hoàn thiện hoạt động mua hàng hóa tin học tại công ty tnhh hệ thống thông tin fpt

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin toàn cầu.. Sở hữu năng lực công nghệ được các khách hàng và đố

Lý do lựa chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, có thể thấy Logistics là chìa khóa tăng trưởng kinh tế - xã hội của bất kì doanh nghiệp, quốc gia nào Nó giúp các hoạt động giao thương, sản xuất trở nên dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm hơn Đồng thời, nó là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh dưới sức ép thị trường của các doanh nghiệp với nhau Theo Tapchitaichinh.vn, Logistics là một ngành dịch vụ vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp nói riêng và trong cơ cấu tổng thể nền kinh tế quốc dân nói chung khi việc vận chuyển hàng hóa đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Đóng vai trò kết nối, hỗ trợ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương và cả nước, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế Chính vì thế, Logistics trở thành một yếu tố trọng yếu, ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của khách hàng Do đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cấp liên tục hệ thống logistics của mình để có thể cạnh tranh trên thị trường, góp phần tạo nên nhiều đơn hàng hơn, tiết kiệm chi phí và đem lại lợi nhuận cao.

Hoạt động mua hàng đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng, nhằm đảm bảo nguồn nguyên vật liệu, vật tư ổn định, giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo phục vụ sản xuất và kinh doanh Hoạch định, xác định mục tiêu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và thực hiện mua hàng là những bước quan trọng Việc mua hàng hiệu quả giúp giảm chi phí đầu vào, tăng lợi nhuận, cung ứng kịp thời hàng hóa cho khách hàng, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ trang thiết bị, vật tư cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin toàn cầu Hoạt động kinh doanh thường ngày tập trung vào việc mua – bán hàng hóa và dịch vụ tin học, giá trị của những đơn hàng này có thể lên đến hàng tỷ đồng Chính vì thế, cần đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra an toàn và chính xác Bên cạnh vấn đề về chất lượng thì uy tín của các đơn vị logistics trở nên quan trọng hơn đối với các đối tác để lựa chọn nhà cung cấp, làm sao có thể vừa đảm bảo chất lượng, nhanh chóng, thuận tiện mà còn tiết kiệm chi phí.

Qua quá trình thực tập, nghiên cứu tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT trong 3 tháng, nhận thấy được tầm quan trọng về việc mua hàng cũng như những vấn đề còn hạn chế mà Công ty đang gặp phải, tác giả quyết định thực hiện đề tài: “Hoàn thiện hoạt động mua hàng hóa tin học tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT” để phân tích thực trạng và giúp hiểu rõ hơn quy trình tổng quát hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích thực trạng và đánh giá hoạt động mua hàng hóa tin học của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

Nhận định các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng hóa tin học

Dựa vào các ưu và nhược điểm hiện có từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng hóa tin học tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Tiến hành tìm kiếm và thu thập số liệu từ các nguồn tài liệu có sẵn qua báo chí, sổ sách, tài liệu điện tử, các báo cáo tài chính của công ty qua các năm gần nhất Từ đó, thống kê và vẽ dưới dạng biểu đồ để dễ dàng nhận xét, phân tích và đánh giá

Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quá trình mua hàng hóa tin học diễn ra hằng ngày tại công ty, bao gồm những việc gì, quy trình như thế nào qua từng giai đoạn, qua các phòng ban liên quan, Qua đó, có cái nhìn tổng quát hơn về quy trình mua hàng

3 hóa tin học và quản lý nhà cung cấp tại công ty Làm cơ sở để nhìn nhận ra một số vấn đề còn tồn đọng và đưa ra một số biện pháp khắc phục

Phương pháp phân tích – tổng hợp: Phân tích và đánh giá các thông tin và dữ liệu thu thập qua quá trình tìm kiếm, nghiên cứu, từ đó, tổng hợp và đưa ra các biện pháp phù hợp.

Kết cấu các chương của báo cáo

Kết cấu đề tài báo cáo gồm 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

Chương 2: Cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng

Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng hóa tin học tại Công ty TNHH Hệ thống

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng hóa tin học tại Công ty TNHH

Hệ thống Thông tin FPT

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

Tổng quan về Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

1.1.1 Thông tin cơ bản về Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (FPT Information System - FPT IS - FIS) là thành viên của Tập đoàn FPT - Tập đoàn dẫn đầu về Công nghệ thông tin - Viễn thông với đội ngũ hơn 40.000 cán bộ nhân viên, hệ thống gồm 290 trụ sở, văn phòng, chi nhánh tại 29 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới Bao gồm ba lĩnh vực hoạt động chính: công nghệ, viễn thông và giáo dục Là một thành viên của tập đoàn lớn mạnh, FIS có nền tảng vững chắc để phát triển bền vững.

Với 29 năm phát triển, FIS là nhà tích hợp hệ thống, cung cấp giải pháp hàng đầu Việt Nam và khu vực Sở hữu năng lực công nghệ được các khách hàng và đối tác toàn cầu thừa nhận, FIS mang đến những giải pháp và dịch vụ phục vụ các lĩnh vực trọng yếu của từng quốc gia như: Chính phủ, Viễn thông, Y tế, Tài chính công, Giao thông vận tải, Ngân hàng - Tài chính, Năng lượng và Doanh nghiệp.

Năm 2022, FIS có gần 3.300 cán bộ nhân viên trong đó có hơn 2.000 nhân viên có trình độ cao, am hiểu nghiệp vụ khách hàng và chuyên sâu trong từng lĩnh vực Năng lực của các chuyên gia FIS đã được công nhận cùng hàng nghìn chứng chỉ công nghệ quốc tế được cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ và giải pháp dẫn đầu thế giới như Cisco, Microsoft, IBM và Oracle.

- Tên đăng ký: CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

- Tên tiếng anh: FPT INFORMATION SYSTEM

- Tên viết tắt: FPT IS hay còn gọi là FIS

- Địa chỉ đăng ký: Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark72 Tower, E6 Phạm Hùng,

- Tên người đại diện và chức vụ:

• Ông Trần Đăng Hòa – Chủ tịch công ty

• Ông Nguyễn Hoàng Minh – Tổng Giám đốc

• Trụ sở chính: Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark72 Tower, E6 Phạm Hùng, Hà Nội

• Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh: Lô B3, Đ Sáng Tạo, Tân Thuận Đông, Quận

7, Thành phố Hồ Chí Minh

- Quy mô nhân sự: 3.200 (theo tháng 04/2023)

- Trang chủ: www.fpt-is.com

- Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

Năm 1994: Công ty được thành lập

Năm 1996: Triển khai dự án đưa hệ thống Internet vào Việt Nam

Năm 1999: Ra mắt phần mềm Smartbank - nay là Smartbank NextG - phần mềm lõi đầu tiên của Việt Nam cho ngân hàng

Năm 2002: Triển khai thành công hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng FPT.BCCS cho VMS Mobifone

Năm 2005: Thiết Kế và triển khai Hệ thống kết nối Thuế - Kho bạc - Tài chính - Hải quan Việt Nam, hỗ trợ trao đổi thông tin giữa các ngành và thu ngân sách qua Kho bạc.

Năm 2006: Vượt ngưỡng doanh số 100 triệu USD

Năm 2008: Tổng thầu triển khai hệ thống Ứng dụng quản lý thuế thu nhập cá nhân cho Tổng cục Thuế Việt Nam Cung cấp dịch vụ hỗ trợ từ xa và quản trị cho 600 máy chủ tại các nước khu vực Châu Á - Thái Bình Dương của Daimler Chrysler.

Năm 2009: Triển khai và cung cấp Hệ thống SAP ERP cho Công ty xăng dầu (Petrolimex) - Hợp đồng có giá trị lớn nhất trong lịch sử ngành ERP tại Việt Nam

Năm 2013: Triển khai Hệ thống thông tin quản lý Tài chính - Bộ Tài chính và Kinh tế Campuchia.

Năm 2014: Triển khai giải pháp tích hợp quản lý Thuế cho Bangladesh, Xây dựng Ðề án Chính quyền điện tử tại Quảng Ninh.

Năm 2016: Triển khai hệ thống bán vé điện tử của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và giải pháp thu phí tự động thông minh trên các tuyến đường Quốc lộ.

Năm 2017 ghi dấu ấn phát triển vượt bậc của FPT Information System (FPT IS) với những thành tựu đáng kể: Đơn vị đã xuất sắc hoàn thành 3 hợp phần quan trọng thuộc gói thầu FSMIMS, dự án CNTT trọng điểm nhằm hiện đại hóa Ngân hàng Đặc biệt, FPT IS còn gây tiếng vang khi vận hành thành công dự án ERP lớn nhất Việt Nam tại nước ngoài - dự án tại Công ty Truyền tải Gas Bangladesh Những thành quả này đã khẳng định uy tín và năng lực của FPT IS trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp CNTT toàn diện, góp phần nâng tầm vị thế của Việt Nam trên bản đồ công nghệ thông tin khu vực và quốc tế.

Năm 2018: Vận hành dự án Chuyển mạng giữ nguyên số thuê bao di động; Triển khai và vận hành nhiều hệ thống CNTT lớn trên thị trường toàn cầu; Ra mắt giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện ứng dụng công nghệ 4.0 đầu tiên tại Việt Nam (FPT.eHospital 2.0).

Năm 2019: Xây dựng hệ thống và phân tích dữ liệu lớn cho ngân hàng TPBank Triển khai dự án thử nghiệm xâm nhập và đánh giá an toàn thông tin cho Ngân hàng VIB Đạt danh hiệu Sao Khuê 2019 về bốn sản phẩm “Made by FIS”: FPT.EagleEye MDR, FPT.CARS, FPT.eInvoice và FPT Fortuna Triển khai Dự án ITS cho Trung tâm Quản lý đường hầm sông Sài Gòn Ra mắt sản phẩm Hóa đơn điện tử FPT.eInvoice Thay thế toàn bộ hệ thống mạng Core DC của ngành Thuế…

Năm 2020: Vận hành thành công nhiều hệ thống ERP cho các doanh nghiệp lớn: Bệnh viện Ða khoa MEDLATEC, DP Consulting, Nhựa Long Thành, …Đạt gần 30 giải thưởng danh giá như Sao Khuê, Chuyển đổi số Việt Nam, IT World Awards,…Là 1 trong

8 doanh nghiệp cung cấp SOC đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ với NCSC; FPT.EagleEye Checkpoint Functions - sản phẩm Bảo mật đầu tiên của Việt Nam lên IBM X-Force Marketplace Ra mắt ứng dụng Go!Bus với Sở Giao thông vận tải TP HCM, dự án “Hệ thống thông tin, quản lý và điều hành vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt” Hệ

7 thống thu hộ ngân sách nhà nước qua ngân hàng (FPT.TCS) Doanh số các sản phẩm

“Made by FPT IS” đạt hơn 400 tỷ VNÐ, tăng trưởng 35%

Năm 2021: Ðạt mốc doanh thu kỷ lục với 6.196 tỷ VNÐ Giành được 19 giải thưởng danh giá, là năm "tỏa sáng" nhất tại đấu trường Sao Khuê với 8 giải thưởng, và là năm đầu tiên giành được Asia-Pacific Stevie Awards Ghi dấu ấn mạnh mẽ trong thị trường Bất động sản - Xây dựng với các khách hàng lớn như Tập đoàn An Gia, Coteccons, Ðất Xanh, Phát Ðạt… Triển khai “Trung tâm điều hành kiểm soát dịch Covid-19, phục hồi kinh tế và dịch vụ hành chính công Quận 7” kéo dài trong 10 ngày Xây dựng phần mềm Bản tin A cho Bộ Ngoại giao, truyền tải thông tin tức thời đến hơn 1.000 cán bộ, nhân viên của Bộ trên toàn cầu Ra mắt giải pháp "Doanh nghiệp Xanh", trực tiếp tham gia trong chiến dịch FPT eCovax, triển khai hàng loạt các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua đại dịch Cùng FPT triển khai các dự án, đào tạo về chuyển đổi số tại 5 Bộ/ ngành, 19 tỉnh/ thành phố, hướng đến xây dựng chính quyền số và đô thị thông minh Triển khai “Trung tâm giám sát, điều hành đô thị thông minh tỉnh Bình Ðịnh” trong 6 tháng….

Năm 2022: Đạt mốc doanh thu kỷ lục 6.586 tỷ đồng Ký kết hợp tác chuyển đổi số với hàng loạt công ty lớn như: Tân Long, Vinasoy, PC1, Ba Huân, Vinaseed… Kết nối thành công với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam (CeCA) Đạt 16 giải thưởng danh giá như Top 10 doanh nghiệp CNTT Việt Nam, Sản phẩm công nghệ số Made in VietNam, Sao Khuê… Ra mắt bộ giải pháp kế toán và thuế: FPT.ePIT và FPT.TVAN Có

2 sản phẩm đầu tiên xuất hiện trên trang Gartner Peer Insights là FPT.eSign và FPT.eContract Hợp tác với Trung tâm RAR (C06, Bộ Công an) phát triển giải pháp chống giả mạo xác thực số - FPT.IDCheck Kiến tạo cơ hội chuyển đổi số với hơn 30 Bộ/ban/ngành, tỉnh/thành phố toàn quốc…

Tầm nhìn – sứ mệnh và văn hóa Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

"FPT IS nỗ lực trở thành nhà cung cấp giải pháp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin có uy tín trên toàn cầu, sáng tạo các giá trị vì khách hàng, đem lại thành công cho các thành viên, đóng góp cho cộng đồng."

1.2.2 Văn hóa FIS a Giá trị cốt lõi Được thể hiện qua 6 chữ: “Đổi mới - Đồng đội - Chí công - Gương mẫu - Sáng suốt - Tôn trọng Đây được xem là một phần không thể thiếu kiến tạo nên bộ GEN của FPT, là Tinh thần FPT, là sức mạnh thúc đẩy lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Tập đoàn không ngừng nỗ lực, sáng tạo vì lợi ích chung của cộng đồng, khách hàng, cổ đông và các bên liên quan khác” b Phong cách làm việc

- Bổ nhiệm và đánh giá không liên quan đến quan hệ cá nhân

- Không lợi dụng vị trí làm việc thu lợi cá nhân

- Tết không biếu quà sếp

- Thẳng thắn và trung thực: Email tới lãnh đạo khi cần thiết,

- Được thay mặt công ty nhận quà nhưng phải báo cáo và nộp lại công ty Hạn chế tối đa việc nhận quà cho cá nhân

- Không hỏi và trả lời thu nhập

- Cấm sao chép, tiết lộ, trộm cắp, truy cập trái phép, thông tin khách hàng khi không được sự đồng ý

- Cấm hành vi trực tiếp hoặc gián tiếp ép buộc, gợi ý người khác tặng quà,

- Chống đưa hối lộ và xung đột lợi ích

- Nghiêm cấm sử dụng, sao chép, phân phối trái phép sản phẩm sở hữu trí tuệ của FIS c Quy tắc Đạo đức kinh doanh

- An toàn và bảo mật thông tin

- Lưu trữ sổ sách, hồ sơ

- Chống xung đột lợi ích

- An toàn lao động và môi trường

Tổ chức tiệc vào các ngày như: sinh nhật FPT, sinh nhật FIS, ngày phụ nữ Việt Nam hay các chương trình hội quán âm nhạc,

Hình 1.2: Một số hoạt động văn hóa tại FIS

(Nguồn: Phòng nhân sự FIS)

Các lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

Cung cấp các giải pháp chuyên ngành với các Khối chính phủ; Tài chính công; Điện, nước, ga; Viễn thông; Tài chính - Ngân hàng; Giao thông vận tải; Y tế; Doanh nghiệp và lĩnh vực khác:

Là đối tác tận tụy và lâu dài của nhiều bộ, ban, ngành thuộc khối Chính phủ như là: Bộ Công an, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, Tòa án Nhân dân Tối Cao, Bộ Lao Động Thương binh & Xã hội, Ngân hàng Nhà nước và Tổng cục Thống kê FPT IS đã phát triển phần mềm Chính quyền điện tử FPT.eGOV, được ứng dụng trên 500 đơn vị thuộc hơn 25 tính thành trên toàn quốc Trong số đó có hệ thống chính quyền điện tử triển

10 khai cho tỉnh Quảng Ninh được vinh danh tại giải thưởng ASOCIO - giải thưởng công nghệ thông tin lớn khu vực châu Á - châu Đại Dương, hạng mục Chính quyền số.

FIS hiện đã và đang triển khai nhiều hệ thống Tài Chính công quy mô lớn tại Việt Nam, Bangladesh, Campuchia, Những hệ thống lớn nhất của ngành tài chính quốc gia cũng được triển khai bởi FIS, tiêu biểu như là: Hệ thống kết nối Thuế - Kho bạc - Tài Chính - Hải quan, Hạ tầng truyền thông lớn nhất, Hệ thống quản lý thuế, Và năm 2013, hệ thống thông quan điện tự do FIS chủ trì triển khai cho Hải quan Việt Nam đã giành giải Nhất giải thưởng Thương mại điện tử eAsia Awards. Điện, Nước, Gas

Những công nghệ mới hiện nay như Hệ thống tính cước, Công tơ thông minh và thông tin khách hàng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực điện, nước, ga bởi vai trò hỗ trợ kiểm soát thất thoát, nâng cao hiệu quả thu phí Kết hợp cùng với các đối tác hàng đầu thế giới, FIS cho ra thị trường bộ giải pháp toàn bộ kết nối công tơ thông minh (do FIS sản xuất) cùng với các giải pháp thông minh phục vụ điện, nước, ga.

Hơn 25 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực viễn thông, FIS đã xây dựng bộ danh mục các sản phẩm và giải pháp BSS/OSS/VAS tiêu chuẩn toàn cầu Đến nay, FIS đã triển khai hơn 20 mạng viễn thông trong và ngoài nước, trong đó có những mạng viễn thông lớn với hơn 50 triệu thuê bao Tháng 5/2014, Hệ thống tính cước thông minh do FIS triển khai cho Lào Telecom đã vinh dự đạt giải thưởng Dịch vụ kinh doanh sáng tạo, thuộc giải thưởng Global Telecoms Business Innovation Awards

Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, FIS cung cấp các giải pháp lõi và tổng thể cho các ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty chứng khoán và tổ chức tài chính, bao gồm cả giải pháp tự xây dựng và tích hợp với các nhà cung cấp công nghệ hàng đầu FIS cũng hỗ trợ các Trung tâm Lưu ký Chứng khoán, Sở Giao dịch Chứng khoán, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và các công ty chứng khoán Ngoài ra, FIS đang nỗ lực phát triển các giải pháp ngân hàng số như Ngân hàng Điện tử dành cho Doanh nghiệp FPT.eGalaxy, Hệ thống Tuân thủ An toàn Vốn FPT.CARS và Phần mềm Quản lý Thông tin Tín dụng FPT.iCredit.

Giao thông vận tải Đối với lĩnh vực này, FIS đã triển khai thành công 3 dự án tiêu biểu: Hệ Thống đèn tín hiệu giao thông thông minh giúp tăng lưu lượng tại từng nút và mạng giao thông từ 15

- 20%, làm giảm chiều dài hàng đợi từ đó giảm lượng khí thải phương tiện, giảm tiêu hao nhiên liệu, cải thiện tình trạng ô nhiễm môi trường; Ứng dụng Thông tin giao thông do FPT phát triển được đánh giá là một trong 5 ứng dụng cần phải cài đặt khi sống và làm việc tại thành phố Hồ Chí Minh; Và Hệ thống Kiểm Soát và thông tin xe buýt cho Sở Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh giúp quản lý hơn 3.000 xe buýt, 120 tuyến và 17.000 chuyến xe buýt mỗi ngày.

FIS đã và đang phối hợp tích cực cùng với các giáo sư, bác sĩ và chuyên gia y tế để phát triển những giải pháp chuyên ngành phục vụ điều trị, phòng ngừa và y tế công cộng Với hơn 20 năm nâng cấp và phát triển, phần mềm Quản lý bệnh viện FPT.eHospital của FIS đã đạt danh hiệu Sao Khuê 2018, giải Vàng ASEAN ICT Awards 2012 và hiện được triển khai tại gần 300 bệnh viện và cơ sở y tế Phần mềm giúp cải thiện chất lượng chăm sóc bệnh nhân, làm giảm tình trạng quá tải cho nhân viên y tế, nâng cao năng lực điều hành cho các phòng khám và bệnh viện.

Doanh nghiệp và lĩnh vực khác

Ngoài những lĩnh vực nói trên, FIS cũng đã phát triển các giải pháp phục vụ doanh nghiệp và các lĩnh vực khác như giải pháp cổng dịch vụ hợp nhất FPT.U-services, giải pháp quản trị nguồn nhân lực FPT.iHRP, quản lý khách sạn FPT.iHotel, dịch vụ chữ ký số FPT.CA, dịch vụ hóa đơn điện tử FPT.eInvoice, hệ thống đào tạo trực tuyến FPT.eLearning,

1.3.2 Cung cấp các giải pháp đa ngành

Cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực chủ chốt như Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Quản trị quan hệ khách hàng (CRM), Hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI) và Kho dữ liệu thông minh (DWH).

Hệ thống quản lý Truyền thông hợp nhất (UCC); Quản lý nguồn nhân lực (HCM); Hệ thống thông tin địa lý (GIS)

FIS là đơn vị có số lượng các dự án ERP triển khai thành công nhiều nhất Việt Nam.

Sở hữu đội ngũ hơn 600 chuyên gia và là đối tác chiến lược của nhiều hãng công nghệ hàng đầu thế giới, FIS có năng lực cung cấp các giải pháp ERP đặc thù cho hầu hết các ngành kinh tế dựa trên những xu hướng công nghệ tiên tiến như: di động (mobility) và phân tích dữ liệu lớn (analytics), qua đó giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích khi đầu tư xây dựng hệ thống ERP.

Cung cấp đầy đủ dịch vụ và giải pháp theo nhu cầu của khách hàng, từ triển khai, nâng cấp, mở rộng, bảo trì đến các dịch vụ thuê ngoài ứng dụng và hạ tầng FIS cam kết không ngừng hướng tới giá trị doanh nghiệp, góp phần nâng cao kết quả kinh doanh, hỗ trợ khách hàng đưa ra quyết định đúng đắn đầu tư công nghệ và cung cấp nguồn lực, công cụ cũng như dịch vụ tốt nhất.

Hàng trăm dự án ERP do FIS triển khai đã được nghiệm thu, đạt tỷ lệ thành công hơn 90% Trong đó, nhiều dự án có quy mô lớn, giá trị hàng triệu USD thuộc nhiều lĩnh vực như tài chính công, ngân hàng, dầu khí, … Và năng lực của đội ngũ chuyên gia ERP tại FIS được công nhận bởi hơn 2.000 chứng chỉ công nghệ quốc tế.

Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý

Hình 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

(Nguồn: Phòng nhân sự FIS)

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Là người đại diện trước pháp luật về sự tồn tại và phát triển của công ty Chịu trách nhiệm sắp xếp, quản lý, trực tiếp điều hành, lãnh đạo với các bộ phận về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Ký kết, kiểm duyệt hợp đồng và các kế hoạch kinh doanh Đồng thời, phối hợp với các phòng ban và đưa ra quyết định cuối cùng về những vấn đề liên quan

Phòng IT - Công nghệ thông tin

Chịu trách nhiệm nghiên cứu và phát triển hệ thống công nghệ thông tin, xây dựng chiến lược, định hướng và có kế hoạch chỉnh sửa, cập nhật thông tin Quản lý phần, phần cứng và mọi vấn đề liên quan về máy tính, phát triển và ứng dụng CNTT vào mọi hoạt động sản xuất, linh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra, ban IT còn có nhiệm vụ cố vấn cho ban lãnh đạo về những việc liên quan đến hệ thống CNTT của doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề tác động đến quản lý hệ thống Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động CNTT như: Quản trị hệ thống phần cứng & hạ tầng và Quản trị hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu & ứng dụng

Phòng kế toán giữ vai trò quản lý các khoản thu chi, dự trù chi phí, hạch toán và theo dõi các giao dịch tài chính Họ lập và theo dõi hóa đơn, đối chiếu công nợ, nộp thuế, lập báo cáo tài chính định kỳ, kiểm kê hàng tồn kho, đảm bảo việc trả lương đúng hạn và cập nhật chính xác chế độ phúc lợi cho cán bộ nhân viên.

Bộ phận nhân sự là nơi thực hiện các công việc liên quan đến: đào tạo, tuyển dụng và C&B Có kế hoạch phỏng vấn, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới Đưa ra quy trình tuyển dụng, lương thưởng chuyên nghiệp và hiệu quả Quản lý lương và thông tin về vị trí công việc trong công ty Đưa ra các kế hoạch đào tạo và phát triển cho nhân viên, có chính sách khen thưởng cũng như kỷ luật Phối hợp cùng với cấp trên đưa ra quyết định

17 thăng tiến hay cắt giảm nhân sự, cung cấp các chính sách, phúc lợi cho nhân viên Xây dựng văn hóa nội bộ.

Phòng Hành chính (văn phòng)

Tham mưu và tổ chức thực hiện các quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc Hỗ trợ các phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban Giám đốc và cán bộ, nhân viên Công tác quản lý liên quan đến việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của doanh nghiệp Chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo mật tài liệu và bảo vệ tài sản Công ty Xây dựng và tổ chức thực hiện các chính sách đối với người lao động, bố trí nhân lực và các công tác văn phòng Kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện nghiêm túc theo đúng nội quy, quy chế công ty

Phòng Văn hóa đoàn thể

Nơi tổ chức các sự kiện, bảo đảm đời sống tinh thần cho các cán bộ nhân viên công ty Lên kế hoạch, tổ chức hội thi thể thao, các chương trình văn nghệ vào những ngày lễ lớn Duy trì và phát triển các ngày lễ truyền thống của công ty.

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin

Bảng 1.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT giai đoạn 2020-2022

(Nguồn: Báo cáo tài chính FIS)

Hình 1.4: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT giai đoạn 2020-2022

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Dựa vào biểu đồ hình 1.4 ta thấy:

Về doanh thu: năm 2020 đạt 4.807 tỷ đồng, đến năm 2021 tăng trưởng mạnh mẽ lên 6.585 tỷ đồng (tăng 37%) Đây giai đoạn dịch Covid - 19 diễn ra, nền kinh tế Việt Nam đối mặt với các khó khăn về kinh tế vô cùng lớn Tuy nhiên, các hoạt động về trao đổi công việc, hoạt động giảng dạy, được chuyển qua hình thực dạy trực tuyến Chính vì thế, nhu cầu sử dụng máy tính và các thiết bị điện tử tăng lên, gúp công ty có nhiều đơn đặt hàng hơn Đến năm 2022, doanh thu giảm xuống còn 6.195 tỷ đồng (giảm 5,92% so với năm 2021), lúc này nền kinh tế đang trong giai đoạn bình thường lại, tuy thấp hơn nhưng việc giảm này không đáng kể, lượng đặt hàng vẫn ổn định Chứng tỏ công ty vẫn đang hoạt động hiệu quả và có sức cạnh tranh trên thị trường

Về chi phí: có sự tăng giảm qua các năm Giai đoạn 2020 - 2021 tăng 36,38% từ 4.582 đến 6.249 tỷ đồng, đến năm 2022 giảm còn 5.913 tỷ đồng Nguyên nhân là do đơn đặt nhiều thì chi phí hàng hóa, chi phí quản lý, chi phí tài chính và các chi phí khác cũng tăng theo Bên cạnh đó, tình hình dịch bệnh đang diễn ra mạnh mẽ thì chi phí vận chuyển

Doanh thu Chi Phí Lợi nhuận

19 logistics, các chi phí trong và ngoài nước cũng thay đổi làm ảnh hưởng đến giá vốn của công ty

Về lợi nhuận: doanh thu và chi phí có tự tăng giảm qua các giai đoạn, lợi nhuận cũng thế Năm 2020 đạt 225 tỷ đồng, đến năm 2021 tăng lên 336 tỷ đồng (tăng 49,33%, tăng trưởng gần một nửa năm 2020) Đến năm 2022 giảm còn 282 tỷ đồng (giảm 16,07% so với năm 2021)

Tóm lại, giai đoạn 2020-2022, trong những năm dịch Covid-19 xảy ra, nền kinh tế Việt Nam phải đối mặt với vô vàng khó khăn, mọi hoạt động kinh doanh sản xuất của các doanh nghiệp hầu như ngừng lại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT vẫn nhận được nhiều đơn hàng và đem lại nguồn doanh thu đáng kể Điều đó cho thấy ban lãnh đạo ở FIS có những bước đi vững vàng và đúng đắn trong quá trình hoạt động kinh doanh FIS cũng đã có được một lượng khách hàng uy tín trên thị trường tin tưởng vào chất lượng dịch vụ và giải pháp phần mềm tại công ty, đem lại nguồn lợi nhuận cao và có vị thế trên thị trường công nghệ Tuy nhiên, để FIS phát triển hơn nữa, công ty cần có các giải pháp để hạn chế các chi phí không cần thiết cũng như tối ưu hóa lại quy trình quản lý, vận hành, sản xuất một cách hiệu quả, mang lại kết quả tốt nhất

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

Hàng hóa tin học

Hàng hóa tin học là các sản phẩm và dịch vụ liên quan tới công nghệ thông tin và viễn thông, bao gồm phần mềm, phần cứng và dịch vụ Sản phẩm và dịch vụ này được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, tổ chức và cả cá nhân Ví dụ về các sản phẩm cơ bản bao gồm:

• Điện thoại, máy tính bảng, bàn phím, chuột, loa, máy in, webcam,,,,

• Các thiết mạng như bộ định tuyến không dây, thiết bị chia mạng (switch),

• Các dịch vụ CNTT: dịch vụ vận hành, sữa chữa, lắp đặt, bảo mật thông tin, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, quản lý hệ thống và nhiều loại dịch vụ khác,

Tổng quan về mua hàng

2.2.1 Khái niệm về mua hàng

Mua hàng là một chức năng quan trọng trong các công ty liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp Khái niệm mua hàng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

Theo Schiele (2019), mua hàng là một trong những hoạt động thiết yếu trong công ty chịu trách nhiệm quản lý chuyên nghiệp giao diện của công ty với thị trường cung ứng, để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết đến các tổ chức khác an toàn và kịp thời, đạt được chi phí tốt, góp phần đổi mới và cải thiện vị trí chiến lược của một công ty Ngoài ra, mua hàng đề cập đến quá trình mua hàng hóa hoặc dịch vụ để đổi lấy tiền hoặc các hình thức thanh toán khác cho hoạt động của công ty Nó liên quan đến việc xác định nhu cầu đối với một hàng hóa cụ thể, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, điều kiện, hoàn thành giao dịch và quản lý chuỗi cung ứng (Ferreira

Mua hàng còn đề cập đến chức năng của một công ty hoặc cơ cấu kinh doanh chịu trách nhiệm mua các thiết bị, vật liệu, dịch vụ, sản phẩm và năng lượng cần thiết để đạt được các mục tiêu của hệ thống kinh doanh Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động kinh doanh Quá trình mua hàng liên quan đến việc đưa

21 ra quyết định về chi tiêu, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và quản lý số lượng đặt hàng kinh tế (Mrvica và cộng sự, 2021)

2.2.2 Vai trò của hoạt hoạt động mua hàng

Ferreira & Silva (2022) đã chỉ ra vai trò của hoạt động mua hàng là cung cấp đòn bẩy trong việc mua lại hàng hóa và dịch vụ, cho phép các công ty thương lượng giá cả, giảm giá, giảm thời gian giao hàng và chi phí hậu cần, phù hợp với các chiến lược mua hàng được các công ty áp dụng Nó cũng cho phép đánh giá rủi ro để đảm bảo lợi nhuận và tính bền vững của công ty Thực hiện hiệu quả các chiến lược mua hàng góp phần đưa ra quyết định mua hàng thông minh và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp

Theo đó, mua hàng còn đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định về chi tiêu, lựa chọn và mua hàng hóa hoặc dịch vụ mong muốn Mua hàng hiệu quả, có được sản phẩm phù hợp, giá cả phù hợp với chất lượng, số lượng, thời gian và nhà cung cấp thích hợp có thể tiết kiệm chi phí và góp phần tạo ra lợi nhuận trong hoạt động Bằng cách quản lý mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể nâng cao sức cạnh tranh của mình thông qua kiểm soát chi phí, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp (Mađarac và cộng sự, 2021).

Quy trình mua hàng tại các doanh nghiệp

Quy trình mua hàng đề cập đến các hoạt động liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài để đáp ứng nhu cầu của một tổ chức Đây là một thành phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng và liên quan đến việc lựa chọn và đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí khác nhau, thường bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu mua hàng, tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn NCC, đàm phán, đặt hàng, thanh toán và theo dõi đơn hàng Quá trình mua hàng nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp được chọn có thể cung cấp một cách nhất quán các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao, giảm thiểu sự chậm trễ của dự án và đóng góp vào sự phát triển bền vững và thành công tổng thể của tổ chức (Nugroho & Iskandar, 2020)

Theo Kureshi (2020) cho rằng, Quy trình mua hàng bao gồm:

Hình 2.1: Quy trình mua hàng

• Xác định nhu cầu và yêu cầu mua sắm

• Tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định các NCC tiềm năng và đánh giá khả năng của họ

• Chuẩn bị và đưa ra yêu cầu báo giá hoặc yêu cầu đề xuất cho các nhà cung cấp tiềm năng

• Nhận và đánh giá phản hồi của nhà cung cấp, bao gồm giá cả, chất lượng và điều khoản giao hàng

• Đàm phán và hoàn thiện hợp đồng với các nhà cung cấp được chọn

• Đặt đơn đặt hàng với nhà cung cấp và đảm bảo giao hàng hóa hoặc dịch vụ kịp thời

• Giám sát hoạt động của NCC và giải quyết mọi vấn đề hoặc tranh chấp có thể phát sinh

• Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ được giao để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu quy định

• Xử lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp

• Tiến hành đánh giá định kỳ và đánh giá quy trình mua hàng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện

Các hoạt động trong quy trình có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, tuy nhiên đều có các hoạt động cơ bản giống nhau như xác định yêu cầu mua hàng; tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn NCC; lên kế hoạch đặt hàng, giao hàng và thanh toán cho NCC Các doanh nghiệp tự điều chỉnh các hoạt động trong quy trình sao cho phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình.

