CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP pptx

BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN• Chương I: Một số vấn đề chung về doanh nghiệp và tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp • Chương II: Tổ chức quản lý và quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong doanh ng

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP

GV Nguyễn Duy Vĩnh

0987.510.560 Wedsite: chinhlytailieu.com

TÀI LIỆU THAM KHẢO CỦA HỌC PHẦN

1 Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học

và Giáo dục chuyên nghiệp, HN, 1990

2 Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, HN, 2006

3 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình: Tập bài giảng Công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp.

4 Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006)

5 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001

6 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004

7 Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006

về đăng ký kinh doanh

8 Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày

22/01/2003 của Cục LTNN hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện

9 Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày

01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ tỉnh, thành phố thuộc TW

10 Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày

25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG II.

11 Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày

25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG III.

12 Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/2/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy định về thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm lưu trữ quốc gia.

13 Từ điển lưu trữ Việt Nam.

14 Các bài viết chuyên đề lưu trữ tài liệu trong các doanh nghiệp được đăng trên tạp chí Văn thư-Lưu trữ VN.

BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN

• Chương I: Một số vấn đề chung về doanh nghiệp

và tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp

• Chương II: Tổ chức quản lý và quy trình nghiệp

vụ lưu trữ trong doanh nghiệp

Đề kiểm tra hệ số 1 Lớp tại chức Cao đẳng VTLT K1

• Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp

• Lưu ý: Thời gian làm bài: Từ 7h50 đến 8h20

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

• I Một số vấn đề chung về doanh nghiệp

• II Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp

I Một số vấn đề chung về doanh nghiệp

• 1 Khái niệm doanh nghiệp

• 2 Các loại hình doanh nghiệp

1 Khái niệm doanh nghiệp

• Doanh nghiệp là khái niệm chung nhất để chỉ các loại hình doanh nghiệp

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng,

có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Theo Luật Doanh nghiệp 2005)

2 Các loại hình doanh nghiệp

• Tuỳ theo căn cứ (tiêu chí) phân loại, có thể phân chia doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau:

• Theo ngành sản xuất kinh doanh: có doanh nghiệp công nghiệp, doanh nghiệp nông nghiệp, doanh nghiệp lâm nghiệp, doanh nghiệp giao thông vận tải…

• Theo quy mô có doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• Theo hình thức sở hữu có doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh (ngoài quốc doanh) Trong đó, theo luật doanh nghiệp quy định thì doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp trong đó nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ.

• Theo nguồn gốc vốn đầu tư thì có doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2006) cho phép thành lập và hoạt động của các loại

hình doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, bao gồm:

• Doanh nghiệp nhà nước

• Doanh nghiệp tư nhân

2.1 Doanh nghiệp nhà nước

• Là DN trong đó Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ

• DNNN là tổ chức KT do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc có cổ phần, góp vốn chi phối, được tổ chức dưới hình thức công ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty TNHH

2.2 Doanh nghiệp tư nhân

• Là đơn vị KD có mức vốn không thấp hơn vốn pháp định, do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• DNTN không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.

• Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một DNTN.

• DNTN được đặt tên theo ngành, nghề KD hoặc đặt tên riêng Trên bảng hiệu, hoá đơn, quảng cáo, báo cáo, tài liệu, giấy tờ giao dịch khác của DNTN phải ghi tên

DN, kèm theo các chữ “DNTN” và số vốn đầu tư ban đầu của DN.

2.3 Công ty

• Công ty TNHH

• Công ty cổ phần

• Công ty hợp danh

* Công ty TNHH

• Căn cứ vào số lượng TV, C.ty TNHH được chia thành 2 loại:

• Công ty TNHH một thành viên là DN do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (sau đây gọi là chủ sở hữu c.ty); chủ sở hữu c.ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của c.ty trong phạm vi vốn điều lệ của c.ty.

• C.ty TNHH một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD.

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên là

DN, trong đó TV có thể là tổ chức, cá nhân;

số lượng TV không vượt qúa 50.

• TV chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của DN trong phạm vi

số vốn cam kết góp vào DN.

• C.ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD.

• C.ty TNHH không được quyền phát hành chứng khoán.

* Công ty cổ phần

• Công ty cổ phần là DN, trong đó có những đặc điểm sau:

• Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần Có thể có nhiều loại cổ phần Cổ phần được tự do chuyển nhượng.

