Một số vướng mắc trong thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện - Nghiên cứu thực tiễn tại Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

Pháp luật về chứng thực

Ngoài ra, cơ quan nhà nước và cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng bình đẳng với nhau theo hướng cơ quan phải có trách nhiệm chứng thực cho cá nhân, tổ chức; cá nhân, tổ chức phải cung cấp các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật để cơ quan nhà nước có đủ căn cứ cho việc xác nhận sự thật. Bản thân cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng cần tìm hiểu quy định của pháp luật để thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ pháp lý nhằm tránh tình trạng không chuẩn bị đủ hồ sơ, giấy tờ để cung cấp cho cơ quan nhà nước nên sẽ mất rất nhiều thời gian cho hoạt động chứng thực. Cụ thể hơn, cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực cho họ nhưng họ phải thực hiện các nghĩa vụ như cung cấp thông tin chứng minh đối tượng cần chứng thực, nộp phí theo quy định… Do đó, cá nhân, tổ chức trong xã hội thực hiện pháp luật chứng.

Sở Tư pháp đã tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố tổ chức triển khai thực hiện NĐ số 23, Thông tư số 20, Thông tư số 01 của Bộ Tư pháp đến UBND các cấp, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố; tham mưu UBND Thành phố đã ban hành các quy định về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn Tp. + Ngày 17/7/2019, Ủy ban Nhân dân Quận Gò Vấp tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác chứng thực với sự tham dự của các đồng chí lãnh đạo Phòng Tư pháp Quận, Chủ tịch - Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân 16 Phường, các công chức trực tiếp phụ trách công tác chứng thực thuộc Ủy ban nhân dân Quận, công chức Tư pháp - Hộ tịch và công chức Văn phòng Thống kê của Ủy ban Nhân dân 16 Phường [2]. Đối tượng được tập huấn gồm đội ngũ công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp và công chức Văn phòng - Thống kê, công chức Tư pháp -Hộ tịch 16 phường và các cán bộ, công chức có thẩm quyền trong ký hồ sơ chứng thực như: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân 16 phường, Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng Tư pháp quận [13], [14].

Các yếu tố ảnh hưởng thực hiện pháp luật chứng thực Thứ nhất, hệ thống pháp luật về chứng thực

Trong đó, chứng thực chỉ là một trong những nội dung quản lý của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp do đó Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp cũng chỉ tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật chứng thực được với số lần nhất định, không thể tổ chức thường xuyên, liên tục. Mỗi năm, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp lồng ghép nội dung pháp luật chứng thực trong 4-5 lần tuyên truyền cũng chứng tỏ sự quan tâm triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực của chủ thể này đến rộng rãi từng người dân, cơ quan, tổ chức trên địa bàn của quận. Tuy nhiên, điều đó là rất quan trọng bởi vì các hoạt động chứng thực tuy đơn giản nhưng lại đòi hỏi nhanh chóng vì số lượng cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực rất lớn và thường cần kết quả sớm để giải quyết các công việc liên quan.

Năng lực của cán bộ có thẩm quyền chứng thực thường tác động hiệu quả của quá trình thực hiện pháp luật về chứng thực dưới những phương diện chủ yếu như sau: (1) Nhận diện đúng đối tượng có thuộc trường hợp được chứng thực hay không; (2) Xác định tính xác thực của đối tượng chứng thực; (3) Xác định đúng phạm vi chứng thực; (4) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ pháp lý về chứng thực; (5) Phối hợp với các chủ thể có thẩm quyền khác để đảm bảo giải quyết công việc về chứng thực nhanh chóng, hiệu quả.

Thực tiễn thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp

Hệ thống cơ sở vật chất phục vụ công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp đáp ứng nhu cầu: Khu vực này gồm một phòng rộng rãi để người dân đến nộp hồ sơ, nhận kết quả có chỗ ngồi (khi chờ tới lượt) và có máy lấy số, kêu theo thứ tự nên không có sự phân biệt trước và sau, luôn minh bạch, có camera giám sát. Nguồn: Báo cáo của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch thì do có sự thay đổi về quy định của nhà nước và sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh nên Ủy ban nhân dân cấp quận không còn thực hiện hoạt động chứng thực đối tượng này. Yêu cầu này bắt đầu từ chỉ đạo của Bộ Tư pháp, khởi đầu từ Công văn số 1213/BTP- BTTP ngày 29/4/2010 của Bộ Tư pháp về việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang tổ chức hành nghề công chứng: “…Đối với những địa phương đã ban hành quyết định chuyển giao ở một số địa bàn cấp huyện thì cần tiếp tục thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương theo quy hoạch và lộ trình hợp lý để tiếp tục xem xét, quyết định chuyển giao ở những địa bàn còn lại …”.

Trong thời gian qua, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được UBND quận Gò Vấp thực hiện đúng theo quy định của NĐ số 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành của Bộ Tư pháp, CT 17 [18]… cho thấy số lượng bản sao từ bản chính do Phòng Tư pháp thực hiện rất lớn [16].

Đánh giá chung về thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp

Tức là Ủy ban nhân dân các phường chứng thực sai thẩm quyền (đáng lẽ loại giấy tờ đó phải do Phòng Tư pháp của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp chứng thực theo hướng dẫn tại Công văn số 1352/HTQTCT-CT ngày 10/3/2015 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực về việc triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) [5]. - Sự bất cập trong việc chứng thực chữ ký liên quan tới nội dung được thể hiện trong giấy tờ của người dân, đơn vị, tổ chức…dẫn đến người thực hiện công tác này còn lúng túng, đùn đẩy chuyển qua nơi khác thực hiện như: Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng…gây phiền hà, tạo tâm lý không yên tâm khi giao dịch dân sự tại UBND quận. Vì nếu có trường hợp bản sao đã được chứng thực, nhưng người yêu cầu chứng thực lại có hành vi gian dối, sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực để thực hiện những hành vi gian dối khác thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra liên quan đến bản sao đã được chứng thực.

+ Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hồ sơ yêu cầu chứng thực các hợp đồng, giao dịch đều giống nhau, không phân biệt sự khác nhau trong hồ sơ yêu cầu chứng thực các hợp đồng, giao dịch cụ thể: có thể phát sinh hệ lụy pháp lý liên quan đến các cam kết, giao dịch đã được chứng thực.

GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN Gề VẤP,

• Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp

Như vậy, Đảng Cộng sản Việt Nam đã có những chỉ đạo về cải cách hành chính để thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân, thúc đẩy hội nhập kinh tế quốc tế… Với tư cách là một trong những nội dung trong hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động chứng thực cũng phải đặt trong bối cảnh chung đó. - Phòng Tư pháp thường xuyên cập nhật và tham mưu UBND quận ban hành các Văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ chứng thực như: nhận diện giấy tờ giả, đối chiếu bản sao, hồ sơ Đảng viên, chứng thực bản sao đối với hồ sơ của Thừa phát lại, chứng thực bản sao đối với các văn bản có từ 02 trang trở lên, chứng thực chữ ký, chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ…đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ tại UBND quận và UBND 16 phường. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về chứng thực Thực hiện thường xuyên các kế hoạch kiểm tra công tác chứng thực, hộ tịch, hòa giải cơ sở và công tác tư pháp năm (theo từng năm); kế hoạch kiểm tra công tác phường để kịp thời đánh giá được những khó khăn và thuận lợi từ đó chấn chỉnh trong công tác thực hiện nhiệm vụ chứng thực nếu có sai sót, kiến nghị phương hướng giải quyết kịp thời trong thời gian sớm nhất.

+ Tăng cường triển khai thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và các văn bản hướng dẫn, triển khai của Bộ Tư pháp; tập trung có kế hoạch hướng dẫn chi tiết về cách thức, quy trình thực hiện, tổ chức tập huấn kỹ năng, thao tác cho công chức trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính.