báo cáo môn chuyên đề 2 kiến tập kỹ năng văn phòng tại công ty tnhh dịch vụ kế toán thuế h tas

Do vậy, người làm kế toán cần phải có kiến thức, trình độchuyên môn và tư duy nhạy bén, xử lý và cập nhập số liệu nhanh, chính xác.Trải quá trình thực tập tại công ty CÔNG TY TNHH DỊCH V

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA KẾ TOÁN NGÀNH KẾ TOÁN

BÁO CÁO MÔN CHUYÊN ĐỀ 2

KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN

THUẾ H-TAS

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Mai Huỳnh Phương Thảo

SVTH: Hồ Thị Tuyết Anh

MSSV:22200022 Lớp: 22020101 STT:

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam có sự chuyển mình và thu được những thành tựu vô cùng to lớn Song, bên cạnh đó cũng tồn tại rất nhiều những vấn đề khó khăn Việc này đòi hỏi những nhà lãnh đạo cần phải linh hoạt, nhạy bén nắm bắt tình hình và điều chỉnh chiến lược phát triển cho phù hợp

Kế toán là một trong những bộ phận đóng vai trò quan trọng trong bộ máy hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp kinh tế nào Hoạt động kế toán hiệu quả

sẽ giúp nâng cao chất lượng quản lý, uy tín của đơn vị Kế toán được chia làm rất nhiều khâu, bộ phận nhỏ khác nhau, mỗi bộ phận lại có những nhiệm vụ không giống nhau Do vậy, người làm kế toán cần phải có kiến thức, trình độ chuyên môn và tư duy nhạy bén, xử lý và cập nhập số liệu nhanh, chính xác Trải quá trình thực tập tại công ty CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ H-TAS bằng sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ của rất nhiều quý thầy cô, anh chị, đồng nghiệp, em đã có thể hoàn thành đề tài báo cáo thực tập “Kỹ năng văn phòng ”

Trong quá trình kiến tập tại Công Ty TNHH DỊCH VỤ THUẾ H-TAS báo cáo của em đã hoàn thành với nội dung:

Chương 1: Thông tin về Công ty TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ H-TAS

Chưng 2: Kiến tập tại Công ty TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ H-TAS

Chương 3: Bài học kinh nghiệm nhận được và cảm nghĩ về quá trình kiến tập

Tuy nhiên, do thời gian kiến tập và kiến thức còn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi những nhận định chủ quan, chưa toàn diện Em rất mong nhận được

ý kiến đóng góp và thông cảm của thầy cô

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1.1: Logo công ty TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ H-TAS

LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Tôn Đức Thắng đã đưa môn học Chuyên đề 2 ( Kỹ năng văn phòng) vào trương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – cô Mai Huỳnh Phương Thảo Giảng viên khoa Kế toán và là người đã hỗ trợ, giúp

đỡ và hướng dẫn tận tình, ruyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua

Mặc dù thời gian kiến tập chỉ có năm ngày nhưng đây cơ hội cho em tổng hợp và hệ thống hóa lại những kiến thức đã học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn Trong quá trình kiến tập, em đã được tiếp thu rất nhiều kiến thức thực tế Từ đó em nhận thấy, việc cọ xát thực tế là vô cùng quan trọng – nó giúp sinh viên xây dựng nền tảng lý thuyết được học ở trường vững chắc hơn

Em xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với môn bay Chuyên đề

2 ( Kỹ năng văn phòng) thực sự đã mang đến cho em thùng kiến thức quý báu

về kỹ năng văn phòng, từ cách hoạt động của một tổ chức giao tiếp trong môi trường công sở, đến việc làm việc nhóm hiệu quả, em đã học được nhiều điều quan trọng và thiết thực Những kiến thức này không chỉ giúp em tự tin hơn trong việc tham gia vào môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn là nền tảng

