II. Quy trỡnh nghiệp vụ lưu trữ trong DN
cháy: các bình chống cháy, hệ thống báo cháy tự động; hệ thống thông gió, chống
cháy tự động; hệ thống thông gió, chống ẩm như quạt, máy điều hoà, các dụng cụ đo nhiệt độ, cỏc d ng c ụ ụ để đ độ o
m…
• Với một số DN hiện nay để bảo quản an toàn cỏc tài liệu phỏt minh, sỏng chế ngoài việc lưu trữ thờm một bộ tài liệu bảo hiểm, người ta cũn tiến hành chụp cỏc bản microfilm những tài liệu đú. Với những tài liệu dạng microfilm này cần cú tủ bảo quản chuyờn dụng và phải là tủ chống chỏy, ngoài ra cũn phải trang bị mỏy đọc microfilm và mỏy in những tài liệu dạng này.
• Với một số loại hỡnh tài liệu chuyờn mụn đặc thự phải tuõn thủ theo cỏc quy định về bảo quản đối với loại hỡnh tài liệu đú.
• TL kế toỏn lưu trữ phải được bảo quản theo
phỏp luật hiện hành của NN về bảo vệ TLLT và theo quy định của chế độ này. TL kế toỏn lưu trữ phải được bảo quản trong KLT của đơn vị. KLT phải cú đủ trang bị, thiết bị bảo quản và cỏc điều kiện bảo đảm sự an toàn TL kế toỏn lưu trữ như: giỏ, tủ, phương tiện phũng chống hỏa hoạn; chống ẩm, mốc, chống lũ lụt, mối xụng, chuột cắn…
• Người đứng đầu đơn vị phải chịu trỏch nhiệm
trước PL về sự an toàn, đầy đủ và hợp phỏp cỏc TL kế toỏn của đơn vị đang LT.
• Trong trường hợp bất khả khỏng do thiờn tai, hỏa hoạn,
TL kế toỏn bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý TL kế toỏn do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng. Kế toỏn trưởng hoặc người phụ trỏch kế toỏn và đại diện bộ phận cú liờn quan phải tham gia. Hội đồng phải thực hiện cỏc cụng việc:
• - Bằng mọi biện phỏp phục hồi, bảo toàn cỏc TL cú thể
phục hồi được.
• - Tiến hành kiểm kờ, xỏc định số TL hiện cú, số tài liệu
bị mất, bị hư hỏng khụng thể phục hồi được.
• - Lập biờn bản xỏc định số TL hiện cũn, số tài liệu bị
mất theo từng loại tài liệu kế toỏn. Biờn bản phải được lưu trữ cựng thời hạn lưu trữ quy định đối với TL bị hư hỏng, bị mất.