II. Quy trỡnh nghiệp vụ lưu trữ trong DN
• Loại ra những tài liệu hết giỏ trị để tiờu huỷ, qua đú gúp phần nõng cao hiệu quả
3.5 Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu
• Cụng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chớnh.
• Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục VTLTNN v/v ban hành quy trỡnh chỉnh lý tài liệu.
• Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09 của Cục VTLTNN ban hành ban hành quy trỡnh chỉnh lý tài liệu theo tiờu chuẩn VN ISO 9001:2000.
Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chớnh
(theo Cụng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004)
CHỈNH Lí TÀI LIỆU
Chuẩn bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý Kết thỳc chỉnh lý
1.Giao nhận tài liệu 2.Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển
tài liệu về địa điểm chỉnh lý 3.Khảo sỏt tài liệu
4.Thu thập và bổ sung tài liệu 5.Biờn soạn cỏc VB hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý
1.Phõn loại tài liệu 2.Lập hồ sơ hoặc sửa chữa,
hoàn thiện hồ sơ 3.Hệ thống húa hồ sơ
(đơn vị bảo quản) 4.Biờn mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) 5.Cỏc cụng việc sau biờn mục
6.Thống kờ, kiểm tra và làm thủ tục tiờu hủy tài liệu loại
7.Đỏnh số hồ sơ, viết và dỏn nhón hộp 8.Xõy dựng cụng cụ quản lý
và tra tỡm hồ sơ tài liệu
1.Kiểm tra kết quả chỉnh lý 2.Bàn giao TL, vận chuyển TL
vào kho và sắp xếp lờn giỏ 3.Viết bỏo cỏo tổng kết chỉnh lý
Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005
• 1. Nhận tài liệu
• 2. Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh lý • 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
• 4. Lập kế hoạch chỉnh lý, biờn soạn cỏc văn bản hướng dẫn chỉnh lý:
• 5. Phõn loại tài liệu
• 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ • 7. Biờn mục phiếu tin
• 8. Kiểm tra việc lập hồ sơ và biờn mục phiếu tin
• 9. Hệ thống húa phiếu tin theo phương ỏn hệ thống húa • 10. Hệ thống húa hồ sơ theo phiếu tin
• 11. Biờn mục hồ sơ
• 13. Bổ sung những thụng tin cũn thiếu trờn phiếu tin
• 14. Đỏnh số chớnh thức cho toàn bộ hồ sơ trờn phiếu tin và lờn bỡa hồ sơ
• 15. Vệ sinh, thỏo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vào bỡa hồ sơ
• 16. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) • 17. Viết và dỏn nhón hộp
• 18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lờn giỏ • 19. Bàn giao tài liệu
• 20. Nhập phiếu tin vào mỏy
• 21. Kiểm tra việc nhập phiếu tin • 22. Lập mục lục hồ sơ
• 23. Sắp xếp, thống kờ tài liệu loại, bú gúi thuyết minh tài liệu loại
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09
• 1. Giao, nhận tài liệu
• 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
• 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
• 4. Khảo sỏt và biờn soạn cỏc vb hướng dẫn chỉnh lý
• 5. Phõn loại tài liệu theo Hướng dẫn phõn loại • 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ,
kết hợp với việc xỏc định giỏ trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ
• 7. Biờn mục phiếu tin (từ trường 1đến trường 14-trừ trường 3,10,12)
• 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biờn mục phiếu tin
• 9. Hệ thống húa phiếu tin theo phương ỏn phõn loại
• 10. Hệ thống húa hồ sơ theo phiếu tin • 11. Biờn mục hồ sơ
• 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biờn mục hồ sơ. • 13. Đỏnh số chớnh thức cho hồ sơ vào trường
số 3 của phiếu tin và lờn bỡa hồ sơ
• 14. Vệ sinh tài liệu, thỏo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bỡa hồ sơ.