2.3.1 Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban

Theo Kureshi (2020), yêu cầu mua hàng là các nhu cầu và tiêu chí cụ thể mà một tổ chức xác định khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, đảm bảo rằng các mặt hàng đã mua đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn của tổ chức

Quá trình xác định yêu cầu mua hàng bao gồm một số bước: Đánh giá nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức đối với hàng hóa hoặc dịch vụ; Tiến hành phân tích kỹ các yêu cầu, bao gồm số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật và bất kỳ tính năng hoặc chức năng cụ thể nào cần thiết, ; Tham gia các bên liên quan, chẳng hạn như người gửi YCMH và chủ ngân sách, để thu thập thông tin đầu vào và đầu ra đảm bảo phù hợp với các mục tiêu của tổ chức; Xem xét bất kỳ yêu cầu pháp lý hoặc quy định nào có thể ảnh hưởng đến quá trình mua sắm, chẳng hạn như tuân thủ các tiêu chuẩn ngành hoặc quy định của chính phủ; Đánh giá sự sẵn có của các nhà cung cấp tiềm năng trên thị trường và khả năng đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu đã xác định; Ghi lại các nhu cầu và yêu cầu mua sắm một cách rõ ràng và ngắn gọn, bao gồm bất kỳ thời hạn hoặc thời hạn cụ thể nào.

2.3.2 Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp là quá trình quan trọng trong mua hàng, ảnh hưởng đến chiến lược phát triển chuỗi cung ứng Phương pháp ra quyết định nên kết hợp tiêu chí định tính và định lượng Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp gồm: uy tín trên thị trường, chất lượng hàng hóa, hiệu suất cung cấp, giá cả và phương thức thanh toán, phương thức thanh toán đa dạng, phát triển bền vững và điều kiện tài chính đảm bảo.

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, quá trình đàm phán sẽ diễn ra để hoàn thành hợp đồng, phác thảo giá cả đã thỏa thuận, điều khoản giao hàng, yêu cầu chất lượng và các chi tiết liên quan khác Caldwell & Bakker (2017) cho thấy, việc chuẩn bị hợp đồng mua hàng là một bước thiết yếu trong quá trình quản lý mua hàng Giai đoạn quản lý hợp đồng ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của quy trình mua hàng và đảm bảo việc thực hiện hợp đồng mua bán dễ dàng Chuẩn bị hợp đồng mua hàng bao gồm các chi tiết:

• Phạm vi công việc được thực hiện bởi nhà cung cấp

• Các thông số kỹ thuật và yêu cầu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được mua

• Lịch giao hàng và địa điểm cho hàng hóa hoặc dịch vụ

• Giá cả và điều khoản thanh toán, bao gồm bất kỳ khoản giảm giá hoặc hình phạt nào

• Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, bao gồm bảo đảm, trách nhiệm pháp lý và cơ chế giải quyết tranh chấp

• Quyền và nghĩa vụ của cả người mua và nhà cung cấp

• Bất kỳ yêu cầu pháp lý và quy định áp dụng nào

Hợp đồng mua hàng là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và người bán vạch ra các điều khoản và điều kiện của giao dịch mua Do đó, cần nêu rõ các điều khoản và điều kiện, bao gồm phạm vi công việc, thời hạn giao hàng, điều khoản thanh toán và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào Hợp đồng cũng phải bao gồm các điều khoản về giải quyết tranh chấp, chấm dứt và bất kỳ luật hoặc quy định hiện hành nào Điều quan trọng là phải đảm bảo tính minh bạch trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn nguồn, vì những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của hợp đồng mua bán (Al-Fedaghi

2.3.4 Đặt và theo dõi đơn hàng

Quy trình đặt hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua sắm sau khi nhà cung cấp đã được lựa chọn và hợp đồng đã được ký kết Quá trình này bao gồm việc đặt hàng với nhà cung cấp đã chọn đối với hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết Một quy trình đặt hàng hiệu quả đảm bảo giao hàng đúng hạn và duy trì chuỗi cung ứng thông suốt Điều quan trọng là phải thiết lập kênh liên lạc rõ ràng với nhà cung cấp để xử lý mọi vấn đề hoặc thay đổi có thể phát sinh trong quá trình đặt hàng.

Và theo dõi đơn hàng là quá trình theo dõi tiến trình của một đơn đặt hàng từ khi nó được đặt cho đến khi nó được giao Hệ thống theo dõi đơn hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và hệ thống mua sắm tại chỗ Việc theo dõi đơn hàng đóng một vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo sự phối hợp giữa người mua và NCC, cho phép người mua có khả năng hiển thị trạng thái đơn hàng của họ từ khi đặt hàng đến khi giao hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng Bên cạnh đó, giúp xác định bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề nào trong việc giao hàng hóa hoặc dịch vụ để kịp thời giải quyết Ngoài ra, trong trường hợp bất khả kháng có bất kỳ sự khác biệt hoặc tranh chấp nào liên quan đến đơn hàng, theo dõi đơn hàng cung cấp hồ sơ về tiến độ của đơn đặt hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giải quyết (Caldwell & Bakker, 2017).

2.3.5 Làm thủ tục nhận hàng và kiểm tra

Theo Caldwell & Bakker (2017), nhận và kiểm tra là những bước quan trọng trong quá trình mua hàng để đảm bảo chất lượng và độ chính xác của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được trong chuỗi cung ứng

Giai đoạn nhận hàng bao gồm việc tiếp nhận vật lý các mặt hàng đã đặt và xác minh số lượng và tình trạng của hàng hóa thực tế Kiểm tra hàng hóa liên quan đến chất lượng, thông số kỹ thuật và sự tuân thủ của các mặt hàng nhận được với các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận (Caldwell & Bakker, 2017; Nyamah và cộng sự, 2023) Quá trình kiểm tra có thể bao gồm kiểm tra trực quan, thử nghiệm hoặc lấy mẫu hàng hóa nhận được để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu đặt ra Lưu trữ tài liệu, hồ sơ phù hợp là điều cần thiết trong quá trình nhận và kiểm tra hàng hóa để duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giải trình Kết quả kiểm tra có thể ảnh hưởng đến quá trình thanh toán và dẫn đến các hành động tiếp theo như chấp nhận, đàm phán hoặc xấu hơn là từ chối với nhà cung cấp Thủ tục nhận và kiểm tra có thể khác nhau tùy thuộc vào các quy định và hướng dẫn mua hàng cụ thể mà tổ chức khu vực tuân theo

Nhìn chung, việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa trong quá trình mua sắm góp phần mang lại trải nghiệm mua sắm tích cực, đảm bảo hàng hóa được đặt hàng đáp ứng đủ các thông số kỹ thuật theo yêu cầu, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng Bằng cách kiểm tra hàng hóa nhận được, mọi sự khác biệt hoặc vấn đề có thể được xác định và giải quyết kịp thời, ngăn chặn việc giao sản phẩm bị lỗi hoặc không chính xác cho khách hàng Những hoạt động này giúp duy trì chất lượng hàng hóa được mua, đảm bảo rằng

26 khách hàng nhận được sản phẩm trong tình trạng tốt và đáp ứng mong đợi của họ (Francis, 2020)

2.3.6 Thanh toán cho nhà cung cấp

Theo Al-Fedaghi & Al-Otaibi (2018), thanh toán là một phần thiết yếu của quá trình mua sắm, liên quan đến việc chuyển tiền từ người mua sang người bán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp Quá trình thanh toán thường được bắt đầu sau khi nhận và kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ để đảm bảo chất lượng và tuân thủ các điều khoản của chúng (Caldwell & Bakker, 2017)

Các điều khoản thanh toán thường được quy định trong hợp đồng mua sắm bao gồm các chi tiết như: phương thức thanh toán, ngày đến hạn và bất kỳ khoản chiết khấu hoặc hình phạt áp dụng đối với thanh toán trễ Trong một số trường hợp, có thể yêu cầu thanh toán tạm ứng hoặc thanh toán một phần Phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm hệ thống thanh toán điện tử, chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt, tín dụng, Điều quan trọng là phải có sự đồng thuận giữa hai bên và tuân thủ các điều khoản thanh toán để đảm bảo giao dịch suôn sẻ và tránh mọi tranh chấp hoặc chậm trễ trong thanh toán Giám sát và quản lý hiệu quả các khoản thanh toán Ngoài ra, lưu giữ tài liệu, hồ sơ thanh toán cần thiết để phù hợp đối với mục đích kiểm toán (Al-Fedaghi & Al-Otaibi,

Quy trình thanh toán rõ ràng và kịp thời là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và tránh gián đoạn trong chuỗi cung ứng Các doanh nghiệp cần thiết lập quy trình thanh toán minh bạch, tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận Điều này mang lại sự công khai trong các giao dịch tài chính, tạo niềm tin giữa các bên tham gia.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng

2.4.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng

Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Theo Kingsbury (2023), cơ sở vật chất, kỹ thuật đề cập đến khả năng cho phép và kiểm soát luồng hàng hóa, con người và thông tin trên không gian Nó có thể là vật lý, thông tin hoặc kỹ thuật số và thường là sự kết hợp của các yếu tố này Còn theo Abro

(2022), cơ sở vật chất kỹ thuật đề cập đến các cấu trúc hỗ trợ kỹ thuật tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp dịch vụ và di chuyển hàng hóa, con người và ý tưởng qua không gian Nhân tố này cung cấp các cấu trúc hỗ trợ cần thiết cho hoạt động mua hàng

Nó giúp cho sự vận chuyển, lưu trữ hàng hóa và truyền thông tin một cách hiệu quả, góp phần vào sự phát triển và tăng trưởng của doanh nghiệp.

Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng và định hình một cơ cấu tổ chức các nhiệm vụ phù hợp với điều kiện môi trường thực tế và chiến lược kinh doanh của tổ chức đó, nhằm tối ưu bộ máy vận hành để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất (Hoye và cộng sự,

Thiết kế tổ chức, là quá trình định hình cấu trúc, hệ thống, văn hóa và hoạt động của một doanh nghiệp, yêu cầu nhà thiết kế phải có cái nhìn toàn diện Quá trình này nhằm mục đích thiết lập các mối quan hệ và phối hợp hành động giữa các nhân viên, qua đó tạo điều kiện cho họ làm việc hiệu quả chung.

28 nhau Thúc đẩy nhân viên và cung cấp cho họ các động lực để đạt được hiệu quả, chất lượng, đổi mới vượt trội chiến lược kinh doanh

Theo Marnisah và cộng sự (2021), nhân viên đóng vai trò chủ chốt trong các quyết định mua hàng Trình độ của nhân viên trong việc mua sắm bao gồm năng lực (kỹ năng, kiến thức, thái độ), giáo dục, đào tạo và sắp xếp, ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất của nhân viên Nhân viên có trình độ cao và chuyên nghiệp có thể đánh giá chất lượng dịch vụ của NCC, khả năng đàm phán và quản lý rủi ro tốt hơn Trình độ cao có thể giúp họ đưa ra những quyết định phù hợp, đúng đắn Điều này ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả kinh doanh cũng như sự hài lòng của khách hàng Thiết lập mối quan hệ tốt với NCC, lựa chọn đa dạng nhà cung cấp để có được giá cả hợp lý, tăng độ tin cậy và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Hệ thống công nghệ thông tin

Là một nhân tố đóng vai trò quan trọng trong hậu cần mua sắm Sử dụng công nghệ trong hoạt động mua sắm giúp cho việc thu thập, xử lý số liệu, phân phối thông tin và tăng sự tương tác giữa người mua và người bán (Volkova và cộng sự, 2022) Các hệ thống công nghệ được tích hợp với quy trình mua sắm có thể giảm hàng tồn kho và chi phí mua sắm Sở hữu hệ thống CNTT sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua hàng, rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp, giúp cho hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian.

