thực hiện pháp luật về công chứng từ thực tiễn hoạt động của văn phòng công chứng tại thành phố hồ chí minh

Tác giả cũng đưa ra một số kiến nghị về việc sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật hiện hành về chứng thực nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao chất l

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHẠM HỒNG DŨNG

THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG

TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: LUẬT HIẾN PHÁP VÀ LUẬT HÀNH CHÍNH

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 03 năm 2024

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHẠM HỒNG DŨNG

THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG

TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH : LUẬT HIẾN PHÁP VÀ LUẬT HÀNH CHÍNH

MÃ SỐ : 8380102

NGƯỜI HƯỚNG DẪN : TIẾN SĨ TRẦN QUYẾT THẮNG

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 03 năm 2024

LỜI CAM ĐOAN !

Đề án "Thực hiện pháp luật về công chứng từ thực tiễn hoạt động của Văn Phòng công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh" là sản phẩm nghiên cứu cá nhân của tôi trong quá trình thực hiện đề án được Học Viện Hành Chính Quốc Gia giao cho tôi Các dữ liệu và kết quả nghiên cứu trong đề án này đã được tôi tự tiến hành tìm hiểu, thu thập và phân tích một cách khách quan và trung thực Tất cả thông tin được sử dụng trong đề án đều có nguồn gốc rõ ràng và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào khác Tôi cam đoan hoàn toàn chịu trách nhiệm theo quy định của Học Viện Hành Chính Quốc Gia trong trường hợp có sự không trung thực trong việc sử dụng thông tin trong công trình nghiên cứu của tôi

LỜI CẢM ƠN !

Để hoàn thành được đề án này trước hết Học viên xin gửi đến Ban Giám đốc, quý Thầy, Cô trong khoa nhà nước và pháp luật, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học - Học viện hành chính Quốc gia lời cảm ơn chân thành ! Đặc biệt, Học viên xin gởi đến thầy Tiến sĩ Trần Quyết Thắng, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ Học viên hoàn thành

đề án này lời cảm ơn sâu sắc nhất

Học viên xin chân thành cảm ơn Trưởng các Văn phòng công chứng, Công chứng viên và các chuyên gia công chứng, quý khách hàng sử dụng dịch vụ công chứng, các đồng nghiệp…, đã tạo điều kiện thuận lợi cho Học viên được tìm hiểu thực tiễn, được ghi nhận những ý kiến từ các Chuyên gia công chứng, ý kiến đóng góp từ những khách hàng sử dụng dịch vụ công chứng tại TP.HCM đã hổ trợ, giúp đỡ Học viên trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành Đề án

Qua công việc này, Học viên đã thu được nhiều kiến thức mới và hữu ích về lĩnh vực pháp lý, giúp cải thiện kỹ năng và kiến thức cho công việc tương lai của bản thân

Vì kiến thức cá nhân của Học viên về lĩnh vực này còn hạn chế, trong quá trình thực hiện và hoàn thiện đề án, không tránh khỏi những sai sót Học viên rất trân trọng và mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu từ Thầy, Cô và Hội đồng xét duyệt đề án để cải thiện và hoàn thiện công trình nghiên cứu này

Xin chân thành cảm ơn.!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ! i

LỜI CẢM ƠN ! ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do xây dựng đề án 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề án 6

4 Mục tiêu và nhiệm vụ đề án 6

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn 7

7 Kết cấu đề án 7

NỘI DUNG 8

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG CỦA CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 8

1.1 Pháp luật về công chứng 8

1.2 Thực hiện pháp luật về công chứng của Văn phòng công chứng 13

1.3 Các yếu tố tác động đến thực hiện pháp luật về công chứng: 15

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 18

Chương 2 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 19

2.1 Thực trạng thực hiện pháp luật về công chứng, từ thực tiễn hoạt động của Văn Phòng công chứng tại TP.HCM 19

2.2 Đánh giá thực hiện pháp luật về công chứng qua hoạt động của Văn phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM 25

2.2.1 Những kết quả đạt được 25

2.2.2 Nguyên nhân của những kết quả đạt được 31

2.2.3 Hạn chế trong thực hiện luật công chứng ở các Văn phòng công chứng tại TP.HCM 40

2.2.4 Nguyên nhân của hạn chế trong thực hiện pháp luật công chứng ở các Văn phòng công chứng tại TP.HCM 44

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 47

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 49

3.1 Giải pháp chung 49

3.2 Giải pháp cụ thể và lộ trình thực hiện đề án 51

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 53

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

PHỤ LỤC 1

Phụ lục 1: Danh sách các Tổ chức hành nghề công chứng tại TP.HCM (đến ngày 31/5/2023) Nguồn: Sở Tư Pháp TP.HCM 1

Phụ lục 2 Kết quả phỏng vấn chuyên gia 16

MỞ ĐẦU

1 Lý do xây dựng đề án

Hoạt động công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, đặc biệt là trong lĩnh vực thừa kế, quyền sở hữu và thực hiện các giao dịch tài chính Ngoài ra, hoạt động công chứng còn giúp tạo ra sự minh bạch và công bằng trong các giao dịch, giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin được cung

cấp trong các tài liệu công chứng

Trên địa bàn TP.HCM hoạt động công chứng tư nhân chiếm tỷ lệ lớn Tuy nhiên, việc quản lý và kiểm soát hoạt động này vẫn còn nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc đảm bảo tính chuyên nghiệp, đúng quy trình và chất lượng của hoạt động công chứng Do đó, việc nghiên cứu thực hiện pháp luật về công chứng từ thực tiễn Văn Phòng công chứng tại TP.HCM là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững và

ổn định của hoạt động công chứng trên địa bàn này

Tuy nhiên, trong thực tế, việc thực hiện pháp luật trong hoạt động công chứng

tư nhân không phải lúc nào cũng được đảm bảo Các vấn đề thường gặp như thiếu kiểm soát, giám sát, thiếu thông tin về pháp luật, thiếu sự chuyên nghiệp của nhân viên công chứng, đều gây ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động công chứng Do đó, nghiên cứu về việc thực hiện pháp luật về công chứng từ thực tiễn Văn Phòng công chứng tại TP.HCM là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác, minh bạch

và an toàn của các giao dịch được công chứng trên địa bàn này

Nghiên cứu sẽ phân tích tình hình và thực trạng hoạt động công chứng tư nhân trên địa bàn TP.HCM, đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của hoạt động này Tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng và đánh giá mức độ thực hiện của các đơn vị công chứng tư nhân trên địa bàn thành phố Đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện chất lượng và hiệu quả thực hiện pháp luật trong hoạt động công chứng tư nhân, bao gồm cả những giải pháp về chính sách và quy định, lẫn giải pháp về tăng cường năng lực và chuyên môn của các đơn vị công chứng tư

nhân Do đó tác giả chọn đề án " Thực hiện pháp luật về công chứng từ thực tiễn hoạt động của Văn Phòng công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh " để từ đó tiếp

tục hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả của nó trong quá trình thực thi nhiệm

vụ

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

- Nhóm các công trình nghiên cứu khoa học thực hiện pháp luật về công chứng:

Nguyễn Thanh Hà (2014) trong luận văn của mình trình bày về việc thực hiện pháp luật công chứng trên địa bàn Thành phố Hà Nội Tác giả đề cập đến quy trình thực hiện công chứng và các yêu cầu về trình tự, thủ tục, hồ sơ, giấy tờ cần thiết trong quá trình công chứng Bên cạnh đó, bài báo cũng đề cập đến các vấn đề liên quan đến trách nhiệm của Công chứng viên và việc giải quyết tranh chấp trong hoạt động công chứng Ngoài việc phân tích cách thức thực hiện pháp luật công chứng ở Hà Nội và các quy định cần tuân thủ trong quá trình công chứng, tác giả còn đề cập đến vấn đề

vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, như việc giả mạo tài liệu hoặc thông tin, hoặc việc không tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng Tác giả kết luận rằng, việc thực hiện pháp luật trong hoạt động công chứng trên địa bàn Thành phố

Hà Nội cần được nâng cao và thực hiện chặt chẽ hơn, với sự quan tâm đặc biệt đến việc đào tạo nguồn nhân lực công chứng và cải thiện chất lượng công tác kiểm tra, giám sát [19]

Trần Thị Thúy Hường (2020) trong luận văn thạc sĩ của mình đã tập trung nghiên cứu về pháp luật công chứng và thực tiễn qua việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương Tác giả trình bày về khái niệm và vai trò của công chứng, đánh giá quy trình công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương Tác giả cũng đưa ra những đánh giá về tình trạng thực tiễn của hoạt động công chứng tại địa phương Bên cạnh đó, tác giả cũng phân tích và đánh giá những quy định pháp luật liên quan đến công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, đồng thời đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng và độ tin cậy của hoạt động công chứng [29]

Trong luận văn thạc sĩ của mình, Nguyễn Thu Hương (2018) tập trung nghiên cứu về việc áp dụng pháp luật về chứng thực trong thực tiễn tại huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội Nghiên cứu tập trung vào các vấn đề như hoạt động của các tổ chức công chứng, quản lý và giám sát công chứng của các cơ quan nhà nước, cũng như các vấn đề về chứng thực văn bản và hiệu lực pháp lý của các văn bản được

chứng thực Tác giả đưa ra những phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, cải thiện quản lý và giám sát công chứng của các cơ quan nhà nước, đồng thời đảm bảo hiệu lực pháp lý của các văn bản được chứng thực [21]

Trong bài báo của mình, Trần Việt Dũng (2022) đã đề cập đến các quy định pháp luật hiện hành về chứng thực và những hạn chế của chúng trong thực tiễn Tác giả chỉ ra rằng, dù đã có sự hoàn thiện trong việc quy định pháp luật về chứng thực, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần được giải quyết Tác giả cũng đưa ra một số kiến nghị về việc sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật hiện hành về chứng thực nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực trên thực địa

- Nhóm các công trình nghiên cứu khoa học về hoạt động công chứng:

Trong luận văn thạc sĩ của mình, Trần Trung Kiên (2017) nghiên cứu về những bất cập trong công tác quản lý Nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam Tác giả nhận định rằng công tác quản lý Nhà nước về công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và chất lượng của các giao dịch pháp lý Tuy nhiên, trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, công tác quản lý này vẫn còn nhiều trục trặc và hạn chế, đặc biệt là về tình trạng thực hiện pháp luật, chất lượng và hiệu quả của quản

lý công chứng, tác động của các yếu tố bên ngoài và tình trạng tinh giản biên chế Tác giả kết luận rằng để công tác quản lý Nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam đạt được chất lượng và hiệu quả cao, cần phải thực hiện đầy đủ và hiệu quả các quy định pháp luật liên quan đến công chứng, tăng cường giám sát và kiểm soát chặt chẽ trong quản lý công chứng, đồng thời nâng cao năng lực và chuyên môn của cán bộ công chứng [30]

Luận văn thạc sĩ của Vũ Thị Ánh Nguyệt (2020) đã nghiên cứu về bảo vệ các quyền dân sự trong hoạt động công chứng ở Việt Nam hiện nay Các quyền dân sự được tập trung nghiên cứu bao gồm quyền sở hữu, quyền thừa kế, quyền hôn nhân gia đình, quyền tài sản và quyền con cái Nghiên cứu đánh giá những hạn chế và thách thức trong việc bảo vệ các quyền dân sự này, đồng thời đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động công chứng, góp phần đảm bảo quyền lợi của người dân [33]

Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Mai Trang (2021) tập trung vào việc nghiên cứu về thực trạng và giải pháp xã hội hóa công chứng ở Việt Nam hiện nay Nghiên cứu đưa ra một số vấn đề chính như: các chính sách và quy định liên quan đến xã hội hóa công chứng, tình hình thực tiễn hoạt động của các đơn vị công chứng, mức độ chấp hành quy định pháp luật về xã hội hóa công chứng, tầm quan trọng của xã hội hóa công chứng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng Nghiên cứu kết luận rằng việc xã hội hóa công chứng là cần thiết và quan trọng để phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và tổ chức tham gia trong các giao dịch pháp lý Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, cần có sự thay đổi trong các quy định pháp luật, tăng cường đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn của người làm công chứng, đồng thời tăng cường giám sát và kiểm tra chất lượng hoạt động công chứng [23]

Bài báo của Nguyễn Thảo (2013) đề cập đến việc xã hội hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam, nêu bật những kết quả đã đạt được từ việc xã hội hóa, đồng thời cũng chỉ ra một số vướng mắc và tồn tại trong quá trình này Cụ thể, bài báo tập trung vào việc phân tích tác động của xã hội hóa lên hoạt động công chứng, như tăng cường tính minh bạch, nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường quyền lợi của khách hàng Tuy nhiên, bài báo cũng đề cập đến những vấn đề còn tồn tại như sự chưa đồng đều trong việc triển khai xã hội hóa, tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức công chứng, và vấn đề về đạo đức nghề nghiệp của một số cá nhân trong ngành công chứng [20]

Bài báo "Xã hội hóa công chứng nhằm đảm bảo cho hoạt động công chứng ổn định và phát triển" của Đặng Văn Dinh và Võ Xuân Cường nói về tình trạng xã hội hóa công chứng hiện nay, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai và

đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công chứng Cụ thể, bài báo đề cập đến việc cần hoàn thiện quy định về "Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng" nhằm đảm bảo môi trường cạnh tranh lành mạnh, đồng thời tăng cường giám sát, kiểm tra và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng Bên cạnh đó, bài báo còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực phục vụ khách hàng của các nhân viên công chứng [9]

Lê Hiền (2020) trong bài báo của mình đã làm rõ vấn đề xã hội hóa dịch vụ công ở Việt Nam Tác giả nhấn mạnh rằng việc thúc đẩy xã hội hóa dịch vụ công sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công, tiết kiệm chi phí cho nhà nước và tạo điều kiện cho các tổ chức phi nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân tham gia vào việc cung cấp dịch vụ công [14]

Tác giả Bạch Dương (2022) trong bài báo của mình đã trình bày về chủ trương

xã hội hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam, cũng như những hiệu quả tích cực

mà chủ trương này mang lại Theo tác giả, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng giúp cải thiện chất lượng dịch vụ công chứng, nâng cao năng lực của các đơn

vị công chứng và nâng cao vai trò của công chứng trong giải quyết tranh chấp Ngoài

ra, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng còn đóng vai trò quan trọng trong tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh và tăng tính cạnh tranh cho các đơn vị công chứng Tuy nhiên, tác giả cũng đề cập đến những thách thức cần được giải quyết trong quá trình thực hiện chủ trương này, bao gồm cải tiến quy trình, đào tạo nhân lực và nâng cao ý thức trách nhiệm của các đơn vị công chứng [1]

Các nghiên cứu về thực hiện pháp luật về công chứng từ thực tiễn hoạt động của Văn Phòng công chứng tại TP.HCM đã đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công chứng, như tăng cường đạo đức nghề nghiệp cho các Công chứng viên, cải thiện hệ thống quản lý và giám sát hoạt động công chứng, tăng cường cơ chế phòng ngừa và xử lý vi phạm của các Công chứng viên Các nghiên cứu cũng đã đưa ra các giải pháp để tăng cường sự hợp tác giữa các cơ quan chức năng liên quan, như cơ quan công an, tòa án và các cơ quan quản lý hoạt động công chứng để giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng Các nghiên cứu

sẽ giúp cho các cơ quan chức năng và các đơn vị liên quan có thêm thông tin về tình hình hoạt động công chứng trên địa bàn, qua đó đề xuất các giải pháp cụ thể để giải quyết các vấn đề tồn đọng trong hoạt động công chứng

Tuy nhiên, các nghiên cứu cũng chỉ ra một số hạn chế trong việc thực hiện pháp luật trong hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như thiếu sự hợp tác giữa các đơn vị có liên quan , thiếu nguồn lực để thực hiện, sự chậm trễ trong việc thực hiện hiện pháp luật trong hoạt động công chứng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề án

- Đối tượng nghiên cứu đề án

Đối tượng nghiên cứu của đề án là thực hiện pháp luật về công chứng của Văn Phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM

- Phạm vi nghiên cứu đề án

Về phạm vi khảo sát Đề án khảo sát các Công chứng viên, khách hàng sử dụng dịch vụ công chứng trên địa bàn TP.HCM

Về phạm vi không gian Đề án nghiên cứu các hoạt động thực hiện pháp luật

về công chứng như ký kết, chứng thực các giấy tờ, tư vấn và giải quyết tranh chấp liên quan đến công chứng trên địa bàn TP.HCM

Về phạm vi thời gian Đề án nghiên cứu hoạt động thực hiện pháp luật về công chứng từ năm 2018 đến nay

4 Mục tiêu và nhiệm vụ đề án

- Mục tiêu đề án

Làm rõ những vấn đề lý luận về thực hiện pháp luật về công chứng, phân tích những thuận lợi và khó khăn, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong thực hiện pháp luật công chứng của Văn phòng công chứng, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật của các Văn Phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM

- Nhiệm vụ của đề án

Làm rõ những vấn đề lý luận về thực hiện pháp luật về công chứng

Phân tích những thuận lợi, khó khăn, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong thực hiện pháp luật về công chứng của Văn phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật trong hoạt động công chứng trên địa bàn TP.HCM, bao gồm cả giải pháp pháp lý, chính sách và giải pháp thực tiễn

Kiến nghị các cơ quan, đơn vị chức năng thực hiện các giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật trong hoạt động công chứng trên địa bàn TP.HCM

Kết quả của đề án sẽ giúp cải thiện hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh và nâng cao hiệu quả thực hiện Luật Công

chứng, đồng thời giúp người dân tham gia giao dịch an tâm, an toàn góp phần phát triển xã hội

5 Phương pháp nghiên cứu

Ngoài phương pháp phân tích tài liệu nghiên cứu, đề án tập trung vào phỏng vấn các chuyên gia công chứng, người làm công chứng, cán bộ Văn Phòng công chứng và khách hàng đã sử dụng dịch vụ công chứng tại TP.HCM để thu thập thông tin chi tiết và cá nhân hóa, hiểu rõ hơn về quy trình và thực tiễn công chứng tại địa phương này Phương pháp tiếp cận các Văn Phòng công chứng tại TP.HCM và tham gia quá trình thực hiện công chứng, môi trường làm việc, cũng như tương tác giữa người làm công chứng và khách hàng Ngoài ra, đề án còn áp dụng phương pháp quan sát hồ sơ công chứng, biểu mẫu và giấy tờ liên quan để hiểu cụ thể về các yêu cầu và quy trình công chứng tại TP.HCM

6 Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn

Việc nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật của các Văn Phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM sẽ giúp cho việc công chứng trở nên hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội Đồng thời, giúp cho các cơ quan chức năng có thể kiểm soát và quản lý tốt hơn hoạt động công chứng, từ đó giảm thiểu các vi phạm trong quá trình công chứng và nâng cao độ tin cậy của các chứng thực được công chứng

7 Kết cấu đề án

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, phụ lục thì phần nội dung chính của đề án bao gồm 03 chương :

Chương 1 : Một số vấn đề lý luận và pháp lý thực hiện pháp luật về công

chứng của các Văn phòng công chứng

Chương 2 : Thực trạng thực hiện pháp luật về công chứng của Văn phòng

công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3 : Giải pháp và lộ trình thực hiện đề án

NỘI DUNG Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG CỦA CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1.1 Pháp luật về công chứng

 Công chứng viên:

Công chứng viên là người được bổ nhiệm bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp, được đào tạo kiến thức pháp luật, có trình độ chuyên môn về pháp luật, được cấp giấy phép hành nghề công chứng và thực hiện hành vi công chứng theo quy định của pháp luật , chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước người yêu cầu công chứng và văn bản công chứng do mình chứng nhận[28] Công chứng viên là ngạch công chức ngành tư pháp Công chứng viên làm việc trong cơ quan công chứng nhà nước có nhiệm vụ công chứng [14]

Trong quá trình đăng ký trở thành Công chứng viên, thì thực hiện việc xác định đạt những yêu cầu quan trọng sau đây, theo quy định [28]:

Quốc tịch và nơi cư trú: Đối tượng đăng ký cần phải là công dân Việt Nam, đang thường trú tại lãnh thổ Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và luật pháp quốc gia, cùng với đạo đức đúng đắn Bằng cử nhân luật: Đã hoàn thành khóa học và đạt bằng

cử nhân luật từ các trường đào tạo phù hợp Kinh nghiệm làm việc: Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật tại các cơ quan hoặc tổ chức sau khi

đã nhận được bằng cử nhân luật Được đào tạo hoặc được bồi dưỡng nghề công chứng theo quy định, phải tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng trước khi trải qua kỳ thi kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng: Đáp ứng yêu cầu và vượt qua kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng Sức khỏe: Đảm bảo có sức khỏe đủ để hành nghề công chứng [28]

Các trường hợp được miễn khỏi việc tham gia khóa đào tạo nghề công chứng bao gồm [14]: Thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên đã có ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật; Giáo sư; Phó giáo sư; Tiến sĩ luật Ngoài

ra còn có thẩm tra viên cao cấp ngành toà án; Kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; Chuyên viên cao cấp; Nghiên cứu viên cao cấp; Giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật; Luật sư đã có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong việc hành nghề

Quyền của Công chứng viên: Công chứng viên có những quyền lợi sau đây: Trước tiên, họ được phép tham gia vào các tổ chức xã hội và nghề nghiệp liên quan đến công chứng Tiếp theo, họ có quyền tham gia vào các hoạt động bồi dưỡng nghiệp

vụ hàng năm do Bộ Tư pháp tổ chức Ngoài ra, Công chứng viên được hưởng lợi từ việc tham gia vào các hoạt động khoa học và giáo dục nhằm phổ biến pháp luật liên quan đến công việc công chứng Các quyền và tiện ích khác của Công chứng viên, bao gồm mức lương, các phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cùng với các quy định, chế độ, và chính sách khác, đều được thiết lập và tuân thủ theo quy định của luật pháp hiện hành Một điều quan trọng khác là Công chứng viên được tôn trọng về uy tín và danh dự của mình Họ cũng nhận được sự bảo vệ từ Nhà nước khi quyền và lợi ích hợp pháp của họ bị xâm phạm trong quá trình thực

Nghĩa vụ của Công chứng viên: Đầu tiên, họ phải tuân thủ Hiến pháp và pháp luật của quốc gia, điều này là cơ sở vững chắc cho hoạt động công chứng của họ Tiếp theo, Công chứng viên cần chấp hành quy chế hoạt động công chứng, đảm bảo tuân thủ quy định và quy trình chính thức trong việc thực hiện hành vi công chứng Ngoài

ra, họ phải tuân thủ quy tắc ứng xử nghề nghiệp dành riêng cho Công chứng viên, đảm bảo hành vi làm việc chuyên nghiệp và đúng mực Công chứng viên có trách nhiệm thực hiện hành vi công chứng khi được yêu cầu từ người yêu cầu, trừ khi có quy định luật không cho phép Công chứng viên cũng cần tham gia vào các hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm do Bộ Tư pháp tổ chức, để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn Bảo mật thông tin liên quan đến văn bản công chứng cũng là một yêu cầu quan trọng, trừ khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật Cuối cùng, nếu Công chứng viên gây ra lỗi trong quá trình hành nghề công chứng, họ cần chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng

và các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong công việc của mình [14]

Như vậy, Công chứng viên đóng một vai trò quan trọng trong việc xác thực và chứng minh tính chính xác của các tài liệu pháp lý và giao dịch tại Việt Nam Họ là những chuyên gia về pháp luật, được cử đến và bổ nhiệm bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp, nhằm đảm bảo tính đáng tin cậy và chuyên nghiệp trong việc công chứng các văn bản Để trở thành một Công chứng viên, yêu cầu phải đáp ứng nhiều điều kiện chặt

chẽ Trình độ chuyên môn về pháp luật là một trong những yêu cầu quan trọng nhất Công chứng viên cần có kiến thức sâu sắc về các quy định pháp luật và quy trình công chứng Điều này bao gồm hiểu biết về lĩnh vực dân sự, hình sự, hành chính, và các lĩnh vực khác liên quan đến việc công chứng tài liệu và hợp đồng

Ngoài ra, để thực hiện hành vi công chứng, Công chứng viên cần được cấp giấy phép hành nghề công chứng từ cơ quan có thẩm quyền Giấy phép này xác nhận rằng Công chứng viên đã đáp ứng đủ tiêu chuẩn và yêu cầu chuyên môn để thực hiện công việc một cách chính xác và đáng tin cậy Việc cấp giấy phép hành nghề cũng đảm bảo rằng Công chứng viên hoạt động theo đúng quy định của pháp luật và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp

Công chứng viên không chỉ đơn thuần thực hiện việc xác thực các tài liệu mà còn có trách nhiệm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình công chứng

Họ phải xác định rõ danh tính của các bên liên quan và đảm bảo rằng các bên hiểu rõ nội dung và ý nghĩa của văn bản mà họ đang ký kết

Như vậy, Công chứng viên là những chuyên gia về pháp luật có trách nhiệm thực hiện hành vi công chứng theo quy định của pháp luật Được bổ nhiệm bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp và có trình độ chuyên môn vững về lĩnh vực pháp luật, Công chứng viên đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy và công bằng trong quá trình xác thực và công chứng các tài liệu và giao dịch tại Việt Nam

 Tổ chức hành nghề công chứng:

Tổ chức hành nghề công chứng là tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công chứng và các dịch vụ khác liên quan đến hoạt động công chứng [28].Theo Luật Công chứng số 33/2014/QH13, tổ chức hành nghề công chứng cần đáp ứng một số tiêu chí và điều kiện quan trọng để được hoạt động Trước tiên, tổ chức này phải có giấy phép hành nghề công chứng, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền theo quy trình rõ ràng và nghiêm ngặt Giấy phép này chứng nhận sự đáp ứng đủ các yêu cầu và tiêu chuẩn về chất lượng chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, đảm bảo rằng tổ chức có khả năng thực hiện công việc công chứng một cách chính xác và đáng tin cậy

Thứ hai, tổ chức hành nghề công chứng cần có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực pháp luật, công chứng và các lĩnh

vực liên quan Những nhân viên này phải được đào tạo đúng quy trình, nắm vững các quy định pháp luật và quy trình công chứng, để đảm bảo quá trình công chứng diễn

ra một cách chính xác, minh bạch và đáng tin cậy

Tổ chức hành nghề công chứng cũng cần trang bị đầy đủ các công cụ, thiết bị

và hệ thống công nghệ hiện đại để hỗ trợ quá trình công chứng và ghi chép tài liệu Việc sử dụng công nghệ thông tin và hệ thống mạng có hiệu suất cao sẽ giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả của quá trình công chứng, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và quản lý thông tin tốt hơn

Ngoài việc cung cấp dịch vụ công chứng cho người yêu cầu, tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hoạt động công chứng, được pháp luật cho phép Điều này đảm bảo rằng tổ chức hành nghề công chứng đóng góp vào việc tăng cường tính minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật trong việc xử lý các giao dịch và vấn đề pháp lý

Hệ thống tổ chức thực hiện công việc công chứng bao gồm Phòng công chứng

và Văn Phòng công chứng Phòng công chứng là một đơn vị sự nghiệp công lập, trực thuộc Sở Tư pháp, được trang bị trụ sở riêng, dấu ấn riêng, và tài khoản tài chính riêng biệt Sự thành lập của Phòng công chứng được quyết định thông qua quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh [14] Phòng công chứng hoạt động dưới sự quản lý của hai hoặc nhiều Công chứng viên, trong đó có một Công chứng viên được

Cả Phòng công chứng và Văn Phòng công chứng đều có tính chất hoạt động giống nhau là đều thực hiện công chứng, bao gồm: chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc các bên yêu cầu; xác nhận bản sao, bản dịch; xác nhận sự sống,

sự tồn tại của người; xác nhận danh tính, tình trạng hôn nhân của người; xác nhận di sản; xác nhận diễn biến thời gian; xác nhận các sự kiện có liên quan đến quyền và nghĩa vụ dân sự

 Văn bản công chứng:

Văn bản công chứng là tài liệu được soạn thảo bởi Công chứng viên hoặc người yêu cầu công chứng, và được Công chứng viên xác nhận tính pháp lý theo quy định của pháp luật [35] Loại văn bản này được coi là quan trọng và có giá trị pháp

lý cao, được thực hiện hoặc xác nhận về tính pháp lý bởi Công chứng viên, tuân thủ theo quy định của pháp luật Trong thực tế, văn bản công chứng thường được sử dụng

để xác thực thông tin, chứng minh quyền lợi, và bảo đảm tính hợp pháp và đáng tin cậy của các giao dịch và hợp đồng

Quá trình soạn thảo văn bản công chứng đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức sâu sắc về pháp luật từ Công chứng viên Họ phải đảm bảo rằng nội dung của văn bản phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và các quy chuẩn chung của ngành công chứng Đối với các văn bản do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo, Công chứng viên phải xác minh và kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lệ của các thông tin trước khi tiến hành công chứng Quá trình này bao gồm việc đối chiếu các thông tin trong văn bản với các tài liệu và giấy tờ hợp lệ, cũng như kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các yêu cầu và thông tin quan trọng khác

Sau khi hoàn tất quá trình soạn thảo hoặc xác minh, Công chứng viên tiến hành công chứng văn bản bằng cách ghi nhận đầy đủ các thông tin quan trọng về bên yêu cầu công chứng, nội dung của văn bản, thời gian và địa điểm công chứng Việc công chứng này chính là sự xác nhận và khẳng định tính pháp lý của văn bản, đảm bảo rằng nó có giá trị và hiệu lực pháp lý Văn bản công chứng sau khi được Công chứng viên xác nhận sẽ trở thành một tài liệu có giá trị chứng cứ trong các thương thảo, tranh chấp pháp lý và các hoạt động liên quan khác

Văn bản công chứng phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, như giao dịch bất động sản, hợp đồng kinh doanh, di chúc, quyền thừa kế, hợp đồng lao động và các vấn đề pháp lý cá nhân khác Điều này đánh dấu vai trò quan trọng và không thể thiếu của Công chứng viên trong bảo đảm sự minh bạch, chính xác và đáng tin cậy của các giao dịch và thông tin pháp lý trong xã hội

1.2 Thực hiện pháp luật về công chứng của Văn phòng công chứng

Pháp luật trong lĩnh vực hoạt động công chứng đề cập đến việc thực hiện các quy định được áp dụng cho Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và các

thủ tục liên quan Việc này đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp, tạo điều kiện thuận lợi và đáng tin cậy cho các giao dịch dân sự, thương mại và kinh doanh Đây cũng đóng góp tích cực vào quá trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp [14]

Công chứng viên:

Công chứng viên không được thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động công chứng, như: xác nhận sai sự thật, xác nhận cho người không có năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, xác nhận cho người không

có quyền hạn, xác nhận cho người có lợi ích trái pháp luật, xác nhận cho người có quan hệ hôn nhân, huyết thống hoặc quan hệ gia đình với mình, xác nhận cho người

đã từng bị kỷ luật về nghề nghiệp công chứng, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người khác, lợi dụng hoạt động công chứng để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật Công chứng viên phải tuân thủ các nguyên tắc trong hoạt động công chứng, như: trung thực, khách quan, bảo mật, tôn trọng quyền tự do của người yêu cầu công chứng, không được can thiệp vào nội dung của giao dịch dân sự mà người yêu cầu công chứng tự thỏa thuận

Tuân thủ các nguyên tắc trong hoạt động công chứng, như trung thực, khách quan, bảo mật, tôn trọng quyền tự do của người yêu cầu công chứng và không can thiệp vào nội dung của giao dịch, hợp đồng [28]

Không thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động công chứng, như xác nhận sai sự thật, xác nhận cho người không có năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, xác nhận cho người không có quyền hạn, xác nhận cho người có lợi ích trái pháp luật, xác nhận cho người có quan hệ hôn nhân, huyết thống hoặc quan hệ gia đình với mình, xác nhận cho người đã từng bị kỷ luật về nghề nghiệp công chứng, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người khác, lợi dụng hoạt động công chứng để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật [28] Có trách nhiệm bồi thường thiệt hại do việc xác nhận sai sự thật gây ra cho người yêu cầu công chứng hoặc người có quyền lợi liên quan [28]

- Thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức hành nghề công chứng:

Tổ chức hành nghề công chứng có thể hoạt động dưới hai hình thức chính là phòng công chứng và Văn Phòng công chứng Chức năng chính của tổ chức này là thực hiện các dịch vụ công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng và thu phí công chứng, thù lao công chứng, cùng với các chi phí khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan

Tổ chức hành nghề công chứng còn có trách nhiệm quản lý, ghi nhận, lưu giữ

và bảo quản tài liệu, văn bản liên quan đến hoạt động công chứng, theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan Ngoài ra, tổ chức này phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do việc xác nhận sai sự thật gây ra cho người yêu cầu công chứng hoặc người có quyền lợi liên quan

Tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ và thực hiện nhiều quy định của pháp luật, bao gồm:

Ký hợp đồng lao động và làm việc với Công chứng viên và nhân viên khác Cung cấp dịch vụ công chứng khi có yêu cầu của cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng (kể cả công chứng ngoài giờ làm việc )

Sử dụng thông tin từ CSDL công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng cũng có nghĩa vụ quản lý Công chứng viên và nhân viên làm việc cho tổ chức mình, đảm bảo họ tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức trong hành nghề công chứng Đồng thời, tổ chức này phải tuân thủ các quy định

về lao động, thuế, tài chính, thống kê, làm việc theo giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình

Ngoài ra, tổ chức hành nghề công chứng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên của mình và thực hiện bồi thường thiệt hại theo quy định tại Luật Công chứng Tổ chức này cũng cần tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm cho Công chứng viên của mình, và thực hiện các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin

về hợp đồng, giao dịch, và các thông tin khác liên quan đến hoạt động công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng cũng là nơi tiếp nhận và tạo điều kiện cho các sinh viên ngành Luật có môi trường thực tập và tìm hiểu thực tế các giao dịch, chứng thực

và tiếp xúc các hồ sơ trong quá trình thực hiện pháp luật, là nền tảng cho sự phát triển của ngành tư pháp, góp phần ổn định xã hội

- Thực hiện các quy định của pháp luật về thủ tục công chứng:

Thủ tục công chứng bao gồm việc lập hồ sơ yêu cầu công chứng, nộp hồ sơ cho Công chứng viên, kiểm tra hồ sơ và xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch [14]

Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch, bản sao của giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, và các tài liệu khác liên quan [14] Công chứng viên có nhiệm vụ kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, giải thích rõ về quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của văn bản được công chứng, cũng như giải đáp mọi thắc mắc của người yêu cầu [14]

Bộ phận kế toán của Văn phòng công chứng có trách nhiệm thu phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác theo quy định của Luật Công chứng

và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan [14] Nhiệm vụ của bộ phận văn thư lưu trữ là ghi nhận, lưu giữ và bảo quản các tài liệu, văn bản liên quan đến hoạt động công chứng, tuân theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan [14]

1.3 Các yếu tố tác động đến thực hiện pháp luật về công chứng:

- Yếu tố pháp luật:

Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thực hiện pháp luật về công chứng trên địa bàn TP.HCM Các quy định pháp luật này cũng là cơ sở pháp lý để các Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức xã hội nghề nghiệp của Công chứng viên cũng như các cơ quan quản lý Nhà nước trong lĩnh vực này áp dụng trong quá trình thực hiện pháp luật nhằm xác định quyền hạn, trách nhiệm của Công chứng viên, cơ quan quản lý Nhà nước và các bên tham gia giao dịch Đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ trong quá trình thực hiện các giao dịch, chứng nhận các giấy tờ đảm bảo đúng quy định của pháp luật và đúng trình tự thủ tục Nhằm tránh được rủi ro, hạn chế vi phạm pháp luật trong hoạt động này

Các văn bản pháp luật quy định các điều kiện hợp pháp của các giấy tờ liên quan đến các giao dịch trong thực hiện pháp luật về công chứng Giúp cho người dân am hiểu và tuân thủ theo, từ đó họ nhận thức được những loại giấy tờ nào cần thiết để cung cấp cho các cơ quan trong quá trình thực hiện các giao dịch

Các văn bản quy phạm pháp luật cũng quy định rõ các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng cũng như việc xác định rõ mức độ vi phạm xảy ra

và hình thức xử phạt, xử lý trong quá trình thực hiện pháp luật về công chứng góp phần răn đe các vi phạm pháp luật trong công chứng, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý và công bằng xã hội

Việc thực hiện nghiêm túc các văn bản pháp luật cũng góp phần bảo đảm hoạt động công chứng được thực hiện hiệu quả, tạo niềm tin từ phía khách hàng khi

sử dụng dịch vụ công chứng tư nhân trên địa bàn TP.HCM

- Công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước:

Theo quy định của Luật công chứng năm 2014 thì công chứng tư nhân được thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp doanh, có từ hai Công chứng viên trở lên, hoạt động dưới sự quản lý của Sở Tư pháp và chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng

Việc giám sát chặt chẽ của cơ quan quản lý Nhà nước trong lĩnh vực công chứng thì các Văn phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM hiện nay phát đang phát trễn ổn định và nhận được nhiều sự tin tưởng vá tính nhiệm của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước

Thành phố thực hiện xã hội hóa mạnh mẽ trong lĩnh vực công chứng (từ năm

2008 đến nay cho phép thành lập thêm 110 Văn phòng công chứng), tuy nhiên, với

số lượng hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại các tổ chức hành nghề Công chứng cho thấy người dân rất tín nhiệm về chất lượng hành nghề của các Văn phòng công chứng, các cá nhân, tổ chức khi thực hiện các hợp đồng, giao dịch có giá trị lớn vẫn chọn các Văn phòng công chứng để chứng nhận; đồng thời, hàng năm, các Văn phòng công chứng đóng góp vào ngân sách Nhà nước chiếm 80% tổng số nộp ngân sách của các tổ chức hành nghề công chứng

- Điều kiện kinh tế, xã hội và ý thức pháp luật:

Điều kiện kinh tế, xã hội trên địa bàn TP.HCM cũng là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các Văn phòng công chứng tại địa phương này Thành phố

Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước, với số lượng lớn dân nhập cư thu hút số lượng lớn các nhà đầu tư kinh tế nên nhu cầu về các giao dịch dân sự, nhà ở, đất đai hay các hợp đồng kinh tế, hợp tác đầu tư là rất lớn Hoạt động công chứng tư nhân liên quan đến việc công chứng các giấy tờ, tài sản và các thủ tục pháp lý khác,

vì vậy, có nhiều quy định pháp luật liên quan đến hoạt động này Các đơn vị công chứng phải hiểu rõ và thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật này, điều này đòi hỏi

họ phải có kiến thức chuyên môn sâu về pháp luật Các đơn vị công chứng phải đảm bảo tính hợp lệ của các giấy tờ và tài sản mà họ công chứng Điều này đòi hỏi họ phải

có kiến thức về các loại giấy tờ và tài sản, và phải đánh giá tính hợp lệ của chúng dựa trên các quy định pháp luật Các đơn vị công chứng phải đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong hoạt động của mình Việc kiểm tra và giám sát hoạt động công chứng

là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đúng luật của hoạt động này Tuy nhiên, việc này đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều đơn vị, bao gồm cả cơ quan chức năng

và các đơn vị công chứng, để đảm bảo rằng hoạt động công chứng được thực hiện đúng luật và đủ minh bạch

Về kết quả hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố

đã thực hiện số lượng lớn vụ việc công chứng, chứng thực; từ đó, tạo ra nguồn thu ổn định cho các tổ chức này, góp phần duy trì hoạt động, đầu tư phát triển cơ sở vật chất, học tập nâng cao năng lực của đội ngũ công chứng viên để cạnh tranh và thu hút người có nhu cầu công chứng, chứng thực Mặt khác, số liệu vụ việc công chứng, chứng thực cho thấy nhu cầu về công chứng trên địa bàn Thành phố là rất lớn và ổn định qua các năm; hoạt động công chứng trên địa bàn Thành phố được người dân tin tưởng, tín nhiệm sử dụng Việc phát triển ổn định trong hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng đã đóng góp nguồn thu đáng kể cho ngân sách Thành phố

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Chương này trình bày nền tảng lý thuyết của đề án, bao gồm các thuật ngữ cơ bản liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu, như người công chứng; tổ chức hành nghề

công chứng; cũng như văn bản công chứng Đặc biệt, chương này sẽ làm sáng tỏ các khía cạnh lý thuyết liên quan đến việc thực hiện pháp luật trong hoạt động công chứng, bao gồm việc thực hiện các quy định pháp luật về các hoạt động liên quan đến người công chứng; việc thực hiện các quy định pháp luật về tổ chức hành nghề công chứng; cũng như việc thực hiện các quy định pháp luật về các thủ tục công chứng Các yếu tố về pháp luật, công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước; điều kiện kinh

tế xã hội cũng tác động không nhỏ đến việc thực hiện pháp luật về công chứng

Chương 2 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Thực trạng thực hiện pháp luật về công chứng, từ thực tiễn hoạt động của Văn Phòng công chứng tại TP.HCM

- Thực hiện các quy định của pháp luật về các hoạt động liên quan đến Công chứng viên:

Từ khi Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành đến nay, số lượng tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên gia tăng đáng kể, cụ thể năm 2015, trên địa bàn Thành phố có 291 công chứng viên hoạt động tại 52 tổ chức hành nghề công chứng (trong đó, 61 công chứng viên hoạt động tại 07 Phòng công chứng và

230 công chứng viên hoạt động tại 45 Văn phòng công chứng); đến ngày 31/12/2022

số lượng công chứng viên hoạt động tại 117 tổ chức hành nghề công chứng là 488 người (trong đó, 68 công chứng viên hoạt động tại 07 Phòng công chứng và 420 công chứng viên hoạt động tại 110 Văn phòng công chứng) Qua thống kê, 100% công chứng viên làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố có trình độ từ cử nhân luật trở lên và định kỳ hằng năm được tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng theo quy định Kết quả trên cho thấy, Thành phố Hồ Chí Minh

là địa phương tập trung đông tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên, góp phần đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cá nhân, tổ chức trên địa bàn Thành phố

Các Văn phòng công chứng đã có một cống hiến đáng kể đối với sự phát triển kinh tế và pháp lý của địa phương Các Văn phòng công chứng tại TP.HCM thu phí công chứng theo mức quy định của Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp TP.HCM Mức thu phí công chứng được áp dụng từ ngày 1/7/2019 theo Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 14/6/2019 của Ủy ban nhân dân TP.HCM Việc thu hơn 7.500 tỷ đồng phí công chứng từ 2018 đến hết năm 2023 là một minh chứng cho vai trò quan trọng của họ trong xác nhận tính hợp pháp của các văn bản và giao dịch Không chỉ đóng góp vào năng lực tài chính của tổ chức hành chính công chứng, mà gần 700 tỷ đồng

trong số này đã được nộp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào việc thúc đẩy sự phát triển và xây dựng quốc gia

Theo số liệu của Sở Tư pháp TP.HCM tại báo cáo số 1358/STP-TTR ngày 30/3/2302 Từ ngày 01/01/2022 đến hết ngày 31/02/2023, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn đã thực hiện được: 1.292.290 việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch, 150.243 việc chứng nhận bản dịch và các loại việc khác với tổng thù lao công chứng là 101.386.806.103 đồng, tổng phí công chứng là 747.367.241.918 đồng Chứng thực: 6.280.982 bản sao với số phí thu được là 45.219.172.557 đồng; chứng thực 4.317.871 chữ ký trong giấy tờ, văn bản với số phí thu được là 4.888.622.732 Tổng số tiền nộp vào ngân sách/thuế là: 112.654.695.908 đồng

Sự tham gia tích cực và chuyên nghiệp của các Văn phòng công chứng đã đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình công chứng Công chứng viên đang đóng vai trò quan trọng làm nền tảng cho việc xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch và quyền lợi pháp lý của các bên tham gia Điều này càng khẳng định vị trí đáng giá của Công chứng viên trong xã hội hiện đại, hỗ trợ sự phát triển kinh tế và hội nhập quốc tế của đất nước

- Thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức hành nghề công chứng:

Theo Luật Công chứng năm 2014, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của Công chứng viên là một tổ chức tự quản, được thành lập ở cấp trung ương và cấp tỉnh Tổ chức này có nhiệm vụ đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các Công chứng viên, ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của Công chứng viên tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và tập sự hành nghề công chứng Ngoài

ra, tổ chức này tham gia đưa ra ý kiến với cơ quan có thẩm quyền trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động công chứng theo quy định của Chính phủ

Theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ, TP.HCM đã được quy hoạch phát triển khoảng 200 tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020, trong đó bao gồm 10 Phòng công chứng nhà nước và 190 Văn

Phòng công chứng tư nhân Hiện tại, TP.HCM có tổng cộng 117 tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm 7 Phòng công chứng nhà nước và 110 Văn phòng công chứng

tư nhân Ngày 14/1/2019, Đại hội đại biểu Công chứng viên lần thứ nhất đã thành lập Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Đây là một tổ chức xã hội - nghề nghiệp của Công chứng viên cấp Trung ương, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền

và lợi ích của các Công chứng viên, ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng,

và giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cũng có trách nhiệm tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập sự hành nghề công chứng, cũng như tham gia đưa ra ý kiến với cơ quan có thẩm quyền trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, và chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động công chứng theo quy định của Chính phủ

Tổ chức hành nghề công chứng có hai loại: Phòng công chứng nhà nước và Văn phòng công chứng tư nhân Phòng công chứng nhà nước là cơ quan thuộc Sở Tư pháp TP.HCM, được thành lập, sắp xếp bộ máy và hoạt động theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP.HCM Văn phòng công chứng tư nhân là doanh nghiệp

có 100% vốn của Công chứng viên, được thành lập và hoạt động theo quyết định của

Sở Tư pháp TP.HCM

Hiện nay, ở TP.HCM có 7 Phòng công chứng nhà nước và 110 Văn phòng công chứng tư nhân Mô hình tổ chức và hoạt động của hầu hết các Văn Phòng công chứng hiện đã phát triển theo hướng ổn định và bền vững Tất cả các Văn Phòng công chứng đã chuyển đổi và thiết lập lại dưới dạng công ty hợp danh, thay vì hoạt động như doanh nghiệp tư nhân như thời kỳ áp dụng Luật Công chứng năm 2006 Một số Văn Phòng công chứng có quy mô lớn với số lượng Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ lên tới trên dưới 20 người (ví dụ: Văn phòng công chứng Hoàng Xuân Ngụ, địa chỉ 198A-198/1-198/2-200 Trần Bình Trọng, phường 4, quận 5, TP.HCM, được thành lập theo Quyết định số 5581/QĐ-UBND ngày 31/10/2012 của UBND TP.HCM

- hiện tại Văn phòng này có 08 Công chứng viên và 61 nhân viên gồm thư ký nghiệp

vụ, kế toán, lưu trữ, tin học, bảo vệ và tạp vụ) Công tác quản trị và điều hành tổ chức cũng như hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng đã được cải tiến để trở

nên hiệu quả và thân thiện hơn Nhiều tổ chức hành nghề công chứng đã tự chủ trong việc trang bị cơ sở vật chất, công cụ, và trang thiết bị để đảm bảo hiệu suất trong hoạt động của họ, đặc biệt là trong việc nhận biết giấy tờ giả

Chủ trương về tinh gọn đơn vị sự nghiệp và tinh giản biên chế, theo tinh thần của Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng

về tiếp tục đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, đã được triển khai trong hoạt động công chứng Điều này bao gồm việc không thành lập mới các Phòng công chứng và thực hiện việc chuyển đổi các Phòng công chứng thành Văn Phòng công chứng, nhất là tại Cần Thơ, nơi mà hiện tại đã hoàn toàn tư nhân hóa các tổ chức hành nghề công chứng Các Văn Phòng công chứng sau khi chuyển đổi từ cũng đã thích nghi với mô hình hoạt động mới, tạo ra sự "đồng nhất" trong tổ chức và hoạt động của hệ thống công chứng, góp phần thu gọn số lượng đơn vị sự nghiệp, giảm biên chế và tiết kiệm ngân sách nhà nước Các Phòng công chứng còn lại cũng đang tiến hành chuyển sang cơ chế tự chủ tài chính

Việc tuân thủ và thực hiện đúng các quy định về thủ tục công chứng là một yếu tố quan trọng đối với tính minh bạch, đáng tin cậy và hiệu quả của hệ thống Văn phòng công chứng tại TP.HCM Một trong những lý do chính để thực hiện một cách đúng đắn các quy định về thủ tục công chứng là để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của các giao dịch pháp lý Công chứng là quá trình chứng thực văn bản hoặc hợp đồng, làm cho chúng có giá trị pháp lý và rõ ràng trong mắt pháp luật Khi các quy định được tuân thủ đúng đắn, người sử dụng dịch vụ công chứng có thể tin tưởng rằng hồ sơ và giấy tờ của họ đã được kiểm tra và công chứng theo đúng quy trình pháp luật, giúp tránh những tranh chấp và vấn đề pháp lý sau này

Việc tuân thủ pháp luật cũng là một cơ sở quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong hoạt động của các Văn phòng công chứng Công chứng là dịch vụ công, do đó, các Văn phòng công chứng phải hoạt động theo quy định pháp luật và không được phép thực hiện các hoạt động không minh bạch hoặc vi phạm quy định pháp luật Sự tuân thủ pháp luật giúp xây dựng lòng tin của người dân đối với

các Văn phòng công chứng, từ đó thúc đẩy sự phát triển và phục vụ tốt hơn cộng đồng

Thêm vào đó, việc tuân thủ và thực hiện các quy định của pháp luật về thủ tục công chứng cũng là cơ hội để nâng cao chất lượng dịch vụ Khi các Văn phòng công chứng tuân thủ đúng quy trình và thực hiện các quy định của pháp luật, họ cần duy trì đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và đào tạo, đảm bảo rằng họ có đủ kiến thức và

kỹ năng để hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất

Việc tuân thủ và thực hiện các quy định của pháp luật về thủ tục công chứng cũng giúp tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các Văn phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM Khi các Văn phòng công chứng cạnh tranh với nhau dựa trên chất lượng dịch vụ và sự tuân thủ pháp luật, khách hàng sẽ được hưởng lợi

từ việc có nhiều lựa chọn tốt hơn và các dịch vụ tốt hơn

Theo kết quả khảo sát của tác giả, khách hàng cho rằng một trong những lợi ích hàng đầu của việc sử dụng dịch vụ của các Văn phòng công chứng tại TP.HCM

là thủ tục nhanh chóng Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các Văn phòng công chứng đã cải thiện quy trình công chứng và tối ưu hóa hoạt động, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi cho người sử dụng dịch vụ Người yêu cầu công chứng có thể đặt lịch hẹn trước hoặc gọi điện để hỏi thông tin trước khi đến (thông qua các ứng dụng internet, mail, Zalo, viber…), giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và dễ dàng lựa chọn thời gian thuận tiện cho mình

Hơn thế nữa, tư vấn tận tình và chính xác là một yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình công chứng diễn ra trôi chảy và không gặp trở ngại Nhân viên tại các Văn phòng công chứng tại TP.HCM được đào tạo chuyên nghiệp, sẵn lòng lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng Họ sẽ hướng dẫn khách hàng cách chuẩn bị

hồ sơ, đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết được cung cấp một cách đầy đủ và chính xác, giúp khách hàng tránh sai sót có thể gây ra lãng phí thời gian và tiền bạc

Tiết kiệm thời gian là một yếu tố quan trọng khác khi sử dụng dịch vụ của các Văn phòng công chứng tại TP.HCM Thay vì phải di chuyển đến các cơ sở công chứng truyền thống, khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ công chứng tại nhà, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và thực hiện các công việc khác trong ngày của khách hàng Việc tiến hành công chứng tại nhà cũng rất tiện lợi cho những người có khó khăn về thời gian hoặc sức khỏe Với mức chi phí hợp lý, các Văn phòng công chứng tại Hồ

Chí Minh mang đến sự công bằng và minh bạch cho khách hàng Khách hàng sẽ nhận được báo giá rõ ràng từ trước, không gặp phải các chi phí ẩn không đáng có Nếu khách hàng đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thông tin cần thiết, thì quy trình công chứng

sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm cả tiền bạc và thời gian

Các Văn phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM đã tạo ra môi trường dễ sử dụng và tiện lợi cho người dân khi cần thực hiện các thủ tục công chứng Với thủ tục nhanh chóng, tư vấn tận tình và chính xác, tiết kiệm thời gian, cũng như chi phí hợp

lý, các Văn phòng công chứng đã chứng tỏ sự tiến bộ và đáng tin cậy trong việc cung cấp dịch vụ công chứng cho cộng đồng Việc này đồng thời cũng thể hiện cam kết của chính quyền địa phương về việc cải thiện sự tiện lợi và hiệu quả trong việc cung cấp các dịch vụ công

Theo kết quả khảo sát của tác giả, các Văn Phòng công chứng được khách hàng đánh giá cao như: Văn Phòng công chứng Hoàng Xuân Ngụ, Văn Phòng công chứng Sài Gòn; Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Tạc; Văn Phòng công chứng Bến Thành; Văn Phòng công chứng Thủ Đức; Văn Phòng công chứng Trung Tâm; Văn phòng công chứng Nhà Rồng; Văn phòng công chứng Đất Việt… Đây là những Văn phòng công chứng tư nhân được thành lập và hoạt động đầu tiên tại TP.HCM,

kể từ khi công chứng được Nhà nước cho xã hội hóa Những Văn phòng công chứng này có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, tận tình và nhiệt tình, thủ tục đơn giản và tiết kiệm thời gian [Phụ lục 2 ]

Việc tuân thủ và thực hiện các quy định của pháp luật liên quan đến thủ tục công chứng là một nghĩa vụ của cả tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên Theo quy định của pháp luật, người yêu cầu công chứng cần cung cấp đầy đủ tất cả các giấy tờ và chứng từ liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch mà họ muốn công chứng Đồng thời, họ không được phép sử dụng giấy tờ giả mạo và cũng không được thực hiện các hành vi lừa dối hoặc gian lận trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc giao dịch Thực tế cho thấy rằng Công chứng viên tại các Văn Phòng công chứng tại TP.HCM đã rất tích cực trong việc hướng dẫn và hỗ trợ người yêu cầu công chứng

để đảm bảo họ tuân thủ một cách chính xác các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan Họ cũng giải thích rõ ràng cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, cũng như ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia vào hợp đồng hoặc giao dịch Ngoài ra, Công chứng

viên còn phải kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ, chứng từ; kiểm tra tính xác thực của nội dung và chữ ký của các bên trong hợp đồng, giao dịch; kiểm tra khả năng hành vi dân sự và năng lực hành vi pháp lý của các bên; kiểm tra sự tự nguyện và bình đẳng của các bên [30]

2.2 Đánh giá thực hiện pháp luật về công chứng qua hoạt động của Văn phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM

2.2.1 Những kết quả đạt được

- Hoạt động công chứng có tác động tích cực đến kinh tế - xã hội:

Sau hơn 5 năm áp dụng Luật Công chứng sửa đổi, hoạt động công chứng tại TP.HCM đã đạt được kết quả tích cực Công tác công chứng đã thực hiện mục tiêu quan trọng của mình trong việc bảo đảm tính hợp pháp của các giao dịch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức, góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật, duy trì trật tự và an toàn xã hội Cần nhấn mạnh rằng công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa việc vi phạm pháp luật và đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng và giao dịch, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí cho xã hội và giúp giảm công việc cho Tòa án trong việc xử lý các vụ tranh chấp dân sự

Không thể phủ nhận rằng công chứng đóng vai trò là "lá chắn" phòng ngừa hữu hiệu trong hoạt động kinh tế và xã hội của TP.HCM Bằng việc công chứng các văn bản, hợp đồng, giấy tờ quan trọng, người dân và doanh nghiệp đã nhận được một

sự bảo đảm chắc chắn về tính pháp lý của các giao dịch mà họ thực hiện Điều này giúp ngăn ngừa những rủi ro và tranh chấp pháp lý sau này, từ đó tạo ra môi trường kinh doanh ổn định và thuận lợi cho sự phát triển của thành phố

Ngoài ra, hoạt động công chứng cũng đóng góp tích cực vào việc giảm thiểu gánh nặng cho Tòa án trong việc giải quyết các tranh chấp dân sự Khi các giao dịch

và hợp đồng đã được công chứng chính xác và rõ ràng, người dân và doanh nghiệp

có thể tự tin hơn trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý và tranh chấp tại cấp địa phương Điều này giúp giảm tải cho hệ thống tư pháp và đảm bảo quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp tăng cường công bằng và minh bạch trong hệ thống pháp luật

Một điểm mạnh nữa của hoạt động Văn phòng công chứng tại TP.HCM là việc tiết kiệm thời gian và chi phí cho xã hội Khi người dân và doanh nghiệp sử dụng

dịch vụ công chứng, họ không cần phải tham gia vào quá trình lãng phí thời gian và tiền bạc để tìm hiểu, tìm kiếm thông tin pháp lý, hoặc chuẩn bị giấy tờ phức tạp Thay vào đó, họ có thể dễ dàng tìm đến các Văn phòng công chứng, được tư vấn và hỗ trợ với các thủ tục cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác

Tuy nhiên, điều quan trọng là tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng

và tăng cường giám sát để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật Các cơ quan chức năng cần đảm bảo rằng nhân viên công chứng được đào tạo chuyên nghiệp,

có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách chính xác và đáng tin cậy Đồng thời, cần thiết lập các cơ chế giám sát và kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các Văn phòng công chứng tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn pháp luật đối với hoạt động của họ

Hoạt động của Văn phòng công chứng tại TP.HCM đã chứng tỏ sự thành công

và khả năng tạo ra những lợi ích đáng kể cho cộng đồng Từ việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức, đến việc phòng ngừa vi phạm pháp luật và giảm tải cho hệ thống tư pháp, hoạt động công chứng đã góp phần xây dựng một xã hội công bằng, minh bạch và phát triển Điều quan trọng là tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng và duy trì sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật để tiếp tục thúc đẩy sự phát triển bền vững của thành phố trong tương lai

Nhìn chung kết quả hoạt động của các Văn phòng công chứng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện số lượng lớn vụ việc công chứng, chứng thực;

từ đó, tạo ra nguồn thu ổn định cho các tổ chức này, góp phần duy trì hoạt động, đầu

tư phát triển cơ sở vật chất, học tập nâng cao năng lực của đội ngũ Công chứng viên

để cạnh tranh và thu hút người có nhu cầu công chứng, chứng thực Mặt khác, số liệu

vụ việc công chứng, chứng thực cho thấy nhu cầu về công chứng trên địa bàn Thành phố là rất lớn và ổn định qua các năm; hoạt động công chứng trên địa bàn Thành phố được người dân tin tưởng, tín nhiệm sử dụng Việc phát triển ổn định trong hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng đã đóng góp nguồn thu đáng kể cho ngân sách Thành phố

- Hoạt động công chứng tiếp tục phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa,

xã hội hóa:

Hoạt động công chứng tiếp tục phát triển theo hướng chuyên nghiệp và xã hội hóa, với sự tập trung vào phục vụ cộng đồng dân cư Tất cả những này đều phản ánh mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng, như được quy định trong Nghị quyết số 49/NQ-TW của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 và Luật Công chứng năm 2014

Sự chuyên nghiệp hóa của hoạt động công chứng đảm bảo rằng các Văn phòng công chứng hoạt động theo quy trình chuẩn mực và đúng quy định pháp luật Nhân viên công chứng được đào tạo chuyên nghiệp, có kiến thức sâu về lĩnh vực công chứng và luôn cập nhật các thay đổi pháp luật mới nhất Điều này giúp đảm bảo rằng các giao dịch và hợp đồng được công chứng chính xác và rõ ràng, tạo sự tin tưởng và

an tâm cho người dùng dịch vụ

Xã hội hóa hoạt động công chứng đồng nghĩa với việc đưa người dân và doanh nghiệp vào trung tâm của quy trình công chứng Các Văn phòng công chứng tập trung vào việc cung cấp dịch vụ tốt nhất và tư vấn tận tình cho khách hàng Điều này góp phần nâng cao sự hài lòng của người dùng dịch vụ và tạo lợi ích trực tiếp cho cộng đồng

Các Văn Phòng công chứng được thành lập và củng cố giúp tăng cường hiệu quả hoạt động và tiếp cận dịch vụ công chứng cho người dân Việc mở rộng và đa dạng hóa mạng lưới Văn Phòng công chứng giúp người dân có thể tiếp cận dịch vụ một cách dễ dàng và thuận tiện hơn Đồng thời, việc đầu tư vào cơ sở vật chất, công nghệ và đào tạo nhân viên cho các Văn Phòng công chứng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn các nhu cầu đa dạng của khách hàng

Nhờ sự tự chủ về tài chính, các Văn Phòng công chứng có thể tự quản lý và tối ưu hóa nguồn lực, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí phụ thuộc vào ngân sách nhà nước Điều này giúp giảm áp lực cho ngân sách công và tập trung nguồn lực vào các lĩnh vực quan trọng khác trong việc xây dựng và phát triển đất nước

Hoạt động của Văn phòng công chứng tại TP.HCM đang đạt được những thành tựu đáng kể trong việc chuyên nghiệp hóa, xã hội hóa và tạo lợi ích cho người dân

Nhờ sự chuyển đổi và cải tiến, các Văn Phòng công chứng trở nên hiệu quả hơn, tiếp cận dễ dàng hơn và đáp ứng tốt hơn các nhu cầu đa dạng của cộng đồng Việc giảm

áp lực cho biên chế và ngân sách nhà nước cũng giúp định hướng phát triển hoạt động công chứng theo tinh thần của các chính sách cải cách tư pháp và phát triển xã hội Điều này đồng hành với mục tiêu xây dựng một cộng đồng phát triển bền vững và pro - công chứng, góp phần vào sự phát triển vững mạnh của đất nước

ổn định:

TP.HCM là địa phương có nhiều tổ chức hành nghề công chứng nhất cả nước TP.HCM đã triển khai nhiều giải pháp để củng cố, bảo đảm phát triển bền vững, ổn định các tổ chức hành nghề công chứng, như: hoàn thiện quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý

vi phạm; nâng cao năng lực và ý thức của Công chứng viên; xây dựng hệ thống thông tin liên lạc, trao đổi giữa các tổ chức hành nghề công chứng; tăng cường tuyên truyền, giáo dục pháp luật cho người yêu cầu công chứng Do đó, các Văn Phòng công chứng được củng cố, bảo đảm phát triển bền vững, ổn định

TP.HCM là địa phương có nhiều tổ chức hành nghề công chứng nhất cả nước

Sự phát triển mạnh mẽ của các tổ chức này không chỉ đến từ nhu cầu cao về dịch vụ công chứng trong khu vực đô thị sầm uất này mà còn nhờ vào những giải pháp chủ động và hiệu quả mà TP.HCM đã triển khai để củng cố và bảo đảm phát triển bền vững, ổn định của các tổ chức hành nghề công chứng

Để đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra thuận lợi và đáng tin cậy, TP.HCM

đã đề ra nhiều giải pháp quan trọng Một trong những giải pháp đáng chú ý là hoàn thiện quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng Qua việc xác định

rõ ràng số lượng và địa điểm hoạt động của các Văn Phòng công chứng, TP.HCM giúp tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh và ngăn ngừa sự tập trung quá mức, từ

đó đảm bảo sự phát triển cân đối và bền vững của ngành công chứng

Ngoài ra, việc tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm cũng đóng góp quan trọng vào việc đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động của các Văn Phòng công chứng Những tổ chức hành nghề công

chứng không tuân thủ quy trình hoặc vi phạm quy định sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, từ đó đảm bảo sự công bằng và đáng tin cậy của các dịch vụ công chứng

Để nâng cao năng lực và ý thức của Công chứng viên, thành phố đã chú trọng đào tạo và đánh giá chất lượng nhân viên công chứng Các chương trình đào tạo và bồi dưỡng đáp ứng nhu cầu thực tiễn và hội tụ kiến thức pháp luật mới nhất giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp trong công tác công chứng

Xây dựng hệ thống thông tin liên lạc và trao đổi giữa các tổ chức hành nghề công chứng cũng đóng góp vào việc tạo ra sự hiểu biết và hỗ trợ tương tác giữa các đơn vị Việc chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và phương pháp làm việc giữa các Văn Phòng công chứng hỗ trợ hiệu quả cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa hoạt động

Cuối cùng, việc thành lập các Văn Phòng công chứng dưới hình thức công ty hợp danh giúp đảm bảo tính ổn định và bền vững cho hoạt động công chứng Điều này đồng nghĩa với việc các tổ chức có khả năng tự quản lý và tài chính đảm bảo, không phụ thuộc quá mức vào ngân sách nhà nước Quy định rõ ràng về tài chính và quản lý giúp đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra theo hướng hiệu quả và bền vững

TP.HCM đã đạt được những thành tựu đáng kể trong việc củng cố và bảo đảm phát triển bền vững, ổn định của các tổ chức hành nghề công chứng Qua việc triển khai nhiều giải pháp chủ động và hiệu quả, TP.HCM đã thúc đẩy sự phát triển cân đối, chuyên nghiệp và uy tín trong lĩnh vực công chứng, từ đó góp phần đáng kể vào việc đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người dân

- Hoàn thiện hệ thống tổ chức xã hội - nghề nghiệp của Công chứng viên:

Sự ra đời của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và 59 Hội Công chứng viên địa phương đã đóng góp quan trọng vào việc cải thiện hệ thống tổ chức xã hội và nghề nghiệp của Công chứng viên, từ cấp Trung ương cho đến địa phương Điều này

đã bắt đầu tăng cường vai trò tự quản lý nghề nghiệp, cung cấp hỗ trợ và tương trợ cho công việc với cơ quan quản lý nhà nước

Luật Công chứng năm 2014, với mục tiêu thúc đẩy xã hội hóa hoạt động công chứng, đã đạt được nhiều kết quả tích cực Luật này đã thực sự đi vào cuộc sống và được người dân chấp nhận và ủng hộ một cách tích cực Các yêu cầu về công chứng

từ phía cá nhân và tổ chức ngày càng gia tăng Sự hài lòng và tiện lợi của người dân đối với hoạt động công chứng đã tăng lên, và hình ảnh của Công chứng Việt Nam đã được công nhận và đánh giá cao, đặc biệt bởi Liên minh công chứng quốc tế (UINL) Tất cả những điều này thể hiện thành công của Luật Công chứng

Nhờ sự tổ chức chặt chẽ và hỗ trợ chuyên nghiệp từ các Hiệp hội và Hội, Công chứng viên đã nâng cao vai trò tự quản nghề nghiệp, cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm

và hỗ trợ nhau trong công việc, đồng thời tăng cường sự liên kết với cơ quan quản lý nhà nước Sự phổ biến và hiệu quả của Luật công chứng năm 2014 đã khiến cho yêu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức ngày càng tăng cao Người dân đã nhận ra tính hữu ích và sự tiện lợi của việc sử dụng dịch vụ công chứng trong các giao dịch

và hợp đồng pháp lý, từ đó tạo sự hài lòng và tin tưởng về hoạt động công chứng

Hình ảnh Công chứng Việt Nam đã ngày càng được biết đến và đánh giá cao trên trường quốc tế, đặc biệt là từ Liên minh công chứng quốc tế (UINL) Điều này

là minh chứng cho sự thành công của Luật Công chứng năm 2014 và sự phát triển uy tín, chất lượng của hoạt động công chứng tại Việt Nam UINL đã công nhận và đánh giá cao cách mà Việt Nam thúc đẩy xã hội hóa hoạt động công chứng và đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong các dịch vụ công chứng

Sự thành công của Luật Công chứng không chỉ thể hiện ở việc tăng cường vai trò và uy tín của Công chứng viên, mà còn là bằng chứng rõ ràng về sự phát triển và nâng cao chất lượng của hoạt động công chứng tại Việt Nam Sự phổ biến và đáng tin cậy của dịch vụ công chứng đã góp phần quan trọng vào sự thịnh vượng và phát triển của nền kinh tế và xã hội, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của đất nước

Thành lập Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và các Hội Công chứng viên địa phương, cùng với việc triển khai hiệu quả Luật Công chứng năm 2014, đã mang lại những thành tựu to lớn cho hoạt động công chứng tại Việt Nam Sự tổ chức chặt chẽ, nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ, cùng với việc đáp ứng sự tin cậy và hài lòng của người dân và quốc tế, là thước đo sự thành công của Luật và hoạt động công chứng tại Việt Nam trong những năm qua

2.2.2 Nguyên nhân của những kết quả đạt được

- Thể chế, chính sách về công chứng ngày càng hoàn thiện:

Hệ thống thể chế và chính sách liên quan đến lĩnh vực công chứng ngày càng được cải thiện, từ đó nâng cao nhận thức của người dân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp về vai trò và quan trọng của công chứng Bộ Tư pháp và các Bộ, Ngành đã tập trung vào việc xây dựng và hoàn thiện các hệ thống thể chế và chính sách liên quan đến công chứng Đã có 02 Nghị định, 01 Nghị quyết và 05 Thông tư được ban hành để thúc đẩy quá trình này Bên cạnh đó, Bộ Tư pháp cũng đã phát hành nhiều công văn hướng dẫn và chỉ đạo để giải quyết các khó khăn và vướng mắc trong việc thực thi Luật Công chứng Luật Công chứng năm 2018 là một luật sửa đổi và bổ sung một số điểm của Luật Công chứng năm 2014, với một số điểm quan trọng mới như sau:

Luật công chứng 2018 quy định các vấn đề liên quan đến công chứng rạch ròi với quy định về chứng thực Việc phân chia rõ ràng này nhằm tránh nhầm lẫn giữa hai khái niệm và hai hoạt động pháp lý hoàn toàn khác nhau Cụ thể, công chứng là quá trình xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch dân sự, quyền và nghĩa vụ pháp

lý của các bên tham gia giao dịch Trong khi đó, chứng thực liên quan đến việc xác nhận tính xác thực của chữ ký, dấu hiệu nhận biết, ngày tháng và nội dung của các văn bản không thuộc phạm vi công chứng Nhầm lẫn giữa hai hoạt động này có thể gây ra nhiều tác hại nghiêm trọng Đầu tiên, việc trở ngại cho thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế và hành chính Thứ hai, giảm giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ, hợp đồng và giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực Thứ ba, gây thiệt hại cho quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân và tổ chức tham gia giao dịch Cuối cùng, gây khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại và tố cáo liên quan đến các văn bản, giấy tờ, hợp đồng và giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực

Luật quy định Công chứng viên đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tính minh bạch và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch Như người trung gian độc lập, Công chứng viên được ủy quyền bởi giấy phép hành nghề công chứng và có trách nhiệm xác nhận tính xác thực của các văn bản không thuộc phạm vi công chứng (Điều

3 Luật công chứng 2018) Điều này đảm bảo tính minh bạch và đảm bảo tính hợp

pháp của các giao dịch Bằng cách làm việc độc lập và chuyên nghiệp, Công chứng viên tạo ra niềm tin và sự tin cậy trong việc chứng thực các văn bản, giúp người tham gia giao dịch yên tâm về tính xác thực và hiệu lực pháp lý của tài liệu

Các tài liệu được chứng thực bởi Công chứng viên thường có giá trị chứng cứ trong tòa án Điều này giúp trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý liên quan đến tài liệu đó Theo Điều 18 Luật công chứng 2018, các văn bản được chứng thực bởi Công chứng viên có giá trị bằng với văn bản gốc, trừ khi có quy định khác của pháp luật Điều này có nghĩa là các tài liệu được chứng thực có tính xác thực cao, không

bị nghi ngờ về nguồn gốc, nội dung, ngày tháng, chữ ký, dấu hiệu nhận biết khác của các bên liên quan Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là các tài liệu được chứng thực luôn được tòa án công nhận Theo Điều 19 Luật công chứng 2018, các văn bản được chứng thực có thể bị hủy bỏ hoặc xem là không có giá trị pháp lý nếu vi phạm các quy định của pháp luật về công chứng hoặc nếu có dấu hiệu gian lận, lừa đảo, ép buộc hoặc vi phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người khác

Quy định Công chứng viên tự do trong Luật công chứng 2018 mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là tính tiện lợi và linh hoạt cho người dân Điều này cho phép Công chứng viên tự do, được cấp giấy phép hành nghề công chứng, không thuộc Phòng công chứng hoặc Văn Phòng công chứng, hoạt động tại nhiều địa điểm theo yêu cầu của khách hàng (theo Điều 2 Luật công chứng 2018) Việc này giúp người dân tiếp cận dịch vụ công chứng nhanh chóng và thuận tiện, không phải di chuyển đến các cơ

sở công chứng cố định, tiết kiệm thời gian và chi phí Hơn nữa, Công chứng viên tự

do tạo ra tính linh hoạt và hiệu quả cho hoạt động công chứng, phù hợp với các giao dịch dân sự, kinh tế và hành chính có tính khẩn cấp, bí mật hoặc đặc thù Nhờ sự cạnh tranh này, người dân có thể tin tưởng vào tính chất chính xác và pháp lý của việc chứng thực tài liệu, góp phần nâng cao hiệu quả và đáng tin cậy trong quá trình xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch và giấy tờ pháp lý Tạo điều kiện cho việc phân

bổ và sử dụng nguồn lực công chứng một cách hợp lý, hiệu quả và phù hợp với đặc thù của từng địa phương, khu vực Tạo cơ hội cho các Công chứng viên có thể lựa chọn hình thức hành nghề phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và mong muốn của mình Tăng cường sự minh bạch, công khai và kiểm soát trong hoạt động công chứng, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật, gian lận, lừa đảo

Luật quy định thêm các trường hợp không được hành nghề công chứng, như

bị kỷ luật buộc thôi việc, bị tước quyền sử dụng thẻ hành nghề Công chứng viên, bị tước quyền hành nghề (Điều 9) Việc luật quy định như vậy vì mục đích bảo đảm chất lượng và uy tín của Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng Công chứng viên là người có trách nhiệm xác nhận tính pháp lý của các văn bản, giao dịch do người tham gia giao dịch yêu cầu Do đó, Công chứng viên phải có đạo đức nghề nghiệp cao, tuân thủ các quy định của pháp luật và không vi phạm các nguyên tắc của công chứng Nếu Công chứng viên bị kỷ luật buộc thôi việc, bị tước quyền sử dụng thẻ hành nghề, bị tước quyền hành nghề, điều đó có nghĩa là họ đã mất đi những điều kiện cần thiết để đảm bảo tính trung thực, khách quan và chính xác của công việc công chứng Vì vậy, Luật quy định thêm các trường hợp này để ngăn chặn những người không xứng đáng hành nghề công chứng và bảo vệ quyền lợi của người tham gia giao dịch

Luật quy định thêm các trường hợp không được công chứng, như vi phạm pháp luật về quản lý đất đai, tài nguyên thiên nhiên, môi trường; vi phạm pháp luật

về quản lý nhà nước về xây dựng; vi phạm pháp luật về kế toán, kiểm toán (Điều 11)

vì mục đích bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người tham gia giao dịch và của Nhà nước Các trường hợp này được coi là có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng pháp luật, gây ảnh hưởng xấu đến an ninh quốc gia, trật tự xã hội, sức khỏe cộng đồng, tài sản của người dân và của Nhà nước, sẽ làm mất đi tính pháp lý của công chứng và gây khó khăn cho việc giải quyết tranh chấp sau này Vì vậy, Luật quy định thêm các trường hợp này để ngăn chặn những giao dịch bất hợp pháp và bảo đảm tính công bằng, minh bạch của công chứng

Luật quy định thêm các trường hợp miễn thu phí công chứng, như giấy tờ liên quan đến người có công với cách mạng; giấy tờ liên quan đến người khuyết tật; giấy

tờ liên quan đến người nghèo (Điều 14) vì mục đích bảo vệ quyền và lợi ích của những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn, đặc biệt là những người đã có công với sự nghiệp giải phóng dân tộc và xây dựng đất nước Đây là một biện pháp nhằm thể hiện

sự quan tâm, chăm sóc và động viên của Nhà nước đối với những người có hoàn cảnh đặc biệt này, giúp họ tiết kiệm chi phí khi thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến công chứng Đây cũng là một cách để thực hiện nguyên tắc xã hội hóa trong công tác công chứng, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công chứng