thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn hoạt động của ủy ban nhân dân quận gò vấp thành phố hồ chí minh

Lý do xây dựng đề án Để đảm bảo quyền cho các cá nhân, tổ chức trong xã hội, nhà nước khi có nhiều loại giấy tờ đang được công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội lưu

NGUYỄN NGỌC BẢO DUY

THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC, TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP,

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

NGÀNH LUẬT HIẾN PHÁP VÀ LUẬT HÀNH CHÍNH

Thành phố Hồ Chí Minh, 4/2024

NGUYỄN NGỌC BẢO DUY

THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC, TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP,

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH LUẬT HIẾN PHÁP VÀ LUẬT HÀNH CHÍNH

LỜI CAM ĐOAN

Đề án này được tôi thực hiện trong suốt quá trình học tập Các bảng số liệu được tôi thể hiện trong Đề án là số liệu thực tế trong suốt quá trình nhiều năm thực hiện công tác tại UBND quận Gò Vấp và thực tập tại bộ bận một cửa Mặt khác các phương pháp

và lộ trình được tôi nêu chưa được thể hiện trong các Đề án khác

Học viên

Nguyễn Ngọc Bảo Duy

LỜI CẢM ƠN

Đề án này được tôi soạn thảo, hoàn thiện trong quá trình công tác tại UBND quận

Gò Vấp và UBND Phường 15, quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh

Trước hết, tôi xin cám ơn tất cả thể quý Thầy, Cô của Học viện HCQG đã luôn đồng hành và giúp tôi hoàn chỉnh Đề án mà tôi nghiên cứu

Xin được bày tỏ lòng tri ân chân thành đến Tiến sĩ Bùi Thị Hải, giáo viên hướng dẫn đã dành nhiều sự quan tâm, nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện đề án này

Tôi cảm ơn đến UBND quận Gò Vấp, Phòng Tư pháp quận Gò Vấp đã quan tâm

và định hướng cho tôi trong suốt thởi gian tôi hoàn thành Đề án

Tuy nhiên khi thực hiện, tôi nhận thấy rằng kiến thức còn hạn chế và cần được

bổ sung kiến thức nhiều hơn, cố gắng không ngừng tham chiếu tài liệu, học hỏi

Học viên

Nguyễn Ngọc Bảo Duy

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do xây dựng đề án …1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án 3

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề án 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn 4

7 Kết cấu đề án 5

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 6

1.1 Pháp luật về chứng thực 6

1.2 Thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện 16

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng thực hiện pháp luật chứng thực 25

Chương 2 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 29

2.1 Thực trạng về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp 29

2.2 Thực tiễn thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp…… 32

2.3 Đánh giá chung về thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp… 35

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 40

3.1 Phương hướng bảo đảm thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện 40

3.2 Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp… 42

KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỞ ĐẦU

1 Lý do xây dựng đề án

Để đảm bảo quyền cho các cá nhân, tổ chức trong xã hội, nhà nước khi có nhiều loại giấy tờ đang được công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội lưu hành như: Căn cước công dân, Giấy chứng nhận QSDĐ QSHNỞ và TSKGLVĐ… Trong một số trường hợp có các loại giấy tờ chỉ được cấp một bản chính duy nhất hoặc khi cấp sẽ kèm theo bản sao song song với bản chính; đối với Giấy chứng nhận QSDĐ QSHNỞ và TSKGLVĐ sẽ được cấp lại bản chính nhưng song hành ràng buộc theo điều kiện pháp lý của các quy định riêng về trường hợp này

[8], [11]

Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm: Thực hiện công tác chứng thực theo thẩm quyền, Lập kế hoạch kiểm tra việc phổ biến, giáo dục pháp luật về công tác chứng thực, Kiểm tra công tác hộ tịch, hòa giải cơ sở, tư pháp liên quan đến công tác chứng thực, Đánh giá kết quả kiểm tra, nêu rõ những điểm đạt được và hạn chế Chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường khắc phục những hạn chế, phát huy các kết quả đạt được Như vậy, vai trò then chốt của Ủy ban cấp huyện trong chứng thực

hồ sơ pháp lý: đảm bảo tính hiệu quả, hợp pháp và bảo vệ quyền lợi công dân

Từ kết quả của NĐ số 79 của Chính Phủ ngày 18 tháng 5 năm 2007 về lĩnh vực thực hiện chứng thực NĐ số 23 và các quy định hướng dẫn thực hiện kèm theo, công tác chứng thực tại Tp.HCM có nhiều sự thay đổi theo hướng tích cực

Khi NĐ số 23 ngày 16/02/2015 có hiệu lực thi hành và được thực thi trong hoạt động chứng thực đã mang tới nhiều thuận lợi, nhưng bên cạnh cũng còn tồn tại một số kiến nghị cần được hướng dẫn Nghị định số 23 ngày 16/02/2015 quy định, khi chứng thực bản sao từ bản chính của một cá nhân hay tổ chức thì không thực hiện lưu trữ như NĐ 79 Việc sử dụng giấy tờ giả hay con người giả đang được diễn

ra hết sức tinh vi theo tổ chức nên gây rất nhiều khó khăn cho công chức thực hiện chức năng nhiệm vụ chứng thực; đã xảy ra 176 vụ giả mạo tại Tp HCM (theo số liệu thống kê của Sở Tư pháp Tp.HCM) Để hạn chế và khắc phục tình trạng đang tiếp diễn, thì việc nâng cao tinh thần trách nhiệm không ngừng học hỏi, thái độ phục

vụ cùng các đề xuất của người thực hiện là rất quan trọng

Quận Gò Vấp là quận nội thành đang phát triển mọi mặt về kinh tế - xã hội trong đó cơ sở hạ tầng ngày càng phát triển, số lượng dân cư sinh sống cũng như từ nơi khác di cư tới rất lớn Như vậy, mối quan hệ phát sinh về pháp luật đang đề cập tới sẽ rất lớn

Chủ đề “Thực hiện pháp luật về chứng thực, từ thực tiễn hoạt động của

UBND quận Gò Vấp, TP.HCM” được tôi lựa chọn làm đề tài tốt nghiệp cao học bởi

những lý do đó

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

- Nguyễn Thu Hương (2018): đề tài nghiên cứu này đã khẳng định việc chứng thực được thực hiện pháp luật là theo hình thức áp dụng pháp luật Nghĩa là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ căn cứ theo quy định của pháp luật sau đó các giải pháp cho từng trường hợp cụ thể [12]

- Tác giả Nguyễn Thị Thúy Vân (2017) với Đề án về Chứng thực của Ủy ban nhân dân xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố HN Đề án này phân tích những vấn đề lý luận, thực trạng pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã và được minh chứng bởi thực tiễn thực hiện từ các xã trên địa bàn huyện Mỹ Đức, thành phố HN Tác giả Thúy Vân và tôi không giống nhau (giữa UBND cấp xã và UBND cấp huyện) nhưng qua sự phân tích của tác giả đã một phần nào bổ sung thêm vào phần nghiên cứu thực tiễn của tôi Đồng thời, thông qua đánh giá của đề án, tôi có thể hiểu phạm

vi chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã và sau đó tôi có thể so sánh với Ủy ban nhân dân cấp huyện đặc biệt là quận Gò Vấp

- Đề án thạc sĩ Luật học, Khoa Luật - Đại học Quốc gia Hà Nội với tên QLNN

về chứng thực diễn ra tại Tp Hà Nội đã phân tích rõ vấn đề quản lý nhà nước về công tác chứng thực tại địa phương quản lý Như vậy, nội dung được tác giả đề cập đến trong phần nghiên cứu của mình đã giúp tôi làm rõ hơn cách thức quản lý của nhà nước trong thực hiện pháp luật về chứng thực

- Tác giả Phan Chí Trung (2022) [20] và Đỗ Hồng Phúc (2020), Thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Đề án thạc sĩ Luật học, Học viện HCQG

Nếu so sánh giữa đề án nghiên cứu của tôi với hai luận văn trên thì đề án tôi

vẫn có điểm mới hơn về phạm về phạm vi không gian

- Ngoài các tác giả kèm theo đề tài nghiên cứu ở trên, thì nội dung đó còn được thể hiện nhiều trên các lĩnh vực khác như: cẩm nang, sách báo, mạng internet [17]

Thực hiện pháp luật về chứng thực là một đề tài mà tác giả nào cũng đã và đang nghiên cứu trên nhiều phương diện khác nhau, các hình thức khác nhau Vì chưa có công trình nào nghiên cứu về thực hiện pháp luật có liên quan tới chứng thực trên địa bàn quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Nên tôi lựa chọn: “Thực hiện pháp luật về chứng thực, từ thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” có tính thời sự, cấp thiết mà không trùng lặp với những công trình nghiên cứu trước đây

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Thực hiện pháp luật về chứng thực, từ thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về không gian: quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

- Phạm vi về thời gian: các năm 2020, 2021, 2022, 2023

- Phạm vị nội dung: UBND quận Gò Vấp về thực hiện pháp luật về chứng thực

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề án

4.1 Mục tiêu:

Tập trung nghiên cứu về thực hiện pháp luật của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, từ đó đề ra các giải pháp và lộ trình để ứng dụng thực tiễn có hiệu quả mà đề tài nghiên cứu đem lại cho Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp nói chung và các quận, huyện khác

- Phân tích, đánh giá thực tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

- Xác định các yêu cầu đối với việc nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung, của Ủy ban nhân dân quận

Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

- Đề xuất một số giải nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật của Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung, của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

5 Phương pháp nghiên cứu

*Phương pháp luận:

- Phép Duy vật biện chứng

- Phép Duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lê nin

*Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

- Phương pháp phân tích, đánh giá

- Phương pháp thống kê, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp tổng kết thực tiễn

6 Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn

- Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ công tác chứng thực được các cơ quan nhà nước thực hiện thường xuyên hơn

- Tác động việc thực hiện thường xuyên, kịp thời, quan tâm bố trí, sắp xếp cán

bộ, công chức có năng lực chuyên môn, trình độ phù hợp để thực hiện công tác chứng thực

- Cơ sở để kiến nghị tới các đơn vị cấp trên để hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn cụ thể từng trường hợp để giải quyết khó khắn, vướng mắc khi thực hiện pháp luật về chứng thực tại địa phương

- Làm đề dẫn cho các hội nghị, chuyên đề về tuyên truyền, cách thức nhận diện giấy tờ, công tác chứng thực…

7 Kết cấu đề án

Đề án được kết cấu thành 03 Chương được trình bày như sau:

- Chương 1: Một số vấn đề lý luận và pháp lý thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Chương 2: Thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, thành phố HCM

- Chương 3: Giải pháp và lộ trình bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, thành phố HCM

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT

VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

Vì là nơi quản lý chung nên nhà nước sẽ đóng dấu xác nhận giấy tờ cá nhân của người dân, tổ chức

Nghị định 23 là văn bản hướng dẫn về chứng thực nhưng không định nghĩa cụ thể là gì

Từ những sự phân tích nói trên, chúng ta có thể hiểu: Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận một sự việc là có thật, là đúng đắn hoặc một văn bản, tài liệu là chính xác để phục vụ đời sống xã hội

Triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản thi hành, hoạt động chứng thực trên địa bàn Thành phố có nhiều chuyển biến tích cực: trình tự, thủ tục chứng thực đã được đơn giản hóa, công khai, giảm thời gian chờ đợi

Trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm Phòng công chứng, Văn phòng công chứng tư cũng đã tổ chức các buổi họp quán triệt thực hiện nghiêm khi Nghị định số 23 có hiệu lực, đồng hành trong các buổi tập huấn do Thành phố, Cơ quan nhà nước tổ chức

1.1.1.2 Thực hiện pháp luật về chứng thực

Chúng ta nên hiểu rằng quy định pháp luật bắt buộc mang tính chung là công

cụ quan trọng nhất để nhà nước thực hiện nhiệm vụ quản lý xã hội Tất nhiên, để công

cụ này phát huy hiệu quả, nhà nước phải ban hành các quy định phù hợp với tình hình thực tế Việc đưa các quy định của pháp luật vào đời sống thực tế được gọi là thực hiện pháp luật Quá trình này có hai mặt: một mặt, bản thân các mối quan hệ xã hội đòi hỏi pháp luật phải chi phối theo những định hướng nhất định mang tính khách quan

Tính chủ quan trong khái niệm này thường thể hiện ở phương diện chủ thể có thể quyết định tuân thủ thực hiện pháp luật hay không tùy thuộc vào sự tự do ý chí của chính mình Nói đơn giản hơn, thực hiện pháp luật là chủ thể tự mong muốn thực hiện một điều gì đấy theo quy định của pháp luật

Trong quản lý nhà nước, thực hiện pháp luật có ý nghĩa rất lớn, giúp nhà nước đạt được mục tiêu quản lý vĩ mô Việc đưa các nguồn luật khác như tập quán pháp, tiền lệ pháp, văn bản quy phạm pháp luật đi vào đời sống xã hội hiệu quả thông qua việc thực hiện pháp luật khiến các hành vi trở thành hành vi hợp pháp của chủ thể

Khi đó, mục đích điều chỉnh trong các quy phạm pháp luật được triển khai trong thực tế Các đường lối, chính sách của nhà nước cũng đi vào hiện thực, phát huy được vai trò, tác dụng theo định hướng của nhà nước Từ đó, quan hệ xã hội được phát triển theo hướng tốt đẹp hơn, trật tự an toàn và ổn định hơn

Quá trình thực hiện pháp luật kết hợp với một số hoạt động khác như tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật sẽ nâng cao nhận thức, ý thức pháp luật của mọi

cá nhân, tổ chức trong xã hội Chính họ cũng mong muốn được thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý hợp pháp của mình

Bên cạnh đó, thông qua việc thực hiện pháp luật liên tục, những khiếm khuyết của pháp luật sẽ được bộc lộ giúp kịp thời đề xuất các giải pháp sửa đổi, bổ sung pháp luật phù hợp.Tóm lại, thực hiện pháp luật là giai đoạn không thể thiếu của quá trình quản lý nhà nước Thực hiện pháp luật không chỉ có ý nghĩa đối với nhà nước mà còn

có ý nghĩa với mọi cá nhân, tổ chức khác trong xã hội Bởi thực hiện pháp luật luôn

là hành vi hợp pháp của các chủ thể và thông qua đó quyền và lợi ích hợp pháp của

nhiều cá nhân, tổ chức trong xã hội được bảo đảm

Chứng thực là hoạt động của Nhà nước nhằm xác nhận tính pháp lý của văn

bản, sự kiện, tình trạng hành chính, hành vi giao dịch để bảo đảm cho hoạt động này diễn ra theo đúng quy định của pháp luật, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, pháp nhân Để đảm bảo hoạt động chứng thực diễn ra hiệu quả, Nhà nước ban hành hành lang pháp lý quy định về thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan nhà nước thực hiện chứng thực, cũng như quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động chứng thực Các quy định pháp luật này được cụ thể hóa thông qua quá trình triển khai, thực hiện pháp luật

Thực hiện pháp luật về chứng thực tức là: Các cơ quan thẩm quyền xác nhận sự việc có thật, tài liệu, văn bản chính xác để phục vụ đời sống xã hội Nói cách khác, quá trình chứng thực chính là hành vi biến các quy định trong luật thành hiện thực, biến chúng thành những hành động hợp pháp trong thực tế của các chủ thể pháp luật

Khoa học pháp lý ngày nay được thực hiện pháp luật gồm 04 hình thức và đó cũng là 04 hình thức thực hiện pháp luật về chứng thực Cụ thể:

- Thực hiện pháp luật là hình thức thực hiện pháp luật, tuân thủ các quy định của luật bằng cách không thực hiện những hành vi bị pháp luật nghiêm cấm.Trong quá trình thực hiện pháp luật về chứng thực chủ thể, để tránh vi phạm luật các đối tượng thường kiềm chế thực hiện các hành vi sau:

+ Công chức chứng thực: Không được gây phiền phức cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực

+ Người đi chứng thực: Không có thái độ chống đối, thiếu hợp tác với công chức chứng thực

- Thi hành pháp luật: Thi hành pháp luật là khi mọi người thực hiện đúng và

đủ trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật Trong chứng thực, thi hành pháp luật được thể hiện qua: Cán bộ chứng thực thực hiện đúng trách nhiệm của mình khi chứng thực cho cá nhân, tổ chức Người đi chứng thực thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý khi được chứng thực, như thanh toán lệ phí

- Sử dụng pháp luật: Thực hiện các quyền do pháp luật cho phép Cá nhân và

tổ chức có quyền yêu cầu cơ quan chứng thực thực hiện theo nhu cầu và có quyền giám sát quá trình chứng thực

- Áp dụng pháp luật: Hoạt động chính thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, dựa vào quy định pháp luật, đưa ra quyết định, phán quyết áp dụng cụ thể cho

cá nhân, tổ chức; chỉ được thực hiện bởi Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Ví dụ: Công chức tiến hành chứng thực theo đúng thẩm quyền của họ cho từng cá nhân, tổ chức Bản chất quá trình triển khai nội dung văn bản pháp luật nhằm cụ thể hóa, thực thi pháp luật trong thực tiễn

Như vậy, mỗi loại quy phạm pháp luật về chứng thực được thực hiện ở các hình thức khác nhau Loại quy phạm có nội dung cấm đoán thì thực hiện ở hình thức tuân thủ pháp luật Loại quy phạm mang tính chất bắt buộc thì được thực hiện theo hình thức thi hành pháp luật Loại quy phạm cho phép, quy định về quyền thì thực hiện theo hình thức sử dụng pháp luật

Như vậy, cơ quan nhà nước chính là chủ thể có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực trong lĩnh vực nhà nước Chứng thực là một hoạt động chuyên môn của cơ quan hành chính nhà nước và là một trong những hành vi quản lý hành chính quan trọng nhất

1.1.2 Đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luật về chứng thực

1.1.2.1 Đặc điểm của thực hiện pháp luật về chứng thực

Là một hình thức thực thi pháp luật trong một lĩnh vực chuyên môn cụ thể Do

đó, Ngoài những đặc điểm chung của pháp luật, hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực có những đặc điểm riêng:

- Hoạt động tự nguyện của các cá nhân, tổ chức: Hoạt động chứng thực chỉ phát sinh khi một cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực một vấn đề hay giấy

tờ liên quan Tại Thành phố Hồ Chí Minh, là trung tâm kinh tế - xã hội lớn, nhu cầu chứng thực rất cao, đặc biệt là trong các giao dịch dân sự, để đảm bảo tính pháp lý và xác thực cho các giấy tờ quan trọng

- Đối tượng và chủ thể của hoạt động chứng thực rất đa dạng:

+ Chủ thể: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực và cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực Hoạt động chứng thực là một hình thức quản lý nhà nước, trong

đó Nhà nước thông qua các cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm xác thực cho cá

nhân, tổ chức Hoạt động này giúp đảm bảo trật tự và an toàn trong xã hội

+ Đối tượng: Các cá nhân, tổ chức cần được chứng thực và các loại giấy tờ cần được chứng thực Với sự phát triển của xã hội, các loại giấy tờ cần được chứng thực ngày càng đa dạng, dẫn đến nhu cầu chứng thực rất cao

- Hoạt động chứng thực theo quy trình chặt chẽ: Việc chứng thực được thực hiện theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, nội dung, hình thức văn bản chứng thực theo quy định của pháp luật Các cơ quan có thẩm quyền thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn và tập huấn nghiệp vụ chứng thực để đảm bảo công tác chứng thực được thực hiện đúng đắn và hiệu quả

1.1.2.2 Vai trò của thực hiện pháp luật về chứng thực

Thứ nhất, chứng thực đúng quy định pháp luật giấy tờ giúp bảo vệ quyền lợi

cá nhân, tổ chức khi sử dụng trong quan hệ pháp lý khác nhau Ví dụ: Bản sao bằng tốt nghiệp hợp lệ khẳng định trình độ, năng lực chuyên môn của cá nhân khi nộp hồ

sơ xin việc Bảo vệ quyền lợi của người khác trong xã hội Ví dụ: Nhờ có bằng cấp, chứng chỉ hành nghề được chứng thực, nhà tuyển dụng yên tâm chọn đúng người có

trình độ vào vị trí phù hợp

Thứ hai, mối quan hệ tương hỗ giữa thực hiện pháp luật về chứng thực và sự

phát triển kinh tế - xã hội Nhờ có sự chứng thực, con người tự tin tham gia vào nhiều quan hệ pháp luật khác, đặc biệt là quan hệ pháp luật về kinh tế, thương mại Điều này thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các hoạt động kinh tế - xã hội Ngược lại, sự phát triển của kinh tế - xã hội tạo điều kiện để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, nhờ vào các tiến bộ của khoa học công nghệ và sự nâng cao trình độ của nguồn

nhân lực trong lĩnh vực này

Thứ ba, trong một đất nước, công dân phải tuân theo pháp luật Mọi hoạt động chứng thực đều phải theo quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, đối tượng, nội dung Từ đó nâng cao pháp chế xã hội chủ nghĩa

Thứ tư, hoạt động chứng thực góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật, đặc biệt

là luật chứng thực Vì qua quá trình thực hiện sẽ phát hiện những bất cập, không phù hợp với thực tiễn Các cơ quan thực hiện pháp luật đề xuất hoàn thiện luật chứng thực

để phù hợp với thực tế Đây giống như quá trình kiểm tra luật chứng thực trong thực

tế

Thứ năm, hoạt động chứng thực góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật, đặc biệt là luật chứng thực Vì qua quá trình thực hiện sẽ phát hiện những bất cập, không phù hợp với thực tiễn Các cơ quan thực hiện pháp luật đề xuất hoàn thiện luật chứng thực để phù hợp với thực tế Đây giống như quá trình kiểm tra luật chứng thực trong thực tế

Thứ sáu, hội nhập kinh tế quốc tế làm tăng nhu cầu chứng thực Nếu hoạt động chứng thực nhanh chóng, hiệu quả sẽ giúp cá nhân, tổ chức tham gia vào những quan

hệ pháp luật và qua đó thúc đẩy hội nhập kinh tế sâu rộng Ngược lại, nếu hoạt động chứng thực kém hiệu quả sẽ kìm hãm quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Hơn nữa, hoạt động chứng thực thuận lợi sẽ tạo môi trường đầu tư thuận lợi để thu hút nhà đầu

tư quốc tế đến Việt Nam

1.1.3 Nguyên tắc, chủ thể, đối tượng, các trường hợp thực hiện pháp luật về chứng thực

1.1.3.1 Nguyên tắc thực hiện pháp luật về chứng thực

Nguyên tắc thực hiện pháp luật về chứng thực là những tư tưởng chính trị,

pháp lý chỉ đạo chi phối một cách toàn diện các quan hệ pháp luật phát sinh trong quá

trình chứng thực Theo đó, các chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực dựa theo

các nguyên tắc cơ bản như sau: Nguyên tắc khách quan trong thực hiện chứng thực; Nguyên tắc bình đẳng trong thực hiện chứng thực; Nguyên tắc đảm bảo tính pháp chế trong thực hiện chứng thực; Nguyên tắc đảm bảo bí mật trong thực hiện chứng thực

Thứ nhất, nguyên tắc khách quan trong thực hiện chứng thực

Đây được coi là nguyên tắc quan trọng nhất trong thực hiện pháp luật về chứng thực Khách quan trong hoạt động chứng thực được hiểu là việc xác thực của cơ quan nhà nước hoàn toàn dựa theo các quy định của pháp luật cả về mặt nội dung (chứng thực những đối tượng nào) và cả về mặt thủ tục (trình tự chứng thực) Cán bộ nhà nước thực hiện chức năng chứng thực không vì yêu hay ghét cá nhân, tổ chức có nhu

cầu chứng thực mà không chứng thực hoặc chứng thực không hiệu quả cho họ Việc thực hiện chứng thực được coi là một loại thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Thứ hai, nguyên tắc bình đẳng trong thực hiện chứng thực

Mỗi cá nhân, tổ chức đều có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước thực hiện chứng thực khi có nhu cầu Những đối tượng thuộc trường hợp được chứng thực theo quy định của pháp luật thì đều được chứng thực mà không có trường hợp ngoại lệ hoặc

ưu tiên riêng Ngoài ra, cơ quan nhà nước và cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng bình đẳng với nhau theo hướng cơ quan phải có trách nhiệm chứng thực cho cá nhân, tổ chức; cá nhân, tổ chức phải cung cấp các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật để cơ quan nhà nước có đủ căn cứ cho việc xác nhận sự thật

Thứ ba, nguyên tắc đảm bảo tính pháp chế trong thực hiện chứng thực

Mọi cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi thực hiện hoạt động chứng thực phải tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật Sự tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật thể hiện ở những phương diện chủ yếu như sau: (1) Đúng về đối tượng chứng thực; (2) Đúng về thẩm quyền chứng thực; (3) Đúng về trình tự, thủ tục chứng thực Bản thân cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng cần tìm hiểu quy định của pháp luật để thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ pháp lý nhằm tránh tình trạng không chuẩn bị đủ hồ sơ, giấy tờ để cung cấp cho cơ quan nhà nước nên sẽ mất rất nhiều thời gian cho hoạt động chứng thực Hoặc bản thân họ không hiểu rõ pháp luật nên bị “bắt nạt” khi thực hiện yêu cầu chứng thực

Thứ tư, nguyên tắc đảm bảo bí mật trong thực hiện chứng thực

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi nhận được yêu cầu chứng thực thì thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định của pháp luật mà tuyệt đối không can thiệp vào mục đích chứng thực của cá nhân, tổ chức Hoặc việc thực hiện hoạt động chứng thực của mỗi cá nhân tổ chức cũng được đảm bảo bí mật, không công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng Đặc biệt, với những trường hợp nếu việc để lộ bí mật kết quả chứng thực có thể ảnh hưởng tới uy tín, danh dự, tài sản của cá nhân, tổ chức thì

cơ quan chứng thực cần phải cẩn trọng hơn trong việc giữ bí mật thông tin

1.1.3.2 Chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực

Chủ thể chủ yếu thực hiện pháp luật về chứng thực gồm cơ quan nhà nước có thẩm quyền về chứng thực và cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực Hai nhóm chủ thể này quyền lợi vừa đối lập, vừa thống nhất với nhau Mỗi bên chủ thể thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ của mình để đảm bảo, tôn trọng quyền của chủ thể phía bên kia

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền về chứng thực

Vì chứng thực được coi là một trong những nội dung về quản lý nhà nước nên thẩm quyền chứng thực được trao cho cơ quan quản lý nhà nước Nhu cầu chứng thực hàng ngày rất lớn nên không thể tập trung thẩm quyền chứng thực cho một chủ thể Hơn nữa, chứng thực không phải là hoạt động quản lý nhà nước phức tạp, đòi hỏi chuyên môn, nghiệp vụ quá chuyên sâu Do đó, thẩm quyền chứng thực có thể trao cho cơ quan quản

lý nhà nước tại địa phương Nhưng nhiều chủ thể có nhu cầu chứng thực và mỗi chủ thể

có nhu cầu chứng thực các đối tượng khác nhau (từ đơn giản đến phức tạp) nên thẩm quyền chứng thực được trao cho các cơ quan nhà nước ở các cấp khác nhau

Cơ quan nhà nước được nhà nước giao thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu chứng thực và các văn bản quy định của pháp luật để quyết định ra văn bản áp dụng pháp luật về chứng thực Chính vì vậy, chủ thể này thực hiện pháp luật về chứng thực chủ yếu dưới hình thức áp dụng pháp luật

- Cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực

Nhóm chủ thể này rất phong phú và đa dạng bao gồm hầu hết mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội Tất nhiên, mỗi cá nhân, tổ chức trong xã hội ở những thời điểm khác nhau có nhu cầu chứng thực khác nhau Cá nhân, tổ chức sống trong xã hội có nhà nước chịu sự quản lý của nhà nước Đồng thời, họ có quyền yêu cầu nhà nước thực hiện một số nhiệm vụ, trách nhiệm nhằm đảm bảo quyền lợi của họ Nhưng khi yêu cầu nhà nước thực hiện các trách nhiệm nào đó thì cá nhân, tổ chức cũng phải đảm bảo các nghĩa vụ đối ứng với nhà nước Cụ thể hơn, cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực cho họ nhưng họ phải thực hiện các nghĩa vụ như cung cấp thông tin chứng minh đối tượng cần chứng thực, nộp phí theo quy định… Do đó, cá nhân, tổ chức trong xã hội thực hiện pháp luật chứng

thực theo hình thức sử dụng pháp luật và thi hành pháp luật

1.1.3.3 Đối tượng thực hiện pháp luật chứng thực

Đối tượng của hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực là những văn bản, tài liệu trong phạm vi luật định có giá trị chứng minh những yêu cầu của cá nhân, tổ chức là có thật, là đúng đắn Việc xác định đối tượng của thực hiện pháp luật về chứng thực vừa mang tính khách quan, vừa mang tính chủ quan Xét theo phương diện khách quan, đối tượng của hoạt động chứng thực phải tuân thủ theo quy định của pháp luật Theo đó, pháp luật có quy định xác định những đối tượng nào được chứng thực nhưng mỗi cá nhân, tổ chức ở những thời điểm khác nhau có nhu cầu chứng thực những đối tượng khác nhau Đối tượng của hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực mang những đặc điểm như sau:

- Đối tượng cần chứng thực phong phú, đa dạng: Đối tượng cần chứng thực phong phú, đa dạng do quan hệ pháp luật trong nền kinh tế thị trường đa dạng Có nhiều quan hệ pháp luật, các cá nhân, tổ chức khi tham gia vào buộc phải chứng thực một, một số loại giấy tờ hoặc đối tượng nào đó Theo dự đoán, các quan hệ pháp luật

sẽ phát triển ngày càng phức tạp hơn nữa nên đối tượng cần chứng thực sẽ mở rộng hơn Đó là kết quả tất yếu của quá trình phát triển nền kinh tế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa và hội nhập kinh tế quốc tế

- Đối tượng cần chứng thực phải có giá trị chứng minh: Chứng thực là xác nhận một sự vật, hiện tượng nào đó là có thật Vậy, chính bản thân đối tượng cần chứng thực phải chứa các thông tin để khẳng định đó là bản chính, là sự vật hiện tượng có thật Cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào những thông tin đó để xác thực Tất nhiên, phạm vi chứng thực không phải là toàn bộ thông tin có trên đối tượng chứng thực

- Đối tượng cần chứng thực có vai trò nhất định trong đời sống xã hội: Khi xây dựng các quy định pháp luật, nhà nước đã xác định không phải mọi loại giấy tờ đều

có thể trở thành đối tượng cần chứng thực Một trong những tiêu chí quan trọng để xác định đối tượng cần chứng thực là phải có ý nghĩa trong quản lý nhà nước và có ý nghĩa đối với đời sống xã hội Tức là những đối tượng đó được sử dụng vào hoạt động

kinh tế - xã hội nào đó nhằm tạo ra giá trị trực tiếp và gián tiếp cho xã hội

- Đối tượng cần chứng thực có thể thay đổi Sự thay đổi này có thể do điều kiện kinh tế - xã hội thay đổi dẫn đến nhu cầu chứng thực thay đổi Số lượng đối tượng cần chứng thực có thể tăng lên hoặc giảm đi tùy thuộc vào nhiều yếu tố Ví dụ: Nếu khoa học kỹ thuật phát triển, hệ thống dữ liệu về dân cư hoàn thiện thì có thể giảm bớt một số giấy tờ nhân thân Và như vậy, đối tượng chứng thực sẽ giảm đi Hoặc nếu xã hội phát triển số lượng các loại hợp đồng tăng lên thì đối tượng cần được chứng thực tăng

1.1.3.4 Các trường hợp thực hiện pháp luật về chứng thực

Thứ nhất, chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn

cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính Bản sao y (hay tên gọi đầy đủ là bản sao y công chứng) là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc

và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động Bản sao y này theo quy định của pháp luật phải được sao y từ bản chính/bản gốc

Trên thực tế vẫn có một số hoạt động mà cá nhân, tổ chức chấp nhận bản sao không có chứng thực (bản photo) nhưng để tránh tình trạng lừa đảo thì cần thiết phải

sử dụng bản sao có chứng thực Những trường hợp chấp nhận bản sao không chứng thực thường là những công việc tính chất không quan trọng hoặc người nhận bản sao

có nhiều cơ sở để biết sự thật

Thứ hai, chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là một hoạt động rất phổ biến trong hoạt động tư

pháp Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định tại khoản 3 Điều 2: “Chứng thực chữ

ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật chứng thực chữ

ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực Việc chứng thực chữ ký trước hết là nhu cầu của người dân khi thực hiện các giao dịch dân sự, trong

đó các văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký thông thường do người dân tự lập nên

như Di chúc, Đơn đề nghị xác nhận, Giấy lĩnh tiền, văn bản thỏa thuận Trên thực

tế, có các loại giấy tờ cần có chứng thực chữ ký, bao gồm: giấy tờ liên quan đến việc tặng, cho, chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản có giá trị; giấy tờ liên quan đến việc thừa kế tài sản (như Tờ khai thừa kế, Giấy từ chối nhận di sản thừa kế…), Sơ yếu lý lịch, Bản dịch phải hợp pháp hóa lãnh sự…

Thứ ba, chứng thực hợp đồng, giao dịch

Hiểu một cách khái quát, hợp đồng, giao dịch là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ pháp luật Trong đời sống xã hội, mỗi cá nhân, tổ chức thường tham gia nhiều các hợp đồng, giao dịch để phục vụ nhu cầu sinh hoạt, công việc Tuy nhiên, để đảm bảo một bản hợp đồng, giao dịch có hiệu lực thì cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố Trong khi đó

có nhiều thông tin người tham gia hợp đồng, giao dịch không thể hoặc khó có thể kiểm chứng chính xác như năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký, dấu điểm chỉ của chủ thể giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự Hoặc nếu có thể các bên tham hợp đồng, giao dịch muốn đảm bảo tính xác thực của một số thông tin như thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch

1.2 Thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện

1.2.1 Khái niệm

Thực hiện pháp luật chứng thực là quá trình bao gồm nhiều hoạt động vừa độc lập vừa có sự liên kết lẫn nhau Mỗi hoạt động trong quá trình đó có ý nghĩa, vai trò nhất định với kết quả cuối cùng của chứng thực Việc xác định các bước thực hiện các hoạt động đó theo tuần tự trước sau rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chứng thực Nếu không xác định hoặc không thực hiện đúng thứ tự đó có thể dẫn đến tình trạng tốn kém thời gian, công sức để đi xử lý tài liệu chứng thực Các bước

thẩm quyền chứng thực phải xác định được:

- Đối tượng cần chứng thực có được chứng thực theo quy định của pháp luật hay không Nếu đối tượng không thuộc trường hợp được chứng thực thì cán bộ có thẩm quyền giải thích cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thức (nếu có thể bằng văn bản)

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực loại đối tượng đang được yêu cầu chứng thực hay không Tương tự như trên, nếu cơ quan nhà nước không có thẩm quyền chứng thực thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ cũng phải giải thích cho cá nhân, tổ chức

có nhu cầu chứng thực

- Phạm vi chứng thực cũng cần được xác định rõ ràng trong giai đoạn này Bởi

vì, pháp luật quy định không phải hoạt động chứng thực là chứng thực mọi vấn đề của đối tượng được chứng thực

- Thời gian thực hiện hoạt động chứng thực và thông báo cho cá nhân, tổ chức

để họ lựa chọn thời điểm nhận kết quả chứng thực phù hợp

Bước 2: Lựa chọn quy phạm pháp luật tương ứng cần áp dụng để thực hiện chứng thực

Trên cơ sở khẳng định vụ việc mà đối tượng nêu ra đúng là yêu cầu chứng thực, cần tìm kiếm quy phạm pháp luật để áp dụng cho phù hợp Vì đối tượng cần chứng thực đa dạng và liên quan đến nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau Do

đó, ngoài việc áp dụng các quy phạm pháp luật chung về thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng thực thì còn phải quan tâm đến các quy định trong văn bản chuyên ngành

Ví dụ: Công văn 4528/TCT-PC năm 2015 về công chứng, chứng thực hợp đồng cho thuê nhà ở do Tổng cục Thuế ban hành [19]; Thông tư 17/2014/TT-BTTTT quy định chế độ báo cáo về hoạt động chứng thực chữ ký số do Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành [2] Ngoài ra, phải đảm bảo quy phạm đem ra áp dụng phải là quy phạm về chứng thực đang có hiệu lực và không bị mâu thuẫn với quy phạm pháp luật hiện hành khác

Bước 3: Làm sáng tỏ nội dung, ý nghĩa của quy phạm pháp luật về chứng thực

được áp dụng

Giai đoạn này đòi hỏi người có thẩm quyền chứng thực trên cơ sở kiến thức

và kinh nghiệm thực tiễn để xác định nội dung của quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực Yếu tố cần làm sáng tỏ nhất trong nội dung pháp luật về chứng thực ở giai đoạn này là xác định đúng thẩm quyền và phạm vi chứng thực Thông qua

đó, cơ quan nhà nước nhấn mạnh lại hoạt chứng thực đang diễn ra là hợp pháp

Bước 4: Ban hành văn bản chứng thực

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền bằng việc ban hành một đoạn văn bản ghi lời xác nhận của người có thẩm quyền về đối tượng chứng thực Hay nói cách khác,

cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành văn bản ghi nhận lời cam kết trong hoạt động chứng thực Văn bản chứng thực đó phải đảm bảo đúng thẩm quyền, rõ ràng, đúng thể thức, phù hợp với quy phạm pháp luật được áp dụng Việc ghi văn bản chứng thực không thể xuất phát từ ý muốn chủ quan hoặc tình cảm cá nhân của người có thẩm quyền chứng thực

Bước 5: Cấp văn bản có lời chứng xác nhận đối tượng chứng thực cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực và thực hiện thủ tục quản lý theo quy định của pháp luật

Đây là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực

Cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực được cấp một văn hoặc nhiều văn bản cho một đối tượng được chứng thực Thông thường, một số loại giấy tờ nhân thân, pháp luật không giới hạn số lượng tối đa của văn bản xác nhận đối tượng chứng thực nhằm tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức có thể sử dụng văn bản đó vào nhiều mục đích khác nhau Đồng thời, việc cấp nhiều văn bản chứng thực cho mỗi lần chứng thực như vậy sẽ hạn chế được tình trạng các cá nhân, tổ chức phải thực hiện thủ tục chứng thực nhiều lần cho một đối tượng để sử dụng vào những mục đích khác nhau Đó cũng là cách giảm tải khối lượng công việc cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền

1.2.2 Cơ sở pháp lý của thực hiện pháp luật về chứng thực

1.2.2.1 Văn bản pháp luật về chứng thực của các cơ quan nhà nước trung ương

Các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tiễn Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, những quy định pháp luật về chứng thực vẫn chỉ thể hiện trong các văn bản dưới luật Văn bản quy

phạm pháp luật quan trọng nhất về chứng thực đang có hiệu lực thi hành là Nghị định

23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Sở Tư pháp đã tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố tổ chức triển khai thực hiện NĐ số 23, Thông tư số 20, Thông tư số 01 của Bộ Tư pháp đến UBND các cấp, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố; tham mưu UBND Thành phố đã ban hành các quy định về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn Tp HCM chuyển giao việc chứng thực toàn bộ hợp đồng, giao dịch từ UBND quận, huyện sang tổ chức hành nghề công chứng và chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất (trừ di chúc) từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện từ ngày 01/6/2011

Bên cạnh đó, nhiều văn bản triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật

về chứng thực cũng được các cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành Cụ thể: Cục

Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực (thuộc Bộ Tư pháp) ban hành Công văn số 1352/HTQTCT-CT ngày 10/3/2015 về việc triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP với mục đích thống nhất triển khai thực hiện Nghị định này; Tổng Cục thuế (thuộc Bộ Tài chính) ban hành Công văn số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015

về việc công chứng, chứng thực hợp đồng cho thuê nhà ở; Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Thông tư số 17/2014/TT-BTTTT ngày 26/11/2014 quy định chế độ báo cáo về hoạt động chứng thực chữ ký số; Bộ Giao thông và Vận Tải ban hành Quyết định số 645/QĐ-BGTVT ngày 15/3/2013 ban hành quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải (Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong giao dịch điện tử của Bộ Giao thông vận tải)

Đặc biệt, để phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội mới, tức là sự thừa nhận của

pháp luật đối với văn bản điện tử và sự phát triển mạnh mẽ của loại văn bản này trên thực tế, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

1.2.2.2 Văn bản chỉ đạo về chứng thực của Ủy ban nhân dân thành phố

Hồ Chí Minh

Từ khi Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo vấn đề chứng thực trên địa bàn [23] Cụ thể:

- UBND thành phố đã ban hành QĐ số 2103/QĐ-UBND ngày 28/4/2016 công

bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp (trong đó có lĩnh vực chứng thực); ngày 29/6/2018, UBND Tp HCM ban hành QĐ 2700 công bố thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ các thủ tục trên Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 này quy định nhiều thủ tục thuộc chức năng quản lý của Sở Tư pháp trong đó có thủ tục chứng thực

- Ủy ban nhân dân Tp Hồ Chí Minh ban hành Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11/3/2020 về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng của Sở Tư pháp Tp Hồ Chí Minh trong đó có 03 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực

Nhờ hai Quyết định trên, việc giải quyết hồ của các cơ quan thực hiện chứng thực đảm bảo tính thống nhất, đúng quy định, tạo cơ chế minh bạch, rõ ràng trong việc theo dõi, kiểm tra, giám sát hồ sơ của người dân

- UBND Tp HCM ban hành công văn số 1582/UBND-NCPC ngày 18/5/2021

về việc đẩy mạnh thực hiện các giải pháp ngăn ngừa và đấu tranh với tệ nạn làm giả giấy tờ, đối tượng trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn TP.HCM

- Chỉ thị số 06/CT-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố HCM ngày 30/6/2020 về tăng cường hiệu quả thi hành trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan,

tổ chức, đơn vị của nhà nước và trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong phòng, chống vi phạm pháp luật và tội phạm

- Sở Tư pháp ban hành Văn bản số 4540/STP-BTTP về thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính triển khai đến các Phòng Tư pháp quận, huyện

1.2.2.3 Nội dung thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp

Với sự chỉ đạo sát sao của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, trong những năm qua Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Phòng Tư pháp quận Gò Vấp có nhiều văn bản triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực Cụ thể:

- Tham mưu, chỉ đạo: từ năm 2014 đến nay, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp thường xuyên có các Kế hoạch tập huấn về chứng thực như sau:

+ Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2014 về việc tổ chức tập huấn thẩm quyền chứng thực một số nội dung theo nội dung Công văn số 3086/HTQTCT-CT [4]; Công văn số 214/HTQTCT-CT [7]; Công văn số 809/STP-BTTP, Công văn số 842/ HTQTCT-CT [6]

+ Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2015 về việc tổ chức tập huấn theo nội dung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP [22]

+ Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 21 tháng 01 năm 2016 về việc tổ chức tập huấn theo nội dung Thông tư số 20/2015/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Công văn số 4233/BTP-BTTP

+ Kế hoạch số 56/KH-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 về việc tổ chức tập huấn nghiệp vụ chứng thực theo nội dung Công văn số 842/BTP- BTTP

+ Kế hoạch số 3397/KH-UBND ngày 26 tháng 6 năm 2017 về việc tổ chức Hội nghị tuyên truyền pháp luật, tập huấn về nghiệp vụ công tác chứng thực, kỹ năng nhận dạng giấy tờ giả được thực hiện theo Quyết định số 435/QĐ-UBND ngày 23/01/2017 của Chủ tịch UBND quận

+ Năm 2018, có lẽ do Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp ban hành Quyết định số

09/2018/QĐ-UBND ngày 17/7/2018 về quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Tư pháp quận Gò Vấp (trong đó có chứa nhiều nội dung về chức năng, nhiệm vụ chứng thực của Phòng Tư pháp) nên Ủy ban nhân dân Quận không có kế hoạch tập huấn nghiệp vụ chứng thực

+ Ngày 17/7/2019, Ủy ban Nhân dân Quận Gò Vấp tổ chức tập huấn nghiệp

vụ công tác chứng thực với sự tham dự của các đồng chí lãnh đạo Phòng Tư pháp Quận, Chủ tịch - Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân 16 Phường, các công chức trực tiếp phụ trách công tác chứng thực thuộc Ủy ban nhân dân Quận, công chức Tư pháp -

Hộ tịch và công chức Văn phòng Thống kê của Ủy ban Nhân dân 16 Phường [2]

+ Ngày 26/5/2020, UBND quận Gò Vấp đã tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp

vụ chứng thực năm 2020 Tham dự có các đồng chí: Phan Thanh Tùng (Trưởng phòng

Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp Thành phố); Nguyễn Thị Thu Hà - Ủy viên thường vụ, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; đại diện lãnh đạo và công chức Phòng Tư pháp; đại diện lãnh đạo và cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện công tác chứng thực của

Ủy ban nhân dân 16 phường trên địa bàn quận

+ UBND quận Gò Vấp đã tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ công tác cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2021 ngày 30/3/2021 [1]

+ Ngày 24/3/2022, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn quận năm 2022 cho hơn 40 đại biểu

là lãnh đạo và công chức thuộc Phòng Tư pháp và Phòng Tư pháp - Hộ tịch của UBND 16 phường [3]

+ Ngày 28/3/2023, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn quận năm 2023 [15]

- Tham mưu Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp ban hành các văn bản hướng dẩn nghiệp về chứng thực như sau:

+ Ngày 21/6/2023, Hội nghị tập huấn “Kỹ năng nhận diện giấy tờ giả trong

tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính” được tổ chức tại UBND quận Gò Vấp gồm: lãnh

đạo Phòng Tư pháp các quận 7, 12, Tân Phú, Bình Tân…

+ Văn bản số 310/PTP ngày 05/4/2022 của Phòng Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực năm 2022

+ Văn bản số 490/PTP ngày 13/4/2023 của Phòng Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực năm 2023 [17]

+ Văn bản số 446/UBND ngày 04/3/2016 của Phòng Tư pháp tổng hợp các khó khăn, vướng mắc để có

Hoạt động tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực là một trong những cơ

sở quan trọng để đánh giá kết quả, tồn tại thực hiện pháp luật về chứng thực Chính

vì vậy, Phòng Tư pháp quận Gò Vấp luôn luôn chú trọng công tác này Đặc biệt, khi

có văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên ban hành mới về công tác chứng thực thì Phòng Tư pháp quận Gò Vấp là cơ quan chuyên môn khẩn trương tham mưu ban hành các kế hoạch tập huấn cho cán bộ công chức thực hiện nghiệp vụ chứng thực Đối tượng được tập huấn gồm đội ngũ công chức làm công tác chứng thực tại

Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp và công chức Văn phòng - Thống kê, công chức Tư pháp -Hộ tịch 16 phường và các cán bộ, công chức có thẩm quyền trong ký hồ sơ chứng thực như: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân 16 phường, Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng Tư pháp quận [13], [14]

- Phòng Tư pháp là phòng ban chuyên môn tham mưu UBND quận về lĩnh vực

Tư pháp, thường xuyên:

+ Báo cáo đột xuất số 138/BC-UBND ngày 30 tháng 6 năm 2014 về tổng kết công tác chứng thực trên địa bàn quận Gò Vấp từ năm 2007 - 2014

+ Báo cáo số 275/BC-UBND ngày 09 tháng 10 năm 2015 của UBND quận Gò Vấp về rà soát đội ngũ làm công tác chứng thực tại quận Gò Vấp

+ Báo cáo số 80/BC-UBND ngày 22 tháng 4 năm 2016 về kết quả thực hiện công tác chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ

Những báo cáo nói trên thể hiện trách nhiệm quản lý chặt chẽ, kịp thời của Phòng Tư pháp quận Gò Vấp Qua nội dung của các báo cáo kịp thời này về những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình chứng thực sớm được đưa ra hướng giải quyết Đồng thời, những báo cáo này sẽ góp phần dần hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực tại UBND quận

- Trong quá trình thực hiện, Ủy ban nhân dân quận đã kịp thời chuyển tải các thông tin, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Tư pháp về chứng thực đến các phường như Công văn số 1318/STP-BTTP ngày 24/3/2015, Công văn số 1838/STP-BTTP ngày 16/4/2015; Công văn số 6923/STP-BTTP ngày 23/12/2015; Công văn số 6997/STP-BTTP ngày 25/8/2016 để kịp thời triển khai, tổ chức thực hiện

- Phòng Tư pháp quận Gò Vấp thường xuyên tuyên truyền pháp luật chứng thực

lồng ghép với các nội dung pháp luật khác trong các hội nghị được tổ chức tại UBND quận

Bảng 1.1 Bảng thống kê số cuộc tuyên truyền của UBND quận Gò Vấp có lồng ghép nội dung pháp luật chứng thực

Nguồn: Báo cáo Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp [22], [23], [24]

Trong giai đoạn này, số lượng các cuộc tuyên truyền pháp luật có lồng ghép pháp luật chứng thực có xu hướng tăng Tuy nhiên, tỉ lệ các cuộc tuyên truyền pháp luật có lồng ghép còn thấp (năm 2015 là 14,38%; năm 2016 là 29,41% và năm 2017

là 31,25%) Tuy nhiên, điều này cũng dễ lí giải vì Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp với

tư cách là cơ quan có thẩm quyền quản lý chung ở địa phương có nhiều chức năng, nhiệm vụ quản lý Trong đó, chứng thực chỉ là một trong những nội dung quản lý của

Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp do đó Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp cũng chỉ tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật chứng thực được với số lần nhất định, không thể tổ chức thường xuyên, liên tục Mỗi năm, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp lồng ghép nội dung pháp luật chứng thực trong 4-5 lần tuyên truyền cũng chứng tỏ sự quan tâm triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực của chủ thể này đến rộng rãi từng người dân, cơ quan, tổ chức trên địa bàn của quận

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng thực hiện pháp luật chứng thực

Thứ nhất, hệ thống pháp luật về chứng thực

Yếu tố đầu tiên tác động đến hiệu quả của thực hiện pháp luật về chứng thực

là hệ thống pháp luật trong lĩnh vực này Những quy định của pháp luật xác định thẩm quyền của cơ quan nhà nước về chứng thực; quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức trong chứng thực; trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực Hệ thống pháp luật chứng thực hoàn chỉnh, đồng bộ, khả thi thì quá trình thực hiện pháp luật nhanh chóng, thuận lợi Ngược lại nếu hệ thống pháp luật chứng thực chưa đầy đủ, toàn diện, khó áp dụng trong thực tiễn thì quá trình thực hiện pháp luật có nhiều vướng mắc

Thứ hai, trình độ, nhận thức của người về pháp luật chứng thực, thực hiện pháp luật về chứng thực

Khi người dân hiểu rõ pháp luật về chứng thực, thực hiện pháp luật về chứng thực tức là họ sẽ hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình Khi đó sẽ tránh được hai trạng thái cực đoan: (1) Người dân lúng túng trong quá trình yêu cầu cơ quan nhà nước chứng thực, không biết bản thân phải cung cấp giấy tờ, tài liệu gì Chính vì vậy quá trình chứng thực sẽ tốn thời gian và kém hiệu quả; (2) Người dân thực hiện những hành vi vượt quá giới hạn của pháp luật gây áp lực cho cán bộ chứng thực Ngoài ra, nếu người dân có trình độ hiểu biết pháp luật chứng thực, thực hiện pháp luật chứng thực tốt thì có thể phát huy vai trò giám sát hoạt động của cơ quan nhà nước về chứng thực