2.4.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng

Theo Mima và cộng sự (2020), chính sách pháp luật đề cập đến các nguyên tắc, chiến lược và hành động được thực hiện bởi chính phủ hoặc các loại phát lý như “chính sách” và “luật”, hệ thống pháp luật để giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc đạt được các mục tiêu nhất định trong khuôn khổ của pháp luật Nó liên quan đến việc phát triển và thực hiện các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định và định hình bối cảnh pháp lý của một quốc gia hoặc khu vực Nhà nước xây dựng và hoàn thiện hệ thống hành lang pháp lý nhằm kiểm soát các hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp trên toàn quốc Các cơ chế, chính sách pháp luật được ban hành từ cấp trung ương đến địa phương đều có sự tác động đến mọi hoạt động của doanh nghiệp Hơn thế nữa, các chính sách và

Thuế đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Thuế cao dẫn đến chi phí mua hàng tăng, kéo theo giá cả hàng hóa gia tăng Ngược lại, thuế thấp đòi hỏi doanh nghiệp điều chỉnh giá để đảm bảo tính hợp lý Ngoài ra, Việt Nam đang thúc đẩy chuyển đổi số để bắt kịp xu hướng toàn cầu.

Năng lực nhà cung cấp

Theo Theo Li & Liu (2021), năng lực nhà cung cấp phản ánh khả năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Điểm mạnh của năng lực nhà cung cấp bao gồm khả năng đáp ứng số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và tính sẵn có của sản phẩm Nhà cung cấp có năng lực sẽ đưa ra mức giá hợp lý và linh hoạt hơn trong quá trình đàm phán Hơn nữa, năng lực nhà cung cấp không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến sự bền vững và phát triển của mối quan hệ hợp tác giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG HÓA TIN HỌC TẠI CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

Quy trình mua hàng hóa tin học tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin

Hình 3.1: Lưu đồ quy trình mua hàng hóa tin học tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

(Nguồn: Phòng Mua hàng FIS)

3.2.1 Gửi yêu cầu mua hàng

Lập yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng hóa, cán bộ kinh doanh sẽ gửi email thông tin đơn hàng trước bao gồm: Check giá tham khảo, số POxsi và một số lưu ý khác nếu có (hình 3.4) Cán bộ kinh doanh tiến hành lập yêu cầu mua hàng trên ePO (gồm giá đầu vào dự kiến, đơn hàng hoặc hợp đồng của khách hàng, ) gửi đến cho POman được thể hiện qua hình 3.5 Trường hợp nếu không được đồng thuận phải có giải trình và được xem xét bởi AF, POman đơn vị và duyệt bởi giám đốc đơn vị hoặc cấp cao hơn 1 bậc theo phân quyền ủy quyền Đối với hàng hóa phục vụ tiêu dùng nội bộ thì bộ phận IT phải gửi YCMH trên BA-Online Đối với các bộ phận ES, DT, BNK: Tạo và duyệt YCMH trên xSight và cán bộ kinh doanh tiến hành cập nhật lên ePO và không cần duyệt trên BA-Online.

(Nguồn: Phòng Mua hàng FIS)

Hình 3.3: Giao diện xem xét hợp đồng trên BA Online.

(Nguồn: Phòng Mua hàng FIS)

Hình 3.4: Mẫu POxsi gửi mail đến cho POman

(Nguồn: Phòng Mua hàng FIS)

Hình 3.5: Tạo YCMH trên ePO

(Nguồn: Phòng Mua hàng FIS)

Yêu cầu mua hàng thông thường

(1) Yêu cầu mua hàng được duyệt: Cán bộ kinh doanh lập Yêu cầu mua hàng trên ePO, hệ thống tự link duyệt qua BA-Online

(2) Bản photo Hợp đồng/PO ký với khách hàng

(3) Nếu có hàng ngoại, thì cần gửi thêm:

Thông tin chung về đối tác (nếu là đối tác mới), thông tin đánh giá về NCC và giá mua thông qua báo giá từ đối tác, các thông tin khác như: Deal ID, Claim code, Bid No (nếu có); Điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán (quy định thuế nhà thầu đối với hàng phần mềm); Đối với các hợp đồng có yêu cầu đặc biệt thêm vào dưới đây thì phải làm việc trước với PPD XNK:

• Miễn thuế (nếu có thì đóng dấu “hàng miễn thuế”): Quyết định phê duyệt của các cơ quan chức năng cho dự án liên quan, công văn, văn bản miễn thuế;

• Yêu cầu cung cấp hồ sơ báo cáo tự đánh giá (hợp chuẩn, hợp quy, tem hợp chuẩn theo quy định), dán nhãn năng lượng;

• Yêu cầu giấy phép (an toàn thông tin mạng, …);

• Yêu cầu giấy tờ nhập khẩu gốc CQ cung cấp cho khách hàng

(4) Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).

Lưu ý: Hợp đồng đầu ra trong yêu cầu mua hàng phải có đầy đủ ký và đóng dấu

02 bên; Trường hợp đặc biệt nếu hợp đồng đầu ra đảm bảo 3 điều kiện: (i) Watermark khi xem xét qua BA-Online; (ii) Đã có ký, đóng dấu của khách hàng; chưa có ký đóng dấu của FIS; (iii) Trong luồng xem xét/phê duyệt hợp đồng mua có người ký hợp đồng của FIS trên hợp đồng bán; Khi đó, POman có thể đặt hàng ngay khi nhận được yêu cầu mua hàng theo workflow “ĐÃ CÓ HỢP ĐỒNG ĐẦU RA” nhưng phải yêu cầu cán bộ kinh doanh bổ sung bản hợp đồng đầu ra và lưu lại vào hồ sơ yêu cầu đặt hàng của POman ngay sau khi có đủ ký và đóng dấu hai bên.

Trường hợp đặt hàng trước hợp đồng

Yêu cầu đặt hàng do cán bộ kinh doanh gửi POman, bao gồm: (1) Phiếu đề nghị đặt hàng: thực hiện trên BA-Online; (2) Thông báo trúng thầu nếu đã có (bản scan hoặc bản gốc); (3) Bảng chào giá khách hàng (bản scan hoặc gốc); (4) Nếu có hàng ngoại, thì cần gửi thêm: như mục YCMH thông thường ở trên.

Trường hợp đặt hàng bảo hành

Yêu cầu đặt hàng do bộ phận bảo hành/ bộ phận có thiết bị cần bảo hành gửi POman, bao gồm: (1) Thông tin hoặc biên bản báo hỏng của khách hàng; (2) Bản photo hợp đồng bán, biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý hợp đồng (đối với biên bản nào có thông tin bảo hành) Trường hợp hợp đồng chưa nghiệm thu hoặc thanh lý thì không cần hồ sơ

Để mua bảo hành thiết bị, cần lập tờ trình mua bảo hành thiết bị và gửi đến AF để xem xét Sau khi được AF duyệt, tờ trình được chuyển đến Giám đốc/ Trưởng AB/PB để phê duyệt cuối cùng Đối với hàng ngoại, ngoài các yêu cầu mua hàng thông thường, cần gửi thêm yêu cầu mua hàng theo mục yêu cầu mua hàng ngoại.

Trường hợp mua cho tiêu dùng nội bộ

Yêu cầu đặt hàng do IT gửi, bao gồm: (1) Dự trù ngân sách mua sắm của bộ phận đã được phê duyệt; (2) Đề nghị cấp tài sản đã được phê duyệt; (cán bộ có nhu cầu tạo ticket BA-Online); (3) Đề nghị mua tài sản đã được phê duyệt (duyệt cùng flow ticket ở mục trên, IT chuyển sang POman thực hiện mua).

Trường hợp mua hàng cho FPTx

Theo Quy định mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các công ty thành viên trong Tập đoàn FPT: (1) Đối với các hàng hóa IT mua phục vụ quản trị nội bộ của FPTx có giá trị

FIS chỉ xử lý yêu cầu đặt hàng khi nhận được email xác nhận việc giao hàng từ Trưởng phòng mua sắm tập đoàn của FHO tập đoàn FIS chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua, nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp Đối với FPTx, FIS tiếp nhận yêu cầu mua hàng giống như các khách hàng khác theo quy định mua hàng thông thường.

3.2.2 Kiểm tra hàng tồn và tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp

Kiểm tra hàng tồn trước khi đặt hàng: Định kỳ mỗi 02 tuần, AF sẽ gửi đến

POman danh sách hàng tồn để kiểm tra trước khi đặt hàng bên ngoài.

Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Các vụ mua hàng đều phải tìm kiếm và lưu lại hồ sơ mua sắm ít nhất 03 báo giá của 03 nhà cung cấp khác nhau (có thể nhà cung cấp trong hoặc ngoài danh sách nhà cung cấp được duyệt hàng năm) Riêng trường hợp mua sắm giá trị < 10 triệu VND/1 lần mua sắm, chỉ cần 02 báo giá của 2 nhà cung cấp khác nhau.

Báo giá cần phải rõ ràng về: số lượng, mô tả sản phẩm dịch vụ, yêu cầu chất lượng, tiến độ, phạm vi, có tên nhà cung cấp, địa chỉ, người liên lạc, số điện thoại, yêu cầu có

CO, CQ, hồ sơ hải quan và các giấy tờ khác liên quan (nếu cần)

(2) Đánh giá lựa chọn trước khi sử dụng

Cần thực hiện việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp trước tiến hành mua hàng hóa Nếu nhà cung cấp nằm trong danh sách nhà cung cấp hàng năm được phê duyệt thì POman chỉ cần lấy đủ báo giá theo quy định, so sánh giá, và duyệt dựa trên giá POman cần lưu lại bằng chứng phê duyệt này cho các trường hợp mua sắm phục vụ tiêu dùng giá trị mua sắm > triệu VND và mua sắm phục vụ kinh doanh >0 triệu VND.

Nếu nhà cung cấp không nằm trong danh sách nhà cung cấp hàng năm thì POman phải lập bản đánh giá lựa chọn/PAMS cho các trường hợp mua sắm phục vụ tiêu dùng giá trị mua sắm > triệu VND và mua sắm phục vụ kinh doanh >0 triệu VND (hình thức phê duyệt có thể bằng bản cứng hoặc bản mềm).

- Sử dụng nhà cung cấp nội bộ (FPT và FIS) vẫn phải áp dụng quy trình so sánh, đánh giá lựa chọn theo quy định chung.- Nhà cung cấp độc quyền phải được xác định và duyệt trong bản đánh giá AF sẽ hậu kiểm hồ sơ.- Đối với các đối tác độc quyền của hãng và nhà cung cấp đặc thù trong danh mục nhà cung cấp được duyệt thì POman có thể mua hàng trực tiếp mà không cần thực hiện thủ tục tìm kiếm, đánh giá lựa chọn.- Trường hợp hãng chỉ định FIS load hàng qua nhà phân phối, POman có trách nhiệm mua hàng và lưu giữ bằng chứng chỉ định (QA/AF hậu kiểm hồ sơ).

(3) Thành phần xem xét, phê duyệt bản đánh giá lựa chọn NCC trước khi sử dụng

Trường hợp nhà cung cấp thông thường: POman tiến hành lập YCMH và gửi lên Trưởng POman phê duyệt.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng hóa tin học của Công ty

3.3.1 Các nhân tố bên trong FIS

Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Nhà kho: FIS hiện có 2 kho: Kho K99 - kho nằm tại địa chỉ Cục Kỹ thuật, Khu Thể Thao K99 Hẻm 158 Đường Hoàng Hoa Thám, P12, Q.Tân Bình do anh Huỳnh Ngọc Long làm thủ kho và kho Phan Xích Long do anh Hoàng Kim Sáng làm thủ kho tại đường Phan Xích Long, phường 3, quận Phú Nhuận Cung cấp không gian lưu trữ và quản lý hàng hóa, tối ưu hoá quá trình mua hàng của doanh nghiệp sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp và trước khi được giao đến khách hàng Hàng tuần thủ kho suất hóa đơn bản gốc gửi đến cán bộ mua hàng rà soát, giúp cho việc kiểm soát được số đơn đặt hàng tránh việc bị sót hóa đơn.

Lưu trữ dữ liệu: Vì là công ty công nghệ về hệ thống thông tin nên việc quản lý thông tin mua hàng được triển khai mạnh mẽ và tính bảo mật cao trên các hệ thống quản lý ERP và Oracle Đây cũng là một điểm mạnh về bảo mật thông tin, hạn chế sự xâm nhập từ bên ngoài và mất dữ liệu Trao đổi thông tin công việc thông qua Microsoft Outlook với email theo doanh nghiệp và các kênh thư tín điện tử Bên cạnh đó, việc theo dõi hồ sơ nhập hàng qua Microsoft Excel, dễ dàng tìm kiểm soát những hóa đơn đã nhập lên hệ thống, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi sai sót về việc sót hóa đơn chưa nhập lên hệ thống hàng tháng theo quy định về kiểm tra thông tin bằng mắt thường nên có thể không hoàn toàn hoàn chỉnh.

Tại Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT, việc trao đổi thông tin và phân công công việc chủ yếu được thực hiện qua Outlook và Workplace theo Mail chung của doanh nghiệp với tên miền là @fpt.com Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản email riêng có thể

48 truy cập vào tất cả mọi hệ thống tại Công ty Các công việc thường ngày và các công việc quan trọng đều được gửi mail qua Outlook, còn Workplace như là một trang mạng xã hội thứ 2 dành riêng cho nhân viên FPT với giao diện và tính năng tương tự như Facebook, nơi chỉ chứa những thông tin, tin tức của riêng FIS nói riêng và toàn Tập đoàn FPT nói chung Bên cạnh đó, Zalo cũng là một công cụ để trao đổi công việc hàng ngày Giúp nhân viên có thể dễ dàng truy cập, tiếp nhận thông tin và thực hiện công việc đúng tiến độ.

Trưởng phòng sẽ là người phân công cũng như duyệt mọi hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hoạt động mua hàng của từng Poman Nếu đơn hàng nằm trong quyền quyết định, Trưởng phòng trực tiếp ký và chuyển AD đóng dấu Nếu đơn hàng nằm ngoài quyền quyết định theo phân quyền ủy quyền, POman tiến hành trình Trưởng phòng phê duyệt, sau đó trình Giám đốc ký xác nhận, đóng dấu (theo phân quyền ủy quyền) Từ đó, đảm bảo đơn hàng được hoàn thành đúng tiến độ và hiệu quả Ngoài ra, hoạt động mua hàng có sự chuyên môn hóa và phối hợp chặt chẽ giữa các POman, người đặt hàng, người nhập hóa đơn, và chuyển cho AF thanh toán Hơn thế nữa, còn có sự phối hợp giữa các phòng ban, làm tăng mối quan hệ giữa người với người cũng như góp phần nâng cao văn hóa công ty Tất cả đều hướng đến mục tiêu chung hoàn thiện hoạt động mua hàng

Nhân viên mua hàng là một nhân tố quyết định đến sự phát triển của hoạt động mua hàng, chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn cung cấp hàng hóa vừa chất lượng vừa giá cả hợp lý, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và thu về lợi nhuận tối đa Hiện tại, phòng mua hàng gồm 7 người, trong đó có 1 Trưởng phòng độ tuổi trên 30, 2 nhân viên dưới 30 và 4 nhân viên trên 30, tất cả đều có trình độ đại học chuyên ngành liên quan đến kinh tế và mua hàng Đội ngũ nhân viên thích nghi nhanh với quy trình và các ứng dụng công nghệ mới được đưa vào sử dụng

Bên cạnh việc xây dựng một quy trình mua hàng tối ưu và một hệ thống thông tin hiệu quả thì con người cũng là một yếu tố quyết định đến việc quy trình đó có được thực hiện đúng hay không Năng lực nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng Chính vì thế, là một nhân viên mua hàng tại FIS cần có: năng lực giao tiếp và đàm phán là một yếu tố hàng đầu, song còn có khả năng giải quyết vấn đề, lắng nghe, chịu được áp lực công việc cao Kỹ năng mua sắm truyền thống và quản lý nguồn tài chính một cách hợp lý, giảm chi phí cơ bản gây tác động đến nhà cung cấp cũng như lợi ích doanh nghiệp

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp (NCC) bao gồm liên hệ, hỗ trợ và đưa ra ý tưởng đôi bên cùng có lợi Ngoài ra, cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để đảm bảo nhu cầu khách hàng được đáp ứng kịp thời và tối ưu hóa quy trình Không chỉ vậy, khả năng ngoại ngữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp, giúp tránh hiểu sai thông tin trong hoạt động mua hàng.

Hơn thế nữa, FIS tạo ra phần mềm học trực tuyến eLearning, cung cấp nhiều khóa học liên quan đến kỹ năng mềm và năng lực chuyên môn Yêu cầu toàn bộ nhân viên vừa học vừa thi theo những học phần nhân viên tự chọn, hoàn thành đủ số giờ quy định và một số khóa học bắt buộc Điều đó góp phần củng cố kiến thức, nâng cao năng lực nhân viên, ngoài năng lực chuyên môn còn bổ sung nhiều nghiệp vụ khác.

Hệ thống công nghệ thông tin

Tiền thân là công ty công nghệ nên sở hữu một hệ thống các sản phẩm công nghệ hỗ trợ trong quá trình làm việc khá cao Bản chất của hoạt động mua hàng chính là tìm kiếm, cung cấp, đánh giá, kiểm soát và quản lý lượng hàng hóa, số lượng nhà cung cấp của công ty Chính vì thế phát triển CNTT cùng với các phần mềm và giải pháp công nghệ là nhân tố thúc đẩy cho sự hoàn thiện hoạt động mua hàng đa chiều Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đem lại rất nhiều lợi ích cho mọi hoạt động của công ty, điển hình là hoạt động mua hàng Nó trở thành một công cụ hữu dụng và là một trợ thủ đắc lực trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động mua hàng hiệu quả, chính xác Bộ phận mua hàng đang áp dụng rất nhiều phần mềm hỗ trợ mua hàng và liên kết với các phòng ban để đảm bảo hoạt động mua hàng diễn ra thuận lợi nhất Hoạt động mua hàng diễn ra hàng ngày chủ yếu trên các phần mềm ERP và Microsoft Excel để theo dõi hồ sơ nhập hàng với kế toán và liên kết với các phòng ban liên quan Nhập liệu trên phần mềm Oracle, các hệ thống đều được liên kết chặt chẽ với nhau và có tính bảo mật cao Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi việc lỗi hệ thống, một phần mềm gặp lỗi ngừng truy cập thì những phần phềm khác cũng không thể cập nhật Việc áp dụng số hóa vào các hoạt động hàng ngày giúp hoạt động mua hàng diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho các bên liên quan.

3.3.2 Các nhân tố bên ngoài FIS

Chính sách pháp luật Đối với FPT Information System, là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp và dịch vụ công nghệ, chính sách bảo mật là một trong những thông tin hàng đầu Ngoài ra, các chính sách về quản lý dữ liệu cũng cũng được nâng cao, nhằm đảm bảo sự tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu khách hàng, quy định pháp luật và thông tin quan trọng khác FIS cần tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn và bảo mật thông tin Điều này có thể đòi hỏi doanh nghiệp mua hàng từ các NCC đáp ứng được các tiêu chuẩn an toàn và bảo mật cụ thể hoặc thay đổi các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt Các chính sách về thuế như thuế VAT, thuế nhập khẩu cũng ảnh hướng đến chi phí mua hàng, nếu bị thay đổi có thể dẫn đến tăng chí phí mua hàng hóa, phần mềm hoặc dịch vụ Tóm lại, chính sách pháp luật làm ảnh hưởng đến một loạt các khía cạnh của hoạt động mua hàng tại FIS, từ chi phí, giá cả đến an toàn, chất lượng và tuân thủ quy định

Năng lực nhà cung cấp

Nhà cung cấp đóng vai trò rất lớn trong hoạt động mua hàng của công ty, đảm bảo cung ứng các sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng Lựa chọn nhà cung cấp uy tín giúp kiểm soát chất lượng chặt chẽ, giảm hàng tồn kho, tăng tính linh hoạt Ngược lại, nhà cung cấp kém năng lực có thể gây khó khăn trong việc cung cấp đơn hàng nhanh, đảm bảo chất lượng, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực tới sản phẩm cuối, uy tín doanh nghiệp và mối quan hệ với khách hàng.

Bảng 3.4: Những mặt hàng và nhà cung cấp thường mua

Mặt hàng Nhà cung cấp

Phần cứng và thiết bị công nghệ

• Phụ kiện: bàn phím, chuột, sạc,

• Công ty Cổ phần Tin học Mi Mi

• Công ty Cổ phần Công nghệ Elite

• Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim

• Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT

• Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT

• Công ty FPT Smart Cloud

• Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công Nghệ Quốc Gia ADG

• Công ty cổ phần Công nghệ giải pháp Thi Thiên

• Công ty TNHH Quảng Tin

• Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phồn Vinh

• Công ty Cổ phần Phân phối Công nghệ Quang Dũng

• Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiên Phát Tiến

• Công ty TNHH công nghệ M-Security Việt Nam

• Forescout eyeSight and eyeControl Term License

Dịch vụ công nghệ thống tin

• Hỗ trợ và bảo hành thiết bị

• Di dời, cài đặt các thiết bị tin học

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Hiện tại FIS đang có một hệ thống các NCC mạnh mẽ từ các công ty thành viên trong tập đoàn FPT, đảm bảo được chất lượng đầu vào và đầu ra Bên cạnh đó, xây dựng được một hệ thống các nhà cung cấp chủ lực hàng năm, đáp ứng được hầu như các tiêu chí mà FIS đặt ra

Đánh giá về hoạt động mua hàng hóa tin học tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

3.4.1.1 Xây dựng quy trình mua hàng hóa và quản trị nhà cung cấp rõ ràng

Quy trình mua hàng hóa là một trong những quy trình quan trọng của bất kì mọi doanh nghiệp, giúp đảm bảo việc cung ứng hàng hóa diễn ra ổn định, hạn chế các rủi ro và nâng cao hiệu quả, chất lượng cải tiến của sản phẩm Quy trình mua hàng diễn ra hàng ngày tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT dựa trên một quy trình rõ ràng, có sự tham gia của các phòng ban và được sắp xếp thành từng danh mục cụ thể, thông tin được truyền đạt ngắn gọn, cụ thể và dễ hiểu Một trong những điểm mạnh của quy trình mua hàng hóa tin học này là tối ưu hóa được quá trình mua hàng, thông tin mua hàng Từ đó đảm bảo việc phục vụ tốt các hoạt động kinh doanh và tiêu dùng nội bộ Ngoài ra, quy trình mua hàng còn làm điều tiết, cân đối về mặt số lượng, giá cả và chủng loại hàng hóa Kiểm soát được lượng hàng tồn, chất lượng đầu vào đối với những nhà cung cấp cụ thể, giảm thiểu được vấn đề thất thoát tài sản và rủi ro về mặt tài chính.

3.4.1.2 Áp dụng hệ thống ERP trong hoạt động mua hàng

Bộ phận mua hàng hiện nay đang sử dụng nhiều phần mềm như: Tool sử dụng gửi yêu cầu mua hàng và lên hóa đơn ePO; Phần mềm tiếp nhận các yêu cầu cho hoạt động đảm bảo kinh doanh Ba-Online, thay thế việc ký nháy và xem xét tài liệu giấy như trước;

Hệ thống quản lý thanh toán ePayment sử dụng phê duyệt trực tuyến thay thế ký xác nhận giấy tờ, rút ngắn thời gian xử lý, thống kê báo cáo thủ công Phần mềm hỗ trợ hoạt động mua hàng giữa kế toán và các phòng ban, thông tin yêu cầu, đơn hàng và thanh toán được hiển thị rõ ràng, cho phép bộ phận mua hàng nhận yêu cầu nhanh chóng Các hệ thống liên kết giúp hoạt động mua hàng hiệu quả, chính xác hơn, hỗ trợ kiểm tra, quản lý tiến độ đơn hàng dễ dàng.

3.4.1.3 Xây dựng được hệ thống các nhà cung cấp chủ lực

Hàng năm, công ty đều đánh giá và lưu giữ danh sách các nhà cung cấp đã mua để sử dụng cho những lần sau, FIS đã xây dựng được hệ thống các nhà cung cấp chủ lực, thường xuyên sử dụng Ngoài những nhà cung cấp bên ngoài thì FIS vẫn ưu tiên những nhà cung cấp trong đại gia đình các công ty thành viên Tập đoàn FPT như là: Công ty Cổ phần Synnex FPT, Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT, Công ty TNHH Phần mềm FPT, Công ty TNHH Smart Cloud, Vì cùng là hệ thống các công ty con trong Tập đoàn nên hiểu rõ tiêu chí của nhau nên việc mua hàng và đàm phán, thương lượng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi giúp mua được nhiều đơn hàng hơn trong cùng một khoảng thời gian Chất lượng hàng hóa cũng được kiểm chứng và đảm bảo.

3.4.1.4 Hệ thống quản lý thông tin hiệu quả

Hiện nay, chúng ta đều biết công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi hoạt động đời sống xã hội và kinh tế hiện nay Hoạt động mua hàng lại kết nối cùng với các phòng ban khác Do đó, hệ thống quản lý thông tin hiệu quả lại là yếu tố liên kết và hoàn thiện hoạt động mua hàng Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT được đánh giá là một trong những công ty có tốc độ phát triển CNTT nhanh chóng và hiệu quả Điều này được thể hiện ở việc hầu hết mọi hoạt động mua hàng đều được thực hiện và quản lý bởi các phần mềm công nghệ hiện đại Việc sử dụng CNTT giúp cho mọi hoạt động mua bán diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn Công nghệ thông tin là nhân tố hỗ trợ đắc lực đến hoạt động mua hàng thông qua các hệ thống liên quan đến việc tiếp nhận thông tin đơn hàng, quản lý hàng hóa, quản lý hóa đơn, quản lý hệ thống nhà cung cấp chủ lực và thường xuyên sử dụng, … Ở từng bộ phận, quá trình gửi yêu cầu mua hàng và tiếp nhận xử lý đơn hàng đều đã được thực hiện trên các phần mềm, giúp tối ưu thời gian cũng như chi phí tại từng giai đoạn bằng các thủ tục giấy như trước Các YCMH sẽ được tạo và chuyển trực tiếp trên phần mềm một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian và các thủ tục liên quan Hơn nữa, FIS hiện đang sử dụng hệ thống quản lý Oracle, đây là một công cụ được tích hợp trên hệ thống đám mây, cho phép khả năng truy cập từ xa bằng Internet, giúp quản lý lượng cơ sở dữ liệu lớn như thông tin hàng hóa, mã hàng,

3.4.2 Những vấn đề còn tồn đọng

3.4.2.1 Bất cập trong khâu kiểm duyệt yêu cầu mua hàng

Bộ phận Kinh doanh gửi đề nghị mua hàng, hồ sơ vừa duyệt trên POxsi, vừa duyệt trên BA - Online, hệ thống cũng trả thông tin bằng email đến các cán bộ đảm nhận trực tiếp Đơn hàng phải được kiểm duyệt các yếu tố đầu vào như: kiểm tra tên, địa chỉ nhà cung cấp và khách hàng, thời gian giao hàng; mã dự án, tên hàng, giá mua, giá bán, đã được ký duyệt hay chưa trước khi tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp Kiểm tra thông tin đơn hàng: hàng hóa giữa PO khách hàng và POxsi có khớp hay không, thông tin hàng hóa có đúng không, kiểm tra giá theo quy định Việc kiểm tra quá nhiều thông tin cho mỗi đơn hàng qua nhiều khâu, qua nhiều hệ thống gây mất nhiều thời gian, không mang tính đồng bộ Khi hệ thống trả quá nhiều đơn hàng về cùng một lúc, gây ra việc dễ nhầm lẫn thông tin giữa các đơn hàng

Khi phát hiện ra sai sót một thông tin nào đó phải trả lại tất cả hệ thống để điều chỉnh Việc này tốn khá nhiều thời gian và các bên liên quan, có thể gây ra việc chậm trễ thời gian đặt hàng theo dự kiến Khi có một yêu cầu mua hàng bắt buộc phải mua nhiều nhà cung cấp Phải kiểm tra trong kho của FIS có hàng sẵn hay không Cần phải phân loại hàng hóa, hàng nào là hàng dự án, hàng nào là hàng có sẵn, hàng nào là dịch vụ hoặc hàng hóa tích hợp.

3.4.2.2 Nhân viên bị hạn chế tại một khâu trong quy trình

Phòng mua hàng hiện chia thành 2 nhóm là: 5 cán bộ đặt hàng, 2 cán bộ lên hóa đơn và hồ sơ thanh toán Cán bộ đặt hàng chủ yếu tiếp nhận YCMH, kiểm tra và tiến hành đặt hàng với NCC Cán bộ lên hóa đơn và hồ sơ thanh toán sẽ lên hóa đơn trên hệ thống và làm hồ sơ thanh toán cho các đơn hàng đã đến hạn công nợ cho kế toán

Trong trường hợp có quá nhiều đơn hàng gấp cần lên hệ thống cùng một lúc, cán bộ lên hóa đơn sẽ không đáp ứng kịp và các cán bộ đặt hàng cũng không có quyền truy cập vào các hệ thống lên hóa đơn để xử lý Bên cạnh đó, cán bộ đặt hàng chưa được trang bị kỹ năng sử dụng các phần mềm, hệ thống và cán bộ lên hóa đơn, làm hồ sơ thanh toán không trực tiếp làm việc, trao đổi với các nhà cung cấp Những điều đó sẽ dẫn đến tình trạng quy trình mua hàng của công ty bị đứt đoạn, không thể thực hiện liền mạch được

Ngoài ra, cán bộ lên hóa đơn cũng cần quyền truy cập vào hệ thống đặt hàng để kiểm tra thông tin đơn hàng và thông tin NCC có thể đáp ứng YCMH đúng theo quy định để hỗ trợ cán bộ đặt hàng Trường hợp có một số đơn hàng phải đặt hàng trước hợp đồng hoặc mua theo chỉ định, cần xin phê duyệt và các hồ sơ liên quan từ cấp trên theo phân quyền ưu quyền

3.4.2.3 Hạn chế trong quy trình thanh toán gửi kế toán

Mỗi đơn hàng sau khi được duyệt mua, có đầy đủ chữ ký hai bên, cán bộ mua hàng tiến hành làm bộ hồ sơ thanh toán gửi bộ phận AF (Kế toán) Khi xảy ra sai sót tại một hồ sơ bất kì, AF trả về lại cho PPD chỉnh sửa, thay thế Sau đó, PPD gửi lại bộ hồ sơ vừa chỉnh cho AF kiểm tra Và quá trình đó tiếp tục lặp đi lặp lại đến khi không còn phát hiện lỗi thì AF mới tiến hành thanh toán cho NCC Đối với trường hợp như PO/hợp đồng với NCC đã đầy đủ chữ ký 2 bên nhưng AF phát hiện sai tên công ty hay người đại diện ký xác nhận thì PO/hợp đồng đó sẽ bị trả về và ký lại Hay với trường hợp, giấy đề nghị thanh toán nhập trên hệ thống ePayment đã được duyệt nhưng số tài khoản của NCC trong bộ hồ sơ gửi AF không giống như trong PO/hợp đồng đã ký, thì PPD sẽ vừa bị trả thông tin trên hệ thống và vừa bị trả bộ hồ sơ thanh toán Đối với những NCC có công nợ ngắn ngày khi cần phải ký lại hợp đồng giữa 2 bên, quá trình gửi đi gửi lại bộ hồ sơ thanh toán sẽ làm trễ tiến độ thanh toán cho NCC Sự chậm trễ này không chỉ ảnh hưởng đến tài chính và hoạt động kinh doanh của NCC mà còn gây mất uy tín cho doanh nghiệp Sự không đảm bảo về thời gian thanh toán có thể làm mất lòng tin giữa hai bên, gây ra mâu thuẫn và ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác lâu dài Tóm lại, việc gửi và trả hồ sơ như vậy không những mất nhiều thời gian và công sức di chuyển của các cán bộ mua hàng mà còn làm giảm uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp trong thị trường kinh doanh

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG HÓA

Cơ sở đề xuất giải pháp của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

Chương trình thi đua FIS 2023 - FIS 113 CUP của FIS hướng tới các mục tiêu phát triển trong tương lai, bao gồm 100 triệu người dùng, 1 triệu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trên nền tảng FPT IS và doanh thu đạt 333 triệu USD Chương trình chia thành 2 bảng thi đua dành cho cá nhân và tập thể, đi kèm các giải thưởng thành tích nhằm khuyến khích tinh thần thi đua và tăng năng suất trong toàn công ty Ngoài ra, FIS cũng ghi nhận và trao thưởng xứng đáng cho mọi nỗ lực của nhân viên, thúc đẩy các hoạt động tập thể gắn kết để nâng cao tinh thần đồng đội và đoàn kết.

Hình 4.1: Một số hình ảnh phát động chương trình thi đua FIS 113 CUP

(Nguồn: Website tin tức công ty) Riêng về hoạt động mua hàng, Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT định hướng cải tiến quy trình, đào tạo nhân viên sử dụng một quy trình hoàn chỉnh nhằm hoàn thiện toàn bộ quy trình Nâng cao tinh thần tập thể thông qua việc giúp đỡ, hỗ trợ nhau bổ sung những nghiệp vụ còn thiếu trong quá trình mua hàng như tinh thần của chương trình thi đua FIS 113 CUP Đồng thời nâng cấp cơ sở hệ thống công nghệ thông tin hoàn thiện hơn, hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu quả hơn Cùng với đó, các cán bộ mua hàng cũng sẽ tập trung nâng cao kiến thức và kỹ năng, ngoài nghiệp vụ chuyên môn thường ngày còn bổ sung thêm các nghiệp vụ khác trong toàn bộ quy trình nhằm đem lại hiệu quả cao nhất

Nhờ vậy, định hướng phát triển của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT khá hợp lý so với thực tiễn thị trường trong nước và xu thế toàn cầu Trên cơ sở các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng cùng với các định hướng phát triển được nêu trên, tác giả đề xuất nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng hóa tin học tại công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT

Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng hóa tin học tại công ty

4.2.1 Bỏ qua khâu kiểm duyệt trên POxsi

Tại phòng mua hàng FIS, khi có đơn hàng được gửi đến, cán bộ mua hàng tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm duyệt lần lượt từ hệ thống POxsi và qua Ba-Online Khi có sai sót xảy ra, cán bộ mua hàng phải trả về lần lượt từng hệ thống để cán bộ kinh doanh sửa lại thông tin đơn hàng chính xác Việc trả lại thông tin như vậy gây mất nhiều thời gian giữa các bên liên quan, không mang tính đồng bộ Điều này có thể dẫn đến trễ tiến độ đơn hàng theo dự kiến, ảnh hưởng đến các đơn hàng sau Nhận thấy được sự bất cập đó, tác giả đề xuất công ty nên bỏ khâu kiểm duyệt qua POxsi mà chỉ cần kiểm duyệt từ hệ thống ePO qua Ba-Online

Việc đề xuất này sẽ giúp FIS tiết kiệm đáng kể thời gian thẩm định đơn hàng, cho phép xử lý hiệu quả các bước tiếp theo trong quy trình Thay vì phải chờ đợi thông tin từ nhiều hệ thống và thẩm định từng bước, việc sử dụng một hệ thống duy nhất sẽ đẩy nhanh tiến trình xử lý đơn hàng, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc trả lại thông tin giữa các bộ phận.

