Cùng với vấn đề đặt ra trong việc cải cách thủ tục hành chính nhằm hướng đến nền hành chính phục vụ theo Quyết định số 42/QĐ-BCĐCCHC ngày 18/3/2024 của Ban Chỉ đạo cải cách hành chính củ
Lý do xây dựng đề án
Trong thời đại ngày nay, sự phát triển của xã hội diễn ra với tốc độ chóng mặt trên mọi lĩnh vực Các quan hệ pháp lý, giao dịch dân sự ngày càng trở nên phức tạp và đa dạng hơn, chính vì vậy nhu cầu chứng thực các loại giấy tờ, văn bản của công dân cũng tăng lên đáng kể Do đó việc chứng thực ngoài mang bản chất là hoạt động cung cấp dịch vụ công cho người dân, tổ chức thì hoạt đô ̣ng này còn có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo tính pháp lý và giá trị của các giao dịch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên liên quan và đây không chỉ là phục vụ nhu cầu tất yếu của người dân mà còn đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, đặc biệt là
“sau khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào năm 2007 yêu cầu xây dựng một nền hành chính công hiện đại, minh bạch, hiệu lực và hiệu quả càng trở nên cấp bách hơn bao giờ hết [20, tr.16]”, quá trình này nhằ m hướ ng tới mục tiêu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa ở Viê ̣t Nam đáp ứng tốt hơn các nhu cầu ngày càng gia tăng của người dân
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, trong những năm qua, Chính phủ Việt Nam đã tích cực ban hành và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực Điển hình là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về “Công chứng, chứng thực”; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007, sử a đổi, bổ sung tại Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ về “sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch hôn nhân và gia đình và chứng thực”; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về “cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
2 đồng giao dịch” và Thông tư hướ ng dẫn số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 củ a Bô ̣ trưởng Bô ̣ Tư pháp “quy đi ̣nh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ”đã đưa ra nhiều quy định mới quan trọng
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực cũng đã phát sinh một số khó khăn, như thủ tục chứng thực một số vụ việc cụ thể còn chưa phù hợp; quy định thời gian giải quyết chứng thực ngay trong buổi làm việc gây nhiều khó khăn Đồng thời, sự ra đời của thẻ căn cước công dân gắn chíp điện tử như hiện nay cũng khiến nhiều quy định pháp luật hiện hành về chứng thực trở nên lỗi thời và không còn phù hợp Tất cả những lỗ hổng này đã làm giảm hiệu quả trong việc triển khai, thực thi pháp luật về chứng thực, gây nhiều khó khăn, bất cập trong quá trình giải quyết các yêu cầu chứng thực của người dân
Thành phố Bà Rịa với vai trò là đô thị vệ tinh đối trọng phía Đông Nam của Thành phố Hồ Chí Minh, nằm trong hệ thống hành lang kỹ thuật quan trọng của thành phố Hồ Chí Minh đó là hành lang Quốc lộ 51, bao gồm hệ thống đô thị, cảng biển và các công trình hạ tầng kỹ thuật khác Cùng với vấn đề đặt ra trong việc cải cách thủ tục hành chính nhằm hướng đến nền hành chính phục vụ theo Quyết định số 42/QĐ-BCĐCCHC ngày 18/3/2024 của Ban Chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ về kế hoạch hoạt động năm 2024; tác động, ảnh hưởng khi Chính phủ đẩy mạnh chuyển đổi số trên các lĩnh vực trong quản lý nhà nước, trong đó có lĩnh vực chứng thực tại UBND cấp xã theo Quyết định số 1012/QĐ-TTg ngày 20/9/2024 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
Kế hoạch hành động chuyển đổi số hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trực tuyến và dựa trên dữ liệu giai đoạn 2024 - 2025, định hướng đến năm 2030 đã đến việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã thuộc thành phố Bà Rịa đóng vai trò vô cù ng quan trọng trong lĩnh vực tư pháp của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nói riêng và cả nước nói chung
Qua phân tích như trên đặt ra yêu cầu cần thiết phải hoàn thiện, nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã – từ thực tiễn thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, nhằm đưa ra các giải pháp thực hiện pháp luật về chứng thực một cách hiệu quả tại địa phương.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Chứng thực và thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã là lĩnh vực pháp luật được nhiều nhà nghiên cứu về pháp lý quan tâm, trở thành xu thế tất yếu về cải cách hành chính, tư pháp của Việt nam hiện nay Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu về lĩnh vực này, có thể kể đến như sau:
- Sách chuyên khảo “Hoạt động công chứng – Những vấn đề lý luận và thực tiễn” của TS.CCV Ninh Thị Hiền được Nhà xuất bản Công an nhân dân xuất bản năm 2023, có nội dung khái quát một vấn đề thực tiễn của các tổ chức hành nghề công chứng trên cơ sở chủ trương tại Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 và pháp luật của Nhà nước tại Luật Công chức năm 2014 và các vấn đề pháp lý khác có liên quan đến việc thực hiện công chứng, chứng thực nhằm xây dựng nền hành chính phục vụ Nhân dân, dân chủ, pháp quyền, chuyên nghiệp, hiện đại, khoa học, trong sạch, công khai, minh bạch
- Sách “Hỏi đáp về thủ tục công chứng, chứng thực” của tác giả Nguyễn
Bá Dũng, Nhà xuất bản Tư Pháp, xuất bản năm 2007, có nội dung giải đáp nghiệp vụ liên quan đến công chứng, chứng thực nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội và người dân hiểu biết các thủ tục cần thiết khi thực hiện các công việc về công chứng, chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan có chức năng chứng thực
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả công chứng, chứng thực các giao dịch chuyển quyền sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình” của Th.s Đỗ Hoàng Yến thực hiện vào năm 2011, có nội dung nghiên cứu việc tổ chức thực hiện các quy định của pháp về công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất của cá
4 nhân, hộ gia đình Đề xuất sửa đổi Bộ luật dân sự, Luật đất đai và các văn bản quy phạm pháp luật và giải pháp nâng cao hiệu quả công chứng, chứng thực các giao dịch chuyển quyền sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình
- Giáo trình “Pháp luật về dân sự công chứng – chứng thực và thừa phát lại” của TS Đặng Công Tráng, Th.S Trần Thị Ngọc Hết và Th.s Nguyễn Thái
Bình, Nhà xuất bản Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, xuất bản năm 2017, có nội dung khái quát một số quy định pháp luật về công chứng, chứng thực, thừa phát lại của Việt Nam hiện nay
- Luận văn Thạc sĩ Luật học“Chứng thực của Ủy ban nhân dân phường từ thực tiễn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội” của tác giả Phùng Phương Anh,
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, công bố năm 2013, nghiên cứu, tác giả khái quát được các vấn đề lý luận về chứng thực tại UBND phường, đưa ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả về hoạt động chứng thực tại UBND phường thuộc thành phố Đống Đa
- Luận văn Thạc sĩ Luật học “Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn quận Hà Đông, thành phố Hà Nội” của tác giả Văn Diệu Kiều Oanh, Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, công bố năm 2014, có nội dung nghiên cứu khái quát hoá một số vấn đề lý luận quản lý nhà nước về chứng thực, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực tại quận Hà Đông, thành phố
Hà Nội; đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả về công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực tại quận Hà Đông, thành phố Hà Nội
- Luận văn Thạc sĩ Luật học “Thực hiện pháp luật về chứng thực – qua thực tiễn huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thu Hương,
Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội, công bố năm 2018, có nội dung khái quát một số vấn đề lý luận thực hiện pháp luật về chứng thực; đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực tại huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại huyện Phúc Thọ
- Luận văn Thạc sĩ Luật Kinh tế “Pháp luật về dịch vụ chứng thực qua thực tiễn tại tỉnh Gia Lai” của tác giả Nguyễn Thị Huyền Trang thực hiện tại
Trường Đại học Luật, Đại học Huế năm 2023 có nội dung nghiên cứu một số vấn đề lý luận về chứng thực và thực trạng thực hiện pháp luật về dịch vụ chứng thực tại tỉnh Gia Lai từ đó đưa ra một số giải pháp như hoàn thiện pháp luật về dịch vụ chứng thực gắn liền với tổng thể cải cách thủ tục hành chính và xây dựng chính quyền điện tử, tăng cường đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức,… để nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực
Bài viết nghiên cứu “Lựa chọn công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức” của tác giả Nguyễn Ngọc Bích, đăng tải trên Tạp chí Luật học số 07/2020 Trong nội dung nghiên cứu, tác giả đã đưa ra các tình huống, phương pháp nhận diện lựa chọn phương thức công chứng hoặc là chứng thực khi giao kết hợp đồng, giao dịch; nêu ra một số bất cập quy định của pháp luật, từ đó đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả lựa chọn hình thức xác nhận giao dịch giao kết hợp đồng của tổ chức, cá nhân
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề án
Mục tiêu nghiên cứu
Đề án được thực hiện với mục tiêu đánh giá tổng quan thực tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực tại 11 xã, phường thuộc UBND thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu trong giai đoạn hiện nay Từ đó tìm ra các giải pháp để có thể hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận của pháp luật hiện hành liên quan đến hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã, nhằm tìm hiểu, làm rõ các quy
7 định pháp lý, những điểm mạnh, điểm yếu, và những khoảng trống, bất cập trong hệ thống pháp luật về chứng thực
- Đánh giá thực trạng công tác chứng thực UBND cấp xã trên địa bàn Thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, bao gồm việc tìm hiểu về cách thức tổ chức, triển khai công tác chứng thực, số lượng và tính chất của các loại hồ sơ, giấy tờ được chứng thực, năng lực và trình độ của đội ngũ người làm công tác chứng thực tại 11 xã, phường của thành phố Bà Rịa
- Đưa ra những giải pháp, kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn Thành phố
Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng và của Nhà nước đối với pháp luật thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
- Phương pháp hệ thống hóa: Phương pháp này được sử dụng tại Chương
1 của Đề án, nhằm trình bày vấn đề lý luận và pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã theo trình tự, bố cục chặt chẽ, logic và gắn kết được những vấn đề cần nghiên cứu
- Phương pháp lịch sử: Phương pháp này được sử dụng tại Chương 1 để nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của pháp luật về chứng thực và thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã qua các thời kỳ
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này này được sử dụng tại Chương
1, Chương 2 của Đề án nhằm so sánh các quan điểm của các học thuyết, số liệu và quy định pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã; đồng thời, so sánh các khái niệm, quy định của pháp luật thực định với các khái niệm, quy định khác của pháp luật trong nước và nước ngoài có liên quan
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng tại Chương 2, Chương 3 của Đề án nhằm tiến hành thu thập số
8 liệu, dữ liệu (số liệu từ báo cáo) thực hiện pháp luật về chứng thực tại 11 xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Bà Rịa để phân tích kết quả đạt được, tồn tại, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
- Ngoài ra Đề án đươ ̣c thực hiê ̣n trên cơ sở sử du ̣ng các phương pháp nghiên cứ u: Phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp số liệu để làm sáng tỏ những nội dung thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã - từ thực tiễn Thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
Hiệu quả của việc ứng dụng đề án trong thực tiễn
Việc ứng dụng kết quả nghiên cứu của Đề án “Thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã - từ thực tiễn thành phố Bà Rịa, tỉnh
Bà Rịa - Vũng Tàu” trên thực tiễn hy vo ̣ng sẽ giúp rút ngắn thời gian, đảm bảo phu ̣c vu ̣ tốt nhất có thể trong thực hiện chứng thực cho người dân; tối ưu hóa quy trình, thủ tục, nâng cao hiê ̣u quả thực hiện pháp luật về chứng thực của đội ngũ công chức làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã.
Kết cấu đề án
Ngoài phần mục lục, mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung Đề án được chia thành 03 Chương, cụ thể như sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý thực hiện pháp luật về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chương 2 Thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
Chương 3 Giải pháp và lộ trình bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân các xã, phường trực thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
Khái niệm thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
Pháp luật là hê ̣ thống các quy tắc xử sự chung đươ ̣c đă ̣t ra (hoặc thừ a nhận) bở i nhà nước và có tính bắt buô ̣c thực hiê ̣n với tất cả các chủ thể trong xã hội “Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật [17]” Vì vậy, pháp luật là một phạm trù rất rộng, bao hàm toàn bộ các quy tắc xử sự do Nhà nước đặt ra để quản lý mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, như pháp luật về tài nguyên, môi trường, hình sự, dân sự, kinh tế… Pháp luật được tổ chức thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau gồm: Tuân thủ, chấp hành, sử dụng và áp du ̣ng pháp luật Để có thể nhận thức đúng đắn và đầy đủ về thực hiện hiện pháp luật, cần nghiên cứu làm rõ những đặc điểm của thực hiện pháp luật
Hiê ̣n nay, trong khoa học pháp lý có nhiều cách hiểu, cách tiếp câ ̣n về vấn đề thực hiện pháp luật, theo Viện Khoa học pháp lý - Bộ Tư pháp thì “Thực hiện pháp luật là hoạt động mang tính tổ chức quyền lực nhà nước, được thực hiện bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhà chức trách hoặc tổ chức xã hội được trao quyền, nhằm cá biệt hóa quy phạm pháp luật vào các trường hợp cụ thể, đối với cá nhân, tổ chức cụ thể [24, tr.52]” Hoặc theo Viện Nhà nước và pháp luật - Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thì “Thực hiện pháp luật diễn ra trong hoạt động thực hiện quyền hành pháp và tư pháp của Nhà nước
Từ cơ sở lý luận nêu trên, có thể định nghĩa: “Thực hiện pháp luật là hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ chức; các cán bộ, công chức có thẩm quyền, căn cứ những quy phạm pháp luật hiện hành để giải quyết những vụ việc cụ thể thuộc thẩm quyền của mình, nhằm đạt được những yêu cầu mà pháp luật đặt ra trong việc điều chỉnh các quan hệ xã hội”
Hiểu về chứ ng thực, trên những góc đô ̣ khác nhau, có thể cón hung cách
10 tiếp câ ̣n khác nhau, tuy nhiên, dưới góc độ ngôn ngữ, thì “chứng thực là việc sao, chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc sao đúng nguyên văn một tài liệu, sao y bản chính, bản sao [23, tr.88]” Mặt khác, ở một số nước phát triển như Thụy Sĩ thì “chứng thực là việc áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoă ̣c bản dịch [16]” Cộng hòa Liên bang Đức thì chưa đưa ra một khái niệm cụ thể về chứng thực, tuy nhiên xem xét trên quy định tại Luật Công chứng của Cộng hòa Liên bang Đức,đề cập “khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính [15]”
Về phía Việt Nam khái niệm về chứng thực lần đầu tiên được đặt ra khi Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam chính thức ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực Theo đó, khái niệm chứng thực được định nghĩa như sau: “Chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định [5]” Bên cạnh đó, sau gần 07 năm có hiệu lực thi hành, trên cơ sở nhận thấy một số nội dung tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã không còn phù hợp với thực tiễn, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-
CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, đưa ra khái niệm mới về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, theo đó
“cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc [6]”
Cho đến hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo đó một số khái niệm liên quan đến chứng thực được định nghĩa như sau: “(i) Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, (ii) Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, (iii) Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại
Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, (iv) Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, chữ ký hoă ̣c dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [8]”
Từ các phân tích trên, có thể hiểu khái quát "Thực hiện pháp luật về chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ quy định của pháp luật để thực hiện các công việc như cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, hợp đồng, giao dịch phục vụ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân”
1.1.1 Thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã Ở địa phương, chính quyền cấp xã giữ một vị thế then chốt trong hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, cấp chính quyền cơ sở gần dân nhất Với vai trò là cấp chính quyền gần gũi nhất với người dân, chính quyền cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai, thực thi các chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước đến với các tổ chức, cá nhân trong cộng đồng Nhờ vị trí đặc biệt này, địa vị pháp lý của chính quyền địa phương nói chung và UBND cấp xã nói riêng được khẳng định và ghi nhận trong hệ thống pháp luật hiện hành
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 114, Hiến pháp năm 2013 nêu rõ
“UBND ở cấp chính quyền địa phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên Uỷ ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao [17]” Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 8 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, sửa đổi bổ sung năm
2020 cũng quy định “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
12 phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên [18]”
Như vậy, có thể định nghĩa "Thực hiện pháp luật về chứng thực tại
UBND cấp xã là hoạt động tại UBND cấp xã, trên cơ sở được phân cấp, phân quyền, căn cứ các quy định pháp luật để thực hiện các hoạt động liên quan đến cấp bản sao, chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng, giao dịch trên địa bàn xã, đáp ứng nhu cầu chính đáng của cá nhân, tổ chức ở địa phương về chứng thực”.
Đặc điểm thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
Thứ nhất: Hoạt động mang tính chất hành chính nhà nước
UBND cấp xã được Nhà nước giao nhiệm vụ thực hiện công tác chứng thực theo quy định của pháp luật Cụ thể, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định các cơ quan nhà nước cấp tỉnh có thẩm quyền chứng thực, UBND cấp xã được coi là đơn vị hành chính cấp cơ sở để thực hiện nhiệm vụ này Trong quá trình thực hiện chứng thực, UBND cấp xã phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về chế độ, thủ tục chứng thực; chế độ tiếp công dân; quản lý tài chính, con dấu được quy định bởi các văn bản pháp luật hiện hành
Kết quả chứng thực tại “UBND xã mang tính ràng buộc pháp lý, tạo điều kiện cho các giao dịch dân sự và hoạt động hành chính có liên quan Bên cạnh đó, UBND cấp xã chịu sự quản lý về hoạt động chứng thực của cơ quan nhà nước cấp trên, việc thực hiện đúng quy định của pháp luật được coi là tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoạt động [2, tr.9]” Do đó, việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã mang tính chất của hoạt động hành chính nhà nước ta ̣i đi ̣a phương, phục vụ mục tiêu quản lý nhà nước theo quy định
Thứ hai: Mang tính chất linh hoạt
Quy định pháp luật về chứng thực hiện hành vẫn mang tính chất tổng quát, không thể định đoạt hết được những tình huống cụ thể trong thực tiễn Trong khi đó, các đối tượng, hành vi, vụ việc liên quan đến chứng thực rất đa dạng, phức tạp Do đó, người làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã cần
13 phải áp dụng linh hoạt các quy định pháp luật, đồng thời bổ sung kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn để giải quyết các vụ việc mới phát sinh “Tại một số địa phương vùng sâu, vùng xa, điều kiện kinh tế - xã hội còn khó khăn, nhu cầu về chứng thực của người dân phức tạp hơn Người làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã cần phải cân nhắc kỹ lưỡng hơn để vừa bảo đảm tuân thủ pháp luật vừa tháo gỡ khó khăn thực tiễn cho người dân, doanh nghiệp [12, tr.76]” Bên cạnh việc thực hiện pháp luật về chứng thực, người làm công tác chứng thực còn phải sáng tạo trong cách tổ chức thực hiện, quy trình, thủ tục làm việc nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc
Thứ ba: Hoạt động mang tính cá biệt hóa các quy phạm pháp luật về chứng thực vào những trường hợp cụ thể đối với tổ chức, cá nhân
Thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã là hoạt động cá biệt hóa vì mỗi tổ chức và cá nhân có những yêu cầu và tình huống chứng thực riêng biệt “Các vấn đề chứng thực có thể bao gồm việc chứng minh quyền sở hữu, xác thực thông tin, chứng thực hợp đồng, và nhiều vấn đề khác [13, tr.128]” Mỗi tổ chức và cá nhân có thể đặt ra những yêu cầu chứng thực khác nhau tùy thuộc vào mục đích và tình huống cụ thể của họ
Bên cạnh đó, các quy phạm pháp luật về chứng thực không thể áp dụng một cách đồng nhất cho tất cả các trường hợp “Các quy định về chứng thực có thể linh hoạt và cần được điều chỉnh để phù hợp với từng tình huống cụ thể, việc cá nhân hóa và tùy chỉnh quy phạm pháp luật về chứng thực giúp đảm bảo tính công bằng, linh hoạt và hiệu quả trong quá trình chứng thực [14, tr.47]”
Từ những lý do trên, có thể thấy thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã là một hoạt động cá biệt hóa các quy phạm pháp luật về chứng thực vào những trường hợp cụ thể đối với tổ chức và cá nhân.
Thẩm quyền, nội dung, cơ sở pháp lý thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
1.3.1 Thẩm quyền chứng thực tại UBND cấp xã
Thứ nhất: Đối với Chủ tịch UBND cấp xã
Trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước ở Việt Nam, Chủ tịch UBND cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho quyền lực nhà nước tại địa phương, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ liên quan đến hoạt động công chứng, chức thực Chủ tịch UBND cấp xã được giao thẩm quyền
“chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, hợp đồng, giao dịch liên quan đến các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai, Luật Nhà ở [8]” Ngoài ra, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận di sản khi di sản bao gồm động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở
Thứ hai: Đối với Công chức Tư pháp – Hộ tịch
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định số 33/2023/NĐ-CP thì công chức Tư pháp – Hộ tịch tại UBND cấp xã trong lĩnh vực chứng thực, có thẩm quyền và trách nhiệm “tham mưu, giúp UBND cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn tại UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã trong lĩnh vực tư pháp và hộ tịch trên địa bàn theo quy định của pháp luật; giúp UBND cấp xã thẩm định việc soạn thảo, ban hành các văn bản về chứng thực theo quy định của pháp luật; tổ chức lấy ý kiến Nhân dân đối với các văn bản quy phạm pháp luật theo kế hoạch tại UBND cấp xã và hướng dẫn của cơ quan cấp trên
Ngoài ra công chức Tư pháp – Hộ tịch còn có trách nhiệm giúp UBND cấp xã thực hiện việc đăng ký, quản lý hộ tịch theo quy định của pháp luật; phụ trách lĩnh vực hộ tịch, công chứng, chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND cấp xã [10]” và có thể thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ tịch UBND cấp xã và quy định của pháp luật có liên quan
1.3.2 Nội dung thực hiện pháp luật chứng thực tại UBND cấp xã
Thứ nhất: Chứng thực bản sao từ bản chính
Chứng thực bản sao từ bản chính là xác nhận tính chính xác, tính có thực của giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính “Trên thực tế, những giấy tờ, văn bản đã được chứng thực bản sao từ bản chính luôn được sử dụng để phục vụ việc thực hiện một mục đích nào đó cụ thể, ví dụ như bản sao giấy tờ, văn bản được chứng thực từ bản chính để thực hiện các thủ tục hành chính như: nộp hồ sơ tuyển sinh, hợp đồng, giao dịch được chứng thực để làm thủ tục sang tên quyền sở hữu tài sản [1, tr.32]” Nói cách khác, hoạt động chứng thực chứng thực bản sao từ bản chính đã cung cấp dịch vụ nhằm tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản phục vụ cho cá nhân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo Vậy nên, hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính là một thủ tục pháp lý quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến sự vận hành và phát triển của xã hội
Thứ hai: Chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký cũng chính là việc công nhận về ý chí của người lập và ký giấy tờ, văn bản Trong lĩnh vực pháp luật, việc chứng thực chữ ký là một nội dung vô cùng quan trọng, đảm bảo tính xác thực và hiệu lực pháp lý của các giao dịch, hợp đồng cũng như thủ tục hành chính Chữ ký được coi là biểu hiện rõ ràng nhất của ý chí và sự xác nhận của một cá nhân đối với nội dung của một văn bản Tuy nhiên, trong thời đại hiện nại, với sự phát triển của công nghệ và giao thương toàn cầu, việc xác minh tính xác thực của một chữ ký trở nên phức tạp hơn Chính vì vậy, hoạt động chứng thực chữ ký ra đời như một công cụ pháp lý quan trọng, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia và tăng cường lòng tin vào các giao dịch pháp lý
Khi một chữ ký được chứng thực, nó mang ý nghĩa pháp lý sâu sắc Trước hết, chứng thực chữ ký xác nhận danh tính của người ký, đảm bảo rằng chữ ký đó là do chính người có tên ghi trên văn bản thực hiện Hiệu lực pháp lý của chữ ký chứng thực không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia, mà còn được công nhận trên phạm vi quốc tế thông qua các điều ước và thỏa thuận song phương hoặc đa phương, mang lại sự thuận tiện và an toàn cho các hoạt
16 động giao dịch xuyên biên giới, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng Người dân và doanh nghiệp có thể yên tâm thực hiện các giao dịch pháp lý tại bất kỳ quốc gia nào mà không gặp phải trở ngại về tính hợp pháp và hiệu lực của chữ ký
Ngoài ra, trong lĩnh vực dịch thuật, chứng thực chữ ký người dịch là một yêu cầu pháp lý quan trọng Khi một văn bản được dịch sang ngôn ngữ khác, chữ ký chứng thực của người dịch đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của bản dịch, tạo niềm tin và độ tin cậy pháp lý cho văn bản dịch, đóng vai trò thiết yếu trong việc trao đổi thông tin, giao dịch và hợp tác quốc tế, nơi việc giao tiếp đa ngôn ngữ là một yêu cầu tất yếu
Thứ ba: Chứng thực hợp đồng giao dịch
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là phương thức để người dân, doanh nghiệp thực hiện quyền, lợi ích hợp pháp của họ (như: người muốn thực hiện giao dịch mua, bán nhà nhưng do vướng mắc về khoảng cách địa lý, sức khỏe, thời gian vẫn có thể thực hiện được thông qua hợp đồng ủy quyền được chứng thực; hay để đáp ứng yêu cầu của người dân trong việc chứng thực hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất theo yêu cầu của Luật đất đai )
Thứ tư: Chứng thực di chúc, thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản, từ chối nhận di sản
Khai nhận di sản thừa kế là quy trình để xác định quyền sở hữu tài sản của người đã qua đời cho người được thừa kế theo quy định của pháp luật.Theo đó, để chứng thực di chúc, thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản, từ chối nhận di sản thì người đề nghị chứng thực cần chuẩn bị các hồ sơ như: Dự thảo văn bản khai nhận di sản thừa kế; giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh rằng người để lại di sản đã chết; các giấy tờ chứng minh về tài sản của người để lại di sản như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; sổ tiết kiệm; thẻ ngân hàng; hợp đồng bảo hiểm; giấy tờ về nhân thân của khai nhận di sản như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, sổ hộ khẩu; di chúc; những giấy tờ chứng minh quan hệ
17 nhân thân giữa người để lại di sản và người nhận di sản: Sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy xác nhận việc nuôi con nuôi
1.3.3 Cơ sở pháp lý thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, sửa đổi năm 2020;
- Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014, sửa đổi bổ sung tại Nghị định số 108/2020/NĐ-CP ngày 14/9/2020 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
- Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy đinh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Thông tư số 07/2020/TT-BTP ngày 21/12/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của sở tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, phòng tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Thông tư số 226/2016/TT- BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí chứng thực;
Tiêu chí đánh giá hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại
Thứ nhất: Hiệu quả trong tác động thực tế của thực hiện pháp luật về
18 chứng thực tại UBND cấp xã
Thực hiện pháp luật nhằm mục đích tác động, điều chỉnh các quan hệ xã hội theo đúng quy định của pháp luật Do đó, hiệu quả thực tế là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá mức độ thành công của hoạt động thực hiện pháp luật Đặc thù của hoạt động chứng thực là trực tiếp phục vụ nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp trong quá trình giao dịch dân sự, kinh doanh, vì vậy hiệu quả thực tế phản ánh sự hợp tác giữa cơ quan nhà nước với người dân, doanh nghiệp thông qua việc phục vụ kịp thời, hiệu quả các nhu cầu chính đáng của họ Ở góc độ đánh giá hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã, hiệu quả thực tế được phản ánh qua việc giải quyết kịp thời, chính xác các yêu cầu chứng thực của người dân góp phần giải quyết những vấn đề phát sinh trong đời sống kinh tế - xã hội ở cơ sở
Bên cạnh đó, hiệu quả thực tế còn phản ánh qua việc đảm bảo an ninh trật tự, giải quyết kịp thời các tranh chấp, khiếu kiện liên quan đến lĩnh vực chứng thực ở địa bàn, góp phần giữ gìn sự ổn định, phát triển kinh tế - xã hội của địa phương Do đó, hiệu quả trong tác động thực tế là tiêu chí cơ bản và quan trọng nhất để đánh giá kết quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã, đây cũng là yêu cầu then chốt mà pháp luật đề ra đối với công tác thực hiện pháp luật tại cơ sở
Thứ hai: Sự hài lòng của đối tượng được phục vụ trong thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
Thực hiện pháp luật nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức “Do đó, sự hài lòng của người dân, doanh nghiê ̣p trong quá trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền thực hiện pháp luật về chứng thực ta ̣i UBND cấp xã sẽ phản ánh mức độ đáp ứng được nhu cầu và quyền lợi chính đáng của họ [11, tr.92]” Nếu như người dân, chủ thể kinh doanh hài lòng trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực, chứng tỏ công tác chứng thực đã đươ ̣c thực hiê ̣n có hiê ̣u quả, thể hiê ̣n được sự tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của người dân
19 Đối với hoạt động chứng thực của UBND xã, sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp trên địa bàn sẽ thể hiện ở việc giải quyết nhanh chóng, chính xác, minh bạch các yêu cầu chứng thực Bên cạnh đó, việc đáp ứng kịp thời kiến nghị, phản ánh của người dân, doanh nghiệp cũng phản ánh mức độ hài lòng của họ Đồng thời, sự tin tưởng, ủng hộ của cộng đồng dân cư đối với công tác chứng thực tại địa phương là minh chứng quan trọng đi ̣nh lươ ̣ng về chất lươ ̣ng thực hiê ̣n pháp luâ ̣t về chứng thực ta ̣i đi ̣a phương
Thứ ba: Mức độ hoàn thành nhiệm vụ của chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
Mức độ hoàn thành nhiệm vụ của chủ thể thực hiện pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã Mục tiêu chính của việc thực hiện pháp luật về chứng thực là đảm bảo tính hợp pháp, công bằng và đáng tin cậy trong quá trình xác minh và chứng thực các thông tin quan trọng tại cấp xã
T heo quy định của pháp luật, UBND cấp xã là chủ thể chính thức được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn Do đó, việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của UBND xã sẽ phản ánh tính khách quan về kết quả công tác Cụ thể, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ sẽ dựa trên các tiêu chí cụ thể mà pháp luật đặt ra như: Tỷ lệ giải quyết đúng hạn, đầy đủ các thủ tục liên quan đến chứng thực; tỷ lệ hồ sơ, công vụ giải quyết đúng quy trình, thủ tục; các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả công việc và sự hài lòng của đối tượng Bên cạnh đó, việc UBND xã tổ chức thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ phụ trách theo chức năng, nhiệm vụ được giao cũng sẽ được đánh giá, qua đó đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu, kế hoạch công tác hàng năm
THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ, PHƯỜNG TRỰC THUỘC THÀNH PHỐ BÀ RỊA, TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
Thực trạng thực hiê ̣n pha ́ p luâ ̣t về chứng thực ta ̣i UBND xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
2.2.1 Thẩm quyền của UBND các xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa trong việc thực hiện pháp luật về chứng thực
Theo quy định tại Điều 34 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm
2015, sửa đổi bổ sung năm 2020 thì “UBND xã, phường gồm có Chủ tịch, Phó
Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an Đồng thời, UBND xã loại I, loại II có không quá hai Phó Chủ tịch; xã loại III có một Phó Chủ tịch (11)” Bên cạnh đó, đối với 11 UBND xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa, hệ thống công chức cấp xã bao gồm các chức danh sau: “Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy Quân sự, Văn phòng - thống kê, Địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường hoặc địa chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường, Tài chính
- kế toán, Tư pháp - hộ tịch và Văn hóa - xã hội [10]” Trong đó, công chức Tư pháp - hộ tịch chịu trách nhiệm chính trong việc tham mưu, giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực
Biểu đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa
Nguồn: UBND thành phố Bà Rịa
Do đó có thể thấy, UBND các xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh
Bà Rịa – Vũng Tàu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân khi tham gia các giao dịch dân sự, kinh tế có yêu cầu chứng thực Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các giao dịch dân sự như mua bán, tặng cho tài sản; các giao dịch kinh tế như vay nợ, đầu tư kinh doanh… diễn ra ngày càng phổ biến Với vai trò là cơ quan chứng thực gần dân nhất, UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa có trách nhiệm thực thi
23 nghiêm túc, đúng đắn pháp luật về chứng thực để đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của công dân Chính vì vậy, việc UBND cấp xã thực thi đúng đắn, nghiêm túc pháp luật về chứng thực sẽ góp phần tạo dựng niềm tin ấy, giúp thu hút các nhà đầu tư, doanh nghiệp và người dân yên tâm đầu tư, kinh doanh, sinh sống tại địa phương Đồng thời, nó cũng phản ánh năng lực quản lý, pháp chế của chính quyền địa phương, qua đó thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội bền vững Vai trò tại UBND xã, phường thể hiện ở việc đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động chứng thực của cơ quan nhà nước với người dân Thực tế, nhiều quy định pháp luật về chứng thực vẫn chưa được công bố công khai, dẫn đến tình trạng người dân, doanh nghiệp chưa nắm rõ quy trình, thủ tục chứng thực, không chỉ gây phiền hà, mất thời gian mà còn dễ dẫn đến các hành vi tham nhũng, tiêu cực trong quá trình giải quyết hồ sơ
Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch thì UBND cấp xã có nhiệm vụ, quyền hạn “chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; chứng thực di chúc; chứng thực văn bản từ chối nhận di sản và chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các điểm c, d và đ khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP [8]”
Thông qua vai trò thực thi pháp luật về chứng thực, UBND xã, phường trên địa bàn thành phố Bà Rịa góp phần từng bước hiện đại hóa nền hành chính nhà nước và phát triển chính quyền điện tử phục vụ người dân ngày càng tốt
24 hơn Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xu hướng số hóa các thủ tục hành chính, chứng thực điện tử đang được đẩy mạnh Vì vậy, việc UBND xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa thực hiện tốt pháp luật về chứng thực chính là tiền đề cho xây dựng chính quyền điện tử, cung cấp các dịch vụ công trực tuyến phục vụ người dân một cách hiệu quả hơn
2.2.2 Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực tại UBND các xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa
Thứ nhất: Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định tại Điều 20, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì “Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực, trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp [8]” Người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì: “Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực [8]”
Thứ hai: Thủ tục chứng thực chữ ký
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1, Điều 24, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
Tại thời điểm chứng thực, “người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực hướ ng dẫn người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; ý, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai (10)” Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì “công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3, Điều 24, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây: Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản [9]”
Thứ ba: Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
Theo quy định tại Điều 36, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch thì người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm: “Dự thảo hợp đồng, giao dịch; bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu
26 chứng thực; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng (10)”
Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ yêu cầu chứng thực, bao gồm các giấy tờ, tài liệu liên quan Tiếp đó, tại thời điểm diễn ra chứng thực, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải đảm bảo tính tự nguyện, minh mẫn và nhận thức rõ ràng về hành vi của mình Nếu những điều kiện này được đáp ứng, người có thẩm quyền sẽ tiến hành chứng thực
Trong quá trình chứng thực, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực Tuy nhiên, đối với các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thực, người có thẩm quyền của họ có thể ký trước vào hợp đồng Trong trường hợp này, người chứng thực phải đối chiếu chữ ký trong hợp đồng với chữ ký mẫu đã đăng ký Nếu nghi ngờ chữ ký khác với chữ ký mẫu, người có thẩm quyền đó phải ký trước mặt người chứng thực Đối với những trường hợp đặc biệt, khi người yêu cầu chứng thực không thể ký được, họ phải điểm chỉ Nếu họ không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được, thì phải có hai người làm chứng Những người làm chứng này phải đáp ứng các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch cần chứng thực Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, người thực hiện chứng thực sẽ ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định Người chứng thực phải ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với các hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên, mỗi trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực Số lượng trang và lời chứng sẽ được ghi tại trang cuối của
27 hợp đồng, giao dịch Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 tờ trở lên, các tờ phải được đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính toàn vẹn, liên tục của văn bản
Thứ tư: Thủ tục chứng thực di chúc, thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản, từ chối nhận di sản
Đánh giá kết quả thực hiện pháp luật về chứng thực UBND xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa
Dựa trên số liệu cụ thể về lượng văn bản được chứng thực tại các đơn vị hành chính cấp xã, phường thuộc TP Bà Rịa trong 3 năm qua (2021-2023), có thể thấy, UBND xã Hòa Long là đơn vị thực hiện nhiều nhất với 77.764 văn
Phường Kim Dinh Phường Long Hương 9%
Xã Hòa Long Phường Kim Dinh Phường Long Hương Xã Long Phước
Phường Long Tâm Phường Long Toàn Phường Phước Hiệp Phường Phước Hưng
Phường Phước Nguyên Phường Phước Trung Xã Tân Hưng
32 bản, phản ánh Hòa Long có nhu cầu sử dụng dịch vụ chứng thực lớn nhất so với các đơn vị khác Qua nghiên cứu, phân tích, nguyên nhân do quy mô dân số đông, hình thành nhiều khu dân cư, khu công nghiệp trên địa bàn xã, vì vâ ̣y gia tăng nhu cầu giải quyết các thủ tục liên quan đến chứng thực
Về mặt tương đối, UBND xã Long Phước và phường Phước Hưng là 2 đơn vị thực hiện ít nhất với lần lượt 6.449 và 3.021 văn bản, cho thấy nhu cầu sử dụng dịch vụ chứng thực thấp hơn ở 2 địa bàn này so với các địa phương khác trên địa bàn TP Bà Rịa Đồng thời, kết quả trên cũng cho thấy mức độ hoạt động, nhu cầu chứng thực tại các địa phương khác nhau do có sự khác biệt về đặc thù dân cư, cơ cấu kinh tế - xã hội tại từng khu vực, là cơ sở quan trọng để xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng địa phương
Thứ nhất: Chất lượng nhân sự thực hiện chứng thực còn thấp
Hiện nay, đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch của 11 xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa hiện nay chỉ có 14 đồng chí (trong đó có 10 đồng chí có bằng cử nhân luật, 04 đồng chí có bằng thạc sĩ luật), việc thực hiện chứng thực đang gặp phải không ít khó khăn và vướng mắc liên quan đến chất lượng nhân sự Trước hết, việc thiếu hụt về số lượng công chức chuyên trách đã dẫn đến tình trạng quá tải công việc, gây áp lực lớn và ảnh hưởng đến chất lượng công việc Mỗi công chức phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, vừa phải giải quyết các thủ tục hành chính, vừa phải tiếp nhận và xử lý các yêu cầu chứng thực,làm tăng nguy cơ sai sót trong quá trình thực thi pháp luật
Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn của một bộ phận công chức còn hạn chế cũng là một trở ngại đáng kể Việc chỉ có 10 công chức có bằng cử nhân luật và 4 công chức có bằng thạc sĩ luật cho thấy kiến thức pháp lý của một số công chức có thể chưa đạt yêu cầu, có thể dẫn đến việc hiểu và áp dụng pháp luật chưa chính xác, gây ra những sai sót hoặc quyết định không phù hợp trong quá trình chứng thực Ngoài ra, việc thiếu kinh nghiệm thực tiễn cũng là một thách thức đối với đội ngũ công chức trẻ Các vấn đề phát sinh trong quá trình
33 chứng thực thường phức tạp và đòi hỏi kinh nghiệm xử lý tình huống Tuy nhiên, với số lượng công chức có bằng cấp cao hạn chế, việc truyền đạt kinh nghiệm và hướng dẫn thực tế cho đội ngũ công chức trẻ sẽ gặp khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng công việc
Thứ hai: Trình tự, thủ tục chứng thực còn nhiều bất cập
Mặc dù đã có các quy định cụ thể về trình tự, thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã, nhưng thực tế tại thành phố Bà Rịa vẫn còn nhiều bất cập, gây ra nhiều khó khăn và vướng mắc cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục này Các quy định về hồ sơ, giấy tờ yêu cầu chứng thực còn thiếu thống nhất, dẫn đến sự khác biệt trong việc áp dụng giữa các xã, không chỉ gây ra sự bất tiện cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục chứng thực tại địa phương khác nhau mà còn tạo ra sự nhầm lẫn, khiếu nại trong quá trình xử lý hồ sơ Thời gian xử lý hồ sơ chứng thực vẫn còn kéo dài, không đáp ứng được yêu cầu về tiến độ, hiệu quả Nhiều trường hợp phải chờ đợi quá lâu, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, sinh hoạt của người dân, việc thiếu sự đồng bộ trong quy trình xử lý, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này
Bên cạnh đó, một số quy trình, thủ tục còn rườm rà, chồng chéo, thiếu tính thống nhất, gây khó khăn cho người dân, doanh nghiệp trong việc chuẩn bị hồ sơ và hoàn thành các yêu cầu chứng thực, sự phức tạp của các thủ tục không chỉ làm tăng chi phí thời gian, công sức của người dân mà còn dẫn đến nguy cơ sai sót, bỏ sót trong quá trình hoàn thiện hồ sơ
Thứ ba: Công tác tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực chưa được quan tâm đúng mức
Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa đang gặp phải nhiều khó khăn và vướng mắc do chưa được quan tâm đúng mức,dẫn đến nhiều hệ lụy, ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực thi pháp luật và phục vụ người dân Việc thiếu sự quan tâm, chỉ đạo đầy đủ từ cấp lãnh đạo trong công tác tuyên truyền, phổ biến pháp
34 luật về chứng thực đã khiến hoạt động này diễn ra thiếu đồng bộ, manh mún, nhiều xã chỉ thực hiện qua loa, hình thức, không có kế hoạch cụ thể và thiếu sự phối hợp giữa các ban, ngành liên quan
Bên cạnh đó, nguồn lực dành cho công tác này còn rất hạn chế, cả về nhân lực, kinh phí và cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến pháp luật thiếu về số lượng và chất lượng, chưa được đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ năng truyền thông, thuyết trình Hình thức và nội dung tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực cũng gặp nhiều hạn chế, chưa đa dạng và thiếu tính hấp dẫn, khó tiếp cận với đại đa số người dân, doanh nghiệp, việc ứng dụng công nghệ thông tin, các phương tiện truyền thông hiện đại vào hoạt động chứng thực chưa được phát huy có hiệu quả Đặc biệt, sự hiểu biết của người dân về chứng thực và pháp luật liên quan vẫn còn nhiều hạn chế, nhiều người vẫn chưa nắm rõ các quy định, thủ tục cần thiết, dẫn đến việc không hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ, điều kiện cần thiết, gây khó khăn cho cả người dân và cơ quan chứng thực
Thứ tư: Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác chứng thực chưa đảm bảo
Hiện nay, nhiều UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa vẫn đang sử dụng trụ sở làm việc cũ, xuống cấp, diện tích hẹp, không đáp ứng được nhu cầu của người dân và hoạt động chứng thực Nhiều nơi chỉ có một khu vực nhỏ dành cho công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ chứng thực, không đảm bảo sự thuận tiện, riêng tư cần thiết Bên cạnh đó, trang thiết bị phục vụ công tác chứng thực tại nhiều xã vẫn còn thiếu và lạc hậu Máy tính, máy in, máy quét thường xuyên gặp sự cố, không đảm bảo công suất làm việc, gây chậm trễ trong quá trình xử lý hồ sơ Việc thiếu thiết bị chuyên dụng như máy đóng dấu, máy ép plastic cũng khiến quá trình hoàn thiện các giấy tờ chứng thực gặp nhiều khó khăn Hệ thống lưu trữ hồ sơ chứng thực tại nhiều xã vẫn theo phương thức truyền thống, sử dụng tủ, kệ giấy, dễ dẫn đến tình trạng hỏng hóc, thất lạc hồ sơ Việc tra cứu, tìm kiếm thông tin cũng gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời
35 gian, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết các yêu cầu chứng thực
2.3.3 Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế
Thứ nhất, nguyên nhân then chốt dẫn đến chất lượng nhân sự thực hiện chứng thực còn thấp là do công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ về chứng thực cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công tác này chưa được quan tâm đúng mức Nhiều cán bộ, công chức chưa được trang bị đầy đủ kiến thức pháp luật liên quan đến chứng thực, thiếu kỹ năng xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện chứng thực Hơn nữa, do đặc thù công việc tại cơ quan hành chính cấp xã nên việc luân chuyển, bố trí cán bộ thường xuyên xảy ra, gây khó khăn trong việc duy trì và nâng cao chất lượng đội ngũ thực hiện chứng thực
Thứ hai, nguyên nhân chính dẫn đến trình tự, thủ tục chứng thực còn nhiều bất cập là do công tác rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy định về trình tự, thủ tục chứng thực chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục Nhiều quy định đã bất cập, không phù hợp với thực tế hoạt động chứng thực nhưng vẫn chưa được kịp thời điều chỉnh, sửa đổi Bên cạnh đó, việc ban hành các văn bản hướng dẫn, quy định cụ thể về trình tự, thủ tục chứng thực tại cấp xã còn chậm, thiếu sự đồng bộ giữa các cơ quan có liên quan, dẫn đến tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn trong quá trình thực thi
Thứ ba, công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực chưa được quan tâm đúng mức là do nhiều nguyên nhân Trước hết, nhận thức của một số cấp lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác này còn hạn chế, nên chưa có sự chỉ đạo quyết liệt, đầy đủ Bên cạnh đó, nguồn lực dành cho công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực còn rất khiêm tốn, cả về kinh phí, nhân lực và cơ sở vật chất Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ này còn thiếu và yếu, chưa được đào tạo chuyên sâu về kỹ năng truyền thông, thuyết trình Hình thức và nội dung tuyên truyền cũng chưa đa dạng, thiếu tính hấp dẫn, khó tiếp cận với đại đa số người dân và doanh nghiệp
GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC XÃ, PHƯỜNG TRỰC THUỘC THÀNH PHỐ BÀ RỊA, TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND các xã, phường trực thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
các xã, phường trực thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
3.1.1 Hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
Hiện nay, các quy định pháp luật liên quan đến chứng thực tại cấp xã đang được quy định rải rác tại nhiều văn bản khác nhau như Nghị định số
23/2015/NĐ-CP, Luật Hộ tịch, Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai dẫn đến tình trạng chồng chéo, thiếu thống nhất và khó khăn trong áp dụng trên thực tế Do đó, việc ban hành một Luật riêng về chứng thực tại cấp xã là rất cần thiết để thống nhất các quy định pháp lý, tạo khung pháp lý đồng bộ cho lĩnh vực này
Luật cần quy định rõ ràng, toàn diện về thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng thực; đối tượng chứng thực; giá trị pháp lý của văn bản chứng thực; trách nhiệm của các bên liên quan
Quá trình ban hành Luật chứng thực tại cấp xã cũng cần đồng thời đi kèm với việc rà soát, sửa đổi các quy định trong các luật khác có liên quan để tránh chồng chéo, mâu thuẫn Sau khi Luật chứng thực tại cấp xã được ban hành, cần phải có các văn bản hướng dẫn chi tiết về việc tổ chức thi hành như
Nghị định, Thông tư để đảm bảo các quy định pháp luật được áp dụng thống nhất, hiệu quả trên thực tế, các văn bản hướng dẫn cần đi vào chi tiết các quy trình, thủ tục chứng thực; hướng dẫn cụ thể cách thức xác minh, kiểm tra nội dung chứng thực; quy định biểu mẫu văn bản chứng thực thống nhất
3.1.2 Tăng cường thanh tra, kiểm tra thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về chứng thực là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác cấp giấy tờ, chứng thực tại cấp xã Tuy nhiên, thời gian qua công tác này tại một số địa
38 phương còn hạn chế do nguồn lực, nhân lực và cơ chế kiểm tra chưa thật trách nhiệm Do đó cần bổ sung biên chế thanh tra viên, người làm công tác kiểm tra thực hiện pháp luật về chứng thực tại Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, Phòng tư pháp thành phố Bà Rịa; xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra định kỳ hằng năm hoặc theo từng quý, từng lĩnh vực cụ thể để đảm bảo có lộ trình và chương trình kiểm tra bài bản, khoa học; bố trí kinh phí thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra hằng năm cho đơn vị hành chính từ ngân sách nhà nước
Tăng cường trang bị phương tiện, công cụ làm việc như máy tính, xe máy phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra trực tiếp tại cơ sở, xây dựng khung tiêu chí đánh giá công tác chứng thực và chấm điểm hằng năm để đánh giá khách quan hiệu quả công tác tại các đơn vị “Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở xem xét khen thưởng, kỷ luật; tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực, quy trình thủ tục cấp giấy tờ cho cán bộ và nhân dân địa phương để nâng cao ý thức chấp hành [21, tr.59]” Đồng thời kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm liên quan Những giải pháp nêu trên sẽ góp phần đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra thực hiện pháp luật về chứng thực tại cấp xã, đảm bảo vai trò của chính quyền địa phương trong công tác này
3.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã
Trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số đóng một vai trò hết sức quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với công tác thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã, việc chuyển đổi số sẽ mang lại những tác động như sau:
Trước hết, ứng dụng công nghệ giúp công tác tiếp nhận hồ sơ, xử lý thủ tục hành chính được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn Cụ thể, các tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ, tra cứu thông tin, theo dõi kết quả giải quyết qua mạng internet mà không phải trực tiếp đến cơ quan, góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho người dân Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu, toàn bộ hồ sơ được lưu trữ, quản lý trên môi trường điện
39 tử, cơ quan chức năng có thể tra cứu, cập nhật thông tin nhanh chóng, tránh tình trạng thất lạc, mất hồ sơ như trước, góp phần nâng cao tính minh bạch, công khai trong công tác chứng thực
Bên cạnh đó, việc xây dựng cổng/ứng dụng dịch vụ công trực tuyến, các thủ tục hành chính được công khai, hướng dẫn cụ thể trên website hoặc ứng dụng di động, người dân dễ dàng tra cứu quy định pháp luật, thủ tục liên quan mà không cần phải trực tiếp tư vấn như trước, nhằm nâng cao hơn trách nhiệm cung cấp dịch vụ công của cơ quan nhà nước, việc xây dựng hệ thống giám sát, đo lường chỉ tiêu trực tuyến giúp lãnh đạo đơn vị nắm bắt được kịp thời tiến độ giải quyết công việc Trên cơ sở đó, kịp thời chỉ đạo khắc phục những khó khăn, vướng mắc, đồng thời đánh giá đúng đắn hiệu quả công việc của các phòng, ban và cán bộ Qua đó góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nước Nhìn chung, việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số sẽ là xu thế tất yếu, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác chứng thực tại UBND cấp xã, góp phần hiện đại hóa, đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển đất nước
3.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực chuyên môn của chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã là vấn đề hết sức quan trọng, đây là những chủ thể trực tiếp thực thi pháp luật về chứng thực, việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của họ sẽ quyết định hiệu quả của công tác này Hiện nay, đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực tại xã còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về trình độ chuyên môn, nhiều cán bộ kiêm nhiệm nhiều việc, chưa được đào tạo chuyên sâu về chứng thực Trình độ, năng lực chuyên môn chưa đồng đều giữa các địa phương Nhận thức và ý thức trách nhiệm của một bộ phận cán bộ còn hạn chế, những tồn tại này đòi hỏi phải có giải pháp đồng bộ đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ này
Theo đó cần tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức địa phương, là giải pháp trọng tâm, mang tính quyết
40 định, nhằm nâng cao chất lượng thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã Cán bộ chứng thực cần được trang bị đầy đủ kiến thức pháp luật về chứng thực, nắm vững các quy định, thủ tục, nghiệp vụ liên quan Từ đó họ mới thực hiện đúng, đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định
Lộ trình bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND các xã, phường trực thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
3.2.1 Thành lập Ban đề án
Trước thực trạng còn nhiều hạn chế, vướng mắc trong việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa, tỉnh
Bà Rịa - Vũng Tàu, để giải quyết triệt để những tồn tại, bất cập này, cần thành lập Ban đề án "Nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu" với trình tự, thủ tục thành lập như sau:
- UBND thành phố Bà Rịa có văn bản trình Thường trực Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy Bà Rịa, UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu xem xét, thông qua đề án "Nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu"
- Sau khi đề án được thông qua, UBND thành phố Bà Rịa ra quyết định thành lập Ban đề án Trong đó Ban đề án gồm có Trưởng ban là Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch UBND thành phố, các Phó Trưởng ban là lãnh đạo các cơ quan, ban, ngành liên quan, các thành viên Ban đề án là đại diện lãnh đạo và công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị có liên quan Ban đề án có nhiệm vụ xây dựng nội dung, phương án, kế hoạch thực hiện đề án và triển khai tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp của đề án sau khi được phê duyệt
- Ban đề án triệu tập các cuộc họp để triển khai xây dựng nội dung của đề án Trong quá trình xây dựng đề án, Ban đề án đã tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan; tiếp thu các ý kiến tham gia đóng góp của đội ngũ cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ chứng thực tại cấp xã; lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ các tổ chức, cá nhân là khách hàng sử dụng dịch vụ chứng thực tại UBND cấp xã,
Trên cơ sở kết quả xây dựng, hoàn thiện đề án, Ban đề án trình UBND thành phố xem xét, ban hành quyết định phê duyệt đề án và giao cho Ban đề án có trách nhiệm triển khai thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp đề ra trong đề án
3.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Đề án
Trên cơ sở đề án "Nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu" đã được phê duyệt, Ban Đề án có các nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao năng lực, kỹ năng về công tác chứng thực cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND các xã, phường trên địa bàn thành phố; nội dung, chương trình tập huấn, lựa chọn giảng viên phụ trách các lớp tập huấn
- Chỉ đạo, hướng dẫn UBND các xã, phường trên địa bàn thành phố rà soát, sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất, năng lực thực hiện công tác chứng thực; bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã; nghiên cứu, xây dựng phương án khen thưởng, đãi ngộ, thu hút đội ngũ cán bộ, công chức giỏi, năng lực cho công tác chứng thực Xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác chứng thực tại UBND cấp xã; quy định cụ thể nội dung, hình
44 thức, định kỳ kiểm tra giám sát; xây dựng các tiêu chí, quy trình đánh giá hiệu quả công tác chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu, đề xuất, kiến nghị với cấp có thẩm quyền các giải pháp hoàn thiện cơ chế, chính sách về công tác chứng thực; khắc phục các bất cập, vướng mắc trong quy định của pháp luật về chứng thực để phù hợp với điều kiện thực tiễn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
- Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện đề án tại các địa phương; đánh giá kết quả, hiệu quả việc triển khai thực hiện đề án; kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai; điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện nội dung đề án cho phù hợp; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện với Thường trực Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy Bà Rịa, UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu theo quy định
3.2.3 Phân công nhiệm vụ đối với các thành viên
Thứ nhất: Trách nhiệm của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố
- Lãnh đạo, điều hành hoạt động của Ban Đề án, chủ trì, phối hợp với Giám đốc Sở Tư pháp và cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Đề án theo quy định hiện hành
- Lãnh đạo Ban Đề án, chỉ đạo Phòng Tư pháp thành phố phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn, quy định cụ thể về công tác chứng thực, quy trình thủ tục chứng thực, cách thức, kỹ năng thực hiện các công việc chứng thực để thống nhất việc áp dụng
Thứ hai: Trách nhiệm của Trưởng phòng Tư pháp thành phố
- Hướng dẫn UBND cấp xã những vấn đề thuộc lĩnh vực thực hiện pháp luật về nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực trong quá trình thực hiện đề án
