Báo cáo thực tập chuyên ngành ktn báo cáo hoạt Động gom hàng lẻ xuất khẩu tại công ty tnhh thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông tài

Nhắc tới hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qu

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP 3

1.1.1 Quá trình hình thành và phái triển của doanh nghiệp 3

1.1.2 Ngành nghề kinh doanh 4

1.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật, khả năng về vốn của doanh nghiệp 4

1.1.4 Tình hình nhân lực công ty 4

1.2 MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 5

1.2.1 Vị thế của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh 5

1.2.2 Tìm hiểu thị trường giao nhận và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu 6

1.2.3 Tình hình khách hàng và thị trường 6

1.2.4 Đối thủ cạnh tranh 7

1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 7

1.3.1 Mô hình tổ chức công ty 7

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 8

1.4 PHƯƠNG CHÂM HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY ĐÔNG TÀI 10

2.1 Giới thiệu về lô hàng 11

2.2 Quy trình thực hiện 13

2.3 Giải thích sơ đồ 14

3.1 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập 17

3.1.1 Thuận lợi 17

3.1.2 Khó khăn 17

3.2 Những kỹ năng/kiến thức cần được bổ sung/đào tạo/ tự đào tạo 17

KẾT LUẬN 18

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, khu vực hóa, hội nhập kinh tế thế giới như hiện nay, hoạt động ngoại thương đang dần khẳng định vai trò quan trọng của mình trong việc đảm bảo sự thông thương hàng hóa giữa các quốc gia, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế

Nhắc tới hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau Quy mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam Điều này có ý nghĩa rất lớn,

nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới

Trải qua 07 năm hoạt động, Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Toàn cầu Đông Tài đã từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh của mình Với tầm nhìn chiến lược công ty dần trở thành một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics có uy tín, chất lượng và được các doanh nghiệp nội địa, các công ty liên doanh, công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam sử dụng dịch vụ và đánh giá cao Thực tập tại công ty em

đã chọn đề tài báo cáo: “Hoạt động gom hàng lẻ xuất khẩu tại Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Toàn cầu Đông Tài”

Bài báo cáo gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Toàn cầu Đông Tài Chương 2: Hoạt động gom hàng lẻ xuất khẩu tại Công ty

Chương 3: Khó khăn và giải pháp khi thực hiện gom hàng xuất khẩu tại Công ty

Em xin cảm ơn thầy Đỗ Đức Phú đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo để em có thể hoàn thành kỳ thực tập và báo cáo thực tập này Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc cùng các anh chị nhân viên trong công ty Đông Tài đã hỗ trợ, giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP

VẬN TOÀN CẦU ĐÔNG TÀI 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

1.1.1 Quá trình hình thành và phái triển của doanh nghiệp

Công ty TNHH Thương Mại Và Tiếp Vận Toàn Cầu Đông Tài được biết đến như một đại lí của công ty “Dongsue logistics co.,Ltd” tại Việt Nam

Tổng công ty: DONGSUE LOGISTICS Co., LTD

Trụ sở: ROOM 302, A-UNIT, DONGYANG BLDG, 34-7, JEUNG-DONG, JUNG-GU, SEOUL, KOREA

Tel: 82-2-775-7200 Fax: 82-2-773-8611

Tổng giám đốc: Mr Y.T BAY

Công ty TNHH thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông Tài, được thành lập ngày 16/3/2009, theo quyết định số 387943/QĐ-HDND của Hội đồng nhân dân thành phố Hải Phòng

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU ĐÔNG TÀI

Trụ sở: Số 43 Đằng Hải –Phường Đằng Hải – Hải An – Hải Phòng

Văn phòng: Phòng 202+204/105 Tasa – Km 104+200 Nguyễn Bỉnh Khiêm – Hải An – Hải Phòng

MST: 0201019508

Tel: 0313-979595/ 979356/ 979357

Fax: 0313-979494

Tài khoản ngân hàng: ACB chi nhánh Hải Phòng

Số tài khoản: (VND) 69787979 (USD) 71011099

Giám đốc điều hành: ĐỖ VIỆT THANH

Email: thanh@globalnetwork.com.vn

Cùng với thời gian, Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận toàn cầu Đông Tài đã tự hoàn thiện mình và phát triển với quy mô lớn dần, để trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics uy tín chuyên nghiệp cho các đối tác trong và ngoài nước Tuy được thành lập chưa lâu nhưng Đông Tài đã có thị trường khá rộng lớn, có khả năng xuất nhập khẩu hàng hóa bằng cả đường biển và đường hàng không từ rất nhiều quốc gia khác nhau

trên thế giới như: Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Indonesia, Singapore, Canada, USA… với nhiều đại lý ở các quốc gia trên thế giới

Ban lãnh đạo công ty và đội ngũ nhân viên là những người có nhiều năm kinh nghiệm, tốt nghiệp từ các trường đại học từ các ngành: Kinh tế ngoại thương, Thương mại quốc

tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán kiểm toán… thường xuyên được đào tạo chuyên ngành

và nâng cao kỹ thuật quản lý

1.1.2 Ngành nghề kinh doanh

 Tư vấn xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không

 Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa tiêu dùng

 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không

 Dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa và quốc tế

 Dịch vụ hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu

 Dịch vụ đại lý tàu biển, môi giới thuê tàu

 Tư vấn về bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu

1.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật, khả năng về vốn của doanh nghiệp

 Nhà xưởng: hiện nay công ty Đông Tài có một xưởng bảo dưỡng sửa chữa với diện tích 450m2 Nhà xưởng được trang bị các loại máy móc phục vụ cho việc bảo dưỡng sửa chữa cho phươgn tiện của công ty Tất cả các hoạt động bảo dưỡng sửa chữa đều được thực hiện ngay tại xưởng kể cả sửa chữa lớn

 Bãi đỗ xe: bãi đỗ xe được thiết kế liền với khu xưởng sửa chữa tại bãi container Tasa và kho hàng Tasa tại khu vực TASA Duyên hải có diện tích 1500m2 có sức chứa 6 container

 Văn phòng công ty: văn phòng công ty Đông Tài được đặt tại khu tòa nhà TASACO Diện tích văn phòng là 100m2 bao gồm 4 phòng với đầy đủ các phòng ban chức năng và các thiết bị, mấy móc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý và hoạt động của công ty

1.1.4 Tình hình nhân lực công ty.

Năm 2009 từ khi mới thành lập công ty có khoảng 25 nhân viên, chủ yếu là nhân viên trong bộ phận hàng hóa Do công ty bước đầu tập trung nguồn lực vào cung ứng dịch vụ giao nhận, về hoạt động vận tải chưa được phát triển mạnh mẽ như 2 năm gần đây Hiện nay tổng số cán bộ nhân viên làm việc của công ty bao gồm 42 người làm

việc trong các bộ phận trong đố trình độ từ cao đẳng đại học chiếm 65% trong tổng

số, tập trung ở bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu, các bộ phận hành chính nhân sự,

bộ phận kế toán, bộ phận marketing, đội xe và công nhân xưởng…

1.2 MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY

1.2.1 Vị thế của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh

 Vì là công ty mới thành lập từ năm 2009 nên Công ty chưa được biết đến nhiều như những công ty đầu ngành có mấy chục năm thâm niên (như Vinatrans, Viettrans…)

 Nhưng so với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, phục vụ các khách hàng nhỏ thì công ty hiện nay đang được đánh giá là một trong những công ty phát triển bền vững, hoạt động chuyên nghiệp, luôn cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh

Những thuận lợi và khó khăn của công ty:

a Thuận lợi

Là một đại lý cung cấp các dịch vụ logistics thuộc một tập đoàn lớn có uy tín của hàn Quốc, công ty TNHH thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông Tài có được những thuận lợi đáng kể:

 Có được sự kết nối rộng khắp với các khu vực phát triển do tập đoàn Dongsue logistics đã có chi nhánh trên thế giới

 Công ty có được mối quan hệ làm ăn lâu dài đã được thiết lập trong suốt quá trình hình thành và phát triển

 Công ty liên tục tiến hành đào tạo nhân viên học hỏi các phần mềm tiện ích phục vụ cho quá trình làm việc

b Khó khăn

Lĩnh vực công ty đang kinh doanh đã và đang được biết đến và ngày càng phát triển do vậy mà các doanh nghiệp giao nhận, các công ty logistics đang mở rộng và tăng lên rất nhiều Như vậy sự cạnh tranh giữa các công ty là rất lớn và Đông Tài không nằm ngoài vòng quay của sự cạnh tranh đó, điều đó đòi hỏi công ty phải tiếp tục nâng cao trình độ

và làm việc hiệu quả hơn nữa để công ty tiếp tục phát triển và có lợ nhuận cao

1.2.2 Tìm hiểu thị trường giao nhận và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu

Công ty TNHH Thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông Tài được đặt trên địa bàn thành phố cảng Hải Phòng-là một trong những trung tâm đầu mối về kinh tế thương mại của nước ta vốn là một cửa ngõ ra biển kết nối với nhiều trung tâm logistics ở các quốc gia trên thế giới, có nhiều cảng nước sâu thuận lợi cho vận chuyển quốc tế bằng đường biển

Vì vậy, thị trường của công ty rất rộng mở, tiềm năng Khách hàng của Đông Tài là hàng loạt các công ty, xí nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh thương mại trên hầu hết các tỉnh miền Bắc Đặc biệt là Hải Phòng, Hải Dương, Hưng Yên, Hà Nội, Bắc Giang, Thanh Hóa, Nam Định…

Hiện công ty đang có mối quan hệ bạn hàng với hơn 300 doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh tren địa bàn các tỉnh miền Bắc Trong đó có khoảng hơn 200 công ty khách hàng thường xuyên, 28 công ty đã ký kết hợp đồng giao nhận, vận chuyển cả năm liên tục với nhiều lô hàng khối lượng lớn liên tục như: SINGAPORE AIRLINES, KOREA AIR, NAMSUNG, EVERGREEN…

1.2.3 Tình hình khách hàng và thị trường

Tuy số lượng khách hàng dần bị thu hẹp, thị trường phân hóa mạnh nhưng yêu cầu của khách hàng ngày càng cao hơn nên công ty luôn phải nỗ lực không ngừng để đáp ứng nhu cầu của thị trường Công ty cũng nhận ra rằng đây là cơ hội tốt để hoàn thiện và khẳng định mình là một doanh nghiệp vững mạnh trong lĩnh vực Logistics

Công ty có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, thực hiện các nghĩa vụ của mình bằng tài sản tự có và có trách nhiệm thanh toán các khoản nợ của mình cũng như chịu trách nhiệm về tất cả các tổn thất và rủi ro Với vai trò là một đại lý của Dongsue Logistics, công ty thực hiện việc tiếp nhận và tổ chức vận tải hàng hóa quốc tế thông qua các hãng tàu lớn như WanHai, Heung-A, Mol, SITC, Nam Sung, KMTC…Một số bạn hàng chủ yếu của công ty như:

- Công ty TNHH Ivory Việt Nam

Trụ sở: Km 6+500 Đường 10 Vũ Thư, Thái Bình

- Công ty TNHH Foremart Việt Nam

Trụ sở: Bùi Thị Cúc, Ân Thi, Hưng Yên

- Công ty TNHH Panlof Vina

Trụ sở: Thiên Tân, Hoa Lư, Ninh Bình

- Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG

Trụ sở: 160 Minh Cầu, Thái Nguyên

1.2.4 Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của công ty chính là các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa nội địa cũng như các công ty, tập đoàn giao nhận quốc tế Các đối thủ mạnh phải kể đến các hãng giao nhận tầm cỡ trên khu vực và thế giới, các nhà cung cấp dịch vụ 3PL, 4PL Các đối thủ cạnh tranh chủ yếu của công ty là các công ty giao nhận vận tải khu vực miền Bắc Có thể nói môi trường kinh doanh của một công ty giao nhận luôn có nhiều cạnh tranh và diễn biến phức tạp

1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.3.1 Mô hình tổ chức công ty

Phó giám đốc Giám đốc điều hành

Xuất

Kinh doanh

Nhân

viên

chứng

từ xuất

khẩu

Trưởng phòng nhập khẩu

Nhân viên chứng

từ nhập khẩu

Nhân viên chứng từ

Nhân viên giao nhận Logisti cs

Kế toán trưởng

Kế toán viên

Nhân viên kinh doanh

Trưởng

phòng

xuất

khẩu

Kế toán Nhập

khẩu

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

a) Phòng quản lý giao nhận xuất nhập khẩu

Đây là hoạt động trọng tâm, chủ yếu của công ty, mang lại doanh thu và lợi nhuận lớn nhất trong toàn bộ các hoạt động kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp và cũng là khâu duy nhất được toàn thể lãnh đạo công ty trú trọng và ưu tiên phát triển trong những năm tiếp theo với mong muốn tạo dựng được hình ảnh của một công ty giao nhận hàng hóa uy tín, chuyên nghiệp và ngày càng có sự công tác của nhiều bạn hàng hơn nữa

Về cơ cấu tổ chức: Phòng quản lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được chia ra làm hai bộ phận là

 Bộ phận Hàng Xuất: Chịu trách nhiệm về mọi yêu cầu thủ tục để đảm bảo việc xuất hàng, gửi hàng ra nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng và theo các thỏa thuận đã ký kết Lúc này vai trò của công ty Đông Tài có thể là một Shipper, một người được ủy quyền hay thay mặt nhà xuất khẩu, một Forwader nếu được khách hàng ủy quyền toàn bộ việc vận chuyển hàng sang nước ngoài đến tay nhà nhập khẩu, một nhà vận tải không tàu (NVOCC) hoặc một trạm gom hàng lẻ (CFS)…

 Bộ phận Hàng Nhập: Chịu trách nhiệm hay vai trò của một người nhận (Consignee), nhận vận đơn và các giấy tờ cần thiết từ người gửi bên nước ngoài và các thủ tục về hải quan theo yêu cầu để nhận hàng khi tàu cập bến đúng kịp thời

Lúc này Phòng giao nhận xuất nhập khẩu có nhiệm vụ:

- Đàm phán và giao dịch với các nhà cung cấp hàng hóa, trao đổi về thông tin làm hàng trong quy trình giao nhận hàng nhập và hàng xuất khẩu

- Chịu trách nhiệm tìm kiếm các nguồn hàng, các nhà vận chuyển, giao dịch với các đầu mối bên kia để thực hiện giao nhận, vận tải các lô hàng

- Thỏa thuận và soạn thảo các hợp đồng thương mại, các hợp đồng giao nhận với khách hàng

- Phối hợp với các ban lãnh đạo có thẩm quyền của công ty ký kết các hợp đồng thương mại

- Liên hệ với các đơn vị vận chuyển: các Hãng tàu, nhà Fowarder, nhà vận tải đa phương thức, công ty vận tải container để đăng ký vận chuyển, đặt chỗ (Booking) cho các lô hàng xuất nhập khẩu và vận chuyển trong nội địa

- Lập bộ chứng từ mua bán, thanh toán quốc tế, thanh toán cước phí…

- Liên hệ với các đối tác nước ngoài để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, tình hình vận chuyển hàng hóa và sự luân chuyển chứng từ vận tải

- Tiến hành win giấy phép nhập khẩu, tạm giải tỏa hàng hóa tại cảng đến (Hải Phòng) Đăng ký kiểm tra chất lượng hang nhập khẩu

- Đăng ký và tiến hành giám định hàng hóa với các cơ quan giám định

- Tổ chức giao nhận, thông quan hàng hóa

- Tiến hành các thủ tục pháp lý liên quan đến hàng hóa để làm việc với các cơ quan chức năng Hải quan, cục vệ sinh an toàn thực phẩm, ban quản lý kinh tế…

b) Phòng tài chính kế toán

 Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát trực tiếp tình hình tài chính của công ty

 Tổ chức và giám sát thu, chi hàng này

 Kiểm tra hóa đơn đầu ra, đầu vào của công ty

 Báo cáo thuế theo tháng, quý, năm cho chi cục thuế

 Lập kế hoạch thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp dịch vụ, tiền cước phí vận chuyển hàng hóa cho các nhà vận chuyển, các hãng tàu

 Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng, quý, năm để báo cáo cho ban lãnh đạo

c) Bộ phận Marketing

 Tổ chức các hoạt động Marketing, truyền thống

 Liên hệ sở công thương tỉnh Hải Phòng để xin phép thực hiện các chương trình khuyến mãi, quảng các, thu hút khách hàng

 Quản lý trang web

 Tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng Tìm hiểu biến động của thị trường vận tải hàng hóa và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngoài nước

 Cập nhật các điều lệ ban hành về chính sách giá cả, nhẽng quy định của ICC, IATA, FIATA… và các quy định mới ban hành của nhà nước

d) Phòng hành chính nhân sự

 Hai nhiệm vụ chính là tổ chức nhân sự, tổ chức phân công nhân sự và lao động trong doanh nghiệp và tuyển dụng đào tạo nhân lực theo yêu cầu của các phòng ban trong công

ty dưới sự giám sat của giám đốc điều hành

 Khai báo và thống kê tình hình tăng giảm, thuyên chuyển nhân sự trong nội bộ công

ty cũng như theo yêu cầu của các cơ quan chức năng

 Đăng ký làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho cán bộ nhân viên trong cty

 Đăng ký làm tạm trú tạm vắng cho nhân viên của công ty đến ở tại địa phương, làm các thủ tục cư trú cho người nước ngoài đến công tác tại Việt Nam trong cty

 Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho tập thể các cán bộ nhân viên trong cty

 Lưu trữ hồ sơ và đáng giá năng lực sự thăng tiến và những đóng góp quý báu của mỗi nhân viên, lao động trong cty

 Tiến hành các biện pháp nâng cao chất lượng lao động, đào tạp nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên

1.4 PHƯƠNG CHÂM HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY ĐÔNG TÀI

1- Chất lượng tốt nhất:

Công ty luôn hướng khách hàng với phương trâm “chất lượng là yếu tố cốt lõi của mọi

sự tồn tại và phát triển” Với đội ngũ nhân viên trẻ, nhanh tiếp thu, năng động và sáng tạo, tự giác trong mọi tình huống, công ty luôn phát huy mọi tiềm năng của mình để phục

vụ khách hàng tốt nhất

2- Dịch vụ tin cậy nhất:

Uy tín và tin cậy cũng là một thông điệp cính cty chúng tôi muốn khẳng định bằng hành động hợp tác với quý khách hàng

3- Giá cả hợp lý nhất:

Giá cả được xếp vào một trong những yếu tố hàng đầu của dịch vụ giao nhận, vận tải Chúng tôi cam kết sẽ đem lại dịch vụ chất lượng theo yêu cầu của quý vị với giá cả phải chăng

4- Giao hàng nhanh nhất:

Ngày càng nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí, chính xác và chuyên nghiệp hơn, đáp ứng tốc độ yêu cầu của quý vị