• Số lượng TV tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa TV c.ty là người sở hữu cổ phần, được gọi là cổ đông.

• Trách nhiệm của cổ đông giới hạn trong phạm vi vốn đã góp vào c.ty

• C.ty cổ phần có tư cách pháp nhân

kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD.

• C.ty cổ phần được phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn

* Công ty hợp danh

• Là loại hình DN mới xuất hiện tại VN từ năm

2000 Cho đến nay, số lượng DN loại này không nhiều và có đặc điểm sau:

• Có ít nhất 2 TV là chủ sở hữu chung của công

ty, cùng nhau KD dưới một tên chung; ngoài các thành viên hợp danh có thể có thành viên góp vốn ….là cá nhân, trong đó phải có ít nhất một TV hợp danh Ngoài TV hợp danh có thể

có TV góp vốn TV hợp danh phải là cá nhân,

TV góp vốn có thể là cá nhân hoặc tổ chức

• TV hợp danh chịu trách nhiệm liên đới và vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác của DN; TV góp vốn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi giá trị

số vốn góp vào c.ty TV hợp danh có quyền quản lý và điều hành hoạt động KD của c.ty; thành viên góp vốn không có quyền quản lý c.ty Trường hợp TV góp vốn tham gia quản lý điều hành c.ty thì TV đó được coi là TV hợp danh.

• C.ty hợp danh có tư cách pháp nhân.

• C.ty hợp danh không được phát hành chứng khoán.

2.4 Nhóm công ty

• Nhóm công ty là tập hợp các công ty có mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác.

• Nhóm công ty bao gồm các hình thức sau:

- Công ty mẹ - công ty con

- Tập đoàn kinh tế

- Các hình thức khác

2.5 Doanh nghiệp có vốn nước ngoài

• Công ty liên doanh: Do 2 hoặc nhiều bên cùng đứng ra góp vốn để thành lập, trên cơ sở hợp đồng liên doanh giữa 2 bên hoặc theo sự ký kết giữa CP các nước, trong đó một bên là CP Việt Nam

• Nguyên tắc liên doanh: Các bên sẽ góp vốn theo quy định của Nhà nước VN

• Công ty nước ngoài góp tối đa là 70%, VN góp tối thiểu 30% (chủ yếu là đất đai)

• DN liên doanh chia lãi theo % số vốn

• Công ty 100% vốn nước ngoài: Là DN do các tổ chức, cá nhân nước ngoài đầu tư 100% vốn và phải được CP VN cho phép thành lập.

• Cty 100% vốn nước ngoài đầu tư vào VN có thể thuê đất của các địa phương

• Tài sản của Dn thuộc sở hữu của tổ chức, cá nhân nước ngoài

• Có tư cách pháp nhân và bình đẳng với DNVN trong sản xuất, kinh doanh

• NNVN chỉ quản lý bằng giấy phép đầu tư và hệ thống pháp luật=> TLLT là tài sản của DN này.

• HTX thoả mãn nhu cầu sản xuất KD ở quy mô nhỏ nhưng cùng hợp tác với nhau, chia sẻ rủi ro

và thành công trong sản xuất, kinh doanh.

Đặc điểm

• Góp vốn bằng tiền hoặc phương tiện

• Trường hợp góp vốn phương tiện thì tài sản vẫn mang tính cá nhân, không phải là tài sản chung

• HTX không có quy mô lớn nhưng ổn định

Các loại hình Hợp tác xã

• HTX nông nghiệp

• HTX công nghiệp (HTX vận tải)

• HTX tiểu thủ công nghiệp (HTX mây tre đan)

• HTX dịch vụ…

II Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa và tác dụng

của TLLT trong các doanh nghiệp

• 1 Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• 2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• 3 Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

1 Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• TLLTDN là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các

DN, được bảo quản trong các kho lưu trữ

để khai thác phục vụ cho các mục đích của DN và của xã hội.

• TLLTDN l bộ phận của PLTQGVN.

• Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị

về CT, KT, QP, AN, NG, VH, GD, KH &CN được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế , đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung

là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu LS, KH và hoạt động thực tiễn (Điều 1-PLLTQG).

