báo cáo chuyên đề 2 kiến tập kỹ năng văn phòng tại công ty tnhh art consulting việt nam

Cùng với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình, chu đáo của các thầy cô khoa kế toán cùng với các cán bộ kế toán tại công ty TNHH Art Consulting, em đã hoàn thành tốt báo cáo kiến tập chuyên đề

TRUONG DAI HOC TON ĐỨC THẮNG

KHOA KE TOAN NGANH KE TOAN

ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG TON DUC THANG UNIVERSITY

BAO CAO CHUYEN DE 2

KIEN TAP KY NANG VAN PHONG TAI CONG TY TNHH ART CONSULTING

VIET NAM

GVGS : MAI HUYNH PHUONG THAO

SVTH : TRUONG THI KIM NGAN MSSV : 221H0077

LỚP :21H20102

TP.HO CHI MINH - THANG 8/2023

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay ở toàn cầu nói chung và tại Việt Nam nói riêng, bộ phận kế toán luôn đóng vai trò

quan trọng và to lớn Có thê nói ngành kế toán là một mảnh ghép chính của nên kinh tế, là

một phân không thể thiếu đề tập trung phát triển đất nước Trong tương lai và hiện tai nén

kinh tế càng tăng trưởng và phát triên không ngừng Vì thế bộ phận kế toán đã trở nên vô

cùng cấp thiết đối với các doanh nghiệp trong việc quản lý kinh tế, theo dõi tình hình sản xuất

kinh doanh, phân tích thị trường,

Ta có thê thấy vị trí của kế toán đã bao trùm lên toàn bộ các hoạt động kinh tế xã hội và có sự

ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc kế toán ghi chép

và hệ thống hóa đầy đủ, chính xác các hoạt động kinh tế tài chính sẽ giúp nhà quản lý nắm

bat kịp thời mọi hoạt động kinh doanh đề từ đó đưa ra các kế hoạch quản lý phù hợp, dự đoán

được các rủi ro cũng như đưa ra các chính sách tối ưu nhất dé mang lại lợi ích tối đa cho công

ty của mình Công việc kế toán luôn phải tiếp xúc với những con số cứng nhắc, vì vậy khả

năng quan sát tình hình thực tế và óc phân tích sự việc phát sinh sẽ giúp nhân viên kế toán

tông hợp những con số kịp thời và chuân xác nhất Ngoài việc nắm vững kiến thức chuyên

môn, nghiệp vụ nhân viên kế toán công ty cũng cần học hỏi và trau dồi nhiều kỹ năng cho

bản thân, đặc biệt là kỹ năng văn phòng, bởi kỹ năng văn phòng là rất quan trọng giúp nhân

viên gia tăng hiệu quả giá trị trong công việc cũng như nâng cao chuyên môn, trở nên giỏi

hơn, nhiều kinh nghiệm hơn và đạt được giá trị cao hơn trong công việc

Quá trình kiến tập tai Cong ty TNHH Art Consulting la co héi dé em tiếp xúc thực tế với bộ

phận kề toán và giúp em hiểu một cách toàn diện hơn về vai trò và tầm quan trọng của công

tác kế toán cũng như kỹ năng văn phòng Cùng với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình, chu đáo

của các thầy cô khoa kế toán cùng với các cán bộ kế toán tại công ty TNHH Art Consulting,

em đã hoàn thành tốt báo cáo kiến tập chuyên đề kỹ năng văn phòng với nội dung sau:

Chương I: Giới thiệu về công ty TNHH Art Consulting

Chương 2: Thực trạng kiến tập kỹ năng văn phòng tại văn phòng Công ty TNHH Art

Consulting

Chương 3: Những bài học kinh nghiệm, nhận xét và cảm nghĩ về quá trình kiến tập

Tuy nhiên, do thời gian thực tập và kiến thức còn nhiễu hạn chế nên báo cáo thực tập không

tránh khỏi những nhận định chủ quan, chưa toàn diện Em rất mong nhận được ý kiến đóng

góp và thông cảm của thây cô

LỜI CẢM ƠN

Đề có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay, trước hết em xin chân thành cảm ơn các

thầy cô trong khoa kế toán trường đại học Tôn Đức Thắng đã giảng dạy, chỉ bảo và truyền đạt

cho chúng em những kiến thức rất quý báu, vô giá và cũng như tạo điều kiện giúp đỡ chúng

em trong quá trình học tập

Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Mai Huỳnh Phương Thảo là

người trực tiếp tận tình hướng dẫn, quan tâm và giúp đỡ chúng em hoàn thành bài báo cáo

kiến tập chuyên đề 2 ( Kỹ năng văn phòng ) trong khoảng thời gian vừa qua

Ngoài ra em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH Art Consulting đã tiếp

nhận em kiến tập tại công ty và luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em kiến tập và hoàn

thành bài báo cáo này Em xin chân thành cảm ơn các anh chị bộ phận kế toán đã luôn quan

tâm giúp đỡ, hướng dẫn và tin tưởng để em có cơ hội tiếp xúc thực tế với công việc tại công

ty

Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được kiến tập nơi mà em yêu thích, cho em

bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy Qua

công việc kiến tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong công tác kế toán đề

giúp ích cho công việc sau nảy của bản thân

Trong quá trình kiến tập cũng như làm báo cáo dưới sự hỗ trợ của quý thầy cô và quý công

ty, em không tránh khỏi được những sai lầm, thiếu sót do còn hạn chế kiến thức chuyên

ngành Vì vậy, em mong nhận được sự thông cảm và chỉ dân thêm từ mọi người

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 8 năm 2023

Sinh viên thực hiện Trương Thị Kim Ngân

MỤC LỤC

1.1 Téng quan vé céng ty TNHH Art Consulting 1

1.1.1 Gidi thidu chung vé COng ty 4‹«4dH H.ẢẢẢẢẢẢ 1

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Art Consulting Việt Nam 2-5222 S222221222221222212222-e2 1

l n0 vo ố 3

1.1.4 Tam nhin va str ménh cla COng tye a((dd., ,)H,H ,ÔỎ 4

1.2 Cơ cấu tô chức của Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam 6

ID di n nc ẢẢẢ 6

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận - - 2 222222221111111121222132112112121 c5 6

1.3 Giới thiệu phòng kế toán của Công ty TNHH Art Consulfing Việt Nam <5 ©secsese+ 7

1.3.1 Phòng kế toán (Nơi kiến tập) 5s SH 2111211212212 2221 222212122222 a 7

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán - 5s S 2122112122.22 22g 7

THỰC TRẠNG KIÊN TẬP KỸ NẴNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH ART

2.1.1 Quy định của công ty về thời gian, trang PUG ee cece ceese seen tens eects stteeeet teat eetetnsesatineesaeeteed 8

2.1.2 Cac quy dinh khac cua cong ty, phong ban ieee cece cece ce cteeeeeeeeececsneeecesesecsenieseecsseecanaeees 8

2.2 Thực trạng kiến tập kỹ năng văn phòng 8

2.2.1 Tham quan công ty, tìm hiểu cdc phong ban ce cece ssee esses ectteseoneeses tent eesteesteseetenteasesneeeeeeeeed 8

2.2.2 Công việc được giao 1: Scan tài lệu từ máy photocopy eee cee eeeee cece ee ctteeeeetetseseteeeees 9

2.2.3 Công việc được giao 2: Photo các tài liệu, chứng từ: phiêu thu, phiêu chi, hoa don GTGT 10

2.2.4 Công việc được giao 3: Sắp xếp giấy báo nợ, giấy báo có từ bảng sao kê giao dịch 11

2.2.5 Công việc được giao 4: Kiểm tra thông tin tử ñle excel và so với hóa đơn giá trị gia tăng

2.2.6 Công việc được giao 5: Lập phiếu thu, phiếu chỉ vào phần mềm kế toán Misa -.2-s2-s-

2.2.7 Công việc được giao 6: Tra cứu hóa đơn thông qua mã số thuế của doanh nghiệp - 14

3.1 Những kinh nghiệm, bài học nhận được sau quá trình kiến tập 17

3.2 Một số giải pháp mà có thể cải thiện được hiệu quả công việc nơi kiến tập .- 5555 << 17

3.3 Nêu cảm nghĩ cá nhân về quá trình kiến tập và đề xuất nguyện vọng cá nhân - 18

DANH MUC HiNH ANH VA BANG BIEU

Logo céng ty TNHH Art Consulting 1

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 6

Sơ đồ phòng kế toán của công ty 7

9

9

Phòng kế toán tại công ty May photocopy RICOH ding dé scan Quá trình bỏ giấy vào khay máy in RICOH để photo .5 s5: 5552 <2 10 Sắp xếp chứng từ - giấy báo nợ, giấu báo có 1 Kiểm kê số lượng hóa đơn giá trị gia tăng và nhập liệu vào file exeel 12 Lập phiếu thu, phiếu chỉ trên phần mềm kế toán Misa . °-+ 13 Nhận biết địa chỉ tra cứu và mã tra cứu của hóa đơn

Khó khăn từ những công việc được giao trong quá trình kiến tập 16

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VẺ CÔNG TY TNHH ART CONSULTING

1.1 Téng quan vé cong ty TNHH Art Consulting

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên viết tắt: ART CONSULTING VIETNAM CO.,LTD

- Mã số thuế: 0313833585

- Địa chỉ trụ sở: 745 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 6, Quận Tân Bình, TP.HCM

- Địa chỉ văn phòng: Tháp B Officetel, Sunrise City View, số 33 đường Nguyễn Hữu Thọ,

phường Tân Hưng, quận 7, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Người đại diện: ĐOÀN ANH TRÀ

Hinh 1.1 Logo céng ty TNHH Art Consulting

Neguon: http://arthookkeeping.vn 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Art Consulting Việt Nam

Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam (gọi tắt là ART) được sáng lập bởi các kiêm toán

viên giàu kinh nghiệm vảo ngày 30 tháng 5 năm 2016 tại Việt Nam theo giấy chứng nhận

đăng ký doanh nghiệp số 0313833585 Tại thời điểm công ty thành lập năm 2016, kinh

nghiệm của các thành viên sang lap đều trên mười lăm năm kinh nghiệm Hiện nay, AR'T đã

trở thành một công ty tư vấn tài chính kế toán, thuế có kinh nghiệm phục vụ hơn 100 khách

hàng đa dạng trong lĩnh vực kế toán, tư vấn thuế và tư vấn kinh doanh tại Việt Nam

e Ngành nghề chính: Hoạt động liên quan đến kế toán, kiểm toán và tư vấn về thuế

® Linhvuckinh té: Kinhtếtrnhân

¢ Loại hìnhtô chức: Tổ chức kinh tế SXKD dịch vụ, hàng hoá

© Loại hình kinh tế: Trách nhiệm hữu hạn 2 TV trở lên

ART cung cấp loại hình dịch vụ chính:

® - Dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp

e - Dịch vụ tính lương, kê khai bảo hiểm xã hội

® Dịch vụ kê khai và Quyết toán thuế

® - Dịch vụ soát xét tuân thủ về thuế

® - Dịch vụ tư vấn thuế

© Dich vụ đại lý thuế

e - Dịch vụ chuyên nghiệp cho cửa hàng/ hộ kinh doanh cá thé/ van phòng đại diện

® - Dịch vụ thủ tục thành lập/ giải thể doanh nghiệp

ART hiện là đối tác độc lập của DCPA, một trong những công ty kiểm toán độc lập chuyên tập trung phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu dịch vụ kiểm toán chất lượng ở mức phí hợp lý Thông tin thêm về DCPA: www.dcpa.com.vn DCPA hiện lả thành viên độc lập của GGI (Geneve Group International), một trong 6 liên minh quốc tế hàng đầu của các

hãng dịch vụ chuyên nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực kiểm toán/ kế toán tư vẫn thuế/ kinh doanh và tư vẫn luật có mặt rộng khắp các châu lục và quốc gia trên toàn cầu Phần lớn

khách hàng của DCPA là các doanh nghiệp FDI có quốc tịch từ nhiều quốc gia/ lục địa khác

nhau trên thế giới Thông tin thêm về GGI: www.ggi.com

ART hiện là đại lý cấp 1 của Công ty cô phần Misa, một trong những công ty lớn về cung cấp

phan mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử và chữ ký số và cũng là đại

lý, đối tác của tập đoàn viễn thông VNPT chuyên cung cấp hóa đơn điện tử và chữ ký số