Bên cạnh đó, các cán bộ mua hàng có thêm thời gian tập trung vào các nhiệm vụ khác trong quy trình mua hàng, chẳng hạn như tìm kiếm, đánh giá, đàm phán với nhà cung cấp và soạn thảo, xác nhận các điều khoản có trong hợp đồng mua bán Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro trễ tiến độ, ảnh hưởng đến các đơn hàng sau mà còn giúp tăng cường hiệu suất làm việc Ngoài ra, hệ thống tự động liên kết với nhau, không phải tốn nhiều thời gian tìm thông tin đơn hàng trên các hệ thống Từ đó, giảm thiểu khả năng phát sinh lỗi và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên Hơn thế nữa, bằng cách giản lược một hệ thống kiểm duyệt và tối ưu hóa sử dụng hệ thống hiện có giúp tiết kiệm được một khoản chi phí cho doanh nghiệp Công ty có thể giảm thiểu chi phí vận hành và chi phí bảo trì hệ thống, từ có làm tăng lợi nhuận và có thêm nguồn lực để đầu tư vào các hoạt động khác của doanh nghiệp

4.2.2 Phân bổ lại công việc nhân viên mua hàng

Hiện tại khi nền kinh tế đi xuống, công ty quyết định thay đổi trong chiến lược mua hàng Doanh nghiệp không chỉ nhận các đơn hàng giá trị lớn hơn 10 triệu mà nhận cả những đơn hàng nhỏ dưới 1 triệu Từ đó làm số lượng đơn đặt hàng của bộ phận tăng đột biến trong khi số lượng nhân sự vẫn như trước, tạo ra nhiều bất cập

Từ trước đến nay, số lượng nhân sự tại bộ phận được sắp xếp thành 2 nhóm phân công công việc khác nhau bao gồm: 5 cán bộ với nhiệm vụ đặt hàng và 2 cán bộ lên số liệu vào hệ thống Nhưng nay tình hình thay đổi, 2 cán bộ không thể đảm nhiệm hết số lượng lớn đơn hàng cần lên hệ thống, nhất là khi có nhiều đơn hàng leadtime ngắn trong cùng lúc, yêu cầu cần một sự thay đổi trong cơ cấu nhân sự hoặc trong quá trình phân chia công việc Nhận thấy khó khăn này, tác giả đề xuất công ty nên thay đổi quy trình cho phù hợp với nhu cầu hiện tại, mỗi cán bộ trong bộ phận biết về quy trình một cách hoàn chỉnh

Để thực hiện biện pháp quản lý chặt chẽ hồ sơ mua sắm, mỗi cán bộ cần thực hiện đầy đủ hồ sơ cho từng đơn hàng, bao gồm các bước tiếp nhận đơn hàng, chuẩn bị đặt hàng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, lên hóa đơn và đề nghị thanh toán Nội dung kế hoạch đào tạo về các bước này sẽ được thể hiện cụ thể trong mẫu kế hoạch được cung cấp.

CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 10 năm 2023

Chương trình đào tạo “TIẾP CẬN QUY TRÌNH MUA HÀNG MỚI”

Cung cấp cho các cán bộ mua hàng các kiến thức về toàn bộ quy trình mua hàng Các các bộ mua hàng có thể tiếp thu các kiến thức thông qua các khóa học và áp dụng triển khai cho phòng mua hàng đang hoạt động của Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT Từ đó nâng cao năng lực thực hiện và giải quyết, kiểm soát công việc chặt chẽ và khoa học nhất

Nhân viên mua hàng của FIS PPD - Ban quản lý đối tác và hỗ trợ kinh doanh

III TỔ CHỨC ĐÀO TẠO

• Offline: Địa điểm học - Phòng Sài Gòn, Tầng G, tòa nhà FIS Tân Thuận (Lô

B3 - Đường Sáng Tạo, KCX Tân Thuận, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh)

• Phần mềm học trực tuyến eLearning:

Truy cập https://insight.fis.com.vn/ (Sử dụng account mail và pass word mail FPT để đăng nhập)

Click và mục eLearning (Phần mềm học trực tuyến), Chọn vào Khóa học → Chọn khóa học/bài thi → Chọn Đăng kí tham gia → Chọn Vào học

V NỘI DUNG TỔNG QUÁT CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO (Đối với hình thức học offline)

STT Nội dung Thời lượng Thời gian đào tạo

1 Giới thiệu tổng quan về khóa học 2 giờ

2 Xem xét và phê duyệt quy trình 1 giờ

Quy trình đặt hàng và xử lý đơn hàng

• Lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp

• Đàm phán và ký kết hợp đồng

Nhập hóa đơn và làm hồ sơ thanh toán

• Nhập hóa đơn lên hệ thống

• Làm hồ sơ thanh toán

(Ký và ghi rõ họ tên)

DUYỆT CỦA BAN QUẢN LÝ

DUYỆT CỦA PHÒNG NHÂN SỰ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

Sau khi áp dụng biện pháp, các cán bộ mua hàng có thể chủ động hơn trong công việc đang đảm nhiệm, được quyền truy cập vào một số phần mềm không trong phạm vi như trước Giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả của quá trình mua hàng, dễ dàng kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng Việc xử lý kịp thời các đơn đặt hàng ngắn hạn sẽ giúp không xảy ra các tình trạng trì trệ hay vi phạm điều khoản về thời gian thanh toán, từ đó giữ vững niềm tin với khách hàng và uy tín với nhà cung cấp

Không chỉ vậy, trong các trường hợp cán bộ trong bộ phận nghỉ đột xuất không thể báo trước, nhất là trường hợp khi một trong hai hoặc cả hai cán bộ lên hệ thống nghỉ việc, thì nhiệm vụ lên hệ thống lại trở thành một lỗ hổng trong quy trình mua hàng, gây

“ùn tắc” công việc Biện pháp tác giả đề xuất cũng đồng thời giải quyết được những tình huống khó khăn này

Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nhân viên sử dụng một quy trình mua hàng hoàn chỉnh giúp công ty cung cấp cho cán bộ mua hàng các kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết để giúp họ xử lý tốt những nhiệm vụ liên quan từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể Đồng thời, các cán bộ đặt hàng và các cán bộ lên hóa đơn, làm hồ sơ thanh toán sẽ thay phiên nhau hỗ trợ, giải đáp thắc mắc những công việc của nhau, cùng nhau hoàn thiện hoạt động mua hàng hoàn chỉnh Ở các doanh nghiệp nước ngoài, mỗi nhân viên đảm nhận một nhiệm vụ khác nhau trong quy trình mua hàng, việc này giúp khai thác sâu khả năng chuyên môn trong một phạm vi công việc nhất định, cũng như khả năng xử lý tình huống bởi những kinh nghiệm trong quá khứ tích lũy của nhân viên Tuy nhiên với tình hình hiện tại của FIS, thì mô hình mua hàng này lại không phù hợp do không xử lý được những bất cập trong thực tế đang xảy ra Việc đảm nhiệm hoàn chỉnh một quy trình sẽ giải quyết tất cả tình huống được đề cập phía trên, kết hợp với khóa học được đề xuất trong chương trình đào tạo, sẽ đảm bảo khả năng chuyên môn của mỗi nhân viên với một phân nhiệm vụ mới trong tương lai sau này

4.2.3 Xây dựng phần mềm ERP giữa AF (Ban tài chính) và PPD (Phòng mua hàng)

Trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay, bộ phận kinh doanh nhận về một lượng lớn các đơn hàng nhỏ lẻ từ bên ngoài Điều đó dẫn đến việc bộ phận mua hàng của FIS phải nhận số lượng đơn hàng dưới 10 triệu đồng tăng đáng kể Thậm chí còn có những đơn dưới 1 triệu đồng và lợi nhuận mà những đơn này đem lại cho doanh nghiệp khá ít

Tình hình này đặt ra một thách thức lớn cho FIS khi hợp tác với một số nhà cung cấp chỉ có công nợ trong vòng 7 ngày trong khi việc hoàn tất hồ sơ gửi kế toán thường mất

4 ngày Việc sử dụng chữ ký điện tử có thể giúp tiết kiệm thời gian trong việc luân chuyển hồ sơ giữa công ty và NCC, nhưng trong trường hợp cấp trên theo phân quyền ưu quyền đi công tác thì sẽ dẫn đến bộ hồ sơ cần thanh toán không được duyệt trên hệ thống Điều này làm cho thủ tục thanh toán không được tiến hành

Với những khó khăn và thách thức này, tác giả đề xuất xây dựng một phần mềm ERP giữa AF và PPD để cải thiện quy trình thanh toán Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến việc duyệt thanh toán cho NCC, đồng thời giảm thiểu được thời gian và công sức mà các bộ phận phải bỏ ra Đối với các đơn dưới 10 triệu thay vì hoàn thiện hồ sơ như thông thường, gửi và kiểm tra đi kiểm tra lại theo cách truyền thống, PPD sẽ tiến hành tải đầy đủ bộ hồ sơ lên hệ thống và sau đó AF sẽ hậu kiểm Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ được PPD tải lên phần mềm bao gồm:

(i) Giấy đề nghị nhập hàng;

(ii) Hóa đơn bản gốc;

(iii) Bản gốc PO/HĐMB của FIS với NCC (PO < 100 triệu và HĐMB >= 100 triệu);

(iv) POxsi/YCMH được in từ hệ thống;

(v) Bản copy HĐMB/PO của FIS với khách hàng;

(vi) Báo giá tham khảo (nếu có);

(vii) PAMS (Bảng đánh giá NCC, nếu có);

(viii) CO, CQ nếu cần;

(ix) Các hồ sơ khác nếu cần,…

Khi các điều kiện về bộ hồ sơ đầy đủ và PO/Hợp đồng mua bán có chữ ký của NCC được đảm bảo, AF sẽ ngay lập tức tiến hành thanh toán cho NCC Tiếp theo, cán bộ mua hàng sẽ gửi hồ sơ bản cứng cho cán bộ thanh toán tương ứng để hoàn tất quy trình thanh toán Mặc dù lợi nhuận từ các đơn nhỏ lẻ này khá ít nhưng số lượng đơn hàng lại khá lớn nên việc xây dựng phần mềm này trở nên cần thiết Việc này làm tăng tính hiệu quả, rút ngắn được thời gian và công suất của các bên liên quan, cán bộ mua hàng có nhiều thời gian hơn xử lý các đơn hàng tiếp theo Bên cạnh đó, còn giúp tối ưu