để phát triển sự nghiệp trong tương lai

Em cũng xin hay tỏ lòng biết ơn chân thành đến Công ty TNHH Dịch vụ Thuế H-TAS đã mở cửa cơ hội cho em được tham gia vào chương trình kiến tập trong quãng thời gian ngắn nhưng thực sự đã giúp em có cái nhìn thực tế và sâu rộng về lĩnh vực kế toán Em đã được trải nghiệm công việc thực tế, học hỏi từ những người chuyên nghiệp và tham gia vào các hoạt động hàng ngày của công

ty

Em biết ơn sự hỗ trợ và chỉ dẫn từ tất cả các thành viên của Công ty H-TAS, những người đã chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình một cách tử tế

và rộng lượng Điều này đã giúp em có một trải nghiệm kiến tập thực sự đảng nhớ và hữu ích

Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Thuế H-TAS về cơ hội và kinh nghiệm quý báu mà em đã nhận được Em tin rằng những gì em đã học và trải qua sẽ luôn ở trong lòng và có tác động tích đến

sự phát triển của em trong tương lai

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ H-TAS

1.1: Tổng quan về đơn vị kiến tập

1.1.1: Thông tin đơn vị………

1.1.2: Sơ đồ tổ chức công ty ………

1.1.3: Văn hóa công ty ………

1.1.4: Quy định công ty………

1.2: Giới thiệu về phòng ban/ bộ phận kiến tập: 1.2.1: Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh 1………

1.2.2: Bộ phận kế toán ở công ty H-TAS………

CHƯƠNG 2: KIẾN TẬP TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ H-TAS 2.1: Công việc thực hiện trong quá trình kiến tập: 2.1.1: Công tác văn phòng hành chính ………

2.1.2: Công tác kế toán thực tế………

2.2: Những khó khăn và khắc phục trong quá trình kiến tập CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ CẢM NHẬN TRONG QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP: 3.1: Bài học kinh nghiệm………

3.2: Một số giải pháp rút ra sau khi thực tập để đạt hiệu quả hơn………

3.3: Cảm nghĩ cá nhân về quá trinh kiến tập………

CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ H-TAS

1.1: Tổng quan về đơn vị kiến tập

1.1.1: Thông tin đơn vị

Hình 1.1.1: Logo công ty

Nguồn tài liệu: Tài liệu công ty cung cấp

Tên công ty: Công ty TNHH DV Kế toán Thuế H-TAS

Mã số thuế: 0316948087

Địa chỉ: Số 10 Đường N2, Dự Án Jamona Golden Silk, 210 Bùi Văn Ba, P Tân Thuận Đông, Quận 7, TP HCM

Người đại diện: Nguyễn Thị Thu Hồng

Số điện thoại: 0903907462

Website: https://htasketoan.com/

Email: hong242@gmail.com

Ngành, nghề kinh doanh của công ty: chuyên gia tư vấn kế toán chuyên nghiệp để bổ sung nguồn lực nội bộ và cung cấp các kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu cần thiết để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến kế toán

Trang web của Công ty

Hình 1.1.2 Website Công ty TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ H-TAS

Nguồn: www.botmau.vn Công Ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế H-TAS chuyên cung cấp các dịch vụ chuyên ngành bao gồm dịch vụ kế toán, tư vấn thuế, tư vấn giải pháp doanh nghiệp, tư vấn quản trị, tư vấn kế toán, đào tạo và quản lý nguồn nhân lực cho nhiều loại hình khách hàng có vốn đầu tư trong và ngoài nước

H-TAS là một trong số ít những công ty đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ đại lý thuế, dịch vụ kế toán theo quy định của Tổng Cục Thuế và Bộ Tài Chính Đến nay, H-TAS đã và đang phục vụ nhiều công ty, doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, trong TPHCM và các tỉnh lân cậy

Ngày 5/8/2021, CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ H-TAS ra đời, tiền thân là CÔNG TY TNHH A.A.C.C QUẬN 7

Tầm nhìn: Đội ngũ cộng sự có tâm, có tầm, phát triển dịch vụ trong cả nước

Sứ mệnh: Đồng hành cùng Doanh nghiệp sau mùa dịch, để cùng nhau phát triển kinh tế đất nước ở tình trạng xã hội bình thường mới, nhanh chóng khôi phục kinh tế xã hội

1.1.2: Sơ đồ tổ chức công ty H-TAS

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty H-TAS

Tại đỉnh của tổ chức là Giám đốc, người có trách nhiệm chủ đạo trong việc định hướng chiến lược và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty Tiếp theo là vị trí của Phó Giám đốc, người đứng đầu trong việc thực hiện các chính sách và kế hoạch được đề ra bởi Giám đốc Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của tổ chức Từ sự phân tầng này, tổ chức được phân thành hai phòng ban chính là Kinh doanh 1 và Kinh doanh 2, mỗi phòng ban sẽ phục vụ theo từng nhóm khách hàng khác nhau

1.1.3:Văn hóa công ty

HTAS sẽ áp dụng mọi cái thứ thật tự nhiên nhất có thể, khi có phát sinh thực tế thì mới bắt đầu quy định dần cho phù hợp với văn hóa HTAS

Văn hóa đổi chỗ 3 tháng 1 lần, thùng rác chỉ có 2 chỗ, để các bạn tăng cường đi lại vận động, không ngồi im một chỗ;

Ngoài ra công ty còn có chương trình từ thiện: Công ty trích ra một phần lợi nhuận hằng năm để làm từ thiện, đã thực hiện được: cứu trợ bão lụt miền trung năm… (thông qua Hội tư vấn và Đại lý thuế TP.HCM); nộp Quỹ phòng chống lụt bão (Phường Tân Thuận Đông), thăm và tặng quà trẻ em vùng Tây Nguyên (Gia Lai), gửi dụng cụ học tập cho cty Tâm Duy Phát thăm học sinh nghèo vùng sâu vùng xa,…

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng kinh doanh 1

Phòng kinh doanh 2

Xây dựng môi trường văn hóa làm việc: vui vẻ, hòa đồng, chuyên nghiệp cùng phát triển Thống nhất quan điểm: điều tốt chưa cần xác thực có thể chia sẻ để cổ động tin thần đồng đội, điều xấu hãy kiểm chứng rồi hãy chia sẻ Đồng nghiệp cư xử tôn trọng nhau, không nói đùa theo kiểu gây cho đối phương bị hiểu lầm là có thể có hành động xấu

Sơ đồ 1.2 Ba mối quan hệ cốt lỗi của H-TAS

Xây dựng 3 mối quan hệ cốt lõi: Công ty – Khách hàng; Nhân viên – Khách hàng và Công ty – Nhân viên

Mối quan hệ giữa Công ty với khách hàng: Đây là mối quan hệ côt lỗi, với mục tiêu chính là cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Trong trường hợp có khó khăn trong khâu tiếp cận nhận hồ sơ chứng từ Công ty sẽ ưu tiên giải quyết vấn đề này để duy trì mối quan hệ

Mối quan hệ giữa Nhân viên và Khách hàng:Nhân viên có vai trò trực tiếp cung cấp dịch vụ cho khách hàng Mối quan hệ này cần được xây dựng vững chắc và nhân viên cần được hỗ trợ, đào tạo để có khả năng cung cấp dịch vụ tốt nhất Trong trường hợp mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng gặp vấn đề, nhân viên có thể chuyển giao công việc cho các đồng nghiệp để đảm bao dịch vụ không bị gián đoạn Mối quan hệ giữa Công ty và Nhân viên: Công ty phải đảm bảo rằng nhân viên được trang bị đầy đủ trang thiết bị và hỗ trợ kỹ thuật để thực hiện công việc một cách hiệu quả Nếu có vấn đề không thể hợp tác nữa Công ty cần xem xét chuyển nhân viên đang làm việc tại dự án hoặc khách hàng gặp khó khăn sang dự án khác để đảm bao công

Tập trung nâng cao trình độ chuyên môn, cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể để nâng cao thu nhập, giúp ích cho bản thân, gia đình và xã hội;

1.1.4: Quy định công ty:

Thời gian làm việc

Sáng từ 8:30 - 12:00

Chiều từ 13:30 – 17:30

Công ty

Khách hàng Nhân

viên

Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, thứ 7( tuần làm, tuần nghỉ)

Tác phong làm việc: ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn trong lời nói, hành động,

xử lý vấn đề nhanh chóng, chắc chắn, có lý luận, căn cứ quy định pháp luật và hạn chế tối đa sai sót Luôn giữ môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp Thường xuyên cất, sắp sếp lại hồ sơ các công ty hiện hữu, đánh số, ghi lại nội dung chứng từ và lưu hồ sơ Luôn sẵn sàng cho phương án làm việc từ xa

Giao nhận hồ sơ cho khách hàng, cần phải lập BIÊN BẢN GIAO NHẬN CHỨNG

TỪ, khi không giao hoặc nhận trực tiếp, thì in gửi vào thùng hồ sơ, ký tên mình giao/nhận, rồi yêu cầu khách hàng nhận được ký vào, chụp gửi lại mình luôn gửi lại

1 bản chụp và lưu lại bản in ra để vào hồ sơ khách (điều này cực kỳ quan trọng) Không khuyến khích mang công việc về nhà, ưu tiên giải quyết dứt điểm công việc trong giờ làm việc;

Trang phục khi đi làm:

Thường mọi người sẽ mặc áo sơ mi trắng và quần tây đen dể đi làm hằng ngày Riêng thứ 7 sẽ mặc đồng phục của công ty, đối với sinh viên kiến tập và thực tập thì mặc sơ

mi trắng và quần tây đen ( đeo thẻ tên do công ty cung cấp)

1.2 Bộ phận kiến tập tại công ty TNHH Dịch vụ kế toán thuế H-TAS

1.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh 1 và kinh doanh 2

P.Trưởng Phòng

KD1

Đặng Thị Tuyết

Linh

P.Trưởng Phòng KD2 Nguyễn Mậu Thái Hòa

Trưởng phòng hành chính

P.Trưởng Phòng

KD1

Mai Đào Thúy Ngọc

Nhân viên KD2 Phan Trung Hiếu

Nhân viên

P.KD1

Nguyễn Thị Bạch Yến

Nhân viên KD2

Hồ Thị Mỹ Thanh

Nhân viên KD2 Phan Thị Ngọc Yến

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh 1-2

Công ty có 2 phòng kinh doanh tương đương với 2 trưởng phòng để đứng đầu và quản

lý các nhân viên phía dưới

Vị trí Trưởng phòng có trách nhiệm lãnh đạo và hướng dẫn các nhân viên trong phòng ban, đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả Trưởng phòng có nhiệm vụ thực hiện các chỉ đạo từ cấp trên, định hướng chiến lược

và giúp đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức

1.2.2 Bộ phận kế toán công ty H-TAS

Bộ phận sẽ phụ trách chính cho việc cung cấp dịch vụ Kế toán — Tư vấn thuế:

Tư vấn, lập và gửi báo cáo thuế GTGT, TNCN, TNDN định kỳ theo quy định: Hướng dẫn xuất hóa đơn và lập các chứng từ theo quy định;

Hướng dẫn sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán;

Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

Lập báo cáo Tài chính và quyết toán thuế năm, lập và in số kế toán theo quy định Hỗ trợ giải trình với Cơ quan Thuế trong phạm vi công việc H-TAS thực hiện

Thông báo số thuế DN phải nộp khi có phát sinh;

Tư vấn về đăng ký lao động, BHXH, BHYT, BHTN theo quy định:

Tính và theo dõi Bảo hiểm bắt buộc hàng tháng: Theo dõi việc tăng giảm nhân

sự trong công ty; Làm hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản cho nhân viên; Lập và nộp báo cáo thống kê, báo cáo lao động đúng quy định;

Thông báo và hướng dẫn DN khi có các thay đổi quan trọng trong quy định về

kế toán, lao động và thuế đối với lĩnh vực hoạt động kinh doanh của DN

Nhân viên KD2 Phạm Thanh Hậu

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI

CÔNG TY CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ H-TAS

2.1: Công việc thực hiện trong quá trình kiến tập:

Hình 2.1 Góc nhìn làm việc của sinh viên kiến tập

Nguồn: sinh viên tự thu thập

2.1.1.Công tác văn phòng, hành chính:

2.1.1.1 Tham gia cuộc họp định kỳ hàng tháng của công ty:

Khi tham gia kiến tập tại công ty em có cơ hội tham gia cuộc họp, qua đó em được trải nghiệm một cuộc họp thực tế là như thế nào

Yêu cầu khi tham gia một cuộc họp luôn luôn bắt buộc phải có một cuốn sổ và cây viết để ghi chép lại, Cần tạo thói quen viết các hướng dẫn để lần thực hiện tiếp theo được dễ dàng, không ỷ lại nhiều vào trí nhớ của chính mình Sau mỗi buổi họp cần nắm rõ mình cần làm những gì, sau đó lên kế hoạch thực hiện cho những nhiệm vụ được giao

Nguồn: Sinh viên tự thu thập

Hình 2.1 Máy in tại công ty H-TAS

Bước 1: Nhấn nút Fuction Clear để xóa các thiết lập của thao tác trước và kiểm tra xem đủ giấy trong khay

Bước 2: Nhấn nút Copy để bắt đầu thao tác in

Bước 3: Đặt tài liệu cần copy lên mặt kính hoặc khay ADF

Bước 4: Thiết lập các thông số in, một số thông số cơ bản thường thiết lập

Chọn khay giấy

Chiều giấy ngang hoặc dọc

Cỡ giấy: thiết lập theo cỡ giấy mong muốn như A4, A3, A2… thông qua phím Zoom trên màn hình

Điều chỉnh màu chữ

Điều chỉnh mặt in: Photo 1 mặt, nhấn phím 1 1 Simplex, photo 2 mặt- nhấn phím 2 2 Simplex, và một số thiết lập mặt giấy khác

Số lượng cần in

Bước 5: Nhấn nút Start để thực hiện

Thao tác Scan tài liệu

Bước 1: Nhấn nút Fuction Clear để xóa các thiết lập của thao tác trước

Bước 2: Nhấn nút Scan để bắt đầu thao tác

Bước 3: Đặt tài liệu Scan lên mặt kính

Bước 4: Thiết lập các thông số scan bằng cách nhấn Scan Setting

Chế độ scan: Text, Text/Photo, Photo

Mặt scan: Single (1 mặt), Book( 2 mặt)

Cỡ giấy: thiết lập theo cỡ giấy mong muốn như A4, A3, A2… thông qua phím Size trên màn hình

Điều chỉnh độ đậm nhạt của màu chữ

Bước 5: Đặt tên file: Vào File File Name nhập tên cần đổi và chọn ổ đĩa s Bước 6: Bấm phím scan trên màn hình để thực hiện

2.1.1.3: Đóng dấu hợp đồng:

Yêu cầu khi đóng dấu: Dấu đóng phải đậm nét, rõ chữ, và phải cho ngay thẳng , đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định

Có 3 loại dòng đầu được doanh nghiệp hướng dẫn

Đóng dấu giáp lai: là đóng dấu lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng 1 bộ/ tập/hồ sơ văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quản và liên tục không tách rời của hội lập hồ sơ văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung Dấu đóng cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp ( hính dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép

bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu Với trường hợp tài liệu cần đóng dấu quá nhiều thì sẽ đóng nhiều dấu nhưng vẫn phải đảm bảo tất

cả các trang trong tài liệu đều có dấu mọc

Đóng dấu treo: Đóng dấu treo là sử dụng con dấu đóng lên phần trang đầu và đóng trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo với văn bản chính Trên thực tế, một số cơ quan, công ty, doanh nghiệp đóng dấu treo trên các giấy

tờ văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc phía trên góc trái của liên

đỏ hoá đơn tài chính thuế VAT

Đóng dấu chữ ký: Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký