Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn là nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn, chỉ ra được những vấn đề còn tồn đọng và thiếu sót cần được khắc phục và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
Trang 1HO ĐĂNG BẢO TUẦN
HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THUONG MAI VA DICH VU MINH TOAN
LUAN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Da Ning - Nam 2013
Trang 2
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HO DANG BAO TUAN
HỒN THIỆN KIÊM SỐT NỘI BỘ
CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
TAI CONG TY TRACH NHIEM HUU HAN THUONG MAI VA DICH VU MINH TOAN
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC Si QUAN TR] KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI
Đà Nẵng - Năm 2013
Trang 3Toi cam đoạn đây là công trình nghiên cứ: của riêng tôi
Các sổ liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
"Tác giả luận văn
Trang 4MỤC LỤC
MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài —— “`,
2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4, Phương pháp nghiên cứu
5 ục của
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu °
CHƯƠNG 1 CO SO LY LUAN VE KIEM | SOAT NOL 30 DOr
VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TRONG DOANH NGHIEP Hee 8
1.1 NHUNG VAN BE CO BAN VE HE THONG KIEM SOAT NOL
BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 8
1.1.1 Khái niệm của hệ thống kiểm soát nội bộ 8
1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các
nguyên tắc xây dựng mae
1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ "
1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB 1")
1.1.5 Lợi íh của kiểm soát nội bộ 23
1.2 KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
TRONG DOANH NGHIEP 3
1.2.1 Mục tiêu của chủ trình bán hàng - thu 23
1.2.2 Bản chất và chức năng của chu trình bán hàng — thu tiền 25 1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng —
Trang 5và thu tiền 33
KET LUAN CHUONG 1 sec 38
CHUONG 2 THUC TRANG KIEM SOAT NOI BQ DOI VOI
CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TẠI CÔNG TY TNHH
TM & DV MINH TOAN 39
2.1 GIGI THIEU KHAI QUAT VE CONG TY : 239
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty „39 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty „u41 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của công ty „4 2.2 GIGI THIEU VE HE THONG KIEM SOAT NOI BO TAI CONG TY MINH TOAN wd 3.2.1 Mơi trường kiếm sốt 44 2.2.2 Hệ thống kế toán 46
2.3 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN 49
2.3.1 Thông tỉn phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiễn tại công
ty 49
2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu hàng và thu tiền tại
công ty TNHH TM & DV Minh Toàn 52
2.4 DANH GIA CHUNG VE HE THONG KIEM SOAT NOI BO CHU
TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH TM & DV
MINH TOAN -76
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79
Trang 6
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
MINH TOÀI 80 3.1 SU CAN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY 80
3.2 MOT SO GIAI PHAP NHAM HOAN THIEN KSNB CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH TM & DV MINH
TOAN „81
3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công t „8Ï
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cho việc kiểm soát
bán hàng và thu tiền 101
KET LUAN CHUONG 3 106
KET LUAN
TÀI LIEU THAM KHAO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
Trang 7
BCTC DV DDH HTKSNB KSNB KTNB TNHH: TM Báo cáo tài chính Dịch vụ on dat hàng
Hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bội
Kiểm toán nội bộ "Trách nhiệm hữu hạn
Trang 8DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu bảng "Tên bảng, Trang
21 | Phigu yêu câu cụng cấp vat wr 5 22 |[Kểhoạchgiaohàng 38 23 Phiêu xuất kho oF 24 |The Kho 6 25 | Bién ban giao nhan 6 31 [Đømđặthàng s2 32 Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng oy 33 | Lénh ban hing 85
34 — | Tinh hinh cong ng S8
Trang 9
Số hiệu hình "Tên hình Trang
21 Sơ đỗ cơ cầu tô chức của Công ty +
22 Sơ đỗ cơ cầu tô chức của bộ phận kế toán 7
23 Quy trình luân chuyển chứng từ 48
24 (Quy trinh kiểm soát tiếp nhân và xirly don dat hing | 56 25 (Quy trinh kiểm soát xuất và luân chuyên Hoá đơn 6
GTGT
26 Quy trình kiểm soát doanh thu 70
27 Quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng 72
Trang 10MỞ ĐÀU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Bắt cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tình hình sản xuất kinh doanh của mình ngày càng phát triển và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ như một công cụ hữu hiệu nhằm kiểm tra kiểm soát tình hình hoạt động của
doanh nghiệp sao cho đảm bảo được các mục tiêu đã đề ra
Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với muôn vàn khó khăn, phái chấp nhận quy luật đào thái của thị trường cuộc khủng hoảng
kinh tế thể giới trong những năm vừa qua vẫn còn ảnh hưởng không nhỏ đổi
với các doanh nghiệp trong nước
Việt Nam chính thức gia nhập WTO vào năm 1997, việc này mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời tạo ra cho doanh
nghiệp những thử thách phải vượt qua, phải cạnh tranh khốc liệt với các
doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh mẽ, giàu kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh
Để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài cũng như trong nước, đòi hỏi các doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện công tác
kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý của mình để hạn chế những gian lận sai sót có thể xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh của mình
KSNB là một bộ phận rất quan trọng trong việc giúp cho nhà quản lý có
thể kiểm tra giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp Quan trọng hơn, dựa
vào kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của mình góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh, cũng như giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ
Trang 11đối thủ cạnh tranh đang dẫn chiếm lĩnh thị trường Điều này buộc công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận và cũng làm giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ, chiếm
lĩnh lại thị trường và có thể mỡ rộng sang các khu vực lân cận
Tại công ty, hiện nay có rất nhiều khách hàng là đại lý, công trình, tình hình bán hàng hằng ngày xảy ra thường xuyên và liên tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót Việc kiểm soát các hoạt động này là điều quan trong dé
giúp công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, hiện nay cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty đang còn
một số vấn để bắt cập, còn nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể
đảm bảo doanh thu được tính đúng, tiền thu bán hàng được thu đủ cũng như
hàng hố khơng bị thất thoát
Từ những vấn đề trên, tác giá đã chọn đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng va thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn” dễ làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ
2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn, chỉ ra được những vấn đề còn tồn đọng và thiếu sót cần được khắc phục và từ đó đưa ra các giải pháp
nhằm hồn thiện cơng tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chu trình
Trang 12Pham vi nghiên cứu
Hiện nay Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn kinh doanh nỈ
vực như vận tải, khách sạn, công nghệ phẩm, xi măng Trong đó, lĩnh vực
lĩnh
kinh doanh xi măng mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty Vì vậy, phạm vi
nghiên cứu của tác giả được giới han ở công tác KSNB trong lĩnh vực tiêu thu xi măng của Cong ty
4 Phuong pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn, quan sát thực tế để thu thập thông tin về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
Cong ty Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát thực trạng
KSNB vé chu trình bán hàng và thu tiền đối với hoạt động tiêu thụ xi mang tại
công ty thông qua quá trình làm việc thực tẾ, trực tiếp theo dõi tình trạng luân
chuyển chứng từ phục vụ cho việc bán hàng, quan sát cách giải quyết công
việc của nhân viên trong Công ty và phỏng vấn khi cần thiết Do vậy, tác giải
có thể nhận định được đúng đắn thực trạng kiểm soát nội bộ chu tinh bán
hàng và thu tiền tại Công ty S Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu tình bán hàng và thu
tiễn trong các doanh nghiệp
“Chương 2: Thực trạng kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại 'Công ty Trách nl
¬m Hữu hạn Thương mại và Dich vụ Minh Toàn
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình
bắn hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trang 13nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan Lý do ở đây là các doanh nghiệp
chưa đánh giá được hết rủi ro tiém dn có thể xảy ra trong tương lai Một trong những yếu tố đó chính là do chính sách quản lý của các doanh nghiệp
Vậy làm sao để quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả Điều này
đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách cụ thể, việc xây dựng và
hệ thống kiểm soát nội bộ là một việc rất cần thiết nhằm nắm bắt
cũng
những thông tin bên ngoài một cách chính xác và ngăn chặn những rủi ro ngay từ bên trong
Nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền là nội dung quan trọng Bởi bán hàng thu tiền ảnh hưởng đến sự tồn vong
của doanh nghiệp Đây là quá trình tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, tạo điều
kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh và thu v lợi nhuận Tuy nhiên chu
trình này cũng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ dàng xây ra gian lận và
sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ đảm bảo thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những
sản phẩm tốt từ đó nâng cao uy tín, sức cạnh tranh trên thị trường
Hiện nay, có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm sốt nội bộ
cho từng cơng ty, tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh của công ty mà chúng ta có thể xây dựng các chu trình của hệ thống kiểm soát nội bộ Công
ty mà tác giả muốn để cập đến thuộc loại hình kinh doanh trong lĩnh vực
thương mại Vì vậy, tác giả nghiên cứu sâu vào chu trình bán hing và thu tiền
của kiểm soát nội bộ
Trong đó, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong
cùng lĩnh vực chu trình bán hàng và thu tiễn
Trang 14thu tại công ty cỗ phần Dược - thiết bị y tế Đà Nẵng”, của tác giả Trần Thị
“Thanh Nga (2011) Luận văn này tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích đánh giá và khảo sát để nghiên cứu thực trạng của KSNB doanh thu trong doanh nghiệp Dựa vào đặc thù loại hình kinh doanh của doanh nghiệp tác giả
đã đánh giá những hạn chế còn tồn đọng trong công tác kiểm soát doanh thu tại công ty như hệ thống thông tin chưa được hệ thống hoá và chưa cập nhật kịp thời và tác giả đã đưa ra giả pháp khắc phục vấn đề này, đồng thời tác giả
cũng nêu ra môi trường kiểm sốt của cơng ty chưa thực sự lành mạnh như
một người kiêm nhiệm nhiều việc, bộ phận kiêm soát không làm hết chức
năng của mình, đồng thời họ không độc lập, quá phụ thuộc vào ban giám đốc , bên cạnh đó, nhiều rủi ro mà tác giả đã v ĐỀ tài thứ hai là luận văn thạc các thủ tục sốt của cơng ty chưa chặt chẻ dẫn đến xảy ra cập và từ đó tác giả đã nêu ra cách khắc phục những vẫn để
'ăng cường KSNB đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty cổ phần gạch men Cosevco 75 Bình Định”
của tác giá Phan Thị Mỹ Liên năm 2011 Đề tài nghiên cứu tình hình kiểm soát nội bộ, đưa ra những mặt yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ tại
đơn vị, từ đó đưa ra những giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ
đối với doanh thu và thu tiền tại đơn vị
thứ ba là luận văn thạc si: “Tang cudng kiém soát nội bộ chu trình
bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần kim khí Miề
Trung” của tác giả Bùi
Minh Nam ( 2010) Đề tài đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng
cường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị
Để tài thứ tư là luận văn thạc sĩ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả
Trang 15được, những rủi ro có thể xảy ra trong công tác KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền tại công ty CP sách và thiết bị trường học Đà Nẵng, từ đó đẻ ra các
giả pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh
vực kinh doanh sách và thiết bị trường học tại công ty
Đề tài thứ năm là luận văn thạc sĩ “ Tăng cường Kiểm Soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi" của tác giả Nguyễn “Thị Phương Thảo năm 2010 Dé tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp
chi
phân tích, so sánh, đi „ chứng minh để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu bật trong hoạt động sản xuất
h bán hàng và
thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thơng Ngồi ra, tác giả đi sâu vào
nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
“Tác giả đã nêu nổi bật được các đặc điểm ni
kinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ chu
thủ tiền, chỉ rõ những hạn chế còn tổn tại trong đơn vị Từ đó, tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi
Nhìn chung, hầu hết các luận văn nghiên cứu lĩnh vực hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đều nhằm mục đích đưa ra những
vấn đề về rủi ro và những sai sốt còn tồn tại trong đơn ví, và từ những vấn đề
đã nghiên cứu được, các tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường
kiểm soát chu trình này ở các công ty
Hoạt động bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Minh Tồn xảy ra thường
Trang 16với đặc thù từng loại hình công ty khác nhau, cơ chế quản lý khác nhau, địa lý
khác nhau đòi hỏi việc kiểm soát, thực hiện các thủ tục trong chu trình bán hàng và thu tiền cũng khác nhau Vì vậy, tác giả đã tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn
‘Thuong mai và Dịch vụ Minh Toàn, từ đó đánh giá những rủi ro, sai sót còn
tồn đọng ở đơn vị để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình
bán hàng và thu tiễn phù hợp với hoạt động của công ty
Đề tài đã giải quyết được các vấn để sau:
Thứ nhất, luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về
HTKSNB chu trình bán hàng và thu tién trong doanh nghiệp
Thứ hai, luận văn đã xác định được những hạn chế còn thiết soát trong
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
“Thứ ba, từ những hạn chế đó, tác giả đã đề ra những giải pháp hữu hiệu
phù hợp với đặc
~_ Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiễn
~_ Hoàn thiện thủ tục kiểm soát việc gỉ nhận doanh thu và nợ phải thu khách hàng
Trang 17
DOI VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
TRONG DOANH NGHIEP
1.1 NHUNG VAN DE CO BAN VE HE THONG KIỀM SOÁT NỘI BỘ
“TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, của một tổ chức, chức năng đây nhà quản lý luôn tìm ra những cách thức để có thể kiểm soát doanh nghiệp kiếm tra, kiểm soát đóng vai tò quan trọng đối với nhà quản lý,
của mình ngày càng hữu hiệu hơn KSNB được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã để ra cũng như tuân thủ các tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bắt ngờ gây tác động xấu đến hoạt động của tổ chức KSNB giúp tổ chức có thể ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế, môi trường cạnh tranh cũng như nhìn nhận thấy được những nhu cầu của những cải cách doanh nghiệp muốn hướng
tới tương lai phát triển của các doanh nghiệp
“Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành đề cập đến khái niệm về
hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được
kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [4, tr 227]
Dưới góc độ của nhà quản lý, qua quá trình nhận thức và nghiên cứu
kiểm soát nội bộ đã dẫn đến hình thành định nghĩa khác nhau Tuy
Trang 18
Hội đồng các tổ chức tài trợ ủy ban treadway (Coso) xây dựng mô hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên
thế giới như những chuẩn mực của chất lượng KSNB Theo mô hình này, KSNB được định nghĩa là: Quy trình do hội đồng quản trị ban điều hành và các cá nhân thực thi được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung:
~ Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động ~ Mức đô tin cây của các báo cáo tài chính
~ Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành
Theo như định nghĩa trên, kiểm soát nội bộ chú trọng đến bồn vấn đẻ sau
~ KSNB là một quá trình chứ không phải là một sự kiện hay là một tình
huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và \g nhất KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất
được kết hợp với nhau thành một thể ứ
khi nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong doanh nghiệp chứ
không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính Quá trình kiểm soát là một phương tiện giúp cho các don vị dat được
mục tiêu của mình
- K§NB khơng chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục, mà phải bao gdm ca con người trong hội đồng quản tri, ban giám đốc, các nhân viên
Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi
và vận hành chúng Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi
của con người Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ tu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán KSNB sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động
của họ đến mục tiêu chung của tổ chức
Trang 19đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những
yếu kém có thể xảy ra do c: lầm của con người nên dẫn đến không đạt
được các mục tiêu KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chỉ phí cho quá
trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm
soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro,
tuy nhiên nếu chỉ phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro
~ Các mục tiêu của KSNB
Một tổ chức sẽ thi
lập các mục tiêu rõ ràng và sau đó sẽ đánh giá những rủi ro để đạt được những mục tiêu này Trước khi nó có thể đạt được
như mong muốn, cần phải đặt ra một chiến lược kiểm soát để có thể đạt được
kỳ vọng về nó Chiến lược kiểm soát sẽ được bắt nguồn từ một chiến lược
quản lý rủi ro rộng lớn hơn, nhưng nó sẽ góp phần quan trọng làm cho hệ
thống KSNB có hiệu quá hơn
Một hệ thống KSNB bao gồm các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi va các khía cạnh của một công ty, cùng thực hiện với nhau nhằm:
~ Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của mình có hiệu qua thong qua việc thiết lập nó đáp ứng thích hợp với việc kinh doanh của mình, tài chính, tuân thủ các hoạt động và các rủi ro khác để đạt được mục tiêu của đơn
vị Điều này bao gầm việc bảo vệ tài sản từ việc sử dụng không phù hop boặc
tốn thất và gian lận, và phải đảm bảo rằng trách nhiệm đã được xác định và
quản lý
Trang 20"
~ Giúp đảm bảo tuân thủ các luật và quy định, và cùng với những chính
sách nội bộ liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình
'Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tổn tại và phát
triển của don vi.[5.tr 79-81]
1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc xây dựng
a Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và sự phát triển ngày càng lớn mạnh v qui mô Các nhà quản trị trong doanh nghiệp
mong muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộ
‘a mình
phân hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực
“Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý luôn đưa ra các
chiến lược, kế hoạch, mục tiêu, và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quả
mong muốn Để đạt được các mục tiêu để ra doanh nghiệp cần có một hệ
thống kiểm soát hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch
'Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lý kiểm tra xem xét đánh
giá quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản lý các nguồn lực (con người, tài sản ) có hiệu quả Một thực trạng khá phổ
biến hiện nay ở nước ta là phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn
lông lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn
những doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đẩy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa
gian lận Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế
giám sát mà ở đó nhà quản trị không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những
Trang 21“Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tô chức và vận hành
bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Cho nên, hệ thống này chưa có được
một quy chế tổ chức và hoạt động hiệu quả, thường xuyên; chưa tách ra thành một hệ thống độc lập Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm,
tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành
vi gian lận Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào ni
kinh tế toàn cầu
Hơn nữa, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng
của người sử dụng lao động với người lao động trong một tổ chức luôn tồn tại
song hành Vậy làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toà
chức, của
người sử dụng lao động? Quản lý được các rủi ro bằng cách nào? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cắp đưới một cách chính xác,
khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tỉn tưởng cảm tính? Hệ thống kiểm
soát nội bộ được đặt ra để giải quyết những vấn để nêu trên, và đảm bảo cho doanh nghiệp, tổ chức hoạt động ổn định, cân bằng
Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng
tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bắt kỳ một doanh
nghiệp nào dù quy mô có ra sao Những đòi hỏi đó chỉ có thể được đáp ứng,
được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp
+b Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Trang 224
a Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiếm sốt đặt ra nền tản ý thức của doanh nghiệp có tác động
đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Môi trường
kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp Môi trường kiểm soát là nền tản cho các cấu phần khác trong hệ thống của KSNB của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp
Nói đến mơi trường kiểm sốt, người ta hay để cập đến những vấn để như:
Tinh trung thực và giá trị đạo đức: tính trung thực và giá trị đạo đức là
kết quả của chuẩn mực đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền thông tin như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm
ương của những nhà quản lý để làm giảm và xóa bỏ những động cơ và sự
cám dễ mà có thể khiển cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp hoặc
có những hành động phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt
thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc lập chính sách, điều lệ quản lý Người lãnh đạo gương mẫu có hành vi cư xử
liêm chính, chuẩn mực trong việc ra quyết định quản lý và cư xử với nhân
viên là căn cứ quan trong để thiết lập nÈ nếp và văn hóa của công ty
Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: là một đặc tính của những người có kỹ năng kiến thức và khả năng thực hiện nhiệm vụ của mình Trách nhiệm của người quản lý để đảm bảo năng lực của nhân
viên của mình nên bắt đầu thiết lập các chính sách tài nguyên thích hợp của
con người: thiết lập các mức độ kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí, kiếm tra trình độ của các ứng viên tuyển dung và thúc đẩy những người có kiến thức và kỹ năng cần thiết, thiết lập các chương trình đào tạo nhân viên
nâng cao kiến thức và kỹ năng của họ
Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán
Trang 23
đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán với ban điều hành
Uy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
~ Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
~ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
~ Dung hồ những bất tốn viên bên ngoài
Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc của ban lãnh đạo doanh
nghiệp: phản ánh niềm tin của ban lãnh đạo về nhân viên của mình Mỗi tổ
\g (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm
chức có những phong cách và triết lý khác nhau, một số có thể có hiệu quả
hơn những người khác trong việc làm cho tổ chức có thể hoàn thành sứ mệnh của mình, Người lãnh đạo nên thực hiện phong cách va tri
lý có hiệu quả
nhất, đảm bảo rằng họ phản ánh được giá trị đạo đức của tô chức, và ảnh
hưởng đến tỉnh thần của nhân viên
Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác lập kế hoạch: thực chất của hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cắp những mệnh lệnh rõ
ring cho nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác
trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cần thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập Mặt khác, nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm sốt khơng phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong
cơng việc kiểm sốt từ phía người lĩnh đạo thì hẳu như chắc chắn mục tiêu
kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu
Trang 2416
thống kế hoạch trong đơn vị thường là kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng, kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch giá thành
KẾ hoạch là mục tiêu để phần đầu, là căn cứ để đẻ ra các quyết định quản lý,
đánh giá kết quả công việc quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát kế hoạch doanh thu, chỉ phí thực tế theo doanh thu thực hiện, hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa
học của người quản lý doanh nghiệp
Cơ cấu tô chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp: người quản lý có năng lực, quan tâm và coi
trọng cơng tác kiểm sốt thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát
+ Cơ cấu tổ chức bộ máy: cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như:
là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại Một cơ cấu tổ chức tốt
phải xác định rõ đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống,
mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối
với công tác kiểm soát phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của
các cấp kiểm soát trong đơn vị như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kinh doanh, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua
nguyên vật liệu, xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh
+ Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm các hệ thống quy chế, quy trình,
thủ tục kiểm soát thể hiện ở quan điểm của người quản lý kiểm soát Hệ thống quy chế quy trình, thú tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường
bao gồm: quy chế tài chính huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chỉ
tiêu, về trích lập và sử dụng các quỹ : quy chế quản lý, mưa sắm, sử dụng tài
Trang 25
yêu cầu trình độ và nội dung công vi
la từng vị trí tong cơ cấu tổ chức bộ
máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là
căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Nếu thiếu
hệ thống quy chế, quy trình nêu trên, chứng tỏ lãnh đạo của đơn vị chưa thực
sur quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt động,
hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế
Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp: phân
định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hoá quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt
động của đơn vị giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ gì và hành vi của ho sẽ có ảnh
hướng đến tô chức như thể nào Do đó, đơn vị cần thể chế hoá bằng các văn bản về những quyền hạn và trích nhiệm giữa họ với nhau
Các chính sách và thủ tục về nguồn lực trong doanh nghiệp: các chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính
trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên
Chính sách này được biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng,
hướng nghiệp, đào tao, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật
Ảnh hưởng mơi trường bên ngồi: Mơi trường kiểm sốt chung của một
doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tổ bên ngoài Thuộc nhóm các nhân
tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất
nước
b Đánh giá rãi ro
Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý ‘Thong thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả
năng xây ra sai phạm, nhưng đổi với một số công việc khác, khả năng xây ra
Trang 2618 bệ thống kiểm sốt, doanh nghiệp khơng thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tắt nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả
các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung
năng xảy ra sai phạm Chính vì thế người quản lý cần phải đánh giá rủi ro Để
làm được điều này, người quản lý cần thực hiện các công tác sa
~ Thiết lập các mục tiêu của tổ
chung của toàn tổ chức và các mục tiêu riêng của từng bộ phân hay từng hoạt
'hức: các mục tiêu này bao gồm mục tiêu
đông, từng giai đoạn
~ Nhân dạng, phân tích rủi ro khiến tổ chức không thể đạt được các mục tiêu Các rủi ro này có thể phát sinh từ mơi trường bên ngồi hay từ chính trong tổ chức
+ Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiểu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy
ính, của trang thiết bị, hạ tằng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tằng không thay
đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chỉ phí cho quản lý và trả
lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc đo xa Công ty mẹ hoặc
do thiéu quan tâm
+ Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận
hành Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ
hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tổ cạnh tranh không mong muốn tác động
đến giá cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh
hướng đến hoạt động của tổ chức
Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, doanh nghiệp cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ấn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện
Trang 27.e Các thủ tục kiễm soát ( hoạt động kiếm sốt)
Mơi trường kiểm sốt tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm
xoát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thật
sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các
thủ tục kiểm soát
cl Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thú tục kiểm soát là
~ Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện cơng tác kế tốn Lý do không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm
thời hoặc thường xuyên được làm cơng tác kế tốn về tài sản là để bảo vệ cho
công ty chống lại sự tham ô Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có
một rủi ro rắt lớn, đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân
và đi
chỉnh những báo cáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân
~_ Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm,
lắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một người có thể làm tăng tham Ô trong tổ chức
~_ Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực
trong quản lý phải được xác định rõ rang trong từng bộ phân, cá nhân có liên
quan, bao gồm cả việc uỷ quyền việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ
ràng, sẽ đảm bảo hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị
chồng chéo, bỏ sót, gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của
hoạt động kiểm soát
c2 Kiểm soát quá trình xứ lý thong tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và phê chuẩn các nghiệp vụ Tuy nhiên, nó cần đảm bảo rằng phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, số sách, và
Trang 2820
*> Kiểm soát hệ thống chứng từ phải chú ý đến những vấn đề sau:
~ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử sụng để có thẻ kiểm soát, tránh thất lạc và đễ đàng truy cập khi cần thiết
- Chứng từ phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt ~ Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiể và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau
~ Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời
~ Nếu ghi chép thủ công, số sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang
liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát
~ Tổ chức lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn đúng quy
định và dé dàng truy cập khi cần thiết
> Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động Cần đảm bảo
tắt cả các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân
viên quản lý trong phạm vi quyển hạn cho phép Bởi lẽ nếu bắt kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tắt
yếu sẽ xây ra
c3, Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại số sách, tài sản kế cả những
ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu
Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kề toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu
kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và số sách có liên quan Nếu không thực
Trang 29phát hiện được những hành vi đánh cắp
cd Kiếm soát độc lập và soát xét lại việc thực hiện:
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân ( hoặc bộ phận) khác cá nhân ( hoặc bộ phận khác) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra
độc lập xuất phát từ HTKSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Bên cạnh việc
kiểm soát độc lập phải cần soát xét lại việc thực hiện Thông thường việc soát
xét việc thực hiện là so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch dự toán, kỳ trước
và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài
chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá
trình thực hiện
4 Thông tin và truyền thông
“Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiểu trong việc thiết
lập duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình
thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động , tài chính và sự tuân
thủ, bao gồm cho cả nội bộ bên trong và bên ngoài Nó là hệ thống trợ giúp
việc trao đổi thông tỉn, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó
cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu các thông tin trung
thực, đáng tin cây, đng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời
“Trong hệ thống thông tin, hệ thông thơng tin kế tốn là một phần quan trọng Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kể toán
Hệ thống thơng tún kế tốn thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tỉn kế toán
Trang 302
thé nhưng qué tinh xử lý va sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình
thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau
Các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt
được như sau:
~ Xác định và ghi chép tắt cả các nghiệp vụ là có thật
~ Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chỉ tiết và phân loại đúng đắn các nghiệp vụ
~ Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị
~ Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép
đúng kỷ
~ Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo
tài chính
© Hệ thống giám sát
Giám sát là một quá trình đánh giá chất lượng thực hiện kiểm soát nội bộ
một cách liên tục, giúp cho hệ thống này luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau Tổ chức quản lý thay đổi thì phương thức kiểm soát cũng thay đổi theo Trong điều kiện này, giám sát giúp cho các nhà
quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế và các 'hoạt động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết Hệ thống giám sát bao gồm:
~ Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và các nhà quản lý thực hiện
~ Sự đánh giá độc lập: được thực hiên thông qua kiểm toán nội bộ hay kiểm toán độc lập thực hiện
Như vậy, việc thiết lập một HTKSNB là thật sự cần thiết đối với mọi
doanh nghiệp, tuy nhiên HTKSNB cẩn phải có hiệu quả Khi thiết lập
Trang 31HTKSNB mang lại Người quản lý không thể thiết lập một HTKSNB lý tưởng bởi vì chỉ phí có thể quá cao Ví dụ, người quản lý công ty nhỏ không thể thuê một số nhân viên kế toán để đem lại một sư cải thiện nhỏ trong sự tin
cậy của số liệu kế toán Thường thì sẽ tốn ít chỉ phí hơn để thuê nhân viên
kiểm toán thực hiện
êm toán một cách toàn diện Đối với một công ty nhỏ, một hệ thống kế toán bằng máy tính đơn giản và một nhân viên trung thực, có năng lực có thể cung cấp một hệ thống thông tin kế toán hợp lý Một công ty lớn đòi hỏi một hệ thống phức tạp hơn về tổ chức, chính sách và cơ chế kiểm
soát, bao gồm cá việc xác định một cách cẩn thận cả trách nhiệm và thủ tục kiếm soát 1.15 Lợi ích của kiểm soát nội bộ ~_ Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không hại không đáng có
- Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thiết hoặc những thiệt
thống kê cho các hoạt động sản xuất,
¡nh doanh hay đầu tư
~ Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp
~ Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bach và hiệu quả trong công tác
quản lý điều hành
- Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn cũng như quản lý tài chính
~ Là nền tảng cho việc vận hành, cái tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp
khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô và mỡ rộng ngành nghề
1.2 KIEM SOAT NOI BQ CHU TRINH BAN HÀNG VA THU TIEN
'TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Mục tiêu của chu trình bán hàng ~ thu tiền
Trang 322z
kinh doanh của doanh nghiệp Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ Tức là để chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ Cho
nên, bán hàng - thu tiễn là chu trình quan trọng để đạt được mục tiêu cuối
cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu cuối
cùng đó, chu trình này cũng có những mục tiêu riêng của nó
~ Báo cáo tài chính trung thực: Ghỉ nhận và báo cáo là đúng, du, kip
thời, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu Nhưng nó cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa
những sai sót có thể xảy ra, đó là
+ Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý + Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn
+ Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh phải được ghi sổ đầy đủ + Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ảnh kịp thời, đúng kỳ
~ Hoạt động phải hiệu quả:
Đối với bán hàng mục tiêu chủ yếu là: Bán đúng, bán đủ, bán kịp thời Bán đúng nghĩa là: chuyển giao đúng khách hàng; bán đúng giá và đúng chủng loại, phẩm chất hàng hóa, dịch vụ Bán đủ nghĩa là bán đủ số lượng hàng hóa, dịch vụ đã thỏa thuận Bán kịp thời là chuyển giao hàng hóa, thực hiện dịch vụ đúng thời hạn đã cam
với thu tiễn mục tiêu chủ yếu là: Thu đúng, thu đủ, thu kịp thời Thu đúng nghĩa là xác định đúng khoản phải thu và thu đúng đối tượng khách ing Thủ đủ là thu đủ số tiễn cần phải thu Thu kịp thời là thu đúng hạn, không để nợ quá hạn hàng; thu đúng hàng hóa, dịch vụ đã cũng cắp cho khách
~ Tuân thủ pháp luật quy chế: là việc tuân thủ theo pháp luật hiện hành và các quy định của bộ tà chính, chính sách thu, Điều này làm tăng uy tín của công ty và cũng làm cho các đối ác cảm thấy tin tưởng và an tâm khi hợp
Trang 331.2.2 Bản chất và chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền
4 Bản chất của chu trình
Bán hàng và thu tiễn là quá trình chuyển quyển sở hữu của sản phẩm,
hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng ( đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán ) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền Trong trường hợp này hàng hoá và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá
trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời Tuy nhiên, ranh giới của bán cho từng đối tượng
hàng và thu tiền được thể chế hoá trong từng thời kỳ cũng có điểm cụ thể khác nhau
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn theo phương thức trao đổi và
thanh toán có thể có bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ
thu tiền sau (bán chịu)
b.Chức năng của chu trình
(Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị
kinh doanh Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiễu ảnh hưởng bởi
sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được
hàng hoá và dịch vụ hay không, có kiểm soát được nợ phải thu hay không, có
bị tổn thất tài sản hay không đều là mỗi quan tâm của nhà quản lý Vì vậy, bộ phận KSNB phải giám sát chặt chẽ tất cả các nguồn thu của tô chức Nếu
đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng
Trang 3426
báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ảnh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán, hoặc số sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn
đến thất thốt cơng nợ, hay nhằm lẫn trong theo dõi chỉ tiết đối với từng
khách hàng
Để KSNB hữu hiệu về chu tinh bán hàng cần phải có sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng đơn vị mà cách thức tổ chức cụ
thể về KSNB trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau Chu trình bán
hàng được phân chia theo các chức năng sau:
~ Nhân đơn đặt hàng: đây là khâu đầu tiên của chu trình, thông thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng của khách hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể khách
hàng điền vào mẫu đơn in sẵn hoặc khách hàng có thể gọi điện thoại, hoặc
fax, gửi qua mail Yêu cầu của khách hàng phải được ghỉ nhận một cách cụ
thể và chính xác về chủng loại, số lượng hàng hoá, thời gian, địa điểm giao
hàng, người nhận hàng, điều kiện thanh tốn Đây là thơng tin làm cơ sở dé
thực hiện các bước tiếp theo của chu trình
~ Xét duyệt bán chịu: trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thong tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp bộ phận phụ trách bán
chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán
chịu Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ
phải thu Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công việc này là thiết lập chính
xách bán chịu rõ rằng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin và tình hình
tài chính, vẫn đề chỉ trả của khách hàng Trong những môi trường kinh doanh
có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài
Trang 35~ Lập lệnh bán hàng : căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt
số lượng, chủng loại để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho) Trong trường hợp nhận đơn hàng qua email, điện thoại, fax cần có những thủ
tục để đâm bảo cơ sỏ pháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng Việc chấp nhận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thé xay ra trong tương lai
~ Xuất kho hàng hóa: căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phân phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng,
~ Lập và kiểm tra hóa đơn: do hóa đơn cung cấp thông tin khách hàng mà họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Hóa đơn cần
lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận này có trách nhiệm:
+ Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng
+ So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các
thông báo điều chinh(nếu có)
+ Ghỉ tắt cả các dữ liệu cần thiết vào hóa don
+ Ghi giá vào hoá đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị
+ Tính số tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn
Trước khi gửi hoá đơn cho khách hang, cin kiểm tra lại những số liệu ehi trên hố đơn Tổng cơng hoá đơn phát hành từng ngày phải được ghi vào
tài khoản tổng hợp trên s
cái Tùng hoá đơn được sử dụng đễ ghi vào tài
khoản chỉ tiết giúp theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng Để tăng cường kiểm soát đối với chức năng này, có thể:
+ Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt
¬+ Quy định rõ rằng và chặt chẽ về chính sách chiết khẩu
Trang 3628
với người lập hoá đơn
~ Theo đõi các khoản phải thu: sau khi lập hoá đơn và hàng hoá đã giao
cho khách hàng, kế toán vẫn phải tiếp tục theo đõi các khoản nợ phải thu ‘Dé theo doi chat chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân công đòi nợ, thông thường công việc
này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu Ngoài ra, để giảm thiểu sai pham đơn vị có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách kế toán
chỉ tiết công nợ và kế toán tổng hợp Tuy nhiên, cần lưu ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau
Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng Điều này, một mặt sẽ giúp cho các đơn vị nhanh chóng thu hồi
các khoản phải thu, mặt khác còn giúp đơn vi xác mình và điều chỉnh kịp thời
những chênh lệch(nếu có) giữa số liệu của hai bên Thủ tục gửi thông báo nợ có thể có thể thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý trong
năm, và dưới nhiều hình thức như gửi mail, fax, gửi thư qua bưu điện hay
nhân viên theo đõi công nợ của hai bên trực tiếp đối chiếu với nhau
~ Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá: nếu khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị Vì thể, doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận xét duyệt cũng như khấu trừ những khoản liên quan đến các hàng hoá này, và đơn vị đã thiết kế một chứng từ riêng để phản ánh sự xét
duyệt đối với hàng bị trả lại hay giảm giá, chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cứ ghỉ số nghiệp vụ trên
~ Dự phòng thu khó đòi: được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ trong kỳ này song không còn khả năng thu được cả trong tương lai
Trang 37nhiệm xem xét để cho phép đẻ cho phép hoặc đề nghị cấp có thẳm quyền cho phép xoá số các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép
vào số sách
Để tăng cường kiểm soát đối với việc xố sơ nợ phải thu khó đòi, han
chế các gian lận có thể phát sinh ( thí dụ nhân viên chiếm dụng các khoản tiền mà khách hàng đã trả, sau đó che đấu bằng cách xoá số chúng như một khoản nợ khó đòi) đơn vị cần quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt vấn đề này
1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
a Tổ chức hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh,
mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất Chứng từ kế
toán là bằng chứng chứng mỉnh nghiệp vụ phát sinh tong thực tế, do đó
chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền
“Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thỏa thuận những 1, quyền lợi
và trách nhiệm giữa người mua và người bán
+ Các đơn đặt hàng của khách hàng: ĐĐH do người mua lập và gửi cho
doanh nghiệp Nó có thẻ được nhận bằng mail, điện thoại, Fax
+ Lệnh bán hàng: Được phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng của doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phải ghỉ số thứ tự của đơn đặt hàng và đầy đủ các thông tìn như trên đơn đặt hàng
Trang 3830 chuẩn lập Phiếu xuất kho cũng phải được ghi đầy đủ các thông tin về hàng hóa được bán và xuất khỏi kho hàng, ghí rõ số thứ tự của hàng bán đã sử dụng để làm căn cứ ghỉ
+ Các hoá đơn( hoá đơn GTGT): Là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng,
giá cả hàng hóa đã được bán, phương thức thanh toán và một số thông tin khác có liên quan
+ Các chứng từ vận chuyển: chứng từ này được lập lúc giao hàng trong
đó chỉ rõ mẫu mã, số lượng được giao
+ Phiếu thu(tiền mặt, séc): Là chứng từ ghỉ số tiền khách hàng trả bằng
tiễn mặt
+ Giấy báo có( kèm theo sao kê của ngân hàng): Là chứng từ ghi số tiền
khách hàng đã trả bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh
nghiệp
+ Biên bản đối chiếu công nợ: là chứng từ xác nhận các phát sinh mua
hàng và thanh toán tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng,
b Tổ chức hệ thắng tài khoản và sổ sách kế toán
'Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội
dung kinh tế, từ đó phản ánh vào số kế toán liên quan Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài
Trang 39+ Bảng tổng hợp doanh thu
+ SỐ chỉ tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
+ Bang ting hợp tiễn mặt, tiền gửi ngân hàng
+ Số chỉ tiết giá vốn
+ Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng + Số chỉ tiết công nợ phải thu
+ Bang ting hop cong nợ phải thu
~ Các loại số kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có
những loại số phù hợp Ví dụ: Nhật ký số cái, Nhật ký chung, Chúng từ ghỉ số, Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản ¢ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán h toán nhằm phản ánh tình chỉ tiêu kinh tế, tài cị Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp
dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ số sách
hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời
kỳ nhất định để cung cắp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu
cầu Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thơng tin nhằm kiểm sốt hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định điều hành hoạt động
Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được
phân thành ba loại theo mục tiêu cung cắp thông tin: Thông tin cho việc kiểm
soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tn liên quan tới việc xử lý các
nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động
'Ở mức độ chỉ tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập báo cáo chỉ tiết như là báo cáo chỉ it theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chỉ tết sản
Trang 40
32
chúng là kiếm soát xem dữ liệu có được cập nhật xử lý chính xác hay không
'Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như
báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng
hợp nhập - xuất - tồn
1.2.4 Các rũi ro thường xây ra trong chu trình bán hàng - thu tiền Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và
thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý
nghiệp vụ như:
- Nhận những ĐĐH có những điều khoản, điều kiện không chính xác
hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt
~ Nhận những ĐĐH về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có khả
năng đáp ứng
~ Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận ĐĐH
~ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách
hàng để đấy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi
ro tín dụng quá mức
~ Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện - Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách
hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng quy cách như đã thoả
thuận
~ Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng ho: giao, lap sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiễu lần hoặc lập hóa đơn
khống khi thực tế không giao hàng
~ KẾ tốn có thể khơng ghỉ hoặc ghỉ chậm số tiền khách hàng thanh toán,
ghi sai khách hàng thanh toán