môn học quản trị học đề cương thảo luận chủ đề kiểm tra kiểm soát

Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thê được biêu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm nồi bật

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP HỎ CHÍ MINH

KHOA QUAN TRI

1996 TRUONG DAI HOC LUAT

TP HỒ CHÍ MINH

MON HOC: QUAN TRI HỌC

DE CUONG THAO LUAN CHU DE: KIEM TRA, KIEM SOAT

Giảng viên bộ môn: ThS Nguyễn Hoàng Phước Hiền

Lớp: Quản trị kinh doanh 47A Nhóm trình bày: nhóm 11

1 Nguyễn Thị Thu Hạnh 2253401010031 2 Trân Khánh Linh 2253401010055

4 Doan H6 Phuong Ngân 2253401010069 5 Nguyễn Qué Anh 2253401010004 6 Ninh Van Nghia 2253401010076 7 V6 Thanh Dat 2253401010017

TP HO CHI MINH — NAM 2023

Loi mé dau

Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra đê dự đoán những tiễn độ để phát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục Trong nhiều trường hợp, kiểm

tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cầu tổ

chức nhân sự và thay đối kỹ thuật điều khiển Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thê được biêu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm nồi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm '

Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một đơn vị Mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của

sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là một chức năng

cơ bản đối với mọi cấp quán trị (Chí, trang 191)

' Chi, T T GIAO TRINH QUAN TRI HOC CO BAN 2

Muc luc

V2 Vai frò Ăn họ họ Họ H TH nh T0 SH 801 5 2 _ Tiến trình kiểm tra, kiỂm soát s- s5 xe re txeEetxeEstkeke rgvprxeesee 6 2.1 Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháp 5s ° s se cse se seesessssesese 6

2.1.2 Phương pháp - - «5< «sọ Họ họ TH HH TT 7

2.2.1 Các nguyên tắc đo WrOg: cccssssssssssssssnssssssssescsnscsssnesensessesensassesaesesennesees 7 2.2.2 Phương pháp đo lường - << Họ họ nh Hi HH 8

2.3 Điều chỉnh các sai lệch se + ccs sex chsEk ghế tr gersee 10

3 Các hình thức kiểm soát e se«+eeervreeEkHrErkAeErkknrkrnrksrnrri 11

3.1 Kiểm soát lường trước (Kiểm soát trước công viỆC): sscscsscscs¿ 11 3.2 Kiểm soát đồng thời (kiểm soát trong quá trình hoạt động làm việc) 12 3.3 Kiểm soát phản hồi (kiểm soát sau công viỆC) 5c ss< se cscseecrseses 12

4, Các nội dung kiểm soát -s se«©+deELxeEESExeEETEAeEErrketr tr iersrtrke 13

4.1 Nguyên tắc kiểm soát s-cc 5< set xEE xe xh ghe grersree 13

4.2 Các yếu tố kiểm soát e«««eeeeeinHHHHHHHHHHHHHHnree 14

4.2.2 Kiêm soát yêu tô phi tài chính - «cm g3, 15

Phụ lục: Danh sách nhóm thực hiỆn - (<5 << HH, 18

Danh muc hinh

Hình I Phiếu kiểm soát 22-52221212 1221122122112112111211221121122112111211211111111 12a 9 Hình 2 Biểu đồ nguyên nhân - kết quả - 5-52 E2 2218212171221 re 9

Hình 3 Biểu đồ Parefo S n n 211 11111111111111111 121112110101 122 tre 10

Hình 4 Biểu đồ phân tán - 5 - 2S 9 1221871121711211211211211112111122122 21 1nrre 10 Hình 5 Biểu đỗ phân bó - 2 2 E199 12E1921121121121121121121121121112112 E1 rerreg ll

Hình 6 Vòng phản hồi của kiém soat ccc cecceccescessessessessessesssesessressesessestessessessesnneaeeans ll

1 Khái niệm và vai trò của kiểm tra, kiểm soát 1.1 Khái niệm

1.1.1 Kiểm tra

Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những

hệ thống phản hỏi thông tin, nhằm so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn đã được thiết lập,

và đề đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt được mục tiêu *

1.1.2 Kiểm soát Kiểm soát là quá trình chủ động giám sát đối với công việc của một tô chức dựa trên

các tiêu chuẩn đã được thiết lập Hệ thống quản trị kiểm soát là công cụ chiến lược đề tổ chức quản lý có trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm về hiệu suất và hiệu quả của

công việc Hệ thống cũng là công cụ nhằm phản hồi thông tin cho các nhà quản lý về phương pháp đạt được các mục tiêu đề ra

1.2 Vai trò Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Ví dụ: Năm 2022, công ty VNM đặt ra cho mình mục tiêu đây mạnh lợi nhuận Mục tiêu

tống doanh thu hợp nhất của công ty cho năm 2022 là 64,07 nghìn tỷ đồng và kế hoạch lợi nhuận trước thuế là 12 nghìn tỷ đồng, lần lượt bằng 105% và 93% so với năm 2021 (Anh, 2022)

Bảo đảm các nguôn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu Ví dụ: Cốt lõi của phương pháp quản lý nhân sự của các công ty VNM là ngay từ đầu việc phát huy kỹ năng và năng lực của nhân viên là điều kiện và yếu tố chính cần được phát huy và ưu tiên ngay từ đầu nhằm hỗ trợ cho sự phát triển hoạt động của công ty trong tương lai Được thực hiện một cách hiệu quả và tôi ưu nhất Vấn đề này bao gồm

các quy trỉnh quản lý nhân sự được hoạch định rõ ràng, từ việc phát hiện những người trẻ

tiềm năng cho đến những nhân viên đã đảm nhiệm các vị trí trong công ty (Anh, 2022) Xác định và dự đoán những xu hướng chính và những thay đổi cần thiết về các vấn đề nhục: th trưởng, san phẩm, nguồn lực, trang thiết bị, cơ sở vật chất, Ví dụ: Theo dự báo của VNDrrect, doanh thu nội địa của VNM sẽ tăng 9,8% so với cùng kỳ trone nửa cuối năm khi nhu cầu phục hồi Nhu cầu tiêu thụ sữa năm 2022 dự

? Diệp, N T, & Minh, T: A (2015) Giáo trình Quản Trị Học TP Hồ Chí Minh: NXB Văn hoá - Văn nghệ.

kiến tăng 6% so với cùng kỳ xét về sản lượng, tức là tăng hơn 4% của năm trước Dự báo này dựa trên một số cơ sở (1) cơ sở tiêu thụ thấp vào năm 2021; (2) nhu câu tiêu dùng sữa để nâng cao sức khỏe tăng lên và (3) nhận thức của người tiêu dùng về các vấn đề liên quan đến sức khỏe tăng lên dẫn đến nhu cầu về các sản phẩm giúp tăng cường hệ miễn dịch như sữa chua tự nuôi (Anh, 2022)

Phát hiện kịp thời sự cỗ và các bộ phận có trách nhiệm khắc phục sai sót

Ví dụ: Bộ phận kế toán của công ty nhập sai dữ liệu thì người trong bộ phận kế toán cụ

thê là người nhập số liệu này phải có trách nhiệm sửa lại số liệu bị sai Đơn giản hóa các vẫn đề về úy quyền, chỉ huy, quyền hạn và trách nhiệm

Ví dụ: Khi phân công việc cho cấp dưới thì việc kiểm tra sẽ khiến họ có trách nhiệm hơn với công việc của mình, với chất lượng đầu ra công việc

Phác thảo các tiêu chuẩn trong báo cáo để loại bỏ những gì ít quan trọng hoặc không cần thiết

Ví dụ: Tiêu chuẩn của việc tuyên dụng: độ tuổi, tính cách, trình độ học vấn, kỹ năng,

Công ty chỉ tuyên 10 người những số lượng đi phỏng vấn vượt xa thì việc viết báo cáo tuyển dụng đi đúng hướng sẽ loại bỏ những người ứng tuyên chưa phù hợp với công ty

Liên tục phố biến cúc hướng dẫn cần thiết để nâng cao khả năng hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian và công sức nhằm tăng năng suất và lợi nhuận

Vi dụ: Trong l xưởng may mặc thì việc quản đốc thường xuyên kiểm tra chất lượng đường may, chất lượng hoa văn học tiết và góp ý để công nhân cải thiện

2 Tiến trình kiểm tra, kiếm soát

2.1 Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháp Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháp trong quản trị giúp đảm bảo sự nhất quán, hiệu quả và chất lượng trong hoạt động của tô chức Nó cung cấp một khung làm việc đề đo

lường và quản lý hiệu suất, đồng thời tạo điều kiện cho sự cải thiện liên tục và phát triển

bên vững của tô chức Ví dụ: Thương hiệu thời trang trẻ Tingoan là một trong những local brand nồi tiếng tại Hà Nội với mong muốn tăng doanh số bán hàng online, vì thế họ đi khảo sát thị trường qua các trang bán hàng thương mại điện tử như: Shopee, Tiktokshop, Lazada, Facebook Họ nhận thấy thị trường kênh bán hàng ở Tiktokshop có lượt bán cao và đều nhất (chiếm

46%), vì vậy họ thuê các KOL như là Khánh Huyền, Chao, Xuân Ca, Quỳnh Như dé

quảng cáo sản phẩm của họ bằng cách đăng tải video preview quần áo và gắn link sản phâm của họ

6

2.1.1 Tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện Trong hoạt động của

một tô chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn Do đó tốt nhất cho việc kiểm tra, các tiêu

chuẩn đề ra phải hợp ly va có khả năng thực hiện được trên thực tế Nếu nhà quản trị biết

xác định tiêu chuân một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm øì, đang đứng ở chỗ nào thì sự việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng

Các tiêu chuân được thể hiện dưới dạng định tính hoặc định lượng 2.1.2 Phương pháp

Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối Các nhà quản trị học cần năm rõ các kỹ thuật nhận định, tránh sự mâu thuần hoặc tiêu chuẩn

Phương pháp này có thê liên quan dén viéc thiét ké quy trinh làm việc, huan luyện nhân viên, sử dụng công nghệ và công cụ, hoặc các biện pháp kiểm soát và điều chỉnh Các phương pháp đo lượng cần phải chính xác, đặc biệt là trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát triển của công nghệ, sự đa dạng hóa trong mẫu loại sản phẩm

Ví dụ: Vinamilk đã có những nỗ lực phát huy hơn nữa và có thể thực hiện phương pháp sau

Về cách trưng bày: Do hiện nay Vinamilk có mạng lưới phân bỗ rộng khắp thì yếu tố “Dễ tìm mua” có thê đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng nhưng bản thân họ lại muốn được đáp ứng cao hơn đó là “Trưng bày bắt mắt” Yếu tổ bao bì có thể là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của người tiêu dùng Xuất phát từ việc đánh giá bao bì, tấn số của yếu tố “Bao bì bắt mắt” Vinamilk không được đánh giá cao so

với các thương hiệu còn lại Vì thế, Vinamilk đã thực hiện một cuộc cách mạng thương

hiệu với phong cách thiết kế đơn giản, nhưng đây ấn tượng để đáp ứng chiến lược “go

global” của mình Với màu sắc chủ đạo là “xanh rực rỡ” và “kem sữa ngọt ngào”,

Vinamilk đã tạo ra một ấn tượng thị giác sâu đậm vừa quen vừa lạ Điều này giúp tạo thương hiệu sữa tươi Vinamilk về hình ảnh bao bì trong tâm trí người tiêu dùng (Thụ, 2023)

2.2 Tiến hành kiểm soát và các nguyên tắc 2.2.1 Các nguyên tắc đo lường:

+ Kiểm tra phải được thiết kế trên căn cứ kế hoạch hoạt động của tô chức và cấp bậc của đôi tượng được kiêm tra

7

+ Dựa theo đặc điểm cá nhân của nhà quan tri + Su kiém tra thuc hién tai những điểm trọng yếu

+ Có sự khách quan: là sự công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu tố cá nhân

+ Phù hợp với môi trường doanh nghiệp + Tôi ưu chi phí và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế

+ Việc kiểm tra phải đưa đến hành động điều chuân nếu có sai lệch

2.2.2 Phương pháp đo lường Mỗi phương pháp đo lường có ưu điểm và hạn chế riêng, và việc chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu, yêu cầu và bối cảnh của công việc hoặc dự án Khi đo lường, quan trọng là sử dụng các phương pháp mà đảm bảo tính chính xác, khách quan và đáng tin cậy

Quan sát cá nhân: Là cách nhà quản trị tiễn hành việc theo dõi,quan sat dé thu thập

thông tin cần thiết đầu tiên, riêng biệt về những hoạt động thực tế thông tin được chọn

lọc qua những thông tin khác Ví dụ, việc ghi chép thời gian hoàn thành công việc hoặc

quan sát hoạt động sản xuất

Báo cáo thống kê: Là việc sử dụng các đồ thị, biểu đồ và những hình thức hiển thị số liệu để đo lường kết quả đạt được

Báo cáo bằng lời: Là hình thức báo cáo trực tiếp và ngay tức thời, tại các cuộc họp, vì vậy cho phép cung cấp các thông tin phản hồi nhanh chóng

Báo cáo bằng văn bản: Tương tự như những báo cáo thông kê, có nội dung toàn diện và súc tích hơn các báo cáo miệng và có thé dé dàng lưu trữ và tham khảo

2.2.3 Công cụ đo lường Phiếu kiểm soát: (Control Sheet) là một công cụ được sử dụng để ghi lại, theo dõi và kiểm soát các hoạt động, tiến trình hoặc công việc Nó giúp quản lý và nhân viên ghi

nhận quá trình hoạt động hoặc các kết quả đạt được trong thực tế đến một thời điềm nhất

định

Check Sheet

Vehicle Breakdown Maintenance Check Sheet

Hinh 1 Phiéu kiém sodt

Biểu đồ nguyên nhân - kết quả, là biểu đồ dạng hình xương cá, là một công cụ đồ thi dùng đề phân tích và hiểu các nguyên nhân gây ra một vấn đề hoặc kết quả không mong muốn Từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả đề kiểm soát quá trình hoạt động

thỏa mãn hoặc sự cố trong một tập dữ liệu Biểu đồ Pareto dựa trên nguyên ly Pareto -

một học thuyết kinh tế cho rằng khoảng 80% của các kết quả xảy ra do chỉ khoáng 20% của nguyên nhân

tập dữ liệu và đưa ra nhận xét về xu hướng, tập trung và biến động của dữ liệu

10

Hình 5 Biểu đồ phân bố 2.3 Điều chỉnh các sai lệch

Trong quản trị học, điều chuẩn sai lệch thường ám chỉ việc xử lý các sự chênh lệch, không công bằng hoặc thiên vị trong các tình huống quản lý Điều này có thể xảy ra ở nhiều khía cạnh trong quá trình quản trị, bao gồm quyết định nhân sự, phân công công việc, khuyến khích và đánh giá hiệu suất yêu cầu sự nhạy bén và tận tâm của các quản lý

và lãnh đạo của tô chức Đề có thể nhận biết các sai lệch, họ bắt đầu so sánh kết quả thực hiện vơi mục tiêu chiến lược, kế hoạch đề ra Nếu độ lớn và hướng sai lệch vượt mức chấp nhận được thì ta

tim biện pháp căn chính cho phù hợp

Phát hiện So sánh Đo lường Kết quả

tiêu chuẩn é 4

Phân tích Đưa ra Thực hiện Kết quả

nguyén = chuong > sựdđiu mm mong

nhan sai trinh diéu chinh muốn

Hình 6 Vòng phản hồi của kiêm soát II