báo cáo chuyên đề 2 kiến tập kỹ năng văn phòng tại công ty tnhh kỹ thuật hòa hiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA K TOÁN ẾNGÀNH K TOÁNẾ BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2 KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TP... TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA K TOÁN ẾNGÀNH K TOÁNẾ BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2 K

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA K TOÁN ẾNGÀNH K TOÁNẾ

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2

KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA K TOÁN ẾNGÀNH K TOÁNẾ

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2

KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT HÒA HIỆP

L I NÓI Ờ ĐẦ U

Trong nh ng nữ ăm gầ đây ìnhn , t hình kinh tế ngày càng ph tri n g n li n v i s công át ể ắ ề ớ ựnghi p hóa, hi n i hóa ì các doanh nghi p c ng ch u nhi u khó kh n, ệ ệ đạ th ệ ũ ị ề ă thử thách để

kh ng nh vẳ đị ị tr ủí c a công ty trong l nh v c mà hĩ ự ọ đang kinh doanh Để có th t n tể ồ ại

và phát tri n, thì doanh nghi p c n ph i có nh ng ể ệ ầ ả ữ chiế ượn l c lâu dài và hi u qu vì v y ệ ả ậdoanh nghi p luôn c n ph i linh hoệ ầ ả ạt trong quá trình s n xuả ất và công tác qu n lả ý doanh nghi p ệ

Và trong công tác qu n lý doanh nghi p s có r t nhi u phòng ban cùng nhau thả ệ ẽ ấ ề ực

hi n tuy nhiên khệ ông thể thiếu phòng ban k toán v phòng ban nế ì ày cung c p các ấthông tin tài chính c n thi t cho vi c quầ ế ệ ản lý, điều hành, đầu tư và đánh giá hiệu qu ả

hoạt động kinh doanh Để có nh ng ữ điề đu ó thì nhân viên kế toán c n ph i có kiầ ả ến thức , k nỹ ăng , chuyên môn và s t n tâm trong công vi c c bi t là k nự ậ ệ đặ ệ ỹ ăng văn phòng Tuy k nỹ ăng văn phòng là điều cơ bản nhất của m i nhân viên khi bỗ ắt đầ àm u l

việc nhưng nó s giúp ích rẽ ất lớn cho m i nhân viên trong công vi c ỗ ệ

Trong quá trình h c t p t i tr ng, nhà tr ng v khoa K toán ã t o mọ ậ ạ ườ ườ à ế đ ạ ọi điều kiện cho chúng em được th c hành nh ng ự ữ điề đu ã h c Vì v y em c m th y chuyọ ậ ả ấ ên đề ỹ k

năng văn phòng là r t c n thi t vì nó rút ngấ ầ ế ắn được kho ng cách giả ữa lý thuy t và thế ực

t ế

Trong quá trình ki n t p t Công ế ậ ại ty TNHH kỹ thuật Hòa Hiệp ,em đã được anh ch ịtrong phòng K toán h ng ãn y t n tình và báo cáo c a em ã hoàn thành gế ướ đ đầ ậ ủ đ ồm

nh ng nữ ội dụng:

✓ CHƯƠNG 1: Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật Hòa Hi p ệ

✓ CHƯƠNG 2: Thực trạng kiến tập kỹ năng văn phòng tại công ty TNHH kỹ thuật Hòa Hiệp

✓ CHƯƠNG 3: Những bài học kinh nghiệm và cảm nghĩ ề v quá trình ki n t p ế ậTrong quá trình ki n t p , do ki n th c còn h n ch n không th không gế ậ ế ứ ạ ế ên ể ặp nh ng ữ

L I C Ờ ẢM ƠN

Lời nói đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong khoa kế toán

tại Trường đạ ọc Tôn Đứi h c Th ng ắ vì đã vô cùng t n tậ âm và luôn cung c p nh ng kiấ ữ ến thức c n thi cho chúng em Và c bi t trong k h c này, ầ ết đặ ệ ỳ ọ khoa đã tổ chức cho chúng

em được p xúc v i môn titiế ớ ếp cận doanh nghiệp em thấy đây là một môn vô cùng b ổích cho tương lai của chúng em Em cũng sinh gửi lời cảm ơn đến cô Mai Huỳnh Phương Thả đã tậ tâm hướo n ng dẫn để em có thể hoàn thành báo cáo chuyên đề h ai