2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• Đặc điểm chung

• TLLTDN chứa đựng những thông tin qúa khứ, phản ánh qúa trình hình thành và phát triển của DN.

nội dung của VBDN ban hành không được trái với quy định của PL Tính chính xác còn được thể hiện rõ hơn ở các yêu cầu kỹ thuật khi thể hiện trên các bản vẽ, tài liệu thiết kế…

do DN lưu giữ tại trụ sở chính, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật Đối với những DN thuộc nguồn nộp lưu thì đến thời hạn quy định phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp

• VD: Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ

Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, BVHC công trình XD, quy định:

• + Hs thiết kế, BVHCCTXD nộp lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập hs, có chữ ký của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế (đối với hs thiết kế).

• + Các bv thiết kế phải đảm bảo hình thức, quy cách theo tiêu chuẩn hoặc quy định hiện hành Các BVHC phải có dấu “Bản

vẽ hoàn công” của nhà thầu thi công XD và có danh mục bv.

• + Các vb trong hs lưu trữ như vb phê duyệt dự án, vb phê duyệt báo cáo KTKT (trường hợp chỉ phải lập báo cáo KTKT), vb thẩm định thiết kế, vb phê duyệt thiết kế, vb nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng…trường hợp không còn bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp.

• + Hs thiết kế, BVHCCTXD có thể được lưu trữ dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp, thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hs lưu trữ.

* Đặc điểm đặc thù

• TLLTDN có nhiều loại hình phong phú, đặc biệt là

có tính đặc thù chuyên môn cao Do đó, khác với các cơ quan hành chính Trong các DN, tài liệu hành chính không chiếm số lượng đa số mà chủ yếu là các tài liệu chuyên môn Mỗi DN tuỳ theo đặc thù chuyên môn lại hình thành những loại hình tài liệu riêng Chẳng hạn các DN sản xuất thì tài liệu chủ yếu là các tài liệu thiết kế chế tạo, DN thương mại thì chủ yếu hình thành nên các HĐKT và tài liệu có liên quan đến qúa trình KD…Điều này sẽ gây khó khăn cho việc xây dựng phương án phân loại tài liệu của DN.

• Một số vb của DN đã được mẫu hóa như các mẫu bảng biểu kế toán, thuế Đặc biệt một số nhóm tài liệu KHKT còn được quy định cụ thể và hình thức và quy cách hs lưu trữ.

• TLLTDN cũng phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp nhưng có thể lưu trữ dưới những dạng thức phong phú, hiện đại như

ở dạng băng từ, đĩa từ.

• Nhiều hs trong DN được hình thành theo trình tự thủ tục hành chính quy định

• VD: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày

29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, có quy định như sau:

• Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị

về kế toán, bao gồm:

• Chứng từ kế toán, gồm: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

• Sổ kế toán, gồm: sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

• Báo cáo tài chính, gồm: báo cáo tài chính tháng, qúy, năm

• Tài liệu khác có liên quan đến kế toán: là các tài liệu được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán, các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh

tế, hợp đồng liên doanh, hợp đồng vay…), các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ lợi tức, các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí, các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với NN, các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản….

• Các tài liệu liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy, trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của NN về tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu)

• Ví dụ: Hồ sơ đăng ký KD của DN tư nhân (được

quy định trong Điều 16 của Luật doanh nghiệp) bao gồm các vb, tài liệu sau:

• Giấy đề nghị ĐKKD theo mẫu thống nhất do cơ quan ĐKKD có thẩm quyền quy định

• Bản sao Giấy chứng minh ND, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác

• VB xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền đối với DN kinh doanh ngành, nghề

mà theo quy định của PL phải có vốn pháp định.

• Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc và cá nhân khác đối với DN KD ngành, nghề mà theo quy định của PL phải có chứng chỉ hành nghề.

3 Ý nghĩa, tác dụng của TLLT doanh nghiệp

• 3.1 Đối với doanh nghiệp

• Là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo

DN có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất KD của các DN

• Là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản

lý, điều hành của DN mà qua đó DN rút ra bài học sau mỗi thành công hay thất bại của hoạt động sản xuất KD

• TLLT giúp DN lưu giữ những bí quyết riêng về kỹ thuật, công nghệ quản lý.

• Là chứng cứ thuyết minh cho các hoạt động KD đúng pháp luật của DN khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan NN có thẩm quyền

• Giúp DN phục dựng lại truyền thống của

DN sau nhiều năm hoạt động, xây dựng được hình ảnh của DN.