môn học quản trị họcđề cương thảo luận chủ đề kiểm tra kiểm soát

Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bật

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP HỒ CHÍ MINHKHOA QUẢN TRỊ

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC

ĐỀ CƯƠNG THẢO LUẬN CHỦ ĐỀ: KIỂM TRA, KIỂM SOÁT Giảng viên bộ môn: ThS Nguyễn Hoàng Phước Hiền

Lớp: Quản trị kinh doanh 47ANhóm trình bày: nhóm 11

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2023

1

Lời mở đầu

Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục Trong nhiều trường hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển

Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm 1

Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một đơn vị Mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là một chức năng cơ bản đối với mọi cấp quản trị (Chí, trang 191)

1 Chí, T T GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC CƠ BẢN.

2

2.Tiến trình kiểm tra, kiểm soát 6

2.1.Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháp 6

2.1.1 Tiêu chuẩn 7

2.1.2 Phương pháp 7

2.2.Tiến hành kiểm soát và các nguyên tắc 7

2.2.1 Các nguyên tắc đo lường: 7

2.2.2 Phương pháp đo lường 8

2.2.3 Công cụ đo lường 8

2.3.Điều chỉnh các sai lệch 10

3.Các hình thức kiểm soát 11

3.1.Kiểm soát lường trước (Kiểm soát trước công việc): 11

3.2.Kiểm soát đồng thời (kiểm soát trong quá trình hoạt động làm việc) 12

3.3.Kiểm soát phản hồi (kiểm soát sau công việc) 12

4.Các nội dung kiểm soát 13

4.1.Nguyên tắc kiểm soát 13

4.2.Các yếu tố kiểm soát 14

4.2.1 Kiểm soát yếu tố tài chính 14

4.2.2 Kiểm soát yếu tố phi tài chính 15

Kết luận 16

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

Phụ lục: Danh sách nhóm thực hiện 18

3

Danh mục hình

Hình 1 Phiếu kiểm soát 9

Hình 2 Biểu đồ nguyên nhân - kết quả 9

Too long to read onyour phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

1 Khái niệm và vai trò của kiểm tra, kiểm soát.1.1 Khái niệm

1.1.1 Kiểm tra

Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn đã được thiết lập, và để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt được mục tiêu 2

1.1.2 Kiểm soát

Kiểm soát là quá trình chủ động giám sát đối với công việc của một tổ chức dựa trên các tiêu chuẩn đã được thiết lập Hệ thống quản trị kiểm soát là công cụ chiến lược để tổ chức quản lý có trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm về hiệu suất và hiệu quả của công việc Hệ thống cũng là công cụ nhằm phản hồi thông tin cho các nhà quản lý về phương pháp đạt được các mục tiêu đề ra.

1.2 Vai trò

Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Ví dụ: Năm 2022, công ty VNM đặt ra cho mình mục tiêu đẩy mạnh lợi nhuận Mục tiêu tổng doanh thu hợp nhất của công ty cho năm 2022 là 64,07 nghìn tỷ đồng và kế hoạch lợi nhuận trước thuế là 12 nghìn tỷ đồng, lần lượt bằng 105% và 93% so với năm 2021 (Anh, 2022).

Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

Ví dụ: Cốt lõi của phương pháp quản lý nhân sự của các công ty VNM là ngay từ đầu việc phát huy kỹ năng và năng lực của nhân viên là điều kiện và yếu tố chính cần được phát huy và ưu tiên ngay từ đầu nhằm hỗ trợ cho sự phát triển hoạt động của công ty trong tương lai Được thực hiện một cách hiệu quả và tối ưu nhất Vấn đề này bao gồm các quy trình quản lý nhân sự được hoạch định rõ ràng, từ việc phát hiện những người trẻ tiềm năng cho đến những nhân viên đã đảm nhiệm các vị trí trong công ty (Anh, 2022)

Xác định và dự đoán những xu hướng chính và những thay đổi cần thiết về các vấn đề như: th trường, sản phẩm, nguồn lực, trang thiết bị, cơ sở vật chất,…

Ví dụ: Theo dự báo của VNDirect, doanh thu nội địa của VNM sẽ tăng 9,8% so với cùng kỳ trong nửa cuối năm khi nhu cầu phục hồi Nhu cầu tiêu thụ sữa năm 2022 dự

Diệp, N T., & Minh, T A (2015) Giáo trình Quản Trị Học TP Hồ Chí Minh: NXB Văn hoá - Văn nghệ.

5

kiến tăng 6% so với cùng kỳ xét về sản lượng, tức là tăng hơn 4% của năm trước Dự báo này dựa trên một số cơ sở (1) cơ sở tiêu thụ thấp vào năm 2021; (2) nhu cầu tiêu dùng sữa để nâng cao sức khỏe tăng lên và (3) nhận thức của người tiêu dùng về các vấn đề liên quan đến sức khỏe tăng lên dẫn đến nhu cầu về các sản phẩm giúp tăng cường hệ miễn dịch như sữa chua tự nuôi (Anh, 2022)

Phát hiện kịp thời sự cố và các bộ phận có trách nhiệm khắc phục sai sót

Ví dụ: Bộ phận kế toán của công ty nhập sai dữ liệu thì người trong bộ phận kế toán cụ thể là người nhập số liệu này phải có trách nhiệm sửa lại số liệu bị sai

Đơn giản hóa các vấn đề về ủy quyền, chỉ huy, quyền hạn và trách nhiệm

Ví dụ: Khi phân công việc cho cấp dưới thì việc kiểm tra sẽ khiến họ có trách nhiệm hơn với công việc của mình, với chất lượng đầu ra công việc

Phác thảo các tiêu chuẩn trong báo cáo để loại bỏ những gì ít quan trọng hoặc không cần thiết

Ví dụ: Tiêu chuẩn của việc tuyển dụng: độ tuổi, tính cách, trình độ học vấn, kỹ năng, Công ty chỉ tuyển 10 người những số lượng đi phỏng vấn vượt xa thì việc viết báo cáo tuyển dụng đi đúng hướng sẽ loại bỏ những người ứng tuyển chưa phù hợp với công ty.

Liên tục phổ biến các hướng dẫn cần thiết để nâng cao khả năng hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian và công sức nhằm tăng năng suất và lợi nhuận

Ví dụ: Trong 1 xưởng may mặc thì việc quản đốc thường xuyên kiểm tra chất lượng đường may, chất lượng hoa văn học tiết và góp ý để công nhân cải thiện.

2 Tiến trình kiểm tra, kiểm soát.2.1 Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháp.

Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháp trong quản trị giúp đảm bảo sự nhất quán, hiệu quả và chất lượng trong hoạt động của tổ chức Nó cung cấp một khung làm việc để đo lường và quản lý hiệu suất, đồng thời tạo điều kiện cho sự cải thiện liên tục và phát triển bền vững của tổ chức.

Ví dụ: Thương hiệu thời trang trẻ Tingoan là một trong những local brand nổi tiếng tại Hà Nội với mong muốn tăng doanh số bán hàng online, vì thế họ đi khảo sát thị trường qua các trang bán hàng thương mại điện tử như: Shopee, Tiktokshop, Lazada, Facebook, Họ nhận thấy thị trường kênh bán hàng ở Tiktokshop có lượt bán cao và đều nhất (chiếm 46%), vì vậy họ thuê các KOL như là Khánh Huyền, Chao, Xuân Ca, Quỳnh Như để quảng cáo sản phẩm của họ bằng cách đăng tải video preview quần áo và gắn link sản phẩm của họ.

6

2.1.1 Tiêu chuẩn.

Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn Do đó tốt nhất cho việc kiểm tra, các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở chỗ nào thì sự việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng.

Các tiêu chuẩn được thể hiện dưới dạng định tính hoặc định lượng.

2.1.2 Phương pháp

Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối Các nhà quản trị học cần nắm rõ các kỹ thuật nhận định, tránh sự mâu thuẩn hoặc tiêu chuẩn đưa ra quá cao.

Phương pháp này có thể liên quan đến việc thiết kế quy trình làm việc, huấn luyện nhân viên, sử dụng công nghệ và công cụ, hoặc các biện pháp kiểm soát và điều chỉnh Các phương pháp đo lượng cần phải chính xác, đặc biệt là trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát triển của công nghệ, sự đa dạng hóa trong mẫu loại sản phẩm.

Ví dụ: Vinamilk đã có những nỗ lực phát huy hơn nữa và có thể thực hiện phương pháp sau.

Về cách trưng bày: Do hiện nay Vinamilk có mạng lưới phân bổ rộng khắp thì yếu tố “Dễ tìm mua” có thể đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng nhưng bản thân họ lại muốn được đáp ứng cao hơn đó là “Trưng bày bắt mắt” Yếu tố bao bì có thể là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của người tiêu dùng Xuất phát từ việc đánh giá bao bì, tấn số của yếu tố “Bao bì bắt mắt” Vinamilk không được đánh giá cao so với các thương hiệu còn lại Vì thế, Vinamilk đã thực hiện một cuộc cách mạng thương hiệu với phong cách thiết kế đơn giản, nhưng đầy ấn tượng để đáp ứng chiến lược “go global” của mình Với màu sắc chủ đạo là “xanh rực rỡ” và “kem sữa ngọt ngào”, Vinamilk đã tạo ra một ấn tượng thị giác sâu đậm vừa quen vừa lạ Điều này giúp tạo thương hiệu sữa tươi Vinamilk về hình ảnh bao bì trong tâm trí người tiêu dùng (Thụ, 2023)

2.2 Tiến hành kiểm soát và các nguyên tắc.2.2.1 Các nguyên tắc đo lường:

+ Kiểm tra phải được thiết kế trên căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.

7

+ Dựa theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị + Sự kiểm tra thực hiện tại những điểm trọng yếu.

+ Có sự khách quan: là sự công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu tố cá nhân.

+ Phù hợp với môi trường doanh nghiệp + Tối ưu chi phí và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế.

+ Việc kiểm tra phải đưa đến hành động điều chuẩn nếu có sai lệch.

2.2.2 Phương pháp đo lường

Mỗi phương pháp đo lường có ưu điểm và hạn chế riêng, và việc chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu, yêu cầu và bối cảnh của công việc hoặc dự án Khi đo lường, quan trọng là sử dụng các phương pháp mà đảm bảo tính chính xác, khách quan và đáng tin cậy.

Quan sát cá nhân: Là cách nhà quản trị tiến hành việc theo dõi,quan sát để thu thập

thông tin cần thiết đầu tiên, riêng biệt về những hoạt động thực tế,thông tin được chọn lọc qua những thông tin khác Ví dụ, việc ghi chép thời gian hoàn thành công việc hoặc quan sát hoạt động sản xuất.

Báo cáo thống kê: Là việc sử dụng các đồ thị, biểu đồ và những hình thức hiển thị số

liệu để đo lường kết quả đạt được.

Báo cáo bằng lời: Là hình thức báo cáo trực tiếp và ngay tức thời, tại các cuộc họp,

vì vậy cho phép cung cấp các thông tin phản hồi nhanh chóng.

Báo cáo bằng văn bản: Tương tự như những báo cáo thông kê, có nội dung toàn diện

và súc tích hơn các báo cáo miệng và có thể dễ dàng lưu trữ và tham khảo.

2.2.3 Công cụ đo lường

Phiếu kiểm soát: (Control Sheet) là một công cụ được sử dụng để ghi lại, theo dõi và kiểm soát các hoạt động, tiến trình hoặc công việc Nó giúp quản lý và nhân viên ghi nhận quá trình hoạt động hoặc các kết quả đạt được trong thực tế đến một thời điểm nhất định.

8

Hình 1 Phiếu kiểm soát

Biểu đồ nguyên nhân - kết quả, là biểu đồ dạng hình xương cá, là một công cụ đồ thị dùng để phân tích và hiểu các nguyên nhân gây ra một vấn đề hoặc kết quả không mong muốn Từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả để kiểm soát quá trình hoạt động.

Hình 2 Biểu đồ nguyên nhân - kết quả

Biểu đồ Pareto, còn được gọi là biểu đồ 80/20, là một công cụ đồ thị dùng để phân tích và tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất hoặc nguyên nhân chính gây ra sự không thỏa mãn hoặc sự cố trong một tập dữ liệu Biểu đồ Pareto dựa trên nguyên lý Pareto -một học thuyết kinh tế cho rằng khoảng 80% của các kết quả xảy ra do chỉ khoảng 20% của nguyên nhân

9

Hình 3 Biểu đồ Pareto

Biểu đồ phân tán, còn được gọi là biểu đồ scatter plot, là một công cụ đồ thị dùng để hiển thị mối quan hệ giữa hai biến Nó cho phép kiểm tra sự tương quan hoặc sự liên hệ giữa các giá trị của hai biến và giúp xác định xu hướng hoặc mô hình trong dữ liệu.

Hình 4 Biểu đồ phân tán

Biểu đồ phân bố, còn được gọi là biểu đồ tần số, là một công cụ đồ thị dùng để hiển thị phân phối của một tập dữ liệu Nó cho phép quan sát sự phân bố của các giá trị trong tập dữ liệu và đưa ra nhận xét về xu hướng, tập trung và biến động của dữ liệu.

10

Hình 5 Biểu đồ phân bố

2.3 Điều chỉnh các sai lệch.

Trong quản trị học, điều chuẩn sai lệch thường ám chỉ việc xử lý các sự chênh lệch, không công bằng hoặc thiên vị trong các tình huống quản lý Điều này có thể xảy ra ở nhiều khía cạnh trong quá trình quản trị, bao gồm quyết định nhân sự, phân công công việc, khuyến khích và đánh giá hiệu suất yêu cầu sự nhạy bén và tận tâm của các quản lý và lãnh đạo của tổ chức.

Để có thể nhận biết các sai lệch, họ bắt đầu so sánh kết quả thực hiện vơi mục tiêu chiến lược, kế hoạch đề ra Nếu độ lớn và hướng sai lệch vượt mức chấp nhận được thì ta tìm biện pháp căn chỉnh cho phù hợp.

Hình 6 Vòng phản hồi của kiểm soát

11

Ví dụ: Ở các trung tâm thương mại, các siêu thị, nhờ hoạt động kiểm tra thường xuyên người ta có thể biết ngay số tồn kho, số lượng bán được, doanh số, lợi nhuận, các sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện.

Ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu để có thể báo cáo bất kỳ thời điểm nào về mức sản xuất đã đạt, số giờ lao động đã được thực hiện nhờ đó người ta biết được kế hoạch đúng hạn hay bị chậm trễ trong quá trình sản xuất để có những điều chỉnh kịp thời, nếu cần thiết.

3 Các hình thức kiểm soát

Đầu vào(Inputs):

3.1 Kiểm soát lường trước (Kiểm soát trước công việc):

Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động thực sự Kiểm soát lường trước, theo tên gọi của nó, là tiên liệu ( tính trước các khả năng có thể xảy ra để liệu cách ứng phó) các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước.3

Có vai trò giúp cho các doanh nghiệp, tổ chức chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu Đây là hình thức kiểm soát ít tốn kém nhất (Lan, 2019)

Ví dụ: Chẳng hạn như KFC là một chuỗi các nhà hàng chuyên về Gà, trước khi đưa vào Việt Nam thì việc kiểm soát lường trước thực sự cần thiết, kiểm soát về nguyên liệu thực phẩm, mùi vị, giá cả thị trường liên quan…để có thể phù hợp với những khách hàng Việt Nam, nhằm đảm bảo an toàn trước những khó khăn có thể xảy ra Hoặc cũng có thể chọn các nhà cung cấp nguyên liệu uy tín, đáng tin cậy tại Việt Nam để vừa tiết kiệm phần chi phí vận chuyển nhất có thể mà vừa đạt tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm để nhằm mục tiêu đưa thức ăn nhanh vào Việt Nam và duy trì lâu dài, chiếm lĩnh thị trường, thu lợi nhuận và tạo độ uy tín cho khách hàng.

3.2 Kiểm soát đồng thời (kiểm soát trong quá trình hoạt động làm việc).

Kiểm soát đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện (trong khi hoạt động đang xảy ra), nắm bắt những lệch lạc, trở ngại, những vướng mắc trong quá trình thực hiện để đảo bảo cho tổ chức có những biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch Việc thường xuyên theo dõi, giám sát, đánh giá và hướng dẫn người lao động ngay trong quá

3 Lan, M (2019, 09 24) Kiểm tra lường trước là gì? Sự cần thiết của hình thức kiểm tra lường trước được truy lục từ vietnambiz.vn

12

trình thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của loại hình kiểm soát này (Minh Lan, 2019)

Ví dụ: Tiếp tục ở ví dụ ở trên, sau khi đặt các nhà hàng KFC tại Việt Nam, nhằm phục vụ cho nhu cầu thức ăn nhanh, phục vụ khách hàng nơi đây và chọn nhà cung cấp nguyên liệu hoàn toàn tại Việt Nam, trong trường hợp các chuyên viên về kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm không thể thường xuyên trực tiếp đến tại chỗ, thì việc giám sát các hoạt động sản xuất nguyên liệu, chất lượng thực phẩm hay quá trình làm việc của nhân viên tại cửa hàng qua một người đại diện hoặc camera là điều thiết yếu, cần thiết trong quá trình hoạt động của nhà hàng đó Hoặc trong quá trình kinh doanh, thì đồ ăn thức uống, mùi vị, màu sắc, giá cả, có thể không phù hợp với một số khách hàng dẫn đến doanh thu của nhà hàng đó bị ảnh hưởng thì việc cần làm là người quản lý nhà hàng đó nhanh chóng báo cáo lại với công ty nhằm đưa ra biện pháp phù hợp nhất để khắc phục những tình huống đó

Đầu ra(Outputs):

3.3 Kiểm soát phản hồi (kiểm soát sau công việc)

Đây là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra Mục đích của loại kiểm soát này là nhằm xác định xem kế hoạch có được hoàn thành hay không Ưu điểm của loại hình kiểm soát này là rút ra những bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo Nhược điểm của loại kiểm soát này là trễ về thời gian (Minh Lan, 2019)

Ví dụ: Sau khi mở kinh doanh được 1 thời gian, chi nhánh này sẽ bắt đầu thăm hỏi về việc phản hồi, đóng góp ý kiến từ phía khách hàng về mùi vị món ăn, ưa chuộng những món nào, chương trình khuyến mãi ra sao, và từ phía nhân viên trong cửa hàng về những bất cập khó khăn trong quá trình làm việc nhằm biết được hướng để đưa ra những sản phẩm, ưu đãi tốt hơn dành cho khách hàng.

4 Các nội dung kiểm soát4.1 Nguyên tắc kiểm soát

Tất cả các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả để giúp họ trong việc duy trì các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạnh và đạt được mục tiêu đã đề ra Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động, những công việc, và những con người cụ thể, vì vậy biện pháp và công cụ kiểm soát của mỗi doanh nghiệp đều phải được xây dựng theo những yêu cầu riêng biệt Giáo sư Koontz và 4 Minh Lan (2019, 09 24) Kiểm tra đồng thời và kiểm tra phản hồi là gì? Đặc trưng cơ bản được truy lục từ vietnambiz.vn

13