II. Khỏi niệm, đặc điểm, ý nghĩa và tỏc dụng của TLLT trong cỏcdoanh nghiệp
3. Ban hành cỏc Quy chế, Quy định về cụng tỏc lưu trữ
• Cỏc DN phải ban hành cỏc hướng dẫn, quy định về cụng tỏc lưu trữ. Hầu hết cỏc DN hiện nay đều chưa cú quy chế về cụng tỏc lưu trữ. Đa phần cỏc DNNN mới chỉ là sao chụp những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về cụng tỏc lưu trữ của NN sau đú gửi về cho cỏc đơn vị, do thiếu những hướng dẫn cụ thể nờn cỏc đơn vị rất khú khăn khi thực hiện.
• Ở cỏc DN tư nhõn và c.ty nhỏ thỡ hầu như chưa cú quy định hoặc chỉ cú quy định miệng.
• Ở cỏc DN cú vốn đầu tư nước ngoài thỡ cũng đó quan tõm đến vấn đề này song quy định rất đơn giản.
• Quy trỡnh XD và ban hành cỏc quy chế, quy định về cụng tỏc lưu trữ.
• Cỏc DN cần tiến hành những cụng việc sau:
• Về lý luận, DN phải sưu tầm tất cả những quy định của NN và của cỏc cơ quan cấp trờn về cụng tỏc lưu trữ, sau đú, tiến hành hệ thống húa những quy định đú.
• Về thực tiễn:
• + Vận dụng những quy định đú vào DN: những quy định nào ỏp dụng được vào, những quy định nào khụng ỏp dụng được và vỡ sao.
• + Từ thực tiễn của DN, đề nghị với lónh đạo cho phộp ban hành quy định cho DN. Nếu lónh đạo đồng ý thỡ cỏn bộ lưu trữ soạn thảo bản quy chế. Bản dự thảo phải cú ý kiến đúng gúp của cỏc cỏ nhõn, đơn vị cú liờn quan.
• Hỡnh thức của VB này là: Quy định, Quy chế
• Trong thời gian đầu cú thể ban hành quy định tạm thời. Sau một thời gian thực hiện nếu thấy phự hợp thỡ nõng lờn thành quy chế chớnh thức được ban hành kốm theo Quyết định của lónh đạo.
• Cú thể cú một Quy chế riờng về cụng tỏc lưu trữ hoặc Quy chế về cụng tỏc văn thư- lưu trữ hoặc cú thể đặt trong quy chế chung về cụng tỏc VP nhưng phải cú một mục riờng về cụng tỏc lưu trữ.
• Bố cục của Quy chế
• Những căn cứ ban hành Quy chế
• Những quy định chung: những từ ngữ, thuật ngữ (khỏi niệm) được dựng trong Quy chế, một số nguyờn tắc cơ bản, những nguyờn tắc chung…
• Những quy định cụ thể về cụng tỏc lưu trữ: trong đú mỗi điều thực chất là quy phạm gồm 3 phần: giả định, quy định, chế tài. Đối với những quy chế tạm thời phần chế tài nờn quy định vừa phải, nờn quy định chung “Cỏn bộ bị….nếu vi phạm….”
• Trỏch nhiệm, đối tượng thi hành • Trỏch nhiệm chỉ đạo của lónh đạo
• Trỏch nhiệm của cỏc cỏn bộ thực hiện cỏc cụng việc cú liờn quan đến cụng tỏc lưu trữ
• Hiệu lực của văn bản • Thời gian
• Văn bản hết hiệu lực khi cú văn bản khỏc
• Văn bản được ban hành theo Quyết định ……….
• Lónh đạo ký xỏc nhận • Đúng dấu