báo cáo chuyên đề 2 đợt 1 kiến tập kỹ năng văn phòng tại công ty tnhh việt thắng lợi

Để đạt được mục tiêu ấy bêncạnh chất lượng của các dịch vụ doanh nghiệp cung cấp thì thông tin doanh nghiệp đưa raphải trung thực, hợp lý và đáng tin cậy, bởi thế công tác kế toán tại cô

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA KẾ TOÁN NGÀNH KẾ TOÁN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2 - ĐỢT 1

KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Việt Thắng Lợi

GVHD : MSc Mai Huỳnh Phương Thảo

SVTH : Hoàng Nam Phương

MSSV : 222H0026

LỚP : 22H20102

STT : 32

TP HỒ CHÍ MINH – THÁNG /2023

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đang hướng tới mục tiêu thu hút khách hàng nhằm mở rộng và tạo uy tín trên thị trường Để đạt được mục tiêu ấy bên cạnh chất lượng của các dịch vụ doanh nghiệp cung cấp thì thông tin doanh nghiệp đưa ra phải trung thực, hợp lý và đáng tin cậy, bởi thế công tác kế toán tại công ty là một khâu quan trọng trong việc đưa ra những thông tin đáng tin cậy góp phần vào sự phát triển của công ty

Bài báo cáo này sẽ tập trung trình bày về trải nghiệm chuyến kiến tập của em tại công ty TNHH Việt Thắng Lợi Trong thời gian em kiến tập tại đây, em đã có cơ hội được cọ xát và tìm hiểu rõ hơn về ngành kế toán và các kĩ năng văn phòng trong môi trường thực tế Mặt khác, với tốc độ phát triển hội nhập kinh tế ngày càng cao của nước ta, môi trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp Các doanh nghiệp được tự do cạnh tranh, tự chủ trong quản lý, và chịu trách nhiệm về các thông tin mà mình đưa ra Điều này chỉ có thể thực hiện được khi bộ máy kế toán của doanh nghiệp được thực hiện vững chắc

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong công ty, vận dụng những kiến thức đã học kết hợp với những thực tế thu nhận được từ thời gian kiến tập tại công ty TNHH Việt Thắng Lợi để viết nên báo cáo này

Báo cáo thực tập gồm 3 chương:

 Chương I: Tổng quan về công ty TNHH Việt Thắng Lợi

 Chương II: Kiến tập tại công ty TNHH Việt Thắng Lợi

 Chương III: Bài học kinh nghiệm nhận được và cảm nghĩ về quá trình kiến tập

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình tham gia kiến tập tại công ty TNHH Việt Thắng Lợi, từ quá trình nộp hồ sơ đến lúc được nhận vào làm tại công ty, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ từ các bạn đồng nghiệp, anh chị ban kế toán rất nhiều Mọi người đã truyền tải những kiến thức thực tiễn, chuyên môn vô cùng quý giá cho em để có kĩ năng làm việc tốt hơn Những kiến thức đó giúp cho em tự tin hơn trong quá trình làm việc, ngoài ra anh chị cũng chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân giúp cho em hiểu hơn về công việc và bản thân mình thật

sự muốn gì, làm hành trang tiền đề cho em sau này

Để có thể hoàn thành tốt chuyên đề, bên cạnh nỗ lực bản thân, một phần đến từ tất cả anh/chị trong ban kế toán của công ty và đặc biệt là chị Huỳnh Dương Kiều Linh, đã hết lòng giúp đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trình kiến tập để hoàn thành báo cáo chuyên

đề tốt nghiệp đúng thời gian quy định

Cảm ơn công ty TNHH Việt Thắng Lợi đã cho em cơ hội được thực tập tại công ty và các anh chị trong Công ty đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho em tiếp xúc với công việc thực tế trong suốt thời gian kiến tập tại Công ty cũng như hoàn thành chuyên

đề này

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn về cơ hội và kinh nghiệm quý báu mà em đã nhận được Em sẽ trân trọng và khắc ghi thật kĩ những gì đã học được Em tin rằng những kiến thức đó sẽ giúp ích rất nhiều cho em trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

Mục lục

CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI 6

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi 6

1.1.1 Thông tin khái quát về Công ty Việt Thắng Lợi 6

1.1.2 Lịch sử hình thành của Công ty 7

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh 7

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Việt Thắng Lợi 7

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 7

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận 8

1.2.3 Sơ đồ phòng ban kế toán 9

CHƯƠNG 2: KIẾN TẬP TẠI CỒNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI 11

2.1 Các công việc đã thực hiện trong quá trình kiến tập 11

2.1.1 Công tác văn phòng, hành chính 11

2.1.2 Công tác kế toán thực tế 11

Hình 2.1 Dụng cụ đóng sổ 11

Hình 2.2 Sổ đã được đóng 13

Hình 2.3 Phiếu chi đã được đóng dấu 14

Hình 2.4 Máy in của công ty 15

Hình 2.4 Hóa đơn của công ty 16

CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 17

3.1 Mô tả những kinh nghiệm, bài học sinh viên nhận được sau quá trình kiến tập 17

3.2 Đề xuất 1 số giải pháp mà có thể cải thiện được hiệu quả công việc nơi kiến tập 18

3.3 Nêu cảm nghĩ cá nhân về quá trình kiến tập và đề xuất nguyện vọng cá nhân nếu sinh viên kiến tập lần sau 18

CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi

1.1.1 Thông tin khái quát về Công ty Việt Thắng Lợi

- Tên Công ty: Công Ty TNHH Việt Thắng Lợi

- Tên giao dịch: VTL CO.,LTD

- Trụ sở chính: Nhà số 1518 Chung cư Vũng Tàu Seaview 1, TTĐT Chí Linh, Phường 10, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

- Văn phòng: Nhà số 1518 Chung cư Vũng Tàu Seaview 1, TTĐT Chí Linh, Phường

10, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

- Điện thoại: (0254) 3592969

- Fax: (0254) 3592979

- Hotline: 0909113555

- Website: https://vietthangloivt.com/

- Mã số thuế: 3500581005

- Vốn điều lệ: 8.000.000.000 đồng

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Việt Thắng Lợi

Nguồn : Tài liệu công ty cung cấp

1.1.2 Lịch sử hình thành của Công ty

Công ty TNHH Việt Thắng Lợi được thành lập vào năm 2003 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.Vũng Tàu, Bà Rịa Vũng Tàu cấp giấy phép Đăng ký kinh doanh số 3500581005 vào ngày 22/04/2003 Và kể từ ngày 01/05/2003 thì Công ty bắt đầu chính thức đi vào hoạt động

Công ty mang trong mình với sứ mệnh xây dựng một thương hiệu chuyên sản xuất nuôi trồng và kinh doanh thuốc thú y thủy sản, nhằm góp phần đưa ngành nuôi tôm vượt qua thảm cảnh, ông Nguyễn Văn Thắng tổ chức nhập khẩu chất xử lý môi trường nước Trước kia, môi trường nước ĐBSCL có loại tảo rất tốt cho tôm mà ít nơi trên thế giới có được, nên nuôi tôm thắng lợi, nhưng sau đó bị sử dụng tràn lan chất hóa học khiến môi trường nước suy thoái trầm trọng, tôm giống thả xuống bị chết sớm

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh

Công ty TNHH Việt Thắng Lợi chuyên sản xuất nuôi trồng và kinh doanh thuốc thú

y thủy sản, có kinh nghiệp trong nghành nuôi tôm công nghiệp hơn 24 năm trong nước và ngoài nước trong lĩnh vực nghiêu cứu, phát triển sản phẩm nuôi tôm công nghiệp và nuôi tôm công nghệ cao

