Môn học quản trị BĐS_ TƯ VẤN CHO CHỦ ĐẦU TƯ LỢI ÍCH VÀ CÁC CÔNG VIỆC CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ TỌA LẠC TẠI PHƯỜNG THẢO ĐIỀN, THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Những năm gần đây, thị trường bất động sản của Việt Nam đã sôi động hơn trước rất nhiều. Chất lượng bất động sản được chú trọng hơn, dẫn đến giá trị bất động sản cũng tăng cao. Ngoài mục đích mua để sử dụng, nhiều người chọn bất động sản là kênh đầu tư dài hạn vì khả năng sinh lời của bất động sản cao hơn rất nhiều so với những kênh đầu tư khác. Tuy nhiên, đầu tư vào bất động sản cũng có không ít rủi ro. Giá trị bất động sản tăng hay giảm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như pháp lý, vị trí bất động sản, xu hướng thị trường,.., nếu không nắm vững kiến thức về đầu tư bất động sản thì thiệt hại sẽ là một con số khổng lồ do số vốn bỏ ra để đầu tư bất động sản thường rất lớn. Đặc biệt, vì bất động sản là hàng hóa có giá trị lớn nên thời gian đầu tư luôn kéo dài qua nhiều năm nhưng phần lớn chủ đầu tư đều có ít thời gian cũng như kiến thức chuyên môn để có thể khai thác giá trị của bất động sản một cách hiệu quả mà vẫn giữ được chất lượng của bất động sản. Rõ ràng vấn đề này là cực kỳ cấp thiết vì nó quyết định lợi nhuận thu được từ đầu tư và hơn hết là gây ảnh hưởng đến uy tín của chủ đầu tư. Cũng vì nguyên nhân đó mà nghiệp vụ quản lý bất động sản ra đời và ngày càng phát triển. Nhà quản lý đóng vai trò là trợ thủ đắc lực của chủ đầu tư, vừa có trách nhiệm vận hành, bảo dưỡng bất động sản, vừa chăm sóc tốt đời sống cho cư dân. Một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư giảm bớt chi phí vận hành của bất động sản, đồng thời cũng góp phần làm tăng thêm giá trị cho bất động sản. Với quy trình quản lý chật chẽ, chuyên nghiệp và hiệu quả mang lại đã khẳng định được tầm quan trọng của công tác quản lý đối với bất động sản.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THẨM ĐỊNH GIÁ – KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN

NHÓM 3

Đề tài

TƯ VẤN CHO CHỦ ĐẦU TƯ LỢI ÍCH VÀ CÁC CÔNG VIỆC CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ TỌA LẠC TẠI PHƯỜNG THẢO ĐIỀN, THÀNH PHỐ

THỦ ĐỨC, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021

KHOA THẨM ĐỊNH GIÁ – KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN

NHÓM 3

Đề tài

TƯ VẤN CHO CHỦ ĐẦU TƯ LỢI ÍCH VÀ CÁC CÔNG VIỆC CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ TỌA LẠC TẠI PHƯỜNG THẢO ĐIỀN, THÀNH PHỐ

nhiệm

1 Huỳnh Thị Như Lê 1821002544 Chương 3: Quản lý chăm

2 Nguyễn Tuyết Mai 1821002564 Chương 2: Phân tích dự án ✓

3 Tạ Nguyễn Nhật My 1821002572 Chương 3: Quản lý tài

✓

8 Phạm Thị Như Ý 1821002708 Chương 3: Quản lý nhân sự ✓

Ghi chú: ✓ : có trách nhiệm làm việc nhóm

ĐIỂM SỐ

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 − CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

1.1 QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Chủ thể quản lý bất động sản 3

1.1.3 Vai trò của người quản lý bất động sản 3

1.2 QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG 4

1.2.1 Khái niệm tòa nhà văn phòng 4

1.2.2 Phân loại tòa nhà văn phòng 4

1.2.3 Tiêu chí phân loại tòa nhà văn phòng theo thứ hạng A, B, C 4

1.2.4 Các công tác quản lý tòa nhà văn phòng 7

1.2.4.1 Quản lý và chăm sóc khách hàng 7

1.2.4.2 Quản lý tài chính 7

1.2.4.3 Quản lý vận hành kỹ thuật 8

1.2.4.4 Quản lý an ninh 8

1.2.4.5 Quản lý vệ sinh 8

1.2.4.6 Quản lý nhân sự 8

CHƯƠNG 2 − PHÂN TÍCH DỰ ÁN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ CHUYÊN NGHIỆP 9

2.1 PHÂN TÍCH DỰ ÁN 9

2.1.1 Quy mô dự án 9

2.1.2 Phong cách thiết kế 9

2.1.3 Tiện ích 10

2.1.4 Tiềm năng dự án 12

2.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC CHUYÊN NGHIỆP 12

CHƯƠNG 3 − THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ 15

3.1 QUẢN LÝ VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 15

3.1.1 Số lượng và tiêu chí lựa chọn đào tạo nhân sự 15

3.1.5 Tiêu chí xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng 18

3.1.6 Phần mềm hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng Landsoft Control 19

3.2 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 20

3.2.1 Quản lý các nguồn thu tại tòa nhà 20

3.2.2 Các khoản chi của BQT 21

3.2.3 Tài khoản quản lý kinh phí của Ban quản trị 21

3.2.4 Quy trình rút tiền, chuyển khoản của Ban quản trị 22

3.2.5 Sử dụng ứng dụng quản lý tài chính HomeBudget 22

3.3 QUẢN LÝ VẬN HÀNH KỸ THUẬT 24

3.3.1 Mô tả công việc 24

3.3.2 Quy trình vận hành kỹ thuật cao ốc văn phòng 27

3.3.2.1 Quy trình vận hành hệ thống điện 27

3.3.2.2 Quy trình kiểm tra vận hành hệ thống cấp, thoát nước 29

3.3.2.3 Quy trình kiểm tra, bảo trì hệ thống liên lạc 30

3.3.2.4 Quy trình vận hành, bảo trì 31

3.3.2.5 Quy trình theo dõi, vận hành thang máy 33

3.3.2.6 Quy trình bảo trì hệ thống PCCC 33

3.3.3 Bố trí nhân sự 35

3.3.4 Nhiệm vụ cụ thể 35

3.4 QUẢN LÝ AN NINH 37

3.4.1 Mô tả công việc 37

3.4.1.1 Tuần tra, kiểm soát các hoạt động an ninh tòa nhà 37

3.4.1.2 Kiểm soát an ninh 37

3.4.2 Quy trình quản lý an ninh 38

3.4.2.1 Quy trình xử lý sự cố an ninh 38

3.4.2.2 Quy trình quản lý công cụ hỗ trợ an ninh 39

3.4.2.3 Quy trình quản lý phương tiện ra vào tòa nhà 40

3.4.2.4 Quy trình tuần tra an ninh 40

3.4.3 Bố trí nhân sự 40

3.4.4 Nhiệm vụ 41

3.5 QUẢN LÝ VỆ SINH 42

3.5.1 Quy trình quản lý vệ sinh 42

3.5.1.1 Quy trình vệ sinh sàn và bảo dưỡng sàn 43

3.5.1.2 Quy trình vệ sinh thảm 43

3.5.1.3 Quy trình vệ sinh kính 43

3.5.1.4 Quy trình vệ sinh toilet 44

3.5.1.5 Quy trình vệ sinh khu vực thang máy, thang bộ 45

3.5.1.6 Quản lý rác 45

3.5.2 Bố trí nhân sự 45

3.5.3 Nhiệm vụ 46

3.6 QUẢN LÝ NHÂN SỰ 46

3.6.1 Cơ cấu tổ chức 46

3.6.1.1 Sơ đồ tổ chức 46

3.6.1.2 Số lượng nhân sự của từng bộ phận 48

3.6.2 Mô tả công việc 48

3.6.2.1 Trưởng ban quản lí 49

3.6.2.2 Phó ban quản lí 49

3.6.2.3 Bộ phận kĩ thuật 49

3.6.2.4 Bộ phận hành chính – lễ tân 50

3.6.2.5 Bộ phận kế toán 50

3.6.2.6 Bộ phận chăm sóc khách hàng 50

3.6.2.7 Bộ phận dịch vụ 51

3.6.3 Kế hoạch tuyển dụng 51

3.6.4 Kiểm soát nhân sự 53

3.6.4.1 Kiểm soát hồ sơ nhân sự 53

3.6.4.2 Kiểm soát năng lực, kiến thức ngành nghề của nhân sự 54

3.6.5 Phần mềm quản lý nhân sự Tanca 54

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BIDV Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư

và Phát triển Việt Nam

SCB Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1 Nhân viên đang chăm sóc khách hàng 17

Hình 3.2 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra buồng điện 28

Hình 3.3 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống đèn 29

Hình 3.4 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống cấp, thoát nước 30

Hình 3.5 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống thang máy 33

Hình 3.6 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy 34

Hình 3.7 Nhân viên bảo vệ đang giám sát camera 41

Hình 3.8 Nhân viên vệ sinh đang làm vệ sinh tòa nhà 44

Hình 3.9 Ứng dụng Tanca 55

MỞ ĐẦU

Lý do thực hiện đề tài

Những năm gần đây, thị trường bất động sản của Việt Nam đã sôi động hơn trước rất nhiều Chất lượng bất động sản được chú trọng hơn, dẫn đến giá trị bất động sản cũng tăng cao Ngoài mục đích mua để sử dụng, nhiều người chọn bất động sản là kênh đầu tư dài hạn vì khả năng sinh lời của bất động sản cao hơn rất nhiều so với những kênh đầu tư khác

Tuy nhiên, đầu tư vào bất động sản cũng có không ít rủi ro Giá trị bất động sản tăng hay giảm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như pháp lý, vị trí bất động sản,

xu hướng thị trường, , nếu không nắm vững kiến thức về đầu tư bất động sản thì thiệt hại sẽ là một con số khổng lồ do số vốn bỏ ra để đầu tư bất động sản thường rất lớn Đặc biệt, vì bất động sản là hàng hóa có giá trị lớn nên thời gian đầu tư luôn kéo dài qua nhiều năm nhưng phần lớn chủ đầu tư đều có ít thời gian cũng như kiến thức chuyên môn để có thể khai thác giá trị của bất động sản một cách hiệu quả mà vẫn giữ được chất lượng của bất động sản Rõ ràng vấn đề này là cực kỳ cấp thiết vì

nó quyết định lợi nhuận thu được từ đầu tư và hơn hết là gây ảnh hưởng đến uy tín của chủ đầu tư

Cũng vì nguyên nhân đó mà nghiệp vụ quản lý bất động sản ra đời và ngày càng phát triển Nhà quản lý đóng vai trò là trợ thủ đắc lực của chủ đầu tư, vừa có trách nhiệm vận hành, bảo dưỡng bất động sản, vừa chăm sóc tốt đời sống cho cư dân Một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư giảm bớt chi phí vận hành của bất động sản, đồng thời cũng góp phần làm tăng thêm giá trị cho bất động sản Với quy trình quản lý chật chẽ, chuyên nghiệp và hiệu quả mang lại đã khẳng định được tầm quan trọng của công tác quản lý đối với bất động sản

Để có hiểu rõ hơn về lợi ích và quy trình quản lý bất động sản, ở đề tài này, nhóm 3 sẽ phân tích và trình bày lợi ích và các công tác quản lý chuyên nghiệp cho

dự án tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê ở phường Thảo Điền, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích, trình bày lợi ích và các công tác quản lý chuyên nghiệp đối với tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê để hiểu rõ tầm quan trọng của quản lý bất động sản

Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp thu thập thông tin từ những nội dung trong các chuyên đề thuyết trình môn Quản trị bất động sản đã được học, đồng thời tham khảo những thông tin liên quan khác trên mạng internet để tiến hành phân tích, trình bày lợi ích

và các công tác quản lý tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê chuyên nghiệp

Chương 1 − Cơ sở lý luận

Chương 2 − Phân tích dự án và tầm quan trọng của quản lý chuyên nghiệp

Chương 3 − Thiết lập kế hoạch quản lý tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê

CHƯƠNG 1 − CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

1.1.1 Khái niệm

Theo khoản 5, điều 3 Luật kinh doanh bất động sản 2014:

Quản lý bất động sản là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các hoạt động về quản lý, khai thác và định đoạt bất động sản theo ủy quyền của chủ sở hữu nhà, công trình xây dựng hoặc người có quyền sử dụng đất

1.1.2 Chủ thể quản lý bất động sản

Theo Luật số 63/2006/QH11:

Dịch vụ quản lý bất động sản là hoạt động tổ chức, cá nhân Kinh doanh Bất động sản được chủ sở hữu và chủ đầu tư sử dụng bất động sản ủy quyền thực hiện việc bảo quản, giữ gìn, trông coi, vận hành và khai thác bất động sản theo hợp đồng quản

lý bất động sản

− Công ty quản lý bất động sản là tổ chức giữ vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành đưa vào sử dụng các bất động sản, họ sẽ là những người giúp các chủ đầu

tư là gia tăng giá trị của bất động sản hiện có hay tối thiểu hóa thêm chi phí để tạo

ra thêm lợi nhuận

− Ban quản lý đơn vị quản lý và vận hành một bất động sản cụ thể, hoạt động theo nguyên tắc tự bảo đảm về kinh phí và hoạt động của bất động sản đó

− Người quản lý bất động sản là cá nhân có tầm hiểu biết rộng về thị trường bất động sản, làm việc theo định hướng, mục đích và mục tiêu của chủ sở hữu để định giá tài sản trong thời gian hoạt động, dự báo được tiềm năng trong tương lai và xây dựng kế hoạch quản lý để đáp ứng mục đích của chủ sở hữu

1.1.3 Vai trò của người quản lý bất động sản

❖ Là một nhà kinh tế

Nhà quản lý bất động sản chuyên nghiệp phải có tầm hiểu biết rộng về thị trường bất động sản trong nền kinh tế để định giá tài sản trong thời gian hoạt động, dự báo được tiềm năng trong tương lai, và xây dựng kế hoạch quản lý để đáp ứng mục đích chủ sở hữu

❖ Là thành viên của cộng đồng

Nhà quản lý bất động sản nên quan tâm đến ngành nghề, xã hội, và tổ chức chính trị trong thành phố Mục đích dài hạn sẽ dễ thực hiện hơn nếu nhà quản lý bất động sản trở thành một công dân có trách nhiệm và giúp đỡ thực hiện kế hoạch cho sự phát triển và cải thiện cộng đồng

❖ Là người hỗ trợ của chủ sỡ hữu

Nhà quản lý bất động sản phải làm việc theo định hướng mục đích và mục tiêu của chủ sở hữu Vì thế, nhà quản lý phải nhận biết được chủ sở hữu muốn đạt được điều

gì Hầu như, chủ sở hữu đều muốn thu được lợi nhuận trong khi giá trị tài sản luôn được duy trì

1.2 QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG

1.2.1 Khái niệm tòa nhà văn phòng

Văn phòng cho thuê là một thuật ngữ bất động sản được gọi là cao ốc hay building hoặc một tòa nhà Chủ tài sản có thể dùng nó cho doanh nghiệp thuê lại để làm văn phòng làm việc, kinh doanh Một tòa nhà văn phòng có nhiều doanh nghiệp thuê lại từng vị trí trên mỗi sàn trong một cao ốc và thường thuê những diện tích được tính theo mét vuông trên sàn

1.2.2 Phân loại tòa nhà văn phòng

Hiện nay, thị trường các loại hình văn phòng hiện nay chia làm 3 loại đều có mục đích chính là cho doanh nghiệp thuê để hoạt động kinh doanh dịch vụ:

− Loại 1 là dạng cao ốc văn phòng được xây dựng chủ yếu cho doanh nghiệp thuê, thường tòa nhà cao từ 5 tầng trở lên

− Loại 2 là thuê căn hộ dùng để làm văn phòng làm việc

− Loại 3 là thuê nhà nguyên căn để làm văn phòng

1.2.3 Tiêu chí phân loại tòa nhà văn phòng theo thứ hạng A, B, C

TPHCM là nơi tập trung nguồn kinh tế bậc nhất của cả nước, rất nhiều doanh nghiệp tập trung khiến tình hình cho thuê văn phòng nơi đây ngày càng sôi động

Để khách hàng có thể tìm đúng loại tòa nhà văn phòng như mong muốn, việc phân loại tòa nhà theo thứ hạng với những tiêu chí cụ thể là cực kỳ cần thiết

nhà

Thường nằm ở các quận ngoại biên, hơi

xa các quận trung tâm

Thường nằm ở

xa khu vực trung tâm như vùng ngoại biên hoặc ven đô

Giao thông Giao thông dễ dàng,

thuận tiện di chuyển

Có thể gần hoặc không gần giao thông công

cộng

Có thể gần các phương tiện giao thông công cộng Đường vào thuận tiện

Kiến trúc –

xây dựng

Tòa nhà văn phòng thiết

kế đẹp Đơn vị Kiến trúc – xây dựng – phát triển – Đơn vị quản lý là đơn vị quốc tế hoặc địa

phương

Tòa nhà văn phòng được thiết kế đẹp, sang trọng, hiện đại Đơn vị kiến trúc, xây dựng, quản lý là những đơn

vị quốc tế hoặc được Viện nghiên địa chất công nhận

Đơn vị kiến trúc – xây dựng – đơn vị quản lý là đơn vị địa phương công nhận hoặc không công nhận

Quản lý tòa

nhà

Được hệ thống quản lý chuyên nghiệp

Được quản lí từ công

– Có lễ tân, trang bị đầy đủ điều hòa

– Thiết kế đẹp

– Hành lang rộng, thuận tiện cho đi lại – Thiết kế đẹp

hòa

Nội thất

Nội thất cao cấp, được lắp đặt theo đúng quy định và được tận dụng tối đa diện tích làm

việc

Nội thất tốt, được lắp đặt theo đúng quy định

và tận dụng được tối

đa diện tích làm việc

Nội thất được lắp đặt theo quy định, bày trí phù hợp, tận dụng tối

đa diện tích làm việc

– Thang máy có sức chứa tối thiểu 16 người/thang

Thang máy có sức chứa từ 12 – 16 người

Có thang máy di chuyển đến các tầng

Điện

Nguồn điện được đảm bảo an toàn, có máy phát điện dự phòng

Có máy phát điện dự phòng, hệ thống điện

tốt

Hệ thống điện tốt

Internet Internet băng thông

rộng

Internet băng thông

rộng

Internet tốc độ tốt Toilet Đạt tiêu chuẩn 5 sao Theo tiêu chuẩn 4 sao Toilet sạch sẽ

riêng biệt

Tối thiểu 1 hầm đỗ xe Có bãi đỗ xe

Tiện ích Nhiều tiện ích hỗ trợ Có tiện ích hỗ trợ Không bắt buộc

Không quá 15 năm Không áp dụng Không áp dụng

1.2.4 Các công tác quản lý tòa nhà văn phòng

Quản lý tòa nhà văn phòng là một bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, vận hành mọi hoạt động, không gian làm việc của các doanh nghiệp đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn nhất Cụ thể đơn vị này sẽ kiểm soát không gian làm việc, hệ thống điện nước, điều hòa, hệ thống hầm gửi xe, dịch vụ vệ sinh,

hệ thống an ninh tòa nhà,…

1.2.4.1 Quản lý và chăm sóc khách hàng

− Quản lý khách hàng là một hoạt động của nhà quản lý nhằm tạo ra môi trường tốt nhất cho việc sinh hoạt, làm việc và sử dụng các tiện ích tại bất động sản của khách hàng, Bao gồm: việc ghi chép sự ra vào của khách hàng, các chính sách chăm sóc khách hàng, quản lý thực hiện hợp đồng, hồ sơ khách hàng, quản lý việc tuân thủ quy tắc công cộng, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng nhằm mục đích giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng

− Chăm sóc khách hàng là tất cả những gì cần thiết mà doanh nghiệp phải làm để thảo mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng tức là phục vụ khách hàng theo cách

mà họ mong muốn được phục vụ và làm những gì cần thiết, chuẩn mực để giữ khách hàng mình đang có

1.2.4.2 Quản lý tài chính

Ở mỗi tòa nhà văn phòng, ngoài các khoản cố định như: tiền thuê mặt bằng, khách hàng còn phải trả chi trả thêm thêm các khoản phí dịch vụ như: phí vệ sinh, phí vận

hành, sửa chữa bảo dưỡng, chi phí dành cho dịch vụ an ninh… (hoặc các khoản phí này đã bao gồm trong giá thuê mặt bằng) Quản lý tài chính sẽ thực hiện quản lý kê khai rạch ròi các khoản chi phí đã được chi ra, thông thường các chi phí sẽ được kê khai hàng tháng đối với khách hàng và chủ đầu tư

1.2.4.3 Quản lý vận hành kỹ thuật

Quản lý kỹ thuật tòa nhà là công tác vận hành hệ thống kỹ thuật, cơ điện nhằm duy trì mọi hoạt động của tòa nhà được hiệu quả và an toàn Đây là một công việc vô cùng quan trọng để đảm bảo điều kiện và môi trường làm việc tốt nhất cho khách hàng

sẽ tăng cao và tăng sự uy tín cửa đơn vị vận hành tòa nhà

1.2.4.6 Quản lý nhân sự

Bộ phận quản lý tòa nhà gồm nhiều nhân sự khác nhau phụ trách những mảng công việc khác nhau để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách thuê văn phòng Việc quản lý nhân sự chính là trách nhiệm của bộ phận quản lý, đây là đơn vị sẽ giám sát toàn bộ nhân viên như lễ tân, nhân viên điều hành, bảo vệ, nhân viên vệ sinh,…đảm bảo hoàn thành mọi công việc và đảm bảo những tiêu chuẩn đề ra

CHƯƠNG 2 − PHÂN TÍCH DỰ ÁN VÀ TẦM QUAN TRỌNG

CỦA QUẢN LÝ CHUYÊN NGHIỆP 2.1 PHÂN TÍCH DỰ ÁN

Giả sử: Tòa nhà X là dự án cao ốc văn phòng đang trong giai đoạn hoàn thiện tọa

lạc tại địa chỉ Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

THÔNG TIN TỔNG QUAN

Vị trí Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, TP HCM

Diện tích cho thuê 80 – 86 – 160 – 200 m²

Kết cấu 1 Hầm – 1 Trệt – 1 Lửng – 8 Tầng – 2 Thang máy

Thời gian thiết kế văn phòng Miễn phí từ 7 ngày đến 30 ngày, tùy diện tích

2.1.1 Quy mô dự án

Tòa cao ốc cho thuê văn phòng Quận 2 X có cấu trúc gồm 1 hầm, 1 tầng trệt, 1 lửng

và 8 tầng cao, diện tích cho thuê đa dạng từ 80m², tòa cao ốc X phù hợp cho mọi nhu cầu tìm thuê văn phòng của các công ty vừa và nhỏ

2.1.2 Phong cách thiết kế

Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 2 X được thiết kế theo phong cách năng động hiện đại, được thiết kế với gam màu trắng của kính làm màu chủ đạo, kết hợp cùng màu xám trắng của đá ốp, tạo cho tổng thể tòa nhà một cảm giác hiện đại và thoáng mát Tòa nhà được trang bị các tiện nghi linh hoạt, mang tính ứng dụng cao

Tòa cao ốc cho thuê văn phòng quận 2 X được trang bị những tiện nghi cao cấp đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của khách thuê như thang máy tốc độ cao, hệ thống máy lạnh trung tâm, camera CCTV quan sát 24/24, hệ thống báo khói và chữa cháy theo tiêu chuẩn quốc tế, lối thoát hiểm linh hoạt, hệ thống toilet nam nữ riêng biệt…Tòa cao

ốc X còn cung cấp đường dây internet tốc độ cao, đường dây điện thoại, hệ thống cách âm riêng biệt cho từng văn phòng

Tòa cao ốc cho thuê văn phòng Quận 2 X được xếp hạng C, thuộc chuỗi cao ốc văn phòng cho thuê Quận 2 Tòa cao ốc X với vẻ ngoài tinh tế, độc đáo, vị trí đầy hứa hẹn cùng những tiện nghi phù hợp với việc cho thuê văn phòng hứa hẹn sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công của quý doanh nghiệp

2.1.3 Tiện ích

Vị trí mà văn phòng X tọa lạc gần với một số tiện ích phục vụ cho cuộc sống sinh hoạt hằng ngày của đối tượng dân văn phòng cũng như gia đình của họ như: gần

siêu thị, bệnh viện, trường học…

Bên cạnh đó, bên trong tòa nhà sẽ được cung cấp một số tiện ích phụ vụ cho nhân viên đang công tác tại tòa nhà như quầy lễ tân, bảo vệ 24/7, hầm đậu xe máy…

• Hỗ trợ internet nguồn băng thông tốc độ cao giúp cho sự kết nối liên tục trong quá trình làm việc của cả tòa nhà

• Hệ thống camera bên trong tòa nhà hoạt động chuyên nghiệp và giám sát liên tục 24/7, đảm bảo an toàn an ninh cho các đối tác và nhân viên trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ

• Hệ thống báo cháy và chữa cháy đạt tiêu chuẩn

• Khu vực xung quanh tòa nhà có đầy đủ các dịch ăn uống phục vụ cho nhân viên văn phòng

• Hệ thống máy điều hòa trung tâm luôn làm không gian văn phòng mát mẻ và thoáng đãng

• Dịch vụ vệ sinh nâng cao cho khu vực chung như sảnh tòa nhà, hành lang, thang máy

• Xung quanh tòa nhà có nhiều tiện ích như các trung tâm hội nghị, bệnh viện, nhà hàng, khách sạn, quán ăn, quán café, cửa hàng thời trang hay các cửa hàng tiện lợi…

Tòa nhà nằm tại vị trí thuân lợi, có nhiều cơ sở hạ tầng giao thông được trang bị xung quanh vị trí tọa lạc của tòa nhà vì vậy dễ dàng kế nối giao thông giúp tiết kiệm thời gian di chuyển đến các khu vực xung quanh như:

• Cách công viên quận 2 với 3 phút đi xe

• Cách cao tốc TP - Long Thành Dầu Giây 30 phút đi xe

• Cách cầu Saigon 4 phút chạy xe

• Khu du lịch Tân Cảng 10 phút chạy xe

• Khu du lịch Văn Thánh 9 phút chạy xe

• Vòng xoay Hàng Xanh 8 phút đi xe

Tòa nhà X gần các khu vực tiện ích, trung tâm mua sắm, ăn uống nhà hàng khách sạn, bệnh viện như:

• Cách quán cà phê Highland Coffee 100m

• Cách cách nhà hàng pizza 4P’s khoảng 450m

• Cách nhà hàng Nhật Bản Narama Hokkaido 270m

• Cách quán The Coffee House 200m

• Cách khách sạn Common in Thao Dien 210m

• Cách Trường Đại học Quốc tế Sài Gòn 450m

• Cách phòng tập thể hình 170m

• Cách chợ Thảo Điền 350m

• Cách cửa hàng tiện lợi Family Mart 350m

• Cách trung tâm mua sắm Thảo Điền Pearl 450m

Tòa nhà X còn năm trong khu vực những công ty, những văn phòng, tòa nhà cho thuê chuyên nghiệp quận Bình Thạnh như:

• Cách tòa nhà Báo Phụ nữ 3 phút đi bộ

• Cách tòa nhà TSA 5 phút đi xe

• Cách tòa nhà Galleria Metro 6 khoảng 8 phút đi bộ

• Cách tòa nhà Oscar Building 8 phút đi xe

• Cách tòa nhà Nanoco Building 6 phút đi xe

• Cách tòa nhà Melody 2 Tower 6 phút đi xe

Việc giao dịch tài chính tại X cũng vô cùng thuận lợi khi quanh tòa nhà là những ngân hàng lớn và uy tín như:

2.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC CHUYÊN NGHIỆP

Dịch vụ quản lý tòa nhà là dịch vụ không thể thiếu ở các tòa nhà hiện nay Việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp có thể mang tới những lợi ích không ngờ, đem lại hiệu quả trực tiếp cho chủ đầu tư trong quá trình triển khai công tác quản lý

• Đảm bảo an toàn

Là một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ luôn có quá trình làm việc rõ ràng, chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu về lĩnh vực quản lý tòa nhà

và được đào tạo bài bản nên đảm bảo tòa nhà luôn được bảo vệ an toàn ở mức tối

đa Đồng thời khi có sự cố, tình huống bất ngờ xảy ra, đội ngũ cũng sẽ có cách khắc phục nhanh chóng

• Giúp phòng chống rủi ro cao nhất

Khi có đội ngũ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, mọi công việc sự cố liên quan đến điện, nước và hỏa hoạn xảy ra sẽ được ngăn chặn sớm, xử lý kịp thời và hạn chế tối

đa nguy cơ về an toàn sức khỏe và tài sản Vì đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ lập

ra kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng khoa học, chuyên nghiệp sẽ giúp hệ thống luôn được an toàn nhất có thể

• Tối giản hóa mọi quy trình vận hành tòa nhà

Trước kia, quy trình quản lý tòa nhà vô cùng lộn xộn và rắc rối, có quá nhiều bước chính vì thế nó ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý, vận hành của tòa nhà, khó có thể đảm bảo được mọi hoạt động có thể diễn ra tốt nhất Khi có dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp đồng bộ tất cả các hạng mục, dễ dàng kiểm tra công tác quản lý Các dịch vụ như dịch vụ duy trì an ninh, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, quản

lý thu chi, quản lý rủi ro đều được đồng bộ hóa, quá trình hoạt động sẽ đơn giản hóa hơn rất nhiều

• Tiết kiệm chi phí vận hành

Khi sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp cho chủ đầu tư không phải đau đầu về vấn đề nhân sự, quản lý Với hệ thống quản lý đồng bộ, chế độ bảo dưỡng hợp lý là lợi thế giúp giảm tối đa chi phí vận hành Với việc quản lý bất động sản chuyên nghiệp sẽ giúp vận hành tòa nhà một cách hiệu quả với chi phí hợp nhất trong khoản ngân ngân sách có hạn của chủ đầu tư

• Nâng cao giá trị tài sản

Nếu tòa nhà không được quản lý tốt thì chất lượng tài sản xuống cấp nghiêm trọng (rác, dơ bẩn, nhếch nhác, trang thiết bị hư hỏng, hệ thống kỹ thuật xuống cấp…) dẫn đến việc hạn chế trong việc tiếp xúc với khách hàng Vậy nên nếu công tác quản lý, vận hành tòa nhà được thực hiện chuyên nghiệp không chỉ giúp khách hàng hài lòng mà còn giữ chân được khách hàng, qua đó nâng cao chất lượng của công trình

• Quản lý hệ thống kỹ thuật an toàn

Một đội ngũ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ có trình độ chuyên môn rất cao, được trang bị đầy đủ những kiến thức, kỹ năng liên quan đến công tác quản lý vận hành

sao cho an toàn đạt hiệu quả cao nhất Khi có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp thì quy trình quản lý vận hành tòa nhà sẽ đảm bảo được về các hệ thống máy móc sẽ hoạt động một cách trơn tru, bên cạnh đó hạn chế tối đa sự cố hư hỏng

• Kiểm soát và cân đối thu chi

Lợi ích của tòa nhà không chỉ dựa vào những đóng góp phí dịch vụ liên quan của các cư dân trong đó Một phần lợi nhuận từ hoạt động cho thuê phòng ốc, phí dịch

vụ cho thuê các hoạt động thương mại, khai thác tiện ích,… cho thuê các dịch vụ khác sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng nguồn thu, giảm áp lực chi phí cho cư dân Vì vậy khi thuê dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp quá trình quản lý hoạt động thu chi sẽ khoa học, rõ ràng, báo cáo chi tiết…

• Khai thác được tài sản tiềm năng vốn có

Có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư khai thác được tài sản tiềm năng vốn có như các hạng mục cho thuê bên ngoài công trình, công tác lau chùi dọn dẹp, chi phí trong tòa nhà… từ đó sẽ giúp gia tăng được giá trị tài sản

• Tăng doanh thu, lợi nhuận cho chủ đầu tư

Việc quản lý tốt sẽ làm tăng giá trị của bất động sản từ đó thu hút được nhiều khách hàng Mặc khác, qua sự quản lý chuyên nghiệp, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn

để được những dịch vụ hoàn hảo Thời hạn khách hàng thuê sẽ lâu hơn khi tòa nhà

đó được quản lý một cách chuyên nghiệp, từ đó sẽ giúp doanh thu tòa nhà và lợi nhuận của chủ đầu tư tăng lên

Thị trường bất động sản trong khu vực rất sôi động Có nhiều dự án gây tiếng vang lớn như: dự án đảo Kim Cương, chuỗi biệt thự cao cấp An Phú An Khánh, khu căn

hộ Thảo Điền…

Tiềm năng giá trong tương lai khi tuyến đường Metro Bến Thành – Suối Tiên được đưa vào hoạt động

CHƯƠNG 3 − THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TÒA NHÀ

CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ

Dự án tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê ở phường Thảo Điền, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh sẽ được quản lý theo quy trình chuyên nghiệp bao gồm quản lý và chăm sóc khách hàng, quản lý tài chính, quản lý an ninh, quản lý vệ sinh, quản lý vận hành kỹ thuật và quản lý nhân sự Mọi mặt của tòa nhà sẽ được đội ngũ chuyên gia lên kế hoạch quản lý phù hợp nhằm tiết kiệm tối đa chi phí và góp phần làm tăng giá trị tòa nhà cho chủ đầu tư Đồng thời cũng giúp khách hàng có những trải nghiệm hài lòng khi quyết định thuê và làm việc trong tòa nhà

3.1 QUẢN LÝ VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

3.1.1 Số lượng và tiêu chí lựa chọn đào tạo nhân sự

Số lượng: 2 người làm việc ở phòng quản lý

Tiêu chí: ngoại hình ưa nhìn, độ tuổi từ 22 đến 30 Đặc biệt giọng nói phải chuẩn,

âm giọng dịu dàng, dễ nghe Tính cách nhu mì, ôn hòa, biết lắng nghe, vui vẻ có khả năng giữa bình tĩnh tốt trong khi làm việc Có kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống tốt

3.1.2 Đối tượng khách hàng

Toàn bộ những người thuê văn phòng trong tòa nhà (đối tượng tập trung chủ yếu)

− Khách hàng tiềm năng: là những cá nhân, tổ chức đang có sự quan tâm hoặc nhu cầu đến văn phòng cho thuê

− Khách hàng mục tiêu: là nhóm đối tượng khách hàng ở thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới Nhóm này có nhu cầu thật sự về thuê văn phòng và có khả năng chi trả dịch vụ

3.1.3 Quy trình quản lý khách hàng bao gồm

➢ Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý Bổ sung khách hàng mới và bỏ

đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ để tránh thiếu sót hay

thông tin rác trong tệp tin

➢ Quản lý khách sử dụng phòng họp

➢ Khảo sát theo yêu cầu và mong muốn khách hàng

➢ Xử lý các khiếu nại và thiết lập các biểu mẫu cần thiết

➢ Trang trí và marketing theo yêu cầu của khách hàng

➢ Đảm bảo an toàn và an ninh của khách hàng trong tòa nhà

➢ Quản lý quy trình vệ sinh của khách hàng

➢ Quản lý các tài sản của khách hàng

➢ Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà

➢ Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản của khách hàng

➢ Các hình thức, thái độ, tác phong nhân viên với khách hàng

➢ Quản lý các thiết bị, dịch vụ của tòa nhà chung cư

3.1.4 Công tác chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại, thắc mắc

− Xem xét thông tin: Sau khi tìm hiểu nội dung khiếu nại của khách hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng của quản lý tòa nhà tiến hành phân tích khiếu nại đúng hay sai theo quy định của toàn nhà hoặc theo pháp luật Sau đó thông báo cho khách hàng biết về kết quả điều tra trên cơ sở minh bạch và luôn luôn đảm bảo quyền lợi của khách hàng

− Xác định bộ phân liên quan đến khiếu nại của khách hàng: Với những vụ khiếu nại của khách hàng qua sự điều tra đã xác định là đúng, ban quản lý tòa nhà phải làm rõ bộ phận nào và người chịu trách nhiệm

Hình 3.1 Nhân viên đang chăm sóc khách hàng

− Phân tích nguyên nhân: Tổ chức các bộ phận, các phòng ban liên quan của ban quản lý toàn nhà phân tích vấn đề khiếu nại của khách hàng, tìm ra nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý

− Đưa ra biện pháp khắc phục: Căn cứ vào nguyên nhân để đưa ra phương án giải quyết hợp lý và thông báo cho khách hàng biết phương án giải quyết này trên cơ

sở bảo vệ quyền lợi của khách hàng

− Thực hiện phương án giải quyết: Phương án giải quyết phải được sự chấp nhận của khách hàng, với những phương án mà ban quản lý toà nhà đưa ra khách hàng khó chấp nhận cần phải thông qua đàm phán để giải quyết cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối cùng và thực hiện phương án này

− Đánh giá: Tiến hành tổng kết đánh giá các sự việc của khách hàng, đưa ra phương

án phòng chống, đồng thời xử lý những đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm

− Theo dõi điều tra thái độ của khách hàng về việc xử lý khiếu nại: Sau khi giải quyết xong khiếu lại của khách hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng trực tiếp gọi điện thoại cho khách hàng để nắm bắt cảm nhân của khách hàng sau khi được giải quyết

3.1.5 Tiêu chí xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng

• Tiếp nhận và phản hồi thông tin nhanh trong thời gian làm việc

Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên cần thiết phải hiểu rõ vấn đề mà khách hàng đề cập đến để có những phản hồi kịp thời đến khách hàng đặc biệt là những khách hàng gọi điện thoại trực tiếp trong giờ làm việc Về phần email hay tin nhắn nhân viên phải kiểm tra ngay khi bắt đầu giờ làm việc, sau giờ ngỉ trưa để đảm bảo không bỏ lỡ bất kì phản hồi, thắc mắc nào của khách hàng, tránh việc để khách chờ lâu

• Tiếp thu phản hồi của khách hàng một cách tích cực để hoàn thiện dịch vụ Một trong những yếu tố giúp người làm dịch vụ ngày một hoàn thiện đó là những phản hồi từ khách hàng Sẽ có những phản hồi tích cực và những phản hồi tiêu cực (đa phần) nhưng nhân viên phải dùng thái độ tích cực, thể hiện sự sự thấu cảm để tiếp nhận chúng vì đó là những lời bình phẩm quý giá đối với ngành dịch vụ để có thể hoàn thiện và phát triển

Ngoài việc tạo điều kiện cho người dùng, việc hỗ trợ khách hàng trên nhiều nền tảng còn giúp giảm căng thẳng trong những cuộc đối thoại trực tiếp, giúp nhân viên

có nhiều thời gian để xem xét, xử lý tốt vấn đề

• Giải quyết vấn đề linh hoạt, khéo léo

Đây là yếu tố hết sức quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của bộ phận chăm sóc khách hàng ở lĩnh vực bất động sản nói riêng và các công ty dịch vụ nói chung Hầu hết một khi khách hàng sử dụng dịch vụ chăm sóc khách hàng là khách hàng cần hỗ trợ để giải quyết một số vấn đề khiếu nại hay khúc mắt liên quan đến tòa nhà

Đôi khi những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng là đúng và cũng có lúc hơi vô lý thậm chí là đi kèm thái độ Và nhiệm vụ của nhân viên lúc này phải khéo léo, mềm mỏng, xử lý vấn đề một cách linh hoạt, tuyệt đối không được cứng nhắc, khuôn mẫu Nếu nhân viên không thể xử lý trực tiếp ngay và luôn thì khéo léo hẹn lại khách để có thời gian xem xét bàn bạc với các bộ phận liên quan để xử lý vấn để một cách tốt nhất sao cho lợi cho khách nhưng không thiệt cho mình

3.1.6 Phần mềm hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng Landsoft Control

Bên cạnh công tác quản lý, lưu trữ thủ công, bộ phận quản lý có được sự hỗ trợ tích cực từ phần mềm Landsoft Control để:

− Quản lý thông tin khách thuê: họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, các dịc vụ dang sử dụng, lịch sử giao dịch…

− Phân loại khách hàng để điều chỉnh giá theo tầng, theo diện tích, thời điểm thuê…

− Quản lý hợp đồng của từng khách hàng: thời gian ký hợp đồng, thời gian hết hạn, ngày thu tiền cọc, ngày thanh toán, các nhu cầu khách hàng đòi hỏi…

− Quản lý tài liệu, biểu mẫu: Hợp đồng, hóa đơn, thông báo nhắc nợ, báo cáo các khoản phí

− Theo dõi lịch sử giao dịch, sử dụng mặt bằng của khách hàng

− Quản lý phản hồi của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà, thái độ của từng nhân viên, các góp ý, thắc mắc về tòa nhà… hệ thống cảnh báo, nhắc nhở giải quyết thắc mắc của khách hàng, từ đó giải quyết những tồn đọng, điều chỉnh lại hoạt động của tòa nhà sao cho phù hợp

− Quản lý việc đóng phí dịch vụ, nhắc nhở các khoản nợ

3.2 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

3.2.1 Quản lý các nguồn thu tại tòa nhà

Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung:

Ban quản trị nhận bà giao toàn bộ kinh phí bảo trì (bao gồm cả lãi tiền gửi) phần sở hữu chung của tòa nhà do Chủ đầu tư đang tạm quản lý

Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung thu bổ sung:

− Trong trường hợp Qũy bảo trì CĐT bàn giao cho BQT được sử dụng chỉ còn 100 triệu đồng, BQT được thực hiện bổ sung, có trách nhiệm quyết toán kinh phí này và báo cáo trước Hội nghị Tòa nhà

− BQT xem xét ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chịu trách nhiệm trực tiếp thu bổ sung phí bảo trì định kỳ 1-2 lần/tuần Đơn vị quản lý vận hành phải nộp

số tiền thu được vào tài khoản kinh phí bảo trì của BQT và báo cáo cho BQT vào ngày 05 hàng tháng, đơn vị quản lý vận hành được phép để lại tại quỹ tiền mặt không quá 15 triệu đồng để chi các công việc bảo trì đột xuất

− Đầu mỗi tháng đợn vị quản lý vận hành tòa nhà sẽ niêm yết thông báo về việc đóng phí quản lý của tháng mới tại khu vực quy định Kinh phí quản lý này sẽ được Hội nghị tòa nhà xem xét điều chỉnh hàng nằm hay tùy vào tình hình cụ thể

− Gía dịch vụ quản lý vận hành được xác định bằng Việt Nam đồng và tính trên mỗi

m2 diện tích căn hộ theo diện tích thông thủy

− Lãi tiền gửi từ các khoản kinh phí được bổ sung vào kinh phí bảo trì hoặc kinh phía quản lý vận hành tòa nha tùy theo nguồn gốc loại tiền gửi

− Các khoản thu khác phát sinh từ công tác quản lý, vận hành và khai thác phần sở hữu chung của tòa nhà văn phòng cho thuê

3.2.2 Các khoản chi của BQT

− Chi bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà

• Bảo trì các kết cấu, hạn mục và phần diện tích sở hữu chung: khung, cột, tường, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang, thang máy, hệ thống cấp điện, cấp nước, thoát nước, bể phốt, thu lôi, cứu hỏa, hộp kỹ thuật và các phần không thuộc sở hữu riêng

• Bảo trì hệ thống kỹ thuật bên ngoài kết nối với tòa nhà: sân chung, vườn hoa, công viên,

• Các hạng mục khác

− Chi quản lý vận hành tòa nhà

• Chi dịch vụ quản lý vận hành: Định kỳ hàng tháng BQT tổ chức đánh giá công tác quản lý vận hành của đơn vị quản lý vận hành và thực hiện thanh toán phí quản lý

• Chi phí điện nước phục vụ cho khu vực công cộng và phần sở hữ chung tại tòa nhà: BQT trực tiếp kí kết hợp đồng với nhà cung cấp điện nước, định kỳ hàng tháng căn cứ theo hóa đơn điện nước mà BQT sẽ thanh toán cho nhà cung cấp điện nước

• Chi thù lao, hoạt động, phụ cấp trách nhiệm cho BQT

• Chi phí khác: an ninh, bảo vệ, vệ sinh môi trường

3.2.3 Tài khoản quản lý kinh phí của Ban quản trị

− BQT thành lập 02 tài khoản riêng biệt tại các tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý Sử dụng riêng hai khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung

và kinh phí quản lý vận hành tòa nhà Chủ tài khoản kinh phí quản lý là Trưởng ban thường trực của BQT

− BQT quyết định kỳ hạn tiền gửi, lãi suất, thời điểm rút lãi, việc sử dụng lãi tiền gửi đúng mục đích và tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để mở tài khoản

3.2.4 Quy trình rút tiền, chuyển khoản của Ban quản trị

Kinh phí quản lý vận hành chỉ đợc chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản khi có đủ:

− Giấy rút tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi

− Biên bản cuộc họp BQT về nội dung sử dụng kinh phí bảo trì

− Kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị tòa nhà thông qua, trừ trường hợp bảo trì đột xuất

− Hợp đồng bảo trì với cá nhân, đơn vị có năng lực bảo trì theo quy định của Pháp luật (đối với các khoản bảo trì có giá trị trên 05 triệu đồng)

− Hồ sơ hoàn thành công việc bảo trì, quản lý vận hành; hồ sơ thanh, quyết toán quản lý vận hành, quyết toán kinh phí bảo trì có xác nhận của đại diện BQT và hóa đơn, chứng từ theo quy định.

− Mức tiền mặt tối đa mà BQT có thể rút là 20 triệu đồng, tất cả các khoản chi phát sinh trên 20 triệu đồng sẽ được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản

Trong trường hợp phát sinh công việc bảo trì đột xuất mà Qũy tiền mặt của kinh phí không còn, thì BQT có thể tạm thời sử dụng kinh phí quản lý vận hành tòa nhà và cuối tháng BQT sẽ quyết toán lại khoản tiền này vào tài khoản quản lý vận hành tòa nhà (Tổng phát sinh trong tháng không vượt quá 05 triệu đồng)

3.2.5 Sử dụng ứng dụng quản lý tài chính HomeBudget

Nhờ bố cục và giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng cho mọi đối tượng, phần mềm chụp và quét hình ảnh biên lai, hóa đơn chi tiêu để tự động nhập dữ liệu, phân loại chi phí cố định vào từng hạng mục

Trong ứng dụng gồm có các mục nhỏ: Chi tiêu, Biểu phí, Thu nhập, Ngân sách, Báo cáo, được thể hiện rõ ràng và tô màu khác nhau dễ phân biệt và hơn nữa có đầy đủ

các thông số về người dân sống tại đó để dễ dàng điền các khoảng chi phí quản lý các hộ, thông tin đăng ký gửi xe,

Ngoài ra ứng dụng còn có tính bảo mật cao, yêu cầu thiết lập mật khẩu để quản lý ứng dụng

Ước tính chi phí vận hành của Tòa nhà cao ốc văn phòng ở Thảo Điền,

TP Thủ Đức trong 1 năm như sau:

Các khoản thu chi trong một tháng (các khoản lương, tỷ lệ lấp đầy, khối nước, Kw điện là giả định và được tham khảo theo giá của các căn hộ, văn phòng cho thuê khác có quy mô tương đương tại Thảo Điền, TP Thủ Đức)

CÁC KHOẢN CHI

ĐỊNH

PHÍ

Lương Nhân viên 175.000.000 đồng/tháng/35người

Khấu hao thiết bị

3.3 QUẢN LÝ VẬN HÀNH KỸ THUẬT

3.3.1 Mô tả công việc

− Lập danh mục, hồ sơ, tiểu sử trang thiết bị

Việc đầu tiên trong công tác quản lý hệ thống kỹ thuật là tiến hành lập danh sách các thiết bị máy móc đang được sử dụng trong các bộ phận của tòa nhà Đồng thời, đơn vị quản lý sẽ phân loại chúng thành từng danh mục và khi phát sinh những loại thiết bị mới cần cập nhật lại đầy đủ

− Vận hành hệ thống theo quy trình vận hành đối với từng hệ thống kỹ thuật cụ thể: + Vận hành hệ thống điện

+ Vận hành hệ thống cấp thoát nước

+ Vận hành hệ thống thông tin liên lạc

+ Vận hành hệ thống điều hòa không khí

Từ đầu tháng

7 – cuối tháng 9

Từ đầu tháng

10 – cuối tháng 12

điện 10.000.000đ 15.000.000đ 36.000.000đ 47.000.000đ Tiền

nước 12.600.000đ 18.900.000đ 44.100.000đ 56.700.000đ