NGUYỄN THỊ KIM PHỤNG Em xin cam đoan về bài khóa luận: Hoàn thiện kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Giới thiệu
Trong nền kinh tế hiện nay các doanh nghiệp ra đời và phát triển ngày càng mạnh mẽ, điều đó đồng nghĩa với việc yêu cầu đối với các bộ phận ban ngành này được đòi hỏi nhiều hơn trong đó bộ phận kế toán là một trong những mối quan tâm lớn nhất đối với các công ty Kiến thức về nghề nghiệp và thời gian kinh nghiệm làm việc của kế toán viên phần nào ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cơ cấu của một công ty có vững bền hay không cũng sẽ ít nhiều phụ thuộc vào đó Doanh nghiệp xảy ra các giao dịch bán hàng dẫn đến các phát sinh nghiệp vụ thanh toán giữa người mua đối với doanh nghiệp hay còn gọi là nợ phải thu giữa doanh nghiệp với khách hàng và phải trả người bán Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến lợi nhuận và doanh thu mà phải đánh giá được tình hình thanh toán cũng như các vấn đề liên quan để xem xét khả năng thu nợ khách hàng có được đảm bảo thanh toán không, có đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty của mình không để tính toán phương án thay thế, dự phòng trong trường hợp xấu nhất Bởi lẽ chứa đựng nhiều rủi ro nên nghiệp vụ này được xem là hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong doanh nghiệp, góp phần xây dựng và duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp
1.1.2 Tính cấp thiết của đề tài
Thực trạng công tác kế toán nợ phải thu khách hàng và kế toán nợ phải trả người bán tại doanh nghiệp còn một số tồn đọng các bất cập và những thiếu sót cần khắc phục, qua quá tình, tìm hiểu các quy trình kế toán tại doanh nghiệp và tác giả đã thu thập những thông tin, các số liệu quan trọng cần thiết tại doanh nghiệp, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát” Nội dung của đề tài này, tác giả muốn tìm hiểu sâu hơn về nghiệp vụ công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán, chi tiết về các nghiệp vụ hay phát sinh và phổ biến tại công ty, cũng như phương thức thanh toán và các vấn đề liên quan Các hình thức thu nợ tại đây đối với các nhóm khách hàng riêng biệt và tìm ra các hạn chế mà doanh nghiệp còn vướng phải Từ đó đề xuất ra các giải pháp để giải quyêt một phần nào đó cùa vấn đề.
Mục tiêu của đề tài
Tìm hiểu và phân tích hiện trạng kế toán nợ phải thu khách hàng và kế toán nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát để hoàn thiện nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp.
- Đánh giá và phân tích thực trạng kế toán nợ phải thu khách hàng và kế toán nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nợ phải thu và nợ phải trả, Công ty TNHH sản xuất - thương mại - dịch vụ Danh Toàn Phát cần thực hiện một số khuyến nghị quan trọng: Rà soát chính sách tín dụng khách hàng, thiết lập quy trình thu hồi nợ chặt chẽ, theo dõi định kỳ tình hình nợ phải thu, phân tích độ rủi ro của khách hàng và tăng cường phối hợp với các bộ phận khác Đối với nợ phải trả, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ các khoản phải trả, lập kế hoạch trả nợ hợp lý, tận dụng các chiết khấu và ưu đãi thanh toán để giảm chi phí tài chính Triển khai thực hiện hiệu quả các biện pháp này sẽ giúp Danh Toàn Phát tối ưu hóa dòng tiền, hạn chế rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Câu hỏi nghiên cứu
- Hiện trạng kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát như thế nào?
- Những giải pháp nào có thể khắc phục các nhược điểm còn tồn tại của kế toán nợ phải thu khách hàng và kế toán nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát
Phạm vi không gian: công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát
Phạm vi thời gian: từ 1/1/2021 – 31/12/2021
Phương pháp nghiên cứu
• Phương pháp tìm hiểu thực tế: quan sát, thu thập số liệu, thực hành các nghiệp vụ kế toán.
• Phương pháp phân tích: sử dụng các số liệu cần thiết để đối chiếu với các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đánh giá tình hình kinh doanh của công ty để rút ra điểm mạnh, điểm yếu trong doanh nghiệp qua các kỳ.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập các tài liệu liên quan, các tài liệu này được thu thập qua mạng internet hoặc thu thập chính tại công ty, tài liệu về cơ cấu tổ chức, quy định, tổ chức kế toán công nợ phải trả và phải thu tại công ty.
Đóng góp của đề tài
Về lý luận: Khóa luận đã tổng hợp được quy trình thực hiện của kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả trên BCTC tại công ty Danh Toàn Phát
Với mục đích thực tiễn, luận văn này nhằm giúp người đọc hiểu rõ về quy trình kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty Đồng thời, luận văn cũng đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả cho Công ty Danh Toàn Phát.
Tổng quan lĩnh vực về nghiên cứu
Năm 2022, bài khóa luận với đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán thanh toán với người mua – người bán tại Công ty Cổ Phần Nước Sạch Quảng Ninh” được thực hiện bởi Phạm Thanh Hoa đã đưa ra các cơ sở lý thuyết về kế toán các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp này, đưa ra được những mặt tích cực, những điểm hạn chế của thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Nước Sạch Quảng Ninh” được thực hiện bởi Phạm Thanh Hoa, đưa ra được những biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ như: lập sổ chi tiết nợ phải thu và các khoản phải trả người bán trong đó có bổ sung thêm thời hạn của các khoản nợ này, trích lập các khoản phải thu khó đòi theo đúng chế độ kế toán quy định tại thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của Bộ tài chính, áp dụng các chính sách chiết khấu thanh toán, tăng cường quản lý công nợ Ngoài ra có những thay đổi trong về cơ cấu làm việc trong công ty để quản lý các khoản phải thu, phải trả được tốt hơn như là cần chuyên môn hóa trong công việc, có sự phân công trong công việc, giúp cho hiệu suất công việc được nâng cao, thêm vào đó là có sự theo dõi , thường xuyên đối chiếu và kiểm tra các khoản phải trả người bán để đảm bảo được khả năng thanh toán của công ty để chủ động hơn khi các khoản thanh toán đến hạn Còn đối với khách hàng thì cần tìm hiểu kỹ tình hình tài chính của khách hàng, mức độ uy tín để đảm bảo thu hồi được tiền hàng tránh thất thoát vốn, các hạn chế về việc công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán, các công tác kế toán vẫn đang thực hiện trên excel (Phạm Thanh Hoa, 2022) Đối với tác giả Lê Đức Minh, với đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH thương mại kĩ thuật Phương Đông”, tại đây để phục vụ trong công tác nghiên cứu của mình, tác giả đã sưu tầm các tài liệu cần thiết tại công ty để phục vụ công tác kế toán, đánh giá ưu và nhược điểm của công tác kế toán nói chung, thanh toán người mua và người bán nói riêng Tác giả dựa trên những phương pháp này để tập trung giải quyết các vấn đề về các cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp và khả năng thanh toán của doanh nghiệp; thực trạng công nợ tại Công ty Phương Đông Về các hạn chế của Công ty Phương Đông như chưa trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi, chưa sử dụng phần mềm kế toán trong việc ghi nhận sổ sách, đi kèm với đó là những ưu điểm của hệ thống kế toán tại công ty như tổ chức bộ máy tập trung, có tính toàn thiện tương đối cao, tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành, công tác kế toán được thực hiện chặt chẽ và phù hợp với tình hình công ty Tác giả cũng đưa ra các kiến nghị về quản lý công nợ, áp dụng các chính sách chiết khấu thanh toán, trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi (Lê Đức Minh, 2021)
Tác giả Lê Mỹ Nhật có đề tài “Kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Đầu tư Ngôi Sao Đỏ” Trong bài này ngoài các cơ sở lý luận của các khoản phải thu, phải trả thì tác giả đã tìm hiểu, chỉ ra các công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty Ngôi Sao Đỏ, về những ưu điểm của cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, tác giả đã chỉ ra các ưu điểm trong công tác kế toán hiện có của công ty như: hệ thống kế toán được áp dụng đúng theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính, ngoài ra công ty đã linh hoạt mở thêm những tài khoản chi tiết để đáp ứng được yêu cầu quản lý; công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST, điều này giúp giảm tải khối lượng công việc của kế toán viên, hỗ trợ tốt trong việc kiểm tra rà soát các nghiệp vụ kế toán khi cần thiết; kế toán phải thu, phải trả được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, giúp kế toán viên dễ dàng trong việc rà soát và giám sát Bên cạnh những ưu điểm trên, tác giả còn chỉ ra được các mặt hạn chế như số lượng kế toán viên trong công ty có quá ít thành viên, phân công công việc không hợp lý, kiến công việc phát sinh xảy ra rất nhiều; quy trình nghiệp vụ và quy chế điều hành còn quá lỏng lẻo dẫn đến ảnh hưởng lớn tới tốc độ xử lý công việc Tác giả có những kiến nghị như sau: công ty nên tổ chức lại mô hình phòng kế toán như là có thêm một thủ quỹ, nhân viên kế toán công nợ; các khoản phải trả công nhân viên cần được ban giám đốc trả đúng hẹn, tránh chậm trễ (Lê Mỹ Nhật, 2022)
Trong đề tài "Kế toán hoạt động nhập khẩu và theo dõi nợ phải trả nhà cung cấp tại Công ty TNHH TM & ĐT trang thiết bị Ánh Dương" thực hiện năm 2023, tác giả Nguyễn Thị Hoài Thương đã phân tích cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán tại công ty này Quá trình theo dõi nợ phải trả bao gồm theo dõi các chứng từ liên quan đến nhập hàng như phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng, biên bản đối chiếu công nợ Công ty có những ưu điểm như sử dụng trang thiết bị máy tính và phần mềm hiện đại, tuân thủ quy định kế toán, ghi nhận hoạt động nhập khẩu đúng quy tắc Tuy nhiên, vẫn còn một số nhược điểm như thanh toán trước khi nhận hàng có thể gây rủi ro, chứng từ hàng hóa có sai sót từ người bán và thiếu hóa đơn cho các khoản dịch vụ khi khai thuế, dẫn đến chênh lệch chi phí Tác giả đề xuất một số kiến nghị cải tiến hệ thống kế toán, bao gồm củng cố bộ máy tổ chức và tuyển thêm kế toán viên để giảm khối lượng công việc.
Dựa theo các bài nghiên cứu trên tác cho rằng các bài nghiên cứu này tương đối chỉ bám sát lý thuyết về các khái niệm, các khó khăn tồn tại về chính sách quản lý vận hành kế toán trong việc thực hiện kế toán các khoản phải thu tại doanh nghiệp, tuy nhiên chưa đưa ra được các biện pháp giải quyết thực tế cho công ty mà tác giả nghiên cứu, chỉ đưa ra các yếu tố chung chung Tại nghiên cứu này, tác giả đưa ra các khuyến nghị phù hợp với công ty mà tác giả nghiên cứu hơn như tạo thêm 01 file lưu trữ riêng để quản lý các khoản phải thu, phải trả với khách hàng, có thể mua thêm ổ cứng để lưu trữ riêng các dữ liệu quan trọng, cơ cấu lại tổ chức nhân viên tại phòng kế toán cho phù hợp với tình hình thực tế tại công ty.
Bố cục của đề tài
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán trong doanh nghiệp
Chương 3: Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát
Chương 4: Kết luận và khuyến nghị
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát về nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán
• Nợ phải thu khách hàng tại công ty
Tài khoản phải thu giúp ghi chép các khoản nợ phải trả và theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng Nó bao gồm nợ từ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn phản ánh các khoản phải thu từ người nhận thầu về khối lượng công việc xây dựng cơ bản đã hoàn thành Tuy nhiên, các nghiệp vụ thu tiền ngay lập tức không được ghi nhận trong tài khoản này (Bộ Tài Chính, 2014).
Các khoản phải thu từ khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung phải thu và theo dõi kỳ hạn thu hồi, chia làm hai loại: trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo Mỗi lần thanh toán phải được ghi chép cụ thể Đối tượng phải thu chủ yếu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp, bao gồm mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐSĐT và các khoản đầu tư tài chính (Bộ Tài Chính, 2014)
Các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu đối với bên giao ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu cũng được ghi nhận vào tài khoản này như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường (Bộ Tài Chính, 2014) Trong quá trình hạch toán chi tiết, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ có thể thu hồi đúng hạn, nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được Điều này giúp xác định số tiền cần trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ không đòi được Thiệt hại từ các khoản phải thu khó đòi, sau khi trừ số dự phòng đã trích lập, sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo Các khoản nợ khó đòi đã được xử lý và sau đó thu hồi được sẽ được hạch toán vào thu nhập khác (Bộ Tài Chính, 2014)
Trong trường hợp sản phẩm, dịch vụ cung cấp không đúng theo hợp đồng kinh tế, khách hàng có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá hoặc trả lại hàng đã nhận (Bộ Tài Chính, 2014)
Phương thức thanh toán: Đây là cách thức được cả hai bên trong hợp đồng mua bán thống nhất để thực hiện việc thanh toán
Trong giao dịch thương mại, có những trường hợp doanh nghiệp nhận hàng nhưng chưa thể thanh toán ngay cho người bán vì lý do tài chính Để giải quyết vấn đề này, hai bên sẽ thỏa thuận điều kiện tín dụng ưu đãi, theo đó doanh nghiệp có thể thanh toán sau theo các điều khoản đã thống nhất.
- Doanh nghiệp thanh toán ngay cho người bán sau khi nhận hàng Hình thức thanh toán có thể là tiền mặt, tiền từ khoản tạm ứng của cán bộ, chuyển khoản hoặc bằng hàng hóa
Hình thức thanh toán: Định nghĩa các phương pháp để thực hiện việc trả tiền
- Thanh toán bằng tiền mặt
Phương thức này có thể bao gồm việc sử dụng tiền mặt, ngoại tệ, trái phiếu hoặc các khoản tương đương tiền để thực hiện thanh toán Khi mua hàng, bên mua cần trả tiền trực tiếp cho bên bán bằng tiền mặt Tuy nhiên, phương thức này thường chỉ áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ Đối với những đơn hàng có giá trị lớn, nên sử dụng các phương thức thanh toán khác để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian
Séc, còn được gọi là chi phiếu, là một văn bản pháp lý không có điều kiện, yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản của người viết séc để trả cho người được chỉ định trong séc, hoặc theo lệnh của người đó, hoặc cho người cầm séc Số tiền này có thể được trả dưới dạng tiền mặt hoặc chuyển khoản Ngoài ra séc cũng có thể được định nghĩa là một hối phiếu ký phát đòi tiền một ngân hàng, thanh toán ngay khi có yêu cầu
Séc chuyển khoản: Séc chuyển khoản chỉ được áp dụng trong phạm vi thanh toán chuyển khoản giữa các khách hàng, cá nhân có cùng tài khoản ở cùng một chi nhánh nhưng các chi nhánh này có tham gia giao nhận chứng từ trực tiếp cho nhau theo quy định từ trước, thời gian hiệu lực của tờ séc tối đa là
Séc bảo chi: Séc bảo chi có phạm vi thanh toán rộng hơn séc chuyển khoản Ngoài việc sử dụng cho các giao dịch giữa những chủ tài khoản tại cùng một chi nhánh ngân hàng hoặc giữa hai ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trong cùng khu vực, séc bảo chi còn được sử dụng để thanh toán giữa các khách hàng mở tài khoản tại các chi nhánh khác nhau thuộc cùng một hệ thống ngân hàng trên toàn quốc
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Thẻ tín dụng là một công cụ tài chính mà ngân hàng cung cấp cho khách hàng, mang tính chất chi tiêu trước – trả tiền sau trong hạn mức tín dụng cho phép Khi khách hàng sử dụng thẻ tín dụng ngân hàng để thực hiện giao dịch thanh toán hoặc rút tiền mặt thì sẽ phát sinh khoản nợ được gọi là dư nợ Dư nợ thẻ tín dụng chính khoản tiền khách hàng đã sử dụng trong kỳ sao kê Chủ thẻ có nghĩa vụ thanh toán số tiền này lại cho ngân hàng theo đúng kỳ hạn quy định (HDBank, 2023)
Thư tín dụng (L/C) là một tài liệu do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua (người nhập khẩu), cam kết thanh toán một khoản tiền cụ thể cho người bán (người xuất khẩu) trong một khoảng thời gian nhất định Việc thanh toán này sẽ dựa trên bộ chứng từ hợp lệ mà người bán phải xuất trình, tuân thủ các điều kiện đã quy định trong thư tín dụng
- Hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu/chi
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Việc ngân hàng thực hiện theo một đề nghị từ bên thụ hưởng để thu hộ một số tiền nhất định tại tài khoản thanh toán bên trả tiền với mục đích chuyển tiền tới bên thụ hưởng dựa trên cơ sở thỏa thuận của bên trả tiền cùng với bên thụ hưởng bằng văn bản về ủy nhiệm thu (Tô Thị Phương Dung, 2023)
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Theo TG Lê Minh Trường (2021) là việc giao cho trung gian thanh toán thực hiện việc trích tiền từ tài khoản của chủ tài khoản để trả cho người thụ hưởng (Tô Thị Phương Dung, 2023)
• Nợ phải trả người bán tại công ty
- Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo thời hạn thanh toán, đối tượng nợ, loại ngoại tệ và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
Kế toán nợ phải thu khách hàng
Kế toán nợ phải thu khách hàng là quá trình phản ánh các khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp do việc mua bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản, đầu tư, tài sản cố định hoặc cung cấp dịch vụ Bằng việc theo dõi tình hình thanh toán của các khoản nợ này, doanh nghiệp có thể đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, lập kế hoạch thu hồi công nợ hiệu quả và đảm bảo dòng tiền ổn định.
Khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định; bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính Nợ phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai Kế toán nợ phải thu là các công việc liên quan việc xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi (Bộ Tài Chính, 2014)
Các khoản phải thu khách hàng được theo dõi chi tiết theo kì hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu… (Bộ Tài Chính, 2014)
Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua - bán như: phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, giữa doanh nghiệp và người mua Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác (Bộ Tài Chính, 2014)
Trong trường hợp hàng bán, hay dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao (Bộ Tài Chính, 2014)
2.2.3 Nhiệm vụ của kế toán
Kế toán phải ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán
Theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn trên sổ chi tiết
Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ vào cuối tháng
- Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng)
- Giấy báo có của ngân hàng
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
- Số tiền phát sinh từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản, tài sản cố định, dịch vụ và các khoản đầu tư tài chính đối với khách hàng;
- Số tiền được hoàn trả cho khách hàng khi có thừa;
- Đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng là khoản tiền có gốc ngoại tệ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán) (Bộ Tài Chính, 2014)
- Số tiền khách hàng đã thanh toán;
- Số tiền đã nhận ứng trước hoặc đã trả trước từ khách hàng;
- Số tiền giảm giá được trừ vào nợ phải thu từ khách hàng;
- Doanh thu từ việc khách hàng trả lại hàng đã mua (bao gồm cả thuế GTGT và không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua
- Đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng là khoản tiền có gốc ngoại tệ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán) (Bộ Tài Chính, 2014)
- Số tiền còn phải thu từ khách hàng
Số dư bên có của tài khoản phải thu thể hiện số tiền đã được thu trước hoặc thu nhiều hơn số tiền phải thu từ khách hàng cụ thể Khi lập báo cáo tài chính, cần sử dụng số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi vào cả phần "Tài sản" và "Nguồn vốn" (Bộ Tài chính, 2014).
Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Điều chỉnh chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong kỳ này và số dự phòng đã trích lập từ kỳ trước chưa sử dụng hết;
- Bồi thường giá trị đầu tư vào đơn vị khác khi sử dụng số dự phòng đã lập để bù đắp tổn thất xảy ra;
- Bù đắp phần giá trị đã lập dự phòng của khoản nợ không thu hồi được để xóa sổ (Bộ Tài Chính, 2014)
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản vào thời điểm lập Báo cáo tài chính (Bộ Tài Chính, 2014)
- Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có vào cuối kỳ (Bộ Tài Chính, 2014)
2.2.6 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
A Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chhưa có thuế)
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
B Chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua, khi người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định và được trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, các hạch toán được thực hiện như sau:
Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635: Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131: Phải thu của khách hàng (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
C Doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được tiền ngay
– Nếu các khoản thuế gián thu phải nộp phải được tách riêng theo từng loại thuế ngay khi ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ (bao gồm cả thuế GTGT áp dụng phương pháp trực tiếp), quy trình hạch toán sẽ như sau:
Nợ TK 131: Tổng giá trị bán hàng chưa thu tiền
Có TK 511: Giá trị bán hàng chưa bao gồm thuế
Có TK 333: Số tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (chi tiết từng loại thuế)
– Nếu các khoản thuế gián thu không được tách riêng ngay khi ghi nhận, kế toán ghi nhận doanh thu kể cả thuế phải nộp, quy trình hạch toán như sau:
Nợ TK TK 131: Tổng giá trị bán hàng chưa thu tiền, đã bao gồm thuế
Có TK 511: Tổng giá trị bán hàng chưa thu tiền, đã bao gồm thuế (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
D Kế toán cho chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán khi trên hóa đơn bán hàng chưa ghi rõ số tiền chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, thực hiện các hạch toán như sau:
Nợ TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu (chưa bao gồm thuế)
Nợ TK 333: Số tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước
Có TK 131: Số tiền phải thu từ khách hàng (tổng số tiền giảm giá) (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
E Nhận tiền từ khách hàng, khi nhận được tiền từ khách hàng (bao gồm cả tiền lãi từ số nợ, nếu có), và tiền ứng trước theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, các hạch toán như sau:
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi) (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
2.2.7 Quy trình xử lý các khoản phải thu khách hàng
Thu hồi công nợ đúng tiến độ và thời hạn là nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa thực sự coi trọng việc quản lý công nợ thu hồi do kế toán công nợ chưa xác định rõ chức năng, tầm quan trọng và chưa thực sự sát sao với công việc của mình Hiệu quả công việc của kế toán công nợ được đánh giá dựa trên kết quả thu hồi công nợ Để quản lý tốt công nợ phải thu, cần phải có các biện pháp quản lý hiệu quả.
Kế toán nợ phải trả người bán
Các khoản phải trả người bán bao gồm các khoản nợ doanh nghiệp phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nhà thầu xây dựng cơ bản Tài khoản này được sử dụng để thể hiện tình trạng thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản nợ này, bao gồm cả nợ đối với người bán tài sản cố định và các khoản đầu tư tài chính theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này không bao gồm các giao dịch mua trả tiền ngay (Bộ Tài Chính, 2014)
Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả
Phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán (là đơn vị độc lập với người mua (Bộ Tài Chính, 2014)
2.3.3 Nhiệm vụ của kế toán
Tùy vào quy mô, khối lượng công việc phát sinh, Kế toán trưởng phân công, bố trí công việc cho kế toán công nợ phải trả Người làm kế toán công nợ phải trả cần xác định rõ những khoản phải trả phát sinh tại doanh nghiệp mình, khoản nào do bản thân trực tiếp phụ trách, khoản nào liên đới phụ trách hay đã được giao cho người khác thực hiện Kế toán công nợ chỉ chịu trách nhiệm theo dõi các tài khoản công nợ, trong khi quản lý phụ trách các tài khoản hạch toán đối ứng, chẳng hạn như tài khoản trả trước và chi phí
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường
- Giấy báo nợ của ngân hàng
Tài khoản 331: Phải trả người bán
- Số tiền đã thanh toán cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nhà thầu xây lắp;
- Số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhà thầu xây lắp mà chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng công trình đã hoàn thành;
- Số tiền giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ theo thỏa thuận của người bán;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận để giảm khoản nợ phải trả;
- Giá trị hàng hóa thiếu hụt, kém chất lượng khi kiểm tra và trả lại người bán;
- Điều chỉnh chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức;
- Đánh giá lại các khoản nợ phải trả cho người bán theo tiền tệ ngoại tệ khi tỷ giá giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán (Bộ Tài Chính, 2014)
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nhà thầu xây lắp;
- Điều chỉnh chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức;
Đánh giá lại nợ phải trả bằng ngoại tệ là điều cần thiết khi tỷ giá hối đoái tăng so với tỷ giá được ghi nhận trong sổ kế toán (Bộ Tài chính, 2014) Quá trình này giúp doanh nghiệp ghi nhận khoản chênh lệch tỷ giá do biến động tỷ giá, do đó đưa ra báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, nhà thầu xây lắp
Tài khoản phải thu phản ánh số tiền đã ứng trước cho bên bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số tiền phải trả cho bên bán cụ thể, dẫn đến số dư bên nợ Trong Báo cáo tài chính, số dư tài khoản này cần được phân tích chi tiết từng khách hàng để ghi nhận vào các chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn" (Bộ Tài chính, 2014).
2.3.6 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
A Khi ứng trước tiền cho người bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ: Số tiền ứng trước cho người bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, kế toán ghi:
+ Nếu bên Có sử dụng tỷ giá ghi sổ:
Nợ tài khoản 331: Phải trả cho người bán (với tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ tài khoản 635: Chi phí tài chính (nếu có lỗ tỷ giá phát sinh)
Có các tài khoản 111, 112 (1112, 1121) (với tỷ giá ghi sổ)
Có tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính (nếu có lãi tỷ giá phát sinh) + Nếu bên Có sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế:
Nợ tài khoản 331: Phải trả cho người bán
Có các tài khoản 111, 112 (hoặc 1112, 1121) (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
B Mua vật tư, hàng hóa mà chưa thanh toán tiền cho người bán và nhập kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ có các trường hợp sau:
Trường hợp mua trong nội địa:
Nợ các Tài khoản 152, 153, 156, 157, 211 (giá chưa bao gồm thuế GTGT)
Nợ tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có tài khoản 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán) (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
- Phản ánh giá trị của hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Có tài khoản 331 - Phải trả cho người bán
Có tài khoản 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có tài khoản 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có tài khoản 33381 - Thuế bảo vệ môi trường
Có tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312) (Thuế GTGT của hàng hóa nhập khẩu không được khấu trừ)
- Nếu thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có tài khoản 3331 Thuế GTGT phải nộp (33312) (Chế độ kế toán theo thông tư
C Khi tiến hành ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, phương pháp ghi nhận là như sau:
Nợ tài khoản 331 - Phải trả cho người bán
Có các Tài khoản 111, 112, 341, để phản ánh các chi tiết chi phí tương ứng (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
D Khi mua vật tư, hàng hoá và chưa thanh toán tiền cho người bán để nhập kho, theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho kiểm kê định kỳ, ta thực hiện như sau:
Trường hợp mua trong nội địa:
Nợ tài khoản 611 - Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có tài khoản 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán) (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ tài khoản 611 - Mua hàng
Có tài khoản 331 - Phải trả cho người bán
Có tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312) (Thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
Có tài khoản 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có tài khoản 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có tài khoản 33381 - Thuế bảo vệ môi trường
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312) (Chế độ kế toán theo thông tư
E Khi nhận dịch vụ cung cấp từ người bán (bao gồm chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo và các dịch vụ khác), phương pháp ghi nhận như sau:
Nợ tài khoản 156 - Hàng hóa
Nợ tài khoản 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ tài khoản 242 - Chi phí trả trước
Nợ tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có tài khoản 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán) (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
F Khi nhận lại số tiền từ người bán do hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, thực hiện ghi nhận như sau:
Có tài khoản 331 - Phải trả cho người bán (Chế độ kế toán theo thông tư 200, 2014)
G Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận tại thời điểm ứng trước tiền cho người bán hoặc theo định kỳ tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:
- Trường hợp phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, thực hiện:
Nợ tài khoản 635 - Chi phí tài chính
- Trường hợp phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, thực hiện:
Có tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ DANH TOÀN PHÁT 26 3.1 Giới thiệu khái quát về công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát
Thông tin chung
Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại - Dịch vụ Danh Toàn Phát được thành lập ngày 03/08/2018, cấp phép bởi Ban Quản lý các khu công nghiệp Bình Dương Ngay sau đó, công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 3702692117 vào ngày 30/10/2020 Tính đến thời điểm hiện tại, công ty đã trải qua 5 lần thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, lần gần nhất là ngày 06/10/2020.
Vốn đầu tư : 27.420.000.000 VND tương đương 1.200.000,00 USD
Vốn điều lệ: 27.781.797.250 VND tương đương 1.200.000,00 USD
Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động
Chuyên buôn bán nhựa, máy móc, gia công các sản phẩm thiết bị từ các đối tác nước ngoài và phụ tùng máy khác Công việc chính của công ty chuyên về gia công các mặt hàng giày dép cho các công ty nước ngoài và xuất khẩu lại các sản phẩm và mặt hàng đó khi hoàn tất việc gia công.
Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022)
Giám đốc: Phạm Thị Hồng Cúc
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng đảm nhiệm chức năng tạo ra doanh số và lợi nhuận cho công ty Họ đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh, sản phẩm, quảng cáo và quản lý khách hàng Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và bảo đảm sản phẩm hoặc dịch vụ tiếp cận hiệu quả đến khách hàng.
Phòng quản lý nhân sự: tham mưu và hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc xây dựng và thực hiện các chính sách và quy định về nhân sự, đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự được thực hiện hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của công ty
Phòng kế toán: đóng vai trò tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực hoạt động tài chính, thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và giám sát hoạt động kinh doanh của công ty bằng các nghiệp vụ chuyên môn Họ tiến hành theo dõi, phân tích và đánh giá chính xác, đầy đủ tình hình tài chính để đề xuất các biện pháp quản lý hỗ trợ giám đốc đặt ra mục tiêu và hướng đi phù hợp, đem lại hiệu quả cao cho công ty.
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Phòng sản xuất Phòng hành chính nhân sự
Sơ đồ 3 1 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022)
Phòng kế toán tại công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, nơi mà các công việc từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, tổng hợp chi tiết đến lập báo cáo đều được thực hiện nội bộ Các vị trí trong phòng kế toán bao gồm Trưởng phòng kế toán, Kế toán thuế, Thủ quỹ và Kế toán bán hàng
Kế toán thuế: phụ trách công việc kê khai, xử lý các hóa đơn chứng từ và khai báo thuế của công ty với cơ quan thuế
Thủ quỹ là bộ phận quan trọng đảm nhiệm nhiều trọng trách Họ xử lý các khoản phải thu, phải trả của công ty, theo dõi và giám sát các giao dịch liên quan đến người bán Ngoài ra, thủ quỹ còn quản lý tiền mặt, tài khoản ngân hàng và kiêm nhiệm cả công việc kế toán tiền lương Họ chịu trách nhiệm tính toán và chuyển lương cho nhân viên sau đó cung cấp cho phòng nhân sự để thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Kế toán bán hàng: thực hiện các nhiệm vụ quản lý sổ bán hàng, ghi nhận các hóa đơn, chứng từ bán hàng, kiểm tra hàng hóa tồn kho, những hàng hóa xuất kho đều phải thông qua kế toán bán hàng.
Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán bán hàng
Sơ đồ 3 2 Tổ chức tại phòng kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022)
- Chế độ kế toán: Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung
- Tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân cuối kỳ
- Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Niên độ kế toán: Từ 01/01/xx đến 31/12/xx
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ)
Sơ đồ 3 3 Hình thức kế toán tại công ty TNHH
Thực trạng công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất - thương mại – dịch vụ
3.2.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ
Quy trình luân chuyển chứng từ
Công nợ phải thu là một tài sản quan trọng của Danh Toàn Phát, vì vậy việc quản lý công nợ chặt chẽ sẽ mang lại nhiều hiệu quả trong hoạt động của Danh Toàn Phát
Kế toán lập hóa đơn GTGT và tập hợp các chứng từ như biên bản giao nhận hàng và hợp đồng kinh tế và hóa đơn GTGT mỗi ngày khi có các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải thu khách hàng Tiếp sau đó, kế toán tiến hành kiểm tra và ghi chép các giao dịch mới xuất hiện trong hệ thống kế toán Đồng thời, cần lập bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu từ từng cá nhân hoặc công ty mua hàng Đối chiếu công nợ với khách hàng được thực hiện vào cuối tháng hoặc trước khi thanh toán kế toán của khách hàng để đảm bảo rằng công nợ của hai bên luôn tương đương với nhau Nếu có sự khác biệt, kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng các nghiệp vụ để xác định các yếu tố nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022) 3.2.1.2 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
- Tài khoản 1311: Phải thu khách hàng trong ngắn hạn
3.2.1.3 Quy trình xử lý công nợ phải thu khách hàng
Bảng 3 1 Quy trình cập nhật danh sách khách hàng của công ty
Các bước thực hiện Tên sự kiện Người thực hiện Nội dung
Lập yêu cầu cập nhật khách hàng
Các bộ phận có yêu cầu
Các phòng ban có nhu cầu cập nhật thông tin khách hàng sẽ gửi yêu cầu tới phòng kế toán công nợ
Kế toán kiểm tra xem đó là khách hàng mới hay khách hàng cũ, và thực hiện yêu cầu thêm mới hoặc sửa Đối chiếu công nợ Kiểm tra Phiếu thu, giấy báo có Hóa đơn
Sổ chi tiết công nợ
Hạch toán vào phần mềm
Lưu Biên bản đối chiếu công nợ
Sơ đồ 3 4 Kế toán nợ phải thu đổi như sau: + Nếu là yêu cầu thêm mới, thực hiện bước 3
+ Nếu là nhu cầu sửa đổi, thực hiện bước 6
(3) Kiểm tra sự tồn tại
Kiểm tra khách hàng có trong danh mục khách hàng chưa: + Nếu đã có thì thực hiện bước 5 + Nếu chưa có thì thực hiện bước 4
(4) Tạo mới nhà cung cấp
Thực hiện tạo mới khách hàng trong danh mục khách hàng
Trả lời cho phòng ban yêu cầu
Thông báo kết quả cho người yêu cầu
Kiểm tra thông tin của khách hàng
Kiểm tra thông tin về khách hàng như: Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại
(7) Cập nhật vào danh mục KH
Cập nhật thông tin đối tượng vào danh mục nhà cung cấp
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022)
Bảng 3 2 Quy trình ghi nhận công nợ phải thu khách hàng
Các bước thực hiện Tên sự kiện Người thực hiện Nội dung
(1) Đề nghị ghi nhận công nợ
Các bộ phận có yêu cầu
Bộ phận đơn vị có phát sinh công nợ làm yêu cầu đề nghị ghi nhận nợ với kế toán công ty
Kế toán công nợ thực hiện kiểm tra trên hệ thống xem khách hàng có đủ điều kiện để mua hàng công nợ hay không, giao dịch do bên bán hàng lập trên hệ thống đã đúng chưa: + Nếu không đúng thì thực hiện bước
+ Nếu đúng thì thực hiện bước 4
Thông tin lại cho bộ phận yêu cầu
Kiểm tra lại thông tin trên hoá đơn chứng từ của khách hàng đã đúng hay chưa để trả lời cho bộ phận yêu cầu để giải quyết
Kiểm tra khách hàng có tạm ứng tiền hàng không?
+ Nếu có thì thực hiện bước 5 + Nếu không thì thực hiện bước 6
(5) Chọn chứng từ thanh toán
Kế toán công nợ xác định và ghi nhận các chứng từ trả trước cho từng giao dịch
Kế toán công nợ thực hiện theo dõi và thu hồi công nợ của từng khách hàng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022)
Bảng 3 3 Quy trình thu tiền khách hàng
Các bước thực hiện Tên sự kiện Người thực hiện Nội dung
Các bộ phận có yêu cầu
Bộ phận đơn vị có nhu cầu nộp tiền thực hiện thông báo thu tiền cho kế toán công nợ
(2) Lập giao dịch thu tiền
Kế toán thực hiện lập giao dịch thu tiền
(3) Phân loại Kế toán công nợ
KTCN phân loại giao dịch để kiểm tra giao dịch là tạm ứng trước hay thu nợ: + Nếu trả trước thực hiện bước 5 + Nếu là thanh toán thực hiện bước 4 (4)
Xác định hoá đơn được thanh toán
KTCN xác định chứng từ được thanh toán cho từng giao dịch
(5) In phiếu thu Kế toán công nợ
Thực in in hoặc viết phiếu thu và lấy xác nhận của các bên liên quan (6) Nhập quỹ Thủ quỹ Thủ quỹ nhập quỹ công ty
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022)
Chính sách thu hồi nợ của Công ty TNHH Danh Toàn Phát:
Nhiều công ty liên tục gặp khó khăn về vốn trong thời kỳ kinh tế khó khăn hiện nay Người bán luôn muốn thu hồi nợ nhanh chóng, trong khi người mua muốn trì hoãn việc thanh toán để tạn dụng vốn Công ty TNHH Danh Toàn Phát luôn quan tâm đến chính sách thu nợ và chiết khấu cho khách hàng thanh toán đúng hạn Đây là một số khoản nợ và khoản nợ của công ty:
Trong lần mua hàng đầu tiên của họ với công ty, khách hàng mới phải thanh toán bằng tiền mặt Từ lần mua hàng thứ tư trở đi thì công ty sẽ cho khách hàng thiếu Công ty sẽ có thời hạn nợ khác nhau dựa trên số lượng hàng hóa mà khách hàng mua hàng hàng tháng Khách hàng mua hàng nhiều và thường xuyên sẽ có thời hạn nợ lâu hơn so với khách hàng mua hàng ít Bảng thời hạn nợ sau đây được áp dụng cho khách hàng được phép gia hạn nợ
Bảng 3 4 Thời hạn thanh toán đối với khách hàng tại công ty
(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022) Ngoài ra, ban giám đốc công ty rất quan tâm đến nhân viên kế toán phụ trách công nợ Giám đốc sẽ chọn kế toán công nợ có kinh nghiệm Khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, phương tiện đi lại và mối quan hệ tốt với khách hàng là tiêu chuẩn kế toán công nợ của công ty
Kế toán công nợ sẽ gọi điện tới công ty khách hàng khoảng bảy ngày trước thời hạn thanh toán, nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tiền và hỏi kế hoạch thanh toán của khách hàng Đối với những hoá đơn có giá trị lớn, khách hàng không đủ tiền để thanh toán một lần, công ty chấp nhận cho khách hàng thanh toán thành nhiều đợt, để tiện cho khách hàng
STT Doanh thu/tháng Thời hạn nợ
01 Dưới 50 triệu Thanh toán ngay mỗi lần mua hàng
02 Từ 51 - 200 triệu Thời hạn nợ 7 ngày
03 Từ 201 - 300 triệu Thời hạn nợ 21 ngày
04 Từ 301 – 400 triệu Thời hạn nợ 30 ngày
05 Từ 401 –500 triệu Thời hạn nợ 45 ngày
06 Trên 500 triệu Thời hạn nợ 60 ngày
Ngoài việc gọi điện đến kế toán của khách hàng đòi nợ, kế toán công nợ của công ty còn có thể gặp trực tiếp nhân viên mua hàng của công ty để nhờ nhân viên mua hàng nhắc kế toán công ty thanh toán nợ đúng hạn
Kế toán sẽ gửi fax cho công ty khách hàng hàng tháng từ ngày 01 đến ngày 05 Khách hàng sẽ ký tên và đóng dấu fax lại cho công ty sau khi kế toán công nợ của họ kiểm tra và xác nhận số tiền còn lại Khi có sự khác biệt về số tiền giữa công ty và khách hàng, kế toán công nợ sẽ lưu những chứng từ này làm bằng chứng Đối với những khách hàng được gia hạn nợ mà khách hàng thanh toán trước hạn quy định thì không ty có mức chiết khấu thanh toán cho khách hàng Số tiền chiết khấu này sẽ được cộng dồn lại và cuối năm sẽ trừ số tiền này vào lô hàng cuối năm
Bảng 3 5 Chiết khấu thanh toán đối với khách hàng thanh toán trước hẹn
(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH Danh Toàn Phát, 2022)
Công ty sẽ cung cấp quà cho nhân viên thu mua và kế toán thanh toán của khách hàng vào các ngày lễ lớn như tết trung thu và tết âm lịch Thường thì vào dịp STT
Số ngày thanh toán trước hạn % Chiết khấu thanh toán
01 Thanh toán trước hạn 5 ngày Giảm 0.5% trên doanh thu chưa thuế GTGT
02 Thanh toán trước hạn 10 ngày Giảm 0.7% trên doanh thu chưa thuế GTGT
03 Thanh toán trước hạn 15 ngày Giảm 1 % trên doanh thu chưa thuế GTGT
04 Thanh toán trước hạn 20 ngày Giảm 1.2% trên doanh thu chưa thuế GTGT
05 Thanh toán trước hạn 25 ngày Giảm 1.5% trên doanh thu chưa thuế GTGT
Thanh toán trước hạn 30 ngày được giảm 1,8% doanh thu chưa thuế GTGT Vào dịp Trung thu, khách hàng sẽ nhận quà tặng là bánh trung thu, còn đối với Tết Âm lịch sẽ là bia, nước ngọt và lịch Giá trị quà tặng sẽ cao hơn với những khách hàng có số lượng mua hàng lớn Đối với khách hàng mua lẻ, quà tặng chủ yếu là lịch.
- Sổ tổng hợp công nợ phải thu
3.2.1.5 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0000085 ngày 04/01/2021, cung cấp các linh kiện thành phẩm cho công ty TNHH thương mại Chánh Hiêp Lợi , giá thanh toán là 355.300.000 thuế suất 10%, KH chưa trả tiền
Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 88 ngày 03/10/2021 cung cấp dịch vụ cho Công ty TNHH Gỗ Chân Tâm với doanh thu chưa thuế GTGT là 5.000.000đ, thuế GTGT 8% Khách hàng chưa thanh toán Kế toán hạch toán:
Có TK 3331 : 400.000 Hình 3 1 Hoá đơn GTGT số 0000085 ngày 04/01/2021
Nhận xét về công tác kế toán và kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát
Mặc dù mới thành lập hơn 5 năm, nhưng Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại - Dịch vụ Danh Toàn Phát đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực gia công hàng hóa và xuất nhập khẩu Triết lý kinh doanh của công ty tập trung vào việc không ngừng cải tiến công nghệ và máy móc để mang đến những sản phẩm chất lượng ưu việt cho khách hàng.
3.3.1 Ưu điểm về công tác kế toán thanh toán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát Đối với hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp:
Mỗi tháng, công ty đề ra các chỉ tiêu về doanh thu và tiền thưởng cho phòng kinh doanh để tạo động lực cho nhân viên Nhờ vậy, hiệu quả công việc được nâng cao, mang lại các hợp đồng và nguồn doanh thu lớn cho công ty Đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt huyết và có trách nhiệm cao, nên công việc luôn được giải quyết nhanh chóng, tránh tình trạng tồn đọng.
Không gian, môi trường làm việc tốt, giúp nhân viên có cảm giác thoải mái khi làm việc, tăng thêm nguồn cảm hứng trong công việc nhờ vậy mà các báo cáo gửi về ban giám đốc, cũng như các nghiệp vụ ít xảy ra sai sót
Kế toán của đơn vị chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ, được lưu trữ cùng một file hồ sơ và được tổ chức một cách khoa học Nhờ vậy mà trong công cuộc kiểm kê, kiểm tra phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra thuế luôn tạo điều kiện để hoàn thành với thời gian nhanh và hiệu quả cao
Kế toán thường xuyên theo dõi những thay đổi trong chế độ kế toán và chính sách tài chính để thích ứng với nhiệm vụ kế toán của mình
Bộ máy kế toán tại doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với cấu trúc hoạt động của doanh nghiệp và tiện lợi cho công tác kế toán Tất cả các khách hàng của công ty đều được nhập vào sổ sách và được theo dõi chi tiết về số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ
Trên thực tế, đội ngũ Tài chính - Kế toán của Doanh nghiệp đang hoàn thành hiệu quả nhiệm vụ đồng thời góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của doanh nghiệp Đây là nhờ vào việc điều chỉnh kịp thời theo những tiến bộ chuyên môn mới nhất, cùng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, nhiệt huyết và ý thức trách nhiệm đối với công việc.
Công ty áp dụng kế toán trên phần mềm AvTax, nhờ vậy công tác kế toán được vận hành rất thuận lợi về công tác quản lý cũng như cung cấp các báo cáo kịp thời, hạn chế các sai sót trong các trường hợp kế toán ghi bằng tay do phải ghi chép lại nhiều lần, khi nhập liệu thì phần mềm sẽ tự động đưa vào các sổ có liên quan, tiết kiệm được rất nhiều nhân lực cũng như công sức vận hành Đội ngũ kế toán trong công ty có trình độ và kinh nghiệm làm việc lâu năm nhờ vậy các nghiệp vụ và công việc luôn được giải quyết trôi chảy
3.3.2 Các hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát Đối với hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp:
Lĩnh vực kinh doanh về gia công các mặt hàng xuất khẩu tuy nhiên có những tháng cao điểm phát sinh nhiều đơn hàng lớn, công ty hiện tại vẫn chưa đáp ứng đủ hết về nhân công cũng như máy móc khiến công ty bị hạn chế về mặt doanh thu với những tháng cao điểm
Những hạn chế về máy móc khiến công ty gặp khó khăn trong việc mở rộng tệp khách hàng mới.* Công ty cần cải thiện và mở rộng quy mô kinh doanh để đáp ứng nhu cầu tăng cao trong những tháng cao điểm.* Đối với công tác kế toán tại doanh nghiệp, điều này đòi hỏi phải nâng cao hiệu quả và khả năng mở rộng quy mô.
Kế toán công nợ chưa mở sổ chi tiết để theo dõi chi tiết đối tượng công nợ các khoản phải thu từ khách hàng, chủ yếu chỉ cập nhật một số thông tin cơ bản như tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, mà không đi sâu vào việc bổ sung đầy đủ thông tin chi tiết về đối tượng công nợ phải thu từ khách hàng Đối với những khoản nợ lâu ngày, nợ trong thời gian dài công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng đối với các khoản này
Số lượng nhân viên kế toán rất hạn chế vì vậy mỗi một người sẽ phải đảm nhận nhiều đầu việc khác nhau yêu cầu họ phải có chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên chất lượng đem lại của các báo cáo không được đảm bảo là cao nhất
Một số kế toán viên trong công ty đã có thời gian làm việc lâu năm tuy nhiên khi thực hiện nghiệp vụ vẫn còn tâm lý chủ quan và mang tính cá nhân
Có sự nhầm lẫn trong việc hạch toán giữa kế toán chi phí bán hàng với các chi phí quản lý doanh nghiệp đối với những hóa đơn đầu vào liên quan đến cước vận chuyển Điều này làm kế toán trưởng mất khá nhiều thời gian để xem xét và chỉnh sử lại trước khi lập báo cáo tài chính