1.2 T^ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Việt Thắng Lợi

1.2.1 Sơ đồ t^ chức bộ máy quản lý

Công ty TNHH Việt Thắng Lợi có cơ cấu bộ máy quản lý được tổ chức theo quy định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước, hiện tại người đứng đầu là Giám đốc, điều hành các phòng ban còn lại

Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy t^ chức của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi

Nguồn: Công ty TNHH VTL

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận

Giám đốc:

Giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp về việc tổ chức, quản lý, điều hành toàn

bộ mọi hoạt động hàng ngày của Công ty VTL và ra quyết định mọi hoạt động của công ty Hơn nữa, Giám đốc còn là người thay mặt Công ty ký kết, tiến hành các giao dịch dân sự, pháp luật và các hoạt động khác thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của mình

Phòng Kinh Doanh

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm cho việc nghiên cứu, phát triển và bán sản phẩm của công ty VTL Bộ phận này bao gồm một nhóm các nhân viên với chuyên môn khác

Giám Đốc

Phòng Kinh Doanh

Phòng Kế Toán

Phòng Kĩ Thuật

Phòng Giao Hàng

nhau cùng làm việc để phát triển và ra mắt sản phẩm, bán hàng, tăng lợi nhuận, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng

Phòng Kế Toán:

Phòng kế toán là bộ phận có trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến

kế toán & tài chính trong doanh nghiệp, như lập các báo cáo tài chính, bảng lương, hóa đơn, thanh toán của khách hàng, Phòng kế toán được tổ chức và điều hành bởi các anh chị kế toán viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao

Phòng Kỹ Thuật:

Phòng kỹ thuật là bô ‘ phâ ‘n giữ vai trò xây dựng và duy trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị, hê ‘ thống và chương trình hoạt đô ‘ng của máy móc, thiết bị trong các doanh nghiê ‘p

Bô ‘ phâ ‘n này trực tiếp điều hành những viê ‘c liên quan đến kỹ thuâ ‘t, công nghê ‘ và máy móc của doanh nghiê ‘p nhằm đảm bảo các hoạt đô ‘ng có liên quan đến kỹ thuâ ‘t công nghê ‘ diễn ra thuâ ‘n lợi, hiê ‘u quả Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đến công nghê ‘, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hê ‘ thống máy móc, thiết

bị công nghê ‘ làm viê ‘c suôn sẻ, không để xảy ra tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt đô ‘ng sản xuất kinh doanh

Phòng Giao Hàng:

Phòng giao hàng chuyên phụ trách việc vận chuyển và giao tận tay cho khách hàng Phòng ban này được lập ra và hoạt động bởi những người có sức khỏe tốt và nhanh nhẹn để

có thể hoàn thiện đơn hàng được giao một cách nhanh chóng và mang lại hiệu suất cao

1.2.3 Sơ đồ phòng ban kế toán

Hình 1.3 Sơ đồ t^ chức phòng ban kế toán của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi

Nguồn: Công ty TNHH VTL Phòng kế toán giúp đảm bảo quá trình quản lý tài chính của công ty, từ việc quản lý tiền mặt tới các khoản tiền khác Đây là một phần vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành của một công ty để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật

Kế toán trưởng

g

Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán tổng hợp

Kế toán trưởng : là người đứng đầu bộ phận kế toán, phụ trách điều hành, định hướng công tác chiến lược tài chính cho doanh nghiệp Trong công ty TNHH VTL, kế toán trưởng làm việc dưới quyền và báo cáo cho Giám đốc, kế toán trưởng định hướng và tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các chiến lược, kế hoạch tài chính, báo cáo tình hình kinh tế

của công ty

Kế toán thuế : là kế toán có trách nhiệm phụ trách về việc tính toán, khai báo thuế

trong công ty Một mặt, nghĩa vụ của các công ty đối với nhà nước là phải có kế toán thuế

Ở mặt còn lại, kế toán thuế giúp Nhà nước có thể quản lý hiệu quả nền kinh tế được chia thành nhiều thành phần