1.1.3 Đội ngũ ban lãnh đạo công ty

© Ong Doan Anh Tra (CPA), Cha tich HDTV kiém Tổng giám đốc

Với phương châm: “Cách một đội bóng chơi chính là điều tạo ra sự thành công Bạn có thể có

những ngôi sao bóng đá trên thế giới nhưng nêu họ không chơi cùng nhau, câu lạc bộ đó cũng

sẽ không có giá trị”

Ông Trà có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính kế

toán, tư vấn thuế trong đó có 8 năm làm việc cho Công ty Kiểm toán BDO (Việt Nam), một

trong 6 hãng kiểm toán lớn nhất toàn cầu Ông đã rất thành công trong việc cung cấp các dịch

vụ kiêm toán cho các công ty có vốn nước ngoài (FDI), các doanh nghiệp Nhà nước lớn và

các tô chức phi lợi nhuận tại Việt Nam

Ông Trà có chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia (CPA); Chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế; Chứng chỉ kề toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán và kiểm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh

© Ông Kim Seung Ho, Giám đốc đối ngoại

Với phương châm: '“Hãy cố gắng tận dụng từng cơ hội đến với bạn”

Ông Kim quốc tịch Hàn quốc, có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh Với

cương vị giám độc đôi ngoại, ông đã tạo được môi quan hệ găn bó với các khách hàng người

Hàn Quốc

© Bà Bùi Thị Mai Chinh (CPA), Giám đốc nghiệp vụ

Với phương châm: “Không có bí mật nảo tạo ra sự thành công Đó chỉ là kết quả của sự

chuẩn bị, làm việc hết sức mình và rút ra kinh nghiệm từ những thất bại”

Bà Mai Chinh có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính

kế toán Ngoài ra, bà Mai Chinh cũng từng làm các công viêc khác như kế toán viên, kế toán

trưởng doanh nghiệp, nhân viên ngân hàng

Bà Mai Chinh có chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia (CPA); Chứng chỉ hành nghè dich vu làm thủ tục về thuế; Chứng chỉ kế toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kề toán

và kiêm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh

® Ba Giang Thi Minh Nhung (APC), Pho Giám đốc nghiệp vụ

Với phương châm: '“Thay đối suy nghĩ của bạn là thay đôi ca thé giới”

Bà Minh Nhung có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiêm toán, kế toán, tư vấn tải

chính kế toán, tư vấn thuế Ngoài ra, Bà Minh Nhung cũng từng làm các công việc khác như

kế toán viên, kế toán trưởng doanh nghiệp, quản lý doanh nghiệp

Bà Minh Nhung có chứng chỉ hành nghề kế toán (APC), chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục vẻ thuế, chứng chỉ kế toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán và kiêm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh

e Ba Pham Thị Ngọc Anh (CPA), Trưởng phòng tư vấn nghiệp vụ

Với phương châm: '“Kẻ ngốc tìm kiếm hạnh phúc ở nơi xa, kẻ khôn ngoan vun đắp hạnh phúc ngay dưới chan minh”

Bà Ngọc Anh có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiêm toán, kế toán, tư vấn tài chính

kế toán, thuế Bả Ngọc Anh có nhiều kinh nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực thương mại, sản xuất, xây dựng, viễn thông, khách sạn — nhà hàng — du lịch và đã làm việc với khách hàng thuộc nhiều hình thức sở hữu khác nhau (nhà nước, nước ngoài, tư nhân trong nước)

Bà Ngọc Anh có chứng chỉ kiêm toán viên Quốc gia (CPA); Chứng chỉ kế toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán và kiểm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hỗ

Chí Minh

1.1.4 Tâm nhìn và sứ mệnh của công ty

® Slogan cua Cong ty

“Accounting is considered an ART because it requires the use of skills and creative

judgment One has to be trained in this discipline to be able to perform accounting functions

well”

Tạm dịch là “Kế /oán được coi là một nghệ thuật vì nó đòi hỏi sử dụng các kỹ năng và phán đoán sáng tạo Người ta phải được đào tạo về chuyên ngành này đề có thể thực hiện tốt chức năng kế toán”

s _ Triết lý và phương châm kinh doanh

“Chúng tôi luôn đồng hành với nhân viên và khách hàng để cùng phát triển!”

Quan điểm kinh doanh của ART là “Chăm lo cho sự phát triển của đội ngũ nhân viên chúng tôi và trở thành nên tảng hỗ trợ mang lại giá trị gia tăng và sự phát triển cho khách hàng”

Chúng tôi hoàn toàn không quan tâm đến việc làm sao chỉ có công ty chúng tôi phát triển

Việc đầu tiên chúng tôi làm là chăm lo tốt cho sự phát triên của đội ngũ nhân viên chúng tôi

để từ đó làm cho khách hàng hài lòng với dịch vu cua minh

Khi có được lòng tin và sự đồng cảm của khách hàng, từ đó chính đội ngũ nhân sự của chúng tôi cũng sẽ phát triển Và kết quả cuối cùng, chúng tôi lại tiếp tục được khách hàng yêu mến

Phương châm đó đã được công ty không ngừng duy trì va phat triên liên tục kế từ ngày thành

lập, và đến nay đã có hơn 100 khách hàng yêu mến và tin dùng

Với tình yêu cho đất nước Việt Nam, sẽ không có gì làm thay đôi nhiệt huyết và quyết tâm đê cùng nhân viên chúng tôi và cùng khách hàng phát triển tại đất nước này

® - Doanh nghiệp xanh bảo vệ môi trường và công nghệ 4.0

Với tỉnh thần trách nhiệm bảo vệ môi trường, đội ngũ nhân viên của công ty TNHH Art

Consulting Việt Nam cam kết sử dụng năng lượng tiết kiệm như sử dụng điện và văn phòng phâm tiết kiệm, hạn chế sử dụng những vật liệu khó tiêu hủy, trồng cây cảnh trong văn phòng

làm việc

Công ty đã áp dụng công nghệ 4.0 trong công việc như sử dụng phần mềm kế toán online, cụ

thé là ASP và Amis Misa đối với các khách hàng ở Việt Nam, Xero software đối với các

khách hàng đa quốc gia Lưu trữ chứng từ trên hệ thống server, khách hàng ở bất cứ nơi đâu

trên toàn câu đều có thê truy cập vào đữ liệu ,

e Năng lực toàn cầu

ART hiện là đối tác độc lập của DCPA, một trong những công ty kiểm toán độc lập chuyên

tập trung phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhụ cầu dịch vụ kiểm toán chất lượng ở

mức phí hợp ly

DCPA hiện là thành viên của GGI (Geneva Group International), một trong 6 liên

minh quốc tế lớn nhất thế giới (năm 2013) của các hãng kiểm toán, tư vấn thuế/ kinh doanh

và tư vấn luật hoạt động độc lập GGI có thành viên ở hơn 115 quốc gia/vùng lãnh thổ, với

tông cộng 650 văn phòng, và 22.000 chuyên viên GGI được sáng lập năm 1995 và có trụ sở

dat tai Zurich, Thyy Sy

1.2 Cơ cầu tô chức của Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ tô chức các phòng ban Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam

Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Nguon: Céng ty TNHH Art Consulting Viér Nam

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận

- Phòng ban trong công ty:

> Giám đốc — Đại diện pháp luật : Là người chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật

Là người trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách

nhiệm về hoạt động của công ty

Phòng kinh doanh : Bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến tiếp thị sản phâm và dịch vụ của công ty; tư vấn phát triển sản

phâm, mở rộng thị trường và xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Phòng tư vấn : Là đơn vị trực thuộc tổ chức quản lý của công ty, có chức năng tham

mưu, giúp việc cho hội đồng quản trị, giám đốc thực hiện sự lãnh đạo, hướng dẫn,

kiêm tra, giám sát của công ty đối với các đơn vị trực thuộc

Phòng nghiệp vụ : Phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám

đốc trong việc quản lý, tổ chức triển khai và theo dõi thực hiện hoạt động liên quan

đến chuyên môn

Phòng nhân sự : Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, thực

hiện việc tuyên dụng nhân sự, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế trong

công ty Bên cạnh đó còn thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ và quản lý hệ thống tính lương, phúc lợi

Phòng kế toán : Có nhiệm vụ quản lý và chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động

tài chính kế toán Cung cấp số kiệu kịp thời, chính xác vẻ kết quả hoạt động của công