Em cũng muốn gửi lời cảm ơn sâu ắc đếs n ban lãnh đạo và người hướng tại công ty TNHH kỹ thuật Hòa Hiệ vì đã tạo điềp u ki n thu n lệ ậ ợi để có th tìm hi u và trể ể ải nghi m th c t vệ ự ế ề môi trường làm vi c t i công ty ệ ạ Em đã học được r t nhi u tấ ề ừ công

ty và người hướng d n, em sẫ ẽ luôn trân tr ng nh ng kinh nghiọ ữ ệm đầy quý giá trong suốt sự nghi p cệ ủa bản thân em

Vì ki n th c em còn nhi u m t h n ch và không thế ứ ề ặ ạ ế ể không tránh được nh ng sai sót ữnên em mong nhận được nh ng lữ ời góp ý đầy quý giá của các th y cô Sau cùng em ầkính chúc các th y cô d i dào sầ ồ ức khỏe để có thể thực hi n m t s mệ ộ ứ ệnh đầy cao c là ảtruyền đạt kiến thức và kinh nghiệm cho thế hệ sau

Em xin chân thành cảm ơn !

DANH M C HÌNH NH ,S Ụ Ả Ơ ĐỒ

Hình 1 1 Tr s c a công ty TNHH k thu t Hòa Hi p 2ụ ở ủ ỹ ậ ệHình 1 2 Logo công ty TNHH k thu t Hòa Hi p 2ỹ ậ ệHình 1 3 Hình nh v các d ả ề ự án đã hoàn thành của công ty 5Hình 1 4 Sơ đồ các phòng ban tại công ty 6 Hình 1 5 Sơ đồ phòng ban kế toán 8

Hình 2 1 Máy photocopy hi u Ricoh t i công ty 11ệ ạHình 2 2 Gi y A4 t i công ty 11ấ ạHình 2 3 Máy scan hi u Ricoh t i công ty 12ệ ạHình 2 4 Gi y t ấ ờ sau khi đã kiểm tra 13Hình 2 5 Gi y t ấ ờ trước khi được s p x p 14ắ ếHình 2 6 Gi y t ấ ờ sau khi được s p x p 14ắ ếHình 2 7 Trang wed để tra cứu hóa đơn 15 Hình 2 8 Hình nh v ả ề cách đóng dấu mọc đỏ lên ch ký 16ữHình 2 9 Hình nh v ả ề cách đóng giáp lai đúng 16

MỤC L C Ụ

CHƯƠNG 1: 1

GIỚI THI U V CÔNG TY TRÁCH NHI M HỆ Ề Ệ ỮU H N 1Ạ K THU T HÒA HI P 1Ỹ Ậ Ệ 1.1 L ch s hình thành và phát tri n c a công ty 1ị ử ể ủ 1.1.1 Thông tin khái quát 1

1.1.2 L ch s hình thành và phát tri n c a công ty 3ị ử ể ủ 1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 4

1.2 T ổ chức b máy qu n lý t i công ty TNHH k thu t Hòa Hi p 4ộ ả ạ ỹ ậ ệ 1.2.1 Các d ự án đã hoàn thành của công ty 4

1.2.2 Sơ đồ ề v các b máy qu n lý 6ộ ả 1.2.3 Chức năng và nhiệm v các chụ ức năng từng phòng ban 6

1.2.4 Sơ đồ và nhi m v phòng ban k toán 8ệ ụ ế CHƯƠNG 2 10

THỰC TR NG TH C T P K Ạ Ự Ậ Ỹ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI 10

CÔNG TY TNHH K THU T HÒA HI P 10Ỹ Ậ Ệ 2.1 Tác phong khi làm vi c 10ệ 2.1.1 Quy định về thời gian làm việc và trang phục 10

2.1.2 Các quy định của các phòng ban 10

2.2 Công tác hành chính văn phòng tại công ty 10

2.2.1 Tìm hi u cách hoể ạt động c a máy photocopy và photo tài li u 10ủ ệ 2.2.2 H c cách scan và th c hi n scan d u 12ọ ự ệ ữ liệ 2.2.3 Ki m tra ch ký và m c c a các ch ng t 13ể ữ ộ ủ ứ ừ 2.2.4 S p x p các gi y t 13ắ ế ấ ờ 2.2.5 Đối chiếu hóa đơn 15

2.2.6 Học cách đánh dấu mộc,đóng giáp lai 15

2.3 Khó khăn và giải pháp 17

CHƯƠNG 3 20

Những bài h c kinh nghi m và cọ ệ ảm nghĩ về quá trình kiến t p 20 ậ 3.1 Những kinh nghiệm quý giá đã đạt được 20 3.2 M t s gi i pháp mà có th c i thiộ ố ả ể ả ện được hi u qu công việ ả ệc nơi kiến t p 20ậ 3.3 Cảm nghĩ của b n thân 21ả

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM ỮU ẠN H H

K THUỸ ẬT HÒA HIỆP

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

1.1.1 Thông tin khái qu át

• Tên công ty b ng tiằ ếng Việt : CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT HÒA HIỆP

• Tên công ty vi t b ng ti ng n c ngoài : HOA HIEP ENGINEERING ế ằ ế ướCOMPANY

• Trụ ở s chính : 92A-94 Bạch Đằng, Phường 2, Qu n Tân B h, ậ ìn Thành ph H ố ồChí Minh

Hình 1 1 Trụ ở ủa công ty TNH k u Hòa Hi p s c H ỹ th ật ệ

Nguồn:Sinh viên tự thu th pậ

Hình 1 2 Logo công ty TNHH kỹ thu Hòa Hi pật ệ

Nguồn:Sinh viên tự thu thập

1.1 L2 ịch sử hình ành và phát tri cth ển ủa công ty

Năm 2006, công ty được thành lập và tập trung vào lĩnh vực gia công ch tế ạo

và l p t các gói th u SMP ắ đặ ầ (kết cấu thép thiế, t b cị ơ khí, hệ thống đường ng ốcho các d án công nghi p n ng nhự ệ ặ ư nhiệt điện, xi măng, hóa ch t, l c hóa ấ ọ

d u,nh máy công nghi p ầ à ệ

Năm 2012, t o n n t ng t t, hđể ạ ề ả ố ỗ trợ và phát triển công tác lắp đặt, tự chủ trong thi công và m r ng thở ộ ị trường xu t kh u Hòa Hiấ ẩ ệp đầu tư Nhà máy cơ khí Hòa Hi p tệ ại KCN Nhơn Trạch II- Nhơn Phú, Đồng Nai v i các d ch v ớ ị ụchính gia công, chế tạo các cấu kiện kết cấu thép, thiết bị cơ khí, bồn, duct …

Năm 2013, nh n th y tiậ ấ ềm năng cùng phát tri n c a các d án xây d ng các ể ủ ự ựnhà máy t i các Khu công nghi p là thạ ệ ị trường r ng l n Hòa Hiộ ớ ệp đầu tư và thành lập Công ty TNHH Cơ khí và Xây d ng Hòa Huy chuyên cung c p các ự ấ

dịch vụ xây d ng công nghiự ệp, cơ sở ạ ầ h t ng, giao thông

Năm 2017, ti p n i thành công, Hòa Hi p ti p tế ố ệ ế ục đầu tư liên doanh với Công

ty đến từ Hàn Quốc để thành lập Công ty TNH Seyoung-Hòa HiH ệp với tỷ lệ 50/50 v n góp Seyoung-Hòa Hiố ệp là công ty đầu tiên t i viạ ệt nam đầu tư hệthống quản lý và công nghệ hiện đại để sản xuất và cung cấp chế tạo các cụm ống (pipe spool) cho tập đoàn đóng tàu thủy HVS

1.1.1 T m nhìn và s m nh c ầ ứ ệ ủa công ty

Về t m nhìn công ty luôn mu n ầ ố trở thành nhà th u chuyầ ên nghi p trong l nh vệ ĩ ực xây

l p công nghi p ắ ệ

Và n nđế ăm 2025, trở thành Tổng th u EPC (hầ ợp đồng xây d ng mà nhà th u thự ầ ực

hi n toàn b các công vi c tệ ộ ệ ừ thiế ế ỹ thuật k k t ho c thi t k b n v thi công, cung ặ ế ế ả ẽ ứng

vật tư, thiết bị đến thi công xây d ng công trình, h ng m c công trình và ch y th bàn ự ạ ụ ạ ửgiao cho ch ủ đầu tư) cho các dự án xây ự d ng nhà máy tại các khu công nghi p ệ

Về s m nh : ứ ệ “ Mang đến s hài lòng cho khách hàng d a trên các tiêu chự ự í “An toàn, chất lượng, tiến độ và hiệu quả” trong từng gói thầu ”

1.1.3 Lĩnh ực v kinh doanh

– Gia công chế tạo và lắp đặt các gói SMP tại các dự án công nghiệp nặng và dự

án xây dựng nhà máy công nghiệp

– Gia công chế tạo tại nhà máy phục vụ các gói thầu SMP và xuất khẩu.– Xây dựng dân dụng, công nghiệp và cơ sở hạ tầng

