II. Khỏi niệm, đặc điểm, ý nghĩa và tỏc dụng của TLLT trong cỏcdoanh nghiệp
2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp
• Đặc điểm chung
• TLLTDN chứa đựng những thụng tin qỳa khứ, phản ỏnh qỳa trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của DN.
• Độ chớnh xỏc cao. Độ chớnh xỏc này được thể hiện ở việc
nội dung của VBDN ban hành khụng được trỏi với quy định của PL. Tớnh chớnh xỏc cũn được thể hiện rừ hơn ở cỏc yờu cầu kỹ thuật khi thể hiện trờn cỏc bản vẽ, tài liệu thiết kế…
• Được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất. TLLTDN
do DN lưu giữ tại trụ sở chớnh, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của phỏp luật. Đối với những DN thuộc nguồn nộp lưu thỡ đến thời hạn quy định phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cỏc cấp.
• VD: Thụng tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ
Xõy dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, BVHC cụng trỡnh XD, quy định:
• + Hs thiết kế, BVHCCTXD nộp lưu trữ phải cú đầy đủ con dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn lập hs, cú chữ ký của chủ nhiệm thiết kế và chủ trỡ thiết kế (đối với hs thiết kế). • + Cỏc bv thiết kế phải đảm bảo hỡnh thức, quy cỏch theo tiờu
chuẩn hoặc quy định hiện hành. Cỏc BVHC phải cú dấu “Bản vẽ hoàn cụng” của nhà thầu thi cụng XD và cú danh mục bv. • + Cỏc vb trong hs lưu trữ như vb phờ duyệt dự ỏn, vb phờ
duyệt bỏo cỏo KTKT (trường hợp chỉ phải lập bỏo cỏo KTKT), vb thẩm định thiết kế, vb phờ duyệt thiết kế, vb nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng…trường hợp khụng cũn bản chớnh thỡ thay thế bằng bản sao hợp phỏp.
• + Hs thiết kế, BVHCCTXD cú thể được lưu trữ dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phự hợp, thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hs lưu trữ.