Thủ quỹ : là người giữ quỹ tiền của công ty và theo dõi vấn đề thu, chi nhằm đảm bảo

sự công khai, minh bạch trong các hoạt động tài chính của công ty Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý các quỹ của công ty cũng như tư vấn các khoản vay hoặc đầu

tư thanh khoản và đảm bảo công ty có đủ tiền để trang trải cho chi phí hoạt động, đầu

tư Bên cạnh đó, thông qua các hướng dẫn chính sách tài chính thì người thủ quỹ cũng cần đánh giá rủi ro, có khả năng dự đoán nhu cầu vay tài chính và chuẩn bị các báo cáo liên

quan để trình cho cấp trên

Kế toán tổng hợp : là người chịu trách nhiệm đối với việc ghi nhận, đánh giá và thống

kê một cách tổng quát các dữ liệu và số liệu trên tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính dựa theo các chỉ tiêu giá trị của công ty

CHƯƠNG 2: KIẾN TẬP TẠI CỒNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI 2.1 Các công việc đã thực hiện trong quá trình kiến tập.

2.1.1 Công tác văn phòng, hành chính

Quy định của công ty :

Tác phong: thái độ phù hợp; đúng mực; có tinh thần, trách nhiệm với công việc được giao

Trang phục: gọn gàng, sạch sẽ, phù hợp với môi trường làm việc

Thời gian làm việc: 48 giờ/tuần

Văn hóa ứng xử: thân thiện, hòa đồng

Toàn bộ nhân viên phải ký cam kết không được để lộ thông tin nội bộ của công ty và khách hàng

2.1.2 Công tác kế toán thực tế

Phần mềm kế toán :

Công ty đã áp dụng công nghệ 4.0 trong công việc như sử dụng phần mềm kế toán online, cụ thể là Amis Misa Lưu trữ chứng từ trên hệ thống server, khách hàng ở bất cứ đâu trên mọi miền Việt Nam

Đóng s^ sách

Hình 2.1 Dụng cụ đóng s^

Nguồn : Sinh viên sưu tầm

Cách thức đóng s^:

Bước 1: Chuẩn bị những tài liệu cần được đóng sổ Xếp chúng thành một xấp giấy

bằng phẳng, cho giấy vào khe trên giữa của thước và gọng trên của kìm

Bước 2: Dùng thước điều chỉnh trên trục đục lỗ sao cho chúng phù hợp với kích thước

các loại giấy cần phải đục lỗ Sau đó, căn lề ngay thẳng trước khi bấm lại một lần nữa để đảm bảo rằng các lỗ gáy sẽ thẳng hàng với nhau

Bước 3: Sau khi giấy đã được sắp xếp vào đúng vị trí cần đục lỗ một cách ngay ngắn

và thẳng, dùng tay để ấn vào cán của máy để đục lỗ xuống Như thế sẽ tạo được các lỗ trên giấy

Bước 4: Sau khi đã hoàn thành việc đục lỗ giấy xong , việc đóng sổ sẽ được hoàn thành

một cách gọn gàng và ngăn nắp bằng cách bẻ 2 đầu thanh kẽm hay nhựa đã chuẩn bị sao cho vừa với lỗ đã bấm trước và cố định lại bằng một chiếc kẹp nhựa Thực hiện tương tự với mặt còn lại của cuốn sổ để quyển sổ/tài liệu được đảm bảo chắc chắn hơn

Nguồn: Sinh viên sưu tầm

Sắp xếp chứng từ:

Thực hiện công việc sắp xếp các chứng từ, tài liệu được giao theo yêu cầu

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Sắp xếp các chứng từ, tài liệu được giao theo ngày tháng

Bước 2: Kiểm tra chứng từ, tài liệu theo từng tháng; sắp xếp chứng từ dựa trên số hiệu,

số hợp đồng đã được chú thích sẵn theo đúng trình tự

Bước 3: Đánh dấu những hồ sơ nào còn thiếu các chứng từ bằng công cụ chú thích để yêu cầu bổ sung cho hoàn tất hồ sơ

Đóng dấu chữ kí:

Con dấu chữ kí là con dấu được đóng trên chữ kí của người có thẩm quyền kí ban hành văn bản Đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lí của văn bản Việc đóng dấu chỉ được thực hiện khi văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có thẩm quyền

Khi đóng dấu lên chữn kí , con dấu thể hiện trên chữ kí phải đảm bảo đúng quy định là đóng lên 1/3 chữ kí về phía bên trái

Hình 2.3 Phiếu chi đã được đóng dấu

Nguồn : Sinh viên sưu tầm

Các thao tác photo tài liệu

Bước 1: Khởi động máy photocopy bằng cách cắm nguồn điện và nhấn phím power Bước 2: Nhấn nút Clear để xoá các thao tác đã được thiết lập trước đó

Bước 3: Nhấn nút Copy để bắt đầu thực hiện các thao tác in

Bước 4: Đặt tài liệu cần được copy lên vị trí quét hoặc khay ADF

Bước 5: Thiết lập các thông số cơ bản cho việc in tài liệu

Chọn khay giấy

Chiều giấy: ngang hoặc dọc

Kích thước giấy: A2,A3,A4…

Điều chỉnh độ đậm, nhạt của chữ, màu

Điều chỉnh mặt cần in: nếu muốn photo 1 mặt thì chọn 1-1, in 2 mặt thì chọn 2-2

Số lượng tờ cần in

Bước 6: Bấm nút Start để thực hiện việc in

Hình 2.4 Máy in của công ty

Nguồn : Sinh viên sưu tầm

Soạn hợp đồng mua bán hàng hóa

Anh chị phòng ban sẽ cung cấp hợp đồng mẫu và danh sách những công ty khách hàng cần soạn hợp đồng Những chỗ nên soạn lại :

Thông tin bên B : Tìm thông tin bằng cách tra mã số thuế có trên hóa đơn giá trị gia tăng

Bảng danh sách hàng hóa : thay tên hàng hóa, mã hàng, số lượng, thành tiền

Thay giá trị hợp đồng : thay số và giá trị bằng chữ

Thay đổi địa chỉ giao hàng : được anh chị cung cấp

Hình 2.4 Hóa đơn của công ty

Nguồn : Công ty cung cấp

2.2 Những khó khăn và cách thức khắc phục của sinh viên khi kiến tập.

Trong suốt thời gian kiến tập, bản thân em đã gặp khó khăn liên quan đến kỹ năng văn phòng, đặc biệt là Excel Đồng thời em cũng đã trải qua một số khó khăn trong việc sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng vì em chưa từng có cơ hội được học sử dụng trước đó

Kỹ năng văn phòng:

Em đã gặp khó khăn với các hàm và sử dụng định dạng để xử lý các số liệu ở phần mềm Excel Do chưa rành về việc sử dụng Excel nên em đã khá tự ti và gặp khó khăn trong việc hoàn thành việc được giao

Khắc phục : Dành thời gian để học tập và thực hành nhiều hơn mỗi khi có thời gian Nhờ sự giúp đỡ của các anh chị có kinh nghiệm dày dặn trong phòng ban để giải quyết các vấn đề nằm ngoài khả năng

Sử dụng thiết bị, máy móc:

Việc chưa bao giờ sử dụng máy in, máy scan cũng gây ra khó khăn cho em khi thực hiện công việc được giao và nó đã ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của bản thân em

Khắc phục : Tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng và thực hành thường xuyên Tận dụng mọi cơ hội để có thể tiếp xúc với các loại máy thường xuyên hơn

Những khó khăn này đã giúp em hiểu rõ hơn về sự quan trọng của việc thích nghi và học hỏi trong môi trường làm việc mới Giúp em nhận thức rõ hơn về việc cần trang bị nhiều kỹ năng sống nhiều hơn Qua đây, em cũng đã phát triển kỹ năng văn phòng và giao tiếp của mình một cách đáng kể