Ghi chú : gói th u SMP kầ : ết cấu thép, thiết bị cơ khí, ệ thống đườh ng ng ố

1.2 Tổ chức bộ máy quản l ại công ty TNHH k thuý t ỹ ật Hòa Hi ệp

1.2.1 Các d án ã hoàn thành cự đ ủa công ty

Dự án Tân ảC ng Hi p Phệ ước (Nhà Bè): Thi công h ệ thống giao thông

D ự án nhà máy S oung -Hòa Hi pey ệ : Tổng th u xầ ây dựng

Dự án nhà máy Thép Posco: Gia công ch t o thiế ạ ết bị

Dự án Nhà máy xi măng Hà Tiên 1: Gia công và lắp đặt thiết bị

Và còn rất nhiều d án khự ác đã được hoàn thành

Hình 1 3 Hình ảnh về các d án ã hoàn thành c a công ty ự đ ủ

Ngu n: Tài li u công ty ồ ệ

1.2.2 Sơ đồ về các bộ máy quản lý

Hình 1 4 Sơ đồ các phòng ban tại công ty

Ngu n: Tài li u công ồ ệ ty1.2.3 Chức ăng và nhiệm vụ các chức năng từng phòng ban n

Ban giám c đố

Ban giám c s bao g m nhi u vđố ẽ ồ ề ị trí khác nhau và h là nh ng chuyên gia trong lọ ữ ĩnh

v c mà mự ình đảm nh n nhậ ư giám c tài chính, giám đố đốc điều hành, giám c nhân đố

s , ự …

Trong ban giám đốc của công ty TNHH k thu Hòa hi p s có t ng giỹ ật ệ ẽ ổ ám đốc, giám

đốc tài chính, giám c đố điều hành, giám đốc nhân sự Trong ó t ng giám c là i đ ổ đố đạ

di n pháp lu t, là ng i ch u trách nhiệ ậ ườ ị ệm và làm tr n m i ngh a vọ ọ ĩ ụ đố ới v i công ty và nhà nước Là người đóng vai trò chung cho vi c qu n lý doanh thu, chi phí c a mệ ả ủ ột công ty, th c hi n giám sát h u h t các chự ệ ầ ế ức năng của m t công ty tộ ừ tiếp th bán hàng ị

đến các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

Giám đốc tài chính (CFO): là ng i giám sát b phườ ộ ận tài chính kế toán và ch u trách ị

ra nh ng chi n lữ ế ược ng n và dài h n v tài chắ ạ ề ính cho công ty công ty kinh doanh để

và phát triển

Giám đố điều hành (CEO)c : được xem là ng i có quyườ ền quản lý cao nhất và ph ụ

trách điều hành doanh nghiệp theo m c tiụ êu ầm , t nhìn đ đượ đặt ra từ ước Còn là ã c tr

ng i t ng h p dườ ổ ợ ữ liệu và đưa ra các quyết định về chiến l c trong công vi c kinh ượ ệdoanh ng n hay dài h n c a công ty và ch u trách nhi m hoàn toàn cho k t qu cắ ạ ủ ị ệ ế ả ủa quyết định này

Giám đốc nhân s (CHRO): là ng i quự ườ ản lý cao nhất v b phề ộ ận nhân s trong công ự

ty Là ng i ch u trách nhi m trong công t tuy n d ng, ào t o, phát tri n, ánh giá, ườ ị ệ ác ể ụ đ ạ ể đthưởng phạt của tấ ả nht c ân viên trong công ty

Ban ám sgi át

Bao g m m t nhóm ng i có nhi m vồ ộ ườ ệ ụ theo dõi, kiểm tra và đánh giá các hoạt động

kỹ thuật c a công ty và các d án củ ự ủa công ty đang thực hi n bao g m các công việ ồ ệc thiết k , bế ảo ì, s a ch a thi t b , htr ử ữ ế ị ệ ống kỹ u t Ban giám sát c ng có trth th ậ ũ ách nhi m v việ ề ệc đề xu t các gi i pháp c i ti n, nâng cao ch t l ng và hi u qu công ấ ả ả ế ấ ượ ệ ả

việc

Phòng tài chính k ế toán

Là m t b ph n vô cùng quan tr ng cộ ộ ậ ọ ó chức năng quản lý, h ch toạ án, báo cáo v tình ềhình hoạt động kinh doanh c a công ty tủ để ừ đ đưaó ra nh ng phữ ương án có l i nhợ ất cho công ty Kiểm soát ngu n thu và chi cồ ủ công ty và s d ng ngu n v n cho úng a ử ụ ồ ố đ

Phòng k thuỹ ật d ánự

Là phòng ban chuyên v các hoề ạt động liên quan n qu n lý và th c hi n cđế ả ự ệ ác ự ánd

k ỹ thuật của công ty đang thực hiện

Phòng Marketing

Phòng ban ch u trách nhi m v các hoị ệ ề ạt động ti p th c a công ty, nh m mế ị ủ ằ ục đích để

kh h hàng biác ết tớ ề ịch vụi v d mà công ty ang đ cung cấp

Phòng QC/QA

B ph n ch u trách nhi m v các hoộ ậ ị ệ ề ạt động ki m tra vể à đảm b o ch t l ng s n phả ấ ượ ả ẩm của công ty cung c p ấ

Phòng an toàn lao động HSE

B ph n gi m s t an toộ ậ á á àn lao động, đảm b o s c kh e v vả ứ ỏ à ệ sinh môi trường t i cạ ác doanh nghi p Nhi m v c a HSE lệ ệ ụ ủ à đảm b o an toàn ả lao động cho nhân viên của doanh nghi p tệ ại nơi làm vi c và yêu c u t t c nhân viên ph i tuân th các lu t, quy ệ ầ ấ ả ả ủ ậ

định và hướng dẫn về sức kh e và an toàn lao đ ng ỏ ộ

1.2.4 Sơ đồ và nhiệm vụ phòng ban kế toán

Hình 1 5 Sơ đồ òng ban kph ế toán

Nguồn: Tài li u công ty ệ

Kế toán trưởng: Là người đứng u trong b đầ ộ phận k ế toán có trách nhiêm điều hành,

định h ng vướ à đưa ra chiến lược tài chính cho doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp,

định hướng và tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các chiến lược, kế hoạch tài chính, báo cáo tình hình kinh tế c a công ty.ủ Họ ầ c n quản lý và đảm b o nâng cao ả

hi u qu s d ng ngu n v n cho doanh nghi p ệ ả ử ụ ồ ố ệ

Kế toán thu là kế ế toán có trách nhi m v vi c tính toán, khai báo thu trong công ty ệ ề ệ ếhay doanh nghi p m bệ đả ảo báo cáo tài chính hoàn toàn đáp ứng m i quy tọ ắc, quy định

về thuế Thông qua k toán thu , doanh nghiế ế ệp cũng có thể ắm đượ n c hoạt động sản

xuất, kinh doanh cũng như số tiền đã nộp vào ngân sách qu c gia Các vố ấn đề liên quan đến thuế được kê khai rõ ràng giúp báo cáo thuế được hoàn thành nhanh chóng,

hi u qu ệ ả

Kế toán lương là một b ph n không k m ph n quan tr ng trong công ty, mang n ộ ậ ế ầ ọ đế

nh ng quy n l i cho nh ng ngữ ề ợ ữ ười lao dộng tại công ty.Đảm nhận nhiệm vụ qu n lý, ảtính toán và hạch toán tiền lương Ngoài ra, k ếtoán tiền lương còn phụ trách quản lý các giấy tờ liên quan đến thu nhập của người lao động để phục vụ cho quá trình lập

bảng lương, thanh toán lương cũng như các chế độ ả b o hi m cho nhân viên m t cách ể ộchính xác nhất

Thủ qu : ỹ được xem là người giữ tiền của công ty và theo dõi v n ầ đề thu chi trong công ty, nhằm đảm b o s mả ự inh bạch à c v ông khai trong các hoạt động tài chính của doanh nghi p ệ

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG THỰC TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI

CÔNG TY TNHH K THUỸ ẬT HÒA HIỆP

2.1 Tác phong khi làm vi ệc

2.1.1 Quy định về thời gian làm việc và trang phục

Về thời gian làm vi c: ệ Buổi sáng: 8H-12H

2.1.2 Các quy định của các phòng ban

Nhân viên phải đi làm đúng giờ, ăn mặc phù h p, ợ thực hiện nghiêm túc các n i quy do ộcông ty đề ra

Các nhân vi ph i luôn ên ả đố ử thi x ân thi n v i nhau và luôn s n sàng giúp ệ ớ ẵ đỡ nhau

vượt qua khó khăn trong công vi c, ôn l ng nghe ý ki n c a nhau ệ lu ắ ế ủ

2.2 Công tác hành chính văn phòng tại công ty

2.2.1 Tìm hiểu cách hoạt động của máy photocopy và photo tài li ệu

B c 1ướ : m cE ần xác định các tài liệu c n ầ được photo

Bước 2: Sau ó em, n nút khđ ấ ởi động m áy

B c 3: Sau khi ã khướ đ ởi động máy xong, em sẽ đặt tài li u c n photo lệ ầ ên máy rút t ựđộng hoặc trên mặt kính

B c 4: Sau ó g p máy in xu ng vướ đ ậ ố à điều ch nh dỉ ữ liệu in (s l ng, kh gi y,mố ượ ổ ấ àu