Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ 2 Logistics Và Quản Trị Chuỗi Cung Ứng Công Ty Cổ Phần Tiếp Vận Rubik.pdf

PHẦN 1:THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU KHÁCH HÀNG1.1Tìm hiểu nhu cầu cung ứng hàng hóa của khách hàng Nhu cầu về sản phẩm: Bao gồm những đặc tính cơ bản đi kèm với một sản phẩm mà ả

Giảng viên hướng dẫn: Hà Nguyên KhánhSinh viên thực hiện: Từ Mạnh QuangMã sinh viên: 71DCLG22032Lớp: 71DCLG21

Khóa: 2020 – 2024

HÀ NỘI_2023MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

KẾT LUẬN

LỜI CẢM ƠN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

PHẦN 1:THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU KHÁCH HÀNG

1.1Tìm hiểu nhu cầu cung ứng hàng hóa của khách hàng

Nhu cầu về sản phẩm: Bao gồm những đặc tính cơ bản đi kèm với một sản phẩm mà ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định tiêu dùng của khách hàng, bao gồm giá cả, chức năng, thiết kế, hiệu suất,…

Nhu cầu về dịch vụ: Là những nhu cầu về thông tin, khả năng tiếp cận, thấu hiểu, đồng cảm hay thậm chí là sự tận tâm…

- Vận tải đường biển hay vận tải biển là hình thức vận chuyển hàng hóa thông qua việc sử dụng cơ sở vật chất, hạ tầng đường biển nhằm phục vụ cho hoạt động vận chuyển Tùy vào tuyến đường, loại hàng hóa, phương tiện vận chuyển là các tàu thuyền và phương tiện xếp, tháo gỡ hàng hóa như xe cần cẩu… Cơ sở hạ tầng để phục vụ cho vận tải đường biển bao gồm các cảng biển, các cảng trung chuyển…

- Vận tải Hàng không là việc sử dụng phương tiện vận tải bằng máy bay để vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác Trong đó hàng hóa được đóng gói và chất xếp theo tiêu chuẩn của ngành hàng không Việc vận chuyển được thực hiện bằng máy bay chở hàng chuyên dụng hoặc buồng chứa của máy bay vận tải hành khách

Logistics Hàng không bao gồm một chuỗi các dịch vụ từ nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa hàng không

- Vận tải đường bộ là phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến nhất, cáchthức vận chuyển bằng các phương tiện di chuyển phổ biến trên bộ như xe khách, xe tải, ô tô, xe bồn, xe container, rơ moóc, xe fooc, sơ mi rơ moóc kéo theo ô tô…

Trong các loại hình vận tải, phương thức vận tải bằng đường bộ là phương thức thông dụng và phổ biến nhất

- Nhu cầu cung ứng hàng hóa chủ yếu tại Việt Nam: máy vi tính, sản phẩm điện tử và linh kiện, máy móc, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng, dệt và may mặc, giày dép, gỗ và sản phẩm gỗ, chất dẻo nguyên liệu, hoá chất, sản phẩm hóa chất,

1.2Phân tích thông tin hợp đồng, tổng hợp thông tin nhu cầu của khách hàng

1.2.1 khái niệmHợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là thỏa thuận được giao kết giữa người vận chuyển và người thuê vận chuyển, theo đó người vận chuyển thu giá dịch vụ vận chuyển do người thuê vận chuyển trả và dùng tàu biển để vận chuyển hàng hóa từ cảng nhận hàng đến cảng trả hàng.

