thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố hồ chí minh

Tại Việt Nam, công tác quản lý hộ tịch là một lĩnh vực quan trọng của đời sống xã hội, có ý nghĩa thiết thực đối với đời sống của người dân, có vai trò quan trọng trong công tác quản lý,

LỚP: 2102LHOB KHÓA: 2 NIÊN KHÓA: 2021-2023 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS NGUYỄN KHÁNH LY

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2024

LỜI CẢM ƠN

Kính thưa quý thầy cô Để hoàn thành khóa học không chỉ bản thân em chăm chỉ, cố gắng học tập, mà em còn được các thầy cô Học viện hành chính Quốc gia giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ Lời đầu tiên em xin phép được bày tỏ lòng biết ơn tới Ban Giám đốc Học viện, Ban Quản lý đào tạo Sau đại học, Khoa Nhà nước và Pháp luật, Ban giám đốc Phân hiệu, Phòng quản lý đào tạo và công tác sinh viên Phân hiệu Thành phố Hồ Chí minh và các Thầy,Cô là giảng viên các Khoa chuyên môn khác luôn quan tâm, tận tình hướng dẫn chuyên môn và thủ tục trong quá trình em học tại Học viện Đặc biệt, em xin trân trọng cảm ơn cô TS Nguyễn Khánh Ly, là người hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn, hỗ trợ em hoàn thành Đề án này

Để có tài liệu thực tế thực hiện đề án em đã được Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Tư pháp quận Gò Vấp đã tổng hợp tài liệu và cung cấp các số liệu Nhân đây em cũng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Tư pháp quận Gò Vấp nhiệt tình tìm kiếm tài liệu tốt nhất, có liên quan đến đề án để gửi cho em

Tiếp theo, em chân thành cảm ơn cơ quan nơi em làm việc đã tạo điều kiện về thời gian, giảm tải công việc để em có thời gian tập trung vào học tập và thực hiện đề án

Cuối cùng em cảm ơn các thành viên trong gia đình đã luôn động viên, sát cánh cùng em vượt qua khó khăn để em đạt được thành quả như ngày hôm nay

Đây là lần đầu em nghiên cứu và làm một công trình khoa học, cho nên còn nhiều thiếu sót thiếu sót và hạn chế vì vậy em rất mong muốn nhận được sự góp ý và hướng dẫn quý Thầy, Cô để Đề án của em được hoàn thành tốt nhất có thể

Một lần nữa em xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Đề án là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả được nêu trong Đề án chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các số liệu và trích dẫn nêu trong Đề án là do tôi thu thập, tổng hợp từ nguồn gốc rõ ràng và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực

TÁC GIẢ ĐỀ ÁN

Trần Thị Thiên Vân

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT iii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do xây dựng đề án 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

4 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Hiệu quả, lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn 7

1.1.1 Khái niệm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch 8

1.1.2 Đặc điểm của thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch 14

1.1.3 Vai trò của thực hiện pháp luật về số hoá sổ hộ tịch 14

1.2 Nội dung thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch 16

1.2.1 Lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch 16

1.2.2 Tổ chức thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch 22

1.3 Các yếu tố tác động bảo đảm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch 22

2.1.2 Về tổ chức hành chính, chính quyền và dân cư 27

2.1.3 Thống kê thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn TP Hồ Chí Minh 28

2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 33

2.2.1 Về ban hành văn bản pháp luật và tổ chức hướng dẫn thực thi 33

2.2.2.Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật về số hóa số hộ tịch 35 2.2.3 Về phối hợp thực hiện pháp luật số hóa sổ hộ tịch 36

2.2.4 Về thanh tra, kiểm tra, đánh giá, theo dõi 37

2.3 Đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 38

3.1 Phương hướng bảo đảm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 44

3.2 Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch 46

MỞ ĐẦU 1 Lý do xây dựng đề án

Hộ tịch là những sự kiện được quy định về xác nhận tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra cho đến khi chết và các quyền nhân thân của con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân được pháp luật quy định trong sổ hộ tịch như: quyền thay đổi họ tên; quyền xác định lại dân tộc; quyền được khai sinh; quyền được khai tử; quyền được kết hôn; quyền ly hôn; quyền nhận, không nhận cha, mẹ, con; quyền đối với quốc tịch Tại Việt Nam, công tác quản lý hộ tịch là một lĩnh vực quan trọng của đời sống xã hội, có ý nghĩa thiết thực đối với đời sống của người dân, có vai trò quan trọng trong công tác quản lý, thống kê dân số và quản lý xã hội của chính quyền cấp cơ sở và việc thực hiện pháp luật về hộ tịch là nhà nước xác lập cơ sở pháp lý để công nhận và bảo hộ các quyền con người, quyền công dân, đồng thời có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, đưa ra những chính sách phù hợp, một cách khoa học, phục vụ cho việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh

Trước đây việc quản lý hộ tịch của nước ta chủ yếu bằng phương pháp thủ công, hình thức lưu là bằng giấy Việc lưu giữ sổ sách hộ tịch bằng bản giấy gây ra một số bất cập như có thể bị rách, bị hỏng, bị mối mọt… hay ở nhiều nơi xảy ra thiên tai, lũ lụt, sổ hộ tịch gần như không còn được lưu giữ hoặc lưu giữ không đầy đủ Từ đó cho thấy rằng, để lưu trữ lâu dài, phục vụ cho việc quản lý và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, kip thời việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp quốc gia là yêu cầu cấp bách

Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 87/2020/NĐ-CP đã cho thấy CSDLHTĐT hiện có rất nhiều tồn tại, hạn chế như việc chưa đồng bộ dữ liệu giữa các ngành liên quan công tác quản lý hộ tịch; hệ thống mạng và phần mềm của nước ta còn chưa tốt Nhận thức được cơ sở dữ liệu điện tử sẽ tạo nhiều lợi ích cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, công tác thống kê, truy xuất hộ tịch… Trước yêu cầu đó, ngày 27/9/2019, Ban Chấp hành Trung ương đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động

tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh yêu cầu cấp bách để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg Phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến 2030, trong đó nhấn mạnh Chuyển đổi số tác động sâu rộng, bao trùm lên tất cả các ngành, các lĩnh vực kinh tế - xã hội, góp phần tăng năng suất lao động, chuyển đổi mô hình hoạt động, kinh doanh theo hướng đổi mới sáng tạo, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của quốc gia

Từ thực tế yêu cầu phát triển Chính phủ số, Chính phủ điện tử, hiện đại hóa cơ sở dữ liệu ngành Tư pháp, Đảng, Chính phủ đã giao Bộ Tư pháp xây

dựng, phê duyệt và chỉ đạo thực hiện dự án “Nâng cấp cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, đồng thời đôn đốc các địa phương đẩy mạnh việc số hoá sổ

hộ tịch Từ đó có một dữ liệu đồng bộ, thống nhất về hộ tịch giúp các cấp, các ngành dễ dàng hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội liên quan đến dân cư…

Thành phố Hồ Chí Minh có dân số đứng đầu cả nước do vậy công tác quản lý, thực thi pháp luật về hộ tịch sẽ có vai trò rất quan trọng Nó giúp lãnh đạo thành phố có cơ sở để hoạch định những chính sách phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Dưới sự chỉ đạo của Chính phú, Bộ Tư pháp và nhận thấy vai trò quan trọng của việc số hóa dữ liệu hộ tịch trong công tác quản lý Nhà nước về dân cư và hộ tịch, Ủy ban nhân dân Thành phố đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện thí điểm khai thác, sử dụng dữ liệu số hóa hộ tịch Qua thời gian thi hành, công tác thực hiện pháp luật về số hóa dữ liệu hộ tịch đã đạt được những thành tích nhất định Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác thực hiện pháp luật về số hóa dữ liệu hộ tịch cũng đã bộc lộ một số khó khăn, vướng mắc như: hệ thống thông tin quản lý thường xuyên báo lỗi; các thông tin chưa được cập nhật nhanh chóng; phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác số hóa dữ liệu hộ tịch còn hạn chế; năng lực của các cán bộ làm công tác số hóa dữ liệu hộ tịch còn kém… Do đó, việc nghiên cứu các quy định pháp luật về số hóa dữ liệu hộ tịch; đánh giá việc thực

hiện pháp luật về số hóa dữ liệu hộ tịch tại Thành phố Hồ Chí Minh nhằm làm cơ sở đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố trong thời gian tới là việc làm cần thiết hiện nay

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả lựa chọn đề tài “Thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” làm đề án

luận văn thạc sỹ của mình với mong muốn góp phần hoàn thiện về công tác số hóa sổ hộ tịch cũng như nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Cho đến nay đã có một số công trình nghiên cứu về công tác số hóa dữ liệu nói chung và số hóa dữ liệu hộ tịch nói riêng, cụ thể một số nghiên cứu nổi bật như:

- Về nội dung pháp luật quản lý về hộ tịch

+ Đề tài Quản lý nhà nước về hộ tịch ở Quận 10 Thành phố Hồ Chí Minh - Hàng Thị Huyền (2017) Trong đó tác giả đã đánh giá và làm rõ được cơ sở lý luận, thực trạng quản lý nhà nước về hộ tịch ở Quận 10, TP Hồ Chí Minh từ năm 2012 - 2016 Bên cạnh đó tác giả cũng nêu ra các khó khăn, thuận lợi và nguyên nhân dẫn đến khó khăn thuận lợi đó, từ đó tác giả đã đề xuất một số giải pháp để Quản lý nhà nước về hộ tịch ở Quận 10 TP Hồ Chí Minh được tốt hơn [16]

+ Đề tài Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch của ủy ban nhân dân huyện Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh - Đỗ Ngọc Nhung và Trần Toàn Trung (2023) Bằng phương pháp nghiên cứu cơ bản và thu thập dữ liệu, phân tích cá các vấn đề hiện tại, tham vấn các bên liên quan bao gồm chính quyền địa phương, cư dân và các cơ quan liên quan; xác định các giải pháp dựa trên phân tích và đóng góp ý kiến của các bên liên quan; thực hiện thí điểm; quan sát và đánh giá; tinh chỉnh và nhân rộng, xây dựng tài liệu và nhân rộng; giám sát và thực hiện thay đổi để thích ứng Qua nghiên cứu nhóm tác giả đã đưa ra một số thực trạng như sau: Về hệ thống văn bản quản lý hộ tịch

huyện Nhà Bè đã ban hành 53 văn bản quản lý, 217 văn bản hướng dẫn phù hợp với thực tiễn Tuy nhiên hiệu quả thi hành văn bản quy phạm pháp luật trong thực tiễn vẫn chưa cao, và việc ban hành văn bản quản lý nhà nước về hộ tịch còn hạn chế về số lượng và chất lượng, nội dung còn khái quát, chủ yếu dựa trên văn bản của cấp trên và chưa gắn cụ thể với điều kiện, đặc điểm của địa phương; Về tuyên truyền và phổ biến pháp luật về hộ tịch, từ năm 2016 -2021 trên địa bàn Huyện đã thực hiện khoảng 1.148 cuộc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật với gần 168.397 người tham dự, 1.294 chương trình phát thanh, 2.386 tin bài về pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng; 17.563 văn bản tuyên tuyền pháp luật; Xây dựng quản lý và khai thác 25 tủ sách, mỗi tủ có trung bình 250 cuốn Nhưng trên thực tế công tác, hình thức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật chưa đáp ứng được yêu cầu, chất lượng chưa cao, thiếu sinh động Bộ máy thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong quá trình phối hợp vẫn còn vướng mắc, khó khăn cả về thể chế và nhận thức trong quá trình thực hiện Cơ chế, sự phối hợp giữa chính quyền địa phương với các cơ quan cấp trên đôi khi còn thiếu chặt chẽ, phối hợp, gây khó khăn trong việc triển khai đồng bộ các giải pháp quản lý trên địa bàn Huyện; Về việc tổ chức đăng ký hộ tịch, công tác này đang được cải thiện ngày càng tốt hơn trên địa bàn, các sự kiện hộ tịch cá nhân được đăng ký đầy đủ, kịp thời, chính xác, đúng trình tự, theo quy định của pháp luật, tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho người dân Việc sử dụng các hệ thống quản lý hộ tịch điện tử đã làm cho các công tác quản lý, báo cáo, thống kê, giám sát các sự kiện hộ tịch đạt kết quả cao hơn [38]

Về nội dung thực hiện pháp luật về hộ tịch

- Đề tài Thực hiện pháp luật về hộ tịch ở huyện Mê Linh, Thành phố Hà Nội - Hoàng Thị Bảo Trang (2016) Đề tài đã đánh giá được thực trạng thực hiện pháp luật về hộ tịch từ đó đề xuất những giải pháp để thực hiện pháp luật về hộ tịch ở huyện Mê Linh, TP Hà Nội được hiệu quả hơn [24]

- Trong bối cảnh chuyển đổi số, tác giả Phạm Thành An đã thực hiện luận văn Thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch của Ủy ban nhân dân phường

trong bối cảnh chuyển đổi số tại Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh vào năm 2022 Luận văn đã nêu được những cơ sở lý luận cũng thực trạng quản lý hộ tịch ở UBND Phường từ đó đề xuất một số giải quyết nâng cao hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch [1]

Về vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ

Hiện nay có rất nhiều nghiên cứu về số hóa tài liệu lưu trữ ở các lĩnh vực khác nhau Số hoá tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam [37], số hóa sách, tài liệu trong thư viện… Cụ thể năm 2016 tác giả Nguyễn Thị Hạnh thực hiện luận vănNghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc trực thuộc Chính phủ Luận văn đã nêu được thực trạng công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại cơ quan và từ đó đề xuất những giải pháp để triển khai số hóa tài liệu

Tóm lại, tính đến thời điểm hiện nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về các vấn đề lý luận, thực tiễn tại các địa phương khác nhau có liên quan đến công tác quản lý hộ tịch và các tác giả cũng đã đưa ra rất nhiều giải pháp nhằm cải tiến công tác quản lý hộ tịch Tuy nhiên, các tác giả chỉ nghiên cứu việc quản lý công tác hộ tịch dưới góc độ các dữ liệu bản giấy Chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch, gắn với địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Chính vì vậy, đề tài nghiên cứu thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh không có sự trùng lặp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề án tập trung nghiên cứu về hoạt động thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch, trong đó tập trung vào hoạt động của các cơ quan Nhà nước và công chức có thẩm quyền

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: nghiên cứu thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch gồm

các nội dung sau;

+ Thực hiện quy định về lộ trình số hoá + Thực hiện pháp luật về kết quả số hoá + Ban hành văn bản hướng dẫn số hoá + Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm về số hoá

- Về không gian: Trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh - Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng trong thời gian từ năm 2020 đến

năm 2023

4 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án

4.1 Mục tiêu nghiên cứu của đề án

Bằng cách nghiên cứu lý luận và thực trạng thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, Đề án này nhằm đề xuất một số giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề án

Để đạt được mục tiêu trên, đề án tập trung nghiên cứu một số nhiệm vụ như sau:

- Nghiên cứu làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về số hóa sổ hộ tịch; lý luận về thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

- Phân tích, đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh;

- Đề xuất một số giải pháp đảm bảo thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thời gian tới

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề án đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:

- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: phương pháp này sử dụng

trong chương 1 để phân tích một số vấn đề lý luận về số hóa sổ hộ tịch và pháp luật về số hóa sổ hộ tịch; đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch từ thực tiễn thực hiện tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Phương pháp thu thập số liệu, thống kê, so sánh số liệu: phương pháp

này được dùng chủ yếu trong nội dung Chương 2, được dùng để thu thập số liệu, thống kê tình hình thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh nhằm làm căn cứ cho việc xây dựng các giải pháp góp phần bảo đảm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trong thời gian tới

- Phương pháp tổng hợp: từ những số liệu đã thu thập được, tổng hợp và

hệ thống hóa các kiến thức, số liệu trên vào đề án

6 Hiệu quả, lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn

Đề án đã đánh giá đầy đủ về thực trạng THPL về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàm thành phố Hồ Chí Minh Trên cơ sở phát hiện những tồn tại, hạn chế, vướng mắc để đề xuất một số giải pháp bảo đảm hoàn thiện việc THPL về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàm thành phố Hồ Chí Minh

Những giải pháp đưa ra góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, hoàn thiện hệ thống pháp luật về về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA THỰC HIỆN PHÁP

LUẬT VỀ SỐ HÓA SỔ HỘ TỊCH 1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luât về số hóa sổ hộ tịch

1.1.1 Khái niệm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

mà chỉ có đưa ra khái niệm “Chứng thư hộ tịch” Đối với những nước theo luật

thành văn như là nước Pháp thì khái niệm này thông thường gắn liền với khái

niệm “Thân trạng” và được hiểu là “căn cước, tình trạng dân sự của một cá nhân” Tổ chức Liên hiệp quốc công nhận và đưa vào chính thức sử dụng thì khái niệm “Civil registration” có nghĩa là: “Đăng ký hộ tịch là việc ghi nhớ liên tục đặc điểm về sự tồn tại và tình trạng dân sự của mỗi cá nhân liên quan đến dân số được quy định bởi sắc lệnh, luật hoặc điều lệ phù hợp với yêu cầu của pháp luật mỗi quốc gia” 1

Xét từ góc độ ngôn ngữ học, thuật ngữ “Hộ tịch” là khái niệm đặc biệt của hệ thống khái niệm pháp lý tiếng Việt Bản thân thuật ngữ “Hộ tịch” là từ

ghép gốc Hán và hoàn toàn không dễ Việt hóa

Theo quy định của pháp luật Việt Nam cụ thể là tại Khoản 1 Điều 2 và

Điều 3 Luật Hộ tịch năm 2014 thì “Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết”

Những sự kiện cơ bản:

- Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện: khai sinh; kết hôn; giám hộ; bổ

sung thông tin hộ tịch; khai tử…

1Nguyễn Duy Thụy (2017), Quản lý Nhà nước về Hộ tịch từ thực tiễn tỉnh An Giang, Luận văn thạc sỹ luật

học, Học viện Khoa học xã hội

- Thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, đã chết

- Các sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con

Cuối cùng là xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.2 Liệt kê một số giấy tờ hộ tịch khác không có ở trên

Giấy tờ về hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền cấp là cơ sở pháp lý chứng minh quyền và nghĩa vụ của công dân phát sinh từ sự kiện hộ tịch Do các giấy tờ về hộ tịch có tính chất rất quan trọng cho nên pháp luật có quy định về quy trình đăng ký và quản lý hộ tịch như các nguyên tắc, thủ tục, trình tự đăng ký và

giấy tờ hộ tịch được cấp ở trong nước

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của một cá nhân, tất cả các loại giấy tờ khác về hộ tịch đều phải phù hợp Giấy khai sinh của cá nhân người đó nên

việc đăng ký hộ tịch là một việc làm bắt buộc không chỉ đối với công dân mà

còn đối với cả các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

1.1.1.2 Số hóa sổ hộ tịch

Theo Trần Đức Tân và cộng sự số hóa (Digitization) quá trình chuyển đổi thông tin vật lý ở thế giới thực sang kỹ thuật số3 Tức là thực hiện quá trình chuyển đổi thống tin trên các thiết bị vật lý thành các thông tin số được lưu trữ trên các thiết bị điện tử ví dụ như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF Sau khi số hóa dữ liệu hoàn toàn không bị thay đổi mà chỉ

2 Điều 3 Luật số: 60/2014/QH13

3Tân, T Đ., Thu, P T., & Thu, N T SỐ HOÁ VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số Số hóa đóng vai trò rất quan trọng đối với mọi lĩnh vực bởi vì nó giúp việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu tốt hơn Mặc dù dữ liệu được lưu trữ ở dạng vật lý thường ổn định hơn, nhưng dữ liệu số cũng có rất nhiều ưu điểm so với dữ liệu vật lý như nó có thể dễ dàng được truy xuất, không bị mất mát qua thời gian, có thể nhân bản ra để lưu trữ trên nhiều thiết bị khác nhau, có thể được truyền đi và chia sẽ cho nhiều người khai thác sử dụng Vì vậy số hóa giúp tổ chức thực hiện mọi thứ nhanh hơn, rẻ hơn để từ đó tổ chức nâng cao năng xuất làm việc và tạo ra lợi nhuận tốt

Hiện nay, việc quản lý sổ hộ tịch ở các cơ quan nhà nước được lưu giữ chủ yếu bằng giấy, lưu trữ như vậy có ưu điểm là lưu giữ được tài liệu gốc với độ bảo mật cao Tuy nhiên việc lưu trữ bằng giấy có nhược điểm là khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch rất lớn, gây khó khăn trong việc quản lý, bảo quản và tìm kiếm

dữ liệu, không tránh khỏi những “hiểm họa” như mối mọt, cháy nổ hay thiên

tai, thất thoát tài liệu Khi người dân làm các thủ tục hành chính… thì cơ quan nhà nước yêu cầu chứng minh tình trạng hộ tịch thì người dân lại phải, xuất trình, nộp nhiều loại giấy tờ, gây ra phiền hà, tốn chi phí, công sức, thời gian Thêm vào đó, quá trình trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tịch của một cá nhân khi cần thường không được tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thông tin Vì vậy, việc số hóa sổ hộ tịch trở thành nhu cầu cần thiết trong việc lữu trữ và quản lý dữ liệu trong các cơ quan nhà nước

Theo Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa sổ hộ tịch ban hành kèm theo Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch thì: Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/ chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và thông tin hộ tịch cần số hóa là toàn bộ thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương trước khi địa phương mình triển khai số hoá

1.1.1.3 Pháp luật về số hoá sổ hộ tịch

Trong thời kỳ này với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ trong công tác quản lý, đăng ký hộ tịch theo hướng chuyên nghiệp, dữ liệu số, phù hợp với yêu cầu phát triển của đất nước, đòi hỏi một hệ thống các chủ trương, chính sách, quy phạm pháp luật tạo cơ sỏ pháp lý cho công tác số hóa sổ hộ tịch

Pháp luật về hộ tịch bao gồm toàn bộ hệ thống các quy phạm điều chỉnh các vấn đề về hộ tịch Vì vậy, Luật Hộ tịch năm 2014, Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014 sẽ là những cơ sở pháp lý chủ đạovề pháp luật hộ tịch chính Các quan hệ pháp luật về hộ tịch được phân thành hai nhóm chính:

- Nhóm quan hệ mang tính chất dân sự - Nhóm quan hệ về quản lý

Nó nêu bật điểm đặc trưng cơ bản của việc điều chỉnh pháp luật về hộ tịch, đó là các quan hệ pháp luật về hộ tịch đồng thời được điều chỉnh bởi hai nhóm quy phạm pháp luật cơ bản, đó là quy phạm luật dân sự và quy phạm luật hành chính và hai nhóm quy phạm này có mối liên quan hết sức chặt chẽ, trong đó nhóm quy phạm về hộ tịch do luật dân sự điều chỉnh luôn có vai trò làm tiền đề để xây dựng các quy phạm hành chính về hộ tịch

Pháp luật về hộ tịch là hệ thống các quy phạm pháp luật thuộc ngành Luật hành chính và nó có nghĩa là đối tượng điều chỉnh của pháp luật về hộ tịch chỉ gồm các quan hệ mang tính chất chấp hành - điều hành phát sinh trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, dù hai quan niệm trên có sự khác biệt cơ bản nhưng lại không mâu thuẫn và loại trừ nhau Trong đề án, tác giả xin được hiểu thuật

ngữ “pháp luật về hộ tịch” theo nghĩa này

Như vậy, pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là hệ thống các quy phạm pháp luật do cơ quan có thẩm quyền ban hành điều chỉnh quan hệ xã hội phát sinh trong việc quản lý nhà nước về số hóa sổ hộ tịch nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân, nó sẽ góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch

1.1.1.4 Thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

Pháp luật chỉ có ý nghĩa khi được thực hiện, các quy định của pháp luật trở thành hành vi và hoạt động của các chủ thể pháp luật, thực hiện pháp luật là quá trình hoạt động có mục đích mà các chủ thể pháp luật bằng hành vi của mình trong thực tế đời sống

Thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là một lĩnh vực cụ thể của quá trình thực hiện pháp luật, vì vậy nó cũng thể hiện đầy đủ những hình thức mà lý luận chung về nhà nước và pháp luật đã chỉ ra, gồm các hình thức một là tuân thủ pháp luật; hai là thi hành pháp luật; ba là sử dụng pháp luật và cuối cùng là áp dụng pháp luật

* Tuân thủ pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

Tuân thủ pháp luật hộ tịch về số hóa Sổ hộ tịch là một hình thức thực hiện pháp luật, trong đó các chủ thể pháp luật kiềm chế, không làm những hoạt động mà pháp luật ngăn cấm và thông qua hình thức tuân thủ pháp luật hộ tịch và số hóa sổ hộ tịch mà đưa các quy định của pháp luật hộ tịch vào cuộc sống

Có thể nhận ra rằng, thực hiện pháp luật về đăng ký hộ tịch là sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trong luật và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đến hộ tịch, các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch do pháp luật quy định thì các chủ thể tham gia vào mối quan hệ này nhất thiết phải tuân thủ, không được hành động trái pháp luật; không được thực hiện hoặc cam kết những điều mà pháp luật không cho phép; việc thực hiện luôn phải tự giác và kiềm chế không được thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật

* Thi hành pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

Thi hành pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là một hình thức thực hiện pháp luật mà trong đó các chủ thể pháp luật thực hiện nghĩa vụ pháp lý của mình đưa chúng vào đời sống cộng đồng và là những quy phạm pháp luật bắt buộc (những quy định nghĩa vụ phải thực hiện hành vi tích cực nhất định) được thực hiện ở hình thức này và nó là hành vi của chủ thể thực hiện một cách hợp pháp có mục

đích của chủ thể để hiện thực hóa quy định mà pháp luật ban hành, đưa chúng

vào đời sống hàng ngày, trở thành những hành vi được công nhận hợp pháp

* Sử dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

Sử dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là một hình thức thực hiện pháp luật, trong đó các chủ thể pháp luật thực hiện quyền chủ thể của mình tức là thực hiện những hành vi pháp luật cho phép

Có thể hiểu sử dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là đăng ký hộ tịch trên dữ liệu điện tử, trong đó các chủ thể liên quan thực hiện các quyền của mình trên môi trường số được pháp luật quy định

* Áp dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

Áp dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là một hình thức thực hiện pháp luật, trong đó Nhà nước thông qua các cơ quan, tổ chức, cá nhân được Nhà nước trao thẩm quyền mà căn cứ vào các quy định của pháp luật để ban hành các quyết định làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt các quan hệ pháp luật Có nghĩa là hình thức áp dụng pháp luật luôn luôn thể hiện ý chí của Nhà nước, mang tính quyền lực nhà nước và các chủ thể được Nhà nước trao quyền để ban hành những quyết định cá biệt phải tuân thủ một cách triệt để những quy định của pháp luật về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhằm cá biệt hóa các

quy phạm pháp luật vào những trường hợp cụ thể

Như vậy, thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch cũng được thể hiện thông qua bốn hình thức: tuân thủ pháp luật, thi hành pháp luật, sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch và các hình thức áp dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch có sự khác biệt so với các hình thức áp dụng pháp luật khác vì hình thức áp dụng pháp luật về số hóa sổ hộ tịch luôn có sự tham gia của Nhà nước thông qua các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về số hóa sổ hộ tịch

Tóm lại, thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là quá trình hoạt động có mục đích, thể hiện ý chí của Nhà nước, do cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia thu thập, phân loại, scan/ chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông

tin đăng ký và quản lý hộ tịch nhằm phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc bảo đảm cho các quy định của pháp luật về số hóa sổ hộ tịch được thực hiện

1.1.2 Đặc điểm của thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

Thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là việc thực thi trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong quản lý hộ tịch, khác với thực hiện pháp luật trong các lĩnh vực, các ngành luật khác ở các chủ thể, phạm vi, nội dung và các hình thức thực hiện, cụ thể:

- Chủ thể thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch đầu tiên là các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch ở địa phương, các công chức làm công tác hộ tịch

- Đối tượng của thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch luôn gắn liền với yếu tố nhân thân của một con người từ khi sinh ra đến khi chết

- Nội dung thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch khá phức tạp và mang tính nhạy cảm, liên quan đến yếu tố nhân thân của con người và có liên quan trực tiếp đến quyền nhân thân của con người

- Quy trình thục hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch đòi hỏi việc áp dụng công nghệ vào các hoạt động số hóa dữ liệu trên nền tảng số, yêu cầu đội ngũ công chức thực hiện phải có năng lực số

- Pháp luật về quản lý hộ tịch điều chỉnh những quan hệ phát sinh trong quản lý về hộ tịch bao như: Quy định về hộ tịch; quyền, nghĩa vụ, nguyên tắc, thẩm quyền, thủ tục đăng ký hộ tịch và là cơ sở pháp lý trong việc bảo đảm quyền con người về nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết, nó được nhà nước bảo đảm trong quy phạm pháp luật về quản lý hộ tịch bằng việc quy định rõ quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ đăng ký và quản lý các sự kiện hộ tịch phát sinh

1.1.3 Vai trò của thực hiện pháp luật về số hoá sổ hộ tịch

Một là, thực hiên pháp luật về số hóa sổ hộ tịch tạo sự thống nhất, đồng

bộ về hệ thống dữ liệu sổ hộ tịch

Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến hộ tịch, từ đó làm cơ sở để kết nối cơ sở dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh và cả quốc gia một cách thông suốt, đồng bộ, thống nhất và việc này đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu, cung cấp thông tin cơ bản của cá nhân với cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch

Hai là, thực hiên pháp luật về số hóa sổ hộ tịch giúp giải quyết các thủ

tục pháp lý rườm rà

Thực hiện số hóa sổ hộ tịch giúp giảm bớt các thủ tục pháp lý rườm rà, phức tạp, tốn thời gian, công sức, loại bỏ việc lưu trữ bằng giấy cồng kềnh, tốn kém… Số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân trên môi trường số, giúp cán bộ, người dân thuận tiện hơn trong quá trình giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính liên quan đến hộ tịch

Ba là, thực hiên pháp luật về số hóa sổ hộ tịch nâng cao hiệu quả quản

lý số hổ tịch

Hoạt động số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ thông tin hộ tịch của người dân trên cùng một hệ thống Trong trường hợp cần xuất trình giấy tờ hộ tịch cá nhân, người dân không cần phải nộp nhiều giấy tờ rườm rà cùng lúc, điều này vừa tạo sự thuận lợi cho nhân dân vừa giảm bớt gánh nặng hành chính cho cơ quan nhà nước Từ đó, hỗ trợ nâng cao hiệu quả đăng ký và quản lý sổ hộ tịch

Bốn là, thực hiện pháp luật về hộ tịch là cơ sở pháp lý để đảm bảo trách nhiệm của Nhà nước đối với việc thực hiện quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân

Khi nảy sinh các sự kiện có liên quan đến bản thân mình ví dụ như: sinh con, kết hôn, nhận cha mẹ con… thì các cá nhân sẽ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để đăng ký các sự kiện đó và về phía cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức có thẩm quyền theo quy định sẽ dựa vào các quy định pháp luật cụ thể thực

hiện việc đăng ký Dựa trên cơ sở sự kiện đã được cá nhân đăng ký, Nhà nước sẽ sử dụng làm căn cứ để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của cá nhân Ví dụ như, việc cơ quan đăng ký hộ tịch cấp giấy chứng nhận giám hộ sẽ mang lại những lợi ích nhất định cho các chủ thể và giấy xác nhận giám hộ chứng nhận mối quan hệ hợp pháp giữa người giám hộ với người được giám hộ, là căn cứ để Nhà nước bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người giám hộ và người được giám hộ theo quy định của pháp luật

Năm là, thực hiện pháp luật hộ tịch góp phần đảm bảo an ninh trật tự tại địa phương

Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước mà quyền lực thuộc về nhân dân Do đó, Nhà nước sẽ hoạt động vì mục đích là phục vụ cho lợi ích và hạnh phúc của nhân dân Thực hiện Luật hộ tịch và các văn bản hướng dẫn sẽ giúp cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu thập được các thông tin của cá nhân, từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc giúp giảm các thủ tục hành chính, thuận tiện hơn cho cơ quan nhà nước và người dân Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ làm nền tảng để tích hợp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư giúp việc truy xuất nguồn gốc của cá nhân được nhanh chóng, chính xác, giải thời gian đi lại, công sức, tiền bạc, tạo sự đồng thuận của nhân dân …góp phần giữ gìn trật tự an ninh xã hôi

1.2 Nội dung thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

1.2.1 Lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch

Qua khảo sát, đánh giá và cân nhắc trên nhiều mặt, nhằm đảm bảo việc tạo lập dữ liệu và hình thành các thông tin cơ bản, mối quan hệ nhân thân của các công dân để kết nối, đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được thuận lợi, việc số hóa sổ hộ tịch cần tiến hành theo lộ trình, cụ thể:

- Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;

- Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);

- Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, của Chính phủ về đăng ký hộ tịch;

- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;

- Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước Việc số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cần tận dụng được các thông tin công dân đã được tạo lập và thiết lập mối quan hệ nhân thân trong cơ sở dữ liệu và ở mỗi giai đoạn, nên ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa các nhóm sổ hộ tịch gốc theo thứ tự sau đây:

• Nhóm Sổ đăng ký kết hôn; • Nhóm Sổ đăng ký khai sinh; • Nhóm Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; • Nhóm Sổ đăng ký khai tử;

• Các sổ đăng ký hộ tịch còn lại,…

Các bước thực hiện số hóa sổ hộ tịch

Bước 1: Thu thập và phân loại các sổ hộ tịch cần số hóa

Thực hiện thu thập và phân loại các sổ hộ tịch gốc sẽ được dùng để số hóa dữ liệu

Ưu tiên số hóa trước các sổ hộ tịch có thông tin được ghi chép một cách rõ ràng, ít gạch xóa, sửa chữa, thay đổi

Dữ liệu sổ hộ tịch được số hóa gồm: Sổ đăng ký khai sinh; sổ đăng kí kết

hôn; sổ đăng kí khai tử; số đăng kí nhận nuôi con nuôi

Bước 2: Scan / chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu Excel

Thực hiện scan hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại, đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một file PDF riêng, đồng thời, xử lý các file PDF đảm bảo đáp ứng các yêu cầu được quy định và mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ hộ tịch được scan hoặc chụp

thành một file PDF riêng Tiến hành nén file PDF của cùng một Sổ hộ tịch gốc

vào chung 01 filevà theo quy tắc được quy định File zip chứa các file PDF

của từng Sổ hộ tịch được tạo lập

Tạo lập các file Excel chứa dữ liệu hộ tịch: ✓ Đối với các dữ liệu điện tử đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và đăng ký khai tử: Thực hiện đọc, phân tích và tạo file Excel dữ liệu hộ tịch từ các file PDF hoặc từ Sổ hộ tịch gốc (có thể sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ hoặc cập nhật thủ công);

✓ Đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch có thông tin thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc hoặc các thay đổi hộ tịch khác: Tổng hợp thông tin mới nhất cho các trường thông tin trước khi điền dữ liệu tương ứng vào file Excel;

✓ Tiến hành chuẩn hóa lại tên file, tên các cột dữ liệu của file Excel theo đúng tên của các trường thông tin đã được công bố trong tài liệu; rà soát, chuẩn hóa lại nội dung các dữ liệu hộ tịch đã được tạo lập trong file Excel theo nội dung đã được đăng ký trong Sổ gốc và theo chuẩn dữ liệu danh mục

✓ Đối với các sổ hộ tịch còn lại, bao gồm Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc: Công chức tư pháp hộ tịch chủ động đăng nhập vào Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung để cập nhật trực tiếp thông tin từ Sổ hộ tịch gốc và đính kèm các file PDF đã được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc thông qua các chức năng cập nhật dữ liệu cũ

Bước 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa Tiến hành cập nhật (import) các file Excel và file zip tương ứng của

từng Sổ hộ tịch vào Hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử hoặc chủ động cập nhật trực tiếp từng dữ liệu vào hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử của hệ thống, trong đó:

- Trường hợp cập nhật trực tiếp dữ liệu thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử: đơn vị chịu trách nhiệm số hóa dữ liệu phải tạo liên kết từng file PDF với từng dữ liệu hộ tịch tương ứng

- Trường hợp import dữ liệu từ file Excel: các file PDF sẽ được hệ thống

giải nén từ file zip và tạo liên kết một cách tự động với các dữ liệu hộ tịch

tương ứng đã được import

Dữ liệu sau khi được import hoặc cập nhật trực tiếp vào Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử sẽ được lưu trữ tại Phân vùng dữ liệu tạm của Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

Rà soát chi tiết các dữ liệu đã được import hoặc cập nhật trực tiếp, đối chiếu thông tin với nội dung đã đăng ký trong Sổ hộ tịch gốc, sau đó tiến hành điều chỉnh, chuẩn hóa đối với các dữ liệu có sai lệch thông tin so với thông tin trong Sổ hộ tịch gốc

Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Công chức tư pháp hộ tịch đăng nhập vào Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử, tiến hành kiểm tra, đối chiếu dữ liệu đã được đơn vị thực hiện số hóa bàn giao với nội dung đã đăng ký trong Sổ gốc và / hoặc file PDF tương ứng được đính kèm Trường hợp có sai sót về thông tin thì thực hiện rà soát, chuẩn hóa lại thông tin

Phê duyệt các dữ liệu đã được chuẩn hóa và không có sai lệch thông tin để đưa vào danh sách chuyển đổi sang Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch và sẽ được chính thức chuyển đổi các dữ liệu Số hóa đã được phê duyệt

vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

Trách nhiệm thực hiện số hóa sổ hộ tịch

Khoản 2 Điều 10 Thông tư 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến quy định trách nhiệm thực hiện việc số hóa sổ hộ tịch như sau:

- Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện và chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa

- Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trong việc xây dựng Kế hoạch số hóa đối với các Sổ hộ tịch đã được đăng ký, lưu trữ tại địa phương, trình UBND cấp tỉnh phê duyệt và triển khai thực hiện; chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa thuộc địa bàn quản lý

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (gọi là cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi là cấp xã) có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp

trong việc số hoá và bảo đảm tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ

tịch được số hóa thuộc địa bàn quản lý và cơ quan chịu trách nhiệm số hóa Sổ hộ tịch phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ trước khi phê duyệt, chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Quy định về các kết quả số hóa sổ hộ tịch

- Đối với file PDF: Mỗi trường hợp đã được đăng ký trong sổ hộ tịch gốc phải được scan hoặc chụp thành 01 file PDF riêng, có dung lượng không quá

100Kb, đảm bảo đủ chất lượng để có thể nhìn rõ các thông tin bằng mắt thường

và các file PDF này sẽ được dùng để tạo liên kết với các dữ liệu hộ tịch tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm phục vụ công tác lưu trữ dữ liệu cũng như để đối chiếu, rà soát và xác thực thông tin khi cần thiết Để tạo thuận lợi cho quá trình tự động phân tích và đính kèm file PDF với các dữ liệu hộ tịch

được cập nhật trên Hệ thống (khi import file zip chứa danh sách các file PDF),

mỗi file PDF ứng với từng trường hợp đã đăng ký trong Sổ hộ tịch gốc phải được đặt tên theo quy tắc như sau:

{{Mã nghiệp vụ}}.{{Năm mở sổ}}.{{Quyển số}}.{{Ngày đăng ký}}.{{Số đăng ký}}.pdf

Trong đó {{Ngày đăng ký}} được đặt theo quy tắc: {{Tháng}}-{{Ngày}}

{{Năm}} Đối với file.zip: Mỗi sổ hộ tịch gốc phải được tạo tương ứng một file zip riêng, chứa đầy đủ các file PDF đã được scan hoặc chụp từ từng trường hợp đã đăng ký trong sổ hộ tịch gốc Để tạo thuận tiện cho công tác bàn giao và lưu trữ các file zip sau khi được số hóa, các file zip phải được đặt tên theo

quy tắc như sau:

{{Tên đơn vị}}.{{Mã nghiệp vụ}}.{{Năm mở sổ}}.{{Quyển số}}.zip

Trong đó, tên đơn vị được đặt theo quy tắc: {{Tên đầy đủ viết liền, viết không dấu}}_{{Tên viết tắt của đơn vị cấp trên}} (theo quy tắc đặt tên tài khoản người dùng trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch)

- Đối với file Excel: Trong quá trình số hóa, mỗi Sổ hộ tịch gốc phải được tạo lập thành 01 file Excel riêng theo tiêu chuẩn Excel 2003 (được lưu dưới định dạng xls), trong đó:

+ Tên file Excel được đặt theo quy tắc đặt tên file zip ở trên; + Mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ hộ tịch gốc phải được tạo tương ứng một dòng dữ liệu trong file Excel, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về cấu trúc file dữ liệu được quy định trong mục này;

+ File dữ liệu Excel được tạo lập phải chứa tối thiểu các trường thông tin đã được đánh dấu là bắt buộc số hóa Với các trường thông tin không bắt buộc số hóa thì tùy theo mục đích quản lý thì có thể bổ sung, số hóa thêm trên cơ sở danh sách các trường thông tin của từng loại sổ hộ tịch hoặc cập nhật bổ sung khi cần thiết (thực hiện trực tiếp trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung sau khi dữ liệu đã được chuyển đổi vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch và lưu chính thức trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc);

+ Tên gọi và dữ liệu của từng trường thông tin được tạo lập trong file Excel phải tuân thủ các yêu cầu về tên, định dạng dữ liệu và tuân thủ danh mục dữ liệu chuẩn dùng chung;

+ Các trường thông tin không được lựa chọn để số hóa dữ liệu thì các cột dữ liệu tương ứng không cần đưa vào file Excel

1.2.2 Tổ chức thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

- Ban hành văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật về số hóa hộ tịch

Ngoài các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Hộ tịch như Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp thì trong quá triển khai thực hiện các cơ quan có thẩm quyền trong việc quản lý hộ tịch thường xuyên ban hành các văn bản hướng dẫn trong giới hạn thẩm quyền của mình quản lý hoặc trao đổi thông tin giữa các cơ quan với nhau, ví dụ:

- Giữa các UBND cấp xã thường xuyên trao đổi thông tin của cá nhân khi có sự thay đổi về cư trú Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền trên hướng dẫn đối với trường hợp đặc biệt chưa được điều chỉnh bởi văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch

- Tuyên truyền, phố biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch Để thực hiện có hiệu quả công tác số hóa hộ tịch, chính quyền các cấp cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền thông qua nhiều hình đa dạng, phong phú như: Tờ tin hàng tháng, phát thanh tuyên truyền; tổ chức hội nghị, hội thi tìm hiểu pháp luật, tuyên truyền thông qua buổi họp Tổ dân phố, tổ chức các CLB trợ giúp pháp lý … giúp người dân hiều về tầm quan trọng trong việc số hóa hộ tịch và những lợi ích mà nó mang lại

- Tổ chức bộ máy nhân sự thực hiện - Bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng thực hiện - Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị - Phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

- Theo dõi, kiểm tra, đánh giá thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch - Xử lý vi phạm hành chính đối với những vi phạm pháp luật số hóa sổ

hộ tịch

1.3 Các yếu tố tác động bảo đảm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch

Thứ nhất, Yếu tố về chính trị, tư tưởng

Hoạt động xây dựng pháp luật về quản lý hộ tịch nói chung và pháp luật về số hóa sổ hộ tịch nói riêng luôn phải bám sát vào các quan điểm, đường lối, chủ trương của Đảng về cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ phải nộp, giảm thời gian giải quyết hồ sơ, giảm đi lại cho người dân Các quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước là cơ sở cho quá trình xây dựng, hoàn thiện pháp luật quản lý hộ tịch nói chung và pháp

luật về số hóa sổ hộ tịch nói riêng

Để đảm bảo hoạt động THPL số hóa sổ hộ tịch có hiệu lực, hiệu quả đòi hỏi sự vào cuộc quyết liệt của các cấp, các ngành và cả bộ máy chính trị Nhà nước và là cơ sở quan trọng cho các cơ quan nhà nước thể chế hoá thành hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý hộ tịch, số hóa sổ hộ tịch, tạo cơ sở pháp lý cho việc đưa những chủ trương, chính sách của Đảng vào cuộc sống

Thứ hai, Yếu tố về pháp lý

Hệ thống quy pháp luật liên quan đến quản lý hộ tịch và số hóa sổ hộ tịch đầy đủ sẽ là một trong những điều kiện quan trọng cho việc thực hiện pháp luật về hộ tịch Hiện nay, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý hộ tịch và số hóa sổ hộ tịch có thể kể đến: Luật số 60/2014/QH13 Hộ tịch ngày 20/11/2014 của Quốc hội; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch ngày 15/11/2015 của Chính phủ; Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT Hướng dẫn thực hiện liên thông các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi ngày 15/05/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng Bộ Y tế; Thông tư số 15/2015/TT-BTP đã thay thế Thông tư số 04/2020/TT-BTP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch ngày 16/11/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP Hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

ngày 30/06/2016 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Công văn số 1437/BTP-CNTT của Bộ Tư pháp ngày 25 tháng 4 năm 2019 về việc hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch; …

Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực hiện việc số hoá sổ hộ tịch Tuy nhiên cần đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau:

- Tính hợp hiến: Tính hợp hiến của văn bản có nghĩa là các văn bản quy phạm pháp luật không những phải phù hợp với các quy định của Hiến pháp mà còn phải phù hợp với tinh thần và nguyên tắc của Hiến pháp Bên cạnh yêu cầu tôn trọng các quy định của Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật cần phải tuân thủ yêu cầu về thứ bậc hiệu lực pháp lý của văn bản trong hệ thống pháp luật và nguyên tắc này luôn tồn tại song song với nguyên tắc: văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

- Tính toàn diện, đồng bộ: Tính toàn diện, đồng bộ có nghĩa là từng quy định pháp luật có cấu trúc chặt chẽ, mỗi chế định pháp luật có các quy phạm pháp luật để điều chỉnh; thể hiện ở việc ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn chi tiết để khi văn bản luật có hiệu lực thì có thể tiến hành tổ chức thực hiện ngay vào thực tế Tránh trường hợp luật đã ra trong thời gian dài nhưng chưa thực hiện được vì phải chờ Nghị định, Thông tư hướng dẫn

- Tính thống nhất: Tính thống nhất có nghĩa là trong cùng một văn bản các nội dung trong cùng văn bản các nội dung phải thống nhất không được lặp lại và chồng chéo, thống nhất giữa nội dung với hình thức của văn bản; các văn bản do cùng một cơ quan ban hành không được mâu thuẫn với nhau; văn bản do cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành không được mâu thuẫn với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

Thứ ba, Yếu tố về ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật

Cách mạng công nghiệp 4.0 phát triển mạng mẽ và với việc ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật vào tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Do đó, việc áp dụng công nghệ thông tin, tiến đến số hóa sổ hộ tịch là một nhu cầu mang tính cấp thiết Số hóa sổ hộ tịch với việc tích hợp đầy

đủ các thông tin cá nhân, giúp cơ quan quản lý, người dân thuận tiện hơn trong việc giải quyết các thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng, hiệu quả Theo đó, người dân khôngcòn phải rơi vào tình trạng “dở khóc dở cười” là mang cả núi giấy tờ nhưng không có giấy tờ nào đáp ứng được yêu cầu Bên cạnh đó, việc số hóa sổ hộ tịch cũng góp phần xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại

Tiểu kết chương 1

Trong chương này tác giả đã nghiên cứu và đã làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch Thông qua việc tìm hiểu các khái niệm cơ bản có liên quan như sổ hộ tịch, số hóa sổ hộ tịch, thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch Qua đó tác giả đã làm sáng tỏ những vấn đề về chủ thể, nội dung, hình thức, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng thực hiện pháp luật về hộ tịch Các nội dung của từng phần đã được tác giả tập trung phân tích có hệ thống Những vấn đề lý luận này sẽ làm cơ sở cho việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong chương sau