hành các

QPNB, lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra, giám sát và yêu cầu bộ phận thammưu thường xuyên báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các bên liên quan

dé công việc được dam bao về mặt thời gian và chất lượng, tránh mất thời

gian phải xây dựng nhiều lần mà chưa đi đúng định hướng chuẩn hóa của đơn

vị Tần suất của việc báo cáo có thé là: giai đoạn đầu thì hàng tuần, giai đoạn

ồn định thì hang tháng, giai đoạn nước rút thì báo cáo ngay khi có bat cập hay

xung đột Lúc này, vai trò của lãnh đạo là chỉ đạo, định hướng cho các bộ

phận/cá nhân, tháo gỡ những vướng mắc, cũng như bổ sung thêm nhân lực, vật lực vào dự án xây dựng bộ tài liệu chuẩn hóa của cơ quan Cuối cùng, sau khi HDVP của cơ quan đã én định theo những QPNB được ban hành, lãnh

đạo cần quan tâm tới việc kiểm tra đánh giá tính hiệu quả trong công việc củacán bộ nhân viên khi đã áp dụng bộ chuẩn hóa dé kịp thời thưởng phạt theođúng trách nhiệm cũng như sửa đổi bổ sung QPNB cho phù hợp với thực tiễncủa cơ quan trong từng thời kỳ.

1.5.2 Trách nhiệm của người/bộ phận được giao quyền

Ngoài trách nhiệm tiên quyết dành cho người đứng đầu của cơ quan,

doanh nghiệp thì trách nhiệm của cá nhân, bộ phận được giao nhiệm vụ

CHHĐVP của co quan cũng rất quan trọng Bởi lẽ đây là người/bộ phận sẽ

tham mưu cho lãnh đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện việc xây dựng bộ tai liệuchuẩn hóa HĐVP trong co quan Khi được người đứng đầu phê duyệt các van

đê cân chuân hóa băng các văn bản, tài liệu, nhóm này sẽ có nhiệm vụ nghiên

36