Hàng hóa là máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, nhiên liệu, hàng tiêu dùng và các động sản khác, kể cả động vật sống, container hoặc công cụ tương tự do người giao hàng cung cấp để đóng hàng được vận chuyển theo hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

1.2.2 Phân tích thông tin hợp đồng

Các loại hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

- Hợp đồng vận chuyển theo chứng từ vận chuyển là hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển được giao kết với điều kiện người vận chuyển không phải dành cho người thuê vận chuyển nguyên tàu hoặc một phần tàu cụ thể mà chỉ căn cứ vào chủng loại, số lượng, kích thước hoặc trọng lượng của hàng hóa để vận chuyển

- Hợp đồng vận chuyển theo chứng từ vận chuyển được giao kết theo hình thức do các bên thỏa thuận

- Hợp đồng vận chuyển theo chuyến là hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển được giao kết với điều kiện người vận chuyển dành cho người thuê vận chuyển nguyên tàu hoặc một phần tàu cụ thể để vận chuyển hàng hóa theochuyến

Hợp đồng vận chuyển theo chuyến phải được giao kết bằng văn bản

Các nội dung cơ bản của hợp đồng

- Chủ thể của hợp đồng- Đối tượng của hợp đồng- Nội dung hợp đồng- Giá và phương thức thanh toán- Quyền và nghĩa vụ của các bên- Thời hạn hợp đồng

- Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại- Chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng- Giải quyết tranh chấp

Các bên liên quan đến hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

- Người thuê vận chuyển là người tự mình hoặc ủy quyền cho người khác giao kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với người vận chuyển Trường hợp hợp đồng vận chuyển theo chứng từ vận chuyển, người thuê vận chuyển được gọi là người giao hàng

- Người vận chuyển là người tự mình hoặc ủy quyền cho người khác giao kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với người thuê vận chuyển

- Người vận chuyển thực tế là người được người vận chuyển ủy thác thực hiện toàn bộ hoặc một phần việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

- Người giao hàng là người tự mình hoặc được người khác ủy thác giao hàng cho người vận chuyển theo hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

- Người nhận hàng là người có quyền nhận hàng quy định tại Điều 162 và Điều 187 của Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015

1.2.3 Tổng hợp thông tin nhu cầu khách hàng2 tháng đầu năm 2023 đánh dấu hoạt động vận tải hàng hóa đã đạt mức 374,7 triệu tấn hàng hóa vận chuyển, tăng 15,7% so với cùng kỳ năm 2022 Trong đó luân chuyển 76 tỷ tấn.km - đánh dấu mức tăng 20,3% so với cùng kỳ năm trước

Vận tải trong nước ước tính đạt 367,3 triệu tấn - tăng 15,6% và luân chuyển 47,5 tỷ tấn.km - tăng 24,2% Vận tải quốc tế đạt 7,4 triệu tấn, tăng 28,5%; luân chuyển đạt 28,4 tỷ tấn.km, tăng 14,3%

Mẫu hợp đồng cung cấp hàng hóa

1.3Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hóaQuy trình quản lý hợp đồng

1 Chuẩn bị hợp đồngTheo thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa các bên, các hợp đồng cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng, chuẩn bị phù hợp và được xem xét cẩn thận để đảm bảo nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên liên quan đều được đáp ứng

Khi soạn thảo hợp đồng với bộ phận pháp lý, người quản lý hợp đồng (hoặc nhóm hợp đồng) nên trình bày rõ ràng các điều khoản như:

- Thông tin đầy đủ và chính xác cho tất cả các bên.- Nhu cầu và kết quả mong đợi của tất cả các bên, bao gồm hiệu suất, tuân thủ, giá cả và các điều khoản

- Rủi ro tiềm ẩn và phương pháp được sử dụng để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng

- Tài chính và các biện pháp bảo vệ khác cần thiết để bảo toàn sản xuất,lợi nhuận, các mối quan hệ, v.v… trong tất cả các dự phòng có thể dự đoán được

2 Tạo hợp đồngSự giám sát pháp lý là rất quan trọng trong quá trình hợp đồng Làm việc với nhóm pháp lý hoặc bộ phận pháp lý để tạo ra tất cả các hợp đồng sẽ giúp đảm bảo mọi thỏa thuận đều tuân thủ luật pháp địa phương, quốc gia và quốc tế Các mẫu hợp đồng được chấp thuận trước, được tạo ra bởi các chuyên gia pháp lý sẽ giúp làm suôn sẻ cho quá trình tạo hợp đồng và đảm bảo mọi người luôn đứng về phía đúng của pháp luật

3 Đàm phán hợp đồngĐàm phán hợp đồng là thời điểm thích hợp để loại bỏ tất cả mọi bất đồng và làm sáng tỏ các hiểu biết trước khi hai bên ký tên vào hợp đồng Giai đoạnnày còn được gọi là “redlining”, một thuật ngữ được sử dụng từ thời quản lý tài liệu giấy nơi các bên có thể thực hiện các thay đổi mong muốn đối với các tài liệu được chia sẻ theo các màu sắc khác nhau để so sánh, hợp tác và cuối cùng tạo ra một thỏa thuận cuối cùng Cả hợp đồng hiện tại và hợp đồng mới đều cung cấp cơ hội để tăng giá trị và đạt được lợi thế chiến lược

4 Phê duyệt hợp đồngSau khi đàm phán hợp đồng kết thúc và tất cả các bên đạt được thỏa thuận về các chi tiết, điều khoản và từ ngữ, hợp đồng cần phải được sự chấp thuận

của tất cả các bên liên quan thích hợp Các chính sách và quy trình phê duyệt khác nhau tùy theo tổ chức, nhưng nói chung, các hợp đồng sẽ chuyển qua các đánh giá cuối cùng để đảm bảo chúng đúng đắn, tuân thủ pháp luật và phù hợp với các tiêu chuẩn và chính sách của công ty.

5 Thực hiện hợp đồngCho dù đó là chữ ký điện tử hay chữ ký trên giấy, một khi hai bên đã ký vào hợp đồng thì khi đó hợp đồng bắt đầu có hiệu lực Tất cả các bên sẽ nhận được một bản sao có chữ ký của tài liệu để lưu hồ sơ Một giải pháp quản lý hợp đồng với kho lưu trữ trung tâm có thể giúp các bên dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi (di động hoặc máy tính để bàn) và cung cấp chữ ký điện tử mà không cần sự phiền phức của giấy tờ, lưu tủ hồ sơ v.v…

6 Sửa đổi hợp đồng và duyệt lạiCác sự kiện thế giới, như xung đột chính trị, thiên tai và đại dịch toàn cầu có thể tạo ra sự gián đoạn nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng khiến đôi khi chúng ta cần phải sửa đổi hợp đồng Cũng như các giai đoạn khác của quy trình quản lý hợp đồng, việc có một giải pháp quản lý hợp đồng giúp cho mọi bên dễ dàng và an toàn hơn trong việc cung cấp các phản hồi cũng như yêu cầu duyệt lại khi cần thiết, trong khi vẫn giữ mọi người trong vòng lặp và làm việc với cùng một thông tin

7 Quản lý, kiểm toán và gia hạn hợp đồng đang thực hiệnĐiều cực kỳ quan trọng đối với các đội mua sắm và pháp lý là thường xuyênkiểm toán tất cả các thỏa thuận và đảm bảo:

- Tất cả các gia hạn đều được theo dõi và các cảnh báo phải được tạo ra để ngăn chặn các sai sót có thể làm tăng rủi ro, đe dọa sản xuất và thiệt hại giá trị cùng với các mối quan hệ của nhà cung cấp

- Dữ liệu thực hiện hợp đồng đang thực hiện được theo dõi, ghi lại và phân tích để:

- Giúp bộc lộ các cơ hội tiềm ẩn để giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm thỏa thuận mới với các nhà cung cấp tốt nhất

- Theo đuổi các cơ hội đổi mới hoặc mở rộng thông qua quan hệ đối tácchiến lược

- Tinh chỉnh hơn nữa quá trình tạo hợp đồng, đàm phán và quy trình quản lý

Phần 2LẬP KẾ HOẠCH CUNG ỨNG2.1.1 Các thông tin cần có trong hợp đồng

Các nội dung cơ bản của hợp đồng

- Chủ thể của hợp đồng- Đối tượng của hợp đồng- Nội dung hợp đồng- Giá và phương thức thanh toán- Quyền và nghĩa vụ của các bên- Thời hạn hợp đồng

- Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại- Chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng- Giải quyết tranh chấp

2.1.2 Phân tích thông tin hợp đồng cung ứng dịch vụ

2.1.2.1 chủ thể của hợp đồngChủ thể của hợp đồng là những đối tượng tham gia trực tiếp vào hợp đồng, trong đó quy định rõ các quyền và nghĩa vụ của các bên Trường hợp quy phạm sẽ phải chịu trách nhiệm như đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật

Tại hợp đồng cung ứng dịch vụ logistics, chủ thể hợp đồng bao gồm Công tycổ phần tiếp vận RUBIK và khách hàng Khách hàng của RUBIK là các công ty, doanh nghiệp và mô hình của RUBIK là B to B ( business to business)

2.1.2.2 Đối tượng của hợp đồngĐối tượng của hợp đồng dịch vụ là công việc có thể thực hiện được, không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội

Trong hợp đồng cung ứng dịch vụ của RUBIK, các công việc được yêu cầu nhiều nhất bao gồm booking tàu biển/air, theo dõi tình hình chuyến hàng, hoàn thành thủ tục chứng từ, khai báo hải quan Ngoài ra còn có 1 số dịch vụ khác được các khách hàng yêu cầu như book xe đầu kéo, đóng lại tem nhãn, thuê kho, …

2.1.2.3 Nội dung của hợp đồngNội dung của hợp đồng cung cấp dịch vụ là văn bản được ghi dưới dạng đánh máy hoặc viết tay theo qui chuẩn nhất định có chữ ký của chủ thể hợp đồng ghi đầy đủ

các thông tin cần thiết của 1 bản hợp đồng Văn bản này có hiệu lực trước pháp luật và được pháp luật Việt Nam bảo hộ

2.1.2.4 Giá và phương thức thanh toánGiá là mức phí sử dụng dịch vụ được 2 bên thỏa thuận thống nhất với nhau.Phương thức thanh toán là cách thức mà bên sử dụng dịch vụ thanh toán phí dịch vụ cho bên cung cấp dịch vụ

2.1.2.5 Quyền và nghĩa vụ của các bên Nội dung của hợp đồng cung ứng dịch vụ là quyền và nghĩa vụ của bên cung ứng dịch vu và bên sử dụng dịch vụ, trong đó bên cung ứng dịch vụ có nghĩa vụ chủ yếu là thực hiện dịch vụ cho bên khách hàng, còn bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ chủ yếu là thanh toán phí sử dụng dịch vụ hay còn được gọi là phí dịch vụ

2.1.2.6 Thời hạn hợp dồng Là quãng thời gian mà bản hợp đồng có hiệu lực và 2 bên có trách nhiệm vớinhững gì đã thỏa thuận trong thời gian đó Thời gian hợp đồng luôn được ghi cụ thể, không ghi chung chung

2.1.2.7 Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại, Giải quyết tranh chấpTrong quá trình sử dụng dịch vụ, sẽ không tránh khỏi việc 1 trong 2 bên làm sai gây thiệt hại cho bên còn lại Vì vậy việc phạt và bồi thường thiệt hại là điều cần thiết

Trong trường hợp bình thường, 2 bên sẽ tự thỏa thuận với nhau về các điều khoản của phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại cũng như khi xảy ra tranh chấp Nhưng nhiều khi việc tự thỏa thuận không xảy ra như mong muốn, khi đó thì bên thứ 3 sẽ đứng ra làm trọng tài

Bên thứ 3 này có trách nhiệm bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của 2 bên, công bằng và không thiên vị Bên thứ 3 thường được ghi rõ trong hợp đồng là 1 chủ thể nào đó hoặc cụ thể là tòa án

2.1.2.8 Chấm dứt hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồngĐiều này tùy vào từng công ty sẽ có quy định riêng

2.2 Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ

Cung ứng dịch vụ tại RUBIK phụ thuộc phần lớn vào các hãng tàu và hãng bay Vậy nên việc hiểu rõ các hãng tàu, có nhiều đại lý trên thế giới với các mức giá tốt là điều tuyệt vời giúp cho công ty đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

Tùy vào từng thời điểm trong năm, việc có chuyến tàu đi các cảng khác nhauvà giá sẽ có sự chênh lệch cực lớn

Ví dụ lớn nhất là việc trong nửa đầu năm 2023, các chuyến từ cảng Thượng Hải về cảng Hải Phòng luôn có space và giá luôn luôn được refun cao ( thường là -100 USD đến -300 USD cho cont 20’DC ) Tuy nhiên bước sang thời điểm cuối năm, lượng hàng xuất nhập khẩu tăng cao, việc sử dụng tàu nhiều khiến space trên tàu luôn kín, từ đó giá để lên cao tới 200 USD/1cont 20’DC Mà mức giá 200 USDnày lại luôn giao động nhanh chóng, là thay đổi có thể tới 50% chỉ trong 1 ngày.

Việc có bảng check giá và báo giá về các chuyến tàu của các hãng là điều cần thiết giúp cho việc kiểm soát và cung ứng dịch vụ tới khách hàng hiệu quả hơn

Sau đây là 1 bảng check giá cơ bản

Trong bảng check giá sẽ có các thông tin như cảng đi ( POL), cảng đến (POD), giá (Rate), thời gian cut off ( ETD), khối lượng (volume), các phí local charge như DO, THC, CFS, CIC, DOC, cleaning fee, handling fee, kiểm hóa, … Vào mỗi thời diểm khác nhau, cảng đến và đi khác nhau thì phí local charge có thể trở nên khác đi 1 phần Ví dụ như phú THC cho cont 20’DC tại cảng hải phòng là 100USD thì tại Hồ Chí Minh là 200USD

PHẦN 5: QUẢN LÝ CÔNG TÁC VẬN CHUYỂN5.1 Tổng hợp nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong chuỗi cung ứng

Nhu cầu vận chuyển là khối lượng hàng hóa muốn được vận chuyển, có khả năng thanh toán cước phí ở các mức khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định Công ty EZ Shipping công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa nộiđịa và quốc tế Đặc thù là vận chuyển hàng hoá quốc tế giữa các bên nên sẽ có nhiều thủ tục và quá trình luân chuyển hàng hoá sẽ có thời gian dài

Doanh nghiệp vận tải thống kê nhu cầu của từng khách hàng dựa trên thói quen của khách hàng, đặc điểm hàng hóa, tuyến đường vận chuyển, số lượng xe khách hàng sử dụng trong 1 giai đoạn thời gian nhất định Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, nhà cung cấp dịch vụ vận tải phải tìm hiểu thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa để nắm bắt được mong muốn của khách hàng : tên lô hàng là gì? Đó là loại hàng gì? Phương thức vận chuyển nào? Chuyển đến địa điểm nào? Vận chuyển trên tuyến đường nào? Cần lưu ý điều gì khi vận chuyển? Sau đó, nhà cung cấp dịch vụ vận tải làm giấy tờ về những thông tin khách hàng đãcung cấp và báo giá cho khách hàng Ngoài ra nhà cung cấp có thể giới thiệu cho khách hàng những công ty làm dịch vụ bảo hiểm nếu hàng hóa của khách hàng là hàng hóa có giá trị cao

Nhu cầu vận chuyển là khối lượng hàng hóa muốn được vận chuyển, có khả năng thanh toán cước phí ở các mức khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định Nhu cầu vận chuyển hàng hoá luôn có đều đặn trong cả năm và cao trong những thời kỳ cao điểm như lễ, tết Để đáp ứng đầy đủ và kịp thời tiến độ vận chuyển công ty đã phối hợp cùng nhiều đơn vị vận chuyển cũng như hải quan để hoàn thành nhanh nhất và an toàn nhất

Số liệu nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới cho thấy, chi phí logistics của Việt Nam tương đương 20,9% so với GDP, trong đó chi phí vận tải chiếm khoảng 59% Cũng tức là chi phí vận tải tương đương 12,331% GDP nước ta

Ở Rubik, các khách hàng đều có nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế, chiếm tỷ trọng lớn nhất chính là vận tải đường biển với tỷ lệ lên tới 85% Kế đó là đường hàng không với 10% và 5% cho đường bộ